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Les regravegles agrave suivre au quotidien dans Microsoft Teams

Le guide complet de Matt Wade sur

Preacutesenteacute par

Application relativement nouvelle Microsoft Teams est un espace de travail baseacute sur un chat qui vise agrave faciliter la collaboration et la communication au sein drsquoune eacutequipe drsquoun projet drsquoune entreprise ou de tout autre groupe de personnes Teams est un point drsquoaccegraves unique pour les con-versations les fichiers les notes et les tacircchesLrsquooutil combine les fonctions de Skype (chat et confeacuterence) de SharePoint et de OneDrive (partage de fichiers et collaboration) de OneNote (prise de notes) de Planner (gestion de projet au quoti-dien) et de Stream (partage de videacuteos) Il y a aussi des onglets inteacutegreacutes agrave lrsquoapplication qui mettent drsquoautres outils comme GSuite MailChimp Salesforce etc agrave disposition Lrsquoapplication permet drsquoac-ceacuteder directement agrave toutes ces fonctionnaliteacutes et agrave bien plus encore Plus besoin de jongler entre plusieurs fenecirctres sessions ou eacutecrans pour consulter lrsquoensemble du contenu de votre eacutequipePour de nombreux utilisateurs qui avaient lrsquohabitude de travailler avec leurs collegravegues par le biais drsquooutils seacutepareacutes (messageries file shares et teacuteleacutephones) Teams est une veacuteritable bouffeacutee drsquoair frais Comme pour nrsquoimporte quel outil nouveau les bonnes pratiques sont encore en cours de deacutevelop-pement Cependant la communauteacute drsquoutilisateurs a rapidement appris les regravegles qui permettent agrave tous drsquoexploiter pleinement le potentiel de TeamsLe preacutesent guide contient des conseils pour utiliser Microsoft Teams au quotidien Suivre ces regravegles vous permettra ainsi qursquoagrave vos collegravegues de conserver un environnement propre ordonneacute et pro-ductif qui fera de votre utilisation de Teams une expeacuterience positive

Le guide complet de Matt Wade sur Les regravegles agrave suivre au quotidien dans Microsoft Teams

Want to know more about Teams Management amp Governance AvePoint est lagrave pour vous Il est important de bien geacuterer le provisioning et le cycle de vie de vos eacutequipes Pour savoir comment y parvenir consultez notre eBook intituleacute Microsoft Teams et Office 365 Groups quand les utiliser et comment les geacuterer Ou informez-vous plus preacuteciseacutement sur notre solution Cloud Governance

Sommaire

3 Geacuteneacuteraliteacutes5 Conversations8 Canaux9 Fichiers10 Chat priveacute12 Assistants virtuels13 Reacuteunions et appels15 Ressources

Application relativement nouvelle Microsoft Teams est un espace de travail baseacute sur un chat qui vise agrave faciliter la collaboration et la communication au sein drsquoune eacutequipe drsquoun projet drsquoune entreprise ou de tout autre groupe de personnes Teams est un point drsquoaccegraves unique pour les con-versations les fichiers les notes et les tacircchesLrsquooutil combine les fonctions de Skype (chat et confeacuterence) de SharePoint et de OneDrive (partage de fichiers et collaboration) de OneNote (prise de notes) de Planner (gestion de projet au quoti-dien) et de Stream (partage de videacuteos) Il y a aussi des onglets inteacutegreacutes agrave lrsquoapplication qui mettent drsquoautres outils comme GSuite MailChimp Salesforce etc agrave disposition Lrsquoapplication permet drsquoac-ceacuteder directement agrave toutes ces fonctionnaliteacutes et agrave bien plus encore Plus besoin de jongler entre plusieurs fenecirctres sessions ou eacutecrans pour consulter lrsquoensemble du contenu de votre eacutequipePour de nombreux utilisateurs qui avaient lrsquohabitude de travailler avec leurs collegravegues par le biais drsquooutils seacutepareacutes (messageries file shares et teacuteleacutephones) Teams est une veacuteritable bouffeacutee drsquoair frais Comme pour nrsquoimporte quel outil nouveau les bonnes pratiques sont encore en cours de deacutevelop-pement Cependant la communauteacute drsquoutilisateurs a rapidement appris les regravegles qui permettent agrave tous drsquoexploiter pleinement le potentiel de TeamsLe preacutesent guide contient des conseils pour utiliser Microsoft Teams au quotidien Suivre ces regravegles vous permettra ainsi qursquoagrave vos collegravegues de conserver un environnement propre ordonneacute et pro-ductif qui fera de votre utilisation de Teams une expeacuterience positive

Le guide complet de Matt Wade sur Les regravegles agrave suivre au quotidien dans Microsoft Teams

Want to know more about Teams Management amp Governance AvePoint est lagrave pour vous Il est important de bien geacuterer le provisioning et le cycle de vie de vos eacutequipes Pour savoir comment y parvenir consultez notre eBook intituleacute Microsoft Teams et Office 365 Groups quand les utiliser et comment les geacuterer Ou informez-vous plus preacuteciseacutement sur notre solution Cloud Governance

Sommaire

3 Geacuteneacuteraliteacutes5 Conversations8 Canaux9 Fichiers10 Chat priveacute12 Assistants virtuels13 Reacuteunions et appels15 Ressources

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CHAPITRE 1 GeacuteneacuteraliteacutesVous trouverez ci-apregraves quelques conseils qui vous aideront agrave ameacuteliorer votre expeacuterience globale de Teams

bull Teacuteleacutechargez lrsquoapplication Teams sur votre ordinateur et votre teacuteleacutephone Vous obtiendrez de meilleures fonctions des notifications inteacutegreacutees et une assistance hors ligne

bull Configurez vos notificationsLes versions PC et mobile de Teams sont doteacutees drsquoun grand nombre de boutons drsquoactivation diffeacuterents Vous recevez trop de notifications Pas assez Trouvez le juste milieu en vous rendant dans les Paramegravetres de lrsquoapplication de bureau ou dans les Notifications sur votre appareil mobile

bull Ne creacuteez de nouvelles eacutequipes que lorsque crsquoest neacutecessaireEffectuez une recherche pour vous assurer que lrsquoeacutequipe dont vous avez besoin nrsquoexiste pas deacutejagrave Si tel est le cas discutez avec le groupe pour vous assurer que tout le monde pense que la creacuteation drsquoune nouvelle eacutequipe est la bonne approche Bien souvent un nouveau canal suffit

bull Une nouvelle eacutequipe comporte de nombreuses fonctions Rien ne vous oblige agrave toutes les utiliserEn plus des conversations vous avez accegraves agrave un site SharePoint un calendrier Planner un espace de travail PowerBI et parfois plus Ce scheacutema deacutetaille toutes les fonctions disponibles

bull Servez-vous de Teams pour votre collaboration interne Pour la communication externe plus formelle privileacutegiez votre messagerie eacutelectronique

Contrairement agrave ce que lrsquoon pourrait penser il est tregraves facile de jongler entre ces deux outils Cet article peut vous y aider

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Conversations 5

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Chat priveacute 10

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bull PRO TIP si vous devez jongler entre plusieurs comptes ou si vous ecirctes inviteacute(e) sur le systegraveme Teams drsquoune autre entreprise utilisez des profils Google Chrome pour eacutetablir un cloisonnement

Les profils permettent de gagner en simpliciteacute Comment Pour le savoir visionnez cette videacuteo

bull Envoyez des liens vers des documents plutocirct que des piegraveces jointes

Lrsquoun des avantages drsquoOffice 365 est qursquoil permet agrave plusieurs personnes de modifier le mecircme document profitez-en Limitez les sources drsquoinformation au maximum Avoir trente eacutebauches diffeacuterentes drsquoun mecircme document dans sa boicircte de reacuteception crsquoest deacutepasseacute

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CHAPITRE 2 ConversationsLa conversation permanente est un outil central de Teams Mecircme si son utilisation srsquoapparente agrave celle drsquoiMessage de WhatsApp ou drsquoAndroid Messenger les diffeacuterences sont nombreuses Voici quelques conseils pour que les contenus restent organiseacutes faciles agrave trouver et sans pro-lifeacuteration inutile

bull mentionnez des personnes pour obtenir leur attention et une reacuteponse

La fonction mention eacutequivaut agrave mettre quelqursquoun dans le champ laquo Agrave raquo ou laquo Cc raquo drsquoun e-mail Utilisez avec parcimonie sans en abuser

bull Appuyez sur la touche RetourSupprimer apregraves avoir inseacutereacute une mention pour effacer les noms de famille ou les informations superflues

Parfois les noms drsquoutilisateur dans Teams incluent le poste le site ou le statut laquo Inviteacute raquo de la personne ce qui prend de la place inutilement Et il arrive que lrsquoon veuille srsquoadresser agrave ses collegravegues de maniegravere informelle

bull Ne mentionnez une eacutequipe ou un canal qursquoen cas drsquoabsolue neacutecessiteacute

Personne nrsquoaime recevoir plus de notifications que neacutecessaire

bull Urgency in conversations is comparable to urgency of an email

Ne vous attendez pas agrave recevoir une reacuteponse dans la seconde mecircme si vous avez men-tionneacute quelqursquoun dans la conversation Le temps de reacuteaction sera probablement le mecircme que si vous aviez envoyeacute un e-mail Utilisez un chat priveacute si vos messages sont urgents

bull Le bouton laquo Jrsquoaime raquo nrsquoa aucune valeur eacutemotionnelle

Utilisez le pouce leveacute pour exprimer laquo jrsquoai compris raquo laquo bonne ideacutee raquo et laquo drsquoaccord raquo Cela per-met drsquoeacuteviter les reacuteponses inutiles et agaccedilantes destineacutees agrave exprimer son accord

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bull Saisissez un objet lorsque vous lancez une nouvelle conversation

Vous le feriez pour un e-mail pas vrai Les conversations doteacutees drsquoun objet sont plus facile agrave trouver

bull Adaptez votre utilisation des megravemes et des gifs agrave la culture de votre entreprise Nrsquoen abusez pas

Ils prennent de la place ne plaisent pas agrave tout le monde et peuvent ne pas ecirctre aussi drocircles que vous le pensez Creacuteez un canal de laquo deacutetente raquo seacutepareacute ougrave megravemes et gifs pourront ecirctre utiliseacutes agrave lrsquoenvi

bull IMPORTANT ne confondez pas Deacutemarrer une nouvelle conversation et Reacutepondre Ce sont deux fonctions distinctes et il sera difficile de revenir en arriegravere si vous avez lanceacute une nouvelle conversation au lieu de reacutepondre agrave une autre

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Conversations 5

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bull Nrsquoinvitez pas de personnes externes sans mettre tous les participants au courant

Les inviteacutes ont accegraves agrave presque tout le contenu de cette eacutequipe Assurez-vous que tout le monde est drsquoaccord et agisse en conseacutequence une fois que lrsquoeacutequipe sera ouverte Il se peut que vous ayez besoin de lrsquoaccord du service informatique pour inviter des personnes externes

bull Essayez de faire preuve de concision

Si personne nrsquoaime les e-mails de dix pages crsquoest drsquoautant plus vrai dans les conversations instantaneacutees Allez droit au but et eacutevitez tout blabla inutile

bull Forward emails to Teams for internal discussion before responding via emailEach Channel has an email address Forward any external emails that require discussion to a Channel and ask for the input there Only respond via email once everyone is in agreement in Teams

bull Si vous ecirctes proprieacutetaire drsquoune eacutequipe vous devez aussi suivre certaines regravegles

Maintenez votre eacutequipe agrave jour en ajoutant et en supprimant des membres Ajoutez une photo ou une image unique au profil de lrsquoeacutequipe Reacutefleacutechissez aux paramegravetres (publics ou priveacutes) et aux onglets que vous souhaitez ajouter pour les membres de votre eacutequipe

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CHAPITRE 3 CanauxDans Teams les canaux sont comme les dossiers sur SharePoint ou sur un espace partageacute Crsquoest un moyen arbitraire pour classifier les sujets que votre eacutequipe va traiter Par exemple une eacutequipe planifiant le lancement drsquoun produit pourra creacuteer les canaux suivants Geacuteneacuteraliteacutes (par deacutefaut) Traiteurs Eacuteveacutenements Marketing Relations publiques et Lieux Chaque canal dispose de son propre dossier de fichiers pour encore mieux cateacutegoriser et organiser les sujets traiteacutes

bull Ne renommez pas un canal sans avoir informeacute votre eacutequipe au preacutealable

Renommer des canaux peut avoir des conseacutequences facirccheuses

bull Nous nrsquoavez probablement pas besoin drsquoautant de canaux que vous le pensez

Au deacutebut privileacutegiez la simpliciteacute et laissez le tout eacutevoluer de maniegravere naturelle

bull Creacuteez un canal de laquo deacutetente raquo seacutepareacute pour les megravemes et gifs

Cela vous aidera agrave seacuteparer le travail des thegravemes plus leacutegers

bull Creacuteez un canal seacutepareacute pour les questions drsquoordre geacuteneacuteral

Eacutetant donneacute que Teams est un outil relativement nouveau il donne lieu agrave de nombreux con-seils astuces et questions Utilisez cet espace pour discuter des meacutethodes de travail

bull Reacuteservez le canal laquo Geacuteneacuteraliteacutes raquo aux annonces et aux sujets qui ne rentrent dans aucun autre canal

Il est neacutecessaire drsquoavoir un espace deacutedieacute aux thegravemes dits laquo divers raquo Le canal laquo Geacuteneacuteraliteacutes raquo est lrsquoendroit ideacuteal pour cela

bull Ne creacuteez des canaux que lorsque vous en avez vraiment besoin

Il est freacutequent de se retrouver avec beaucoup trop de canaux et de ne plus savoir ougrave poster Pour eacuteviter ce problegraveme creacuteez uniquement un canal srsquoil est absolument neacutecessaire

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CHAPITRE 4 FichiersTeams est ideacuteal pour travailler sur des fichiers seul ou simultaneacutement avec des collegravegues Vos fichiers seront stockeacutes sur un site SharePoint creacuteeacute avec votre eacutequipe Vous aurez lrsquoimpression drsquoutiliser Teams mais vous serez en reacutealiteacute sur SharePoint

bull Vos fichiers ne doivent pas deacutepasser 15 GoCrsquoest la limite

bull Limitez la profondeur des fichiers agrave trois niveauxCe nrsquoest pas seulement la meilleure pratique il y a aussi une limite de caractegravere agrave la longueur du chemin du dossier

bull Synchronisez les fichiers pour lrsquoaccegraves hors ligneInstallez OneDrive pour un accegraves hors ligne inteacutegreacute directement agrave Windows Explorer MacOS Finder et agrave lrsquoapplication mobile OneDrive Travaillez en avion sans avoir besoin de WiFi

bull Vous pouvez toujours voir vos fichiers directement dans SharePoint si vous le preacutefeacuterezDepuis lrsquoonglet Fichiers cliquez sur laquo Ouvrir dans SharePoint raquo pour acceacuteder aux fichiers et agrave tous les avantages de SharePoint

bull Oui les fichiers et dossiers peuvent avoir des autorisations speacutecifiquesVous pouvez partager des fichiers et dossiers avec drsquoautres personnes depuis SharePoint Mais attention les autorisations agrave lrsquoeacutechelle des fichiers peuvent rapidement devenir ingeacuterables

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Conversations 5

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CHAPITRE 5 Chat priveacuteBien que les eacutequipes et les canaux soient des outils fantastiques pour discuter au sein drsquoun groupe de collegravegues il arrive que vous souhaitiez poser une question technique agrave un expert ou commander votre deacutejeuner aupregraves du stagiaire Crsquoest ici que le chat priveacute entre en jeu Cet outil est similaire agrave drsquoautres messageries instantaneacutees comme Skype ou Whatsapp

bull Utilisez le chat pour les questions prioritaires ou simplement pour attirer lrsquoattention de vos amis

Le chat priveacute de Teams est similaire aux autres messageries instantaneacutees Faites-en la mecircme utilisation

bull Le chat priveacute de Teams est similaire aux autres messageries instantaneacutees

Si vous envoyez un message priveacute agrave quelqursquoun vous impliquez que la question est plus urgente que si vous mentionnez cette personne dans une conversation

bull Limitez le nombre de membres

Srsquoil y a un grand nombre de personnes dans un chat priveacute il serait plus judicieux de creacuteer une eacutequipe

bull Maintenez les conversations sur le sujet en question

Si la discussion commence agrave deacuteriver vers des deacutecisions en lien avec le travail redirigez-la vers un canal Le chat priveacute ne doit pas servir agrave travailler

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bull Geacuterez les adheacutesions de maniegravere reacutefleacutechie

Si vous faites deacutejagrave partie drsquoun chat avec trois personnes et que vous creacuteez un nouveau chat avec ces trois mecircmes personnes il y aura deux conversations diffeacuterentes avec les mecircmes participants Cela peut precircter agrave confusion essayez de lrsquoeacuteviter agrave moins que cela soit absolument neacutecessaire

bull Les nouveaux participants ajouteacutes pourront voir les discussions anteacuterieures

Si vous ajoutez quelqursquoun agrave un chat qui est ouvert depuis un moment cette personne verra tous les messages eacutechangeacutes auparavant Avant drsquoajouter une personne assurez-vous que cela ne posera pas problegraveme

bull Tenez compte de la disponibiliteacute de votre collegravegue Son statut peut ecirctre laquo disponible raquo laquo de retour dans quelques minutes raquo laquo occupeacute(e) raquo ou laquo absent(e) du bureau raquo (statuts respective-ment repreacutesenteacutes en vert jaune rouge et violet)

Si vous voyez que la personne nrsquoest pas au bureau votre commen-taire concernant la reacuteunion de la veille peut certainement attendre qursquoelle rentre de congeacute Un statut rouge peut signaler que la per-sonne est occupeacutee en reacuteunion ou qursquoelle ne souhaite pas ecirctre deacuterangeacutee Adaptez vos messages en conseacutequence

bull Ne partez pas du principe que ce que vous envoyez est confidentiel

Les chats peuvent ecirctre controcircleacutes par les administrateurs informatiques Du point de vue de la confidentialiteacute il nrsquoy a aucune diffeacuterence entre le chat et Outlook ou Skype

Disponible

Occupeacute(e)

De retour dans quelques minutes

Absent(e) du bureauNe pas deacuteranger

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CHAPITRE 6 Assistants virtuelsPourquoi faire tout le travail vous-mecircme Teams est ideacuteal pour faire appel agrave des laquo chabots raquo Ces assistants virtuels peuvent vous aider agrave reacutealiser vos tacircches sans faire drsquoefforts inutiles Ces laquo bots raquo en sont encore agrave leurs balbutiements mais ils sont nombreux et tous disponibles dans lrsquoApp Store de Teams Voici ceux que nous recommandons testez-les vous-mecircme

bull AtBot creacuteez vos propres bots sans codage gracircce agrave Microsoft Flow et LUIS Effectuez une mise agrave niveau vers Enterprise pour utiliser QnA Maker et LUIS Intent Vectors

bull AVA trouvez et restaurez des fichiers documents ou e-mails supprimeacutes ou perdus dans votre Exchange Outlook ou corbeille OneDrive

bull Adobe Sign envoyez des documents agrave reacuteviser et agrave signer puis archivez-les automatiquement gracircce au meilleur bot Adobe existant agrave ce jour

bull Hipmunk trouvez les meilleures options de reacuteservation drsquohocirctels et de voitures de location dans Teams

bull Polly creacuteez et partagez rapidement et facilement des sondages et des enquecirctes dans votre eacutequipe

bull Who Bot trouvez des informations sur nrsquoimporte quel collaborateur de votre entreprise

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Laissez AtBot faire le travail pour vous Qursquoil srsquoagisse de tacircches agrave effectuer agrave lrsquoeacutechelle de lrsquoentreprise ou de tacircches personnelles AtBot vous permet de creacuteer sans codage des chabots personnaliseacutes et proteacutegeacutes par des autorisations Gracircce agrave AtBot finissez-en avec les questions RH redondantes ou les rap-ports de deacutepenses fastidieux et eacutevitez de recourir agrave lrsquoassistance laquo

Pour en savoir plus rendez-vous sur atbotio

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Reacuteunions et appels 13

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bull Saisissez un objet lorsque vous lancez une nouvelle conversation

Vous le feriez pour un e-mail pas vrai Les conversations doteacutees drsquoun objet sont plus facile agrave trouver

bull Adaptez votre utilisation des megravemes et des gifs agrave la culture de votre entreprise Nrsquoen abusez pas

Ils prennent de la place ne plaisent pas agrave tout le monde et peuvent ne pas ecirctre aussi drocircles que vous le pensez Creacuteez un canal de laquo deacutetente raquo seacutepareacute ougrave megravemes et gifs pourront ecirctre utiliseacutes agrave lrsquoenvi

bull IMPORTANT ne confondez pas Deacutemarrer une nouvelle conversation et Reacutepondre Ce sont deux fonctions distinctes et il sera difficile de revenir en arriegravere si vous avez lanceacute une nouvelle conversation au lieu de reacutepondre agrave une autre

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Conversations 5

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bull Nrsquoinvitez pas de personnes externes sans mettre tous les participants au courant

Les inviteacutes ont accegraves agrave presque tout le contenu de cette eacutequipe Assurez-vous que tout le monde est drsquoaccord et agisse en conseacutequence une fois que lrsquoeacutequipe sera ouverte Il se peut que vous ayez besoin de lrsquoaccord du service informatique pour inviter des personnes externes

bull Essayez de faire preuve de concision

Si personne nrsquoaime les e-mails de dix pages crsquoest drsquoautant plus vrai dans les conversations instantaneacutees Allez droit au but et eacutevitez tout blabla inutile

bull Forward emails to Teams for internal discussion before responding via emailEach Channel has an email address Forward any external emails that require discussion to a Channel and ask for the input there Only respond via email once everyone is in agreement in Teams

bull Si vous ecirctes proprieacutetaire drsquoune eacutequipe vous devez aussi suivre certaines regravegles

Maintenez votre eacutequipe agrave jour en ajoutant et en supprimant des membres Ajoutez une photo ou une image unique au profil de lrsquoeacutequipe Reacutefleacutechissez aux paramegravetres (publics ou priveacutes) et aux onglets que vous souhaitez ajouter pour les membres de votre eacutequipe

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CHAPITRE 3 CanauxDans Teams les canaux sont comme les dossiers sur SharePoint ou sur un espace partageacute Crsquoest un moyen arbitraire pour classifier les sujets que votre eacutequipe va traiter Par exemple une eacutequipe planifiant le lancement drsquoun produit pourra creacuteer les canaux suivants Geacuteneacuteraliteacutes (par deacutefaut) Traiteurs Eacuteveacutenements Marketing Relations publiques et Lieux Chaque canal dispose de son propre dossier de fichiers pour encore mieux cateacutegoriser et organiser les sujets traiteacutes

bull Ne renommez pas un canal sans avoir informeacute votre eacutequipe au preacutealable

Renommer des canaux peut avoir des conseacutequences facirccheuses

bull Nous nrsquoavez probablement pas besoin drsquoautant de canaux que vous le pensez

Au deacutebut privileacutegiez la simpliciteacute et laissez le tout eacutevoluer de maniegravere naturelle

bull Creacuteez un canal de laquo deacutetente raquo seacutepareacute pour les megravemes et gifs

Cela vous aidera agrave seacuteparer le travail des thegravemes plus leacutegers

bull Creacuteez un canal seacutepareacute pour les questions drsquoordre geacuteneacuteral

Eacutetant donneacute que Teams est un outil relativement nouveau il donne lieu agrave de nombreux con-seils astuces et questions Utilisez cet espace pour discuter des meacutethodes de travail

bull Reacuteservez le canal laquo Geacuteneacuteraliteacutes raquo aux annonces et aux sujets qui ne rentrent dans aucun autre canal

Il est neacutecessaire drsquoavoir un espace deacutedieacute aux thegravemes dits laquo divers raquo Le canal laquo Geacuteneacuteraliteacutes raquo est lrsquoendroit ideacuteal pour cela

bull Ne creacuteez des canaux que lorsque vous en avez vraiment besoin

Il est freacutequent de se retrouver avec beaucoup trop de canaux et de ne plus savoir ougrave poster Pour eacuteviter ce problegraveme creacuteez uniquement un canal srsquoil est absolument neacutecessaire

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CHAPITRE 4 FichiersTeams est ideacuteal pour travailler sur des fichiers seul ou simultaneacutement avec des collegravegues Vos fichiers seront stockeacutes sur un site SharePoint creacuteeacute avec votre eacutequipe Vous aurez lrsquoimpression drsquoutiliser Teams mais vous serez en reacutealiteacute sur SharePoint

bull Vos fichiers ne doivent pas deacutepasser 15 GoCrsquoest la limite

bull Limitez la profondeur des fichiers agrave trois niveauxCe nrsquoest pas seulement la meilleure pratique il y a aussi une limite de caractegravere agrave la longueur du chemin du dossier

bull Synchronisez les fichiers pour lrsquoaccegraves hors ligneInstallez OneDrive pour un accegraves hors ligne inteacutegreacute directement agrave Windows Explorer MacOS Finder et agrave lrsquoapplication mobile OneDrive Travaillez en avion sans avoir besoin de WiFi

bull Vous pouvez toujours voir vos fichiers directement dans SharePoint si vous le preacutefeacuterezDepuis lrsquoonglet Fichiers cliquez sur laquo Ouvrir dans SharePoint raquo pour acceacuteder aux fichiers et agrave tous les avantages de SharePoint

bull Oui les fichiers et dossiers peuvent avoir des autorisations speacutecifiquesVous pouvez partager des fichiers et dossiers avec drsquoautres personnes depuis SharePoint Mais attention les autorisations agrave lrsquoeacutechelle des fichiers peuvent rapidement devenir ingeacuterables

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CHAPITRE 5 Chat priveacuteBien que les eacutequipes et les canaux soient des outils fantastiques pour discuter au sein drsquoun groupe de collegravegues il arrive que vous souhaitiez poser une question technique agrave un expert ou commander votre deacutejeuner aupregraves du stagiaire Crsquoest ici que le chat priveacute entre en jeu Cet outil est similaire agrave drsquoautres messageries instantaneacutees comme Skype ou Whatsapp

bull Utilisez le chat pour les questions prioritaires ou simplement pour attirer lrsquoattention de vos amis

Le chat priveacute de Teams est similaire aux autres messageries instantaneacutees Faites-en la mecircme utilisation

bull Le chat priveacute de Teams est similaire aux autres messageries instantaneacutees

Si vous envoyez un message priveacute agrave quelqursquoun vous impliquez que la question est plus urgente que si vous mentionnez cette personne dans une conversation

bull Limitez le nombre de membres

Srsquoil y a un grand nombre de personnes dans un chat priveacute il serait plus judicieux de creacuteer une eacutequipe

bull Maintenez les conversations sur le sujet en question

Si la discussion commence agrave deacuteriver vers des deacutecisions en lien avec le travail redirigez-la vers un canal Le chat priveacute ne doit pas servir agrave travailler

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bull Geacuterez les adheacutesions de maniegravere reacutefleacutechie

Si vous faites deacutejagrave partie drsquoun chat avec trois personnes et que vous creacuteez un nouveau chat avec ces trois mecircmes personnes il y aura deux conversations diffeacuterentes avec les mecircmes participants Cela peut precircter agrave confusion essayez de lrsquoeacuteviter agrave moins que cela soit absolument neacutecessaire

bull Les nouveaux participants ajouteacutes pourront voir les discussions anteacuterieures

Si vous ajoutez quelqursquoun agrave un chat qui est ouvert depuis un moment cette personne verra tous les messages eacutechangeacutes auparavant Avant drsquoajouter une personne assurez-vous que cela ne posera pas problegraveme

bull Tenez compte de la disponibiliteacute de votre collegravegue Son statut peut ecirctre laquo disponible raquo laquo de retour dans quelques minutes raquo laquo occupeacute(e) raquo ou laquo absent(e) du bureau raquo (statuts respective-ment repreacutesenteacutes en vert jaune rouge et violet)

Si vous voyez que la personne nrsquoest pas au bureau votre commen-taire concernant la reacuteunion de la veille peut certainement attendre qursquoelle rentre de congeacute Un statut rouge peut signaler que la per-sonne est occupeacutee en reacuteunion ou qursquoelle ne souhaite pas ecirctre deacuterangeacutee Adaptez vos messages en conseacutequence

bull Ne partez pas du principe que ce que vous envoyez est confidentiel

Les chats peuvent ecirctre controcircleacutes par les administrateurs informatiques Du point de vue de la confidentialiteacute il nrsquoy a aucune diffeacuterence entre le chat et Outlook ou Skype

Disponible

Occupeacute(e)

De retour dans quelques minutes

Absent(e) du bureauNe pas deacuteranger

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CHAPITRE 6 Assistants virtuelsPourquoi faire tout le travail vous-mecircme Teams est ideacuteal pour faire appel agrave des laquo chabots raquo Ces assistants virtuels peuvent vous aider agrave reacutealiser vos tacircches sans faire drsquoefforts inutiles Ces laquo bots raquo en sont encore agrave leurs balbutiements mais ils sont nombreux et tous disponibles dans lrsquoApp Store de Teams Voici ceux que nous recommandons testez-les vous-mecircme

bull AtBot creacuteez vos propres bots sans codage gracircce agrave Microsoft Flow et LUIS Effectuez une mise agrave niveau vers Enterprise pour utiliser QnA Maker et LUIS Intent Vectors

bull AVA trouvez et restaurez des fichiers documents ou e-mails supprimeacutes ou perdus dans votre Exchange Outlook ou corbeille OneDrive

bull Adobe Sign envoyez des documents agrave reacuteviser et agrave signer puis archivez-les automatiquement gracircce au meilleur bot Adobe existant agrave ce jour

bull Hipmunk trouvez les meilleures options de reacuteservation drsquohocirctels et de voitures de location dans Teams

bull Polly creacuteez et partagez rapidement et facilement des sondages et des enquecirctes dans votre eacutequipe

bull Who Bot trouvez des informations sur nrsquoimporte quel collaborateur de votre entreprise

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Laissez AtBot faire le travail pour vous Qursquoil srsquoagisse de tacircches agrave effectuer agrave lrsquoeacutechelle de lrsquoentreprise ou de tacircches personnelles AtBot vous permet de creacuteer sans codage des chabots personnaliseacutes et proteacutegeacutes par des autorisations Gracircce agrave AtBot finissez-en avec les questions RH redondantes ou les rap-ports de deacutepenses fastidieux et eacutevitez de recourir agrave lrsquoassistance laquo

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bull Nrsquoinvitez pas de personnes externes sans mettre tous les participants au courant

Les inviteacutes ont accegraves agrave presque tout le contenu de cette eacutequipe Assurez-vous que tout le monde est drsquoaccord et agisse en conseacutequence une fois que lrsquoeacutequipe sera ouverte Il se peut que vous ayez besoin de lrsquoaccord du service informatique pour inviter des personnes externes

bull Essayez de faire preuve de concision

Si personne nrsquoaime les e-mails de dix pages crsquoest drsquoautant plus vrai dans les conversations instantaneacutees Allez droit au but et eacutevitez tout blabla inutile

bull Forward emails to Teams for internal discussion before responding via emailEach Channel has an email address Forward any external emails that require discussion to a Channel and ask for the input there Only respond via email once everyone is in agreement in Teams

bull Si vous ecirctes proprieacutetaire drsquoune eacutequipe vous devez aussi suivre certaines regravegles

Maintenez votre eacutequipe agrave jour en ajoutant et en supprimant des membres Ajoutez une photo ou une image unique au profil de lrsquoeacutequipe Reacutefleacutechissez aux paramegravetres (publics ou priveacutes) et aux onglets que vous souhaitez ajouter pour les membres de votre eacutequipe

Geacuteneacuteraliteacutes 3

Conversations 5

Canaux 8

Fichiers 9

Chat priveacute 10

Assistants virtuels 12

Reacuteunions et appels 13

Ressources 15

8

CHAPITRE 3 CanauxDans Teams les canaux sont comme les dossiers sur SharePoint ou sur un espace partageacute Crsquoest un moyen arbitraire pour classifier les sujets que votre eacutequipe va traiter Par exemple une eacutequipe planifiant le lancement drsquoun produit pourra creacuteer les canaux suivants Geacuteneacuteraliteacutes (par deacutefaut) Traiteurs Eacuteveacutenements Marketing Relations publiques et Lieux Chaque canal dispose de son propre dossier de fichiers pour encore mieux cateacutegoriser et organiser les sujets traiteacutes

bull Ne renommez pas un canal sans avoir informeacute votre eacutequipe au preacutealable

Renommer des canaux peut avoir des conseacutequences facirccheuses

bull Nous nrsquoavez probablement pas besoin drsquoautant de canaux que vous le pensez

Au deacutebut privileacutegiez la simpliciteacute et laissez le tout eacutevoluer de maniegravere naturelle

bull Creacuteez un canal de laquo deacutetente raquo seacutepareacute pour les megravemes et gifs

Cela vous aidera agrave seacuteparer le travail des thegravemes plus leacutegers

bull Creacuteez un canal seacutepareacute pour les questions drsquoordre geacuteneacuteral

Eacutetant donneacute que Teams est un outil relativement nouveau il donne lieu agrave de nombreux con-seils astuces et questions Utilisez cet espace pour discuter des meacutethodes de travail

bull Reacuteservez le canal laquo Geacuteneacuteraliteacutes raquo aux annonces et aux sujets qui ne rentrent dans aucun autre canal

Il est neacutecessaire drsquoavoir un espace deacutedieacute aux thegravemes dits laquo divers raquo Le canal laquo Geacuteneacuteraliteacutes raquo est lrsquoendroit ideacuteal pour cela

bull Ne creacuteez des canaux que lorsque vous en avez vraiment besoin

Il est freacutequent de se retrouver avec beaucoup trop de canaux et de ne plus savoir ougrave poster Pour eacuteviter ce problegraveme creacuteez uniquement un canal srsquoil est absolument neacutecessaire

H E L L O my name isGeacuteneacuteraliteacutes 3

Conversations 5

Canaux 8

Fichiers 9

Chat priveacute 10

Assistants virtuels 12

Reacuteunions et appels 13

Ressources 15

9

CHAPITRE 4 FichiersTeams est ideacuteal pour travailler sur des fichiers seul ou simultaneacutement avec des collegravegues Vos fichiers seront stockeacutes sur un site SharePoint creacuteeacute avec votre eacutequipe Vous aurez lrsquoimpression drsquoutiliser Teams mais vous serez en reacutealiteacute sur SharePoint

bull Vos fichiers ne doivent pas deacutepasser 15 GoCrsquoest la limite

bull Limitez la profondeur des fichiers agrave trois niveauxCe nrsquoest pas seulement la meilleure pratique il y a aussi une limite de caractegravere agrave la longueur du chemin du dossier

bull Synchronisez les fichiers pour lrsquoaccegraves hors ligneInstallez OneDrive pour un accegraves hors ligne inteacutegreacute directement agrave Windows Explorer MacOS Finder et agrave lrsquoapplication mobile OneDrive Travaillez en avion sans avoir besoin de WiFi

bull Vous pouvez toujours voir vos fichiers directement dans SharePoint si vous le preacutefeacuterezDepuis lrsquoonglet Fichiers cliquez sur laquo Ouvrir dans SharePoint raquo pour acceacuteder aux fichiers et agrave tous les avantages de SharePoint

bull Oui les fichiers et dossiers peuvent avoir des autorisations speacutecifiquesVous pouvez partager des fichiers et dossiers avec drsquoautres personnes depuis SharePoint Mais attention les autorisations agrave lrsquoeacutechelle des fichiers peuvent rapidement devenir ingeacuterables

Geacuteneacuteraliteacutes 3

Conversations 5

Canaux 8

Fichiers 9

Chat priveacute 10

Assistants virtuels 12

Reacuteunions et appels 13

Ressources 15

10

CHAPITRE 5 Chat priveacuteBien que les eacutequipes et les canaux soient des outils fantastiques pour discuter au sein drsquoun groupe de collegravegues il arrive que vous souhaitiez poser une question technique agrave un expert ou commander votre deacutejeuner aupregraves du stagiaire Crsquoest ici que le chat priveacute entre en jeu Cet outil est similaire agrave drsquoautres messageries instantaneacutees comme Skype ou Whatsapp

bull Utilisez le chat pour les questions prioritaires ou simplement pour attirer lrsquoattention de vos amis

Le chat priveacute de Teams est similaire aux autres messageries instantaneacutees Faites-en la mecircme utilisation

bull Le chat priveacute de Teams est similaire aux autres messageries instantaneacutees

Si vous envoyez un message priveacute agrave quelqursquoun vous impliquez que la question est plus urgente que si vous mentionnez cette personne dans une conversation

bull Limitez le nombre de membres

Srsquoil y a un grand nombre de personnes dans un chat priveacute il serait plus judicieux de creacuteer une eacutequipe

bull Maintenez les conversations sur le sujet en question

Si la discussion commence agrave deacuteriver vers des deacutecisions en lien avec le travail redirigez-la vers un canal Le chat priveacute ne doit pas servir agrave travailler

Geacuteneacuteraliteacutes 3

Conversations 5

Canaux 8

Fichiers 9

Chat priveacute 10

Assistants virtuels 12

Reacuteunions et appels 13

Ressources 15

11

bull Geacuterez les adheacutesions de maniegravere reacutefleacutechie

Si vous faites deacutejagrave partie drsquoun chat avec trois personnes et que vous creacuteez un nouveau chat avec ces trois mecircmes personnes il y aura deux conversations diffeacuterentes avec les mecircmes participants Cela peut precircter agrave confusion essayez de lrsquoeacuteviter agrave moins que cela soit absolument neacutecessaire

bull Les nouveaux participants ajouteacutes pourront voir les discussions anteacuterieures

Si vous ajoutez quelqursquoun agrave un chat qui est ouvert depuis un moment cette personne verra tous les messages eacutechangeacutes auparavant Avant drsquoajouter une personne assurez-vous que cela ne posera pas problegraveme

bull Tenez compte de la disponibiliteacute de votre collegravegue Son statut peut ecirctre laquo disponible raquo laquo de retour dans quelques minutes raquo laquo occupeacute(e) raquo ou laquo absent(e) du bureau raquo (statuts respective-ment repreacutesenteacutes en vert jaune rouge et violet)

Si vous voyez que la personne nrsquoest pas au bureau votre commen-taire concernant la reacuteunion de la veille peut certainement attendre qursquoelle rentre de congeacute Un statut rouge peut signaler que la per-sonne est occupeacutee en reacuteunion ou qursquoelle ne souhaite pas ecirctre deacuterangeacutee Adaptez vos messages en conseacutequence

bull Ne partez pas du principe que ce que vous envoyez est confidentiel

Les chats peuvent ecirctre controcircleacutes par les administrateurs informatiques Du point de vue de la confidentialiteacute il nrsquoy a aucune diffeacuterence entre le chat et Outlook ou Skype

Disponible

Occupeacute(e)

De retour dans quelques minutes

Absent(e) du bureauNe pas deacuteranger

Geacuteneacuteraliteacutes 3

Conversations 5

Canaux 8

Fichiers 9

Chat priveacute 10

Assistants virtuels 12

Reacuteunions et appels 13

Ressources 15

12

CHAPITRE 6 Assistants virtuelsPourquoi faire tout le travail vous-mecircme Teams est ideacuteal pour faire appel agrave des laquo chabots raquo Ces assistants virtuels peuvent vous aider agrave reacutealiser vos tacircches sans faire drsquoefforts inutiles Ces laquo bots raquo en sont encore agrave leurs balbutiements mais ils sont nombreux et tous disponibles dans lrsquoApp Store de Teams Voici ceux que nous recommandons testez-les vous-mecircme

bull AtBot creacuteez vos propres bots sans codage gracircce agrave Microsoft Flow et LUIS Effectuez une mise agrave niveau vers Enterprise pour utiliser QnA Maker et LUIS Intent Vectors

bull AVA trouvez et restaurez des fichiers documents ou e-mails supprimeacutes ou perdus dans votre Exchange Outlook ou corbeille OneDrive

bull Adobe Sign envoyez des documents agrave reacuteviser et agrave signer puis archivez-les automatiquement gracircce au meilleur bot Adobe existant agrave ce jour

bull Hipmunk trouvez les meilleures options de reacuteservation drsquohocirctels et de voitures de location dans Teams

bull Polly creacuteez et partagez rapidement et facilement des sondages et des enquecirctes dans votre eacutequipe

bull Who Bot trouvez des informations sur nrsquoimporte quel collaborateur de votre entreprise

12

Laissez AtBot faire le travail pour vous Qursquoil srsquoagisse de tacircches agrave effectuer agrave lrsquoeacutechelle de lrsquoentreprise ou de tacircches personnelles AtBot vous permet de creacuteer sans codage des chabots personnaliseacutes et proteacutegeacutes par des autorisations Gracircce agrave AtBot finissez-en avec les questions RH redondantes ou les rap-ports de deacutepenses fastidieux et eacutevitez de recourir agrave lrsquoassistance laquo

Pour en savoir plus rendez-vous sur atbotio

Geacuteneacuteraliteacutes 3

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Assistants virtuels 12

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CHAPITRE 3 CanauxDans Teams les canaux sont comme les dossiers sur SharePoint ou sur un espace partageacute Crsquoest un moyen arbitraire pour classifier les sujets que votre eacutequipe va traiter Par exemple une eacutequipe planifiant le lancement drsquoun produit pourra creacuteer les canaux suivants Geacuteneacuteraliteacutes (par deacutefaut) Traiteurs Eacuteveacutenements Marketing Relations publiques et Lieux Chaque canal dispose de son propre dossier de fichiers pour encore mieux cateacutegoriser et organiser les sujets traiteacutes

bull Ne renommez pas un canal sans avoir informeacute votre eacutequipe au preacutealable

Renommer des canaux peut avoir des conseacutequences facirccheuses

bull Nous nrsquoavez probablement pas besoin drsquoautant de canaux que vous le pensez

Au deacutebut privileacutegiez la simpliciteacute et laissez le tout eacutevoluer de maniegravere naturelle

bull Creacuteez un canal de laquo deacutetente raquo seacutepareacute pour les megravemes et gifs

Cela vous aidera agrave seacuteparer le travail des thegravemes plus leacutegers

bull Creacuteez un canal seacutepareacute pour les questions drsquoordre geacuteneacuteral

Eacutetant donneacute que Teams est un outil relativement nouveau il donne lieu agrave de nombreux con-seils astuces et questions Utilisez cet espace pour discuter des meacutethodes de travail

bull Reacuteservez le canal laquo Geacuteneacuteraliteacutes raquo aux annonces et aux sujets qui ne rentrent dans aucun autre canal

Il est neacutecessaire drsquoavoir un espace deacutedieacute aux thegravemes dits laquo divers raquo Le canal laquo Geacuteneacuteraliteacutes raquo est lrsquoendroit ideacuteal pour cela

bull Ne creacuteez des canaux que lorsque vous en avez vraiment besoin

Il est freacutequent de se retrouver avec beaucoup trop de canaux et de ne plus savoir ougrave poster Pour eacuteviter ce problegraveme creacuteez uniquement un canal srsquoil est absolument neacutecessaire

H E L L O my name isGeacuteneacuteraliteacutes 3

Conversations 5

Canaux 8

Fichiers 9

Chat priveacute 10

Assistants virtuels 12

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9

CHAPITRE 4 FichiersTeams est ideacuteal pour travailler sur des fichiers seul ou simultaneacutement avec des collegravegues Vos fichiers seront stockeacutes sur un site SharePoint creacuteeacute avec votre eacutequipe Vous aurez lrsquoimpression drsquoutiliser Teams mais vous serez en reacutealiteacute sur SharePoint

bull Vos fichiers ne doivent pas deacutepasser 15 GoCrsquoest la limite

bull Limitez la profondeur des fichiers agrave trois niveauxCe nrsquoest pas seulement la meilleure pratique il y a aussi une limite de caractegravere agrave la longueur du chemin du dossier

bull Synchronisez les fichiers pour lrsquoaccegraves hors ligneInstallez OneDrive pour un accegraves hors ligne inteacutegreacute directement agrave Windows Explorer MacOS Finder et agrave lrsquoapplication mobile OneDrive Travaillez en avion sans avoir besoin de WiFi

bull Vous pouvez toujours voir vos fichiers directement dans SharePoint si vous le preacutefeacuterezDepuis lrsquoonglet Fichiers cliquez sur laquo Ouvrir dans SharePoint raquo pour acceacuteder aux fichiers et agrave tous les avantages de SharePoint

bull Oui les fichiers et dossiers peuvent avoir des autorisations speacutecifiquesVous pouvez partager des fichiers et dossiers avec drsquoautres personnes depuis SharePoint Mais attention les autorisations agrave lrsquoeacutechelle des fichiers peuvent rapidement devenir ingeacuterables

Geacuteneacuteraliteacutes 3

Conversations 5

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Chat priveacute 10

Assistants virtuels 12

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10

CHAPITRE 5 Chat priveacuteBien que les eacutequipes et les canaux soient des outils fantastiques pour discuter au sein drsquoun groupe de collegravegues il arrive que vous souhaitiez poser une question technique agrave un expert ou commander votre deacutejeuner aupregraves du stagiaire Crsquoest ici que le chat priveacute entre en jeu Cet outil est similaire agrave drsquoautres messageries instantaneacutees comme Skype ou Whatsapp

bull Utilisez le chat pour les questions prioritaires ou simplement pour attirer lrsquoattention de vos amis

Le chat priveacute de Teams est similaire aux autres messageries instantaneacutees Faites-en la mecircme utilisation

bull Le chat priveacute de Teams est similaire aux autres messageries instantaneacutees

Si vous envoyez un message priveacute agrave quelqursquoun vous impliquez que la question est plus urgente que si vous mentionnez cette personne dans une conversation

bull Limitez le nombre de membres

Srsquoil y a un grand nombre de personnes dans un chat priveacute il serait plus judicieux de creacuteer une eacutequipe

bull Maintenez les conversations sur le sujet en question

Si la discussion commence agrave deacuteriver vers des deacutecisions en lien avec le travail redirigez-la vers un canal Le chat priveacute ne doit pas servir agrave travailler

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Conversations 5

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Chat priveacute 10

Assistants virtuels 12

Reacuteunions et appels 13

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11

bull Geacuterez les adheacutesions de maniegravere reacutefleacutechie

Si vous faites deacutejagrave partie drsquoun chat avec trois personnes et que vous creacuteez un nouveau chat avec ces trois mecircmes personnes il y aura deux conversations diffeacuterentes avec les mecircmes participants Cela peut precircter agrave confusion essayez de lrsquoeacuteviter agrave moins que cela soit absolument neacutecessaire

bull Les nouveaux participants ajouteacutes pourront voir les discussions anteacuterieures

Si vous ajoutez quelqursquoun agrave un chat qui est ouvert depuis un moment cette personne verra tous les messages eacutechangeacutes auparavant Avant drsquoajouter une personne assurez-vous que cela ne posera pas problegraveme

bull Tenez compte de la disponibiliteacute de votre collegravegue Son statut peut ecirctre laquo disponible raquo laquo de retour dans quelques minutes raquo laquo occupeacute(e) raquo ou laquo absent(e) du bureau raquo (statuts respective-ment repreacutesenteacutes en vert jaune rouge et violet)

Si vous voyez que la personne nrsquoest pas au bureau votre commen-taire concernant la reacuteunion de la veille peut certainement attendre qursquoelle rentre de congeacute Un statut rouge peut signaler que la per-sonne est occupeacutee en reacuteunion ou qursquoelle ne souhaite pas ecirctre deacuterangeacutee Adaptez vos messages en conseacutequence

bull Ne partez pas du principe que ce que vous envoyez est confidentiel

Les chats peuvent ecirctre controcircleacutes par les administrateurs informatiques Du point de vue de la confidentialiteacute il nrsquoy a aucune diffeacuterence entre le chat et Outlook ou Skype

Disponible

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CHAPITRE 6 Assistants virtuelsPourquoi faire tout le travail vous-mecircme Teams est ideacuteal pour faire appel agrave des laquo chabots raquo Ces assistants virtuels peuvent vous aider agrave reacutealiser vos tacircches sans faire drsquoefforts inutiles Ces laquo bots raquo en sont encore agrave leurs balbutiements mais ils sont nombreux et tous disponibles dans lrsquoApp Store de Teams Voici ceux que nous recommandons testez-les vous-mecircme

bull AtBot creacuteez vos propres bots sans codage gracircce agrave Microsoft Flow et LUIS Effectuez une mise agrave niveau vers Enterprise pour utiliser QnA Maker et LUIS Intent Vectors

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12

Laissez AtBot faire le travail pour vous Qursquoil srsquoagisse de tacircches agrave effectuer agrave lrsquoeacutechelle de lrsquoentreprise ou de tacircches personnelles AtBot vous permet de creacuteer sans codage des chabots personnaliseacutes et proteacutegeacutes par des autorisations Gracircce agrave AtBot finissez-en avec les questions RH redondantes ou les rap-ports de deacutepenses fastidieux et eacutevitez de recourir agrave lrsquoassistance laquo

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CHAPITRE 4 FichiersTeams est ideacuteal pour travailler sur des fichiers seul ou simultaneacutement avec des collegravegues Vos fichiers seront stockeacutes sur un site SharePoint creacuteeacute avec votre eacutequipe Vous aurez lrsquoimpression drsquoutiliser Teams mais vous serez en reacutealiteacute sur SharePoint

bull Vos fichiers ne doivent pas deacutepasser 15 GoCrsquoest la limite

bull Limitez la profondeur des fichiers agrave trois niveauxCe nrsquoest pas seulement la meilleure pratique il y a aussi une limite de caractegravere agrave la longueur du chemin du dossier

bull Synchronisez les fichiers pour lrsquoaccegraves hors ligneInstallez OneDrive pour un accegraves hors ligne inteacutegreacute directement agrave Windows Explorer MacOS Finder et agrave lrsquoapplication mobile OneDrive Travaillez en avion sans avoir besoin de WiFi

bull Vous pouvez toujours voir vos fichiers directement dans SharePoint si vous le preacutefeacuterezDepuis lrsquoonglet Fichiers cliquez sur laquo Ouvrir dans SharePoint raquo pour acceacuteder aux fichiers et agrave tous les avantages de SharePoint

bull Oui les fichiers et dossiers peuvent avoir des autorisations speacutecifiquesVous pouvez partager des fichiers et dossiers avec drsquoautres personnes depuis SharePoint Mais attention les autorisations agrave lrsquoeacutechelle des fichiers peuvent rapidement devenir ingeacuterables

Geacuteneacuteraliteacutes 3

Conversations 5

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Chat priveacute 10

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10

CHAPITRE 5 Chat priveacuteBien que les eacutequipes et les canaux soient des outils fantastiques pour discuter au sein drsquoun groupe de collegravegues il arrive que vous souhaitiez poser une question technique agrave un expert ou commander votre deacutejeuner aupregraves du stagiaire Crsquoest ici que le chat priveacute entre en jeu Cet outil est similaire agrave drsquoautres messageries instantaneacutees comme Skype ou Whatsapp

bull Utilisez le chat pour les questions prioritaires ou simplement pour attirer lrsquoattention de vos amis

Le chat priveacute de Teams est similaire aux autres messageries instantaneacutees Faites-en la mecircme utilisation

bull Le chat priveacute de Teams est similaire aux autres messageries instantaneacutees

Si vous envoyez un message priveacute agrave quelqursquoun vous impliquez que la question est plus urgente que si vous mentionnez cette personne dans une conversation

bull Limitez le nombre de membres

Srsquoil y a un grand nombre de personnes dans un chat priveacute il serait plus judicieux de creacuteer une eacutequipe

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Si la discussion commence agrave deacuteriver vers des deacutecisions en lien avec le travail redirigez-la vers un canal Le chat priveacute ne doit pas servir agrave travailler

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11

bull Geacuterez les adheacutesions de maniegravere reacutefleacutechie

Si vous faites deacutejagrave partie drsquoun chat avec trois personnes et que vous creacuteez un nouveau chat avec ces trois mecircmes personnes il y aura deux conversations diffeacuterentes avec les mecircmes participants Cela peut precircter agrave confusion essayez de lrsquoeacuteviter agrave moins que cela soit absolument neacutecessaire

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Si vous ajoutez quelqursquoun agrave un chat qui est ouvert depuis un moment cette personne verra tous les messages eacutechangeacutes auparavant Avant drsquoajouter une personne assurez-vous que cela ne posera pas problegraveme

bull Tenez compte de la disponibiliteacute de votre collegravegue Son statut peut ecirctre laquo disponible raquo laquo de retour dans quelques minutes raquo laquo occupeacute(e) raquo ou laquo absent(e) du bureau raquo (statuts respective-ment repreacutesenteacutes en vert jaune rouge et violet)

Si vous voyez que la personne nrsquoest pas au bureau votre commen-taire concernant la reacuteunion de la veille peut certainement attendre qursquoelle rentre de congeacute Un statut rouge peut signaler que la per-sonne est occupeacutee en reacuteunion ou qursquoelle ne souhaite pas ecirctre deacuterangeacutee Adaptez vos messages en conseacutequence

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Les chats peuvent ecirctre controcircleacutes par les administrateurs informatiques Du point de vue de la confidentialiteacute il nrsquoy a aucune diffeacuterence entre le chat et Outlook ou Skype

Disponible

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CHAPITRE 6 Assistants virtuelsPourquoi faire tout le travail vous-mecircme Teams est ideacuteal pour faire appel agrave des laquo chabots raquo Ces assistants virtuels peuvent vous aider agrave reacutealiser vos tacircches sans faire drsquoefforts inutiles Ces laquo bots raquo en sont encore agrave leurs balbutiements mais ils sont nombreux et tous disponibles dans lrsquoApp Store de Teams Voici ceux que nous recommandons testez-les vous-mecircme

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Laissez AtBot faire le travail pour vous Qursquoil srsquoagisse de tacircches agrave effectuer agrave lrsquoeacutechelle de lrsquoentreprise ou de tacircches personnelles AtBot vous permet de creacuteer sans codage des chabots personnaliseacutes et proteacutegeacutes par des autorisations Gracircce agrave AtBot finissez-en avec les questions RH redondantes ou les rap-ports de deacutepenses fastidieux et eacutevitez de recourir agrave lrsquoassistance laquo

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CHAPITRE 5 Chat priveacuteBien que les eacutequipes et les canaux soient des outils fantastiques pour discuter au sein drsquoun groupe de collegravegues il arrive que vous souhaitiez poser une question technique agrave un expert ou commander votre deacutejeuner aupregraves du stagiaire Crsquoest ici que le chat priveacute entre en jeu Cet outil est similaire agrave drsquoautres messageries instantaneacutees comme Skype ou Whatsapp

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Le chat priveacute de Teams est similaire aux autres messageries instantaneacutees Faites-en la mecircme utilisation

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Si vous envoyez un message priveacute agrave quelqursquoun vous impliquez que la question est plus urgente que si vous mentionnez cette personne dans une conversation

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Si la discussion commence agrave deacuteriver vers des deacutecisions en lien avec le travail redirigez-la vers un canal Le chat priveacute ne doit pas servir agrave travailler

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Si vous faites deacutejagrave partie drsquoun chat avec trois personnes et que vous creacuteez un nouveau chat avec ces trois mecircmes personnes il y aura deux conversations diffeacuterentes avec les mecircmes participants Cela peut precircter agrave confusion essayez de lrsquoeacuteviter agrave moins que cela soit absolument neacutecessaire

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Si vous ajoutez quelqursquoun agrave un chat qui est ouvert depuis un moment cette personne verra tous les messages eacutechangeacutes auparavant Avant drsquoajouter une personne assurez-vous que cela ne posera pas problegraveme

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12

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Si vous voyez que la personne nrsquoest pas au bureau votre commen-taire concernant la reacuteunion de la veille peut certainement attendre qursquoelle rentre de congeacute Un statut rouge peut signaler que la per-sonne est occupeacutee en reacuteunion ou qursquoelle ne souhaite pas ecirctre deacuterangeacutee Adaptez vos messages en conseacutequence

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Les chats peuvent ecirctre controcircleacutes par les administrateurs informatiques Du point de vue de la confidentialiteacute il nrsquoy a aucune diffeacuterence entre le chat et Outlook ou Skype

Disponible

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Chat priveacute 10

Assistants virtuels 12

Reacuteunions et appels 13

Ressources 15

12

CHAPITRE 6 Assistants virtuelsPourquoi faire tout le travail vous-mecircme Teams est ideacuteal pour faire appel agrave des laquo chabots raquo Ces assistants virtuels peuvent vous aider agrave reacutealiser vos tacircches sans faire drsquoefforts inutiles Ces laquo bots raquo en sont encore agrave leurs balbutiements mais ils sont nombreux et tous disponibles dans lrsquoApp Store de Teams Voici ceux que nous recommandons testez-les vous-mecircme

bull AtBot creacuteez vos propres bots sans codage gracircce agrave Microsoft Flow et LUIS Effectuez une mise agrave niveau vers Enterprise pour utiliser QnA Maker et LUIS Intent Vectors

bull AVA trouvez et restaurez des fichiers documents ou e-mails supprimeacutes ou perdus dans votre Exchange Outlook ou corbeille OneDrive

bull Adobe Sign envoyez des documents agrave reacuteviser et agrave signer puis archivez-les automatiquement gracircce au meilleur bot Adobe existant agrave ce jour

bull Hipmunk trouvez les meilleures options de reacuteservation drsquohocirctels et de voitures de location dans Teams

bull Polly creacuteez et partagez rapidement et facilement des sondages et des enquecirctes dans votre eacutequipe

bull Who Bot trouvez des informations sur nrsquoimporte quel collaborateur de votre entreprise

12

Laissez AtBot faire le travail pour vous Qursquoil srsquoagisse de tacircches agrave effectuer agrave lrsquoeacutechelle de lrsquoentreprise ou de tacircches personnelles AtBot vous permet de creacuteer sans codage des chabots personnaliseacutes et proteacutegeacutes par des autorisations Gracircce agrave AtBot finissez-en avec les questions RH redondantes ou les rap-ports de deacutepenses fastidieux et eacutevitez de recourir agrave lrsquoassistance laquo

Pour en savoir plus rendez-vous sur atbotio

Geacuteneacuteraliteacutes 3

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CHAPITRE 7 Reacuteunions et appelsTeams nrsquoest pas une simple application de chat Elle permet aussi drsquoorganiser des confeacuterences audio et videacuteo Drsquoailleurs Teams devrait bientocirct remplacer la version cloud de Skype for Business Crsquoest en fait une solution de teacuteleacutephonie complegravete Pour la plupart nous savons deacutejagrave utiliser les fonctions drsquoappel et de confeacuterence en ligne Voici quelques conseils pour que votre expeacuterience de Teams soit positive

bull Lorsque vous planifiez une reacuteunion concernant lrsquoensemble de lrsquoeacutequipe utilisez lrsquooption Seacutelectionner un canal pour se reacuteunir

Ne lrsquoutilisez pas si vous ne souhaitez inviter que certaines personnes car elle seacutelectionne par deacutefaut tous les membres de lrsquoeacutequipe

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JS

Call with Jon Smith

Show conversation

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bull Utilisez la videacuteo lorsque les circonstances srsquoy precirctent et que la connexion Internet le permetUne videacuteoconfeacuterence est beaucoup plus efficace qursquoun eacutechange audio

bull Coupez votre micro lorsque vous ne parlez pasPersonne nrsquoa envie drsquoecirctre interrompu par votre toux ou drsquoentendre votre chien reacuteclamer sa promenade en geacutemissant

bull Lorsque vous partagez des pages web zoomezCela aidera les destinataires agrave voir ce que vous montrez car ceci est souvent afficheacute en plus petit de leur cocircteacute laquo Ctrl + raquo permet de zoomer sur la plupart des navigateurs

bull Utilisez le chat pour partager des ressources et des informations pendant la reacuteunion sans creacuteer de distractionIl est judicieux de partager des adresses de sites Internet des noms drsquointerlocuteurs lrsquoorthog-raphe de certaines choses et drsquoautres informations pendant que quelqursquoun drsquoautre parle Ces chats eacutetant inteacutegreacutes au canal chacun peut srsquoy reacutefeacuterer apregraves la reacuteunion sans devoir interrompre cette derniegravere

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Le guide complet de Matt Wade sur

Les regravegles agrave suivre au quotidien dans

Microsoft Teams

Eacutetapes agrave venir et ressources

Essayez la deacutemo Microsoft Teams pour vous faire une premiegravere ideacutee du fonctionnement de Teams

Testez Microsoft Teams gratuitement avant de vous deacutecider agrave acheter Office 365

Teacuteleacutechargez gratuitement les applications Microsoft Teams pour PC et mobile

Tenez-vous au courant des mises agrave jour et des deacuteploiements agrave venir gracircce agrave la feuille de route Microsoft Teams

Posez des questions et aidez drsquoautres utilisateurs en rejoignant la Microsoft Teams TechCommunity

Suggeacuterez de nouvelles fonctions et confirmez les suggestions drsquoautres utilisateurs gracircce agrave Microsoft Teams UserVoice

Familiarisez-vous avec cette large palette de ressources concernant Microsoft Teams

Regardez le webinaire reacutealiseacute par des experts drsquoAvePoint et de Microsoft pour savoir com-ment assurer une adoption agrave 90 de Microsoft Teams et de Yammer en 3 mois

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Agrave propos de lrsquoauteur

Matt Wade

Ingeacutenieur de formation Matt Wade est un feacuteru drsquoinformatique agrave qui Microsoft a deacutecerneacute le titre de laquo MVP raquo ou laquo Most Valuable Professional raquo Il a commenceacute sa carriegravere dans le domaine de lrsquoeacutenergie nucleacuteaire avant de srsquointeacuteresser un peu par hasard agrave lrsquoadoption Share-Point Il srsquoest fait connaicirctre pour ses infographiques sur SharePoint et Office 365 notam-ment un tableau peacuteriodique drsquoOffice 365 et pour son plaidoyer en faveur de Microsoft Teams de lrsquoIA et des assistants virtuels pour automatiser les tacircches professionnelles

AtBot est la premiegravere solution laquo bot as a service raquo destineacutee au cloud Microsoft Complegravetement inteacutegreacute agrave Azure AtBot est un assis-tant virtuel innovant et facile agrave configurer pour Teams SharePoint et Internet AtBot beacuteneacuteficie de lrsquointelligence drsquoAzure Cognitive Services et de la logique drsquoexeacutecution de Microsoft Flow Le reacutesultat un expert du domaine omniscient et disponible 24 heures sur 24 7 jours sur 7 le tout sans codage

Teacuteleacutechargez gratuitement AtBot dans lrsquoApp Store de Microsoft Teams ou utilisez la version drsquoessai gratuite drsquoAtBot Enterprise pendant 30 jours

AvePoint est le partenaire de votre transformation numeacuterique Plus de 16 000 entreprises et 6 millions drsquoutilisateurs Office 365 dans le monde font confiance aux logiciels et services AvePoint pour la migration la gestion et la protection de leurs donneacutees qursquoelles soient stockeacutees sur des environnements cloud locaux ou hybrides

AvePoint est Microsoft Global ISV Partner et a remporteacute agrave quatre reprises le titre de Partenaire Microsoft de lrsquoanneacutee Fondeacutee en 2001 AvePoint est une entreprise priveacutee dont le siegravege se trouve agrave Jersey City New Jersey