l'analyse de 10 ans de production numérique au musée du ... · serveurs, en perpétuelle «...

55
L'analyse de 10 ans de production numérique au musée du quai Branly - Jacques Chirac Lucile Grand, directrice de la médiathèque Jean-André Assié, responsable des archives contemporaines

Upload: others

Post on 27-May-2020

1 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

L'analyse de 10 ans de production

numérique au musée du quai Branly -

Jacques Chirac

Lucile Grand, directrice de la médiathèque

Jean-André Assié, responsable des archives contemporaines

Contexte

Projet de SAE

Validation projet par la direction générale

Projet transversal, avec le SI, baptisé ODDON

Soutien du SIAF, via DIAMAN : AMO (Implissio)

Mécénat de compétence (Altran)

Commentaires

J’associe à cette présentation toute l’équipe projet du SAE : médiathèque (archivistes et responsables des

bases de données), SI, Akompano (François Jaumier), Altran

Objectif de notre présentation : expliquer dans le détail ce que nous avons fait, pourquoi, comment, et les

quelques enseignements que nous avons tirés jusqu’ici – car ce n’est pas fini.

Pourquoi ?

Projet de SAE : comme tout le monde, maturation lente et événement déclencheur

• Réglementation

• Désordre et inflation numérique constatée par les agents, les archivistes, le SI (audit sur les

serveurs, en perpétuelle « surchauffe » tout en ne donnant pas satisfaction aux utilisateurs)

• Alerte sur la perte de données (dans le cadre de l’utilisation – abandonnée depuis – d’une plate-

forme de marché dématérialisée)

Pierre angulaire : l’étude de la production numérique menée dans le cadre de ce projet de SAE

• Pour collecter les archives numériques, il faut les connaître…

• Connaître l’existant (le stock) et connaître les pratiques des services (le flux)

• Nécessaire phase d’audit de la production passée et actuelle de documents numériques :

• Constituer une base de connaissances solide sur les pratiques et les besoins des agents (10

directions et 37 services)

• Bien plus long et complexe à faire que prévu

N.B. : Tous les commentaires ont été rédigés par Lucile Grand, directrice de la médiathèque

Commentaires Comment ?

Validation projet par la direction générale

• Implication de l’ensemble des directeurs qui font partie du COPIL

Projet transversal, avec le SI, baptisé ODDON

• Fondamental de travailler main dans la main avec le SI

• Organisation des documents et des données numériques – Yvonne Oddon

Soutien du SIAF, via DIAMAN : AMO (Implissio) que nous avons ensuite prolongée

• Cadrage général et méthodologie du projet

• Participation à des réunions avec les métiers

• Aide à la conception et à la rédaction du cahier des charges

Mécénat de compétence (Altran)

• Outils d’analyse et de traitement des données

• Suivi général du projet

• Accompagnement au changement

Audit numérique

Délimiter le périmètre

Déterminer la méthode Être clair sur l’objectif

Phase 1 macro-cartographie de la production de

l’ensemble des services du musée : identifier les

gisements de fonds prioritaires

Phase 2 micro-cartographie de la production de

quatre services pilotes : définir les caractéristiques

et les besoins d’archivage des fonds prioritaires

CommentairesL’audit de la production numérique est l’élément central sur lequel appuyer et développer la mise en place d’un

service d’archivage électronique

Délimiter le périmètre

documents bureautiques exclusivement, en laissant de côté les bases de données et la messagerie

électronique

• Bases de données : données structurées et correctement sauvegardées, pas d’urgence

• Documents bureautiques : informations non-structurées avec fort degré de perte d’information et non-

maîtrise documentaire et forte attente des agents et de l’établissement

• Messagerie électronique : pas d’attente du tout des agents (euphémisme) et en outre projet du SI

d’organiser une GEC qui viendra interférer avec les messageries des agents

Toutefois, dans le cours de l’audit, nous avons repéré les messageries fonctionnelles (plus d’une vingtaine)

et listé les applications utilisées par les différents métiers (plus d’une cinquantaine au total, du très local au

national, de type Chorus)

Questions de flux et de stock : nous avions décidé au début du projet de ne pas traiter le stock (travail trop

important – exemple de Lille qui a embauché 5 personnes à temps plein pendant un an pour faire ce travail

de reprise de l’arriéré), mais nous nous sommes aperçus qu’une certaine partie du stock de données devrait

être prise en compte, pour deux raisons :

• Les services l’attendent

• Il faut alimenter le SAE dès que possible afin d’une part de le tester avec de vraies données, aussi

variées que possible, et d’autre part afin qu’il soit utilisé (justifier la dépense aussi)

Commentaires

Déterminer la méthode

Objectif :

Assurer à terme un archivage raisonné en prenant en compte les enjeux réglementaires,

patrimoniaux, juridiques, financiers relatifs à des pertes possibles de documents ou de données.

Méthode :

- Analyse de l’existant

- Entretiens avec les services

En deux fois, macro, puis micro

- Sur la base de l’analyse réalisée, rédiger le cahier des charges

La Phase 3 correspond au déploiement de la solution : organiser et réaliser l’archivage des fonds

prioritaires

Analyse macroscopique

Déterminer la méthode (Implissio)

Récupérer les données brutes (SI)

Entretien qualitatif avec chaque service pour

enrichir les données

Outils d’analyse pour les données finales (Altran)

Restituer les informations et les constats : pour chaque service,

de façon globale (« constats annexes »)

Commentaires

L’audit consiste à répondre à la question « Quoi archiver ? » : pour cela construire une cartographie des

fonds numériques, avec leurs enjeux en matière de conservation de l’information, permettant ainsi de faire

émerger les gisements d’informations/documents prioritaires

L’audit part d’une analyse de l’existant et s’appuie sur les résultats d’entretiens menés entre les services et les

archives

Méthode : déterminer les enjeux

Diminuer les risques juridiques et financiers :

quels risques, quelles informations concernées ?

Diminuer les pertes d’information : quelles

pertes constatées, quelles informations

menacées ?

Repérer les besoins de partage, de réutilisation,

de gestion des connaissances

Enjeux patrimoniaux / attentes des Archives

nationales

Travail sur les données

disponibles

Export par le SI de l’arborescence de tous les

serveurs bureautiques + 336 000 répertoires

21 niveaux d’arborescence

14 To

Commentaires

Il faut inspirer confiance : au service informatique, aux différents services pour récupérer les données

NB ne sont pas pris en compte les documents hors serveurs (UC, disques durs externes etc.)

Travail sur les données

disponibles

Export par le SI de l’arborescence de tous les

serveurs bureautiques + 336 000 répertoires

21 niveaux d’arborescence

14 To

Commentaires

Ce tableau d’analyse globale a été constitué à partir d’archives numériques maîtrisables (sur serveur,

classées et propres donc permettant un archivage automatisé ou semi-automatisé).

Les documents qui sont hors serveur (et il y en a un certain nombre !) sont considérés comme non

maîtrisable pour l’archivage donc en dehors du périmètre d’action.

Il s’agit d’une grille d’analyse par risque. Les risques et enjeux sont en accord avec le compte–rendu de

l'entretien.

Typologie des données : Administratif Échange Métier Non-organisé Obsolète Personnel Référentiel

partagé Réorganisation Hors-périmètre

Cette catégorisation, en positif ou négatif, en plein ou en creux, est très importante, particulièrement

lorsqu’on la croise avec la volumétrie (nombre de répertoires et poids des répertoires) pour avoir une idée

non seulement de l’activité du service, mais surtout du potentiel d’archivage

Les risques estimés selon la nature du répertoire et le risque de perte d’informations, soit 5 critères en tout,

permettent de donner une note au répertoire en dernière colonne « Total Priorité ».

Le tableau permet d’identifier les gisements d’informations prioritaires en réalisant un calcul de

priorité des dossiers candidats à l’archivage :

La somme des compteurs donne le « Total Priorité ». La note va de 0 à 15 (5*3 au maximum).

Si 15 est atteint cela signifie que les 5 risques (juridique, financier, réglementaire, patrimonial, perte

d’information) ont été qualifiés de niveau 3-Majeur.

Travail sur les données

disponibles Export par le SI de l’arborescence de tous les

serveurs bureautiques + 336 000 répertoires

21 niveaux d’arborescence

14 To

Ajout de colonnes pour pouvoir trier et qualifier les

données et attribuer un niveau de priorité Risques (de 0 à 3) : juridique / financier /

règlementaire / patrimonial / archivistique

Typologie : métier / administratif / non organisé /

obsolète / échange / personnel / hors périmètre

Besoin de partage : oui / non

Travail sur les données

disponibles

Commentaires

Préparation de la documentation « archivistique »

Extraire les données de chaque service

Repérer la réglementation

Reprendre les tableaux de gestion existant

etc.

Exemple d’un tableau fourni pour un entretien : état des connaissances des règles juridiques

NB On ne l’a pas fait pour chaque entretien car c’était un travail gigantesque.

Entretiens

Envoi d’un questionnaire en amont

Discussion en partant de l’analyse du tableau et

des documents annexes et des questions ci-

dessous que l’on détaille ensuite

Entretiens

Évaluer les risques par rapport aux enjeux

Faire un état des dossiers partagés

Analyser le risque de perte d’informations

Déterminer la typologie du dossier Administratif

Échange

Métier

Non-organisé

Obsolète

Personnel

Référentiel partagé

Hors périmètre

Entretiens

Commentaires

Construire la méthodologie de l’entretien en amont

Commentaires

Remplir le tableau des risques durant l’entretien

Analyse

Analyser les résultats

Commentaires

Tous les entretiens font l’objet d’un compte rendu détaillé que l’on envoie au service pour relecture et

validation (personnes ayant fait l’entretien et directeur)

Analyse

Compiler les résultats pour obtenir la macro-

cartographie Par service

Par direction

Pour l’ensemble du musée

Par typologie, par priorité, par enjeux etc.

Commentaires

La phase 1 du projet ODDON a conduit à réaliser un fichier Excel nommé « Analyse ODDON » résultant de

l’extraction des répertoires et des entretiens auprès des différents services.

L’onglet « Indicateur » indique les nombres de répertoires par services et par typologie.

L’onglet « Liste des services » représente les différents services du Musée classés par Direction.

L’onglet « Messagerie » représente la cartographie des boîtes mail dans les différents services.

L’onglet « Applications » représente la cartographie des applications dans les différents services.

L’onglet « ODDON » regroupe les résultats de l’étude des répertoires, il est constitué de 40 colonnes.

Macro-cartographie

Compiler les résultats pour obtenir la macro-

cartographie

Typologie des dossiers Nombre

Métier 269 146

Non-organisé 24 111

Administratif 13 491

Échange 12 232

Obsolète 9 737

Total 336 463

Commentaires

Les catégories de répertoire font ressortir :

- Ce qui a vocation (en partie au moins) être archivé : métier

- Les gisements d’éliminables (et de doublons) : administratif et obsolète

Les besoins des services : échange

L’état de désordre : non-organisé, qui reste un « trou noir » car n’a pas pu être analysé

Analyse

Compiler les résultats pour obtenir la macro-

cartographie Par service

Par direction

Pour l’ensemble du musée

Par typologie, par priorité, par enjeux etc.

Commentaires

Visualiser pour mieux communiquer les résultats et les attentes : le gros fichier excel à 40 colonnes,

retravaillé et transformé en base de données, donne un tableau de bord dynamique (on choisit la granularité

de l’affichage en cochant les services ou les directions) et très parlant

Le DPC

Analyse

Commentaires

La DARH

Analyse

Compiler les résultats pour obtenir la macro-

cartographie Par service

Par direction

Pour l’ensemble du musée

Par typologie, par priorité, par enjeux etc.

Commentaires

La DDC

On voit que selon les services, les curseurs ne sont pas au même endroit

Conclusions phase 1

Choix des services pilotes : niveaux de priorités

croisés avec nombre de répertoires

Services pilotes pour la phase 2

Quatre services pilotes : DPC – Pôle conservation-restauration

DARH – Service juridique

DARH – Service des ressources humaines

DDC – Service des expositions

Constats annexes

Plusieurs grandes catégories Stockage (UC, clefs, cloud…)

Organisation et partage de l’information

Accès distant et circulation des informations

Désordre numérique (doublons etc.)

Problèmes plus ou moins importants et/ou

urgents (risque, nombre de services concernés)

Réflexion à mener en marge du projet ODDON

avec le SI et les services pour remédier aux

problèmes ou programmer des actions à plus

long terme

Commentaires

Ces constats annexes se sont dégagés au fur et à mesure des entretiens et ont conduit le service des

archives à créer et alimenter un tableau récapitulatif présentant pour chaque problème et/ou contraintes pour

les utilisateurs :

- les solutions de contournements mises en place

- Les conséquences (nouveaux problèmes)

- Les risques engendrés

- l’identification du besoin

- Les préconisations de solutions

- Quels services sont concernés

Phase 2 : microcartographie

Objectif : disposer d’une analyse détaillée des

premiers fonds dont l’archivage est jugé

prioritaire, permettant de rédiger le cahier des

charges du système d’archivage électronique

Même méthodologie globale

Enjeux plus précis

Commentaires

Même méthodologie globale que pour la macrocartographie :

Travaux préparatoire pour documenter l’existant

Extraire les données (SI) au niveau des fichiers

1er entretien avec les services

Travail complémentaire

2nd entretien avec les services

Phase 2 : microcartographie

Données étudiées au niveau des fichiers et non

plus des répertoires Formats de fichiers

Versions des logiciels utilisés

En croisant ces informations avec celles de la

phase 1 (niveau de priorité et volumétrie)

Nouveaux entretiens : deux par service pilote

avec descente « commentée » dans

l’arborescence Analyse des nouvelles données collectées :

qualification des répertoires avec les critères

archivistiques : DUA et sort final notamment

Propositions d’action décidées et validées en

commun

Commentaires

Dimension très classique du travail effectué avec les services. On reprend les fondamentaux de

l’archivistique :

Plan de classement

Tableaux de gestion

Fréquence Ordre alphabétique

Microsoft Excel for Windows 3GPP Audio/Video File

Microsoft Word for Windows Acrobat PDF 1.0

Acrobat PDF 1.4 Acrobat PDF 1.1

Portable Network Graphics Acrobat PDF 1.2

Microsoft Word Document Acrobat PDF 1.3

Acrobat PDF 1.7 Acrobat PDF 1.4

ZIP Format Acrobat PDF 1.5

Microsoft Powerpoint Presentation Acrobat PDF 1.6

Microsoft Powerpoint for Windows Acrobat PDF 1.7

Microsoft Excel 97 Workbook (xls) Acrobat PDF/A

Hypertext Markup Language Acrobat PDF/X - Exchange 1a:2001

Acrobat PDF 1.5 Acrobat PDF/X - Exchange 3:2002

Commentaires

Liste des types de fichiers (12 premiers)

Pour le « bizarre » (qui n’apparaît pas ici) :

Décision prise de procéder à une enquête complémentaire (volume, nombre, « archivabilité » etc.) auprès

d’autres services d’archives ou auprès d’autres acteurs (VITAM, etc.)

Enjeu des entretiens

En amont : créer des profils d’archivage avec les

règles attachées Granularité de l’information à préciser

Accessibilité, sort final, communicabilité

Traitement à prévoir (technique ou documentaire)

En aval : pouvoir effectuer directement des

versements pour les Archives nationales

Commentaires

En amont : créer des profils d’archivage avec les règles attachées

Granularité de l’information à préciser : où poser les metadonnées qui permettront la gestion

automatisée et décideront des points suivants

Accessibilité, sort final, communicabilité

Traitement à prévoir (technique et/ou documentaire : changement de format, indexation)

En aval : pouvoir effectuer directement des versements pour les Archives nationales

Exemple Expositions

Plan de classement strict depuis 2015 pour les

expositions internes du musée

Permet d’envisager un archivage aisé du stock

2015 – 2017

Décision : Reclasser progressivement le stock pour en

permettre l’archivage

Créer des sharepoints avec des règles précises et

communes pour chaque nouvelle exposition afin de

gérer automatiquement le flux (archivage

automatique 2 ans après la clôture d’un dossier)

Commentaires

Des situations très contrastées dans les différents services pilotes

Exemple RH

Règles de nommage, de confidentialité, d’usage

déjà en œuvre

Enjeux juridiques et financiers très élevés : données personnelles, sociales, statistiques

Besoins de partage : essentiels avec la direction comptable notamment

dans le suivi de la paye des agents

avec les tutelles et les organismes sociaux

Forte dépendance d’outils extérieurs au musée

(RENOIR RH, CHORUS notamment)

Commentaires Le compte rendu est toujours structuré de la même manière :

- Résumé des enjeux (calculs des priorités)

- Gisements de documents à archiver :

A. reprise de l’arborescence mais commentée

Exemple :

//DPG : Typologie Métier. Patrimonial très fort et juridique très fort : ce sont des documents envoyés aux

tutelles (parfois disent qu’ils n’ont rien reçu).

//Effectifs : c’est un dossier extrêmement important. Typologie Métier. Patrimonial et juridique fort. Cela peut

être utilisé en cas de contentieux par exemple.

//Enquêtes : Métier. Patrimonial fort.

//Études et projet RH : Ce sont dans ce répertoire tous les projets/chantiers du service et tous les suivis des

études en amont des projets. Typologie Métier. Enjeu juridique faible (SJUR), Risque de perte d’infos fort et

patrimonial fort.

B. Logiciel/Application/Base de données :

Projet RENOIR :

Le service s’informatise peu à peu avec l’acquisition du SIRH « RENOIR » utilisé par le Ministère de la

Culture également. Le déploiement est en cours. Il permettra la gestion informatisée des dossiers de

personnels et également le suivi du temps de travail.

Logiciel de gestion des candidatures :

Le Service a fait l’acquisition d’un logiciel de gestion des candidatures actif depuis la refonte du site internet

(2015).

C. Usage de la MESSAGERIE :

[email protected]

Exemple pôle conservation -

restauration

Relevé de décisions à l’issue du premier entretien

Étape Description QUI QUAND Éléments attendus

1. Création d’un plan de classement du

PCR (voir PC des Analyses révisé

en 2015)

Archives/PCR Juin -

Juillet

Nv Plan classement

2. Définition des DUA et Sort Finaux

pour les catégories du Pl. Class.

Archives/ PCR Juillet -

Août

Révision du Tableau

Gestion

3. Augmenter espace disque serveur

PCR + Construire Pl. Class.

Archives/SI/PCR Juillet Nv Plan classement sur

serveur /

4. Déplacer les documents dans nv Pl.

Class. : - surtout ceux avec

risque 3 majeur et catégorie

« non-organisé » voir fichier

analyse Oddon phase 1

Equipe/PCR Eté –

Janvier

2018

5. Étudier le besoin d’interface entre la

base TMS et le SAE

Médiathèque/PCR

Commentaires

La première réunion a permis de voir qu’aucun archivage numérique n’était envisageable en l’état : trop de

désordre numérique, interfaçage nécessaire avec de nombreux logiciels métiers, manque d’information sur

certaines typologie (DUA et sort final)

Conclusion

L’analyse des données numériques est

fondamentale pour faire les bons choix ; elle n’est

pas encore terminée

Le travail, plus encore que dans le domaine

papier, ne peut se faire sans les producteurs

d’archives

Jusqu’ici, les services ont été très réceptifs

Les solutions proposées devront être les plus

« discrètes » possibles afin de s’intégrer aux

processus métiers

Je vous remercie de votre

attention.