La solution fédérale e-HR

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Table des matières

1. Contexte2. Le projet e-HR3. Gestion du changement4. Aujourd’hui, le lancement du pilote5. L’avenir6. Contacts7. Questions / remarques

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L’avenir

• A terme, un guichet électronique permettra aux agents :– de demander leurs congés par voie électronique– d’avoir un aperçu de leur dossier personnel en un simple clic– de communiquer leurs absences pour maladie par internet,– de réaliser des demandes de formations, de mutation,– …

• Les fonctionnaires dirigeants disposeront en permanence d'une situation actualisée de leur personnel leur facilitant l’analyse de données et la prise de décisions.

• Les tâches répétitives et administratives des gestionnaires P&O seront allégées. Ils pourront dès lors se consacrer à des rôles dégageant plus de valeur ajoutée

• Afin de créer cet environnement, les SPF et SPP utiliseront un seul système informatisé eHR qui intégrera tous les processus communs en matière de ressources humaines.

• En bref, dans les années à venir, l’ensemble des processus RH seront digitalisés et accessibles en ligne, de l’entrée en service d’un membre du personnel à son départ.

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Contexte

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Historique

• Morcellement important des systèmes RH au sein du fédéral :– En fonction des organisations– En fonction des processus de gestion RH

• Morcellement important des système informatiques (pas de base de données unique, systèmes dépassés ou inexistants)

• Manque des données de personnel fiables• Echange difficile des données entre les institutions (par

exemple avec Selor, CDVU, IFA,…) • Pas de bonne base pour le soutien des décisions • Beaucoup de tâches répétitives et administratives

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Historique

• 2005 : – Décision d’introduire un système e-HR au niveau

fédéral belge• 2006 :

– Evaluation des situations AS IS en concertation avec les différents SPF

– Ouverture du marché public• 2007

– Attribution du marché à EDS– Décision d’une introduction échelonnée du programme– Début de la première partie de l’analyse fonctionnelle

• 2008 : – Validation de l’analyse – Développement du système e-HR

• Durée prévue du projet : 7 ans

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Objectifs

• Augmenter la fiabilité des données concernant le personnel

• Développer un système performant et intégré : tous les domaines RH et tous les processus RH sont intégrés

• Améliorer l'efficacité des processus RH• Réduire le risque d’erreurs dans les données • Augmenter la vitesse des prestations de services aux

organisations clientes et aux membres du personnel• Incorporer facilement la réglementation, ses

évolutions/changements• Tenir compte des caractéristiques propres du fédéral • Améliorer les échanges électronique à l’intérieur et entre

les différents SPF

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Le projet e-HR

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Périmètre

• Développement au niveau de l’Etat fédéral

• Le SPF P&O est maître d’oeuvre

• Dans le périmètre :– 13 SPF & 4 SPP – 65000 agents dont 1700 agents P&O– Les fonctionnalités communes tiennent compte des :

• des différences en taille, en méthodes de travail, en maturité des applications, en  grandeur d’échelle et en répartition géographique des SPF

• des besoins spécifiques de l’état fédéral

• Hors du périmètre :– les fonctionnalités spécifiques– les agences/parastataux/le Ministère de la Défense/…

• Le périmètre sera élargi au fur et à mesure à d’autres projets eHR

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Organisation

L’équipe actuelle est de +/- 130 collaborateurs (DG eHR + SPF) hors partenaire.

Fonctionnel

Interfaces

&

Migration

Architecture

technique

Appui

CentralBI - pData

Gestion centrale du projetSPF P&O

Gestion du changement

Eq

uip

es p

roje

tS

PF/S

PP

Comité de Pilotage

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• La solution eHR sera mise en place progressivement, module par module, tout d’abord dans les SPF horizontaux, peu après dans les autres.

• Dans un premier temps, les données d’administration de base relatives à l’organisation et aux collaborateurs seront collectées.

• Plus tard, ce sera au tour de la gestion du temps (temps de travail, congés, maladie…) et du calcul salarial (paiement des salaires, primes).

• Viendront encore ensuite la planification du personnel et des coûts et la gestion des ressources humaines stratégique (formation, cercles de développement, carrière, …).

Planning

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Modules couverts

Basisadministratie:•Organisatiebeheer (organigram)•Beheer Personeelsgegevens•Instroom, doorstroom (mobiliteit, •bevorderingen…) en uitstroom•Tucht en schorsing•Interface met Selor, Dimona, CDVU, •oude systemen + “Self-Service”

Personeel-/Kostenplanning:• Opmaak personeelsplan• Interface met Fedcom+ “Self-Service”

HRM:• Training en Opleiding• Competentiemanagement• Ontwikkelcirkels• Opvolgings- en loopbaanplanning• Interface met OFO

+ “Self-Service”

Tijdsbeheer:•Werkroosters•Afwezigheden, regularisaties•Opbouw kapitalen+ “Self Service”

Paie:• Salarisberekening + naverwerking• Nieuwe interface naar en vanuit CDVU

+ “Self-Service”

Rapportage

Business

Intelligence

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Quelques outils communs

FOD P&O WASO JUS MOB SZ FIN JUS/EPI BuZa BiZa ECO Wet

Implementatiegroep 1 1 1 1 1 2 2 3 3 3 3Datum rapport 28-apr-09 28-apr-09 28-apr-09 28-apr-09 28-apr-09 28-apr-09 28-apr-09 28-apr-09 28-apr-09 28-apr-09 28-apr-09

Status Status Status Status Status Status Status Status Status Status Status

Functioneel groen oranje oranje oranje groen oranje oranje rood oranje groen groen

Conversie en interfaces groen groen oranje oranje oranje oranje groen rood rood groen groen

Change management groen groen groen oranje oranje groen oranje rood rood groen groen

Resources groen groen groen groen groen groen groen rood oranje groen rood

• Analyse fonctionnelle

• Dashboard

• Quality center

• Plan de change management

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Plan de change management

• Objectif : – assurer l’engagement (commitment) des

personnes-cible vis-à-vis de l’eHR

Contact BewustzijnBegrijpen

Positieve perceptie

Aanvaarding

Interna-lisering

Inbedding

Visie

TIJD

NIV

EA

U V

AN

CO

MM

ITM

EN

T

INFORMEREN

LEREN

ENGAGEREN

Ik hoor dat er

iets gaat

veranderen

Ik besef dat er

iets gaat

veranderen

Ik begrijp welke

de gevolgen voor

mij zijn

Die verandering

is eigenlijk wel

goed

Dit is goed voor mezelf,

voor de organisatie en

voor onze klanten

We werken op de

nieuwe manier

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• Contexte– Diversité de réalités dans les SPF => un outil

commun décliné par SPF en fonction de leur réalité

• Un plan multi-facettes– Le plan couvre toute la durée du projet, en amont et

en aval (« maintenir la pression »)– Le plan donne une vision long terme (pour assurer la

continuité des messages/approches) et modulaire (pour s’adapter aux besoins liés aux différents modules eHR)

– Le plan est accompagné d’un planning annuel et d’une proposition de rétro-planning pour les SPF

– Différents thèmes sont abordées dans le plan

Plan de change management

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• Sponsorship / Leadership– vision eHR– Liste de freins/accélérateurs/SWOT

• Rôles / Organisation– analyse de processus/organisation/compétences

• Formation– Formations des utilisateurs– Coaching (sur demande)– manuel utilisateurs / aide en ligne/e-learning– programme de développement de compétences RH

• Communication– plan de communication transversal DG eHR– plan de communication de crise– Outils de communication

Plan général de change management

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• Networking / Knowledge Management

– Workshop / journées d'échange– Newsletter / e-communities – réunions mensuelles dans les SPF– information réseaux principaux de l'administration fédérale

(communicateurs, SPF P&O, Fedict, …)

• Relations sociales / de travail– coordination des informations syndicales– information comité B

• Reconnaissance– fêter les milestones, les GO LIVE, …

• Mesure– Mise en place d’outils de mesure

Plan général de change management

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Aujourd’hui, le

lancement du pilote

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• Le 1er mai 2009 :– Le projet eHR entre dans une phase

opérationnelle. – Les organisations pilote (SPF P&O, SPF

Budget et Contrôle de la gestion, Fedict, Chancellerie et le SPP Intégration sociale) implémentent le premier module du système eHR (gestion des données d’administration de base du personnel).

– La DG eHR assure un soutien aux utilisateurs en leur proposant une assistance.

Aujourd’hui, le lancement du pilote

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Centre de compétences eHR

Un Centre de Compétences eHR est créé pour répondre au mieux et rapidement aux questions RH fonctionnelles ou techniques des utilisateurs.

P&O centralDG e-HR

P&O de Proximité (dans les SPF)

Experts locaux

Gestionnaires

de dossiers

Centre de Compétences

eHR

Personnel d’un SPF

Personnel et/ou

Manager

Flux géré par le SPF Flux géré par la DG eHR

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L’avenir

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L’avenir

• A terme, un guichet électronique permettra aux agents :– de demander leurs congés par voie électronique– d’avoir un aperçu de leur dossier personnel en un simple clic– de communiquer leurs absences pour maladie par internet,– de réaliser des demandes de formations, de mutation,– …

• Les fonctionnaires dirigeants disposeront en permanence d'une situation actualisée de leur personnel leur facilitant l’analyse de données et la prise de décisions.

• Les tâches répétitives et administratives des gestionnaires P&O seront allégées. Ils pourront dès lors se consacrer à des rôles dégageant plus de valeur ajoutée

• Afin de créer cet environnement, les SPF et SPP utiliseront un seul système informatisé eHR qui intégrera tous les processus communs en matière de ressources humaines.

• En bref, dans les années à venir, l’ensemble des processus RH seront digitalisés et accessibles en ligne, de l’entrée en service d’un membre du personnel à son départ.

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ContactsDirection Générale e-HR :Boulevard du Jardin Botanique, 50 Boite postale 7P1000 BruxellesTel. : +32 (0)2 790.59;11Fax : +32 (0)2 790.59.99

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Questions, Remarques ?