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LA NUMÉRISATION PATRIMONIALE DES

DOCUMENTS D’ARCHIVES EN FRANCE

• Isabelle CHAVE, directrice des Archives départementales des Vosges

• Jean-François MOUFFLET, Service interministériel des Archives de France (Ministère de la Culture)

Stage « Courants »

29 novembre 2010

Au programme…1. Historique, panorama et tendances de la numérisation des archives en France

2. Présentation d’une politique de numérisation dans un service d’archives départemental

3. Mener un projet de numérisation : du document à l’écran

4. Rédiger un cahier des charges de numérisation

5. Exercice pratique autour du cahier des charges de numérisation

1. LA NUMÉRISATION DES

ARCHIVES EN FRANCENotions fondamentales

Définition

La numérisation est la mise en œuvre de procédés visant à convertir un objet physique ou un support analogique en objet numérique, qui devient une copie de substitution pour la consultation.

Caractéristiques de l’objet numérique

Un document dont le contenu informatif n’est pas directement accessible à l’homme en raison de sa structure et de son support,et qui nécessite donc, pour être intelligible, des intermédiaires et des outils informatiques.

Caractéristiques de l’objet numérique

Ces intermédiaires sont, principalement…

Support

DonnéesFormat de donnéesImages : JFIF/JPEG, TIFF, PNG, JPEG2000…

Support de stockageCD/DVD, disques durs, serveurs, bandes…

Matériel de lecture

Logiciel d’interprétation des donnéesVisionneuses, retouche d’image (Photoshop…)

Que numérise-t-on ?

• Textes manuscrits et imprimés• Documents d’archives, reliés

(registres) ou non• Archives institutionnelles• Fonds d’archives privés

• Documents édités• Livres• Périodiques et presse• Revues, ouvrages

scientifiques

Que numérise-t-on ?• Documents dits iconographiques

• Photographies : tirages, négatifs, plaques de verre, ektachromes, diapositives…

• Cartes postales• Affiches• Dessins, estampes

• Microfilms

• Cartes et plans

• Documents sonores et audiovisuels• Enregistrements sonores• Films…

Pourquoi numériser ?

• Dimension de conservation / préservation des fonds• Eviter la dégradation des originaux par la consultation fréquente et

intense• Faire connaître des documents incommunicables en raison de leur état

matériel• Sauvegarder le contenu de documents voués à une dégradation

irrémédiable (presse ancienne, documents sonores et audiovisuels analogiques)

Pourquoi numériser ?• Dimension de communication et de service aux usagers

• Profiter de la souplesse du support numérique :• duplication à l'infini sans perte de qualité (contrairement aux microfilms)• consultation simultanée par un grand nombre de personnes

• Améliorer le confort de consultation :• possibilité d'améliorer l'image par rapport à l'original (restauration

numérique)• meilleure visibilité des détailsExemple : interface des Archives départementales du Var

• Offrir des possibilités inédites de recherche :• exploitation de corpus physiquement éloignés• indexation et structuration des documents• Recherche plein texte grâce à l’océrisation (presse)

Pourquoi numériser ?

• Aujourd’hui, les enjeux de la diffusion prennent toujours plus d’ampleur :• Points d’accès mutualisés (portails)• Perspectives de coopération entre institutions culturelles autour de

ces portails, mais aussi autour des choix dans les corpus à numériser• Offrir de nouvelles approches au public


ARCHIVES EN FRANCENotions fondamentalesHistorique de la numérisation et évolution des enjeux

Historique de la numérisation

• Premiers programmes de numérisation• Archives nationales

• Numérisation des sceaux de Bourgogne (1993)• Constitution d'une banque de données d'images (origines de la base

Archim)

• Numérisation dans les Archives départementales• Mayenne (1993)• Aveyron (1994)


• Un essor très rapide dans les services d’archives départementales

Année 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003

Nombre de services ayant pratiqué de la numérisation

6 19 28 27 45 60 64 74 73

1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 20030

20

40

60

80

Les débuts de la numérisationNombre de services d'Archives départementales prat iquant la numérisation

Nombre de services ayant pratiqué de la numérisation

Année

Nom

bre

de s

ervi

ces

Historique de la numérisation• Evolutions des thématiques

Année 1995 1996 1997 1998 1999 2000

Fonds iconographiques

Cartes postales 2 7 7 9 17 18

Plans 1 6 7 8 15 24

Photographies 5 7 9 10 15

Plaques de verre 1 3 5 3 6 3

Sceaux 2 2 1

Affiches 5

Microfilms 12

Etat civil 1 3 2 6 9 22

Instruments de recherche 2 4

Autres 1 2 6 35 29


• Les types de fonds numérisés en priorité :• Les documents iconographiques (affiches, cartes postales, dessins et

estampes, photographies)• Les cartes et plans• Les registres paroissiaux et d’état civil• D’autres types de registres (matricules, recensements, délibérations…)• La presse, qui commence à se développer

Ce sont évidemment les projets de numérisation des registres qui entraînent le volume de données le plus important... (registres paroissiaux et d'état-civil)

Historique de la numérisation• Les débuts de la mise en ligne sur Internet des archives

numérisées (Archives départementales)

17

Historique de la numérisationLa progression de la mise en ligne : exemple de l’état-civil : services d'archives

départementaux ayant mis en ligne l'état civil (registres et tables) – septembre 2010

2003 : Mayenne, Savoie, Vendée 3

2004 : Ardèche, Yvelines 2

2005 : Alpes-Maritimes, Côtes d'Armor, Sarthe, Tarn 4

2006 : Ardèche, Aube, Bouches-du-Rhône, Côte-d'Or, Eure, Eure-et-Loir, Loire-Atlantique, Lozère, Vienne

9

2007: Ain, Hautes-Alpes, Corrèze, Gironde, Oise, Orne, Morbihan, Var 8

2008 : Hérault, Drôme, Cantal, Charente-Maritime, Maine-et-Loire, Meurthe-et-Moselle, Nord, Saône-et-Loire, Seine-et-Marne, Deux-Sèvres, Alpes-de-Haute-Provence, Val-de-Marne

12

2009 : Ardennes, Calvados, Dordogne, Doubs, Essonne, Haute-Garonne, Ille-et-Vilaine, Indre-et-Loire, Landes, Paris, Pas-de-Calais, Puy-de-Dôme, Territoire deBelfort, Yonne

14

2010 : Meuse, Somme, Vosges, Aisne, Bas-Rhin, Haute-Saône, Haut-Rhin, Isère,Loire, Manche, Tarn-et-Garonne

11

Total 63


• Bilan quantitatif de la mise en ligne de l’ensemble du réseau des archives (mars 2010)

Nombre de pages mises en ligne : 132 187 740

Dont état civil : 119 373 690

Dont autres documents nominatifs (recensements, registres matricules, listes électorales) : 7 512 966

Dont fonds de l'enregistrement : 1 566 649

Dont archives notariales : 1 273 700

Dont presse ancienne : 897 648

Nombre d'images mises en ligne : 641 230

Dont plans (en particulier cadastre) : 285 291

Dont documents iconographiques (photographies, affiches, cartes postales, etc.) : 355 939


ARCHIVES EN FRANCENotions fondamentalesHistorique de la numérisation et évolution des enjeuxAccéder aux fonds numérisés : rapide panorama des réalisations

Un état des lieuxSite des Archives de France,

rubrique « ressources en ligne »

21

• Exemple des Archives : la rubrique « Archives en ligne »

• Sommehttp://www.somme.fr/100-pratique/Archives-et-genealogie

• Ardenneshttp://archives.cg08.fr/

• Aisnehttp://www.archives.aisne.fr/

L’affichage institutionnel

L’affichage institutionnel

La visibilité de la rubrique « Archives en ligne »

Accéder aux documents numérisés : le principe des métadonnées

Métadonnées : informations d’indexation sur les images

Informations sur les ressources,

pour les retrouverà partir d’outils de

recherche

Accéder aux documents numérisés : le principe des métadonnées

Métadonnées : informations d’indexation sur les images

Informations sur les ressources,

pour les décrire

Outils de recherche spécifiques et bases de données• Pour certains types de fonds, les services peuvent constituer

des outils de recherche spécifiques. Les bases de données sont la formule la plus couramment employée.

• Base de données et utilisation des métadonnées :Exemple de l’état-civil d’Algérie (Archives nationales d’Outre-Mer)

Archives départementales de la Mayenne : recensements de population

Les fonds iconographiques : exemple de la banque d’images Ulysse (Archives nationales d’outre-Mer)

Instruments de recherche en ligne illustrés• A l’inverse, certains services choisissent de donner accès aux

documents numérisés depuis leurs instruments de recherche encodés en ligne.

Archives départementales du Val-de-Marne : iconographie Archives départementales des Pyrénées-Atlantiques : notaires

Accès thématiques et expositions en ligne

• Certains services proposent des accès plus thématiques Regrouper des documents différents autour d’une même thématique

• Dossiers thématiquesExemple de la banque d’images des Archives nationales : Archim

• Expositions virtuellesExemple du Var

Exposition virtuelle « Trésors d’archives » des Archives départementales du Var


ARCHIVES EN FRANCENotions fondamentalesHistorique de la numérisation et évolution des enjeuxAccéder aux fonds numérisés : rapide panorama des réalisationsLes tendances actuelles : mutualisation et participation des usagers

La mutualisation des ressources

• Au-delà de la logique institutionnelle :• coopération et fédération des ressources des services• utilisation d’outils communs et standards partagés pour favoriser

l’échange et l’interopérabilité des ressources

La mutualisation des ressources

• Le référencement commun : exemple du catalogue « Patrimoine numérique » du ministère de la Culture

• permettre un accès unifié aux collections réparties dans les institutions patrimoniales

http://www.numerique.culture.fr/

Archives

Bibliothèques

Musées

Patrimoine bâti

Les portails

• Portail : une porte d’accès unique vers des ressources numériques diverses, éloignées « physiquement »

• Utilisation de technologies et standards permettant l’échange de métadonnées et l’interopérabilité :• Protocole OAI-PMH qui permet de récupérer les métadonnées

descriptives des fonds numérisés• OAI PMH = Open Archive Initiative – Protocol for Metadata Hervesting• Protocole de moissonnage des métadonnées• Fiche technique : www.culture.gouv.fr/culture/dll/OAI-PMH.htm

Les portails

• Portail culturel du ministère de la Culture : accès unique aux ressources culturelles numérisées par les services culturels

Le portail « Collections »

Les portails

• Portail archivistique de la Nouvelle-France

Les portails

Exemple : presse ancienne dans les Yvelines

Evolution du rôle de l’utilisateur

• Contexte du « Web 2.0 »• L’utilisateur est aussi bien un consommateur qu’un créateur

Wikipédia : utilisateur contributeur d’informationsFlickr : utilisateur fournisseur de documents

• Comment adapter cette logique au public des archives ?

La participation des usagersAnnotations structurées :

• Faire remplir les champs d’une base de données (généalogique en général)• AD de la Mayenne• AD des Yvelines

(participation libre)• AM de Rennes

(inscription pour un registre entier)

• AD de l’Ain (test de niveau de lecture des écritures anciennes)

La participation des usagersFournitures de contenus :

• Initiatives soutenues par le ministère de la Culture en 2010• AD Vendée : wiki

historique de la Vendée

• AD Lot-et-Garonne : fourniture de cartes postales numérisées et indexation de la base de cartes postales

2. LA POLITIQUE DE NUMÉRISATION

D’UN SERVICE D’ARCHIVES

DÉPARTEMENTALESL’exemple des Archives départementales des Vosges, par Isabelle Chave

Au sein des Archives des Vosges : la numérisation, une

activité parmi d’autres…

Le Conseil général des Vosges s'appuie :

► sur une équipe dynamique de27 professionnels (25 Conseil général Vosges+ 2 ministère de la Culture)

► sur un bâtiment fonctionnel, mais saturé (chantier d’extension de 20 km lancé pour 2011-2013)

Vue extérieure en 2008

Le personnel (presque au complet) en formation extérieureen 2007

Les grandes missions des Archives départementales des Vosges

- conserver, inventorier et communiquer 26,5 km linéaires d’archives publiques et privées, remontant au Xe siècle, et faire entrer 600 m d’archives définitives chaque année,

- assurer le contrôle scientifique et technique sur les archives de 1286 services publics répartis dans le département

- accueillir de 25 à 30 000 visites par an (consultation de documents, recherches, expositions, visites scolaires, conférences, journées d’études, formations à l’archivage),

- concevoir et animer un programme culturel et pédagogique sur l’histoire et le patrimoine des Vosges, concernant tout le ressort départemental,

- accompagner techniquement et scientifiquement les projets culturels des collectivités, des sociétés savantes, des associations et des institutions culturelles locales.

La collecte de 600 m d'archives / an auprès de 1 286 services publics :

► préfecture et sous-préfectures► conseil général des Vosges► services déconcentrés de l'Etat► organismes privés chargés de missions de service public► officiers publics et ministériels► communes, intercommunalités► établissements hospitaliers, scolaires...► chaque année, de 6 à 10 chartes

d'archivage co-signéesavec les services versants

La collecte s'étend aux archives privées, reflet

de la richesse historique des Vosges

(10 % des entrées / an) :

► archives familiales► archives d'entreprises► archives d'hommes politiques► archives d'associations

La formation à l'archivage et l'accueil de professionnels ou futurs professionnels en stage : un axe fort du service

► 2006 : 181 fonctionnaires formés à l'archivage► 2008 : 216 fonctionnaires formés à l'archivage► 2005/2007 : 30 à 40 stagiaires accueillischaque année

En plus de cycles ciblés pour les grands secteursde l’Administration publique, des partenariats avec :► l'Institut national du patrimoine► la Direction des Archives de France► les masters d'archivistique de Mulhouse et d'Amiens► le CNFPT► l'Association des maires des Vosges► le Centre régional de formation des bibliothécaires, etc. …

► 2004 : 966 m lin. classés et inventorié► 2005 : 1 047 m lin. classés + 75 inventaires nouveaux► 2006 : 1 571 m lin. classés + 83 inventaires nouveaux► 2007 : 982 m lin. classés + 129 inventaires nouveaux► 2008 : 906 m lin. classés + 90 inventaires nouveaux

- 15 agents sur 27 affectés au classement- un des premiers départements françaispar sa production annuelle d'inventaires- des qualités professionnellesentretenues par des recrutementsde personnels diplôméset par la formation continue

En 2009, 74 % des collections sont classées, donc accessibles à la recherche

► Des magasins de conservationmaintenus à 18°C et 55 % d'humidité(par climatisation dans les silos actuels)

► L'usage de conditionnements neutrespour freiner la dégradation des documents

4 missions fondamentales,qui peuvent toutes êtres reliées

à la numérisation :

- collecter- classer

- conserver- communiquer

Comment un service territorial perçoit-il la numérisation et

que recherche-t-il ?

Les 4 objectifs de la numérisationet de la mise en ligne des données numérisées

► Sortir les fonds de la consultation directe (conservation préventive)

► Réduire les déplacements du public (développement durable)

► Démultiplier la puissance de recherche par les outils d’indexation et de visualisation (amélioration du service public)

► Faire rayonner le département en plaçant les Vosges dans les échanges et les réseaux multimédia (diffusion et communication)

La numérisation, auxiliaire de la conservation préventive

L’atelier de reliure-restauration des Vosges :► restaure les fonds des Archives départementales(programme pluriannuel, accompagnementdes classements)► effectue des prestations de reliure (délibérations,état civil) pour des communes [convention Conseilgénéral/Association des maires des Vosges]► conseille en conservation préventivele reste de l'équipe► accueille en stage de futurs relieurset restaurateurs de documents graphiques

MICROFILMAGE

NUMERISATION

Les supports de substitution prolongentla politique de conservation préventive

► de 3,5 à 5 km de microfilms/an

► de 10 000 à 25 000 vues numériques/an(archivage en .TIFF et .JPG)

La salle de consultation et de recherche :► 1e vitrine des Archives départementales jusqu’à la création du site internet en 2006► de 30 à 40 000 documents originaux communiqués chaque année► l’application des lois en vigueur sur la communicabilité des archives publiques et sur la propriété intellectuelle et artistique

Origine des visiteurs en 2008 :1) Vosges2) Autres départements lorrains3) Autres régions françaises

(Alsace, Ile-de-France au 1er

chef)

Archives départementales des Vosges :25 000 visites

48%

36%

16%

La numérisation des sources généalogiques,une réponse à un public « monolithique » :

► de 25 à 30 000 visites / an depuis 2005

► une forte proportion de généalogistes (74 %, soit 20% au-dessusde la moyenne nationale, située à 56 %)

La numérisation derrière les 5 axes du projet d'établissement :

► démocratiser l’accès aux documents d’archives► attirer de nouveaux publics► valoriser le travail mené sur les fonds et leur richesse► travailler en synergie avec les autres services culturels du Conseil général► privilégier des partenariats extérieurs sur tout le territoire

Panorama des chantiers de numérisation réalisés

Les chantiers de numérisation interne depuis 1997

► 1 laboratoire de numérisation, lancé dès 1997► l'externalisation de l'argentique et la focalisation sur le tout numérique depuis 2006

Collection d’affiches(5 Fi)

Collection de cartes postales (4 Fi)

Fonds de cartes et plans anciens (2 Fi)

Fonds des images d’Epinal (48 J)

Collections photographiques(plaques de verre, négatifsphotographiques…)(Fi)

Les chantiers de numérisation externalisés :

► 3 000 000 de pages numériséesde sources généalogiques (2003-2006)

► 9 000 plans cadastraux (2007, 2010-2011)

Les choixdes modes de diffusion

Le mode de diffusion des images numériques :

► 2008-2009 : espace numérique de 14 postes (consultation intranet)► depuis le 28 / 01 2010 : mise en ligne sur le site des Archives, créé en 2006 (consultation internet)

Déjà en ligne sur vosges-archives.com :► 500 instruments de recherche► 20 000 notices bibliographiques► des ressources pédagogiques

Consultation de la base« Archives en ligne » :

http://www.vosges-archives.com

Pause…

3. MENER UN PROJET DE

NUMÉRISATIONLes principales étapes du projet de numérisation, de la préparation des documents à la mise en ligne des donnéesConseils d’organisation

Définir son projet de numérisation• Détermination intellectuelle du projet

• Un patrimoine rare, précieux, exceptionnel et d’un grand intérêt historique ou scientifique

• Des supports en danger, très empruntés ou malmenés ou bien très demandés : les documents pour les généalogistes, les plaques de verre, les films sur celluloïd, la presse...

• Coopération et concertation : des fonds complémentaires des programmes menés par les autres établissements culturels (archives, bibliothèques)

• Thématique régionale ou locale (voir l’environnement du service)

• Des fonds d'archives d'une grande richesse pour un usage pédagogique ou un usage de recherche, personnelle ou scientifique

• Des fonds originaux à faire connaître

Ex. de la Charente : les cahiers des instituteurs de 1914-1918

Définir son projet de numérisation

• Détermination intellectuelle du projet• Exemple : définition d'un projet dans le dossier de candidature au plan

national de numérisation (Ministère de la Culture et de la Communication)

1. Enjeux

2. Publics et usages

3. Thématiques, types de fonds/collections

4. Partenariats, mise en réseau

5. Impacts attendus


• Planification et organisation matérielle• Établir un calendrier :

• programme de numérisation pluri-annuel : il peut y avoir une véritable politique raisonnée de numérisation des fonds, qui s'étend sur plusieurs années

• celui-ci peut-être contraint (notamment si une institution subventionnant le projet exige des délais précis : en France, c’est le cas du Ministère de la Culture, qui impose un délai d'un an)

• il faut prévoir en conséquence l’importance matérielle des fonds qui seront numérisés, compte tenu aussi des moyens de l'organisme


• Évaluation matérielle : établir un projet réaliste selon• ses moyens financiers

de quelles ressources financières dispose-t-on ?

• ses moyens humains : combien d’agents mobilisera-t-on autour du projet ? quelle sont leur expertise et

leur formation en la matière ?

• ses moyens techniques : le projet peut-il être fait en interne ou en externe ? sur place ou chez le prestataire ?


• Moyens financiers• Financement :

• ressources propres• subventions

• Les postes de dépense :• Préparation, restauration

éventuelle des documents• Déplacement des documents• Numérisation• Achat de petit ou de gros

matériel• Livraison sur des supports• Mise en ligne, élaboration

d'un site Internet, achat et installation de logiciels

• Gestion et maintenance de la base de diffusion

• Hébergement des données• Vacataires…


• Moyens humains• Évaluer le nombre de

personnes à mobiliser autour du projet

Archives Départementales - Chef de projet

responsable du pôle Numérisation / Images et sons Suivi des projets de numérisation des AD

Archives Départementalesréférent et responsable des questions informatiques et en charge du suivi du récolement

Assure le suivi et l'interface avec la Direction Informatique pour toutes les questions techniques et logicielles.

Archives Départementales référent et collaborateur Intranet et Internet pour les AD

Participation aux travaux de numérisation.Chargé du site Internet des AD en lien avec la Direction de la Communication.

Archives Départementales référent images numérisées Contrôle des images et de la base de données

Archives Départementales référent images numérisées Contrôle des images et de la base de données

Archives Départementales référent collecte et traitement des fonds

Préparation, conditionnement, récolement des collections

Archives Départementales référent collecte et traitement des fonds

Préparation, conditionnement, récolement des collections

Direction Informatique Chef du service études Serveurs / solutions logicielles / maintenance

Direction Informatique Analyste-programmeur études intégration solutions achetées

Serveurs / solutions logicielles / maintenance

Direction de la communicationConcepteur réalisateur multimédia,correspondant pour les AD pour toutes les questions Internet

Contrôle des contenus et de la présentation sur le site Internet selon la Charte graphique départementale. Correspondant pour toutes les questions relatives à l'Internet pour les AD.

Définir son projet de numérisation• Moyens techniques et environnement de numérisation

• sur place ? possible si le centre est suffisamment équipé, mais plutôt rare et surtout pour

des petites opérations ponctuelles

• chez un prestataire ? faire attention aux conditions de stockage des documents prévoir les risques liés au transport

• sur place par un prestataire ? avantageux pour documents précieux et/ou fragiles nécessite toutefois d’avoir une surface de travail importante


Exemple de planification du projet « Archives généalogiques » aux Archives départementales des Vosges

L’impact sur le service ?

- Le budget- Le travail en mode projet

- Les profils des collaborateurs- Les partenariats extérieurs

Les grandes étapes du projet « Archives généalogiques » :

- inscription de l’action au plan quadriennal (1999-2002)

- récolement des collections : estimation quantitative

- lancement du marché par appel d’offres

- début de la prestation : 5 février 2003

Le projet « Archives généalogiques » en quelques chiffres :

- calendrier programmé sur 36 mois

- 2 795 812 vues numériques

- 5 435 cartons d’archives traités

- poids total de 7 To (pour les seules images)

Le projet « Archives généalogiques » en quelques chiffres :

- marché triennal de 656 365 €- coût total investissement : 967 260 €

- coût fonctionnement : 18 500 € par an

PartenariatGAÏA

18500€/an Numérisation

656365 €

Acquisition matériel

informatique phase 1

310895 €


• Établir un calendrier prenant bien en compte les spécificités et la durée de chaque étape du projet• Evaluation matérielle et préparation des documents

• récolement, • constat d’état, • restauration préalable,• élimination des doublons, mise à plat, reconditionnement• marquage des documents, préparation en vue de les fournir à l’opérateur

de numérisation

Evaluation matérielle

• Plus on aura évalué précisément la quantité de documents à évaluer, plus le projet pourra se dérouler facilement• Phase d'inventaire et de repérage des documents que l'on souhaite

faire numériser• Exemple :

"Le projet porte sur la numérisation des plaques de verres et d'un registre des procès verbaux d'assemblée (...).

7358 plaques de verres et gélatines souples (...). 1 registre des procès verbaux d'assemblée (...)".

Type de documents Nature du support Nombre de documents

Plans et croquis d’architecture

PapierCalque (souvent

dégradé)Papier carbone bleu

780(formats divers : de

29,7 x 21 cm à 80 x 105 cm)

Carnets de croquis Papier Calque (1 carnet) 8

Registres de comptes Papier, reliure en cuir 2 (34 x 23 cm)Cahiers d’attachements (reliés – reliuresouple – ou brochés) Papier 99

(29,7 x 21)

Factures, dossiers relatifs aux pensions desouvriers, correspondance Papier

Non chiffré(format habituel :

29,7 x 21)

Evaluation matérielle• Exemple : Archives départementales de l’Aube


• Établir un fichier de récolement• document primordial et obligatoire• permet dans un premier temps au prestataire de vérifier si tous les

documents sont bien livrés• ce document sera par la suite complété par le prestataire qui pourra y

reporter le nom des vues correspondantes aux documents décrits

Exemple (AD Haute-Vienne)


Le circuit de numérisation :8 étapes sur 1 cycle de 3 à 5 semaines

Étape 1 Recensement des registres conservés. Déplacement en commune si nécessaire pour le prêt de documents originaux non conservés aux Archives.

Mobilisation d’1 personne

Étape 2 Définition des lots, comptage des pages, répartition en cartons de transport et saisie des données sur Excel.

Mobilisation de 4 personnes

Étape 3 Contrôle de l’état des documents par l’atelier reliure-restauration.


Étape 4 Prise en charge des documents et transmission des fichiers de la « base de connaissance et de contrôle de la prestation ».




• Rédaction d’un cahier des charges de numérisation, appel d’offre et marché public pour le choix d’un prestataire de numérisation

• Récupération des documents par l’opérateur de numérisation• Numérisation des documents, production des données

Étape 5 Numérisation par l’atelier de numérisation externalisé, installé à Epinal


Numérisation en niveaux de gris ; format PNG ; poids entre 2 Mo et 4 Mo





• Contrôle qualité des données fournies par l’opérateur de numérisation• Retour des documents dans le service

Fichier de récolement complété et finalisé – Suivi de la production

103

Le prestataire a complété le bordereau de récolement initial avec les identifiants des supports de livraison (ici CD-R) et le nom des répertoires contenant les vues numériques correspondantes.

Étape 6 Réception des documents et contrôle de l’état au retour.


Étape 7Réception des disques.Contrôle quantitatif et qualitatif.Validation de la livraison.


Étape 8Réintégration ou restitution des registres prêtés.


Définir son projet de numérisation• Établir un calendrier prenant bien en compte les spécificités et

la durée de chaque étape du projet• Evaluation matérielle et préparation des documents




• Indexation des vues• Chargement des données dans les infrastructures de stockage et les

applications de consultation

Étape 9- Déchargement des disques sur le serveur- Conversion du format PNG en JPEG.- Vignettage en compression 30% et 70%.Mobilisation d’1 personne / intervention équipe informaticiens

Étape 10Importation des données dans la base documentaire

Mobilisation d’1 personne / intervention équipe informaticiens

Étape 11Association images et documentaire


Définir son projet de numérisation• Établir un calendrier prenant bien en compte les spécificités et

la durée de chaque étape du projet• Evaluation matérielle et préparation des documents




• Indexation des vues• Chargement des données dans les infrastructures de stockage et les

applications de consultation

Attention à ne pas sous-estimer la durée

de ces étapes.

Bilan

• Evaluer l’accueil du public et mesurer les conséquences sur le service par rapport à la communication

L'évaluation de la numérisationet les conséquences en termes

de diffusion

Exemple du département de la Sarthe (390 000 habitants) :passage de 7 000 à 30 000 connexions mensuelles par des internautes individuels dès le 1er mois de la mise en ligne des sources généalogiques (2007).

Le site vosges-archives.com avant la mise en ligne (juin 2006-décembre 2009) :En 3 ans, plus de4 millions de connexions cumulées hommes et robots

0

100 000

200 000

300 000

400 000

500 000

600 000

2008

2009

2010 Le site vosges-archives.comdepuis la mise en ligne(janvier-novembre 2010) :Passage de 150 000 à 567 000 connexionsannuelles hors robots et moteursde recherche

1. Nombre de connexions annuelles (hors robots)

0

10 000

20 000

30 000

40 000

50 000

déc-09

sept-10

2. Nombre de connexions mensuelles (hors robots)

- Communication autour de la mise en ligne- Evolution des modes de recherche

- Evolution de la fréquentation de la salle de lecture

4. RÉDIGER UN CAHIER DES

CHARGES DE NUMÉRISATIONLe cahier des clauses techniques particulières (CCTP) et ses principales clauses

Le cahier des charges• Dans le cas d’une prestation externe qui fera l’objet d’un marché

public (majorité des cas en France), le commanditaire doit rédiger un cahier des charges définissant au moins au prestataire de numérisation :• l’objet du projet de numérisation et le résultat attendu

• une liste détaillée des documents transmis pour la numérisation, avec une estimation du nombre d’images que leur numérisation va générer

on indique ainsi souvent un nombre approximatif de pages ou de documents iconographiques

• les différentes étapes du projet et le périmètre de la prestation :

livraison des documents physiques, numérisation selon des critères techniques bien définis, périodes de contrôle de qualité, indexation des vues, livraison des images au commanditaire…

Le cahier des charges• Guide d'écriture d'un cahier des charges de numérisation

(Archives de France) :• Site ADF : Gérer les archives > Numérisation

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/1308http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/1309http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/1310

• Guide d'écriture d'un cahier des charges de numérisation de la presse

• Guide d’écriture d’un cahier des charges de numérisation des fonds sonores et audiovisuels

1. Contexte et objectifs

Décrire la nature et l'objectif général du marché :

commanditaire,

types de documents concernés,

résultat attendu, l'exploitation prévue, les usages envisagés,

périmètre de la prestation,

relations éventuelles avec d'autres prestataires chargés de tâches différentes comme le contrôle ou la diffusion.

1. Contexte et objectifs

Décrire la nature et l'objectif général du marché :

Archives départementales de Seine-Saint-Denis - Photographies -2006

L’opération consiste à numériser des collections de photographies (tirages positifs noir et blanc) conservées aux Archives départementales de la Seine-Saint-Denis, et notamment une partie des collections déposées par le journal L’Humanité. Ces collections pourront être communiquées au public sur un support numérique, qui offrira de surcroît de nouvelles possibilités de recherche. Sous un format compressé, les images pourront être utilisées pour valoriser les fonds à travers des applications intranet/internet ou extranet et divers projets multimédias.

L’opération comprend la numérisation des phototypes et le gravagedes fichiers résultant de cette numérisation sur des CD-R.

Pour ce faire, le titulaire de l’opération doit respecter les prescriptions techniques décrites dans le présent cahier des clauses particulières.

2. Résumé des prestations à réaliser

Nature des prestations à réaliser

Quantité de documents à traiter

2. Résumé des prestations à réaliser

Archives du Morbihan (2007)Le nombre total de documents à numériser s’élève à environ 6 500 vues réparties en feuilles volantes ou en atlas.

Opérations à effectuer :

•numérisation des documents ;

•attribution de noms aux fichiers numérisés ;

•fourniture de disques durs aux Archives départementales du Morbihan contenant tous les

•répertoires et fichiers issus de la numérisation en vue des contrôles. Ces disques durs seront restitués vierges à la fin de la prestation ;

•fourniture finale de CD-R en double exemplaire contenant les images numérisées.

3. Présentation des documents à numériser

Décrire en détail les documents qui font l’objet de la prestation

Préciser notamment : si numérisation en simple ou double page pour les registres

cas des pages blanches

si documents fragiles à manipuler avec précaution

s'il y a des opérations de manipulation supplémentaires à faire par le prestataire (dépliage…)

4. Décomposition en sous-ensembles

Préciser le découpage de la prestation en unités pouvant donner lieu à des livraisons successives par le prestataire, et qui peuvent correspondre à des envois échelonnés de documents ou à des tâches distinctes à effectuer sur les documents.

Par exemple regroupement de documents de même nature en lots

Distinction de plusieurs opérations

numérisation puis océrisation pour la presse par exemple

5. Déroulement et délais d’exécution

Enchaînement des envois ou des tâches

Délais de réalisation et de contrôle associés préciser les délais et la durée des phases de contrôle (à ne

pas sous-estimer)

Phase de test précédant le début de la production étalonnage de la chaîne de numérisation

tests et contrôle qualité pendant la prestation

5. Déroulement et délais d’exécution

Archives départementales de Seine-Saint-Denis -Photographies - 2006

"Le délai maximum de livraison par le titulaire ne pourra excéder 60 jours après envoi du bon de commande.

La livraison de la commande correspond à la restitution par le titulaire des documents à numériser et à la réception par la Personne publique des CD-R contenant les fichiers numérisés.

La Personne publique dispose d’un délai de 3 mois pour effectuer les opération de contrôle de la prestation. Ce délai court à compter de la date de livraison."

6. Conditions générales d’exécution

Préciser les règles de base qui devront être suivies tout au long de la prestation et qui guideront les relations entre le prestataire et le commanditaire

respect des documents

reproduction fidèle

énonciation des documents échangés entre les acteurs

rôles respectifs des acteurs

mode de suivi de la prestation…

7. Mise à disposition des documents à numériser et du fichier de récolement

Manière dont les documents ont été préparés (préparation des envois, identification et marquage des documents, classement par formats, conditionnement…)

Forme du bordereau qui les accompagne (forme papier et/ou électronique, informations contenues).

7. Mise à disposition des documents à numériser et du fichier de récolement

8. Prise en charge, transport et stockage des documents

Définir précisément les rôles du prestataire et du commanditaire pour la prise en charge, le transport et le stockage des documents et les contraintes qui s’appliquent à chacune de ces tâches, notamment en matière de sécurité.

Attention aux règles de franchissement des frontières.

9. Vérification des documents et signalement des anomalies par le

prestataire Prescrire la vérification, par le prestataire, dès

réception, de l’adéquation entre le contenu du fichier de récolement et les documents à numériser, et, tout au long de la prestation, le signalement des problèmes dès qu’ils se présentent.

Le déroulement de la prestation doit être très précisément encadré dès le départ.

9. Vérification des documents et signalement des anomalies par le

prestataire Archives nationales d'outre-mer

Avant la numérisation, l’opérateur vérifiera l’adéquation entre les informations de référence contenues dans le fichier de récolement et les documents concernés, à charge pour lui de demander tout complément d’information auprès du commanditaire pour assurer la prestation dans les meilleures conditions.

Le prestataire devra s’assurer, dès la prise en charge des documents puis dans le flux de la production, que ces derniers sont bien numérisables selon les exigences définies dans le CCTP et dans l’éventuelle phase de tests. Tout document qu’il considèrera comme non numérisable devra être signalé au commanditaire avec le motif précis du rejet (exemples de défauts entraînant un rejet : documents très pâles ne permettant pas ou très mal, de lire les informations qui y sont contenues, variations importantes et répétées de densité entre des documents constituant des séquences, ouvrage qui s’ouvre mal et génère un manque important de lisibilité dans la reliure).

10. Manipulation des documents

Interdire toute intervention non autorisée sur les documents originaux à numériser.

L'usage de gants peut être imposé.

11. Étalonnage de la chaîne de numérisation

Décrire le type de procédure qui doit être mise en oeuvre par le prestataire pour régler sa chaîne de numérisation avant le début de la production, en accord avec le commanditaire, et pour contrôler le maintien du réglage initial tout au long de la prestation.

mise en œuvre des spécifications techniques

utilisation de mires colorimétriques pour calibrer la chaîne

utilisation de règles pour vérifier la résolution des images

12. Caractéristiques des fichiers images à fournir

Caractéristiques techniques (agrandissement, résolution, colorimétrie, échantillonnage, profil colorimétrique, format de fichier, type et taux de compression, post-traitement…) Intérêt de la numérisation en couleur aujourd’hui

Il est recommandé de faire des tests chez le prestataire lors du début de la phase de production

Distinction fichier de diffusion / de conservation pas forcément nécessaire

Utilité du format JPEG

La colorimétrie

• Noir et blanc : 2 informations de couleur possible• Niveaux de gris : 256 informations de couleur• Couleur : 16,7 millions de couleurs

La résolution

• exprimée en dpi : dot per inchou : « nombre de points par pouce » (1 pouce = 2,54 cm)

Le point est aussi couramment appelé pixel

• il s’agit du niveau de précision avec lequel l’image est capturée et restituée

Les formats d’image• Aujourd’hui les formats

d’images les plus utilisés sont :• TIFF (compression LZW) : haute

qualité. Fichiers de conservation pour les documents textuels en noir et blanc voire niveau de gris. Utilisé également pour la photographie, couleur ou noir et blanc.

• JFIF, compression JPEG : format utilisé à la fois pour de la conservation (faible compression) et la diffusion (compression moindre)

• PNG et JPEG2000 sont marginaux• Le PDF est aussi utilisé pour

assembler plusieurs images dans un seul document

TIFF non compressé

Compression TIFF LZW Compression PNG

Compression JPEG

éch 12

Compression JPEG

éch 7

Compression JPEG

éch 1


Mode de nommage des fichiers image

Norme ISO 9660

Exemple : Archives nationales d’Outre Mer

FRANOM00_000AAA_000RR_0000.ext

FRANOM05_638BPA_014_0001.JPG

id. service

n°opération

territoire localité

id. registre

n°vue

format fichier


Métadonnées techniques des images

Métadonnées externes / internes

13. Indexation

Préciser, le cas échéant, les travaux d’indexation à réaliser par le prestataire, en particulier les types d’informations à relever. Principe : création de métadonnées sur le contenu

intellectuel des documents (descriptions, mots-clés)

Indexations simples pour le prestataire de numérisation

Indexation fine et complexe en interne ou autre prestation (prestataire de gestion documentaire)

13. Indexation

Archives départementales de l'Ain - Registres matricules militaires - 2006

"Une indexation sera faite pour les formats de registre double page :

•Nom en lettres majuscules (ex : SYLVESTRE),

•Prénoms avec 1ère lettre en majuscule et suivantes en minuscule (ex : Jules), puis un espace pour séparer les éventuels autres prénoms (ex : Jules Romain),

•N° matricule en chiffre avec quatre chiffres (ex : 0001),

•Nom de l’image : AD01_3RMAT_BOURG_0001_0025.JPG

•L’indexation se fera sur quatre champs distincts, soit : nom, prénoms, numéro de matricule et nom d’image. Il y aura autant de lignes d’indexation que de noms mentionnés sur la double page. Les nom et prénoms du candidat au remplacement seront eux aussi indiqués, s’il y a lieu, sur une ligne distincte.

•Le fichier fourni sera enregistré aux formats suivants : .txt .csv."

14. Fichier de récolement complété et finalisé – Suivi de la production

Définir les informations qui doivent être fournies par le prestataire pour le suivi de la production et à l’issue de celle-ci et la forme sous laquelle ces informations doivent être remises.

14. Fichier de récolement complété et finalisé – Suivi de la production

15. Contrôle de la production par le prestataire

Définir certaines modalités de contrôle de la production par le prestataire.

Définition d'un échantillonnage

Exemple : le commanditaire et le prestataire s'accordent sur un niveau de qualité acceptable de 0,65 %, c'est-à-dire admettent la possibilité que 0,65 % des images soient défectueuses, pour un critère donné.

16. Livraison des images numériques

Mode de livraison des documents numérisés et des autres produits de la prestation

Conditionnement et nommage des supports

Préciser si le support est un simple support de livraison ou s’il servira aussi de support de conservation.


Archives nationales d'Outre-Mer Nommage des supports optiques

Chaque CD-R produit doit posséder un identifiant unique défini selon l'exemple suivant :

•FRANOM05_A0001

Avec pour détail,•FRANOM = Identifiant ORGANISME détenteur des archives numérisés (commanditaire). Ici, France, Archives Nationales d’Outre-Mer

•05 = Identifiant OPERATION de numérisation. Ici, le numéro 05 désigne l’opération de numérisation des registres d’état civil des anciennes colonies.•A = Identifiant STATUT du support (A pour Archives, L pour Lecture)

•0001 = Identifiant NUMERO d’ordre du support (doit toujours commencer à 0001 pour chaque série A et L)


Archives nationales d'Outre-Mer Organisation des fichiers sur le support de livraison

Sur chaque support livré, les informations fournies sont organisées en 4 dossiers :

•le dossier INFOS, qui donne des informations administratives et techniques sur l'opération de numérisation ;

•le dossier IMAGES, qui contient les fichiers images produits ;

•le dossier RECOLEMENT, qui contient le fichier de récolement complété par le prestataire concernant l'ensemble du lot ;

•le dossier INDEXATION, qui contient les fichiers d'indexation relatifs aux fichiers du dossier IMAGES.

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Que choisir comme support ? Des supports physiques type CD ou DVD-R

− Relativement maîtrisés à condition de mettre en place des procédures garantissant la qualité du gravage et du support /garantissant les surveillances d'échantillons représentatifs réguliers : voir à ce sujet les études du LNE commandées par les Archives de France.

− Principales limites : la volumétrie− Procédures très manuelles, à moins d'opter pour des systèmes

automatisés de récupération des supports− Pas d'outils sur le marché qui permettent par exemple de procéder à

des migrations massives de données inscrites sur un DVD-R vers d'autres DVD-R, voire d'autres types de supports (mais en cours d'étude par le LNE ; coopération avec le centre d'Espeyran)

La conservation des documents numérisés

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Que choisir comme support ? Le stockage sur des bandes / cartouches ou même des disques

magnétiques− Moins onéreux, plus simple, se prêtent aux volumétries

importantes− Mais sans maîtrise technique : pas de réponse sur la fiabilité des

nouvelles générations de disques durs (étude Google)− Stratégies de contournement :

on migre systématiquement au bout d'une durée N (par exemple les bandes) on réplique l'information sur des sites distants


151

L’externalisation du stockage Distinguer :

Hébergement des données, confié à un prestataire de site web ou de numérisation : cela concerne les données de diffusion

Conservation des données sources, desquelles on dérive les données de diffusion : véritable archivage des données


17. Contrôle des prestations par le commanditaire

Modalités du contrôle de qualité de la prestation

Niveaux de qualité acceptables

Actions correctives à mener par le prestataire en cas de non conformité.

Ces clauses doivent être particulièrement précises !

17. Contrôle des prestations par le commanditaire

Erreurs majeures (exemples) : absence du fichier de récolement finalisé par le prestataire

non conformité des supports et des formats de fichiers numériques

non conformité du nommage appliqué aux supports, dossiers, fichiers et images

non conformité des répertoires et des structures de fichiers

incohérence dans le contenu des champs principaux du fichier de récolement

absence d’indexation demandée

numérisation incomplète (documents non reproduits)

fichier numérique détérioré (ne s’ouvre qu’en partie par exemple) et inexploitable

caractéristiques des fichiers images non conformes (format et éventuellement le type de compression, modèle colorimétrique, résolution, échantillonnage)

dérive importante, à définir, en chromie ou/et en densité par rapport aux fichiers de référence…

images tronquées

fichiers illisibles ou très dégradés en netteté

18. Assurances – Dommages aux documents

Obliger le prestataire à prendre une assurance adaptée au risque et préciser le dédommagement qui sera dû par le prestataire s’il abîme ou perd les documents qui lui ont été confiés.

18. Assurances – Dommages aux documents

Exemple (plans cadastraux) :L’opération est effectuée dans les ateliers du prestataire, qui doit souscrire une police d’assurance. Celle-ci couvre chaque plan à hauteur de 500 € pour risque de dégradation ou de destruction dans les locaux du prestataire ou au cours du transport. Les frais de transport sont à la charge du prestataire. Celui-ci doit faire clairement apparaître les coûts de l’assurance et du transport.

19. Utilisation des documents et des images numériques par le prestataire

Préciser les limitations de droits qui s’appliquent à l’utilisation par le prestataire des documents originaux et des images numériques produites.

20. Protection du droit de reproduire

Préciser que le prestataire ne doit pas utiliser de technologies qui empêcheraient ou limiteraient la reproduction ultérieure des fichiers numériques par le commanditaire.

21. Droits d’auteur

Préciser que le prestataire n'acquiert pas de droit d'auteur sur les images numériques qu'il produit.

22. Garanties

Durée pendant laquelle le prestataire s’engage à conserver les produits de la prestation et au-delà de laquelle les images doivent être détruites

Modalités selon lesquelles le commanditaire peut obtenir copie des images en cas de sinistre.

5. EXERCICE PRATIQUEAnalyse de deux cahiers des charges de numérisation

Les principales clauses

WEBOGRAPHIE UTILE

Site des Archives de France

=> rubrique « Numérisation », guide d’écriture d’un cahier des charges de numérisation

=> rubrique « Stockage », recommandations sur les supports

=> rubrique « Ressources en ligne », état des lieux des réalisation des services d’archives, bases de données, ressources numériques

www.archivesdefrance.culture.gouv.fr

Site numérisation du patrimoine culturel

- actualités,- catalogue des fonds culturels numérisés, - fiches juridiques et techniques, dont un modèle de CCTP

www.numerique.culture.frwww.culture.gouv.fr/mrt/numerisation/index.html

Site de la Bibliothèque nationale de France

www.bnf.fr > Professionnels >Numérisation et données numériques

http://bibnum.bnf.fr(Espace professionnel de publication sur le document numérique : charte technique de numérisation, éléments de préservation du document numérique...)

www.bnf.frhttp://bibnum.bnf.fr

Site de la Mission de l’Information scientifique et du Réseau documentaire (MISTRD)

=> rubrique « Numérisation des collections », dont « Cadrer un projet de numérisation ») www.sup.adc.education.fr/bib/

Site de l’IRHT

didacticiel d’imagerie numérique

www.irht.cnrs.fr/formation/cours/acq/numerique.htm

Site de la bibliothèque de l’université Cornell

www.library.cornell.edu/preservation/tutorial-french/contents.html