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  • Document numérique. Volume 6 – n° 1-2/2002, pages 81 à 97

    La numérisation des catalogues : une analyse rétrospective

    Sarra Ben Lagha

    Inforge, Ecole des HEC, Université de Lausanne BFSH1, 1015 Lausanne

    Sarra.benlagha@hec.unil.ch

    RÉSUMÉ. Dans le secteur des bibliothèques, toutes les activités professionnelles reposent sur la création et la gestion des catalogues. Le passage des catalogues papiers aux catalogues numériques est un projet ambitieux dont la complexité est difficile à prévoir et à gérer. Dans cet article nous nous intéressons aux problèmes posés par la mise en œuvre pratique d’un tel projet. Nous commençons par définir les catalogues bibliographiques, puis la problématique de leur mise en réseau. Nous abordons par la suite les modalités et les difficultés de leur numérisation. Nous terminons enfin cet article par une étude de cas et une conclusion.

    ABSTRACT. In the sector of the library all the professional activities reset on the creation and the management of the catalogues. The digitalization of those is an ambitious project whose complexity is difficult to evaluate and to manage. In this paper we are interested with in the problems arising at the practical implementation of such a project. We start by an introduction, then we define the bibliographical catalogues, and explain the difficulties of their federation and networking. We then discuss the methodologies of their digitalization. And we finally present a case study followed by a conclusion.

    MOTS-CLÉS : notice bibliographique, catalogue, numérisation, normes et standards.

    KEYWORDS: bibliographic record, catalogues, digitalization, standards.

  • 82 DN – 6/2002. Les dossiers numériques

    1. Introduction

    Chaque secteur professionnel manipule et gère des dossiers, plus ou moins évolutifs, plus ou moins complexes et plus ou moins volumineux. Dans le secteur des bibliothèques, on gère des périodiques et des monographies qui ont un cycle de vie (acquisition, catalogage, prêt, etc.) et pour cela on utilise des « dossiers ». Mais plutôt que d’associer un dossier à chaque ouvrage, chaque étape du cycle de vie de ce dernier engendre la création ou la mise à jour d’un document dans un ou plusieurs dossiers (fichier de commande, livre d’inventaire, catalogue matière, catalogue auteur, etc.). Aujourd’hui, on s’imagine mal que pour trouver un livre, il faut se déplacer jusqu’à la bibliothèque, chercher les fichiers (physiques), ouvrir des tiroirs en acier et faire défiler des fiches cartonnées rédigées selon un format peu convivial et classées par ordre alphabétique. Pourtant, dans la période de transition qui caractérise actuellement la production et la diffusion de l’information scientifique et technique, tous les pays ne se trouvent pas au même niveau (Guinchat et al., 1989).

    Le passage du papier au numérique est un projet ambitieux dont la complexité est difficile à prévoir et à gérer. Dans cet article nous nous intéressons aux problèmes posés par la mise en œuvre pratique d’un tel projet dans le secteur des bibliothèques. Nous commençons par définir les catalogues bibliographiques, puis la problématique de leur mise en réseau. Nous abordons par la suite les modalités et les difficultés de leurs numérisation. Nous terminons enfin cet article par une étude de cas et une conclusion.

    2. Les catalogues bibliographiques

    Pour qu’il soit disponible pour les lecteurs, tout document doit être catalogué. Cataloguer un document consiste à créer et lui associer une notice bibliographique dans un catalogue. Il existe des formats normalisés de structuration et de représentation de ces notices. Un exemple de notice bibliographique du « Dictionnaire critique de la révolution française de F. Furet », telle qu’elle figure dans le catalogue de la Bibliothèque nationale de France (BNF, 2002) selon le format UNIMARC (BNF, 1994) est illustré par la figure 1. Si un tel format est très utile pour des catalogueurs professionnels, il est loin de l’être pour les lecteurs qui voudraient rechercher à un ouvrage et y accéder dans une bibliothèque. Pour cela, il existe un autre format plus restreint et plus lisible pour présenter une notice aux lecteurs, c’est le format ISBD (International Standard Bibliographic Description). La figure 2 illustre la même notice bibliographique que la figure 1 mais exprimée en format ISBD. Ces deux formats justifient la gestion et la maintenance de deux catalogues : le catalogue professionnel et le catalogue public (destiné aux lecteurs).

    Un catalogue se présente comme un ensemble de fiches classées par ordre alphabétique. Suivant le mode d’accès (titre, auteur, localisation...) on a besoin de

  • Numérisation des catalogues 83

    catalogues différents. On distingue ainsi, du côté des lecteurs, le catalogue matière, le catalogue auteur, le catalogue géographique, etc., et du côté des professionnels le catalogue topographique (nécessaire à l’inventaire), le catalogue chronologique (classement par numéro d’entrée du document dans le fonds documentaire), etc. L’élément d’accès à la notice dans un fichier (ou catalogue) s’appelle la vedette ou l’autorité. On parle alors de vedette-matière, vedette-auteur, etc.

    Figure 1. Notice bibliographique au format UNIMARC

    Les données bibliographiques d’une notice se répartissent en : zones descriptives permettant d’accéder à la notice par le titre ; zones d’accès normalisé permettant d’accéder à la notice le plus souvent par l’intermédiaire de la liste de vedettes ou des autorités et zones de liens permettant de lier une notice bibliographique à une autre

  • 84 DN – 6/2002. Les dossiers numériques

    notice bibliographique (pour faire référence à l’ouvrage en langue d’origine s’il s’agit d’une traduction par exemple).

    Figure 2. Notice bibliographique au format ISBD

    La création d’une notice se fait selon deux processus. Le premier est quasi automatique ; il consiste à remplir les champs descriptifs de la notice tels qu’ils figurent sur le document à cataloguer (titre exact, auteur, maison d’édition, etc.). Le second consiste à décrire par un ensemble de mots, de quoi parle le document ; c’est l’indexation. L’indexation d’un document est un processus intellectuel assez délicat qui dépend fortement du catalogueur. De la compétence de ce dernier et de sa maîtrise du sujet traité dépend la qualité de l’indexation et donc la facilité de retrouver le document par les utilisateurs suite à une recherche par thème ou par sujet. L’indexation consiste à associer des descripteurs au document. Ces descripteurs peuvent être des mot-clés librement définis par le catalogueur suite au seul examen du document à indexer, ou un ensemble de termes issus de la confrontation du document au notions déjà présentes dans un référentiel, c’est-à-dire un langage documentaire (liste de vedettes-matières, thésaurus ou classification) (Aitchison et al., 2002 ; Chan, 1994 ; Markey, 1986 ; Mortimer, 1999). On parle alors d’indexation libre et d’indexation contrôlée.

    La notice ainsi établie est appelée notice bibliographique. Pour gérer les exemplaires, on crée en général des notices d’exemplaires qu’on rattache à la même notice bibliographique. La notice d’exemplaire et sa notice bibliographique constituent une notice catalographique. Cette dernière contient des informations concernant le numéro d’exemplaire, le statut (prêtable, exclus du prêt, etc.), la situation (en reliure, en prêt, disponible, etc.), la cote qui indique l’emplacement physique de l’ouvrage sur les rayons, etc.

    En plus des notices bibliographiques, la bibliothèque gère des notices d’autorité. Les autorités définissent la forme qui fait autorité pour une entité (personne physique, collectivité, titre uniforme, mot-matière) et qui doit être utilisée comme vedette dans les notices bibliographiques. Pour donner un exemple, nous avons cherché comment s’écrit le nom de la personne la plus recherchée sur terre en ce moment, nous avons trouvé six formes différentes en écriture latine : Usama Bin Laden, Osama Bin Laden, Oussama Ben Laden, Osama Ben Laden, Osama Bin

  • Numérisation des catalogues 85

    Ladin et Ussamah Bin Laden. Un accès au catalogue par auteur, doit refléter tous les ouvrages écrits (ou traduits) par un même auteur quelle que soit la transcription de son nom. Le fichier d’autorité définit pour cela la forme retenue et les formes rejetées. Comme les notices bibliographiques, les notices d’autorité ont aussi des formats normalisés. La figure 3 illustre la notice autorité-matière liée à la notice bibliographique de la figure 1 ; le symbole « < » désigne les termes exclus, « >>> » désigne les termes spécifiques.

    Figure 3. Exemple de notice d’autorité

    3. La problématique de la mise en réseau

    La coopération et l’échange des données et des informations sont des concepts ancrés dans l’esprit et les pratiques des professionnels des bibliothèques. D’une part, parce que dans ce domaine on a toujours été conscient du fait qu’il est impossible de se procurer, par ses propres moyens, tous les documents dont on aurait besoin, et, d’autre part chaque ouvrage étant édité en centaines d’exemplaires, pour tout document qui arrive dans une bibliothèque, il y a de très fortes chances qu’un exemplaire ait déjà atterri dans une autre bibliothèque et qu’il y soit déjà catalogué. Pour éviter le travail en double d

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