la gestion des biens immobilisÉs pratique des immobilisations - gvp/df - 2 ce guide a pour but...

L A G E S T I O N D E S B I E N S

I M M O B I L I S É S

Guide pratique

Guide pratique des immobilisations - GVP/DF - 1


Ce guide a pour but d’apporter aux gestionnaires, administrateurs et chercheurs les informations utiles à la détermination, l’évaluation et le suivi des biens qui seront inscrits à l’actif du bilan de l’établissement.

Ces investissements, destinés à servir de façon durable à l'activité ou à la mission de l'établissement, font l’objet d’un traitement précis tout au long de la durée d’utilisation depuis leur réception et mise en service (départ des amortissements) jusqu’à leur sortie de l’actif.

Différents aspects seront abordés :

- « Organisationnel » : en définissant le rôle de chaque acteur

- « Métier » : en présentant le périmètre, les règles et les traitements comptables relatifs à ces biens mais également les méthodes d’évaluation, de contrôle et de recensement physique. Des fiches pratiques seront annexées à certains de ces chapitres.

- « Outil » : en incluant un manuel utilisateur

o de la Direction Nationale d’Interventions Domaniales (DNID)

Enfin, un glossaire est présenté en fin de guide afin d’appréhender les principaux termes propres aux « immobilisations ».


Document préparé par S. Longo

Documents en référence Documents en annexe

INSTRUCTION CODIFICATRICE

N° 02-038-M91 du 30 avril 2002

RÉGLEMENTATION FINANCIÈRE ET COMPTABLE DES ÉTABLISSEMENTS PUBLICS NATIONAUX À CARACTÈRE ADMINISTRATIF ANALYSE Tome 3 - Volumes 1 et 2 "Comptabilité" : 1ère mise à jour Date d’application : 01/01/2002 INSTRUCTION CODIFICATRICE

N° 06-007-M9 du 23 janvier 2006 PASSIFS, ACTIFS, AMORTISSEMENTS ET DEPRECIATIONS DES ACTIFS ANALYSE Règlements du comité de la réglementation comptable. Mise à jour des instructions M9

Article L3212-2

Article L3211-18

Article L70

Article L77

Article A114

Note du 19 mars 2009 Service France Domaine : Matériel informatique

Plan comptable

Détail de certains comptes d’immobilisation

extranet DNID

Liste des Commissariats aux ventes

Glossaire

DEMANDE DE REFORME D’UN MATERIEL (Annexe 1)

PROCES VERBAL DE REMISE AUX DOMAINES (Annexe 2)

PROCES VERBAL DE MISE A DISPOSITION D’UN BIEN (Annexe 3)

PROCES VERBAL DE REFORME D’UN MATERIEL (Annexe 4)

CERTIFICAT DE RADIATION D’INVENTAIRE (Annexe 5)

ATTESTATION DE CESSION GRATUITE DE MATERIEL INFORMATIQUE (Annexe 6)

DEMANDE DE TRANSFERT DE MATERIELS (annexe 7)

http://extranet.ventes-domaniales.fr/index.php


PREMIERE PARTIE : ORGANISATION AU SEIN DE L’IRD

Qui est le responsable des biens ? 11 Quels sont les niveaux d’intervention dans la gestion des biens immobilises ? 11

Le niveau local Le niveau régional Le niveau central

Quels est le rôle des différents acteurs intervenant dans la gestion des biens immobilisés ? 12

Gestionnaire/ordonnateur � Le Chargé d’inventaire � Le Gestionnaire des biens

� La Cellule Gestion et Valorisation du Patrimoine

Comptable � Agent comptable secondaire

� Agent comptable principal

DEUXIEME PARTIE : ACHAT ET ENREGISTREMENT DU BIEN Qu’est-ce qu’un actif immobilisé ? 15

les immobilisations incorporelles les immobilisations corporelles les immobilisations financières

Qu’est-ce qu’un élément d’actif ? Comment évaluer une immobilisation ? 16

Généralités Détermination de la valeur du bien � Les immobilisations acquises à titre onéreux par l’établissement � Les acquisitions d’immobilisations avec reprise de matériel � Les immobilisations produites par l’établissement � Les immobilisations acquises à titre gratuit � Les travaux d’entretien et de réparation � Les immobilisations affectées ou remises en dotation par l’état

Quel impact a le financement du bien sur son enregistrement comptable ? 23

Origines du financement Propriété du bien � Bien financé par l'IRD et acquis en pleine propriété � Bien cofinancé et acquis en pleine propriété par l’IRD � Bien cofinancé et acquis en copropriété � Comptabilisation des subventions d’équipement reçues � Dons

Subvention pour l’acquisition d’un bien versée par l’IRD


Comptabilisation des immobilisations - les nouvelles règles 26

Comptabilisation par composants � Règle

Catégories de composants Enregistrement comptable Travaux en cours Plan Comptable

Procédure d’enregistrement du bien 32

� Utilisateur � Service Gestionnaire

Comment différencier une dépense d’entretien d’une valorisation du bien ? 33

Le maintenir dans un état normal d’utilisation Augmenter sa valeur ou sa durée probable d’utilisation

Qu’est qu’une immobilisation subsidiaire ? 34

TROISIEME PARTIE : SUIVI DU BIEN 35

DANS LE DOMAINE FINANCIER Pourquoi un bien doit-il être amorti ? 35

Définition d’un amortissement Périmètre de l’amortissement Méthode d’amortissement Durée d’amortissement Constatation de l’amortissement Procédure d’enregistrement de l’amortissement

Qu’est ce qu’une dépréciation du bien ? 39

Constatation de la dépréciation Variation des provisions Procédure d’enregistrement des provisions

PHYSIQUEMENT :

Qu’est-ce qu’un transfert ou la mutation d’un bien ? 41 Peut-on mettre à disposition un bien appartenant à l’IRD ? 42 Qu’est ce qu’un inventaire ? 43 Qu’est ce qu’un inventaire physique ? 44


QUATRIEME PARTIE : SORTIE DU BIEN DE L’ACTIF DE L’ETABLISSEMENT 45

Dans quels cas doit-on sortir les biens de l’actif ?

Quelles sont les conditions pour sortir un bien de l’actif ?

Quelles sont les formalités pour céder un bien ? 47

Cession à titre onéreux � En métropole � Dans les Rom-Com � A l’étranger

Cession amiable d’un bien (acquéreur proposé par l’IRD) Bien déclaré obsolète par l’IRD

Quels sont les cas et procédures pour mettre un bien au rebut ? 51

Bien cassé, hors d’usage Bien ayant subi un vol ou des dégradations Fin d’occupation de locaux n’appartenant pas à l’IRD Par restitution à l’organisme d’origine dans le cas de bien reçus en dotation ou affectation.

CINQUIEME PARTIE : ACTIONS DES AGENTS COMPTABLES 57

L’agent comptable secondaire � les immobilisations

� les contrôles périodiques

L'agent comptable principal � l’agent comptable principal, comptable du siège � l'agent comptable principal, comptable centralisateur

Annexes Transactions utilisées dans SORGHO


PREAMBULE La nouvelle comptabilité de l’Etat mise en œuvre dans le cadre de la loi organique relative aux lois des finances (LOLF), établit, entre autres, une nouvelle définition des actifs, des amortissements et des dépréciations. Elle détermine de nouvelles règles de comptabilisation et d’évaluation et permet une meilleure connaissance du patrimoine de l’établissement.

1 - La nouvelle définition des actifs introduit la notion de contrôle de la ressource qui ne s’entend pas exclusivement au sens juridique du terme (la propriété). L’établissement doit s’assurer qu’il bénéficiera des « avantages économiques futurs correspondants *», au sens flux de trésorerie ou potentiel de services. Un actif devra être comptabilisé par « composants » si des éléments, identifiés dès l’entrée de l’actif, ont des utilisations différentes. Ces éléments auront un plan d’amortissement propre.

2 – La nouvelle définition des amortissements se réfère à la notion d’utilisation et non pas à des

usages pratiques généralement admis. Une modification de l’utilisation pourra entrainer une révision du plan d’amortissement.

3 – A chaque clôture de l’exercice, l’établissement appréciera pour chaque actif s’il existe un indice

quelconque montrant une perte de valeur et éventuellement comptabilisera cette dépréciation.

La mise en place d’un suivi physique et régulier du patrimoine mobilier et immobilier de l’IRD permettra, outre le rapprochement avec les écritures comptables et donc la fiabilisation des données figurant au bilan, d’avoir la connaissance en temps réel de la localisation précise et l’état de chaque bien et de répondre aux exigences des bailleurs de la recherche.

* Dans le cas d’un EPST on fera référence à la notion de « potentiel de services attendus ».


PREMIERE PARTIE : ORGANISATION AU SEIN DE L’IRD

Qui est le responsable des biens ?

La gestion des biens est sous la responsabilité du Responsable budgétaire qui est, soit :

� Le directeur d’unité (DU) � Le Représentant ou le directeur du centre et son administrateur, par délégation, � Le directeur ou chef de service (siège)

Quels sont les niveaux d’intervention dans la gestion des biens immobilises ?

Nous identifions trois niveaux d’intervention :

� Le premier niveau (local), lieu où se trouve le matériel. Cela concerne :

- les unités de recherche - les centres ou représentations pour leurs propres biens - les différents services ou directions du siège

Un Chargé d’inventaire, désigné par le responsable de la structure, suit les biens utilisés par la structure dont il dépend.

� Le second niveau (régional) qui est en fait le « niveau de gestion administrative et comptable » et qui concerne

- la Direction des affaires générales (DAG) pour les biens des différents services ou départements du siège - un centre ou une représentation pour leurs propres biens et ceux des unités de recherche ou autres services leur étant rattachés.

Un gestionnaire des biens nommé par le responsable de l’entité assure la gestion administrative des biens des différentes structures utilisatrices. Il assiste le chargé d’inventaire.

- Il est à noter que les tâches de gestionnaire des biens ou de Chargé d’inventaire peuvent être

exercées, par exception, par le même agent au niveau d’un centre, d’une régie ou du siège. En

pareil cas, le dispositif de contrôle interne permettra de s’assurer de la fiabilité et de l’intégrité

des données enregistrées.

� Le troisième niveau (central) qui concerne:

La cellule « Gestion et Valorisation du Patrimoine (GVP) de la Direction des finances dans laquelle seront centralisées toutes les opérations de gestion des biens.

C’est une cellule de contrôle et de pilotage mais également de soutien.


Quels est le rôle des différents acteurs intervenant dans la gestion des biens immobilisés ?

� LE GESTIONNAIRE/ORDONNATEUR

� Le Chargé d’inventaire (niveau local)

- Maitrise les données de gestion nécessaires au suivi de l’inventaire des biens de sa structure d’affectation

- Identifie les biens ayant été acquis avec des subventions d’équipement, en partenariat ou en copropriété

- Connait tout ce qui caractérise un bien physiquement (désignation exacte, localisation géographique…) et permet de l’inscrire à l’inventaire.

- S’assure de la bonne tenue du registre interne de l’inventaire - Réalise le recensement physique des biens. Dans le cas de grosse structure, organise et pilote

l’équipe de comptage. - Informe sur le niveau d’entretien et d’utilisation des biens par rapport aux besoins du service (en

relation avec les utilisateurs) - S’assure du respect de la réglementation concernant tout évènement concernant le bien (mutation,

mise à disposition, cession, mise au rebut, vol, départ d’un chercheur …) - Lorsqu’une immobilisation est en cours de construction, il suit son évolution et informe le

gestionnaire des biens de la fin des travaux et de la mise en service.

� Le Gestionnaire des biens (niveau régional)

- Assiste le chargé d’inventaire dans ses démarches et s’assure du respect de la règlementation concernant tout évènement pouvant affecter un bien

- Vérifie les catégories d’immobilisation et créé la fiche dans Sorgho - Est l’interlocuteur privilégié du Service de France Domaine et gère les dossiers qui lui sont remis - Suit l’évolution des immobilisations en cours et propose à l’ACP leur imputation sur les comptes

définitifs - Contrôle et valide les informations communiquées au siège - Contrôle et pilote le recensement physique - Est l’interface entre le chargé d’inventaire et la Cellule Gestion et Valorisation du Patrimoine de

la Direction des finances.

� La cellule Gestion et Valorisation du Patrimoine (siège)

L’agent en charge de cette cellule

- Est l’interlocuteur des services et directions du siège, des centres et des régies - Contrôle les actions des gestionnaires des biens concernant l’ensemble des enregistrements des biens - S’assure du pilotage et de la cohérence du recensement physique - S’assure de la bonne application des règles comptables - Enregistre les transferts entre unités.


� LE COMPTABLE

� L’agent Comptable Secondaire

L’ACS est chargé du suivi des immobilisations enregistrées dans sa comptabilité pour l’année en cours.

Il vérifie l’exactitude des informations portées sur les fiches d’immobilisation et de la cohérence entre les comptes de la balance et le total des biens inscrits à l’inventaire.

Il s’assure de la remontée périodique des immobilisations dans la comptabilité de l’agent comptable principal.

Il suit les Opérations en cours non terminées à la fin de l’exercice qui sont à justifier à la clôture des comptes.

� L’Agent Comptable Principal

Après liquidation des factures et prise en charge des mandats sur les comptes de classe 2 par les Agents comptables secondaires, les mandatements ainsi que les fiches d’immobilisation sont remontées périodiquement dans les écritures de l’Agent comptable principal en vue de leur centralisation et consolidation. A cette occasion, un nouveau numéro d’immobilisation est affecté aux biens.

Les mandats relatifs à des « immobilisations en cours » non terminées dans l’exercice ne sont remontés chez l’ACP qu’en fin d’année et sont redescendues dès ouverture de l’exercice suivant..

L’Agent Comptable Principal en qualité de comptable du siège a un rôle de Comptable Centralisateur il

- Enregistre les cessions et mises au rebut dans sorgho - intervient au même titre que les ACS pour toutes les opérations effectuées au siège - s’assure de la bonne comptabilisation des amortissements et provisions.

Et en qualité de Comptable centralisateur :

- agit en qualité de “ conseil ” auprès du réseau des ACS de l'IRD - s’assure de la correcte remontée des immobilisations de la comptabilité des ACS - s'assure de la cohérence globale (en collaboration avec la cellule GVP/DF) du patrimoine de

l'organisme et de l'application des règles de contrôle par une vérification formelle des pièces qui lui sont transmises (contrôle interne)


ORGANISATION AU SEIN DE L'IRD

NIVEAU CENTRAL

NIVEAU REGIONAL(Administratif)CentresReprésentationsServices du siège

NIVEAU LOCAL(Physique)UnitésReprésentationsServices du siègeCentres

ACS

La mission de chargé d'inventaire et de gestionnaire des biens peut, dans certains cas, être exercée par la même

personne.

Il doit être nommé un chargé d'inventaire par structure.Toutefois, en fonction de la taille de la structure ou de sa multi-

implantation, il est possible d'en désigner plusieurs.

Gestionnaire des biens Centre

Patrimoine IRD

Gestionnaire des biensSiège

Gestionnaire des biensRéprésentation

Chargé d'inventaire

Unité X


Centre


Unité Y


DSI


SAS


Unité Y


Unité Z


Représentation

DF (GVP) ACP


DEUXIEME PARTIE : ACHAT ET ENREGISTREMENT DU

BIEN

Qu’est-ce qu’un actif immobilisé ?

Les actifs du bilan correspondent aux avoirs que possède l'établissement Ce sont des biens durables (réutilisables) dont l’établissement a le contrôle et qui sont nécessaires à l’exercice de son activité (comptes de la classe 2).

L’actif immobilisé regroupe trois postes de bilan :

- les immobilisations incorporelles sont des éléments sans consistance matérielle physique et leur valeur repose plutôt sur un droit juridique tel que frais de recherche et développement, brevets ou marques, licences, logiciels…

- les immobilisations corporelles qui se retrouvent physiquement dans l'établissement tels que terrains, constructions et agencements, installations et matériels techniques ou scientifiques, matériel de transport…

- les immobilisations financières.

Ce guide concerne les immobilisations incorporelles et corporelles qui sont des investissements destinés à servir de façon durable à l'activité ou à la mission de l'établissement, à remplacer le matériel défaillant, à améliorer les conditions de travail ou de sécurité, à augmenter la valeur ou la durée de vie d’un bien …

Qu’est-ce qu’un élément d’actif ?

� Un actif est un élément identifiable du patrimoine ayant une valeur économique positive pour l’entité, c’est-à-dire un élément générant une ressource que l’entité contrôle du fait d’événements passés et dont elle attend des avantages économiques futurs ou s’assure du potentiel de service. Cette définition est donnée par l’article 211-1 du plan comptable général (PCG).

� Il peut être un objet, une machine, un dispositif formé d'un assemblage de pièces destiné à produire un certain résultat sans que cet appareil soit solidaire d'autre chose ou un ensemble complet, fonctionnel et autonome, constitué par une réunion d'éléments qui concourent à la formation d'un tout pour effectuer une fonction déterminée en toute indépendance

� Un élément qui ne permet pas de remplir une fonction en toute autonomie doit être associé à d'autres éléments pour parvenir à exercer son rôle (immobilisation subsidiaire)

� Une pièce détachée, partie constitutive d'un appareil ou d'un élément qui peut être acquise isolément n'est pas inventoriable.


Comment évaluer un élément d’actif ou immobilisation ?

Tous les biens ne sont pas concernés par l’immobilisation. Les critères cumulatifs pour enregistrer une dépense en achat d’équipement inscrit à l’actif du bilan sont les suivants :

�� Le bien doit être destiné à servir de façon durable (non fongible) à l’activité de l’établissement. Il ne se consomme pas au premier usage et est destiné à être utilisé « au-delà de l’exercice en cours » soit une durée supérieure à 12 mois.

�� Le bien doit être contrôlé par l’établissement. La notion de propriété n’étant plus le seul élément déterminant pour définir un actif, l’établissement doit maitriser techniquement le bien à savoir :

« Avoir un droit exclusif, maitriser et disposer du potentiel de service ou des avantages économiques* de manière pérenne ou reconductible et conformément à la mission identifiée du bien »

Prendre en charge les frais d’entretien ou assumer la responsabilité en cas de dommage à autrui renforcent le caractère contrôlé du bien mais leur absence ne remet pas en cause le contrôle par l’établissement dans la mesure où le contrôle porte sur les avantages économiques ou le potentiel de services procurés par le bien.

A l’inverse, un bien dont l’établissement a la propriété mais pas le contrôle car confié à un

tiers doit être exclu de l’actif du bilan. Ce bien sera inscrit au bilan de l’organisme ayant le contrôle du bien.

�� La valeur du bien doit être supérieure ou égale à 750 € HT (seuil IRD). Dans les cas listés dans

les paragraphes ci-dessous, nous aborderons les différentes méthodes d’évaluation des biens. La détermination d’un bien se fait par appareil ou mobilier indépendant ou pour un ensemble

complet.

Ils sont généralement amortissables (sauf terrains) sur une durée déterminée (fiscalement ou en raison de leur durée d’utilisation).

Dans le cas d’un EPST on fera principalement référence à la notion de « potentiel de services attendus ».


COMPTABILISATION DU BIEN CONTROLÉ

VALEUR DU BIEN > 750 €

OUI NON

Fonctionnement Classe 6

DUREE DE VIE> 12 MOIS

OUI NON

Fonctionnement Classe 6

EquipementClasse 2

Guide pratique des im

mobilisations - G

VP/D

F - 19

LES BATIM

ENTS O

CCUPÉS PAR L’IR

D

BATIMENTIMPUTATION COMPTABLE

AMENAGEMENT DES LOCAUX

IMPUTATION COMPTABLE DES TRAVAUX D'UNE VALEUR SUPE RIEURE A 750 €

CONTRÔLE DU BIEN

STATUT DU BIEN

OCCUPATIONDU BIEN OUI

Propriété de l'établissement

Propriété de l'Etat

Location simpleBail

EmphytéotiqueHébergement

OUI OUI NON OUI NON

Compte 21317 Compte 21316Non inscrit au

bilanCompte 21458

Non inscrit au bilan

Investissement Compte 21357000


InvestissementCompte 61520000


InvestissementCompte 61520000


Comment déterminer la valeur d’un bien ?

�� Les immobilisations acquises à titre onéreux par l’établissement

C’est le coût d’acquisition qui déterminera la valeur du bien.

Il doit être supérieur à 750 € HT et comprend :

- le prix d'achat - les frais liés à l’achat (droits de douane, TVA non récupérable, frais de transport...) - les frais directement liés à la mise en place et en état de fonctionner du bien

-

�� Les travaux d’entretien et de réparation

Les travaux d’entretien et de réparation de ces équipements constituent en règle générale des dépenses de fonctionnement qui seront comptabilisées en classe 6, leur but étant de maintenir un équipement en l’état de façon à permettre la poursuite de son utilisation normale jusqu’à la fin de la période d’amortissement.

En revanche, les dépenses ayant pour effet d’augmenter la valeur et la durée de vie de l’équipement ou sans en augmenter la durée de vie, de permettre une diminution de ses coûts d’utilisation seront comptabilisées en classe 2. On parlera de valorisation du bien.

�� Pour les opérations suivantes, il convient au préalable de se rapprocher de la cellule GVP. �� Les acquisitions d’immobilisations avec reprise de matériel Dans le cas d’un achat avec reprise de matériel, on distingue deux opérations bien distinctes :

- l’achat d’un bien qui doit être entré à l’inventaire pour sa valeur brute (avant reprise) - la vente d’un bien qui doit être sorti de l’inventaire. Son prix de cession correspondant à la valeur de reprise

Ces opérations ne doivent pas être contractées budgétairement. Un titre de recette doit être émis pour le montant de la reprise. L’avis de France domaine doit être requis dans le cas où le montant de la reprise est inférieur à la valeur vénale du bien. �� Les immobilisations produites par l’établissement Le principe reste le même que pour une immobilisation acquise. Le coût de production est égal au coût d’acquisition des matières consommées augmenté des autres coûts engagés qui peuvent raisonnablement être rattachés à la production du bien (personnel, honoraires, frais pour déplacer le bien….). Les opérations de travaux seront imputées sur un compte 23 «travaux en cours » puis transférées dans un compte 21 à l’achèvement des travaux.


�� Les immobilisations acquises à titre gratuit

Ces biens acquis sans aucune contrepartie présente ou future sont comptabilisés pour leur valeur vénale. C’est le montant qui pourrait être obtenu, à la date de clôture, de la vente du bien lors d’une transaction conclue à des conditions normales de marché.

�� Les immobilisations affectées ou remises en dotation par l’état.

L'Etat met des biens à la disposition des EPST afin de leur confier des moyens propres pour mener les missions du service dont ils sont responsables. S'agissant d'immeubles, cette attribution revêt la forme d'une affectation lorsqu'elle donne lieu à versement d'une indemnité, ou d'une dotation lorsque la mise à disposition est gratuite. Ni l'affectation, ni la dotation n'ont pour effet de transférer la propriété de l'immeuble qui conserve son caractère domanial, mais elles ont celui de lui en confier le contrôle, et à ce titre de constituer un élément de leur actif dont les services du Domaine sont en mesure d’estimer la valeur. Ces biens figureront pour la valeur indiquée par les services du Domaine au crédit du compte 1021 pour une dotation ou 1027 pour une affectation avec en contrepartie le débit des comptes 21xxx. (cette valeur pourra être actualisée).

�� Les immobilisations acquises par voie d’échange

Une immobilisation corporelle peut être acquise par voie d’échange avec une autre immobilisation ou un autre actif. Leur coût sera alors évalué à la valeur du marché et un ajustement de trésorerie pourra avoir lieu.

�� Les immobilisations acquises en cofinancement

Ce cas est traité dans le chapitre suivant.


En résumé :

� Les biens non fongibles dont la valeur est supérieure au seuil de 750 € HT sont inventoriables et « immobilisables ».

� Les biens d’une valeur supérieure à 750 € HT qui auront une durée de vie relativement courte du fait de leur fragilité (ex : matériel en verre), de leur constitution de petits éléments ou présentant une partie consommable progressivement ne seront pas comptabilisés en classe 2 mais en charges de fonctionnement (classe 6)

Exemples :

- petits alambics pour production d’eau distillée - la partie verrerie des évaporateurs rotatifs - électrodes pour pH-mètres - cuves à électrophorèse : mini protean, mini transblot…. - Cuves de chromatographie en verre - Petits matériels pour la chromatographie (vannes, supports, colonnes en verre…) - Pipettes, micro-pipettes automatiques : Eppendorf, pipetman … - Cuves en quartz pour spectrophotomètres ou spectrofluorimètres - Couteaux diamants…

- Colonnes de chromatographie - Cassettes radiographiques…

(Liste non exhaustive)

� Les biens non fongibles dont la valeur est inférieure au seuil de 750 € HT sont inventoriables

selon les instructions de l’ordonnateur mais non «immobilisables »

Exemples : mobilier (chaises, tables, armoires, bureaux….)

Matériel informatique (ordinateurs, imprimantes…)


* cf page 43** cf page 33

ACHAT ET ENREGISTREMENT DU BIEN

Demande d'achat

Bon de commande

Réception - Service fait

Marchandises accessoire d'un bien déjà immobilisé

Entretien Réparations

bien < 750 € bien > 750 € valorisation immo déjà existante

entretien maintien de l'actif en l'état

augmentation de la valeur ou de la durée de vie

de l'actif**

fonctionnement valorisation du bien (classe 2)

durée de vie < 1 an durée de vie > 1 an

fonctionnement Fonctionnement inventorié *

durée de vie < 1 an durée de vie > 1 an

fonctionnement équipement

N° inventaire interne

Création fiche immo

Liquidation facture


Quel impact a le financement du bien sur son enregistrement comptable ? Le financement du bien a un impact sur la notion de propriété du bien (notion juridique) et non pas sur la notion de contrôle (notion d’utilisation). RAPPEL : Un matériel qui est la propriété de l’IRD mais qui n’est pas sous son contrôle car l’utilisation, et le bénéfice des avantages économiques ou le potentiel de service incombent à un autre organisme, ne sera pas enregistré à son actif. A l’inverse, si toutes ces conditions sont remplies par l’IRD mais qu’il n’est pas propriétaire du bien il l’inscrira à son actif.

�� Origines du financement Les achats d’équipements peuvent être financés par différentes ressources :

- subvention pour charge de service public - contrats de recherche avec des tiers publics ou privés - Subventions publiques ou privées d’investissement - dons et legs affectés à ces acquisitions.

�� Propriété du bien. En fonction de la nature du financement ou de la convention signée entre les différents partenaires, l’IRD pourra être propriétaire, copropriétaire ou ne pas être propriétaire du tout.

�� Bien financé par l'IRD et acquis en pleine propriété

� Cas général : financement sur Subvention pour Charge de Service Public

� Bien acheté exclusivement ou majoritairement sur un contrat de recherche

L’IRD tout en étant le seul propriétaire du bien peut ne pas être le seul utilisateur

�� Bien cofinancé et acquis en pleine propriété par l’IRD

Les financeurs autres que l’IRD versent une subvention et ne sont pas propriétaires du bien. Toutefois, ces subventions peuvent être versées sous conditions. Elles seront déterminées lors de la signature de la convention.

Des contraintes liées au transfert ou l’aliénation du bien peuvent exister si elles ont été prévues lors de la signature d’une convention.


�� Bien cofinancé et acquis en copropriété

• L'IRD reçoit les quotes-parts des autres organismes financeurs et paye le fournisseur.

Chaque organisme est propriétaire du bien pour la part qu’il a financé

Toutefois, seul l’organisme qui aura le contrôle du bien, l’inscrira à l’actif de son bilan pour sa valeur totale.

Le principe et la désignation cet organisme devront figurer dans la convention (cf. modèle type DAJ)

L’IRD ne budgète pas les quotes-parts des autres financeurs, aucun titre de recette n’est émis. La recette est encaissée sur un compte de classe 4 tenu par le Comptable. Lors du paiement global de la facture, l’Ordonnateur émet un mandat pour la part incombant à l’IRD et un Ordre de paiement pour celle des autres financeurs.

• L'IRD verse sa quote-part à l'autre organisme financeur qui paiera le fournisseur

L’IRD mandatera la quote-part transmise à l’organisme qui prendra en charge le paiement. Il sera propriétaire pour la part qu’il a financée.

En aucun cas Un fournisseur ne doit émettre une facture à l’attention de chaque financeur à hauteur de sa participation. Un découpage de l’opération est contraire au code des Marchés Publics. Dans les cas de cofinancement : Une convention de cofinancement sera préalablement établie entre les partenaires comprenant : - La répartition du financement entre les partenaires - Le mode opératoire pour l’achat et le paiement du matériel - Les règles de répartition de la propriété - Le rappel éventuel aux règles des marchés publics - L’utilisation - La maitrise des avantages économiques futurs ou du potentiel de service - La prise en charge de la maintenance et de l’assurance du matériel - Les conditions de cession ou de transfert du bien … Dans le cas où l’IRD a le contrôle du bien. Quelle que soit la nature juridique du bien, l’IRD l’inscrira à son bilan pour sa totalité. Une fiche d’immobilisation sera créée. Dans la rubrique « texte » seront renseignées toutes les informations susceptibles d’avoir un impact sur la gestion du bien - copropriété - échéances - contraintes diverses ….


�� Comptabilisation des subventions d’équipement reçues

Les subventions d'équipement dont bénéficie l'établissement pour acquérir ou créer des immobilisations sont inscrites au compte 131.

Ces subventions sont amorties au même rythme que l’immobilisation dont il a permis l’acquisition. Il est donc impératif d’identifier les éléments d’actif concernés par ces financements. L’amortissement est comptabilisé au débit du compte 139.

Lorsque le montant du poste amortissement des subventions d'investissement a atteint celui du poste "subventions d'investissement reçues", ces deux sommes n’apparaissent plus au bilan.

�� Dons Selon l'article16 du décret n°85-924 du 30 août 1985 modifié, c'est le conseil d'administration qui autorise l'acceptation de dons et de legs.

Le directeur de l’unité bénéficiant du don doit adresser à la cellule GVP (DF) et au service juridique aux fins de présentation au CA un courrier indiquant

- le détail du bien - la valeur vénale du bien - l’utilité du bien au sein de l’unité - avoir les crédits suffisants pour assurer les frais de fonctionnement et de maintenance

S'il s'agit d'une donation à titre définitif, sans obligation et sans condition, concernant un bien matériel durable qui a un caractère d'immobilisation (véhicule, matériel, mobilier…), ce bien sera enregistré à l'actif du bilan (dans les comptes d'immobilisation) pour sa valeur vénale (avec pour contrepartie le crédit du compte 1025).

�� Subvention versée par l’IRD à un autre organisme pour l’acquisition d’un bien

L’établissement peut participer à l’acquisition d’un bien par un versement sous forme de subvention. Celui-ci sera imputé dans un compte de charge (classe 6). L’établissement ne sera pas propriétaire du bien et celui-ci ne sera pas inscrit dans l’inventaire. Une participation à l’entretien et à la maintenance du bien n’est possible que si elle est déterminée lors de la signature d’une convention.

�� Achat d’un bien par l’IRD pour le compte d’un tiers

Dans le cadre d’une convention, l’IRD peut recevoir des crédits lui permettant d’acquérir des biens pour le compte d’un autre organisme.


Les nouvelles règles de comptabilisation des immobilisations

�� Comptabilisation par composants

�� Règle La comptabilisation d’une immobilisation corporelle par composants devient la règle si, dès l’acquisition ou la production de celle-ci, il est possible d’identifier de façon bien distincte les éléments :

- devant faire l’objet d’un remplacement à intervalles réguliers - ayant des durées d’utilisation différentes - procurant des avantages économiques à l’établissement selon un rythme différent.

L’immobilisation est décomposée :

- en un composant principal, la structure (immobilisation principale) qui ne fera pas l’objet de remplacements durant sa durée d’utilisation

exemple : structure d’un immeuble caisse d’un camion

carlingue d’un avion …

- en composants secondaires (immobilisations subsidiaires). Ces éléments feront l’objet de remplacements à intervalles réguliers durant la durée d’utilisation de l’immobilisation et donc par définition, s’amortiront sur un rythme différent du composant principal.

Toutefois, afin d’éviter les excès dans le processus de décomposition, l’approche par composants sera limitée aux éléments d’une certaine taille :

- 1% de la valeur totale d’un immeuble - 15 % pour les autres immobilisations

La durée de vie du composant doit être d’au moins 80 % de celle de l’immobilisation concernée. Si sa durée de vie ne dépasse pas les 12 mois le composant ne peut être isolé. Cette méthode est irréversible et doit être effectuée en une fois au titre d’un exercice. A l’IRD la comptabilisation par la méthode des composants ne concernera que la construction d’immeubles ou l’acquisition de très gros investissements de recherche (navires ou matériels lourds (microscopes…))


�� Catégories de composants

On peut distinguer deux catégories de composants :

I - Les éléments destinés à être remplacés

Cela concerne les éléments principaux d’une immobilisation destinés à être remplacés à intervalles réguliers avant la fin de l’utilisation de l’immobilisation et qui nécessiteront l’utilisation de taux ou de modes d’amortissement propres.

(Exemple : toiture d’un immeuble, ascenseur, moteur, …)

Le remplacement d’un composant sera comptabilisé comme étant une acquisition d’actif séparé. Le composant remplacé sera sorti de l’actif et comptabilisé en charge pour sa valeur nette comptable (compte 675)

Exemple pratique d’une comptabilisation par composants concernant un immeuble

- Structure et ouvrages assimilés (amortissement sur 50 ans) - Menuiseries extérieures (amortissement sur 25 ans) - chauffage collectif (amortissement sur 25 ans) - étanchéité (amortissement sur 15 ans) - ravalement avec améliorations (amortissement sur 15 ans) …

Etc…

Structure et ouvrages assimilés Amortissement

50 ansfiche principale

Menuiseries extérieures

25 ansfiche subsidiaire

chauffage collectif 25 ans

fiche subsidiaire

étanchéité 15 ans

fiche subsidiaire

ravalement avec améliorations

15 ansfiche subsidiaire

ELEMENTS DESTINES A ETRE REMPLACES


II - les dépenses de gros entretien ou de grande révision

Les dépenses de gros entretien ou de grandes révisions (programmes pluriannuels) ont pour objet de vérifier le bon état de fonctionnement des installations et d’y apporter un entretien sans en prolonger la durée de vie.

Ces dépenses faisant l’objet de programmes pluriannuels peuvent être comptabilisées sous forme de provisions ou dès l’acquisition comme un composant distinct de l’immobilisation. Exemple : visites de conformité…


�� Enregistrement comptable

Le bilan est une « photographie » du patrimoine de l’établissement. La bonne imputation comptable permet donc de présenter des états reflétant une image fidèle de ce patrimoine Le plan des comptes est découpé en classes, comptes et catégories ou sous-comptes. Les immobilisations sont enregistrées dans des catégories. Chaque catégorie permet une distinction des immobilisations à l’intérieur des comptes de bilan en tenant compte du tableau d’amortissement (mode et durée) et va générer les écritures automatiques d’amortissement. Exemple : 2182 = Matériel de transport 21827 = Matériel de transport acquis 218271 = Matériel de transport véhicules terrestres acquis Amortissement linéaire 5 ans 218272 = Matériel de transport navires acquis Amortissement linéaire 10 ans


L’immobilisation sera enregistrée pour son coût d’acquisition ou de production et figurera au bilan jusqu’à sa sortie de l’actif pour cession ou mise au rebut. Les dépréciations intervenues au fil du temps seront enregistrées en amortissement.

Exemple de comptabilisation :

Achat de matériel informatique

Débit 21832700 Matériel informatique acquis

Débit 44562 TVA déductible sur immobilisations

Crédit 404 Fournisseur d’immobilisation

Dans le cas où la TVA n’est pas déductible (ex véhicule de tourisme) l’immobilisation est enregistrée pour sa valeur TTC.

Les avances et acomptes versés pour l'acquisition sont enregistrés dans un compte 237 ou 238 selon le cas.

�� Les travaux en cours Les immobilisations en cours résultant de travaux confiés à des tiers sont comptabilisés dans des comptes 23 " Immobilisations en cours " qui ont pour objet de faire apparaître la valeur des immobilisations non terminées à la clôture de l’exercice.

Les différentes factures et débits divers sont comptabilisés au fur et à mesure dans le compte 23, la TVA étant récupérée selon les dispositions règlementaires et ce, jusqu’à la livraison ou la réception du bien.

Dès la mise en service, le montant des coûts afférents à cette immobilisation est viré au compte d’immobilisation concerné avec dans la mesure du possible une répartition par composants.

Ce n’est qu’à partir de ce moment que pourront débuter les amortissements.

Il ne faut pas confondre livraison du bien et admission ou réception de l’ouvrage ou des prestations.

L’admission du bien formalisée par l’établissement d’un procès verbal consiste à reconnaître que la matériel livré est conforme aux spécifications demandées dans le marché.


�� Plan des comptes

Certains des comptes listés ci-dessous qui sont les plus utilisés sont repris en annexe de façon plus

détaillée.

20 IMMOBILISATIONS INCORPORELLES

205 Concessions et droits similaires, brevets, licences, marques, procédés, droits et valeurs similaires

21 IMMOBILISATIONS CORPORELLES

211 Terrains 212 Agencements et aménagements de terrains 213 Constructions

2131 Bâtiments 2135 Installations générales, agencements, aménagements des constructions 2138 Ouvrages d'infrastructure

214 Constructions sur sol d'autrui 215 Installations techniques, matériel et outillage industriels

2151 Installations complexes spécialisées 2153 Installations à caractère spécifique 2154 Matériel industriel 2155 Outillage industriel 2157 Agencements et aménagements du matériel et outillage industriels

218 Autres immobilisations corporelles

2181 Installations générales, agencements, aménagements divers (dans les constructions dont l'IRD n'est pas propriétaire) 2182 Matériel de transport 2183 Matériel de bureau et matériel informatique 2184 Mobilier 2186 Emballages récupérables

23 IMMOBILISATIONS EN COURS

231 Immobilisations corporelles en cours

2312 Terrains 2313 Constructions 2315 Installations techniques, matériel et outillage industriels 2318 Autres immobilisations corporelles

232 Immobilisations incorporelles en cours


Procédure d’enregistrement du bien

�� Procédure d’enregistrement des biens immobilisés à l’IRD

�� Utilisateur

Après avoir déterminé son besoin, l’utilisateur effectue, dans le respect des règles de mis en concurrence, une demande d’achat auprès du service gestionnaire accompagnée du devis retenu, d’éventuelles pièces justificatives (proposition de remise…) et du centre de coût ou de l’EOTP sur lequel sera imputée la dépense. Le service gestionnaire émettra un bon de commande qui sera adressé directement au fournisseur avec livraison dans les locaux de l’utilisateur. A noter : Depuis le 1er janvier 2010, les commandes inférieures à 50 000.00 € peuvent être signées par l’unité et adressées directement au fournisseur. Dès réception du bien (validation du service fait avec signature du bon de livraison), l’utilisateur s’assure que le bien correspond bien à sa demande et effectue la mise en service. IMPORTANT : Le bien doit être répertorié par le Responsable de l’inventaire dans un fichier central (intranet de la DF). Ce numéro d’inventaire sera reporté sur une étiquette apposée sur le bien et IMPERATIVEMENT communiqué au service gestionnaire lors de la transmission du service fait pour être renseigné sur la fiche d’immobilisation créée dans sorgho.

C’est le lien entre le bien et l’outil Sorgho

Ce numéro sera rappelé à chaque mouvement affectant le bien, permettant ainsi de suivre son évolution historique. �� Service Gestionnaire Le service gestionnaire :

- émet le bon de commande à la demande du service utilisateur - après confirmation du service fait et de la mise en service du bien, créée une fiche

« immobilisation » dans Sorgho où seront renseignés tous les éléments nécessaires à l’identification et à la localisation du bien y compris les informations concernant les financements extérieurs et ses conséquences (nom du financeur, notion de copropriété…)

- Enregistre la dépense en vue de son paiement.

Le processus de l’entrée d’un bien dans l’établissement est décrit dans la documentation SORGHO disponible sur l’intranet de la DF

�� Service comptable

Une fois la fiche d’immobilisation créée, la livraison du bien effectuée, la facture reçue et liquidée, le mandat est transmis à l’Agent comptable qui doit passer les écritures comptables de prise en charge.


Comment différencier une dépense d’entretien d’une valorisation du bien ? Certaines dépenses ultérieures relatives à une immobilisation corporelle déjà comptabilisée peuvent susciter des doutes quant à leur imputation en fonctionnement ou en investissement. La question essentielle est : Quel est l’effet de la dépense sur le bien ?

a) Le maintenir dans un état normal d’utilisation Ce sera le cas pour les dépenses d’entretien ou de réparation qui n’auront d’effet que de maintenir le bien en état de marche, le simple remplacement ou échange standard d’un élément indispensable au fonctionnement d’un matériel. Elles constitueront alors des dépenses de fonctionnement et seront comptabilisées en charges (compte classe 6) Exemple :

- microsondes pour désintégrateurs ultrasoniques - manodétendeur pour bouteilles - plateaux pour agitateurs - tiroirs pour oscilloscopes - drives pour centrifugeuses - tiroirs pour récipients à azote liquide - objectifs, filtres et autres accessoires pour microscopes optiques - disques durs et fours d’imprimantes laser - barrettes informatiques - cartes informatiques…

(Liste non exhaustive)

b) Augmenter sa valeur ou sa durée probable d’utilisation Cela concerne des dépenses qui apportent une amélioration permettant d’augmenter la valeur, la durée de vie du bien ou de permettre une diminution des coûts d’utilisation. Cette valorisation sera comptabilisée en investissement (compte classe 2). Le plan d’amortissement du bien sera révisé en conséquence (valeur, durée) (Automatique valorisation de la fiche d’inventaire dans SORGHO)


Qu’est-ce qu’une immobilisation subsidiaire ?

Une immobilisation peut être représentée à l’aide de plusieurs fiches d’immobilisations appelées « numéros subsidiaires » qui seront rattachées à une fiche principale.

Ces éléments peuvent avoir une durée de vie ou un rythme d’amortissement différents.

On utilisera le principe des immobilisations subsidiaires :

- pour la comptabilisation d’un bien par composants - pour une acquisition relative à une immobilisation principale mais qui est réalisée

après sa mise en service. - Dans le cas d’une multi-imputation budgétaire (bien acquis par plusieurs unités, sur

plusieurs lignes budgétaires…)

Cas pratique d’un immeuble

Sa structure qui ne fera l’objet d’aucun remplacement durant sa durée de vie sera l’immobilisation principale et portera le numéro 353535 – 0000

Les autres éléments, mis en service à la même date, qui ont des durées de vie différentes seront considérés comme étant des composants et feront l’objet de fiches d’immobilisations subsidiaires. Ils auront des plans d’amortissement qui leur seront propres.

Ex : toiture numéros 353535 – 0001 Menuiseries extérieures 353535 – 0002 Ascenseur 353535 – 0003….

Deux ans après la mise en service, une avancée de toiture servant d’abri pour véhicules est créée, cette nouvelle construction fait partie intégrante de l’immeuble et doit donc y être associée. On créera une fiche subsidiaire qui portera le numéro 353535 – 0004 et qui aura une date de mise en service différente de l’immobilisation principale.

La valeur totale du bien sera le cumul de toutes les fiches ayant la même racine soit dans ce cas le 353535.


TROISIEME PARTIE : SUIVI DU BIEN DOMAINE FINANCIER

Pourquoi un bien doit-il être amorti ?

�� Définition d’un amortissement

L’amortissement est une technique de renouvellement des immobilisations. Son rôle est de constater en comptabilité la dépréciation irréversible d'un actif, sa " consommation "… Il constitue une charge interne qui a pour effet de dégager des ressources susceptibles d’être utilisées pour le financement du renouvellement.

L’amortissement d’un bien est déterminable lorsque l’usage attendu est limité dans le temps du fait :

· de l'usure physique subie par l’usage qui est fait du bien ou par le passage du temps · de l'évolution technique qui peut impliquer l’obsolescence du bien (nouvelles normes…) · et, dans le cas des immobilisations incorporelles, de règles juridiques (durée de protection légale ou contractuelle).

Ces critères ne sont pas exhaustifs. D'autres critères peuvent également être pris en compte. Dans ce cas, l’utilisation la plus courte sera retenue pour définir la période d’amortissement du bien.

�� Périmètre de l’amortissement

De façon générale, un actif n'est amortissable que si son usage est limité dans le temps. C'est le cas, entre autre, des constructions, des installations techniques, du matériel et de l'outillage industriels, du mobilier, du matériel de bureau, du matériel informatique et des logiciels.

Si une immobilisation a une durée d'utilisation indéterminable, elle n'est pas amortissable, les terrains, par exemple, ne se déprécient pas par l'usage et le temps.

Les immobilisations en cours ne peuvent pas faire l’objet d’un amortissement. Celui-ci ne peut débuter qu’à partir de la mise en service du bien, donc de leur transfert dans un compte 20 ou 21.

�� Méthode d’amortissement

Le mode d’amortissement utilisé à l’IRD est l’amortissement linéaire (ou constant). Le bien est amorti sur sa durée probable d’utilisation par annuités constantes.

L'amortissement est pratiqué à partir de la mise en service des constructions et matériels. Il doit donc être fait application du prorata temporis apprécié en jours pour la première année.


�� Durée d’amortissement

PLAN D’AMORTISSEMENT « TYPE » DE L’IRD

catégorie Libellé durée immobilisation Amortissement

Immobilisations incorporelles 2053100 logiciels 5 2053200 logiciels créés 5

Immobilisations corporelles 2111700 terrains nus acquis 2115700 terrains bâtis acquis 2131600 bâtiments affectes ou reçus en dotation 50 2131700 bâtiments acquis 30 2135600 install. gen. agencement. bâtiments affect 30 2135700 install.gen. agencement. bâtiments acquis 30 2145800 install. amenagt construction sur sol d'autrui 30 2153700 install.à caractère spécifique acquises 5 2154700 matériel acquis 5 2154710 matériel acquis 5 2154720 matériel acquis 5 2154730 matériel acquis exercice antérieur 5 2155700 outillage acquis 5 2160000 collections 2170000 taxes sur le chiffre d'affaires non récupérables 2181700 aménagt construction IRD non propriétaire 30 2182710 véhicules-embarcations légères acquis 5 2182720 navires acquis 10 2183170 matériel de bureau acquis 5 2183270 matériel informatique acquis 5 2184700 mobilier acquis 10 2188700 matériel divers acquis 5 2188710 matériel scientifique acquis 5 2188720 matériel acquis 5 2188730 matériel acquis exercice antérieur 5

Immobilisations en cours 2313000 immobilisation corporelle en cours de construction 2325100 avances acomptes s/logiciels acquis ou s/traités 2325200 avances acomptes s/logiciels créés 2370000 avances acomptes sur immobilisations incorporelles 2383000 avance acompte immobilisation corporelle en construction 2385000 avance acompte immobilisation corp installation mat out 2388000 avance acompte s/autres immobilisation corporelle en cours

A NOTER – IMPORTANT : Ces durées peuvent être adaptées en fonction de l’utilisation du bien.

Une modification de l’utilisation pourra entrainer une révision du plan d’amortissement. (s’adresser cellule GVP)


�� Constatation de l’amortissement

La dépréciation constatée au cours d'un exercice sur les actifs immobilisés (amortissement) figure dans le tableau de synthèse du bilan, ainsi que leur valeur nette comptable (valeur d'acquisition diminuée des amortissements cumulés).

Les immobilisations, même amorties, restent à l'actif du bilan jusqu'à leur cession ou leur mise au rebut.

�� Procédure d’enregistrement de l’amortissement � Traduction budgétaire Au début de l'exercice, les crédits budgétaires sont ouverts sur les comptes de dotations aux amortissements intéressés de la section de fonctionnement (compte 68) et la prévision de recette correspondante est inscrite au compte d'amortissement (comptes 280 et 281). A la fin de l'exercice, pour les biens dont la charge de renouvellement incombe à l’établissement, l'ordonnateur émet :

- un mandat pour ordre (à l'ordre de l'agent comptable) pour le montant des amortissements calculés au titre de l'exercice ; - un ordre de recette pour ordre (à l'ordre de l'agent comptable) pour le même montant.

� Traduction comptable A la fin de l'exercice, l'agent comptable :

- prend en charge et comptabilise le mandat au débit du compte 68 - prend en charge et comptabilise le titre de recette au crédit des comptes 280 et 281


�� Neutralisation de l’amortissement

Dans le cas d’un financement par subvention d’investissement (région, commune, département…) l’amortissement concernant la quote-part de la subvention affectée au matériel devra être neutralisé.

�� Procédure d’enregistrement de la neutralisation de l’amortissement � Traduction budgétaire Inscription des crédits budgétaires nécessaires à la section des opérations en capital au compte d'amortissement des subventions (139). Émission par l'ordonnateur : - d'un mandat pour ordre (à l'ordre de l'agent comptable), pour le montant de la quote-part de la subvention d'investissement virée au compte de résultat, imputé au compte d'amortissement des subventions (139) ; - d'un ordre de recette pour ordre (à l'ordre de l'agent comptable), pour le même montant, imputé au compte de produits intéressé. � Traduction comptable L'agent comptable prend en charge et comptabilise : - le mandat au débit du compte 139 "Subventions d'investissement inscrites au compte de résultat" - l'ordre de recette au crédit du compte 777 "Quote-part des subventions virées au compte de résultat de l'exercice" Ces modifications et régularisations seront effectuées par les services du siège (DF/ADP)


Qu’est- ce qu’une dépréciation du bien ?

�� Constatation de la dépréciation Si l’on veut faire apparaître au bilan la valeur réelle du patrimoine de l’établissement, il convient de calculer et de comptabiliser la dépréciation des immobilisations. La provision pour dépréciation d’un actif est la constatation que sa valeur actuelle* est devenue notablement inférieure à sa valeur nette comptable. Elle doit être appréciée à chaque clôture des comptes. Les règles retenues lors de la constatation de la première dépréciation de l’actif doivent être appliquées lors des évaluations postérieures. Les actifs dont l’utilisation est limitée dans le temps - immeubles, installations, machines, licence de fabrication, frais de recherche, etc. - se déprécient, c’est-à-dire perdent de la valeur, pour différentes raisons

- Une diminution importante de la valeur du marché - Un vieillissement technique prématuré (apparition sur le marché de nouvelles technologies

plus performantes)….. - Une dégradation physique non prévue dans le plan d’amortissement - Un changement important du mode d’utilisation - Des performances inférieures aux prévisions… -

Les terrains ne peuvent donner lieu à un amortissement. Toutefois, dans la mesure où un terrain fait l'objet d'une dépréciation effective par suite de circonstances particulières (modifications des plans d'urbanisme …), il peut être tenu compte de cette dépréciation qui doit alors être constatée par voie de provision.

�� Variation des provisions A la différence des amortissements, les provisions n'ont pas un caractère irréversible. Les comptes correspondants doivent donc faire l'objet d'un ajustement à la fin de chaque exercice afin de constater soit :

- l'augmentation ou la diminution de l'amoindrissement déjà comptabilisé ; - la survenance d'une perte définitive ; - la disparition du risque d'amoindrissement.

S'il s'agit d'une augmentation de l'amoindrissement, il convient de suivre la même procédure que pour la constitution des provisions. Dans les autres cas, il convient de procéder à une reprise totale ou partielle de la provision selon la procédure décrite ci-après. *La valeur actuelle étant la valeur la plus élevée de la valeur vénale ou de la valeur d’usage. Cette dernière est retenue lorsque la valeur vénale ne peut pas être déterminée


�� Procédure d’enregistrement des provisions � Traduction budgétaire Au début de l'exercice, les crédits budgétaires sont ouverts sur les comptes de dotations aux provisions de la section de fonctionnement (compte 68) et la prévision de recette correspondante est inscrite sur le compte de provision correspondant. A la fin de l'exercice, l'ordonnateur émet : - un mandat pour ordre (à l'ordre de l'agent comptable) pour le montant des provisions constituées ; - un ordre de recette pour ordre (à l'ordre de l'agent comptable) pour le même montant. � Traduction comptable A la fin de l'exercice, l'agent comptable : - prend en charge et comptabilise le mandat au débit du compte 681xxx ; - comptabilise la provision au crédit du compte 15xxx Ces modifications et régularisations seront effectuées par les services du siège (DF/ADP)


PHYSIQUEMENT :

Qu’est- ce qu’un transfert ou mutation du bien ?

La mutation d’un bien consiste en une modification de sa localisation. Elle ne peut intervenir qu’entre unités et services de l’IRD et ne peut concerner que des biens propriété de l’établissement.

Les biens étant centralisés au niveau du siège, aucune sortie d’actif n’est effectuée.

Le plan d’amortissement est repris en l’état et se poursuit jusqu’au terme de l’échéancier initial.

Ce transfert peut être effectué à titre gratuit ou à titre onéreux (par transfert de crédits généralement).

PROCEDURE :

La structure d’origine :

1. La demande doit être établie par le responsable des biens au sein de l’unité ou du service de la structure d’origine du bien à l’aide de l’imprimé (annexe 7).

2. Elle doit faire mention des conditions de transfert du matériel (transport, coût…)

3. Elle doit être adressée :

- à la structure d’accueil pour accord du transfert.

- Le cas échéant, au titulaire du contrat de recherche qui a financé l’achat pour information

- au gestionnaire des biens pour information

La structure d’accueil :

1. Complète, valide et retourne la demande de transfert à la structure d’origine. 2. Attribue un nouveau numéro interne 3. Dès réception du bien adresse un exemplaire :

- à son gestionnaire des biens un exemplaire de la demande de transfert pour information - à la cellule GVP (siège) pour régularisation dans SORGHO. Une nouvelle fiche immo

sera créée en en précisant l’origine du bien (code émetteur = structure d’origine) et en mentionnant le numéro d’immobilisation d’origine de façon à rapatrier toutes les informations comptables (cf. fiche procédure sorgho).

Guide pratique des immobilisations 43

Peut-on mettre à disposition un bien appartenant à l’IRD ?

Un bien affecté dans une structure de l’IRD peut être appelé à être mis à la disposition d’un organisme extérieur en France ou à l’étranger.

Cette situation ne peut être établie que sur la base d’une convention de mise à disposition ou d’une convention de coopération.

La demande de mise à disposition peut-être consécutive au départ d’un chercheur ou d’une équipe vers une structure extérieure à l’IRD, à une collaboration scientifique ou s’opérer dans le cadre d’une fermeture d’unité ou d’un changement d’affectation.

Elle devra être faite à l’aide de l’imprime (annexe 3) par le responsable de l’unité et transmise au chargé d’inventaire de la structure administrative dont il dépend qui le transmettra à son tour à la cellule GVP/DF accompagnée de la convention de mise à disposition.

Cette convention établie soit par le chargé d’inventaire soit par la DF (modèle DAJ) sera cosignée par les différentes parties (ordonnateur pour les établissements publics) et éventuellement par le titulaire du contrat qui a financé l’achat.

Devront y figurer tous les renseignements concernant le bien, la durée de la mise à disposition, l’utilisation, les modalités de prise en charge des frais inhérents à son déplacement, la responsabilité de son entretien, son retour dans une structure IRD…

Il y sera joint, le cas échéant, le contrat de coopération qui en est le support juridique.

Tout matériel mis à disposition reste la propriété de l’IRD et ne peut subir d’affectation (vente, déplacement, don, destruction…) sans son autorisation.

Les biens mis à disposition restent à l’inventaire de l’établissement et sont donc suivis par le siège (cellule GVP/DF).

En l’absence de convention, une subvention (sur décision du Président) peut être proposée à une structure extérieure pour l’acquisition d’un bien.

Le gestionnaire des biens devra indiquer sur la fiche « immobilisation » dans la zone texte, le plus d’informations possibles permettant de localiser le bien. (cf. procédures sorgho)

La remise d’un bien à titre définitif ne peut être réalisée par voie de convention de mise à disposition.


Qu’est-ce qu’un inventaire ? L' "inventaire" désigne un document dénombrant et évaluant pécuniairement l’ensemble du patrimoine, bien par bien.

Que doit-on inventorier ? Tous les biens destinés à rester durablement (durée de vie supérieure à un exercice comptable et budgétaire = 12 mois) sous la même forme dans l’établissement doivent figurer à l’inventaire. Cela concerne les biens de toutes natures, corporels ou incorporels, meubles ou immeubles, affectés à l’établissement ou acquis par lui. Toutefois, l'article 36 du décret du 14 janvier 1994 précise que cet inventaire doit distinguer les biens propres de l'établissement de ceux qui sont affectés ou mis à sa disposition ; Par dérogation, les biens dont la valeur est inférieure à 750 € quelle que soit leur durée de vie seront imputés en charge. Leur inventaire se fera par la tenue d’un fichier excel. Ne seront immobilisés, c'est-à-dire comptabilisés en classe 2 que les biens dont la valeur est supérieure à 750 €. L’inventaire de ces biens se fait par l’enrichissement de fiches « immo » dans Sorgho qui font état de tous les éléments indispensables à son identification, sa localisation ou son coût.

Qui est responsable de l’inventaire ? Dans les établissements publics nous retrouvons deux types d’inventaire : - l’inventaire ordonnateur - l’inventaire comptable Ordonnateur :

C’est l’ordonnateur qui a la responsabilité de tenir à jour la liste exhaustive d’identification des biens figurant à l’inventaire. Celle-ci lui permet de valider l’inventaire comptable. Comptable :

Le comptable a pour mission de veiller au respect de la "sincérité des enregistrements comptables".

Pour cela, il doit s’assurer de la bonne imputation des biens dans sa comptabilité et de la concordance entre l’inventaire de l’ordonnateur et les fichiers comptables. Il doit procéder aux ajustements nécessaires (réforme, transfert…) afin de produire un compte financier annuel donnant une image fidèle du patrimoine de l’institut. (cf. art 27 de la loi organique relative aux lois des finances (LOLF) disposant que les comptes doivent être « réguliers, sincères et donner une image fidèle du patrimoine et de la situation financière » de l’état).

En résumé : Suivre les immobilisations incombe, de manière conjointe, à l’ordonnateur chargé plus spécifiquement du recensement des biens et de leur identification et au comptable, chargé de leur enregistrement et de leur suivi à l’actif du bilan. L’état des immobilisations est de la compétence exclusive de l’ordonnateur et l’état de l’actif, de celle du comptable. Ces deux états doivent en toute logique coïncider, ce qui exige un système cohérent d’échange d’informations entre les services de l’ordonnateur et ceux du comptable, aboutissant à un ajustement régulier des deux documents.


Quand réaliser un inventaire ? Un inventaire doit être permanent, le fichier doit être mis à jour dès mouvement d’un bien. (Sortie, transfert….). L’IRD doit être en mesure de produire à tout instant l’état de son patrimoine et de localiser chaque bien.

Qu’est ce qu’un inventaire physique ? L’inventaire physique est le contrôle de l’existence et de l’état par l’ordonnateur des biens inscrits en comptabilité.

Le recensement physique permet la vérification et éventuellement la mise à jour du fichier des immobilisations. Il se fait conjointement avec les responsables désignés lors de la création d’un réseau de correspondants inventaire au sein de chaque structure. Un guide pratique est rédigé à leur attention.

Quand réaliser un inventaire physique ?

Un recensement physique doit être réalisé, une fois par an, afin de permettre la validation des comptes du comptable.

Qui doit réaliser l’inventaire physique ?

C’est le Chargé d’inventaire sous couvert du responsable budgétaire qui est chargé de l’inventaire physique des biens de sa structure.

L’opération est initiée et coordonnée par la cellule GVP de la direction des finances : - Détermination de la période à laquelle aura lieu l’inventaire physique - Inventaire exhaustif ou pas - Détermination de seuils. - Modalités de restitution des états…

Que se passe-t-il après un inventaire physique ?

Lors d’un inventaire physique des écarts entre la réalité et les états financiers peuvent être constatés.

- Matériel disparu ou non identifié - Constatation de la non utilité du bien ou de son non fonctionnement…. - Changement de localisation...

Ces biens feront l’objet d’une demande de sortie d’inventaire à l’aide d’un imprimé type par le Chargé d’inventaire qui sera adressée au gestionnaire des biens

La procédure reste la même que pour une sortie de bien courante


QUATRIEME PARTIE : SORTIE DU BIEN DE L’ACTIF DE L’ETABLISSEMENT

Dans quel cas doit-on sortir un bien de l’actif ?

Différents types d’évènements peuvent donner lieu à une sortie d’inventaire

- Sur décision de réforme par vente ou destruction ; - Par accident : perte, vol ou destruction ; - Fin d’occupation de locaux n’appartenant pas à l’IRD - Par restitution à l’organisme d’origine dans le cas de bien reçus en dotation ou affectation ;

- Par remise à un partenaire dans le cadre d’une convention de coopération - sortie d’un ensemble de biens d’une valeur n’excédant pas 115 € (n° 1965 I.9644 du 17 décembre 1965)

Quelles sont les conditions pour sortir un bien de l’actif ? Principes généraux �� L’IRD ne peut céder que les biens lui appartenant en totalité. Si un matériel a été acquis en commun avec un autre organisme, la vente ne peut être effectuée qu’avec l’accord écrit du copropriétaire. Le produit de cette cession sera partagé au prorata du financement apporté par chaque partenaire. �� Toute décision de cession ou de réforme d’un bien faisant partie de l’état de l’actif de l’établissement (inscrit en dépense d’investissement en classe 2 lors de son acquisition, soumis à amortissement ou non, totalement amorti ou non, neutralisé ou non) doit faire l’objet d’une demande auprès de la structure administrative dont l’unité ou le service dépend et être transmise au pôle Gestion et valorisation du patrimoine de la Direction des Finances �� En application des dispositions de l’article L70 du code des domaines, les objets mobiliers et les matériels dont l’établissement n’a plus l’emploi, doivent être remis au service du domaine du pays, seul compétent pour procéder à la vente soit :

- Pour la métropole, au Service France Domaine de la Direction Nationale d’Interventions Domaniales (DNID)

- Pour la Corse et les ROM-COM, au service local du Domaine tenant lieu de commissariat aux ventes

- Pour l’étranger, à l’ambassadeur ou le consul général, représentant du Domaine. La zone de compétence des Commissariats aux ventes est fonction du lieu de stockage des biens à réformer. (Liste des Commissariats aux ventes en métropole)

Cela implique qu’aucun de ces matériels ne peut être donné à titre gratuit (sauf dispositions de l’article L.3212-2 du CG3P) même s’il est devenu inutile pour l’établissement.


Extrait de l’Article L.3212-2 du code général de la propriété des personnes publiques :

Peuvent entre autres être cédés gratuitement :

1 - Les matériels informatiques réformés acquis depuis plus de 5 ans et totalement amortis et dont la

valeur unitaire n’excède pas 300 € peuvent être sans avis des services des Domaines et sous conditions :

- Cédés gratuitement à des associations

- Cédés gratuitement au personnel de l’établissement

- Retraités par des prestataires agréés.

-

Dans ce cas une attestation devra être remplie (annexe 6) et adressée à la cellule GVP

2 - Les matériels et équipements destinés à l'enseignement et à la recherche scientifiques, lorsqu'ils ont

été remis, dans le cadre d'une convention de coopération, à un organisme assurant des missions de même

nature.

Dans ce cadre, deux cas sont à distinguer : a – Bien acquis sur contrat géré par l’IRD dont il est prévu qu’il soit remis au partenaire. Dans ce cas, la convention de recherche doit stipuler que le bien est acquis pour le compte du partenaire et sera comptabilisé en classe 6 (fonctionnement) b – La convention ne prévoit pas la remise du bien au partenaire et fera l’objet d’un avenant. Le bien comptabilisé en classe 2 (équipement) fera l’objet d’une sortie de l’actif. �� Toutes les recettes qu’elles soient réalisées en métropole, en Corse, dans les ROM-COM ou à l’étranger, issues d’une vente mobilière doivent être transférées au Comptable Supérieur des Domaines (CSDom). Il est seul habilité à imputer le produit de la vente (par adjudication ou cession amiable) en comptabilité de l’état. L’agent du service local du domaine chargé des ventes mobilières (ou un agent délégué par l’ambassadeur ou le consul général) est donc habilité par le CSDom à réceptionner les fonds issus des cessions qu’il réalise et à les déposer auprès du service de la comptabilité de la Trésorerie Générale. La DNID n’a pas en charge les cessions avec les Etats étrangers, cette mission revenant au Ministère du budget, des comptes publics et de la fonction publique par l’entremise des services de Trésorerie. �� Cas particuliers : Pour les opérations importantes, l’autorisation du Conseil d’Administration est nécessaire :

- Aliénation des biens immobiliers (article 161 du décret du 29 décembre 1962) - Vente d’objets mobiliers dont la valeur dépasse la limite des achats sur simple facture

(montant fixé actuellement à 150 000 €)


Quelles sont les formalités pour céder un bien ? Procédure des gestionnaires

1. Le responsable de biens qui souhaite aliéner du matériel dont il n’a plus l’usage ou qui est

obsolète ou hors service, adresse une demande à l’aide d’un imprimé (annexe 1) au gestionnaire

des biens de la structure administrative dont il dépend.

2. Après vérification de l’existence du bien à l’actif, d’éventuelles contraintes de cofinancement et

de copropriété…. le chargé d’inventaire soumet la demande à la Commission de réforme du centre. Cette commission, composée de trois personnes qui sont généralement le Directeur du centre ou le représentant, l’administrateur ou le régisseur, le responsable du pôle maintenance et travaux… doit statuer.

3. Après décision de la commission, le dossier doit être adressé à la direction des finances (pôle Gestion et valorisation du Patrimoine) pour information.

4. le chargé d’inventaire établit la demande de remise du matériel aux domaines (annexe 2) à transmettre

- à la Direction Nationale d’Intervention Domaniale (DNID) pour la métropole - au service local du Domaine pour la Corse et les ROM-COM - au représentant du Domaine de l’ambassade ou du Consulat,

Doivent y figurer tous les éléments concernant le bien : - Type - Date d’achat - Etat - Description - Pour les véhicules, tous les renseignements mentionnés sur la carte grise. - Lieu de visite du bien - Numéro d’inventaire - Personne à contacter …

Cette demande doit être accompagnée - du RIB du comptable assignataire (ACP, ACS, Régisseur) aux fins d’encaissement du

produit de la vente. - de la copie de la carte grise s’il s’agit d’un véhicule

Pour la métropole il est recommandé de faire cette demande via le portail extranet de la DNID

Manuel d’utilisation

http://extranet.ventes-domaniales.fr/manuel_utilisation/Manuel_utilisateurEXTRANET_27022006.pdf et

extranet DNID


5. Le service des domaines fixe le prix de vente et se charge de trouver un acquéreur. Il s’écoulera un délai minimum de 5 semaines entre l’autorisation de la vente et son déroulé en raison de son organisation (Publicité et mise aux enchères).

6. Après détermination de la date de l’adjudication et du prix de vente, les Domaines en informent le

vendeur et lui communiquent le n° du lot. . S’il n’y a pas d’acquéreur ils engagent deux autres ventes successives.(Pour la métropole, la fréquence des ventes étant d’environ une par mois).

7. Si la vente n’aboutit pas, une autorisation de destruction sera adressée par le service des

Domaines au service livrancier 8. Lorsque la vente est conclue, le service des Domaines adresse au service livrancier les pièces

justificatives mentionnant :

- le résultat de la vente (prix, nom de l’acquéreur…) - l’autorisation d’enlèvement du bien par l’acquéreur

Le produit de la vente est versé sur le compte du service livrancier

9. Le gestionnaire des biens modifie la fiche « immobilisation » dans sorgho qui passera du statut « Présent » à « Réformé » et édite le Procès verbal de réforme et le certificat de radiation de l’inventaire (cf. manuel utilisation sorgho)

10. Après signature, le gestionnaire des biens adresse alors à la Cellule GVP de la Direction des finances en trois exemplaires :

• le procès verbal de réforme du matériel (2 originaux) (Annexe 2) • le certificat de radiation de l’inventaire (2 originaux) (Annexe 5) • la fiche d’inventaire et la fiche d’immobilisation (ZAA02) • les divers documents du Commissariat aux ventes

o demande de remise aux domaines o autorisation de destruction du matériel ou o pièces justificatives de la vente (résultats de la vente, autorisation

d’enlèvement…) o divers courriers échangés…

11. Après s’être assurée de l’exactitude des informations renseignées dans sorgho et de la conformité du dossier, la Cellule GVP transmet un exemplaire du dossier complet à l’ACP

12. – Dans le cas où des biens ne seraient pas amortis il sera émis, sous contrôle de la cellule GVP, et

pour le montant de la valeur résiduelle des biens :

- Un titre de recette par le Bureau des Recettes (BRC) - Un mandat d’ordre par le Bureau d’Exécution de la Dépense.

13. – Le Bureau des Recettes émettra un titre de recette pour le montant du produit de la vente.

14. L’ACP effectuera la sortie comptable du bien via sorgho (cf. manuel utilisation sorgho) et prendra

en charge les mandats et titres de recettes émis par la DF.


Le produit de la vente qui est versé sur le compte du service livrancier est une recette nette. Une taxe de 11 % du prix de la vente devant couvrir les frais engagés par les services des domaines est directement payée par l’acquéreur Si le montant versé de la taxe est supérieur aux frais réellement engagés, la différence sera reversée au service livrancier.

Si le paiement n’est pas effectué, la recette divisionnaire des services fiscaux prononce la résolution de la vente et le service livrancier peut alors soit trouver un nouvel acquéreur, en vue d’une nouvelle cession amiable, soit demander au service des domaines de procéder à une vente aux enchères publiques.

L’acquéreur dispose de 20 jours pour retirer son bien auprès du service livrancier, muni de son titre d’autorisation d’enlèvement. Le cas de non retrait dans les délais entraîne la résolution de la vente et la conservation de l’acompte réglé en salle.

En règle générale, le coût d’enlèvement est à la charge de l’acquéreur.

Il est à noter que le bien est vendu sans garantie de la part de l’IRD, l’acheteur étant réputé avoir vu le bien et avoir pris connaissance de son état avant l’achat. Les modalités de consultation des lots sont indiquées dans l’annonce de la vente.

Procédure d’enregistrement de la cession

En l'espèce, les opérations comptables peuvent précéder les opérations budgétaires. Par ailleurs, ne sont pas retracés les mouvements affectant le compte de disponibilités. � Opérations comptables L'agent comptable constate la sortie du bien du patrimoine de l'établissement par les écritures suivantes : - pour le montant des amortissements constatés : Débit subdivision intéressée du compte 28 par crédit du compte d'immobilisation intéressé (opération comptable d'ordre) ; - pour la valeur nette comptable de l'immobilisation : Débit 675 "Valeur comptable des éléments d'actif cédés" par crédit du compte d'immobilisation intéressé. Par ailleurs, il constate le produit de la cession par un débit au compte "Créances sur cessions d'immobilisations" et un crédit au compte 775 "Produits des cessions d'éléments d'actif". Enfin, il demande l'émission des ordres de recettes et des ordres de dépenses correspondants qui seront émis par la direction des finances. � Traduction budgétaire L'ordonnateur émet : - pour le montant du produit de la cession : un titre de recette imputé sur le compte 775 ; - pour la valeur nette comptable : un titre de recette pour ordre (à l'ordre de l'agent comptable), imputé sur le compte d'immobilisation concerné ; - pour la valeur nette comptable : un ordre de dépense pour ordre (à l'ordre de l'agent comptable), imputé sur le compte 675


�� Cession amiable d’un bien (acquéreur proposé par l’IRD)

Dans le cas où l’IRD a trouvé un acheteur, un courrier est joint au PV de remise au domaine avec l’offre d’achat de l’acquéreur potentiel privé ou public. Le commissaire aux ventes se prononce sur la convenance du prix. Si accord, il transmet le dossier à la recette divisionnaire qui doit recouvrer le produit de la vente et délivrer le bulletin de livraison permettant la prise de possession du bien. En cas de refus, une vente classique avec publicité et concurrence sera effectuée

Le taux de la taxe forfaitaire devant couvrir les frais engagés et à verser par l’acquéreur est de 6% en cas de cession amiable. (cf. A 114).

�� Bien déclaré obsolète par l’IRD

Un bien déclaré obsolète pour l’usage qu’en fait l’établissement doit faire l’objet d’une demande de cession du matériel aux domaines. En effet, ce bien pourra toujours être vendu.


Quels sont les cas et procédures pour mettre un bien au rebut ?

�� Bien cassé, hors d’usage

1. Le chargé de l’inventaire qui souhaite réformer du matériel qui est hors service, adresse une demande à l’aide d’un imprimé (annexe 1) au gestionnaire des biens de la structure administrative dont il dépend.

2. Après vérification de l’existence du bien à l’actif, d’éventuelles contraintes de cofinancement et de copropriété…. le gestionnaire des biens soumettra la demande à la Commission de réforme du centre ou de la régie.

3. Cette commission, composée de trois personnes qui sont généralement le Directeur du centre,

l’administrateur ou le représentant, le régisseur, le responsable du pôle maintenance et travaux… devra statuer.

4. Après accord de la commission, une demande de remise de matériel aux domaines pour

destruction sera établie (annexe 2) et transmis au service des domaines en précisant les motifs de cette demande : matériel hors d’usage, détérioré…

5. Dès réception de l’autorisation du service des domaines, le gestionnaire des biens :

- fera procéder à la destruction du bien * - modifiera le statut du bien dans sorgho qui passera de « Présent » à « Réformé » (cf. procédure sorgho) - adressera à la cellule GVP de la direction des finances :

• le procès verbal de réforme du matériel (2 originaux) (Annexe 4) • le certificat de radiation de l’inventaire (2 originaux) (Annexe 5) • la fiche d’inventaire et la fiche d’immobilisation (ZAA02) • les divers documents du Commissariat aux ventes

o demande de remise aux domaines o autorisation de destruction du matériel o divers courriers échangés…

6. Après vérification du dossier, la cellule GVP en transmettra un exemplaire complet du dossier complet à l’ACP.

* Electroménager, micro-informatique : depuis le 16 novembre 2006, les distributeurs doivent proposer la reprise gratuite des équipements électriques et électroniques usagés lors de l’achat d’un appareil neuf du même type.


�� Bien ayant subi un vol ou des dégradations Dans la mesure où il ne fait aucun doute qu’il s’agit d’un vol ou de dégradations, il est nécessaire de :

1. Etablir un inventaire détaillé des biens volés ou dégradés

2. Porter plainte au commissariat du lieu d’infraction Un procès verbal sera établi par la police judiciaire.

3. Prévenir les services d’administration du siège, les autorités scientifiques et éventuellement les tutelles (UMR…)

4. Adresser au gestionnaire des biens une demande de sortie de bien accompagnée de la liste

détaillée des biens concernés où seront mentionnés les numéros d’inventaire, la description et l’année d’acquisition des biens … et du PV de dépôt de plainte

5. Le gestionnaire des biens :

- modifie le statut du bien dans sorgho qui passera de « Présent » à « Réformé » (cf. procédure sorgho)

- adresse à la cellule GVP de la direction des finances

• le procès verbal de réforme du matériel (2 originaux) (Annexe 4) • le certificat de radiation de l’inventaire (2 originaux) (Annexe 5) • la fiche d’inventaire et la fiche d’immobilisation (ZAA02) • le justificatif de dépôt de plainte

6. Après vérification du dossier, la cellule GVP en transmettra un exemplaire complet du dossier

complet à l’ACP.

7. Dans le cas de dégradations : Rassembler les factures d’achats et faire établir des devis pour estimer le coût de remplacement ou de réparation de ces biens.


�� Fin d’occupation de locaux n’appartenant pas à l’IRD Cette procédure est à appliquer dans le cas où les locaux n’appartiennent pas à l’IRD et dans lesquels des aménagements ont été effectués et comptabilisés à l’actif du bilan (classe 2). Le gestionnaire des biens, informé de la libération des locaux par les équipes IRD, établira la liste des aménagements solidaires du bâtiment. Le gestionnaire des biens :

- modifie le statut des biens dans sorgho qui passera de « Présent » à « Réformé » (cf. procédure sorgho)

- adresse à la cellule GVP de la direction des finances

• le procès verbal de réforme du matériel (2 originaux) (Annexe 4) • le certificat de radiation de l’inventaire (2 originaux) (Annexe 5) • la fiche d’inventaire et la fiche d’immobilisation (ZAA02) • la justification de la fin d’occupation des locaux

Le dossier complet sera transmis à l’ACP par la cellule GVP.

�� Par restitution à l’organisme d’origine dans le cas de bien reçus en dotation ou affectation. �� Sortie d’un ensemble de biens d’une valeur n’excédant pas 115 € (n° 1965 I.9644 du 17 décembre 1965) Dans un but de simplification, une ancienne pratique de France Domaine permet la cession amiable de biens dont la valeur vénale* n’excède pas 115 € sans en référer à leurs services. Pour cette appréciation, il convient de considérer la valeur de l’ensemble des matériels de même nature, entreposés dans un même lieu et non le prix de chaque cession isolément. Il s’agit là d’une ancienne pratique des Domaines qui ne fait l’objet d’aucune codification. Afin de faciliter les justifications lors de contrôles et afin de disposer de pièces irréfragables, il est toutefois conseillé d’utiliser les services de France Domaine.

* La valeur vénale d’un bien est le prix présumé qu’accepterait d’en donner un acquéreur éventuel dans

l’état et le lieu où se trouve le bien. Montant net des coûts de sortie.

Guide pratique des immobilisations - GVP/DF -

55

PROCESSUS

Demande d'achat

Bon de commande

Réception - Service fait


Création fiche immo

Mandatement facture/enregistrement comptable

Suivi du bien - Inventaire physique

Sortie du bien

Mutation Cession Mise au rebut Mise à disposition

Demande d'accord du siège co signée par structure de sortie et d'accueil

Modification de la fiche immo pour la structure de sortie

Création d'une fiche immo pour la structure d'accueil

Décision de la commission de réforme

Demande d'accord du siège suite commission de réforme

Transmission du dossier pour accord et mise en vente au service des domaines ou à son représentant

(ambassade)

Après la vente dossier complet transmis à la DF - Mise à jour de la

fiche immo

Décision de la commission de réforme

Demande d'accord du siège suite commission de réforme

Transmission du dossier pour accord au service des domaines ou à son

représentant (ambassade)

Faire procéder à la destruction

Dossier complet transmis à la DF - Mise à jour de la fiche immo

Demande d'accord du siège co signée par structure de sortie et d'accueil

Modification de la fiche immo pour la structure de sortie


56

Transactions utilisées dans Sorgho


57


58

CINQUIEME PARTIE : Actions des agents comptables Centralisation des immobilisations dans la comptabilité de l’agent

comptable principal.

Les immobilisations de l’IRD sont centralisées au niveau du Siège (ACP et GVP/DF).

Après liquidation des factures et prise en charge des mandats sur les comptes de classe 2 par les Agents comptables secondaires, les mandatements ainsi que les fiches d’immobilisation sont remontées périodiquement dans les écritures de l’Agent comptable principal en vue de leur centralisation et consolidation.

A cette occasion, un nouveau numéro (centralisé) est affecté à chaque bien remonté.

Les mandats émis sur des opérations en cours (imputation sur les c/ 23xxx «IEC / immobilisation en cours ») et non terminées au 31/12/N, sont remontés uniquement en fin d’année. Les ACS doivent joindre aux documents de fin d’année à transmettre à l’ACP un tableau des opérations en cours (c/23xxx) cohérent avec leur comptabilité (balance).

Après remontée dans les écritures de l’ACP au 31/12/N, les IEC sont immédiatement redescendues dans les écritures des ACS au 01/01/N+1 pour y être complétées par de nouvelles écritures. Lorsque les opérations sont terminées, l’Ordonnateur secondaire transmet à l’ACP un certificat administratif l’informant de la fin des opérations, du montant global de la dite opération et du compte d’imputation définitive sur lequel l’opération doit être affectée . A réception et après remontée de la fiche l’ACP passe les opérations d’ordre nécessaires à l’imputation définitive du bien sur un compte de type 20 ou 21.

En ce qui concerne les IEC passées par l’Ordonnateur principal, la procédure est identique : lorsque les opérations sont terminées, l’Ordonnateur principal transmet à l’ACP un certificat administratif l’informant de la fin des opérations, du montant global de la dite opération et du compte d’imputation définitive sur lequel l’opération doit être affectée. A réception, l’ACP passe les opérations d’ordre nécessaires à l’imputation définitive du bien sur un compte de type 20 ou 21.


59

� l'agent comptable secondaire

�� les immobilisations

Les agents comptables secondaires sont chargés du suivi des immobilisations enregistrées dans leur comptabilité pour l’année en cours.

- Les entrées (mises en service)

Au moment du visa de la facture, l’ACS vérifie que les biens sont inscrits sous la bonne imputation comptable, puis prend en charge le mandat correspondant. Cette opération affecte définitivement en classe 2 le montant de la dépense. En cas d’IEC, celle-ci est inscrite sur un compte de type 23. Cela nécessitera une régularisation comptable ultérieure, lors de son imputation sur une rubrique comptable définitive (voir ci-dessus).

- Les mises hors service

L'agent comptable secondaire remontent périodiquement les immobilisations dans les écritures de l’ACP, à l’exception des opérations sur c/ 23xxx qui sont elles-mêmes transmises en fin d’année. Cette opération de remontée se traduit par une mise « hors service » du bien dans Sorgho sous le N° d’inventaire initial et par une entrée sous le nouveau N° d’inventaire attribué dans la comptabilité de l’ACP.

�� les contrôles périodiques Lors du visa des factures, l’ACS vérifie les informations portées sur les fiches d’immobilisations et demandent le cas échéant (avant prise en charge des mandats) au service Ordonnateur la correction des fiches incomplètes ou ayant des informations erronées. Ce contrôle est important dans la mesure où la réussite des remontées périodiques repose sur la qualité des données saisies sur ces fiches. Cette vérification s’effectue dans Sorgho via la transaction AS03. Les informations à contrôler sont (voir fiche n°3)) :

- onglet « Généralités » : nom du fournisseur, désignation du bien, rubrique comptable, n° facture, montant en euros, n° et date mandat, date mise en service/date 1ère entrée et année entrée cohérentes avec la période.

- Onglet « Ordonnateur » : l’état doit être « PRESENT » ; le pavé budgétaire en bas de l’écran doit comprendre au moins un centre de coût ou un élément d’OTP.

- Onglet « Evaluation » : la date d’amortissement de départ doit toujours être le 1er janvier de l’année suivante. Ainsi toutes les immobilisations prises en charge en 2007 auront pour date de début d’amortissement le 01/01/2008.

- onglet « Généralités » /icône « texte descriptif » : cette zone texte, lorsqu’elle est renseignée, permet une meilleure connaissance du bien inventorié.

- Bouton « valeurs d’immob » : après prise en charge des mandats en classe 2, cette zone de la fiche d’immobilisation se met à jour des écritures comptables. Cette zone correspond donc à la comptabilité du Comptable. Lors des remontées ACS/ACP, cette même zone se met à jour dudit mouvement et de l’écriture comptable ainsi prise en charge.


60

En fin de mois et avant chaque remontée périodique, l'agent comptable secondaire vérifie que le solde de chaque compte de la classe 2 (balance des comptes) corresponde bien au total des biens inscrits à l'inventaire. En fin d'année, les ACS doivent vérifier si globalement les biens remontés ainsi que les immobilisations en cours correspondent bien à la balance des comptes. Sorgho met à disposition diverses transactions pour apprécier les biens pris en charge à l’inventaire (voir fiche n°11):

- S_ALR_87012050 Entrées et sorties d'immobilisations sur un exercice donné - S_ALR_87011963 Inventaire général ACP ou existants sur un ex donné avant

remontée pour les ACS - S_ALR_87012056 Répertoire immobilisations non comptabilisées - ZFI_AA16_R liste des immobilisations des ACS remontées vers ACP - ZAA03 Liste inventaire

� L'agent comptable principal

L'agent comptable principal agit en sa qualité de comptable du siège et en tant que comptable centralisateur.

�� l'agent comptable principal, comptable du siège

L’ACP intervient au même titre que les ACS pour les opérations du siège en matière d'enregistrement des immobilisations (entrées et sorties, vérification des fiches immobilisation avant prise en, charge des mandats…). Il effectue également les opérations de liquidation de l'amortissement des biens du siège et des ACS ainsi que les contrôles périodiques de ses propres opérations.

�� l'agent comptable principal, comptable centralisateur

Dans le cadre de cette mission, il doit :

- rédiger, diffuser et mettre à jour les procédures nécessaires à la comptabilisation et au contrôle des opérations liées aux comptes de la classe 2,

- agir en qualité de “ conseil ” auprès du réseau des ACS de l'IRD,

- s'assurer de la cohérence globale (en collaboration avec le CIC/DF) du patrimoine de l'organisme et de l'application des règles de contrôle par une vérification formelle des pièces qui lui sont transmises (contrôle interne),

- demander à la Direction des finances (cellule GVP, Bureau d’exécution et BRC) l'émission des titres de recettes et mandats (opération d'ordre budgétaire) nécessaires à la comptabilisation des amortissements et à celle des sorties lorsque cela est nécessaire.


61

Synthèse des points importants pour les immobilisations

1- Une fiche immobilisation doit être créée avant l’enregistrement de la facture par F871 ou ZMIR4

Dans le cas de facture avec « service fait » il faut créer la fiche immo dès saisie de la commande.

2- La code TVA pour une immobilisation commence par I

3 – Le compte budgétaire commence par I, I1000 ou IP100 si investissement programmé

4 – La case Code invest. doit être cochée absolument pour la classe 2

Elle permet de dériver sur un compte collectif fournisseur sur immobilisation et sur un compte TVA sur immobilisation.

5 – Du fait de cette obligation SAP, nous ne pouvons pas traiter une facture avec un poste de la classe 6 et de la classe 2 sur la même facture.

Il faut donc enregistrer sur une facture la classe 2 (n° de la facture)

Il faut enregistrer sur une autre facture la classe 6 avec (n° de la facture + bis par exemple)

6 – une fiche immobilisation est nécessaire pour les immobilisations en cours.


62

ANNEXES


63

Détail de certains comptes d’immobilisation

2053 1000 Logiciels acquis Lorsque le logiciel se trouve sur la même facture que le matériel support et que son prix n'est pas individualisé, la dépense sera imputée sur le même compte que celui du matériel support (n° d'inventaire identique). Sinon, il faut considérer des composants distincts, et procéder à 2 imputations.

2131 7000 Bâtiments acquis

Sont considérés comme tels les fondations et leurs appuis, les murs, les planchers, les toitures, ainsi que les aménagements faisant corps avec eux, à l’exclusion de ceux qui peuvent en être facilement détachés ou encore ceux qui, en raison de leur nature et de leur importance, justifient une inscription distincte en comptabilité (composant).

2135 7000 Installations générales, Agencements, Aménagement des constructions acquises Les installations générales sont, par exemple, les installations téléphoniques ou de chauffage dont la mise en place incombe à l'établissement. Les agencements et aménagements de construction sont des travaux destinés à mettre les bâtiments en état d'utilisation. Ils ne constituent pas des frais d'entretien et de réparation (imputables en 615) mais des frais d'investissement devant donner lieu à un amortissement, les dépenses entraînant une augmentation de la valeur d'actif d'un bien immobilisé ou ayant pour effet de prolonger d'une manière notable la durée d'utilisation d'un élément d'actif. Ce compte est mouvementé lorsque les locaux appartiennent à l'IRD. Dans le cas contraire, voir les comptes 2181. La règle distingue les travaux qui apportent de la valeur au bien à inscrire en compte de classe 2 comme un investissement soit que les travaux sont immobilisés comme un bien, soit qu’ils soient pris en compte dans la valeur du bien qu’ils améliorent.

2153 7000 Installations à caractère spécifique acquises Installations qui, dans une profession, sont affectées à un usage spécifique et dont l'importance justifie une gestion comptable particulière.

2154 7100 Matériel scientifique acquis

matériels scientifiques ou assimilables (paillasse, réfrigérateur, congélateur, machine à laver, matériel photo, matériel radioélectrique, télévision, moniteur, vidéo, amplificateur...)

2154 7200 Matériel acquis

matériels autres que scientifiques.

2155 5700 Outillage acquis

2181 7000 Installations générales, Agencements, Aménagements divers acquis Ce compte est utilisé lorsqu'il s'agit d'incorporer des installations générales, agencements et aménagements dans les immobilisations dont l’établissement n'est pas propriétaire ou sur lesquelles il ne dispose d'aucun droit réel. Il peut s'agir, par exemple, de locaux hospitaliers ou


64

universitaires. Si l'IRD est propriétaire du bien dans lequel sont apportées ces améliorations, il convient de mouvementer les comptes 2135.

2182 7100 Matériels de transport véhicules acquis Le matériel de transport comprend tous les véhicules et appareils servant au transport de personnel, de marchandises, de matière ou de produits...

2182 7200 Matériels de transport navires acquis

2183 2700 Matériels informatique acquis 2184 7000 Mobiliers acquis

Tout ce qui est mobilier au sens commun du terme : tables, chaises, fauteuils, matériels de rangement, table informatique, support imprimante.

2188 7000 Matériels divers acquis Regroupe tous les matériels divers autres que scientifiques et autres que ceux imputés sur le c/ 2154 7200.

2111 1700 Terrains nus acquis


65

Article L3212-2 depuis le 1 août 2009

Par dérogation aux dispositions du premier alinéa de l'article L. 3211-18, peuvent être réalisées gratuitement :

1° Les cessions de biens meubles dont la valeur n'excède pas des plafonds fixés par l'autorité désignée par décret en Conseil d'Etat à des Etats étrangers dans le cadre d'une action de coopération ;

2° Les cessions de biens meubles dont la valeur unitaire n'excède pas un plafond fixé comme il est dit au 1° à des associations relevant de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association visées au 1 b de l'article 238 bis du code général des impôts et dont les ressources sont affectées à des oeuvres d'assistance, notamment à la redistribution gratuite de biens meubles aux personnes les plus défavorisées. Ces associations ne peuvent procéder à la cession, à titre onéreux, des biens ainsi alloués à peine d'être exclues définitivement du bénéfice des présentes mesures ;

3° Les cessions des matériels informatiques dont les services de l'Etat ou de l'un de ses établissements publics n'ont plus l'emploi et dont la valeur unitaire n'excède pas un seuil fixé par décret aux associations de parents d'élèves aux associations de soutien scolaire et aux associations d'étudiants. Les associations s'engagent par écrit à n'utiliser les matériels qui leur sont cédés que pour l'objet prévu par leurs statuts, à l'exclusion de tout autre. Elles ne peuvent procéder à la cession, à titre onéreux, des biens ainsi alloués, à peine d'être exclues du bénéfice des présentes mesures ;

4° Les cessions de matériels et d'équipements destinés à l'enseignement et à la recherche scientifiques, lorsqu'ils ont été remis, dans le cadre d'une convention de coopération, à un organisme assurant des missions de même nature ;

5° Les cessions des matériels informatiques et des logiciels nécessaires à leur utilisation, dont les services de l'Etat ou de l'un de ses établissements publics n'ont plus l'emploi et dont la valeur unitaire n'excède pas un plafond fixé par décret, aux personnels des administrations concernées ;

6° Les cessions de biens meubles, dont le ministère de la défense n'a plus l'emploi, à des associations ou organismes agissant pour la préservation ou la mise en valeur du patrimoine militaire, ou contribuant au renforcement du lien entre la Nation et son armée


66

Article L3211-18 Version en vigueur au 19 août 2009 , depuis le 1 juillet 2006 Les opérations d'aliénation du domaine mobilier de l'Etat ne peuvent être réalisées ni à titre gratuit, ni à un prix inférieur à la valeur vénale. Lorsque les produits procurés par un immeuble ne sont pas aliénés et sont conservés pour son usage par un service de l'Etat non doté de l'autonomie financière, ce service doit verser au budget général la valeur de ces produits. Un décret en Conseil d'Etat détermine les conditions d'application du présent article.

« Art. L. 3212-3- du CG3P – Les collectivités territoriales, leurs groupements et leurs établissements publics sont autorisés à céder gratuitement les matériels informatiques dont ils n'ont plus l'emploi aux même conditions que celles fixées pour l'Etat au 3º de l'article L. 3212-

2120.

Article L70 Version en vigueur au 4 septembre 2009, depuis le 3 août 2005Modifié par Loi n°2005-882 du 2 août 2005 - art. 69 () JORF 3 août 2005 Les objets mobiliers et matériels sans emploi provenant des services dotés de la personnalité civile, ou seulement de l'autonomie financière, ne peuvent être vendus que par l'intermédiaire du service des domaines. Dans ce cas, le produit net des ventes, augmenté de la portion de taxe forfaitaire qui excède le montant des droits de timbre et d'enregistrement, est porté à un compte spécial ouvert à chaque service, sous déduction, à titre de frais de régie, du prélèvement visé à l'article L. 77. Il en est de même en ce qui concerne les objets mobiliers et matériels sans emploi provenant des établissements publics de l'Etat à caractère industriel ou commercial chaque fois qu'il est fait appel à la concurrence. Ces dispositions ne sont pas applicables aux établissements publics composant le réseau des chambres de commerce et d'industrie mentionné au titre Ier du livre VII du code de commerce pour les biens mobiliers d'une valeur inférieure à un montant fixé par décret. NOTA: Ordonnance 2006-460 art. 8 I : L'abrogation des dispositions du code du domaine de l'Etat mentionnées au I de l'article 7 ne prendra effet qu'à compter de la publication des dispositions règlementaires correspondantes du code général de la propriété des personnes publiques.


67

Article L77 Version en vigueur au 4 septembre 2009, depuis le 10 juillet 1970Modifié par Loi n°70-601 du 9 juillet 1970 - art. 13 () JORF 10 juillet 1970 Nonobstant toutes dispositions législatives ou réglementaires antérieures, le montant des sommes et produits de toute nature recouvrés par le service des domaines pour le compte des services et établissements dotés de la personnalité civile ou seulement de l'autonomie financière, ainsi que pour le compte des tiers, donne lieu à l'application d'un prélèvement au profit du Trésor pour frais d'administration, de vente et de perception. Le taux de ce prélèvement est fixé par arrêté du ministre des finances, dans la limite de 12 p. 100 du montant des recouvrements lorsque ceux-ci sont afférents à la gestion de patrimoines privés et de 8 p. 100 dans les autres cas. Le produit du prélèvement est affecté, dans des proportions et conditions déterminées par arrêté du même ministre, au remboursement des dépenses de matériel et à la rémunération des travaux supplémentaires effectués par les personnels participant aux opérations d'administration, de vente et de recouvrement.

Article A114 Le taux de la taxe forfaitaire visée au premier alinéa de l'article A. 113 est fixé à 11 % en cas de ventes avec publicité et concurrence et à 6 % en cas de cession amiable.


68


69

GLOSSAIRE Valeur vénale d’un bien : C’est le prix présumé qu’accepterait d’en donner un acquéreur éventuel dans l’état et le lieu où se trouve le bien. Montant net des coûts de sortie.

La valeur nette comptable est la valeur brute du bien diminuée des amortissements cumulés. ACTIF Un actif est un élément du patrimoine ayant une valeur économique positive pour l’entité publique, c’est-à-dire une ressource qu’elle contrôle du fait d’événements passés et dont elle attend des avantages économiques futurs. Le contrôle desdits avantages suppose que l’entité en ait la maîtrise et qu’elle assume tout ou partie des risques y afférents. Ainsi, un bien est considéré comme un actif et inscrit à ce titre au bilan : - S’il est probable que les avantages économiques futurs, et/ou le potentiel de services attendus, associés à l’utilisation de cet actif iront à l’État ; - Si le coût de cet actif peut être évalué de façon fiable. ACTIFS CORPORELS Les actifs corporels sont des actifs détenus par une entité soit pour être utilisés dans la production ou la fourniture de biens ou de services, soit pour être loués à des tiers, soit à des fins administratives et dont on s’attend à ce qu’ils soient utilisés sur plus d’un exercice. INSCRIPTION D’UN ACTIF AU BILAN Un actif est inscrit au bilan lorsque 1) il est identifiable et que son coût, ou sa valeur, peut être évalué avec une fiabilité suffisante ; 2) il est probable que l’entité bénéficiera des avantages économiques futurs correspondants. ACTIF AMORTISSABLE Un actif amortissable est un actif dont l’utilisation par l’entité est déterminable, c’est-à-dire finie et mesurable. UTILISATION L’utilisation pour une entité se mesure par la consommation des avantages économiques ou du potentiel de services attendus de l’actif. CHARGE D’UTILISATION DU PARC IMMOBILIER NON SPÉCIFIQUE C’est la mesure annuelle de l’utilisation du potentiel de service, calculée sur la base de la valeur de marché, pour les biens ayant une durée d’utilisation très longue et non déterminable de manière prévisionnelle. La technique de comptabilisation de cette charge s’assimile à de l’amortissement. COÛT Le coût est le montant de trésorerie ou d’équivalents de trésorerie payé ou la juste valeur de toute autre contrepartie donnée pour acquérir un actif au moment de son acquisition ou de sa construction. AMORTISSEMENT L’amortissement d’un actif est la répartition systématique de son montant amortissable en fonction de son utilisation. MONTANT AMORTISSABLE C’est la valeur brute de l’actif sous déduction de sa valeur résiduelle. VALEUR RÉSIDUELLE C’est le montant net que l’État s’attend à obtenir pour un actif à la fin de sa durée d’utilisation après déduction des coûts de sortie attendus. DÉPRÉCIATION La dépréciation d’un actif est la constatation que sa valeur actuelle est devenue inférieure à sa valeur comptable.


70

PERTE DE VALEUR Excédent de la valeur comptable d’un actif sur sa valeur recouvrable (avantage économique ou potentiel de service). VALEUR BRUTE La valeur brute d’un actif est sa valeur d’entrée dans le patrimoine ou sa valeur de réévaluation. VALEUR ACTUELLE Valeur la plus élevée de la valeur vénale ou de la valeur d’usage. VALEUR VÉNALE Montant qui pourrait être obtenu, à la date de clôture, de la vente d’un actif lors d’une transaction conclue à des conditions normales de marché, net des coûts de sortie. VALEUR D’USAGE La valeur d’usage d’un actif est la valeur des avantages économiques futurs attendus de son utilisation et de sa sortie. Dans la généralité des cas, elle est déterminée en fonction des flux nets de trésorerie attendus. Si ces derniers ne sont pas pertinents pour l’entité, d’autres critères devront être retenus pour évaluer les avantages futurs attendus (potentiel de services attendus). VALEUR DE MARCHÉ Montant qui serait dû pour l’acquisition (ou être obtenu de la vente) d’une immobilisation corporelle sur un marché actif. MARCHÉ ACTIF Marché pour lequel les éléments négociés sur celui-ci sont homogènes et où on peut normalement trouver à tout moment des acheteurs et des vendeurs consentants à des prix mis à la disposition du public. JUSTE VALEUR Montant pour lequel un actif pourrait être échangé ou un passif éteint, entre parties bien informées, consentantes et agissant dans des conditions de concurrence normale. CONTRAT DE LOCATION – FINANCEMENT Il s’agit d’un contrat de location ayant pour effet de transférer au preneur la quasi-totalité des risques et des avantages inhérents à la propriété d’un actif. Le transfert de propriété peut intervenir ou non, in fine. � Critères de reconnaissance d’un contrat de location-financement De façon générale, la distinction se fonde sur le degré d’imputation à l’État des risques et des avantages inhérents à la propriété de l’actif loué. Les risques s’analysent comme des pertes liées à l’utilisation minorée de l’actif par rapport à son potentiel initial, son obsolescence technologique ou sa baisse de rentabilité. Les avantages correspondent à la probabilité de rentabilité de l’actif sur sa durée de vie économique, au gain résultant de l’augmentation de la valeur de l’actif ou de la réalisation de la valeur résiduelle. Pour être qualifiée de contrat de location-financement, un contrat de location doit déterminer que le bien loué relève de l’une des situations suivantes regroupées en trois types : a) détention du bien

- Lorsque la durée du contrat est écoulée, la propriété du bien est transférée à l'État. - La levée de l’option d’achat du bien par l’État en fin de contrat s’effectue à un prix qui doit être suffisamment inférieur à sa juste valeur pour que, dès l’origine du contrat, la levée de l’option apparaisse comme raisonnablement certaine. - La nature spécifique du bien justifie son utilisation exclusive par l’État, sans recours à des modifications substantielles. - L’État a la faculté de renouveler le contrat dans des conditions plus avantageuses que celles prévalant sur le marché. b) durée de la détention du bien

- La durée du contrat couvre la majeure partie de la durée de vie économique du bien, même en l’absence de transfert de propriété. c) transfert des risques et avantages au preneur

- Au commencement du contrat, la valeur actuelle des paiements s’approche de la juste valeur du bien loué.


71

- En cas de résiliation du contrat par l’État, les pertes qui en résultent pour le bailleur sont à la charge de l'État. - Les gains et les pertes consécutives aux variations de la juste valeur de la valeur résiduelle reviennent à l’État. Le bien loué qui correspond à l’une de ces indications fait l’objet d’un contrat de location-financement et est enregistré en immobilisation corporelle au bilan de l’État. A l’inverse, le bien fait l’objet d’un contrat de location simple et demeure un actif corporel enregistré au bilan du bailleur. NOTION DE CONTRÔLE Cette notion fondée sur un critère économique du contrôle distinct du critère juridique de la propriété consiste à inscrire à l’actif du bilan de l’État l’ensemble des biens qu’il contrôle. Généralement organisé sous une forme juridique déterminée (droit de propriété ou droit d’usage), le contrôle se caractérise par la maîtrise des conditions d’utilisation du bien, la maîtrise du potentiel de services et/ou des avantages économiques dérivés de cette utilisation. Le fait que l’Etablissement supporte les risques et charges afférents à la détention du bien renforce le caractère contrôlé du bien mais son absence ne remet pas en cause le contrôle de l’Etablissement sur les avantages économiques ou le potentiel de services procurés par le bien.


72

DEMANDE DE REFORME D’UN MATERIEL

A transmettre par l’unité au gestionnaire des biens Annexe 1

Unité : Service Matériel à examiner par la commission de réforme : Désignation précise : N° Sorgho : n° subsidiaire : N° inventaire interne : Année d’acquisition : Date de la réforme : Kilométrage : Caractéristiques : Etat de marche du matériel : oui non Etat général du matériel : Motif de la demande : Sortie d’inventaire

Matériel volé (déclaration ou dépôt de plainte à joindre) Matériel non identifié ou non retrouvé

Remise aux services de France Domaine Cession

Cession amiable Matériel hors service à détruire

Adresse de dépôt où le matériel peut être visité : Nom et coordonnées de la personne à contacter :

Fait à , le Le Responsable du bien


73


74

PROCES VERBAL

DE REMISE D’UN MATERIEL AUX DOMAINES

Annexe 2 Centre : Unité : Représentation : Service Composition de la commission de réforme : - - - Matériel examiné : Désignation précise : N° Sorgho : n° subsidiaire : N° inventaire interne : Année d’acquisition : Date de réforme : Kilométrage : Caractéristiques : Etat de marche du matériel : oui non Etat général du matériel :

En vue de : Cession

Cession amiable Matériel hors service à détruire

Adresse de dépôt où le matériel peut être visité : Nom et coordonnées de la personne à contacter :

Fait à , le Le directeur de centre


75


76

DEMANDE DE MISE A DISPOSITION D’UN MATERIEL

A transmettre à la cellule GVP/DF à l’appui de la convention de mise à disposition signée

Annexe 3 Centre : Unité : Représentation : Service Matériel concerné: Désignation précise : N° Sorgho : n° subsidiaire : N° inventaire interne : Année d’acquisition : Caractéristiques : Etat de marche du matériel : oui non Etat général du matériel :

Date de mise à disposition : Etablissement bénéficiaire :

Fait à , le

Le directeur de centre


77


78

PROCES VERBAL DE REFORME D’UN MATERIEL

Annexe 4

Centre : Unité : Représentation : Service Désignation précise : N° Sorgho : n° subsidiaire : N° inventaire interne : Année d’acquisition : Date de réforme : Kilométrage : Caractéristiques : Demande de sortie d’inventaire

Matériel volé (déclaration ou dépôt de plainte à joindre) Matériel non identifié ou non retrouvé

Fait à , le

Le directeur du centre


79


80

CERTIFICAT DE RADIATION D’INVENTAIRE

Annexe 5

Le directeur du centre de Certifie que le (s) matériel (s) ci-dessous, compris dans le procès-verbal ci-joint, a été rayé de l’inventaire du centre. Numéro interne

Numéro Sorgho

N° subs

Date d’achat

Date de réforme

Montant Désignation

Fait à , le

Le Directeur du centre


81


82

ATTESTATION DE CESSION GRATUITE DE MATERIEL INFORMATIQUE

Annexe 6

Je soussigné, Monsieur – Madame……………………………, personnel de l’IRD (ci-après dénommé le cessionnaire), certifie avoir reçu ce jour de …………………………… , à titre gratuit, le matériel informatique ci-après décrit, que je m’engage à ne pas revendre :

DESIGNATION MARQUE REFERENCE (écran, unité centrale,…) (n° de série ou n° inventaire)

Le (la) cessionnaire reconnaît avoir accepté le matériel cédé sans réserve et en l’état. Il ne peut faire l’objet d’aucune reprise ultérieure par l’IRD pour quelque raison que ce soit (utilisation personnelle ou professionnelle).

Fait à, le

Le Responsable des biens Le (la) cessionnaire


83


84

DEMANDE DE TRANSFERT DE MATERIELS

Annexe 7

A compléter par la structure d’origine – A transmettre à la structure d’accueil N°

inventaire SORGHO


Désignation du matériel Prix d’achat Observations

A compléter par la structure d’accueil (en adresser une copie à la structure d’origine et au gestionnaire des biens)


Désignation du matériel

Prix d’achat

Nouvelle localisation

du bien

Observations (informations budgétaires)

Pour accord de la structure d’accueil Date Signature du Responsable de la structure

Pour accord de la structure d’origine Date Signature du Responsable de la structure


85


86