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La gestion des achats sur Odoo

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LA GESTION DES ACHATS

Pour répondre aux différents besoins de nos clients en matière d’achat, de suivi des achats et de leurs règlements en comptabilité, XCG Consulting a développé des modules interconnectés permettant à tous les acteurs concernés de suivre le déroulement d’un achat depuis la création du devis jusqu’au règlement de la facture fournisseur.

Ce document résume le fonctionnement de ces différents modules avec un suivi étape par étape.

I - Création d’un bon de commande 1) Généralités

Tout d’abord, un bon de commande qui n’est pas encore validé par un responsable se nomme «devis». La création d’un devis s’opère dans le module Achat :

Créée en 2008, XCG Consulting est une entreprise de services du numérique qui a pour ambition d’apporter des solutions fiables et pertinentes aux entreprises souhaitant résoudre la complexité de leurs systèmes d’information. L’accompagnement dans les changements d’organisation et de stratégie de chacun de nos clients permet l’optimisation des performances de l’entreprise par la mise en oeuvre des technologies de l’information.

XCG propose un éventail complet de services, de l’étude d’opportunités au conseil en urbanisation, du paramétrage logiciel au développement de solutions clés en main. Nos clients ont pu profiter de nos services quels que soient leurs outils, car nous leur proposons des solutions qui conviennent à leurs besoins, via des outils à fort potentiel d’adaptation.

XCG est prestataire Odoo, (OpenERP), et donc spécialiste de l’intégration des modules Odoo. XCG est également capable d’optimiser les modules standards d’Odoo afin qu’ils s’intégrent facilement à des systèmes d’information hétérogènes dans le but d’améliorer les processus opérationnels de n’importe quelle entreprise. XCG utilise diverses technologies Open Source afin de proposer des solutions complètes et sur-mesure capables de répondre à tous les besoins spécifiques.








Cliquer sur le menu Devis :

Le système affiche la liste complète des devis ultérieurement créés. Si aucun devis n’a été créé, l’écran suivant apparait :

2) Initialisation de la création d’un devis

Cliquer sur « créer »L'écran suivant apparaît :

Entête

L’entête correspond aux données générales qui concernent le devis : • Le fournisseur et son contact, la description de la commande, la date de commande…• A noter que les champs en bleu sont obligatoires






Le champ « type de suivi » a été développé par XCG-consulting afin de proposer deux types de suivi possibles du bon de commande à ses clients :

• Suivi de la facturation uniquement : Permet le suivi du bon de commande en le rattachant à la facture fournisseur correspondante• Suivi des livraisons : Permet le suivi du bon de commande en le rattachant à la facture fournisseur correspondante et de contrôler en plus la réception des livraisons.

Onglet bon de commandeCet onglet concerne la liste d’articles. C’est ici que sont inscrits tous les articles commandés.

Pour ajouter des articles, cliquer sur « ajouter un élément »Il est possible d’ajouter autant d’articles que vous désirez.

3) Enregistrement du devis (état brouillon)

Une fois que tous les champs nécessaires sont remplis, cliquer sur « Enregistrer » :Le devis est alors enregistré à l’état de brouillon. Cela veut dire qu’il n’est pas encore envoyé à la validation du responsable. Il peut donc encore être modifié ou supprimé.






1 / Un numéro de devis unique (séquence) a automatiquement été généré

2 / Une barre de workflow permet de suivre l’état du devis (Bon de commande d’achat brouillon)

3 / Montant total du devis

4) Envoi du devis à validation du responsable

Pour soumettre le devis à la validation du responsable du service, cliquer sur « Envoyer »Une fois que le devis est envoyé, il n’est plus possible pour l’émetteur de le supprimer ou de le modifier.

Le devis est soumis à la validation du responsable du service qui a deux choix possibles :

- Soit il refuse le devis• Le devis est alors renvoyé à l’émetteur. Il peut ensuite le modifier pour l’envoyer à nouveau au responsable du service ou il peut le supprimer.

- Soit il valide le devis• Le statut du devis change et passe en «Bon de commande»

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Le bon de commande ne se trouve plus dans le menu « Devis » d’Odoo. Il se trouve maintenant dans le menu « Bon de commande ».

5) Téléchargement du Bon de commande au format PDF

Une fois que le bon de commande est validé par le responsable, l’entreprise s’est engagée à honorer cet achat et le bon de commande peut être envoyé au fournisseur.

Pour télécharger le bon de commande au format PDF :• Cocher le bon de commande• Cliquer sur le bouton « imprimer »• Cliquer sur « Webkit Purchase »






Visualisation du Bon de commande






II - Réception de la facture fournisseur - Création automatique d’un tracker

Le module de Suivi fournisseur (module de tracking) est un module développé par XCG Consulting spécialement pour ses clients. Il fait la liaison entre le menu bon de commande du module Achats et le menu facture fournisseur du module Comptabilité.En effet, il permet de lier le bon de commande qui a été créé à la facture fournisseur reçue. C’est grâce à ce module qu’il va être possible de suivre le bon de commande depuis sa création, jusqu’au paiement de la facture fournisseur par le service comptable.

1) Mode opératoire :

1- Réception de la facture fournisseur (format papier ou PDF)

2- Scan de la facture sur une adresse mail spécialement créée pour le module Suivi fournisseur

3- Archivage de la facture fournisseur en pièce jointe

4- Création automatique d’un tracker

5- Le tracker permet de rattacher la facture fournisseur au bon de commande correspondant

6- Les champs relatifs au bon de commande se remplissent automatiquement

7- On renseigne ensuite les champs concernant la facture

8- Enregistrement du tracker

9- Soumission du tracker à la validation de l’émetteur du bon de commande

10- Création automatique d’une facture fournisseur dans le module comptabilité

• Sécurité : il est impossible de payer la facture tant que le tracker n’a pas été validé par l’émetteur du BDC

11- Validation / Refus du tracker par l’émetteur du bon de commende

• Si tracker refusé : La facture créée en comptabilité est automatiquement supprimée

• Si tracker validé : Le statut de la facture change et le service comptable peut payer cette facture.

Liaison entre les différents modules :Retour dans le menu Bon de commande du module Achat

12- Visualisation du bon de commande « tracké »

13- Nouvel onglet « synthèse » qui permet à l’émetteur du BDC de suivre toutes les opérations relatives à ce BDC (bon de commande facturé partiellement ou intégralement, suivi des livraisons, montant des paiements effectués, engagement net etc…)






2) Nouveau Tracker :

Lors de la réception de la facture fournisseur en format papier ou pdf, elle est scannée ou envoyée sur une adresse mail spécialement conçue pour le module Suivi fournisseur. Elle est alors archivée et créée automatiquement un tracker auquel il sera possible de rattacher le bon de commande correspondant.

3) Visualisation d’un nouveau tracker :

Cliquer dans menu Tracker du module Suivi fournisseur.

Une fois la facture fournisseur scannée, elle est archivée en pièce jointe et un tracker se créée automatiquement. L’écran ci-dessous apparraît :






• L’entête du tracker concerne les informations relatives au bon de commande.• La partie inférieure concerne les informations de la facture fournisseur reçue.• Création d’un numéro de séquence unique pour assurer un meilleur suivi entre le bon de commande, le tracker et la facture fournisseur.

Une barre de workflow permet de suivre les étapes de validation du tracker :

4) Rattacher le tracker au bon de commande

Entête• Cocher la case « rattacher à un BdC »• L’onglet « Bon de commande » apparait • Sélectionner le bon de commande dans la liste déroulante• Les informations relatives au bon de commande se remplissent automatiquementFacture• Remplir les informations concernant la facture• Ces informations seront reprises lors de la création automatique de la facture fournisseur en comptabilité. Ces informations ressortiront aussi dans l’onglet synthèse du bon de commande. Après avoir rempli toutes les informations nécessaires puis enregistrer, l’écran ci-dessous apparait.






Le champ « change le statut du BdC » permet de choisir entre deux propositions :

• Facturé intégralement : La facture correspond au montant total du bon de commande• Facturé partiellement : Plusieurs factures seront rattachées à ce même bon de commande

5) Validation du Tracker

Une fois le tracker complété et enregistré par le responsable des achats, il est soumis à la validation de l’émetteur du bon de commande.Une facture qui reprend les informations renseigné dans le tracker est alors créée automatiquement dans le menu facture fournisseur du module comptabilité.

• Sécurité : le service comptable ne peut pas payer la facture tant que le tracker n’a pas été validé.

L’émetteur du bon de commande peut donc valider ou refuser le tracker :• Tracker rejeté :• La facture créée en comptabilité est automatiquement supprimée • Tracker approuvé :• Le statut de la facture change et le service comptable peut payer cette facture.

Une fois le tracker validé, son statut s’actualise.






6) Synthèse du bon de commande

Une fois que le tracker est validé, il est possible de suivre le paiement de la facture à travers l’onglet synthèse du bon de commande.

Dans le menu bon de commande du module Achat, sélectionner le bon de commande correspondant :

Onglet Synthèse :

Le montant total : Montant du bon de commandeLe montant suivi : Montant de la facture trackéeFacturée : Montant payé en comptabilitéEngagement net : Montant total – Facturée

Tracker :

Il renseigne le tracker qui rattache la facture à ce bon de commande et indique les informations essentielles telles que la date de la facture et son montant.

Ces modules interconnectés montrent bien comment Odoo permet à ces utilisateurs de suivre un bon de commande depuis son émission jusqu’à la réception de la facture fournisseur et son paiement en comptabilité.






III - Paiement facture fournisseur - Module Comptabilité

1) Vue liste des factures fournisseur :

2) Vue formulaire d’une facture fournisseur :

Toutes les factures créées automatiquement lors du rattachement d’un bon de commande à un tracker ont les renseignements du tracker sur la vue liste et formulaire.Le service comptable peut alors suivre directement le statut du tracker. Le statut « approuvé » indique que la facture peut être payée. Si le statut du tracker est différent, il sera impossible de payer cette facture.






3) Facture fournisseur payée

Lorsque la facture fournisseur est payée par le service comptable, le lien se fait directement dans l’onglet synthèse du bon de commande. L’émetteur du bon de commande est alors au courant du paiement et peut avertir le fournisseur concerné :

Le champ Facturé = 14 220,00 € correspond au paiement de la facture par le service comptable.








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