La gestion de l’effectifLa gestion de l’effectif : réaliser vos objectifs d’affaires grâce à une bonne gestion des absences

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Sommaire

Cet article a pour but de soutenir les dirigeants des organisations en leur fournissant des renseignements sur : • lesmeilleurespratiquesàutiliserpourélaborerunestratégieefficacedegestion

desabsences • l’établissementd’objectifsquicontribuerontaucontrôledescoûtstoutenrenforçant

l’engagementdesemployés • uneapprocheintégréed’évitementdesrisquesquipermettrad’optimiserlaprésence

autravail,lasantéetlaproductivité

La gestion de l’effectif La gestion de l’effectif : réaliser vos objectifs d’affaires grâce à une bonne gestion des absences

1

Ilestclairquel’absentéismeestcoûteux.Ilestégalementclairqu’unegestionpurementadministrativedesabsencesnecontribueguèreàréduirelescoûtsoulesprestationsverséesauxemployésencongéd’invalidité.

Lesorganisationsavant-gardistessontnombreusesàpasserd’unprogrammeautonomedegestiondesabsencesàunestratégiedegestiondesabsencesquis’alignetantàleursobjectifsd’affairesetdecontrôledescoûtsqu’àleursstratégiesenmatièred’engagementdesemployés.

Unestratégie de gestion des absencespermetd’améliorerlaprésenceautravailetdeprévenirdescoûtsoudesrépercussionsnégatives,grâceàunegestionintégréedetouteslescatégoriesd’absence(ycompris,lesabsencesoccasionnellesetlescongésd’invaliditéattribuablesàunelésionprofessionnelleouàunproblèmedesantépersonnel).

Avantd’élaboreretdemettreenœuvreunestratégiedegestiondesabsences,lesdirigeantsd’uneorganisationdevraientpasserenrevueleursprogrammesexistantsdegestiondesabsencesetdel’invaliditéafindedéterminer:

• sicesprogrammescadrentaveclesstratégiesorganisationnelles,lesprojetsdesunitésd’affairesetlesobjectifsenmatièrederessourceshumaines

• sicesprogrammesdéfinissentdesobjectifstransparentsetmesurablesencequiconcernelescoûtsdirects(parexemple,uneréductionde10%descoûtsassociésàl’invaliditédelonguedurée)etindirects(parexemple,uneréductiondesremplacementspourcongéd’invalidité)etsicesobjectifssontrevuspériodiquement

• sicesprogrammespermettentdedétermineretdegérerdefaçonproactivelesfacteurscontribuantauxabsences,comptetenudufaitquel’absentéismeestsouventattribuableàunecombinaisondeproblèmesorganisationnelsetdeproblèmesdesanté

• sicesprogrammesstimulentl’engagementdesemployésgrâceàunsoutienefficaceetàlatransparencedespolitiques,desprocédures,desresponsabilitésetdescommunicationsausujetdecelles-ci

• sicesprogrammessontfondéssurunedémarcheconcertéequipermetd’améliorerl’efficacitédesopérations,desprocéduresetdelagestionadministrative.

Commelesnormesetlesautresmesuresdanscedomainenesontpasnécessairementappliquéesdanstouteslesorganisations,nousprésentonsiciunsurvoldesstratégiesetdesoutilséprouvésquetouteorganisationpourrautiliserpourexaminersisonapprochecorrespondauxmeilleurespratiques.

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Sommaire

Cet article a pour but de soutenir les dirigeants des organisations en leur fournissant des renseignements sur : • lesmeilleurespratiquesàutiliserpourélaborerunestratégieefficacedegestion

desabsences • l’établissementd’objectifsquicontribuerontaucontrôledescoûtstoutenrenforçant

l’engagementdesemployés • uneapprocheintégréed’évitementdesrisquesquipermettrad’optimiserlaprésence

autravail,lasantéetlaproductivité

La gestion de l’effectif La gestion de l’effectif : réaliser vos objectifs d’affaires grâce à une bonne gestion des absences

1

Ilestclairquel’absentéismeestcoûteux.Ilestégalementclairqu’unegestionpurementadministrativedesabsencesnecontribueguèreàréduirelescoûtsoulesprestationsverséesauxemployésencongéd’invalidité.

Lesorganisationsavant-gardistessontnombreusesàpasserd’unprogrammeautonomedegestiondesabsencesàunestratégiedegestiondesabsencesquis’alignetantàleursobjectifsd’affairesetdecontrôledescoûtsqu’àleursstratégiesenmatièred’engagementdesemployés.

Unestratégie de gestion des absencespermetd’améliorerlaprésenceautravailetdeprévenirdescoûtsoudesrépercussionsnégatives,grâceàunegestionintégréedetouteslescatégoriesd’absence(ycompris,lesabsencesoccasionnellesetlescongésd’invaliditéattribuablesàunelésionprofessionnelleouàunproblèmedesantépersonnel).

Avantd’élaboreretdemettreenœuvreunestratégiedegestiondesabsences,lesdirigeantsd’uneorganisationdevraientpasserenrevueleursprogrammesexistantsdegestiondesabsencesetdel’invaliditéafindedéterminer:

• sicesprogrammescadrentaveclesstratégiesorganisationnelles,lesprojetsdesunitésd’affairesetlesobjectifsenmatièrederessourceshumaines

• sicesprogrammesdéfinissentdesobjectifstransparentsetmesurablesencequiconcernelescoûtsdirects(parexemple,uneréductionde10%descoûtsassociésàl’invaliditédelonguedurée)etindirects(parexemple,uneréductiondesremplacementspourcongéd’invalidité)etsicesobjectifssontrevuspériodiquement

• sicesprogrammespermettentdedétermineretdegérerdefaçonproactivelesfacteurscontribuantauxabsences,comptetenudufaitquel’absentéismeestsouventattribuableàunecombinaisondeproblèmesorganisationnelsetdeproblèmesdesanté

• sicesprogrammesstimulentl’engagementdesemployésgrâceàunsoutienefficaceetàlatransparencedespolitiques,desprocédures,desresponsabilitésetdescommunicationsausujetdecelles-ci

• sicesprogrammessontfondéssurunedémarcheconcertéequipermetd’améliorerl’efficacitédesopérations,desprocéduresetdelagestionadministrative.

Commelesnormesetlesautresmesuresdanscedomainenesontpasnécessairementappliquéesdanstouteslesorganisations,nousprésentonsiciunsurvoldesstratégiesetdesoutilséprouvésquetouteorganisationpourrautiliserpourexaminersisonapprochecorrespondauxmeilleurespratiques.

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Nombred’employeurscomprennentlanécessitédegérerlesabsences;cependant,l’absentéismeetl’invaliditécontinuentdeposerdesproblèmesimportantsetd’entraînerdescoûtssubstantiels.Plusieursobstaclesnuisentàunegestionefficacedesabsences,parexemple:

• Lescoûtsdel’absentéismesontsouventcachésouindirects,cequicompliquelaquantificationduproblèmeetlamiseenœuvred’unesolution.

• Ignorantlesstratégiesquipermettentdepréveniruneabsence,certainesorganisationscentrentleurseffortssuruneapprocheréactiveetutilisentdesprogrammesdegestiondesabsencesetdel’invaliditéquisontdissociésettrèséloignésdesobjectifsdel’organisation.

• Lavolontéd’améliorerlaprésenceautravailnécessitel’appuidesdirigeantsetdesdécideurs.

Ilestpossiblederésoudrecesproblèmesenintégrantlastratégiedegestiondesabsencesàlastratégieglobaledel’organisation.Engénéral,lesbutsdelagestiondesabsencessontlessuivants:

Habituellement,l’omissiondeproduireuneanalysederentabilisationdémontrantl’impactpositifd’unprogrammedegestiondesabsencesestl’unedesprincipalesraisonspourlesquellesuninvestissementdanscedomainenereçoitpasl’avaldesdirigeants.Engénéral,lesdiscussionsquiexplorentlessolutionsproactivespouvantréduirelerisqued’absentéismeetsescoûtssontrares,car,souvent,lesdirigeantsneprennentconscienced’unproblèmequ’aumomentoùcelui-ciaugmentedefaçonimportantelesdépensesdel’entrepriseouentraîneunrecoursenresponsabilité.L’approcheadonctendanceàêtreplutôtréactive.

Commetouteslesstratégiesrelativesauxressourceshumaines,unestratégiedegestiondesabsencesestbeaucoupplusefficaceetsusceptibled’êtreappuyéeparlesdirigeantssiellerenforcelesobjectifsd’affairesformulésdanslastratégiedel’organisation(voirlediagrammeci-contre).Laréussited’unprogrammedegestiondesabsencessefondesurdesobjectifsclairementdéfinisquisontd’habitudeplusvastesquecentrésuniquementsurlecontrôledescoûtsdirects.Àpartirdecesobjectifsclairsetnuancés,ildevientpossibledeconcevoirunprogramme,delemettreenœuvreetdel’évaluerafindes’assurerquesesrésultatscorrespondentauxobjectifs.

Aumomentdedéfinirlesobjectifsduprogrammedegestiondesabsences,uneorganisationdevrait:

• examinerlesstratégiesqu’elleutilisepourgérerlesabsencesafindedéterminerlespointsproblématiquesetceuxpouvantêtreaméliorésàlalumièredesmeilleurespratiquesdansledomaine

• consulteràl’internelesdifférentsservicesetcollaboreraveceuxpours’assurerquelesplansetlesobjectifsstratégiquessoientappuyéspartouslesintervenants

• prendreencomptel’efficacitédesopérations,desprocédures,delagestionadministrativeetfinancièrequicontribueraauxéconomiesdecoûts

• faireunedistinctionentrelesdépensesliéesauprogrammeetlesinvestissementsdanslasantéetl’engagementdesemployés.Touteaméliorationdanscesdomainescontribueraàréduiredefaçonimportantelescoûtsindirects

• définiràl’intentiondetouslesintervenantsl’impactetlesrésultatsprévusduprogramme(parexemple,améliorerl’expériencedesemployés,réduirelachargedetravailduservicedesressourceshumainesetdesgestionnairesafinqueceux-cipuissentseconcentrerdavantagesurlesinitiativesstratégiquesdel’organisation)

• établirdesobjectifsprécisàchaqueétapedel’absence,enplusdesprincipauxobjectifstelsquelacompressiondescoûts.Letableausuivantmontre,àchaqueétapedelagestiondesabsences,desexemplesd’objectifs.

L’efficacité des opérations

Réduire le chevauchement des ressources et le temps consacré aux

activités administratives associées à la gestion des absences et de l’invalidité

Limiter le coût des congés d’invalidité de courte et de longue

durée, de la responsabilité de l’employeur et du remplacement

Prévenir ou atténuer les facteurs de risque pour la santé,

les absences et l’invalidité

Réduire le roulement de personnel, fidéliser les employés compétents et

améliorer la productivité

La gestion financière

La prévention et la gestion des risques

L’engagement des employés

Les organisations dont la gestion des absences est exceptionnellement efficace centrent leurs efforts de façon constante sur la mise en œuvre de stratégies fondées sur les meilleures pratiques, entre autres :

1. une définition claire des objectifs de la gestion des absences 2. une approche intégrée 3. la transparence des politiques, des procédures, des rôles et des responsabilités 4. une gouvernance et une évaluation efficaces du programme 5. une participation active des gestionnaires

réaliser vos objectifs d’affaires grâce à une bonne gestion des absences

Une définition claire des objectifs de la gestion des absences

La gestion de l’effectif : Les meilleures pratiques en gestion des absences et de l’invalidité

Stratégie de l’entreprise

Plan des ressources humaines

Objectifs de la gestion des

absences

Conception du

programme

Mise en œuvre et prestation du

programme

Gouvernance et évaluation du programme

2 3

Exemples d’objectifs aux diverses étapes de la gestion des absences

Autravail • Déterminerlesproblèmesdesantépouvantentraîneruneabsenceouuncongéd’invaliditéetprévoirdesressourcesdesoutienproactif

Absencesoccasionnelles,fréquentesourépétitives • Aiderlesgestionnairesàappliquerlespolitiquesenmatièred’absence • Déterminerlacauseprofondedel’absenceetoffrirunsoutienefficace • Effectuerunsuividesabsencesdanslebutdemieuxprévoirladotationenpersonnel

Absenceautoriséeoucongéd’invalidité • Aiderlesgestionnairesàgérerleretourautravail pourmaladieoublessurepersonnelle • Afindefaciliterleretourautravail,apporterdusoutienaubonmomenteteffectuer

unsuividelaréintégrationdel’employé • Enprésencedeproblèmesdesantémentaleouliésautravail,assurerune

interventionappropriée

Congéd’invaliditépourlésionprofessionnelle • Prévenirleslésionsprofessionnelles • Faciliterunretourautravailenaccommodement,effectuerunsuividela

réintégrationdel’employé • Déterminerlesoccasionsderéduirelescoûtsetlespossibilitésd’ungrief

Congéd’invaliditédelonguedurée • Réduirelerisquequ’uncongéd’invaliditédecourteduréesetransformeeninvaliditédelonguedurée

• Atténuerlesrisquesjuridiquesassociésauxdemandesrejetées

Les étapes de la gestion des absences Les défis à relever par les employeurs

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Nombred’employeurscomprennentlanécessitédegérerlesabsences;cependant,l’absentéismeetl’invaliditécontinuentdeposerdesproblèmesimportantsetd’entraînerdescoûtssubstantiels.Plusieursobstaclesnuisentàunegestionefficacedesabsences,parexemple:

• Lescoûtsdel’absentéismesontsouventcachésouindirects,cequicompliquelaquantificationduproblèmeetlamiseenœuvred’unesolution.

• Ignorantlesstratégiesquipermettentdepréveniruneabsence,certainesorganisationscentrentleurseffortssuruneapprocheréactiveetutilisentdesprogrammesdegestiondesabsencesetdel’invaliditéquisontdissociésettrèséloignésdesobjectifsdel’organisation.

• Lavolontéd’améliorerlaprésenceautravailnécessitel’appuidesdirigeantsetdesdécideurs.

Ilestpossiblederésoudrecesproblèmesenintégrantlastratégiedegestiondesabsencesàlastratégieglobaledel’organisation.Engénéral,lesbutsdelagestiondesabsencessontlessuivants:

Habituellement,l’omissiondeproduireuneanalysederentabilisationdémontrantl’impactpositifd’unprogrammedegestiondesabsencesestl’unedesprincipalesraisonspourlesquellesuninvestissementdanscedomainenereçoitpasl’avaldesdirigeants.Engénéral,lesdiscussionsquiexplorentlessolutionsproactivespouvantréduirelerisqued’absentéismeetsescoûtssontrares,car,souvent,lesdirigeantsneprennentconscienced’unproblèmequ’aumomentoùcelui-ciaugmentedefaçonimportantelesdépensesdel’entrepriseouentraîneunrecoursenresponsabilité.L’approcheadonctendanceàêtreplutôtréactive.

Commetouteslesstratégiesrelativesauxressourceshumaines,unestratégiedegestiondesabsencesestbeaucoupplusefficaceetsusceptibled’êtreappuyéeparlesdirigeantssiellerenforcelesobjectifsd’affairesformulésdanslastratégiedel’organisation(voirlediagrammeci-contre).Laréussited’unprogrammedegestiondesabsencessefondesurdesobjectifsclairementdéfinisquisontd’habitudeplusvastesquecentrésuniquementsurlecontrôledescoûtsdirects.Àpartirdecesobjectifsclairsetnuancés,ildevientpossibledeconcevoirunprogramme,delemettreenœuvreetdel’évaluerafindes’assurerquesesrésultatscorrespondentauxobjectifs.

Aumomentdedéfinirlesobjectifsduprogrammedegestiondesabsences,uneorganisationdevrait:

• examinerlesstratégiesqu’elleutilisepourgérerlesabsencesafindedéterminerlespointsproblématiquesetceuxpouvantêtreaméliorésàlalumièredesmeilleurespratiquesdansledomaine

• consulteràl’internelesdifférentsservicesetcollaboreraveceuxpours’assurerquelesplansetlesobjectifsstratégiquessoientappuyéspartouslesintervenants

• prendreencomptel’efficacitédesopérations,desprocédures,delagestionadministrativeetfinancièrequicontribueraauxéconomiesdecoûts

• faireunedistinctionentrelesdépensesliéesauprogrammeetlesinvestissementsdanslasantéetl’engagementdesemployés.Touteaméliorationdanscesdomainescontribueraàréduiredefaçonimportantelescoûtsindirects

• définiràl’intentiondetouslesintervenantsl’impactetlesrésultatsprévusduprogramme(parexemple,améliorerl’expériencedesemployés,réduirelachargedetravailduservicedesressourceshumainesetdesgestionnairesafinqueceux-cipuissentseconcentrerdavantagesurlesinitiativesstratégiquesdel’organisation)

• établirdesobjectifsprécisàchaqueétapedel’absence,enplusdesprincipauxobjectifstelsquelacompressiondescoûts.Letableausuivantmontre,àchaqueétapedelagestiondesabsences,desexemplesd’objectifs.

L’efficacité des opérations

Réduire le chevauchement des ressources et le temps consacré aux

activités administratives associées à la gestion des absences et de l’invalidité

Limiter le coût des congés d’invalidité de courte et de longue

durée, de la responsabilité de l’employeur et du remplacement

Prévenir ou atténuer les facteurs de risque pour la santé,

les absences et l’invalidité

Réduire le roulement de personnel, fidéliser les employés compétents et

améliorer la productivité

La gestion financière

La prévention et la gestion des risques

L’engagement des employés

Les organisations dont la gestion des absences est exceptionnellement efficace centrent leurs efforts de façon constante sur la mise en œuvre de stratégies fondées sur les meilleures pratiques, entre autres :

1. une définition claire des objectifs de la gestion des absences 2. une approche intégrée 3. la transparence des politiques, des procédures, des rôles et des responsabilités 4. une gouvernance et une évaluation efficaces du programme 5. une participation active des gestionnaires

réaliser vos objectifs d’affaires grâce à une bonne gestion des absences

Une définition claire des objectifs de la gestion des absences

La gestion de l’effectif : Les meilleures pratiques en gestion des absences et de l’invalidité

Stratégie de l’entreprise

Plan des ressources humaines

Objectifs de la gestion des

absences

Conception du

programme

Mise en œuvre et prestation du

programme

Gouvernance et évaluation du programme

2 3

Exemples d’objectifs aux diverses étapes de la gestion des absences

Autravail • Déterminerlesproblèmesdesantépouvantentraîneruneabsenceouuncongéd’invaliditéetprévoirdesressourcesdesoutienproactif

Absencesoccasionnelles,fréquentesourépétitives • Aiderlesgestionnairesàappliquerlespolitiquesenmatièred’absence • Déterminerlacauseprofondedel’absenceetoffrirunsoutienefficace • Effectuerunsuividesabsencesdanslebutdemieuxprévoirladotationenpersonnel

Absenceautoriséeoucongéd’invalidité • Aiderlesgestionnairesàgérerleretourautravail pourmaladieoublessurepersonnelle • Afindefaciliterleretourautravail,apporterdusoutienaubonmomenteteffectuer

unsuividelaréintégrationdel’employé • Enprésencedeproblèmesdesantémentaleouliésautravail,assurerune

interventionappropriée

Congéd’invaliditépourlésionprofessionnelle • Prévenirleslésionsprofessionnelles • Faciliterunretourautravailenaccommodement,effectuerunsuividela

réintégrationdel’employé • Déterminerlesoccasionsderéduirelescoûtsetlespossibilitésd’ungrief

Congéd’invaliditédelonguedurée • Réduirelerisquequ’uncongéd’invaliditédecourteduréesetransformeeninvaliditédelonguedurée

• Atténuerlesrisquesjuridiquesassociésauxdemandesrejetées

Les étapes de la gestion des absences Les défis à relever par les employeurs

11009104SH_WhitePaper_FR.indd 3 29/04/10 10:24 AM

L’engagementdel’employéestunobjectifessentieldesmeilleurespratiquesengestiondesabsences.Cependant,c’estunaspectsouventnégligédanslesprogrammes.Commelemontrentdenombreusesétudes,unemployéengagéestplusproductifetilcontribuedefaçonplusimportanteàlaréussitedel’organisation.Cependant,ilsepourraitquecertainespolitiquesetpratiquesengestiondesabsencesnetiennentpascomptedulienquiexisteentrel’absentéismeetl’engagement:

1. Données statistiques :Unfaibleengagementpourraitsetraduireparuntauxd’absentéismeélevé.Lenombred’absencesconstituedoncunemesuredel’engagementdesemployés.

2. Causes profondes :Enplusdesignalerdesproblèmesdesanté,l’absentéismeestlebaromètredesproblèmesenmilieudetravailquicontribuentàlafaiblessedel’engagement.

3. Soutien : Laqualitédusoutienetdessoinsoffertsàunemployéabsentpourraitentraînerundésengagementdesapart.

L’approche administrative et transactionnelleLesorganisationsquiadoptentuneapprocheadministrativeengestiondesabsencespourraientnepasréaliserlesrépercussionsdecetteapprochesurl’engagementdesemployésou,siellesensontconscientes,nepasposséderlesoutilsoul’appuileurpermettantd’yintégrerdespratiquesdesoutienproactif.

Engérantlesabsencesexclusivementdefaçonadministrative,lesorganisationslaissentéchapperdesoccasionsd’offrirdel’aideauxemployésavantqueleproblèmes’aggraveetentraînedesabsencesultérieuresoumêmeuncongéd’invalidité.

Les meilleures pratiques en gestion des absences et de l’invalidité

Une définition claire des objectifs : l’engagement de l’employé

Ilsepourraitquelesabsencessoientattribuablesàdesproblèmesdesantéquirisquentd’augmenterlecoûtdesavantagessociauxouqu’ellesaientleuroriginedansdesproblèmesorganisationnelsqui,s’ilsnesontpasrésolus,risquentdesetraduireparunroulementdepersonnelexcessif,despertesdeproductivitéoud’autresrépercussionsnégatives(voirl’encadréci-après).

Pire,uneabsencequiesttraitéecommeunetransaction–c’est-à-direqu’elleestsimplemententréedanslesystèmeouinscritesurleformulairededemandedecongéd’invalidité–laisseentendreque,dansl’organisation,lasantédesemployésn’estpasconsidéréecommeétantimportante.Commel’engagementdesemployésestplusmarquésil’employeursesouciedelasantéetdubien-êtredesemployés,lafaçondetraiterunemployé,surtouts’ilestencongéd’invalidité,pourraitavoirdesrépercussionsdurablessurl’engagementdecelui-ciàl’égarddesontravailetdesobjectifsdel’organisation.

Les pratiques de soutien proactifGrâceàuneévaluationetàunsoutienoffertsàunstadeprécoce,uneapprochefondéesurl’accompagnementprévientdesabsencesultérieures,favoriselaresponsabilisationdesemployésàl’égarddesabsencesetsoulignel’importancequ’accordel’employeuraubien-êtredesemployés.Uneapprochecentréesurlesoutienpermetauxorganisationsd’optimiserl’engagementdesemployés,toutenreconnaissantlessignesprécurseursdel’inefficacitédumilieudetravail.

Lespagessuivantesprésententplusendétaillesstratégiesdesoutienproactifquis’intègrentauxmeilleurespratiquesdanslagestiondesabsencesetdel’invalidité.

Ce diagramme illustre, en termes d’engagement, l’évolution progressive d’une stratégie de gestion des absences.

Pratiques de soutien proactif

Approche administrative et transactionnelle

Collecte des données

Application d’un processus et renforcement d’une politique

Soutien

Causes profondes

EnG

AGEM

Ent

Uneabsencenonprévuepeutserévélerunsymptômedeproblèmesenmilieudetravailtelsque:

• unmauvaismoralauseindel’équipe(rétentionetengagement,gestionducomportement)

• deslacunesdanslespolitiques(celles-cineprévoientpasdesjoursd’absencepourprendresoind’unmembredelafamille)

• unechargedetravailmaléquilibréeoumalgérée,uneconfusiondesrôles

• lestressautravail,desconflits,del’intimidation,etc.

• desprogrammesdesantéoudemieux-êtrepeuefficacesouunepromotioninsuffisantedecesprogrammes

Les problèmes en milieu de travail pouvant contribuer à l’absentéisme

l’engagement de l’employé

4 5

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L’engagementdel’employéestunobjectifessentieldesmeilleurespratiquesengestiondesabsences.Cependant,c’estunaspectsouventnégligédanslesprogrammes.Commelemontrentdenombreusesétudes,unemployéengagéestplusproductifetilcontribuedefaçonplusimportanteàlaréussitedel’organisation.Cependant,ilsepourraitquecertainespolitiquesetpratiquesengestiondesabsencesnetiennentpascomptedulienquiexisteentrel’absentéismeetl’engagement:

1. Données statistiques :Unfaibleengagementpourraitsetraduireparuntauxd’absentéismeélevé.Lenombred’absencesconstituedoncunemesuredel’engagementdesemployés.

2. Causes profondes :Enplusdesignalerdesproblèmesdesanté,l’absentéismeestlebaromètredesproblèmesenmilieudetravailquicontribuentàlafaiblessedel’engagement.

3. Soutien : Laqualitédusoutienetdessoinsoffertsàunemployéabsentpourraitentraînerundésengagementdesapart.

L’approche administrative et transactionnelleLesorganisationsquiadoptentuneapprocheadministrativeengestiondesabsencespourraientnepasréaliserlesrépercussionsdecetteapprochesurl’engagementdesemployésou,siellesensontconscientes,nepasposséderlesoutilsoul’appuileurpermettantd’yintégrerdespratiquesdesoutienproactif.

Engérantlesabsencesexclusivementdefaçonadministrative,lesorganisationslaissentéchapperdesoccasionsd’offrirdel’aideauxemployésavantqueleproblèmes’aggraveetentraînedesabsencesultérieuresoumêmeuncongéd’invalidité.

Les meilleures pratiques en gestion des absences et de l’invalidité

Une définition claire des objectifs : l’engagement de l’employé

Ilsepourraitquelesabsencessoientattribuablesàdesproblèmesdesantéquirisquentd’augmenterlecoûtdesavantagessociauxouqu’ellesaientleuroriginedansdesproblèmesorganisationnelsqui,s’ilsnesontpasrésolus,risquentdesetraduireparunroulementdepersonnelexcessif,despertesdeproductivitéoud’autresrépercussionsnégatives(voirl’encadréci-après).

Pire,uneabsencequiesttraitéecommeunetransaction–c’est-à-direqu’elleestsimplemententréedanslesystèmeouinscritesurleformulairededemandedecongéd’invalidité–laisseentendreque,dansl’organisation,lasantédesemployésn’estpasconsidéréecommeétantimportante.Commel’engagementdesemployésestplusmarquésil’employeursesouciedelasantéetdubien-êtredesemployés,lafaçondetraiterunemployé,surtouts’ilestencongéd’invalidité,pourraitavoirdesrépercussionsdurablessurl’engagementdecelui-ciàl’égarddesontravailetdesobjectifsdel’organisation.

Les pratiques de soutien proactifGrâceàuneévaluationetàunsoutienoffertsàunstadeprécoce,uneapprochefondéesurl’accompagnementprévientdesabsencesultérieures,favoriselaresponsabilisationdesemployésàl’égarddesabsencesetsoulignel’importancequ’accordel’employeuraubien-êtredesemployés.Uneapprochecentréesurlesoutienpermetauxorganisationsd’optimiserl’engagementdesemployés,toutenreconnaissantlessignesprécurseursdel’inefficacitédumilieudetravail.

Lespagessuivantesprésententplusendétaillesstratégiesdesoutienproactifquis’intègrentauxmeilleurespratiquesdanslagestiondesabsencesetdel’invalidité.

Ce diagramme illustre, en termes d’engagement, l’évolution progressive d’une stratégie de gestion des absences.

Pratiques de soutien proactif

Approche administrative et transactionnelle

Collecte des données

Application d’un processus et renforcement d’une politique

Soutien

Causes profondes

EnG

AGEM

Ent

Uneabsencenonprévuepeutserévélerunsymptômedeproblèmesenmilieudetravailtelsque:

• unmauvaismoralauseindel’équipe(rétentionetengagement,gestionducomportement)

• deslacunesdanslespolitiques(celles-cineprévoientpasdesjoursd’absencepourprendresoind’unmembredelafamille)

• unechargedetravailmaléquilibréeoumalgérée,uneconfusiondesrôles

• lestressautravail,desconflits,del’intimidation,etc.

• desprogrammesdesantéoudemieux-êtrepeuefficacesouunepromotioninsuffisantedecesprogrammes

Les problèmes en milieu de travail pouvant contribuer à l’absentéisme

l’engagement de l’employé

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• Unmodealternatifderésolutiondesconflits,entreautres,lamédiation• Unprogrammedepréventiondesmaladies(parexemple,l’encadrementdelasanté)• Unprogrammeergonomique• Uneformationensantéetsécuritéautravail• Uneévaluationdesrisquespourlasanté• Uneformationouunencadrementengestion• Unexamenmédicalpré-emploi• Uneévaluationstructuréedurendement• Desateliersoudesséminairessurdesthèmesdemieux-être

Lesprogrammesd’aideauxemployésetlesautresactivitésdepromotiondelasantéconstituentdesmoyensefficacesdedétermineretdegérerlesrisquesavantqu’ilsentraînentdesabsences.Voiciquelquesexemplesd’interventionspréventivesfavorisantlasantéphysique,mentale,socialeetprofessionnelle:

La mise en œuvre de stratégies préventives qui aideront les employés à demeurer au travail

Lefaitd’établirdesobjectifsplusprécisenmatièredegestiondesabsencespermetdecomprendrequeplusieursfacteurscontribuantauxabsencestouchentdesenjeuxd’ordreplusgénéral(parexemple,l’engagementdesemployés)etqu’unegestionréactiveetséparéedesabsencesetdesréclamationsnepermetpasdetraiterefficacementetproactivementlescausesdesabsencesetdescongésd’invalidité.Enréalité,lesplusimportanteslacunes–et,donc,lesprincipalesoccasionsderéduirelesdépenses–sesituenthabituellementdanslapréventiondesabsencesetlagestiondesrisquespourlasanté,avantqueceux-cientraînentdescoûtsélevés.

Voilàpourquoiunestratégieefficaceenmatièredegestiondesabsencessedéfinitparsacapacitédedétermineretdegérerlescausesdel’absence,toutaulongdelaséquencedesantéetdeproductivité(voirlediagrammeàlapage7).Afind’atténuerlesrisques,ilestfondamentaldegérerdefaçonintégréetoutecatégoried’absence(occasionnelles,fréquentesourépétitives)oud’invalidité.

Ilyatoutlieudecroirequ’ilestpossibledecorrigerdeshabitudesdevienocivespourlasantésiellessontidentifiéesdansunstadeprécoceavantqu’ellesentraînentdesproblèmesdesantégravesouchroniqueset,enconséquence,uneabsenceprolongée.Commelemontrelediagramme,uneapprocheintégréeenglobelaprévention,l’interventionprécoceetlesoutienaurétablissementetauretourautravail.Cestroisétapescomportenttoutesunvoletd’évaluationetdemodificationdeshabitudesdeviedanslebutderéduireladuréedel’absence,quecelle-cisoitattribuableàunproblèmedesantéphysique,mentale,sociale,àunproblèmeliéautravailouàunensembledeproblèmes.

La préventionUnestratégieefficaceengestiondesabsencessefondesurunepromotiondelasantéetlareconnaissancequelesprincipauxdéterminantsdelasanté(physique,mentale,socialeouprofessionnelle)sontintimementliésetreposentsurunmodedeviesain.

Grâceàdesprogrammespréventifsconçuspourtraiterlesrisquespourlasantéoulescausesprofondesdesabsences,quipourraientautrementsetransformerenuneabsencedutravail,ilestpossibledecorrigerdefaçonproactivecertaineshabitudesdevie(parexemple,unrégimealimentairericheengras,uneactivitéphysiqueinsuffisante)oudegérerlestressàl’originedeproblèmesprofessionnels,familiauxousociaux(l’éducationdesenfants,lesproblèmesassociésauxsoinsd’unaîné).

Enplusderéduirel’absentéismeauminimum,lesorganisationsquiprocurentàleursemployésunenvironnementdetravailsainetsécuritaireatténuentlerisquederéclamationspourlésionsprofessionnellesetlerisqued’uneaugmentationducoûtdesavantagessociaux,parexemple,enraisondel’usagedemédicaments.

Une approche intégrée

Les meilleures pratiques en gestion des absences et de l’invalidité

PRÉV

ENTI

ON INTERVENTIO

N PRÉC

OC

E

RÉTABLISSEMENT ET RETOUR AU TRAVAIL

Au travail

Absence ponctuelle

Absenceprolongée

Seuil d’ILD et ILD

ICD

Seuil d’ICD

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ENTION

GESTIO

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UR AU TRAVAIL

EN ACCOMMODEMENT

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• Unmodealternatifderésolutiondesconflits,entreautres,lamédiation• Unprogrammedepréventiondesmaladies(parexemple,l’encadrementdelasanté)• Unprogrammeergonomique• Uneformationensantéetsécuritéautravail• Uneévaluationdesrisquespourlasanté• Uneformationouunencadrementengestion• Unexamenmédicalpré-emploi• Uneévaluationstructuréedurendement• Desateliersoudesséminairessurdesthèmesdemieux-être

Lesprogrammesd’aideauxemployésetlesautresactivitésdepromotiondelasantéconstituentdesmoyensefficacesdedétermineretdegérerlesrisquesavantqu’ilsentraînentdesabsences.Voiciquelquesexemplesd’interventionspréventivesfavorisantlasantéphysique,mentale,socialeetprofessionnelle:

La mise en œuvre de stratégies préventives qui aideront les employés à demeurer au travail

Lefaitd’établirdesobjectifsplusprécisenmatièredegestiondesabsencespermetdecomprendrequeplusieursfacteurscontribuantauxabsencestouchentdesenjeuxd’ordreplusgénéral(parexemple,l’engagementdesemployés)etqu’unegestionréactiveetséparéedesabsencesetdesréclamationsnepermetpasdetraiterefficacementetproactivementlescausesdesabsencesetdescongésd’invalidité.Enréalité,lesplusimportanteslacunes–et,donc,lesprincipalesoccasionsderéduirelesdépenses–sesituenthabituellementdanslapréventiondesabsencesetlagestiondesrisquespourlasanté,avantqueceux-cientraînentdescoûtsélevés.

Voilàpourquoiunestratégieefficaceenmatièredegestiondesabsencessedéfinitparsacapacitédedétermineretdegérerlescausesdel’absence,toutaulongdelaséquencedesantéetdeproductivité(voirlediagrammeàlapage7).Afind’atténuerlesrisques,ilestfondamentaldegérerdefaçonintégréetoutecatégoried’absence(occasionnelles,fréquentesourépétitives)oud’invalidité.

Ilyatoutlieudecroirequ’ilestpossibledecorrigerdeshabitudesdevienocivespourlasantésiellessontidentifiéesdansunstadeprécoceavantqu’ellesentraînentdesproblèmesdesantégravesouchroniqueset,enconséquence,uneabsenceprolongée.Commelemontrelediagramme,uneapprocheintégréeenglobelaprévention,l’interventionprécoceetlesoutienaurétablissementetauretourautravail.Cestroisétapescomportenttoutesunvoletd’évaluationetdemodificationdeshabitudesdeviedanslebutderéduireladuréedel’absence,quecelle-cisoitattribuableàunproblèmedesantéphysique,mentale,sociale,àunproblèmeliéautravailouàunensembledeproblèmes.

La préventionUnestratégieefficaceengestiondesabsencessefondesurunepromotiondelasantéetlareconnaissancequelesprincipauxdéterminantsdelasanté(physique,mentale,socialeouprofessionnelle)sontintimementliésetreposentsurunmodedeviesain.

Grâceàdesprogrammespréventifsconçuspourtraiterlesrisquespourlasantéoulescausesprofondesdesabsences,quipourraientautrementsetransformerenuneabsencedutravail,ilestpossibledecorrigerdefaçonproactivecertaineshabitudesdevie(parexemple,unrégimealimentairericheengras,uneactivitéphysiqueinsuffisante)oudegérerlestressàl’originedeproblèmesprofessionnels,familiauxousociaux(l’éducationdesenfants,lesproblèmesassociésauxsoinsd’unaîné).

Enplusderéduirel’absentéismeauminimum,lesorganisationsquiprocurentàleursemployésunenvironnementdetravailsainetsécuritaireatténuentlerisquederéclamationspourlésionsprofessionnellesetlerisqued’uneaugmentationducoûtdesavantagessociaux,parexemple,enraisondel’usagedemédicaments.

Une approche intégrée

Les meilleures pratiques en gestion des absences et de l’invalidité

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RÉTABLISSEMENT ET RETOUR AU TRAVAIL

Au travail

Absence ponctuelle

Absenceprolongée

Seuil d’ILD et ILD

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EN ACCOMMODEMENT

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L’intervention précoceChaquejourd’absencesetraduitpardescoûtsdirects,despertesdeproductivitéetderevenu,enplusd’alourdirlesconditionsdetravaildesgestionnairesetdescollèguesquidoiventassumerlachargedetravaildel’employéabsent.Lesorganisationspeuventréduirecescoûtsdirectsetindirectsenintervenantleplustôtpossibleafind’atténuerlesfacteurscontribuantàl’absence.Plustôtl’employéobtiendradel’encadrementetdusoutien,plustôtilretourneraautravail.Cependant,concentrantleurseffortsavanttoutsuruneinterventionefficaceàl’étapeducongéd’invaliditédecourtedurée(afind’éviterqu’ilsetransformeencongéd’invaliditédelonguedurée),lesemployeursontégalementintérêtàtrouverdesmoyensderéduirelerisquedecongéd’invaliditédecourtedurée.

Lesabsences occasionnellespassentsouventinaperçuesetsontdoncdispendieuses,carlesconséquencesfinancièresnesontpasreconnuesetlesproblèmesdesantésous-jacentspourraiententraînerdesabsencesultérieures.Unefoisdeplus,mêmes’ilestimportantdemettreenœuvreunprogrammedegestiondesabsencesetd’appliquerdefaçonjusteetconstantelespolitiquesenmatièred’absence,pourquelastratégiedegestiondesabsencessoitefficace,ilestessentield’offrirdansunstadeprécoceunsoutienauxemployés.

End’autresmots,siuneorganisationcentreseseffortssurletraitementdescausesdesabsences,plutôtquesurl’obtentiondesdocumentsmédicaux,elleaccumuleradesdividendesimportants.Certainsproblèmesd’assiduitépeuventserésoudrerapidement:parexemple,uneemployéedontlesservicesdegardenesontpasfiablespourraits’absenterplusieursjoursavantdetrouveruneautregarderie.Danslecasd’unemaladiechroniquecomplexetellequeladépression,unsoutienprécocepourracontribueràrenforcerchezl’employélarésiliencequiluipermettradedemeurerautravail.

Lesabsences répétitives ou cycliques(parexemple,quatreabsencesenquatremois)sontsouventdifficilesàrepérersiellesnesontpasenregistrées.Deplus,cestypesd’absencessontsusceptiblesdecacherunproblèmequipourraitentraîneruneabsenceprolongéeouuneinvaliditédecourtedurée.

Eneffectuantunsuividecesabsencesetenyrépondantparuneinterventionstructurée,lesorganisationsontuneexcellenteoccasionderéduireleurscoûts,toutenatténuantchezlesemployéslesrisquesultérieurspourlasanté.L’employépourraitbénéficierdemesuresd’adaptationoud’uneaideàlarésolutionduproblème,oulasituationpourraits’avérerlemomentparexcellencepourgérerunproblèmederendement.Qu’ils’agissed’unproblèmed’assiduitéoudesanté,ilestpossiblededéterminerlevéritablemotifdesabsencesrépétitivesetd’apporterunsoutienàl’employé,avantquesonproblèmes’aggraveetdeviennecoûteux.

Encequiconcerne l’invalidité attribuable à une maladie ou à une blessure personnelle, ou à une lésion professionnelle,l’interventionprécocepourrarevêtirdiversesformes.

• Afinderéduirelespertesdetempsoulesdélaisinutiles,ilestessentieldeproduireunedemandedecongéd’invaliditéoudesignalerunincidentleplustôtpossible.Lesgestionnaires,quisontsouventresponsablesdel’acheminementdecesdemandes,doiventêtreaucourantduprocessusetdescoûtspouvantdécoulerd’unmanquementàproduirerapidementcettedemande.

• Uneinterventionimmédiateauprèsdel’employémaladeoublessépourraaccélérersonretourautravail,luipermettredemaintenirunlienaveclemilieudetravail,réduiresonisolementetlerisquequ’ilperdedevuesesobjectifsetsaproductivité.

• Souvent,ilestpossibledeprévoirunretourautravailprogressifouenassignationtemporaireetdecommencersaplanificationavantquelademandedecongéd’invaliditésoitacceptée;cetteplanificationprécocepermettrad’effectuerunepremièreinterventionavantlaréceptiondesformulairesmédicaux.

• Uneautretactiqueimportante,quiréduiraconsidérablementlescoûtsetlesdélais,consistedansl’identificationproactivedesmesuresd’adaptationpouvantêtreoffertesauxemployés.

Le rétablissement et le retour au travailLeremplacementdurevenun’estqu’undesélémentsdusoutienpouvantêtreoffertauxemployésmaladesoublessés.Leséconomieslesplusimportantessontréaliséeslorsqu’unemployétouchéparunemaladieouuneblessureobtienttoutel’aidedontilabesoinpourreprendreletravailleplusrapidementpossible.Enplusderéduireladuréeducongéd’invalidité,cesoutienaurauneffetpositifdurablesursasantéetsaperceptionàl’égarddel’employeur,deuxfacteursquiinfluentsurlarétentiondesemployéscompétents.

Lesprogrammesfavorisantunretourautravailrapide,sécuritaireetdurablesontessentielsàlaréductiondespertesdetempsetducoûtdesréclamations.Enplusd’êtreéconomiques,lesprogrammesoffrantauxemployésmaladesoublessésdesmesuresd’adaptation,tellesqu’uneassignationtemporaireouunhoraireadaptépossèdentunavantagethérapeutiquereconnu.Lorsquecelas’avèremédicalementpossible,lesspécialistesrecommandentuneconvalescenceenmilieudetravail,carelleredonneàl’employéunbutprécisetluipermetdemaintenirunlienaveclemilieudetravailainsiquesaproductivité,toutenréduisantlerisquederechute.

Alorsquel’assignationtemporaireestunoutilfréquemmentutilisépourgérerlesrépercussionsd’unelésionprofessionnelle,elleestappliquéebeaucoupmoinssouventdansundossierd’invaliditédecourtedurée.Cettesituations’expliqueparlefaitquelesmodèlestraditionnelsengestiondel’invaliditésontavanttoutcentréssurleprocessusadministratifetlavalidationdelademande(c’est-à-direl’obtentiondesdocumentsmédicauxàl’appuidelademandedecongéd’invalidité).

Parcontre,lesapprochesavant-gardistesfontunedistinctionentreuneinvaliditéetunedéficience.Silacapacitérésiduelledel’employélepermet,ilestincitéàréintégrerprogressivementsonpostehabituelouàtravaillerenassignationtemporaire.

Danslecasd’unprogrammecentrésurlacapacitérésiduelle:

• laplanificationduretourautravailestcoordonnéeparunprofessionnelengestiondel’invaliditéqui,deconcertavecl’employé,lemédecintraitantetlegestionnaireouunautrereprésentantdel’employeur,établiraunplanadaptéauxbesoinsdel’employé

• lesrenseignementsmédicauxetl’informationconcernantlestâchesetl’environnementdetravailsontpassésenrevueafind’évaluerlestâchesquel’employépourraitaccomplir,entenantcomptedesacapacitérésiduelleetdesmesuresd’adaptationpouvantêtreoffertes

• lesproblèmesnonmédicaux(c.-à.-d.lesfacteurspersonnels,sociauxettoutproblèmeliéautravail)sontprisencompte,carilspeuventconstituerdesobstaclesàunretourautravaildurable

• laplanificationduretourautravailetl’interventiondesoutiendoiventdébuterleplustôtpossibleafinderéduireladuréeducongéd’invaliditéetd’éviterquel’employésesenteisoléou,àtort,«invalide»

Pourêtreefficace,leplanderetourautravaildoitnonseulementrépondreauxcritèresprécédents,maisaussiêtre: • progressif–l’employéaugmenteragraduellementsestâchesetlesheurestravailléesafin

d’améliorersarésilience • temporaireetdéfiniparunéchéancierprécis • surveilléetréévaluéaubesoin,afind’assurerunrétablissementprogressifetunretourautravail

completetdurable • clairementtransmisàl’employéetaugestionnaire

Lesproblèmesde santémentale sont l’unedesprincipales causesdescongés d’invalidité pour maladie ou blessure personnelle et même,parfois, pour lésion professionnelle – une réalité qui passe souventinaperçue. Les problèmes de santé mentale présentent un défi detaille pour les programmes fondés sur une approche traditionnelle,carceux-cimisentsurl’obtentiondepreuvesmédicalesplutôtquesurl’évaluation et l’intervention précoces qui permettraient de traiter lescausesprofondesdel’absence.Enl’absencedesoinsetd’uneévaluationspécialisés,lerétablissementetleretourautravailpeuventêtreretardésde façon importante, même dans les dossiers où les problèmesde santé mentale ne jouent qu’un rôle secondaire. Ces délais sontsurtout causés par le manque de clarté des renseignements fournis etla difficulté à accéder à un traitement adéquat (pharmacothérapie outhérapiecognitivo-comportementale).Parconséquent,lesorganisationsont intérêt à examiner de quelle façon leurs programmes évaluent ettraitentlesproblèmesdesantémentaleetàanalyserlesdemandesdecongéd’invalidité afind’avoirune idéede la fréquencedeproblèmesmentaux chez leurs employés et d’évaluer la nécessité d’un soutiencomplémentaire.

Le soutien en santé mentale

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L’intervention précoceChaquejourd’absencesetraduitpardescoûtsdirects,despertesdeproductivitéetderevenu,enplusd’alourdirlesconditionsdetravaildesgestionnairesetdescollèguesquidoiventassumerlachargedetravaildel’employéabsent.Lesorganisationspeuventréduirecescoûtsdirectsetindirectsenintervenantleplustôtpossibleafind’atténuerlesfacteurscontribuantàl’absence.Plustôtl’employéobtiendradel’encadrementetdusoutien,plustôtilretourneraautravail.Cependant,concentrantleurseffortsavanttoutsuruneinterventionefficaceàl’étapeducongéd’invaliditédecourtedurée(afind’éviterqu’ilsetransformeencongéd’invaliditédelonguedurée),lesemployeursontégalementintérêtàtrouverdesmoyensderéduirelerisquedecongéd’invaliditédecourtedurée.

Lesabsences occasionnellespassentsouventinaperçuesetsontdoncdispendieuses,carlesconséquencesfinancièresnesontpasreconnuesetlesproblèmesdesantésous-jacentspourraiententraînerdesabsencesultérieures.Unefoisdeplus,mêmes’ilestimportantdemettreenœuvreunprogrammedegestiondesabsencesetd’appliquerdefaçonjusteetconstantelespolitiquesenmatièred’absence,pourquelastratégiedegestiondesabsencessoitefficace,ilestessentield’offrirdansunstadeprécoceunsoutienauxemployés.

End’autresmots,siuneorganisationcentreseseffortssurletraitementdescausesdesabsences,plutôtquesurl’obtentiondesdocumentsmédicaux,elleaccumuleradesdividendesimportants.Certainsproblèmesd’assiduitépeuventserésoudrerapidement:parexemple,uneemployéedontlesservicesdegardenesontpasfiablespourraits’absenterplusieursjoursavantdetrouveruneautregarderie.Danslecasd’unemaladiechroniquecomplexetellequeladépression,unsoutienprécocepourracontribueràrenforcerchezl’employélarésiliencequiluipermettradedemeurerautravail.

Lesabsences répétitives ou cycliques(parexemple,quatreabsencesenquatremois)sontsouventdifficilesàrepérersiellesnesontpasenregistrées.Deplus,cestypesd’absencessontsusceptiblesdecacherunproblèmequipourraitentraîneruneabsenceprolongéeouuneinvaliditédecourtedurée.

Eneffectuantunsuividecesabsencesetenyrépondantparuneinterventionstructurée,lesorganisationsontuneexcellenteoccasionderéduireleurscoûts,toutenatténuantchezlesemployéslesrisquesultérieurspourlasanté.L’employépourraitbénéficierdemesuresd’adaptationoud’uneaideàlarésolutionduproblème,oulasituationpourraits’avérerlemomentparexcellencepourgérerunproblèmederendement.Qu’ils’agissed’unproblèmed’assiduitéoudesanté,ilestpossiblededéterminerlevéritablemotifdesabsencesrépétitivesetd’apporterunsoutienàl’employé,avantquesonproblèmes’aggraveetdeviennecoûteux.

Encequiconcerne l’invalidité attribuable à une maladie ou à une blessure personnelle, ou à une lésion professionnelle,l’interventionprécocepourrarevêtirdiversesformes.

• Afinderéduirelespertesdetempsoulesdélaisinutiles,ilestessentieldeproduireunedemandedecongéd’invaliditéoudesignalerunincidentleplustôtpossible.Lesgestionnaires,quisontsouventresponsablesdel’acheminementdecesdemandes,doiventêtreaucourantduprocessusetdescoûtspouvantdécoulerd’unmanquementàproduirerapidementcettedemande.

• Uneinterventionimmédiateauprèsdel’employémaladeoublessépourraaccélérersonretourautravail,luipermettredemaintenirunlienaveclemilieudetravail,réduiresonisolementetlerisquequ’ilperdedevuesesobjectifsetsaproductivité.

• Souvent,ilestpossibledeprévoirunretourautravailprogressifouenassignationtemporaireetdecommencersaplanificationavantquelademandedecongéd’invaliditésoitacceptée;cetteplanificationprécocepermettrad’effectuerunepremièreinterventionavantlaréceptiondesformulairesmédicaux.

• Uneautretactiqueimportante,quiréduiraconsidérablementlescoûtsetlesdélais,consistedansl’identificationproactivedesmesuresd’adaptationpouvantêtreoffertesauxemployés.

Le rétablissement et le retour au travailLeremplacementdurevenun’estqu’undesélémentsdusoutienpouvantêtreoffertauxemployésmaladesoublessés.Leséconomieslesplusimportantessontréaliséeslorsqu’unemployétouchéparunemaladieouuneblessureobtienttoutel’aidedontilabesoinpourreprendreletravailleplusrapidementpossible.Enplusderéduireladuréeducongéd’invalidité,cesoutienaurauneffetpositifdurablesursasantéetsaperceptionàl’égarddel’employeur,deuxfacteursquiinfluentsurlarétentiondesemployéscompétents.

Lesprogrammesfavorisantunretourautravailrapide,sécuritaireetdurablesontessentielsàlaréductiondespertesdetempsetducoûtdesréclamations.Enplusd’êtreéconomiques,lesprogrammesoffrantauxemployésmaladesoublessésdesmesuresd’adaptation,tellesqu’uneassignationtemporaireouunhoraireadaptépossèdentunavantagethérapeutiquereconnu.Lorsquecelas’avèremédicalementpossible,lesspécialistesrecommandentuneconvalescenceenmilieudetravail,carelleredonneàl’employéunbutprécisetluipermetdemaintenirunlienaveclemilieudetravailainsiquesaproductivité,toutenréduisantlerisquederechute.

Alorsquel’assignationtemporaireestunoutilfréquemmentutilisépourgérerlesrépercussionsd’unelésionprofessionnelle,elleestappliquéebeaucoupmoinssouventdansundossierd’invaliditédecourtedurée.Cettesituations’expliqueparlefaitquelesmodèlestraditionnelsengestiondel’invaliditésontavanttoutcentréssurleprocessusadministratifetlavalidationdelademande(c’est-à-direl’obtentiondesdocumentsmédicauxàl’appuidelademandedecongéd’invalidité).

Parcontre,lesapprochesavant-gardistesfontunedistinctionentreuneinvaliditéetunedéficience.Silacapacitérésiduelledel’employélepermet,ilestincitéàréintégrerprogressivementsonpostehabituelouàtravaillerenassignationtemporaire.

Danslecasd’unprogrammecentrésurlacapacitérésiduelle:

• laplanificationduretourautravailestcoordonnéeparunprofessionnelengestiondel’invaliditéqui,deconcertavecl’employé,lemédecintraitantetlegestionnaireouunautrereprésentantdel’employeur,établiraunplanadaptéauxbesoinsdel’employé

• lesrenseignementsmédicauxetl’informationconcernantlestâchesetl’environnementdetravailsontpassésenrevueafind’évaluerlestâchesquel’employépourraitaccomplir,entenantcomptedesacapacitérésiduelleetdesmesuresd’adaptationpouvantêtreoffertes

• lesproblèmesnonmédicaux(c.-à.-d.lesfacteurspersonnels,sociauxettoutproblèmeliéautravail)sontprisencompte,carilspeuventconstituerdesobstaclesàunretourautravaildurable

• laplanificationduretourautravailetl’interventiondesoutiendoiventdébuterleplustôtpossibleafinderéduireladuréeducongéd’invaliditéetd’éviterquel’employésesenteisoléou,àtort,«invalide»

Pourêtreefficace,leplanderetourautravaildoitnonseulementrépondreauxcritèresprécédents,maisaussiêtre: • progressif–l’employéaugmenteragraduellementsestâchesetlesheurestravailléesafin

d’améliorersarésilience • temporaireetdéfiniparunéchéancierprécis • surveilléetréévaluéaubesoin,afind’assurerunrétablissementprogressifetunretourautravail

completetdurable • clairementtransmisàl’employéetaugestionnaire

Lesproblèmesde santémentale sont l’unedesprincipales causesdescongés d’invalidité pour maladie ou blessure personnelle et même,parfois, pour lésion professionnelle – une réalité qui passe souventinaperçue. Les problèmes de santé mentale présentent un défi detaille pour les programmes fondés sur une approche traditionnelle,carceux-cimisentsurl’obtentiondepreuvesmédicalesplutôtquesurl’évaluation et l’intervention précoces qui permettraient de traiter lescausesprofondesdel’absence.Enl’absencedesoinsetd’uneévaluationspécialisés,lerétablissementetleretourautravailpeuventêtreretardésde façon importante, même dans les dossiers où les problèmesde santé mentale ne jouent qu’un rôle secondaire. Ces délais sontsurtout causés par le manque de clarté des renseignements fournis etla difficulté à accéder à un traitement adéquat (pharmacothérapie outhérapiecognitivo-comportementale).Parconséquent,lesorganisationsont intérêt à examiner de quelle façon leurs programmes évaluent ettraitentlesproblèmesdesantémentaleetàanalyserlesdemandesdecongéd’invalidité afind’avoirune idéede la fréquencedeproblèmesmentaux chez leurs employés et d’évaluer la nécessité d’un soutiencomplémentaire.

Le soutien en santé mentale

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L’efficacitédelagestiondel’invaliditéetdesabsencess’appuieavanttoutsurunesainepolitiquedanscedomaine.Lespolitiquesinternesdoiventassurerquetouteabsenceesttraitéedefaçonjusteetconstanteet,ce,conformémentàlaloi.Deplus,afindefavoriseruneparticipationactiveauprocessus,cespolitiquesdoiventreposersurdesprocédurestransparentes.

Lerespectdespolitiquesetdesprocéduresestlerésultatdirectdelatransparence.Lorsquelespolitiquesetprocéduressontclaires,ildevientplusfaciledelesappliqueretdelesfairerespecter.L’irrégularitéauxplansdelacompréhensionetdel’applicationestl’unedesprincipalesraisonsexpliquantl’échecdetrèsbonsprogrammesdegestiondesabsencesoudel’invalidité.Unebonnestratégiedegestiondesabsencescommuniqueclairementlesprotocolesetlerôledechacun,nonseulementàdesfinsd’efficacité,maisaussipourdémontreràtouslesintervenantsàlafoissatransparenceetleurresponsabilitédansceprocessus.

Enparticulier,lespolitiquesetlesprocéduresenmatièred’absencedoiventprotégerlesecretmédical.Laperceptiondesemployésàl’égardàlaprotectiondesrenseignementspersonnelsestparticulièrementimportantelorsqueplusieurspersonnesinterviennentdansundossier.L’applicationdenormesrigoureusesdanscedomainepermetdeprotégerlaresponsabilitédespersonnesmoralesetderéduirelerisqued’unepoursuite.

Une gouvernance et une évaluation efficace du programmeDansbonnombred’organisations,laresponsabilitéduprogrammedegestiondesabsencesestpartagéeparplusieursservices.Commelaprésencedeplusieursresponsablespeutentraînerdelaconfusion,undédoublementdesefforts,unchevauchementetuneresponsabilitécompartimentée,unestratégiecentréesurlesmeilleurespratiquesengestiondesabsencesdevraprévoirlasupervisionduprogramme.Lagouvernanceduprogrammepermetd’optimiserlesopportunités,laresponsabilisationdesintervenantsetl’évaluationdesrésultats,car,unefoisdeplus,lastratégiedegestiondesabsencesdevracorrespondreauxobjectifsdel’organisation.

L’efficacitédelastructuredegouvernanceestrenforcéelorsquedesintervenantsdediverspalierssontimpliqués,cequipermettraauxdécideursdeconnaîtrel’expériencedesintervenantsdepremièreligneetd’obtenird’autresrenseignementsutiles.Bienquelesmembresdel’équipedegouvernancepuissentvarierd’uneorganisationàl’autre,selonlatailledel’entrepriseetletyped’avantagessociaux,cetteéquipepourraitregrouperdesdirigeants,desreprésentantssyndicauxoudesreprésentantsdesemployés,desgestionnairesdepremièreligne,lesreprésentantsdesressourceshumaines,duservicedesantéetdesécurité,desfinances,etainsidesuite.Unmodèledegouvernancecontribueàaccélérerlaprisededécisionetàaméliorerleprogrammegrâceà:

• unemiseenœuvreintégréeetl’élaborationd’unplandecommunication • unperfectionnementcontinudesstratégies • unevérificationetuneévaluationduprogramme • uneanalysedestendances

Ainsiquementionnéprécédemment,unprogrammeefficacedegestiondesabsencesassurequetouslesintervenantscomprennentclairementlespolitiquesetlesprocéduresenmatièred’absence,leursresponsabilitésetl’importancedeleurrôledansleprocessus.Descommunicationspériodiquesausujetdesactivités,objectifs,politiquesetprocéduresduprogrammepermettrontd’éviterlesirrégularités.

Lessuperviseurs,lesgestionnairesetlesautresresponsablesjouentunrôleessentieldanslagestiondesabsences,car,entantqu’intervenantsdepremièreligne,cesonteuxquidoiventappliquerlespolitiquesetlesprotocolesdanscedomaine.Commelesupérieurimmédiatestprobablementlepremieràsavoirquel’employéseraabsent,illuirevienthabituellementd’identifierlesproblèmes,d’effectuerlesuividesdifficultésd’assiduitéetdeprendrelesmesuresappropriéespourcorrigerlasituation.Commecesprocessussontsouventunesourcedemalentendus,ilspourraientêtreperçuscommeétantinjustesetincohérentsetavoirdesrépercussionsprofondessurlemoraldesemployésetlerespectdesprocédures,cequipourraitrendreplusdifficileleretourautravail.

Lesgestionnairesjouentégalementunrôlecrucialdanslagestiondel’invaliditéetduretourautravail,carilsdoivent:

• transmettresanstarderl’informationàlapersonneappropriée • contribueràl’établissementd’unplanderetourautravailetenassumerlasurveillance • déterminerlesaccommodementspouvantêtreofferts • gérerleremplacementdel’employéabsentetlesattentesdel’équipe,toutenassurantla

protectiondesrenseignementspersonnelsdel’employéblesséoumalade • préparerl’employéetl’équipeauretourautravaildupremier

S’ilspossèdentlesconnaissancesetlesoutilsleurpermettantdelefaire,lesgestionnairesserontenmesuredegérerlesabsencesavecefficacité.Cependant,unsondagerécenteffectuéparShepell·fgiauprèsdes100principalesorganisationscanadiennesrévèlequelesgestionnairesnepossèdentpastoujoursl’informationetlesressourcesnécessairesàlagestiondesabsences.Parconséquent,afind’assurerlaréussitedelastratégiedegestiondesabsences,lesorganisationsdoiventfournirauxgestionnaireslesoutiendontilsontbesoin,entreautres:

• S’assurerquelessuperviseursreçoiventaumomentopportundesrenseignementsadéquatsausujetdesabsencesetdescongésd’invaliditédesemployésdugroupedetravail

• Offrirauxgestionnairesuneformationcomplètesurlespolitiques,procéduresetpratiquesinternesenmatièred’absence

• Offrirauxsuperviseursunencadrementafinderenforcerlescomportementsetlescompétencesquileurpermettrontdegéreravecdoigté,etdefaçonjusteetconstante,lesabsencesdesemployés,surtoutdanslessituationscomplexes

• Remettreauxgestionnairesdesdocumentsderéférenceetdeformationtraitantdesproblèmesassociésauxabsences,auxcongésd’invaliditéetauxsignesprécurseursdesproblèmesdesantéetdeproductivité

Une participation active des gestionnaires

Les meilleures pratiques en gestion des absences et de l’invalidité

Les meilleures pratiques en gestion des absences et de l’invalidité

La transparence des politiques, des procédures, des rôles et des responsabilités

En ce qui concerne l’administration et les procédures, tous lesintervenants tireront profit d’une gestion intégrée des absences.L’efficacité au plan de l’administration se traduira par une efficacitéfinancière;pourcetteraisonetdanslamesuredupossible,lasynergieduprogrammedevraitêtreanalyséeetexploitée.Dansunprogrammefaisantl’objetd’uneimpartition,l’utilisationdeplusieursfournisseurspourrait augmenter et non réduire le fardeau administratif desgestionnaires du programme. Les comités de gouvernance devraientcomprendre des représentants des fournisseurs afin de favoriser laconcordancedesobjectifsplusvastesetlarationalisationdesefforts.Grâceàuneadministrationintégréeetàunestructuredegouvernance,l’organisationseramieuxenmesured’analyserlestendancesgénéralesen matière d’absences et d’améliorer les stratégies qui gérerontces risques de façon proactive. En renforçant la coordination et lacontinuitéduprogramme(parexemple,encequiconcernelepassagedel’invaliditédecourteduréeàl’invaliditédelonguedurée),ildevientpossible de réduire les erreurs administratives, en plus d’améliorerl’expériencedel’employé.

Une administration intégrée du programme

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L’efficacitédelagestiondel’invaliditéetdesabsencess’appuieavanttoutsurunesainepolitiquedanscedomaine.Lespolitiquesinternesdoiventassurerquetouteabsenceesttraitéedefaçonjusteetconstanteet,ce,conformémentàlaloi.Deplus,afindefavoriseruneparticipationactiveauprocessus,cespolitiquesdoiventreposersurdesprocédurestransparentes.

Lerespectdespolitiquesetdesprocéduresestlerésultatdirectdelatransparence.Lorsquelespolitiquesetprocéduressontclaires,ildevientplusfaciledelesappliqueretdelesfairerespecter.L’irrégularitéauxplansdelacompréhensionetdel’applicationestl’unedesprincipalesraisonsexpliquantl’échecdetrèsbonsprogrammesdegestiondesabsencesoudel’invalidité.Unebonnestratégiedegestiondesabsencescommuniqueclairementlesprotocolesetlerôledechacun,nonseulementàdesfinsd’efficacité,maisaussipourdémontreràtouslesintervenantsàlafoissatransparenceetleurresponsabilitédansceprocessus.

Enparticulier,lespolitiquesetlesprocéduresenmatièred’absencedoiventprotégerlesecretmédical.Laperceptiondesemployésàl’égardàlaprotectiondesrenseignementspersonnelsestparticulièrementimportantelorsqueplusieurspersonnesinterviennentdansundossier.L’applicationdenormesrigoureusesdanscedomainepermetdeprotégerlaresponsabilitédespersonnesmoralesetderéduirelerisqued’unepoursuite.

Une gouvernance et une évaluation efficace du programmeDansbonnombred’organisations,laresponsabilitéduprogrammedegestiondesabsencesestpartagéeparplusieursservices.Commelaprésencedeplusieursresponsablespeutentraînerdelaconfusion,undédoublementdesefforts,unchevauchementetuneresponsabilitécompartimentée,unestratégiecentréesurlesmeilleurespratiquesengestiondesabsencesdevraprévoirlasupervisionduprogramme.Lagouvernanceduprogrammepermetd’optimiserlesopportunités,laresponsabilisationdesintervenantsetl’évaluationdesrésultats,car,unefoisdeplus,lastratégiedegestiondesabsencesdevracorrespondreauxobjectifsdel’organisation.

L’efficacitédelastructuredegouvernanceestrenforcéelorsquedesintervenantsdediverspalierssontimpliqués,cequipermettraauxdécideursdeconnaîtrel’expériencedesintervenantsdepremièreligneetd’obtenird’autresrenseignementsutiles.Bienquelesmembresdel’équipedegouvernancepuissentvarierd’uneorganisationàl’autre,selonlatailledel’entrepriseetletyped’avantagessociaux,cetteéquipepourraitregrouperdesdirigeants,desreprésentantssyndicauxoudesreprésentantsdesemployés,desgestionnairesdepremièreligne,lesreprésentantsdesressourceshumaines,duservicedesantéetdesécurité,desfinances,etainsidesuite.Unmodèledegouvernancecontribueàaccélérerlaprisededécisionetàaméliorerleprogrammegrâceà:

• unemiseenœuvreintégréeetl’élaborationd’unplandecommunication • unperfectionnementcontinudesstratégies • unevérificationetuneévaluationduprogramme • uneanalysedestendances

Ainsiquementionnéprécédemment,unprogrammeefficacedegestiondesabsencesassurequetouslesintervenantscomprennentclairementlespolitiquesetlesprocéduresenmatièred’absence,leursresponsabilitésetl’importancedeleurrôledansleprocessus.Descommunicationspériodiquesausujetdesactivités,objectifs,politiquesetprocéduresduprogrammepermettrontd’éviterlesirrégularités.

Lessuperviseurs,lesgestionnairesetlesautresresponsablesjouentunrôleessentieldanslagestiondesabsences,car,entantqu’intervenantsdepremièreligne,cesonteuxquidoiventappliquerlespolitiquesetlesprotocolesdanscedomaine.Commelesupérieurimmédiatestprobablementlepremieràsavoirquel’employéseraabsent,illuirevienthabituellementd’identifierlesproblèmes,d’effectuerlesuividesdifficultésd’assiduitéetdeprendrelesmesuresappropriéespourcorrigerlasituation.Commecesprocessussontsouventunesourcedemalentendus,ilspourraientêtreperçuscommeétantinjustesetincohérentsetavoirdesrépercussionsprofondessurlemoraldesemployésetlerespectdesprocédures,cequipourraitrendreplusdifficileleretourautravail.

Lesgestionnairesjouentégalementunrôlecrucialdanslagestiondel’invaliditéetduretourautravail,carilsdoivent:

• transmettresanstarderl’informationàlapersonneappropriée • contribueràl’établissementd’unplanderetourautravailetenassumerlasurveillance • déterminerlesaccommodementspouvantêtreofferts • gérerleremplacementdel’employéabsentetlesattentesdel’équipe,toutenassurantla

protectiondesrenseignementspersonnelsdel’employéblesséoumalade • préparerl’employéetl’équipeauretourautravaildupremier

S’ilspossèdentlesconnaissancesetlesoutilsleurpermettantdelefaire,lesgestionnairesserontenmesuredegérerlesabsencesavecefficacité.Cependant,unsondagerécenteffectuéparShepell·fgiauprèsdes100principalesorganisationscanadiennesrévèlequelesgestionnairesnepossèdentpastoujoursl’informationetlesressourcesnécessairesàlagestiondesabsences.Parconséquent,afind’assurerlaréussitedelastratégiedegestiondesabsences,lesorganisationsdoiventfournirauxgestionnaireslesoutiendontilsontbesoin,entreautres:

• S’assurerquelessuperviseursreçoiventaumomentopportundesrenseignementsadéquatsausujetdesabsencesetdescongésd’invaliditédesemployésdugroupedetravail

• Offrirauxgestionnairesuneformationcomplètesurlespolitiques,procéduresetpratiquesinternesenmatièred’absence

• Offrirauxsuperviseursunencadrementafinderenforcerlescomportementsetlescompétencesquileurpermettrontdegéreravecdoigté,etdefaçonjusteetconstante,lesabsencesdesemployés,surtoutdanslessituationscomplexes

• Remettreauxgestionnairesdesdocumentsderéférenceetdeformationtraitantdesproblèmesassociésauxabsences,auxcongésd’invaliditéetauxsignesprécurseursdesproblèmesdesantéetdeproductivité

Une participation active des gestionnaires

Les meilleures pratiques en gestion des absences et de l’invalidité

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La transparence des politiques, des procédures, des rôles et des responsabilités

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Une administration intégrée du programme

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Nous renforçons la santé des gens et des organisations

Nous renforçons la santé des gens et des organisations

Silessuperviseursetlesgestionnairespossèdentlescompétencesrequisesetreçoiventl’informationetlesoutilsnécessairesàunegestionuniformedesproblèmesdeprésenceautravail:

• laplanificationdutravailetenpersonnelseraplusefficace • lescoûtsdirectsetindirectsdel’absentéismeserontmoindres • lemoraldesemployéss’entrouveraamélioré • lesemployésobtiendrontaubonmomentl’aidedontilsontbesoin • lesemployésreconnaîtrontqu’ilssonttraitésdefaçonjusteetégale • l’absentéismevolontaireseraréduit • leprocessusderetourautravailseraplusefficacepourtouteslespartiesencause

Lesmeilleurespratiquesprésentéesdanscedocumentsefondentsurplusde20ansd’expérienceàaidernosclientsàréaliserleursobjectifsstratégiquesengestiondesabsences.L’articleestlefruitd’unecollaborationentrenosclientsdelonguedate,leGrouperechercheShepell•fgietdiversspécialistesengestiondesabsencesetdel’invalidité.

À propos de cet article

Shepell•fgiaprisl’engagementderenforcerlasantéetlaproductivitéautravail.Ellefournitàenviron7000organisationsauCanadaetdanslemondedessolutionsfondéessurlarechercheetcorrespondantauxmeilleurespratiques.Depuis1989,afind’aiderlesorganisationsàréaliserleursobjectifsd’affaires,Shepell•fgiconçoitdessolutionsstratégiquesengestiondesabsencesdontelleassureégalementlaprestation.Notreapprocheintégréeapermisauxorganisationsderéduirel’absentéismeauminimumetdemaximiserletauxderetourautravail.PourdécouvrircommentShepell•fgipeutappuyervosinitiativesstratégiquesengestiondesabsencesetdel’invalidité,

À propos de Shepell•fgi

communiquezavecnousau1 866 875-8172 ouparcourrielàl’adressehealthsolutions@shepellfgi.com.

La clé de la réussite : des gestionnaires bien renseignés

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©Shepell•fgi,2010.Shepell•fgiestunedivisiondeHRCOInc.

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La gestion de l’effectifLa gestion de l’effectif : réaliser vos objectifs d’affaires grâce à une bonne gestion des absences

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