la dématérialisation des pièces comptables et justificatives

La dématérialisation des pièces comptables et justificatives dans le secteur public local

Chaumont, le 12 octobre 2012

2La dématérialisation des pièces comptables et justificatives

Les enjeux de la dématérialisation des échanges

• Des échanges croissants entre • Les organismes publics locaux et les services de l’État.

• Les partenaires de la chaîne budgétaire, comptable et financière des organismes locaux.

• La recherche d’une plus grande qualité des comptes des organismes locaux, d’une meilleure sécurité et rapidité d’exécution de leurs opérations

la dématérialisation répond à ces enjeux majeurs :• Des avantages renforcés par une dématérialisation de bout en bout (pas de

rupture de la chaîne dématérialisée entre tous les acteurs).

• Des avantages renforcés par une dématérialisation globale, à la fois des pièces comptables et des pièces justificatives grâce à un éventail complet de solutions techniques conçues en concertation entre tous les partenaires nationaux.


L’intérêt pour tous les partenaires de cheminer progressivement vers une cible

d’échanges dématérialisée sur toute la chaîne comptable


I - Simplifier et accélérer les échanges d’informations comptables entre chaque organisme local et son comptable public (1/2)

• Une gestion plus performante des recettes et des dépenses locales• Souplesse d’adaptation aux volumes variables de flux comptables et financiers.• Réduction des délais de transmission au comptable des ordres de recouvrer (titres de

recette) : donc accélération du rythme d’envoi aux débiteurs des avis de sommes qu’ils doivent payer, et donc du rythme des encaissements.

• Réduction des délais de transmission au comptable des ordres de payer (mandats de dépense) : donc accélération du rythme de paiement des créanciers (sous réserve des dates précises de règlement fixées par l’ordonnateur).

• Optimisation des chaînes administratives des services de l ’ordonnateur pour l’achat aux fournisseurs et la facturation aux débiteurs (automatisation de certains contrôles).

• Décloisonnement de l’information entre les services techniques et financiers de l’organisme public local (coordination renforcée de la gestion).

La dématérialisation, pour produire tous ses effets, nécessite une réingénierie de l ’organisation et des procédures de l ’organisme, même si cette dernière n’est pas un préalable (la démarche peut être progressive).


• Un renforcement de la capacité de pilotage de l’organisme (suivi plus précis et régulier de l’encaissement de ses recettes, du paiement de ses dépenses,…)

• Enrichissement du système d’information de l’ordonnateur.• Enrichissement des tableaux de bord de l’ordonnateur alimentés à partir de ce même

système d’information.

• Une fiabilisation des comptes pour optimiser la gestion (approfondissement du contrôle interne)

• Renforcement de la maîtrise de la fiabilité des enregistrements comptables en s’appuyant sur des données plus riches enregistrées dans le système d’information et non plus dispersées sur de multiples documents papiers.

• Sécurisation de la gestion comptable et financière en s’appuyant sur une traçabilité accrue des enregistrements comptables, ainsi que sur une meilleure piste d’audit pour suivre les enchaînements de tâches et faire le lien avec leurs justificatifs.

• Sécuriser les échanges d’informations entre les services de la collectivité et ceux de la DGFiP

I - Simplifier et accélérer les échanges d’informations comptables entre chaque organisme local et son comptable public (2/2)


II - Diminuer les coûts de gestion de ses données budgétaires et comptables par l’organisme public local (supports, traitements, transport,…)

• Réduction des coûts de production des documents papier transmis au comptable public (passage à la transmission électronique des mêmes données)

• Coûts d’achat du papier et de l’encre, achat et entretien du matériel d’impression et de reproduction, frais d’affranchissement postal et de transport…

• Manipulation des documents papier : copies des originaux, tris et rangement,...

• Réduction des coûts d’archivage et de recherche de l’information archivée (passage à l’archivage électronique)

• La dématérialisation s’accompagne d’un référencement et d’un archivage électronique plus rigoureux de chaque pièce qui peut ainsi être trouvée plus facilement et rapidement.

• L’archivage électronique des marchés publics, des délibérations, des arrêtés et autres pièces justificatives est mis à disposition des services non financiers de l ’ordonnateur pour les besoins non comptables de l’organisme.

• Recentrer le travail des différents agents des services de l’ordonnateur sur des tâches à plus forte valeur ajoutée


L’accès à la dématérialisation globale est facilitée par la mise à disposition de

solutions techniques élaborées avec les associations nationales d’élus locaux dans

un cadre juridique sécurisé


Le cadre technique de la dématérialisation a été progressivement conçu depuis 2004 avec les représentants nationaux des élus locaux et des CRC

Fondée sur l’arrêté du 3 Août 2011 mettant à jour l’arrêté du 27 juin 2007

Charte nationale Partenariale

Signée le 7 décembre 2004 par les Ministres

13 associations nationales d’ordonnateurs (AMF, ADF, ARF, AMGVF, AMRF, ACUF, ADCF, ACDOM, APVF, FOHLM, FHF, Conférence des Directeurs Généraux de CHU, Conférence des Directeurs de Centres Hospitaliers)

6 administrations centrales (DGFIP, DGME, DGCL, DHOS, DGUHC et DGAS)

La Cour des Comptes et des représentants des Chambres Régionales des Comptes pour les juridictions financières

Structure Nationale Partenariale

Accessible sur internet (site Bercy Colloc) :

http://www.colloc.bercy.gouv.fr/colo_struct_fina_loca/dema_chai/conv_cadr_2.

html

Une convention cadre nationale du 18 janvier 2010

rassemblant l’ensemble des préconisations techniques consensuelles

http://www.colloc.bercy.gouv.fr/colo_struct_fina_loca/dema_chai/conv_cadr_2.html




L’arrêté du Ministre chargé du budget en date du 3 Août 2011, issu de cette concertation, donne une nouvelle impulsion aux chantiers de dématérialisation

• Deux évolutions majeures décidées par les partenaires nationaux : • Au 1er janvier 2012, la suppression des échanges sur disquettes et autres supports physiques pour la transmission des :

• Flux comptables transmis avec les protocoles antérieurs au nouveau Protocole d ’Échange Standard dit PES V2 (Indigo, Hmandat,…).

• Transmission sur support CDROM des pièces justificatives dématérialisées (par exemple, fichier mensuel de la paye) jusqu’à l’adoption du PES (aller recette et dépense) par l’organisme local.

• Au 1er janvier 2015 (date butoir), suppression des protocoles d’échanges antérieurs et remplacement par le PES V2 pour :

• Transmettre les flux comptables (recettes, dépenses, budget).

• Dématérialiser les pièces comptables (titres de recette, mandats de dépense, bordereaux les récapitulant).

• Dématérialiser les pièces justificatives (à l’appui des mandats et des titres).• Une évolution règlementaire européenne importante

• Au 1er février 2014, généralisation des normes SEPA (espace unique de paiement en euro) : modifications pour les prélèvements.

• Prélèvements SDD (SEPA Direct Debit) : utilisation de titres individuels PES (BIC/IBAN + Identifant Créancier SEPA (ICS) + Mandat de prélèvement avec N° de référence unique de mandat)


La démarche progressive conseillée pour aboutir à une dématérialisation globale de la chaîne comptable et financière

Les travaux de dématérialisation des différentes catégories de pièces peuvent être menés successivement ou en parallèle, selon les choix de chaque collectivité ou établissement

Préconisations de la convention cadre nationale (partenaires nationaux)

PJ

Etats justificatifs de

paye / Aide sociale

Délibérations et décisions

PJ de passation de marché

PJ d’exécution de marché

PES V2

Titres, mandats dématérialisés

Transmission des PJ dématérialisées

Bordereaux dématérialisés (Signature électronique du flux PES)


La dématérialisation en Haute-Marne : 23 conventions de dématérialisation (y compris pour les hôpitaux)

PAYE62%

TITRES17%

INTERVENTIONS SOCIALES

4%

PJ RECETTES4%

MANDATS ET BORDEREAUX

9%

DELIB. & ARRETES4%


La réussite du chantier de dématérialisation des pièces comptables et justificatives est

conditionnée par la mobilisation de tous les acteurs concernés


Des interlocuteurs désignés pour accompagner les collectivités et établissements dans ce chantier de dématérialisation

• Les acteurs du réseau de la Direction générale des finances publiques (DGFiP)

• Le comptable de la collectivité ou de l’établissement public local.

• La direction départementale de la DGFiP (DDFiP/DRFiP) qui dispose d ’un correspondant dématérialisation.

• Les acteurs du réseau des ordonnateurs • Les associations locales d’ordonnateurs.

• Les structures locales d’appui (conseil général, intercommunalités ayant une compétence informatique au profit de leurs membres,…).

des relais de l’information des actions et des offres de la DGFiP auprès des associations et représentants au niveau local.

Les prestataires informatiques

Une action de promotion de la dématérialisation à relayer par les partenaires de la DGFiP en direction de chaque collectivité et établissement public local.


Pour faciliter la mise en œuvre de la dématérialisation, la DGFiP met gratuitement à disposition des organismes locaux divers outils


Les outils mis gratuitement à disposition par la DGFiP

• Le Portail « gestion publique » de la DGFiP sur internet, pour permettre aux ordonnateurs et à leurs collaborateurs de :

• Consulter en ligne les données enregistrées par le comptable dans Hélios (exécution des dépenses et des recettes, niveau de trésorerie,…).

• Transmettre et déposer les fichiers informatiques des opérations comptables destinés à Hélios.

• Échanger, dans les deux sens, d ’autres données dématérialisées avec le comptable.

• L’offre d’outil pour la signature électronique des pièces comptables permettant de supprimer leur équivalent sur support papier :

• La délivrance d’un certificat gratuit par la DGFiP pour signer les flux PES transmis par les organismes publics locaux (ordres de dépense et recette).

• L’outil de signature, intégré dans XéMéLios (cf. infra), pour signer ces flux PES.

• L’outil XéMéLios• Conçu par la DGFiP avec ses partenaires et mis gratuitement à la disposition de tous les acteurs.

• Permet de traiter et de visualiser les pièces comptables et justificatives dématérialisées.

• Une concertation nationale avec les éditeurs de logiciels des ordonnateurs pour que ceux-ci embarquent toutes les fonctionnalités nécessaires à la dématérialisation (évolution réglementaire en principe non facturée).


La direction départementale / régionale des finances publiques planifie les opérations de déploiement avec les organismes publics locaux

• Un recensement des organismes : • Via les comptables publics.

• Et au moyen de contacts directs pour promouvoir la dématérialisation.

• Une planification des travaux sur la période 2012 à fin 2014 : • La date butoir de généralisation du PES V2 (en remplacement des protocoles informatiques

antérieurs), le 1er janvier 2015, doit être anticipée (adaptation des logiciels).

• Les préparatifs (tests préalables,…) des différents organismes ne doivent pas être concentrés au même moment pour bénéficier d’un accompagnement optimal.

• Le comptable public demeure l’interlocuteur privilégié de chaque ordonnateur• Conseils méthodologiques (organisation du chantier, bonnes pratiques à mutualiser,…)

• Communication de la documentation disponible (élaborée par les partenaires nationaux)

• Mise en relation avec des experts spécialisés du niveau départemental, interrégional (PAC) voire national (MDD).


Passage à la dématérialisation : une nouvelle stratégie pour la collectivité

• Une réorganisation interne

• Périmètre : Choix des pièces justificatives à dématérialiser (marchés, paye, délibérations, …).

Cf. les solutions de dématérialisation dans la Convention Cadre Nationale version 1.2 du 24/01/2012

De manière générale :- le format XML est privilégié pour les PJ volumineuses ou stratégiques et les

factures de dépenses- le format PDF est à privilégier pour les autres PJ (sans signature électronique

ni numérisation lorsqu ’elles sont créées par la collectivité. Exemple : délibération, arrêté, certificat administratif, CCAP, rapport de présentation des MP,…)

• Circuit de transmission des documents :

- Référencement des PJ dématérialisées (mise en place d ’une base documentaire)

- Prise en compte de la signature électronique- Suivi transverse


OrdonnateurPJ électroniques émises par des tiers

Circuit simplifié de transmission des PJ dématérialisées

- Paye, délibérations et décisions, pièces de passation des MP (hors AE), intervention sociales, états de frais déplacement, factures de recette, etc.

- Factures de dépense, pièces d’exécution des MP

PJ papier émises par tiers

PJ électronique ou numérisée

Mandat-titre PES

Scan

PJ émises par des tiers

PJ Ordonnateurs

CDG-D


Circuit actuel de transmission des données et des pièces


Circuit de transmission des données et des pièces avec le PES V2


Des aménagements techniques :

• Mise en conformité du ou des logiciel(s) de l ’ordonnateur : Logiciel validé au PES V2

Guichet XML

Guichet XML : Contrôles renforcés sur les flux envoyés au comptable

Accusé réception développé pour l ’ordonnateur (intégration ou non dans Hélios des bordereaux de mandats ou titres et/ou des pièces justificatives électroniques

• Choix du mode de transmission : Portail Gestion Publique ou Tiers de Télétransmission

• Choix de l ’outil de signature électronique : Xémélios ou autre



• La normalisation : veiller à la précision et à la cohérence des informations

• Typage des pièces comptables : Procédure de création des nouveaux tiers :

- Nature juridique- Catégorie- N° SIRET dès que possible

Extraction de la base tiers de l ’ordonnateur :- Rectifications des tiers en anomalies- Supprimer les tiers non utilisés ou en doublon ou imprécis

Vérification des numéros d ’auxiliarisation :

- Numéro de régie- Numéro d ’emprunt- Numéro d ’immobilisation- Numéro de marché- Numéro de convention



• La normalisation

• Tests pour la validation des flux

• Un nouvel outil prévu début 2013 : PESOS (PES Outil de Suivi)

- Outil de test de flux

- Référentiel de données (Prise en compte des données d’ Hélios, des plans d’ action de dématérialisation, de la note de cadrage)

- Système de suivi (pilotage, tableau de bord, suivi des statistiques, suivi des objectifs,

alertes)



• www.xemelios.org ou validpesv2.axyus.com (avec habilitation) ou Ulysse

• Documentation de Bercy Colloc (http://www.colloc.bercy.gouv.fr) : Finances locales /

Dématérialisation :

- Structure nationale partenariale (Charte de dématérialisation dans le SPL du 7/12/2004)

- Convention cadre nationale de dématérialisation dans le SPL (Solutions de dématérialisation en fonction du type de pièce)

- Présentation du PES V2

- Présentation du Portail Gestion Publique

- Liste de Tiers de Transmission homologués

- Présentation de Xémélios

Références

la dématérialisation des pièces comptables et justificatives

Documents