la dématérialisation des documents de la chaîne...
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La dématérialisation des documents
de la chaîne comptable et financière
dans le secteur hospitalier
A,
le juin 2013
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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
1. La dématérialisation, un enjeu stratégique
Pourquoi la dématérialisation ?
Les enjeux de la dématérialisation
Une démarche partenariale
Qu ’est-ce qu’on dématérialise ?
Qui dématérialise ?
Comment mener la dématérialisation ?
Le processus de passage au PES
La signature électronique des flux
La dématérialisation des pièces justificatives
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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Pourquoi la dématérialisation ?
Ordonnateur
PJ émises par tiers
PJ émises par des tiers
Pièces comptables + PJ Ordonnateurs
CDG-D
Fournisseurs
Dématérialisation de toute la chaîne comptable et financière sans rupture de la
chaîne de confiance.
DGFiP
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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Pourquoi la dématérialisation ?
• Modernisation de l ’établissement de santé
e-administration
« zéro papier »
Simplification des processus de traitement
Diminution des coûts de gestion.
Recherches simplifiées via le logiciel de comptabilité (liens entre les divers
documents)
une souplesse du contrôle pour le visa et la signature (électronique).
• Fluidité des processus (pas de suspension)
Facilitation des échanges d’informations par un flux unique entre l’ordonnateur et
le comptable
Restitution du comptable
Richesse du Protocole d ’Échange Standard permet :
- la garantie d ’exhaustivité et du caractère complet des échanges
- la qualité accrue des comptes et des informations financières
Optimisation et accélération des processus, réduction des délais de paiement,
des délais de recouvrement raccourcis.
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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
• 76 500 collectivités et établissements publics locaux
• Produisant 216 millions de feuilles A4, les EPS et ESMS représentent 35 % des enjeux
(202 millions pour les seuls EPS)
• 68 millions de feuilles sont déjà dématérialisées dans les EPS, la majorité par des conventions
tripartites relatives aux pièces justificatives.
Les enjeux de la dématérialisation
55 %
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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Avant le PES
Génération du
bordereau et des
mandats & titres
dans le logiciel
Enregistrement sur
le poste de travail
Connexion au Portail
de la DGFiP
Dépose du fichier
Édition des
Bordereaux et
mandats ou titres
Copie des pièces
justificatives
Préparation des
documents pour la
signature
Signature des
Bordereaux
Dépose des
documents au
Comptable
Les enjeux de la dématérialisation
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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Avec le PES
Dépose des fichiers
dans le logiciel
financier
Génération des
Bordereaux
Mandats Titres
Dépose des flux
pour signature
électronique
Signature
électronique
Transmission des
flux PES V2 + PJ
Dématérialisation
des pièces
justificatives (PJ)
PJ TIERS
PJ EMISES PAR
L ’ORDONNATEUR
NATIVES (paye, arrêtés
délib etc…)
MP
Les enjeux de la dématérialisation
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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Une démarche partenariale
Confortée par l’arrêté du 3 Août 2011 mettant à jour l’arrêté du 27 juin 2007:
(BCFR0750735A)
généralisation du PES V2 à compter du 1er janvier 2015, en remplacement des
protocoles historiques
Charte nationale Partenariale
Signée le 07.12.2004
13 associations nationales d’ordonnateurs (AMF,
ADF, ARF, AMGVF, AMRF, ACUF, ADCF, ACDOM,
APVF, FOHLM, FHF, Conférence des Directeurs
Généraux de CHU, Conférence des Directeurs de
Centres Hospitaliers)
6 administrations centrales (DGFIP, DGME, DGCL,
DGOS, DGUHC et DGAS)
La Cour des Comptes et des représentants des
Chambres Régionales des Comptes pour les
juridictions financières
Structure
Nationale
Partenariale
Accessible sur Bercy colloc :
http://www.colloc.bercy.gouv.fr/colo_struct_fin
a_loca/dema_chai/conv_cadr_2.html
Une convention cadre nationale depuis le
18 janvier 2010
rassemblant l’ensemble des préconisations
nationales
Une démarche initiée en 2004 et confortée en 2011.
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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Qu ’est-ce qu’on dématérialise ?
• Les pièces comptables
Les mandats
Les titres de recette
Les bordereaux de mandats et de titres dès lors qu’ils
sont signés électroniquement
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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Qu ’est-ce qu’on dématérialise ?
• Les pièces justificatives (PJ)
Produites par les tiers :
- Factures
- Pièces d’exécution de marchés publics
Produites par la collectivité :
- Paye
- Délibérations, arrêtés et décisions
- Pièces de passation de marchés publics
- Actes d’engagement
- Intervention sociales
- États de frais déplacement
- Factures de recette
- Documents budgétaires etc..
Le PES permet le transport de ces pièces justificatives préalablement
dématérialisées selon les formats prévus dans la convention cadre.
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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Qui dématérialise ?
Ordonnateur
PJ émises par tiers
Pièces comptables + PJ Ordonnateurs
CDG-D
Fournisseurs
DGFiP
+ prestataire
PJ émises par des tiers
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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Comment mener la dématérialisation ?
Dans l'établissement de santé :
Cadrer et piloter le projet
Conduire l ’accompagnement du changement
Adopter de nouveaux outils
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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
• Cadrer et piloter le projet
- Prise de décision
Dans l'établissement de santé
- Désigner un Chef de projet
- Constitution d’un comité de pilotage
Tous les acteurs concernés
(DGS, DSI, agents, éditeurs, comptable public…)
Comment mener la dématérialisation ?
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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Comment mener la dématérialisation ?
• Conduire et accompagner le changement
Deux processus à mener en parallèle
Etats justificatifs
de paye / Aide
sociale
Délibérations et
décisions
PJ de passation de
marché
Titres,
Mandats
Transmission des PJ
dématérialisées
bordereaux (Signature
électronique du flux PES) PJ d’exécution
de marché
PJ PES V2
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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Comment mener la dématérialisation?
• Adopter de nouveaux outils
- Outils de numérisation et de gestion des pièces justificatives
- Adaptation des logiciels financier et de facturation
- Choisir un mode de transmission des flux
- Choisir un outil de signature électronique
Dépose des fichiers
dans le logiciel
financier
Génération des
Bordereaux
Mandats Titres
Dépose des flux
pour signature
électronique
Signature
électronique
Transmission des
flux PES V2 + PJ
Dématérialisation
des pièces
justificatives
PJ TIERS
PJ EMISES PAR
L ’ORDONNATEUR
NATIVES (paye, arrêtés
délib etc…)
MP
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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
• Le PES est un Protocole d ’Échanges Standard
- électronique entre l ’ordonnateur et le comptable permettant la
dématérialisation native des pièces comptables (titres de recette,
mandats de dépenses)
- qui véhicule les Pièces Justificatives associées et, qui permet la
signature électronique des bordereaux de titres et de mandats
- d ’avancer vers la certification des comptes
• Le PES est un format de données de type XML
Structurant les données comptables, avec des éléments concernant les
PJ et la signature électronique
Qu’est ce que le PES ?
Le processus de passage au PES
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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Le processus de passage au PES
La richesse du PES
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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Phase 1
Étape 1
LANCEMENT
Étape 2
CADRAGE
Préalable
VALIDATION du
progiciel
EDITEUR
Phase 3
Étape 4
PASSAGE en PRODUCTION
et à la
DEMATERIALISATION
Phase 2
Étape 3
VALIDATION
de l'établissement de
santé
S’articule en 4 phases pour garantir la qualité de l’information et l’exploitation
par Hélios
• Le préalable : la validation complète du logiciel de l’éditeur associée à une collectivité
représentative sur les domaines gérés, suivie par la Mission Déploiement de la Dématérialisation
(MDD) de la DGFIP
Une phase de cadrage destinée à préciser le périmètre et le calendrier des travaux
Une phase de test menée par l'établissement de santé avec le soutien de l’éditeur
Le passage en production des domaines de la dépense et de la recette : dès que les flux
sont corrects (tests OK) et validés par la DRFiP/DDFiP , la date est arrêtée avec la MDD
Le passage à la dématérialisation (arrêt des flux papier) peut s’effectuer après quelque
temps d’usage
Le processus de passage au PES
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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
• Pré-requis technique : logiciel
financier validé pour le PESV2
Accompagnement par le conseil, le cas
échéant, dans le cadre d ’un diagnostic
organisationnel piloté par la collectivité
(fonction du périmètre et format de
dématérialisation prévus dans la convention
cadre nationale)
Une redéfinition de la cartographie des
pièces justificatives attendues
Choix entre un TDT ou le portail DGFiP
pour l ’envoi des flux PES
Choix entre la signature gratuite DGFiP ou
une signature proposée par le secteur privé
• Enrichir la qualité comptable
des informations
Un référentiel tiers fiabilisé
Des ajustements nécessaires sur les
références inventaires / emprunts /
marchés /régies / cautions
Un typage des pièces budgétaires en
fonction de la nature de l ’opération
comptable
Une mise en cohérence des modes de
règlement utilisés
Un typage des recettes par insertion
d’un code produit
Aspect Organisationnel Aspect Comptable
Le processus de passage au PES
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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
• Deux possibilités pour transmettre les flux :
– Dépôt des fichiers sur un espace mis à disposition par la DGFIP (Portail DGFIP). Ce
mode est gratuit, manuel et unitaire.
– Transfert des fichiers via un tiers de télétransmission externe (TDT), avec des
services à valeur ajoutée. Exemple : automatisation des envois de flux, traitement des
accusés de réception, signature électronique des flux.
• La solution choisie doit être adaptée à la volumétrie des flux.
– Le Portail DGFIP est adapté pour un dépôt limité de flux.
– Une solution plus industrielle via un TDT sera plus adaptée à une collectivité
générant de nombreux flux.
Le processus de passage au PES
Les modalités de transmission des flux PES V2
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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
La signature électronique des flux PES
• Principes généraux.
La signature électronique permet, à l’aide d’un procédé cryptographique, de garantir
l’intégrité du document dématérialisé signé et l’identité du signataire.
Les flux dématérialisés au format PESV2 et signés électroniquement ont donc
valeur probante (de la même façon que les documents papier précédemment).
Pour qu’une signature soit valide, elle doit comporter une empreinte et un
certificat “ public ” (aussi appelée “ clé publique ” du certificat) :
- L’empreinte permet de vérifier qu’un document n’a pas été altéré (intégrité des
données entre l’envoi et la réception). La modification des données rend l’empreinte
non valide.
- Le certificat permet d’authentifier l’auteur de la signature.
• La signature électronique des flux PES V2 emporte la
dématérialisation des bordereaux de titres et de mandats.
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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
La signature électronique des flux PES
La signature s ’exerce par le biais d ’un certificat associé à un outil de
signature électronique.
• Un certificat - celui gratuit de la DGFIP
- un de ceux du secteur concurrentiel.
• Un outil de signature
- Simple
- Xémélios de la DGFIP (menu outils / production de signature PES)
- un de ceux du secteur concurrentiel, proposé soit par l ’éditeur, soit par le tiers de
télétransmission ou par un autre tiers homologué
- Avancé - un parapheur électronique du secteur concurrentiel, qui au-delà de l ’outil de
signature, offre des fonctionnalités supplémentaires (workflow, visa interne,
visualisation des PJ …)
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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
La dématérialisation des pièces justificatives
Conformément à la Convention Cadre Nationale :
Formats orientés « Données » = schémas xml
- États de paye
- Frais de déplacement
- Factures de recette
- Aides (états de versement)
- Documents budgétaires
- Quittancement (loyer)
- Relevés opération carte achat...
exploitables avec Xémelios outil gratuit de la DGFiP.
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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Formats orientés « Documents » = Formats permettant de conserver
l ’accès aux informations structurées du document
(RTF(word), ODT(openoffice), TXT, TIFF-PNG-JPG pour les plans, ZIP-TAR-
GTAR pour les « container » ou « archives» ensemble de documents)
- Délibérations, arrêtés et décisions,
- Actes d’engagement
- Contrats
- Pièces de passation de marchés publics,
- etc…
Si le document est signé de façon manuscrite, le document peut être
scanné, s ’il est émis de façon électronique et signé électroniquement par
les parties, il reste électronique de bout en bout.
La dématérialisation des pièces justificatives
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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
La dématérialisation des pièces justificatives
Le référencement s’appuie sur deux éléments :
• L’identifiant unique (identifiant technique)
– remplace l’agrafe du mandat/titre et de la PJ
– lie sans ambiguïté le mandat/titre à sa PJ (obligation
réglementaire pour la collectivité)
– est partagé par tous les acteurs de la chaîne : ordonnateur,
comptable, juge des comptes
• Le nom de la PJ dématérialisée
– indispensable pour une meilleure gestion des documents
– nécessaire pour l ’archivage.
Les PJ doivent être référencées dans le PES V2 (PES-PJ)
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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
L ’outil PESOS
• Une application paramétrée au niveau national et partagée entre les ordonnateurs et
les différents intervenants du réseau DGFIP.
• Des fonctionnalités permettant d ’industrialiser le passage des collectivités au PES V2
- un espace de téléchargement et un outil de test des fichiers PES des collectivités
avant leur passage en production dans Hélios,
- un module de contrôles automatiques,
- des compte-rendus de contrôle.
• Un outil de pilotage procurant :
-des restitutions à chaque niveau d ’intervention (tableaux de bord d ’avancement du
passage au PES V2),
- une vision claire de l ’avancement des travaux de chaque acteur.
• Chaque comptable gère l ’habilitation de ses ordonnateurs.
Une nouvelle application PESOS (PES outil de suivi) vise à fiabiliser et
accélérer le processus de passage au PES V2 des collectivités.
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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Outil PESOS : processus de passage au PES d’un EPS
PESOS
C D
Paramétrage de la collectivité
2
4
3
CD
5
En concertation avec la MDD pour les EPS
Examine le taux de couverture des contrôles de complétude et de la validité des flux
MDD
Demande de flux complémentaires ou corrigés
Valide la collectivité
Prévient la MDD par mail
(date, codique, code budget)
Paramétrage IRIS
6
Ordonnateur
Demande l ’évaluation
Dépôt des flux
Editeur
validé
version validée
1
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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Mise en place du groupe de travail dédié aux problématiques particulières des établissements publics de santé
• Un groupe mis en place en janvier 2013
Participation de représentants du ministère de la santé (DGOS et directeurs d’hôpitaux), de la DGFiP (CL1A-1B- 2C, PAC et comptables), des conférences et fédérations du secteur hospitalier (CDG CHU, CDGCH et FHF)
Premiers échanges très fructueux : partage d’expérience et émergence de thèmes majeurs.
• Des ateliers créés autour de trois thématiques
Aspects organisationnels
Aspects techniques
Conduite du changement, communication, formation
• L ’ensemble des contributions sera regroupé dans un guide à restituer pour la fin d ’année 2013
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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Avancement des travaux du groupe de travail
Les ateliers « aspects organisationnels » et « techniques » se sont réunis à trois
reprises. Des fiches pratiques portant sur différents thèmes ont été rédigées après
les échanges en séance pour préparer la base documentaire.
L’atelier « conduite du changement, communication, formation » tiendra sa première
réunion en juillet. Les travaux de cet atelier partiront du bilan des travaux des deux
autres groupes.
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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier
Merci de votre attention
Bureau CL2C
Mission de Déploiement de la dématérialisation Immeuble Maille Nord III 7 Porte Neuilly 93160 NOISY LE GRAND cedex Pascale Nante, chef de la Mission de Déploiement de la dématérialisation [email protected] [email protected]
Pour en savoir plus : le site Internet Bercy colloc
http://www.collectivites-locales.gouv.fr/ Finances locales/dématérialisation