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LA COMÉTHODE Les 60 conseils qui vont sauver vos réunions

Victor Carreau, Nicholas Findling et Maxime Albertus

Préface de David Abiker

LA COMÉTHODELes 60 conseils qui vont sauver vos réunions

Si si, vraiment !

Créé en 2016 par trois entrepreneurs, Maxime Albertus, Nicholas Findling et Victor Carreau, Comet Meetings est un acteur innovant du secteur de l’immobilier d’entreprise. Imaginé pour répondre aux besoins des organisations qui doivent se réunir (séminaires, comités de direction, formations...), Comet Meetings propose une nouvelle expérience de la réunion et du séminaire en concevant des lieux inspirants au coeur de Paris. À l’intérieur des trois premiers bâtiments Comet (2ème, 16ème et 17ème arrondissements), chaque lieu est pensé pour offrir un écosystème de services stimulant la productivité, la créativité et le bien-être de chaque participant.

Ce concept novateur, qui a reçu dès son lancement un excellent accueil d’entreprises de toutes tailles (CAC40, ETI, start-ups), poursuit son expansion parisienne, française et bientôt internationale.

« Comme les comètes, les meilleures idées fusent et marquent les esprits longtemps après leur passage... pourvu qu’on ait su créer le cadre propice pour les capter. »

On est en 1980, je suis en 6ème, je bute sur un problème de maths et décide d’appeler mon père au bureau.

- Allô, je voudrais parler à mon papa.D’un ton grave sa secrétaire me répond très respectueusement :- Votre papa est en réunion.

Mon père en réunion. La réunion... j’imagine une sorte de rituel quasi mystique où, selon une étiquette réglée, des hommes et rien que des hommes - puisque les femmes à cette époque répondent le plus souvent au téléphone à leur place - prennent successivement la parole tels les Chevaliers de la Table Ronde. Bien sûr, mon père est le Roi Arthur et, avec son épée Excalibur, il va régler tous les problèmes. Y compris mon problème de maths.

40 ans plus tard, quand l’équipe de Comet Meetings m’a demandé une préface à ses « 60 conseils qui vont sauver vos réunions », j’ai repensé à mon père et aux Chevaliers de la Table Ronde. Et je me suis arrêté sur cette expression « sauver vos réunions ».

Derrière ce trait d’humour, il y a comme un brin de fatalisme.

« Sauver vos réunions », oui, mais les sauver de quoi ?

De l’ennui ? de la désorganisation ? du manque d’objectifs ? du temps qui s’étire ? de l’ordre du jour qu’on épuise autant que les participants ? de l’absence de décision finale ? des portables que l’on consulte pour tuer le temps ? de la question qu’on n’ose pas poser de peur, oui, de peur de passer pour un c… ? de la bonne idée qu’on n’ose pas partager ?

Le gamin que j’étais n’avait pas complètement tort quand il comparait naïvement les réunions de son père avec celles des Chevaliers de la Table Ronde.

Arthur et ses collègues savaient l’importance de leurs réunions. Ils avaient pour cela un objectif clair : la quête du Graal. Ils avaient des talents (Lancelot, Gauvin, Perceval, et tant d’autres fortes personnalités), ils savaient s’écouter et se respecter et, bien sûr, ils avaient un leader, le Roi Arthur.

SAUVONS NOS RÉUNIONS !

On n’imagine pas les Chevaliers de la Table Ronde aller en réunion en traînant les pieds.

« Sauver vos réunions » …comme si elles ne servaient plus à rien. Pourtant depuis la nuit des temps, c’est l’inverse. Ce sont les réunions qui sauvent l’essentiel.

À l’origine des grands projets, il y a toujours une réunion.

Quand le Christ réunit les apôtres lors de la Cène, c’est une réunion.Quand les députés du Tiers état inventent la constitution de 1789 grâce au Serment du jeu de Paume, c’est une réunion. Quand en 1945 Churchill, Roosevelt et Staline redessinent à Yalta la carte du monde, c’est une réunion.Quand le 28 janvier 1964 Andy Warhol ouvre à New York la Factory, il crée la salle de réunion la plus inventive du moment.Qu’est-ce que le garage du 2066 Crist Drive à Los Altos en Californie, sinon la première salle de réunion où commença l’aventure de Steve Jobs et d’Apple ?

Et l’ultime scène dialoguée de Game of Thrones ? N’est-ce pas une réunion fondatrice conduite par l’astucieux nain, Tyrion Lanister ?

Les réunions ne devraient servir qu’à ça. Investir leurs participants de grandes ambitions, stimuler leur créativité pour faire naître de belles idées et lancer de beaux projets.

La Cométhode et ses 60 conseils pour sauver vos réunions nous rappellent que la vie est trop courte pour travailler triste, sans grand dessein, sans un espace dédié et sans savoir-être ni savoir-faire. Comme le dit souvent ma mère, « On se fera ch…quand on sera mort ».

Les auteurs de la Cométhode ont un métier particulier : remettre vos réunions à l’endroit, et quel endroit, car il s’agit d’héberger dans un cadre hors normes les travaux et réflexions d’équipes qui croient dur comme fer que travailler ensemble est un job assez proche de celui des Chevaliers de la Table Ronde.

Alors tous en réunion, l’avenir n’attend pas !

David Abiker

LA COMÉTHODE, POURQUOI ?Oui tiens, pourquoi ?

AVANTComment préparer efficacement vos réunions ?

PENDANT Comment en tirer le meilleur ?

APRÈSComment passer à l’action ?

LE MOT DE LA FINParce qu’il en faut bien un.

PAGES D’EXPRESSIONLibérez votre créativité !

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DEMANDEZ LE PROGRAMME !

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Nous sommes convaincus qu’il existe une science de la réunion réussie.Une façon de rendre une réunion réellement productive, créative et agréable. Un ensemble de règles et de conseils permettant de décupler la valeur de cet investissement collectif, pour produire ensemble, sans détruire les énergies individuelles...

Nous avons voulu faire bouger les lignes, proposer une alternative au statu-quo ! Nous avons exploré la réunion à 360 degrés, pour identifier les meilleures pratiques en la matière. Des « best practices » tirées de nos parcours personnels d’anciens banquiers et consultants (qui nous ont fait adorer détester les réunions). Des pratiques inspirées des entreprises les plus performantes (Google, Facebook, LVMH, McKinsey,...) toujours en avance sur les méthodes de productivité en réunion. Des conseils d’entrepreneurs à succès, qui nous inspirent au quotidien. Enfin, des sciences cognitives et comportementales, qui nous éclairent sur notre manière de penser.

L’environnement est l’une des composantes essentielles à la réussite d’une réunion. C’est dans cette logique que nous avons fondé, en 2016, Comet Meetings. Des lieux de réunion et séminaire inspirants, qui offrent un écosystème de services stimulant la créativité, la productivité et le bien-être de chaque participant.

Pour rendre accessibles ces bonnes pratiques au plus grand nombre, nous les avons rassemblées ici, dans cette Cométhode - la méthode du collaboratif, ou comment réussir à plusieurs. Des conseils à suivre en amont (pour préparer au mieux vos réunions), à appliquer le jour J (pour en tirer le maximum), et à matérialiser ensuite (pour qu’elles aboutissent réellement à quelque chose). Voici les 60 conseils qui vont sauver vos réunions.

Victor Carreau, Nicholas Findling et Maxime Albertus

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LA COMÉTHODE, POURQUOI ?

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On est partis ? Suivez le guide !

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AVANTVous allez vivre un grand moment. On le sent. Mais comment vous y

préparer efficacement ?

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01Stop !

Devez-vous vraiment vous réunir ?

Les salariés passent 8 heures par semaine en réunion*. Prenons une réunion classique de une heure, avec 8 personnes autour de la table : cela représente 8 heures de travail productif, soit l’équivalent d’une journée de travail d’un collaborateur.

* d’après une étude de Barco et Circle Research

Mais au fond, cette réunion doit-elle vraiment avoir lieu ? Avant de lancer les invits’, assurez-vous de connaître la raison d’être de celle-ci (et de vérifier que vous ne pouvez pas régler le sujet avec une simple discussion entre deux points).

AVANT / DONNER UN SENS À VOS RÉUNIONS

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Attention à l’option "réunion récurrente"

Elon Musk (Tesla, SolarCity, SpaceX...) invite à se débarrasser des réunions trop fréquentes, « à moins de devoir gérer une urgence capitale ». Sitôt l’urgence réglée, sitôt la fréquence des réunions devrait baisser.

Trop de réunions, tue la réunion ! Limitez le nombre de fois où vous vous réunissez, vous maximiserez la valeur et l’utilité de chacune.

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Désastre potentiel à un clic !

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Le bon format

Il n’existe aucune réunion identique (si c’est le cas, c’est que vous n’avez déjà pas appliqué notre conseil n°2, bravo). Générer des idées, organiser, négocier... À chaque réunion doit être donné un objectif précis et donc un cadre de travail adapté.

Demandez vous quel est votre objectif. Trancher ? Planifiez un comité de décision. Informer ? Choisissez le format conférence. Brainstormer ? Optez pour un atelier de créativité. Avant d’organiser un meeting, pensez toujours au résultat que vous voulez atteindre !

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#inception

04Invitation = information

La première raison ? Pas d’ordre du jour ni d’objectifs établis. Résultat, vous ne savez pas pourquoi vous devez vous réunir, ni ce que l’on attend de vous. Mercedes Erra (BETC) est capable d’annuler une réunion à la dernière minute si elle n’a pas été suffisamment préparée. Guillaume Pepy (SNCF), lui, a déjà quitté une réunion au bout de 2 minutes car il trouvait les objectifs trop flous. Aïe.

*d’après une étude de Wolf Management Consultants

En envoyant l’invitation, partagez l’ordre du jour et les documents utiles à la réunion (au moins 48h à l’avance, soyez sympa). L’objectif sera clair et la réflexion peut même débuter dans les esprits...


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Thanks God It’s Tuesday

Encore dans le coaltar, ou déjà à rêvasser de votre week-end... Le jour de la semaine impacte l’état d’esprit et le niveau d’implication des participants.

Le jour idéal pour se réunir ? Ce serait le mardi.* Quant aux réunions organisées tôt le lundi et tard le vendredi, elles seraient elles les moins dynamiques. Évidemment, cela reste à nuancer : chaque jour de la semaine induit une atmosphère différente, alors ayez cela en tête en cas de réunion hautement stratégique.

*d’après une étude Accountemps

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AVANT / CHOISIR LE BON MOMENT

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Le monde appartient à ceux qui se lèvent tôt

La concentration diffère selon l’heure de la journée. Réunion courte ? Le matin est à privilégier pour éviter d’être happé par les imprévus de la journée. Mais pas trop tôt, car checker nos mails à notre arrivée, on y tient. Jeff Bezos (Amazon), en l’occurrence, refuse tout simplement les réunions avant 10h du matin.

Si vous voulez faire une réunion courte, alors 10h à 12h est le créneau idéal* : vos participants seront bien réveillés, mais pas encore accaparés par la to-do de leur journée.

*d’après une étude de Klaxoon

06AVANT / CHOISIR LE BON MOMENT

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Abandon de poste(ou presque)

Au bureau, on est dérangés en moyenne toutes les 8 minutes* : collègue qui passe, mails, appels, réseaux sociaux, chats d’entreprise… Mauvaise idée, la réunion organisée dans l’open space pour gagner du temps.

Évitez les tentations ! Les tentations pour vous, de regarder vos photos de vacances, et pour les autres, de vous déranger sur un tout autre sujet... Pour être plus productif, souvenez-vous : en réunion, on s’éloigne systématiquement de son poste de travail.

07AVANT / CHOISIR LE BON ENDROIT

*d’après une étude du Dr De Woot

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(Jeune) cadre dynamique

Richard Branson (Virgin) encourage ses employés à se réunir dans un parc, un café ou tout autre lieu original qui encourage les pensées créatives. C’est prouvé : le cadre de la réunion a un réel impact sur ce qui en ressort.

Pour stimuler la créativité des participants, surprenez-les et invitez-les dans un cadre de réunion atypique (dans la limite du raisonnable...).

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AVANT / CHOISIR LE BON ENDROIT

Un espace sous verrière?

Un rooftop ?

Un jardin ?

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Cercle + canapé = créativité ?

Se réunir sur des chaises disposées en cercle renforce le sentiment d’appartenance au groupe et favorise l’ouverture aux arguments d’autrui*. Plus informel qu’un rectangle, le cercle favorise la créativité. Le cercle, c’est chouette.

Objectif brainstorming ? Prévoyez une installation de canapés ou poufs en rond, vous rendrez le groupe plus à l’aise et plus créatif - même en présence de votre N+8.

*d’après une étude les professeurs Rui Zhu et Jennifer Argo (University of Alberta)

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Debout c’est (pas) tabou

Richard Branson (encore lui) confie qu’il déteste être assis et préfère organiser ses réunions debout, avec des tables hautes. Selon l’objectif et le temps à allouer à une réunion, il existe une configuration idéale pour en tirer le meilleur.

Vous avez seulement 15 minutes pour prendre une décision collective et importante ? Exit les assises, allez droit au but ! Organisez votre meeting debout pour encourager les participants à être plus rapides et plus efficaces.

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Psst... il existe une configuration adaptée à chaque objectif. Tournez la page, on vous explique.


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Configuration : ThéâtreIdéale pour : Conférence

Configuration : UIdéale pour : Formation

Configuration : CasualIdéale pour : Brainstorming

Configuration : BoardIdéale pour : Prise de décision

Configuration : DeboutIdéale pour : Réunion express

Configuration : CabaretIdéale pour : Séance de travail

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Que la lumière soit !

L’accès à la lumière naturelle réduit de 56% la somnolence au bureau et améliore les performances au travail*.

Travailler à la lumière du jour vous rend plus efficace et de meilleure humeur, alors bannissez les salles lugubres en sous-sol, par pitié... Let there be light !

*d’après une étude de l’Université Cornell

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Au vert Albert

Si le siège d’Amazon à Seattle compte plus de 40 000 plantes, ce n’est pas que pour la déco. La présence de végétation au sein du lieu de travail réduit le sentiment d’hostilité de 44%, la fatigue de 38%, et la tension et l’angoisse de 37%*.

Quand vous choisissez votre cadre, pensez green ! Nos amies les plantes nous aident à respirer au travail et décuplent notre créativité, alors invitez le vert à votre réunion.

*d’après une étude de Sydney Study

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Votre postérieur mérite le meilleur

C’est prouvé : jusqu’à 40% de notre énergie au travail est utilisée pour compenser notre mauvaise posture, c’est à dire, notre inconfort*.

Prévoyez des assises avec un bon rembourrage pour être à l’aise tout au long de votre réunion : vos collaborateurs vous remercieront (et vos fesses aussi).

*d’après une étude de Workspace

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AVANT / RÉGLER LES DERNIERS DÉTAILS

Le sens du détail

Exit la salle de réunion déprimante qui ressemble à une chambre d’hôpital ! Le choix de la décoration, des couleurs et des motifs, c’est autant de détails visuels qui ont un réel impact sur l’atmosphère de travail et donc, sur le bien-être et l’implication de chacun.

Réunissez votre équipe dans un univers agréable et stimulant : mobilier innovant, décoration soignée, objets ludiques... Un cadre de travail original va inspirer vos participants.

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Par exemple, la Jungle Urbaine de Comet Meetings Place des Victoires, vous connaissez ? ;)

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jaune = créativité, éveil...

violet = objectif, orientation...

rouge = audace, énergie...

bleu = dialogue, écoute...

orange = contact, célébration...

vert = curiosité, apprentissage...

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L’art du casting

Le casting d’une réunion se prépare en amont, comme une pièce de théâtre. En fonction de l’objectif défini, il faut penser au rôle que chaque participant aura le jour J. Toute personne présente doit être utile et concernée pour y contribuer.

Le nombre idéal dépend de vous et surtout, de l’effectif qui vous permettra d’atteindre votre objectif. Par exemple, en conviant un n+2 et son adjoint, vous prenez le risque de faire doublon ou d’inhiber l’adjoint…

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PS: un peu de parité autour de la table, c’est encore mieux, non ?

AVANT / RÉUNIR LES BONNES PERSONNES

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La "règle des 2 pizzas"

Connaissez-vous la règle d’or de Jeff Bezos (Amazon) ? Réduire l’effectif de ses réunions à suffisamment peu de participants pour que seules 2 pizzas puissent alimenter tout le groupe.

Qui dit réunion ne veut pas forcément dire grand comité ! Les 2 pizzas, c’est un peu radical. Mais élaborez votre listing avec attention et ne cédez pas à la tentation d’inviter toute votre entreprise (sauf s’il s’agit de votre goûter d’anniversaire).

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Bon, Jeff n’a pas précisé si c’est aussi valable avecla plus grande pizza du monde (40m de diamètre !)


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La femme / l’hommede la situation

Bon conseil de Larry Page (Google), chaque réunion doit avoir un décideur - et un seul - désigné en amont pour éviter les discussions sans actions et les réunions contre-productives.

Si une décision importante doit être prise, assurez-vous d’avoir la bonne personne autour de la table pour trancher. Pas de décideur, pas de décision... Élémentaire, mon cher Watson.

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Le G.A (Gentil Animateur)

En réunion, il est impératif de faire circuler la parole et d’animer les discussions. C’est le rôle de l’animateur désigné de veiller à la dynamique du groupe et à l’implication de chaque participant.

L’animateur doit trouver l’équilibre entre légèreté et fermeté, savoir recadrer sans braquer... C’est comme tout, il y a le bon et le mauvais animateur. Vous avez une idée de la différence entre les deux ?

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Le gardien du temps

La mauvaise gestion du temps est le premier problème rencontré en réunion*. Jean-Pierre Clamadieu (Rhodia) passe 50% de son année en réunion, alors il prend les choses en mains. « En réunion, je tiens deux rôles : celui d’ani mateur et celui de gardien du temps ». Efficace.

Time is money ! Prévoyez le temps imparti pour chaque sujet et désignez toujours un timekeeper pour tenir les délais.

*d’après une étude de Beenote

« Passe-temps », « Tic-tac », « Monsieur Chrono »...N’hésitez pas à lui trouver un surnom sympa.

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C’est une bonne situation ça, Scribe ?

Le scribe est responsable de la prise de notes au fil de la réunion. Son compte-rendu permet de mieux capturer l’information, de mémoriser les idées clés, et de faire circuler ces dernières aux absents.

Ayez en tête l’objectif de ces notes : passer à l’action. Choisissez la personne adéquate, qui saura être claire et synthétique pour ce rôle. Great notes, great work !

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Dress for success

Comme dans tout rassemblement, le dresscode attendu annonce aussi la couleur de la réunion. Selon la nature et le sujet du jour, la tenue des participants peut avoir une importance. Certaines personnes sont sensibles à cet aspect et apprécient d’en être informées à l’avance.

Si l’atmosphère prévue se veut décontractée (ambiance "venez comme vous êtes"), invitez tout le monde à venir en jeans/baskets. Si un comité stratégique est au programme, une tenue formelle est attendue. Faites passer le mot !

21AVANT / RÉGLER LES DERNIERS DÉTAILS

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Wifi en fibre redondée 1Go et VP 5500 lumens tri-lcd,

tout est bon ?

Qui n’a jamais été seul(e) au moins une fois dans sa vie face à la technologie, au moment de prendre la parole ? Bug de PowerPoint, mot de passe wifi erroné, câble HDMI manquant... Résultat : perte de temps et montée de stress.

Pour éviter la panique, ne gérez pas les détails techniques le jour J ! Prévoyez tout le matériel dont vous pourriez avoir besoin en amont, afin de vous concentrer sur l’essentiel.

Comment, vous êtes perdus ?!

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AVANT / RÉGLER LES DERNIERS DÉTAILS

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Petit-déjeuner de roi

Réunion intense au programme ? Le petit déjeuner (qui détermine le reste de la journée) n’est pas à négliger ! Protéines, lipides et glucides non-raffinés permettent d’éviter l’hypoglycémie, c’est à dire la baisse du taux de sucre dans le sang, synonyme de fatigue et de perte de concentration.

Soyez au top le jour de votre réunion et prévoyez un petit-déjeuner de compet’. Troquez l’habituel croissant ou pain-confiture par des sources d’énergie durable. Œufs, avoine, fruits frais, avocat, amandes... Variez les plaisirs !

23AVANT / RÉGLER LES DERNIERS DÉTAILS

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PENDANTMaintenant, comment tirer le meilleur

des précieuses minutes que vousallez passer ensemble ?

C’est LA question à 1000 euros !

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But first, coffee

Près d’un salarié sur deux commence sa journée de travail en buvant un café*. Rassurez-vous, c’est un bon réflexe ! La caféine améliore de nombreuses fonctions liées à l’intelligence : temps de réaction, vigilance, raisonnement, prise de décision, résolution de problème...

Débutez votre réunion en partageant un café - donc prenez le réflexe d’arriver 5 min en avance - vous permettrez aux participants de prendre une dose d’énergie pour démarrer du meilleur pied.

*d’après une étude IFOP

24PENDANT / DÉMARRER DU MEILLEUR PIED

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Après l’heure,c’est plus l’heure !

Commencer en retard peut frustrer ceux qui sont ponctuels, faire perdre du temps ou faire répéter inutilement les intervenants. C’est un fait : on prend moins au sérieux les retardataires que les personnes arrivées à l’heure.

Sensibilisez vos participants en imposant un gage ! Moins radical que de refuser l’entrée, les concernés feront en sorte d’être à l’heure la prochaine fois ;)

Tournée de croissants demain matin ?

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PENDANT / DÉMARRER DU MEILLEUR PIED

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Dites " Cheeeese ! "

Ça ne coûte rien, mais ce n’est pas anodin. Accueillir chaleureusement le groupe permet d’instaurer instantanément une atmosphère conviviale et de lui donner envie de participer et de s’investir dans cette journée.

Prenez quelques secondes pour sourire et remercier les participants - qui ont pris le temps d’assister à leur réunion alors qu’ils sont "juste sous l’eau".

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Nice to meet you

Une réunion peut amener à rencontrer des collègues dont vous ignoriez même l’existence (ou le prénom, avouez-le).

Il est toujours plus agréable de savoir à qui l’on s’adresse et de créer du lien avant d’entrer dans le vif du sujet. Prenez un instant pour faire les présentations - sans pour autant dérouler les CVs.

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Break the ice

Une équipe soudée, c’est une équipe qui gagne ! Si l’objectif de la réunion s’y prête, un rapide ice-breaker peut être utile pour aider les participants à travailler ensemble en créant un climat de confiance.

Proposez par exemple de jouer au “Qui est qui ?”. Invitez vos participants à échanger et à se présenter en leur demandant de se ranger d’eux-mêmes par ordre. Prénom, pointure, taille... ou encore lieu de naissance, en imaginant une carte de France au sol.

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PowerPoint est-il vraiment votre ami ?

Jeff Bezos (Amazon, décidément, encore lui) dit avoir horreur des bullet-points et des keywords. Guy Kawasaki, le chief evangelist d’Apple, défend lui l’idée qu’aucune présentation ne devrait excéder plus de 10 slides. Pour quelle raison ? Une personne peut difficilement intégrer plus de 10 concepts par réunion.

Suivez le conseil de Steve Jobs : demandez d’utiliser une taille de police très grande pour limiter le texte des présentations. Grâce à ça, vous poussez le(s) speaker(s) à bien réfléchir au contenu et à maintenir l’attention de l’auditoire.

29PENDANT / FAVORISER L’ÉCOUTE

Ça par exemple,c’est une police en taille 9 pts.

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Les garages à smartphones,brevetés par Comet Meetings (oui oui !)

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Cachez ce téléphoneque je ne saurais voir

Plus de 4 salariés sur 10 utilisent leur smartphone ou leur ordinateur pour faire autre chose pendant une réunion*. Or, une personne qui répond à ses mails pendant une réunion a le même niveau de concentration qu’un lendemain de nuit blanche...

Pour éviter toute distraction et rester concentrés sur le sujet, bannissez les téléphones. Psst... Chez Comet Meetings, on a créé les garages à smartphones, pour stocker les téléphones des participants tout en les rechargeant. Malin, non?

30PENDANT / FAVORISER L’ÉCOUTE

*d’après une étude OpinionWay

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Les acronymes : à éviter

Et pourquoi donc ? D’après Mark Zuckerberg (Facebook), tout ce qui nécessite de demander une explication à l’orateur (accronyme, anglicisme trop pointu ou autre sigle incompréhensible) inhibe la participation du public.

Pensez à rendre votre sujet et vos contenus aussi intelligibles que possible ! Si c’est inévitable, alors mettez un lexique des sigles et autres mots farfelus à disposition du groupe.

- “Alors, quid du MVP de notre manuel ERP : le DNS est-il opérationnel ou attend-on que la DCRPTSI valide le BDC ? - Bonne question Martine...”

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PENDANT / FAVORISER L’ÉCOUTE

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Less is more

Un cadre sur trois est déjà tombé dans les bras de Morphée pendant une réunion*. C’est un fait : notre attention décroît significativement après 10 minutes passées à écouter la même voix.

Moins de 10 minutes par speaker sur les Keynotes/grandes messes d’Apple, c’est la règle. Si vous voulez captiver votre audience, évitez les monologues et soyez concis (quitte à reprendre la parole plus tard).

*d’après une étude Ifop

C’est LA doctrine de base de l’essentialisme. Vous connaissez ?

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The Notebook

Au fil de la réunion, le scribe capture les idées clés. Rédiger un compte rendu synthétique permet au groupe de se concentrer sur l’essentiel : participer au contenu des échanges !

Pour simplifier la prise de notes en "live", usez et abusez d’abréviations, de symboles, de croquis... Vous aurez tout le temps de les retravailler ensuite. Évidemment, partagez les notes à tout le monde pour vous assurez d’être alignés ;)

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Plutôt old school (papier/crayon) ou 2.0 (tablette) ?


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Tension = distraction

Le saviez-vous ? L’inactivité (rester assis plusieurs heures) provoque 40% de pression sur la colonne vertébrale de plus que l’activité (être debout)*. Or, qui dit inconfort, dit distraction...

Alternez les positions au cours de votre réunion (pas d’esprit mal tourné). Grâce à cela, vous permettez à votre sang de mieux circuler vers votre cerveau, d’oxygéner votre corps et de changer de perspective.

*d’après une étude Medical News Today

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Ton prochain tu écouteras

En réunion, il y ceux qui s’expriment sans trop de peine (on en connaît tous...) et les autres, qui se taisent par timidité ou peur du jugement. Pour autant, chaque personne présente peut avoir des idées intéressantes et un avis sur le sujet.

L’animateur doit veiller à ce que chacun prenne idéalement la parole toutes les 20 minutes au moins. Vous éviterez la perte d’attention (souvent irréversible) ou la frustration des participants.

Alors Michel,un avis ?35

PENDANT / ANIMER LES ÉCHANGES

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La technique du Sandwich

Vous avez un sujet délicat à partager ? Utilisez la technique dite « du Sandwich ». Première tranche : soulignez le ou les points forts de vos interlocuteurs. En garniture, amenez votre critique. Deuxième tranche : clôturez avec une appréciation positive et motivante.

Le jour J, construisez votre prise de parole en intégrant les sujets sensibles pour ne pas être pris au dépourvu. Souvenez-vous, rien ne passe mieux qu’un jambon-beurre bien préparé ;)

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You’re (not) talkin’ to me ?

9 personnes sur 10 se sont déjà senties totalement inutiles en réunion*. En tant qu’organisateur, oseriez-vous interpeller vos participants comme le fait Elon Musk (Tesla) : « Vous n’avez visiblement rien à dire, alors pourquoi êtes-vous ici ? ».

Au cours de la réunion, invitez vos participants qui ne sont plus concernés par le sujet à quitter la salle. Ce n’est pas impoli de partir, mais de forcer les gens à rester sans raison !

*d’après une étude Ifop

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L’énergie vienten mangeant

« Food is fuel ». Ce que l’on mange au déjeuner se transforme (ou pas) en énergie. Au déjeuner, un repas sain et faible en matière grasse permet de maintenir la productivité pour le reste de la journée.

Réunion longue. C’est l’heure du dej’. Miam miam. Mais attention, mangez trop lourd et c’est l’envie de sieste assurée ! Les 5 fruits et légumes par jour, ce n’est pas que de la pub. Si un déjeuner est au programme, faites le plein de légumes pour stocker de l’énergie et ré-attaquer votre réunion de plus belle.

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Plateau-repas à bannir.Pas bon, pas écolo et c’est la tentation de rester dans la même salle toute la journée... mauvais pour votre énergie !

PENDANT / MAINTENIR L’ÉNERGIE

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Du yoga et ça repart

Quel est le point commun entre Google, le Forum Économique Mondial de Davos et la créatrice de mode Eileen Fisher ? Réponse : ils ponctuent tous leurs réunions par quelques minutes de méditation.

En début de réunion, après le déj’ ou en cours d’après-midi, proposez de rapides exercices de respiration et d’étirements. Même quelques minutes de yoga aident à combattre la fatigue, focaliser l’attention et booster l’énergie du groupe. Namasté !

Dubitatif(ve) ? Venez essayer uneséance Wellness chez Comet Meetings.

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Boire (de l’eau) sans modération

En perdant 1% de volume d’eau corporel en travaillant, on perd jusqu’à 20% de capacités cognitives*. Déshydratation corporelle › perte de concentration et de mémoire › baisse d’énergie et d’humeur › fatigue et irritabilité. Attention à l’effet boule de neige.

Boire de l’eau régulièrement permet d’être au maximum de vos capacités. Défi collectif ? Un verre d’eau après chaque heure passée en réunion. Plus écologique, pensez aux gourdes et aux fontaines.

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*d’après une étude de Beagrie et Scott


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Expresso, what else ?

Si vous avez suivi le conseil n°24 (vous avez suivi le conseil n°24?), alors vous avez démarré avec un petit serré ou un allongé pour réveiller les esprits. Mais saviez-vous que le café peut avoir un effet diurétique et peut donc contribuer à la déshydratation ? La déshydratation, une des principales causes de fatigue et que l’on essaye de combattre en buvant... un café.

Le café, on l’accompagne toujours d’un verre d’eau ! En alternative, proposez à vos participants de l’eau aromatisée, du thé ou du jus de fruit pour rester hydratés et énergiques sur la durée.

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Have a break

Rester concentré demande de l’énergie. Or, l’énergie est une ressource limitée qu’il faut renouveler régulièrement. 17 / 52, c’est le ratio repos / travail optimal pour une réunion efficace*. Autrement dit : pour maximiser la productivité du groupe, il faudrait prendre 17 minutes de pause toutes les 52 minutes de travail. Bon ok, ça fait un peu beaucoup, mais vous avez l’idée.

Pour réveiller, faire respirer et renouveler la capacité d’attention des participants, faites une courte pause toutes les 1 à 2 heures. Ni trop peu ni pas assez, veillez à préserver l’implication générale sans la compromettre ;)

*d’après une étude de Draugiem Group

42PENDANT / MAINTENIR L’ÉNERGIE

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En avant, toute !

Nous sommes assis en moyenne 9,3 heures par jour*. C’est plus que le temps que nous passons à dormir. C’est surement pour cela que Steve Jobs préférait marcher pendant ses réunions et qu’Aristote donnait leçon à ses élèves en marchant.

Le fait de régulièrement se déplacer dans l’espace permet un regain d’énergie et d’attention collective. Vous évitez ainsi la perte de concentration du groupe - voire la sieste des plus distraits...

Vous n’êtes ni Jobs, ni Aristote ?Ça marche quand même.

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*d’après une étude de Embase and Medecine

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Des bonbons ou la vie !

Vous le connaissez, ce moment en réunion où votre ventre crie famine et commence à vous déconcentrer ? Comme pour le sport, certains aliments favorisent l’énergie et la concentration au travail.

Snackez malin : mettez à disposition des sucreries pour les participants (#petitplaisir), mais veillez à leur proposer également des encas sains (noix, graines, fruits frais) qui maintiennent un taux de sucre sanguin stable = une énergie au top.

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À vous de jouer

Une réunion peut aussi être un moment d’expression et de valorisation de l’équipe. On doit y venir avec envie et pas en traînant les pieds. Reste à l’organisateur d’en faire un moment stimulant pour laisser les idées de chacun s’exprimer, les solutions se trouver, les process se réinventer...

Soyez astucieux et profitez de cette session de travail pour créer la surprise de vos collaborateurs ! Construction en briques®, jeux de rôles, création en pâte à modeler... Réveillez les enfants qui sommeillent en chacun pour libérer votre créativité !

45C’est donc ça, “penser out of the box” !

PENDANT / STIMULER LA CRÉATIVITÉ

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Hit it, DJ !

L’auteur Ted Franck conseille d’oser la musique en réunion, car « elle nous rend plus à l’écoute de nouvelles idées, nous rafraîchit et nous détend, et donne le ton d’une réunion dynamique et différente ».

Intégrez une playlist motivante à certains moments clés pour donner du rythme à votre réunion et renouveler l’imagination des participants. En piste, maestro !

Plutôt Georges Brassens ou Bob Sinclar ?On vous laisse les platines.

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On est (parfois) mieux servi que par soi-même

La « facilitation », vous connaissez ? Quand l’objectif s’y prête, il est utile de faire appel à un expert extérieur pour animer les échanges, capturer les points clés ou encore apporter une méthodologie ou des connaissances sur le sujet du jour.

Par exemple, conviez un expert graphique pour dessiner sous forme de BD les moments forts de la journée, ou enrichissez votre équipe de l’expérience d’un spécialiste en l’invitant à témoigner.

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Bien sûr, vous n’êtes pas obligés d’inviter le dernier entrepreneur à succès qui vous coûtera le prix

de sa dernière levée de fonds.


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La “pleine conscience”, ça vous dit quelque chose ?

Liberté, créativité, réactivité

Générer des idées innovantes ou prendre des décisions stratégiques à plusieurs, ce n’est pas un exercice facile. Google propose à ses employés un cours appelé « Search Inside Yourself ». L’idée ? Développer l’attention, l’écoute et la connaissance de soi pour mieux travailler ensemble.

Proposez 5 minutes d’exercices de respiration pour relâcher les cerveaux et ainsi libérer la créativité de tous. Essayez, vous verrez !

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This is the end, my friend

Tous les sujets ont été abordés ? C’est maintenant au timekeeper de veiller sur le timing et de prévenir l’animateur de la fin approchant. Il est temps de résumer les points clés.

15 minutes avant la fin de la réunion, prenez un instant pour récapituler et faire ressortir les points importants. Cela facilitera votre enjeu principal : la prise de décision.

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PENDANT / CLÔTURER EN BEAUTÉ

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L’heure des décisions

Seule 1 réunion sur 4 aboutit à une vraie prise de décision*. Pourtant, la réunion a l’avantage de rassembler dans un seul lieu une variété de profils, de compétences et de points de vue - le mix parfait pour explorer tous les impacts et les possibilités, et converger vers une décision collective.

Les décisions doivent être comprises et acceptées de tous. Si ce n’est pas le cas, écoutez les avis divergents. Cela peut vous permettre de prendre du recul et de trouver une autre solution... parfois encore meilleure !

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*d’après une étude OpinionWay


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Et maintenant,on fait quoi ?

Une réunion efficace se termine avec une liste d’actions à réaliser, chacune attribuée à une personne. Chacun sait qui est responsable de quoi.

Tous les participants quittant la réunion doivent savoir quelle(s) tâche(s) ils ont à effectuer. Répartissez les next steps avec la méthode des "3 Q" : Qui/Quoi/Quand. Plus d’excuse pour ne pas avancer !

« Next steps », « to-do » ou « pour action »,à vous de choisir.

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Save the (next) date

Avant d’établir la date de la prochaine réunion, estimez le temps nécessaire pour que chacun puisse avancer efficacement (et réalistement) sur ses sujets.

Si besoin d’une nouvelle réunion, profitez de la présence de tous pour convenir ensemble d’une date. Ce sera déjà ça de fait... et à supprimer de la to-do ;)

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Sauvés par le gong

Il est toujours difficile de savoir exactement combien de temps une réunion va durer, mais on peut tout de même prévoir son heure de fin en fonction des objectifs donnés.

Vous avez commencé à l’heure ? Terminez à l’heure. Vos participants et vous avez certainement un agenda bien chargé, il est temps de reprendre le cours de votre journée (ou simplement de votre vie...).

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Merci à tous

Vous avez travaillé, brainstormé, innové, décidé, formé, challengé, révolutionné... alors pour ça : bravo, et merci.

Au moment de clôturer, pensez à prendre systématiquement quelques instants pour remercier le groupe et valoriser l’attention et le travail fourni.

Bravo l’équipe !

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Libéré(e), délivré(e)

Réunion officiellement terminée ? Il est temps de fermer le sujet dans les esprits, reposer les organismes et faire le plein d’énergie pour repartir dans le monde réel.

L’idéal entre deux réunions, c’est de prévoir 15 minutes de transition. 5 minutes pour souffler et vous recentrer (un peu de "me-time") et 10 minutes pour vous remettre rapidement à jour (le "mail-time" ?).

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APRÈSComment, c’est déjà fini ?!

Absolument pas ! Ce n’est que le début : place à l’action.

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Comment est votre ROTI ?

Évaluer une réunion de 0 à 10, et pourquoi pas ? Il est de plus en plus courant d’inviter les participants à noter le ROTI (« Return On Time Invested ») de celle-ci et d’apporter des commentaires constructifs.

Partagez un barème de notation aux personnes présentes (ou utilisez une appli pour les plus technophiles) afin de recueillir les retours de chacun. Toujours sympa, et surtout utile.

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APRÈS / PRENDRE DU RECUL

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24 heures chrono

« Réunion sans compte-rendu, réunion perdue ». Bon, celle-là, elle est de nous. Mais l’important, c’est que l’une des premières choses à faire à la suite d’une réunion est d’envoyer la synthèse. Elle doit mentionner les participants, les décisions prises et le plan d’action (souvenez-vous du Qui/Quoi/Quand).

Battez le fer tant qu’il est chaud. Le scribe doit profiter de sa mémoire encore imprégnée des échanges : son travail n’en sera que facilité. Partagez le compte-rendu aux participants sous 24 heures pour lui donner du sens (et n’oubliez pas les absents).

57APRÈS / METTRE EN PLACE LES ACTIONS

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WhatsApp ou Slack ?

Après avoir nommé des groupes de projet dans le compte-rendu, créer des conversations de travail permet d’avancer plus efficacement et facilement sur ces sujets collaboratifs.

Veillez à choisir un canal de communication qui convient à tous les membres du groupe. Exemples : WhatsApp, Slack, Trello, messagerie interne…

Évitez les boucles de mails, rien de plus inefficace !

58APRÈS / METTRE EN PLACE LES ACTIONS

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L’art du follow-up

La fin de la réunion ne marque pas l’arrêt du travail sur le sujet. Au contraire : c’est le point de départ. On passe de la phase de planification à la phase d’action. C’est l’heure du « follow-up ».

C’est maintenant à l’organisateur de suivre régulièrement les équipes, superviser l’avancée des projets et mesurer les résultats. Faites un check à J+7 après la réunion pour vérifier si les décisions ou les solutions trouvées ont été suivies d’effets !

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APRÈS / METTRE EN PLACE LES ACTIONS

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APRÈS / METTRE EN PLACE LES ACTIONS

Au boulot !

Voilà, c’est fini.

Maintenant, à vous de jouer. Plus d’excuses pour traîner des pieds à votre prochaine réunion : vous avez toutes les cartes en main pour être super créatif et ultra productif !

Une fois intégré, digéré et éprouvé tous ces conseils : oubliez-les tous, jetez ce livre ou (mieux) donnez-le à un ami. Vous avez la Cométhode en vous.

Allez, bonne réunion !

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Nicholas Findling (CFO)

Victor Carreau (CEO)

Maxime Albertus(COO)

David Abiker (Journaliste et chroniqueur)

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LES 5 PILIERS COMET

Présentation, formation, atelier, événement : la réunion a rempli son obligation de résultat, la mission de base est terminée. Excellent point… de départ.

Pas d’évolution sans vision. Les prochaines étapes sont identifiées pour fixer le cap. C’est beau, des hommes et des femmes qui s’alignent sur une même trajectoire !

L’équipe s’agrège solidement autour des objectifs compris et partagés. On appelle ce phénomène « l’adhésion collective » et sa force d’attraction est irrésistible.

Stimulé par la charge énergétique du groupe, chaque individu active ses compétences et libère sa créativité. Intérêt commun et épanouissement personnel sont au cœur du réacteur.

Les participants ont fait le plein de matière brute et matière grise. Ils ont tiré un bénéfice maximal de leurs échanges en contenus pratiques et en relations humaines. Fin de la journée, début de l’histoire.

COMPLETE

ORIENTATE

MOBILIZE

ENERGIZE

TAKE AWAY

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LE MOT DE LA FINSauvons la réunion. Réinventons-la. Nous en sommes convaincus, la réunion de demain doit conjuguer - et même encourager - la productivité, la créativité et le bien-être de ceux qui la composent. C’est pour nous, la clé d’une réunion réussie.

Ce n’est une nouveauté pour personne : le monde du travail évolue, se réorganise. Télétravail, adoption croissante du co-working, décentralisation des équipes... Paradoxalement, il n’a pourtant jamais été aussi crucial de se retrouver et de se réunir. La raison est simple, il faut préserver ce qui fait tenir et avancer nos entreprises : le lien social, à une heure où plus de la moitié des salariés déclarent se sentir isolés.

Si la réunionnite aiguë est un mal qui perdure, la réunion en soi reste un moment clé, elle a toujours existé et existera toujours. Un moment dédié à se rencontrer et à rassembler au même endroit, au même moment, les forces vives travaillant sur un même sujet. Cette réunion, c’est une parenthèse (à réenchanter d’urgence, vous l’aurez compris), qui permet d’avancer collectivement sur le contenu, plutôt qu’en étant séparés. L’unité de temps et de lieu, socle de la réunion, a des vertus irremplaçables.

Au-delà de la cohésion du groupe, il faut garder à l’esprit qu’une bonne réunion n’est pas qu’une question de timing ou de contenu. Malgré la croyance générale, une réunion réussie ne se cantonne pas à avoir réussi à brillamment dérouler les cinq points inscrits à l’ordre du jour, élégamment présentés en première page d’une présentation PowerPoint... Six mois après une réunion, on se remémore souvent bien plus de la dynamique humaine et des liens que l’on y a tissés (ou détruits !), que du contenu lui-même.

Se rassembler moins, mais mieux : la rareté s’ajoute à l’efficacité. Une réunion réussie doit être un point de départ, tant sur la cohésion du groupe que sur le contenu discuté. C’est, pour nos entreprises, le challenge de demain... Maintenant, et si vous alliez plus loin pour votre prochaine réunion ? Vous avez lu ces conseils, les avez suivis ou allez les appliquer, et en verrez les fruits : on vous le garantit. Mais si vous sortiez de votre cadre de travail habituel et veniez décupler les bénéfices de ces conseils en organisant votre prochaine réunion chez Comet Meetings ? Vous ne serez pas déçus.

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