kleos 6.8 guide des nouveautésknowledgecenter.kleos.wolterskluwer.com/wp-content/...1.2 nouvelle...

Choose a building block.

Kleos 6.8 Date : 16 mars 2020

Kleos 6.8 (mars 2020)

Guide des nouveautés

Sommaire

1 INTRODUCTION 3

1.1 Amélioration des performances Kleos 4 1.2 Nouvelle recherche des membres du cabinet depuis l’application 5 1.3 E-Barreau - modifications 5 1.4 Frais du cabinet par dossier ou par type de dossier 6 1.5 Tâches: Lier un document à une tâche (ou créer un nouveau document) 10 1.6 Envoi par Emailing des factures et des relances clients 13 Introduction 13 1. Sélection du modèle d’Email pour l’envoi des factures et des relances de factures 13 2. Choix de la méthode d’envoi des factures pour un client 16 3. Sélection de l’adresse Email pour le client 17 a. Envoi en masse des factures par Email 18 4. Vérification de la liste des factures sélectionnées avant l’envoi 21 5. Envoi des emails 23 6. Notification pour les Emails non remis au destinataire 25 7. Mettre à jour/modifier la configuration d’envoi après envoi 27 b. Envoi en masse des relances de factures par Email 28

Kleos 6.8 – Guides des nouveautés

1 INTRODUCTION

Cette mise à jour majeure Kleos 6.8 de mars 2020 met en place de nouvelles fonctionnalités demandées par les cabinets d’avocats:

• Le nouveau module d’envoi par Emailing des factures et des relances de factures

• Des améliorations de performance de l’application

• De nouveaux champs de recherche des membres du cabinet

• Des pourcentages des frais de dossiers par dossier ou par type de dossier

• La possibilité de lier des documents aux tâches

• …

Retrouvez l’intégralité des nouveautés apportées dans ce guide utilisateur. Les équipes Kleos

1.1 Amélioration des performances Kleos

A chaque version de Kleos nous intervenons afin d’apporter des améliorations sur les performances de l’application. Kleos 6.8 apporte de nombreuses améliorations de performances sur les fonctionnalités clés :

- Affichage de la liste des documents

- Temps d’ouverture des emails

- Gestion des autorisations

- Temps d’ouverture des factures

Affichage de la liste des documents Une amélioration de la requête de chargement et d’affichage des documents a été mise en place. Les temps de chargement de cette liste des documents dans les dossiers et dans la section générale des documents ont été amélioré de 20 à 60% selon le nombre d’éléments à afficher. Temps d’ouverture des emails Afin d’améliorer l’expérience utilisateur dans la gestion des Emails, la version 6.8 de Kleos apporte des améliorations:

1. Kleos vous permet de lire vos Emails sans avoir à télécharger préalablement les pièces jointes

associées. Les PJ seront téléchargées sur demande lors du clic sur l’icône trombone/PJ. (Note

: seuls les Emails disposants de PJ > 500Ko sont concernés).

2. Kleos affichera une information visuelle lors de l’ouverture des Emails afin d’informer que le

chargement d’un Email est en cours.

Gestion des autorisations Kleos 6.8 améliore la performance lorsque de nombreuses autorisations sont définies dans des dossiers, des documents, sur des tâches ou bien des RDV. Temps d’ouverture des factures Le temps d’ouverture des factures été réduit de 20%. Nous continuerons d’apporter à chaque version de Kleos des améliorations de performance afin d’améliorer toujours plus l’expérience utilisateur. Si malgré ces améliorations continues vous ne constatez pas d’améliorations nous vous recommandons de vérifier que votre matériel informatique répond bien aux pré requis Kleos afin de fonctionner dans des conditions d’utilisation optimales.

Lien vers les pré requis Kleos : https://landing-kleos.wolterskluwer.com/fr_support_install

https://landing-kleos.wolterskluwer.com/fr_support_install


1.2 Nouvelle recherche des membres du cabinet depuis l’application

Nous avons ajouté des champs de recherche permettant d’aller trouver les membres du cabinet depuis toutes les pages de recherche de l’application.

Ces nouveaux champs de recherche sont disponibles depuis :

- Dossiers > recherche avancée - Agenda > recherche - Agenda > Nouveau RDV - Tâche > recherche avancée - Tâche > Nouvelle tâche - Section Documents - Section Activités - Feuille de temps rapide - Le Complément Kleos pour Outlook (dans la création des tâches, des RDV et des activités)

1.3 E-Barreau - modifications

Kleos 6.8 introduit 2 modifications mineures sur l’interface E-Barreau:

1. Dans les déclarations d’appel, Kleos affiche le nom de la société si définie en tant que partie

dans l’aperçu.

2. La taille maximale des messages au greffe/civil a été portée à 10Mo

1.4 Frais du cabinet par dossier ou par type de dossier

Kleos ajoute la possibilité de définir un % de frais du cabinet au niveau : - Du type de dossier

- Du dossier

Seuls les utilisateurs disposants des droits sur la facturation a accès à la configuration des frais du cabinet.

a. La configuration pour les types de dossiers se situe dans : Configuration> Dossiers> Types

de dossier.

Vous pouvez définir un % qui s’appliquera par défaut pour tous les dossiers d’un même type.


Exemple : ici je n’ai qu’un seul type de dossiers « Général ». Je vais donc définir un % à tous les dossiers que je vais créer de ce type dans le futur.

b. La configuration pour un seul dossier se situe dans : Le dossier souhaité> Onglet Facturation

> Options > Options de facturation

Vous pourrez visualiser : - Si le % appliqué est hérité depuis un % par type de dossier ou % cabinet.

- Définir un taux pour ce dossier spécifique (différent de 0%).

- Désactiver les % de frais cabinet pour ce dossier.

NOTE : Cette fonctionnalité ne sera déployée prochainement pour tous les cabinets.

Depuis Dossier> Onglet Facturation > Facturation le % appliquable pour le dossier est affiché

Informations complémentaires

Lors de la facturation, Kleos automatiquement applique un % de frais de cabinet basé sur le comportement suivant :

o Scenario 1: le % est défini au niveau du cabinet ▪ Le % de frais applicable sera celui du cabinet

o Scenario 2: le % est défini à la fois pour le cabinet et pour le type de dossier


▪ Le % de frais applicable sera celui du type de dossier

o Scenario 3: le % est défini à la fois pour le cabinet, le type de dossier et le dossier ▪ Le % de frais applicable sera celui défini au niveau du dossier

Ce taux est appliqué lors de la création d’une nouvelle facture. Il n’impactera PAS les factures existantes du dossier.

Lors de la création d’un sous dossier, Kleos répliquera automatique la configuration du % de frais du cabinet du dossier parent.

Si vous modifiez le % du dossier parent, il ne sera pas répliqué sur les dossiers enfants.

Si vous facturez une fratrie de dossiers avec des % différents entre les parents et enfants alors le comportement attendu sera le suivant :

- Scenario 1: si vous facturez depuis le dossier parent ▪ Le % de frais du cabinet sera la valeur définie au niveau du dossier parent. Si

aucun % n’est défini au niveau du parent alors cela sera le % applicable au type de dossiers ou au % de frais du cabinet.

- Scenario 2: si vous facturez depuis un des sous dossiers ▪ Le % de frais du cabinet sera la valeur dans le sous dossier. Si aucun % n’est

défini pour le sous dossier alors c’est le % du type de dossier ou du cabinet qui s’appliquera.

Dans le cas d’une facture multi-client (module de facturation avancée) Kleos appliquera pour chaque client le % de frais du cabinet.

1.5 Tâches: Lier un document à une tâche (ou créer un nouveau document)

Un onglet Document a été ajouté à la fenêtre de création d’une nouvelle tâche :

ASTUCE :

- L’onglet Documents est accessible que si la nouvelle tâche a déjà été enregistrée une première fois (un nouveau bouton « Enregistrer » est présent en haut à droite de la fenêtre)

Pré condition : que la tâche soit liée à un dossier Kleos.


Depuis l’onglet Documents de vos tâches vous pouvez effectuer les actions suivantes :

a. Créer un nouveau document (depuis un modèles) en utilisant le bouton + Nouveau

Ce document sera ajouté au dossier et lié à la tâche.

b. Importer un document depuis un dossier

Sélection d’un ou plusieurs documents depuis un dossier Kleos.

Les documents seront liés à cette tâches (pas d’import)

c. Importer un document depuis votre PC

Ce document sera ajouté au dossier et lié à la tâche ;

Informations complémentaires :

- Les documents liés à une tâche ne sont pas dupliqués. Il s’agit toujours du même document original.

- Les documents modifiés depuis la tâche le seront également dans le dossier et inversement.

IMPORTANT: ne pas confondre la suppression du document via « Effacer » et la « suppression de la liste »

- Effacer : va définitivement supprimer le document de Kleos et des dossiers.

- Suppression de la liste : va juste supprimer le lien entre la tâche et le document.


1.6 Envoi par Emailing des factures et des relances clients

Introduction

Afin de faciliter la communication des factures à vos clients et relancer vos factures, Kleos 6.8 introduit une nouvelle fonctionnalité permettant l’envoi en masse par Emails. En quelques clics envoyez toutes vos factures par Emails à vos clients et effectuez toutes vos relances. Afin d’effectuer ces relances nous nous basons sur un fournisseur d’Emails appelé Send in blue. ce fournisseur reconnu respecte les contraintes imposées par le RGPD et vous garantit la meilleure qualité de service possible sur vos envois d’Emails (https://fr.sendinblue.com/). Nous vous expliquons dans ce guide utilisateur comment mettre en place et utiliser cette nouvelle fonctionnalité au sein de votre cabinet.

Configuration de la fonctionnalité

La première étape consiste à configurer votre Kleos afin de permettre l’envoi en masse des factures & relances. Les informations à remplir sont les suivantes :

- Le modèle d’Email qui sera utilisé pour l’envoi des factures & des relances,

- L’adresse Email de chaque client,

1. Sélection du modèle d’Email pour l’envoi des factures et des relances de factures

Le modèle d’Email peut être défini au niveau de l’entité fiscale (recommandé) ou individuellement pour chaque client. La sélection du modèle d’Email pour l’entité fiscale sera utilisée par Kleos, comme modèle par défaut, pour TOUS les Emails générés pour l’envoi de factures & relances de factures. Vous pourrez si vous le souhaitez utiliser un modèle d’Email différent pour les factures et les relances de factures.

https://fr.sendinblue.com/

En cliquant sur l’icône dédiée , Kleos ouvrira une fenêtre permettant la sélection du/modèles d’Emails souhaités :

Votre modèle d’Email doit disposer des informations suivantes :


• Un objet de mail

• Aucun élément supplémentaire

INFORMATIONS IMPORTANTES Si votre modèle d’Email ne contient pas d’objet de mail, l’objet sera rempli automatiquement par Kleos en utilisant les informations suivantes : nom de la facture (Facture numéro XX, datée du JJ/MM/AAAA). Si votre modèle d’Email contient des éléments supplémentaires, comme des questions par exemple, nécessitant une intervention de l’utilisation, alors la création de l’Email échouera et l’Email ne sera pas envoyé. Par ailleurs, vous serez en capacité de définir au besoin un modèle d’Email spécifique à un seul client. L’application utilisera ce modèle d’Email spécifique pour ce seul client. Pour les autres Emails générés lors de l’envoi, le modèle d’Email standard sera utilisé.

Depuis l’onglet « Profils » de la fiche contact du client, vous pourrez définir la méthode d’envoi des factures pour chaque client. Vous pouvez choisir entre 2 méthodes : envoi par Email OU envoi postal (courrier), ainsi que l’adresse Email client qui sera utilisée pour l’envoi des factures par Emails.

2. Choix de la méthode d’envoi des factures pour un client

Pour chaque client facturable, vous pouvez définir une méthode d’envoi de vos factures et relances de factures (depuis le champ « Envoyer par »). Les choix proposés sont les suivants :

• Envoi par Email

• Envoi papier (courrier)


INFORMATION IMPORTANTE Par défaut, quand un nouveau contact de profile « Client facturable » est créé, ou lorsque le profil n’est pas encore défini pour ce contact, la méthode d’envoi des factures/relances est définie par défaut sur « Email ». Si vous souhaitez indiquer qu’un client doit recevoir ses factures par courrier classique alors il faudra modifier cette information pour ce contact. Lorsque la méthode d’envoi sélectionnée est « Papier (courrier) » les autres champs sont désactivés (impossible d’indiquer une Adresse Email pour le client + de définir un modèle d’Email pour l’envoi en masse). De plus, les factures et les relances de factures liées à ce contact seront exclues lors de l’utilisation de la fonctionnalité d’envoi en masse des factures/relances (ces factures n’apparaitront pas dans la liste des factures à envoyer/relancer par Email).

3. Sélection de l’adresse Email pour le client

Si la méthode d’envoi défini est « Email » alors vous aurez le choix de sélectionnez l’adresse à utiliser pour l’envoi de vos Emails de factures et relances de factures. ATTENTION : Si votre contact dispose de plusieurs adresses Emails, Kleos choisira par défaut la première adresse Email de la liste :

- Vous pouvez modifier l’adresse d’envoi depuis la liste déroulante

OU :

- Insérer une nouvelle adresse Email en cliquant sur le bouton PLUS « + »

S’il manque des informations (adresse Email ou modèle d’Email) il sera possible, en cours d’utilisation de la fonctionnalité d’envoi par Email en masse, d’entrer directement les informations manquantes. Ces informations entrées seront bien sûr conservées pour de futures utilisations.

a. Envoi en masse des factures par Email

Depuis la section Facturation générale de l’application OU depuis l’onglet Facturation du dossier, nous avons ajouté dans le menu “Envoyer par Email” la fonctionnalité “Emails en masse” en plus de la fonctionnalité d’envoi d’Email classique pour une seule facture.


La fonctionnalité « Envoyer par Email/Emails en masse» est active uniquement si au moins une facture est sélectionnée et que celle-ci a bien été générée au format WORD

Egalement disponible depuis l’onglet Facturation du dossier

Cette fonctionnalité d’envoi « Emails en masse » est également présente depuis le clic-droit souris une fois que vous avez effectué votre sélection de factures à envoyer :

Une fois que vous avez sélectionné plusieurs factures à envoyer (disposant chacune d’un document de facture en WORD), cliquez sur « Emails en masse ». Kleos ouvrira alors une fenêtre :

Cette fenêtre d’Emailing en masse de vos factures affiche toutes les factures pré sélectionnées La partie haute de la fenêtre contient deux informations importantes :

• Adresse émettrice: L’adresse Email sélectionnée ici sera affichée en tant qu’émetteur de vos

Emails. Cette adresse sera également utilisée pour recevoir les réponses de vos clients.

• Modèle entité fiscale : Ce champ affiche le modèle d’Email sélectionné pour l’entité fiscale.

Si aucun modèle n’est renseigné vous pourrez en choisir un depuis ce champ.


Le champ « Adresse émettrice » est obligatoire. Par défaut c’est votre adresse Email qui sera affichée (celle de votre compte Email configuré dans Kleos).

Si vous disposez de plusieurs adresses Email, toutes seront sélectionnables depuis la liste déroulante. Si vous le souhaitez, vous pouvez entrer une adresse Email en tapant directement dans le champ « Adresse émettrice ». Cette adresse sera utilisée uniquement pour la session d’envoi en cours et ne sera pas enregistrée dans Kleos.

4. Vérification de la liste des factures sélectionnées avant l’envoi

Maintenant que vos factures à envoyer par Emails sont sélectionnées il vous reste à vérifier que les informations affichées pour chacune :

• Type: Facture, avoir, note de provision

• Date de création de la facture/avoir/NDP

• Numéro de la facture/avoir/NDP

• Client facturable

• Adresse Email du client à laquelle partira la facture

• Montant total de la facture

• Modèle d’Email utilisé pour l’envoi de l’Email

• Dossier d’origine

Les champs suivants sont modifiables depuis cette fenêtre :

- Adresse Email

- Modèle d’Email

Le champ « Adresse Email » est obligatoire et est rempli selon la règle suivante :

1. L’adresse Email sélectionnée pour le client facturable depuis sa fiche contact>onglet Profil

2. Si aucune adresse n’est indiquée depuis le profil du client facturable, la première adresse

Email du client sera sélectionnée

3. Si aucune adresse Email n’est renseignée, une alerte sera affichée à l’écran vous informant

qu’une adresse doit être indiquée afin de procéder à l’envoi

Pareillement, le champ « modèle d’Email » est obligatoire. Il sera rempli comme suit :

1. Avec le modèle d’email configuré depuis le profil du client facturable

2. Si aucun modèle n’est défini depuis le profil du client facturable alors le modèle de

l’entité fiscale sera choisi par défaut

3. Si aucun modèle d’Email n’est configuré pour l’entité fiscale alors vous devrez en définir un

pour chaque client affiché dans la fenêtre d’envoi des factures avant de procéder à votre

envoi


Si au moins un champ n’est pas correctement rempli, alors aucun Email ne sera envoyé. Un message vous en informera au moment de la tentative d’envoi.

Si vous rencontrez cette situation sachez que vous pouvez exclure les factures voulues de votre liste depuis la case à gauche de la fenêtre. Vous pourrez envoyer vos factures, seront exclues celles que vous venez de dé sélectionner.

5. Envoi des emails

Une fois que vous aurez cliqué pour envoyer vos factures par Emails, un lot sera généré, celui-ci créera chaque Email et l’enverra au client voulu (une fenêtre vous affichera l’état de l’envoi). La durée du processus d’envoi peut durer plusieurs minutes selon le nombre d’Emails à envoyer. Pendant que l’envoi est en cours vous pouvez continuer de travailler dans Kleos OU même déconnecter votre session Kleos. Le processus se fera coté serveurs Kleos.

Une fois le processus/l’envoi complété, Kleos vous affichera les Emails envoyés depuis l’onglet documents de chacun de vos dossiers OU depuis la section Documents générale de l’application. L’icône « Envoyé » indiquera que ces Emails sont bien partis.

De plus, Kleos affichera depuis la liste de vos factures que les factures sont bien parties par Email.

Vous pouvez visualiser les Emails envoyés directement depuis la facture en utilisant la fonctionnalité «Voir Email » disponible depuis le menu déroulant :


Ou depuis le clic-droit souris depuis la facture choisie :

6. Notification pour les Emails non remis au destinataire

Si un Email n’est pas remis à son destinataire (par exemple si l’adresse Email est incorrecte) Kleos vous notifiera que le mail n’a pas été remis et ce de 3 façons différentes :

• Une notification dans l’application depuis la popup Kleos. En cliquant sur celle-ci vous

pourrez ouvrir l’Email concerné et effectuer les actions souhaitées (: transfert à une autre

adresse etc.). Cette notification n’apparaitra que si vous êtes connecté à l’application.

• Une notification d’échec apparaitra depuis l’icône « cloche » en haut de l’application. Celle-

ci restera affichée tant que vous n’aurez pas cliqué dessus.

• L’Email sera marqué comme « non remis » depuis la liste des documents. Une bulle d’aide

vous indiquera la raison de l’échec.


ATTENTION : dans Kleos 6.6 le statut d’envoi d’une facture ou d’une relance de facture est géré uniquement pour les éléments envoyés depuis cette nouvelle fonctionnalité d’envoi en masse. Si vous envoyez une seule facture/relance, le statut d’envoi ne sera pas affiché. Si vous décidez d’envoyer de nouveau une facture non remise mais cette fois ce depuis la fonctionnalité d’envoi en masse, alors le statut d’envoi de celle-ci sera mis à jour et visible depuis la liste des factures. Tous les Emails générés sont stockés depuis la liste des documents.

7. Mettre à jour/modifier la configuration d’envoi après envoi

Après avoir envoyé vos factures/relances depuis la nouvelle fonctionnalité d’envoi en masse, la configuration de l’entité fiscale ou du client facturé peut être mise à jour si vous souhaitez y apporter des modifications. Les informations que vous pourrez mettre à jour sont les suivantes :

• Le modèle d’Email pour l’entité fiscale

• L’adresse Email du client facturable

• Le modèle d’Email du client facturable

b. Envoi en masse des relances de factures par Email

Nous venons de voir comment fonctionne l’envoi en masse par Email des factures. L’exact même process s’applique aux relances de factures. Depuis la section Facturation de l’application, rendez-vous dans le sous menu « Relances », si celles-ci ont préalablement été générée au format document Word, alors vous pouvez sélectionner les relances à envoyer en masse par Email.


L’icône WORD vous indiquera visuellement si vos documents de relances ont bien été générés,

condition sine qua none à l’envoi de vos relances par Emails en masse.

Une fois cette vérification effectuée vous pouvez sélectionner toutes les relances à envoyer par Emails. Pour cela maintenez la touche Contrôle (« Ctrl ») de votre clavier appuyée pendant que vous cliquez avec votre souris pour effectuer votre sélection. Une fois votre sélection effectuée et les relances surlignées en bleu, rendez-vous dans le menu « Plus … » en haut à droite de votre écran, puis sur « Envoyer par » et enfin sur le sous menu « Emails en masse »

Ou depuis un simple clic-droit souris :

Une fois votre lot généré une fenêtre vous affichera l’évolution des envois en cours. Cette fenêtre

se fermera une fois les emails envoyés.

La colonne « Envoyé par Email » vous tiendra informé de l’évolution du statut d’envoi et de

livraison de vos Emails.


Fin du document