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Journées BFC - SIRHUS Octobre 2007 V1.1

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Journées BFC - SIRHUS

Octobre 2007

V1.1

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CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

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Préalable pour les Formateurs Internes Sirhus

Information à démultiplier en délégation

Documentation disponible sur l’intranet Sirhus, espace Formation

Public cible : fonction de votre organisation en délégation

Date cible de partage de l’information : paie de novembre

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Journées BFC - SIRHUS

INTRODUCTION du BCP

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UNE VISION GLOBALE ET PARTAGEE

A CHAQUE METIER, SON OUTIL

SIRHUS – GESTION DE PERSONNEL ET PAIE

BFC – FINANCES BUDGET ET COMPTABILITE

DANS UN SYSTEME GLOBAL ET INTEGRE

SAISIE UNIQUE A LA SOURCE

REFERENTIELS PARTAGES

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LA PAIE ...EXECUTION FINANCIERE DU CONTRAT DE TRAVAIL

Le dossier SIRHUS de chaque agent doit comporter toutes les informations nécessaires

au calcul de sa paie statut juridique (catégorie – statut - nature de contrat) situation personnelle ( enfants ..) évènements de gestion (affectation – fonction …) service fait (quotité – absences..) retenues et oppositions

et à sa comptabilisation analytique (poste) générale (évènements et statut juridique) budgétaire (poste)

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LES DEUX ETAPES DU CALCUL DE PAIE

A chaque calcul de paie et agent par agent

RPCALC (programme de calcul de paie)

Conformité de la paie par rapport à la situation de chaque agent en conformité avec la réglementation

Vérification SRH et BCP – si non-conformité correction éventuelle du dossier SIRHUS ou matricule bloqué en

paie

RPCIPE ( programme d’intégration comptable)

Traduction comptable du calcul de paie – « balance comptable » par agent

Vérification BCP – si non équilibré matricule bloqué en paie

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Journées BFC - SIRHUS

INTRODUCTION

sur

Les problématiques budgétaires et comptables d’imputations des dépenses de personnels dans SIRHUS

(fonds 0 et fonds 1)

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Rappels sur les postes : ressources de financement et imputations budgétaires

C’est l’origine de la ressource de financement d’un poste qui détermine les acteurs en charge de la création du poste.

Subvention d’état = fonds 0 = SECG Ressources propres = fonds 1 = SRH Cofinancement = fonds 0 et fonds 1 = SECG

L’information sur le fonds induit une imputation budgétaire. Colonne NA = regroupement des dépenses de personnels financées en

tout ou partie sur la subvention d’état Colonne NB = regroupement des dépenses de personnels financées

exclusivement sur ressources propres.

Faut-il en déduire que fonds 0 = colonne NA et fonds 1 = colonne NB ? Le cas des financements à 100% Le cas particulier des cofinancements

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La raison et les enjeux de ces informations

La philosophie de la LOLF et la logique des dépenses de personnels limitatives dans le nouveau cadre budgétaire et comptable.

Le poids et la dynamique des dépenses de personnels : du budget de l’état à celui du CNRS.

Pourquoi un double plafond limitatif en crédits et en ETPT pour les personnels financés sur subvention d’état ? Et pour les autres ?

Nouvelles marges de manœuvre et responsabilisation des décideurs sur les politiques de rémunération et de recrutement.

Mieux maîtriser les dépenses de personnels : pour en faire quoi ?

Les conséquences d’une mauvaise imputation budgétaire d’un poste. Les enjeux pour l’agent, l’unité et le SRH Les enjeux pour le SECG Les enjeux pour l’établissement Un exemple concret avec les contrats financés par la DGA

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Quelques conseils pour ne plus se tromper

Ce qu’il ne faut pas faire : une catégorie, un statut = un fonds Pas si simple Pas durable

La bonne question : qui finance le poste ? C’est quoi une subvention d’état ? C’est quoi une ressource propre ?

Exemples et piéges sur les populations contractuelles Un contrat de courte durée article 6-2 Un post-docs ministériel et un post-docs entreprise Un contrat DGA et un doctorant DGA Un contrat ANR et une chaire d’excellence ANR

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Journées BFC - SIRHUS

INTRODUCTION de la DFI

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A quoi sert le budget ( des dépenses de personnel) ?

PrévoirContrôler la disponibilité du créditBénéficier des marges de manœuvreRendre compte de l’activité par grandes

fonctionsCalculer les coûts complets des activités

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Une dépense est imputée par destination et par nature

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La logique des échanges Sirhus-BFC

Informations Sirhus

POSTE

POSTE

Fonds SEFonds SE

Fonds RPFonds RP

Centre de coûts unitéCentre de coûts unité

Élément d’OTPÉlément d’OTP

Imputation par nature budgétaire

(colonne du NCB)

Imputation par nature budgétaire

(colonne du NCB)

Imputation

par destination(ligne du NCB)

Imputation

par destination(ligne du NCB)

Centre de coût paye unité :- unité- groupe de discipline/domaine fonctionnel- délégation

Élément OTP :- unité- groupe de discipline/domaine fonctionnel- délégation- contrat à justifier

Si pour le matricule SE ≠ 0, alors nature A

Si pour le matricule SE = 0, alors nature B1

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OBJETS ANALYTIQUES BFC REPRESENTANT UNE UNITE DU CNRS

Groupe de centres de coûts de l’unité

Centre de coûts « PAYE »PACR XXXX

Centre de coûts « UNITE »RXXXX

OTP dépenses opérationnelles9ADOXXXX

Élément OTPContrat de recherche 1

Élément OTPContrat de recherche 2

XXXX = numéro de division

Flux Xlab

Flux Sirhus

Flux Sirhus Flux Xlab

Flux Xlab

Flux analytiques

Centre de coûts « UNITE »RXXXX

OTP dépenses opérationnelles9ADOXXXX

Centre de coûts « UNITE »RXXXX

OTP dépenses opérationnelles9ADOXXXX

Centre de coûts « UNITE »RXXXX

OTP dépenses opérationnelles9ADOXXXX

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Journées BFC - SIRHUS

Déclinaison opérationnelle

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Sirhus – BFC (1/2)

Flux à lademande

BCP

Recrutement personnelsur contrat

Engagementindividuel

SIRH BFC

Références contratet montant associé

Xlab

Intégration commandede personnel

Paie

Création desliquidations

Virements auxagents

Réglement

Flux mensuelsLiquidations individuelles

Flux mensuelsNet à payer

Charges

Intégration facture depersonnel

34

6

7

9

10

11

Personnels

Nomenclatures

Agents

Tiers agents

0

0'

SFCSPRH1

2

Agents surnature NB

Avances et acomptes

5'

5

8

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SIRH – BFC (2/2)

Récupération quotidienne des référentiels BFC Mises à jour sur les centres de coûts, les EOTP et le plan de compte

général

Envoi quotidien des Personnels Mises à jour sur les dossiers Agents et nouveaux dossiers Agents

Envoi programmé des avances et acomptes pour règlement par BFC Déclenché par le Bureau Central de la Paie (BCP)

Envoi mensuel de la Paie 1 seul flux pour :

Comptabilisation budgétaire, analytique et comptable de la Paie Règlement aux agents et aux organismes sociaux (URSSAF,

MGEN, …) Mais 2 traitements distincts Déclenché par le BCP

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Circuit des structures

Une unité LABINTEL est représentée dans SIRHUS par :

Une unité structurelle

Une unité LABINTEL est représentée dans BFC par :

Une division (module dépenses) Un centre financier (module budget) Plusieurs centres de coûts (module comptabilité analytique)

Dont le centre de coûts paie (PAAAnnnn ou PACRnnnn)

L’intégration du flux LABINTEL dans Sirhus est AUTOMATIQUE

L’intégration du flux LABINTEL dans BFC est MANUELLE

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Circuit des centres de coûts et des EOTP

Un centre de coûts « paie » est créé par centre financier

Un OTP est créé dans BFC si le contrat est à justifier

Un EOTP spécifique est créé en cas de dépenses de personnel

Avec un domaine d’activité égal à 0009 Ne pas oublier les 000000 du numéro d’OIP

Les centres de coûts et les EOTP sont transférés tous les soirs vers SIRHUS

La fiche navette est complétée avec le numéro de centre de coûts ou d’EOTP

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Circuit des agents

Le référentiel des dossiers Agents CNRS est dans SIRHUS

L’envoi à BFC est réalisé tous les soirs

L’intégration dans BFC est effective si :

Une mesure est présente (IT0) Une affectation est présente (IT1) L’identité est présente avec nom, prénom et NIR (IT2)

L’agent est transformé en tiers fournisseur si :

L’agent est intégré avec adresse (IT6) et mode de paiement (IT9) La date d’effet est inférieure ou égale à la date du jour

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Disponibilité des crédits – recrutements sur RP

Elle est obligatoire pour finaliser l’embauche

Elle est réalisée dans BFC par :

La saisie d’un pré-engagement (facultatif, mais…) Anonyme Sans transfert vers Xlab

La saisie d’un engagement (obligatoire) En référence à un pré-engagement si présent En référence à un tiers fournisseur (retrouvé via le matricule) Avec transfert vers Xlab sous la forme d’une commande de

personnel

La fiche navette est complétée avec l’attestation de disponibilité des crédits

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Engagement individuel (EI) – règles 1/2

Un engagement individuel est individuel (pléonasme, sortez du rang)

Il ne comporte qu’un seul poste

Il fait référence à un tiers correspondant à un matricule Sirhus (4…)

Il fait référence :

A un centre de coûts de type paie (PAAAnnnn ou PACRnnnn)

OU à un EOTP de type personnel (Domaine d’activité 0009)

Et exclusivement à la nature NB1

Un seul EI par imputation et par exercice quelles que soient les périodes

Sirhus envoie des données cumulées par imputation

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Engagement individuel (EI) – règles 2/2

L’imputation d’un EI ne se modifie pas (cohérence Xlab)

Suppression ou solde de l’EI avec données erronées

Création de l’EI avec les données correctes

Un EI est soldé en cochant la case « Traité » au niveau de l’en tête

Ne pas oublier de solder le pré EI si présent

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Engagement et pré-engagement – règles

Le pré EI permet d’attester au plus tôt de la disponibilité des crédits

Il semble logique de l’utiliser

L’intervention sur le montant d’un EI est précédée de la même intervention sur le pré EI si présent

Le solde d’un EI implique de solder également le pré EI si présent

En cochant « Activé terminé » dans le poste de l’EI

Faute de quoi le budget correspondant est toujours bloqué

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Engagement individuel (EI) – exemple

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Contrôle de cohérence Sirhus – BFC

Il est réalisé pour tous les agents imputés en totalité sur RP

Au début du cycle de comptabilisation de la paie M

Les contrôles portent sur :

La présence obligatoire de l’EI

Le montant non soldé de l’EI (=> montant total des charges)

La cohérence des éléments analytiques (CC ou EOTP)

Ces contrôles sont déclenchés par le BCP

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Contrôle de cohérence - Corrections dans Sirhus

Elles sont possibles entre la reprise des saisies en M jusqu’à la paie de correction en M+1

Elles portent essentiellement :

Sur la ventilation des coûts :

Choix du centre de coût

Choix de l’EOTP

Choix du fonds

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Contrôle de cohérence - Corrections dans BFC

Elles sont possibles jusqu’à l’intégration

Elles portent sur les éléments suivants des EI :

L’ajustement du montant (ajuster le pré EI d’abord si présent)

Le changement d’élément d’imputation (solde + création)

Le solde (pré EI également à solder si présent)

Elles portent sur les adresses budgétaires et analytiques

Elles portent sur les EOTP

La fiche navette est contrôlée et ajustée en conséquence

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Le traitement BFC des nets à payer

Il est déclenché par le BCP

Sirhus adresse à BFC un flux spécifique

Le flux est intégré dès réception

Le flux transmis n’est pas modifiable

Il faut donc l’intégrer tel que

Les virements sont réalisés par BFC

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La comptabilisation des paies (1/2)

Elle est déclenchée par le BCP

Le traitement est indépendant de celui des nets à payer

Sirhus adresse à BFC un flux spécifique

Le flux est intégré en différé

Il nécessite un interlocuteur unique en délégation

Point d’entrée pour le traitement des anomalies

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La comptabilisation des paies (2/2)

Le flux transmis n’est pas modifiable Il faut donc l’intégrer tel que

La DFI peut intervenir Pour aider dans la résolution d’un problème budgétaire ponctuel

En attendant les corrections

La correction est réalisée dans Sirhus si mauvaise ventilation des coûts dans Sirhus (CC, EOTP et/ou fonds)

Pour prise en compte dans la paie suivante

Attention : contacter le BCP si le dossier concerné par la correction de la ventilation des coûts est un dossier sorti antérieurement à la paie en cours (le BCP fera en sorte de le recycler dans la paie en cours – IT 3) 

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La comptabilisation des paies (2/2)

Correction de la ventilation des coûts d’un dossier - IT1018 du poste de travail

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La recherche des EI dans BFC

Rappel : l’EI est obligatoire pour les agents imputés sur RP

La recherche porte sur le couple matricule / élément analytique

Si elle est infructueuse

Elle est réalisée sur le matricule seul

Si elle est infructueuse

C’est une erreur (mise en œuvre en 2008)

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Comptabilisation - les principales anomalies (1/2)

EI absent

Il est obligatoire, il faut donc le saisir

EI avec disponible insuffisant

Soit l’EI est « terminé » et il faut le solder

Soit le montant de l’EI est à réajuster

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Comptabilisation - les principales anomalies (2/2)

Adresse budgétaire avec disponible insuffisant

Il faut trouver quel est le matricule qui a déclenché l’anomalie

afin de pouvoir estimer la situation

et décider de la conduite à tenir

EOTP dont le domaine d’activité n’est pas 0009

Il faut solder l’EI qui y fait référence

Il faut créer un nouvel EOTP avec le domaine d’activité 0009

Il faut saisir un EI sur cet EOTP

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Le solde des EI en fin de période

Un EI pour lequel le dernier mois de paie a été comptabilisé :

Doit être soldé pour permettre l’accès à l’EI suivant ou pour réajuster les disponibles (règle actuelle)

Ne pas oublier de solder également le pré EI s ’il existe

La fiche navette doit comporter la date de fin

On peut aussi attendre le rejet lors de la comptabilisation (règle actuelle)

On peut aussi attendre la fin d’exercice

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Exemple de correction (1/2)

Janvier Février Mars Avril

Agent en RP à tort sur janvier, février et mars

1000 1000 1000   EI obligatoire

En avril correction dans Sirhus : fonds = SE

         

La comptabilisation d'avril annule les erreurs en fonds RP

      -3000EI obligatoire

et actif

La comptabilisation d'avril rectifie les erreurs en fonds SE

      4000  

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Exemple de correction (2/2)

Janvier Février Mars

Agent sur PACR à tort sur janvier et février

1000 1000EI1 obligatoire sur PACR

En mars correction dans Sirhus : EOTP

       

La comptabilisation de mars annule les erreurs

      -2000EI1 obligatoire et actif sur PACR

La comptabilisation de mars rectifie les erreurs

      3000  EI2 obligatoire sur EOTP

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L’affichage des EI pour un matricule donné

Menu Gestion des engagements individuels Afficher engagement de fonds Sélectionner pièces via liste de traitement

Utiliser la recherche du fournisseur via le matricule

Vous obtenez la liste des EI pour le matricule considéré

Vous visualisez l’EI en cliquant sur son numéro

Vous visualisez les liquidations en cliquant sur « Utilisation »

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L’affichage des EI – écran de sélection

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Affichage des EI - résultats

Indicateur de solde

Indicateur de solde

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Affichage des liquidations pour un matricule donné

Menu Gestion des engagements individuels Afficher engagement de fonds

Afficher l’engagement de fonds

Cliquer sur le bouton « Utilisation »

Vous obtenez les factures/avoirs imputées sur l’EI considéré Des plus récentes aux plus anciennes

Détaillées par compte de charge

Avec possibilité de remonter jusqu’au poste de la pièce de comptabilisation selon les habilitations

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Affichage des liquidations pour un matricule donné

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Les flux avec Xlab

Les engagements individuels sont adressés à Xlab

Sous la forme de commandes de personnel

Les liquidations de personnel sont intégrées dans BFC

Sous la forme d’écritures comptables détaillées par compte

Les liquidations de personnel sont adressées à Xlab

Comme la dernière situation de l’engagement individuel

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La fin d’exercice

Les engagements individuels sont tous soldés

Pour les contrats en cours

Création automatique des engagements individuels pour le nouvel exercice

Sur la base des données Sirhus (périodes et montant)

Et sur la base des imputations BFC

Pour les nouveaux contrats

Saisie manuelle des engagements individuels

Adresses budgétaires présentes, budgets et pré budgets saisis

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