Journée régionale ANFH Champagne Ardenne

Supply chain • Supply chain ne peut pas être littéralement traduit en Français.

• Une équivalence possible est « chaine logistique » ou « démarche logistique globale » ou encore « chaine étendue d’approvisionnement »

Logistique du dernier mètre

Logistique aval

Logistique amont

Marché fournisseurs

Le patient /client

Achat , livraison, stockage

Commande, fabrication, livraison

Stockage dans US, livraison au lit du patient

De la logistique à la Supply chain

La logistique représentait traditionnellement l'activité allant de la mise à disposition des produits finis par l'usine ou le négociant jusqu'à la livraison au client.

Elle s'est désormais fondue dans le concept de "supply chain management" dont l'objectif est d'optimiser la gestion des flux physiques et des flux d'information le long de la chaîne logistique depuis le fournisseur jusqu'au client final

L'efficacité de la Supply Chain Management est devenue un enjeu majeur pour les entreprises et les établissements, car il est à la fois générateur d'économies (réduction des stocks, utilisation rationnelle des capacités) et facteur de différenciation par rapport à la concurrence en termes de réactivité et de service client.

Cette évolution coïncide avec celle de l'environnement des entreprises et des établissements

Le marché s'oriente vers une personnalisation des produits en fonction des souhaits des clients, un renouvellement accéléré des gammes et une exigence de service croissante : disponibilité, respect des engagements de livraison, SAV.

La supply chain. Une vision qui ne peut pas rester limitée à la partie émergée de l’iceberg

Camion

Entrepôts

Palettes

Colis

Conteneurs

Identifier les besoins des clients

et la façon d’y répondre

Piloter le stockage et la distribution des produits finis

Piloter les approvisionnements et la

transformation des produits

Mettre au point et analyser les solutions logistiques en interne et en

externe

Exécuter et suivre les opérations

Gérer la demande et la relation client/patient

La Supply Chain n'est pas une fonction de l'entreprise, ce n'est pas non plus un service achetable à un prestataire de service, ce n'est pas un module informatique.

• C'est une démarche de fonctionnement qui vise à assurer une gestion et une synchronisation de l’ensemble des processus qui permet à un ou plusieurs systèmes clients / fournisseurs de prendre

en compte et de répondre aux attentes des clients finaux

• La Supply Chain contient toutes les activités associées au flux et à la transformation des biens, depuis les matières premières jusqu’au produit fini livré à l’utilisateur, ainsi que les flux

d’informations associées.

Secteur Public/privé Le modèle industriel décliné au monde de la santé

Le Patient, un Client au centre des flux

Management stratégie et organisation

• De part son impact sur l’image, la logistique soutient la politique de l’établissement.

• Par sa préoccupation constante des couts, elle participe à la compétitivité

• Par son exigence en matière de communication, elle contribue à la modification des comportements du personnel et des tiers

La logistique en conception de projets

• Des choix importants sont à faire si on souhaite se donner les meilleures chances d’un point de vue logistique et éviter les couteuses remises en question

• Bonne connaissance du client/patient

• Dimensionnement des moyens de production

• Standardisation

• Emballage

• Produits de substitution

• Recyclage

Approvisionner

• Bien choisir ses fournisseurs et prestataires, développer avec eux un partenariat efficace est un atout essentiel de la performance logistique

• Les pratiques utilisées pour les approvisionnements doivent permettent d’optimiser tout à la fois le service, la productivité, le niveau de stocks et les

couts.

• Constat : • Le pilotage des approvisionnements se fait par IZILIT/ DATAMEAL

• Le repas fait parti du soin. C’est au soignant de demander le choix du repas.

• Les étiquetages et les conditionnements sont fiables

Préconisations Enjeux/objectif Investissement Délai /pilote

Mettre en place le pilotage de la performance des fournisseurs

- Les fournisseurs sont suivis et ont des relations contractuelles avec le CH C’est aussi un moyen de piloter les pénalités

- Mettre en place les indicateurs L’ingénieur logistique comme avec tous les contrats

fournisseurs stratégiques

Vérifier le temps à passer par les soignants à la prise de commande du repas

• Il s’agit d‘interroger les soignants sur l’ensemble de leurs taches dites de logistique globale et la qualification de ces derniers. Il s’avère dans les différentes études que ce temps correspond parfois sur un mois à 1 ETP de soignant.

Repérer les taches logistiques par Infirmière cadre et AS

Par service et par semaine

Audit logistique global dans les UF

Mesurer sur une UF les plateaux de fin de services, notamment dans des services type moyen séjour, pour vérifier le gaspillage

Adapter les plateaux repas au type d’UF

Attention aux sorties patients. DATAMEAL n’est pas à jour

Relever le gâchis en fin de repas Comparer avec les commandes

Au premier semestre

Groupe de travail n° 7 Repérer les plateaux non consommés dans les UF

Périmètre actuel Le cout de la prestation repas 4.635.790€ Objectif de gains: 2,5% d’économies source ARMEN 160.000€

Levier 1 – Adapter l’offre alimentaire aux besoins des patients et des résidents

Levier 2 - Adapter le volume alimentaire est souvent supérieurs aux capacités alimentaire des patients

Levier 3 – Différencier l’offre en fonction des pathologies

Actions majeures :

1. Cartographier le gâchis alimentaire sous forme de pesée de déchets détaillée : entrée,

plat protidique, plat accompagnant, produits laitier , dessert et pain. 2. Conduire les pesées aux différents stade de la chaine alimentaire. Plats fabriqués et non

distribués( gâchis de cuisine centrale) Aliments proposés aux résidents et non consommés( gâchis de distribution résidents. Aliments proposés aux personnel et non consommés ( gâchis de distribution personnels.

3. Valoriser les niveaux de gâchis par source nutritionnelle ( kcal, protéines, calcium et en termes de couts

4. Travail collaboratif acheteur/responsable de restauration /diététicienne/magasin • Redéfinition des plats proposés : élaboration des fiches techniques chiffrées • Simplification de l’offre alimentaire en allégeant la carte des plats« constants » 1. Travailler avec la direction des soins et la « gestion des lits »

Acteurs:

Leader:

Mme

Contributeurs:

Responsable restauration

Diététicienne

Impact: Fort

Complexité: Forte

Ressources internes: Les maitresses de maison Les aides soignants

Ressources externes: La direction des soins

Approvisionner

12

0,0

1,0

2,0

3,0

Choix desfournisseurs

Pilotage desapprovisionnements

Partenariat avec lesfournisseurs

Opérationsd'approvisionnement

3. Approvisioner

Constats Les fournisseurs sont choisis par appel d’offre. Les gestionnaires ne connaissent pas le contenu du cahier des charges

Il y a des pratiques de commandes mais elles n'ont pas été testées pour leur efficacité

Les journées de livraison sont connues, mais ne correspondent pas au cahier des charge. A l’heure de livraison le personnel est absent

La professionnalisation des achats est en cours dans les centres hospitaliers

A l’instar de ce qu’on observe en logistique industrielle qui préconise d’intégrer des protocoles logistiques dans les contrats d’achat, les hôpitaux intègrent cette notion

depuis peu de temps.

L’amélioration conjointe des processus pour partager les gains de productivité, intégrer la logistique et développer la performance du fournisseur figure parmi les

leviers d’optimisation

Produire

• Disposer à tout instant de données fiables sur les mouvements de produits et les stocks est la condition indispensable d’une gestion précise et efficace

• L’établissement de santé présente le plus souvent une complexité logistique liée à la diversité des besoins de ses clients

Temps agents des Unités de soins/tâches logistiques du magasin

Performance Logistique - Comment appréhender un plan de progrès

15

0

1

2

3

4

Cadre desanté

AS Infirmières Par service

0,5

2

1,3

3,8

Temps en heures consacré aux tâches logistiques du magasin dans un service de soins

0,00

0,02

0,04

0,06

0,08

0,10

0,12

0,14

Cadre desanté

AS Infirmières Par service

0,02

0,07

0,04

0,13

ETP/SERVICE/SEMAINE

Soit pour 25 services : 3,74 nécessaires ETP

Tâches Par service Pour 25 services

Prise de commandes 30 mn 12,5 h soit 0,19 ETP

Soit 1,12 ETP Rangement 60 mn 25 h soit 0,93 ETP

1568 h/an pour un agent travaillant en repos variable qui effectue au moins 20dimanches ou jours fériés dans l’année civile (hors journées hors saison et

fractionnement)

Déplacer

• Il s’agit de la programmation basée sur les attentes de sorties à partir du programme de fabrication ou des commandes enregistrées et des intentions de

commande pour les jours à venir

• La formalisation de la programmation apporte la certitude qu’un responsable peut maitriser les opérations et prévenir les difficultés

Stocker

• La supply Chain ne peut fonctionner sans stocks

• On est à la recherche d’équilibre . Les stocks coutent ils plus ou moins cher que les opérations de transport.

Points à améliorer

Maîtrise des stocks et de l’information

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Constats

Vison des stocks •Pas de visibilité par la lingerie des stocks dans les unités de soins. •Utilisation de moyen de manutention( armoires de linge) pour le stockage au lieu d’utiliser des rayonnages •Utilisation de rolls à moitié remplis.

Actions

Maîtrise de l’information •1 Mise en place de la dotation automatique dans les US lundi mardi mercredi; le jeudi . Inventaire des stocks pour ajuster à la fin de semaine et aux week-end. •2 Puis à terme voir la mise en place d’un WMS qui gérer tout (besoins/stocks/emplacement/commande…) •3 Réaménager les espaces de stockages avec des rayonnage pour libérer les armoires métalliques

0

2

4

6

8

10

12

14

16

0 5 10 15

ENJE

U

EFFORT

1 2

3

Vendre, satisfaction des besoins

• Afin d’assurer une prestation répondant au attentes des client/patient, il est nécessaire de connaitre celles-ci et de définir les prestations fournies. Les objectifs doivent être cohérents entre eux et cohérents avec les objectifs

généraux de l’entreprise/établissement

• Lors de la prise en compte de la commande, il s’agit de s’assurer que l’on possède bien toutes les informations qui seront nécessaires

Logistique de soutien, retour et fin de vie des produits.

• Il s’agit d’aborder les éléments de la logistique concernant les flux de retours en provenance des clients/patients.

• Les aspects soutien et le retour des produits vers le site de stockage ou de production, quelle qu’en soit la raison

• Les retours clients et les réclamations doivent être gérés avec le plus grand soin. Ces produits ou ces manifestations de mécontentement perturbent les flux

habituels et coutent cher à l’établissement. Ils doivent donc faire l’objet d’études spécifiques pour en éviter la réapparition.

Indicateurs de pilotage

• Un pilotage doit être réalisé par un maximum de 7 indicateurs. Cette valeur est reconnue comme une limite pour intégrer des éléments différents.

• 3 groupes d’indicateurs existent. Qualité, couts, délais.

• Niveau des stocks, fiabilité des prévisions. ETC…

Progrès permanent

• Les marchés évoluent, les données changent, le plan de progrès doit être piloté par l’entreprise /Etablissement

• Il s’agit d’évaluer la capacité à mettre en œuvre un plan d’actions continues, dans le but de satisfaire le client/patient, mais aussi d’évaluer les modifications d’organisation nécessaire au pilotage du plan de progrès.

Un contexte favorable au développement de la logistique dans les établissements de santé

• Plusieurs éléments rendent favorable une prise de conscience collective du rôle que doivent jouer les équipes chargées des activités logistiques.

• Les hôpitaux sont face à un contexte financier difficile et connaissent un déficit important, or les couts logistiques représentent entre 30 et 40% des couts des établissements hospitaliers.

• Le mode de prise en charge des patients évoluent. Le raccourcissement des séjours et le développement de l’ambulatoire. Ces changements tendent les organisations et nécessitent de s’interroger sur les modalités de pilotage des flux

• Enfin on voit apparaitre et se déployer de nouvelles technologies comme la gestion informatisées des stocks, les automates de dispensation nominative de médicaments, les solutions informatiques pour optimiser l’utilisation des blocs opératoires et des lits.

• Les politiques d’achat ont atteints leur limite et doivent désormais compter sur l’intégration de la charge logistique pour faire des économies. (principe du cout complet)

L’intérêt de la performance logistique dans le cadre du

maintien dans l’emploi

• L’enjeu du maintien dans l’emploi est de permettre à des salariés confrontés à des difficultés à occuper leur poste de travail, qu’ils bénéficient d’une reconnaissance administrative de leur handicap ou qu’ils soient en voie de l’obtenir, de conserver

leur emploi dans des conditions compatibles avec leur état de santé et de poursuivre leur carrière professionnelle en écartant la menace d’inaptitude.

• La problématique du maintien dans l’emploi est aujourd’hui un enjeu majeur au regard du vieillissement de la population, de l’allongement de la durée de la vie

au travail, de l’augmentation des maladies professionnelles mais aussi des pathologies lourdes des patients.

• Tous ces facteurs, s’ils ne sont pas suffisamment pris en compte, sont susceptibles d’engendrer des cas d’inaptitude et d’exclusion du travail.

• L’anticipation, la prévention de l’apparition de situation de handicap et du nombre de salariés concernés par une restriction d’aptitude placent le maintien

dans l’emploi au coeur des politiques de gestion des ressources humaines et permettent d’élargir la réflexion à l’ensemble des situations de travail (conditions

de travail ( pénibilité de certains postes), gestion des compétences....

La mise en oeuvre de la solution de maintien dans l’emploi

• Cette étape succède à la phase de préparation et inclut le suivi dans le

temps de la solution de maintien dans l’emploi.

• Les actions sur l’environnement de travail peuvent déboucher sur un aménagement de poste, un aménagement du temps de travail ou encore

sur une amélioration de l’accessibilité du lieu de travail.

• Force est de constater qu’une action sur l’environnement de travail apporte une

« Meilleure qualité de vie au travail »

.

• Vidéo à intégrer

LE CONTEXTE ET LA DEMANDE

• Dans le cadre du projet HAPII/SAFITECH un Centre Hospitalier souhaite réaliser une cartographie de plusieurs métiers :

• Les aides soignants sur 4 secteurs

• Les cuisiniers

• Les Aides hôteliers

• Celle-ci mettra en évidence les contraintes existantes au niveau de chacun des 3 métiers. Elle permettra d’accompagner

au mieux les reclassements ou le maintien en emploi d’agents en situation de handicap ainsi que de faciliter le

recrutement des personnes en situation de handicap.

LES OBJECTIFS

• Identifier les facteurs de risque pouvant générer à terme de l’usure professionnelle et des inaptitudes.

• Réaliser des fiches « référentiel métier » pour donner une vision aux personnels RH, des contraintes aux postes de travail

et faciliter les recrutements de personnes reconnues travailleurs handicapés.

• Accompagner, par l’aménagement de poste de travail, l’insertion et/ou le maintien des personness en restrictions

médicales

- Référentiel des contraintes du métier d’aide hôtelier

38

Sollicitations fonctionnelles : Sollicitations physiques

Ensemble de

l’activité

Station debout prolongée : statique piétinement et/ou marche

L’activité est réalisé en posture debout prolongée associé à des piétinements (service ELAN, médecine, Soins Emeraude) et des

déplacements pour déplacer les résidents de la salle de repas à la salle polyvalente (Service Soins : Modernisation). Certaines

tâches sont réalisées en posture assise (préparer les tartines, réaliser les mises en bouche)

Sollicitation importante des membres inférieurs

Réaliser les

mises en

bouche

Posture debout avec flexion du rachis ou assis avec rotation du dos lors de la réalisation des mises en bouches (secteur

soins). La posture adoptée dépend de l’autonomie du résident et de l’assise du résident (chaise ou fauteuil).

Sollicitation du dos

Préparation des

salles de repas

Ports de charges et flexions du rachis

Le stockage des liquides, des consommables et de la vaisselle est réalisé à différentes hauteurs demandant la réalisation de

gestes avec flexions du rachis (caisse de liquide pour bloquer les portes au niveau du sol, stocks de liquides au sol ou à des

hauteurs non située entre 0,8 et 1,4 m.) La vaisselle est stockée dans des placard bas (0,2 à 0,7 m) demandant la réalisation de

manutentions manuelles avec des flexions du rachis ou en position accroupie lors des prises et des déposes.

Sollicitation des membres supérieurs et du dos

Préparation des

repas

Pousser les chariots repas et les fauteuils roulant

Le déplacement des chariots repas est l’occasion de gestes en forces pousse/tirer sur des distances plus ou moins importantes

suivant le secteur (ELAN et Soins Modernisation déplacement renforcé). Des difficultés de circulation sont en lien avec l’état du

sol (modernisation sol abimé, couloirs de médecine très abimé).

Sollicitation des membres supérieurs et du dos

Nettoyage de la

vaisselle

Manutentions manuelles et flexions du rachis différentes suivant les secteurs de soins :

La profondeur des éviers engendrant des flexions du dos

Ligne de vaisselle émeraude non en ligne = port de charge, eau au sol (risque de chute)

Poids des paniers de vaisselles avec des manutentions manuelles 10 à 15 kg.

Sollicitation des membres supérieurs et du dos

- Contraintes du métier d’Aide soignants Secteurs Soins

Sollicitations fonctionnelles : Sollicitations physiques

Ensemble de

l’activité

Station debout prolongée : marche et piétinement

La distance des déplacements est importante (entre 10 et 15 km). La distance des déplacements est

renforcée dans le bâtiment modernisation.

Sollicitation importante des membres inférieurs

Réalisation du linge

Effort de gestes pousser tirer

Chariot de linge d’un poids important qui sont peu ou pas déplacées ce qui augmente les

déplacements

NB : les sollicitations sont renforcées sur le site modernisation (distances plus importantes)

Sollicitation importantes des membres supérieurs ou inférieurs

31

Distance de déplacements importante 10 à 15 km sollicitant les membres inférieurs

- Référentiel des contraintes du métier d’aide hôtelier

Préconisations générales - Outils

• Mener une réflexion concernant la hauteur des tables de service des petit- déjeuner et des repas du bâtiment émeraude.

Des tables de service ayant une hauteur de 0,9 m semblent plus adaptées au service des repas.

• La vaisselle doit être stockée à hauteur (entre 0,8 et 1,2 M) particulièrement en ce qui concerne les empilements

d’assiettes.

• Une réflexion avec les cuisines est à mener sur les récipients contenant les soupes. Des contenants identiques disposant

de poignées de manutention et un robinet permettant aux soupes fibreuses de circuler.

• La mise en place d’un système pour déplacer les poubelles de déchets alimentaires permettrait de réduire la réalisation

de gestes pousser/tirer associé à des flexions du rachis sur des distances plus ou moins importantes suivant le secteur

(distance très importante dans le bâtiment ELAN).

• Poursuivre et renforcer l’entretien et la vérification régulière des chariots repas particulièrement en ce qui concerne les

roulements. Une réflexion sur l’électrification des chariots par la mise en place d’une 5ème roue électrique permettrait de

réduire les contraintes des gestes pousser/tirer.

La prestation logistique dans les hôpitaux doit permettre aux services de soins de se concentrer sur leur cœur de métier

En prenant en charge des fonctions dites de logistiques, le « logisticien » est en mesure de soulager les soignants de certaines taches.

Ces taches peuvent être assurée par une personne en restriction d’aptitude ou en RQTH; un soignant sans possibilité de maintien dans l’emploi apporte à ses collègues une vraie valeur ajoutée, il connait bien les

contraintes du métier de soignant et peut surtout

contrôler l’activité , l’anticiper et la réguler.

Les recommandations doivent être mises en œuvre avant la prise de poste. Toutes n’ont pas le même caractère d’urgence. Elles sont à adaptées à l’agent en place.

La reconversion professionnelle doit s’accompagner d’un plan de formation adapté. Un nouveau métier apparait, il fait l’interface entre la logistique et le soin.

C’est la logistique du dernier mètre.