Jour 2 MODULE : Catalogage Séquence : Création de notices bibliographiques

Cours : 2 h TP : 2 h

PM

Objectifs : Présentation du catalogage des notices bibliographiques dans un réseau (Sudoc) avec un outil (WinIBW).

Expliciter les zones Sudoc et les aménagements particuliers (usage des indicateurs par exemple).

Présenter les règles de description (mais renvoyer au Guide méthodologique pour le détail).

Présenter WinIBW comme un outil offrant des procédures de création modulables (en fonction des besoins de chaque catalogueur) et des contrôles automatiques (sans ôter la vigilance du catalogueur)

Compétences à faire acquérir :

Comprendre l’esprit du travail en réseau

Savoir créer une notice bibliographique

Identifier les modes de création et leur pertinence.

Maîtriser l’articulation entre les données codées (onglets) et la description bibliographique (format)

Savoir utiliser l’aide en ligne

Supports de la séquence : diaporama GM catalogue Sudoc public site web Abes autre site web : séquence vidéo document personnel :

Base Sudoc : base de production base de formation

Remarques : Séquence incontournable : il faut que le message passe. Si les stagiaires montrent une forte lassitude ou une perte d’attention, il faut alléger la présentation (pause possible de 10 mn), présenter les modes de catalogage sous forme de démos et profiter des TP pour revenir sur les points vus rapidement. La touche « F5 » peut être présentée comme « la touche à utiliser pour la création par copie, dans tous les cas ».

LEGENDE :

: Démonstration = annonce et détaille une démonstration à faire devant les

stagiaires. : Boîte à outil = renvoi vers des documents extérieurs au support pour mettre à jour et approfondir le cours. : Qu’est-ce que c’est ? = définitions, explicitation d’un terme.

PLAN DE LA SEQUENCE : LE FORMAT : - Précisions sur quelques règles générales de traitement - Rappel des zones Unimarc - Les spécificités Sudoc (données codées, @) - Les modes de catalogage LA CREATION DE NOTICES BIBLIOGRAPHIQUES : - Le mode de création semi-expert - L’utilisation de script-standards - L’utilisation de scripts –utilisateurs - La création par copie + TP n° 4 « création et création par copie »

La création d’une notice signifie l’ajout d’une description bibliographique à la base commune. Le catalogage en réseau impose le respect d’un format, de normes et de règles partagées qu’il est utile de rappeler. Attention toutefois : il ne s’agit pas d’une formation à la pratique du catalogage (pour ce faire, il est nécessaire de bien garder à l’esprit les pré-requis demandés aux stagiaires concernant les normes et les formats). L’objectif est de s’approprier un nouvel outil de travail et d’informer les professionnels sur les spécificités du catalogage dans le Sudoc. Ecarter les questions trop théoriques – on peut toujours y répondre plus tard si le temps le permet ! ou en rappelant les listes de diffusion existantes et le rôle du coordinateur local comme personne ressource. Les exemples utilisés pour illustrer cette séquence concernent essentiellement des monographies, peu complexes à cataloguer.

ATTENTION : NE PAS ENTRER DANS LES DETAILS (il s’agit là de question de catalogage). PRECISER SURTOUT :

QUE TOUTES LES REGLES SONT DOCUMENTÉES DANS LE GUIDE, rubrique RÈGLES DE DESCRIPTION

QUE LES CONSIGNES D’APPLICATION DE LA TRANSITION BIBLIOGRAPHIQUE SONT DIFFUSEES DANS LE GUIDE, sous forme synthétique sur la page Aide au catalogage > Transition bibliographique et dans chaque zone du format unimarc concernée.

: Guide méthodologique

Renvoyer aux rubriques Normes et Règles de description Insister sur la rubrique Règles de description > Notices bibliographiques : qui propose des fiches de synthèse pratiques. - Présenter la fiche « Z 44-050 : interprétations et adaptations propres au Sudoc » - Présenter la fiche « Catalogage des thèses » Présenter la page sur les consignes de la transition bibliographique : application des éléments RDA-FR et FRBRisation du Sudoc

: * Monographie en plusieurs volumes : Les fascicules de documentation Afnor relatifs à la description normalisée des différents types de document autorisent, pour le traitement des monographies en plusieurs volumes ou des ensembles éditoriaux, différentes options de traitement :

la description volume par volume (deux méthodes possibles)

la description globale avec note de dépouillement

la description à plusieurs niveaux Dans le cadre des règles de catalogage du Sudoc, cette dernière possibilité est à proscrire. Si le catalogueur se trouve confronté, par exemple en utilisant une notice dérivée, à ce mode de catalogage, il lui faudra modifier la / les notice(s) en question, de manière à obtenir de préférence une / des description(s) volume par volume autonome(s) normalisée(s). Il transmettra à l’ABES (guichet ABESstp) le PPN de la notice "chapeau" afin que celle-ci soit détruite. L'utilisation de la première option, description volume par volume, doit être privilégiée par les catalogueurs (exemple base de production, PPN 069477930). Pour autant, l'utilisation de la description globale n'est pas formellement interdite (exemple base de production, PPN 059746971), Elle doit cependant être strictement réservée aux cas où l'ensemble de la monographie en plusieurs volumes forme une unité bibliographique et de gestion : une encyclopédie en plusieurs volumes et lorsque les volumes n’ont pas de

titre particulier, par exemple. Cette règle s’applique également aux ressources dont la parution se poursuit sur plusieurs années. Par ailleurs, on ne doit pas créer une notice globale pour un ensemble déjà décrit volume par volume dans la base. L'inverse peut à la rigueur se tolérer. * Thèses : Les thèses sont, en termes de catalogage, des « monographies » et se cataloguent en tant que telles (notice Aa ou Oa, en zone 008). Mais comme le catalogue Sudoc constitue la bibliographie nationale pour les thèses soutenues en France, depuis 1972 (c'est-à-dire c’est le seul catalogue qui les recense de façon exhaustive, tous types de thèses et toutes disciplines confondus), ce type de document fait l’objet d’une fiche technique spécifique. En effet, il y a pour ce type de document des zones Unimarc spécifiques et obligatoires, pour recueillir des données qu’on ne retrouve dans aucune autre notice de monographie : le NNT (numéro national de thèse, qui identifie de façon unique la thèse), la note de thèse (328), le code TEF (pour la discipline, en 686). Dans le Sudoc, on doit créer 1 notice par édition (thèse originelle / thèse reproduction à l’identique / thèse remaniée pour édition commerciale) : c’est la sous-zone 105 $b qui permet d’indiquer de quelle édition il s’agit. Dans le Sudoc, on doit également créer 1 notice par support (imprimé, électronique, microfiche..). Tous ces points sont détaillés dans la fiche « Catalogage des thèses ». Il existe également un MÉMO sur les thèses ATTENTION depuis 2016, le dépôt électronique des thèses est « obligatoire » (par STAR) * Ouvrage broché / Ouvrage relié Les éditions brochées et les éditions reliées d’une même manifestation sont à décrire dans une seule et même notice (y compris lorsqu’elles portent des ISBN différents, qu’on signalera dans autant de 010 que nécessaire). Exemple : base de prod : PPN 08766061X...

Informations sur l’ISBN – 13 : Avant le 1er janvier 2007 : l’ISBN-13 se plaçait en 017$a , et devait être qualifié (en$2) : il s’agissait d’une solution provisoire. 010 ##$a2-7073-1326-2 017 70$a978-2-7073-1326-3$2ISBN-13 Depuis le 1er janvier 2007 : l’ISBN-13 doit être saisi en 010$A (sous sa forme ISBN, c’est à dire avec des tirets) et ne doit PAS être qualifié (en $b) d’ISBN-13 010 ##$A978-2-7073-1326-3$bISBN-13 : NON 010 ##$A978-2-7073-1326-3$brel. : OUI Si ISBN 10 et ISBN-13 figurent sur la publication, il faudra saisir 2 zones 010 010 ##$a2-7073-1326-2$brel : pour l’ISBN 10 010 ##$A978-2-7073-1326-3$brel : pour l’ISBN 13

Information Unimarc sur la zone 010 :

Depuis août 2007 : le $b de la zone 010 devient répétable en Unimarc, pour donner deux qualificatifs différents à un même ISBN Exemple : 010 ##$A978-2-7073-1326-3$bvol.1$brel.

Le format utilisé est l’UNIMARC bibliographique de référence (6ème édition française), consultable sur le site de la transition bibliographique.

Quelques aménagements ont toutefois été nécessaires (contraintes liées au système lui-même ou adaptations résultant de spécificités particulières aux notices issues des anciens réseaux et du contexte français). Les spécificités du format sont systématiquement signalées dans le Guide méthodologique. Elles sont rares et portent essentiellement sur certaines étiquettes de zones, quelques indicateurs ou ponctuellement sur l’ordre des sous-zones. Rappel des zones et mises en évidences des particularités du format : 0XX : bloc des n° d’identification : quelques zones spécifiques (008, 024, 003, 029, 035) 1XX : bloc des données codées : font l’objet d’un traitement particulier dans le Sudoc grâce à l’existence d’une grille de saisie des données (les zones du bloc 1XX seront détaillées très explicitement lors de la présentation du mode semi-expert). La zone 105 est obligatoire pour les thèses. 2XX : bloc des informations descriptives : attention à rappeler les nouvelles consignes RDA-FR à suivre.

Historique de la zone de l’adresse bibliographique 210 / 219 => depuis janvier 2020 : étiquette 214

3XX : bloc des notes : Bien que facultatives, les notes sont parfois très importantes pour certains types de document. Les thèses par exemple (zone 310 si thèse confidentielle, zone 328 pour les notes de thèses, zone 330 pour les résumés). La zone 309 est utilisée par l’Abes pour donner des consignes (chantier « qualité ») 4XX : bloc des liens (avec d’autres notices bibliographiques) : sous-zone 410 particulièrement importante (celle-ci sera explicitée plus loin lorsqu’il sera question des liens). 5XX : bloc des titres associés : pas de commentaire. Certaines zones du format standard ne sont pas utilisées dans le Sudoc. Ce bloc sera détaillé lors de la séquence concernant le catalogage des publications en série.

6XX : bloc de l’indexation matière et des classifications. Rappeler les 2 référentiels utilisés en indexation matière: Rameau et Fmesh. Insister sur le fait que :

- Rameau est obligatoire ; Fmesh reste facultatif - L’indexation Fmesh, lorsqu’elle existe, ne doit jamais être supprimée - L’indexation 606 de la LC, lorsqu’elle existe, doit être conservée

En 606, ne pas oublier le « $2rameau » ou « $2Fmesh » qui est obligatoire car il permet de bien identifier le type d’indexation utilisé. Cette zone contient, en principe systématiquement, un lien vers la notice d’autorité correspondant au point d’accès choisi (la création des liens sera explicitée lors de la séquence correspondante). Pour les thèses, la zone 686, contenant un indice « TEF » (indice basé sur les indices Dewey) est requise. Cet indice permettra notamment de rendre la thèse « cherchable » par sujet, sur le moteur de recherche theses.fr

Le moteur de recherche http://theses.fr est alimentée, pour les thèses originelles imprimées, par les notices créées dans le Sudoc. Le moteur propose une recherche par facettes, dont la facette « sujets » : celle-ci est rendue possible grâce à l’indice « TEF » (pour Thèses électroniques françaises) saisi en 686.

7XX : bloc des responsabilités intellectuelles. Ne pas oublier le code de fonction dans la sous-zone $4, désormais obligatoire (consignes FRBR). 8XX : bloc des données internationales : Pas de commentaire particulier sauf pour la zone 801 qui doit être supprimée dans certains cas de dérivation : à expliciter lors de la présentation du catalogage par copie).

Rappel de la zone pivot 008 (cette diapo. concernant la zone 008 est là à titre de rappel, elle ne nécessite pas de commentaire particulier)

Définition de cette zone lors du choix de la description bibliographique

En création, le statut de la notice est par défaut x

Le mode semi-expert permet de saisir en clair les données codées, difficiles à utiliser en format Unimarc « expert ». Les tris et limitations sont effectués par le système sur les données codées. Il est indispensable de toujours contrôler la conformité de ce que l’on saisit en 1XX et dans les autres zones que voit le lecteur. Un bon moyen pour vérifier : utiliser l’affichage K XXX:XXX (exemple : K100:214, pour vérifier les dates). Attention à la sous-zone zone 105 $b : elle est très importante pour les thèses (thèse originelle ou thèse commerciale, reproduction sur microfiche etc).

Il est obligatoire depuis 2014, de spécifier dans 2 nouvelles zones le type de contenu 181 et le type de médiation 182 et depuis avril 2017, le type de support en 183

181 Type de contenu : la forme fondamentale du contenu exprimé (txt pour texte, tdi pour Images animées, etc…)

182 Type de média : outil requis pour lire, visionner, faire fonctionner, faire défiler, etc. le contenu d'une ressource (n pour sans médiation, c pour électronique, v pour vidéo, etc…)

183 Type de support : type de dispositif requis pour visionner, faire fonctionner, faire défiler, etc. le contenu d'une ressource (nga pour volume, ceb pour Ressource dématérialisée, vcc pour DVD vidéo, etc.

REMARQUE : différence d’intitulé entre AFF I et AFF U

L’affichage I respecte les recommandations de la norme ISBD pour l’affichage, ainsi La zone 183 n’est pas présente en AFF I puisqu’elle ne fait pas partie de la zone 0 del’ISBD

L’affichage U n’est pas contraint par une recommandation. C’est donc les choix de l’Abes, libre de mettre ce qui fait sens, avec des intitulés implicites et apportant une commodité de lecture.

Guide méthodologique Règles de description > Notices bibliographiques > Bloc 1XX > 181-182 Règles de description > Notices bibliographiques > Bloc 1XX > 183 Autoformation (moodle.abes.fr) Utilisateurs du réseau Sudoc > Consignes de catalogage > LES ZONES UNIMARC 181 (TYPE DE CONTENU) ET 182 (TYPE DE MÉDIATION) Utilisateurs du réseau Sudoc > Consignes de catalogage > TRANSITION BIBLIOGRAPHIQUE : APPLICATION DES ÉLÉMENTS DU CODE RDA-FR > saison 2

Depuis janvier 2020, la zone 214 est désormais l’étiquette de la zone de l’adresse bibliographique pour tous types de ressources (y compris les ressources continues).

Historique de la zone de l’adresse bibliographique : Initialement, étiquette 210 Depuis mars 2017, étiquette 219 « provisoire » (en attente de la validation du PUC). Depuis janvier 2020, étiquette 214, validé par le PUC (comité permanent Unimarc) C’est pourquoi, l’on trouvera des notices comportant ces différentes étiquettes pendant un certain temps : un travail rétrospectif sera réalisé par l’Abes (toutes ressources) et par import ISSN (pour les ressources continues ayant un n°ISSN) et par import STAR (pour les notices de thèses de doctorat dépôt légal électronique)

IMPORTANT : l’indicateur 2 détermine le type de « publication » :

Ressources publiées : mentions de publication, qui inclut les mentions de dépôt légal ; diffusion/distribution ; copyright (ou de protection pour les enregistrements sonores) ; fabrication/impression

Ressources non publiées : mention de production exemples : ressources sous forme non publiée (manuscrits originaux, lettres originales, dessins, tirages photographiques originaux, albums de photographies de famille, captations et enregistrements, ressources numériques sous une forme brute mises en ligne sur une plate-forme, etc. ; ressources qui ne sont pas, ou pas encore, dans un état publiable (documents préparatoires ou de travail : maquettes, épreuves corrigées ou non de texte ou de musique imprimée, etc.) ; ressources destinées à un usage privé ou restreint, que ce soit sous une forme publiable (vidéos institutionnelles, audiovisuel d'entreprise, etc.) ou sans forme particulière (littérature grise, rapports de recherche) ; thèses et autres travaux universitaires sous une forme non remaniée en vue d’une publication commerciale ; reproductions effectuées à la demande ou pour des besoins de sauvegarde par des institutions de conservation.

Les points d’accès doivent être enregistrés au niveau pertinent :

Au niveau Œuvre : les créateurs de l’œuvre et tous les autres agents associés à la conception

Au niveau Expression : les créateurs /contributeurs des versions distinctes

Au niveau Manifestation : les fabricants, les responsabilités commerciales

Au niveau Item : les propriétaires et responsables des modifications sur un exemplaire

Il ne faut plus attribuer de portée hiérarchique au choix des étiquettes unimarc en 7XX. La notion d’auteur principal et d’auteur secondaire n’est plus à prendre en considération dans les règles de catalogage conformes à RDA-FR.

Selon le code de fonction retenu en $4, le point d’accès est à enregistrer dans le bloc 7X0-7X1 et/ou dans le bloc 7X2.

Dans le modèle conceptuel LRM, et a fortiori dans le code RDA, le code de fonction est appelé « indicateur de relation ». Par commodité et facilité de compréhension, c’est l’expression code de fonction (utilisée dans le format Unimarc) dans les consignes Sudoc.

Pour vous aider dans le choix de ces étiquettes, le Tableau des codes de fonction du Guide méthodologique est présenté avec l’indication des entités concernées au regard des codes. GM > Aide au catalogage > Formats > Données bibliographiques > Bloc 7XX > codes fonction

Caractère de classement @ En dehors des étiquettes et codes identifiant les zones et sous-zones, le Sudoc utilise un caractère de contrôle spécifique pour contrôler l’indexation du contenu des zones. Le caractère @ doit être placé devant le premier mot significatif contenu dans une sous-zone et ce pour les notices d’autorité comme pour les notices bibliographiques. Ce @ influence directement la génération des index dans différentes zones et sous-zones. Il ne faut pas d'espace entre l'apostrophe d'un article et le premier mot comme suit :

2001#$aLa@peste, mais 2001#$aL’@oiseau bleu Règle générale : Il convient de se référer au fascicule de documentation AFNOR Z 44-080 Règles de classement bibliographique, en particulier § 4.3.5 Titre propre et autres titres : "Tous les éléments figurant dans le titre propre servent au classement, à l'exception de l'article initial (défini, indéfini, partitif) sauf quand il fait partie d'un nom propre ou d'un nom géographique." Si ce caractère est oublié, le système ne peut valider la notice. En effet, il y a des « alertes » automatiques, c’est à dire une alerte lancée par le système en cas d’erreur de catalogage. (cf diapo suivante). Cas particulier : pour la zone 225, l’@ n’est pas exigé par le format, mais est obligatoire pour l’export correct des notices vers les SIGB MARC21.

Guide méthodologique Règles de description > Notices bibliographiques > Place du caractère de classement dans les titres.

L’ arobase (a commercial, ou encore at) désigne le logogramme @. Son genre n’est pas vraiment défini (un arobase ? une arobase ?). Comme on parle de signe « arobase », on utilise généralement le masculin.

Une validation dans le catalogue du Sudoc a toujours lieu lors de l’envoi d’une notice nouvellement créée, créée par copie ou modifiée. Si le serveur de validation rencontre des erreurs, la notice soumise ne sera pas acceptée et des messages d’erreur seront affichés à l’écran. Il faut alors corriger la notice et la valider à nouveau. Rappel sur le paramétrage d’affichage des messages : Message de type « Avertissements » : ne doivent pas être affichés dans une pop-up (ils nuisent à la bonne exécution de certains scripts).

Messages de type « Notification » et « Erreur » : ils peuvent être affichés dans une pop-up OU dans la barre de message. Mécanismes de contrôle : Les mécanismes de contrôle suivants s’appliquent dans tous les cas : - présence du caractère de classement @ - contrôle du contenu des zones destinées aux informations codées (codes pays, codes langues, etc.) - contrôle du contenu des indicateurs de certaines zones - code de contrôle des numéros d’identification tels que PPN ou ISBN - validité des étiquettes d’identification des zones - présence des zones obligatoires - présence des sous-zones obligatoires (exemple $2rameau ou 7XX $4) - répétitivité des zones ou des sous-zones - ordre de saisie des sous-zones (qui peut différer de l’UNIMARC standard) Le serveur vérifie également si la notice n’est pas un doublon potentiel , par comparaison des numéros standards internationaux : l’ISBN (par l’index ISB) ou l’ISSN (par l’index ISN) et le titre (par l’index clé titre CTI).

: Démonstration en base de formation

Afficher une notice, la modifier (ôter un @, supprimer le contenu d’une zone en laissant l’étiquette...). Valider la notice fausse pour générer un message d’erreur. Validation de la notice : attention ! il y confusion concernant les touches ENTREE : - la touche « entrée » du pavé numérique à droite du clavier est bien une touche qui VALIDE - la touche « entrée » centrale n’est qu’un retour chariot. Pour valider, il faut donc cliquer sur le bouton « entrée » dans la barre de commande, OU taper sur la touche « entrée » du pavé numérique.

Une présentation de chacun de ces modes de création sera effectuée par la suite, sous la forme d’une démonstration détaillée par le formateur. ATTENTION DIAPOSITIVE ANIMEE On présente les différentes méthodes, sous l’angle de l’usage qui est recommandé pour chacune d’elle. L’idée est d’expliquer que WinIBW offre plusieurs possibilités pour un résultat équivalent : une notice créée. L’utilisateur doit connaître l’existence de toutes ces possibilités : mais c’est à lui à choisir celle qui lui convient le mieux, en fonction de son contexte. On insiste ici sur l’usage ; la méthode sera vue ensuite avec chaque démo. Création d’une notice ex-nihilo Mode EXPERT Le mode expert (page blanche) sous entend que l’on connaît suffisamment le format Unimarc. L’aide contextuelle par le guide méthodologique (F1 ou icône) reste néanmoins toujours accessible. MODE DECONSEILLE AUX DEBUTANTS. Mode SEMI EXPERT Mode de création RECOMMANDÉ AUX CONNAISSEURS D’UNIMARC: les données codées sont faciles à saisir (menus déroulants dans des formulaires), et le catalogage se fait « directement dans le format ». Création d’une notice à partir d’un script (ou « modèle ») Script STANDARD A utiliser pour obtenir un modèle succinct de notice. Script UTILISATEUR (BARRE DE SCRIPT CAT) A utiliser pour créer une notice à partir d’un modèle très complet. FORTEMENT RECOMMANDÉ.

Création d’une notice à partir d’une notice existante A utiliser pour créer rapidement une notice à partir d’une notice trouvée : -dans la base de production, parce qu’elle décrit un document similaire et servira de base à modifier (sinon, on crée un doublon) ; -dans une base externe, parce qu’elle décrit le document à cataloguer (on fait jouer le principe du réseau et du partage) Ces deux méthodes sont utiles, rapides, mais ne dispensent pas d’une grande vigilance (risque de doublon, travail de francisation des données) REMARQUES PREALABLES :

- Une notice peut être affichée selon différents modes d’affichage mais le travail de saisie en catalogage n’est possible qu’en UNIMARC.

- Le système génère automatiquement la ponctuation ISBD.

Pour toute mise à jour sur une notice bibliographique, la procédure est :

- d’afficher la notice à modifier - de cliquer sur le bouton MODIFIER ou de taper la commande MOD - de valider avec la touche [entrée]

UNIQUEMENT dans le cas où vous vous apercevez d’avoir créé un doublon Pour toute suppression de notice bibliographique, la procédure est :

- d’afficher la notice à supprimer - de cliquer sur le bouton SUPPRIMER ou de taper la commande SUP suivie du

numéro PPN - de confirmer en cliquant sur le bouton SUPPRIMER

A savoir: il s’agit seulement d’une suppression « logique » des index mais la notice existe toujours « physiquement ». Elle possède toujours son numéro PPN, si on le connaît, il est donc toujours possible de la « réanimer » : Procédure :

- afficher la notice (si on se souvient de son n°PPN !) : che + n°PPN - tapez la commande REA

Avant de détailler chaque procédure, rappeler les conditions de création d’une notice:

Soit on crée une notice après consultation de la base, si la notice recherchée n’est pas présente dans le Sudoc ou dans une base extérieure (accessible par DIS CHE).

Soit si une notice proche peut être utilisée comme point de départ, on la copie et la modifie.

Le cas n° 1 décrit la procédure lorsqu’on décide de créer ex-nihilo une notice, parce que la recherche a été infructueuse. Pour toutes les démonstrations, toujours commencer par les données codées (onglets) dans les onglets, puis la description bibliographique. Rappeler les boutons dont on aura besoin : ICI le bouton qui active le mode semi-expert. Mode semi-expert : Présenter la procédure pas à pas.

1. Mode semi-expert

1. Bouton Données

Codées activé

3. Sélection du type de document :

génère la grille de données codées

correspondantes (008)

2. Commande de création

de notice bibliographique

Présentation de la fenêtre « type de document »

- le choix fait à ce stade conditionne toute la description bibliographique qui suit - ce choix entraîne la création de la zone 008 et la grille de saisie

correspondante

Données codées : Présentation détaillée de la grille de saisie, onglet par onglet. Faire le lien avec la zone 1XX Unimarc. Description bibliographique Rappeler l’usage de l’aide contextuelle (F1) à partir d’une zone au choix.

Le cas n° 2 décrit la procédure lorsqu’ on décide de créer une notice après une recherche infructueuse dans la base, mais qu’on souhaite partir d’un « squelette » de notice (zones Unimarc). Rappeler les boutons dont on aura besoin : ICI le bouton « baguette magique » Mode semi-expert avec script-standard Présenter la procédure pas à pas.

Script-standard accessible par l’icône : il est fourni par le système. Le catalogueur ne peut pas le changer. Scripts à installer sur la barre de Menu de WinIBW (Menu Option / Personnaliser) : bouton de raccourcis personnalisable ou barre d’outils thématique

2. Mode semi-expert avec script-standard

2. Activation de la

Baguette Magique

3. Choix de la fonction :

Créer notice

4. Choix du type de notice

1. Bouton Données

Codées activé

8 types de documents sont disponibles. Ces scripts-standard présentent les principales étiquettes utiles pour les documents concernés. Le catalogueur doit insérer ensuite manuellement les zones manquantes (par exemple les 606).

Il faut penser à renseigner l’ensemble des onglets de la grille des données codées. Intérêt du script-standard : Ce script propose, avec la grille de saisie des données codées, les principales zones à renseigner pour le type de document catalogué. Attention :

- La suppression de zones non renseignées est obligatoire pour permettre la validation.

- La présence de l’arobase est contrôlée (mais attention : le système ne sait pas vérifier si elle est bien intercalée).

- Penser à bien vérifier les indicateurs. Rappeler l’usage de l’aide contextuelle (F1) à partir d’une zone au choix.

Le cas n° 3 décrit la procédure lorsqu’on décide de créer une notice après une recherche infructueuse dans la base, mais qu’on souhaite partir d’un « squelette » de notice un peu plus élaboré (zones Unimarc + indications sur la nature des données dans chaque zone). Rappeler les boutons dont on aura besoin : ICI la barre de script CAT, à installer par le catalogueur sur son poste. ATTENTION : le script CAT_MonoIMP doit être ajouté à la main Mode semi-expert avec script Présenter la procédure : Exécution du script en cliquant sur le raccourci, Remplacement des zones du script par les données de catalogage. A REPETER : bien compléter les données codées, remplacer tous les « intitulés » des sous zones et supprimer les zones inutiles !!!!!

: Démonstration en base de formation

Montrer comment installer une barre d’outils : Option / Personnaliser Puis activer un script de la barre d’outils

Ces scripts proposent les principales zones et sous-zones avec leur libellé pour les documents concernés. Le catalogueur doit insérer ensuite manuellement les zones manquantes (par exemple les 606). Attention de bien supprimer toutes les zones ou sous-zones inutilisées ainsi que tous les libellés avant la validation ! Intérêt des scripts:

- personnalisation possible des grilles de saisie, - adaptabilité et souplesse d’utilisation, - gain de temps…

Rappeler l’usage de l’aide contextuelle (F1) à partir d’une zone au choix. NB : Les scripts seront utilisés en TP lors de la création d’une notice d’autorité et d’une notice de thèse.

Le cas n° 4 décrit la procédure lorsqu’on décide de créer une notice après une recherche infructueuse dans la base, mais qu’on souhaite partir d’une notice existante, suffisamment approchante de celle qu’on voudrait créer pour qu’elle puisse servir de « modèle ». Rappeler les boutons dont on aura besoin : ICI le bouton « baguette magique » OU le bouton F5 pour « copier notice » Création par copie Présenter la procédure pas à pas à partir d’un exemple concret

: Démonstration en base de formation

Catalogage d’une nouvelle édition d’un document déjà signalé dans la catalogue, par exemple. Démonstration à partir d’une notice présente en base de formation : - Faire une recherche de type CHE MTI pharmacologie et EDI vuibert - Sélectionner la notice correspondant au document « Pharmacologie : des concepts fondamentaux aux applications thérapeutiques) édité dans la collection Théorie et pratiques (ppn 000035920) chez Vuibert pour créer une nouvelle édition pour l’année en cours. (cette notice pourra être réutilisée à l’occasion d’une démo. sur la création des liens 410, 606 et 7XX dans la séquence « Liens »).

Faire une première fois la copie en présentant le script « copier notice » de la baguette magique, puis revenir en arrière et faire une deuxième fois la copie en utilisant la touche F5. Insister sur le fait que, puisqu’on est en base de production, la création par copie ne peut être que dans le but de décrire un autre document (sinon, on fait un doublon) : seul le second choix est pertinent. Attention : bien insister sur les précautions à prendre et les dangers de cette méthode (création de doublons si on active le choix n° 1 : copier pour décrire le même document). Le choix n° 1 (copie pour créer le même document) est réservé aux bases externes, qui seront vues plus tard.

Utiliser le mémo « Création par copie : quels impacts sur la notice » pour bien faire comprendre les 2 choix possibles.

Présenter le résultat de la copie :

- les zones qui ne changent pas sont placées en premier - les zones qui ne sont plus pertinentes dans ce contexte ont été supprimées

(exemple : l’ISBN en 010) - les zones qui sont à compléter sont présentées en dernier, sous les « … »

A NOTER : comportement de la copie par rapport à la présence de la zone 210 ou 214 (adresse bibliographique)

Si vous choisissez l’option "même document" : tout est repris à l'identique, notamment la 210 ou 214 présente selon le cas dans la notice source copiée si c’est une 210, il faut transformer l’étiquette en 214 si c’est une 214, c’est OK

Si vous choisissez l’option "autre document" : vous avez sous les 3 petits points, les zones à corriger et compléter en conformité avec son document avec 2 cas de figures aujourd'hui : Cas 1. soit la notice source comporte une 210 alors il présente sous les

points la zone 210 : il faut transformer l’étiquette 210 en 214 et mettre à jour les sous-champs

Cas 2. soit la notice source comporte une 214 alors il reprend à l'identique au-dessus des points la zone 214 : il faut mettre à jour la 214

NB : c’est un défaut du script qui ne reconnait pas la 214 => ce sera résolu que lorsque l’abes aura mis à jour le script de copie. La diapo illustre le cas de figure idéale Rappeler l’usage de l’aide contextuelle (F1) à partir d’une zone au choix.

Rappel (récapitulatif) de vigilance après la démonstration ! * Les zones de données codées à modifier 100 date (en cohérence avec la sous-zone du pavé 214 $d [anciennement 219 $d ou

ou 210 $d], 101 langues, 102 pays .... * Les zones qui ont été supprimées car elles étaient pertinentes pour le document décrit dans la notice copiée (et plus pertinentes pour le document décrit dans la notice qu’on s’apprête à valider) : 002 - 010 - 011 – 020 - 021 – 035 – 073 - 801 Ces zones sont donc à ajouter si on en a besoin. * Rendre conforme aux consignes de la transition bibliographique

Normes ISBD / RDA-FR : 181/182/183 214 Date à retenir Abréviations Il faut également une zone 205 si la nouvelle notice obtenue décrit une « nouvelle édition ». Consignes de catalogage : Attention aux points d'accès Titres (200 et 4XX), aux codes de fonction des accès responsabilités auteur ($4), aux Identifiants normalisés et autres identifiants, aux dates.

* Les zones de description bibliographique à modifier selon le document décrit * Supprimer les ... pour valider la notice

Insister sur la nécessité de relire la notice en format unimarc Rappeler l’importance de la complétude d’une notice :

- Description bibliographique complète - Définition de points d’accès (responsabilités auteur, sujet, forme ou genre...)

et création des liens

: Guide Méthodologique Règles de description > Notices bibliographiques > Richesse et complétude du catalogage en ligne

FAIRE ICI LE TP « CREATION ET CREATION PAR COPIE »