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L’EXAMEN DES DOSSIERS DANS PARCOURSUP

AVEC L’OUTIL D’AIDE À LA COMMISSION D’EXAMEN DES VŒUX

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SUPPORT JURIDIQUE MISE EN PLACE DES CEV

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Article D612-1-13 :

Les établissements dispensant des formations initiales du premier cycle de l'enseignement supérieur proposées sur la plateforme Parcoursup examinent les dossiers de candidature des candidats selon le calendrier défini en application de l'article D. 612-1-2. 5/04 => 10/05

Pour procéder à l'examen des dossiers de candidature pour l'accès aux formations relevant du VI de l'article L. 612-3, les établissements mettent en œuvre les modalités d'examen des candidatures prévues par les dispositions législatives et réglementaires les concernant.

=> Commissions d’examen des vœux

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Article D612-1-14 :

- Les candidats reçoivent, via la plateforme Parcoursup, le résultat de l'examen de leurs vœux d'inscription dans chaque formation, sélective ou non sélective.

A l'initiative des établissements concernés, une réponse unique peut être apportée aux candidats ayant présenté des vœux multiples en application de l'article D. 612-1-11 => regroupements IFSI

Lorsque la formation demandée est sélective, la décision du chef d'établissement dispensant cette formation peut être négative.

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Article D612-1-14 :

La proposition d'admission dans la formation sollicitée peut être subordonnée à l'acceptation par le candidat d'un dispositif d'accompagnement pédagogique ou d'un parcours de formation personnalisé proposé par l'établissement pour favoriser sa réussite. Le refus par le candidat de cette proposition de l'établissement vaut renonciation à l'inscription dans la formation sollicitée.

2 catégories :

> Relèvent de la catégorie 1 : les dispositifs d'accompagnement pédagogique ou parcours de formation personnalisés qui prévoient une consolidation des acquis des étudiants sans incidence sur la durée de la période d'études…

> Relèvent de la catégorie 2 : les dispositifs d'accompagnement pédagogique ou parcours de formation personnalisés qui, afin de favoriser la réussite du candidat, conduisent à un allongement de la durée de la période d'études...

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L’EXAMEN DES VŒUX

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LE RÔLE DE LA COMISSION D’EXAMEN DES VOEUX

1) Définir les critères précis qui vont servir de base à l’élaboration du classement

>Le travail de la commission d’examen des vœux consiste à choisir dans les critères généraux publiés sur la plateforme, les éléments du dossier du candidat qui permettent de traduire au mieux l’adéquation entre les attendus et le dossier du candidat :

> Éléments quantitatifs (notes de 1ère et terminale, notes épreuves anticipées)

> Élément qualitatif « scorable » : la fiche avenir

> Éléments qualitatifs nécessitant une lecture individuelle (projet de formation motivé, appréciations bulletins, activités et centres d’intérêts)

>La CEV ne peut se baser que sur des éléments issus des critères régulièrement publiés sur la plateforme ;

>On ne peut pas demander aux candidats de pièces supplémentaires non prévues lors de la phase de candidature ;

>Possibilité d’utiliser l’outil d’aide à la décision proposé sur la plateforme.

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LE RÔLE DE LA COMMISSION D’EXAMEN DES VOEUX

2) Procéder à l’examen des dossiers et au classement des candidats

> Les établissements dispensant des formations initiales du premier cycle de l'enseignement supérieur proposées sur la plateforme Parcoursup examinent les dossiers de candidature des candidats selon le calendrier défini en application de l'article D. 612-1-2.

>Outil d’aide à la décision = outil facultatif d’aide au pré-classement des dossiers

>A chaque dossier confirmé doit correspondre une note finale pour effectuer ce pré-classement qui comprend :

> Les éléments quantitatifs et leurs pondérations (Brique 1)

> L’élément fiche avenir transformé en note et sa pondération (brique 2)

> La ou les notes recruteurs (appréciations, projet de formation motivé) et leurs pondérations (brique 3)

La Commission d’examen des vœux garde toujours la main pour faire les derniers ajustements et modifier le classement.

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LA PROTECTION DU SECRET DES DELIBERATIONS

Afin de garantir la nécessaire protection du secret des délibérations des équipes pédagogiques chargées de l’examen des candidatures (art L612-3), la loi ORE prévoit que les obligations en matière de communication des traitements algorithmiques des données personnelles (L 311-3-1 et L 312-1-3 du code des relations entre le public et l’administration) sont réputées satisfaites dès lors que les candidats sont informés de la possibilité d’obtenir, s’ils en font la demande, la communication des informations relatives aux critères et modalités d’examen de leurs candidatures ainsi que des motifs pédagogiques qui ont justifié la décision prise.

Des notifications de fin de procédure sont, à cet effet, affichées dans le dossier des candidats n’ayant pu être admis.

Le candidat a un droit individuel de communication mis en œuvre par Parcoursup

Article D612-1-14 :

VIII. Les informations relatives aux critères et modalités d'examen de leur candidature ainsi que les motifs pédagogiques qui justifient la décision prise sont communiqués par le chef d'établissement aux candidats qui lui en font la demande dans le délai d'un mois qui suit la notification de la décision de refus.

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NOTIFICATIONS EN CAS DE RÉPONSES NÉGATIVES

Pour tout candidat non classé par une formation sélective, un courrier de notification de refus d’admission sera généré par Parcoursup et affiché au candidats le 15 mai à l’ouverture de la plateforme.

Ce courrier notifie que le candidat peut télécharger le document qui est signé par le chef d’établissement (président, directeur, etc…) de l’établissement X, selon les données paramétrées par l’établissement.

Il mentionne : > qu’il a confirmé un vœu d’inscription pour la formation de [Nom de la formation] dispensée par [Nom de

l’établissement].

> qu’après un examen attentif de son dossier, sa candidature n’a pas été retenue.

> qu’il a la possibilité, dans un délai d’un mois à compter de la réception du présent courrier, de solliciter à l’adresse suivante ([adresse donnée par l’établissement lors du paramétrage]) les informations relatives aux critères et modalités d'examen de sa candidature ainsi que les motifs pédagogiques qui justifient la décision prise.

> que la présente décision peut faire l’objet d’un recours contentieux devant le tribunal administratif territorialement compétent dans un délai de deux mois à compter de la date de sa notification.

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L’OUTIL D’AIDE A LA DECISION

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GRANDS PRINCIPES

Ne pas utiliser l’Outil d’Aide à la Décision ne dispense pas la Commission d’Examen des vœux de conserver le processus complet du traitement des données personnelles des candidats, en vue de répondre aux demandes exprimées par ces derniers, en application de l’article D612-1-14 du code de l’éducation.

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LA COMPOSITION DE LA NOTE FINALE

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Note bulletins et épreuves

bac

Note fiche AVENIR

Note qualitative

Note finale

Quelles notes prendre en compte ? - Notes des bulletins

- Notes du baccalauréat

Quelle conversion des cases à cocher

en note ? Quel poids de chaque item ?

Quels éléments qualitatifs prendre

en compte ? PFM, appréciations ,

centres d’intérêt, entretien …

Brique n° 1 Brique n° 2 Brique n° 3

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BRIQUE N° 1 : ÉLÉMENTS QUANTITATIFS

>Les données accessibles pour les pondérations : • Les notes de 1ère et de terminale

• Les notes des épreuves anticipées au baccalauréat

• Les notes du baccalauréat pour les candidats en réorientation

• Les éventuelles modulations basées sur la concordance entre la série du bac et la qualité des profils recherchés

>ATTENTION : le choix des pondérations doit être fait pour chaque série de baccalauréat « codifiée » nationalement

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Exemple : choix de coefficients sur les notes des bulletins de la série ES

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Le résultat de la Brique n°1 peut être modulé pour l’ensemble d’une série du bac. Ex : Ici la CEV décide d’ajouter 2 points à toutes les moyennes de la série S et 1 point aux séries ES, L et ST2S) => ce n’est qu’un exemple et la modulation est facultative !

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• Créer et paramétrer UNIQUEMENT pour les séries de bac codifiées des moyennes intermédiaires (relatives à la brique n°1 ) qui prennent en compte les notes des bulletins

• Série par série le cas échéant


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ETAPE 1 : ajouter sur une série de bac une moyenne et la nommer

Saisir le nom que l’on souhaite donner à cette

moyenne Ex : Bulletins de Première

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EXEMPLE

Note manquante signalée comptera dans le nombre de notes manquantes lors des calculs

Les notes manquantes et leurs coefficients sont neutralisées.


ETAPE 2 : Choisir les matières en fonction des éléments pris en compte pour l’examen des vœux

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Un exemple : création de 3 moyennes sur les bulletins et les épreuves anticipées du baccalauréat pour la série S

On a créé trois moyennes

intermédiaires


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Objectif : ajouter des points de bonification à TOUS les dossiers d’une série

relativement à un critère Soit une note dans une matière des bulletins

Soit une note dans une matière du bac


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Rôle renforcé du 2e conseil de classe de terminale • Examine les vœux de chaque élève avec bienveillance et confiance dans le

potentiel de chacun. Il examine, si l’élève l’a finalisé, le projet de formation motivé ;

• Pour chaque vœu saisi par l’élève sur Parcoursup : les professeurs peuvent formuler une appréciation, le professeur principal donne un avis sur des compétences transversales et le proviseur donne un avis sur la capacité à réussir de l'élève via une fiche Avenir transmise par la plateforme à chaque établissement dispensant une formation d’enseignement supérieur choisie par l’élève ;

• La fiche Avenir associée à chaque vœu est consultable par les élèves et leurs familles sur parcoursup.fr à partir du 15 mai.

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Elle comprend : • les notes de l’élève (moyennes de terminale, appréciation des professeurs par discipline, positionnement

dans la classe) • Les appréciations du professeur principal • l’avis du chef d’établissement

BRIQUE N° 2 : LA FICHE AVENIR (QUALITATIF)

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> L’élément qualitatif « fiche avenir » : décider des valeurs à affecter à chaque item et de son poids dans le score total de la fiche avenir.

Exemple :

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L’évaluation de l’engagement citoyen se traduit par une réponse oui/non

(oui) (non)

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Objectif : transformer les éléments qualitatifs de la fiche Avenir en une valeur

Attribuer à chaque modalité de réponse une valeur comprise entre 0 et 20

Attribuer à chaque élément qualitatif d’appréciation d’un élève un coefficient de pondération


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Saisir les coefficients de pondération souhaités pour chaque élément


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BRIQUE N° 3 : LES ELEMENTS QUALITATIFS

BRIQUE 3

>C’est le rôle essentiel de la Commission d’Examen des Vœux

>S’entendre sur une lecture et une évaluation objective des dossiers

>Les éléments qualitatifs nécessitant une lecture individuelle : • Le projet de formation motivé,

• Les appréciations sur les bulletins,

• Activités / Centres d’intérêts

• La fiche de suivi pour les étudiants en réorientation, le cas échéant

• L’attestation produite par une formation préparatoire aux IFSI, le cas échéant

• Les entretiens le cas échéant

• Les langues vivantes

>Mise en place d’un ou plusieurs éléments à examiner

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• plusieurs éléments à examiner par formation peuvent être créés

• saisie possible d’un élément à examiner pour l’ensemble des formations d’un établissement


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Renseigner les notes relatives aux éléments à examiner Saisie possible dossier par dossier ou par import de fichier Des instructions sont fournies à cet effet


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BRIQUE N° 3 : LES ELEMENTS QUALITATIFS CAS PARTICULIER DES LANGUES VIVANTES

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LA NOTE FINALE

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Brique n° 1

Brique n° 2

Brique n° 3

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Au préalable : Avoir déterminé tous les éléments qui doivent entrer dans la composition de cette note finale On a toutes les briques qui vont composer la note finale Objectif : Attribuer des coefficients à chacun de ces éléments

LA NOTE FINALE

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Fixer les coefficients de pondération de chaque brique

LA NOTE FINALE

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LANCER LES CALCULS

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Constat : Les premiers dossiers présentés dans la restitution des calculs sont ceux

sans note finale

Contrainte : tous les dossiers doivent avoir une note finale

ABSENCE DE NOTE FINALE

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DONNER MANUELLEMENT UNE NOTE FINALE

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A B C D E F G H I J K

ANALYSER LES RESULTATS

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LES MARQUEURS

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Au préalable : avoir lancé les calculs + avoir une note pour chaque dossier Verrouiller les modifications Départager les ex aequo Classement terminé !

GÉNÉRER LE CLASSEMENT FINAL

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DEPARTAGER LES EX-AEQUOS

Lors de la génération du classement définitif, l’application contrôle qu’il n’y ait pas de candidats ex-aequo. S’il y en a, la liste est affichée à l’écran. • Manuellement après analyse de chaque dossier ; • Avec l’appui de la fonctionnalité « Départager les ex-aequo en prenant en compte une

matière ». Il ne peut y avoir sur Parcoursup d’ex aequo départagés par tirage au sort.

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DEPARTAGER LES EX-AEQUOS

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CONSULTATION DU CLASSEMENT

1/ Tout classement généré dans Parcoursup via l’outil d’aide à la décision est

récupérable en fichier Excel via la rubrique « Récupération de fichier » de l’onglet

« Candidatures ».

2/ Tout classement intégré dans Parcoursup par génération via l’outil d’aide à la

décision est consultable dans la rubrique « Classement en ligne » de l’onglet

« Candidatures » en cliquant sur « Sélectionner » au niveau de la formation ad-

hoc.

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LA PHASE D’ADMISSION

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LES RÉPONSES DES FORMATIONS (EFTS ET IFSI)

Le 15 mai, les lycéens reçoivent une réponse de la part des formations pour chaque vœu et chaque sous-vœu formulé :

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OUI et Proposition d’admission

OUI ou OUI-SI et En attente d’une place

ou Il accepte la proposition ou y renonce

Réponse donnée au futur étudiant

Non

ou

Choix du futur étudiant

Il maintient le vœu en attente ou y renonce

OUI-SI et Proposition d’admission

ou

oui – si : le lycéen se voit proposer un parcours de formation personnalisé pour se renforcer dans les compétences attendues et se donner toutes les chances de réussir

Il accepte la proposition ou y renonce

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COMMENT LE CANDIDAT RÉPOND AUX PROPOSITIONS REÇUES (1/4)

> Quand une proposition d’admission est reçue, le candidat est prévenu :

• par mail dans sa messagerie personnelle (rappel : une adresse mail valide et régulièrement consultée et un numéro de portable sont demandés au moment de l’inscription Parcoursup)

• par notification sur l’application Parcoursup préalablement installée sur son portable

• Par SMS

• dans la messagerie intégrée au dossier candidat sur Parcoursup

> L’application Parcoursup:

• Permet de recevoir sur son portable toutes les notifications

et alertes durant la procédure

• Elle est téléchargeable sur et

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Info : les parents seront également prévenus lorsqu’ils ont renseigné leur adresse mail / dossier candidat / profil

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> Les délais à respecter pour accepter (ou refuser) une proposition d’admission :

• Entre le 15 et le 19 mai : le candidat a 5 jours pour répondre (J+4)

• À partir du 20 mai : le candidat a 3 jours pour répondre (J+2)

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Exemple : le candidat reçoit une proposition d’admission le 18 mai 2019 : il peut accepter ou renoncer à cette proposition jusqu’au 22 mai 2019 inclus

Exemple : il reçoit une proposition d’admission le 5 juillet 2019, il peut accepter ou renoncer à cette proposition jusqu’au 7 juillet 2019 inclus Exemple : il reçoit une proposition d’admission le 16 juin 2019, donc 1 jour avant les épreuves du baccalauréat, il peut accepter ou renoncer à cette proposition jusqu’au 26 juin 2019 inclus (1 jour avant les épreuves, 8 jours de suspension du délai pendant les épreuves et 2 jours après).

Les dates limites pour accepter ou refuser une proposition sont affichées en face de chacune, dans le dossier candidat

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> Le lycéen reçoit une seule proposition d’admission et il a des vœux en attente

• Il accepte la proposition (ou y renonce) • S’il souhaite maintenir ses vœux en attente, il doit l’indiquer sur Parcoursup. S’il

ne fait rien après avoir accepté une proposition, cela signifie qu’il renonce à ses vœux en attente et ils sont supprimés automatiquement

• Il consulte les modalités d’inscription administrative de la formation acceptée

> Le lycéen reçoit plusieurs propositions d’admission et il a des vœux en attente

• Il doit faire un choix en acceptant une seule proposition et ce faisant renoncer aux autres qu’il a reçues pour ne pas monopoliser les places

• S’il souhaite maintenir ses vœux en attente, il doit l’indiquer sur Parcoursup. S’il ne fait rien après avoir accepté une proposition, cela signifie qu’il renonce à ses vœux en attente et ils sont supprimés automatiquement

• Il consulte les modalités d’inscription administrative de la formation acceptée

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> Le lycéen ne reçoit que des réponses « en attente » • des places vont se libérer au fur et à mesure que les autres candidats

vont renoncer à leurs propositions

> Le lycéen ne reçoit que des réponses négatives (dans le cas où il n’a formulé que des vœux pour des formations sélectives) • dès le 15 mai, il peut demander un conseil ou un accompagnement,

individuel ou collectif, dans son lycée ou dans un CIO pour envisager d’autres choix de formation et formuler des nouveaux vœux en phase complémentaire dès le 25 juin.

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L’élève reçoit une réponse de la formation

demandée selon les critères pédagogiques

de celle-ci

Il reçoit également un avis de sa situation

L’élève a connaissance de sa position sur la liste

d’attente

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PHASE D’ADMISSION : L’AFFICHAGE CANDIDAT

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PHASE D’ADMISSION : LES 3 POINTS D’ÉTAPE (1/2)

Les points d’étape permettent un échange entre les candidats et la plateforme, afin de connaitre leur situation et de pouvoir connaître l’évolution de leur choix d’orientation et de solliciter un accompagnement le cas échéant.

> 2 points d’étape pour confirmer ses choix :

> Point d’étape 1 : 25 juin (jusqu’au 27 juin 2019)

> Point d’étape 2 : 6 juillet (jusqu’au 8 juillet 2019)

Pour ces deux points d’étape :

Les candidats « en attente » sur tous leurs vœux : ils doivent indiquer les vœux « en attente » qu’ils souhaitent maintenir dans leur dossier.

Les candidats qui ont déjà accepté une proposition en maintenant un ou des vœux en attente : ils doivent confirmer la proposition acceptée et indiquer les vœux « en attente » qu’ils souhaitent maintenir dans leur dossier.

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Les candidats qui, avant l’un de ces deux points d’étape, ont déjà accepté définitivement une proposition d’admission ne sont pas concernés.

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PHASE D’ADMISSION : LES 3 POINTS D’ÉTAPE (2/2)

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Les points d’étape permettent un échange entre les candidats et la plateforme, afin de connaitre leur situation et de pouvoir connaître l’évolution de leur choix d’orientation.

> 1 point d’étape pour confirmer son choix d’inscription :

> Point d’étape 3 : du 17 au 19 juillet 2019

Les candidats qui ont accepté une proposition mais ont maintenu un/des vœu(x) en attente devront, dans la période définie, confirmer leur choix d’inscription dans la formation acceptée.

Les candidats qui, avant ce point d’étape, ont déjà accepté définitivement une proposition d’admission ne sont pas concernés par celui-ci.

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INSCRIPTION DANS SON ÉTABLISSEMENT D’ACCUEIL

Après avoir accepté la proposition d’admission de son choix, le futur étudiant doit effectuer son inscription administrative dans l’établissement qu’il va intégrer :

• Jusqu’au 19 juillet, s’il a accepté définitivement la proposition d’admission avant le 15 juillet

• Jusqu’au 27 août, s’il a accepté et confirmé la proposition d’admission après le 15 juillet

Les formalités d’inscription sont propres à chaque établissement : • Les modalités d’inscription sont indiquées par l’établissement dans le dossier

candidat sur Parcoursup

• Si le futur étudiant s’inscrit dans un établissement proposant des formations en dehors de Parcoursup, il doit obligatoirement télécharger sur la plateforme une attestation de désinscription ou de non inscription sur Parcoursup.

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