jci local guide (1)

Edition Officielle JCI

Guides d’Action Locale JCI Les Guides JCI pour l’Administration Locale

Version 1.1

Formation JCI

Guides d’Action Locale JCI

Mission JCI “Offrir des opportunités de développement aux jeunes en leur donnant la capacité de créer des changements positifs.” Vision JCI

“Etre le principal réseau mondial de jeunes citoyens actifs.”

A propos de JCI JCI est une communauté à caractère mondial regroupant les jeunes citoyens actifs de 18 à 40 ans qui croient que pour créer un changement positif, nous devons entreprendre une action collective afin d’améliorer nos capacités et le monde autour de nous. Avec plus de 5.000 Organisations Locales réparties dans plus de 115 pays et territoires, JCI forme un réseau international impressionnant de près de 200.000 membres. Engagés dans des activités relatives au développement de la communauté et aux projets internationaux, les membres font montre de leur responsabilité sociale et améliorent leurs capacités à travers la participation, le leadership et l’action. Les citoyens JCI répartis dans le monde s’engagent à devenir des meilleurs leaders, afin de construire un meilleur avenir pour tous. © Copyright par JCI : Tous droits réservés. Cette publication ou aucune partie de cette publication ne doit être traduite dans aucune autre langue sans l’autorisation dûment écrite du Secrétaire Général JCI. Publiée par Jeune Chambre Internationale (JCI), Inc. 15645 Olive Boulevard – Chesterfield, MO 63017, USA Tel: +1-636-449-3100 Appel gratuit (à partir des USA seulement): 1-800-905-5499 Fax: +1-636-449-3107 E-mail: [email protected] - Siteweb: www.jci.cc

Guides d’Action locale JCI Les Guides d’Action Locale JCI sont une série de brèves avec des propositions claires et précises sur des sujets qui traitent du leadership et de l’administration de l’Organisation Locale JCI. Elles peuvent être utilisées pour les cours de formation et aussi peuvent être imprimées et envoyées séparément aux officiers pour une référence rapide sur leurs responsabilités. Sommaire A propos du membre Le Membre Individuel Recrutement du Membre Participation du Membre Rétention du Membre Démarrer une Nouvelle Organisation Locale Officiers Le Comité Directeur Local Président Local Président Local sortant Vice-Président Exécutif Local Vice-Président Local Secrétaire Local Trésorier Local Directeur Local Administration et Gestion Structure Administrative Locale Constitution Locale et Règlements Planification Stratégique Locale Plan d’Action Local Budget et Sponsoring Protocol Local Marketing et Communications Plan Marketing Communications Internes Communications Externes Administration du Site web Réunions Planification des Réunions Réunions Locales Présider des Réunions Procédures Parlementaires Brainstorming Projets Processus Locale de Planification de Projet Plan d’Action Projet

JCI Local Action Guides GUIDE D’ACTION LOCAL JCI

Pour remplir sa mission, la JCI compte sur des centaines de milliers de membres à travers le monde. Chaque membre individuel est un pilier sur lequel repose la mission des Organisations. Chaque membre est l'atout le plus précieux de l'Organisation, et tu as un rôle important à jouer dans la réussite de l'Organisation. Le but ultime de la JCI est d'offrir aux individus la possibilité de créer des changements positifs dans leurs communautés. Ce faisant, les individus améliorent également leurs capacités. Ta qualité de membre JCI te permettra de développer en toi tes propres capacités. Il peut constituer le moyen pour le développement total de ta personnalité, et de nouveaux horizons s'ouvriront à toi. En tant que membre, tu apprendras tellement à faire plus que tu le ne faisais dans d'autres associations. Au moment opportun de ta vie, saisis l'opportunité de devenir une quelqu’ ayant des compétences réelles et variées, et surtout, deviens un citoyen actif qui contribuera à créer un changement positif dans ta communauté.

Le Membre Individuel

RESPONSABILITES Les membres JCI partagent ensemble les mêmes valeurs. Un membre JCI doit s'efforcer d'être un reflet fidèle des valeurs de la JCI. En tant que membre JCI, tu dois avoir trois objectifs : 1. Devenir le meilleur membre de ton Organisation Locale 2. Rendre ta Locale la meilleure Organisation de la Jeune Chambre

Internationale 3. En tant que membre dévoué, tu dois aider ton Organisation Locale à faire

de ta localité la meilleure communauté locale du monde En remplissant ces objectifs, tu n’as pas des responsabilités particulières ou Constitutionnelles comme celles des officiers ou membres du Comité Directeur, mais tes responsabilités n’en sont pas moins réelles. Ci-joint quelques exemples. Sois actif Une affiliation à la Jeune Chambre est différente de celle des autres organisations. L’affiliation à la Jeune Chambre offre tellement d’avantages à ses membres : une formation pour acquérir un vrai savoir-faire, le développement de capacités, une reconnaissance dans la communauté et la satisfaction d’une implication réelle dans les programmes qui apporteront un bénéfice durable aux autres. Cependant ces bénéfices n’existent que pour un membre actif, celui qui participe à toutes les réunions et qui travaille dur sur tous les projets assignés. Sois engagé Pas de place pour le bon membre qui ne s’engage qu’à moitié. Le mouvement JCI a une philosophie, des objectifs et une finalité assignés dans la Mission JCI. Il demande à ses membres un engagement envers ses idéaux, il exige un dévouement envers un travail ardu et appelle à une compréhension en profondeur des problèmes que rencontrent les gens. Si tu es prêt à prendre cet engagement, tu seras un membre d’une grande valeur dans ton Organisation Locale. Sois un collaborateur Nombreux sont les membres Jeune Chambre qui débordent de bonnes idées, qui ont le sens de la réflexion et qui pourraient jouer un rôle utile dans le processus de prise de décision. Malheureusement, ils demeurent généralement silencieux au cours des réunions, peut-être par timidité ou par peur d’énoncer des idées ridicules. Et c’est ainsi que bien souvent les vraies bonnes idées surgissent après que la décision ait été prise. Ton Organisation Locale a besoin de ton apport. Acquiers le talent de savoir parler en public, pense soigneusement à tes idées et présente un argument bien raisonné pour soutenir ton point de vue. Sois prêt à rencontrer un désaccord et à accepter tous les bons commentaires qui y découleront. Aspire à devenir un membre qu’on écoute et dont les idées sont appréciées à leur juste valeur. Sois efficace L’efficacité est une des clés du progrès. Quelle que soit la tâche qui t’incombe, il est important que tu comprennes ce que tu as à faire, que tu participes pleinement avec les autres membres et que tu joues ta partition dans la mesure de tes capacités.

JCI Local Action Guides

GUIDE D’ACTION LOCAL JCI : Le membre individuel

N’aies pas peur de demander si tu ne comprends pas. N’hésite pas à rechercher de l’aide si tu penses que c’est nécessaire. Dans le mouvement Jeune Chambre, il n’y a pas de poste qui soit plus important que tous les autres et chaque membre est un chaînon de la grande chaîne des réalisations humaines. L’Organisation a besoin du membre simple qui accomplit consciencieusement ses tâches. Sois fiable Le membre sur qui on peut compter en tous temps, celui à qui les autres peuvent avoir recours, et bien ce membre ira tout droit au sommet. La plupart des activités de la Jeune Chambre demande un travail d’équipe et il n’appartient qu’à toi d’y apporter ta contribution et faire ce qu’on attend de toi. Cependant, ne déborde pas d’enthousiasme au point de vouloir en faire beaucoup plus que le temps dont tu disposes. Avoir trop à faire est aussi négatif que de ne rien faire du tout. Le résultat est le même.

RECOMMANDATIONS Il est important que tu apprennes tout ce que tu peux sur la Jeune Chambre, ce n’est qu’ainsi que tu pourras y participer à fond. Renseignes-toi sur l’historique de ton Organisation Locale, ton Organisation Nationale et celle de la Jeune Chambre Internationale ; apprends tout ce que tu peux sur les dernières actions et les projets récents. Savoir ce qui a été accompli dans le passé te donnera non seulement des idées mais te permettra aussi de profiter de l’expérience des autres et d’identifier les pièges à éviter. Etudie la constitution de ton Organisation Locale, sa structure et son fonctionnement. Participe au plus grand nombre possible de rencontres régionales, nationales et internationales ; tu apprendras non seulement ce qui se passe à tous ces niveaux mais tu pourras aussi partager des expériences avec les nombreux amis membres. Et par-dessus tout, profite de chaque opportunité pour acquérir des connaissances nouvelles et d’approfondir ce que tu as déjà acquis. Utilise Ta Locale est une Organisation de développement individuel et tu en tireras un bénéfice immense en profitant des cours de formation qui traitent du développement personnel, le leadership, le management et formation en vue d’acquérir les compétences. Cependant, la vraie connaissance est mise en évidence dès qu’on la met en application dans des circonstances réelles, c’est ainsi que tu vas acquérir de l’expérience et de la connaissance immense.

Le mouvement Jeune Chambre est unique en ce sens qu’il permet à ses membres le luxe d’apprendre à partir de leurs erreurs et donc n’aies pas peur de t’attaquer à quelque chose de nouveau. Même si tu n’obtiens pas le résultat escompté, tu en tireras un avantage personnel durable lorsque tu appliqueras ce que tu as appris à ton travail ou à ta vie privée. Organise Etre membre de la Jeune Chambre n’est pas vraiment une activité à temps perdu. En fait être un membre actif dans une bonne Organisation Locale peut exiger beaucoup de ton temps et de tes talents. Tu dois savoir t’organiser pour accorder toute l’attention que te demande ta famille, ton travail et ta carrière à la Jeune Chambre. Il serait sage de faire participer ta famille et ton employeur ou tes associés à tes activités Jeune Chambre. Ils verront le bon travail que tu accomplis et les avantages que tu en tires. Va de l’avant En raison de ses grandes exigences, ta période d’activité au sein de la Jeune Chambre serait relativement courte. Une fois que tu sauras de quoi il en est, évalue le temps que tu peux accorder à la Jeune Chambre et fixe toi un objectif personnel, que ce soit devenir Président de ton Organisation Locale ou Nationale ou Président de la Jeune Chambre Internationale. Pense à tes étapes sur la voie de l’accomplissement et en mettant en pratique tout ce que tu as appris, vise très haut. Et n’oublie jamais que la fin de ta carrière à la Jeune Chambre ne serait qu’un début - le début de ton engagement personnel aux fins de créer un changement positif dans ta communauté et dans ton pays. Sois un bon membre de la Jeune Chambre aujourd’hui et tu pourras être un leader remarquable demain.

RESUME Lorsque tu transforme les problèmes en défis que surmontes, lorsque tu te fixes des objectifs que tu réalises et lorsque tu associes les talents que tu possèdes maintenant à ceux que tu vas acquérir, tu obtiendras un développement personnel qui te donnera une nouvelle dimension et un nouvel art de vivre. Considère la pensée de Thomas Wolfe: " Si un homme a du talent et n’en fait pas usage, il a échoué ; s’il a du talent et ne l’utilise qu’à moitié, il a échoué partiellement ; s’il a du talent et apprends à l’utiliser pleinement, il aura glorieusement réussi et éprouvera une satisfaction et un triomphe que bien peu connaitront."

© 2009 Junior Chamber International (JCI) Inc. All rights reserved. 15645 Olive Blvd. Chesterfield, MO 63017, USA Tel: +1-636-4493100 • Fax: +1-636-4493107 • www.jci.cc

JCI Local Action Guides LE PLAN DE RECRUTEMENT Un Comité de Recrutement des Membres sous la direction d’un vice-président doit être formé avec les responsabilités suivantes : 1. Établir des objectifs de recrutement réalistes

Déterminer le nombre de membres qui peuvent composer la structure actuelle et qui peuvent être absorbés par les activités actuelles. Tenir compte des membres qui peuvent quitter la Jeune Chambre pour plusieurs raisons, telles que l’âge, l’emploi, le manque d’intérêt, le déplacement, etc.

2. Déterminer la proposition à offrir

Vise l’objectif de l’Organisation Locale JCI et décide quel type d’opportunités de développement qui ouvrent de nouveaux horizons aux jeunes gens de l’Organisation Locale et ce que celle-ci offre aux membres.

Evalue tes activités aujourd’hui et ce dont on aurait besoin pour réaliser les objectifs des membres qui désirent avoir des opportunités de développement

3. Déterminer quand vous pouvez exécuter

La pire des choses qui pourrait arriver est d’inviter de nouveaux membres et quand ils seront affiliés, que l’Organisation Locale ne soit à même d’avoir des activités déjà planifiées. Assure-toi que tout soit planifié avant l’affiliation des nouveaux membres.

4. Déterminer le contenu du message de recrutement

Sois prêt à raconter l’histoire de la Jeune Chambre avec ardeur et enthousiasme aux membres potentiels que vous invitez. Assures-toi que ce message est réel et reflète les objectifs de l’Organisation Locale JCI.

LE MEMBRE JEUNE CHAMBRE IDEAL Sélectionner les membres qui ont le profile Jeune Chambre n’est pas une tâche facile. Cela demande une enquête et analyse approfondies des comportements et actes des jeunes gens. Lorsque vous recherchez le profil d’un membre, considérez les aspects suivants : 1. Remplir les valeurs et principes

Cherchez des jeunes gens qui démontrent une passion pour les valeurs et principes établis dans la déclaration des principes de la Jeune Chambre.

2. Aspirer à se développer et à améliorer constamment ses capacités

Cherchez des jeunes gens qui aspirent constamment à développer leurs propres capacités, de nouvelles expériences et connaissances.

3. Avoir la volonté d’aider autrui

Cherchez des jeunes gens qui veulent servir la communauté et qui appartiennent à d’autres jeunes associations.

4. Etre actif dans d’autres associations

GUIDE D’ACTION LOCAL JCI

Par rapport à la Mission Jeune Chambre, les Organisations Locales JCI existent pour offrir aux jeunes gens des opportunités. Ainsi, elles doivent continuer par recruter les jeunes citoyens actifs, afin qu’ils puissent tirer profit des opportunités qui leur donnent la capacité de créer un changement positif dans leurs communautés. Les Organisations Locales qui ont toujours du succès ont une stratégie claire de recrutement et ne se lassent jamais dans leurs efforts de recruter des jeunes gens. Pour peu qu’il soit, la vie n’est qu’un jeu de nombres. Plus les jeunes deviennent membres de l’Organisation Locale, plus l’impact dans ta communauté devient grand ; ainsi donc il te sera plus facile de créer un changement positif. Une Organisation Locale a besoin de recruter continuellement de nouveaux membres, afin d’avoir de nouvelles idées, remplacer les autres qui sont appelés à de postes supérieurs ou qui quittent l’Organisation pour des raisons de limite d’âge ou encore qui deviennent leaders dans leur communauté.

Recrutement des membres


GUIDE D’ACTION LOCAL JCI : Recrutement des membres

Cherchez des jeunes gens qui sont actifs dans d’autres clubs, associations et organisations.

5. Avoir un profil potentiel de leader

Cherchez des jeunes gens qui dirigent d’autres associations ou qui sont toujours au devant des questions relatives à la communauté.

6. Disposer du temps et des ressources pour être

un membre actif

Cherchez des jeunes gens qui s’engagent dans des activités volontaires, clubs culturels, sport, autres associations.

ATTIRER DE NOUVEAUX MEMBRES Dès lors que nous savons qui ils sont et où ils sont, nous devons décider quoi démontrer afin d’attirer leur attention. 1. Les membres potentiels doivent être les

utilisateurs finaux des activités

Planifie une série d’activités ou de projets par lesquels le marché cible constitue l’utilisateur final du produit. Organise des événements publiques, des forums d’affaires, prends avec toi des stand dans les foires commerciales de sorte à promouvoir tes associations et ses activités, invite les leaders des communautés aux réunions pour discuter de l’amélioration de la ville, etc., qui impliquera le marché cible. Crée des activités qui pourraient les attirer à participer aux réunions. Quel que soit ce que tu organises, tes activités doivent s’aligner sur la Mission de l’Organisation et doivent offrir des opportunités qui permettent à tes membres de créer un changement positif dans ta communauté.

2. Les membres potentiels doivent tirer profit des

projets

De même, organise des projets ou des activités de sorte que le marché cible puisse en tirer directement profit. Les cours de développement de carrière, les réunions spéciales avec les experts et d’autres événements relatifs apporteront des avantages directs au marché cible. Découvre ce qu’ils cherchent et donne-leur la solution.

3. Associe les membres potentiels à l’organisation des

activités

Si tu as déjà quelques potentiels en vue, inclue-les dans l’organisation des ces événements. L’implication peut être individuelle, ou bien tu peux inviter une autre organisation ou association puis associer les potentiels a aider dans l’organisation des événements. Ceci permettra aux membres actuels d’interagir avec les membres potentiels

Bien sûr, assure-toi de présenter ton Organisation de la meilleure manière possible en planifiant soigneusement et en mettant en œuvre le projet de manière professionnellement.

RESUME Si l’Organisation Locale jouit d’une bonne image dans la communauté et exécute des projets qui visent les membres potentiels, dans la plupart des cas ils manifestent le désir d’y participer quand ils sont invités. En ce qui concerne l’âge moyen des membres actuels, il ne serait pas sage de recruter de nouveaux membres qui ne sont pas proches de cette moyenne. Bien évidemment, de nouveaux membres seront toujours plus jeunes que l’âge moyen des membres actuels ; cependant, l’écart entre les générations ne devrait pas être trop grand. Si l’âge moyen actuel est trop important, prenez des mesures de sorte à le rabaisser progressivement. Un changement drastique pourrait avoir des conséquences fâcheuses sur l’affiliation.


JCI Local Action Guides RESPONSABILITES Deux groupes distincts sont responsables du nouveau membre : les leaders de l'Organisation Locale et tous les autres membres de la Locale. Voici quelques suggestions sur ce que les deux groupes peuvent faire pour s'assurer que le membre soit placé dans une condition favorable pour se développer personnellement et devenir un membre de qualité. 1. Orientation – Organiser une séance d'orientation pour un petit groupe

de nouveaux membres. Organiser immédiatement la séance juste après l'affiliation du membre. Il est recommandé qu’un seul membre devienne affilié après avoir subi une séance d’orientation pour s’assurer qu’il a compris les objectifs, la Vision et les valeurs de l’Organisation.

2. Parrain/Mentor. Confier à un membre actif et expérimenté la

responsabilité de veiller aux besoins du nouveau membre 3. Participation familiale. S'assurer que le nouveau membre explique à

son conjoint ce que représente l'Organisation et ce que sont les activités, et encourage très tôt sa famille à y participer.

4. Recherche des centres d'intérêt des membres. Cela peut être

réalisé à l'aide d'un questionnaire écrit ou d'un entretien oral, ce qui a généralement lieu pendant la séance d'orientation ou au cours des premiers mois. Enregistrez les résultats dans le fichier de l'effectif et mettez-le à jour régulièrement, surtout en ce qui concerne les nouveaux membres.

5. Plan de Progrès Personnels. Utiliser le Guide d’Action Local du

membre individuel, préparez un Plan des Progrès Personnels pour le nouveau membre et révisez-le régulièrement.

6. Projet du Nouveau Membre. Organiser des Cours de formation de

projets des Nouveaux Membres à la Jeune Chambre. Le nouveau membre mènera une enquête sur les besoins de la communauté, choisira un projet à entreprendre et sélectionnera un projet qui sera mis en œuvre par les nouveaux membres. Si une autre orientation est utilisée, s’assurer que les nouveaux membres organisent un court projet de portée limitée. Cela sera une façon de faire reconnaître ses mérites par l'Organisation Locale et lui donnera la possibilité de faire l'expérience d'un projet et de le mener à terme.

7. Formation de Base. Il faut enseigner à tous les nouveaux membres

les techniques de base suivantes (autres que celles enseignées dans le programme d'orientation) : procédures parlementaires pour rencontrer des participants ; art oratoire, planification de projet ; techniques de présentation de rapports et protocole de base.

8. Séances de Formation. En plus des instructions contenues dans le

programme d'orientation et dans le programme de formation de base, le nouveau membre parvient à connaître et à tirer profit des techniques offertes par la Jeune Chambre à toute personne intéressée et enthousiaste. Les cours de formation appropriés pour les nouveaux membres sont disponibles sur le site web de la Jeune Chambre.

9. Encouragements et Récompenses. Avoir un programme

d'encouragements pour les nouveaux membres afin de les récompenser de leur participation aux réunions et aux projets.


Le nouveau membre est comme son nom l’indique : nouveau ! Il ou elle ne connait pas encore l’énorme potentiel de la Jeune Chambre, ses philosophies, ses objectifs et ses réalisations. Il ne comprendra pas non plus complètement pendant quelque temps le rôle qu’il a à jouer au sein de l’Organisation. Le nouveau membre doit encore découvrir ce que son Organisation Locale, qui est nouvelle pour lui, a accompli, est en train d’accomplir et doit accomplir dans l’avenir. Cela semble être une liste de handicapes. Au contraire, le nouveau membre a trois atouts formidables à son actif : curiosité, enthousiasme et énergie. Si l’Organisation Locale satisfait la curiosité par le matériel et les réponses, si elle encourage l’enthousiasme par la gestion efficace et de bons projets et exploite l’énergie par des défis et des activités utiles, le nouveau membre pourrait rester aussi longtemps que possible et deviendra un excellent citoyen actif et leader du futur.

Participation des Membres


GUIDE D’ACTION LOCAL JCI: Participation des membres

Cependant, que le programme d’encouragement ne soit pas le seul moyen de motivation pour la participation des membres. La Mission de l’Organisation doit être en tout temps le moteur derrière la participation du membre.

10. Contacts Publics. Laisser le nouveau membre se

présenter lui-même à l’Assemblée Générale des membres afin de se mettre en confiance. Ceci est généralement le début d’une longue et passionnante carrière à la Jeune Chambre et bon nombre de nouveaux membres se souviendront toujours de leur première présentation à l’Assemblée Générale. Ce serait une Assemblée Générale. Ce serait une expérience incroyable pour d’autres. Sois le bon coach qui sert d’exemple pour les membres.

11. Responsabilité de l'Organisation Locale. Dès

que possible, nommer le nouveau membre dans un Comité de projet, afin qu'il ou elle ait le sentiment de faire partie de l'équipe et qu'il ou elle ait l'opportunité de faire son apprentissage par la pratique.

12. Littérature et Documents. Il est très important de

donner au nouveau membre un Dossier complet pour Nouveau Membre, lui expliquant le fonctionnement de l'Organisation, ainsi que les avantages offerts aux membres. Cela permettra au nouveau membre d’apprendre en faisant.

RECOMMANDATIONS 1. L'Organisation Locale doit bien comprendre les

aspirations du nouveau membre. Celui-ci veut

appartenir à l'Organisation, accomplir quelque chose, être accepté, jouir des avantages offerts aux membres, diriger et être dirigé, être actif et, de temps à autre, voir ses mérites reconnus.

2. Il faut donner au membre l’occasion de participer à

des activités de qualité, l’opportunité de faire participer sa famille, de bonnes raisons de consacrer son temps, son argent et son énergie, une chance de diriger, l’opportunité d’améliorer ses capacités et de participer aux activités communautaires, de hauts standards de performance et des amitiés durables.

3. Motiver le nouveau membre à assister aux

réunions, à s'exprimer oralement lors des réunions, à partager ses idées et ses aspirations avec d'autres membres, et à apprendre les règles régissant une réunion, etc.

RESUME La JCI est bien plus qu’une Organisation bénévole. Près de 200 000 membres repartis dans près de 5 000 Organisations Locales dans plus de 100 pays et territoires ont fait d’elle depuis sa fondation en 1915, la meilleure des Organisations de jeunes dans le monde ! Fais savoir sans attendre à tes nouveaux membres que les avantages d’une affiliation à la JCI valent bien toutes les peines et les efforts.


JCI Local Action Guides RESPONSABILITES 1. La seule façon dont l'Organisation Locale peut satisfaire les besoins et

les aspirations de ses membres est de recueillir le plus d'informations possible sur chacun d'entre eux. Par conséquent, il est d'une importance vitale que chaque Locale maintienne une documentation complète et continuellement mise à jour sur les membres.

2. Etant donné que les membres sont la raison fondamentale pour laquelle

une Organisation Locale continue d'exister, il faut charger un responsable d'organisation locale compétent de répondre aux besoins des membres.

3. L'orientation doit être un processus continuel adapté aux besoins non

seulement du nouveau membre, mais aussi des membres plus anciens et expérimentés. Ainsi, il est important d'organiser des séances de formation pour tous les types de membres afin de stimuler l'enthousiasme de tous les membres de l'organisation locale.

4. La supervision est d'une extrême importance pour le membre d'une

organisation de volontaires. Il est difficile pour les membres de se motiver eux-mêmes pendant toute la durée de leur affiliation à l'organisation locale. La supervision fait appel à la planification, à des compétences et à la compassion et implique: a. la Reconnaissance des performances, b. l’Identification des domaines à améliorer, et c. les Efforts pour soutenir ces améliorations.

5. S'assurer que tous les membres ont un plan de développement

personnel progressif et veiller à ce qu'un responsable de l'organisation locale soit chargé de discuter de ce plan avec chaque membre de temps à autre.

6. Connaître les facteurs essentiels qui poussent une personne à quitter une

organisation locale et établir une liste des raisons qui sont particulières à votre organisation locale. Certaines des raisons qui sont à la base du départ d'un membre sont: a. Le membre n'a plus d'activité à sa mesure dans l'organisation, b. Le programme de l'organisation locale présente peu d'intérêt pour le

membre, c. Manque de participation, d. Désillusion e. Manque d’opportunités en matière de projet et de leadership de

l’organisation locale Certains problèmes particuliers à votre organisation locale peuvent

inclure: a. Des transferts dans d’autres parties du pays b. Une augmentation de la concurrence avec d'autres organisations

locales, c. Des problèmes de leadership et d. Des besoins familiaux e. Le responsabilité d’un nouvel emploi

Une fois que vous avez identifié les problèmes, trouvez des remèdes efficaces et appliquez-les rapidement pour retenir les membres avant qu'il ne soit trop tard.

7. Il est important que l'ensemble de l'effectif participe à une évaluation

périodique de la raison d'être des objectifs. Cela aidera l'organisation


Tout comme le reste de la société, vos membres sont des personnes occupées et mobiles. Ils ne sont pas prêts à prendre des engagements à long terme pour des tâches non identifiées. Ils connaissent le temps libre dont ils disposent et se rendront disponibles uniquement pour des tâches spécifiques clairement imparties dans le temps. La prolifération des organisations bénévoles de toutes sortes a fait que les organisations individuelles doivent se soucier davantage de retenir leurs membres. Les organisations doivent offrir une possibilité de satisfaire les objectifs et les aspirations des membres qui les ont motivés à adhérer en premier lieu. Lorsque l’organisation n’aura plus d’attrait aux yeux des membres, ils s’efforceront peut-être, même à regret de trouver ce qu’ils cherchent dans d’autres organisations de volontaires.

Rétention du Membre


GUIDE D’ACTION LOCAL JCI : Rétention du membre

locale à accroître les besoins de créer de nouveaux programmes ou des opportunités de leadership.

8. Eviter le danger d'essayer d'être partout à la fois et

à la disposition de tout le monde. Avec un si grand nombre de différentes organisations bénévoles installées dans votre communauté, il est préférable de définir vos objectifs d'une manière plus spécifique ; autrement, vous pouvez causer des dissensions en essayant de satisfaire chaque besoin individuel. Le secret est de s’assurer que les programmes d’activités cadrent avec les Objectifs de la JCI et que tous les membres comprennent leur rôle dans la réalisation de ces objectifs.

9. Un point faible dans de nombreuses Organisations

Locales est que les membres ne sont pas bien instruits sur l'historique, la philosophie, la Mission et les réalisations, ainsi que le potentiel de la Jeune Chambre. Assemblez une documentation étendue que vous donnerez à lire aux membres. Invitez les anciens membres à parler de la croissance et des réalisations passées de l'Organisation aux membres actuels. Lors de leurs visites, les responsables nationaux et internationaux doivent donner aux membres des informations récentes sur les activités de la JCI à divers niveaux. Assurez-vous que les membres visitent les sites web de l’Organisation Nationale et de la JCI.

RECOMMANDATIONS 1. Tenez une réunion du Comité directeur consacrée

à une évaluation de l'effectif et discutez de la situation actuelle, des aspirations personnelles, des buts et objectifs de l'Organisation Locale, de la façon de récupérer les membres qui ne participent pas, et des sujets généraux se rapportant à la gestion future d'une Organisation Locale. Publiez les résultats ou bien faites-les connaître et agissez en conséquence.

2. Etablissez une Commission du Développement

Personnel responsable des programmes de formation des membres.

3. Assurez-vous que dans votre Organisation Locale il y ait des signes qui révèlent la participation active et les réalisations du membre, tels que affiches, des récompenses, des reconnaissances de mérites, et des articles dans des magazines.

4. Etablir une liste complète des sujets que les

membres de tous âges et de toutes catégories peuvent explorer et qui entrent dans le cadre des objectifs et programmes définis par l'Organisation Locale. Pour le nouveau membre, il existe une opportunité de travailler sur des projets ou participer à des programmes de formation, tels que des Séminaires d’une Heure. Pour les membres plus expérimentés, il est organisé des programmes de développement individuel, de grands projets et des opportunités de leadership dans l’administration de l’Organisation Locale. Pour les membres très expérimentés, il existe des opportunités de leadership au niveau régional, national et au niveau de JCI, des projets communautaires à la base et des cours de développement individuel avancés. En ce qui concerne les membres spéciaux qui ont accumulé une certaine expérience au niveau très élevé, l’Organisation Locale devait offrir une opportunité qui est à la fois avantageuse pour l’Organisation et pour le membre, par exemple, la préparation à l’entrée dans la fonction publique.

RESUME Tout comme les bons leaders, les bons membres ne sont pas nés ainsi mais le deviennent. L'Organisation Locale doit aller au delà du principe de survie parce qu'il y aura toujours des membres potentiels. Il est nécessaire d'établir une série de mesures de protection pour pallier la stagnation d'un programme, la friction entre les membres, les doutes à l'égard de certains objectifs, l'indifférence des leaders, la rupture des communications, et un manque de planification stratégique. Il a été reconnu que dans toutes les Organisations bénévoles, seuls quelques fidèles obtiennent toujours les meilleurs résultats. Malgré cette réalité, accepte le défi perpétuel de transformer les "quelques fidèles" en une "majorité de fidèles".


JCI Local Action Guides RESPONSABILITES 1. Discuter avec le Comité directeur pour savoir si l'Organisation Locale

est suffisamment préparée pour implanter une nouvelle Organisation. 2. Choisir soigneusement le Président du Comité d'Expansion. Ce doit

être un membre de votre Organisation Locale ayant une bonne moralité, ayant accompli une carrière Jeune Chambre brillante, et comprenant bien les techniques élémentaires de gestion.

3. Demander au Président du Comité d'Expansion de constituer une

équipe compétente et dynamique en choisissant des membres expérimentés et des nouveaux membres.

4. Attribuer certaines responsabilités aux membres du comité (promotion

et publicité, finances, réunions, orateurs et formateurs, soirée d'inauguration, suivi, etc.)

5. Bien connaître les règles, règlements et statuts de l'Organisation relatifs

aux extensions. 6. Choisir la bonne région cible et déterminer les limites exactes de cette

région. 7. Prévenir immédiatement votre Organisation, le Vice-président national

assigné, les Organisations Locales des environs et celles situées près de la région où vous envisagez de mener votre projet d'extension.

8. Préparer une ébauche de plan d'action devant être soumise au Comité

Directeur pour adoption et approbation. Incluez aussi un budget réaliste. 9. Etablir les premiers contacts dans les régions cibles avec les

représentants de l’administration locale, la Chambre du Commerce, les chefs d’entreprise et les leaders des Organisations de volontaires.

10. Préparer une analyse complète des besoins de la communauté dans la

région cible. Préparer des ébauches de plans sur les projets communautaires dans cette région. Utiliser ce document pour faire votre présentation au Maire, aux représentants locaux, aux chefs d'entreprise de la localité, et éventuellement pour encourager les membres potentiels.

11. Etablir une liste d'affiliations potentielles comportant des entreprises

commerciales, des associations professionnelles et commerciales et des organismes variés où la plupart des participants sont de jeunes personnes.

12. Choisir les personnes-clés. Les inviter aux réunions de votre Locale et à

une séance d'orientation spéciale, telles que le Séminaire « d’orientation des nouveaux membres ». Ils deviendront ainsi vos premiers leaders locaux.

13. Sélectionner un Comité directeur provisoire pour la nouvelle

Organisation Locale potentielle, donner à ses membres une formation de base et des conseils sur la gestion d'Organisation Locale.

14. Organiser le premier cours d'orientation et en faire une réunion

dynamique. Expliquez au nouveau membre ce qu'est la Jeune Chambre, sa philosophie, les possibilités qu'elle offre, etc.

15. Organiser la deuxième réunion de l'Organisation et insister de nouveau

sur les avantages que présente l'affiliation à la JCI; examiner et essayer


Si une organisation mérite que l’on y adhère, elle mérite d’être partagée avec les autres. Si nous ne partageons pas les bénéfices offerts par le développement individuel et la participation communautaire avec d’autres personnes, nous n’appliquons pas les idéaux de la JCI. Le monde n’attend pas d’être présenté à la JCI – nous devons lutter contre un éventail de facteurs – allant de l’apathie à d’autres engagements. Nous ne retiendrons pas si facilement l’attention des membres. Ce sera le résultat d’une attitude persistante et d’un dur labeur.

Démarrer une nouvelle Organisation Locale


GUIDE D’ACTION LOCAL JCI : Démarrer une nouvelle Organisation Locale

de faire approuver la constitution de l'Organisation Locale; si elle est approuvée, élire un Comité directeur provisoire et un comité chargé de la soirée d'inauguration.

16. Tenir la première réunion du Comité directeur et

discuter de sujets tels que le budget, le calendrier des réunions, les projets, les affiliations etc.

17. Tenir la première réunion de membre et adopter

officiellement la constitution de l'Organisation, élire un Comité directeur définitif, et préparer le programme de la soirée d'inauguration.

18. Tenir une dernière réunion du Comité directeur en

vue de préparer la réunion de la Soirée d'Inauguration. Organiser la réunion de la soirée d'inauguration et s'assurer que c'est un événement grandiose.

RECOMMANDATIONS 1. Les Réunions de l'Organisation: elles doivent

être organisées à la perfection. Tous les orateurs invités doivent être très compétents, sélectionnés parmi les responsables de la JCI qui sont de bons orateurs, des représentants extérieurs à l'Organisation, tels que des leaders locaux, etc. Prévoyez une courte période pour les contacts sociaux après la réunion et ayez ce qu'il faut à portée de la main pour recueillir des informations sur les membres potentiels.

2. La Réunion de la Soirée d'Inauguration:

Assurez-vous que c'est un événement solennel et mémorable, et utilisez tous les moyens publicitaires à votre portée. Conviez un nombre d'invités représentant différents milieux tels que l'administration locale, des entreprises et d'autres organisations de volontaires. L'entrée en fonction des nouveaux responsables, la présentation de pins, et la distribution de dossiers aux membres doit être une cérémonie bien organisée qui donnera de l'éclat à la réunion.

3. Conditions Requises pour l'Affiliation: Assurez-

vous que toutes les conditions pour l'affiliation à

l'Organisation Nationale ont été remplies afin qu'il n'y ait aucun retard dans les services offerts par le Secrétariat National à la nouvelle Organisation Locale.

4. Suivi : Implanter une nouvelle Organisation Locale

n'est que le commencement. Dans chaque Organisation, nommez un membre du Comité directeur devant jouer le Rôle d'agent de liaison pendant une année entière après la date de la réunion inaugurale. Au moins une fois tous les trimestres, organisez une réunion combinée avec les Comités directeurs et au moins trois fois pendant la période de douze mois, organisez une réunion générale des membres. Continuez par mettre à la disposition du nouveau membre des orateurs et des membres expérimentés pour aider à organiser des cours de formation et des projets pour cette période d'une année.

5. Documentation: Voici quelques exemples de

documents dont vous aurez besoin pour accomplir cette tâche: Le Guide de Constitution d'une Organisation Locale JCI; le Guide de Procédure Parlementaire; le manuel Une Année pour Diriger; le Séminaire d’Orientation des Nouveaux Membres, les formulaires d’application et les documents d’affiliation, le calendrier échantillon, le budget de l’Organisation Locale et les procès verbaux, les publications nationales, les papiers d’information Jeune Chambre, nationaux, les Toolkits de l’Organisation Locale, etc.

RESUME "Personne n'est mieux placé que moi, dans ma position actuelle, pour savoir que notre pays a un besoin continuel d'hommes audacieux et compétents qui devront faire face aux nombreux problèmes complexes de l'avenir. Il est très rassurant de savoir que des Organisations telles que la Jeune Chambre sont là pour offrir un réservoir de leaders auxquels la communauté locale et ultérieurement la nation peuvent faire appel pour répondre à ces besoins ". (John F. Kennedy, Président des Etats-Unis, 1962).



Il serait difficile à une Organisation Locale de satisfaire tout le temps les besoins décisionnels. Un Comité Directeur est un petit corps élu par les membres et à qui on donne le pouvoir de décider en leur nom. Le Comité Directeur exécute aussi les plans d’action quotidien de l’Organisation. La portée des décisions du Conseil doit se limiter à celles qui ne sont pas au niveau de l’Assemblée Générale. L’autorité, les prises de décisions et les responsabilités doivent toujours rester entre les mains du membre sous-forme d’une Assemblée Générale. Un Comité Directeur ne dirige pas une Organisation Locale. Plutôt , il met en œuvre les décisions et donne mandat aux membres. Un membre du Comité Directeur est autorisé à prendre certaines décisions au nom des membres et peut être tenu légalement responsable pour abus de pouvoir.

Comité Directeur Local

RESPONSABILITIES Une Organisation Locale a besoin d’une équipe hautement efficace pour former le Comité Directeur. Voici une liste de ses qualités : - Chaque membre connait les objectifs de l’Organisation et le rôle qui est le

sien ou la sienne. - Chaque membre s’engage à fournir des rapports honnêtes. - Tout individu au sein de l’équipe respecte et valorise la diversité des

pensées. - L’équipe développe la confiance et la capacité à s’opposer sans être

désagréable ; de même, l’équipe aime lancer l’offensive et aide. - L’équipe fait des résultats. - L’équipe savoure les succès et les résultats en intégralité Les tâches élémentaires d’un Comité Directeur sont les suivantes : 1. Elabore les politiques et guides, et supervise les activités.

Les membres du Comité Directeur doivent constamment vérifier si leurs politiques sont toujours en vigueur ou effectives. Ils dirigent et orientent les membres, ils les supervisent tout en assurant leur efficacité. Le Conseil met en place des politiques au sein de la constitution locale et fait en sorte que l’Organisation Locale fonctionne de manière efficace, efficiente, légale et sur le plan de l’éthique.

Le rôle du Comité Directeur est de créer un cadre au sein duquel les membres peuvent exercer leurs activités. Il identifie la portée de l’activité, définit les problèmes critiques à résorber, crée des postes politiques, définit les priorités, fait des prévisions et laisse les directeurs et gestionnaires de projets déterminer comment faire réaliser l’activité.

2. Procure le leadership

Chaque membre du Comité Directeur dirigera certains membres de l’Organisation Locale, met en application la connaissance du leadership qu’ils possèdent déjà et gagnent plus. Mais le plus important est le leadership que le Conseil démontrera en tant qu’une équipe qu’il dirige par exemple. Les responsables et les directeurs croiront toujours qu’ils connaissent leurs rôles en tant que leaders, mais parfois, ils oublient qu’ils sont des acteurs dans une équipe de leaders. Cela est vérifié, même pour le Président qui a besoin de considérer son rôle comme premier parmi les égaux. Le Comité Directeur et les responsables dirigent après avoir fait montre d’une vision partagée, du sens du respect des objectifs et du plan organisationnel. Les calendriers personnels doivent être mis de côté. Les leaders volontaires ont besoin de rassembler leurs opinions et leurs passions à la table du Conseil au moment des discussions, mais lorsque le Conseil prend une décision, les directeurs et les responsables individuels ont obligation de soutenir la décision du Comité Directeur en dehors de la salle du Conseil.

3. Assure la direction par le biais de la planification.

Le conseil est chargé de veiller à ce que l'Organisation Locale ait un plan d'action annuel et un plan stratégique clair et concis ou un plan à long terme qui s'étend sur trois à cinq ans. La Commission n'est pas la seule responsable de l'élaboration du plan, mais doit être suffisamment associé à ressentir un sentiment de participation dans son développement. La propriété de ce plan est la clé du succès. Toutes les décisions du




GUIDE D’ACTION LOCAL JCI: Comité Directeur locale

conseil d'administration et toutes les actions des comités doivent être liés à la mise en œuvre du plan. En étendant de manière équitable les activités sur toute l’année, le Conseil assure que les membres aient souvent des défis à relever et des activités sans pourtant être surchargés.

4. Assure l’intégrité financière de l’Organisation

La transparence, l’honnêteté, l’efficacité et le professionnalisme sont les mots clefs qui gardent les finances de l’Organisation saines et solides. Les rapports mensuels sur la situation financière doivent être envoyés aux membres, afin de les tenir informés sur l’état financier de l’Organisation Locale. Peut-être le rôle le mieux compris d’un Comité Directeur est sa responsabilité envers la santé financière de l’Organisation. Pour accomplir cette tâche, le Conseil a besoin d’un plan financier organisationnel qui est lié à un plan stratégique. Le plan financier ne prime pas sur le plan stratégique, les deux fonctionnent pêle-mêle. Le plan stratégique définit les directives et les priorités ; le plan financier fait simplement état des ressources qui sont allouées pour la mise en œuvre du plan stratégique. Pour pouvoir relier le plan financier au plan stratégique, l’Organisation doit disposer d’un système budgétaire qui identifie les revenus et les dépenses de manière programmée. Ainsi, sur une base annuelle, la performance financière et structurelle peut être liée, et les ajustements aux plans stratégique et financier peuvent être faits. Enfin, le Conseil doit mettre l’accent sur un plan financier à long-terme, ainsi que sur une budget annuel, tout en assurant l’intégrité financière de l’Organisation Locale en visant le long terme, en accumulant des réserves au cours de certaines périodes et en les investissant dans d’autres domaines.

RECOMMANDATIONS

Chaque membre du Conseil 1. Participe de manière responsable.

Trop de gens dépendent du succès de l’Organisation Locale pour un simple membre du Conseil qui n’a pas cet esprit de partage de responsabilité de leadership. Les membres ne peuvent pas exécuter leurs tâches sans puiser un peu de leur temps, y compris

la préparation des réunions de Conseil, pour participer à ces réunions, faire le suivi des travaux après les réunions des Conseils, participer aux réunions de l’Organisation, représenter l’Organisation à l’extérieur et procéder à la lecture et aux préparations entre les réunions des Conseils. Les réunions des Conseils réussies sont caractérisées par la forte participation de tous les membres du Conseil et non par une faible participation.

2. Evalue à tous les niveaux

Un programme d’évaluation efficace examine la performance dans les domaines suivants. Performance politique : Les politiques de l’Organisation sont elles appropriées et d’actualité ? Les mécanismes mis en place peuvent-ils assurer la révision régulière de toutes les politiques ? Performance financière : Le budget est-il lié au plan stratégique ? Le budget est-il suivi régulièrement par le Comité Directeur et les autres membres. Comment l’Organisation arrive-t-elle à tirer son épingle du jeu en exécutant les budgets chaque année ? Performance organisationnelle : Comment l’Organisation réussit-elle en mettant en œuvre les objectifs contenus dans le plan stratégique ? Chaque année, le Comité Directeur doit vérifier si la structure actuelle est toujours applicable et efficace. Les changements qui interviennent dans l’effectif, le déroulement des activités, les finances, etc sont traduits dans le besoin de changement de la structure actuelle. Cela va affecter les finances et les performances. Le Comité Directeur ne change pas la structure mais recommande des changements dans l’affiliation des membres qu’il soumet pour étude et approbation. Le Conseil se doit de revoir régulièrement sa structure et son efficacité.

RESUME La participation du Comité Directeur de votre Organisation est un honneur et une responsabilité à ne pas prendre à la légère. La responsabilité du Conseil est d’atteindre les résultats de l’Organisation de manière efficace et efficiente à travers la planification, l’Organisation, le leadership et les ressources de gestion.

JCI Local Action Guides RESPONSABILITIES Voici une liste de certaines responsabilités qui entrent dans le cadre des fonctions d'un Président Locale. 1. Etablir et maintenir un programme de gestion équilibré de la Locale. 2. Procéder régulièrement à un examen du programme annuel des activités

de la Locale. 3. Contrôler et suivre de près les affaires de l'Organisation Locale. 4. Exercer un contrôle ferme mais amical sur les principaux projets de la

Locale. 5. Organiser et diriger, au début de l'année, un Cours de Formation pour

les Leaders Locaux à l'attention de tous vos responsables. 6. Motiver le Comité directeur de votre Locale et l'ensemble des membres à

remplir leurs fonctions et responsabilités. 7. Aider les responsables de votre Organisation Locale à exécuter les

tâches qui leur sont assignées. 8. Etablir une bonne ambiance de travail pour les responsables de votre

Organisation Locale. 9. Présider les réunions du Comité directeur et les réunions générales. 10. Veiller à ce que le programme de l'Organisation Locale stimule une

croissance d'ensemble stable. 11. Mener à terme les tâches inachevées des années précédentes, au

besoin. 12. Préparer un plan à long terme pour votre ou vos successeurs. 13. Vérifier que toutes les activités sont conformes aux buts et objectifs de

la JCI 14. Examiner les efforts et les résultats; donner une nouvelle direction à

une activité s'il y a lieu. 15. Participer activement aux affaires quotidiennes de la Locale. 16. Se conformer aux règles et conditions diverses établies par votre Locale. 18. Préparer un rapport destiné à l'effectif à la fin de votre mandat.

RECOMMANDATIONS 1. Familiarisation

Lisez toute la correspondance antérieure, les rapports et toute information ayant trait aux activités de l'Organisation locale les douze mois précédents.

Discutez de la Locale avec les responsables actuels et anciens de l'Organisation et, si possible, avec des responsables nationaux. Entrez en contact avec le président sortant.


On n’est Président d’Organisation Locale qu’une seule fois dans sa vie. Vous avez été élu à ce poste par vos collègues membres. Ne perdez pas un seul instant pour vous instruire sur la nature de vos fonctions et sur ce qu’elles exigent. Vous possédez déjà une partie des qualités de leader. Vous devez acquérir l’autre partie par l’expérience et l’apprentissage. Etre un Président local est peut-être une tâche facile, mais vous pouvez faire en sorte que cela devienne une expérience enrichissante si vous connaissez bien la philosophie de votre poste. 1. Vous êtes un leader, le

personnage public et le principal porte-parole de l’Organisation Locale.

2. Vous êtes le responsable

chargé de maintenir la liaison entre votre Organisation Locale et votre Organisation Nationale, avec la JCI ainsi que les autres organisations et clubs.

Président Local



JCI LOCAL ACTION GUIDE: Président Local

2. Transition

Rencontrez les membres du Comité Directeur sortant pour discuter de votre programme dans une ambiance amicale et encouragez les suggestions.

3. Organisation

Examinez soigneusement la structure de l'Organisation Locale et assurez-vous qu'elle remplit actuellement les conditions requises par celle ci.

4. Programme

Avec votre Conseil, développez un programme annuel plan d’action approuvé par tous. Révisez ce plan périodiquement, afin de s’assurer que les projets sont exécutés dans les délais impartis et procéder à des ajustements au besoin.

5. Finance

Le Président Locale doit surveiller avec soin le programme financier de l'0rganisation. Assurez-vous que des données financières correctes sont conservées dans les archives. Maintenez un contrôle strict du budget et des liquidités disponibles et examinez le budget régulièrement.

6. Les Réunions

Soyez sûr de préparer toutes les réunions soigneusement, qu'il s'agisse de la réunion du Comité directeur ou de la réunion générale du membre. Toutes les réunions doivent avoir des objectifs qui doivent stimuler les participants. Vos membres disent-ils : "J'ai hâte d'aller à la prochaine réunion ?" Participent-ils activement aux discussions ? Autrement, cherchez à améliorer la structure actuelle des réunions.

7. Effectif

Examiner les besoins et les aspirations des membres. Les projets et les réunions de travail

actuels répondent-ils aux attentes des membres ? 8. Relations Publiques

Assurez-vous de mettre en place un plan de communication d’interaction avec les media, la communauté et les autres Organisations qui promeuve les objectifs, la Vision et les valeurs de l’Organisation.

9. Succession

Commencez à travailler avec le Comité Directeur depuis le début de l’année afin de développer des plans et de préparer probablement des candidats pour de futurs postes de responsabilité.

Assurez-vous que tous les candidats potentiels ont une meilleure compréhension de la gestion et du dynamisme de l’Organisation Locale à travers la participation et la formation.

Nous ne pouvons pas énoncer tous les problèmes auxquels vous devrez faire face en qualité de Président Locale, mais vous en rencontrerez un certain nombre. Soyez un leader démocratique, un leader avec une vision et qui réfléchit bien au programme de l'Organisation, un leader qui guide et supervise les responsables de l'Organisation et reconnaît leur mérites pour ce qu'ils ont accompli, et un leader qui est à l'écoute des aspirations des membres. Ce n'est pas parce que tu es Président Locale que tu connais tout . . . apprenez tout en dirigeant ! RESUME Vous êtes Président Locale pour une année seulement. Si vous utilisez cette courte période à bon escient, si vous vous entourez d'une équipe de travail efficace, si vous préparez et appliquez un programme au bénéfice de l'Organisation Locale, du membre et de la communauté... alors vous éprouverez un sentiment de satisfaction après avoir passé une excellente année.

JCI Local Action Guides RESPONSABILITES Le Président sortant ne doit pas avoir un rôle de leader actif dans l'administration de l'Organisation Locale. C'est maintenant la responsabilité du nouveau Président Locale. Mais toute cette expérience ne doit pas être gaspillée. Le Président sortant doit avoir des fonctions spécifiques et doit faire de son mieux pour les remplir. Tout d’abord, met à profit ton expérience pour aider le Comité Directeur et l’ensemble des membres dans leurs tâches. Examinez soigneusement les choses, sois diplomate, assures une passation de pouvoir efficace et sans heurt; sois amical, serviable, volontiers disponible et en accord avec les besoins et les aspirations de la nouvelle administration. La liste suivante te montrera combien le rôle de Président sortant local peut être important. 1. Organiser une réunion spéciale entre les anciens et les nouveaux

membres du Conseil. Discuter du changement d'administration et les aider autant que possible.

2. Organiser une rencontre privée avec le nouveau président pour discuter

du changement d'administration et savoir comment il envisage la contribution que vous pouvez apporter en qualité de président sortant.

3. Ais à l’esprit que tu es membre du nouveau Conseil. La Constitution

Locale doit stipuler que tu as des tâches et des responsabilités à accomplir.

4. Assiste aux réunions et prodigue des conseils ; fais des suggestions et

propose des idées utiles lorsque tu le juges approprié. 5. Assois-toi au côté du Président pendant les réunions du Conseil et les

assemblées générales, le soutenir en toute circonstance. Ne compare pas l’année en cours à l’année précédente.

6. Demander au Président de vous charger de tâches particulières à

exécuter. Ainsi, cela vous permettra de partager vos connaissances et de contribuer d'une façon spécifique.

7. Dans un grand nombre d'Organisations Locales, le Président sortant est

aussi le Conseiller Juridique Général et Jurisconsulte de la Locale pendant les réunions.

RECOMMANDATIONS L'Organisation Locale doit avoir quelques programmes intéressant pour les membres les plus qualifiés. Le membre qui participe à des projets depuis quelque temps déjà, n'est plus intéressé par des projets simples et ordinaires. Les membres qui ont de l'expérience peuvent mener des projets plus audacieux et de plus grande envergure. Le Président sortant peut être responsable de la coordination et de l'exécution de ces projets, à moins qu'il ou qu’elle n’occupe un poste sur le plan national.


Après une année de travail assidu et de dévouement à la Locale, tu as accumulé une incroyable quantité de connaissances, d’expériences et de nouvelles techniques. Ces techniques peuvent faire de toi la personne la plus qualifiée de la Locale l’année suivante, mais en tant que Président sortant, vous n’êtes plus Président Local. Vous devez donner l’opportunité à votre successeur pour qu’il acquière la même connaissance, la même expérience et les mêmes techniques que vous avez accumulées durant votre mandat. Après avoir acquis ces expériences durant une année en qualité de président Local, recherchez dans l’Organisation et dans la communauté de plus hautes fonctions. Continuez de faire usage de ce que vous avez appris pour créer un changement positif d’une manière différente. Pour ceux qui, après avoir passé un an à la tête de l’Organisation Locale, sont élus à un poste sur le plan national, l’année devient encore plus intéressante, pleine de nouvelles expériences et de nouveaux défis.

Président Sortant Local



GUIDE D’ACTION LOCAL JCI: Président sortant Local

Voici quelques suggestions : 1. Réviser la Constitution Locale 2. Offrir son expérience en tant qu’orateur invité au

cours des sessions d’orientation organisées à l’endroit des nouveaux membres.

3. Être disponible à participer au Comité de

Planification Stratégique.

RESUME Il y a beaucoup d'autres possibilités de projets qui peuvent intéresser le Président sortant. De tels projets, auxquels le Président sortant peut collaborer, peuvent être d'une grande importance puisqu'il sait ce que représente la gestion d'une Organisation Locale et qu'il fait maintenant partie des "membres expérimentés". Le Président sortant a la responsabilité d'offrir ses services à la nouvelle administration de la Locale et peut participer aux décisions qui affectent l'avenir de l'Organisation Locale.

JCI Local Action Guides RESPONSABILITES Le Vice-président Exécutif a deux responsabilités principales : superviser les Vice-présidents et assumer les tâches administratives de l'Organisation Locale que le Président n'aura pas le temps de remplir. Voici une liste de certaines responsabilités qui se rattachent aux fonctions de Vice-Président Exécutif Locale. En parcourant cette liste notes les fonctions administratives et le rôle de leader qu'implique ton poste : 1. Demander au Président quelles sont tes responsabilités et fonctions.

Assures toi de connaitre les noms et la formation des vice-présidents que tu dois superviser.

2. Organiser une réunion spéciale avec les Vice-présidents dont tu es

responsable et organiser ton équipe pour l'année. Décrire dans les grandes lignes leurs fonctions et responsabilités, comment ils doivent te communiquer leurs rapports, les dates des réunions d'équipe ultérieures, les objectifs supplémentaires et les plans d'exécution les concernant.

3. Aider tes Vice-Présidents à préparer leurs propres programmes. 4. Etre le lien principal entre les Vice-présidents et le Président. 5. Participer à la sélection et à la formation des directeurs de

commission. Participer à leurs réunions d'instruction, assurer leur supervision et suivre de près leurs activités.

6. Faire régulièrement un rapport au Président sur les progrès accomplis

dans le domaine d'activité qui vous a été confié et discuter des moyens de remédier aux problèmes.

7. Accepter l'entière responsabilité des réussites et des échecs dans ton

domaine de responsabilité. 8. Tous ensemble, avec les autres responsables élus, vous formez le

Comité Directeur de l’Organisation Locale. Discuter du rôle du Conseil avec les autres responsables de la Locale concernés.

9. Etre prêt à assurer l'intérim pour le Président à tout moment. 10. Apprendre à diriger avec succès des réunions. 11. Etre au courant de la situation financière de la Locale. Si tu es élu

Président de l'Organisation Locale l'année suivante, tu hérites la situation financière du moment.


Obtenir les dossiers que ton prédécesseur doit te transmettre et lire tous les documents avec attention. Élimine tout ce qui ne se rapporte pas à tes nouvelles responsabilités et constitue ton propre dossier pour l'année qui vient. Discutes de tes responsabilités avec ton prédécesseur (qui est peut-être le nouveau Président Locale) et avec d'autres responsables actuels et anciens qui peuvent te donner des conseils sur l'ensemble de tes responsabilités.


Si une Organisation Locale devient trop large et que le Comité Directeur est composé de trop de membres, une solution pour rationaliser le système de leadership et de communication s’impose : la création d’un poste de Vice-Président Exécutif. Ce dernier aura pour rôle de superviser les tâches exécutées par les Vice-présidents. Lorsque tu es élu Vice-Président Exécutif Locale, prend conscience du fait que tu es sur le point d’occuper un poste qui offre des opportunités illimitées d’auto-développement et tu donnes l’opportunité d’assumer les fonctions du plus haut poste de la Locale : la Présidence. Cette charge a double objectifs et est au top des postes, non seulement pour ta Locale, mais aussi pour toi-même. Tu es le bras droit du Président qui se repose sur tes capacités administratives pendant l’année de ton mandat. Pour toi, c’est une année d’apprentissage et de pratique du rôle de Président Locale. Qui sait, l’année prochaine, tu seras peut-être ce Président.

Vice-président Exécutif Local



GUIDE D’ACTION LOCAL JCI : Vice-President Exécutif Local

2. Planification

Avoir une longue conversation avec ton Président Local, lequel t’indiquera dans les grandes lignes ton domaine de responsabilité. Ensuite, réunissez-vous plusieurs fois avec les Vice-présidents dont tu as alors la responsabilité. Aide-les à fixer des objectifs et à établir un plan d'exécution pour réaliser ces objectifs.

3. Programme

Organise ton propre programme et aide tes Vice-présidents à établir les leurs. Fais approuver les programmes par le Président et par le Comité Directeur.

Assure-toi que les Vice-présidents dont tu as la responsabilité et toi-même dispose d'un système d'archives personnel.

4. Intérim

Discute avec le Président des procédures qui seront suivies par le Comité Directeur lorsqu'il faudra assurer l'intérim du Président au cours des réunions, cérémonies et projets.

5. Supervision

Apprendre les techniques de supervision. En qualité de Vice-Président Exécutif, tu occupes la

deuxième place dans la hiérarchie de la Locale. Alors, agis en conséquence.

Prête beaucoup d'attention au membre. L'année suivante, tu seras peut-être le Président, et tu souhaiteras diriger une Organisation Locale saine. Vérifie constamment l'état des finances car tu hériterais la situation financière de la Locale pendant l'année de ton mandat de Président. Sois attentif aux signes de friction ou de mécontentement des membres. Si l'année de ton Président n'est pas bonne, par égard pour la Locale, au nom de l'intégrité de ton poste et pour conserver une Organisation performante, assistes le Président autant que possible et aide le à renforcer les domaines de son administration qui montrent des signes de faiblesse.

RESUME La Charge de Vice-président Exécutif est peut-être la plus vitale du Comité Directeur. Nombreux sont les Vice-présidents Exécutifs qui ne comprennent pas bien l'importance de cette fonction. C'est une responsabilité double qui implique à la fois, d'être le bras droit du Président et d'assumer le rôle de doublure du Président. Si tu élu Président l'année suivante, ta préparation que la passation de service sera efficace et harmonieuse.

JCI Local Action Guides RESPONSABILITES Voici une liste de certaines responsabilités attachées aux fonctions de Vice-président Local. En parcourant cette liste, note les fonctions administratives et le rôle de leader qu'implique ton poste : 1. Participer aux réunions avec ton Vice-président Exécutif et passer en

revue les responsabilités, programmes, objectifs, systèmes de communication et de rapports ainsi que le plan d'exécution de l'année pour la locale.

2. Se familiariser à tes fonctions et tâches 3. Se réunir avec les Directeurs de Commissions dont tu es responsable,

et apprêter ton équipe pour l’année.

Faire ressortir les grandes lignes de leurs fonctions et tâches, leur système de rapport, les dates de réunions ultérieures des équipes, les objectifs et les calendriers.

4. Aider tes Directeurs de Commission à préparer leurs propres

programmes. 5. Etre le lien principal entre les Commissions et le Comité directeur. 6. Former les Directeurs de Commissions de manière adéquate.

Préparer leurs séances d'instruction, et t’informer constamment de leurs progrès et de leurs besoins.

7. Faire part régulièrement au Vice-président Exécutif des progrès

accomplis dans les projets qui se rapportent à chacune des commissions que l'on t’a assignées.

8. Accepter l'entière responsabilité des réussites et des échecs dans ton

domaine de responsabilité. 9. De concert avec les autres responsables élus, tu fais parti du Comité

Directeur. Le Comité directeur a un certain nombre de responsabilités. 10. Apprendre à diriger et à présider des réunions réussies. On vous

demandera d'intervenir et d'aider les Directeurs de commission et les Directeurs de projet à diriger leurs réunions.


Obtenir les dossiers que ton prédécesseur doit te transmettre. Discutez de tes responsabilités avec ton prédécesseur (qui est peut-être le nouveau Président Locale) et avec d'autres responsables actuels et anciens qui peuvent te donner des conseils sur l'ensemble de tes responsabilités.

2. Planification

Avoir une longue conversation avec ton Vice-président Exécutif, lequel t’indiquera dans les grandes lignes l'étendue de ton domaine de responsabilité.


Être élu Vice-président Locale est généralement la première étape dans la carrière électorale d’un membre de la Jeune Chambre. Après ce premier pas, la route est grande et constellée d’opportunités, et elle peut te mener vers le plus haut poste de la Jeune Chambre Internationale : La Présidence de la JCI. Tu as déployé beaucoup d’efforts à plusieurs d’autres postes à la Locale, tels que ceux de directeur de projet et directeur de commission. L’expérience que tu as acquise à ces postes te dicteront comment remplir ta nouvelle tâche de Vice-Président chargé de superviser les directeurs de commission assignés à ton domaine de possibilités. Tu occupes maintenant un poste qui t’offre des opportunités illimitées de te développer personnellement et l’opportunité de présenter ta candidature au poste de Vice-Président Exécutif l’année suivante.

Vice-Président Local



GUIDE D’ACTION LOCAL JCI: Vice-President Local

Ensuite, réunissez-vous plusieurs fois avec les Directeurs de commission dont tu as initialement la responsabilité. Aide-les à fixer des objectifs et à établir un plan d'exécution pour réaliser ces objectifs.

3. Programme

Organise ton propre programme et aide tes Directeurs de commission à établir les leurs. Fais

approuver les programmes par le Président et par le Comité Directeur.

RESUME En qualité de Vice-président, tu as la responsabilité de veiller à ce que les commissions soient toujours actives et performantes et tu dois t’assurer que tous les membres participent comme prévu aux activités de la Locale.

JCI Local Action Guides RESPONSABILITES Le Secrétaire Locale est le point central de la structure administrative de l'Organisation Locale. Un Secrétaire Locale compétent: 1. Sait que sa principale responsabilité est d'être au service de

l’Organisation et du Président. 2. Possède de solides connaissances en rédaction, est succinct et

articule bien ses mots. 3. Comprend bien les règlements de la Constitution de l'organisation

locale. 4. A reçu une formation de base dans l'art de rédiger des lettres. 5. Supervise toutes les tâches administratives y compris la reproduction de

documents (impression). 6. Comprend bien les règles de procédure de réunion. 7. Conserve les procès-verbaux de toutes les réunions de

l'Organisation, en fait copies, et les envoie aux membres, le plus tôt possible après la réunion.

8. Établit et maintient au sein de l'Organisation Locale, un système de

fichiers pour la correspondance, les procès-verbaux, les archives, et des informations sur les projets.

9. Tient un carnet de rendez-vous pour le Président et le Comité Directeur. 10. Surveille de près les activités des divers comités de l'Organisation. 11. Veille à l'application des diverses décisions prises dans les réunions

et à la prise en charge de responsabilités par les responsables. 12. S'occupe des préparatifs de tout type d'élection et des installations

relatives au scrutin. 13. Fait office d'agent de liaison entre les membres du Comité directeur. 14. Envoie des rappels aux personnes qui ont entrepris d'accomplir une ou

plusieurs tâche(s): 15. Arrive tôt à toutes les réunions et cérémonies pour inspecter les lieux. 16. Inspecte et tient à jour les archives historiques de l'Organisation. 17. Tient un registre des décisions et y consigne les décisions importantes

prises pendant les réunions de la Locale et les cérémonies. Vérifie les progrès effectués.

18. Assiste au plus grand nombre possible de réunions de la Locale afin

d'être bien informé sur les activités de l'Organisation et de pouvoir tenir le Président au courant des sujets importants.

RECOMMANDATIONS Il y a cinq domaines de responsabilité principaux qui entrent dans le cadre des attributions du Secrétaire de l'Organisation Locale. Voici quelques suggestions pour chacun de ces domaines:


Il faut savoir que le Secrétaire Local doit, non seulement posséder certaines compétences en matière d’administration et faire preuve de beaucoup d’enthousiasme et d’initiative, mais aussi assumer la principale responsabilité de l’administration de la Locale. A cause de ce degré de responsabilité et de potentiel que tu exerce à ce poste au service de la performance, servir pendant une année en tant que Secrétaire Local peut être pour toi l’une des années les plus gratifiantes à la JCI.

Secrétaire Local



GUIDE D’ACTION LOCAL JCI: Secrétaire Local

1. Etre au service du Président.

Travaillez en étroite collaboration avec le Président ; le tenir informé dans tous les domaines (par ex. effectif, participation des membres, participation aux projets, etc.), jouer le rôle de conseiller entre les directeurs de projet et le Président ; préparer les ordres du jour et discuter les avec le Président ; enfin, etre un assistant efficace, compétent et enthousiaste pour le Président Local.

2. Etre au service du Comité Directeur.

Travaillez en étroite collaboration avec le Trésorier Local pour tout ce qui concerne la correspondance, les opérations bancaires, les rentrées de fonds et les activités diverses; apporte une aide administrative à tous les membres du Comité Directeur, en particulier aux Vice-présidents; aide le responsable des relations publiques de l'Organisation Locale dans les communications; mettre à jour les archives du Comité Directeur et rappelle, en temps utile, les dates importantes aux membres du Conseil.

3. Être au service du membre.

Être toujours prêt à répondre aux questions des membres ; à établir le calendrier de toutes les réunions locale et supervise tous les préparatifs ; envoie des rappels aux membres ; prépare la publication des ordres du jour (e-mail, site web, etc.); met les procès-verbaux à la disposition des membres (e-mail, site web, etc.); rend public le calendrier des activités; et veille à ce que tous les documents conservés dans les archives soient corrects.

4. Communication, Correspondance.

Dans les relations publiques, la correspondance est l'outil de travail principal, alors sois prompt à répondre et consciencieux dans ta correspondance; assures-toi que toute la correspondance soit envoyée sur papier à lettre, à

en-tête de l'organisation locale, suivre de près les diverses tâches; envoie des rappels en temps utile aux personnes concernées; maintenir des contacts efficaces avec d'autres Locales, le Siège de l'Organisation Nationale, les responsables nationaux et la Jeune Chambre Internationale; et vérifier que l'annuaire des membres est régulièrement mis à jour.

5. Archives.

Maintenir des dossiers sur toutes les archives historiques et mettez-les à jour lorsque cela est nécessaire; veiller à ce que les fichiers des membres soient maintenus en ordre et conservez des archives sur les projets et mettez-les à jour si nécessaire; préparez des directives sur la constitution de dossiers pour les directeurs de projet; tenir en permanence un registre de la correspondance; Avoir la garde de toutes les fournitures du membre, marchandises et matériels de bureau (bannières, marteau du président, Credo, trophées, etc.); conserver tout autre document pour aider à préserver le développement et la bonne gestion de l'Organisation Locale.

Avertissement. La liste des activités semble être bien longue et couvre un domaine étendu de responsabilités. Le Secrétaire n'est pas tenu d'exécuter personnellement toutes ces tâches, mais il doit suivre de près leurs évolutions. Le Conseil décidera quel responsable ou membre doit assumer la responsabilité d'une tâche donnée, et le Secrétaire devra suivre d'un œil amical les progrès de la personne à qui la responsabilité a été confiée.

RESUME Le Secrétaire Locale doit être membre du Comité Directeur Locale qui a le plus de divers talents. Le développement de l'Organisation reposera sur la capacité du Secrétaire à guider la gestion de la Locale et à établir ainsi un système efficace sur lequel peut être basé un programme de l'Organisation Locale dynamique et performant.

JCI Local Action Guides RESPONSABILITES 1. Rendre les informations concernant le budget facilement accessible au

Comité directeur et les membres. 2. S'assurer que les comptes de l'année précédente ont été vérifiés par un

comptable qualifié (qui n'a aucun lien avec la Locale). 3. Discuter de ce poste avec ton prédécesseur. 4. S'assurer que chaque membre du Comité directeur soumet un budget au

Comité directeur au début de l'année. 5. Préparer une ébauche du budget au début de l'année; la soumettre au

Comité directeur et la présenter ensuite à l'Assemblée Générale pour son adoption.

6. Lors de la préparation du budget, estimer tes revenus à leur plus bas

niveau et surestimer le plus possible vos dépenses. 7. Examiner promptement l'état du fonds de réserve de la Locale et tout

investissement fait par l'Organisation. Envisager des moyens de les rentabiliser.

8. Appliquer une éthique hautement professionnelle et être un stratège

astucieux. 9. Etablir des règles financières pour la Locale (par ex., les frais

administratifs doivent être couverts par les cotisations, les projets doivent être autofinancés, etc.).

10. Contrôler rigoureusement le budget et les liquidités. 11. Tenir un livre des recettes qui fait état du fonds encaissé. 12. Tenir un registre des dépenses qui fait état des chèques qui ont été tirés

et des paiements effectués. 13. Suivre un cours de comptabilité élémentaire, si tu n’es pas comptable. 14. Préparer des comptes de fin de mois et faire une comparaison budgétaire

tous les trois mois. Rendre public tous les détails et consacrer une partie des réunions de l'Organisation à la discussion des tendances financières, de l'état actuel des finances et des modifications nécessaires qu'il faut apporter au budget.

15. Produire des imprimés comptables convenables (par ex. imprimés pour

les bulletins de commande, les prévisions budgétaires des projets, l'allocation de fonds aux responsables, etc.).

16. Relier aux allocations de budget, toutes les discussions se rapportant aux

activités et aux programmes, afin d'empêcher les membres enthousiastes de trop dépenser.

17. Toujours prévoir un excédent dans le budget.

RECOMMANDATIONS 1. Chaque membre du Comité directeur doit présenter un budget. Ajoute

leurs recommandations à ta propre liste des besoins et vous avez en gros une proposition de budget. Tu dois maintenant ajouter à ces éléments


Bien que les performances d’une Organisation Locale ne puissent pas se mesurer en termes financiers, si l’on ne dispose pas de finances adéquates on ne peut accomplir que bien peu de choses, or ces finances ne seront pas disponibles sans aucun programme financier établi avec discipline. Aucun programme financier ne peut être efficace s’il n’est pas géré par un Trésorier Local compétent. C’est un honneur d’être choisi pour ce poste et le membre qui est élu doit se rappeler que la prospérité de l’Organisation Locale dépend en grande partie de son dévouement et de son conseil.

Trésorier Local



GUIDE D’ACTION LOCAL JCI : Trésorier Local

une somme supplémentaire pour parer à l'imprévu et pour introduire de nouveaux programmes plus tard dans l'année.

Enfin, ajoute encore des fonds supplémentaires qui serviront de réserves. Les répartitions budgétaires qui en résultent représentent les budgets soumis par les membres du Comité directeur et par le Trésorier, ainsi qu'une somme supplémentaire pour les nouveaux programmes et un fonds de réserve spécial pour parer aux situations d'urgence.

2. Dressez une liste de toutes les sources de revenu:

cotisations, publicité, parrainages, subventions, projets de collecte de fonds, etc.

3. Dresser une liste des postes de revenus et de

dépenses. Lorsque tu prépares la mise en page de ton budget, tu pourras mettre la colonne des revenus à gauche, à droite, sous la colonne des dépenses ou au dessus de celle-ci.

Il n'y a pas de règle spécifique dictant la disposition. Une fois que les colonnes sont en place, tu peux faire les comparaisons appropriées.

4. Au moins une fois tous les trimestres, prépares un

rapport des revenus et des dépenses mis à jour. Celui-ci doit être distribué au Comité directeur et ensuite à l'Assemblée Générale.

Pour ta propre gouverne, conserve un tableau des liquidités et prépare un exemplaire de la situation de chaque mois à l'attention du Comité directeur seulement. Pour t’éclairer davantage, prépare une comparaison du budget à mi-parcours. Discutez en détail de la situation financière de l'Organisation à la réunion du Comité directeur et ensuite à l'Assemblée Générale.

ECHANTILLON D’UN BUDGET LOCAL Revenus

• Recettes des cotisations (fonds provenant uniquement des membres)

• Cotisations (payées par les membres)

• Revenus autres que les cotisations (provenant d’une source autre que les cotisations)

• Publicité (fonds provenant des pubs qui paraissent dans vos lettres d’information, sur votre site ou autres moyens de communication)

• Conventions et réunions (fonds provenant des inscriptions des participants)

• Dons (fonds remis par des bienfaiteurs)

• Aides (aides provenant d’autres organisations)

• Intérêts (intérêts qui se sont accumulés)

• Vente d’articles (fonds provenant de la vente d’articles divers)

• Sponsoring (fonds remis par les sponsors d’un projet)

Dépenses

• Publicité (marketing et recrutement) • Déplacements autorisés (fonds pour les

déplacements du Comité Directeur) • Communications/ Publications (fonds pour

les communications avec les médias et la les publications)

• Conventions et réunions (fonds et arrhes versées pour accueillir les conventions et les réunions)

• Assurance (assurance pour les équipements, etc.)

• Visites des officiers (officiers en visite officielle et visiteurs)

• Matériel de bureau • Timbres (pour la correspondance, etc.) • Programmes (fonds alloués aux programmes) • Produits (fonds pour les produits éventuels) • Relations publiques (fonds pour les efforts de

relations publiques) • Loyer (location éventuelle de l’immeuble du

secrétariat) • Salaires des employés (payes des employés

éventuels) • Impôts (impôts éventuels à payer) • Téléphone/Fax/Internet

RESUME Un budget n'est pas une camisole de force. S'il ne semble pas convenir, modifiez-le. Collectez les fonds de l'Organisation Locale; payer toutes les dettes par chèque et faites contresigner ceux-ci par le Président; réglez toutes vos créances rapidement. Durant ton mandat, les opportunités ne manquent pas - surtout une amélioration sensible de tes techniques personnelles dans l'établissement d'un budget!

JCI Local Action Guides RESPONSABILITES Voici une liste de certaines responsabilités attachées à la fonction de Directeur d’une Organisation Locale : 1. Clarifier tes fonctions et obtenir du Vice-président local une description

détaillée du poste. 2. Tenir une réunion avec le Vice-président et discuter des objectifs qui ont

été fixés pour ton domaine de responsabilité. 3. Rencontrer son prédécesseur et discuter avec lui/elle des responsabilités

de ce poste. Lui demander les dossiers qu'il doit te transmettre. 4. Après avoir rencontré tous les responsables appropriés, établit tes

propres objectifs avec un calendrier précis pour son exécution. Il faut que tes objectifs s’inscrivent dans le cadre du programme de la Locale

5. Prendre connaissance de tes fonctions et bien comprendre ce

qu'impliquent tes responsabilités. A ce stade de l'exercice de tes fonctions de leader, il est judicieux de bien te familiariser avec la Constitution et les règlements de ton Organisation Locale, les règles de procédure de réunions, et les techniques de rédaction de rapports. Il est aussi recommandé d'avoir développé des compétences pour bien s'exprimer en public, pour rédiger efficacement des lettres, et communiquer efficacement.

7. En qualité de leader locale, tu seras observé par des leaders potentiels

parmi les membres. Montre-leur l'exemple. 8. Etre un lien de communication efficace entre le Comité directeur et

l'effectif. 9. Comprendre la hiérarchie administrative et la place que tu occupes dans

celle-ci. Assures toi que tu comprends le système de rattachement. Si tu dois obtenir l'autorisation de faire certaines choses, saches comment procéder pour obtenir cette autorisation.

10. Surtout, être enthousiaste, positif, bien organisé et loyal.

RECOMMANDATIONS Ci-dessous tu trouveras des questions que tu te poses peut-être et les réponses que tu cherches probablement en ce moment. Tu commences ton ascension vers le sommet. Cette ascension ne doit pas être égoïste et seulement motivée par ta propre réussite. Elle doit être inspirée par un désir sincère de servir tes collègues membres et de contribuer au bien-être de ta communauté. 1. Pourquoi devenir un directeur local?

Parce que c'est un défi intéressant, c'est la suite logique d'une formation de leader et le tremplin vers des postes plus élevés. Ce poste devrait aider tout individu dans sa vie personnelle et lui apportera des satisfactions. Toutes les Organisations Locales ont besoin de bons leaders, de plus, les leaders sont la raison d'être de la JCI !

2. Quand envisages-tu te rendre disponible pour ce poste ?

Après avoir travaillé sur de nombreux projets; après avoir été Directeur; après avoir discuté des responsabilités incombant à un Directeur avec les


Cette fonction est le premier échelon d’importance dans la hiérarchie des leaders. C’est une période où vous dirigez tout en faisant votre apprentissage. A partir de la, vous pouvez vous préparer à présenter, les années suivantes, votre candidature à des postes plus élevées de la Jeune Chambre. Un Directeur local peut être appelé à gérer un projet ou à une tâche spécifique. Vous pouvez peut-être occuper cette fonction pour une année entière ou juste pour une période déterminée, le tout dépendant de la durée de vie du projet ou de la tâche. C’est la période au cours de laquelle vous devez acquérir de solides compétences de leader et de bonnes bases en matière d’organisation. Soyez minutieux dans votre planification et consciencieux dans vos efforts. En qualité de membre de l’équipe de leaders de l’organisation locale, vous aiderez à modeler l’avenir de l’organisation locale, et ce qui est encore plus important, votre propre avenir.

Directeur Local



GUIDE D’ACTION LOCAL JCI: Directeur Local

membres actuels et anciens du Comité directeur; après avoir lu entièrement la Constitution et les règlements de la Locale; après avoir bien compris les procédures de réunion; et lorsque tu te sent suffisamment sûr de toi-même pour diriger l'Organisation et tes collègues membres, prend au sérieux ton poste, de sorte à t’y apprêter et t’y lancer.

3. Comment peux-tu mieux assumer tes

responsabilités ?

En étant toujours au courant de toute nouvelle information ayant trait à l’Organisation ; en assistant régulièrement aux réunions du Comité directeur; en ayant des conversations avec tes Vice-président ou tout autre officier; en participant à des cours qui t’aideront à améliorer ton travail. Avoir confiance en tes propres compétences ; établir des fichiers fiables ; être toujours organisé ; fixer des buts et mettre en place un plan adéquat pour les atteindre.

4. Sur quoi doit-on concentrer l’attention lorsqu’on occupe ce poste ?

Tu dois concentrer tes efforts sur l'apprentissage de tes responsabilités, l'amélioration de tes compétences en matière d'organisation en général et d'organisation de ton emploi du temps, les décisions du Comité directeur, les besoins des membres, tes objectifs, ta planification et tu dois aussi t’efforcer de faire de l'équipe des leaders locaux, une unité plus efficace.

RESUME Tu fais partie d'une équipe qui est peut-être responsable des activités d'un grand nombre de personnes. C'est une importante responsabilité ; ne la considère pas à la légère. Planifie tes réunions de Comité Directeur, assemblées générales, Conventions Nationales, Conférence régionale et Congrès Mondial ; c’est une grande opportunité de partager des expériences et d’apprendre des autres. Un leader d'Organisation Locale solide est l'assurance que l'année sera bonne pour la locale. Fais-en ton but.

JCI Local Action Guides STRUCTURE Il n’existe aucune structure organisationnelle idéale qui s’adapte aux besoins de chaque Organisation Locale, cependant, il en existe une qui vous convient le mieux. Voici quelques grandes lignes qui vous guideront à mettre en place votre structure d’Organisation Locale : 1. Personne n’est autorisé à superviser plus de cinq personnes. A la Jeune

Chambre, les officiers sont des bénévoles. Ils ont une vie normale et exercent une profession, parallèlement aux activités de la Jeune Chambre. Ne leur confiez pas trop de responsabilité en leur demandant de diriger trop de gens. Le nombre de gens à avoir sous sa supervision doit s’arrêter à trois ou à cinq au maximum.

2. Equilibrez la charge de travail entre les membres du Comité Directeur.

Chaque membre du Comité Directeur doit avoir une part égale de travail et personne ne doit être surabondé de tâches pendant que les autres n’ont que peu de choses à faire ou n’ont rien du tout. Cette situation provoque généralement de la frustration qui conduit à l’animosité qui s’instaure entre les membres du Comité Directeur.

3. Mettre en place une structure d’organisation souple. Si l’effectif des

membres s’accroit ou chute de manière drastique au cours de l’année, la structure devrait prendre une position plus souple en vue de s’adapter à la réalité. Si les membres du Comité Directeur démissionnent ou quittent la ville, conduisant ainsi à une réduction d’effectif de l’Organisation, point n’est besoin de remplacer ces membres du Comité Directeur. Adaptez-vous à la situation et confiez graduellement les responsabilités à un autre membre du Comité Directeur.

4. Mettre en place un moyen de communication rapide à deux senses. Au

fur et à mesure que les niveaux de gestion moyens augmentent, les problèmes de communication ne cessent de s’accroitre. Dans ce cas vous devez développer un système de communication simple et efficace afin d’éviter que les informations ne tombent par surprise sur les membres ou que les rapports et suggestions ne courent jusqu’au sommet de la hiérarchie.

5. Ouvrez la voie à une délégation de responsabilité et d’autorité. Tout doit

être clair pour tout le monde et chacun doit savoir à qui il est rattaché et qui a le pouvoir de prendre des décisions et dans quelle mesure.

6. Tous les superviseurs doivent connaitre leurs responsabilités,

l’importance de leurs rôles dans la réalisation de tous les objectifs, et les normes par lesquelles leurs performances seront jaugées. Décrivez de façon claire les tâches et confiez de façon claire les responsabilités qui incombent à chacun. Le Comité Directeur doit établir les normes minimales qui déterminent si une tâche a été bien remplie ou non.

CHANGER LES TENDANCES Dans ce monde en pleine mutation, les jeunes gens commencent à réécrire la formule d’une organisation réussie. La plupart des jeunes de nos Organisations Locales possèdent techniquement le bon sens, ils sont pleins de ressources et ce qui est le plus important, ils sont très impatients. Ils veulent des opportunités immédiates à saisir, mais ils ne restent peut-être pas longtemps dans l’Organisation. La nouvelle philosophie des jeunes professionnels semble emprunter la voie suivante :

1. Ils sont membres d’une société ou d’une organisation et apprennent


La structure organisationnelle d’une Organisation Locale doit pouvoir subvenir à ses besoins. Cependant, chaque Organisation a besoin des éléments suivants: 1. L’Assemblée Générale. C’est

à travers ce corps que le contrôle de l’organisation est exercé.

2. Le Comité Directeur. Le rôle

du Comité Directeur est de fournir des directives à l’Organisation Locale et de faciliter son administration.

3. Commissions de Projets ou

de Programmes. Ces commissions constituent le moyen par lequel le travail de l’organisation local est exécuté. Chaque membre doit au moins faire partie d’une commission.

Structure Administrative Locale



GUIDE D’ACTION LOCAL JCI: Structure Administrative Locale

autant qu’ils le peuvent : 2. Ils participent du coup aux activités et veulent que

les opportunités se transforment en défis ; 3. Ils sont extrêmement guidés par l’équipe et

espèrent diriger cette équipe à leur tour. 4. Ils gardent toujours les yeux ouverts sur des

opportunités dans une Organisation autre que la leur.

5. Quand ils visent des postes de leaders, cela ne se

passe généralement que dans une courte période d’affiliation.

Parfois, ce processus peut durer un an, mais parfois encore, cela prend des années. Cependant, les recherches démontrent qu’il est rare de voir des jeunes professionnels rester dans la même société ou organisation pendant plusieurs années. Cette situation affecte dangereusement les Organisations Locales JCI, et il est grand temps de trouver une alternative, afin de discuter de la potentielle structure d’Organisation Locale à l’avenir.

Le membre au niveau de l’organisation locale est toujours en mutation. Les Organisations Locales doivent s’adapter aux changements des tendances et de nouvelles réalités.

RECOMMANDATIONS

Pour les petites ou moyennes Organisations Locales, donnez toujours une allure relativement restreinte au comité directeur. Par exemple, une petite ou moyenne Organisation Locale doit limiter le nombre de postes du comité directeur à cinq à savoir : le Président, deux Vice-présidents, le Secrétaire et le Trésorier.

L’une des voies par laquelle il faut maintenir les jeunes membres toujours actifs et engagés est de mettre les directeurs de projets presque sur toutes les tâches. Il faut que les directeurs de projets soient sur tous les projets communautaires, le recrutement des membres ou les relations publiques. Les membres peuvent participer aux activités en étant par exemple directeur de projet “lettre d’information” pour une durée de trois mois, ils peuvent avoir la responsabilité de former quelqu’un d’autre, ensuite charger un membre d’être responsable d’un Réseau d’Affaires. En optant pour un comité restreint, l’Organisation Locale encourage les membres de son comité à trouver de nouveaux directeurs de projets qui apprendront par l’apprentissage. Avantages: 1. Les membres s’impliquent immédiatement. 2. Si un Directeur de Projet n’a pas bien rempli sa

tâche, il fait moins de mal à l’Organisation Locale qu’un membre du comité directeur qui échoue ;

3. Les Directeurs de Projets peuvent apprendre à

organiser divers types de projets, événements et tâches administratives avant d’être élu membre du Bureau Directeur.

4. Les jeunes membres peuvent rapidement émerger

de l’Organisation Locale s’ils sont compétents.

RESUME L’exemple suivant de structure d’organisation peut vous être bénéfique si vous examinez votre structure actuelle. Rappelez-vous qu’il ne s’agit que d’un exemple. Mettez en application la partie que vous jugez bénéfique pour votre Organisation Locale.

Organisation de moins de 30 membres

Président

Président sortant Et Conseiller Juridique

Vice Président Vice Président Secrétaire Trésorier

Membres

Directeurs de commissions et

responsables de projets

Directeurs de commissions et

responsables de projets

Comité Directeur

JCI Local Action Guides OBJECTIFS Une Constitution comprend : 1. Le nom de l’Organisation. Elle doit prendre le nom (officiel) légal et tous

changements apportés à l’Organisation doit être aussi connue par. 2. La Mission, les objectifs et les principes. Il doit signaler la raison d’être de

l’Organisation et sur quels principes reposent les activités, l’administration et les prises de décisions.

3. Qui est qualifié pour être membre. Expliquez clairement les règles qui

qualifient un membre et comment ce processus fonctionne. 4. Comment l’Organisation devrait être dirigée et comment les officiers sont

élus: i. Qui sera l’autorité suprême? Comment se composera-t-elle? Quand

va-t-elle se réunir? ii. Quels sont les responsables qui la composeront? Qui les élira ou

nommera? Comment vont-ils être élus ou nommés? iii. Comment les politiques mises en place seront-elles appliquées ? Qui

sera chargé de faire accomplir cette tâche ? 5. La situation financière de l’Organisation. Il doit être stipulé qui paie les

cotisations et qui décide du montant à payer par chaque membre. De même, il doit être stipulé qui est habileté à s’occuper des fonds et qui est autorisé à signer les documents financiers au nom de l’organisation.

6. La méthode utilisée pour amender la Constitution. La Constitution peut

être amendée si et seulement si les suggestions sont distribuées à l’avance à tous les membres votants. Il doit faire les deux-tiers de la majorité. Le quorum minimal requis pour voter un amendement doit être stipulé, afin d’éviter qu’un nombre infime de membres modifient les droits d’une large majorité.

7. La Constitution de l’organisation locale ne doit pas entrer en contradiction

avec celle celles de l’organisation locale et de la Jeune Chambre Internationale. L’organisation locale doit s’assurer que la Constitution se base sur les règles et règlements de l’organisation nationale et de la Jeune Chambre.

La Constitution peut inclure : 1. Articles: Les articles d’une Constitution sont séparés par des sections ou

clauses qui spécifient le but ou les termes et conditions de l’Association. Les articles sont les règles et règlements sur lesquels l’Association travaillera.

2. Statuts: L’objectif des statuts est d’aider à définir les règles et

règlements. Ils sont donc soumis aux articles de la Constitution et doivent rédigés de manière à s’adapter de la meilleure façon à ses exigences.

MANUEL DES REGREMENTS Une organisation locale peut aussi adopter un manuel des règlements, en vue de donner des détails au travail qui se fait quotidiennement, tel que: • Comment les réunions vont être conduites.

Incluez quand les réunions vont avoir lieu, qui la dirigera et sur quelles


La Constitution locale est le document fondamental le plus élevé de l’Organisation. Le contenu de toute Constitution doit être cité de façon claire et simple. Aucune Constitution n’est efficace si elle ne légifère pas le moindre détail. Ceci convient le plus avec les règlements qui constituent les règles de chaque jour. L’analyse d’une Constitution réside dans son efficacité de donner aux membres potentiels une compréhension appropriée de la nature, de la Mission et des objectifs de l’Organisation.

Constitution et Manuel des Règlements



GUIDE D’ACTION LOCAL JCI: Constitution et Manuel es Règlements

procédures les réunions vont se conduire. • Comment les rapports vont être présentés: Précisez qui est chargé de présenter les rapports

et à quoi sert le rapport. • Comment les activités vont être exécutées

Il doit être clairement notifié la responsabilité de celui qui est en charge de l’exécution des activités et comment elles seront dirigées et financées.

• Comment la performance des officiers serait

évaluée: Le Manuel des Règlements définit les normes

minimum de performance des officiers et ce qu’il se produira quand ces normes ne sont pas atteintes.

• Tout autre règle qui n’est pas considérée comme

un article ou un statut de la Constitution.

Dans la plupart des cas, un Manuel des Règlements ne requiert pas que le vote de l’Assemblée Générale

RESUME Le Comité Directeur Local décide des changements de la politique par vote à la majorité des deux-tiers. Votre Constitution notifiera ce qui est applicable dans chaque cas.

JCI Local Action Guides GUIDE D’ACTION LOCAL JCI

Planification Stratégique Locale Chaque Organisation Locale doit avoir un plan qui va au delà du programme d’activités annuel. Le plan stratégique sert de guide pour l’avenir de l’Organisation Locale. Il identifie les voies et moyens stratégiques par lesquels les objectifs pourront être atteints sur une certaine période. Même si l’équipe dirigeante change chaque année, il est important que l’Organisation maintienne un cap qui le positionne dans la communauté et continue d’attirer les jeunes. Un plan stratégique est recommandé chaque trois à cinq ans. Il faut nommer une Commission de Planification Stratégique pour discuter du futur de l’Organisation Locale et présenter leurs recommandations pour le long terme au Comité Directeur et en Assemblée Générale.

COMPOSANTES La planification stratégique affectera tous les aspects de la vie de l'Organisation Locale, y compris les programmes et services, le recrutement, le parrainage, les communications, les finances, les relations publiques, etc. Par conséquent, le processus de planification stratégique influencera et sera influencé par tous les groupes de membres de l'Organisation qui ont un intérêt dans sa réussite. Les membres du Comité de Planification Stratégique doivent bien comprendre ce que représente la planification stratégique et de quelle manière l'organisation peut en bénéficier. Si elle est bien appliquée, la planification stratégique est simple, efficace et devrait répondre à des questions telles que : 1. Quelle est la raison d'être ou mission de l'Organisation Locale ?

Pourquoi l'Organisation Locale existe-t-elle ? 2. Quelle est la vision de l'Organisation Locale, que peut-elle devenir dans

l’avenir ? 3. Quels opportunités l'Organisation Locale offre-t-elle, et quelles

opportunités devrait-elle offrir dans l’avenir ? 4. Qui bénéficie de ces services ? De quelle façon cette clientèle peut-elle

évoluer dans l’avenir ? Comment l'Organisation Locale pourrait-elle répondre à ces changements ?

5. Considérant les conditions environnantes et les ressources actuelles de

l’Organisation Locale, sur quoi devrait-elle concentrer ses efforts et ses ressources pour réaliser sa vision de l’avenir ?

6. Quelles méthodes de mesure de performance utiliserez-vous pour

suivre l'application de ces priorités? 7. Quels efforts seront faits pour réviser les priorités de l'Organisation si

les conditions changent?

ETAPES DE PLANIFICATION STRATEGIQUE 1. Préparer un "plan pour planifier".

L'Organisation Locale doit décider qui participera à cette procédure, quels résultats seront produits à chaque étape, et comment le processus de planification sera appliqué.

2. Rassembler des renseignements en vue d'une étude personnelle ou

d'une analyse de l'organisation.

Etablir une liste complète et exacte de tous les aspects de l’Organisation :

a. Réunions b. Ressources c. Récompenses d. Constitution e. Structure administrative, f. Cotisations g. Finances h. Procédures de Recrutement i. Cérémonies d'investiture



GUIDE D’ACTION LOCAL JCI: Planification Stratégique Locale

j. Communications k. Elections l. Projets Communautaires m. Programmes de formation n. Publications o. Sénateurs JCI p. Rencontres sociales q. Relations publiques r. Engagements nationaux, s. Participation Internationale t. Objectifs généraux, etc.

3. Définir les sujets-clés pour l'avenir de

l'Organisation. Le comité doit analyser les données pour percevoir ce qu' elles révèlent sur l'avenir de l'Organisation et ensuite établir une liste courte mais complète comprenant six ou huit sujets fondamentaux devant être examinés par le Comité de Planification Stratégique.

4. Choisir des priorités stratégiques pour guider

l'Organisation dans les années à venir. Les priorités stratégiques doivent affecter l'Organisation Locale dans son ensemble et traiter des relations entre l'Organisation Locale et ses membres. Aucune étape n'est plus importante que la décision de consacrer du temps et des ressources limitées à la poursuite de quelques buts d'une importance vitale.

5. Développer des initiatives ou des plans

d'action pour chacune des priorités stratégiques. Explorer tous les moyens possibles pouvant aider l'Organisation Locale à améliorer ses performances dans chaque domaine.

6. Sélectionner un système de mesure des

performances pour suivre les progrès accomplis dans l'exécution de chacune des priorités stratégiques.

Les services offerts sont souvent de nature qualitative et par conséquent difficile à mesurer. C'est pourquoi il est recommandé d'utiliser un système de mesure des performances pour évaluer les progrès accomplis dans chaque priorité.

7. Examiner les progrès effectués en vue de

l'accomplissement des priorités stratégiques de l'Organisation Locale et réviser le plan au moins une fois par an.

De même, cette étape est nécessaire, chaque fois que de gros problèmes ou des possibilités remarquables se présentent.

Les changements des conditions environnantes internes et externes exigent souvent des réponses nouvelles et différentes de la part de l'Organisation.

RESUME Lorsqu'elle est bien menée, la planification stratégique peut être l'un des aspects les plus précieux et gratifiants de la vie de l'Organisation Locale. Ce processus englobe un large éventail de visions, idées, personnes, sentiments, données spécifiques, réalités concrètes et rêves magnifiques. La technique de planification stratégique approfondit les connaissances de l'Organisation Locale sur l'Organisation en générale et sur son environnement. Par la suite, ces connaissances permettront au Comité Directeur de l'Organisation Locale de prendre des décisions judicieuses sur des sujets concernant des règlements importants relatifs à la mission institutionnelle, et sur les priorités à long terme, les buts et objectifs de l'Organisation.

JCI Local Action Guides PROCESSUS DE PLANIFICATION Un plan d’actions permet de voir clairement les objectifs de l’Organisation Locale pour une certaine année. Un plan d’action doit être en accord avec le Plan Stratégique de l’organisation. Il doit donc répondre aux questions suivantes : 1. Pourquoi l’Organisation existe-t-elle? La Mission ou la raison d’être.

La Mission d’une organisation est sa raison d’être, la définition de ses buts. Chaque Organisation Locale est unique et a sa propre Mission, mais elle doit être alignée sur la Mission de la JCI :

"Offrir des opportunités de développement aux jeunes en leur donnant la capacité de créer des changements positifs.”

2. Sur quoi l’Organisation devra-t-elle concentrer ses efforts? Les

domaines de résultats-clés.

La Mission doit maintenant être divisée en Domaines de Résultats-Clés qui détermineront à quoi l'Organisation et les responsables doivent consacrer la plupart de leur temps, talent, énergie, et argent. Les Domaines de Résultats-Clés sont ce sur quoi l'attention doit être concentrée en premier lieu, et doivent mettre en évidence les résultats importants, et non pas les activités.

3. Que voulons-nous accomplir? - les Objectifs.

Les objectifs sont les éléments de base pour déterminer quelles activités doivent être organisées. Les objectifs aident aussi à établir des critères en vue d'évaluer si les activités sont bien menées.

Un objectif est l'énoncé d'un résultat à atteindre et doit commencer par un verbe d'action à l'infinitif. Il doit être clair, réalisable et on doit pouvoir mesurer les progrès accomplis.

4. Qui en sera responsable? - le responsable Nommé.

Chaque objectif doit clairement indiquer qui sera responsable de la coordination de l'action et de l'obtention de résultats ainsi que du développement des stratégies et de l'attribution de nouvelles responsabilités pour chacune des stratégies.

5. Quand faut-il le débuter et l’achever? - les Délais.

L'objectif doit aussi fixer une date indiquant un commencement et une fin ou une période de temps au cours de laquelle l'objectif doit être réalisé.

6. Combien cela coûtera-t-il? - le Budget.

L'objectif doit aussi indiquer l'investissement maximum que l'organisation locale est prête à autoriser.

7. Comment voulons-nous y parvenir? - Les Stratégies.

L'objectif est maintenant divisé en plusieurs petites stratégies qui sont des actions diverses qui doivent être entreprises pour réaliser cet objectif. L'objectif doit également indiquer qui est responsable, les délais, et le coût.

Après que le processus ci-dessus soit effectue, les actions sont reparties sur le calendrier annuel.


Une parfaite planification est un pré requis puissant pour atteindre ses objectifs. Un plan d’actions met l’accent sur ce qui doit être fait dans le futur pour effectivement atteindre les objectifs et la mission du projet ou de l’activité.

Plan d’Action Local



GUIDE D’ACTION LOCAL JCI: Plan d’Action Local

LES ETAPES DE PLANIFICATION Les étapes suivantes doivent être suivies au cours du développement du Plan d'Action de l’Organisation Locale: 1. Préparer un projet de Plan d’Action.

Le Président ou le Secrétaire a la responsabilité de préparer une ébauche du plan d’action de l’année à venir. Il est important de noter que le bureau sortant a la charge de travailler sur une proposition de plan d’action pour l’année à suivre.

2. Le Comité Directeur amende le Projet.

Le projet de plan d’action est discuté par le Comité Directeur et amendé si nécessaire.

3. Proposition finale en Assemblée Générale.

La proposition est présentée en assemblée générale et amendée si nécessaire par l’Assemblée Générale Constitutive.

4. Le nouveau Bureau prend en compte les

changements approuvés par l’Assemblée Générale.

Le Plan d’Action final est alors imprimé et distribué à tous les membres de l’Organisation Locale.

5. Les membres du Comité Directeur préparent

leurs plans individuels.

Chaque responsable du nouveau bureau prépare un plan d‘action individuel dès réception de ses tâches et responsabilités.

6. Approbation des plans individuels.

Le Comité Directeur approuve les plans d’actions des responsables locaux dans le premier mois de l’année.

7. Etablir un calendrier annuel d’activités.

Le secrétaire peut alors étaler les activités sur le calendrier annuel et le communiquer à tous les membres avec les délais d’exécution et les responsabilisations.

8. Les contrôleurs suivent les équipes.

Il est maintenant temps pour agir, et les contrôleurs de chaque équipe devront surveiller tout et tout le monde pour s’assurer que tout suit le plan tel que prévu.

9. Une évaluation et des recommandations sont

faites pour l'année suivante.

Le président et les superviseurs doivent évaluer les progrès accomplis tous les mois et faire des recommandations concernant les actions ou les objectifs qui doivent être inclus dans le Plan d'Action de l'année suivante.

10. Le Plan d'Action pour l'année suivante est

ébauché.

Maintenant, revenons à la première étape. En utilisant correctement l'évaluation et les recommandations, il est facile d'ébaucher le Plan d'Action de l'année suivante.

RESUME Un Plan d’action clair et réalisable est à la fois un guide pour canaliser les efforts des responsables et des membres ainsi qu’un outil qui permet de transmettre les orientations et les objectifs que se sera fixé le groupe. Il est important de comprendre qu’un Plan d’Action n’est pas une masse de granite immuable dès qu’il est imprimé. Il est prudent de revoir les plans tous les mois et de les mettre à jour tous les trimestres... ou toutes les fois que les circonstances changent notablement dans l’organisation locale.

JCI Local Action Guides RECOMMANDATIONS La différence entre les recettes et les dépenses doit être couverte par les cotisations des membres. Vous ne trouverez pas de sponsor pour les dépenses administratives. Elles doivent être couvertes par les cotisations des membres. Si les dépenses sont supérieures aux recettes, il y a l’option d’augmenter les cotisations ou celle de réduire les dépenses. Une autre option dont il faut tenir compte est d’augmenter l’effectif. Vous ne pouvez avoir un budget avec des dépenses supérieures aux recettes. Les Projets et les programmes peuvent bénéficier des sponsorings. Les projets peuvent intéresser les sponsors à condition qu’ils en voient le bien fondé et pas seulement parce qu’il y aura des media ou un grand public. Dans votre recherche de partenaires, ciblez les organisations à qui vous pourriez offrir quelque chose de valable et qui ont des objectifs similaires aux vôtres.

ETAPES POUR EXECUTION DU BUDGET Voici les étapes élémentaires pour mettre sur pied un système de contrôle financier efficace dans l’Organisation Locale:

1. Preparation du budget:

a. Les membres du bureau (et de la Commission Finances, si elle existe) indiquent les critères, selon le projet de plan d’action

b. Le trésorier donne une estimation des dépenses administratives c. Le trésorier donne une estimation globale des recettes sous réserve d. Un budget final équilibré est établi.

2. Approbation du budget:

a. Le projet final est présenté au Comité Directeur pour étude. b. Le Comité Directeur amende et approuve cette proposition de

budget. c. La proposition finale est présentée à l’assemblée générale pour

étude. d. Le budget de l’Organisation Locale est amendé et approuvé par

l’Assemblée générale de l’Organisation Locale. 3. Revision du budget:

a. Le trésorier révise le budget chaque semaine et prépare un rapport

mensuel au Bureau, y compris l’état actuel et les projections de recettes et de dépenses pour les prochains mois.

b. Le Comité Directeur révise le budget et les prévisions chaque mois. c. Le Comité Directeur effectue les amendements et corrections

nécessaires au budget.

4. Enregistrements comptables: a. Le trésorier ouvre un livre comptable pour les recettes et un autre

pour les dépenses. b. Tous les paiements se font par chèque, signé par le trésorier et le

Président. c. Le trésorier prépare un rapport mensuel de trésorerie, et des

paiements effectues dans le mois, avec les prévisions pour le mois à venir.

En préparant le budget: 1. Faire la liste des dépenses

administrative (pas des projets) en insérant les frais de consommables, communications, loyer et taxes...

2. Faire la liste des sources de

revenus en insérant les publicités sur le Site web de l’Organisation Locale, les dons confirmés et les dividendes, les bénéfices sur les ventes de produits…

3. Faire la liste du nombre de

membres actifs pour une estimation des recettes en cotisations. Ne pas inclure dans cette liste les membres potentiels pas encore affilies. Une bonne estimation est une moyenne des membres des années précédentes


Budget et Sponsoring


GUIDE D’ACTION LOCAL: Budget et Sponsoring


DONS ET SPONSORING Il y a deux manières pour une Organisation Locale d’avoir des recettes en plus : le sponsoring et les dons. Parce tous les projets ne peuvent attirer les sponsors et qu’aucune organisation n’accepterait de sponsoriser des dépenses administratives, les Organisations Locales devraient rechercher des dons qui couvriraient les frais administratifs et certains projets sans soutien. Types de dons Voici quelques suggestions pour les différents types de dons qui existent : 1. Les anciens membres : Toute personne qui a à

son actif un succès à une activité JCI. 2. Utilité dans la communauté : Un ancien membre

ou d’autres membres qui voient l’utilité de la JCI dans la communauté et pour les jeunes.

3. Partenaires: Les fournisseurs et autres

organisations avec lesquelles vous avez travaillé et qui ont vu la vraie nature et la valeur de la JCI.

Les Types de sponsorships: 1. Investissement financier et benefices

Une entreprise voudrait être associée au projet et en faire une affaire rentable à partir du sponsoring. Le projet devrait par conséquent intéresser un large public, soit en attirant une grande foule vers un endroit bien spécifique ou les publicités du sponsor pourraient être vues ou en bénéficiant d’une large couverture media avec en priorité les publicités du sponsor.

2. Bénéfices mutuels

Lorsqu’une Organisation Locale met en place un projet, il y a d’autres ressources nécessitées à part les finances. Si le directeur du projet est assez créatif et actif, beaucoup de ressources peuvent être données par des entreprises partenaires en dépit du déficit financier.

Au lieu d’augmenter les frais de participation pour pouvoir couvrir certains frais, le directeur du projet

peut par exemple approcher l’hôtel pour des gratuités de salles ou des prix préférentiels. En échange, l’hôtel bénéficiera de trois places pour trois de ses cadres lors des formations, en plus d’un espace publicitaire sur le site web ou dans le journal de la Locale. Une négociation sur cette base est plus efficace que de demander systématiquement des sous. Cette approche peut être effective pour créer une relation durable avec une entreprise. Dans l’exemple ci-dessus, il est possible qu’un des cadres de l’hôtel finisse par joindre l’Organisation Locale.

3. Demandes de sponsoring en Petites tranches

pour des objectifs spécifiques

Quelques fois, il est préférable de faire la demande de sponsoring en petits montants destines à des actions spécifiques que les gens pourraient voir directement. Bien sur, ceci peut être fait pour toutes les demandes. Vous pouvez faire des tranches de demandes de $50 ou de $75 pour des raisons spécifiques, au lieu de demander au sponsor $ 2,500 pour tout le projet. Le directeur du projet peut rechercher des dons et sponsorings des grandes entreprises comme des petites, des hommes d’affaires, des amis, des connaissances et collègues. Le budget ne doit pas être exclusivement pris en charge par un ou deux sponsors principaux. Vous pouvez toujours bien faire avec beaucoup de petits sponsorings.

RESUME Tous les projets doivent avoir un budget de base. A des dates convenues, il faudrait procéder à des comparaisons des chiffres prévues et de la réalité et informer les membres des implications qui en découlent. Il faudrait établir un rapport mensuel lors des assemblées générales sur l’état financier y compris le budget comparé avec les chiffres réels.

JCI Local Action Guides PHILOSOPHIE La JCI, comme plusieurs organisations, a un ensemble de lois, étiquettes ou normes qui sont d’usage lors des cérémonies et évènements. Mais les normes locales sont aussi considérées et elles varient d’un pays à un autre. Le terme “protocole” a plusieurs significations et connotations. Dans ce cas précis, nous dirons que le protocole est « le code d’étiquette et de bienséance généralement accepte au sein d’un groupe donné. » En d’autres mots, il s’agit de la manière d’agir acceptée et acceptable dans une certain situation.

REGLES DE BASE Une règle générale veut que l’invité suive les lois de la maison. Vous devez informer votre hôte sur le style vestimentaire approprié pour l’évènement, l’heure d’arrivée souhaitée, le point d’accès, ou se garer, qui devrait l’accueillir et à quel endroit, les personnes à qui elle serait présentée à l’entrée, l’ordre de procession pour entrer dans la salle, l’ordre des sièges, l’ordre des allocutions, et l’ordre de départ à la fin. En général, les officiers JCI élus ont préséance sur les officiers nommés. Par exemple, un Vice Président Exécutif a plus d’importance qu’un Secrétaire Général, un Trésorier ou un Conseiller Juridique qui sont élus. Lors des cérémonies officielles, les officiers de moindre rang prennent la parole avant les plus gradés. Si les officiers de moindre rang sont en grand nombre, il faudrait juste mentionner leurs noms pour faire reconnaitre leurs présences.

PROTOCOLE DE PRISE DE PAROLE Assurez-vous que les prononciations et les ponctuations sont correctes. En général les officiers de moindre rang prennent la parole avant les plus gradés, par exemple : 1. Président Local

2. Membre du Comité Directeur National

3. Président National

4. Vice Présidents JCI

5. Membres du Comité Exécutif JCI

6. Officiels du Gouvernement

7. Président JCI

8. Chef d’état Souvenez-vous: • Qu’il faut vérifier les titres des officiers hôtes, les noms des pays... pour

être sur qu’ils sont bien mentionnés dans les présentations • Qu’il faut disposer les drapeaux des organisations nationales et d’Etat

correctement • Qu’il faut réciter le Credo JCI au début de toute rencontre officielle. • Qu’il faut jouer l’hymne national si nécessaire.


Un des moments les plus importants dans l’année JCI est la visite d’un Officier international à votre Organisation Locale ou Nationale. Pour vous aider à mieux vous préparer pour accueillir les officiers internationaux cette année, nous voudrions partager quelques idées avec vous sur le protocole. Le Protocole est particulièrement important lors des cérémonies et autres événements comme les réunions locales et nationales, les réceptions, les visites d’officiers JCI, les conférences JCI, les congrès mondiaux, etc… Le protocole International nous aide à gérer les différences culturelles de manière formelle. De la même manière que chaque pays a son protocole propre à lui, il en est de même pour toute Organisation ou entreprise

Protocole Local


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GUIDE D’ACTION LOCAL: Protocole Local

PROTOCOLE POUR LES SIEGES Les arrangements de sièges sont habituellement faits non pas seulement pour honorer un invité de marque ou un ami, mais aussi pour permettre de bonnes conversations lors du diner. Durant un diner informel, un toast ou la grâce ne sont pas vraiment importants. Lors d’un diner formel ou une cérémonie, une grâce, une invocation ou un toast pourraient être faits en l’honneur d’une personne particulière ou un évènement ou pour célébrer une date de l’organisation. Il est de coutume de permettre à l’invité de marque ou à la personne VIP de faire quelques remarques ou d’adresser un message de salutations cordiales juste avant le diner ou à la fin. L’hôte devrait prendre la parole en dernier pour des remerciements. Les cadeaux pourraient être échangés avant ou après le diner. Dans la plupart des organisations, les invités sont assis selon leurs rangs ou ancienneté. Il faut veiller que les invités soient aux places qui leurs sont réservées. Les salutations et les reconnaissances des hauts

dignitaires présents fait aussi partie de la norme. Pour l’ordre des sièges, il faut noter que: • Les dignitaires importants, les VIP ou les officiers

de haut rang doivent être installés dans les ranges de devant tandis que les officiers de moindre rang sont dans les rangées de derrière.

• Pour éviter les confusions, les sièges peuvent être classés avec des cartes nominatives.

• Les invités étrangers de haut rang ont préséance sur les invités locaux.

• Les couples obtiennent le même statut. Ainsi si le Président Local ou National invité est une femme mariée, son mari est installé avec les mêmes honneurs dûs au rang de son épouse.

RESUME Il faudrait par dessus tout reconnaitre que les gens sont différent et par conséquent passer un peu de temps pour tisser des liens avec eux et découvrir comment les autres pensent et réagissent. A ce moment la, le monde pourrait s’ouvrir à vous. Comme il est dit dans la Déclaration de Principes, “…la fraternité des hommes transcende la souveraineté des nations...”

JCI Local Action Guides ANALYSE DE LA SITUATION Votre analyse de la situation, encore connue sous le nom de recherche externe, est l’élément principal du plan marketing. Il comporte plusieurs volets : le marché en bref, une analyse des forces et faiblesses et la concurrence. Toutes les organisations JCI existent au sein d’une communauté. En examinant l’environnement externe dans lequel vous évoluez, vous serez mieux équipé pour répondre aux besoins de votre communauté dans votre plan marketing. Le Marché en Bref Ce volet tient compte des besoins du marché et de la démographie du marché. Les recherches sur les besoins du marché incluent les principaux problèmes qu’il faut résoudre dans votre communauté. Lesquels de ces problèmes touchent directement les membres ? Quels genres de projets retiendraient l’attention du public? La démographie du marché tient compte du marché cible potentiel (membres, sponsors et partenaires) dans la communauté. Analyse des Forces et Faiblesses L’analyse des forces et faiblesses est faite autant sur les plans externe qu’interne du marché. D’abord, il faut examiner les forces et faiblesses internes de l’Organisation Locale. Une force interne peut être les aptitudes d’organisation pratiques et une faiblesse peut être le manque de ressources (par exemple un bureau, des ordinateurs, etc…) Puis, il faut examiner les opportunités et les menaces. Une opportunité peut être une grande population de jeunes citoyens actifs au sein d’une communauté. Une menace externe peut être le manque de sponsors potentiels et de partenaires pour faire plus de dons à l’organisation, et ce à cause de difficultés financières ou d’une situation économique difficile. Concurrence Il faut aussi tenir compte des autres organisations de volontaires qui pourraient attirer des membres potentiels JCI ainsi que d’autres Organisations Locales JCI. Si votre Organisation Locale se situe dans une grande ville avec d’autres Organisations Locales, assurez-vous que la communication est franche entre vous pour éviter que tous ne se donnent les mêmes objectifs en termes de recrutement de nouveaux membres ou d’approche des sponsors éventuels. Par rapport aux autres organisations non JCI, il faudrait se concentrer sur ce qui rend la JCI unique et qui permet de la vendre. Quelques points à garder à l’esprit sont le réseau global de la JCI, nos jeunes citoyens actifs et l’apport d’un changement durable.

LA STRATEGIE MARKETING La stratégie marketing englobe les objectifs et buts de l’organisation et aussi comment atteindre ces objectifs. Ceci commence par la Mission de la JCI : d’offrir des opportunités de développement qui permettent aux jeunes de créer un changement positif. La Mission définit le but et la direction que doit prendre l’organisation. Après avoir définit les objectifs, il faut souligner les différents groupes cibles de la JCI. Le dernier volet de la stratégie marketing est le marketing mix.


Un plan marketing est un document écrit mentionnant les actions à mener atteindre les objectifs marketing. Le plan marketing vous permet par conséquent d’organiser vos efforts de manière claire et avec tous les détails. En créant un plan marketing, il faut d’abord choisir le lieu, l’heure et les personnes impliquées. Puisque le marketing touche presque tous les aspects de l’organisation, le Comité Directeur local devrait aussi y participer. Un Plan marketing débute par une analyse de la situation actuelle, autant interne qu’externe. Il faut donc dans un premier chercher à savoir ce dont la communauté a besoin, les concurrents potentiels, et la démographie du marché. Puis il vous faut définir les objectifs et buts de votre organisation, ce qui commence toujours par la Mission et la Vision de la JCI.

Plan Marketing


GUIDE D’ACTION LOCAL JCI: Plan Marketing

Buts et Objectifs Les objectifs et les buts de l’organisation permettent de faire avancer les idées clés contenues dans la Mission. D’autres buts tout aussi importants pour toute organisation sont d’attirer de nouveaux membres, de garder les membres actuels, d’établir un profil positif de la communauté, d’attirer les sponsors et les partenaires, d’obtenir du soutien et de la reconnaissance pour des actions positives et des projets porteurs dans la communauté et d’être en relation permanente avec les autres Organisations Locales et Nationales et le Siège Mondial de la JCI. Marché Cible Votre marché cible permet de définir le profil du bénéficiaire des efforts que vous fournissez. Dans le cadre de votre organisation, cela veut dire : les membres potentiels, les sponsors et partenaires potentiels, les membres actuels, les sponsors et partenaires actuels, la communauté et les anciens membres JCI. Il faut tenir compte des besoins de chaque groupe, et expliquer comment votre Organisation Locale pourrait apporter la solution à ces problèmes. Le Marketing Mix Le marketing mix est l’ensemble des techniques

utilisées pour atteindre les objectifs de marketing. Le marketing mix est composé de quatre volets, connus sous le nom des 4P: produit, place, prix, promotion. • Le produit JCI comporte trois aspects: la Mission,

la Vision et les Valeurs, l’expérience JCI et des expériences concrètes comme les projets, les formations et les évènements.

• La place est définie par les lieux de réunions, des projets et des événements.

• Le prix est un aspect que chaque Organisation Locale doit déterminer à son niveau. Certains points sont à considérer comme le budget de l’organisation, et ce que l’Organisation Locale doit verser à la Nationale par membre.

• La Promotion est la manière dont vous faites connaitre l’organisation au grand public. Il s’agit ici de plus que la simple publicité. Ce sont tous les efforts de relations publiques et moyens de faire passer l’information. La promotion est présente dans toutes les actions de l’organisation, allant des T-shirts aux présentations individuelles des membres en public.


JCI Local Action Guides PLANIFICATION Avant de débuter le travail de communications internes, il serait bon de prendre un peu de temps pour revoir quelques points importants qui pourraient influencer vos décisions. 1. Audience cible

Il faut tenir compte de qui vous ciblez à travers vos efforts. Dans les communications internes, cela veut dire les membres actuels et anciens, (alumni, sénateurs, etc…). Examinez les besoins des différents groupes et sous groupes qui constituent votre audience. Une bonne connaissance de vos membres pourrait vous être très utile pour mieux communiquer avec eux. Parce qu’ils ont vécu des expériences positives et inoubliables à la JCI, beaucoup de gens ont toujours désiré rester en contact avec l’organisation même après 40 ans. Ces anciens membres sont des sources de savoir inestimables, des références d’histoire et de développement d’opportunités.

2. Buts

Il faut déterminer les buts de votre projet, donc élargir les limites des buts – voir plus loin que la mission de la JCI, en présentant une image plus claire et plus consistante de la JCI au sein de la communauté- et des buts plus spécifiques- de fournir des informations sur une base régulière aux membres sur les activités de la JCI ou d’augmenter les participations aux évènements JCI.

Les buts des communications internes peuvent être:

1. De poursuivre la Mission de la JCI, sa Vision et ses Valeurs 2. De fournir aux membres des informations régulières sur les activités

de la JCI, aux niveaux national et international 3. D’inspirer les membres et de les motiver pour une plus grande

implication 4. De présenter une plus claire et consistante image de la JCI, sur les

plans international, national, et local pour renforcer cette image et créer une marque

D’autres objectifs pourraient être ajoutés pour chaque projet individuel, comme par exemple faire une collecte de fonds ou augmenter la participation a un programme. Bien que certains objectifs (comme poursuivre la Mission de la JCI) soient totalement abstraits, il est important d’avoir des objectifs mesurables aussi. Ceci vous permettra de mesurer le progrès à la fin du projet. Se fixer comme objectif de « faire augmenter le nombre de nouveaux membres participant à une réunion » est moins effectif que « d’augmenter les nombre de nouveaux membres à une réunion de 15% »

3. Plan d’Action

Il faut faire une ébauche de plan d’action pour aider dans la prise de décisions sur le message et comment il sera communiqué. En réfléchissant à la meilleure manière d’agir, il faut tenir compte des facteurs temps et lieu pour faire passer le message effectivement. Ceci pourrait vous aider à voir quelle méthode utiliser pour chaque objectif.

EXECUTION Vous pouvez exécuter votre plan d’action et votre stratégie avec des


La JCI ne pourrait exister sans les 200,000 jeunes citoyens actifs et dévoués de par le monde. Les communications internes se concentrent sur les messages avec les membres actuels et anciens. Après avoir établi un plan de communication, cette section donne plus de détails sur les techniques pour effectuer des communications internes efficaces.

Communications Internes

JCI Local Action Guides techniques de communications. La stratégie pour choisir et exécuter des techniques est enracinée dans votre plan de communications : vos objectifs, votre audience cible, et votre compréhension de l’environnement externe. Pour chaque projet, déterminer vos objectifs et planifier ayant à l'esprit le public cible. Cela permettra d'orienter les décisions tactiques, partant de la décision d'envoyer ou non un bulletin ou un communiqué de presse, jusqu’au style de rédaction que vous utilisez. Il existe plusieurs façons de communiquer avec les membres et anciens membres. 1. La lettre d’informations imprimée

Utilisez une lettre d’informations imprimée pour informer les membres des activités et évènements locaux, nationaux et internationaux de la JCI, des projets et autres informations. N’oubliez pas d’inclure un calendrier, des photos attirantes et des cas réels et vibrants de situations vécues par des membres. N’oubliez pas de faire usage d’éléments consistants d’impression et de design (type et taille de police, couleur, marges, etc) dans la lettre d’informations pour présenter une image plus professionnelle.

2. La lettre d’information électronique

Une lettre d’informations électronique est moins couteuse à produire et plus rapide à lire qu’une imprimée. Informez les membres sur les prochaines activités et utilisez des liens pour les diriger vers votre site web. Incluez un calendrier d’activités, des sections riches en informations un une rubrique de navigation au dessus. Mais n’oubliez pas : elle doit être courte.

Rappelez-vous:

• La Valeur. Si la lettre électronique a une l’estime

des membres, ils la liront quelque soit sa fréquence- même si un quotidien est quand même trop. De la même manière, si elle ne vaut rien, ils ne la liront pas même si elle était annuelle.

• Feedback. Recherchez le feedback pour vous assurer d’être dans la droite ligne des sujets qui intéressent les membres.

• Respectez-la vie privée. Offrez toujours une option désabonnement et respectez-la.

• Gardez-la courte. Il devrait être possible de lire la lettre en cinq minutes ou moins.

• Gardez-la simple. Rendez la navigation simple pour que les membres puissent trouver les informations recherchées assez rapidement et facilement.

Ressources: visitez la lettre électronique JCI Be Better du Siege Mondial pour vous inspirer pour la votre. Abonnez-vous à la page d’accueil de JCI.

3. Site Web

Un site web est un outil puissant avec de profondes répercussions. Voir le Guide des Administrateurs du site pour les critères d'obtention d'un site JCI. Votre site web peut se concentrer principalement sur les membres, mais n’oubliez pas les potentiels et les sponsors qui y feront aussi un tour. Il faudrait inclure une navigation simple, une rédaction frappante sans vocabulaire choquant, avec des abréviations et des explications claires sur votre Organisation Locale et la JCI sur les plans national et international. Rappelez-vous de toujours mettre votre site à jour pour avoir de nouvelles informations.

4. Autres documents imprimes

Les brochures et les autres documents imprimés sont tout aussi utiles pour l’information et l’inspiration des nouveaux comme des anciens membres. En cette ère technologique, il est toujours bien de recevoir quelque chose qui peut tenir dans la main. Rappelez-vous de montrer une image professionnelle constante avec la marque JCI en relisant et faisant relire votre travail et en faisant usage des mêmes éléments de conception pour vos publications.

5. Média Social

Avec les média sociaux en ligne, vous pouvez communiquer avec plusieurs membres à la fois, et leur donner la possibilité de réagir par rapport à votre Organisation Locale. Ces outils peuvent très utiles pour la promotion d’évènements et pour entamer des conversations en ligne. Ces média sociaux permettent aux uns et aux autres de déposer des messages et de discuter avec d’autres sur les opinions des uns et des autres. Aux nombre des média sociaux, il y a les sites web de réseaux d’amis (Facebook, MySpace, LinkedIn ou Workut), les blogs ou mini-blogs (Twitter) et YouTube. Il est néanmoins important de se mettre là où les membres sont le plus fréquent. Audience: les membres branchés technologie de pointe et les anciens membres qui sont branchés

GUIDE D’ACTION LOCAL JCI : Communication Interne


JCI Local Action Guides PLANIFICATION Pour s’assurer une communication effective, il faut établir un plan clair avant de passer à l’acte. En voici les étapes. 1. Audience cible

En toute communication, il y a une audience spécifique qu’il faut atteindre. Vous devez définir cette audience avant d’avancer, puisqu’elle conditionne tout ce que vous aurez à communiquer. Pour l’externe, votre audience peut être composée des partenaires et sponsors, des membres potentiels ou de la communauté locale. Prenez soin autant du message que vous voulez faire passer que de l’audience spécifique cible et aussi de ce qu’ils voudraient entendre et qui les intéresse vraiment.

2. Buts

Il y a des buts en communications qui sont communs à tous, comme poursuivre la Mission, la Vision et les Valeurs de la JCI. Néanmoins, il faudrait établir des objectifs directement lies à l’audience ciblée pour chaque action de communication. Les buts de la communication externe incluent : Les Partenaires/ sponsors • Communiquer la valeur qu’offre la JCI • Présenter le changement et l’impact que la JCI apporte à la

communauté • Continuer la communication pour créer un partenariat solide et continu

Les membres potentiels • Fournir des informations et l’historique de la JCI et de votre

Organisation Locale • Inspirer et motiver le membre individuel • Les inviter à s’impliquer pour devenir membre de votre Organisation

Locale. Communauté • Poursuivre la Mission de la JCI • Créer une image positive et solide de la JCI dans la communauté • Obtenir le soutien de la communauté

3. Plan d’action

Elaborer un plan d’action pour permettre la prise de décisions sur le message et comment il sera communiqué. En y travaillant, n’oubliez pas le bon moment et le meilleur endroit pour atteindre votre audience cible. Modelez votre message pour qu’il soit d’actualité, intéressante et authentique.

EXECUTION Une fois le plan établi, il est temps de décider de sa mise en forme. L’audience et les buts du projet vous aideront à choisir la technique de communication adéquate. 1. E-mails/Messages de courtoisie

Les E-mails, ou autres moyens de communication pour donner suite aux discussions avec les partenaires potentiels, membres ou journalistes, partenaires potentiels, membres ou journalistes, relèvent de votre responsabilité.


Le travail des communicateurs dans une Organisation Locale est plus basé sur les membres. Mais il ne faut pas oublier les non membres. Ces personnes représentent les potentiels membres, sponsors, partenaires amis de l’organisation, et la communauté que vous cherchez à servir. Communiquez avec les non membres est donc vital pour le succès de l’Organisation Locale JCI. En créant une communication effective avec les non membres, vous augmentez les chances d’avoir de nouvelles opportunités de qualité.

Communications Externes


JCI Local Action Guides Donner suite est très important car cela engendre une communication dans les deux sens. Les E-mails devaient être professionnels et fournir suffisamment d’informations au destinataire

2. Communiqué de presse

Un article de presse est un texte écrit publié par les média. C’est une forme de communication acceptée entre une institution et un reporter. C’est une opportunité pour transmettre les faits et les points de vue. Les articles de presse peuvent annoncer certains évènements de la JCI : des activités prévues, des projets communautaires, des récompenses, des réalisations individuelles de certains membres, etc.. une récitation simple des faits et des statistiques n’est pas un article digne à publier. Les bonnes publications d’articles se basent sur les faits, les statistiques et des citations pour raconter une histoire et présenter et valider un point de vue. Une fois que l’article est publié, il faut donner suite. Contactez chaque stand de media pour vous assurer qu’ils ont reçu les copies et s’ils ont des questions. Laissez-leur si possible vos coordonnnées.

3. Le Kit de Presse

Un kit de presse est un outil inestimable qui sert d’abord d’outil d’information aux journalistes. Il est utile à la fois aux journalistes de presse écrite avec les magazines et journaux, aux journalistes de radio et de télévision. Il est aussi particulièrement utile pour les conférences de presse. Le kit de presse doit contenir l’historique de la JCI et de votre Organisation Locale, un article de presse publié, des contacts dans la presse, des avis d’experts et d’autres organisations et dans le cadre d’une conférence de presse, des accords des intervenants signés sur votre papier entête pour courriers avec leurs contacts.

4. Interviews

Les interviews peuvent être un moyen effectif pour faire passer un message par la télévision ou la radio. Une fois le contact établi avec un media, une interview peut être d’utilité énorme pour le message à faire passer. Lors de l’interview, gardez à l’esprit quelques points cruciaux: sous pression, toujours rester professionnel, communiquez clairement, formuler des messages positifs et précis, faites de la promotion autant pour le message que pour l’organisation et laissez une impression de confiance et de compétent.

5. Publicité

Les publicités sont des heures d’antenne promotionnelles des media. Ces heures peuvent être très couteuses, mais pour certains évènements publics, de petites publicités ou des bulletins mis dans des journaux locaux pourraient vous aider à faire véhiculer votre message à un public plus large. Les spectateurs noteront votre publicité en la comparant aux autres. Si la votre n’atteint pas leur niveau, elle pourrait avoir un effet négatif. Il est alors important d’effectuer de recherches approfondies sur les prix, le nombre de maisons de media, les heures de pointe et les délais avant de choisir une option.

6. Sites web

Les sites web sont un grand outil de communication avec vos membres JCI, mais il faut se souvenir qu’ils ne sont pas les seuls à en faire usage. Pour maintenir un site facile à utiliser, voici quelques trucs :

• La Navigation: Assurez-vous que le site est

facile à visiter. Les informations doivent être faciles à trouver et classées de manière logique.

• Vocabulaire: Ne faites pas usage de vocabulaire grossier. Les termes techniques et pas communs pourraient intimider plus d’un ou même les frustrer.

• Contenu: Le Site pourrait être plus utilisé par les non membres pour avoir plus d’informations sur l’organisation. Mettez donc beaucoup d’informations élémentaires sur la JCI et votre Organisation Locale et facilitez en l’accès aux non membres.

7. Affichage

Toutes les impressions effectuées pour tout évènement doivent porter le logo JCI ou y faire référence, communicant ainsi avec les gens qui le lisent. Les banderoles, les drapeaux, les affiches et les pins sont autant d’exemples d’impressions qui doivent porter le nom et le logo JCI. Il faut aussi les grouper selon le message et l’usage qui en sera fait.

8. Le Marketing Créatif

Des fois pour faire passer le message il vous faut sortir des sentiers battus. L’objectif principal de la communication est de créer et de laisser une image et une impression positives et durables de la JCI. Les idées créatives toutes nouvelles sont mémorables care elles ont le pouvoir de rendre la communication plus effectif. e

GUIDE D’ACTION LOCAL JCI : Communication Externe

.



IMPRIMES / EN LIGNE Les gens lisent de manière différente que ce soit en ligne ou des imprimés. Les lecteurs font un scan au lieu de lire les imprimés. Et sur le web : • Le texte est divisé en liens par page, contrairement à l’imprimé où il s’agit

d’un document complet. Gardez donc vos pages indépendantes et numérotées pour que les lecteurs puissent entrer dans votre site à tout moment et comprendre le contenu.

• Divisez le nombre de mots par deux. Il est plus difficile de lire en ligne, et les lecteurs râlent beaucoup.

• Mettez votre site à jour régulièrement. Des informations non mises à jour ne donnent pas l’air professionnel. Un contenu récent est une invitation à revenir.

ECRIRE POUR LE WEB Soyez direct : Soyez clair, précis et direct pour que les lecteurs sachent immédiatement ce qu’ils lisent, ou qu’ils trouvent ce qu’ils recherchent facilement. Le Plus Important d’abord : Mettez vos idées les plus importantes en première ligne, pour que les lecteurs ne les ratent pas. Gardez un style organisationnel clair pour aider les lecteurs à trouver ce qu’ils recherchent rapidement. Soyez simple : Les phrases longues et compliquées sont difficiles à lire sur le net. Soyez simple. Soyez actif : Utilisez des verbes d’action pour attirer et garder l’attention des lecteurs. Utilisez des mots-clés : Parce que les lecteurs sur le web ont généralement la Mission de trouver un sujet particulier sur votre site, utilisez des mots-clés dans les titres et dans les pages les aiderait à trouver ce qu’ils recherchent. Si un moteur de recherche est utilisé par un usager du web pour trouver des articles sur les Objectifs Du Millénaire pour le Développement, vous pourriez donc l’aider à trouver ce sujet sur votre site à travers la phrase suivante: • “Les membres JCI œuvrent pour l’accomplissement des Objectifs du

Millénaire pour le Développement.”

Ou, puisque la première partie des phrases ralentissent les moteurs de recherche, essayez celui ci: • “Les Objectifs du Millénaire de Développement des NU: les membres JCI

agissent. Soyez honnêtes : Puisque les lecteurs ne savent pas d’où proviennent l’information, la crédibilité est de mise lorsqu’on est en ligne. Donnez-vous la peine d’établir vos propres références, citez vos sources et soyez honnêtes.

ORGANIZATION Comment vous organisez votre site Web est important dans les personnes de aide tirent le meilleur de votre emplacement. Titrages Utilisez des titres qui sont informatifs, courts et significatifs. Les lecteurs en ligne scannent les informations au lieu de lire le contenu. Les titrages effectifs:


Les sites web sont aujourd’hui un outil indispensable de communication. Pour obtenir le meilleur de votre site web, il vous faut adapter votre style de rédaction et votre organisation au format du web. La rédaction pour la presse écrite et celle du web sont deux choses très différentes. Il vous faut dans un premier temps créer un site web. Pour avoir un site gratuit, envoyez le nom de votre organisation nationale ou Locale et le nom et l’email de l’administrateur du site a l’adresse suivante : Information Technology ([email protected]) Les demandes sont traitées en deux jours o

Gestion du site web

JCI Local Action Guides • Divisent le document en sections qui facilitent les

contenus faciles à trouver. • Dirigent les lecteurs vers ce qu’ils cherchent • Retiennent leur attention et les amène à lire le

document • Utilisent les verbes d’action. “Un Programme

Connecte les Membres au Réseau Global” est mieux que « Les Membres Font Partie d’Un Nouveau Réseau »

• Délimitent clairement le contenu de chaque section Les Listes et tableaux Mettre l’information sous forme de liste ou tableau la rend plus facile et rapide à lire et plus intéressante visuellement. En écrivant, insérez des informations qui pourraient se retrouver en format liste ou dans un tableau, comme les dates, une procédure ou des responsabilités. Les images Les photos et les illustrations sont une autre manière d’attirer l’attention des lecteurs sur votre page web. Utilisez des titres pour identifier vos photos ou illustrations et amener le lecteur à lire l’article. Les paragraphes web Il est mieux d’avoir des paragraphes courts pour une meilleure lecture sur le web. Les plus longs sont décourageants. Limitez les paragraphes à juste des pensées simples pour que le lecteur qui scanne ne rate pas le paragraphe suivant. Utilisez le compteur de mots de votre logiciel pour vous assurer que les paragraphes ne sont pas trop longs.

FORMAT Utilisez un format clair pour faciliter la lecture et le scan de vos textes. A ne pas oublier: Caractères • Ne mettez pas les phrases longues en majuscules

ou inutilement. Les mots qui sont totalement en majuscules sont difficiles à lire. Pour mettre l’accent sur certains mots, mettez-les en gras ou en italique.

• Utilisez les caractères et leurs tailles par défaut en format HTML pour qu’ils aient une bonne apparence.

• Choisissez vos couleurs de fond et de texte avec soin. Le texte en noir sur fond blanc est toujours la meilleure option. Imprimez une page et essayez-la avec d’autres avec d’autres navigateurs pour voir.

Les phrases

• Ne soulignez pas les phrases qui ne sont pas des liens. Parce qu’ainsi les gens croient que tout ce qui est souligné est un lien. N’utilisez pas non plus du bleu pour la même raison.

• Attention a la longueur de la ligne, pas trop courte ni trop longue. Les deux sont très fatigants à lire sur le web.

LA NAVIGATION Lorsque vous terminez votre site, faites appel à quelqu’un qui n’est pas dans le domaine pour le tester et voyez si elle arrive à y accéder facilement et rapidement. Cet exercice vous permet d’évaluer la qualité de votre travail. A ne pas oublier : • Les liens hypertextes: Les liens guident le lecteur

vers les informations les plus importantes dans le document, permettent d’éviter les répétitions, donnent plus de détails et aident au scan. Les liens servent beaucoup plus aux gens qui veulent en apprendre plus sur un sujet donné. Néanmoins, il ne faut pas trop en faire. Trop de liens rendraient la lecture vraiment difficile.

• Les groupes: il faut grouper le contenu en blocs

pour faciliter la vision des lecteurs. Ceci permet aux lecteurs d’accéder directement aux informations sans détour.

• Imprimer: pensez à imprimer les pages lors de la

conception. Assurez vous que le texte n’est pas trop large à l’impression. Révisez les pages et laissez assez de marges.

• La Fragmentation: ne divisez pas les informations

en blocs trop petits. Si les informations ne sont pas suffisantes pour une section, combinez en plusieurs pour en faire une section.

EXPRESSIONS A EVITER Ne faites usage de mots qui se référent au web. Ecrivez normalement sans attirer l’attention sur le web. Testez votre rédaction en l’imprimant et en voyant son sens lorsqu’il n’est pas en ligne. Des mots à éviter :

o "Cliquer ici" o "Suivez le lien"

ww.jci.cc GUIDE D’ACTION LOCAL JCI : Gestion du site web



RESPONSABILITES En tant que Président Local, rappelez-vous que le succès de vos réunions dépend d’abord de vous et de votre Comité Directeur. Gardez ceci à l’esprit : 1. Les réunions sans objectifs sont une perte de temps et d’énergie. 2. Choisissez un lieu de réunions qui soit centralisé et adapté à l’objectif,

chaud ou frais selon la saison et calme et sans interruptions. 3. La participation est essentielle au succès de la réunion. Pour assurer

cette participation, envoyez toutes les informations concernant ladite réunion à tous ceux qui doivent et voudraient y participer.

4. Les arrangements et dispositions sont un autre facteur contribuant au

succès de la réunion. Les points suivants sont à retenir en ce qui concerne la disposition des sièges :

a. Choisir les sièges qui sont confortables autant que possible, de

préférence avec des repose-bras. Eviter autant que possible les chaises pliables.

b. Pour les grandes réunions, la capacité de la salle devrait être grande.

Pour les petites réunions, il est bien d’avoir quelques sièges avec d’autres en réserve, que d’en avoir beaucoup trop arrangés.

c. Arrangez les sièges selon le but de la réunion : des rangées ou des

demi-cercles en face du président de séance pour les réunions informelles ou les réunions de courte durée. Les tables rondes sont idéales pour les réunions de comité directeur ou écrire est essentiel. Les arrangements en salle de classe ou en théâtre sont plus adaptées pour les réunions formelles ou les réunions avec les grandes assemblées et ou les procédures parlementaires seront d’usage.

5. La réunion devrait débuter et se terminer à l’heure prévue. Si le besoin de

continuer se présente, il est préférable de prévoir une autre réunion ou alors les participants peuvent voter des minutes supplémentaires. Dans les deux cas, il faut un vote des participants à la réunion.

RECOMMANDATIONS Voici quelques aspects très importants en planifiant une réunion: 1. Ordre du jour. A quelques exceptions près, le président ou le secrétaire

prépare l’ordre du jour et en fait la distribution aux membres avant la réunion. Un ordre du jour prépare permet de gagner du temps et de prendre plus de décisions.

2. Procès verbal. Le secrétaire garde le procès verbal et en distribue des

copies a chaque réunion. L’adoption ou les amendements à ce procès verbal devrait être le premier point à l’ordre du jour.

3. Durée. Si le président dirige correctement la réunion, beaucoup devrait

être fait en deux heures. Vous verrez à quel point c’est bénéfique au moral des uns et des autres si la réunion ne prend pas toute la soirée, à moins que nécessaire.

4. Information par avance. Dans la plupart des cas, c’est la responsabilité du secrétaire d’informer les membres de la réunion et d’envoyer l’ordre du jour en précisant les responsabilités, les rapports attendus et les objectifs de la réunion.


Une planification générale permet aux réunions de l’Organisation Locale d’être plus effective. Avec une bonne planification, vous pouvez annoncer des dates précises, vous assurer des meilleurs orateurs, programmer des activités et en faire la promotion bien à l’avance et aussi éviter d’annuler des activités pour absence ou indisponibilité des orateurs ou invités.

Planifier les Reunions


GUIDE D’ACTION LOCAL JCI : Planifier les réunions

LISTE DE VERIFICATION AVANT LA REUNION : � Le but de la réunion est-il bien défini? � L’ordre du jour est-il planifié et écrit? � Le procès verbal de la réunion précédente a-t-il été

préparé et envoyé aux membres? � Tous les officiers ont-ils compris ce qu’ils doivent

présenter? � L’information sur le lieu et l’heure de la réunion a –

t-elle été communiquée à tous? � L’invité ou l’orateur a-t-il été contacté et a-t-il

confirmé les points suivants: � Le sujet à traiter? � La durée de son intervention? � Qui accueillera l’orateur à son arrivée? � L’information pour la présentation de l’invité

est-elle prête? � Les arrangements des équipements audiovisuels

et du micro ont-ils été pris? � Y a-t-il un plan de secours pour l’invité? � La salle de réunion a-t-elle été payée, la

disposition envoyée, etc? � Des arrangements ont-ils été pris pour des

cadeaux à l’invite? � Y a-t-il besoin des media à la sortie et ont-ils été

invités? � Y a-t-il besoin de badges ou de plaques

nominatives et ont-elles été commandées? � Les drapeaux sont-ils prêts? � Le maillet, podium, table d’honneur, banderole, etc

sont-ils prêts et bien disposés? � La décoration est-elle prête?

LORS DE LA REUNION: � La réunion débutera-t-elle à l’heure? � Les officiers sont –ils prêts avec leurs rapports ? � L’orateur invité est-il prêt pour son allocution? � Les cadeaux, plaques et certificats sont –ils prêts

et sous main? � L’ordre du jour et les autres documents

nécessaires sont-ils en votre disposition? � Pouvez-vous avoir un contact visuel avec tous les

participants de la réunion? � Avez-vous remercié les membres de leur

participation? � Avez-vous traité tous les points inscrits à l’ordre du

jour? � Tous les membres ont-ils eu l’occasion de

s’exprimer? � Toutes les décisions ont-elles été prises de

manière démocratique? � Avez-vous annoncé la date, le lieu et l’heure et les

principaux sujets à traiter lors de la prochaine réunion?

� Avez-vous terminé à l’heure? APRES LA REUNION: � Les lettres de remerciement ont-elles été

envoyées? � Les média ont-elles été informées de ce qui a été

décidé et adopté? � Le procès verbal a-t-il été préparé? � Toutes les promesses ont-elles été confirmées et

les taches assignées suivies ? � Y a-t-il une action à prendre à la suite d’une

décision prise en réunion? � Tous les membres ont-ils reçu le résumé des

décisions prises?


JCI Local Action Guides RESPONSABILITES Il y a trois éléments qui contribuent à la réussite des réunions d'Organisation Locale. • Tout d'abord il y a les leaders, ce qui comprend le Président et le

Secrétaire.

• Ensuite, il y a les installations et la disposition de la salle de réunion dont la responsabilité revient habituellement à la Commission des Réunions.

• Enfin, il y a les participants, ce qui comprend les membres actuels, les membres potentiels, les invités et les visiteurs.

Nous vous offrons les suggestions suivantes pour chacun de ces aspects:

LEADERS: Le Président doit: 1. Connaître les objectifs de la réunion avant de préparer un ordre du jour

détaillé et doit s'assurer que tous les participants connaissent ces buts avant le début de la réunion.

2. Connaître les principes régissant les procédures parlementaires. Si votre

Organisation Locale n'a pas de Conseiller Juridique, un jurisconsulte doit être nommé.

3. Annoncer la date de la réunion suffisamment tôt aux membres et leur

donner des détails sur cette réunion. 4. Veiller à respecter les convenances et le protocole dans vos réunions,

mais soyez souple et conciliant en toute circonstance. 5. Respecter un bon standard de décoration et de protocole au cours de la

réunion, mais assez flexible avec tous. 6. Limitez le temps de parole pour que les moins éloquents ne soient pas

dominés. 7. S'assurer que le Secrétaire conserve des archives correctes sur la

réunion et prendre ses propres notes pendant la réunion dans le cas où un conflit apparaîtrait.

8. Encourager la participation maximum de ceux qui assistent à la réunion.

La réunion est pour les participants et non pour les membres du Bureau. 9. Prévoir de la variété, c'est la clé d'un bon programme de réunion. 10. Avoir une copie de la Constitution et du manuel des procédures

parlementaires sur la table d'honneur. 11. Offrir la possibilité d'établir de bonnes relations publiques internes pour

les membres et de bonnes relations publiques externes pour les invités et les visiteurs.

12. Donner des instructions concises aux membres qui présentent des

rapports officiels. 13. Mettre les visiteurs et les invités à l’aise lors de la réunion. 14. Commencer et clore la réunion à l'heure prévue.


La plupart des membres des Organisations de volontaires n’aiment pas aller aux réunions. Le premier défi est de changer cette attitude dans votre Organisation Locale si c’est le cas. Aidez vos membres à comprendre la nécessité et les aspects positifs des réunions. Ces réunions offrent des opportunités de fraternité et d’acquisition de nouvelles aptitudes. Si les membres anciens et nouveaux participant aux réunions, vous devriez être en mesure d’avoir aussi une bonne participation aux autres a

Réunion Locale


GUIDE D’ACTION LOCAL JCI : Réunion Locale

Dispositions physiques – le Secrétaire doit: 1. Etre responsable de l’arrangement de la salle de

réunion, de sa propreté après la réunion et du rangement des matériels usités.

2. S’assurer d’un parfait arrangement, de la

disposition du Credo JCI, des drapeaux JCI et d’état, des équipements audiovisuels et autres matériels nécessaires.

RECOMMANDATIONS 1. L'ordre du jour peut être aussi varié que le veut le

Président. 2. Sélectionnez les types de réunions qui conviennent

le mieux à vos membres. Prenez en considération leurs occupations, leurs horaires de travail, leurs intérêts et ambitions. Certains types de réunions comprennent la réunion-déjeuner (brève), la réunion petit déjeuner (brève), la réunion-dîner (longue), etc. Demandez l’avis des membres.

3. Les procédures parlementaires et le protocole

doivent être incorporés dans les réunions pour inciter une participation maximum et la libre expression. Si vous suivez ces règles, vous aurez des réunions bien ordonnées; chacun aura la possibilité d'être entendu, les décisions seront prises d'une façon démocratique par la majorité, et le droit des minorités sera sauvegardé.

4. Le Président doit commencer la réunion à l'heure

prévue et procéder aux présentations dans les règles et par ordre d'importance. Il doit se conformer à l'ordre du jour et à son plan d'exécution personnel. Il doit inclure de courtes pauses dans l'ordre du jour et s'assurer que les discussions ne s'éloignent pas du sujet traité. Il doit éviter les moments embarrassants et savoir trancher équitablement les disputes. Il doit éviter de

dominer la réunion, demeurer impartial et ne jamais demander conseil à l’assistance concernant les procédures parce que le Président doit toujours connaitre la procédure.

5. Enfin, s'assurer que tous les participants

comprennent bien ce qui doit être accompli pendant la réunion. Certains des objectifs comprennent: aborder les affaires importantes de l'organisation locale; écouter un orateur invité éminent; divertir les membres en visite ou les invités; diriger une séance de formation pour les membres; recevoir une série de rapports sur le programme de l'organisation locale.

Si les membres comprennent les objectifs de la réunion, ils seront plus compréhensifs envers les leaders si des difficultés surgissent. Nous tenons à souligner maintenant un point important concernant les plats et boissons servis pendant la réunion. S'il y a un repas pendant la réunion, réservez du temps pour débarrasser les tables avant de continuer. Les membres ne peuvent pas bien suivre la réunion si leurs voisins sont toujours en train de manger ou de boire. Connaissez aussi les habitudes des membres. S'ils défient les convenances ou distraient les participants... changez leurs habitudes!

RESUME Peu d'activités sont plus motivantes ou stimulantes qu'une réunion d'organisation locale bien menée. Qu'il s'agisse d'une séance traitant des affaires, d'une réunion se rapportant à une activité ou d'une rencontre sociale, les membres doivent quitter la réunion satisfaits et impatients de se rendre à la prochaine. Tout ce qui est accompli dans l'organisation locale est directement lié à la qualité d'une réunion d'organisation locale; il est donc impératif que cette réunion soi


JCI Local Action Guides RESPONSABILITES 1. Ne monopolisez pas tout. Rappelez-vous que la réunion appartient aux

membres. Vous êtes là juste pour faciliter les discussions et les prises de décisions.

2. Le contact visuel est la clé pour contrôler la réunion. Disposez les

tables d’honneur de telle manière que ce soit seulement vous, le Past Président, et le Secrétaire qui y soyez installés. Vous ne pouvez établir de contact visuel avec des gens assis à vos côtés.

3. Toujours débuter la réunion à l’heure. Si vous débutez la réunion en

retard juste à cause d’un petit groupe qui arrivent toujours en retard, vous offensez ceux qui sont à l’heure. En outre, ceux qui sont toujours en retard le seront quelque soit l’heure à laquelle vous débuterez la réunion. En débutant à l’heure, vous envoyez par ailleurs un message fort à tous disant que vous êtes ponctuel.

4. Débutez la réunion avec une vue générale du travail à faire. Sans

rentrer en détail sur chaque point à l’ordre du jour, donnez aux participants un aperçu du travail à faire. C’est un bon moyen pour avoir les participants dans le bon rythme. C’est aussi un bon moyen pour clarifier vos attentes de la réunion et pour que les autres vous aident en cas de besoin.

5. Guidez, observez, faites le médiateur et stimulez les discussions

lors des réunions. Accordez du temps pour les idées et les pensées venant du groupe, même si vous avez la “bonne” réponse. Toute discussion de groupe est renforcée la diversité d’opinions, alors prenez le temps de noter des idées, même des gens qui ne s’expriment pas beaucoup. Posez des questions judicieuses pour sortir les taciturnes de leur silence. Découragez-les gens de monopoliser les discussions et d’intervenir sur tous les points à la fois.

6. Observez les signes visuels et verbaux pour savoir comment les

gens apprécient la réunion. Si les mots sont “oui” mais le langage corporel dit “non”, suivez plutôt le langage corporel.

7. Réglez directement les comportements gênants en faisant une

pause pour faire voir au membre en question les conséquences de son acte. Ne cherchez jamais à savoir les raisons des gens, plutôt faites voir comment l’acte en question gène la bonne tenue de la réunion. En cas de récidive, trouvez un moyen de gérer le membre durant la réunion.

8. Ne permettez pas aux membres de s’ingérer dans les discussions.

Dans ce cas, faites leur savoir de manière simple que leurs noms sont ajoutés à la liste des autres qui interviendront après. Ce faisant, vous imposerez une discipline qui permettra d’avoir des discussions plus fructueuses.

9. Gardez la discussion en accord avec le sujet principal en rappelant

souvent ledit sujet et les objectifs de la discussion. Cette technique est un moyen d’éviter au groupe de s’éloigner du sujet principal.

10. Cherchez à avoir un consensus, sans l’unanimité obligatoirement. La

plupart du temps, une bonne idée est réduite à une idée diluée et sans effet à cause des efforts faits pour avoir l’accord des deux derniers membres. Rappelez-vous qu’en tant que président de séance, vous êtes responsable de tous et non juste de certains. Avec l’accord de la majorité, faites un vote et passez à autre chose.

11. Faire passer les points importants au vote. Souvent, une minorité


Diriger une réunion n’est pas un processus passif ni ne se résume a juste appeler le prochain intervenant. Le président de séance n’est pas juste un agent de circulation. Lorsque vous présidez une réunion, rappelez-vous c’est selon vous que vont dépendre la tournure de la réunion, soit elle vivante, provocante, créative ou suivie- ou rien de tout ceci. Gardez en mémoire que votre responsabilité en tant que président de séance couvre tous les membres présents et non juste certains. Durant la réunion, posez-vous constamment la question si les intérêts de tous les membres sont servis dans les discussions. Donnez-vous le défi de permettre à chaque membre de parler au moins une fois lors. a

Diriger les Réunions


. GUIDE D’ACTION LOCAL JCI : Diriger les Réunions

vociférant pourrait donner l’impression que c’est l’opinion de la majorité.

12. Après une discussion raisonnable, répeter le

sujet avant de passer au vote. Expliquez les conséquences du vote et passez-y immédiatement. Si la motion est adoptée, expliquez la procédure à suivre et qui en sera chargé.

13. Terminez la réunion à l’heure. Si vous devez

dépasser l’heure prévue, demandez d’abord la permission du groupe et soyez spécifique sur le temps additionnel à ajouter. Si les membres sont d’accord, ils seront attentifs. Sinon, ils auront quand même été au courant de la discussion en suspens. Souvent une bonne réunion peut être ruinée à cause de la fin trop longue. Et c’est ce qui reste dans la mémoire des gens au lieu des bonnes décisions de la réunion.

14. Terminez la réunion en récapitulant ce qui a été

fait. Il faut laisser les membres rentrer chez eux avec le sentiment d’avoir utilisé leur temps à bon escient. Ceci est une bonne préparation pour la prochaine réunion.

RECOMMANDATIONS Examinons certaines erreurs commises par certains présidents de séances: 1. Prendre des notes inutiles. La plupart des

motions simples peuvent être gérées par consensus général. Dès que le président sent un accord général du groupe, il doit demander: “y a-t-il une objection?” S’il n’y en a pas, il faut alors mentionner l’action suivante à poser. Mais le Président doit bien sûr, toujours offrir l’opportunité aux membres d’exprimer leur désaccord, auquel cas, un vote doit être fait.

2. Couper les discussions de manière arbitraire.

Beaucoup de présidents ne savent pas qu’ils n’ont pas le pouvoir d’interrompre les discussions. Seule l’assemblée peut faire cela, soit par vote soit par consensus général. Le président de séance d’une assemblée démocratique n’en est que les serviteurs et non le maitre absolu.

3. Refuser d’accepter une motion. Quelque soit

l’opinion du président, il n’a pas le droit d’empêcher qu’elle passe pour discussion ou pour vote. Bien sûr, si c’est pour des raisons évidentes de mésentente ou d’ordre pratique, il peut s’expliquer et offrir au membre proposant l’opportunité de reformuler.

4. Insérer des remarques personnelles. Les discussions doivent être limitées strictement au sujet en question, sans ingérence de point personnel. Au cas contraire, il y a un risque de heurter les sentiments des uns et des autres, ce qui pourrait porter un grand coup à l’organisation.

5. Permettre des remarques hors sujets. Lors

d’une réunion formelle, il est primordial que les remarques soient en rapport avec le sujet en discussion.

6. Demeurer impartial. Lors de certaines réunions

de commissions, le président n’a pas besoin d ‘être neutre, mais en assemblée générale avec tous les membres, cela est très primordial. Le président doit éviter de prendre parti lors des débats, mais plutôt être un arbitre impartial. Si son penchant pour l’un est trop prononcé, le maillet devrait être confie à un autre officier le temps que le sujet en question soit réglé.

7. Protéger les droits de la minorité impopulaire.

Le président devrait empêcher la majorité de faire passer une proposition avant que chaque partie ait pu se faire entendre. Le président doit donc essayer d’alterner les prises de paroles lors des discussions.

8. Répétez les motions avant de passer au vote.

Le Président doit répéter la motion pour que tout le monde ait la même compréhension des mots. Si la motion est complexe, il doit non seulement la répéter mais aussi s’assurer que tout le monde ce qu’implique un vote pour ou contre.

9. Confirmer ce qui a été décidé après le vote.

Après le vote, le président doit dire clairement ce pourquoi l’assemblée vient de voter. Ceci est pour deux buts précis: c’est une confirmation de ce qui a été décidé à l’endroit des membres, et une simplification du travail de prise de notes du secrétaire.

10. Maitriser les procédures parlementaires.

Quelques minutes passées avant la réunion avec un manuel de procédures parlementaires permet de se rafraichir la mémoire et de rendre la réunion plus intéressante à tous.

RESUME Les réunions Locales sont souvent l'une des meilleures opportunités pour motiver et retenir les membres. Une réunion bien menée, offrant beaucoup d’opportunités à tous les membres à y participer rendra les membres enthousiastes.


JCI Local Action Guides PHILOSOPHIE Les Procédures parlementaires permettent :

- Des réunions ordonnées - Des opportunités offertes à tous de se faire entendre - Des décisions prises par la majorité - Une protection de la minorité

Il existe de nombreux règlements pour vous guider dans l’organisation de réunions efficaces. Chacun est conçu pour permettre une discussion ouverte et des décisions librement consenties. Ce guide des procédures parlementaires se base sur le Robert’s Rules of Order, sans prétendre donner un aperçu exhaustif de toutes les procédures parlementaires et sans couvrir toutes les situations qui pourraient se présenter lors d’une réunion. Il permet de se faire une idée sur la façon dont des procédures bien menées lors d’une réunion peuvent aider l’organisation locale ou nationale à organiser ses sessions d’affaires avec succès.

DROIT DE PAROLE Pour parler il faut obtenir le droit à la parole. Tu dois te lever et t’adresser au président de la séance. Celui qui aura la primeure est celui qui se lève le premier une fois que l’intervenant précédent aura fini de parler. Dans le cas où plusieurs personnes demanderaient à prendre la parole, certaines règles s’appliquent : 1. L’auteur d’une motion passe en premier même s’il est le dernier à se

lever, pour pouvoir expliquer la motion. 2. Personne ne reprend la parole avant que tous n’aient eu leur chance de

parler. 3. Le président s’efforcera d’alterner les intervenants de différentes opinions

sur un point donné.

• Parler n’est pas de mise jusqu’à ce que le président de la séance ne désigne la personne qui a le droit de parole. Une fois reconnu, l’intervenant donnera son nom et dans le cas du représentant d’un groupe, il devra préciser le groupe auquel il appartient.

• Parler fait suite à une proposition de motion. Si un rapport est

présenté, la lecture en précède la motion. Suite à la motion, celui qui aura lu le rapport a le droit de parler en premier.

• Le temps de parole est limité pour donner à chacun l’occasion de

s’exprimer. Le groupe peut toujours adopter des règles moins contraignantes. Le Robert’s Rules of Order accorde à chacun 10 minutes seulement de temps de parole.

• Parler peut se suspendre au moyen d’une motion. Mais cette motion

exige une majorité des deux-tiers des votants pour éviter qu’une toute petite majorité n’accapare les débats et pour permettre à la minorité de se faire entendre.

LA MOTION Une motion est un moyen d’action pour le groupe. C’est une déclaration de ce qu’il convient de faire et comment s’y prendre. Il s’agit de soupeser chaque mot pour éviter les malentendus. Les mots choisis devront canaliser la discussion sur les aspects importants de la proposition.


Procédures Parlementaires

Les Organisations Locales et Nationales JCI de par le monde défendent et font l’usage des procédures parlementaires pour plusieurs raisons. A part les avantages évidents en termes de formation de leadership et de réflexion disciplinée qui découlent des débats, les procédures parlementaires sont une approche très pratique à l’apprentissage d’une démocratie.


GUIDE D’ACTION LOCAL JCI : Procédures Parlementaires

Une motion se fait en annonçant, “Je propose que... (nom du groupe)... (ajouter ce qu’il convient de faire, par qui, quand, quel financement, etc.).” Normalement elle devra être appuyée, ce qui signifie que la personne qui appuie considère que la motion doit être soumise à discussion. Parfois, le but d’avoir quelqu’un qui appuie la motion est de veiller à ce que le sujet présente un intérêt suffisant pour être présenté au groupe et empêcher qu’une personne ne fasse perdre son temps au groupe. La procédure parlementaire a été conçue pour s’assurer que le groupe n’examine qu’une seule motion à la fois afin de prévenir toute confusion et action précipitée et il est du devoir du président de la séance de rappeler constamment au groupe quel est le sujet principal. Cependant, dans le but d’obtenir des résultats et d’empêcher une petite minorité vociférant de maintenir le groupe en session ou de faire perdre du temps sur des sujets sans importance, il faut parfois que certaines motions aient la priorité. Ce sont celles qui ont des objectifs particuliers qui méritent que tout le groupe les prenne en compte sans attendre. Lorsque ces motions sont annoncées, elles deviennent immédiatement le problème à résoudre pour tout le groupe et il faut prendre une décision immédiatement. Il est important de rappeler que la motion prioritaire est maintenant la seule qui soit présentée au groupe même si un certains nombre de motions secondaires, incidentes ou d’urgence se trouvent en attente de décision. Aucune confusion ne s’ensuivra si le président de la séance informe bien le groupe en expliquant ce qui s’est passé, la raison et ce qui va suivre.

DIFFERENTES TYPES DE MOTIONS L’usage de formes parlementaires sur une période de temps a donné naissance à une certaine terminologie avec un sens qui lui est propre. Les termes peuvent varier selon le groupe qui les utilise. Motion principale : une motion servant à accomplir une partie des affaires d’un groupe. Toutes les autres motions sont en quelque sorte de procédure, alors que les motions principales permettent d’accomplir le travail. Motions secondaires : une motion généralement

conçue pour faciliter une décision sur une motion principale, donc une motion secondaire par rapport à la motion principale. Motions incidentes : les motions incidentes se rapportent à l’examen d’affaires en cours et remplissent certains objectifs parlementaires.

• Exemples : adopter un projet, approuver un rapport, créer un comité, etc.

Motions d’urgence : une motion d’urgence demande une décision immédiate sur le sujet dont elle traite et passe avant le sujet d’une autre motion éventuellement en cours de discussion.

• Exemples : débattre, amender, transmettre à un comité, déposer sur la table, etc.

Déposer sur la table : une motion qui sera ajournée indéfiniment, une motion principale qui a été déposée sur la table sous une forme figurée, avant qu’on ait pu décider d’une action. On peut ainsi s’accorder plus de temps pour examiner le problème sans toutefois fixer un temps précis pour l’examen. Prendre de la table : une majorité des votants ayant ajourné la motion peut plus tard décider sous une forme figurée de reprendre la motion de la table pour l’examiner à nouveau. A ce moment là la motion revient dans les mêmes conditions qu’avant d’aller sur la table (avec le même vocabulaire). Amendements : les amendements ne sont pas toujours nécessaires mais si quelqu’un souhaite changer une motion, il peut proposer l’adoption d’un amendement, ce qui peut se faire à tout moment au cours d’une discussion. L’amendement peut à son tout être amendé et d’autres amendements pourront être proposés, mais en tout temps on ne pourra examiner que la motion principale, l’amendement ou l’amendement à l’amendement.

VOTER Une fois terminée la discussion, on passera au vote. En premier lieu on votera sur l’amendement à l’amendement (éventuellement) ; puis on vote sur l’amendement (sous sa forme amendée ou originale, selon le vote précédent) et enfin sur la motion principale (amendée ou telle quelle, selon les résultats des votes). r


JCI Local Action Guides PHILOSOPHIE Bien souvent, les bonnes idées et suggestions ne sont jamais formulées parce qu’un membre n’a pas la confiance en soi ou la capacité de savoir s’exprimer au cours d’une réunion. Los d’une session de brainstorming, il faut créer une atmosphère qui encourage tout un chacun à présenter ses idées. Il arrive que l’idée d’un membre réticent soit la mieux présentée et l’organisation pourra la prendre en la dissociant entièrement d’une personnalité pour la développer. Le résultat sera que le membre réticent sentira qu’il fait partie du groupe, il verra que son idée devient une réalité pratique, ce qui l’incitera à s’atteler à la tâche pour participer au travail de construction. Il est bien connu que parfois des idées et des suggestions sont rejetées non pas pour leur essence sinon en raison de la personne qui les a émises. Le brainstorming permet de surmonter cette triste réalité. La philosophie derrière le brainstorming est simple. On présume qu’il n’y a pas de réponse unique face à un problème. On présume que beaucoup d’idées parmi les plus réussies sont celles qui à première vue paraissent illogiques ou irréalisables. On présume que le bon sens et le poids des expériences du passé vont étouffer les idées créatives. Le processus d’examen critique des idées doit être séparé du processus qui consiste à faire surgir des idées.

LA SESSION DE BRAINSTORMING Le sujet : • Il est indispensable de commencer avec un sujet. Supposons que vous

ayez en tête une campagne sur la sécurité routière locale.

• Ce problème sera défini sous forme d’une question précise destinée à stimuler un flot illimité d’idées.

• Par exemple, "Comment notre Organisation Locale peut-elle sensibiliser le public à la sécurité routière ?" et non pas, "Devons nous lancer une campagne de sécurité routière ?"

Les règles : • On prend note de toutes les idées sans émettre de jugement au

préalable.

• Les critiques ne sont pas permises.

• "Les idées farfelues " sont encouragées. Ce sont parfois les meilleures.

• A ce stade, le but est la quantité au lieu de la qualité.

• "S’inspirer " des idées des autres est acceptable et encouragé. Méthodes : Le président explique la finalité de la session de brainstorming, annonce les règles et écrit le sujet sur un tableau. Puis il invite les idées et suggestions qui sont immédiatement écrites sur le tableau dès qu’elles se présentent. Les membres restent assis et annoncent leurs idées aussi vite qu’on puisse les écrire sur le tableau.


Le Brainstorming est la technique ou la stratégie qui permet d’attaquer un problème pour avoir le plus grand nombre d’idées le plus rapidement possible. Il est essentiel que les idées proposées soient acceptées sans critique, en terme de pratique. Les idées d’abord, les critiques et l’évaluation après.

Brainstorming


ww.jci.cc GUIDE D’ACTION LOCAL JCI : Session de Brainstorming

Laissez le brainstorming se poursuivre tant que les idées coulent. Puis le président remercie les participants et passe à l’étape suivante qui est l’évaluation. Le groupe examine toutes les suggestions en termes d’adéquation ou le groupe peut confier cette tâche à un comité spécialement désigné.

LE RETOUR La partie la plus importante de ce processus consiste à utiliser des idées qui ont surgi au cours de la session de brainstorming. Certaines peuvent s’avérer sans valeur mais normalement un bon pourcentage mérite toute ton attention. Le processus d’évaluation quant au contenu et à l’aspect pratique doit s’effectuer avec soin. Le président pourra attirer l’attention sur les idées qui sont contraires à la politique en usage, ou au-delà des moyens dont dispose l’organisation en demandant si on peut les supprimer de la liste. C’est là qu’il est vital de garder un esprit ouvert car il est possible de ne pas suivre au pied de la lettre la politique habituelle au cours de cette réunion. Si le temps est un problème, les participants à la réunion peuvent confier l’évaluation à un comité spécial ou à l’exécutif. Dans ce cas il faudra veiller à ce que les résultats obtenus soient annoncés à tous les participants, sous forme d’un rapport point par point sur l’acceptation ou le rejet de chacune des principales idées.

VARIANTE Une autre possibilité consiste à faire appel à des groupes pour le brainstorming. Le porte-parole de chaque groupe annonce les idées émises par son groupe qui sont ensuite inscrites sur le tableau. Cette variante offre les avantages des techniques de groupe alliées aux techniques de brainstorming pour donner aux membres plus de chances de participer. On peut obtenir plus du double d’idées en formant plusieurs groupes parmi les participants à la réunion. De nombreuses idées seront communes aux différents groupes et en prenant note du nombre de fois que des idées auront été enregistrées, il sera possible de déterminer quelles sont les plus populaires. Les données qui précèdent fournissent une méthode pratique pour organiser une session de brainstorming pour un grand groupe, quel que soit le nombre des

participants. Les mêmes méthodes s’appliquent à toutes les sessions de brainstorming mais en petit comité, un grand tableau pourra être remplacé par un bloc notes sur lequel le président inscrira toutes les suggestions proposées. A la fin de la session, le petit comité pourra examiner les idées pour décider du contenu et de l’aspect pratique avant de décider de l’étape suivante.

AVANTAGES Le brainstorming permet de résoudre des vieux problèmes avec créativité. Le progrès implique des idées ; la stagnation c’est quand elles font défaut. La pratique dans le brainstorming améliorera la force créatrice. Certains sont naturellement des "personnes à idées " mais nous pouvons tous améliorer notre créativité par la pratique. Le brainstorming permet d’identifier rapidement les talents. Si tu réunis les nouveaux membres de ton Organisation Locale pour une session de brainstorming, il ne te faudra pas longtemps pour découvrir leurs talents. Chaque organisation renferme des vastes ressources humaines qui sont bien souvent gaspillées. Le brainstorming permet d’économiser des heures à moisir dans une conférence à l’ancienne. De nombreuses idées nouvelles prennent naissance en un temps très court. Le brainstorming améliore la communication entre les personnes. Son aspect détendu incite à une atmosphère amicale. Le brainstorming est une méthode qui permet à tes membres les plus réticents d’apporter leur contribution, de faire partie du club et peut être de se transformer en membres parmi les plus actifs et les plus précieux.

RESUME Il faut veiller à enregistrer avec exactitude les idées des membres en prenant le temps de tout noter sans abréger pour éviter les interprétations erronées. Dans la mesure du possible, utiliser les expressions clés de l’auteur. Encourage les membres à condenser leurs propres idées et à souligner la différence fondamentale entre leurs idées et celles qui ont déjà été émises. Traite toutes les idées avec sérieux, ne colle pas d’étiquette idée farfelue, ce genre de classement sera le travail d’une autre réunion. s


LE PROJET JCI Les Organisations Locales mènent des projets pour un but: atteindre la Mission de l’organisation. Chaque projet dans le monde doit tendre à offrir aux jeunes gens l’occasion de créer un changement positif.

Le Test en Trois Etapes : Avant de commencer un projet, faites ce test pour vous assurer que le projet est aligné sur la Mission de la JCI. 1. Des opportunités de Développement : L’organisation existe pour les

membres. Les Organisations Locales offrent des moyens aux membres de profiter des avantages qu’offre la JCI. Toutes les locales doivent donc offrir des opportunités aux membres pour se développer.

2. Renforcer les capacités des jeunes gens : Il y a une grande puissance

dans l’unité des jeunes gens pour un bien commun. Si il y avait plus de jeunes gens qui acquéraient plus d’aptitudes à partir des opportunités de développement, alors les jeunes gens de nos communautés seraient bien outillés et capable d’influer sur leurs communautés.

3. Créer un Changement Positif : Le changement positif est le but ultime

de la JCI. Les opportunités et le renforcement des capacités des jeunes gens mènent au changement positif. Les projets doivent être à long terme et avoir un impact durable, pour créer une meilleure communauté. Les membres doivent mener des actions et des projets qui servent leurs communautés, et règlent des problèmes communs à grande échelle.

Il est nécessaire que la communauté entière soit impliquée dans le processus. Voici quelques étapes de ce processus.

PLANIFICATION DE PROJET

ETAPE 1: ENQUETE Mener une enquête communautaire approfondie est la meilleure façon de découvrir les besoins de la communauté. L'enquête doit comprendre des questions sur les problèmes et besoins communautaires. Vous pouvez mener plusieurs types différents d'enquête: 1. Sondage d'opinion. Allez dans les rues et posez des questions aux

habitants. 2. Enquête menée parmi les leaders. Posez des questions à des groupes

variés de leaders de la communauté. 3. Enquête représentative. Posez des questions à une tranche

représentative du public. 4. Enquête menée dans un groupe de discussion. Assistez à une

réunion publique où des experts discutent de problèmes qui intéressent la communauté.

Le choix des questions joue un rôle primordial dans la réussite de l'enquête. Considérez les types de questions suivants: 1. Vrai ou faux; oui ou non - une seule réponse requise. 2. Choix multiple - on offre différentes réponses à choisir. 3. Factuel - demande des réponses spécifiques ou des faits, tels que

"Combien ya- t-il de cinémas dans la ville?"


Les Organisations Locales JCI de par le monde mènent des projets pour offrir à leurs membres des opportunités de développement leur permettant de créer des changements positives dans leurs communautés. Les projets offrent aux membres des opportunités de développer leurs aptitudes pratiques en organisation, planification, travail d’équipe, leadership et gestion. C’est aussi le moyen par lequel les jeunes gens du monde entier peuvent créer un changement positif. L’image et l’efficacité des Organisations Locales, ainsi que la qualité des membres individuels sont reflétées dans les résultats de chaque projet. Des milliers d’organisations du monde entier mènent des projets dans les communautés mais ce qui rend la JCI unique est qu’ils offrent des opportunités aux membres de créer un changement. t

Processus de Planification de Projet de la Locale


GUIDE D’ACTION LOCAL JCI : Processus de Planification de Projet de la Locale

4. Opinion - demande un point de vue. 5. Liste des priorités - une liste des besoins est

présentée; il faut les classer dans un ordre prioritaire.

ETAPE 2: ANALYSE Après l'enquête, l'organisation locale analyse les résultats, établit une liste des besoins communautaires à étudier en les classant par ordre de priorité. Un rapport d'enquête contenant les résultats doit être préparé et remis à l'organisation locale, aux leaders communautaires et aux médias. L'étape suivante est d'établir dans un ordre prioritaire une liste de projets qui doivent être traités en urgence et nommer un directeur de projet pour chacun d'entre eux. Bien que votre organisation locale doive agir immédiatement pour résoudre les problèmes révélés au cours de l'enquête, le fait même d'avoir organisé l'enquête, de l'avoir analysée et d'avoir annoncé les résultats, constitue une contribution communautaire positive.

ETAPE 3: PLANIFICATION Une équipe sachant bien s'organiser dans la conduite de chaque projet est la clé du succès. Un moyen efficace pour assurer cela, est de confier le projet à un comité sous la responsabilité d'un directeur de projet. La première tâche de ce directeur est d'amener les membres du comité à examiner le projet, étape par étape. Le Plan d'Action doit comprendre les éléments suivants: 1. La mission ou raison d'être du projet. Etablissez

la raison pour laquelle votre comité organise ce projet. Les buts du projet doivent être définis en une seule phrase qui puisse être facilement comprise par toutes les personnes qui participent au projet.

2. Les domaines-clés d'activité. Le projet doit être

divisé en différents domaines-clés d'activité tels que finances, promotion, archives, administration etc.

3. Les objectifs de chaque domaine. Des objectifs

principaux doivent être établis pour chaque domaine-clé d'activité. Ils doivent être réalisables et les membres du comité doivent les comprendre facilement.

4. Stratégies pour réaliser chaque objectif. Pour

chaque objectif, il faut définir des stratégies claires, fixer des délais pour sa réalisation et désigner des personnes responsables.

5. Etapes d'action de chaque stratégie. Les

stratégies doivent être divisées en petites étapes d'action qui doivent décrire avec exactitude ce qu'il faut faire et qui est responsable.

Lorsque le Plan d'Action sera achevé, vous aurez besoin des renseignements suivants: une liste des activités ou actions dans un ordre chronologique; un plan d'exécution; un budget; une brève description des fonctions de chaque membre du comité; et une liste des organisations extérieures, des ressources et des personnes participant au projet. Après avoir soumis le Plan d'Action au Comité Directeur, l'organisation locale doit l'approuver et s'engager à soutenir le projet.

ETAPE 4: ACTION Dans la phase d'action, le projet est mis en place et tous les participants sont occupés à remplir leur part de responsabilités. Cette phase requiert des compétences essentielles de la part du directeur de projet telles que la délégation de pouvoir, la supervision, la communication, la gestion du personnel, la faculté de s'exprimer en public etc. Lorsque vous attribuez les responsabilités, gardez à l'esprit que des sacrifices doivent être faits; les membres doivent renoncer à leur temps libre et à leurs loisirs jusqu'à ce que le projet soit mené à terme.

ETAPE 5: EVALUATION L'évaluation sera une étape logique pour la conclusion du projet. Le projet a été peut-être une réussite remarquable, mais il n'a toujours pas répondu au besoin initial ni rempli sa mission. S'il y a des échecs, il est important, pour que la Jeune Chambre en tire une leçon, de chercher à savoir pourquoi, et d'étudier ce qui peut être fait pour éviter la répétition des mêmes erreurs dans les projets futurs. L'évaluation est souvent négligée car les participants considèrent que mener le projet à terme est suffisant.

RESUME A la fin du projet, le comité peut être fier de ce que ses membres ont accompli et éprouver un sentiment de satisfaction, puisque l'expérience qu'ils ont acquise a développé leur personnalité, rehaussé l'image de l'organisation locale, et amélioré la communauté. c


JCI Local Action Guides PROCESSUS DE PLANIFICATION Un Plan d’Action n’est pas un calendrier des activités (qui se contente de préciser l’activité et la date prévue) ou une liste de choses à accomplir pour atteindre l’objectif fixé. Un Plan d’Action devra répondre aux questions suivantes : 1. Pourquoi ce projet a t-il été mis en place? – La Mission ou la Finalité.

La mission ou finalité d’un projet ou d’une action est la raison de son existence et la définition même de sa finalité. Chaque projet est unique et aura sa propre mission, qui devra cependant être en rapport étroit avec la mission de l’organisation locale et la mission de JCI :

“Offrir des opportunités de développement aux jeunes en leur

donnant la capacité de créer des changements positifs.” Le projet doit aussi réussir au test en trois étapes; - Offrir des opportunités de développement aux membres - Renforcer les capacités des jeunes gens - Créer un changement positif dans la communauté

2. Où le comité du projet va t-il concentrer ses efforts ? – Les Domaines

clés pour les résultats.

A ce niveau, la mission se répartira entre les Domaines clés pour les résultats, ce qui permettra de déterminer dans quelle direction le comité et les membres devront investir la majeure partie de leur temps, talents, énergie et argent.

Les Domaines clés pour les résultats sont les domaines où il convient de concentrer un maximum d’attention pour obtenir des résultats qui seront probants et non pas des actions.

3. Que souhaitons-nous-accomplir ? Objectifs.

Les objectifs sont la base qui permet de déterminer les actions à entreprendre. Les objectifs nous aident aussi à définir des critères pour évaluer les activités qui se déroulent. Un objectif est l’annonce d’un résultat à accomplir et doit donc contenir un verbe d’action. Il sera avant tout clair, réaliste et mesurable.

4. Qui en assumera la responsabilité ? – la personne responsable.

Chaque objectif devra clairement indiquer qui aura la responsabilité de coordonner l’action et l’exécution ainsi que le développement de stratégies et les nouvelles responsabilités qui en découleront.

5. Quand commencera t-il et quelle sera la date prévue pour la finalisation ?

– Les dates d’échéance.

L’objectif devra également comporter les dates d’initiation et l’échéance ou du moins une certaine période de temps au cours de laquelle on devrait arriver à un résultat.

6. Combien cela va t-il nous coûter ? – Le budget.

L’objectif devra préciser le montant maximum d’investissement que l’organisation locale est prête à autoriser.

7. Comment souhaitons-nous nous y prendre ? – Les stratégies.


Plan d’Action de Projet Local

La planification est incontournable pour accomplir des objectifs. Suivre un Plan d’Action implique évaluer maintenant ce qui devra se faire dans le futur pour remplir sans conteste la mission et les objectifs du projet ou de l’action.


L’objectif comporte maintenant un ensemble de petites stratégies qui sont des actions générales à entreprendre pour accomplir cet objectif. La stratégie devra également indiquer la personne responsable, la date d’échéance et le coût. La personne ayant la responsabilité d’une stratégie devra décider comment la mettre en place.

LE CALENDRIER DE PLANIFICATION Les étapes suivantes sont à entreprendre au cours du développement du projet Plan d’Action : 1. Produire un Plan d’Action provisoire.

Le Président du projet et d’autres membres clés préparent un Plan d’Action provisoire pour ce projet.

2. Le Comité du projet propose des amendements

au Plan d’Action provisoire.

Le Plan d’Action provisoire est examiné par le Comité du projet et amendé si besoin est.

3. La proposition définitive est présentée au

Comité Directeur.

La proposition est soumise au Vice-président responsable du Domaine d’Opportunité qui correspond et au Président de la Commission pour amendements éventuels.

4. Le nouveau Comité du projet introduit les

changements approuvés par le Comité Directeur.

Le Plan d’Action est maintenant prêt à être imprimé et distribué à tous les membres concernés par le projet.

5. Les membres du projet préparent leurs plans.

Chacun des membres du projet prépare un autre plan d’action après avoir reçu ses consignes et responsabilités pour les différents objectifs.

6. Les plans individuels sont approuvés.

Le plan d’action de chacun des membres est approuvé par le Président du projet. Le coût et les dates d’échéance peuvent maintenant êtres déterminés pour toutes les activités.

7. Le calendrier des activités du projet est conçu.

Le comité peut maintenant répartir les activités sur un calendrier qui sera transmis à tous les membres du projet, avec les dates d’échéance et les consignes.

8. Les responsables assurent le suivi des tâches

assignées à leurs équipes.

C’est maintenant le temps de l’action et les responsables directs de chaque membre devront assurer le suivi auprès des membres de leur équipe en veillant à ce que tout se déroule conformément au plan et au calendrier établis.

9. Evaluation et recommandations pour le futur.

Le Président du projet, le Directeur de la Commission et le Vice-président devront faire le point sur les progrès réalisés tous les mois et faire des recommandations sur les actions à inclure dans un projet futur.

10. Rapport et recommandations pour des projets

futurs.

Une analyse minutieuse sera effectuée et des recommandations concrètes seront présentées dans le but d’améliorer les projets futurs et éviter les erreurs qui se seraient produites lors de ce projet.

RÉSUMÉ Quel que soit l’objectif considéré pour rédiger un plan d’action, ne le considère jamais comme une masse de granite immuable dès qu’il est imprimé. Revois tes plans constamment pour des mises à jour où lorsque les circonstances autour du projet changent. a


GUIDE D’ACTION LOCAL JCI : Plan d’Action de Projet Local

JCI Local Action Guides Liste des Cours Officiels JCI

Les Cours Officiels JCI, avec JCI précédant le nom, sont des cours étudiés par la Commission de Formation de la JCI et déclarés essentiels au progrès de l’organisation et au développement des membres. Les Cours Officiels JCI, doivent être organisés en ligne, dirigés par des formateurs certifiés et tous les participants doivent s’y inscrire personnellement en ligne. Il n’y a rien à payer à la JCI dans l’organisation d’un Cours Officiel JCI. Les organisateurs peuvent fixer des frais de participation couvrant les dépenses des formateurs, les frais de logistique et les manuels de participants peuvent être imprimés sur le lieu de la formation par l’organisateur. Voici les Cours Officiels JCI actuellement disponibles: La JCI CSR est une formation d’une demi-journée conçue pour informer sur les effets à long terme de nos actions sur l’humanité, l’économie et l’environnement; pour promouvoir et générer des discussions sur le concept de la Responsabilité de Sociale des Entreprises et les principes du Global Compact des Nations Unies ; pour encourager les membres à prendre leurs responsabilités en tant qu’hommes d’affaires et citoyens dans la société et à appliquer les activités de la Responsabilité Sociale des Entreprises. La JCI Achieve, le Cours de Développement des Organisations Locales JCI est une formation d’une journée qui est basée sur des cas d’études et des discussions pour comprendre et établir l’identité d’une Organisation Locale, ses buts et que faire pour atteindre les Missions de la JCI, pour effectivement adopter et mettre sur pied des activités appréciées et efficaces, pour comprendre les groupes populaires existants et leurs caractéristiques et comment faire pour construire une organisation attirante qui drainerait de nouveaux membres qui recherchent des opportunités de développement et qui veulent créer des changements positifs en tant que citoyens actifs. La JCI Achieve devrait être suivie par tous les membres qui veulent bien comprendre le sens, le but et la dynamique dans la construction d’une organisation locale JCI. La JCI Admin est le Cours de Gestion des Organisations Locales JCI et dure une journée. Il est recommandé pour tous les nouveaux officiers locaux élus ou tout autre membre qui ambitionne de devenir un leader à tout niveau de l’organisation. La formation couvre toute la structure du comité directeur local, la gestion des affaires de la locale, la conduit des réunions, la planification et l’importance des activités communautaires pour accomplir la Mission de la JCI. La JCI Admin devrait être suivie par tous les membres qui veulent comprendre les dynamiques de la gestion, l’administration, la planification et les réunions de l’Organisation Locale. La JCI Presenter est une formation d’une journée conçue pour tous les membres JCI qui cherchent à améliorer leurs aptitudes de présentateurs dans le but de produire de meilleurs rapports de projets et avoir de meilleures interventions lors des réunions. Cette formation se concentre sur les concepts de création et de délivrance d’une bonne présentation à l’aide d’outils visuels et de méthodes de communication efficaces permettant une meilleure compréhension de l’assistance. Lors de la formation, les participants pourront participer à plusieurs activités de présentation, créer de effectuer des présentations, participer à des activités qui démontrent le processus pour créer une bonne présentation et explorer les opportunités pour avoir une présentation en toute confiance. La JCI Presenter doit être suivie de JCI Trainer. La JCI Trainer est une formation de deux jours qui couvre les styles d’apprentissage pour adultes, les meilleures méthodes pour enseigner aux adultes, des outils de formation et autres techniques que vous devez comprendre avant de vous aventurer dans une formation pour adultes. La JCI Trainer devrait être suivie par tous ceux qui ont fini la JCI Presenter et qui veulent améliorer leurs compétences pour des présentations complexes d’une manière compréhensible et intéressante, et être donc en mesure de motiver les autres. La JCI Designer, le Cours des Concepteurs de Formation JCI, est une formation de trois jours qui présente les techniques et outils que les formateurs peuvent utiliser pour concevoir des modules de formation avec des manuels détaillés aux formateurs, participants et des outils visuels qui pourraient aider d’autres formateurs qui voudraient donner ces mêmes formations. La JCI Designer est destinée à préparer les formateurs qui ont déjà fait les preuves de leurs talents dans le domaine de la formation à atteindre une nouvelle dimension en matière de conception.


Local Strategic Planning

Mission JCI

“Offrir des opportunités de développement aux jeunes en leur donnant la capacité de créer des changements positifs.”

Vision JCI .

“Être le principal réseau mondial de jeune citoyens actifs.”

A propos de JCI

JCI est une communauté à caractère mondial regroupant les jeunes citoyens actifs de 18 à 40 ans qui croient que pour créer un changement positif, nous devons entreprendre une action collective afin d’améliorer nos

capacités et le monde autour de nous. Avec plus de 5.000 Organisations Locales réparties dans plus de 115 pays et territoires, JCI forme un réseau international impressionnant de près de 200.000 membres. Engagés dans des activités relatives au développement de la communauté et aux projets internationaux, les membres font montre de leur responsabilité sociale et améliorent leurs capacités à travers la participation, le leadership

et l’action. Les citoyens JCI répartis dans le monde s’engagent à devenir des meilleurs leaders, afin de construire un meilleur avenir pour tous.