invoice reporting: premiers pas et principales fonctions...les destinataires n'ont pas besoin...

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Invoice Reporting: premiers pas et principales fonctions

1 Connexion à l'Extranet de Swisscom et Invoice Reporting .............................................................................................1 2 «eBill évaluation»: eBill et Invoice Reporting se rejoignent ............................................................................................1 3 Se procurer les données brutes et les traiter .........................................................................................................................5 4 Envoyer automatiquement les factures détaillées mensuelles par collaborateur ..............................................6 5 Ajouter de nouveaux utilisateurs ...............................................................................................................................................6 6 Autres tutoriels vidéo et liens Internet associés ..................................................................................................................7 7 Comparaison des fonctionnalités d'Invoice Reporting Premium et Light ...............................................................7 8 Questions et assistance ..................................................................................................................................................................7

1 Connexion à l'Extranet de Swisscom et Invoice Reporting

Cliquez sur le lien https://extranet.swisscom.ch/invoicereporting afin d'ouvrir l'Extranet de

Swisscom, puis connectez-vous en saisissant votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.

2 «eBill évaluation»: eBill et Invoice Reporting se rejoignent

La nouvelle fonction «eBill évaluation» a été ajoutée à Invoice Reporting spécialement pour nos

utilisateurs d'eBill. Vous obtenez le rapport que vous connaissez déjà dans eBill et pouvez ainsi

continuer à travailler comme d'habitude afin de traiter vos données.

https://extranet.swisscom.ch/invoicereporting

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1. Dans le menu principal à gauche, vous trouvez la fonction «eBill évaluation». Sélectionnez-la en

cliquant dessus.

2. Sélectionnez maintenant la période souhaitée. Vous pouvez choisir le mois en cours, un certain

nombre de mois passés ou différents mois.

3. Lors de l'étape suivante, vous pouvez choisir l'une des deux méthodes suivantes:

I. sélection d'un, de plusieurs ou de tous les numéros de client d'une liste donnée

II. saisie manuelle d'un numéro de client donné

I. Cliquez sur «Numéro client» afin d'afficher tous les numéros des clients qui figurent

dans votre compte Invoice Reporting lors de l'étape suivante. Sélectionnez maintenant un

ou plusieurs numéros de client en cochant les cases correspondantes. Cochez la case d'en

haut afin de sélectionner tous les éléments disponibles.

II I

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Dès que vous avez fait votre choix, cliquez sur la flèche bleu clair afin de déplacer les

éléments dans «Eléments choisis».

Lors de l'étape suivante, vous disposez des possibilités suivantes:

a. Réinitialiser: la liste des éléments choisis est réinitialisée

b. Configuration sortie CSV: définir les paramètres du format

c. Enregistrer dans Mes évaluations: les numéros de téléphone que vous avez

choisis sont enregistrés en tant que rapport fixe dans «Mes évaluations » dans

le menu principal. Vous pouvez envoyer les rapports que vous avez enregistrés

par e-mail (il existe aussi une fonction d'abonnement automatique), ils sont mis

à jour tous les mois à partir des dernières données.

d. Demander au format CSV: le rapport correspondant (fichier csv) est généré

en arrière-plan et il est ensuite disponible dans «Téléchargements»

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Au sujet de c: si vous choisissez la variante «Enregistrer dans Mes évaluations », vous

pouvez donner un nom à votre rapport et définir une description.

Vous trouvez maintenant votre rapport dans «Mes évaluations». Si vous voulez l'envoyer à une ou

plusieurs personnes, vous pouvez saisir leurs adresses e-mail dans «Expédier» et y définir l'objet de

l'e-mail. Si vous choisissez également l'option «Envoyer automatiquement», le rapport est

automatiquement envoyé aux personnes sélectionnées tous les mois.

Au sujet de d: si vous choisissez la variante «Demander au format CSV», vous pouvez obtenir le

rapport en cliquant sur son nom.

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II. Dans la variante «Numéro client (filtre de texte)», vous disposez des possibilités suivantes:

1. saisir un numéro de client donné. Exemple: 5.12345.10004

2. saisir un numéro de client donné suivi de l'astérisque * qui intègre tous les niveaux

inférieurs associés au rapport. Exemple: 5.12345.10*

3. saisir le niveau supérieur. Exemple: 5.12345

Lorsque vous avez saisi votre numéro de client, cliquez sur «Ajouter». Le numéro sélectionné

apparaît alors en-dessous. Si vous souhaitez intégrer d'autres numéros de client à votre rapport,

réitérez les étapes décrites jusqu'à ce que tous les numéros figurent dans «Numéro client».

Lors de l'étape suivante, vous pouvez procéder comme dans l'option I, «Numéro client».

3 Se procurer les données brutes et les traiter

Vos avantages Procurez-vous directement les données brutes concernant vos factures et vos

communications afin de les traiter vous-même de manière souple dans vos propres

systèmes.

Démonstration Se procurer les données brutes

http://www.youtube.com/watch?v=Bf9eLoANP9o&feature=youtu.be&hd=1

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4 Envoyer automatiquement les factures détaillées mensuelles par collaborateur

Vos avantages Vous pouvez créer des notes de frais de manière efficace et réduisez ainsi vos

coûts.

Vos collaborateurs disposent d'une maîtrise et d'une transparence totales, il est

donc possible de les sensibiliser sur l'utilisation et sur les coûts générés.

Vous n'avez plus besoin de papier et préservez ainsi l'environnement.

Les destinataires n'ont pas besoin d'Invoice Reporting.

Description

des

prestations

Envoi mensuel automatique par e-mail des factures détaillées personnelles à vos

collaborateurs en cinq étapes simples:

1. exporter la liste des collaborateurs.

2. modifier le prénom, le nom, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone

3. importer la liste des collaborateurs dans Invoice Reporting.

4. saisir l'objet et le texte d'accompagnement de l'e-mail.

5. définir les options d'envoi (automatiquement une fois par mois, par exemple) et

envoyer les e-mails.

Instructions

factures_detaillees_mensuelles_par_collaborateur.pdf

5 Ajouter de nouveaux utilisateurs

Vos avantages En tant que Master User de votre entreprise, vous pouvez ajouter d'autres utilisateurs et

leur attribuer les droits correspondants.

Instructions

Extranet_gestion-des-utilitsateur.pdf

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6 Autres tutoriels vidéo et liens Internet associés

Fonction URL

Se procurer les différentes factures détaillées Factures détaillées

Filtrer une plage de sélection directe Plage de sélection directe

Rapports sur les volumes de données mobiles Volumes de données mobiles

Comparaison entre Invoice Reporting et la facture

sur papier

Vérification de la facture sur papier

7 Comparaison des fonctionnalités d'Invoice Reporting Premium et Light

8 Questions et assistance

Vous avez des questions sur Invoice Reporting ou vous souhaitez une formation en ligne? Nous sommes à

votre entière disposition au numéro de téléphone 0800 900 900.

http://www.youtube.com/watch?v=ZDxWHq1z2uo&feature=youtu.be&hd=1

http://www.youtube.com/watch?v=g47IRTHvM1U&feature=youtu.be&hd=1

http://www.youtube.com/watch?v=yuMFqbG2gZs&feature=youtu.be&hd=1

http://www.youtube.com/watch?v=UEx2gN7oYGE&feature=youtu.be&hd=1

Gestion des utilisateurs

Manuel de l’utilisateur

Manuel de l’utilisateur - Gestion des utilisateurs

Swisscom (Suisse) SA

Grandes Entreprises

Case postale

Tél. 0800 800 900

https://extranet.swisscom.ch

Contrôle de version

ID doc. Manuel de l’utilisateur pour l’eService «Gestion des utilisateurs» de l’Extranet Grandes Entreprises

Version 0.1x

Date d’édition 22.02.2012

Valable à partir du 25.03.2012

Nom du document Benutzerhandbuch GenW v0.1.docx

Version de l’appl. 1.0.0

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Tables des matières

1 Introduction .................................................................................................................................................................4 1.1 Objectif ..................................................................................................................................................................... 4 1.2 Produit ...................................................................................................................................................................... 4 1.3 Conditions cadres relatives à l’utilisation............................................................................................................................. 4 1.4 Conventions utilisées ..................................................................................................................................................... 5

2 Aperçu de l’eService.......................................................................................................................................................6 2.1 Démarrage de l’eService................................................................................................................................................. 6 2.2 Structure de l’eService................................................................................................................................................... 7

3 Gestion des utilisateurs dans le rôle de Masteruser.................................................................................................................8 3.1 Créer un nouvel utilisateur .............................................................................................................................................. 9 3.2 Réinitialiser un mot de passe ..........................................................................................................................................14 3.3 Administrer les droits d’un utilisateur................................................................................................................................15 3.4 Administrer les contrats d’un utilisateur.............................................................................................................................16 3.5 Bloquer / débloquer un utilisateur....................................................................................................................................17 3.6 Editer les données d’utilisateur .......................................................................................................................................18 3.7 Fixer l’échéance de validité d’un utilisateur........................................................................................................................19 3.8 Supprimer un utilisateur ................................................................................................................................................20 3.9 Définir un suppléant .....................................................................................................................................................21

4 Gestion des utilisateurs dans le rôle d’utilisateur................................................................................................................. 22 4.1 Editer les données d’utilisateur .......................................................................................................................................24 4.2 Modifier le mot de passe................................................................................................................................................25 4.3 Aperçu des droits.........................................................................................................................................................26 4.4 Aperçu des contrats......................................................................................................................................................27

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1 Introduction

1.1 Objectif

La présente description indique au Masteruser comment il peut créer ou muter des utilisateurs et comment les différents droits d’accès et contrats peuvent être administrés. Par ailleurs, il montre à l’utilisateur standard comment il peut consulter ses droits et éditer ses données personnelles.

1.2 Produit

La gestion des utilisateurs permet au Masteruser d’administrer simplement et rapidement les utilisateurs, leurs droits et contrats. Le client désigne une personne (Masteruser) chargée d’administrer l’extranet Grandes Entreprises, côté client. Le Masteruser assume la gestion et l’attribution des autorisations, des contrats et des droits d’administration à d’autres personnes (mandataires). Il définit le cadre dans lequel celles-ci sont habilitées à utiliser les fonctionnalités proposées par l’extranet clients. L’administration s’effectue électroniquement via la gestion des utilisateurs extranet clients.

Pour plus de détails voir http://www.swisscom.com/solutions/extranet_teilnahmebedingungen-leg0500.pdf

1.3 Conditions cadres relatives à l’utilisation

Il faut noter que la gestion des utilisateurs ne peut être administrée que par le Masteruser. Si un utilisateur n’a pas accès à toutes les fonctions requises, il devra s’adresser au Masteruser de sa société. Le Masteruser peut lui délivrer les autorisations correspondantes ou s’adresser aux services de support de Swisscom (Suisse) SA indiqués sur la page de connexion de l’extranet Grandes Entreprises.

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1.4 Conventions utilisées

Les conventions d’écriture suivantes ont été utilisées dans le cadre de ce manuel:

Description/conception Elément/contenu

Retour Bouton / lien mentionnant le nom ou l’élément

Affecter des droits à un utilisateur Entrée de navigation (lien à l’intérieur des éléments de navigation)

Message d’erreur Messages d’erreurs qui sont générés par le système

Nom de la page Nom d’une page, d’un écran, d’un masque


2 Aperçu de l’eService

2.1 Démarrage de l’eService

La gestion des utilisateurs peut être appelée de différentes manières:

1. Avec le lien direct vers l’application: https://extranet.swisscom.ch/usermanagement/

2. Après la connexion à l’extranet ou depuis chaque eService avec la sélection de Gestion des utilisateurs dans l’en-tête

3. Ou via la navigation sous Extranet Administration \ Gestion des utilisateurs.

Illustration 1: affichage du Masteruser au démarrage de l’application


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https://extranet.swisscom.ch/usermanagement/

https://extranet.swisscom.ch/usermanagement/


2.2 Structure de l’eService

La zone gauche de l’eService, avec les points «Extranet Administration» et «Mes eServices», est appelée la navigation.

La zone située tout à droite avec les indications pour le support sont ce que l’on appelle le «Related Content».

Entre les deux, on trouve le «Main Content», c’est-à-dire la zone principale de l’eService.

Illustration 2: navigation du portail


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3 Gestion des utilisateurs dans le rôle de Masteruser

Lorsque l’on accède à la gestion des utilisateurs en tant que client, le système distingue deux niveaux d’autorisation différents pour le client. D’une part «l’utilisateur commun» (voir à ce sujet le chapitre 4 Gestion des utilisateurs dans le rôle d’utilisateur), d’autre part le «Masteruser».

Le travail du Masteruser consiste à administrer ses utilisateurs dans l’extranet et de faire fonction d’interlocuteur vis-à-vis de Swisscom pour ce qui est de l’extranet et des eServices.

Lorsqu’un Masteruser ouvre la gestion des utilisateurs, il démarre dans l’onglet «Utilisateur» au sein de son entreprise (numéro de client). Depuis ce lieu, il peut créer de nouveaux utilisateurs, bloquer/activer des utilisateurs existants, réinitialiser leur mot de passe, adapter leurs autorisations et contrats, et supprimer des utilisateurs.

Illustration 3: gestion des utilisateurs pour le Masteruser


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3.1 Créer un nouvel utilisateur

Le Masteruser peut créer autant d’utilisateurs qu’il le souhaite. Cette opération se fait selon les quatre étapes suivantes.

Etape 1 – Saisir un utilisateur

Créer un utilisateur: Sous Entreprises on peut éditer toutes les données relatives à l’entreprise.

Sous Utilisateur, on peut créer un nouvel utilisateur en utilisant le signe Plus.

Entrer les détails: Compléter les champs obligatoires pour l’utilisateur.

Il faudra ici veiller particulièrement à choisir un nom d’utilisateur et une adresse e-mail uniques. Une attribution multiple de l’adresse e-mail peut conduire à des problèmes de communication avec l’utilisateur.

Le numéro de mobile est optionnel. S’il n’est

Illustration 4: initialisation saisie d’un nouvel utilisateur


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pas indiqué, l’attribution du mot de passe se fera par e-mail. Dans le cas contraire, par SMS.

Le mot de passe initial peut être généré automatiquement par pression de touche.

Il est possible fixer une échéance pour l’autorisation d’un utilisateur (voir à ce sujet le chapitre 3.7 Fixer l’échéance de validité d’un utilisateur).

Cliquer sur Enregistrer pour créer l’utilisateur.

Illustration 5: saisir les détails d’utilisateur

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Etape 2 – Attribuer des droits à l’utilisateur

Après avoir créé l’utilisateur, le Masteruser peut décider à quels eServices ou à quelles fonctions l’utilisateur doit être autorisé à accéder pour chaque eService.

En cliquant sur Editer sous Droits, le Masteruser obtient un aperçu des droits disponibles. L’arborescence des droits permet d’ouvrir des groupes et de sélectionner certains droits.

l’utilisateur obtient le droit

l’utilisateur n’obtient pas le droit

En cliquant sur Appliquer, l’utilisateur arrive à la page suivante sur laquelle il peut confirmer les entrées.

Lorsque l’on clique sur Enregistrer, les droits sont adaptés en conséquence.

Note: Seuls sont affichés au Masteruser les droits qui sont aussi effectivement à sa disposition.

Illustration 6: attribuer des droits

Illustration 7: aperçu de l’adaptation des droits

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Etape 3 – Attribuer des contrats

Sous Contrats, on peut attribuer des contrats à l’utilisateur pour lui permettre d’accéder aux données d’inventaire correspondantes.

En cliquant sur Editer, on fait s’afficher une liste des contrats autorisés pour le Masteruser. La sélection d’un contrat permet d’attribuer celui-ci à l’utilisateur. En décochant un contrat, on annule l’attribution.

Illustration 8: adapter l’attribution des contrats

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Etape 4 - Fixer un mot de passe d’utilisateur

Dans l’Aperçu des utilisateurs ou dans les Données d’utilisateur, le Masteruser peut fixer un nouveau mot de passe à l’utilisateur.

Marche à suivre: Dans les Données d’utilisateur sous Editer les détails, sélectionner Fixer le mot de passe.

Le nom d’utilisateur est alors envoyé à l’utilisateur par e-mail et, si un numéro de mobile a été indiqué, le mot de passe temporaire est envoyé par SMS. A défaut, également par e-mail.

L’utilisateur peut alors se connecter avec les données de login correspondantes. Il lui est alors demandé de fixer un mot de passe personnel.

Règlement relatif aux mots de passe: Un mot de passe valable doit se composer de 8 caractères, dont au moins un chiffre et un caractère spécial, et combiner des minuscules et des majuscules, p. ex.: Initial1$

Illustration 9: réinitialiser un mot de passe dans les données d’utilisateur

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3.2 Réinitialiser un mot de passe

Dans l’Aperçu des utilisateurs ou dans les Données d’utilisateur, le Masteruser peut fixer un mot de passe à l’utilisateur et au Masteruser.

Marche à suivre: Sous Utilisateur, rechercher l’utilisateur et sélectionner Fixer un mot de passe ou dans les Données d’utilisateur sous Editer les détails, sélectionner Fixer un mot de passe.

Le nom d’utilisateur est alors envoyé à l’utilisateur par e-mail et, si un numéro de mobile a été indiqué, le mot de passe temporaire est envoyé par SMS. A défaut, également par e-mail. A la première connexion, l’utilisateur se voit demander de fixer un nouveau mot de passe.


Illustration 10: réinitialiser un mot de passe dans l’aperçu des utilisateurs


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3.3 Administrer les droits d’un utilisateur

Le Masteruser peut décider à quels eServices ou à quelles fonctions l’utilisateur doit être autorisé à accéder pour chaque eService.

En cliquant sur Editer sous Droits, le Masteruser obtient un aperçu des droits disponibles. L’arborescence des droits permet d’ouvrir des groupes et de sélectionner certains droits.

L’utilisateur obtient le droit

l’utilisateur n’obtient pas le droit

En cliquant sur Appliquer, l’utilisateur arrive à la page suivante sur laquelle il peut confirmer les entrées.

Lorsque l’on clique sur Enregistrer, les droits sont adaptés en conséquence.

Note: Seuls sont affichés au Masteruser les droits qui sont aussi effectivement à sa disposition.

Illustration 11: éditer l’attribution des droits

Illustration 12: aperçu de l’adaptation des droits


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3.4 Administrer les contrats d’un utilisateur

Sous Contrats, il est possible d’attribuer des contrats à un utilisateur pour lui permettre d’accéder aux données d’inventaire correspondantes.

En cliquant sur Editer, on fait s’afficher une liste des contrats autorisés pour le Masteruser. La sélection d’un contrat permet d’attribuer celui-ci à l’utilisateur. En décochant un contrat, on annule l’attribution.

Illustration 13: adapter l’attribution des contrats


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3.5 Bloquer / débloquer un utilisateur

Dans l’Aperçu des utilisateurs ou dans les Données d’utilisateur, le Masteruser peut bloquer ou débloquer l’utilisateur.

Note: Le statut actuel est représenté dans l’Aperçu des utilisateurs, au moyen du cadenas, et dans les Données d’utilisateur au niveau du champ de statut correspondant.

Illustration 14: menu permettant de bloquer / débloquer un utilisateur


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3.6 Editer les données d’utilisateur

Le Masteruser peut éditer les détails d’un utilisateur dans Données d’utilisateur.

Via la navigation sous Utilisateur, on peut rechercher l’utilisateur souhaité. Via Détails, on peut consulter les données d’utilisateur et, sous Editer les détails, les modifier via Editer. Cliquer sur Enregistrer pour terminer l’opération.

Illustration 15: recherche d’utilisateur


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3.7 Fixer l’échéance de validité d’un utilisateur

Le Masteruser peut éditer un utilisateur sous Données d’utilisateur et fixer ce faisant des dates de validité d’autorisation.

Marche à suivre: Sélectionner la date d’échéance ou l’entrer directement puis cliquer sur Enregistrer.

Le login de l’utilisateur ne fonctionnera plus après la date entrée.

Note: Si l’on souhaite supprimer l’échéance fixée, il suffit de choisir une date très éloignée; p. ex: 01.01.3000. La suppression de l’échéance n’est pas possible actuellement.

Illustration 16: fixer l’échéance de validité d’un utilisateur


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3.8 Supprimer un utilisateur

Dans l’Aperçu des utilisateurs ou dans les Données d’utilisateur, le Masteruser peut supprimer l’utilisateur.

Marche à suivre: Un utilisateur peut être supprimé en cliquant sur Supprimer. L’opération peut être terminée en entrant un Motif et en cliquant sur Oui.

Illustration 17: supprimer un utilisateur


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3.9 Définir un suppléant

Le Masteruser peut éditer ses propres données et définir un suppléant qui sera indiqué dans l’extranet des utilisateurs de la propre entreprise.

Marche à suivre: Le Masteruser peut se sélectionner lui-même dans l’Aperçu des utilisateurs ou sélectionner son nom dans l’en-tête. Sous Editer les détails via Editer, on peut éditer les données d’utilisateur, mais aussi le champ de commentaire et le suppléant du Masteruser. Terminer les changements avec Enregistrer.

Note: La suppléance ne permet pas de déléguer des droits. La définition d’un suppléant sert uniquement à des fins d’information. L’utilisateur sélectionné doit donc impérativement être défini en tant que Masteruser avec les droits correspondants pour que la suppléance puisse être assumée de façon fonctionnelle.

Illustration 18: définition de la suppléance par le Masteruser


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4 Gestion des utilisateurs dans le rôle d’utilisateur



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Si la gestion des utilisateurs est appelée par un utilisateur, ce dernier trouve au niveau de ses détails qu’il peut éditer lui-même et notamment modifier l’adresse, le numéro de téléphone ou l’adresse e-mail.

De même, il peut se faire indiquer de quels droits de quels eServices il dispose, ou quels contrats lui sont attribués.

L’utilisateur ne peut pas s’attribuer d’autres droits ou contrats. Pour ce faire, il doit impérativement contacter son Masteruser.

Illustration 19: écran de l’utilisateur au démarrage de l’application

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4.1 Editer les données d’utilisateur

L’utilisateur peut éditer ses propres données.

Marche à suivre: L’utilisateur peut sélectionner Gestion des utilisateurs dans la navigation ou choisir son nom dans l’en-tête. Sous Editer les détails via Editer, il est possible d’éditer les informations personnelles. Terminer les changements avec Enregistrer.

Note: Le numéro de mobile est optionnel. S’il n’est pas indiqué, l’attribution du mot de passe se fera par e-mail. Dans le cas contraire, par SMS.

Illustration 20: éditer les données d’utilisateur


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4.2 Modifier le mot de passe

La modification du mot de passe est réalisée en réinitialisant celui-ci.

Marche à suivre: L’utilisateur peut sélectionner Gestion des utilisateurs dans la navigation ou choisir son nom dans l’en-tête. Sous Editer les détails, sélectionner Fixer un mot de passe.

Le nom d’utilisateur est alors envoyé à l’utilisateur par e-mail et, si un numéro de mobile a été indiqué, le mot de passe temporaire est envoyé par SMS. A défaut, par e-mail également.

L’utilisateur peut alors se connecter avec les données de login temporaires. Il lui est alors demandé de fixer un nouveau mot de passe personnel.


Illustration 21: modification du mot de passe par l’utilisateur


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4.3 Aperçu des droits

L’utilisateur peut vérifier à quels eServices ou à quelles fonctions il est autorisé à accéder pour chaque eService.

Sous Droits, l’utilisateur trouve un aperçu de ses droits. L’arborescence des droits permet d’ouvrir des groupes pour voir les droits détaillés.

Note: Avec Ouvrir tous / Refermer tous, on peut faire s’afficher / masquer toute la hiérarchie de l’arborescence des droits.

Illustration 22: aperçu des propres droits


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4.4 Aperçu des contrats

Sous Contrats, l’utilisateur peut consulter les contrats qui lui ont été attribués.

Note: L’attribution des contrats fait s’afficher l’inventaire correspondant pour l’utilisateur.

Illustration 23: aperçu des contrats attribués


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Table des illustrations

Illustration 2: affichage du Masteruser au démarrage de l’application ....................................................................................................................................................6 Illustration 2: navigation du portail.........................................................................................................................................................................................................7 Illustration 3: gestion des utilisateurs pour le Masteruser........................................................................................................................................................................8 Illustration 4: initialisation saisie d’un nouvel utilisateur..........................................................................................................................................................................9 Illustration 5: saisir les détails d’utilisateur ............................................................................................................................................................................................10 Illustration 6: attribuer des droits ........................................................................................................................................................................................................11 Illustration 7: aperçu de l’adaptation des droits....................................................................................................................................................................................11 Illustration 8: adapter l’attribution des contrats....................................................................................................................................................................................12 Illustration 9: réinitialiser un mot de passe dans les données d’utilisateur .............................................................................................................................................13 Illustration 10: réinitialiser un mot de passe dans l’aperçu des utilisateurs ............................................................................................................................................14 Illustration 11: éditer l’attribution des droits.........................................................................................................................................................................................15 Illustration 12: aperçu de l’adaptation des droits..................................................................................................................................................................................15 Illustration 13: adapter l’attribution des contrats..................................................................................................................................................................................16 Illustration 14: menu permettant de bloquer / débloquer un utilisateur................................................................................................................................................17 Illustration 15: recherche d’utilisateur ..................................................................................................................................................................................................18 Illustration 16: fixer l’échéance de validité d’un utilisateur....................................................................................................................................................................19 Illustration 17: supprimer un utilisateur ................................................................................................................................................................................................20 Illustration 18: définition de la suppléance par le Masteruser ...............................................................................................................................................................21 Illustration 19: écran de l’utilisateur au démarrage de l’application ......................................................................................................................................................23 Illustration 20: éditer les données d’utilisateur .....................................................................................................................................................................................24

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Illustration 21: modification du mot de passe par l’utilisateur...............................................................................................................................................................25 Illustration 22: aperçu des propres droits .............................................................................................................................................................................................26 Illustration 23: aperçu des contrats attribués........................................................................................................................................................................................27

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Vous pouvez envoyer directement des inputs relatifs au manuel à [email protected]. Nous restons à votre entière disposition pour tout renseignement complémentaire.

Note: L’utilisateur doit, pour toute question ou s’il a besoin d’aide, s’adresser au Masteruser. Le Masteruser, de son côté, a la possibilité de contacter Swisscom (Suisse) SA. Il trouvera les coordonnées actuelles sur la page de connexion de l’extranet Grandes Entreprises.

Swisscom (Suisse) SA Grandes Entreprises Case postale CH-3050 Berne

Tél. 0800 800 900 Fax 0800 800 905 E-mail [email protected]

Swisscom (Susisse) SA

Grandes Entreprises

Billing & Collection

Genfergasse 14

3011 Berne

Telephone

0800 800 900 1/8 [email protected]

C1 - Public

De Assistance Invoice Reporting

Date 17 octobre 2013

Thème Invoice Reporting - Instruction Facture détaillée par

collaborateur

Instruction Facture détaillée par collaborateur

Table des matières

1 Introduction……………………………………………………….................. ................................................ 2

2 Informations concernant la protection des données.………...……………………………………….. 2

3 Conditions préalables....……………………………………………………………........................................ 2

3.1 Compte Invoice Reporting…...……………………………………………................................. 2

3.2 Vérifiez que vous disposez des autorisations nécessaires ……………………........... 2

3.2.1 Droits sur les fonctions….…………………………………………………................................... 2

3.2.2 Droits sur les données……………………………………………………………………………………… 2

4 Instruction pour l’envoi d’un certain nombre de factures détaillées aux

collaborateurs……………………………………………………………………………………………………………………………….

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5 Contactez-nous……………………………………………………………………............................................. 8


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1 Introduction

Ce document vous décrit étape par étape comment envoyer la facture détaillée individuelle à un certain

nombre de collaborateurs..

2 Informations concernant la protection des données

Les données de connexion constituent l’élément le plus confidentiel des données de télécommunications.

Même lorsque le raccordement est la propriété d’une entreprise, il n’en reste pas moins que la protection

des données des collaborateurs doit être prise en compte. L’accès aux factures détaillées des collaborateurs

ne peut se faire que s’ils en ont été préalablement informés.

3 Conditions préalables

3.1 Compte Invoice Reporting

Un compte Invoice Reporting «Premium» est nécessaire pour mettre en œuvre l’analyse de cette connexion.

3.2 Vérifiez que vous disposez des autorisations nécessaires

Afin de pouvoir effectuer cette analyse de connexions, vous devez vous munir d’un compte utilisateur pour

Invoice Reporting et disposer de droits sur les fonctions et les données.

Le Masteruser vous attribue des droits sur les fonctions et c’est un utilisateur ayant des droits Telco qui

vous attribue les droits sur les données. Vous pouvez consulter les autorisations dont vous disposez

actuellement dans le menu «Administration», «Mes Données».

3.2.1 Droits sur les fonctions

Vous pouvez consulter les droits sur les fonctions qui vous sont actuellement attribués dans le menu «mes

droits relatives aux fonctions ». Vous avez besoin des fonctions «Invoice Reporting User Base», «Invoice

Reporting Analysis» , «Invoice Reporting Connection Detail», «Invoice Reporting Report Mail» et «Invoice

Reporting Data Rights» .

3.2.2 Droits sur les données

Vous pouvez consulter les droits sur les données qui vous sont actuellement attribués dans le menu

«mes droits relatives aux données ». Pour envoyer les factures détaillées aux collaborateurs, vous devez

disposer des autorisations d’accès aux données de connexion et de facture correspondantes.


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4 Instruction pour l’envoi d’un certain nombre de factures détaillées aux collaborateurs

Utilisez le lien «Effectuer des évaluations» puis «Communications et coûts». Exportez le fichier existant en

appuyant sur le bouton «Exporter» (seules les titres apparaissent lors du premier export). L’option

«exporter au format pour Excel» est justifiée pour les exports, ou le «0» d’en-tête doit apparaître dans

Excel.

Saisissez maintenant vos données dans les colonnes A à D. Si vous formatez la colonne D au format

«texte», le zéro précédant le numéro de téléphone s’affiche, sans toutefois présenter un caractère

obligatoire. Il est possible de saisir différents formats (par ex. A792223344, 792223344 ou +41792223344).

Une fois l’import effectué, c’est toutefois le format 0792223344 qui est systématiquement affiché. Le

système ne contrôle pas si le numéro de téléphone est spécifié. Si le numéro de téléphone est inexistant

ou erroné, la facture détaillée porte la mention «pas envoyée» dans le rapport de statut.


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Enregistrez le fichier au format CSV, séparé par une virgule et importez le fichier CSV en cliquant sur le

bouton «Parcourir» et en sélectionnant le fichier.

Appuyez enfin sur le bouton «Importer». Un message de confirmation que le fichier a bien été

importé apparaît à l’écran.


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La fonction «Action en cas de doublons» permet de choisir si l’application doit éliminer automatiquement

les saisies identiques ou si vous souhaitez effectuer cette action manuellement.

Une fois la procédure d’import finalisée, la liste des collaborateurs s’affiche à l’écran. Grâce à la fonction de

recherche «Contrôler la liste des collaborateurs», vous pouvez contrôler individuellement les entrées (vous

pouvez effectuer une recherche par nom, prénom, E-mail ou numéro de téléphone).


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Vous pouvez modifier ou supprimer les entrées individuelles par l’intermédiaire du menu affiché par la

flèche dans la dernière colonne. Vous avez également la possibilité de créer de nouvelles entrées en

cliquant sur le bouton «Ajouter ne entrée». Lorsque vous devez modifier de nombreuses entrées, il est

recommandé d’utiliser la procédure d’Export/Import de la liste des collaborateurs.

Vous vous pouvez configurer l’envoi des analyses en cliquant sur le bouton «Réglages Communications et

coûts»,

Options d’envoi (cf. Printscreen sur la page suivante):

1. Vous pouvez choisir d’envoyer le fichier en pièce jointe ou sous forme de lien. Lorsque vous

avez saisi plusieurs fois le même adresse e-mail pour différents numéros de téléphone, un

seul e-mail, incluant plusieurs pièces jointes ou liens, sera alors envoyé. Si la taille totale

des pièces jointes est supérieure à 3 Mo, seuls des liens seront envoyés à défaut des pièces

jointes, ceci même lorsque l’option «envoyer en attachement» a été sélectionnée.

2. Vous pouvez choisir le type de documents à envoyer.


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3. Vous pouvez choisir d’envoyer une analyse détaillée incluant l’ensemble des connexions

(temps d’envoi plus long), ou un décompte simplifié (qui se limite toutefois aux

communications mobiles et n’est envoyé qu’au format PDF). Vous devez au moins cochez

une case.

4. Pour l’envoi d’un e-mail, vous pouvez choisir de rédiger vous-même l’objet (a) et le corps

de texte (b).

Confirmez ensuite votre saisie en cliquant sur «enregistrer».

Autres options d’envoi:

5. Champ obligatoire. Marquez le champ «Oui, j'ai lu et j'accepte les dispositions

relatives à l'option e-mails avec accès direct temporaire.».

6. Sélectionnez le mois d’envoi dans la liste déroulante. Vous pouvez choisir l’un des six derniers mois.

Cela implique toutefois que vous ayez activé l’Invoice Reporting depuis déjà au

moins six mois.

7. Lorsque vous cochez la case d’envoi automatique, un envoi est généré

automatiquement après le load de données mensuel. Lorsque vous choisissez

cette option, assurez-vous que la liste des collaborateurs ait été, le cas

échéant, mise à jour jusqu’au 10 du mois.

8. Nous vous recommandons d’activer l’envoi du rapport de statut. La

signification des différents messages de statut est explicitée ci-après:

1) «pas envoyé: le numéro de sélection directe n'existe pas»

Cela signifie que nous n’avons reçu ni facture détaillée, ni facture au cours des six derniers mois

(par ex. raccordement résilié depuis plus de six mois ou numéro de téléphone erroné).

2) «pas envoyé: le numéro de sélection directe n'existe pas sur la période»

Cela signifie qu’aucune facture détaillée, ni facture n’a été fournie pour la période de facturation

choisie, à l’exception d’une fois minimum au cours des six derniers mois (par ex. raccordement

résilié au cours des six derniers mois).

3) «pas envoyé: pour le numéro de sélection n'existe aucune connexion sur la période»

Cela signifie qu’aucune facture détaillée n’a été fournie pour la période de facturation choisie, à

l’exception d’une facture (le numéro à sélection directe ne présente qu’un prix d’abonnement,

aucune connexion à été effectuée, par ex. stick de données utilisées uniquement

occasionnellement).


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4) «pas envoyé: les connexions ne peuvent pas être émises (ITB flag non actif)»

5) «envoyé: Reversed Billing et/ou arrangement spécial»

Tarif d’appel avec conditions spéciales et / ou arrangement spécial (indication des numéros de

téléphone externe par déviation).

9. Une fois que vous avez choisi l’option souhaitée, vous pouvez valider l’envoi en cliquant sur le

bouton «envoyer maintenant toutes les évaluations». Lorsque l’option d’envoi automatique a été

sélectionnée (cf. 5.), l’envoi n’est pas immédiat, mais remporté au prochain load de données

mensuel.

5 Contactez-nous

Avez-vous besoin d’assistance sur cette fonction ou une autre fonction d’Invoice Reporting? Vous pouvez

nous contacter à l’aide du formulaire d’assistance disponible sur https://extranet-

es.swisscom.com/portal/index/form-invoice-reporting.htm ou en composant le numéro gratuit 0800 800

900.

https://extranet-es.swisscom.com/portal/index/form-invoice-reporting.htm

https://extranet-es.swisscom.com/portal/index/form-invoice-reporting.htm

invoice reporting: premiers pas et principales fonctions...les destinataires n'ont pas besoin...

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