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GUIDE D’UTILISATION DE

L’APPLICATION

INVENTAIRE PLUS

Année 2014

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SOMMAIRE I. Connexion à l’application inventaire comptable .............................................................................................................. 3

1. Fonctionnalités : ............................................................................................................................................................... 4

i. Fournisseurs : ............................................................................................................................................................... 4

a. Ajout d’un fournisseur ............................................................................................................................................ 5

b. Modification /Suppression d’un fournisseur........................................................................................................... 5

c. Recherche d’un fournisseur .................................................................................................................................... 5

ii. Inventaire comptable: .................................................................................................................................................. 6

d. Ajout d’un marché /bon de commande .................................................................................................................. 6

e. Recherche d’un document ...................................................................................................................................... 9

f. Ajout d’une répartition ......................................................................................................................................... 10

g. Modification d’une répartition ............................................................................................................................. 11

iii. Importation: ............................................................................................................................................................... 12

h. Importation « achat » ........................................................................................................................................... 12

i. Importation « répartition » ................................................................................................................................... 13

iv. Etat de contrôle: ........................................................................................................................................................ 14

j. Contrôle ................................................................................................................................................................ 14

k. ARM à compléter .................................................................................................................................................. 15

l. Inventaire .............................................................................................................................................................. 16

v. Contact....................................................................................................................................................................... 17

vi. Droits d’accès: ........................................................................................................................................................... 17

II. Connexion à l’application inventaire physique ............................................................................................................... 18

1. Fonctionnalités ............................................................................................................................................................... 19

vii. Inventaire physique .............................................................................................................................................. 19

m. Saisie de l’inventaire physique ......................................................................................................................... 19

n. Consultation de l’inventaire : ................................................................................................................................ 23

o. Clôture de l’inventaire .......................................................................................................................................... 24

viii. Paramétrages ........................................................................................................................................................ 25

p. Liste des espaces ................................................................................................................................................... 25

q. Liste des services ................................................................................................................................................... 26

ix. Outils : ........................................................................................................................................................................ 27

r. Les codes articles .................................................................................................................................................. 27

s. Annexes................................................................................................................................................................. 28

t. Aide ....................................................................................................................................................................... 29

x. Contact....................................................................................................................................................................... 29

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Ce guide a pour objectif d’aider les utilisateurs à connaitre les différentes fonctionnalités de

l’application « inventaire plus ».

Cette application qui permet de saisir en ligne les différents bons de commande et marchés réalisés

par l’AREF à travers un inventaire comptable afin d’établir une base de donnée comptable qui

facilitera la communication et la transparence des informations entre les différentes entités. Elle

permet également de saisir l’ensemble des équipements recensés lors de l’inventaire physique

réalisé par l’académie, les délégations et ses établissements.

I. Connexion à l’application inventaire comptable

La page de connexion de l’application se trouve dans l’adresse suivante :

http://md-paie.com/Default.aspx

Une fois l’écran ci-dessus est affiché, il faut suivre les étapes suivantes pour accéder à l’application :

1. Choisir la ville de l’entité dans la liste déroulante.

2. Saisir le nom d’utilisateur et le mot de passe attribués par le prestataire.

3. Cliquer sur « se connecter ».

4

L'écran suivant est la page de navigation de l’application qui donne accès aux fonctionnalités

suivantes :

Fournisseurs

Inventaire comptable

Importation

Etats de contrôle

Contacts

Droits d’accès

1. Fonctionnalités :

Dans cette partie nous allons présenter les différentes fonctionnalités de l’application et leurs modes

d’utilisation.

i. Fournisseurs :

Cet onglet permet à l’utilisateur d’ajouter et visualiser les informations concernant les fournisseurs

déjà ajoutés par le prestataire.

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a. Ajout d’un fournisseur

L’ajout d’un nouveau fournisseur se fait en suivant les étapes ci dessous :

1. Cliquer sur

2. Saisir le nom du fournisseur et l’adresse

3. Cliquer sur

Une fois le fournisseur ajouté, il sera affiché dans la liste des fournisseurs déjà existants.

b. Modification /Suppression d’un fournisseur

L’utilisateur peut modifier ou supprimer un fournisseur en cliquant sur les icones suivantes :

Modifier

Supprimer

c. Recherche d’un fournisseur

L’utilisateur à la possibilité de rechercher l’existence d’un fournisseur à travers les étapes suivantes :

1. Saisir le Non du fournisseur dans l’espace désigné

2. Cliquer sur l’icône

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ii. Inventaire comptable:

Cet onglet permet à l’utilisateur de saisir et de visualiser l’ensemble des documents (Marché et bons

de commande) sous forme d’un registre d’inventaire ayant la structure suivante :

d. Ajout d’un marché /bon de commande

L’ajout d’un marché ou un bon de commande au registre d’inventaire se fait à travers les étapes

suivantes :

1. Cliquer sur l’icône

L’écran suivant apparaîtra :

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2. Renseigner l’entête du document

Choisir l’acquéreur dans la liste déroulante

Choisir le type du document dans la liste déroulante

Indiquer la date du document

Choisir le fournisseur dans la liste déroulante (si non, le créer dans l’onglet

fournisseur s’il n’existe pas dans la liste)

Saisir la référence du document

3. Cliquer sur pour valider les informations ci-dessus.

4. Renseigner les champs nécessaires depuis le document dans le tableau qui sera affiché en

bas à savoir :

Date de réception

Description de l’article

Quantité

Prix unitaire

TVA (à choisir dans la liste déroulante)

Rubrique budgétaire (à choisir dans la liste déroulante)

Type de matériel (à choisir dans la liste déroulante)

Famille (à choisir dans la liste déroulante)

Etat du Matériel

Spécification

NB : Le Calcul de la TVA et du Prix Total TTC se fait automatiquement, il suffit de choisir le taux à

appliquer.

5. Cliquer sur pour enregistrer l’article saisi.

En cas d’erreur, l’utilisateur à la possibilité de modifier les champs déjà remplis dans l’étape d’ajout.

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1. Renseigner la référence du marché objet de la modification.

Modification de l’entête :

2. Renseigner les champs à modifier dans l’entête du document.

3. Cliquer sur enregistrer pour valider la modification

Modification détails du document :

4. Cliquer sur l’icône dans la ligne qui correspond à l’article objet de la modification.

L’écran suivant s’affiche :

5. Cliquer sur le numéro de l’article à modifier. (N°1 dans l’exemple).

6. Procéder à la modification souhaitée puis, cliquer sur l’icône enregistrer

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NB : L’utilisateur peut également supprimer un article (une ligne) en cliquant sur l’icône

e. Recherche d’un document

L’utilisateur à la possibilité de rechercher un document en renseignant l’un des critères suivants :

Acquéreur

Fournisseur

Référence du document

Type Matériel

Famille du matériel

Date document

Rubrique budgétaire

Répartition

Puis, cliquer sur

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f. Ajout d’une répartition

L’affectation des articles saisis se fait en suivant les étapes suivantes :

1. Cliquer sur « ARM à compléter » dans la ligne qui correspond au document.

2. Dans l’écran qui s’affiche, cliquer sur pour ajouter une nouvelle répartition.

3. Remplir les champs ci-dessous

4. Cliquer sur enregistrer pour ajouter la répartition complétée.

NB : Plusieurs cas peuvent se présenter :

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Répartition complète : Tous les champs de la répartition sont renseignés ;

Répartition incomplète : La quantité globale n’est pas totalement affectée ou répartie ;

ARM à compléter : Dans le cas où le N° de l’AREM, Date de l’ARM ou le N° d’inventaire ne

sont pas renseignés.

Aucune répartition : Aucune répartition n’a été ajoutée.

g. Modification d’une répartition

L’utilisateur peut modifier une répartition déjà faite à travers les étapes qui vont être présentées ci-

dessous, la modification porte sur :

La quantité

Date ARM

N° D’inventaire

1. Cliquer sur la destination objet de la répartition faite.

En cas d’erreur au niveau de l’entité objet de la répartition, l’utilisateur doit supprimer toute la ligne

de la répartition en cliquant sur l’icône qui lui correspond.

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Supprimer

Page précédente

NB :

Les répartitions faites au niveau de l’AREF seront affichées automatiquement dans le compte

des délégations concernées.

Chaque délégation peut procéder à une deuxième répartition dans son compte selon les

affectations qu’elle va effectuer.

iii. Importation: L’utilisateur à la possibilité d’importer des fichiers correspondant à des achats ou des répartitions à

l’application.

h. Importation « achat »

L’importation des achats doit respecter la structure mentionnée ci-dessus :

Code GREZA : Il correspond au code de l’entité acheteur mentionné sur le fichier des

données GREZA ;

Entité : Elle correspond à l’entité acheteur

Code type du document : « 1 » pour les marchés et « 2 » pour les bons de commande

Référence : Elle correspond au N° du document (Marché ou bon de commande)

Fournisseurs : Il s’agit du fournisseur mentionné sur le document

Rubrique budgétaire : Il s’agit de l’affectation budgétaire

N° d’article : Le numéro lié à chaque article et renseigné sur le document

Code matériel : Il correspond à l’un des codes mentionnés dans le tableau ci-dessous.

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Les éléments ci-dessous sont à renseigner du document (Marché ou bon de commande) :

Désignation

Description du matériel

Quantité

Prix unitaire

Taux TVA

La répartition se fait à travers les étapes suivantes :

1. Cliquer sur parcourir pour télécharger le fichier.

2. Cliquer sur

Une fois l’importation faite, il faut contrôler le nombre de lignes validées.

En cas d’existence de lignes non validées, il faut les importer vers Excel en cliquant sur

l’icône afin d’apporter les modifications nécessaires.

i. Importation « répartition »

L’importation des répartitions doit obligatoirement respecter la structure présentée ci-dessus :

Code GREZA : Il correspond au code GREZA de l’entité qui va faire la répartition.

Source : Elle correspond à l’entité acheteur

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La référence : Le N° mentionné sur le document

N° article : Le N° lié à chaque article

Désignation de l’équipement : à renseigner du document

Quantité : elle correspond à la quantité mentionnée sur le document

Destination : Elle correspond à l’entité objet de la répartition (entité bénéficiaire)

Code GREZA : C’est le code GREZA de l’entité bénéficiaire

N° de l’ARM : C’est le numéro mentionné sur l’attestation de réception du matériel

Date de Réception : Elle correspond à la date de Réception du matériel mentionnée sur

l’attestation de Réception

N° d’inventaire : Il s’agit des numéros d’inventaire mentionnés sur l’attestation de

Réception.

La répartition se fait à travers les étapes suivantes :

1. Cliquer sur parcourir pour télécharger le fichier.

2. Cliquer sur

Une fois l’importation faite, il faut contrôler le nombre de lignes validées.

En cas d’existence de lignes non validées, il faut les importer vers Excel en cliquant sur

l’icône afin d’apporter les modifications nécessaires.

iv. Etat de contrôle:

j. Contrôle

Cet onglet permet à l’utilisateur de contrôler par entité et par année de saisie les éléments suivants :

Le nombre de marchés saisis

Le montant total des marchés

Le nombre des bons de commande saisis

Le montant total des bons de commande

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k. ARM à compléter

L’utilisateur à la possibilité de visualiser l’ensemble des ARM qui doivent être complétées.

1. Renseigner les champs référence du document

2. Cliquer sur l’icône dans la ligne qui correspond à l’ARM à compléter.

3. Ajouter / modifier une réparation selon les étapes précitées dans le point « g & h » (Pages 9-

11)

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l. Inventaire

Cet onglet permet à l’utilisateur de visualiser un état d’inventaire de l’ensemble des articles par

marché/Bon de commande en indiquant :

La référence

Le fournisseur

Acquéreur

Le type du matériel

La désignation

La quantité

Le prix unitaire TTC

Le montant total

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v. Contact

En cas de problème, l’utilisateur peut envoyer une demande d’information dans le champ ci

dessous :

vi. Droits d’accès:

Cet onglet visualise les droits d’accès des différents utilisateurs de l’application.

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II. Connexion à l’application inventaire physique

La page de connexion de l’application se trouve dans l’adresse suivante :

http://md-paie.com/etab/Index.aspx

Une fois l’écran ci-dessus est affiché, il faut suivre les étapes suivantes pour accéder à l’application :

1. Choisir la ville de l’entité dans la liste déroulante.

2. Saisir le nom d’utilisateur et le mot de passe attribués par le prestataire.

3. Cliquer sur « se connecter ».

L'écran suivant est la page de navigation de l’application qui donne accès aux fonctionnalités

suivantes :

Inventaire physique

Paramétrages

Contact

Aide

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1. Fonctionnalités

Dans cette partie nous allons présenter les différentes fonctionnalités de l’application et leurs modes

d’utilisation.

vii. Inventaire physique

Cet onglet permet à l’utilisateur de :

Saisir les équipements recensés lors de l’inventaire physique réalisé par l’académie, les

délégations et ses établissements

Rechercher des équipements déjà saisis lors de l’inventaire comptable

Consulter ou modifier les données saisies

Valider la saisie de l’ensemble des équipements inventoriés

m. Saisie de l’inventaire physique

Pour saisir la liste des équipements recensés, il faut suivre les étapes suivantes :

1. Dans le menu inventaire physique, choisir « Saisie »

La fenêtre suivante s’affiche :

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Cette fenêtre permet à l’utilisateur de rechercher les équipements inventoriés sur la base des

informations suivantes :

Acquéreur

Fournisseur

Référence

Rubrique budgétaire

Type Matériel

Famille

Année

Date document

Description de l’article

Une fois les critères de recherche saisis, Cliquer sur

Deux situations peuvent avoir lieu suite à la recherche effectuée :

1. Aucun n’enregistrement dans la base de données comptable ne corresponds à l’article

rechercher.

Dans ce cas, cliquer sur le bouton pour ajouter l’article, la fenêtre suivante s’affiche :

Compléter les champs ci-dessus sur la base des informations de l’inventaire physique réalisé.

Choisir l’acquéreur (dans la liste déroulante)

Choisir le type Matériel (dans la liste déroulante)

Choisir la famille du matériel (dans la liste déroulante)

Choisir le code type (dans la liste déroulante)

Choisir le fournisseur (dans la liste déroulante)

Saisir la référence du marché

Saisir la description de l’équipement

Saisir la date d’achat

Saisir le prix unitaire TTC

Saisir la quantité utilisable/Réformée

Saisir la date d’entrée

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Saisir le N° d’inventaire (le N° d’inventaire fin se calcule automatiquement en fonction de la

quantité saisie)

Choisir le lieu, le service, le bâtiment, l’étage où l’article a été trouvé lors de l’inventaire

physique (dans la liste déroulante)

Puis, cliquer sur le bouton pour ajouter l’article. La fenêtre suivante s’affiche :

L’article sera enregistré automatiquement dans la liste d’inventaire et apparaitra dans la première

ligne.

En cas d’erreur, Cliquer sur le « code article » pour afficher les informations à modifier.

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Dans la fenêtre ci-dessous, Modifier les informations erronées puis cliquer sur le bouton valider

2. L’article inventorié est enregistré dans la base de données comptable :

Une fois les critères de recherche renseignés, la liste d’inventaire fait apparaitre l’ensemble des

articles qui correspondent à la recherche effectuée.

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Compléter le détail de l’inventaire en cliquant sur la ligne qui correspond à l’article recherché.

La fenêtre ci-dessous d’affiche :

Compléter les champs vides par les informations récupérées suite à l’inventaire physique réalisé.

Quantité utilisable/Réformée

Date d’entrée

N°inv-Début /Fin

Lieu/ Service/Bâtiment / Etage (il s’agit de l’emplacement où l’équipement a été trouvé lors

de l’inventaire physique)

Puis cliquer sur le bouton pour enregistrer les informations saisies.

n. Consultation de l’inventaire :

L’utilisateur a la possibilité de consulter la liste de l’inventaire enregistré dans l’onglet «

Consultation » comme affiché dans la fenêtre ci-dessous :

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Il a également la possibilité d’exporter la liste des articles inventoriés et enregistrés, pour ce faire :

Renseigner les critères de recherche

Cliquer sur le bouton

Cliquer sur le bouton pour exporter la liste d’inventaire qui correspond aux critères

de recherche.

Il est à noter que :

Les utilisateurs de l’académie ont la main de consulter leur propre inventaire ainsi que celui

saisi par les délégations et les différents établissements.

Les utilisateurs des délégations ne peuvent consulter que leur propre inventaire et celui des

différents établissements.

Les utilisateurs des établissements ne peuvent consulter que leur propre inventaire.

o. Clôture de l’inventaire

Après saisie et validation de la liste d’inventaire, l’utilisateur doit clôturer son inventaire en cliquant

sur le bouton

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La clôture de l’inventaire est irréversible, l’utilisateur n’a plus la possibilité de saisir ou modifier

l’inventaire physique déjà saisi.

viii. Paramétrages

Cet onglet permet de renseigner sur la liste des espaces et services des différents établissements

objet de l’inventaire physique.

p. Liste des espaces

Ce champ permet de visualiser la liste des espaces existants dans les différents établissements.

Si l’espace recherché n’est pas trouvé, l’utilisateur à la possibilité de l’ajouter en cliquant sur le

bouton

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Renseigner les champs qui apparaissent dans la fenêtre ci-dessus, puis cliquer sur le bouton

L’espace sera ajouté automatiquement à la liste initiale.

q. Liste des services

Ce champ permet de visualiser la liste des services existants dans l’académie et ses délégations.

Si le service recherché n’est pas trouvé, l’utilisateur à la possibilité de l’ajouter en cliquant sur le

bouton

Renseigner les champs qui apparaissent dans la fenêtre ci-dessus, puis cliquer sur le bouton

Le service sera ajouté automatiquement à la liste initiale.

NB : l’utilisateur à la possibilité d’exporter la liste des espaces et services vers un fichier Excel en

cliquant sur le bouton

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ix. Outils : Cet onglet permet de visualiser un certain nombre d’outils nécessaires pour le déroulement de

l’inventaire physique.

r. Les codes articles

Ce menu contient deux onglets :

Les codes types :

Cet onglet permet de visualiser l’ensemble des types de matériels avec leurs familles et les articles

génériques.

L’utilisateur a la possibilité d’exporter cette liste sous format Excel en cliquant sur le bouton

Liste des achats de l’Académie

Cet onglet permet de visualiser le détail du registre d’inventaire comptable et donne la possibilité à

l’utilisateur de rechercher des équipements à travers un certain nombre de critères comme

mentionné dans la fenêtre ci-dessous :

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L’utilisateur a la possibilité d’exporter ce registre en cliquant sur le bouton

s. Annexes

Cet onglet permet à l’utilisateur de visualiser et d’exporter les annexes à utiliser lors de l’opération

de l’inventaire physique.

Liste nominative des équipes d’inventaire délégation

Liste descriptif des lieux

Liste nominative des équipes inventaire Académie

Liste exhaustive des lieux

Liste nominative des équipes inventaire établissement

Feuille de comptage

Procédure de l’inventaire physique

L’utilisateur peut exporter la liste choisie en cliquant sur son nom puis sur le bouton

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t. Aide

Cet onglet permet à l’utilisateur de télécharger le guide de l’application

x. Contact En cas de problème, l’utilisateur peut envoyer une demande d’information dans le champ ci

dessous :