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© FIDUCIAL Informatique – R&D Notaires – CC 10/2016 – FNC v8.0 (2.0)

Inspecteurs Comptables

FIDUCIAL Notaires Comptabilité v8.0 (2.0)

V1

JUIN 2016 – v1

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Contenu

1. L’écran principal FNC – La gestion des profils utilisateurs ....................................................................... 3

2. Attestation de conformité – Récépissé de dépôt CSN ........................................................................... 5

3. L’onglet Aide à l’inspection ........................................................................................................................ 5

4. Etats de contrôles ......................................................................................................................................... 6

4.1. Rappel Principe Etats de contrôles ..................................................................................................... 6

4.2. Zoom sur les évolutions 2015 ................................................................................................................ 7

4.3. Zoom sur les évolutions 2016 ................................................................................................................ 9

5. Arrêté de comptabilité à distance ........................................................................................................... 12

5.1. Préambule ............................................................................................................................................ 12

5.2. Paramétrages ...................................................................................................................................... 12

5.3. Localisation du traitement ................................................................................................................. 12

5.4. L’écran principal ................................................................................................................................. 13

5.5. 1er envoi ............................................................................................................................................... 13

5.6. 2ème envoi .......................................................................................................................................... 15

5.7. 3ème envoi .......................................................................................................................................... 17

5.1. Zoom sur les évolutions 2016 .............................................................................................................. 21

6. Visualisation et recherche avancée ........................................................................................................ 22

6.1. Fonctions diverses ................................................................................................................................ 22

6.2. Visualisation, utiliser les fonctions complémentaires ...................................................................... 26


7. Zooms sur différents traitements comptables ......................................................................................... 29

7.1. Préambule ............................................................................................................................................ 29

7.2. Les balances ........................................................................................................................................ 29

7.3. Les listes de comptes .......................................................................................................................... 30

7.4. Tableaux de bord ................................................................................................................................ 30

7.5. Entêtes et pieds de pages des documents comptables .............................................................. 32

7.6. Les conventions d’honoraires ............................................................................................................ 33

7.7. Le grand-livre ....................................................................................................................................... 33

7.8. Contrôler les IBAN et les Virements ................................................................................................... 34

7.9. Les listes de virements CDCNet/EDI .................................................................................................. 36

7.10. Les rapprochements bancaires ..................................................................................................... 37

7.11. Les pointages comptes de tiers (SPF …) ....................................................................................... 41


8. Les Recherches multicritères ..................................................................................................................... 51

8.1. Principe ................................................................................................................................................. 51


9. Informations diverses .................................................................................................................................. 60

9.1. Les documents de clôture d’exercice (réédition) ......................................................................... 60

9.2. La Déclaration d’Activité Professionnelle ........................................................................................ 61

9.3. Journée Comptable Simplifiée.......................................................................................................... 62

9.4. MIFADO : modernisation du compte DO ........................................................................................ 63

9.5. Les Revenus de Capitaux Mobiliers (RCM) ...................................................................................... 64

Ce document a été créé à la seule destination inspecteurs de comptabilité. Toute utilisation, reproduction totale ou partielle en vue de leur publication ou de leur diffusion par quelque moyen

et sous quelque forme que ce soit, même à titre gratuit, est interdite sans autorisation écrite préalable de la société FIDUCIAL Informatique.

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1. L’écran principal FNC – La gestion des profils utilisateurs

Connexion

Le programme est installé à l’identique sur tous les postes.

C’est la connexion avec un code UTILISATEUR et un mot de passe qui détermine les droits de l’utilisateur (notaire,

comptable expert, aide comptable, clerc, etc.).

L’administrateur de l’office détermine les profils utilisateurs.

L’écran principal

Raccourcis programmes personnalisables (visualisation …).

Onglets programmes (journaliers, périodique, inspection …)

Sous menus des onglets.

Menu gauche : Programmes associés aux sous menus.

Version logiciel installée correspondant à l’attestation de conformité : v8.0

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Les profils utilisateurs

Localisation : Administration, Général, Gérer les profils

Localisation : CDCNet/EDI, Virements, Gérer un profil

L’onglet Aide à l’inspection

En cliquant sur les signes + ou – vous pouvez visualiser ou cacher les différents utilisateurs par groupe.

A l’aide du clic droit sur chaque groupe, vous pouvez :

Nouveau = créer un sous-groupe du groupe sélectionné, (propriétés personnalisables).

Modifier (si l’option n’est pas grisée).

Supprimer (si l’option n’est pas grisée).

Propriétés = Possibilité d’ajouter ou de supprimer des fonctions affectées à chaque groupe.

Créer un utilisateur

A l’aide du clic droit sur un code utilisateur, vous pouvez personnaliser son profil (bornes de comptes, mot de passe, propriétés de l’utilisateur …).

Affectation de droits liés à CDCNet/EDI aux codes utilisateurs des différents groupes.

Sélection des types de virements.

Dans l’onglet Administration, menu Général, une fonction du menu gauche permet de visualiser/exporter l’historique des accès (depuis la version 8.0 (2.0).

Arrêté à distance & Etats de contrôles.

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2. Attestation de conformité – Récépissé de dépôt CSN

Localisation : Le document est disponible dans l’onglet « Aide à l’inspection », rubrique « Récépissé de dépôt »

du menu gauche.

Actuellement, l’attestation de conformité concerne la version 8.0 du 18/02/2015 (récépissé dépôt CSN N° 15-1/8)

A noter : Pour un meilleur suivi des logiciels de comptabilité, depuis août 2009, chaque SSII qui déploie une

nouvelle version de son logiciel comptable (entre 2 attestations de conformité et si le déploiement ne remet pas

en cause la dernière attestation délivrée), doit signaler par courrier à la Direction de l’Ethique et de la

Déontologie (Commission Informatique et Comptable) du Conseil Supérieur du Notariat les évolutions du logiciel

et attester que ces évolutions ne nécessitent pas un nouvel audit d’agrément.

Le Président de la Commission Informatique et Comptable est donc informé en permanence des versions

déployées dans les offices.

3. L’onglet Aide à l’inspection

depuis 2015, l’ancien onglet « Inspection » et renommé en « Aide à l’inspection ». Par ailleurs, trois sous menus

sont affichés (contre deux précédemment) : Aide à l’inspection, Gestion du DO, Autres.

Le premier sous-menu donne accès au programme « Arrêté de comptabilité à distance », aux états de

contrôles, à différentes impressions et aux outils de recherches multicritères.

Le second sous-menu concerne les comptes enregistrés au DO (balance des comptes, liste des affaires et

suivi de la migration ancien/nouveau DO).

Le troisième sous-menu concerne les contrôles de l’administration fiscale avec l’export du « Fichier des

Ecritures Comptables – FEC » (arrêté du 29/07/2013, art.A.47 A-1 LPF) et donne accès à différents répertoires

de stockage de fichiers sur le poste.

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4. Etats de contrôles Localisation : Aide à l’inspection, Aide à l’inspection, Etats de contrôles

IMPORTANT : les évolutions 2015 et 2016 sont détaillées à à la fin de ce paragraphe !

4.1. Rappel Principe Etats de contrôles

Le programme se compose de différents onglets. L’accès à la visualisation et aux recherches multicritères

s’effectue via deux pictogrammes placés en haut de la fenêtre.

Onglet Indicateurs :

Permet d’obtenir sur une période donnée une analyse de certains chiffres clés du tableau de bord :

Couverture des fonds détenus (ligne C)

Trésorerie moins dettes à court terme (ligne K)

L’évolution de la marge de couverture des fonds détenus (contrôle des 8%)

L’état des lignes O, F, Clients débiteurs, solde de la caisse

L’état de contrôle de la trésorerie qui fait ressortir toutes les « anomalies » de trésorerie (insuffisance ligne C,

insuffisance ligne K et ligne D négative).

Conseil : concernant l’édition des indicateurs du tableau de bord avec graphique, pour une lecture aisée du

graphique, une édition pour une période maximum de deux mois est conseillée.

L’état récapitulatif des remises. Il reprend toutes les remises effectuées sur une période.

L’état de contrôle des inspections permet pour une date donnée, un contrôle de cohérence avec les cumuls

et soldes de différents documents.

Tableau de bord simplifié. Il propose sur une page les chiffres clés de la comptabilité et un comparatif par rapport

à l’année N-1 sur les résultats de l’étude.

Onglet Listes :

Permet d’obtenir les listes - Clients/confrères débiteurs - Clients créditeurs immobiles (depuis plus de 3 mois, plus

de 6 mois et plus de 12 mois) par rapport à la journée comptable du jour. (Avec édition, aperçu, envoi par mail

et stockage sur le PC).

Onglet Modifications :

Cet onglet permet d’obtenir des états concernant les modifications effectuées dans la base de données

comptables (paramètres).

Onglet Historique :

C’est le compte rendu des interventions sur la base de données comptable. (Télémaintenance, mise à jour et

autres).

Onglet Génération XML :

Permet de générer l’extraction des données d’inspection (formats XLS et XML)

A noter : sur de nombreux états, le code utilisateur et la date d’intervention sont affichés.

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4.2. Zoom sur les évolutions 2015 Suppression : depuis la mise à jour

8.0 (2015), les onglets « Arrêté de

comptabilité » et « Identification

inspecteur » sont supprimés.

Nb : Le programme « Arrêté de

comptabilité » est remplacé par le

programme « Arrêté de

comptabilité à distance » disponible

dans la rubrique précédente du menu.

Ajouts : A compter de la mise à jour 8.0

(2015), le code utilisateur, la date et

l’heure sont affichés dans les documents

de la liste de modifications (onglet

Modification). Impact : certains

documents sont présentés en mode

paysage.

Evolutions : depuis la mise à jour 8.0 (2015),

plusieurs évolutions sont apportées à l’onglet « Génération XML ». S’ajoute au format XML demandé par le

CSN, la possibilité d’obtenir le rapport d’inspection (dont les ratios) au format Excel (XLS) en export,

visualisation et impression.

La date est issue du traitement « Arrêté de comptabilité à distance ».

Par défaut, date de la dernière journée comptable validée.

Date et adresse e-mail inspecteur issus du programme « Arrêté de comptabilité à distance ».

Appel des programmes de visualisation et de recherches multicritères.

Enregistrement du rapport d’inspection (dont ratios) au format XML du CSN.

Envoi par mail des fichiers XML (CSN) et XLS (Excel) à l’adresse mail inspecteur enregistrée dans l’Arrêté de comptabilité à distance.

Impression complète du rapport d’inspection Excel (ratios inclus). Attention : 35 pages !

IMPORTANT : ouverture du rapport d’inspection Excel (pour visualisation, saisie, impression sélective …). Les ratios sont dans les classeurs Part9 et Ann2.

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Détails des différents boutons :

Sous Excel, il est possible d’imprimer l’ensemble des classeurs (classeur entier), c’est-à-dire le rapport entier, ou uniquement la feuille active, c’est-à-dire le classeur affiché (paramètres d’impressions Excel).

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4.3. Zoom sur les évolutions 2016

Etats de contrôles : Pour tous les

indicateurs (ligne C à Solde

caisse), il est possible de

sélectionner soit le détail, soit le

graphique, soit les deux

informations.

Etats de contrôles : Indicateurs : la lettre J (fonds de

roulement) est ajoutée dans la liste des indicateurs

disponibles.

Etats de contrôles : Modifications :

certains états peuvent être

sélectionnés uniquement pour

Modification/suppression ou

Création.

Taxes : pour information : gestion du nouveau plan comptable sur les remises d’émoluments,

l’écrêtement, les émoluments proportionnels et les honoraires. Gestion du paramétrage des cotisations

sur émoluments remis et de la politique de remise de l’office.

Paramétrage des remises : impression et export de la liste des remises paramétrées (Administration, Tarif,

Paramétrer les remises).

Etats de contrôles : (Onglet Aide à l’inspection) : Etat récapitulatif des remises (un pictogramme signale

l’utilisation de l’ancien tarif).

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Etats de contrôles : L’onglet Indicateur propose de réaliser (avec

saisie d’informations) la pièce IX contrôle informatique du

rapport (cadres 1, 2, 3, 4.1 et 4.2).

Il convient de compléter/valider différents écrans sous PDF (Adobe acrobat reader DC):

Le document PDF renseigné est stocké dans \compta\tmp (accès par les menus : Aide à l’inspection, Autres).

Les informations saisies sont enregistrées et récupérées lors des réalisations suivantes (réinitialisation possible).

Le traitement de la pièce IX commence par

l’identification de l’étude et saisie de la date

d’inspection (3ème partie).

Après confirmation (OK) de l’écran, 5 pages

PDF -remplissable sont affichées pour saisie

(hors page n°3), enregistrement (dans

\compta\tmp), export et/ou impression.

NB : La page n°3 (contrôle informatique) et certaines informations de la page n°1 sont alimentées par le logiciel

et ne peuvent pas être modifiées.

Modifiez si nécessaire la date de l’inspection (3ème partie).

1ère page : renseignez la date de 1ère utilisation du logiciel …

2ème page : boîtes à cocher et commentaires éventuels.

4ème et 5ème page à compléter.

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IMPORTANT : Le traitement de la pièce IX utilise le

programme « Adobe Acrobat Reader DC ».

Attention, s’il n’est pas installé sur votre poste, lors de

la 1ère utilisation de la fonction, son téléchargement

(via Internet) et son installation sont lancés

automatiquement (si le navigateur s’ouvre après

installation, vous pouvez le refermer).

IMPORTANT : il est possible de conserver les informations saisies

(hors date et version du logiciel page n°1 et contrôle

informatique page n°3) afin de les récupérer pour

modifications lors de l’inspection suivante.

Pour cela, après saisie des différentes pages du

rapport, lors de la sortie du programme « Adobe

Acrobat Reader DC ». (Utilisez la croix en haut à

droite de l’écran), confirmez l’enregistrement de

la pièce IX.

IMPORTANT : ce n’est qu’en confirmant l’enregistrement que les données saisies dans le formulaire PDF peuvent

être archivées dans la base de données comptable pour une réutilisation ultérieure.

Normalement, l’enregistrement est placé automatiquement dans

le répertoire

C:\compt\tmp (ou D :).

IMPORTANT : En fonction des utilisations et paramétrages de votre

poste, si la question « Enregistrer sous » apparait, vous devez

sélectionner C:\compt\tmp (ou D :).

IMPORTANT : Sur le même principe, si la question

« piece9.pdf existe déjà. Voulez-vous le remplacer ? », vous

devez confirmer par Oui.

Attention : Réinitialisation du document : si vous voulez supprimer toutes les données saisies

dans le formulaire, utilisez le bouton « Réinitialiser » du premier écran de création de la pièce

IX.

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5. Arrêté de comptabilité à distance IMPORTANT : les évolutions 2016 sont détaillées à la fin de ce paragraphe !

5.1. Préambule

Dans le cadre de la réforme de l’inspection, il est prévu que l’inspecteur puisse disposer, préalablement à sa

visite, d’un certain nombre de documents qui lui permettent de préparer sa mission.

Il s’agit essentiellement d’un ensemble d’informations prévues dans le cadre de l’arrêté, mais également, si

l’inspecteur en éprouve le besoin, d’éléments complémentaires qui peuvent être demandés.

TRES IMPORTANT : l’arrêté de comptabilité à distance est possible même en cas de Journée Comptable

Simplifiée (absence du comptable). L’arrêté de comptabilité à distance comprend l’envoi de documents

non autorisé aux utilisateurs des Journées Comptables Simplifiées (rapprochements bancaires, balance des

comptes généraux), veuillez-vous assurer qu’une personne (le notaire …) dispose d’un accès complet à la

comptabilité (niveau comptabilité expert) en l’absence du comptable.

Sur demande de l’inspecteur, cette personne pourra se connecter en comptabilité avec ses codes

habituels et procéder aux envois. Le statut de la Journée Comptable Simplifiée ne sera pas changé par

cette action.

Rappel : par contre, cet utilisateur avec les droits maximums ne doit pas saisir d’écritures sous peine de changer

le statut de Journée Simplifiée en Journée Normale.

5.2. Paramétrages Pour information : 2 options peuvent êtres personnalisées.

IMPORTANT : aucune action n’est demandée lors

de la mise à jour et les paramétrages concernant

le 3ème envoi sont traités dans le paragraphe

correspondant de ce document.

Localisation : Administration, Général, Définir les options, Divers.

Le premier paramétrage concerne le 1er envoi. A la demande de l’inspecteur, il est possible d’envoyer les

documents (tableau de bord, balance …) regroupés dans un seul fichier PDF. Par défaut et en tenant

compte des éventuelles limites imposées par vos programmes de messagerie, des fichiers PDF séparés sont

créés.

Le second paramétrage concerne le stockage temporaire des documents comptables. Par défaut, les

fichiers sont stockés temporairement avant envoi dans le répertoire « \compta\arrete ». Après envoi et sortie

du programme, les documents sont supprimés du répertoire (confidentialité).

Nb : notez que les messages envoyés sont également présents dans votre programme de messagerie …

IMPORTANT : lorsque l’envoi du message échoue (taille trop importante des fichiers, problème réseau …), les

fichiers sont également supprimés du répertoire. Il est donc nécessaire de relancer le traitement pour effectuer

l’envoi.

IMPORTANT : la version actuelle permet la création de fichier PDF. La prochaine version (fin 2015) devrait ajouter

la possibilité de générer les rapprochements bancaires au format Excel (XLS).

5.3. Localisation du traitement Pour accéder au programme : Aide à l’inspection, Aide à l’inspection, Arrêté compta à distance.

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5.4. L’écran principal L’écran se décompose en 3 parties :

Le menu gauche donne accès aux différentes fonctions du programme (choix des envois …)

La partie du haut affiche l’historique des arrêtés de comptabilité effectués et permet la sélection d’un arrêté.

La partie du bas affiche, par envoi, le détail des documents d’une sélection d’arrêté de comptabilité à

distance.

5.5. 1er envoi A la demande de l’inspecteur (demande téléphonique confirmée par courriel), le comptable de l’office ou le

notaire doivent envoyer l’ensemble des documents préparatoires à l’inspection annuelle. Ce premier envoi peut

être traité en quelques secondes, les actions requises étant réduites au minimum.

Localisation : L’arrêté de comptabilité se crée avec la fonction « Nouveau » du menu

gauche.

Le programme récupère les coordonnées e-mail utilisées lors du dernier arrêté à

distance. (Ces informations sont à saisir la première fois).

Plusieurs adresses e-mail peuvent être saisies pour chaque destinataire, et le traitement

est confirmé avec OK.

Gauche : Le menu gauche donne accès aux différentes fonctions. Haut : La partie du haut affiche l’historique des arrêtés de comptabilité à

distance. ATTENTION : le menu gauche permet la suppression de l’historique … utilisez cette fonction avec modération !

Bas : La partie du bas affiche le détail des documents traités par envoi (pour la ligne sélectionnée en haut). Un clic sur le pictogramme permet l’affichage du document.

Saisie des adresses e-mail de l’inspecteur, du ou des notaires et du service comptabilité.

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Une dernière fenêtre avant envoi indique la date comptable et les documents traités.

L’envoi est confirmé avec le bouton « 1er Envoi » De manière obligatoire, les documents sont ceux de la dernière

journée comptable validée et les rapprochements bancaires sont les derniers validés (quelle que soit leur date).

Les documents sont temporairement stockés dans \compta\arrete.

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Après ce premier envoi, l’historique des arrêtés à distance est mis à jour.

Le menu gauche permet de revenir sur le premier envoi.

Par rapport à la ligne d’historique sélectionnée :

Le deuxième envoi est disponible.

Le troisième envoi n’est pas accessible tant que le second n’est pas effectué.

5.6. 2ème envoi

A la demande de l’inspecteur, le comptable de l’office ou le notaire doit envoyer la

dernière page du répertoire au format PDF. Une fois ce document créé (scan, logiciel

Actes, stockage …), la procédure d’envoi s’effectue depuis le logiciel de comptabilité

(traçabilité et archivage) avec la rubrique « 2ème envoi ».

Une ligne correspondant à l’arrêté est créée. Les dates comptables et d’envoi sont affichés.

Les documents traités dans l’envoi sont affichés. Un clic sur le pictogramme permet l’affichage du document.

Sélectionnez le document PDF à envoyer.

Pour information, date du premier envoi.

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Après ce deuxième envoi, l’historique des arrêtés à distance est mis à jour. L’envoi n°3 est maintenant disponible.

Après récupération du document PDF, procédez à l’envoi.

Les documents traités dans les 2 envois sont affichés. Un clic sur un pictogramme « PDF »permet l’affichage du document.

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5.7. 3ème envoi Dans le délai fixé par l’inspecteur et sur les périodes indiquées, le comptable de l’office ou le notaire doivent

procéder à la transmission des documents demandés. Ce dernier envoi s’effectue avec la rubrique « 3ème envoi

».

IMPORTANT : La liste de documents à transmettre avec ce 3ème envoi dépend des

choix de l’inspecteur. Une liste « par défaut » (demandée par le CSN) est pré

renseignée dans le logiciel. Si besoin, vous devez ajouter dans les paramétrages

« Documents … » et « Comptes … » toutes les demandes spécifiques.

Paramétrage des « Documents inspecteurs »

Localisation : Aide à l’inspection, Aide à l’inspection, Arrêté compta à distance.

Le CSN a défini (juin 2014) une liste de 15 documents. Certains sont issus du logiciel de comptabilité (colonne

« Issu de la comptabilité) et seront créés par le logiciel, d’autres devront être scannés (ou récupérés en PDF

depuis une autre application) pour être inclus dans le 3ème envoi.

Si nécessaire, les documents suivants sont à scanner et à joindre en PDF :

- Indication des montants des reports de taxe de décembre N-2 et de décembre N-1

- Copie du bordereau de dépôt de chèques du lendemain de l’édition du tableau de bord de l’arrêté de

comptabilité

- Liste des chèques non déposés en banque à la date de l’arrêté de comptabilité, (avec rapprochement)

- attestation CNIL

- Justificatifs du dernier rapprochement bancaire validé et relevés bancaires correspondants

- Lettre de mission du comptable libéral ou copie de son courrier suite à la clôture des comptes N-1

- Copie de l’Assemblée Générale N-1

Si nécessaire, les documents suivants sont obtenus par extraction de la comptabilité, sans modification possible

:

- Attestation de conformité du logiciel

- Dernier rapprochement bancaire mensuel (comptes clients et compte office)

- Liste des écritures pointées, classées par date de pointage

- Journal des journées comptables simplifiées

- Journal de la taxe

- Suivi des lignes C, K, O et F

- COMPTES : 5412x – 706205x – 706206x – 706204x – 7064x – 107x ou 108x – 455x – 16x – 120x, 106x, 110x – 6461x à

6464x – 475x – 488x – 530x

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Vous devez, si besoin, ajouter un « titre » concernant les autres documents demandés par l’inspecteur et non

prévus dans la liste CSN.

Cette action a pour but de permettre l’envoi d’un message unique comportant tous les documents réclamés

par l’inspecteur (sous réserves du poids de l’ensemble et de la capacité d’envoi de votre messagerie).

IMPORTANT : cette action permettra de lier dans l’e-mail le document que vous aurez créé en PDF par ailleurs.

Voir explications dans le paragraphe « Traitement du 3ème envoi ».

Utilisez la rubrique « Nouveau » du menu gauche pour ajouter un titre à l’envoi d’autres documents.

Exemple : ajout des listes des comptes clients immobiles …

Paramétrage des « Comptes du 3ème envoi »

Localisation : Aide à l’inspection, Aide à l’inspection, Arrêté compta à distance.

Le CSN a défini (juin 2014) des tranches de comptes « par défaut ». En fonction des demandes de l’inspecteur,

vous devez décocher les tranches non demandées et ajouter d’autres tranches afin que les comptes attendus

par l’inspecteur soient inclus dans l’e-mail du 3ème envoi. Utilisez la rubrique « Nouveau » du menu gauche pour

ajouter des tranches de comptes.

Exemple :

les tranches 106x, 107x, 16x et 455x ne sont pas demandées

la tranche 7069x est ajoutée

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Traitement du 3ème envoi.

Lorsque vos paramétrages du 3ème envoi sont effectués (voir paragraphes précédents), la procédure d’envoi

s’effectue depuis le logiciel de comptabilité (traçabilité et archivage) avec la rubrique « 3ème envoi ».

TRES IMPORTANT : Plusieurs actions sont attendues avant envoi (cadres dans l’image ci-dessous).

1. Sélectionnez les documents à joindre à l’envoi (*) selon la demande de l’inspecteur : cochez la colonne

« Sél »

2. Précisez la période concernée pour certains documents : colonnes « Date de début » et « Date de fin ».

Conseil : la touche <F3> permet de reproduire la saisie de la colonne du dessus.

Infos : le pointeur positionné sur la ligne « Comptes comptables » affiche la liste de comptes paramétrés.

3. Cliquez sur le lien « Parcourir … » pour importer vos documents PDF (ceux non issus du logiciel

comptable). Vous accédez à l’explorateur Windows pour sélection.

4. Déplacez si besoin l’ascenseur vertical pour accéder aux informations concernant les autres documents.

(*) IMPORTANT : Si la taille des fichiers est trop importante pour être effectuée dans un seul envoi de mail (message

d’erreur reçu de votre programme de messagerie, ou de

celui de l’inspecteur …), procédez à plusieurs envois en ne

sélectionnant que quelques documents à chaque fois

(colonne « Sél. »). Nb : lors du retour dans le traitement du

3ème envoi, une ligne déjà traitée (envoi) est affichée en

couleur verte.

Après personnalisation, procédez à l’envoi.

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Après sélection des documents, des périodes et de vos pièces jointes PDF, l’envoi s’effectue avec le bouton 3ème

envoi.

Nb : le programme contrôle que tous les liens « Parcourir … » aient été correctement traités.

Nb : le temps de traitement va dépendre de l’importance des documents (quelques secondes à quelques

minutes !).

Après ce troisième et dernier envoi, l’historique des arrêtés à distance est mis à jour.

Nb : vos envois sont également stockés dans votre programme de messagerie (documents envoyés).

Les documents traités dans les 3 envois sont affichés. Un clic sur un pictogramme « PDF »permet l’affichage du document.

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Arrêté de comptabilité à distance : nouveau contrôle de validité des adresses e. mail

Arrêté comptabilité à distance : Prise en compte de la

date de l’arrêté à distance (3ème envoi) : l’attestation

de conformité correspond à la version du logiciel

utilisée lors de l’arrêté de comptabilité à distance (1er

envoi). Information importante s’il y a l’installation

d’une nouvelle attestion de conformité entre les 2

envois.

Arrêté de comptabilité à distance :

après génération du 1er envoi, des

alertes utilisateurs sont affichées (sortie

du programme et validation de fin de

journée) si le 2ème envoi n’est pas

effectué.

Arrêté de comptabilité à distance : la liste des arrêtés peut être imprimée /

exportée (menu gauche de l’arrêté compta à distance).

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6. Visualisation et recherche avancée

IMPORTANT : les évolutions 2016 sont détaillées à la fin de ce paragraphe !

6.1. Fonctions diverses

Plusieurs possibilités de recherches sont disponibles.

Par défaut, la recherche d’un compte s’effectue sur la zone « code

alphabétique » renseignée en fiche (création/modification).

Depuis longtemps, différentes fonctions permettent d’élargir rapidement la recherche en fonction de la zone

sélectionnée (saisie, visualisation, adresses des reçus, etc.).

Rappel 1ère méthode

Avec l’utilisation du clavier :

Le caractère % saisi devant les lettres lance la recherche sur la totalité de la zone (cela signifie

« contenant »).

Avec la mise à jour, deux autres symboles prennent la même signification, que vous soyez en lettres

minuscules ou MAJUSCULES. C’est la touche qui comporte les symboles <£ $>

Ainsi, si vous saisissiez %PAUL, ou $paul, ou £PAUL, vous obtenez la listes des comptes clients contenant

les lettres PAUL

Le caractère & correspond à la commande « recherche alphabétique des comptes

généraux ».

L’un des trois caractères « % £ $ » peut également être associé pour signifier « je cherche un

compte général contenant » :

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La touche <F4> (ou le clic droit) permet d’appeler

un programme de sélection de listes numérique ou

alphabétique.

Le caractère * (pavé alphabétique ou numérique) (ou le symbole µ si vous êtes en MAJUSCULES) placé après les chiffres permet d’afficher la liste des « comptes commençant par ces chiffres ».

NOUVEAU : 2ème méthode : Cette mise à jour ajoute une fonction de recherche avancée, sur plusieurs

zones de recherche de comptes.

Appel de la fonction :

Affichage automatique : Lorsqu’une recherche sur le code alphabétique

n’est pas concluante, un bouton « recherche avancée » est proposé.

Appel avec le clavier : L’utilisation du caractère * (si vous êtes en

minuscules, ou du caractère µ si vous êtes en MAJUSCULES) et du tabulateur

lance la fonction.

Appel avec la souris : Un clic droit sur certaines zones propose la fonction

Détail de la fonction :

Cette requête permet la recherche de caractères alphanumériques sur

différentes zones en utilisant différents filtres.

En fonction de l’emplacement d’appel de la fonction, certains champs sont

présélectionnés.

Nb : la recherche n’est pas effectuée sur la zone numéro de compte. Vous

devez utiliser pour cela la recherche numérique par liste (<F4> ou clic droit).

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En fonction des critères de recherches, le résultat sera présenté avec différentes couleurs correspondant aux

types d’informations (clients comptabilité, clients actes, clients archivés comptabilité, correspondants actes,

comptes généraux et comptes généraux archivés). La sélection d’une ligne ramène l’information dans la saisie

comptable.

Sélectionnez les types de comptes (comptabilité, actes …)

Sélectionnez les rubriques dans lesquelles il faut effectuer la recherche (affaire, observation …).

Placez des filtres (soldes des comptes, contenant …). Respecter la casse = rechercher exactement les caractères en distinguant les majuscules des minuscules.

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Exemple :

Il est ainsi possible de rechercher :

Les mots PAUL EDOUARD

Dans la base de données clients des ACTES

FIDUCIAL

Dans les zones AFFAIRES et OBSERVATION de

la comptabilité

Quelques soit la saisie (sans respecter la

casse)

Uniquement pour les comptes débiteurs

Etc.

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6.2. Visualisation, utiliser les fonctions complémentaires

La visualisation de l’historique des comptes est une fonction principale dans la comptabilité, cette fonct ion est

disponible sur tous les écrans de saisie et dans différents programmes :

- via le clic droit ou la touche clavier <F7>

- via un onglet en saisie journalière

- en direct sur le menu général avec le choix Visualisation (barre de lancement rapide)

- par le menu gauche dans certains programmes, option visualiser les écritures

Les codes couleurs des écritures :

NOIR : écritures en FRANCS (journée validée, historique ancien)

BLEU : écritures en EUROS (journée validée)

FUCHIA : écritures en EUROS (journée NON VALIDEE, suppression /

modification possible sous certaines conditions)

GRIS : écritures ajustées (ne s’édite pas sur le relevé de compte et

l’équilibre « débit / crédit » doit être respecté)

ROUGE : lignes de commentaire (texte libre, impression facultative)

VERT = lignes d’annotation (texte libre, impression facultative)

Accès rapide en visualisation des comptes.

Affichage des Informations diverses du compte.

Affichage du « menu gauche » (fonctions contextuelles).

Ligne sélectionnée (zone active).

Le double clic sur le pictogramme permet la visualisation de la facture, de l’avis d’opéré …

Le double clic sur la tuile permet l’ouverture du programme correspondant …

Impression du relevé et de la fiche.

Recherche dans les écritures.

Comptes archivés. Tris sur le titre des colonnes …

Déplacement horizontal …

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Fonctions diverses :

Lorsque le compte a été sélectionné sur une liste, le pictogramme placé à droite

du numéro permet le retour instantané à la liste en cas d’erreur de sélection.

Exceptionnel : concernant la reprise de l’historique pour certains transferts (changement

de prestataire informatique), la zone « Regrouper les taxes » permet d’effectuer un

regroupement des écritures de taxe antérieures au passage sur le logiciel (accès avec le

bouton « paramétrage »).

Un paramétrage permet l’affichage sélectif des comptes « en cours » lors de la recherche d’un compte. Ainsi,

seuls les comptes non soldés, créés ou mouvementés dans l’exercice peuvent s’afficher sur les listes. Afin d’élargir

la recherche aux comptes soldés et non mouvementés dans l’exercice (ces comptes sont identifiés par la

couleur verte), vous pouvez utiliser les fonctions suivantes : la touche <F5>, la fonction <Alt A> ou la boite à

cocher.

.

Un compte enregistré en consignation libératoire est repéré sur la liste avec un pictogramme

rouge.

Les comptes enregistrés au DO sont repérés sur la liste avec des pictogrammes verts.

Afin de répondre à l’attente des utilisateurs, différents types d’affichages sont

créés. Deux pictogrammes (à gauche et à droite) permettent d’afficher/masquer

les menus.

IMPORTANT : L’affichage est lié à chaque utilisateur. Ainsi, chaque personne

retrouvera en visualisation son affichage préféré (Login utilisateur).

Pour changer la largeur d'une colonne avec la souris, faites glisser

la bordure située à droite de l'en-tête de colonne jusqu'à ce que

vous obteniez la largeur de colonne souhaitée.

NB : cette fonctionnalité n’est pas reprise au niveau des

impressions.

Un tri est possible (alphabétique / numérique) en effectuant un double clic sur le titre de la colonne. NB : cette

fonctionnalité n’est pas reprise au niveau des impressions.

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Visualisation des comptes bancaires : les

informations concernant la date de pointage et le

type de pointage sont affichés en visualisation.

Visualisation des comptes : Possibilité de conserver la

période sélectionnée « date de début et de fin ».

Lorsque vous souhaitez visualiser plusieurs comptes pour

une même période (comptes généraux par exemple),

un paramètre temporaire peut être activé.

Utilisez le menu paramétrage de la visualisation

(masquez si nécessaire le menu droit) et sélectionnez «

Conserver la période ». La période sélectionnée sera

conservée pour tous les comptes consultés jusqu’à la

sortie du programme de visualisation.

Liste des virements CDCNet/EDI (CDCNet/EDI, Impression et liste) : Remplacement de la liste des

virements et de la liste des virements par bénéficiaire par une nouvelle liste plus ergonomique regroupant

différents critères de choix (compte émetteur, types de virements, dates, etc.). Nb : le pictogramme

loupe donne accès à des critères supplémentaires.

Liste des virements en visualisation : Les programmes de listes des virements

CDCNet/EDI au débit du compte et avec utilisation d’un IBAN du compte depuis la

visualisation de compte sont remplacés par des fonctions interactives et plus

ergonomiques (liste et aperçu écran).

Export PDF factures et relevés de comptes : Lors de la génération PDF des factures, états de frais et

relevés de compte, le nom du client est ajouté dans le nom du fichier PDF généré (fonctions envoyer

vers PDF, envoi par mail …).

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7. Zooms sur différents traitements comptables


7.1. Préambule

Quelques exemples de localisation :

L’onglet « Aide à l’inspection » donne accès à de nombreux documents (listes,

tableaux de bord, balances, grand livre, IBAN, virements, conventions d’honoraires).

L’onglet « Traitement journalier », menu Fin de journée permet la réédition des

documents journaliers.

La visualisation des comptes donne également accès à la visualisation des

virements émis

o par le débit du compte (quel que soit l’IBAN),

o par un IBAN utilisé par le compte (quelque que soit le compte débité).

7.2. Les balances

Plusieurs types de balances sont disponibles.

Des fonctions de recherches avancées sont disponibles … par dates, par références, par sens, comparatives

…

Différentes gestions de l’export sont disponibles … l’affichage d’une liste interactive écran ou d’un aperçu

du document papier, l’envoi par mail, l’export Excel … s’effectuent à l’aide de boutons.

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Nb : zone « autres cumuls »

Lorsque vous sélectionnez une

balance partielle (par

exemple, uniquement les

clients), les cumuls de tous les

comptes non sélectionnés sont

affichés en fin de balance. Ce

principe permet d’avoir en

permanence un total général

de cumuls identique à ceux du

journal général et du grand

livre.

Lorsque vous demandez une balance des comptes généraux, une ligne « 411 CLTS » est affichée en classe 4.

Cette ligne enregistre le total des cumuls des comptes clients (0x). Si la sélection comprend l’ensemble des

comptes généraux, aucune ligne « Autres cumuls » n’est affichée en fin de balance.

7.3. Les listes de comptes Comme pour les balances, différentes listes, fonctions de recherches avancées et fonctions d’exports sont

disponibles.

7.4. Tableaux de bord

Le tableau de bord (journée simplifiée ou normale) peut être obtenu sur toutes les dates.

La fonction « liste et

détail » du menu gauche

permet d’obtenir le détail

de la ligne sélectionnée,

jusqu’aux écritures des

comptes composant la

ligne.

La fonction « Détail du

tableau de bord » permet

d’obtenir le tableau de

bord détaillé.

Le basculement de

l’aperçu papier à la liste

interactive s’effectue à

l’aide de liens

hypertextes.

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Nb : Un complément d’information est affiché en renvoi sur la 6ème page du tableau de bord (informations

complémentaires). Le tableau de bord affiche le nombre de clients soldés depuis le début de l’exercice (important : informations

traitées depuis la date d’activation du nouveau DO).

Afin de vous aider dans l’analyse de ce nombre, un renvoi précise :

Le nombre de comptes soldés par un virement sur le compte dépôts obligatoires (virement DCN/DO). Le

compte est enregistré au DO. Ce type de mouvement solde effectivement l’affaire comptable en affectant

les fonds sur le compte avec dossier 9999 du client.

Dans l’exemple ci-dessous à la date de création de ce tableau de bord, 18 comptes ont été soldés depuis

le début de l’année. Un des 18 comptes est enregistré au DO et l’affaire en cours.

Le nombre de comptes soldés par un virement DO/DCN (réintégration des fonds DO sur l’affaire comptable).

Nb : Seule la notion de solde est traitée, la notion de « clôture d’affaire DO » est ignorée (intérêts CDC DO).

Dans l’exemple ci-dessous, à la date de création de ce tableau de bord, 18 comptes ont été soldés depuis

le début de l’année. 11 de ces 18 comptes soldés sont des comptes avec dossiers 9999 (affaire enregistrée

au DO).

En résumé, sur les 18 comptes soldés depuis le début de l’année :

11 sont des soldes d’affaires DO, c’est-à-dire des comptes 9999 (réintégration au DCN).

1 est un solde d’une affaire comptable pour création d’affaire DO (virement au DO).

Par différence, 6 sont des soldes de comptes « affaires comptables », sans lien avec le DO.

IMPORTANT : les balances clients reprennent également cette information et affichent des renvois :

Pour information, le programme de recherches multicritères

et la balance des comptes DO permettent aussi de retrouver

la liste des comptes DO soldés …

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7.5. Entêtes et pieds de pages des documents comptables Certaines informations affichées sur les documents comptables en entête et pied de pages (Journaux, tableaux

de bord, comptes de résultat, balances, listes de comptes, …) comportent plusieurs dates.

Dans l’exemple ci-dessus, le tableau de bord du 22/02/2012 est réédité le 19/11/2014 et la journée comptable

en cours est celle du 18/11/2014.

IMPORTANT : Lorsqu’une journée comptable est en cours de saisie : pour la réédition d’un document, c’est le dernier

numéro de folio de la journée en cours qui est affiché en pied de page. Ce n’est pas forcément celui

correspondant à la date comptable du document (en cas de réédition d’une date antérieure).

Nb : lors des impressions de fin de journée (hors réédition), ce sont toujours les derniers numéros de folio/pièce

enregistrés correspondant à la date du document qui sont imprimés, puisque la nouvelle journée n’est pas

encore ouverte.

Le numéro de pièce (numéro d’écriture) affiché en pied de page correspond toujours à celui de la dernière

journée validée puisque cette numérotation est attribuée en validation de fin de journée. Les folios de la

journée en cours de saisie (journée non validée) ne sont pas encore associés à des numéros de pièces. Ils le

seront lors de la prochaine validation de fin de journée (et la saisie d’écritures en date postérieure n’a pas

d’incidence sur ces informations puisque les numéros de folios ne sont pas encore attribués).

Exemple : lors de la réédition (reconstitution) d’un ancien tableau de bord, c’est la date comptable en cours

(celle du jour) et le dernier folio enregistré sur cette journée qui sont affichés. Le numéro de pièce (numéro

d’écriture) correspond quant à lui au dernier numéro de la dernière journée validée.

Dans tous les cas en cas de réédition de documents, le dernier numéro de pièce (dernier numéro d’écriture)

correspondant à la journée sélectionnée est affiché dans le titre de la 4ème page du tableau de bord et à la

fin de la balance.

Entête : La date (système) et l’heure de l’impression sont affichées.

Pied de page : La date comptable en cours (dernière journée comptable ouverte) et les derniers numéros de pièce/folio en cours sont affichés.

Entête : date comptable du document.

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7.6. Les conventions d’honoraires

La liste et le contenu des conventions d’honoraires sont disponibles depuis le menu Aide à l’inspection.

La liste peut être exportée et imprimée à l’aide des liens hypertextes et le contenu peut être visualisé à l’aide du

menu gauche.

7.7. Le grand-livre

Vous pouvez sélectionner le grand-livre des

comptes généraux, des comptes clients ou

de l’ensemble (général).

Différents critères de sélection sont

disponibles (dates, comptes) et vous pouvez

afficher ou non le détail des exercices

antérieurs pour les clients et fournisseurs liés

aux comptes clients (écritures en italiques).

L’export Excel (ou PDF) s’effectue à partir du

choix « Imprimer ».

Les colonnes de l’export Excel sont paramétrables !

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7.8. Contrôler les IBAN et les Virements

IMPORTANT : les évolutions 2016 sont détaillées à la fin de ce chapitre

L’IBAN est une donnée sensible et nécessite une authentification.

En fonction du choix de l’office, il est nécessaire de s’authentifier

soit par mot de passe, soit par utilisation d’une clé REAL.

La liste complète peut être affichée mais il est possible de

rechercher tout ou partie d’un nom, d’un code IBAN, d’un code

BIC … Différents critères de recherches avancées sont

disponibles : actif ou inactifs (pour traçabilité, un IBAN inactif est créé lors de la modification d’un IBAN), etc.

La liste affiche de nombreuses informations. Le détail est consultable soit par double clic, soit à l’aide du menu

gauche.

D’autres informations sont disponibles sur la partie droite de l’écran (déplacement avec barre de défilement).

Quelques informations sur la liste :

Le positionnement du pointeur de la souris sur un pictogramme peut permettre l’affichage d’une info bulle.

Un double clic sur le pictogramme ouvre le programme de visualisation des données correspondantes.

Attention, un double clic sur une ligne (hors pictogramme) propose la modification de l’IBAN.

Colonne tiers : Lorsqu’il n’y a pas de symbole dans cette colonne, c’est que l’IBAN affiché n’est pas

associé à un tiers (compte ou intervenant). Un signe « + » est affiché sur le pictogramme lorsque

plusieurs tiers sont associés à l’IBAN.

Colonne modifié : Lorsqu’il n’y a pas de symbole dans cette colonne, c’est que l’IBAN affiché sur la ligne n’a

pas été modifié.

Colonne virement : Lorsqu’il n’y a pas de symbole dans cette colonne, c’est que l’IBAN affiché sur la ligne

n’a pas été utilisé dans un virement à l’aide d’un programme du logiciel (CDCNet/EDI, CDC-Net,

SEPA XML ou anciennement ETEBAC). Ce symbole « planète » indique que l’IBAN est référencé pour au moins un virement CDCNet/EDI

(Préparé, Validé ou Supprimé). Ce symbole « tuile » indique que l’IBAN est référencé pour au moins un virement autre que

CDCNet/EDI et utilise des références bancaires.

Un double clic sur l’icône permet l’affichage des informations concernant le(s) virement(s).

Colonne Nombre de virements : Une info bulle précise le type de virements référencés avec l’IBAN lorsque

le pointeur de la souris est positionné sur le chiffre. Nb : une recherche prédéfinie permet d’obtenir d’autres informations sur le nombre d’utilisations des IBAN

bénéficiaires (le nombre de virements IBAN bénéficiaire peut être différent du nombre de virements

référencés avec l’IBAN [Bénéficiaire et émetteur]).

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IBAN notaires : Sous réserve que l’information soit renseignée, les IBAN notaires sont distingués par des icônes

de couleurs.

- Les IBAN type Office sont référencés avec un pictogramme « rond » de couleur ROUGE

- Les IBAN type DO sont référencés avec un pictogramme « rond » de couleur JAUNE

- Les IBAN type DCN sont référencés avec un pictogramme « rond » de couleur BLEU

La colonne code IBAN affiche également des pictogrammes « hirondelle » : ils dépendent d’un

service Web proposé par la société Real.not. Lorsque le pictogramme est de couleur BLEU, c’est

que l’IBAN notaire a été saisi manuellement. Lorsque le pictogramme est de couleur VERTE, c’est

que l’IBAN notaire a été saisi à l’aide du Service Web « IBAN confrères ».

Recherche sur les virements en visualisation de compte :

En utilisant les tuiles du menu droit, vous pouvez :

Afficher la liste des virements émis par le débit du compte.

Afficher la liste de tous les virements émis avec un IBAN bénéficiaire utilisé

dans un virement du compte (sans que le virement soit forcément débité du

compte).

IMPORTANT : les évolutions 2016 sont détaillées à partir de la page 6 de ce

support !

Dans l’exemple ci-dessous, tous les comptes mouvementés par un virement avec

un IBAN utilisé par le compte visualisé sont affichés sur la liste …

Virements émis par le débit du compte …

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Recherche prédéfinie sur les IBAN bénéficiaires :

Localisation : A la demande, Divers, Recherche prédéfinie ou Aide à l’inspection, Recherches prédéfinie.

Cette requête permet de suivre, sur une période et selon certains critères, le nombre d’utilisations des IBAN

bénéficiaires.

IMPORTANT : il s’agit du nombre d’utilisations de l’IBAN lorsque celui-ci est bénéficiaire du virement (et non

émetteur !).

NB : Les IBAN des comptes financiers de l’étude (contrairement aux IBAN des clients, intervenants, comptes

généraux …) sont utilisés pour l’émission des virements mais peuvent aussi devenir bénéficiaires (virements entre

deux comptes bancaires de l’étude). Pour cette raison, si vous comparez le nombre d’utilisations d’un IBAN de

l’étude entre cette « recherche prédéfinie IBAN bénéficiaires » et le « programme de gestion des IBAN »

(CDCNet/EDI, Virement, Saisir un IBAN), vous constaterez un écart (pour les IBAN DCN, DO ou Office de l’étude)

car le second programme affiche toutes les utilisations (émetteur et bénéficiaire) alors que cette recherche

prédéfinie ne prend en compte que le nombre d’utilisations en tant que bénéficiaire.

Cette requête est protégée par authentification car le résultat donne accès à plusieurs fonctions liées aux

virements (confidentialité de certains virements). Nb Cette requête est détaillée dans le paragraphe 8.

7.9. Les listes de virements CDCNet/EDI

IMPORTANT : les évolutions 2016 sont détaillées à partir de la page 6 de ce support !

Localisation : Aide à l’inspection, Lister les

virements CDCNet/EDI

Vous devez sélectionner le compte bancaire

émetteur, la période (date d’exécution), le

type de virements (validés, contrepassés, en

préparation …).

La liste peut être imprimée ou exportée sous

PDF et Excel (prendre le bouton Imprimer).

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7.10. Les rapprochements bancaires

IMPORTANT : les évolutions 2016 sont détaillées à la fin de ce chapitre !

Concernant les rapprochements bancaires, le 1er Juillet 2006 est la date du dernier arrêté relatif à l’attestation

de conformité des logiciels de comptabilité des offices de notaires.

Extraits :

Le logiciel doit permettre le rapprochement des opérations bancaires enregistrées dans la comptabilité de l’office

avec les opérations enregistrées par la banque. Ce rapprochement doit être matérialisé pour chaque compte

bancaire dans un document comptable appelé « rapprochement bancaire ». Celui-ci doit permettre de justifier les

soldes des comptes bancaires de l’office avec les relevés émis par la banque.

Le rapprochement bancaire doit donner lieu à une validation par l’utilisateur qui permet d’en figer le contenu et

d’en assurer la conservation avec le détail des opérations rapprochées ou non. Une validation par l’utilisateur du

rapprochement bancaire doit être faite au moins par quinzaine.

Dans le cas de rapprochement automatique de fichiers d’extraits bancaires avec les fichiers comptables de l’office,

les opérations ainsi rapprochées ne pourront faire l’objet d’aucune modification par l’utilisateur même si le

rapprochement bancaire n’a pas été validé.

Traitement de fin d’année : Le programme de clôture de l’exercice doit comporter les éditions définitives et

intégrales : de tous les états de rapprochements de banque validés au cours de l’exercice.

Le logiciel doit prévoir des droits d’accès différents selon les utilisateurs de l’office : … validation des rapprochements

bancaires …

Les programmes doivent interdire toute modification d’un rapprochement bancaire validé, à l’exception du dernier.

Suivi des modifications des paramètres et des données comptables : modifications des données comptables d’un

rapprochement bancaire validé.

Tous ces points sont traités par le logiciel conformément à l’arrêté.

Les rapprochements bancaires sont accessibles depuis plusieurs entrées (visualisation des comptes, pages

d’accueil, onglets traitements journalier et périodique, onglet Aide à l’inspection …

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L’écran principal

L’onglet Pointage des chèques est un programme semi-automatique permettant d’effectuer un pointage

après saisie d’une référence bancaire.

L’onglet Pointage manuel est un programme traditionnel de pointage permettant d’effectuer un pointage

sur la liste des écritures non pointées.

L’onglet saisi des écarts permet de justifier un éventuel écart lors de la validation d’un rapprochement

(écritures non comptabilisées au moment de la validation). NB : La bonne pratique voudrait qu’en cas d’impossibilité

d’affectation comptable d’un mouvement financier à pointer, les comptes d’attentes (4141x ou 471x) soient utilisés, même si les fonds

doivent faire l’objet d’un rejet par la suite. Avec cette pratique, la saisie d’écarts ne devrait plus être d’actualité, sauf à effectuer un

rapprochement comptabilité/banque à date identique alors que la comptabilité en cours est déjà à J+1 … la comptabilisation dans

ce cas étant à J+1, la validation du rapprochement ne peut être effectuée qu’avec enregistrement d’un écart « extra comptable ».

L’onglet Pointage automatique (CDCNet/EDI ou norme AFB) permet l’affichage des fichiers bancaires

téléchargés pour pointages.

L’onglet Validation permet d’enregistrer le rapprochement bancaire et donc de passer au rapprochement

suivant. Pour que cette validation soit accessible, il doit y avoir obligatoirement rapprochement entre le solde

du compte en comptabilité et celui du relevé bancaire. Le logiciel effectue un double contrôle :

o 1er contrôle :

Le solde en comptabilité

Plus ou moins le total des écritures non pointées

(ou pointées avec des dates de pointages

différente de la période de pointage)

Plus ou moins le total des écarts constatés

Doit être égal au solde du relevé bancaire saisi.

o 2ème contrôle :

Le cumul des mouvements pointés sur la période

doit correspondre à la différence de solde du

relevé bancaire à pointer entre le dernier

rapprochement et le rapprochement en cours.

Si un seul de ces contrôles n’est pas valide, le

rapprochement bancaire ne peut pas être

enregistré.

L’onglet Annulation pointage permet l’annulation

d’un pointage manuel pour le rapprochement en cours (rapprochement global non validé).

L’onglet Annulation dernier pointage permet l’annulation d’un pointage manuel pour le dernier

enregistrement de pointage manuel (rapprochement global non validé).

L’onglet Impression permet l’export de différents documents liés aux rapprochements (dont l’état

d’inspection).

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Onglet Impression

L’état de rapprochement : Il est possible de sélectionner chaque rapprochement. Cela permet de contrôler

également la fréquence de rapprochements. L’état de rapprochement peut être synthétique ou avec le

détail des mouvements pointés, non pointés … (boîtes à cocher).

L’état d’inspection : Le programme de réédition de l’état d’inspection demandé sur une date postérieure

(2ème passage de l’inspecteur) à la date du rapprochement initial (1er passage de l’inspecteur) reconstitue

l’état en fonction des dates de pointages saisies postérieurement à l’arrêté, des écritures passées

postérieurement à l’arrêté et des rectifications des écarts effectuées postérieurement à l’arrêté.

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NB : les informations concernant le type de pointage (manuel ou automatique), la date de pointage et le code

utilisateur concerné sont stockés et reproduits sur différents états (état de rapprochement, état d’inspection,

listes).

L’extrait de compte téléchargé :

L’impression de l’extrait de

compte téléchargé

comporte le logo bancaire

uniquement pour les

relevés CDC.

Pour mémoire, la présentation

détaillée est effectuée sur option.

Liste des écritures : une des listes concerne les écritures pointées (débit, crédit) avec une date de pointage

différente de la période rapprochée (nb : ce cas n’est possible que lorsque le pointage hors période est

équilibré entre le débit et le crédit).

La liste affiche les différentes dates.

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7.11. Les pointages comptes de tiers (SPF …)

Le logiciel dispose d’un programme de pointage comptes de tiers distinct du programme de rapprochements

bancaires. Plusieurs entrées existent.

Localisation : Aide à l’inspection, Pointer un compte de tiers.

Le résultat du pointage (avec détail) est visualisable par l’option « Opération non pointées et rapprochement

de compte » de l’onglet Impressions.

Nb : le logiciel prend en compte pour le pointage les mouvements enregistrés sur le compte de tiers et les

mouvements télé@ctes (association compte de tiers et bureau SPF T@).

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Page d’accueil onglet Aide à l’inspection : un

nouveau graphique ratio « nombre de clients

créditeurs / nombre d’actes » ignore les

comptes clients de gestion (gérance et

fermage).

Rapprochement bancaire : L’état

d’inspection est automatiquement proposé

à la date du dernier arrêté de comptabilité

à distance.

Liste des IBAN : la recherche des IBAN est disponible dans le programme de gestion des IBAN et lors de

la préparation de virements avec l’utilisation des liens permettant la sélection des IBAN.

Zone IBAN concernant le compte : la requête utilise 3 critères :

L’IBAN est rattaché au compte, qu’il existe ou non des virements avec l’IBAN

L’IBAN est rattaché à une adresse liée au compte, qu’il existe ou non des virements avec l’IBAN

L’IBAN est utilisé pour débité le compte, que l’IBAN soit rattaché ou non au compte.

IMPORTANT : le nombre d’IBAN affiché peut donc être supérieur au nombre d’IBAN rattaché au compte

ou à ses adresses liées.

NB : le pictogramme « loupe » permet d’augmenter les critères en incluant par exemple les IBAN inactifs.

Zone IBAN associé à la fiche, concernant le compte : la requête affiche uniquement ceux rattachés

au compte saisi. Les IBAN utilisés par le compte mais non associés ne sont pas traités.

Zone IBAN associé à la fiche, concernant l’intervenant : la requête affiche uniquement ceux

rattachés à l’intervenant. Les IBAN utilisés par l’intervenant mais non associés ne sont pas traités.

Zone IBAN associé à la fiche, concernant l’adresse liée au compte : la requête affiche uniquement

ceux rattachés à l’adresse liée au compte. Les IBAN utilisés par l’adresse liée au compte mais non

associés à cette adresse liée ne sont pas traités.

Rapprochements

bancaires :

les listes des

rapprochements bancaires

validés et des extraits de

comptes téléchargés sont

disponibles.

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Rapprochements bancaires : les écarts saisis sont identifiés distinctement (numérotation interne) afin de

de bénéficier d’un suivi plus fin sur les différents états et d’outils dans les recherches en base de données.

Rappel rapprochements et saisie des écarts : La gestion des écarts évolue avec leurs identifications dans

la base de données. Ainsi, un écart sera toujours identifié par une date, un libellé et un montant, mais

également par un numéro unique (et info-bulle) attribué par le logiciel. Le suivi et le pointage des écarts

s’en trouvent améliorés et sécurisés.

L’écart est identifié par le programme que sa saisie soit manuelle ou automatique (depuis l’EDI). Ce

numéro d’écart est inséré dans l’historique et dans de nombreuses impressions (états de rapprochement,

recherche prédéfinie, etc.).

IMPORTANT : tout écart créé ne pourra pas être supprimé manuellement.

Sa suppression ne pourra être effectuée (hors suppression de relevé en cours …) qu’avec un

automatisme logiciel de pointage (le but est de lier l’écart à une écriture via les automatismes du

logiciel).

Rappel : tout écart créé ne pourra pas être supprimé manuellement. Sa suppression ne pourra être

effectuée (hors suppression de relevé en cours …) qu’avec un automatisme logiciel de pointage (le but est

de lier l’écart à une écriture via les automatismes du logiciel).

Chaque écart créé possède une identification interne unique (année + numéro d’ordre).

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Pour mémoire, le guide comptable notarial (III-140) précise que :

le compte « 4141 CLIENTS – COMPTES A REGULARISER » doit être crédité par le débit du compte de

trésorerie de la somme dont l’imputation est incertaine, et débité par le crédit du compte client pour

régularisation.

Sont reprises sous ce compte : toutes les opérations dont l’entreprise ne maîtrise pas la destination ou

qu’elle ne peut imputer de façon certaine concernant exclusivement les comptes clients (ndlr : en lien

avec le compte DCN). Il doit être utilisé dès qu’il existe un doute sur la destination possible du crédit en

instance d’affectation.

Le compte « 471 COMPTES D’ATTENTE sauf clients » fonctionne à l’identique pour les mouvements

concernant le compte OFFICE.

Nb : La comptabilisation « d’une erreur de la banque » peut donc transiter par ces comptes pour permettre la

suppression de l’écart constaté lors du téléchargement.

Analyse des écarts (recherche prédéfinie) :

Localisation : A la demande, Divers, Recherche prédéfinie, Autre, Ecart saisis dans le rapprochement bancaire

validé.

Cette recherche prédéfinie permet de suivre sur une période et pour un compte financier les écarts créés.

- La couleur verte signale la création de l’écart. La lettre C indique que l’écart

est créé depuis l’onglet pointage automatique (téléchargement d’extrait)

alors que les lettres CM indique que l’écart est créé manuellement depuis

l’onglet saisie des écarts.

- La couleur noire signale la présence d’un ancien écart (report) lors de la validation du

rapprochement.

- La couleur rouge signale la suppression de l’écart.

- L’écart créé puis supprimé lors du rapprochement suivant apparait uniquement en

couleur bleue. Le type de création (C ou CM) est affiché.

NB : ces fonctions en couleur seront pleinement effectives pour les écarts saisis après l’installation de la mise à

jour.

La suppression manuelle d’un écart créé à partir d’un téléchargement d’extrait de compte est impossible (fonction grisée). L’utilisation des fonctions « Recherche/Pointage … » ou « saisie de l’écriture … » est nécessaire (création d’un lien entre une écriture et un écart). Ces deux fonctions permettent le pointage de l’écriture et la suppression de l’écart simultanément.

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Exports dématérialisés CSN : La liste des envois effectués au CSN est disponible (DAP, statistiques, tableau

de bord) en traitement périodique mensuel, trimestriel et annuel. Le type d’envoi est précisé dans la

colonne « Envoi » (TB, STAT, DAP).

Notez que le menu gauche donne accès aux programmes de ces 3 types de documents et permet

également le contrôle des accès à la base de données pour l’utilisateur concerné par la ligne

sélectionnée.

Gestion des profils utilisateurs : L’historique des connexions pour

l’ensemble des utilisateurs et par code utilisateur est disponible.

Localisation :

Administration, Général, historique des accès (pour l’ensemble).

Administration, Général, Gérer les profils, Sélection de l’utilisateur et

Historique des accès (par utilisateur)

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Journal centralisateur

L’impression d’un Journal centralisateur est disponible (Traitement journalier, Fin de journée, Journal

centralisateur) (Aide à l’inspection, Journal centralisateur). Son affichage écran dispose d’un menu

gauche permettant la visualisation de différents documents (journaux, tableaux de bord, factures, …).

L’impression de la couverture des fonds détenus et des ratios C/B est facultative. Comme de nombreux

traitements, ce programme permet l’export sous différents formats.

Balances

En affichage des balances à l’écran, un récapitulatif par classe est ajouté.

Grand livre

Il est possible d’imprimer un grand livre provisoire tenant compte des écritures non

validées (boîte à cocher).

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Pour information, évolution de l’écrêtement en 2016

Pour mémoire, le paramétrage des comptes

d’écrêtement est le suivant (CSN, guide comptable

notarial, maj 06/09/2016) :

Administration, Général, Paramétrage des comptes,

comptes de produits.

Notez que le CSN a précisé lors de la transmission de cette note aux SSII (24/08/2016) :

« En ce qui concerne les règles d’imputation de l’écrêtement, le Bureau du CSN s’est

finalement prononcé sur l’écrêtement imputé en priorité sur l’émolument proportionnel

d’acte. Le solde concernant les formalités étant imputé sur le compte d’écrêtement sur

émoluments de formalités »

Impact au niveau du logiciel :

Exemple avec une vente copropriété pour 3.000,00 € (saisie non exhaustive des différents codes)

Lors de la saisie de la taxe, l’écrêtement est totalisé comme précédemment.

Les écritures d’écrêtement peuvent cependant concerner plusieurs comptes.

Dans cet exemple, l’écrêtement sur émolument proportionnel de vente est de 118,35 € (c’est-à-dire pour

le montant total de l’émolument proportionnel) et l’écrêtement sur les émoluments de formalités est de

198,05 € (c’est-à-dire pour un montant couvrant partiellement les émoluments de formalités).

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Impact en cas de participation / concours :

L’émolument proportionnel d’acte est totalement écrêté et les émoluments de formalités le sont

partiellement.

Dans ce cas, l’émolument d’acte ne devrait pas être partagé puisque écrêté en totalité.

Par ailleurs et à la date de la publication de cette note : il n’est pas précisé concernant la répartition de

l’écrêtement restant, s’il doit être fait en priorité sur tel ou tel émolument de formalités. L’écrêtement

étant partiel sur ce poste, le numéro 194 du tableau 5 (Forfait actes publiés …) pouvant être partagé, il

convient donc de se reporter aux règlement Locaux et Nationaux concernant ce type de participation

/ concours …

Extrait numéro 69.3.1 du règlement national du 22/07/2014

« Lorsque la minute de l’acte est attribuée au notaire de l’acquéreur, les émoluments forfaitisés de

formalités prévus au numéro 32 du tableau II du décret n° 78-262

du 8 mars 1978 sont partagés entre les notaires selon la règle de

répartition des émoluments proportionnels applicables à l’acte

principal, sans tenir compte de la présence ou non du notaire

participant à la signature de l’acte. Lorsque la minute de l’acte

est attribuée au notaire du vendeur, les émoluments forfaitisés

de formalités ne donnent pas lieu à partage. »

« Logiquement », s’il n’y a pas de partage de l’émolument proportionnel, il semble qu’il n’y ait pas

de partage de l’émolument forfaitisé …

Partant de ce principe, un

contrôle est ajouté lors de

l’utilisation du poste

CONCOURS dans une taxe

écrêtée (comptabilité du

notaire en 1er).

IMPORTANT :

Dans l’attente des consignes officielles concernant les taxes écrêtées avec

participations/concours et frais préalables (nous intégrerons les futures consignes le plus rapidement

possible), le programme vous laisse accéder au poste concours mais ne sélectionne pas de ligne.

Si vous décidez de procéder au partage, vous devez sélectionner les lignes à partager ainsi que leurs

bases d’émoluments à partager (en plus du taux). Lors de l’enregistrement de l’écran, le programme

contrôle les montants saisis et vous alerte si le montant renseigné est supérieur au montant de

l’émolument auquel sont déduits les écrêtements (ventes et formalités). Notez que certains cas

complexes (plusieurs émoluments et plusieurs confrères) peuvent nécessiter obligatoirement une saisie

de votre part.

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Pour information, évolution des remises partielles d’émoluments en 2016

Paramétrage des remises partielles :

Localisation : Administration, Tarif, Paramétrer les remises.

Un écran vierge de données vous accueille la première fois. Après avoir déterminé quelles prestations (codes

tarifs), quels taux et quelles périodes étaient concernés, vous devez utiliser le bouton « Nouveau » du menu

gauche pour créer votre paramétrage de remises.

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Traitement de la saisie de taxe

Lorsque vous utilisez en taxe un code tarif (nouveau tarif) dont :

Une remise a été paramétrée et sa période est en cours de validité,

Que l’assiette de l’émolument correspond aux tranches paramétrées,

Le programme génère automatiquement les lignes de remises partielles d’émoluments.

IMPORTANT : lors de la création de ce document, les instances professionnelles

n’ont pas encore communiqué concernant les informations « client » à fournir

lors des remises d’émoluments.

Pour la renonciation totale des émoluments, les informations pourraient être

toujours contrôlées lors des inspections de comptabilité ...

Pour les remises partielles, les anciennes avec autorisation de la Chambre

n’existent plus. Aujourd’hui, la remise s’applique à tous les clients, pour un même acte et sur une même période.

Les anciennes informations fournies pourraient avoir nettement moins d’intérêts lors des contrôles de

comptabilité (motifs identiques …). Les contrôles s’orienteront certainement vers le respect des règles

concernant les remises (taux, tranches, types d’actes, affichages, …).

Toutefois, si vous souhaitez renseigner l’intitulé et la profession du bénéficiaire, vous devez appeler le poste REM.

Pour gestion des cas particuliers (exemples : Immeubles mixtes sociaux et privés … remise à appliquer

uniquement sur une partie de l’émolument ; Remise sur un acte dans le cadre du pacte Dutreil et aucune remise

hors ce cadre pour le même acte), vous avez la possibilité de rappeler le poste REM afin d’intervenir sur la remise

après avoir déterminé vos propres montants (tranche, taux, montant). Vous pouvez également supprimer la

remise.

Tabulateur

Les cotisations et leur remboursement dépendent de vos paramétrages des cotisations …

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8. Les Recherches multicritères


8.1. Principe

Les recherches multicritères : ces outils permettent de rechercher dans différentes tables la plupart des

informations saisies dans la base de comptabilité et de générer un état ou une liste que l’on peut visualiser,

exporter en PDF/Excel et/ou éditer. Ces listes disposent de fonctions associées via le menu gauche (visualisation

du compte, du folio, etc…).

Le programme de recherches multicritères comporte plusieurs fonctionnalités :

La recherche simple : un mot ou un montant … c’est immédiat, simple et

performant. De nombreux critères sont définis par défaut.

Les recherches prédéfinies : les requêtes sont déjà prêtes, il suffit d’en sélectionner

une et de lancer le traitement … leurs nombres évoluera en fonction de vos

demandes.

La recherche experte : simplification de la création des requêtes, résultat obtenu

sur une liste interactive, en export ou sur une impression … IMPORTANT : possibilité

d’archiver les requêtes sur le poste comptable, de les exporter sur un support

externe et d’en importer …

Localisation : Ces programmes sont accessibles depuis 2 onglets :

L’onglet « À la demande », menu « Divers »

L’onglet « Aide à l’inspection »

Quelques exemples :

En recherche simple, visualiser la liste des écritures comportant les lettres « ANNUL » (choix ANNUL et Listes

d’écritures). Nb la casse n’est pas respectée

En recherche simple, visualiser la liste des taxes pour lesquels le code tarif « 361 » existe (choix 361, Les taxes,

Le code tarif et Listes de taxes).

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En recherches prédéfinies, visualiser la liste des comptes clients mouvementés avec eux même sur une

période.

En recherches prédéfinies, visualiser la liste des comptes clients créditeurs immobiles depuis 6 mois à la date

du 31/08/2013 (choix comptes clients créditeurs immobiles à une date donnée depuis x mois).

Comme pour de nombreux états, l’export est possible. Le tri par colonne est possible (clic sur le titre de la

colonne), la recherche dans la liste est possible (pictogramme « loupe ») et différents critères d’affichages sont

proposés (tri par ancienneté, montant … rupture par code clerc, notaires …).

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En recherches prédéfinies, visualiser l’évolution de la situation des clients immobiles entre deux dates.

Critères de sélection

Synthèse

Les critères peuvent être masqués. Choix n°1 : c’est la date initiale. C’est l’évolution de cette situation qui est recherchée.

Choix n°2 : c’est la date finale et le type de comptes à comparer.

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Liste détaillée (écran).

Aperçu (impression) et export Excel (envoyer vers).

Les lignes de couleur orange concernent les comptes immobiles. Les dates des soldes de comptes par enregistrement au DO ou en Libératoire sont reportées sur la liste. Comme dans de nombreuses listes, des tris sur le titre des colonnes sont possibles, la recherche dans la liste s’effectue à l’aide du pictogramme « loupe », d’autres informations sont visibles par déplacement de l’ascenseur et l’export PDF/Excel est possible. Un menu gauche permet la visualisation des comptes …

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En recherches prédéfinies, visualiser le nombre d’utilisations des IBAN bénéficiaires.

IMPORTANT : il s’agit du nombre d’utilisations de l’IBAN lorsque celui-ci est bénéficiaire du virement (et non émetteur !).

Cette requête est protégée par authentification car le résultat donne accès à plusieurs fonctions liées aux virements (confidentialité de certains virements).

Nb : la sélection d’un type d’IBAN spécifique (actif ou inactif) permet l’affichage des nombres correspondant à ce type. Le menu gauche :

Fonctions associées à la ligne sélectionnée (affichage détaillé des traitements).

Masquer ou afficher le menu gauche.

Affichage de la liste.

Tris possibles par clic sur le titre des colonnes.

Dans l’ordre d’affichage : Nombres d’association à un tiers, de Virements CDCNet/EDI, de virements SEPA XML, de virements CDC-Net/Papier, et de modifications de l’IBAN. Nb : des infos-bulle sont associées à certains chiffres.

Le regroupement s’effectue sur le code IBAN en fonction du nombre de modifications effectuées sur les autres données.

Un code IBAN passe inactif lorsque des informations sont modifiées. Les nouvelles données sont prises en compte sur le nouvel IBAN qui est considéré comme actif. Le même IBAN est donc présent dans l’actif (nouveau virements) et l’inactif (anciens virements) en fonction des modifications effectuées.

IBAN inactif

Il est possible de : - Modifier un IBAN, - Lister les modifications - Lister les associations et les modifier - Lister le détail des virements (écritures,

avis d’opéré, etc.)

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En recherches expertes, Import / Export des requêtes.

Le programme de recherches expertes

permet l’export sur un support externe

numérique, et l’import de vos requêtes

favorites.

Deux fonctions (Importer / Exporter) du

menu gauche permettent de lancer ces

programmes.

Pour l’export, après avoir sélectionné le

support destinataire, nommez le fichier

pour archivage.

Le programme enregistre votre requête au format

TXT.

Important : la fonction « Enregistrer sous » permet de l’enregistrer dans la base de données comptables.

Ultérieurement, cette requête enregistrée en local est rappelée avec la fonction « Ouvrir ».

Les requêtes peuvent être lancées dans différentes tables de la

base de données (historique, taxe, compte …)

En fonction de la table

sélectionnée, différentes

rubriques sont proposées

(libellé, montant, dates,

utilisateurs …).

Et en fonction de la rubrique,

différentes opérations sont

possibles (contient, égal à,

différent …).

Important : La requête

respecte la casse ou non (respecter les majuscules et les minuscules).

Pour supprimer une ligne, utilisez la fonction « supprimer une ligne »

dans le menu gauche (descendre l’ascenseur). Le résultat est

présenté soit sous forme de liste interactive, soit sous forme d’aperçu (papier)

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En recherches expertes, rechercher dans la table historique, les SF sur le compte DCN (Important : les

comptes sont indiqués sur 8 positions) contenant le libellé d’écriture ANNUL depuis le 01/01/2013

En recherches expertes, rechercher dans la table historique une SF de plus de 10.000 euros, sur les comptes

clients, entre le 01/01/2014 et le 31/08/2014

En recherches expertes, rechercher dans la table virements CDCNet/EDI un virement de 5000 euros, sur les

comptes clients, en date d’exécution supérieure au 12/11/2014 (attention cette requête nécessite une

authentification).

En recherches expertes, rechercher dans la table Détail de taxe toutes les déclarations de successions taxées

depuis le 01/01/2014.

En recherches expertes, rechercher dans la table Comptes tous les comptes créés depuis le 01/08/2014 hors

comptes DO (dossiers 9999).

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Recherche multicritères experte : Possibilité d’ignorer tous les caractères de ponctuation … dans une

recherche alphabétique en sélectionnant la fonction « Ignorer les espaces, accents et ponctuation pour

les rubriques alphabétiques ». Ainsi, les requêtes peuvent être faites sur une chaine de caractères en

banalisant la casse des caractères et sans tenir compte des blancs et de la ponctuation.

Recherche multicritères experte : ajout de la rubrique de recherche « date de validation » dans la table

« Virements CDCNet/EDI »

Recherche multicritères experte : Ajout des tables de recherches « Virements SEPA XML ou PAPIER »

Recherche multicritères experte : En recherche sur la table « Historique », les informations « code

utilisateur, date et heure de saisie » sont affichées sur la liste (prise en compte depuis la version 8.0.1).

Pour visualiser l’information, affichez la partie droite de l’écran. NB : un clic sur le titre de la colonne

permet d’effectuer un tri sur cette colonne.

Recherche prédéfinie : Groupe « Comptes » : la liste des « Comptes clients utilisés par les programmes de

gestion (Gérance, Fermage) » est disponible.

Recherche prédéfinie : Groupe « Comptes » : La liste des « Comptes clients soldés dont le dernier

mouvement n’est pas une sortie de fonds » permet d’ignorer les mouvements en lien avec le DO.

Recherche prédéfinie : ajout de la recherche « Liste des paiements effectués hors virements ».

Après avoir renseigné la période, le compte bancaire et éventuellement l’origine (logiciel, type de

mouvement) et le montant, le résultat est affiché sous forme d’une liste interactive (menu gauche)

pouvant être exportée.

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Recherche prédéfinie : Sur le même principe que la liste « Evolution de la situation des comptes clients

immobiles », la liste « Evolution de la situation des comptes clients enregistrés au DO » est disponible.

Après avoir sélectionné les 2 dates à prendre en compte (initiale et finale), la présentation attendue

(synthèse ou détaillée), sélectionné les critères recherchés (toujours au DO, clôturés, …) et

éventuellement l’ordre de tri, le programme affiche le résultat sous forme d’une liste interactive (fonctions

supplémentaires avec le menu gauche). Le résultat peut être exporté (Imprimante, PDF, mail, Excel).

Recherche prédéfinie : la liste « Ecarts saisis dans le rapprochement bancaire validé » (cf. paragraphe

concernant la gestion des écarts) évolue. Rappel : Cette recherche prédéfinie permet de suivre sur une

période et pour un compte financier les écarts créés. La couleur verte signale la création, la couleur noire

signale la présence de l’écart (report) lors de la validation du rapprochement, la couleur rouge signale

la suppression de l’écart. NB : l’écart créé puis supprimé lors du rapprochement suivant apparait

uniquement en couleur bleue.

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9. Informations diverses

IMPORTANT : Suite à la mise à jour du tarif, la clôture 2016 évolue et fait l’objet d’un guide clôture 2016 !

9.1. Les documents de clôture d’exercice (réédition)

Les documents de clôture d’exercice

peuvent être consultés ou imprimés à la

demande …

Localisation : Traitement périodique,

Clôture d’exercice, Imprimer.

Le programme « Imprimer » donne accès à une fenêtre de sélection d’impressions.

Elle permet d’éditer, après la clôture d’exercice, les éditions stockées lors de la procédure

de clôture.

Un menu déroulant permet de sélectionner l’exercice

souhaité. Il indique également le nom du répertoire où sont

stockées les données. Vous devez sélectionner l’exercice

désiré.

La sélection des documents à éditer s’effectue à l’aide

d’onglets, puis de sous onglets comme indiqué dans les

exemples ci-dessous :

Grand livre des comptes clients

Grand livre des comptes généraux

Modifications des données et des paramètres

Pour le grand livre, les écritures des comptes clients provenant d’exercices antérieurs sont affichées et

éditées en italique. Ces écritures ne sont pas prises en compte pour la détermination des cumuls et soldes

reportés : seul le solde du compte au 1er jour de l’exercice concerné est utilisé.

Le bouton Rechercher permet de rechercher un compte dans le grand livre.

Le bouton Imprimer permet l’impression partielle ou totale du document en cours de visualisation.

NB : Durant la clôture, les documents sont transférés AUTOMATIQUEMENT dans un format

compressé dans la base de données comptable. Il est donc possible de lancer le

programme d’impression de clôture depuis n’importe quel poste. Le programme vérifie

lors de la demande d’impression l’existence des données requises sur ce poste. En leur

absence, une procédure automatique d’import des données de clôture du serveur

jusqu’au poste utilisé, permet l’impression des documents.

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9.2. La Déclaration d’Activité Professionnelle

IMPORTANT : Suite à la mise à jour du tarif, la DAP 2016 évolue et fait l’objet d’un guide DAP 2016 !

Localisation : Traitement périodique, Traitement annuel, Décl. activité professionnelle.

- La clôture d’exercice ne peut être lancée que si tous les contrôles DAP sont conformes. Aussi, l’utilisateur doit

lancer une DAP dès le début du traitement de clôture.

- FIDUCIAL Notaires Comptabilité représente la conformité des contrôles par l’affichage de pictogrammes de

couleur verte. Chaque cadre de chaque volet de la DAP doit être vérifié pour que la clôture puisse continuer.

- Les données comptables (bilan et compte de résultat) ne sont plus modifiables après clôture.

- Les données saisissables (statistiques, répartitions, effectifs …) peuvent être modifiées après clôture.

- Utilisation obligatoire d’un Web service CSN (Internet) pour contrôle des codes CSN et périodes d’activités

(office et notaires) renseignés par l’étude. La DAP ne pourra être signée et déposée que si les codes présents

dans la DAP sont conformes avec ceux renvoyés par le Web service du CSN. Il s’agit d’identifier

correctement les études et les notaires … Nb : l’absence de contrôle n’empêche pas la clôture d’exercice.

- Obligation de dépôt dématérialisé au plus tard 15 jours après la clôture de l’exercice. Certaines études ne

pouvant pas renseigner toutes les informations dans les premiers jours de l’année (répartition du résultat …),

les statuts « DAP provisoire » et « DAP définitive » permettent un dépôt temporaire dans le délai. Cette DAP

provisoire devant obligatoirement être remplacée par une DAP définitive au plus tard 90 jours après la clôture

de l’exercice.

- Après clôture d’exercice, contrôle du WS et contrôle des données saisissables, un notaire signe

numériquement la DAP puis l’étude procède au dépôt sur Planète (utilisation des clés REAL).

- Le dépôt d’une DAP provisoire doit être remplacé par le dépôt d’une DAP définitive (après remplacement

des données provisoires dont les contrôles avaient été suspendus avec le statut « provisoire ») au plus tard 90

jours après la clôture d’exercice. Une nouvelle signature et un nouveau dépôt sont donc obligatoires sous

ce délai et sous les mêmes contraintes.

Important : pour visualiser / imprimer une DAP, utilisez la fonction correspondante dans le menu gauche (après

avoir sélectionnée l’année souhaitée).

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9.3. Journée Comptable Simplifiée

Conformément au cahier des charges du Conseil Supérieur du Notariat, depuis la version FNC v7.0 (04/2012), le

logiciel permet l’accès par des collaborateurs non comptables aux fonctions de base de la comptabilité clients

(hors taxe), tout en clôturant quotidiennement les journées.

En finalité, l’étude dispose, même en l’absence du personnel comptable, d’une comptabilité client à jour

permettant ainsi l’utilisation des virements CDCNet/EDI (sous réserves d’habilitation étude et CDC) et de

Télé@ctes.

Les journées concernées sont appelées « Journées comptables simplifiées » (JCS) et comportent certaines règles

définies par le CSN (pas de changement de mois, pas de changement d’exercice, etc.).

Au niveau informatique, ces JCS sont tracées et identifiées sur différents documents (tableau de bord spécifique,

listes inspections, recherches multicritères …).

L’affectation des droits JCS aux utilisateurs non comptables s’effectue dans la gestion des profils comptabilité et

des profils CDCNet/EDI.

A noter : Comme l’ancien traitement « Comptable absent » (limité aux téléréquisitions Télé@ctes), les JCS ne

permettent pas de résoudre le problème du retard de comptabilité. Ainsi, cette fonction n’a pas d’utilité lors de

l’arrêt de la comptabilité en changement d’exercice, ou en l’absence du comptable en fin de mois (maladie

…). Elle ne permet pas la gestion des virements CDCNet/EDI si la comptabilité n’est pas à jour : le principe est

identique à celui des journées comptables normales.

Ces JCS permettent la saisie de la comptabilité client en cours de mois et l’utilisation de CDCNet/EDI si la

comptabilité est à jour, ou au minimum à J-1.

Le programme propose plusieurs traitements de contrôles :

Les états de contrôles de l’aide à l’inspection distinguent les journées simplifiées.

Des recherches prédéfinies ou multicritères permettent de visualiser les journées simplifiées.

La sélection de dates pour les documents comptables (journaux, tableaux de bord, …) distingue les journées

comptables simplifiées.

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9.4. MIFADO : modernisation du compte DO

IMPORTANT : les offices doivent avoir activé la semi-automatisation au DO ! La règle actuelle qui prévoit, si

nécessaire, un transfert au DO de 30 comptes maximum va certainement évoluer prochainement en

augmentant le nombre de compte à transferer par journée (valeur 10/2016)

« MIFADO pour la CDC » = « Modernisation du compte DO pour le CSN ».

Depuis le mois d’août 2012, date à laquelle la première étude (avec FNC) a utilisé en réel les fonctions du

nouveau compte DO, les études ont dû procéder à la migration de leurs affaires « ancien DO » sur leur compte

« nouveau DO ». Une des évolutions importante concerne le calcul et le versement des intérêts CDC DO : ils sont

effectués par traitement CDCNet/EDI in fine pour chaque client lors de sa clôture d’affaire. Il n’existe plus de

versements globaux trimestriels d’intérêts.

La semi automatisation des comptes clients créditeurs immobiles en ouverture de journée est également un

point important de cette modernisation.

Le projet MIFADO comportait un volet migration des affaires et une date limite a été mise en place par le duo

CDC-CSN.

Enfin, le programme doit disposer d’outils concernant la traçabilité des opérations :

L’onglet Aide à l’inspection dispose d’un sous menu Gestion du DO.

Il donne accès à la liste des affaires DO et à la balance des comptes DO

Important :

- La balance des comptes DO correspond aux comptes enregistrés au DO (dossiers 9999). Nb : la date du

1er enregistrement au DO prend en compte l’historique « avant migration » sur le nouveau DO, lorsque

l’office a utilisé les automatismes du logiciel pour la migration.

.

- La liste des affaires enregistrées au DO correspond aux affaires comptables (dossiers 0001, 0002 …) qui

ont été virées sur les comptes DO (dossiers 9999). NB : cette liste affiche le solde du compte DO et le solde

de l’affaire comptable (il faut déplacer l’ascenseur sur la droite). La date du 1er enregistrement au DO

prend en compte

l’historique « avant

migration » sur le nouveau

DO, lorsque l’office a utilisé

les automatismes du

logiciel pour la migration.

- Les rubriques Synthèse et

Détail de migration

concerne la traçabilité de

la migration ancien /

nouveau DO (lorsque

l’office a utilisé le

programme automatique

pour effectuer la

migration).

Le tableau de bord présente sur sa 6ème page un récapitulatif des comptes enregistrés au DO.

La balance des comptes DO est également disponible dans l’Aide à l’inspection, rubrique Balance, Choix

Comptes enregistrés au DO.

L’onglet A la demande, DCN/DO, permet également d’obtenir La liste des affaires enregistrées au DO et La

balance des comptes DO.

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9.5. Les Revenus de Capitaux Mobiliers (RCM)

IMPORTANT : la déclaration IFU 2016 évolue (abrogation de la directive épargne et application de la directive

DAC 2) ! ce traitement dispose d’un guide IFU 2016 spécifique !

Depuis septembre 2013 (FNC v7.0.2), le logiciel FIDUCIAL Notaires Comptabilité donne les moyens de procéder

aux déclarations mensuelles et annuelles concernant certains revenus des capitaux mobiliers (revenus fixes). Il

s’agit des intérêts des comptes CDC DO, des intérêts des consignations libératoires CDC, des intérêts des

conventions de dépôts sur un compte à terme lorsque l’établissement financier ne le fait pas. La fonction de

gestion des RCM dans le logiciel dispose d’une documentation et FIDUCIAL Informatique propose des

formations, mais, le site de l’administration http://bofip.impots.gouv.fr reste un outil incontournable.

En pré requis, les utilisateurs doivent connaitre et suivre les évolutions des règles fiscales. Le logiciel n’est qu’un

outil, le résultat déclaré à l’administration fiscale dépendra des traitements et actions effectuées (enregistrement

et/ou rattachement des écritures, identifications fiscales des bénéficiaires, suivi de la législation, contrôles,

paramétrages …).

Principe général :

Globalement, il faut identifier les revenus concernés, les bénéficiaires et les taxes à prélever. Les déclarations

sont effectuées par le logiciel mensuellement (n°2777) et annuellement (n°2561).

1. Mise en route : Paramétrer le programme

Activer le traitement fiscal des RCM (une boîte à cocher).

Gérer les taux / libellés / comptes de prélèvements (aucune action n’est demandée par défaut).

Modifier les profils/propriétés des utilisateurs du logiciel (accès à l’identification fiscale, adresses e-mails … en

fonction de l’organisation de l’office).

Gérer les courriers et e-mails types (IFU, demandes informations … aucune action n’est demandée par

défaut).

2. Identifier les revenus et les bénéficiaires

Lors de la clôture d’une affaire nouveau DO (C’est automatique lors de la réception des intérêts) ou à l’aide

d’une fonction disponible en visualisation (c’est une démarche volontaire pour les autres revenus fixes), les

revenus imposables sont identifiés.

Chaque compte client comporte un écran de saisie « bénéficiaire RCM » pouvant comporter plusieurs

identifications (indivisaires …). Le logiciel dispose de plusieurs alertes rappelant le cas échéant que la

création de bénéficiaires RCM est nécessaire.

3. Déclaration mensuelle et paiement des prélèvements

Les prélèvements fiscaux et sociaux sont générés automatiquement après création du bénéficiaire RCM, soit

lors de la clôture d’affaire nouveau DO, soit lors du traitement mensuel du prélèvement forfaitaire

Le règlement global est effectué mensuellement à la recette des non-résidents (gestion avec le

programme).

La déclaration n° 2777 est renseignée automatiquement (gestion avec le programme) et envoyée

mensuellement à la recette des non-résidents.

4. Déclaration annuelle IFU

En fonction de l’identité du bénéficiaire et du montant des revenus imposables, l’étude après contrôles,

génère les déclarations (gestion avec le programme) :

Fichier TD-RCM déposé par TELE-TD (personne physique, résidence fiscale française, non résident fiscal

mais membre de l’UE, entité interposée). Ce fichier correspond à la déclaration 2561.Nb : évolution 2016

Fichier TD-DE déposé par TELE-TD (non résident fiscal mais membre de l’UE, entité interposée). Ce fichier

correspond à la déclaration 2561 Quater. Nb : évolution 2016

Envoi d’un courrier ou e-mail adressé au bénéficiaire des revenus. Ce document correspond à la

déclaration 2561 Ter.

Le programme dispose d’états récapitulatifs des

opérations. Outres les états de contrôles en

traitement mensuels (prélèvements effectués ou

non) et annuels, des recherches prédéfinies

permettent d’obtenir la liste des écritures

rattachées à la fiscalité RCM (automatiquement ou

volontairement) et la liste des intérêts CDC reçus en

clôture d’affaire DO.

http://bofip.impots.gouv.fr/

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