INNOVACCESSGuide dutilisation lusage des consultants Saisie : congs, activit, frais.

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INNOVACCESSGUIDE DUTILISATION SAISIE V. 2.0.Ce guide vous explique la dmarche suivre pour : 1. Faire une demande de congs 2. Complter votre suivi dactivit 3. Demander un remboursement de frais

Si vous avez une remarque, une question, une proposition ou bien si vous rencontrez un problme qui vous empche de faire les saisies demandes merci de contactez Moutia KHATIRI au 01 41 92 45 08 ou par e-mail : mkhatiri@innovateam.fr.

Lien daccs INNOVACCESS : https://innovateam.iocean.fr/iovision/go

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1. DEMANDE DE CONGES :Attention ! Sous INNOVACCESS, les demandes de congs, les feuilles dactivit et les notes de frais sont troitement lies. Cest pourquoi vous devez respecter un ordre pour les remplir : Vous devez imprativement effectuer vos demandes de congs dabord et attendre leur validation par votre manager/ lquipe administrative Puis vous pourrez complter votre suivi dactivit et enfin vos notes de frais.

Les absences survenues de manire imprvue aprs la date de saisie du suivi dactivit seront entres directement par Maud et Nathalie que vous devez prvenir par e-mail ds que vous tes inform de votre absence.

Page daccueil / Ressources Humaines / Congs

1 Cliquez sur faire une demande .

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Choisissez votre type de cong.

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Indiquez les dates de dbut et de fin en indiquant le nombre de jours poss.

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Puis enregistrez votre demande en cliquant sur le bouton vert en haut gauche.

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Et quittez la page votre saisie en cliquant sur le bouton rouge en haut gauche.

6 Vous pouvez rencontrer diffrentes alertes lors de la saisie de votre demande de congs, vous ne pourrez pas enregistrer votre demande de congs si vous ne corrigez pas ces erreurs : N 3001 - La demande de congs chevauche la plage d'une autre demande de congs. N 3002 La date de dbut d'un cong doit tre antrieure la date de fin. N 3003 - Le nombre de jours pos : X jour(s) est diffrent du nombre de jours calcul : X. N 3007 La demande de congs est dans l'tat Saisi alors que le suivi d'activit est valid. (IMPORTANT : Notez bien que cela signifie que vous ne pourrez pas faire de demande de congs aprs avoir valid votre feuille dactivit) N 3008 - Le nombre de jour de congs pays poss dpasse le solde de droit congs pays acquis jusqu' ce cong. Si vous ne parvenez pas rsoudre vous-mme le problme li lalerte ou que vous nen identifiez pas la cause, contactez Moutia KHATIRI.

7 Lorsque vous cliquerez sur le bouton vert pour enregistrer votre demande, lalerte suivante apparaitra :

Cette alerte nempchera pas lenregistrement de votre demande. Elle vous prcise que cette demande nest pas valide et disparaitra ds sa validation par votre manager (ou lquipe administrative). Lorsque votre demande aura t valide par INNOVATEAM, son tat passera de saisi valid et vous ne pourrez plus la modifier.

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2. SUIVI DACTIVITE :Attention ! Avant dentrer votre suivi dactivit, vous devez vous assurer davoir bien effectu toutes vos demandes de congs pour le mois concern et que celles-ci aient bien t valides. Les absences survenues de manire imprvue aprs la saisie des FA seront entres directement par Maud et Nathalie que vous devez prvenir par e-mail ds que vous tes inform de votre absence.Activit / suivi

1 Choisir le dbut de la priode concerne et la dure de la priode afficher (un mois).

2 Puis cliquez sur rechercher. Votre mois saffiche. Les jours dabsence sont normalement dj entrs. Vous devez vrifier les dates de vos jours dabsence, puis entrer votre activit. Pour saisir votre activit mensuelle, deux clics vous suffisent :

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Premier clic - Dpliez ici votre projet pour voir votre prestation apparatre :

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Second clic Cliquez ici pour remplir la priode :

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Puis enregistrez votre saisie en cliquant sur le bouton vert en haut gauche.

6 Si vous avez des commentaires saisir sur votre Feuille dactivit (rapport davancement, objectifs, dtails apporter etc.) vous pouvez cliquer sur licne bulle prvue cet effet puis remplir le champ commentaire qui saffiche ,et enregistrer.

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Si vous avez besoin de gnrer votre suivi dactivit, cliquez sur licne lettre :

8 Dans type de lettre cochez suivi dactivit mensuel puis cliquez sur suivant (choisissez word ou pdf).

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Cliquez ensuite simplement sur fusionner (ne cochez aucune option).

10 Puis rcuprez votre document dans la liste des documents gnrs en cliquant sur cette icne (en haut gauche) :

11 Slectionnez dans la liste le document que vous venez de gnrer et cliquez sur tlcharger.

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Et quittez la page en cliquant sur le bouton rouge en haut gauche.

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3. NOTES DE FRAISAttention ! Sous INNOVACCESS, les demandes de congs, les feuilles dactivit et les notes de frais sont troitement lies. Cest pourquoi vous devez respecter un ordre pour les remplir : Vous devez imprativement avoir fait valider votre suivi dactivit avant de saisir vos notes de frais. Attention ! Si cette saisie semi-automatique des frais va simplifier le processus, vous tes toujours dans lobligation de nous faire parvenir vos justificatifs originaux par courrier (pour les repas : 1 par semaine). Aucun remboursement ne sera possible sans les justificatifs.

FRAIS RECURRENTS

Il sagit des frais journaliers de repas et / ou de transport que vous percevez en indemnit pour chaque journe travaille sur votre projet. Activit / Frais

1 Cliquez sur nouveau pour saisir une nouvelle note de frais.

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Cliquez ensuite sur frais rcurrents pour accder vos frais journaliers.

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Important : Vous naccdez cette page qu titre dinformation et de vrification.

Le calcul de votre note de frais est indiqu dans la partie haute de la page. Vrifiez que le nombre de jours indiqu est bien conforme au nombre de jours travaills et que les montants sont bien ceux auxquels vous avez droit puis enregistrez la saisie de votre note de frais laide du bouton vert.

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Le montant de votre ventuelle indemnit de transports en commun est dj intgr ce calcul. Il nexiste que deux cas de figure dans lesquels vous pouvez modifier cette page :

5 Cas particulier : vous avez dautres frais de repas et transport vous faire rembourser. Vous devez alors enlever le projet de la liste droulante sur les journes concernes puis enregistrer la page pour recalculer le montant de vos frais rcurrents.

Les autres frais que vous avez engags, refacturables ou non, devront tre entrs dans la fiche frais de mission ou frais kilomtriques .

6 Cas particulier : vous travaillez sur un site ltranger et bnficiez dIGD. Dans la colonne IGD, tout droite, vous devez choisir votre destination dans la liste droulante pour chaque jour de prsence ltranger. Le montant correspondant votre destination sera ainsi automatiquement port votre note de frais. Enregistrez ensuite vos modifications avec le bouton vert montant. pour calculer votre nouveau

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FRAIS DE MISSION ET FRAIS KILOMETRIQUES

Ces frais sont les frais exceptionnels que vous pourriez engager dans le cadre de votre activit. Attention, vous devez dabord en parler avec votre manager afin de vous assurer quINNOVATEAM peut bien prendre en charge telle ou telle dpense. Pour les frais facturables, laccord sign du client sur le formulaire ddi est toujours indispensable.

1 Ajouter des frais de mission. Lorsque vous tes sur la page frais rcurrents , cliquez sur frais de mission .

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Cliquez sur nouveau .

3 Saisissez dabord la date laquelle vous avez engag la dpense, slectionnez limputation frais de mission et prcisez le motif de la dpense.

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4 Entrez ensuite le montant, mettez le mme montant dans les deux cases ( les cas o on rcupre la TVA sont rares) et slectionnez le projet li aux dpenses.

5 Enregistrez ensuite votre saisie en cliquant sur le bouton vert.

6 Si vos dpenses exceptionnelles sont lies un dplacement en voiture, vous devez entrer ces frais kilomtriques sur la page ddie. Cliquez sur frais kilomtriques .

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Cliquez sur nouveau .

9 Slectionnez le projet li aux dpenses.

10 Enregistrez ensuite votre saisie en cliquant sur le bouton vert.

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11 Vous devez ensuite imprimer et signer la note de frais que vous nous enverrez par la poste avec vos justificatifs. Pour ceci, cliquez sur le logo lettre une fois votre note de frais enregistre pour la fusionner:

Petit rappel sur les justificatifs : Assurez-vous davoir sign la feuille et joint lensemble des justificatifs originaux ncessaires cette note de frais. Pour les repas rguliers : un justificatif par semaine. Aucun remboursement ne sera possible sans les justificatifs. Cette note de frais (avec les justificatifs) doit nous parvenir par courrier avant le 5 du mois suivant.

12 Cochez la case correspondant votre fiche de frais et cliquez sur suivant.

13 Cliquez sur le petit document qui clignote ct de licne des documents gnrs, la gnration du document peut prendre quelques secondes.

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14 Cliquez sur le lien dsignant votre document pour le tlcharger, limprimer, le signer et lenvoyer avec vos justificatifs.

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Et quittez la page en cliquant sur le bouton rouge en haut gauche.

16 Une fois la note de frais et les justificatifs envoys, rendez-vous sur la page frais de mission et cochez la case justificatifs : envoys.

17 Enregistrez ensuite votre saisie en cliquant sur le bouton vert.

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Et quittez la page en cliquant sur le bouton rouge en haut gauche.

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