informatique, internet er tpe

Informatique Internet et TPEChoisir et mettre en œuvre les bons outils

Albeacuteric Quenfaime

Mise en pages ARCLEMAX

copy Dunod Paris 2009ISBN 978-2-10-054590-2

Table des matiegraveres

Introduction 1

1 Quel mateacuteriel choisir 5Mac ou PC 6Anatomie drsquoun PC les critegraveres de choix 7PC portable 13Peacuteripheacuteriques 14

2 Reacuteseau 19Reacuteseau local 20Mateacuteriel de mise en reacuteseau 23Logiciels de mise en reacuteseau 24

3 Les logiciels 29Les diffeacuterentes licences 30Produits bureautiques 32Seacutecuriteacute 63Formation 67

4 Messagerie eacutelectronique 69Geacuteneacuteraliteacutes sur la messagerie eacutelectronique 69Office Outlook 70

Informatique Internet et TPEVIII

5 Travail en collaboration 95Calendrier 95Espace de travail partageacute 106

6 Affirmer et promouvoir votre preacutesence sur le Web 121Quelques deacutefinitions 121Office Live Small Business 128Contenu de votre site web 140Reacutefeacuterencement de votre site web 141Suivi de la freacutequentation de votre site web 143

7 Produits speacutecialiseacutes 145Comptabiliteacute 147Gestion commerciale 153Paye 156

Glossaire 159

Index 165

Introduction

rsquoil nrsquoexiste aucune deacutefinition officielle reacuteelle des tregraves peti-tes entreprises (TPE) classiquement consideacutereacutees commeposseacutedant moins drsquoune dizaine de salarieacutes elles repreacutesen-

tent pregraves de 97 du total des entreprises franccedilaises il en estdeacutenombreacute plus de 26 millions dans le champ ICS (IndustrieCommerce Services) Dans lrsquoimmense majoriteacute des cas elles nepossegravedent toutefois que tregraves peu ou pas de salarieacutes

Leur taux drsquoinformatisation reste assez faible proche de 65 tregraves loin derriegravere le taux drsquoeacutequipement des PME et grandesentreprises

Les causes en sont multiples mais reposent essentiellementsur la meacuteconnaissance des possibiliteacutes offertes pour reacutepondreefficacement agrave leurs besoins speacutecifiques

Pourtant que vous soyez une TPE un artisan un auto-entre-preneur informatiseacute ou souhaitant le devenir sur votre lieu detravail (eacuteventuellement situeacute agrave votre domicile) vous nrsquoecirctes pastenu drsquoemployer exclusivement des produits grand public ou decoucircteux produits professionnels de haut niveau Il existe denombreuses solutions qui vous sont adapteacutees et deacutedieacutees Sansdoute moins meacutediatiseacutees que celles destineacutees aux grands comp-tes ou les produits visant des particuliers individuels mais neacutean-moins existantes performantes accessibles et parfois gratuitesVous risquez mecircme drsquoecirctre surpris de voir agrave quel point unemachine laquo de base raquo et les logiciels les plus courants disposent defonctionnaliteacutes souvent ignoreacutees des utilisateurs grand publicmais parfaitement adapteacutees aux TPE Vous aurez toutefois eacutegale-

S

2

Agrave qui srsquoadresse ce livre

Si vous ecirctes un auto-entrepreneur un artisan ou une tregraves petiteentreprise (TPE) et souhaitez deacutesormais employer au mieuxlrsquoinformatique dans vos activiteacutes professionnelles ce livre vous estdestineacute Il a pour ambition de vous permettre drsquoeffectuer en

Si les outils technologiques informatiques et Internet ont largementprogresseacute dans leur adaptation aux usages et agrave lrsquoenvironnement parti-culier des TPE il nrsquoen reste pas moins vrai que lrsquoheacuteteacuterogeacuteneacuteiteacute desmodes de fonctionnement de ces entreprises neacutecessitent une eacutetapepreacutealable drsquoanalyse et drsquoexpression des besoinshellipLrsquooffre srsquoenrichit chaque jour en prenant en compte les eacutevolutions quasiquotidiennes des TIC (Technologies de lrsquoinformation et de la communi-cation)hellip et il nrsquoest pas toujours aiseacute pour le neacuteophyte de srsquoy retrouverdans cette profusion de solutions disponibles et encore trop souventpreacutesenteacutees dans un langage eacutesoteacuteriquehellipPour vous aider dans cette deacutemarche drsquoanalyse et de deacutecryptage de cetunivers technologique de nombreuses structures professionnelles ainsique les Chambres consulaires (CCI CMA) disposent de conseillers speacutecia-liseacutes dans cette theacutematiqueCertaines drsquoentre elles ont mis en place des reacuteseaux deacutedieacutes agrave ces appro-ches des TIC pour former et conseiller les TPE et PME comme les Eacutechan-geurs Cybermassif sur le Massif Central Agoratech CEMIhellipPrenez contact pregraves de chez vous avec ces structureshellip

J-C ErmenaultDirecteur du programme gouvernemental

Passeport pour lEacuteconomie Numeacuterique directeur des Meacutetiers de lEacuteconomie Numeacuterique au CEFAC(Centre deacutetudes et de formation des assistants techniques

du commerce des services du tourisme)wwwcefaccom

Avis drsquoexpert

Introduction 3

reacutepondent agrave vos besoins et deacutesirs ndash fussent-ils inexprimeacutes ousembler relever du vœu pieux

Les secteurs drsquoactiviteacute concerneacutes sont ceux du commerce delrsquoartisanat des services du tourisme et de lrsquoindustrie agrave lrsquoexclu-sion des professions libeacuterales qui possegravedent souvent des solutionsdeacutedieacutees tregraves speacutecifiques qursquoil serait trop long drsquoaborder ici

Contenu de ce livre

Ce livre se deacutecompose en diffeacuterents chapitres qui abordentchacun un des aspects de lrsquoinformatique en TPE bull Le chapitre 1 srsquointeacuteresse au choix du mateacuteriel neacutecessaire pour

une utilisation dans une TPE quel type drsquoordinateur quelleconfiguration quel systegraveme drsquoexploitation

bull Le chapitre 2 srsquointeacuteresse aux speacutecificiteacutes de la mise en reacuteseau etpreacutesente le logiciel Windows Server 2008 ainsi que la suiteWindows Small Business Server 2008

bull Le chapitre 3 aborde les logiciels neacutecessaires depuis les outilsde base tels les diffeacuterents composants des suites bureautiquesjusqursquoaux indispensables produits de protection antivirus etanti-espion et aborde la formation indispensable

bull Le chapitre 4 traite des outils de messagerie configuration decompte lutte contre les messages indeacutesirables regravegles demessagerie

bull Le chapitre 5 srsquointeacuteresse au calendrier et au travail collabora-tif ou comment partager au mieux un emploi du temps desdocuments et des projets au sein drsquoune eacutequipe Il abordeeacutegalement les dispositifs de travail collaboratif proposeacutes sur leWeb

bull Le chapitre 6 examine les opportuniteacutes offertes par le Web auxTPE comment y affirmer sa preacutesence et exploiter au mieuxles possibiliteacutes offertes par ce reacuteseau mondial

Informatique Internet et TPE4

bull Le chapitre 7 preacutesente drsquoautres outils plus speacutecialiseacutes commeles logiciels de comptabiliteacute de gestion commerciale et depayeVous trouverez en fin drsquoouvrage un glossaire expliquant la

plupart des termes employeacutes Un index vous permettra de navi-guer aiseacutement parmi le contenu et de retrouver les sujets qui vousinteacuteressent

Tout au long de cet ouvrage vous retrouverez dans des enca-dreacutes les laquo avis drsquoexpert raquo du CEFAC de preacutecieux conseils sur lafaccedilon drsquoenvisager au mieux votre informatisation

Chapitre 1Quel mateacuteriel choisir

atigueacute de travailler avec votre carnet de commandemanuel votre facturier et autres supports papier et dereacutediger manuellement vos courriers vous avez deacutecideacute

drsquoinvestir dans du mateacuteriel informatique Un bref sondage chezvos confregraveres chacun possegravede un systegraveme qui lui est propreQuelques questions poseacutees autour de vous les recommanda-tions sont particuliegraverement heacuteteacuterogegravenes Quelques heurespasseacutees devant les eacutetalages de mateacuteriel informatique chaquevendeur vous vante de faccedilon parfaitement pertinente ce qui est lemieux adapteacute pour vous Curieusement toutefois tout diffegraveredrsquoun magasin agrave lrsquoautre quand ce nrsquoest pas drsquoun vendeur agrave lrsquoautreBref vous ecirctes perduhellip

Comme presque toujours en informatique il est capital deplanifier votre investissement en deacutefinissant aussi efficacementque possible vos objectifs vos besoins et vos souhaits Par exem-ple en reacutepondant aux questions suivantes bull Qursquoest-ce que je souhaite exactement informatiser Les tacircches

courantes de bureautique la comptabiliteacute la paye la factura-tion les devis De quels logiciels aurais-je besoin

bull Combien de postes me faut-il Un seul ordinateur polyvalentest-il suffisant ou si mon entreprise possegravede plusieurs salarieacutesdois-je en preacutevoir plusieurs Dans ce dernier cas seront-ilsinterchangeables ou speacutecialiseacutes (certaines applications ne

F


seront preacutesentes que sur une machine ce qui facilite seacutecuriteacuteet gestion)

bull Dans le cas de plusieurs machines devront-elles ecirctre totale-ment indeacutependantes ou dois-je preacutevoir un reacuteseau Si oui dois-je envisager des stations de travail autonomes ou un systegravemeserveurclient avec des applications centraliseacutees servies versles stations de travail clientes Ce nrsquoest qursquoapregraves avoir correctement deacutefini vos besoins que

vous serez agrave mecircme de prendre les bonnes deacutecisions

Mac ou PC

En matiegravere drsquoordinateurs personnels il ne subsiste que deuxtypes les Mac fabriqueacutes par Apple et les PC (Personnal Compu-ter) proposeacutes par de nombreuses marques

Chacune de ces deux cateacutegories de micro-ordinateurs reposesur une philosophie diffeacuterente bull Les Mac sont dits laquo agrave systegraveme fermeacute raquo Le constructeur propose

un ordinateur complet dont la conception lui appartient tota-lement tant en ce qui concerne le mateacuteriel que le systegravemedrsquoexploitation La plus grande partie des extensions et despeacuteripheacuteriques est eacutegalement fabriqueacutee par Apple ce quipreacutesente lrsquointeacuterecirct drsquoune excellente inteacutegration entre logiciel etmateacuteriel Si les Mac sont des machines compactes avec uneestheacutetique originale et une excellente ergonomie ils sontpotentiellement moins eacutevolutifs avec une gamme de peacuteripheacute-riques moins eacutetendue une offre logicielle un peu plus eacutetroiteet un prix plus eacuteleveacute

bull Inversement les PC sont laquo ouverts raquo Leur conceptionnrsquoappartenant pas agrave un fabriquant unique des ordinateurspeuvent ecirctre plus facilement modifieacutes ils sont eacutevolutifs Detregraves nombreuses socieacuteteacutes proposent des peacuteripheacuteriques etcomposants respectant (en principe) un ensemble de stan-dards communs ce qui les rend intercompatibles

Quel mateacuteriel choisir 7

En raison des offres logicielles et commerciales plus eacutetenduesma recommandation va vers les PC ce qui suit concernera doncexclusivement ce type drsquoordinateur

Anatomie drsquoun PC les critegraveres de choix

Cette section nrsquoa pas pour but drsquoanalyser tous les composantsdrsquoun ordinateur (il existe pour cela drsquoexcellents ouvrages) maisdrsquoinsister sur les eacuteleacutements qui constituent un critegravere de choix enexpliquant eacuteventuellement leur principe de fonctionnement

ProcesseurLe processeur est un circuit inteacutegreacute lrsquoeacutequivalent de milliers detransistors de millions de lampes une formidable concentrationde circuits eacutelectroniques Il existe deux grands fabricants deprocesseurs Intel (Celeron Pentium Core Duo) et AMD(Duron Sempron Athlon) La puissance drsquoun processeurdeacutepend de plusieurs eacuteleacutements bull La freacutequence de fonctionnement exprimeacutee en Gigahertz

(GHz) Si votre PC eacutetait une voiture le processeur serait sonmoteur plus il est rapide et plus votre machine est perfor-mante

bull La taille de la meacutemoire cache Cette donneacutee deacutepend du typede processeur et nrsquoest pas toujours indiqueacutee Une grande tailleest synonyme de performances accrues

bull Le nombre de cœurs Le cœur (ou core) est un microproces-seur agrave part entiegravere un processeur double cœur se comportecomme deux processeurs coupleacutes augmentant fortement lavitesse de traitement La plupart des processeurs sont deacutesor-mais des doubles cœurs (dual core)


Meacutemoire vive

Si le processeur est le moteur de votre PC la meacutemoire vive ouRAM (Random Access Memory) est le reacuteservoir de carburant Crsquoestdans la RAM que sont stockeacutees les donneacutees des programmes ainsique le reacutesultat des calculs

La RAM se preacutesente actuellement sous forme de barrettesdoteacutees drsquoun connecteur agrave 184 contacts (DDR) ou 240 contacts(DDR2) Elles existent en diffeacuterentes tailles de 128 Mo agrave 2 Go

Il est presque toujours inteacuteressant drsquoaugmenter la quantiteacute demeacutemoire vive preacutesente sur un ordinateur neuf le gain de perfor-mance est souvent tregraves sensible pour un coucirct relativement modi-que Par exemple si la configuration minimale recommandeacuteepour Windows 7 est de 1 Go la meacutemoire conseilleacutee est de 2 Go

De faccedilon geacuteneacuterale mieux vaut faire proceacuteder agrave cette augmen-tation de meacutemoire par un technicien speacutecialiseacute cela ne vouscoucirctera alors que le prix des barrettes suppleacutementaires etnrsquoannulera pas la garantie Si toutefois vous deacutecidez de proceacutedervous-mecircme agrave cet ajout veacuterifiez toujours dans le manuel de votrecarte megravere le type de meacutemoire utilisable toutes les cartesmeacutemoire nrsquoacceptent par exemple pas les barrettes 2 Go Enoutre il est deacuteconseilleacute de posseacuteder des barrettes meacutemoires defreacutequences diffeacuterentes

Eacutecran et carte graphique

Comme pour les teacuteleacutevisions la taille drsquoun eacutecran est exprimeacutee parla mesure de sa diagonale exprimeacutee en pouces (1 pouce= 25 cm) Seuls subsistent aujourdrsquohui les eacutecrans plats dits TFT(Thin Film Transistor) bien moins encombrants et qui offrentune surface de visualisation supeacuterieure agrave celle drsquoun eacutecran catho-dique de mecircme taille

La tendance est actuellement comme pour les eacutecrans plats deteacuteleacutevisions aux eacutecrans dits laquo panoramiques raquo ou laquo 169 raquo Ceseacutecrans disposent geacuteneacuteralement de petits haut-parleurs inteacutegreacuteslargement suffisants pour une utilisation professionnelle

La carte graphique transforme les donneacutees manipuleacutees parlrsquoordinateur en images pouvant ecirctre repreacutesenteacutees par le moni-


teur videacuteo Elle dispose de son propre processeur graphiquepour le calcul des images 3D ce qui acceacutelegravere la vitesse de lrsquoaffi-chage en deacutechargeant le processeur principal de lourds calculsElle possegravede en principe sa propre meacutemoire vive (RAM) geacuteneacutera-lement bien plus rapide que celle preacutesente sur la carte megravereDans une utilisation professionnelle une carte graphique basi-que doteacutee de 128 Mo de RAM est geacuteneacuteralement suffisante

Tregraves freacutequemment dans les machines drsquoentreacutees ou de milieude gamme la carte graphique a recours agrave la meacutemoire vive de lacarte megravere Ces solutions sont moins performantes qursquoune cartevideacuteo agrave meacutemoire graphique deacutedieacutee mais sont plus eacuteconomiqueset parfaitement suffisantes pour une utilisation comme celle quenous envisageons Cette laquo ponction raquo peut ecirctre compenseacutee parlrsquoajout de meacutemoire vive comme eacutevoqueacute preacuteceacutedemment

Disque dur

Pour conserver lrsquoanalogie avec un veacutehicule le disque dur est lecoffre de la voiture Crsquoest lagrave que sont stockeacutees les donneacutees defaccedilon durable Il existe plusieurs normes principales bull les disques IDE ou EIDE reacutepondant agrave la norme P-ATA (Parallel

Advanced Technology Attachment) La plupart des lecteurs opti-ques-graveurs de CDDVD reacutepondent encore agrave cette norme

bull les disques agrave la norme SATA (Serial ATA) plus modernes etplus performants

bull les disques agrave interface SCSI Ce type de disque srsquoadresse pres-que exclusivement aux grandes entreprises et agrave des besoinsspeacutecialiseacutesCrsquoest toujours la carte megravere qui deacutecide quel disque vous

pouvez monter sur votre ordinateur La plupart permettenttoutefois de connecter indiffeacuteremment des disques IDE ou SATA

Vous eacutevaluerez la qualiteacute drsquoun disque dur drsquoapregraves troiscritegraveres bull Sa taille crsquoest aujourdrsquohui un critegravere un peu annexe agrave la fois

en raison des tailles consideacuterables proposeacutees (rarement moinsde 200 Go parfois jusqursquoagrave 1 To) et de la simpliciteacute drsquoajoutdrsquoun autre disque dur interne ou externe (norme USB)


bull La taille de la meacutemoire cache du disque une meacutemoire cacheinterne la plus grande possible est souhaitable Une grandetaille acceacutelegravere les opeacuterations de lecture et drsquoeacutecriture

bull La vitesse de rotation et le temps drsquoaccegraves plus la vitesse derotation est eacuteleveacutee et plus le taux de transfert et drsquoaccegraves auxdonneacutees sera bon La vitesse de rotation des disques varieentre 5 400 et 15 000 toursmin

Lecteurgraveur CDDVD

Le lecteur de CD-ROM devenu lecteur de DVD-ROM (qui litaussi les CD-ROM) est deacutesormais preacutesent sur pratiquementtoutes les machines Il est indispensable notamment pour reacuteali-ser des copies de sauvegarde reacuteguliegravere de vos donneacutees Il y a peude choses agrave dire sur cet eacuteleacutement le point critique est certaine-ment plutocirct la qualiteacute des CDDVD qui serviront agrave recevoir lesdonneacutees

Systegraveme drsquoexploitation

Le systegraveme drsquoexploitation est ce qui permet agrave votre ordinateur decommuniquer avec lrsquoexteacuterieur et drsquoexeacutecuter des programmes Enmatiegravere de PC deux solutions potentielles srsquooffrent agrave vous lesclassiques systegravemes drsquoexploitation Windows (deacutesormaisWindows 7) ou les systegravemes dits laquo libres raquo comme Linux

Linux est un terme geacuteneacuterique on parle en pratique plutocirct deses distributions comme par exemple Ubuntu Fedora DebianOpenSuse et Mandriva Malgreacute les progregraves sans cesse croissantsdes diffeacuterentes distributions en matiegravere de convivialiteacute Linuxcontinue agrave exiger de bonnes connaissances informatiques etpossegravede une offre logicielle vraiment infeacuterieure

Sachant que les machines sont geacuteneacuteralement livreacutees avec unsystegraveme drsquoexploitation Windows preacute-installeacute mieux vaut vous entenir au standard actuel du marcheacute et retenir un systegravemedrsquoexploitation Microsoft

La version de Windows recommandeacutee pour les entreprises estWindows 7 Professionnel


Figure 11 Windows 7

Exemple

La diffeacuterence de prix est souvent minime entre les ordinateurslaquo bas de gamme raquo et laquo milieu de gamme raquo Les niveaux de perfor-mance actuels sont tels que lrsquoordinateur le plus bas de gamme estagrave mecircme de bien geacuterer toute tacircche de traitement de textes mani-pulation de tableur ou navigation Internet Comme signaleacute aupa-ravant une carte graphique inteacutegreacutee agrave la carte megravere nrsquoest pas

Systegraveme drsquoexploitation serveur

Vous pourriez eacutegalement envisager dans le cas drsquoun reacuteseau drsquoentre-prise comportant plusieurs stations de travail de posseacuteder un ordina-teur deacutedieacute agrave un rocircle de serveur Celui-ci devra alors posseacuteder unsystegraveme drsquoexploitation serveur en lrsquooccurrence Windows Server 2008Ce produit sera preacutesenteacute plus en deacutetail dans le chapitre 2 traitant desreacuteseaux


peacutenalisant les exigences graphiques restant limiteacutees Toutefoissauf contraintes budgeacutetaires seacutevegraveres mieux vaut retenir un ordi-nateur laquo milieu de gamme raquo Crsquoest cette tranche qui offre lemeilleur rapport prixperformances Le laquo prix drsquointeacuterecirct raquo drsquounordinateur pour une utilisation du type envisageacute srsquoil eacutetait voisinen euros courants de 1 500 euro dans les anneacutees 1990 nrsquoexcegravededeacutesormais guegravere 500 euro

Voici un exemple de configuration professionnelle tregravesconvenable bull Processeur Dual Core E5200 agrave 25 GHzbull 2 Go DDR II PC6400 (extensible agrave 8 Go)bull Disque dur SATA 3 de 250 Gobull Lecteurgraveur DVD+-RWbull Carte reacuteseau LAN 10100bull Eacutecran LCD 185bull Systegraveme drsquoexploitation Microsoft Windows 7 Professionnel

Au moment de la reacutedaction de ce livre une telle configuration(de marque) est proposeacutee aux alentours de 500 euro HT

Il est freacutequent qursquoun ordinateur soit accompagneacute drsquoune offrelogicielle (type Office PME) examinez ce qui est proposeacute

Type drsquoutilisation

Nous raisonnons ici pour une utilisation exclusivement profession-nelle Dans le cas drsquoune utilisation multimeacutedia intensive musicalelaquo Home cineacutema raquo ou pour des jeux haut de gamme il faudrait sepreacuteoccuper eacutegalement de la partie sonore de la machine et preacutevoir undisque dur de plus grande capaciteacute en raison de la taille des fichiersconcerneacutes Pour jouer agrave des jeux utilisant animations et graphismeseacutevolueacutes (particuliegraverement tous les jeux 3D reacutecents) il est presque indis-pensable drsquoemployer une carte graphique deacutedieacutee de haut de gammeLes jeux sont eacutegalement freacutequemment tregraves gourmands en espacedisqueLes machines laquo de base raquo proposeacutees sont souvent insuffisantes pour cefaire le budget pour une machine de jeux performante est comprisentre 750 et 1 000 euro


PC portable

Ce qui preacutecegravede concerne les ordinateurs de bureau Vous pour-riez preacutefeacuterer un portable Un ordinateur portable srsquoil peut ecirctreaiseacutement deacuteplaceacute preacutesente lrsquoinconveacutenient drsquoecirctre souvent pluslaquo fermeacute raquo qursquoune machine de bureau Son prix est leacutegegraverementsupeacuterieur agrave celui drsquoune machine de bureau

Figure 12 Cette machine adapteacutee agrave une utilisation professionnelle possegravede comme point limitant sa carte graphique elle est inadapteacutee

agrave une utilisation multimeacutedia ou pour les jeux

Pour une meilleure efficaciteacute la machine professionnelle doit ecirctrereacuteserveacutee exclusivement agrave cet usage Vous limiterez ainsi tant lesrisques drsquoincompatibiliteacute logicielle que les risques de panne


Peacuteripheacuteriques

Outre la machine elle-mecircme vous aurez besoin de divers peacuteripheacuteri-ques connecteacutes agrave celle-ci Parmi ceux-ci figurent les imprimantes lesscanneurs et les dispositifs de stockage compleacutementaire

Imprimantes simple et multifonction

Les critegraveres de choix lors de lrsquoachat drsquoune imprimante sont la vitessela reacutesolution (exprimeacutee en points par pouces ou dpi (dots per inch))lrsquoencombrement lrsquoexistence drsquoun bac drsquoalimentation automatiqueainsi que lrsquoexistence de pilotes adapteacutes agrave votre ordinateur agrave sonsystegraveme drsquoexploitation et parfois agrave certains logiciels Il y a aussi lapossibiliteacute de faire du rectoverso eacutecolo le format de document A3ou A4 la couleur les cartouches seacutepareacutees plus eacuteconomiques

Le deacuteveloppement de lrsquoInternet les applications disponibles en ligne lespossibiliteacutes de partage et drsquoaccessibiliteacute aux donneacutees via ce reacuteseau ont desincidences fortes sur le choix de lrsquoeacutequipement informatique des entreprisesVouloir disposer de lrsquoinformation sur lrsquoentreprise de laquo nrsquoimporte ougrave etnrsquoimporte quand raquo souhaiter poursuivre son travail hors de lrsquoentreprisepreacutesente pour la TPE un inteacuterecirct certain pour des entrepreneurs confronteacutesen permanence au problegraveme du tempshellip qui passe trop vite Lrsquoacquisition du micro-ordinateur portable en compleacutement de lrsquoordina-teur fixe installeacute dans lrsquoentreprise repreacutesente alors un gain non neacutegli-geable de confort de travail pour lrsquoentrepreneurhellip sans oublier que cetype de mateacuteriel devient la solution agrave privileacutegier pour certains secteursdrsquoactiviteacute impliquant de nombreux deacuteplacements ou des lieux de travaildistants (chantiers visites en clientegravelehellip)Gagnez en mobiliteacutehellip


Passeport pour lEacuteconomie Numeacuterique directeur des Meacutetiers de lEacuteconomie Numeacuterique au CEFAC

Avis drsquoexpert


Il nrsquoexiste de nos jours pratiquement plus que des impriman-tes couleur choisissez de preacutefeacuterence une imprimante posseacutedantune cartouche noire et des cartouches couleur seacutepareacutees faute dequoi le noir serait obtenu par combinaison des couleurs primai-res drsquoougrave une consommation accrue

AttentionLe prix des consommables (les cartouches drsquoencre) peut repreacutesenter unbudget annuel proche du prix drsquoachat de lrsquoimprimante selon votre utili-sation Le prix drsquoimpression drsquoune feuille peut en fonction du prix desconsommables varier du simple au quintuple

Il existe aujourdrsquohui deux familles drsquoimprimantes bull Imprimante jet drsquoencre comme le dit le nom un jet drsquoencre

est projeteacute sur la feuille de papier De telles imprimantes sontplutocirct silencieuses mais leur vitesse reste limiteacutee Les prix sontextrecircmement abordables agrave partir de 45 euro HT

bull Imprimante laser une imprimante laser fonctionne sur lemecircme principe qursquoune photocopieuse Ce type drsquoimprimanteest tregraves silencieux et peut atteindre des vitesses remarquables(jusqursquoagrave 20 pagesminute) pour un prix actuel minimum de80 euro HT mais pouvant atteindre jusqursquoagrave plusieurs milliersdrsquoeuros pour du tregraves haut de gamme Leur coucirct drsquoutilisationest nettement infeacuterieur agrave celui des imprimantes jet drsquoencreSelon la taille de votre entreprise et vos besoins vous opterez

probablement pour une imprimante laser noir et blanc pourreacutealiser les plus gros travaux drsquoimpression et une imprimante jetdrsquoencre couleur pour certaines tacircches particuliegraveres Seuls desdomaines drsquoactiviteacute bien preacutecis peuvent justifier une imprimantelaser couleur

Imprimante multifonctionApparue depuis deacutesormais une dizaine drsquoanneacutees une imprimantemultifonction combine les rocircles drsquoimprimante et de scanneur

Le scanneur est un accessoire deacutesormais presque indispensa-ble il permet de reacutealiser rapidement la copie numeacuterique drsquoundocument pour le retravailler le stocker ou encore lrsquoenvoyer parmail comme on le ferait avec un fax


Sa particulariteacute est qursquoelle peut fonctionner indeacutependammentde lrsquoordinateur et se comporte alors comme une photocopieuseLa majoriteacute drsquoentre elles sont de type jet drsquoencre ce qui impliquedes frais de fonctionnement non neacutegligeables lrsquoideacuteal est proba-blement comme deacutejagrave eacutevoqueacute de disposer drsquoune imprimantelaser monochrome pour les tacircches courantes de bureautique etdrsquoune imprimante multifonction jet drsquoencre couleur pour lesnumeacuterisations les photocopies et les travaux plus speacutecialiseacutesCertains modegraveles disposent eacutegalement drsquoune fonction teacuteleacuteco-pieur Les prix vont de 40 agrave 400 euro HT selon les caracteacuteristiques

ModemFax

Ce peacuteripheacuterique a deacutesormais presque disparu de notre universcar remplaceacute par le modem-routeur ADSL qui constitue votreliaison Internet (box) Celui-ci eacutetant normalement fourni parvotre fournisseur drsquoaccegraves agrave Internet (ou FAI) vous nrsquoavez pas agravevous en preacuteoccuper

Les portables sont deacutesormais eacutequipeacutes le plus souvent de carteWiFi pour une connexion aiseacutee agrave la box Ils peuvent eacutegalementrecevoir une cleacute USB 3G (Internet par teacuteleacutephonie)

Dispositifs de stockage externe

Si les disques durs des machines actuelles sont drsquoune taille plusque suffisante pour une utilisation professionnelle qui ne fait pasintervenir de videacuteos et de sons il peut ecirctre utile de disposer drsquounstockage externe agrave fin drsquoarchivage ou de collaboration

Pensez agrave la sauvegarde

Il est capital de sauvegarder reacuteguliegraverement vos donneacutees importantessur CD-ROM sur une cleacute USB ou sur un disque dur externe La longeacute-viteacute des CDDVD nrsquoeacutetant pas eacuteternelle effectuer des copies en doublesnrsquoest pas une vaine preacutecaution


Deux dispositifs diffeacuterents bien que tregraves voisins peuvent ecirctreenvisageacutes bull Stockage externe connecteacute agrave un seul ordinateur ndash Comme

lrsquoindique le nom ce type de stockage externe amovible nrsquoestconnecteacute qursquoagrave un seul ordinateur (mecircme srsquoil peut eacuteventuelle-ment ecirctre accessible apregraves connexion depuis drsquoautres machi-nes agrave lrsquoaide du reacuteseau) Il peut ecirctre constitueacute de diversmateacuteriels depuis des cleacutes USB agrave capaciteacute de stockage relative-ment limiteacutee (actuellement drsquo1 agrave 32 Go prix de 5 agrave 50 euro HT)jusqursquoagrave des disques durs de grande capaciteacute (jusqursquoagrave 1 To prixde 50 agrave 150 euro selon la capaciteacute) connecteacutes agrave lrsquoaide drsquounelaquo prise raquo (interface) USB ou FireWire

bull Stockage externe accessible depuis le reacuteseau ndash Il srsquoagit lagrave ausside disques durs externes toutefois ici relieacutes au reacuteseau agrave lrsquoaidede cacircbles Ethernet (RJ 45) et accessibles par lrsquoensemble desordinateurs connecteacutes au reacuteseau Crsquoest une version simplis-sime des zones de stockage reacuteseau ou SAN (Stockage AreaNetwork) mises en œuvre de faccedilon plus sophistiqueacutee dans lesgrands reacuteseaux drsquoentreprise (100 agrave 150 euro HT selon la capa-citeacute)Ce type de stockage est geacuteneacuteralement connecteacute en perma-

nence au reacuteseau

Onduleur

Dans le cadre drsquoune utilisation professionnelle un onduleurpreacutesente deux inteacuterecircts drsquoabord et bien sucircr la preacuteservation des

Stockage en ligne

Une autre possibiliteacute de stockage concerne le stockage en ligne sur leWeb Il existe de nombreuses solutions gratuites ou payantes Un telstockage est notamment mis agrave profit pour le travail collaboratif (gracircceagrave Office Live Worspace) Ce sujet est eacutetudieacute plus en deacutetail aux chapitres5 et 6


donneacutees en cas de coupure drsquoalimentation Le second inteacuterecirctsouvent sous-estimeacute est de reacuteguler lrsquoalimentation eacutelectrique devotre mateacuteriel vous proteacutegeant ainsi des variations de tension etprolongeant sensiblement sa dureacutee de vie Les prix des ondu-leurs varient de 40 agrave 300 euro HT (ou plus) selon les modegraveles Crsquoestun investissement indispensable pour un professionnel

Chapitre 2Reacuteseau

usqursquoici nous avons deacuteveloppeacute notre projet drsquoeacutequipe-ment en ne prenant en compte qursquoun poste individuel Ilest toutefois possible que vous envisagiez de creacuteer dans

lrsquoentreprise ou agrave votre domicile un petit reacuteseau (un poste parsalarieacutemembre de la famille et une connexion pour tous parexemple) afin de pouvoir partager fichiers et imprimantes ouautres ressources Dans ce cas mateacuteriel(s) et logiciels compleacute-mentaires sont neacutecessaires

Disposer drsquoun reacuteseau informatique dans lrsquoentreprise nrsquoest plus reacuteserveacuteaux grosses structureshellip De nombreuses solutions mateacuterielles et logiciel-les sont aujourdrsquohui accessibles financiegraverement aux TPE et adapteacuteesaux besoins et aux pratiques de ces entreprisesCette mise en reacuteseau technologique induit et deacuteveloppe la mise enreacuteseau des individus dans lrsquoentreprise via les outils de travail collabora-tif associeacutes (partage des documents des fichiers clients des documentsfinanciershellip) ainsi que le partage des ressources mateacuterielles (impriman-tes scanners supports de stockagehellip) et logicielles (seacutecuriteacute Internethellip)entre les collaborateurs une technologie qui se traduit par des gains entermes drsquoinvestissement en termes drsquoefficaciteacute et de seacutecuriteacute des infor-mations et donneacutees de lrsquoentrepriseOptimisez vos investissements et gagnez en productiviteacutehellip



J

Avis drsquoexpert


Reacuteseau local

Un reacuteseau local ou LAN (Local Area Network) est un reacuteseaupermettant drsquointerconnecter localement les ordinateurs (ou desressources telles que des imprimantes ou des supports de stoc-kage reacuteseau) drsquoune entreprise ou drsquoune organisation1

Reacuteseau filaire

Comme lrsquoindique son nom dans un reacuteseau filaire les ordinateurs(ou plus exactement leur carte reacuteseau) sont relieacutes par lrsquointermeacute-diaire de cacircbles Il srsquoagit pour les reacuteseaux de type Ethernet (deloin les plus freacutequents) de cacircbles doteacutes de prises de type RJ45Tous les cacircbles sont connecteacutes agrave une extreacutemiteacute agrave un ordinateur etagrave lrsquoautre extreacutemiteacute agrave un concentrateur commutateur ou routeurLes deacutebits vont selon le mateacuteriel concerneacute de 10 Mbits (reacuteseau10 base T) agrave 100 Mbits (100 base T) et agrave 1 Gbits (1000 base Tou Gigabit) pour la derniegravere geacuteneacuteration

Lrsquoinconveacutenient drsquoun reacuteseau filaire est comme lrsquoindique sonnom les fils Lrsquoideacuteal est de disposer drsquoun local preacute-cacircbleacute avec desprises RJ45 incorporeacutees dans les murs Cela nrsquoest pas toujoursreacutealisable et posseacuteder des cacircbles qui courent agrave travers un local estsouvent un inconveacutenient

Reacuteseau sans fil

Srsquoil existe potentiellement plusieurs technologies (ondes radiosou lumineuses) on parlera geacuteneacuteralement de WiFi la techniquede reacuteseau informatique sans fil fondeacutee sur la norme IEEE 80211

Le WiFi2 permet de creacuteer des reacuteseaux locaux sans fil agrave haut deacutebitsur un rayon compris geacuteneacuteralement entre une vingtaine et une

1 Pour en savoir plus sur les reacuteseaux consultez Tout sur les Reacuteseaux etInternet de Jean-Franccedilois Pillou dans la collection Commentccedilamar-che de Dunod

2 Un autre ouvrage de la mecircme collection Tout sur les Reacuteseaux sansfil srsquointeacuteresse plus au WiFi et autres reacuteseaux sans fil dont le CPL(Courant porteur en ligne)

Reacuteseau 21

cinquantaine de megravetres en inteacuterieur Dans un environnementouvert la porteacutee peut atteindre plusieurs centaines de megravetres

Connexion agrave un reacuteseau WiFi avec Windows 7La connexion de tout ordinateur Windows 7 agrave un reacuteseau sans filest extrecircmement simple

Si vous nrsquoecirctes pas automatiquement connecteacute ouvrez le CentreReacuteseau et Partage et cliquez sur Connexion agrave un reacuteseau (figure 21)

Figure 21 Fenecirctre Reacuteseau et Partage de Windows 7

Vous pouvez eacutegalement cliquer sur lrsquoicocircne de connexionreacuteseau en bas agrave droite dans la barre systegraveme Dans les deux casune fenecirctre similaire agrave celle de la figure 22 srsquoaffiche

Figure 22 Fenecirctre Connexion agrave un reacuteseau


Si un reacuteseau est disponible agrave proximiteacute il est indiqueacute cliquezsur Autre reacuteseau Dans la fenecirctre qui apparaicirct cliquez surConnecter

Vous ecirctes alors inviteacute agrave saisir le nom (SSID) du reacuteseau puis sicelui-ci est correct vous ecirctes connecteacute au reacuteseau (figure 23)

Figure 23 Connexion eacutetablie agrave un reacuteseau sans fil

Si votre reacuteseau sans fil est seacutecuriseacute (ce qui est fortement recom-mandeacute) une eacutetape intermeacutediaire avant que la connexion nepuisse srsquoeacutetablir sera de fournir la cleacute de chiffrement (WEP ouWAP) que vous avez deacutefinie (ou celle par deacutefaut du mateacuterielfigurant sur celui-ci ou sur la documentation)

Courant porteur en ligne (CPL)Le nom laquo Courant porteur en ligne raquo est donneacute agrave toute technolo-gie qui vise agrave faire passer de lrsquoinformation agrave bas deacutebit ou hautdeacutebit sur les lignes eacutelectriques Il nrsquoexiste qursquoun seul standarddrsquoorigine ameacutericaine nommeacute Homeplug V101 Tous les eacutequipe-ments commercialiseacutes agrave ce jour sont des produits laquo Homeplug raquo

La solution CPL est parfaite pour eacutetendre le reacuteseau local etpartager lrsquoaccegraves Internet haut deacutebit existant notamment agrave lamaison ou en petite entreprise avec une mise en œuvre simpleElle est extrecircmement seacuteduisante dans la mesure ougrave elle combinelrsquointeacuterecirct apparent du sans fil (inutile de tendre drsquoautres cacircblesles fils et les prises existant deacutejagrave) et celui des reacuteseaux filaires(interfeacuterences reacuteduites pas de problegraveme drsquoaffaiblissement dusignal) Il existe en outre des dispositifs CPL capables de servir de

Reacuteseau 23

station drsquoaccueil WiFi ce qui permet drsquoeacutetendre un reacuteseau WiFilorsque la configuration des lieux rend impossible uneconnexion directe agrave la station principale

Mateacuteriel de mise en reacuteseau

Les principaux eacutequipements mateacuteriels impliqueacutes dans un reacuteseaulocal sont bull Les reacutepartiteurs (hubs) et commutateurs (switches) qui permet-

tent de connecter entre eux plusieurs hocirctesbull Les routeurs qui permettent de relier entre eux diffeacuterents

reacuteseaux par exemple votre reacuteseau local et Internetbull Et bien eacutevidemment les cartes reacuteseau

Reacutepartiteur (hub) et commutateur (switch)

Un reacutepartiteur (hub) eacutegalement nommeacute concentrateur concen-tre le trafic reacuteseau provenant de plusieurs hocirctes et reacutegeacutenegravere lesignal Il ne se rencontre que dans les reacuteseaux filaires et est deacutesor-mais presque totalement remplaceacute par des commutateurs

Un commutateur (switch) filtre les donneacutees afin de les aiguilleruniquement sur les ports et machines adeacutequats en fonction decertains eacuteleacutements preacutesents dans les paquets de donneacutees Celaaugmente tregraves sensiblement la bande passante utile du reacuteseau (agravevitesse theacuteorique eacutegale) Ce mateacuteriel est eacutegalement reacuteserveacute auxreacuteseaux filaires

Routeur

Un routeur est un eacutequipement drsquointerconnexion de reacuteseauxinformatiques posseacutedant plusieurs interfaces reacuteseau chacuneconnecteacutee agrave un reacuteseau diffeacuterent pour vous geacuteneacuteralement Inter-net drsquoune part et votre reacuteseau interne parfois limiteacute agrave un seulordinateur drsquoautre part


Le principe drsquoun routeur sans fil est le mecircme que celui drsquounrouteur classique Il permet agrave des dispositifs sans fil (stations WiFipar exemple) de se connecter aux reacuteseaux auxquels il estconnecteacute par des liaisons filaires (geacuteneacuteralement Ethernet)

Les boicirctes (box) Internet des FAI cumulent geacuteneacuteralement lesfonctions de commutateur routeur et parfois de station drsquoaccueilWiFi rendant superflu lrsquoacquisition de mateacuteriel compleacutemen-taire

Carte reacuteseauUne carte reacuteseau (Network Interface Card NIC) constitue lrsquointer-face entre lrsquoordinateur et le cacircble du reacuteseau Son but est depreacuteparer envoyer et controcircler les donneacutees sur le reacuteseau

Une carte reacuteseau filaire Ethernet possegravede une prise RJ 45 pourla connexion du cacircble Crsquoest soit une carte interne soit une carteajouteacutee (carte PCI) dans un des slots drsquoexpansion disponiblessoit une carte inteacutegreacutee agrave la carte megravere (freacutequent sur les machinesde bureau)

Une carte reacuteseau WiFi est bien sucircr deacutepourvue de connecteurIl peut srsquoagir comme avec les cartes reacuteseau filaires drsquoune carteinterne PCI ou inteacutegreacutee agrave la carte megravere avec parfois une antenneexteacuterieure aiseacutement visible (et parfois un connecteur additionnelpour une autre antenne) mais eacutegalement drsquoune carte PCMCIAou mecircme drsquoune cleacute USB apparemment deacutepourvues drsquoantenne

Les cleacutes USB 3G reacutecemment apparues surtout pour les ordi-nateurs portables constituent une variante particuliegravere en ceqursquoelles permettent la connexion non pas agrave un reacuteseau sans fillocal mais agrave lrsquoInternet par le biais du reacuteseau teacuteleacutephonique sansfil

Logiciels de mise en reacuteseau

Au premier niveau avec les diffeacuterents systegravemes drsquoexploitationdont Windows aucun logiciel compleacutementaire nrsquoest neacutecessaire vous pouvez lier en reacuteseau des machines tregraves facilement et parta-

Reacuteseau 25

ger aiseacutement des donneacutees Cette meacutethode si elle offre lrsquointeacuterecirctde la faciliteacute et de lrsquoeacuteconomie preacutesente toutefois un certainnombre drsquoinconveacutenients dont le plus important est la difficulteacutede geacuterer de faccedilon centrale la totaliteacute du reacuteseau

Pour ce faire un des ordinateurs doit posseacuteder commesystegraveme drsquoexploitation non pas un systegraveme classique commeWindows XP Vista ou 7 mais un systegraveme drsquoexploitation particu-lier nommeacute serveur les autres ordinateurs eacutetant degraves lors nommeacutesstations de travail ou ordinateurs clients

Comme pour les systegravemes drsquoexploitation de stations de travailil existe des systegravemes drsquoexploitation serveur open source quineacutecessitent un minimum de connaissances informatiques pourpouvoir ecirctre parameacutetreacutes et exploiteacutes correctement Le systegravemedrsquoexploitation serveur Microsoft actuel est Windows Server 2008

Windows Server 2008

Microsoft Windows Server 2008 apparu en feacutevrier 2008 est ledernier systegraveme drsquoexploitation serveur Microsoft qui succegravede agraveWindows Server 2003 Le prix de Windows Server 2008 enversion Standard avec cinq licences drsquoaccegraves client + un serveur(1 agrave 4 CPU) version OEM 3264 bit est voisin de 700 euro

Windows Server 2008 fondeacute sur une base de code partageacuteeavec Windows Vista et 7 preacutesente la mecircme architecture et lesmecircmes fonctionnaliteacutes Il renferme par deacutefaut la plupart desfonctionnaliteacutes techniques de seacutecuriteacute de gestion et drsquoadminis-tration preacutesentes depuis Windows Vista

Comme il srsquoagit drsquoun systegraveme drsquoexploitation serveur ilapporte par ailleurs des fonctionnaliteacutes propres dont ActiveDirectory pour geacuterer centralement les ordinateurs intercon-necteacutes Services Terminal pour partager des applications leGestionnaire de ressources systegraveme Windows ou WSRM(Windows System Resource Manager) qui offre la possibiliteacute degeacuterer les ressources systegravemes et peut ecirctre utiliseacute pour controcirclerla quantiteacute de ressources autoriseacutees pour un processus ou unutilisateur et le Gestionnaire de serveur qui rassemble toutesles opeacuterations qursquoun administrateur souhaiterait reacutealiser sur leserveur


Figure 24 Console Gestionnaire du serveur de Windows Server 2008

Windows Server 2008 dispose drsquoautres fonctionnaliteacutes moinsindispensables pour une TPE comme Hyper-V qui permet devirtualiser des serveurs ou Windows PowerShell un nouveaushell extensible de ligne de commande qui inclut des fonctionna-liteacutes drsquoeacutecriture de script

Windows Server 2008 Standard Eacutedition neacutecessite une machineplus puissante que Windows 7 un processeur cadenceacute agrave 2 GHzminium et 4 Go de meacutemoire vive Les autres exigences sont simi-laires agrave celles de Windows 7

Il existe une solution eacuteventuellement inteacuteressante pour lesplus grosses TPE (et drsquoailleurs les PME) nommeacutee Windows SmallBusiness Server 2008

Windows Small Business Server 2008

Windows Small Business Server 2008 est une solution serveurtout en un conccedilue pour proteacuteger vos donneacutees et accroicirctre lrsquoeffi-caciteacute des petites entreprises (jusqursquoagrave 75 salarieacutes) Cette solutionsrsquoappuie sur la technologie existante exploite pleinement lespratiques recommandeacutees par Microsoft et met agrave votre dispositionun reacuteseau complet agrave un prix raisonnable pour un ensemblecomptant de base au moins cinq ordinateurs clients

Reacuteseau 27

Figure 25 Small Business Server 2008

Elle se deacutecline en deux eacuteditions Standard et Premium bull Lrsquoeacutedition SBS 2008 Standard srsquoexeacutecute sur un seul serveur

physique Elle regroupe Microsoft Windows Server 2008Microsoft Exchange 2007 SharePoint Services 30 ainsi que leservice de mise agrave jour Windows Server Update Services 30Elle est accompagneacutee de cinq licences drsquoaccegraves client (CAL)pour un prix conseilleacute de 700 euro Les licences CAL additionnel-les sont commercialiseacutees au prix de 81 euro lrsquouniteacute

bull Lrsquoeacutedition Premium plus puissante propose en outre SQLServer 2008 Elle peut (et devrait de preacutefeacuterence) ecirctre installeacuteesur deux machines distinctes afin de mieux reacutepartir les tacircches un serveur pour faire tourner Exchange SharePoint ainsi queles connexions en client leacuteger via Terminal Server et un autrepour faire tourner SQL 2008 et les applicatifs meacutetiers Son prixconseilleacute est drsquoenviron 1 300 euro en version OEMLes exigences mateacuterielles de SBS sont identiques agrave celles de

Windows Server 2008 Standard EacuteditionVous pouvez ougrave que vous soyez retrouver agrave tout moment

votre bureau pour acceacuteder agrave vos messages eacutelectroniques fichiersapplications meacutetiers etc Vous partagez les ressources et les eacutequi-


pements (connexion Internet imprimantes et teacuteleacutecopieurs)pour tirer pleinement parti de vos investissements technologi-ques

Apportant une parfaite compatibiliteacute et doteacute drsquoune extrecircmeadaptabiliteacute Windows Small Business Server 2008 eacutevolue aurythme de croissance de votre entreprise Rien de plus facile quedrsquoajouter des utilisateurs des serveurs et des applications ouencore drsquointeacutegrer drsquoautres technologies Microsoft La consoledrsquoadministration inteacutegreacutee permet drsquooptimiser votre efficaciteacute etdrsquoapporter une reacuteelle valeur ajouteacutee agrave vos activiteacutes

Parfaitement adapteacutee aux petites et moyennes structures lasuite Windows Small Business Server de Microsoft regroupe dansun mecircme pack un ensemble drsquooutils permettant de constituerlrsquoessentiel drsquoune infrastructure informatique de taille moyenne

Chapitre 3Les logiciels

isposant de votre machine vous devez maintenant choisirles logiciels que vous allez y installer Sachez que le coucirctde ces logiciels peut exceacuteder plusieurs fois le prix de la

machine Heureusement dans la plupart des cas votre ordina-teur sera accompagneacute drsquoun pack logiciel comprenant tout oupartie de la suite Microsoft Office ainsi que drsquoun antivirus etdrsquoutilitaires divers

Ces produits sont souvent proposeacutes uniquement en versiondrsquoeacutevaluation limiteacutee dans le temps Vous pouvez choisir de teacuteleacute-charger gratuitement et en toute leacutegaliteacute des logiciels libres oupreacutefeacuterer acqueacuterir une version complegravete drsquoun produitcommercial comme nous le verrons plus loin certains drsquoentreeux disposent de fonctionnaliteacutes avanceacutees qui si elles nrsquooffrentguegravere drsquointeacuterecirct pour le particulier peuvent ecirctre extrecircmementpreacutecieuses pour un professionnel

La premiegravere chose agrave faire est comme cela a deacutejagrave eacuteteacute eacutevoqueacutede bien deacutefinir ce que vous comptez accomplir avec votre ou vosordinateurs Potentiellement vous pourrez tout faire ndash ou pres-que Mais ecirctes-vous certain de pouvoir le faire mieux et plus vitedonc agrave moindre coucirct qursquoun professionnel Reacutefleacutechissez bien agravela possibiliteacute drsquoexternaliser certaines parties de votre fonctionne-ment afin de pouvoir vous concentrer sur ce qui est votre meacutetieressentiel

D


Les diffeacuterentes licences

Avant drsquoexaminer plus avant les logiciels il est important parti-culiegraverement pour une entreprise drsquoaborder les diffeacuterents typesde distribution de ces produits et particuliegraverement un sujet capi-tal le piratage

Eacutecrire compter montrer communiquerhellip autant de tacircches et drsquousagespreacutesents au quotidien dans la vie de lrsquoentreprisehellip Incontournable dansces domaines simple dans son utilisation multiple dans ses applicationset souple dans son adaptabiliteacute aux problegravemes poseacutes lrsquooutil bureauti-que dans toutes ses composantes (traitement de texte tableur PAOhellip)devient alors laquo couteau suisse raquo pour lrsquoentrepreneur multifonctionutile disponible ingeacutenieuxhellip voire outil de survie Il est connu et reconnu par tous pour sa capaciteacute agrave produire et creacuteer desdonneacutees allant du texte au calcul complexe en passant par la mise enscegravene de lrsquoinformationhellip mais il a eacutegalement un rocircle essentiel pourlrsquoentrepreneur dans sa capaciteacute agrave laquo reacutecupeacuterer raquo des eacuteleacutements issus desautres applications utiliseacutees dans lrsquoentreprise ndash Le tableur reprend les informations issues du logiciel de gestioncommerciale pour dresser son tableau de bord personnaliseacute le traite-ment de texte facilite le publipostage en reprenant les donneacutees dufichier clients et le logiciel de PAO integravegre les photos travailleacutees avec lelogiciel de retouche drsquoimage pour illustrer sa newsletterhellipndash Utile en lui-mecircme et autonome dans son fonctionnement lrsquooutilbureautique prend alors une nouvelle dimension le rendant indispensa-ble dans lrsquoentreprise en devenant compleacutementaire des autres applica-tifs et en apportant ainsi agrave lrsquoentrepreneur un pouvoir preacutecieux depersonnalisation des informations traiteacuteesndash Des outils au service du sur-mesurehellip



Avis drsquoexpert

Les logiciels 31

Rappel sur le piratageLes logiciels sont consideacutereacutes comme œuvre de lrsquoesprit Ils sontproteacutegeacutes en conseacutequence par la loi au mecircme titre qursquoun eacutecrit ouune œuvre musicale Leur reproduction sans autorisation peutexposer le contrevenant agrave des peines extrecircmement lourdes Lareacutepression ne cesse de se renforcer en ce domaine

Une des raisons (ou excuse) souvent avanceacutees pour ce pira-tage est le coucirct des logiciels jugeacute prohibitif par de nombreuxutilisateurs Agrave lrsquoopposeacute les distributeurs mettent en avant la lour-deur et les frais occasionneacutes par la mise au point du programmela reacutedaction des notices les frais commerciaux en tous genresdont lrsquoassistance la formation et lrsquoapregraves-vente ainsi bien sucircr quela maintenance des produits par le biais des mises agrave jour geacuteneacutera-lement inaccessibles si le produit ne dispose pas drsquoune licence agravejour

SharewareLes sharewares (ou pour utiliser le terme homologueacute en Franceles logiciels contributifs) sont des logiciels payants qui ne diffegrave-rent des logiciels dits laquo commerciaux raquo que par le mode de distri-bution Chacun est inciteacute agrave copier et agrave diffuser le produit agrave letester un temps raisonnable avec pour seul engagementdrsquoacquitter la licence si lrsquousage doit devenir reacutegulier autrementdit vous payez apregraves avoir essayeacute et si vous ecirctes content

Version OEM

Vous avez deacutejagrave ducirc entendre parler de version OEM (Original Equip-ment Manufacturer) drsquoun systegraveme drsquoexploitation ou drsquoun logiciel Ilsrsquoagit drsquoune version agrave licence un peu particuliegravere Ces versions sontvendues exclusivement avec un ordinateur neuf et sont strictementlieacutees agrave celui-ci en cas de changement dordinateur il est interditdutiliser les logiciels vendus avec le preacuteceacutedentLes logiciels OEM ne peuvent en principe pas ecirctre acheteacutes seacutepareacutementet ne peuvent ecirctre revendus ils seraient alors consideacutereacutes commecontrefaccedilons


Globalement crsquoest un systegraveme tregraves seacuteduisant puisque laplupart des frais commerciaux sont eacuteviteacutes De ce fait le prix deslicences est souvent tregraves faible (de 9 agrave 150 euro)

La possibiliteacute drsquoessayer en toute leacutegaliteacute avant de prendre sadeacutecision et de donner le maximum drsquoimportance au bouche-agrave-oreille est capitale Reste agrave ne pas oublier de reacutegler la licence encas drsquoutilisation reacuteelle Sachez eacutegalement que les possibiliteacutes deformation alors de faibles agrave inexistantes

Freeware et open sourceCertains creacuteateurs de logiciels mettent gratuitement agrave dispositionleur production mais entendent conserver les droits attacheacutes agravecette creacuteation Crsquoest le cas de nombreux utilitaires parfois creacuteeacutespar de grandes socieacuteteacutes et destineacutes agrave reacutesoudre des problegravemestechniques de diffeacuterents ordres comme les pilotes de peacuteripheacuteri-ques Ces logiciels portent le nom de freeware la traduction fran-ccedilaise gratuiciel ne rencontrant que peu de succegraves Les produitslaquo open source raquo vont mecircme un pas plus loin en laissant libreaccegraves agrave leur code source et en en autorisant (voire en encoura-geant) son ameacutelioration

Parmi ces produits se rencontrent tous les types de logiciels systegravemes drsquoexploitation suites bureautiques navigateurs logi-ciels de messagerie logiciels de dessin et bien drsquoautres

Produits bureautiques

Ils sont incontournables Un traitement de texte pour reacutediger voscourriers un tableur pour pouvoir effectuer diffeacuterents calculs ettravaux de suivi eacuteventuellement un logiciel de preacutesentationgraphique et un logiciel de publication assisteacutee par ordinateursont des outils fondamentaux qui devront souvent ecirctre compleacute-teacutes par drsquoautres produits

Les logiciels 33

Ces outils sont souvent regroupeacutes dans ce qui porte le nom desuite bureautique une famille de logiciels apparenteacutes permet-tant un eacutechange facile de donneacutees drsquoun produit agrave un autre

Comme souvent il existe des suites bureautiques open source(comme Open Officeorg) et des suites logicielles commercialesdont la plus ceacutelegravebre et la plus employeacutee est Microsoft OfficeCrsquoest sur la version 2007 de ce produit que nous nous appuieronsessentiellement dans la suite de ce chapitre

De faccedilon traditionnelle il est consideacutereacute qursquoun logiciel debureautique est rarement employeacute agrave plus de 15 de ses possibi-liteacutes par lrsquoutilisateur moyen Cela est drsquoautant plus dommagepour ceux pour qui cette puissance sous-jacente est preacutecieusepour traiter des tacircches reacutepeacutetitives (courrier factures comman-des planning affiches statistiques diapositives ou transparentsde preacutesentation clientegravelehellip) les professionnels Nous allons icitenter de deacutevoiler certaines des possibiliteacutes qui auraient pu resterdans lrsquoombre ainsi que la faccedilon de les employer au mieux

Traitement de texteEacutecrire des courriers de tous types est une activiteacute presque quoti-dienne Pouvoir faciliter cette tacircche est capital pour tous maisencore plus pour un professionnel dont le temps est souventcompteacute

Un fichier en texte brut est fondamentalement composeacutedrsquoune suite de caractegraveres Pour un ordinateur il sera donc tregravesfacile de deacuteplacer une partie de ce fichier drsquoun endroit agrave unautre de remplacer un mot par un autre drsquoajuster une longueurde ligne il ne srsquoagit pour lui que de manipuler des blocs de codeCela explique le succegraves fulgurant des traitements de texte quiont conduit agrave la disparition quasi totale des machines agrave eacutecrire

Les traitements de texte offrent toutefois des inteacuterecircts suppleacute-mentaires dont le premier est la possibiliteacute drsquoenrichir le texte ajouter du gras de lrsquoitalique du souligneacute des caractegraveres conden-seacutes en exposant ou en indice le tout combineacute et en taillevariable


Le leader quasi incontesteacute des traitements de texte est Word

Figure 31 Word (ici dans sa version 2007) est le leader des traitements de texte

La force des traitements de texte reacuteside dans deux fonctionna-liteacutes souvent ignoreacutees ou sous-employeacutees lrsquoemploi des styles et lerecours agrave des modegraveles

Styles

Contrairement agrave ce qui pourrait sembler intuitif ou habituel ilest toujours preacutefeacuterable de saisir un texte laquo au kilomegravetre raquo sansaucunement se preacuteoccuper de la mise en forme de celui-ci Cenrsquoest qursquoune fois tout le contenu saisi (drsquoailleurs pas forceacutementdans lrsquoordre ideacuteal) que vous allez commencer agrave regarder votreœuvre et lui appliquer une mise en forme afin de lrsquoameacuteliorer

Vous pouvez facilement deacuteplacer un mot une phrase ou unbloc de texte en le seacutelectionnant et en le glissant deacuteposant agrave unautre endroit Si vous commettez une erreur aucuneimportance un clic sur lrsquooutil Annuler de la barre drsquooutils vouspermet de revenir instantaneacutement agrave la situation preacuteceacutedente

Une fois tout votre texte en place de faccedilon brute vous passez agravesa mise en forme et agrave son enrichissement ajouter une tabulationpour indenter la premiegravere ligne de chaque paragraphe modifierle corps de la police ou mecircme celle-ci (si vous nrsquoaimez pas lapolice par deacutefaut) Cela est facile gracircce aux diffeacuterents boutonsde la barre drsquooutils Maishellip Crsquoest long et est-ce bien utile

Les logiciels 35

Souvent non Parce que vous appliquez le mecircme style (unecombinaison drsquoenrichissements) agrave plusieurs reprises dans votretexte Placez-vous quelque part dans le texte et regardez votrebarre drsquooutils vous y voyez dans la zone Style un style encadreacute(en principe Normal si vous nrsquoavez rien modifieacute)

Figure 32 Style par deacutefaut (Normal) de Word 2007

Imaginons que vous vouliez systeacutematiquement indenter tousles paragraphes drsquoun centimegravetre remplacer la police Calibri (enprincipe la police par deacutefaut) de tous les paragraphes par delrsquoArial tout en ajustant la taille de la police agrave 12 points et en justi-fiant tout le texte Crsquoest possible Et mecircme facile

Effectuez dans la barre drsquooutils un clic avec le bouton droit dela souris sur le style Normal et choisissez Modifier Dans la boicirctede dialogue Modifier le style qui apparaicirct proceacutedez aux modifi-cations neacutecessaires (figure 33)

Figure 33 Boicircte de dialogue Modifier le style de Word 2007


Cela acheveacute cliquez sur Terminer tous les paragraphes quieacutetaient en style Normal (en principe tous) ont adopteacute lrsquoensembledes caracteacuteristiques que vous venez de deacutefinir

Figure 34 Style Normal modifieacute

Parfait mais il serait encore plus inteacuteressant de ne plus jamaisavoir agrave suivre cette proceacutedure Pour ce faire vous devez compren-dre les notions de style et de feuille de styles

Vous le comprenez aiseacutement vous avez modifieacute ici un style lestyle Normal de la feuille de styles par deacutefaut Un style estlrsquoensemble des paramegravetres de mise en forme appliqueacutes (ou appli-cables) agrave un eacuteleacutement de texte un caractegravere un paragraphevoire un document complet Le choix de la police est un paramegrave-tre de porteacutee caractegravere lrsquoalignement (la justification) ou leretrait de la premiegravere ligne sont des paramegravetres de porteacutee para-graphe Les marges et le multicolonnage sont des paramegravetres deporteacutee document

Les styles deacutefinis pour un document sont regroupeacutes au seindrsquoune feuille de styles Il peut srsquoagir de styles preacutedeacutefinis de stylespreacutedeacutefinis modifieacutes ou de styles que vous avez creacuteeacutes de toutespiegraveces

Vous pouvez aiseacutement plutocirct que de modifier un style existantcomme ici le style Normal creacuteer un nouveau style Pour ce fairecliquez dans la zone Style de la barre drsquooutils sur le petit boutonsitueacute en bas agrave droite afin drsquoafficher la fenecirctre Styles (figure 35)Dans celle-ci cliquez sur le bouton Nouveau situeacute en bas agravegauche

Les logiciels 37

Figure 35 Fenecirctre Styles

Dans la boicircte de dialogue Nouveau style saisissez un nom pourle nouveau style (ce devrait ecirctre par deacutefaut Style1) Vous pouvezdeacutefinir gracircce aux diffeacuterentes zones de liste deacuteroulante le type destyle (paragraphe caractegravere caractegravere et paragraphe) sur quelstyle existant doit ecirctre fondeacute le nouveau style et le style quisuivra Les diffeacuterents outils de la zone Mise en forme permettentde deacutefinir preacuteciseacutement les critegraveres En cliquant sur le boutonFormat vous avez accegraves agrave drsquoautres possibiliteacutes de mise en formeLes cases agrave cocher du bas proposent drsquoajouter ce style agrave la listedes styles rapides de mettre agrave jour automatiquement le texteauquel a deacutejagrave eacuteteacute attribueacute ce style tandis qursquoun bouton basculepermet de choisir entre nrsquoappliquer ce style qursquoagrave ce document ouagrave tous les documents fondeacutes sur ce modegravele

Figure 36 Creacuteation drsquoun style agrave partir de la seacutelection


Un nouveau style une fois creacuteeacute vous pouvez en creacuteer drsquoautrespour parameacutetrer exactement agrave votre goucirct votre document Vousavez ainsi en reacutealiteacute modifieacute la feuille de styles ou modegravele originelassocieacute agrave votre document (en principe Normal) Il est donc inteacute-ressant de sauvegarder ce modegravele sous un autre nom Pour cefaire enregistrez votre document en seacutelectionnant Enregistrersous puis seacutelectionnez comme type de fichier Modegravele de docu-ment Saisissez un nom puis cliquez sur Enregistrer

Le fichier est enregistreacute au format Modegravele avec une extensiondot vous venez de creacuteer un modegravele

Figure 37 Enregistrement drsquoun document comme modegravele

ModegravelesLes modegraveles Word preacutesentent un inteacuterecirct consideacuterable outrecontenir tous les styles que vous avez laborieusement deacutefinis (lafeuille de styles) ils peuvent srsquoils sont stockeacutes dans le dossierpreacutevu agrave cet effet (en principe dans le dossier Templates deWindows Office) servir comme lrsquoindique leur nom de modegravelelors de la creacuteation drsquoun nouveau document (ulteacuterieurementenregistreacute au format Word normal soit doc)

Pour ouvrir un fichier selon le modegravele que vous avez enregis-treacute cliquez sur le bouton Office puis choisissez Nouveau Celaouvre la fenecirctre Nouveau document (figure 38)

Les logiciels 39

Figure 38 Fenecirctre Nouveau document

Cliquez sur Mes modegraveles puis seacutelectionnez le (ou un des)modegravele que vous avez creacuteeacute

Figure 39 Creacuteation drsquoun document agrave partir drsquoun modegravele

Ces deacutemarches sont faciles et simplifieront votre travail Pour-tant elles ne sont mecircme pas forceacutement neacutecessaires le travail estpeut-ecirctre deacutejagrave fait

Vous avez sans doute remarqueacute que dans la fenecirctre Nouveaudocument figure sous le titre Office Online (httpofficemicro-softcom) une liste impressionnante de modegraveles que vous pouvezfacilement teacuteleacutecharger (agrave condition bien sucircr de disposer drsquouneconnexion Internet)

Vous pouvez eacutegalement visiter directement le site microsoftfret choisir Modegraveles dans le menu contextuel Teacuteleacutechargement(figure 310)


Figure 310 Accegraves agrave la section Modegraveles des teacuteleacutechargements sur le site de Microsoft

Cela vous donne accegraves agrave une bibliothegraveque impressionnante demodegraveles speacutecifiquement conccedilus par drsquoautres (figures 311et 312)

Figure 311 Catalogue des modegraveles Office

RemarqueLes modegraveles proposeacutes peuvent ecirctre destineacutes agrave diffeacuterentes versions deWord Si les modegraveles Word 97 peuvent parfaitement ecirctre employeacutes avecla version Word 2007 lrsquoinverse nrsquoest pas toujours vrai ou possible veacuteri-fiez la version du modegravele que vous voulez employer

Les logiciels 41

Figure 312 Exemples de modegraveles de contrats

Microsoft propose en particulier agrave lrsquoadresse httpwwwmicro-softcombusinesssmbcommonfr-FRoffice-onlinedefaultaspx plusieurs modegraveles extrecircmement inteacuteressants pourles entreprises (figure 313)

Figure 313 Modegraveles speacutecifiquement deacutedieacutes aux entreprises


Comme vous le verrez par la suite les modegraveles ne sont pas unespeacutecificiteacute de Word il existe des modegraveles pour tous les produitsde la suite Office Il serait dommage de ne pas en profiter

Enregistrement en pdfPour enregistrer un document au format PDF (Portable DocumentFormat) vous devez toutefois teacuteleacutecharger et installer le compleacute-ment Publier au format PDF ou XPS pour Microsoft OfficeSystem 2007 disponible agrave lrsquoadresse wwwmicrosoftcompme Cecompleacutement fonctionne avec tous les produits Office 2007

Une fois ce produit teacuteleacutechargeacute et installeacute vous disposez de lapossibiliteacute drsquoenregistrer votre travail au format PDF ce quipermet sa diffusion et sa lecture aiseacutee tout en interdisant sa modi-fication

TableurSi les traitements de texte sont essentiellement destineacutes auxsecreacutetaires les SGBD (Systegraveme de Gestion de Bases de Donneacutees)aux comptables et services commerciaux les tableurs apparais-sent comme une vraie reacutevolution pour les cadres et les scientifi-ques Crsquoest un outil indispensable pour ceux qui reacutealisent descalculs reacutepeacutetitifs et des simulations

Un tableur aussi nommeacute feuille de calcul eacutelectronique ouchiffrier eacutelectronique se preacutesente comme un quadrillage delignes (numeacuteroteacutees agrave lrsquoaide de chiffres) et de colonnes (eacutetique-teacutees agrave lrsquoaide de lettres) dont lrsquointersection est nommeacutee celluleChaque page se nomme feuille de calcul plusieurs feuilles decalcul eacutetant rassembleacutees dans un document nommeacute classeur

Dans chaque cellule peut se trouver du texte un nombre ouune formule matheacutematique simple ou horriblement complexeet mecircme drsquoautres laquo objets raquo Il est possible drsquoindexer le contenudrsquoune cellule sur celui drsquoune autre cellule mecircme si elle est situeacuteesur une autre feuille du mecircme classeur ou drsquoun autre classeurDes relations extrecircmement complexes peuvent ainsi ecirctre eacutetabliesentre les diffeacuterentes cellules Et la modification drsquoune seule deces cellules entraicircne le recalcul et la mise agrave jour immeacutediate delrsquoensemble du ou des tableaux

Les logiciels 43

Les tableurs possegravedent un grand nombre drsquoopeacuterateurs et defonctions inteacutegreacutees afin drsquoeffectuer des calculs matheacutematiquesstatistiques financiers etc

Aujourdrsquohui le produit leader est Excel composant de la suiteOffice due agrave Microsoft Extrecircmement puissant il reste simple drsquoutili-sation et se plie agrave toutes les requecirctes crsquoest un produit polyvalent

Figure 314 Excel 2007

AstuceSi elle nrsquoexiste pas deacutejagrave il est inteacuteressant de creacuteer sur le Bureau une icocircnede raccourci pour les programmes que vous employez le plus commeExcel Pour ce faire la meacutethode la plus simple consiste agrave naviguer danslrsquoExplorateur Windows jusqursquoau fichier exeacutecutable de votre tableur (parexemple excelexe situeacute en principe agrave lrsquoemplacement CProgramFilesMicrosoft OfficeOfficeExcelexe)Effectuez sur le fichier un clic avec le bouton droit de la souris choisissezCopier deacuteplacez-vous jusqursquoagrave un emplacement vierge du Bureau effec-tuez un clic avec le bouton droit de la souris et choisissez Coller leraccourci Si neacutecessaire modifiez le nom du raccourci (clic droit dessuspuis choisissez Renommer)Vous pourrez deacutesormais aiseacutement lancer votre tableur drsquoun simple clic surce raccourci

Excel ne peut remplacer des outils speacutecialiseacutes comme unecomptabiliteacute ou un logiciel de paye mais est un outil preacutecieuxpour effectuer un suivi rapide des simulations ou tracer desgraphiques eacutevolueacutes que vous pourrez exploiter avec les autres


logiciels de la suite Office (Word Publisher ou PowerPoint)Vous pouvez facilement bull Importer des donneacutees depuis drsquoautres produits Office agrave partir

des fichiers texte deacutelimiteacutes ou non et mecircme directementdepuis Internet

bull Tirer filtrer et reacuteorganiser les donneacuteesbull Effectuer tous types de calculs et de simulationbull Creacuteer des graphiques hautement sophistiqueacutesbull Exporter les donneacutees trieacutees ou filtreacutees selon de nombreux

formatsNous allons examiner certaines de ces fonctionnaliteacutes

Importation de donneacutees

Si les donneacutees que vous souhaitez employer se trouvent dans unfichier texte dans lequel les donneacutees sont deacutelimiteacutees (crsquoest-agrave-direseacutepareacutees) par des tabulations des virgules des espaces ou descaractegraveres similaires il vous suffit drsquoouvrir le fichier dans ExcelCes fichiers sont le plus petit deacutenominateur commun des fichiersde donneacutees car ils peuvent ecirctre geacutereacutes par pratiquementnrsquoimporte quel logiciel sur nrsquoimporte quelle plate-forme

Excel ouvre alors un assistant drsquoimportation de texte (nommeacuteAssistant Importation de texte) Vous devez speacutecifier toutdrsquoabord si le fichier de texte est deacutelimiteacute ou agrave largeur fixe Deacutelimiteacutesignifie que les donneacutees du fichier sont seacutepareacutees par un caractegraverespeacutecial geacuteneacuteralement un point-virgule ou une tabulation Lesfichiers agrave largeur fixe nrsquoont pas de seacuteparateurs mais seulement desespaces qui font en sorte que chaque champ commence toujoursau mecircme numeacutero de colonne Par exemple le premier champcommencera toujours agrave la colonne 1 et le deuxiegraveme toujours agrave lacolonne 16 Lrsquoassistant montre geacuteneacuteralement un aperccedilu dufichier ce qui permet de deacuteterminer le meilleur choix

AstuceQuelques indices permettent de diffeacuterencier visuellement les deux typesde fichiers texte Si les champs de chaque ligne du fichier sont agglutineacutessans aucun espace entre eux le fichier est probablement deacutelimiteacute Si leschamps sont bien aligneacutes dans lrsquoaperccedilu il srsquoagit drsquoun fichier agrave largeur fixe

Les logiciels 45

Figure 315 Importation drsquoun fichier texte

bull Si vous aviez choisi Deacutelimiteacute vous devez speacutecifier le caractegraverede deacutelimitation (seacuteparateur) Lrsquoaperccedilu permet de reacutepondre agravecette question Les tabulations ressemblent souvent agrave de peti-tes boicirctes Si vous en voyez reacuteguliegraverement aligneacutees entre leschamps de chaque ligne de texte crsquoest que le contenu dufichier est deacutelimiteacute avec des tabulations Si le caractegravere de deacuteli-mitation ne figure pas parmi les choix proposeacutes saisissez-ledans la boicircte Autre Vous verrez la boicircte Aperccedilu de donneacutees semettre aussitocirct et automatiquement agrave jour

bull Si vous aviez choisi Largeur fixe vous devez indiquer ougravecommence chaque colonne Lrsquoassistant drsquoimportation de textepeut en effet avoir reccedilu une limite de colonne erroneacutee ou enavoir manqueacute quelques-unes Vous pouvez ajouter supprimerou deacuteplacer les limites de colonnes en cliquant dessus et en lestirant dans la fenecirctre Aperccedilu de donneacuteesVous devez ensuite veacuterifier ou confirmer le type de donneacutees de

chaque colonne standard texte date nombre etc Les typesidentifieacutes par deacutefaut sont geacuteneacuteralement parfaits sauf situationspeacutecifique Il ne vous reste plus qursquoagrave cliquer sur Terminer (Excel)pour achever lrsquoimportation

Excel propose en outre lrsquoAssistant Conversion qui applique lapuissance de lrsquoAssistant Importation de texte agrave des donneacuteespreacutesentes dans votre feuille de calcul Il est utile quand vouscollez des donneacutees manuellement agrave partir drsquoun fichier texte par


exemple ou si vous reacutecupeacuterez des champs de texte longs dansune base de donneacutees que vous preacutefeacuterez reacutepartir dans des colon-nes seacutepareacutees

Seacutelectionnez les cellules concerneacutees puis choisissez Donneacutees gtConvertir pour lancer lrsquoassistant Si une colonne ne comportepas drsquoautres donneacutees que celles agrave reacutepartir seacutelectionnez-lainteacutegralement crsquoest plus rapide et sans conseacutequence Toute lasuite est exactement identique agrave lrsquoemploi traditionnel de lrsquoAssis-tant Importation de texte

AstuceSi vous importez reacuteguliegraverement le mecircme fichier texte avec Excel deacutefinis-sez une requecircte de base de donneacutees pour le fichier texte Seacutelectionnezdans le menu Donneacutees gt Donneacutees externes gt Importer le fichier textepuis seacutelectionnez le fichier agrave importer LrsquoAssistant Importation de texte selance comme si vous aviez employeacute Fichier gt Ouvrir

Une fois lrsquoimportation acheveacutee vous pourrez toutefois agrave tout momentcliquer nrsquoimporte ougrave dans les donneacutees agrave lrsquoaide du bouton droit de lasouris et choisir Actualiser les donneacutees ou cliquer sur le bouton Actuali-ser les donneacutees dans la barre drsquooutils Donneacutees externes cela relanceraimmeacutediatement lrsquoopeacuteration drsquoimportation

Reacutecupeacuterer des donneacutees sur le Web

Il est souvent utile drsquoacceacuteder ou de reacutecupeacuterer des donneacutees conte-nues dans une page Web Excel est doteacute depuis la versionOffice 2000 drsquoune fonction Nouvelle requecircte sur le Web capabledrsquoaller agrave une page Web drsquoen lire le contenu et de transfeacuterer lesinformations dans Excel Si vous consultez freacutequemment certai-nes pages Web crsquoest le meilleur moyen pour pouvoir manipulerces informations avec Excel

Creacuteez une nouvelle requecircte Web en seacutelectionnant dans lemenu Donneacutees gt Donneacutees externes gt Nouvelle requecircte sur leWeb

Vous devez ensuite saisir lrsquoadresse web (URL) de la page agraveanalyser Il peut ecirctre neacutecessaire de renseigner un formulaire Webspeacutecifiant le type drsquoinformations voulu (la proceacutedure diffegraveredrsquoun site agrave un autre) Apregraves avoir passeacute cette page revenez agrave

Les logiciels 47

Excel Lrsquoadresse de la page Web apparaicirct dans la boicircte drsquoadressede la boicircte de dialogue Eacutediter une requecircte sur le Web

Figure 316 Importation depuis le Web

Deacutecidez maintenant si Excel doit reacutecupeacuterer toutes les informa-tions de cette page (ce qui laissera pas mal de texte agrave remettre enordre) uniquement les tableaux de la page ou un tableau enparticulier Vous pouvez identifier le tableau par son nom ndash srsquoilest nommeacute dans le code source HTML de cette page ce qui estpeu freacutequent ndash ou par un numeacutero Dans ce cas crsquoest par quelquesessais et erreurs que vous deacutecouvrirez que le tableau voulu estpar exemple le quatriegraveme de la page

Vous pouvez aussi choisir drsquoimporter les donneacutees comme textemis en forme ou brut Choisissez OK une fois que vous ecirctes precirctagrave commencer lrsquoimportation Vous verrez un petit globe tournersur lui-mecircme dans la barre drsquoeacutetat drsquoExcel pendant que les infor-mations seront reacutecupeacutereacutees apregraves quoi les donneacutees apparaicirctrontagrave lrsquoeacutecran precirctes agrave lrsquousage

Vous pouvez actualiser les donneacutees en cliquant nrsquoimporte ougrave agravelrsquoaide du bouton droit de la souris et en choisissant Actualiser lesdonneacutees ou en utilisant le bouton Actualiser les donneacutees de labarre drsquooutils Donneacutees externes Vous pourrez alors configurerla requecircte web afin qursquoelle srsquoactualise lors drsquoun intervalle detemps donneacute ou lors de lrsquoouverture de la feuille de calcul


Listes de donneacuteesIl est freacutequent de devoir saisir une liste de termes reacutepeacutetitifs qursquoilsrsquoagisse drsquoen-tecirctes de lignes ou de colonne ou de donneacutees Excelpropose des listes deacutejagrave preacutedeacutefinies qui permettent de saisir uneinformation dans une cellule puis de la faire glisser de maniegravereagrave creacuteer une liste conseacutecutive drsquoinformations

Par exemple saisissez le texte laquo Janvier raquo dans une cellule videSeacutelectionnez la cellule puis cliquez sur le coin infeacuterieur droit dubord de celle-ci Ensuite faites glisser la cellule sur plusieurs cellu-les vers la droite ou vers le bas Lorsque vous relacircchez le bouton lescellules mises en eacutevidence affichent les noms des mois Cela fonc-tionne de la mecircme faccedilon avec une suite numeacuterique

Figure 317 Liste de donneacutees Excel

Vous trouverez les seacuteries preacutedeacutefinies drsquoExcel dans Outils gtOptions dans lrsquoonglet Listes pers Il est (heureusement) possiblede creacuteer vos propres listes personnaliseacutees

Liste personnaliseacuteeVous pouvez creacuteer une liste soit agrave partir drsquoeacuteleacutements deacutejagrave preacutesentsdans une feuille de calcul soit la creacuteer inteacutegralement

Si vous avez deacutejagrave saisi la liste des eacuteleacutements constituant la seacuterieseacutelectionnez-la dans la feuille de calcul Dans le menu Outilscliquez sur Options puis cliquez sur lrsquoonglet Listes pers

Les logiciels 49

Figure 318 Liste personnaliseacutee

Pour utiliser la liste seacutelectionneacutee cliquez sur le bouton Impor-ter Pour saisir une nouvelle liste seacutelectionnez Nouvelle liste dansla zone Listes personnaliseacutees Saisissez les eacuteleacutements dans la zoneEntreacutees de la liste en commenccedilant par le premier Appuyez surENTREacuteE apregraves chaque eacuteleacutement Lorsque la liste est complegravetecliquez sur le bouton Ajouter

Une liste personnaliseacutee peut contenir du texte des chiffres oules deux Pour creacuteer une liste personnaliseacutee ne contenant quedes chiffres par exemple des numeacuteros de piegraveces deacutetacheacuteescommencez par seacutelectionner autant de cellules vides que neacuteces-saire Dans le menu Format cliquez sur Cellule puis sur lrsquoongletNombre Appliquez le format Texte aux cellules vides puis saisis-sez la liste des nombres dans les cellules mises en forme

Tri de donneacutees

Pour trier des donneacutees il suffit de seacutelectionner la plage concer-neacutee puis de cliquer dans la barre de menu sur Donneacutees gt TrierCela ouvre une boicircte de dialogue

Cette boicircte de dialogue permet de speacutecifier les niveaux de tri(les colonnes) ainsi qursquoun tri par ordre croissant ou deacutecroissantindeacutependamment pour chaque critegravere Vous pouvez (et devez)speacutecifier si la liste possegravede une ligne de titres auquel cas ces titres


servent agrave nommer les critegraveres Excel est configureacute par deacutefautpour reacutealiser un tri sur les colonnes Pour trier les donneacutees hori-zontalement cliquez sur le bouton Options et dans Orientationspeacutecifiez De la gauche vers la droite

Figure 319 Boicircte de dialogue Trier

Filtre de donneacuteesUne autre possibiliteacute inteacuteressante consiste agrave pouvoir filtrer uneliste de donneacutees selon diffeacuterents critegraveres

Pour filtrer des donneacutees seacutelectionnez la plage concerneacutee puiscliquez dans la barre de menu sur Donneacutees gt Filtrer Cela affichesur la ligne de titre des flegraveches deacuteroulantes Un clic sur une flegravecheouvre une zone de liste deacuteroulante qui propose diverses options

Figure 320 Options de filtrage Excel

Cliquez sur une des propositions et seules les lignes correspondan-tes srsquoaffichent Vous pouvez activer plusieurs flegraveches de faccedilon agrave effec-tuer des filtrages complexes Cette commande se comporte comme un

Les logiciels 51

bouton bascule seacutelectionnez-la agrave nouveau pour revenir agrave un affichagenormal (sans les flegraveches) et annuler le filtrage eacuteventuel appliqueacute

AstuceEn choisissant dans la barre de menu Donneacutees gt Filtrer lrsquooption Filtrageavanceacute vous pouvez choisir drsquoeffectuer un filtrage selon une zone decritegravere avec ou sans doublons et de filtrer sur place ou de placer le reacutesul-tat agrave un autre emplacement

Ces outils de tri et de filtrage se reacutevegravelent extrecircmementpreacutecieux agrave lrsquousage permettant drsquoisoler rapidement dans desdonneacutees mecircme tregraves volumineuses les eacuteleacutements rechercheacutes Lapossibiliteacute de copier agrave un autre emplacement les reacutesultats defiltrage facilite un traitement ulteacuterieur comme par exemple lareacutealisation de graphiques qui pourraient ecirctre difficilement creacuteeacutesagrave partir de donneacutees brutes

GraphiquesUn des grands inteacuterecircts des tableurs actuels est leur capaciteacute agrave geacuteneacute-rer des graphiques agrave partir des donneacutees preacutesentes dans les feuillesde calcul qursquoil srsquoagisse des donneacutees brutes ou de donneacutees calcu-leacutees Ces graphiques peuvent ensuite ecirctre employeacutes pour unepreacutesentation du suivi des deacutepenses budgeacutetaires de la reacutepartitiondes activiteacuteshellip Ils peuvent eacutegalement ecirctre combineacutes avec drsquoautresproduits de la suite Office (Word Publisher PowerPoint)

Pour creacuteer un graphique vous pouvez recourir au menu Inser-tion gt Graphique cliquer sur le bouton Assistant Graphique de labarre drsquooutils Standard ou seacutelectionner des donneacutees dans lafeuille de calcul et appuyer sur la touche F11

Structuration des donneacutees

Il est toujours plus facile de creacuteer un graphique agrave partir de donneacutees correc-tement preacutesenteacutees Une preacutesentation ideacuteale comprend des titres dans lapremiegravere colonne ligne par ligne et des cateacutegories sur la premiegravere lignecolonne par colonne tandis qursquoil ne doit pas y avoir de ligne ou de colonnevide entre les titres et les en-tecirctes et les donneacutees ni entre les donneacutees


Avant de creacuteer un graphique reacutefleacutechissez agrave ce que vous voulezmontrer Cela permet de seacutelectionner le type de graphiqueadeacutequat Il existe en effet de tregraves nombreux types de graphiquespossibles dont seuls les principaux sont preacutesenteacutes ci-dessous bull Un histogramme propose des barres verticales un graphique

en barre les preacutesentant horizontalement Ces types sont bienadapteacutes agrave la preacutesentation de montants ou de quantiteacutes dans letemps

bull Les courbes sont bien adapteacutees agrave la mesure drsquoune certainecontinuiteacute dans le temps Elles peuvent se combiner efficace-ment avec des histogrammes ou drsquoautres courbes Les graphi-ques en aires sont voisins ils repreacutesentent lrsquoamplitude drsquounevariation sur une peacuteriode donneacutee de maniegravere continue

bull Les graphiques en secteurs srsquoutilisent pour afficher le pourcen-tage par rapport agrave un total Vous disposez de secteurs 2D desecteurs 2D eacuteclateacutes de secteurs 3D de secteurs 3D eacuteclateacutes desecteurs de secteur et de barres de secteur Vous pouvez seacutelec-tionner un secteur et le deacuteplacer agrave votre guise pour mettre envaleur certaines donneacutees en laquo explosant raquo le graphique Lesgraphiques en anneau sont une variante de ce type mieuxadapteacutees agrave la repreacutesentation de plusieurs seacuteries de donneacutees

bull Les graphiques personnaliseacutes sont des combinaisons degraphiques standards La plupart de ces graphiques sont misen forme de maniegravere agrave agreacutementer la preacutesentation ou agrave appor-ter un peu de varieacuteteacute par rapport aux graphiques de base Vouspouvez notamment choisir un type pour chaque seacuterie dedonneacuteesLes graphiques peuvent souvent ecirctre en deux (2D) ou trois

(3D) dimensions Un certain nombre de graphiques 3D ne sonten reacutealiteacute que des graphiques 2D avec une perspective donnantun effet 3D Un vrai graphique 3D possegravede trois axes Ajouterune troisiegraveme dimension agrave un graphique 2D lui donne un inteacuterecirctvisuel suppleacutementaire mais peut le rendre plus complexe agravecomprendre ou agrave interpreacuteter Employez le style 3D avecprudence

Il est possible de personnaliser vos graphiques pour creacuteer deseffets spectaculaires comme le graphique sophistiqueacute montreacutefigure 321

Les logiciels 53

Figure 321 Graphique Excel

Mecircme apregraves avoir passeacute un certain temps agrave mettre au point ungraphique le reacutesultat peut ne pas correspondre agrave vos attentes Ilest tregraves facile de changer de type de graphique pour en choisir unqui correspond mieux agrave vos aspirations Il est mecircme possible decombiner diffeacuterents types de graphiques Lors de la comparaisondes seacuteries de donneacutees dans un graphique il peut ecirctre inteacuteressantde les distinguer en affichant une seacuterie comme histogrammes etlrsquoautre comme courbes La comparaison est ainsi beaucoup pluslimpide

Excel permet de modifier tout ou partie drsquoun graphique bull Cliquez sur le bouton Type de graphique dans la barre drsquooutils

Graphique et choisissez un nouveau type dans la palettebull Effectuez un clic droit sur une seacuterie (ou dans un endroit quel-

conque du graphique pour modifier le graphique dans sonensemble) et activez la commande Type de graphique dumenu contextuel pour ouvrir la boicircte de dialogue Effectuezles modifications souhaiteacutees

bull Cliquez sur le bouton Assistant Graphique de la barre drsquooutilsStandard Choisissez un nouveau type et sous-type de graphiqueet cliquez sur le bouton Fin Cette technique modifie lrsquoensembledu graphique et non une seacuterie de donneacutees seulement


bull Choisissez Graphique gt Type de graphique pour ouvrir la boicirctede dialogue de mecircme nom Vous choisissez alors un type et unsous-typeVous pouvez aiseacutement ajouter ou retirer des seacuteries dans un

graphique Cliquez sur lrsquoune des donneacutees (une colonne unebarre etc) de la seacuterie Vous remarquez les trois choses suivantes bull Lorsque vous pointez sur une seacuterie une info bulle vous rensei-

gne sur la nature de la seacuterie et affiche la donneacutee concerneacuteebull Lorsque vous cliquez sur une donneacutee lrsquoensemble de la seacuterie

est seacutelectionneacutebull Lorsqursquoune seacuterie est seacutelectionneacutee les donneacutees correspondan-

tes de la feuille de calcul sont entoureacutees drsquoune bordure bleue

Figure 322 Seacutelection drsquoune seacuterie dans un graphique Excel

Pour supprimer une seacuterie drsquoun graphique Excel seacutelectionnez-la et appuyez sur la touche SUPPR ou choisissez dans la barre demenu Eacutedition gt Effacergt Seacuterie

Pour ajouter une seacuterie agrave un graphique commencez par modi-fier les donneacutees source selon les besoins Ensuite seacutelectionnez legraphique et choisissez dans le menu Graphique gt Ajouter desdonneacutees pour ouvrir la boicircte de dialogue de mecircme nom Vouspreacutecisez la plage de cellules que vous souhaitez ajouter Vouspouvez utiliser le bouton de reacuteduction pour reacuteduire la boicircte dedialogue ou la deacuteplacer pour mieux voir votre feuille de calculCrsquoest une meacutethode tregraves pratique pour ajouter des donneacutees enprovenance drsquoune autre feuille de calcul

Les logiciels 55

Figure 323 Ajout de donneacutees Excel

Copiez les donneacutees seacutelectionnez le graphique et collez-y lesdonneacutees Vous pouvez utiliser aussi bien la commande Coller dumenu contextuel la commande Eacutedition gt Coller le bouton Collerde la barre drsquooutils Standard que le raccourci clavier CTRL+V

Si vous souhaitez avoir un meilleur controcircle sur la maniegraveredont Excel colle les donneacutees utilisez la commande Eacutedition gtCollage speacutecial pour ouvrir la boicircte de dialogue correspondante

Vous pouvez eacutegalement inseacuterer les nouvelles donneacutees dans legraphique par simple glisser-deacuteposer Si les donneacutees proviennentdrsquoune feuille de calcul autre que celle ougrave le graphique est incor-poreacute maintenez la touche ALT appuyeacutee pendant que vous tirezles donneacutees vers lrsquoonglet de la feuille comportant le graphiqueQuand cette feuille est activeacutee relacircchez la touche ALT et deacuteposezles donneacutees dans le graphique Si les donneacutees se trouvent dansun autre classeur ouvrez le classeur concerneacute et activez lacommande Fenecirctre reacuteorganiser pour afficher les deux classeursagrave lrsquoeacutecran Affichez la feuille de calcul contenant les donneacutees et lafeuille de calcul contenant le graphique Seacutelectionnez lesdonneacutees et tirez-les dans le graphique Un tel collage entre deuxclasseurs geacutenegravere une liaison entre ces deux classeurs

Parfois apregraves avoir creacuteeacute votre graphique vous vous rendezcompte que vous nrsquoavez pas choisi les bonnes options ou quevous auriez ducirc apporter drsquoautres preacutecisions dans lrsquoAssistant Vousne pouvez cependant pas annuler lrsquoinsertion drsquoun graphiqueMais si le graphique est encore seacutelectionneacute il vous suffitdrsquoappuyer sur la touche SUPPR pour le deacutetruire Si le graphiqueest sur une feuille graphique indeacutependante supprimez la feuilleet reprenez tout depuis le deacutebut

Une autre solution consiste agrave seacutelectionner le graphique (srsquoil nelrsquoest plus) et agrave reacuteactiver lrsquoAssistant Graphique Vous modifiez oucompleacutetez vos options et cliquez sur Fin (ou Creacuteer)


Styles et modegravelesComme Word (et drsquoailleurs tous les programmes de la suiteOffice) Excel a recours aux styles et aux modegraveles tels que deacutecritsdans la section traitant de Word

Parmi les modegraveles proposeacutes par Microsoft agrave lrsquoadresse httpwwwmicrosoftcombusinesssmbcommonfr-FRoffice-onlinedefaultaspx figurent plusieurs modegraveles Exceldont celui preacutesenteacute ci-dessous nrsquoest qursquoun exemple

Figure 324 Exemple de modegravele Excel

Exactement comme avec Word vous pouvez ouvrir unnouveau document selon un modegravele eacuteventuellement choisi dansla liste figurant sous Office Online Vous pouvez eacutegalement visiterdirectement le site microsoftfr et choisir Modegraveles dans le menucontextuel Teacuteleacutechargement

Les modegraveles Excel possegravedent lrsquoextension xlt (Excel 97 agrave 2003)ou xltx (Excel 2007) Un fichier Excel possegravede lrsquoextension xls(Excel 97 agrave 2003) ou xlsx et xslm (Excel 2007)

Les logiciels 57

Publication assisteacutee par ordinateurDans le monde professionnel (graphisme publiciteacute eacutedition) leslogiciels de reacutefeacuterence dans le domaine de la PAO (PublicationAssisteacutee par Ordinateur) pour la reacutealisation de brochures revueset livres restent QuarkXPress et surtout Adobe InDesign Cedernier inteacutegreacute agrave la Creative Suite drsquoAdobe offre une compatibi-liteacute totale avec Photoshop et Illustrator

Ces produits de haut de gamme sont toutefois tregraves oneacutereux etpour des emplois occasionnels mieux vaut se tourner vers desoutils plus courants

Microsoft Word permet bien sucircr de reacutealiser des documentsavec multicolonnage drsquoajouter des images des effets de texte etbien drsquoautres choses il existe des modegraveles de brochures et dedocuments relativement complexes Que cela soit possible nesignifie toutefois pas que la tacircche soit toujours facile ni le reacutesultatagrave hauteur des espeacuterances pour reacutealiser un document complexedestineacute agrave ecirctre imprimeacute mieux vaut si cela est possible recourir agraveun programme de publication assisteacutee par ordinateur tel quePublisher

Figure 325 Word permet de reacutealiser des documents inteacuteressantshellip


Figure 326 hellipmais pour plus de professionnalisme servez-vous de Publisher

Microsoft Publisher est eacutegalement un composant de la suiteMicrosoft Office PME Il permet de reacutealiser rapidement desdocuments de communication ou des pages web et offre demultiples fonctions qui acceacutelegraverent la creacuteation et la mise en formedes documents (assistants format de mise en page modegraveles) oupermettent des inteacutegrations multimeacutedia avec clipart image etphotos numeacuteriques

Parmi les possibiliteacutes absentes drsquoun traitement de texte classi-que figurent la deacutefinition de lrsquoeacutechelle (la largeur de chaquecaractegravere du texte) de lrsquointerlettrage (lrsquoespacement entre lescaractegraveres du texte) ainsi que le creacutenage (distinction entre lescaractegraveres et modification de leur espacement suivant le type)

Chaque eacuteleacutement drsquoune page est en reacutealiteacute un groupe dont ilest possible de modifier individuellement de nombreux paramegrave-tres y compris lrsquoorientation cela apporte une souplesse dont estgeacuteneacuteralement deacutepourvu un traitement de texte

Publisher dispose drsquoun outil de personnalisation vous pouvez faci-lement reacutealiser un publipostage personnaliseacute agrave partir de donneacutees soit

Les logiciels 59

saisies directement dans Publisher soit provenant drsquoune liste creacuteeacuteedans un autre produit de la suite Office (Excel ou Access)

Figure 327 Publisher dispose drsquoun dispositif de publipostage eacutevolueacute

Comme vous le devinez aiseacutement Publisher comme sescompagnons de la suite Office propose de nombreux modegravelespreacutedeacutefinis qui vous permettront de creacuteer rapidement et agrave moin-dre coucirct des documents percutants

Figure 328 Publisher propose de nombreux modegraveles preacutedeacutefinis


Vous choisissez le modegravele lors de la creacuteation drsquoun nouveaudocument Comme drsquohabitude vous pouvez eacutegalement teacuteleacutechar-ger un des nombreux modegraveles proposeacutes par Microsoft et lacommunauteacute Office Online agrave partir des adresses deacutejagrave indiqueacutees

Preacutesentation assisteacutee par ordinateur

Ces logiciels permettent de reacutealiser des enchaicircnements drsquoimagesou diapositives avec souvent des effets de transition et des anima-tions Le produit grand public le plus reacutepandu est PowerPointeacutegalement un composant de la suite Microsoft Office

Figure 329 Office PowerPoint 2007

Office PowerPoint 2007 permet de creacuteer rapidement etsimplement des preacutesentations percutantes et dynamiques

Dans PowerPoint (comme dans drsquoailleurs la plupart des autreslogiciels de preacutesentation) les diffeacuterents composants sont placeacutes surdes pages individuelles ou diapositives Les pages peuvent ecirctreimprimeacutees mais sont plus freacutequemment projeteacutees sur un eacutecran unpreacutesentateur deacuteclenchant lrsquoenchaicircnement des diapositives

PowerPoint propose de nombreuses animations les transitionspeuvent ecirctre reacutealiseacutees de nombreuses maniegraveres (figure 330)

Les logiciels 61

Figure 330 Transitions PowerPoint 2007

Lrsquoanimation personnaliseacutee peut servir agrave creacuteer de veacuteritablespetits laquo films raquo en animant lrsquoapparition le mouvement ou ladisparition des images des voix enregistreacutees ou des laquo bulles raquosimulant des dialogues Lrsquoaspect global drsquoune preacutesentation peutecirctre controcircleacute agrave partir drsquoune feuille de styles

Lrsquointerface de Microsoft Office PowerPoint 2007 a eacuteteacute totale-ment transformeacutee pour permettre de creacuteer drsquoafficher et departager des preacutesentations plus facilement et de maniegravere plusintuitive Toutes les fonctionnaliteacutes sont rassembleacutees dans unruban ergonomique qui vous laisse vous concentrer sur lrsquoessen-tiel pour ameacuteliorer lrsquoimpact de vos preacutesentations

Vous pouvez en un seul clic modifier agrave tout moment le thegravemede votre preacutesentation couleur de lrsquoarriegravere-plan des diagram-mes des tableaux des graphiques des polices et mecircme le styledes puces employeacute dans la preacutesentation

Vous pouvez facilement diffuser vos preacutesentations PowerPoint2007 en convertissant vos fichiers en diffeacuterents formats pour lespartager avec drsquoautres utilisateurs sur nrsquoimporte quelle plate-forme


Figure 331 Une animation PowerPoint 2007 peut ecirctre enregistreacutee en de nombreux formats

Vous pouvez partager vos preacutesentations en toute confiance enproteacutegeant les informations confidentielles de vos documentsRecherchez et supprimez les commentaires indeacutesirables le textecacheacute ou les informations personnelles agrave lrsquoaide de lrsquoInspecteurde documents avant de partager votre preacutesentation Vous pouvezaussi ajouter une signature numeacuterique agrave vos preacutesentations Micro-soft Office PowerPoint 2007 pour en garantir lrsquointeacutegriteacute ou pourmarquer une preacutesentation comme laquo finale raquo afin drsquoempecircchertoute modification accidentelle

Figure 332 Signature numeacuterique drsquoune preacutesentation

Base de donneacutees

Le nom laquo base de donneacutees raquo est en reacutealiteacute un peu impropreChaque base eacutetant unique le logiciel qui sert agrave les concevoir estdonc un Systegraveme de Gestion de Bases de Donneacutees ou SGBD Denos jours le SGBD le plus connu est Microsoft Access dont lesfichiers sont reconnaissables agrave lrsquoextension mdb (Master Data-

Les logiciels 63

Base) Crsquoest un des composants de la suite Office parfaitementcompatible avec ses collegravegues de la suite et permettant mecircme lapublication sur le Web

Figure 333 Office Access 2007

Seacutecuriteacute

Les meacutedias se font souvent et largement eacutechos des diffeacuterentesmenaces qui pegravesent sur lrsquoinformatique Si ces risques sont bienreacuteels des mesures simples permettent de srsquoen preacutemunir drsquounefaccedilon extrecircmement efficace Commenccedilons par examiner cesdiffeacuterentes menaces geacuteneacuteriquement regroupeacutees sous le termelogiciels malveillants ou maliciels (malware)

Les menacesbull Virus un virus est un programme capable de srsquoinstaller de lui-

mecircme dans la meacutemoire drsquoun ordinateur puis de se copier surtout disque ou autre ordinateur relieacute par une quelconque


liaison Crsquoest ce comportement similaire agrave celui drsquoun ecirctre vivantqui leur a fait attribuer le nom de virus Par extension onparlera drsquoordinateur infecteacute ou contamineacute La plupart des virusproviennent aujourdrsquohui du Net suite agrave la visite de certains sitesou par lrsquointermeacutediaire de courriels contamineacutes Nombre de cesvirus sont susceptibles de causer des deacutegacircts tregraves importants effa-cement de fichiers reformatage de disque dur etc

AttentionLes pertes drsquoinformations ainsi entraicircneacutees peuvent ecirctre consideacuterables etle preacutejudice occasionneacute directement ou indirectement extrecircmementeacuteleveacute Cela est drsquoautant plus vrai pour un professionnel

bull Cheval de Troie un cheval de Troie est un logiciel drsquoappa-rence leacutegitime mais conccedilu pour effectuer certaines actions agravelrsquoinsu de lrsquoutilisateur Il diffegravere drsquoun virus informatique car ilne se reproduit pas par lui-mecircme

bull Logiciel espion les logiciels espion (spyware) ont pour butdrsquoexaminer vos actions et vos habitudes Les informationscollecteacutees sont ensuite retransmises sur le Net afin drsquoecirctreexploiteacute de diffeacuterentes faccedilons Ils sont freacutequemment dissimu-leacutes dans des logiciels proposeacutes en version drsquoeacutevaluation ou dansdes gratuiciels et srsquoinstallent agrave votre insu

bull Logiciel publicitaire les logiciels publicitaires (adware) secontentent () geacuteneacuteralement drsquoafficher des fenecirctres publicitai-res intempestives dans votre navigateur Plus peacutenibles quedangereux ils sont eacutegalement dissimuleacutes dans des logicielsproposeacutes en version drsquoeacutevaluation ou dans des gratuiciels

Les solutions produit et les bonnes pratiques agrave mettre en placeHeureusement il existe un certain nombre drsquooutils capables dedeacutepister ces diffeacuterentes cateacutegories de maliciels et drsquoeacuteliminer toutdanger potentiel Si tous les tests effectueacutes par divers organismesont deacutemontreacute qursquoaucun produit nrsquoeacutetait drsquoune efficaciteacute totale ilreste indeacuteniable que pouvoir bloquer de 90 agrave 99 des menacespotentielles est une chose que vous ne pouvez pas vous permettredrsquoignorer

Les logiciels 65

De nombreux antivirus sont disponibles sous forme deproduits commerciaux (AVK 2009 F-Secure 2009 Norton IS2009 de Symantec Security Suite 25 de Sophos) ou de sharewares(Avast Home AVG Antir Personnal Eacutedition etc) certains eacutetantparfois preacutesents dans le kit logiciel qui accompagne un ordina-teur neuf Mieux vaut preacutefeacuterer les produits commerciaux auxproduits familiaux gratuits ils apportent souvent une seacutecuriteacuteaccrue dont il serait dommage (et dangereux) de se priver

Figure 334 Avast Home est un des plus ceacutelegravebres logiciels antivirus gratuit Mieux vaut toutefois le reacuteserver agrave une utilisation familiale

Remarquez eacutegalement que ces produits sont geacuteneacuteralementincompatibles entre eux nrsquoinstallez jamais simultaneacutementplusieurs antivirus sur votre ordinateur

Il existe eacutegalement des produits anti-logiciels espions et anti-logiciels publicitaires tant commerciaux que gratuits DepuisWindows Vista vous disposez automatiquement de WindowsDefender un produit qui srsquoil nrsquoest pas parfait procure deacutejagrave uneprotection de base capable drsquoempecirccher lrsquoinstallation delrsquoimmense majoriteacute de ces menaces

Figure 335 Windows Defender


Le dernier type drsquooutil de deacutefense devenu aussi freacutequentqursquoindispensable en raison des connexions Internet tregraves freacutequen-tes (voire permanentes) est un pare-feu (firewall) Il fonctionneen nrsquoautorisant lrsquoaccegraves depuis lrsquoexteacuterieur agrave votre ordinateur etsurtout de votre ordinateur agrave Internet qursquoaux logiciels identifieacutescomme ne preacutesentant aucun danger Le pare-feu Windows est unstrict minimum Il gagne agrave ecirctre combineacute avec un autre produitcomme par exemple le produit gratuit ZoneAlarm ou mieuxencore un des produits des suites commerciales de seacutecuriteacute

Figure 336 ZoneAlarm est un des plus performants pare-feu gratuits

Ces outils sont geacuteneacuteralement activeacutes agrave chaque mise en servicede lrsquoordinateur et effectuent une surveillance constante

Pratiques seacutecuritaires

Afin drsquoeacuteliminer tout risque il est recommandeacute de prendre certainespreacutecautions bull Ne jamais utiliser de support externe (cleacute USB CD ou DVD) drsquooriginelaquo douteuse raquo (ami relation etc) sans le tester preacutealablement avec unantivirus laquo reacutecent raquobull Un support vraiment vierge ne preacutesente aucun risque Un forma-tage ou une gravure dans le cas drsquoun CDDVD agrave condition qursquoil ne soitpas effectueacute sur un appareil contamineacute eacutelimine tout dangerbull Tout incident anormal sur lrsquoordinateur doit immeacutediatement donnerlieu agrave une veacuterification du systegravemebull Des controcircles freacutequents et plus encore des sauvegardes reacuteguliegraveressont le meilleur moyen de conserver un niveau de seacutecuriteacute acceptable

Les logiciels 67

Formation

Posseacutedant votre machine et vos logiciels votre temps restepreacutecieux Pour tirer le maximum de votre mateacuteriel et de vos logi-ciels il est fortement recommandeacute de recourir agrave une formationPour conserver lrsquoanalogie avec une voiture vous risqueriez sinonde ne jamais passer la troisiegraveme

Rapprochez-vous de vos organismes professionnels ils propo-sent le plus souvent des formations parfaitement adapteacutees agrave uncoucirct tregraves raisonnable De mecircme les vendeurs de logiciels propo-sent geacuteneacuteralement des formations sur leurs produits Si vous

bull Ne jamais ouvrir une piegravece jointe agrave un courriel provenant drsquounepersonne inconnue ou si vous ecirctes un tant soit peu paranoiumlaquemecircme drsquoune personne connue ne vous ayant pas annonceacute agrave lrsquoavancecet envoi si le texte du message nrsquoen parle pas ou pas selon les termeshabituels de cet interlocuteurbull Attention aux produits laquo gratuits raquo agrave lrsquoexception de ceux largementreacutepandus et agrave condition de les teacuteleacutecharger depuis des sites fiables ilspeuvent renfermer des maliciels qui srsquoinstallent agrave votre insu ou ecirctreeux-mecircmes des malicielsbull Attention eacutegalement aux messageries instantaneacutees (comme Messen-ger) et sites sociaux (comme Facebook) les messages envoyeacutes peuventcontenir des piegraveces jointes ou eacuteleacutements dangereux Sur une machineprofessionnelle prohibez totalement lrsquoemploi de ces outils ou lerecours agrave ces sitesbull Veillez agrave teacuteleacutecharger reacuteguliegraverement les mises agrave jour de vos logicielsde protection afin de rester agrave lrsquoabri des menaces les plus reacutecentes Lescreacuteateurs de virus ne srsquoarrecirctant jamais il est indispensable de posseacutederles plus reacutecentes des laquo signatures raquo de ces virus et drsquoinstaller reacuteguliegravere-ment celles-ci un programme antivirus obsolegravete est presque plusdangereux que pas drsquoantivirus du tout car il procure une sensation deseacutecuriteacute parfaitement illusoirebull De mecircme pensez agrave teacuteleacutecharger et installer reacuteguliegraverement les correc-tifs de seacutecuriteacute proposeacutes pour vos logiciels ou votre systegraveme drsquoexploi-tation Ils remeacutedient agrave des failles potentielles deacuteceleacutees et vousprotegravegent contre des maliciels conccedilus pour exploiter ces failles


devez vous servir professionnellement de ces produits crsquoest uninvestissement rapidement rentable

LrsquoAgefos PME premier organisme gestionnaire des fonds dela formation professionnelle a preacutesenteacute en feacutevrier 2009 unlaquo plan anticrise raquo de soutien agrave la formation dans les TPE Pourinciter leurs dirigeants agrave maintenir leur effort lrsquoorganisme leurremboursera un forfait de 8 euros par heure (environ 90 duSMIC) par salarieacute partant en formation

De leur cocircteacute les reacuteseaux consulaires proposent des formationsparfaitement adapteacutees aux usages des TIC dans les TPE Vous ytrouverez des formations agrave la prise en main de logiciels bureauti-ques mais eacutegalement des formations compleacutementaires et neacuteces-saires agrave la bonne mise en œuvre de vos solutions dans votreentreprise bull Comment adapter votre fichier clients au marketing eacutelectroni-

quebull Inteacutegrer les objets multimeacutedia dans votre communication avec

vos clients (appareil de photo numeacuterique webcam scannercd-photohellip)

bull Analyser les besoins de votre entreprise pour choisir son logi-ciel de gestion commerciale

bull Mettre en œuvre une veille commerciale et concurrentielle surInternet

bull Utiliser les logiciels de publication assisteacutee par ordinateurpour composer une lettre drsquoinformation agrave destination de vosclients

bull Composer votre plaquette commerciale avec un logiciel depublication assisteacutee par ordinateur

bull EtcPreacutesents sur lrsquoensemble du territoire ces organismes situeacutes pregraves

de chez vous ont fortement deacuteveloppeacute leurs actions drsquointerventiondans ce domaine des technologies appliqueacutees agrave la TPE en multi-pliant les thegravemes de formation et en se dotant des compeacutetencesneacutecessaires agrave lrsquoaccompagnement de vos entreprises

Chapitre 4Messagerie eacutelectronique

our la plupart des utilisateurs drsquoInternet une des fonc-tionnaliteacutes les plus importantes est la capaciteacute drsquoenvoyeret de recevoir des courriels La messagerie eacutelectronique

si elle ne remplace pas encore totalement le courrier tradition-nel prend une place grandissante en permettant notammentlrsquoenvoi aiseacute de piegraveces jointes photos ou documents

Geacuteneacuteraliteacutes sur la messagerie eacutelectronique

Comme vous le savez probablement il existe deux grands types demessageries les messageries traditionnelles qui se servent drsquounlogiciel client de messagerie comme Outlook et les services demessagerie fondeacutes sur le Web (Windows Live Hotmail Gmail deGoogle Yahoo Mail etc) accessibles depuis nrsquoimporte quel navi-gateur Lrsquointeacuterecirct principal de ces services en ligne est qursquoils sontrapides et faciles agrave configurer La seule exigence est un navigateurweb standard Toutes les informations eacutetant normalement stockeacuteesen ligne vous pouvez y acceacuteder depuis nrsquoimporte quel ordinateuragrave condition de disposer des identifiants neacutecessaires Leur principaldeacutefaut est leur aspect quelque peu frustre les utilisateurs avanceacutesappreacutecieront les nombreuses meacutethodes diffeacuterentes drsquoaccegraves auxmessages des logiciels clients de messagerie comme Outlook et la

P


possibiliteacute de lire les messages teacuteleacutechargeacutes et de composer desreacuteponses sans ecirctre connecteacute agrave lrsquoInternet Les deux options preacutesen-tent avantages et inconveacutenients mecircme si jrsquoeacuteprouve un a priori favo-rable en faveur des logiciels de messagerie client plus souples etplus adaptables Nous allons ici examiner Office Outlookdrsquoailleurs capable drsquoacceacuteder aux messageries fondeacutees sur le Web

Office Outlook

Office Outlook est conccedilu pour proposer un ensemble de fonc-tionnaliteacutes de messagerie dans un programme facile agrave configurerVous le lancez en le recherchant dans le menu Deacutemarrer ou enacceacutedant au Groupe Tous les programmes Office Outlook estconfigureacute comme programme de messagerie par deacutefaut lorsdrsquoune nouvelle installation

Figure 41 Office Outlook

Creacuteation drsquoun compte de messagerie eacutelectronique

Avant de commencer agrave employer la messagerie vous devez configu-rer un ou plusieurs comptes de messagerie Le processus est assez

Messagerie eacutelectronique 71

simple mais certains eacuteleacutements drsquoinformation sont indispensablesCes informations sont geacuteneacuteralement fournies par votre FAI (Fournis-seur drsquoaccegraves Internet) mais il pourrait srsquoagir de votre adresse person-naliseacutee comme deacutetailleacute plus loin De faccedilon geacuteneacuterale vous devezdisposer des deacutetails suivants avant de deacutebuter le processus de confi-guration drsquoun nouveau compte de messagerie bull Nom de lrsquoutilisateur (par exemple laquo Jean Dupont raquo)bull Informations drsquoouverture de session de lrsquoutilisateur Il srsquoagit le

plus souvent drsquoun identifiant identique agrave lrsquoadresse eacutelectroni-que et drsquoun mot de passe

bull Lrsquoadresse eacutelectronique de lrsquoutilisateur (par exemple JeanDupontmonFAIcom)

bull Le type et lrsquoadresse du ou des serveurs de messagerie de lrsquoutili-sateurDrsquoautres deacutetails de configuration de seacutecuriteacute peuvent ecirctre

neacutecessaires Par exemple les numeacuteros de port du serveurpeuvent diffeacuterer des valeurs par deacutefaut

Lors du premier lancement drsquoOffice Outlook lrsquoassistant Creacuteationde nouveau compte srsquoaffiche automatiquement Pour deacutebutermanuellement le processus de creacuteation et drsquoorganisation de comptesde messagerie cliquez sur Outils puis seacutelectionnez Paramegravetres ducompte (figure 42) Par deacutefaut les reacuteglages des comptes de messa-gerie sont vierges puisqursquoaucun compte nrsquoest encore configureacute

Figure 42 Boicircte de dialogue Paramegravetres des comptes de Office Outlook


Pour creacuteer un nouveau compte de messagerie cliquez surNouveau sur lrsquoonglet Messagerie

Vous devez tout drsquoabord saisir le nom qui sera afficheacute dans lechamp De des courriels Placez-y vos nom et preacutenom (avec facul-tativement une initiale intermeacutediaire) ou le nom de lrsquoentrepriseMieux vaut geacuteneacuteralement ne pas placer en tecircte le nom de famille

Saisissez ensuite votre adresse eacutelectronique Internet (lrsquoadresseagrave laquelle seront envoyeacutees les reacuteponses) puis le mot de passe quivous a eacuteteacute fourni par le fournisseur de messagerie

Agrave ce stade votre boicircte de dialogue devrait ressembler agrave lafigure 43

Figure 43 Boicircte de dialogue Paramegravetres des comptes compleacuteteacutee

Vous pouvez choisir de cliquer immeacutediatement sur Suivantpour tenter drsquoobtenir automatiquement les autres paramegravetresou preacutefeacuterer cocher la case Configurer manuellement les paramegrave-tres du serveurhellip avant de cliquer sur Suivant

Si vous avez cocheacute lrsquooption de configuration manuelle vousdevez tout drsquoabord choisir votre type de serveur de messagerieCe peut ecirctre un serveur classique (la majoriteacute des cas) un serveurMicrosoft Exchange ou un autre type de serveur comme le


Service Mobile Outlook Supposons qursquoil srsquoagisse drsquoun serveurclassique

La fenecirctre Paramegravetres de messagerie Internet srsquoouvre(figure 44)

Figure 44 Boicircte de dialogue Paramegravetres de messagerie Internet

La fenecirctre contient deacutejagrave certaines informations preacute-remplies celles que vous avez saisies agrave lrsquoeacutetape preacuteceacutedente

Pour envoyer et recevoir des messages le compte de message-rie eacutelectronique doit disposer drsquoinformations sur les adresses desserveurs Office Outlook prend en charge trois types de serveurpour le courrier entrant bull POP3 (Post Office Protocol version 3) ndash Crsquoest la plus classique des

meacutethodes drsquoaccegraves agrave la messagerie eacutelectroniquebull IMAP (Internet Message Access Protocol) ndash IMAP est un protocole

de messagerie plus reacutecent que POP3 Il dispose des fonction-naliteacutes fondamentales drsquoenvoi et de reacuteception de courrielsmais permet eacutegalement aux utilisateurs drsquoeffectuer drsquoautresopeacuterations comme lrsquoaccegraves direct aux messages sur le serveurpour les y organiser sans les teacuteleacutecharger


bull HTTP (HyperText Transport Protocol) ndash Crsquoest le protocoleemployeacute par les messageries fondeacutees sur le WebAvec POP3 et IMAP vous saisissez lrsquoadresse Internet du serveur de

messagerie entrante puis lrsquoadresse du serveur de messagerie sortantLes courriels sortants sont envoyeacutes agrave lrsquoaide de SMTP (Simple MailTransfer Protocol) le standard drsquoenvoi de messages agrave travers le mondeentier Crsquoest eacutegalement le principal mode de communication entreserveurs de messagerie Dans certains cas lrsquoadresse peut ecirctre identi-que pour le serveur POP3 et le serveur SMTP

Pour une messagerie fondeacutee sur le Web vous choisissez HTTPVous devez alors uniquement saisir lrsquoadresse de votre fournisseurde service de messagerie

Vous devez ensuite fournir vos identifiants de connexion auserveur de messagerie Le nom drsquoutilisateur est souvent (mais pastoujours) votre adresse eacutelectronique le mot de passe est celui quivous a eacuteteacute fourni La boicircte de dialogue compleacuteteacutee devrait ressem-bler agrave la figure 45

Figure 45 Boicircte de dialogue Paramegravetres de messagerie Internet compleacuteteacutee

Une bonne ideacutee est alors de veacuterifier votre configuration encliquant sur le bouton Tester les paramegravetres du compte


Si un problegraveme survient un message drsquoerreur srsquoaffiche(figure 46) Ici Office Outlook a eacuteteacute incapable de contacter leserveur POP3 La raison la plus probable est une adresse deserveur POP3 incorrecte

Figure 46 Message drsquoerreur de messagerie

Si tout va bien cliquez sur Suivant puis sur Terminer Vousrevenez agrave la fenecirctre Comptes de messagerie Vous pouvez agrave toutmoment modifier un compte de messagerie en le seacutelectionnantdans cette fenecirctre et en choisissant Modifier Outre les reacuteglagesque nous avons deacutejagrave abordeacutes en cliquant sur Paramegravetres compleacute-mentaires vous acceacutedez agrave plusieurs options dont les plus inteacuteres-santes sont celles de lrsquoonglet Options avanceacutees (figure 47)

Figure 47 Onglet Avanceacute des paramegravetres de messagerie Internet


Remarque

Si cela est possible (par exemple si vous posseacutedez votre propre nom dedomaine) configurez plusieurs comptes de messagerie afin de bien seacuteparervotre messagerie personnelle de votre messagerie professionnelle Mieuxvaut par ailleurs creacuteer un compte pour chaque utilisateur de lrsquoordinateur

Vous pouvez depuis la boicircte de dialogue Comptes de message-rie supprimer un compte de messagerie eacutelectronique Uncompte supprimeacute nrsquointervient plus dans les opeacuterations drsquoenvoi etde reacuteception Tous les courriels teacuteleacutechargeacutes pour ce comptesubsistent toutefois sur lrsquoordinateur local jusqursquoagrave ce que vous lessupprimiez manuellement

Gestion des messages

Il est capital de mettre en place un systegraveme de gestion des messa-ges aussi organiseacute et automatiseacute que possible La premiegravere eacutetapeconsiste geacuteneacuteralement agrave creacuteer des dossiers et sous-dossierspersonnaliseacutes en sus des dossiers de messagerie preacutesents pardeacutefaut afin drsquoorganiser et cateacutegoriser vos courriels Le glisser-deacuteposer est la meacutethode la plus simple pour deacuteplacer les courrielsdans de tels dossiers mais il existe drsquoautres meacutethodes commevous le verrez plus loin

Figure 48 Creacuteation drsquoun nouveau dossier


Remarque

Pour creacuteer un dossier personnaliseacute effectuez un clic droit dans le volet degauche sur la Boicircte de reacuteception du compte concerneacute puis choisissezNouveau dossier Pour creacuteer un sous-dossier effectuez un clic droit sur ledossier parent concerneacute et cliquez sur Nouveau dossier Vous pourreztoujours modifier la hieacuterarchie des dossiers personnaliseacutes par glisser-deacuteposer

Courrier indeacutesirableLa plaie actuelle de la messagerie eacutelectronique est le flot de cour-riels indeacutesirables ou pourriels Certains messages peuvent provo-quer de graves problegravemes de seacutecuriteacute Office Outlook proposeun tregraves puissant dispositif de filtrage automatique des messagesindeacutesirables Vous pouvez acceacuteder agrave ses paramegravetres en cliquantsur Actions et en seacutelectionnant Courrier indeacutesirable puis Optionsdu courrier indeacutesirable (figure 49)

Figure 49 Configuration des paramegravetres drsquoOptions du courrier indeacutesirable


Le principal problegraveme du filtrage automatique des indeacutesira-bles est la possibiliteacute drsquoeacuteliminer par erreur des courriels leacutegiti-mes Eacuteviter ces laquo faux positifs raquo doit ecirctre mis en balance avec lacapaciteacute drsquoeacuteliminer un maximum de courriels indeacutesirables Lesoptions disponibles et leur description sont les suivantes bull Aucun filtrage automatique ndash Les messages en provenance des

expeacutediteurs bloqueacutes sont quand mecircme envoyeacutes vers le dossierCourrier indeacutesirable

bull Faible ndash Deacuteplace les pourriels les plus eacutevidents vers le dossierCourrier indeacutesirable Crsquoest le reacuteglage par deacutefaut le moinssusceptible de consideacuterer par erreur des courriels leacutegitimescomme pourriels

bull Eacuteleveacute ndash La plupart des pourriels sont intercepteacutes mais certainscourriels leacutegitimes peuvent lrsquoecirctre eacutegalement agrave tort Veacuterifiezsouvent votre dossier Courrier indeacutesirable

bull Listes approuveacutees uniquement ndash Seuls les courriels originairesdes personnes et domaines de la liste des expeacutediteurs approu-veacutes sont placeacutes dans la Boicircte de reacuteceptionPar deacutefaut Office Outlook stocke les courriels soupccedilonneacutes

drsquoecirctre indeacutesirables dans le dossier Courrier indeacutesirable ougrave vouspouvez les examiner manuellement Une option permet desupprimer de faccedilon permanente ces messages si lrsquoutilisateur estcertain de son parameacutetrage

Cette boicircte de dialogue propose eacutegalement deux fonctionsvisant agrave lutter contre le hameccedilonnage Deacutesactiver les liens et lesautres fonctionnaliteacutes dans les messages frauduleux de typephishing (ce qui vous empecircche de cliquer par inadvertance sur unlien dangereux) et Avertir en cas de nom de domaine suspect dansles adresses de messagerie Ces deux options sont activeacutees pardeacutefaut et il est fortement recommandeacute de ne pas les deacutesactiver

Outre les options de filtrage automatique vous pouvez choisirde creacuteer des listes Expeacutediteurs approuveacutes et Expeacutediteurs bloqueacutes(figure 410) Il peut ecirctre deacutelicat de maintenir manuellement ceslistes Lrsquoonglet Expeacutediteurs approuveacutes propose toutefois deuxoptions preacutecieuses La premiegravere activeacutee par deacutefaut consiste agravefaire automatiquement confiance agrave toute adresse qui figure dansla liste des Contacts La seconde option consiste agrave inclure auto-


matiquement les destinataires agrave qui lrsquoutilisateur a envoyeacute unmessage

Figure 410 Placement drsquoune adresse dans la liste Expeacutediteurs approuveacutes

De nombreux pourriels proviennent de pays autres que celuide lrsquoutilisateur et sont parfois eacutecrits dans drsquoautres langues Ilsrsquoagit drsquoindications eacutevidentes drsquoun courriel indeacutesirable LrsquoongletInternational (figure 411) permet de filtrer automatiquement

Hameccedilonnage

Le hameccedilonnage ou phishing est une meacutethode par laquelle ce quiressemble agrave un courriel leacutegitime tente de vous inciter agrave acceacuteder agrave unsite web et agrave fournir des informations sensibles Par exemple un cour-riel peut paraicirctre eacutemaner drsquoune banque ou drsquoun organisme de cartede creacutedit et vous demander drsquoacceacuteder au site pour y ouvrir une session


les messages qui proviennent de certains domaines Internet deniveau supeacuterieur

Figure 411 Onglet International des options Courrier indeacutesirable

La figure 412 montre certaines des options La plupart desnoms de domaine de niveau supeacuterieur sont fondeacutes sur le paysdrsquoorigine si vous nrsquoavez pas de contacts avec des personnes exteacute-rieures agrave votre pays servez-vous de ces options pour reacuteduire lenombre de pourriels reccedilus

Figure 412 Configuration de la liste des domaines de niveau supeacuterieur bloqueacutes


Une autre option de lrsquoonglet International sert agrave bloquer lesmessages drsquoapregraves leur encodage reacutegional (qui servent agrave speacutecifierla langue dans laquelle est reacutedigeacute le message)

Limiter les courriers indeacutesirables

Il existe plusieurs meacutethodes pour limiter le nombre de courriers indeacute-sirables reccedilus bull Servez-vous du filtre de courrier indeacutesirable Le filtre de courrierindeacutesirable de Microsoft Office Outlook 2007 preacuteceacutedemment examineacuteanalyse automatiquement les messages entrants et envoie ceux consideacute-reacutes comme indeacutesirables vers le dossier Courrier indeacutesirablebull Bloquez les images employeacutees par les expeacutediteurs de cour-riers indeacutesirables comme pixels espions dans leurs messagesHTML Office Outlook 2007 bloque par deacutefaut le teacuteleacutechargementautomatique des images et autres contenus externes dans les messa-ges lorsque le contenu est lieacute agrave un serveur Lorsque cette fonctionna-liteacute nrsquoest pas activeacutee et que vous ouvrez un message associeacute agrave uncontenu externe celui-ci se teacuteleacutecharge automatiquement et le serveurveacuterifie agrave votre insu si votre adresse eacutelectronique est valide Cettederniegravere peut ensuite ecirctre vendue agrave un expeacutediteur de courriers indeacutesi-rables Vous pouvez deacutebloquer le contenu externe (comme desimages) si vous estimez que le message provient drsquoune source fiablebull Deacutesactivez les confirmations de lecture les accuseacutes de livraisonet le traitement automatique des demandes de reacuteunion Les expeacute-diteurs de courriers indeacutesirables ont parfois recours agrave lrsquoenvoi de demandesde reacuteunion et de messages associeacutes agrave des confirmations de lecture ou desaccuseacutes de reacuteception En reacutepondant agrave celles-ci vous pourriez les aider agraveveacuterifier votre adresse eacutelectronique vous pouvez deacutesactiver cette fonctionPour deacutesactiver les confirmations de lecture dans le menu Outilscliquez sur Options Cliquez sur Options de la messagerie puis cliquezsur Options de suivi Dans la section Utilisez cette option pour deacutecidercomment reacutepondre aux demandes de confirmation de lecture cliquezsur Ne jamais envoyer de reacuteponse Remarquez que cette option nesrsquoapplique qursquoaux comptes de messagerie Internet et donc aux messa-geries fondeacutees sur le WebPour deacutesactiver lrsquoacceptation automatique des demandes de reacuteuniondans Outlook dans le menu Outils cliquez sur Options puis surOptions du calendrier Sous Options avanceacutees cliquez sur Planificationdes ressources puis supprimez le coche de la case Accepter automati-quement les demandes de reacuteunion et traiter les annulations


bull Eacutevitez de publier votre adresse eacutelectronique Meacutefiez-vous de lapublication de votre adresse de messagerie sur les sites web publicstels que des groupes de discussion salles de conversation forums eacutelec-troniques etc Lorsque vous visitez des sites publics il est preacutefeacuterablede ne pas utiliser votre adresse eacutelectronique professionnelle Suppri-mez-la de votre site web personnelbull Consultez les deacuteclarations de confidentialiteacute des sites webLorsque vous vous inscrivez sur un site pour des opeacuterations debanque en ligne ou drsquoachats et pour recevoir des bulletins drsquoinfor-mation consultez attentivement la deacuteclaration de confidentialiteacuteavant drsquoindiquer votre adresse de messagerie ou drsquoautres informa-tions personnelles Recherchez un lien ou une section (geacuteneacuteralementen bas de la page drsquoaccueil du site web) intituleacute laquo Deacuteclaration deconfidentialiteacute raquo laquo Termes et conditions raquo ou laquo Conditionsdrsquoutilisation raquo Si le site web nrsquoexplique pas comment vos informa-tions personnelles seront utiliseacutees reacutefleacutechissez agrave deux fois avantdrsquoutiliser ce servicebull Prenez garde aux cases agrave cocher deacutejagrave activeacutees Lorsque vouseffectuez des achats en ligne les entreprises ajoutent parfois une caseagrave cocher qui est deacutejagrave activeacutee pour indiquer que vous acceptez quevotre adresse de messagerie soit vendue ou communiqueacutee agrave drsquoautresentreprises Deacutesactivez cette case agrave cocher pour ne pas autoriser lepartage de votre adresse de messageriebull Ne reacutepondez jamais au courrier indeacutesirable Mecircme pour annu-ler un abonnement agrave moins de connaicirctre lrsquoexpeacutediteur et de lui faireconfiance par exemple lorsque le message provient drsquoun servicedrsquoune boutique en ligne ou drsquoun bulletin drsquoinformation auquel vousvenez de vous inscrire En reacutepondant agrave du courrier indeacutesirable vousconfirmez la validiteacute de votre adresse eacutelectroniqueSi une entreprise utilise des messages eacutelectroniques pour vous deman-der des informations personnelles ne reacutepondez pas La plupart desentreprises leacutegitimes ne demandent pas drsquoinformations personnellespar courrier eacutelectronique Meacutefiez-vous si elles le font Il peut srsquoagirdrsquoun message usurpeacute destineacute agrave se faire passer pour un message leacutegi-time Cette tactique est surnommeacutee laquo hameccedilonnage raquo (phishing) Si lecourrier indeacutesirable provient drsquoune socieacuteteacute avec laquelle vous traitez(par exemple votre socieacuteteacute de creacutedit) appelez-la mais nrsquoutilisez pasun numeacutero de teacuteleacutephone fourni dans le message eacutelectronique Utilisezplutocirct un numeacutero que vous aurez trouveacute vous-mecircme via lrsquoannuaireun releveacute bancaire ou une facture Srsquoil srsquoagit drsquoune demande leacutegitimele repreacutesentant du service agrave la clientegravele de la socieacuteteacute devrait ecirctre enmesure de vous aider


Regravegles de messagesLa gestion drsquoun vaste volume de courriels peut ecirctre exigeante entemps et laisser place aux erreurs Par exemple si vous recevezquotidiennement de nombreux courriels vous risquez drsquoomettreun message important ou de passer trop de temps agrave geacuterer descommunications agrave basse prioriteacute Un remegravede consiste agrave configu-rer des regravegles automatiques pour qursquoOffice Outlook gegravere lescourriels et agrave combiner cela avec des dossiers et sous-dossierspersonnaliseacutes Office Outlook dispose drsquoun dispositif Regravegles demessagerie dans le menu Outils cliquez sur Regravegles et alertes

De nombreuses options permettent drsquoidentifier automati-quement un courriel selon lrsquoexpeacutediteur lrsquoobjet le contenu etlrsquoadresse Agrave Office Outlook peut alors deacuteplacer ou copier cescourriels vers un dossier speacutecifique Il peut eacutegalement lessupprimer ou les transfeacuterer Vous pouvez creacuteer de nombreusesregravegles et speacutecifier leur ordre drsquoapplication par OfficeOutlook Globalement les regravegles de messages peuvent forte-ment reacuteduire le problegraveme classique de laquo surchargedrsquoinformations raquo La figure 413 montre un exemple drsquounenouvelle regravegle de messagerie

Figure 413 Nouvelle regravegle de messagerie


Personnalisation de la preacutesentation de la fenecirctreOffice Outlook sera probablement une des applications que vousemploierez le plus Outre tous les dispositifs que vous avez deacutejagravedeacutecouverts vous pouvez modifier de nombreux deacutetails diffeacuterentsde la configuration de lrsquointerface utilisateur comme par exemplele volet drsquoaperccedilu des messages

RemarqueSi des informations semblent avoir disparu commencez par veacuterifier lesoptions de preacutesentation et autres options drsquoaffichage pour veacuterifierqursquoelles nrsquoont pas eacuteteacute incorrectement modifieacutees par inadvertance

Il est possible de masquer de reacuteduire drsquoafficher ou de reacutearran-ger les volets selon les preacutefeacuterences (figure 414)

Figure 414 Les volets de navigation et de barre des tacircches ont eacuteteacute reacuteduits

Vous pouvez en outre personnaliser plus avant chaqueeacuteleacutement seacutelectionnez un eacuteleacutement dans le volet de navigation degauche puis choisissez dans le menu Affichage gt Affichage actuelgt Personnaliser lrsquoaffichage actuel

La figure 416 montre un exemple des options disponiblespour lrsquoeacuteleacutement Courrier


Figure 415 Configuration des paramegravetres de la fenecirctre drsquoOffice Outlook

Parmi ces options il en existe une particuliegraverementimportante le filtre drsquoaffichage

Filtre drsquoaffichageLorsqursquoun dossier de messagerie comporte de nombreux messa-ges il nrsquoest pas toujours facile de discerner rapidement ce qui estimportant de ce qui ne lrsquoest pas La meacutethode la plus freacutequem-ment employeacutee est le tri si vous cliquez sur un nom puis surlrsquoen-tecircte de colonne De tous les messages de la boicircte de reacutecep-tion apparaissent par ordre alphabeacutetique avec en tecircte les messa-ges eacutemanant du nom seacutelectionneacute

Un filtre drsquoaffichage est une meacutethode tregraves diffeacuterente vousaffichez uniquement les eacuteleacutements ou fichiers stockeacutes dans desdossiers Microsoft Office Outlook qui reacutepondent agrave des critegraveresspeacutecifieacutes

Pour employer un filtre drsquoaffichage cliquez sur le dossierauquel vous souhaitez appliquer un filtre Dans le menu Affi-chage pointez sur Affichage actuel cliquez sur Personnaliserlrsquoaffichage actuel puis cliquez sur Filtre Cela affiche la boicircte dedialogue Filtrer (figure 416)


Figure 416 Boicircte de dialogue Filtrer

Pour filtrer selon des critegraveres de filtrage courants sous lrsquoongletMessages seacutelectionnez les options de filtre souhaiteacutees

Pour filtrer selon drsquoautres critegraveres comme la cateacutegorie ou leniveau drsquoimportance cliquez sur lrsquoonglet Autres choix puisseacutelectionnez les options de filtre souhaiteacutees

Figure 417 Onglet Autres choix de la boicircte de dialogue Filtrer


Si vous seacutelectionnez plusieurs champs drsquooptions de filtre dansla boicircte de dialogue Filtrer seuls les eacuteleacutements reacutepondant agrave tousles critegraveres apparaicirctront En revanche en entrant plusieurs critegrave-res pour un champ de filtre tous les eacuteleacutements reacutepondant agrave aumoins un critegravere de ce champ seront afficheacutes

Par exemple si vous tapez plusieurs noms dans le champ defiltre De le programme affiche les messages provenant dechacune de ces personnes

Lrsquoonglet Options avanceacutees (figure 418) permet de deacutefinir descritegraveres encore plus personnaliseacutes

Figure 418 Onglet Options avanceacutees de la boicircte de dialogue Filtrer

Lorsqursquoun filtre drsquoaffichage est appliqueacute agrave un dossier seacutelec-tionneacute la barre drsquoeacutetat affiche la mention Filtre appliqueacute dans lecoin infeacuterieur gauche de lrsquoeacutecran

La mention Filtres multiples appliqueacutes srsquoaffiche lorsqursquoagrave la foisun filtre drsquoaffichage et un filtre de synchronisation ont eacuteteacute appli-queacutes

Pour supprimer un filtre drsquoaffichage dans le menu Affichagepointez sur Affichage actuel puis cliquez sur Personnaliser lrsquoaffi-chage actuel Cliquez sur Filtre puis cliquez sur Effacer tout


Contacts Outlook

Le dossier laquo Contacts raquo de Microsoft Outlook constitue votrecarnet drsquoadresses de messagerie et votre lieu de stockage drsquoinfor-mations concernant les personnes et les socieacuteteacutes avec lesquellesvous souhaitez communiquer

Vous pouvez y enregistrer notamment les adresses eacutelectroni-ques postales les diffeacuterents numeacuteros de teacuteleacutephone et tout autretype drsquoinformations

Si votre dossier Contacts semble ecirctre de trop grande taille ilpeut ecirctre judicieux de creacuteer des sous-dossiers Il suffit pour cela deseacutelectionner laquo Contacts raquo dans la liste des dossiers Outlook puis decliquer successivement sur Fichier Nouveau et enfin Dossier Uneboicircte de dialogue permet alors de nommer votre nouveau dossierde contacts qui pourra par exemple servir de support agrave un publi-postage comme eacutetudieacute dans la section suivante

Figure 419 Creacuteation drsquoun nouveau dossier de contacts avec Outlook

Publipostage eacutelectronique

Ces preacutecieuses informations peuvent servir de source agrave unlaquo publipostage eacutelectronique raquo eacutevitant ainsi drsquoavoir agrave creacuteer unebase de donneacutees suppleacutementaire Pour ce faire il est recom-mandeacute de creacuteer un nouveau dossier Contacts deacutedieacute que vouspeuplez agrave lrsquoaide des fiches pertinentes


Remarque

Cette opeacuteration neacutecessite le recours agrave Word Ainsi les noms et les adres-ses provenant des Contacts Outlook seront inteacutegreacutes directement dans ledocument principal contenant le texte commun agrave chaque version dudocument geacuteneacutereacute puis chaque courriel envoyeacute ensuite directement agrave sondestinataire final

Une fois votre liste de contacts compleacuteteacutee choisissez Fusion etpublipostage dans le menu Outils

Figure 420 Choix de Fusion et publipostage

La fenecirctre qui srsquoouvre alors permet de deacuteterminer preacuteciseacute-ment tous les critegraveres de la fusion (figure 421) Par deacutefaut sontseacutelectionneacutes tous les contacts de notre liste et les champs afficheacutesagrave lrsquoeacutecran (preacutenom nom socieacuteteacute adresse)

Le choix par deacutefaut est de creacuteer un nouveau document (unelettre type) qui sera expeacutedieacute via la messagerie eacutelectroniquePensez agrave preacuteciser lrsquoobjet du message qui sera automatiquementinseacutereacute au moment de lrsquoexpeacutedition de chaque courriel Cliquezsur OK pour passer agrave lrsquoeacutetape suivante


Figure 421 Choix des critegraveres de la fusion

Microsoft Word 2007 srsquoouvre automatiquement pour permet-tre de creacuteer la lettre type qui sera envoyeacutee

Figure 422 Document pour le publipostage

La liste des destinataires est deacutejagrave deacutefinie mais vous pourriez enseacutelectionner une autre ou la modifier depuis le volet Deacutemarrer lafusion et le publipostage

Dans le volet Champs drsquoeacutecriture et drsquoinsertion vous seacutelection-nez les champs agrave inseacuterer Vous pouvez inseacuterer en une fois un blocdrsquoadresses et inseacuterer une formule de salutation automatique

Vous devez bien sucircr compleacuteter le courrier agrave lrsquoaide du menuAccueil Cela fait revenez agrave Publipostage


Vous pouvez veacuterifier le bon fonctionnement de la fusion encliquant sur Aperccedilu des reacutesultats Les champs sont alors remplaceacutesagrave lrsquoeacutecran par les donneacutees correspondantes Vous pouvez veacuterifierlrsquoensemble de votre liste gracircce aux flegraveches de la barre drsquooutils

Figure 423 Exemple de message du publipostage

Vous pouvez enfin proceacuteder agrave lrsquoexpeacutedition de votre courrieren cliquant sur lrsquoicocircne Terminer et fusionner et en choisissantlrsquooption Envoyer des messages eacutelectroniques Une fenecirctresrsquoouvre pour affiner si neacutecessaire les options drsquoenvoi (choix duchamp Adresse eacutelectronique modification de lrsquoobjet des messa-ges format des messages expeacutedition vers lrsquoensemble des destina-taires ou vers certains seulement)

Figure 424 Fenecirctre Fusionner avec un message eacutelectronique


Vos correspondants recevront ainsi un message personnaliseacute(preacutesentant lrsquoexpeacutediteur et le destinataire) exactement commesi vous les aviez reacutedigeacutes puis expeacutedieacutes un agrave un directement dansOutlook

Sachez toutefois que les utilisateurs sont de plus en plus reacuteti-cents agrave la reacuteception de tels courriers qursquoils assimilent souvent agravedu courrier indeacutesirable si les messages sont trop freacutequents et passuffisamment cibleacutes nrsquoemployez cette possibiliteacute qursquoavecprudence et apregraves mucircre reacuteflexion

Gestionnaire de contacts professionnels Outlook 2007Le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook 2007est un programme compleacutementaire situeacute sur le second DVDdrsquoinstallation de la suite Office 2007 (eacuteditions ProfessionnelSmall Business et Ultimate uniquement)

Vous pouvez toutefois lrsquoacheter seacutepareacutement si vous ne disposezpas de lrsquoeacutedition adeacutequate

Lors de son installation il installe eacutegalement par deacutefaut Micro-soft SQL Server 2005 Express

Figure 425 Gestionnaire de Contacts professionnels installeacute dans Outlook 2007


Le Gestionnaire de contacts professionnels pour MicrosoftOffice Outlook 2007 offre de puissantes fonctionnaliteacutes de gestiondes clients et des contacts destineacutees agrave vous aider agrave gagner du tempsagrave optimiser vos activiteacutes de vente et de marketing et agrave mieux servirvos clients Crsquoest un outil de gestion drsquoune rare puissance bull Il permet drsquoorganiser et de geacuterer toutes les informations

concernant vos contacts vos prospects et vos clients agrave un seulemplacement

Figure 426 Contacts professionnels

bull Vous pouvez effectuer un suivi des prospects et des opportuni-teacutes de vente tout au long du cycle de vente

bull Ce produit permet de creacuteer personnaliser et drsquoassurer le suivide campagnes marketing directes en interne et en toutesimpliciteacute ainsi que de centraliser les informations relatives agravevos projets afin de rester organiseacute et surveiller vos tacircches agravelrsquoaide de rappels automatiseacutes


Figure 427 Suivi des opportuniteacutes de vente

Figure 428 Suivi de projets

Chapitre 5Travail en collaboration

u sein drsquoune entreprise quelle que soit sa taille commu-nication et collaboration sont deux eacuteleacutements essentielsLes outils qui permettent cela sont deacutesormais aiseacutement

disponibles et accessibles que vous ne disposiez que du systegravemedrsquoexploitation fondamental (en lrsquooccurrence Windows Vista ouWindows 7) ou ayez accegraves agrave des outils plus eacutevolueacutes comme ceuxde la suite Office 2007

Calendrier

Si pratiquement chacun se sert drsquoun calendrier ou drsquoun agendaceux proposeacutes sur un ordinateur sont souvent deacutelaisseacutes par lesutilisateurs individuels Ils prennent toutefois tout leur sens ausein drsquoune TPE afin de pouvoir suivre lrsquoactiviteacute du personnelLes rendez-vous et eacuteveacutenements ne sont qursquoun aspect de ce qursquoilest possible drsquoaccomplir agrave lrsquoaide de cet outil

Emploi du Calendrier WindowsWindows 7 propose le Calendrier Windows doteacute drsquoune interfaceutilisateur simple et intuitive pour enregistrer les informations

A


sur les reacuteunions tacircches et autres eacuteveacutenements agrave venir Le Calen-drier Windows dispose eacutegalement drsquoune fonctionnaliteacute qui rendfacile le partage drsquoeacuteveacutenements avec drsquoautres un inteacuterecirct majeurpour les TPE La figure 51 montre un exemple drsquoune vue quoti-dienne de lrsquoapplication Cette section explique commenttravailler avec le Calendrier Windows

Figure 51 Emploi du Calendrier Windows pour geacuterer un emploi du temps quotidien

Gestion des calendriers et des groupes

Dans sa configuration la plus simple vous employez un uniquefichier de Calendrier Windows pour tous vos eacuteveacutenements Crsquoestutile si vous ne voulez garder une trace que drsquoun seul typedrsquoeacuteveacutenement Vous preacutefeacutererez toutefois freacutequemment seacuteparerdiffeacuterents types drsquoeacuteveacutenements pour mieux les organiser Parexemple souhaiter distinguer les eacuteveacutenements personnels etsociaux des rendez-vous et reacuteunions professionnelles et drsquoautreseacuteveacutenements comme des eacutecheacuteances administratives en les reacutepar-tissant dans trois calendriers distincts

Il est tregraves simple de creacuteer un nouveau calendrier cliquezsimplement sur lrsquoeacuteleacutement Nouveau calendrier du menu Fichier

Travail en collaboration 97

Un nouveau calendrier apparaicirct dans la section Calendriers LeCalendrier Windows attribue une couleur diffeacuterente agrave chaquecalendrier pour faciliter la distinction visuelle des eacuteveacutenements

Un autre dispositif utile pour la gestion des calendriers est lapossibiliteacute de creacuteer des groupes Cela permet de geacuterer simultaneacute-ment des types de calendriers similaires dans un but administra-tif Vous en verrez des exemples dans les paragraphes suivantsPour creacuteer un nouveau groupe de calendriers cliquez surNouveau groupe dans le menu Fichier Apregraves avoir creacuteeacute unnouveau groupe vous pouvez ajouter ou supprimer des calen-driers par glisser-deacuteposer

Creacuteation de tacircches et de rendez-vous

Un rendez-vous est un eacuteveacutenement qui se produit agrave une date etheure speacutecifique Pour creacuteer un nouveau rendez-vous placez lecurseur sur la date ou lrsquoheure de lrsquoeacuteveacutenement dans la vue ducalendrier Cliquez ensuite sur le bouton Nouveau rendez-vousde la barre drsquooutils ou choisissez Nouveau rendez-vous dans lemenu Fichier Vous pouvez saisir le texte du rendez-vous soitdirectement dans le calendrier (si la vue actuelle est assezgrande) ou dans le volet de deacutetails Cette section permet de speacuteci-fier des informations compleacutementaires dont bull Une description du rendez-vousbull Lrsquoemplacementbull Le calendrier sur lequel lrsquoinformation doit apparaicirctrebull Une URL qui reacutefeacuterence un site web ou toute autre ressource

en lignebull Des deacutetails sur lrsquoheure de deacutebut et lrsquoheure de fin du rendez-

vous Vous pouvez facultativement deacutefinir un rendez-vouscomme occupant une journeacutee entiegravere ou comme eacutetant uneacuteveacutenement reacutecurent

bull Le deacutelai avant lrsquoeacuteveacutenement drsquoaffichage drsquoun rappelbull La liste des participants que vous voulez inviter au rendez-vous

Vous pouvez entrer des adresses manuellement ou cliquer surParticipants pour les choisir dans la liste stockeacutee dans ContactsWindows


Le Calendrier Windows permet eacutegalement de creacuteer et de suivredes tacircches La diffeacuterence fondamentale entre une tacircche et unrendez-vous est qursquoune tacircche possegravede geacuteneacuteralement une date dedeacutepart et une date drsquoeacutecheacuteance (plutocirct que des heures de deacutebut etde fin speacutecifiques) et nrsquoest pas obligatoirement placeacutee agrave unmoment preacutecis de la journeacutee Les tacircches sont eacutegalement deacutepour-vues de participants Pour creacuteer une nouvelle tacircche cliquez surNouvelle tacircche dans la barre drsquooutils ou seacutelectionnez Nouvelletacircche dans le menu Fichier La liste des tacircches apparaicirct dans lasection infeacuterieure gauche de lrsquointerface utilisateur Vous pouvezplacer une coche agrave cocircteacute drsquoune tacircche pour indiquer que celle-ci estaccomplie La figure 52 montre un exemple du CalendrierWindows qui comporte plusieurs rendez-vous et tacircches

Figure 52 Examen de plusieurs rendez-vous et tacircches dans le Calendrier Windows

Affichage des informations de calendrierVous pouvez examiner les eacuteveacutenements du calendrier agrave lrsquoaide deplusieurs options drsquoaffichage La premiegravere option consiste agrave choi-sir lrsquointervalle temporel afficheacute dans la partie calendrier delrsquointerface utilisateur Les options sont les suivantes JourSemaine ouvreacutee Semaine et Mois


Pour modifier lrsquoaffichage cliquez sur la flegraveche de la zone deliste deacuteroulante situeacutee agrave cocircteacute du bouton Affichage de la barredrsquooutils ou seacutelectionnez lrsquoeacuteleacutement approprieacute dans le menu Affi-chage Remarquez qursquoil existe des raccourcis clavier qui facilitentle basculement entre vues Si vous choisissez drsquoafficher des infor-mations pour de nombreux jours chaque eacuteveacutenement montre untexte reacutesumeacute Vous pouvez toujours cliquer sur Aujourdrsquohui pourrevenir agrave la date actuelle

Outre le controcircle de la plage temporelle afficheacutee vous pouvezgeacuterer les eacuteveacutenements et les tacircches afficheacutees sur le calendrier enseacutelectionnant la case agrave cocher du calendrier ou du groupe decalendriers associeacute Cela permet de voir les informations deplusieurs calendriers sur une unique vue ou de nrsquoafficher qursquountype drsquoinformation Par exemple au travail vous pourriez ecirctresurtout inteacuteresseacute par les reacuteunions Agrave drsquoautres moments vouspourriez vouloir voir tous les types drsquoeacuteveacutenements agrave venir

Envoi drsquoinformations de calendrier

Les calendriers possegravedent une utiliteacute certaine lorsqursquoils sontemployeacutes de faccedilon individuelle mais peuvent ecirctre encore pluspreacutecieux en eacutetant partageacutes avec drsquoautres Vous pouvez partagerdes informations de calendrier de plusieurs faccedilons La meacutethodela plus simple consiste agrave envoyer des rendez-vous par courriel Leformat iCalendar permet drsquoenvoyer des donneacutees relatives auxrendez-vous selon un format standard Ces fichiers possegravedentgeacuteneacuteralement une extension ics et peuvent facilement ecirctre atta-cheacutes agrave un courriel (figure 53)

Remarquez que le message est envoyeacute agrave lrsquoaide drsquoOffice OutlookVous pouvez employer un autre programme de messagerie leCalendrier Windows se sert du programme de messagerie pardeacutefaut Le courriel possegravede une piegravece jointe le fichier ics pour ungroupe de rendez-vous Pour envoyer un nouveau rendez-vous ouun groupe de rendez-vous seacutelectionnez lrsquoeacuteleacutement speacutecifique puiscliquez sur Envoyer par courrier eacutelectronique dans le menu Parta-ger Un nouveau courriel est geacuteneacutereacute Le destinataire peut ouvrir lapiegravece jointe pour ajouter lrsquoeacuteveacutenement agrave son calendrier Le formatiCalendar eacutetant un standard des programmes autres que le Calen-drier Windows peuvent lrsquoemployer


Figure 53 Envoi drsquoinformations de rendez-vous par courriel

Publication drsquoun calendrier

Lrsquoemploi de rendez-vous individuels par courriel peut ecirctre utilemais devient rapidement deacutelicat agrave geacuterer lorsque de nombreux utili-sateurs diffeacuterents doivent rester agrave jour avec leurs amis leur familleet leurs collegravegues Une faccedilon plus simple de proceacuteder est alors derecourir au dispositif de publication du Calendrier WindowsPublier des informations de calendrier repose eacutegalement sur leformat iCalendar Les donneacutees peuvent toutefois ecirctre stockeacuteesdans un emplacement central accessible agrave de nombreuses person-nes Les options comprennent les dossiers locaux et les dossiersreacuteseau partageacutes Vous pouvez eacutegalement publier des donneacutees decalendrier vers un serveur web compatible sur lrsquoInternet

Pour activer la publication seacutelectionnez Publier dans le menuPartager La figure 54 montre les options disponibles Lapremiegravere option est la zone de texte Nom du calendrier Il estgeacuteneacuteralement utile drsquoinclure le nom de lrsquoindividu et les typesdrsquoeacuteveacutenements inclus La zone de texte Emplacement ougrave publierle calendrier speacutecifie ougrave sont publieacutees les donneacutees de calendrierCe peut ecirctre un chemin de dossier local un chemin de dossierreacuteseau ou lrsquoURL drsquoun hocircte web compatible Le lien ouvre un siteweb qui procure des deacutetails compleacutementaires sur les servicesdisponibles Une option bien utile est Publier automatiquement


les modifications apporteacutees agrave ce calendrier Lorsqursquoil est activeacutece paramegravetre garantit la mise agrave jour des informations publieacuteeslorsque vous ajoutez ou modifiez un rendez-vous Enfin vouspouvez deacuteterminer si vous voulez publier les notes les alertes oules tacircches

Le processus de publication permet eacutegalement de geacuteneacuterer uncourriel pour informer les autres de lrsquoemplacement de votrecalendrier partageacute Lorsque drsquoautres utilisateurs se connectent etteacuteleacutechargent le fichier ics ils peuvent ajouter les eacuteveacutenements etautres deacutetails agrave leurs propres calendriers (figure 55)

Figure 54 Publication drsquoinformations relatives agrave un calendrier

Figure 55 Importation de nouvelles informations de calendrier agrave lrsquoaide drsquoun fichier ics


Vous pouvez choisir drsquoarrecircter la publication des informationsde calendrier depuis le menu Partager en choisissant Arrecircter lapublication

Abonnement agrave des calendriers

Se connecter et teacuteleacutecharger manuellement des fichiers iCalendarest une possibiliteacute mais exige temps et efforts de la part des utili-sateurs pour obtenir ces donneacutees Pour faciliter ce processus leCalendrier Windows propose une commande Srsquoabonner dans lemenu Partager La seule option de configuration est de speacutecifierle chemin drsquoaccegraves vers les fichiers de calendrier partageacutes Cesfichiers peuvent ecirctre situeacutes dans un dossier local mais ils le sontde preacutefeacuterence dans un dossier reacuteseau partageacute ou sur un serveurInternet compatible

Le Calendrier Windows propose de nombreuses fonctionnali-teacutes pour suivre tacircches et rendez-vous dans une interface utilisa-teur simple et facile agrave maicirctriser

Calendrier Office Outlook 2007

Vous pouvez partager votre calendrier (parfois nommeacute agenda)Outlook via Internet

Cela peut ecirctre effectueacute de deux faccedilons sur un site Internetque vous posseacutedez ou via Office Online (httpofficemicro-softcom)

Partage sur un site personnel

Vous pouvez mettre votre calendrier Outlook agrave la disposition devos collaborateurs ougrave qursquoils soient dans le monde et consulter enretour leurs disponibiliteacutes Ces informations sont accessiblesdepuis votre site Internet ou directement dans Outlook

Lrsquoutilisation de cette fonctionnaliteacute neacutecessite Microsoft Inter-net Explorer 5 ou ulteacuterieur (bien qursquoil ne soit pas neacutecessaire delrsquoutiliser comme navigateur principal)

Pour employer le service de disponibiliteacute Internet proceacutedezcomme suit


bull Dans le menu Outils cliquez sur Options puis sur Options ducalendrier Cliquez sur Options de disponibiliteacute et indiquezcombien de mois de disponibiliteacute seront accessibles auxmembres et agrave quelle freacutequence ces informations seront misesagrave jour

Figure 56 Options de disponibiliteacute

bull Cochez la case Publier sur mon emplacement saisissez lrsquoURLdu site ougrave sera publieacute le calendrier puis cliquez sur OK Il estconseilleacute de plutocirct employer Office Online

Partage via Office Online

Dans le volet de navigation de lrsquoaffichage Calendrier cliquez avecle bouton droit sur le calendrier que vous souhaitez publier Dansle menu contextuel pointez sur Publier sur Internet puis cliquezsur Publier sur Office Online

Si vous publiez un calendrier sur Office Online pour lapremiegravere fois vous devez vous inscrire agrave Office Online agrave lrsquoaide devotre compte Windows Live ID Si vous ne posseacutedez pas decompte Windows Live ID gratuit vous pouvez en creacuteer un Pource faire suivez les instructions afficheacutees agrave lrsquoeacutecran

Renseignez ensuite la fenecirctre Publier le calendrier dans OfficeOnline En regard de Peacuteriode seacutelectionnez le nombre de jourspendant lesquels vous souhaitez partager votre calendrier

Cliquez sur la flegraveche situeacutee agrave cocircteacute de Deacutetail et choisissez laquantiteacute de deacutetails que vous souhaitez partager Vous pouvez parexemple partager les deacutetails du calendrier uniquement pendantque vous travaillez dans Microsoft Office Outlook 2007 Pour


cela activez la case agrave cocher Afficher uniquement les heurescomprises dans mes heures de travail

Figure 57 Fenecirctre Publier le calendrier dans Office Online

Lrsquooption Autorisations sert agrave speacutecifier si les informations devotre calendrier peuvent ecirctre afficheacutees uniquement agrave des utilisa-teurs speacutecifiques ou agrave toute personne qui utilise Office OnlineLes options sont les suivantes bull Seuls les utilisateurs inviteacutes peuvent afficher ce calendrier Si

vous cliquez sur cette option seuls les utilisateurs que vousavez explicitement inviteacutes peuvent acceacuteder au calendrier Lemessage eacutelectronique de partage est creacuteeacute dans la suite duprocessus

RemarqueSi vous avez restreint lrsquoaccegraves agrave un calendrier un compte de messageriecompatible avec Windows Live ID est neacutecessaire pour utiliser le servicede partage de calendriers Office Online Ce compte srsquoobtient gratui-tement

bull Toute personne peut afficher et rechercher ce calendrier surOffice Online Cette option autorise toute personne quiconnaicirct le lien vers votre calendrier agrave lrsquoafficher Il nrsquoest pasneacutecessaire de posseacuteder de compte Windows Live ID pour


ouvrir une session ou se connecter agrave un service En outre lesutilisateurs Office Online peuvent trouver ce calendrier eneffectuant une recherche de calendriersSi vous publiez un calendrier disponible agrave tous tapez une

description du calendrier dans la zone Description Ces infor-mations aident les utilisateurs Office Online agrave trouver votrecalendrier

Par deacutefaut ce calendrier sera mis agrave jour peacuteriodiquement Lesmodifications apporteacutees au calendrier sont publieacutees sur OfficeOnline lors de la prochaine action Envoyerrecevoir automati-que ou manuelle Par deacutefaut il existe un intervalle de 30 minutesentre chaque action Envoyerrecevoir pour chaque groupe Cetintervalle peut ecirctre modifieacute si besoin

Pour teacuteleacutecharger le calendrier et ne jamais le mettre agrave jourcliquez sur Paramegravetres avanceacutes puis sur Teacuteleacutechargementunique les mises agrave jour ne sont pas teacuteleacutechargeacutees Cliquez surOK

Si vous aviez retenu de restreindre lrsquoaccegraves un message eacutelectro-nique de partage Outlook srsquoouvre lorsque le calendrier est publieacutesur Office Online

Vous pouvez envoyer ce message eacutelectronique de partage agravechaque utilisateur auquel vous souhaitez accorder lrsquoaccegraves agrave votrecalendrier Ce message de partage comporte automatiquementun lien vers le calendrier et vous pouvez le compleacuteter si vous lesouhaitez

Figure 58 Message drsquoinvite pour le calendrier


Le calendrier que vous partagez demeure dans Outlook maispour afficher votre calendrier dans votre navigateur web surOffice Online proceacutedez comme suit bull Dans votre navigateur web acceacutedez agrave la page http

officemicrosoftcom puis pregraves du haut de la page cliquez surSe connecter Entrez lrsquoadresse de messagerie et le mot de passeWindows Live ID que vous avez utiliseacutes pour partager votrecalendrier

bull Dans le volet de navigation sous Services cliquez sur Servicede partage de calendriers Outlook Sous Gestion de calen-driers sous Nom du calendrier cliquez sur le calendrier agrave affi-cherPour modifier les paramegravetres drsquoun calendrier partageacute sur

Office Online dans Calendrier dans le volet de navigationcliquez avec le bouton droit sur le calendrier partageacute que vousvoulez modifier Dans le menu contextuel pointez sur Publiersur Internet puis cliquez sur Modifier les options de publication

Espace de travail partageacute

Espace de collaboration Windows

Un objectif de conception important depuis Windows Vistaconsiste agrave procurer aux utilisateurs la possibiliteacute de partager faci-lement des informations Tregraves souvent les utilisateurs doiventpartager des fichiers agrave lrsquoaide de supports amovibles (comme unecleacute USB) ou en transmettant des fichiers par courriels Cesmeacutethodes fonctionnent mais il est souvent plus facile pour lesutilisateurs de se connecter directement agrave un espace de travailpartageacute Par exemple au sein drsquoun mecircme lieu plusieurs utilisa-teurs peuvent disposer drsquoune connexion Internet ou reacuteseauaccessible Il suffit alors drsquoune application adeacutequate pour rendredisponibles les fichiers Bien sucircr une exigence importante pourpreacuteserver la seacutecuriteacute des donneacutees est de ne permettre qursquoauxutilisateurs autoriseacutes de srsquoy connecter


Microsoft a conccedilu lrsquoEspace de collaboration Windows pourreacutepondre aux exigences de seacutecuriteacute et drsquoemployabiliteacute dupartage drsquoinformations Cette leccedilon explique comment mettreen œuvre et configurer ce dispositif

Mise en œuvre drsquoun espace de collaborationLa premiegravere eacutetape du travail avec lrsquoEspace de collaborationWindows consiste agrave mettre en œuvre ce dispositif Pour deacutemarrerle processus lancez lrsquoEspace de collaboration Windows depuis lemenu Deacutemarrer en le recherchant ou en cliquant sur lrsquoicocircneadeacutequate dans le menu Tous les programmes La figure 59montre le premier eacutecran du processus de configuration

Figure 59 Lancement du processus de configuration de lrsquoEspace de collaboration Windows

La section de deacutetail de la boicircte de dialogue propose commesuit la liste des services neacutecessaires et des deacutetails deconfiguration bull Une connexion reacuteseau active bull Fondation de collaboration pair-agrave-pair bull Reacuteplication DFS (Distributed File System) bull Projection reacuteseau

Les composants concerneacutes sont normalement automatique-ment activeacutes Apregraves avoir cliqueacute sur le bouton pour lancer le


processus de configuration vous voyez la boicircte de dialogue Voisi-nage immeacutediat (figure 510) Cette configuration est neacutecessairepour identifier les autres utilisateurs de faccedilon unique dans cetenvironnement Le nom drsquoaffichage est ce que voient les utilisa-teurs lors drsquoune reacuteunion Vous pouvez eacutegalement choisir despeacutecifier de quel type de personnes vous pouvez recevoir des invi-tations Les options sont les suivantes bull Tout le monde ndash Ce reacuteglage permet agrave tout utilisateur drsquoenvoyer

une invitation (mecircme si vous devez lrsquoaccepter pour vousconnecter)

bull Contacts approuveacutes ndash Ces personnes appartiennent agrave votreliste Contacts Windows ou possegravedent un certificat de seacutecuriteacutesur lrsquoordinateur local

bull Personne ndash Ce reacuteglage a pour effet de deacutesactiver la possibiliteacutede recevoir des invitations

Figure 510 Configuration des reacuteglages Voisinage immeacutediat

Les reacuteglages Voisinage immeacutediat deacutefinis sont meacutemoriseacutes parlrsquoEspace de collaboration Windows jusqursquoagrave la prochaine utilisa-tion de celui-ci ou drsquoun autre dispositif de collaboration Voicicomment mener une reacuteunion


Deacutemarrer une nouvelle reacuteunionUn membre du groupe qui souhaite creacuteer une reacuteunion doitemployer le lien Deacutemarrer une nouvelle reacuteunion pour creacuteer unespace de collaboration La figure 511 montre les options dispo-nibles

Figure 511 Creacuteation drsquoune nouvelle reacuteunion

Le principal reacuteglage est le nom de la reacuteunion Crsquoest ce quevont voir les autres utilisateurs au lancement de lrsquoEspace de colla-boration Windows Vous devez en outre entrer un mot de passe agraveemployer par les participants Comme nrsquoimporte qui sur lereacuteseau peut potentiellement se connecter il est recommandeacute dechoisir un mot de passe fort crsquoest-agrave-dire relativement long etcomportant des caractegraveres alphabeacutetiques majuscules et minuscu-les numeacuteriques et les signes autoriseacutes (comme m0T_de_pA$$E)Un clic sur le lien Options permet de configurer drsquoautres fonc-tions Vous employez la section Options de visibiliteacute pour speacuteci-fier si la reacuteunion est automatiquement vue par les autresutilisateurs du reacuteseau Dans un environnement familial ou depetite entreprise cela facilite la connexion des participants Siune carte reacuteseau sans fil est preacutesente sur lrsquoordinateur la sectionOptions reacuteseau permet de creacuteer un reacuteseau sans fil ad hoc


Apregraves avoir creacuteeacute la reacuteunion vous voyez un eacutecran analogue agravecelui de la figure 512

Figure 512 Une nouvelle reacuteunion agrave laquelle peuvent se joindre les utilisateurs

Inviter les participantsApregraves avoir creacuteeacute une nouvelle reacuteunion vous pouvez choisirdrsquoinviter les participants agrave rejoindre cet espace en cliquant sur lelien Inviter des participants ou en cliquant sur le bouton Inviterde la barre drsquooutils Vous pouvez envoyer une invitation par cour-riel ou en creacuteant un fichier drsquoinvitation Les deux meacutethodesgeacutenegraverent un fichier drsquoinvitation drsquoEspace de collaborationWindows doteacute drsquoune extension wcinv

Rejoindre une reacuteunionApregraves avoir lanceacute lrsquoEspace de collaboration Windows leprogramme recherche automatiquement les reacuteunions preacutesentessur le reacuteseau Si une reacuteunion est identifieacutee vous pouvez voir lesdeacutetails comme montreacute figure 513 Pour rejoindre cette reacuteunioncliquez simplement dessus et fournissez le mot de passe

Vous pouvez eacutegalement rejoindre une reacuteunion agrave lrsquoaide de lacommande Ouvrir un fichier drsquoinvitation Cela est utile si vous


avez reccedilu un fichier wcinv par courriel ou si un tel fichier estsitueacute sur le reacuteseau Une fois tous les participants preacutesents ilsvoient tous une vue similaire

Figure 513 Examen de la liste des reacuteunions disponibles

Partager des informations dans lrsquoEspace de collaboration WindowsLorsque plusieurs utilisateurs sont preacutesents dans une reacuteunion ilspeuvent partager des informations de bien des faccedilons Lapremiegravere option consiste agrave deacutefinir les informations personnellesdrsquoeacutetat en seacutelectionnant son identiteacute dans la section Participants eten choisissant un eacutetat Les options sont les suivantes DisponibleOccupeacute Je reviens et Absent

Les principales options de partage comprennent le partage dedocuments et celui drsquoun programme ou du Bureau Pour partagerun document cliquez sur le lien Ajouter un document Une noticevous indique comment fonctionnent les documents Le fichier dedocument lui-mecircme est copieacute sur lrsquoordinateur de chacun des partici-pants Seul un participant peut modifier le contenu du fichier agrave lafois car les modifications sont copieacutees vers chacun drsquoentre eux Lefichier original partageacute reste toutefois non modifieacute

La seconde option consiste agrave partager le Bureau ou unprogramme Ce dispositif permet aux autres de voir les informations


situeacutees sur lrsquoordinateur drsquoun des participants Pour lancer le partagecliquez sur le lien Partager un programme ou votre Bureau La boicirctede dialogue qui srsquoaffiche permet de speacutecifier si vous voulez partagerla totaliteacute du Bureau ou une fenecirctre speacutecifique drsquoapplication

Apregraves le deacutebut du partage tous les participants peuvent voir lafenecirctre de lrsquoapplication ou du Bureau de lrsquoutilisateur danslrsquoEspace de collaboration Windows La figure 514 montre unexemple Si une application est partageacutee le message drsquoeacutetatPartage en cours apparaicirct dans la barre de titre du programme

Figure 514 Vue drsquoune application partageacutee dans lrsquoEspace de collaboration Windows

Agrave tout moment un seul utilisateur peut controcircler leprogramme Les participants peuvent cliquer sur Demander lecontrocircle en haut de lrsquointerface pour demander agrave pouvoir intera-gir avec le programme ou le Bureau Lrsquoutilisateur qui possegravede lecontrocircle peut choisir de voir la fenecirctre comme le font les autresdans un but de veacuterification Une option permet eacutegalement devoir le contenu partageacute en mode plein eacutecran

Fin de la reacuteunionLorsque la reacuteunion est termineacutee les participants peuvent choisirlrsquoeacuteleacutement Quitter la reacuteunion sur le menu Reacuteunion Si des docu-


ments ont eacuteteacute creacuteeacutes ou modifieacutes chaque participant se voitproposer de les enregistrer La reacuteunion se termine lorsque tousles participants lrsquoont quitteacutee

LrsquoEspace de collaboration Windows constitue une meacutethodeaussi utile qursquoeacuteconomique de partage de documents et de fenecirctresde programmes entre des utilisateurs situeacutes sur le mecircme reacuteseau

Microsoft Office Live Workspace

Microsoft Office Live Workspace est un espace en ligne sur lequelvous pouvez enregistrer consulter et partager des documents etdes fichiers Vous pouvez y regrouper des informations concer-nant des projets professionnels scolaires ou personnels suivreleur activiteacute et y apporter des commentaires Aucun teacuteleacutecharge-ment nrsquoest neacutecessaire il vous suffit de vous inscrire avec votreWindows Live ID pour ecirctre precirct agrave deacutemarrer

RemarqueMicrosoft Office Live Workspace est actuellement en version becircta Celasignifie que des modifications (ameacutelioration deacutebogage) pourront ecirctreapporteacutees agrave tout moment

Vous pouvez enregistrer et partager jusqursquoagrave 5 Go de donneacuteessoit plus de 1 000 documents et fichiers (selon leur taille) en unseul et mecircme endroit Vous pourrez y acceacuteder et en avoir unaperccedilu agrave partir de nrsquoimporte quel ordinateur qursquoOffice soitinstalleacute ou non ougrave que vous vous trouviez pourvu de disposerdrsquoun accegraves agrave Internet et drsquoun navigateur compatible (InternetExplorer Mozilla Firefox ou Safari)

Il est tregraves facile de partager un ou plusieurs documents oumecircme la totaliteacute de votre espace de travail il suffit de posseacutederlrsquoadresse eacutelectronique et le mot de passe drsquoun partage pour acceacute-der agrave ses documents En stockant et en partageant des documentsen ligne vous ecirctes sucircr que tout le monde travaillera sur la toutederniegravere version drsquoun document Oubliez les documents envoyeacutespar courrier eacutelectronique manqueacutes et les versions multiples drsquoundocument qui peuvent retarder voire interrompre un projet


Ce service fonctionne avec les programmes que vous connaissezdeacutejagrave notamment Word Excel PowerPoint et Outlook Vous pouvez bull Ouvrir et enregistrer des fichiers et des documents directe-

ment depuis Microsoft Office XP 2003 ou 2007bull Synchroniser les listes des contacts des tacircches et des eacuteveacutene-

ments avec Outlook 2003 et 2007bull Exporter toutes vos listes de votre espace de travail vers Excel

Vous pouvez conserver la structure de fichiers que vous utilisezpour le stockage de documents en ligne ou bien choisir deregrouper les documents par projet par sujet par client ou selontoute autre meacutethode approprieacutee

Introduction agrave Office Live WorkspacePour commencer agrave travailler avec Office Live Workspace visitezhttpworkspaceofficelivecom puis cliquez sur Commencermaintenant (figure 515) ou si vous posseacutedez deacutejagrave un identifiantWindows Live sur Se connecter

Figure 515 Page drsquoaccueil drsquoOffice Live Workspace


Vous ecirctes inviteacute agrave saisir les informations neacutecessaires agrave la creacutea-tion drsquoun identifiant Windows Live

RemarqueIdentifiant Windows Live ID ndash Le service Windows Live ID est conccedilu pourgeacuterer lrsquoidentiteacute et la confidentialiteacute entre les diffeacuterents sites MicrosoftOffice Live Workspace en fait partie

Si vous posseacutediez deacutejagrave un identifiant Windows Live ID vousecirctes inviteacute agrave saisir votre mot de passe Cela fait la page principaledrsquoOffice Live Workspace srsquoouvre (figure 516)

Figure 516 Fenecirctre principale de Office Live Workspace

Ajout de documentsPour ajouter un document vous cliquez sur Ajouter un docu-ment seacutelectionnez le fichier concerneacute dans votre systegraveme defichier et cliquez sur Ouvrir Le fichier est teacuteleacutechargeacute vers votreespace de travail en ligne


Figure 517 Un document teacuteleacutechargeacute vers Office Live Workspace

Partage avec Office Live Workspace

Office Live Workspace permet de partager diffeacuterents composants(documents images videacuteos mp3hellip) bull Espaces de travail ndash Les espaces de travail rassemblent des

documents apparenteacutes Vous pouvez par exemple partagerun espace de travail contenant du mateacuteriel promotionnelaccessible par votre eacutequipe de ventes agrave partir de nrsquoimportequel ordinateur disposant drsquoune connexion Internet

bull Notes ndash Il srsquoagit de petits documents web bien mis en formeque vous pouvez partager vos notes avec des personnes seacutelec-tionneacutees

bull Listes ndash Ce sont des documents web utilisant un format lignescolonnes familier Utilisez une liste pour enregistrer rapide-ment les informations de contact relatives agrave des clients poten-tiels rencontreacutes pendant un salon par exemple puis partagezla liste avec votre eacutequipe lorsque vous rentrez au bureau afin


qursquoelle puisse leur faire parvenir des plaquettes publicitairesalors qursquoils ont toujours le salon agrave lrsquoesprit

bull Documents Microsoft Office ndash Vous pouvez ouvrir des feuillesde calcul Microsoft Office Excel des documents Word et despreacutesentations PowerPoint directement agrave partir de votre espacede travailVous pouvez partager un espace de travail et son contenu dans

son inteacutegraliteacute avec les personnes de votre choix Si vous souhai-tez partager un seul document de votre espace de travail parexemple une note ou une liste vous devez drsquoabord placer cedocument dans lrsquoespace de travail Documents avant de le parta-ger Il suffit de faire glisser le document vers lrsquoespace de travailDocuments sous Mes espaces de travail dans la barre de naviga-tion de gauche

Vous pouvez partager un document en cliquant sur Partagerun document

Rocircles de partageVous pouvez inviter jusqursquoagrave 250 personnes agrave partager un espacede travail ou des documents en deacutefinissant lors de lrsquoenvoi delrsquoinvitation le rocircle de la personne que vous invitez Office LiveWorkspace propose trois rocircles de partage diffeacuterents bull Proprieacutetaire ndash Le proprieacutetaire initie la session de partage drsquoun

espace de travail ou drsquoun document Il dispose drsquoun accegravescomplet agrave lrsquoespace de travail et au document et peut deacutecider agravetout moment de mettre fin agrave une session de partage avec lespersonnes inviteacutees Il nrsquoexiste qursquoun unique proprieacutetaire lecreacuteateur du document ou de lrsquoespace

bull Eacutediteur ndash Un eacutediteur dispose drsquoun accegraves en lecture-eacutecriture agraveun espace de travail ou agrave un document Il peut apporter desmodifications et ajouter des commentaires au contenu duproprieacutetaire ou supprimer des documents Il peut eacutegalementvisualiser les changements et les commentaires apporteacutes partoutes les personnes ayant des droits de partage

bull Observateur ndash Un observateur ne possegravede qursquoun accegraves enlecture seule agrave un espace de travail ou agrave un document Il peutvisualiser tout le contenu de lrsquoespace de travail y compris lescommentaires et les modifications des autres personnes parta-


geant lrsquoaccegraves Srsquoil peut ajouter ses propres commentaires il nepeut apporter aucune autre modificationPour partager un lien vers un espace de travail ou un docu-

ment seacutelectionnez dans la barre de navigation de gauchelrsquoespace de travail pour lequel vous voulez partager un lien Sivous voulez partager un document speacutecifique de lrsquoespace detravail ouvrez ce dernier avant de seacutelectionner le documentconcerneacute

Plusieurs meacutethodes peuvent alors ecirctre employeacutees bull Envoyer le lien par courrier eacutelectronique ndash Avec Microsoft

Internet Explorer 7 ou ulteacuterieur cliquez sur Page puis cliquezsur Envoyer le lien par courrier eacutelectronique Avec MicrosoftInternet Explorer 6 dans la barre drsquooutils cliquez sur lrsquoicocircneen forme drsquoenveloppe puis cliquez sur Envoyer un lien AvecMozilla Firefox dans la barre drsquooutils cliquez sur Fichier puissur Envoyer un lien vers la page

bull Copier et coller directement le lien agrave partir de la barredrsquoadresse du navigateur web ndash Cliquez sur la barre drsquoadresseen haut de la fenecirctre de votre navigateur puis appuyez sur lestouches CTRL+A pour la seacutelectionner dans sa totaliteacute Appuyezensuite sur CTRL+C pour copier le lien seacutelectionneacute placezvotre curseur agrave lrsquoemplacement souhaiteacute puis appuyez surCTRL+V pour y coller lrsquoadresse

Figure 518 Message drsquoinvitation agrave rejoindre un partage Office Live Workspace

Tout utilisateur qui reccediloit cette invitation peut alors se connec-ter agrave lrsquoespace de travail ou au document concerneacute agrave lrsquoaide de sonadresse eacutelectronique et drsquoun mot de passeacute (il doit creacuteer unWindows Live ID correspondant agrave lrsquoadresse eacutelectronique si neacuteces-


saire) sur lequel il pourra agir en fonction des droits qui lui onteacuteteacute accordeacutes

RemarqueSi une personne ne disposant pas des autorisations de partage sur lecontenu drsquoun document Office Live Workspace essaie drsquoutiliser le lienvers ce document un message drsquoerreur srsquoaffiche

Lrsquoemploi drsquoOffice Live Workspace est intuitif Une abondanteaide en ligne permet si neacutecessaire drsquoen exploiter au mieux lespotentialiteacutes

Chapitre 6Affirmer et promouvoir

votre preacutesence sur le Web

rsquoest de nos jours une eacutevidence le Web est omnipreacutesentPour chacun un site web est lrsquooccasion de disposer drsquounevitrine ouverte sur le monde 24 h24 et 7 jours7 qui

permet agrave des prospects ou des clients de vous contacter facile-ment Mecircme si vous pensez probablement raisonnablement bienconnaicirctre les termes et possibiliteacutes offertes par le Web une petitereacutevision nrsquoest pas forceacutement superflue

Quelques deacutefinitions

Le Web autrement dit la Toile ou plus exactement le World WideWeb que vous connaissez probablement par les trois www quiapparaissent devant la majoriteacute des adresses web est lrsquoensembledes ordinateurs interconnecteacutes agrave travers le monde agrave lrsquoaidedrsquoInternet

Pour acceacuteder agrave Internet vous devez disposer drsquoun comptesouscrit aupregraves drsquoun Fournisseur drsquoaccegraves Internet (FAI) et drsquounnavigateur web comme Internet Explorer)

C


Fournisseur drsquoaccegraves agrave Internet

Les possibiliteacutes de choix sont innombrables mecircme si les offresparaissent similaires au point de rendre ce choix difficile Faut-ilretenir une offre complegravete avec teacuteleacutephonie inteacutegreacutee voire lateacuteleacutevision ou conserver son abonnement aupregraves de lrsquoopeacuterateurhistorique et ne souscrire qursquoun simple accegraves Crsquoest surtoutaffaire de choix personnel et je ne puis procurer ici que quel-ques pistes de reacuteflexionhellip

Vitesse drsquoaccegraves proposeacutee

Le temps est loin des accegraves Internet par modem 288 Kbps De nos jours le haut deacutebit regravegne en maicirctre gracircce aux techno-logies DSL (Digital Suscriber Line) dont la plus connue enFrance est ADSL Les deacutebits theacuteoriques peuvent ainsi attein-dre 30 voire (exceptionnellement ) 100 Mbps soit plus detrois mille fois plus qursquoil y a une quinzaine drsquoanneacuteeshellip En

Ecirctre preacutesent sur Internethellip pratiquement une neacutecessiteacute pour toutes lesentreprises et sans aucun doute un tournant ineacutevitable pour les TPE Si ce nrsquoest deacutejagrave fait reacuteservez et deacuteposez degraves maintenant votre nom dedomaine premiegravere eacutetape de votre existence sur le Web il vous permet-tra pour quelques euros de communiquer et de faire connaicirctre votreactiviteacute agrave partir du site futur de votre entrepriseEt pour continuerhellip De nombreuses solutions sont agrave votre dispositionpour reacutealiser votre premier site Internet et tester le type de contenusque vous diffuserez aupregraves de vos clients gratuites ou avec un abonne-ment de quelques euros par mois en ligne ou avec un prestatairespeacutecialiseacute les offres actuelles ont lrsquoeacutenorme avantage de vous permettrede franchir le pas rapidement et facilementhellipLrsquoInternet drsquoaujourdrsquohui vous donne le droit agrave lrsquoessai



Avis drsquoexpert

Affirmer et promouvoir votre preacutesence sur le Web 123

pratique vous constaterez le plus souvent un deacutebit bien plusfaible les offres des FAI se fondent sur les conditions theacuteori-ques optimales et cette theacuteorie est largement mise agrave mal parde nombreux facteurs dont lrsquoeacutetat des lignes elles-mecircmes et ladistance entre votre mateacuteriel et celui de votre fournisseurdrsquoaccegraves

Figure 61 Le deacutebit constateacute est parfois loin du deacutebit theacuteorique annonceacutehellip

Dans la plupart des cas il est possible de tester les capaciteacutes devotre ligne ndash mais cela neacutecessite geacuteneacuteralement soit de disposerdrsquoun accegraves Internet (depuis un autre posteemplacement) soitde contacter teacuteleacutephoniquement un opeacuterateur Ne vous fondezdonc pas uniquement sur les offres mais tenez compte des possi-biliteacutes et contraintes techniques poseacutees par votre ligne teacuteleacutephoni-que

Deacutegroupeacute pas deacutegroupeacute qursquoest-ce que crsquoest

Dans la plupart des offres des FAI vous verrez apparaicirctre le termelaquo deacutegroupage raquo parfois accompagneacute de lrsquoadjectif partiel ou totalCrsquoest un facteur que vous ne maicirctrisez pas il est strictement deacutepen-dant de votre lieu drsquohabitation et de lrsquoeacutetat drsquoeacutequipement des lignes etdes centraux teacuteleacutephoniques qui le desservent


Offre complegravete ou accegraves simpleCela deacutepend en partie du lieu concerneacute Agrave votre domicile vouspourriez justement ecirctre tenteacute par une offre complegravete Sur votrelieu de travail la teacuteleacutevision est sans inteacuterecirct (en principe) mais leteacuteleacutephone laquo gratuit raquo inteacutegreacute peut ecirctre seacuteduisant Attentiontoutefois la moindre panne ou le moindre incident comprometdans ce cas toute lrsquoinstallation Une simple coupure drsquoeacutelectriciteacutevous prive mecircme de teacuteleacutephone ce facteur devenant de moins enmoins important suite au deacuteveloppement des teacuteleacutephones porta-bles (pourvu que ceux-ci ne soient pas deacutechargeacutes)

Service drsquoassistanceCrsquoest sans doute le plus important surtout pour un professionnelpour lequel Internet est vital et qui ne dispose pas forceacutement descompeacutetences informatiques neacutecessaires pour identifier et eacuteven-tuellement reacutesoudre le problegraveme Je passerai rapidement sur letregraves amusant (ou eacutenervant) laquo En cas de problegravemes Internet consultez

Le deacutegroupage est une opeacuteration technique permettant lrsquoouverturedu reacuteseau teacuteleacutephonique local agrave la concurrence Les opeacuterateurs tiers nedisposent pas de la boucle locale (la partie de la ligne teacuteleacutephoniquequi va du reacutepartiteur de lrsquoopeacuterateur teacuteleacutephonique jusqursquoagrave la prise teacuteleacute-phonique de lrsquoabonneacute autrement dit tous les cacircbles visibles jusqursquoagravela paire de fils arrivant chez lrsquousager) Le deacutegroupage permet auxopeacuterateurs tiers drsquoacceacuteder agrave cette boucle locale soit en partie par lebiais du deacutegroupage partiel soit en totaliteacute par le biais du deacutegrou-page totalEn zone non deacutegroupeacutee il reste possible de srsquoaffranchir de lrsquoabonne-ment agrave lrsquoopeacuterateur historique mais la bande passante est souventlimiteacuteeAvec le deacutegroupage partiel lrsquoutilisateur est toujours client de lrsquoopeacutera-teur historique Gracircce agrave un filtre ADSL toutes les donneacutees voix (bassesfreacutequences) passent par le reacuteseau de lrsquoopeacuterateur historique Lesdonneacutees numeacuteriques (hautes freacutequences) passent au-delagrave du centralteacuteleacutephonique par le mateacuteriel de lrsquoopeacuterateur tiersDans le cas drsquoun deacutegroupage total lrsquoutilisateur nrsquoest plus client et nepaie plus lrsquoabonnement de lrsquoopeacuterateur historique Sa ligne est directe-ment relieacutee aux eacutequipements de lrsquoopeacuterateur tiers qui assure lrsquoentre-tien de la ligne y compris la boucle locale


notre site web pour connaicirctre lrsquoeacutetat du reacuteseau raquo ou sur la neacutecessiteacute decontacter par teacuteleacutephone le service drsquoassistance alors justementque le teacuteleacutephone ne fonctionne plushellip Agrave cet eacutegard il faut bienadmettre que les propositions de lrsquoopeacuterateur historique quidispose de boutiques largement omnipreacutesentes avec du person-nel en mesure (theacuteoriquement) de reacutepondre agrave vos questionsrestent supeacuterieures agrave celles drsquoautres opeacuterateurshellip y compris ceuxqui mettent en avant un reacuteseau de boutiques dont le personnelne semble toutefois capable que de reacutepeacuteter laquo Contactez teacuteleacutephoni-quement le service client raquo

Le monde des FAI est une jungle impitoyable ougrave les rachats dereacuteseaux sont choses freacutequentes (jrsquoai personnellement changeacute sixfois de FAI en quinze ans mais seulement deux fois volontaire-ment)

Les services des FAI

Un fournisseur drsquoaccegraves Internet ne se borne pas agrave procurerlrsquoaccegraves il est souvent en mesure de proposer de nombreuxautres services drsquoougrave le nom anglo-saxon de fournisseur de servi-ces Internet ou ISP (Internet Service Provider) Jrsquoai deacutejagrave eacutevoqueacute lateacuteleacutephonie et la teacuteleacutevision geacuteneacuteralement facultatifs mais deuxautres services sont inclus agrave lrsquoaccegraves de base il srsquoagit de lrsquoheacuteberge-ment de votre compte de messagerie (pour les messages eacutelectro-niques ou courriels deacutejagrave abordeacutes) et lrsquoheacutebergement drsquoun siteweb personnel ndash en pratique un espace de stockage plus oumoins grand (mais souvent consideacuterable)

Examinons de plus pregraves ce qursquoest un site web et son mode defonctionnement

Site web

Un site web est en pratique un ensemble de pages web fondeacuteessur un langage nommeacute HTML (mais pouvant contenir biendrsquoautres choses) organiseacutees de faccedilon plus ou moins hieacuterarchi-que et heacutebergeacutees sur un (parfois plusieurs) serveurs situeacutes quel-que part dans le monde Pour acceacuteder agrave ces pages web vousemployez une adresse web reacutepondant au doux nom de URL


(Universal Ressource Locator) Crsquoest cette adresse comme httpwwwmicrosoftfr ou httpwwwuneentrepriseunFAIfr quisrsquoaffiche dans la barre drsquoadresse de votre navigateur

Si ce systegraveme permet aux utilisateurs de travailler avec desadresses explicites (comme wwwmicrosoftfr) chaque ordina-teur directement connecteacute agrave Internet possegravede en reacutealiteacute aumoins une adresse numeacuterique plus complexe propre nommeacuteeadresse IP (Internet Protocol) et geacuteneacuteralement noteacutee sous la formede quatre groupes de maximum trois chiffres seacutepareacutes par despoints (comme 19216810231) Drsquoune certaine faccedilon vouspourriez consideacuterer le nom de domaine comme une adresse deboicircte postale et lrsquoadresse IP comme lrsquoadresse physique reacuteelle dudestinataire

Vous ne pouvez pas librement choisir et employer le nom dedomaine de votre choix ils sont exclusivement attribueacutes et geacutereacutespar lrsquoICANN (Internet Corporation for Assigned Names and Numbers)qui en deacutelegravegue lrsquoadministration de faccedilon reacutegionale agrave diffeacuterentsacteurs Plus preacuteciseacutement vous pouvez louer (et non acheter) unnom de domaine si et seulement celui-ci est disponible et srsquoilreacutepond agrave certains critegraveres

Lorsque vous heacutebergez un site web personnel chez votre FAIle nom de domaine qui vous est attribueacute par celui-ci inclut geacuteneacute-ralement le nom du domaine du FAI et nrsquoest donc pas forceacutementtregraves explicite pour vos clients ce peut ecirctre quelque chosecomme votrepreacutenomvotrenomvotreFAIfr

Vous pouvez toutefois louer un nom de domaine aupregraves drsquoundes nombreux organismes diffeacuterents (nommeacute bureaux drsquoenre-gistrements) qui le proposent vous disposez alors drsquoun nombien plus explicite comme votreentreprisefr ce qui permet auxclients et aux vendeurs de localiser votre entreprise Disposerdrsquoun nom de domaine professionnel protegravege votre marquecommerciale de la concurrence

Gardez bien agrave lrsquoesprit que cela est totalement indeacutependant delrsquoheacutebergeur reacuteel de votre site web vous configurez en effet sineacutecessaire une redirection (ou redeacuteleacutegation) de ce nom dedomaine vers celui qui vous a eacuteteacute attribueacute par votre heacutebergeur lagraveaussi un peu comme avec une adresse de boicircte postale


Prenez toutefois garde les prix sont extrecircmement variablessouvent en raison des services compleacutementaires offerts heacuteberge-ment du site en lui-mecircme services disponibles sur le serveurtaille du stockage proposeacute Theacuteoriquement le coucirct de la locationdrsquoun nom de domaine avec des services minimums est delrsquoordre drsquoune douzaine drsquoeuros par an Il nrsquoest toutefois pas rarede trouver des propositions agrave plusieurs dizaines drsquoeuros parmois Une raison suppleacutementaire de srsquointeacuteresser de pregraves agrave OfficeLive Small Business preacutesenteacute un peu plus loinhellip

Messagerie

Nous avons deacutejagrave abordeacute la messagerie au chapitre 4 En principevotre compte de messagerie se preacutesente sous la forme votre-nomdomainedevotreFAI Selon votre FAI vous pourriez posseacutederplusieurs comptes de messagerie mais tous selon la mecircme struc-ture Cela nrsquoest pas drsquoune limpiditeacute satisfaisante pour un profes-sionnel ou une entreprise

Exactement comme pour un site web posseacuteder votre proprenom de domaine permet de disposer drsquoune adressepersonnaliseacutee celle-ci est alors de la forme votrenomvotrenomde-domaine ce qui est bien plus explicite pour vos interlocuteursSelon les options retenues lors de la location du nom dedomaine vous pourrez disposer drsquoun nombre variable de comp-tes de messageries (lrsquooption par deacutefaut est souvent suffisante)parfaitement personnalisables

Vous devrez eacuteventuellement rediriger aupregraves de votre bureaudrsquoenregistrement le (ou les) compte de messagerie vers lrsquoheacuteber-geur reacuteel de votre messagerie votre FAI ou vous-mecircme si vousdisposez drsquoun serveur de messagerie

Autre inteacuterecirct (et non des moindres ) de ce systegraveme cela vouspermet de changer de FAI ou de ne pas ecirctre peacutenaliseacute par un eacuteven-tuel rachat de reacuteseau En effet normalement votre adresseinitiale eacutetait votrenomdomainedevotreancienFAI Si vous changezde FAI elle devient votrenomdomainedevotrenouvelFAI vous devezpreacutevenir tous vos contacts de ce changement drsquoadresse Fasti-dieux et dangereuxhellip En cas de rachat de reacuteseau entre deux FAI


le mecircme problegraveme pourrait se poser agrave lrsquoinsu total de votre pleingreacutehellip

En revanche en posseacutedant votre adresse votrenomvotrenomde-domaine vous vous contenez de modifier la redirection de votre-nomvotrenomdedomaine de votrenomdomaineancienFAI versvotrenomdomainenouvelFAI cela est totalement transparent pourvos interlocuteurs et vous gagnez en temps et en efficaciteacute

Pour creacuteer facilement votre site web avec un nom de domainepersonnel et les conseacutequences telles que des comptes de messa-gerie personnaliseacutes Microsoft propose une solution extrecircme-ment seacuteduisante Office Live Business

Office Live Small Business

Office Live Small Business propose agrave une entreprise tout ce dontelle a besoin pour creacuteer une preacutesence web professionnellegratuitement bull un site webbull un heacutebergementbull des outils de conception webbull des rapports de trafic de sitebull un systegraveme de gestion des contactsbull des applications professionnelles en lignebull 100 comptes de messagerie

Microsoft Office Live fonctionne avec Office 2000 ou ulteacuterieurLa suite drsquoapplications professionnelles permet de geacuterer vos

clients vos projets vos documents et de partager facilement desinformations avec des employeacutes des clients des fournisseurs etdes vendeurs La gestion et la maintenance de cet ensemblesont assureacutees par Office Live Small Business avec une seacutecuriteacuterenforceacutee

Le tableau suivant deacutecrit les diverses fonctionnaliteacutes gratuiteset payantes de Office Live Small Business


Tableau 61 Deacutetail des fonctionnaliteacutes de Office Live Small Business services gratuits et options payantes

Nom Description Coucirct

Site web Creacuteez un site web gratuit au look professionnel gracircce agrave une large gamme de modegraveles et drsquooutils de conception web faciles agrave utiliser

Gratuit

Heacutebergement web Beacuteneacuteficiez drsquoun heacutebergement web fiable en commenccedilant avec 500 Mo de stockage gratuit

Gratuit

Stockage et partage de documents en ligne

Acceacutedez agrave vos documents et partagez-les en ligne agrave tout moment ougrave que vous soyez gracircce agrave Office Live Workspace

Gratuit

Stockage suppleacutementaire

Beacuteneacuteficiez de davantage drsquoespace de stockage pour recevoir davantage drsquoimages de pages ou de fichiers

500 Mo gratuit1 Go 399 euromois2 Go 699 euromois5 Go 1199 euromois

Enregistrement de nom de domaine

Procurez-vous une adresse web personnaliseacutee comportant lrsquoenregistrement priveacute afin drsquoaider agrave proteacuteger vos coordonneacutees contre le spam

Gratuit la premiegravere anneacutee 999 euro agrave 1199 euro an par la suite

Redirection de domaine

Si vous posseacutedez deacutejagrave un domaine redirigez-le afin de beacuteneacuteficier des outils de conception web et des services drsquoheacutebergement et de messagerie eacutelectronique

Gratuit

Comptes de messagerie

100 comptes de messagerie au nom de votre domaine avec une capaciteacute de stockage de 5 Go chacun et des fonctionnaliteacutes drsquoaccegraves mobile

Gratuit

Service Premium Email

Proceacutedez agrave la mise agrave niveau vers des comptes de messagerie premium sans publiciteacute

1599 euro HTan

Support technique Support technique via messagerie eacutelectronique plus assistance teacuteleacutephonique gratuite les 30 premiers jours et une communauteacute eacutetendue avec des articles des didacticiels des forums et des blogs

Gratuit

Gestionnaire de contacts

Geacuterez les opportuniteacutes de ventes et les coordonneacutees et assurez le suivi des interactions avec la clientegravele

Gratuit


Ces applications fonctionnent de faccedilon indeacutependante afin defournir des outils essentiels agrave lrsquoautomatisation des tacircchesquotidiennes cependant elles srsquointegravegrent aussi de faccedilon trans-parente aux produits Microsoft classiques tels que MicrosoftOffice Outlook Excel et Word

Lrsquoaccegraves agrave vos espaces de travail et applications de gestion estcontrocircleacute par lrsquoadministrateur du site le titulaire du compteOffice Live Small Business Les administrateurs peuvent accorderdiffeacuterents niveaux drsquoautorisation drsquoaccegraves aux utilisateurs parexemple Lecteur Eacutediteur ou Administrateur Ces niveaux drsquoauto-risation sont deacutefinis dans la zone Paramegravetres de compte Lrsquoadmi-nistrateur dispose drsquoun accegraves inteacutegral qui lui permet de deacutefinirles autorisations drsquoutilisateur et drsquoajouter modifier ou supprimerdes informations Lrsquoaccegraves Eacutediteur permet drsquoajouter de modifierou de supprimer des informations Lrsquoaccegraves Lecteur permetuniquement de lire des informations

Ce produit vous semble inteacuteressant mais vous voudriez voir parvous-mecircme Rien de plus facile Proceacutedez comme suit

Inscription agrave Office Live Small BusinessVisitez la page drsquoaccueil Office Live Small Business (httpsmall-businessofficelivecomfr-fr)


Autres applications professionnelles

Geacuterez votre entreprise avec des outils faciles agrave utiliser comme le Gestionnaire de documents et bien drsquoautres

Gratuit

Utilisateurs suppleacutementaires

Partagez des informations avec davantage de clients drsquoemployeacutes ou de partenaires

Nombre drsquoutilisateurs 5 gratuit10 1199 euro HTmois 25 3999 euro HTmois50 7299 euro HTmois75 10499 euro HTmois

Tableau 61 Deacutetail des fonctionnaliteacutes de Office Live Small Business services gratuits et options payantes (suite)


Figure 62 Page drsquoaccueil de Office Live Small Business

Cliquez sur Inscription gratuite Vous ecirctes inviteacute agrave saisir lesinformations neacutecessaires agrave la creacuteation drsquoun identifiant WindowsLive

Si vous posseacutediez deacutejagrave un identifiant Windows Live ID vousecirctes inviteacute agrave saisir votre mot de passe Vous compleacutetez ensuite lesinformations neacutecessaires agrave votre inscription agrave Office Live SmallBusiness (figure 63)

Identifiant Windows Live ID

Le service Windows Live ID est conccedilu pour geacuterer lrsquoidentiteacute et la confi-dentialiteacute entre les diffeacuterents sites Microsoft Office Live Small Busi-ness en fait partie


Figure 63 Inscription agrave Office Live Small Business

Vous confirmez alors votre acceptation des conditions drsquoutili-sation de Office Live Small Business un message apparaicirct alors(figure 64) Cliquez sur Acceacuteder agrave mon compte pour continuer

Figure 64 Accegraves agrave Office Live Small Business


Vous acceacutedez agrave la page principale de Office Live Small Busi-ness (figure 65) Par la suite il vous suffira de cliquer sur lrsquoicocircneSe connecter dans la zone en haut agrave droite de la page drsquoaccueilVous serez inviteacute agrave fournir votre identifiant Windows Live et votremot de passe Une fois que vous les avez saisis correctement votrepage Office Live srsquoaffiche

Figure 65 Page principale Office Live Small Business

Cette page permet drsquoacceacuteder agrave toutes les fonctionnaliteacutes devotre compte Nous allons les eacutetudier en deacutetail

Concevoir votre siteEn cliquant sur Concevoir votre site vous acceacutedez agrave la page geacuteneacute-rale de gestion de lrsquoensemble de votre site web (figure 66) Levolet de gauche regroupe votre bibliothegraveque les images etdocuments stockeacutes sur votre site web ainsi que les rapports defreacutequentation de votre site Dans la partie principale figure enhaut un volet de mise en route qui vous propose drsquoinscrire unnom de domaine ou de concevoir votre site web ainsi que desconseils sur la faccedilon de creacuteer un site web qui attire vos clientsVous pouvez masquer ce volet


Figure 66 Page Gestion des pages Office Live Small Business

Dans le bas de la partie principale vous voyez tous les fichiersde votre site web par deacutefaut des pages Accueil Contactez-nousPlan du site et Qui sommes-nous Chaque page peut ecirctre modi-fieacutee ou supprimeacutee individuellement Ce volet propose un lien quipermet de lrsquoafficher dans une autre fenecirctre (figure 67)

Un autre lien permet drsquoajouter une page Le lien Concevezvotre site est un menu deacuteroulant qui permet respectivement deconcevoir le site de modifier des pages de modifier la navigationsur le site ainsi que de creacuteer un paquetage de solution ou drsquoinstal-ler une solution

Cliquez sur Concevoir votre site web Cela ouvre dans unenouvelle fenecirctre lrsquoOutil de conception de page web de MicrosoftCet outil propose deux onglets Concepteur de site et Eacutediteur depages

Depuis lrsquoonglet Concepteur de site vous deacutefinissez les proprieacute-teacutes geacuteneacuterales du site type de navigation thegraveme couleurs etautres options Les possibiliteacutes sont suffisamment nombreuses etpeuvent mecircme ecirctre personnaliseacutees si bien que vous ecirctes enmesure de donner agrave votre site un aspect unique


Figure 67 Aspect par deacutefaut drsquoun site web

Figure 68 Onglet Concepteur de site


Lrsquoonglet Eacutediteur de page permet drsquoagir sur de nombreux para-megravetres de la page polices insertion de divers eacuteleacutements etc

Figure 69 Onglet Eacutediteur de page

Seacutelectionnez une des zones de la page et modifiez les paramegrave-tres de celle-ci ou seacutelectionnez un des eacuteleacutements de cette zone etmodifiez-le agrave votre convenance La barre drsquooutils srsquoajuste selonlrsquoeacuteleacutement seacutelectionneacute

Remarquez que cela srsquoaccomplit tant dans le volet Concep-teur de site que dans celui de lrsquoEacutediteur de page agrave lrsquoaide drsquooptionsde menu sans neacutecessiter de taper le moindre code toute la creacutea-tion et les modifications srsquoeffectuent de faccedilon intuitive

Lorsque vous avez acheveacute la personnalisation drsquoune pagecliquez dans la barre de menu sur Enregistrer votre page estimmeacutediatement mise agrave jour Cela offre des inteacuterecircts et des incon-veacutenients

En effet geacuteneacuteralement vous modifiez les pages drsquoun site weblocalement examinez le reacutesultat puis ensuite seulement teacuteleacute-chargez les pages modifieacutees vers lrsquoheacutebergeur de votre site (geacuteneacute-ralement agrave lrsquoaide drsquoun client FTP) Cela offre lrsquoavantage depouvoir creacuteer des sauvegardes locales des versions preacuteceacutedentes(en archivant reacuteguliegraverement les fichiers locaux qui constituentvotre site web)

Lrsquoinconveacutenient est toutefois que la proceacutedure de teacuteleacutecharge-ment vers lrsquoheacutebergeur est parfois un peu fastidieuse et que lereacutesultat afficheacute peut ne pas correspondre agrave ce que vous aviez vulocalement


Ici cliquer sur Enregistrer transmet immeacutediatement lesfichiers agrave Office Live Small Business effaccedilant irreacutemeacutediablementlrsquoancienne version En revanche vous ecirctes assureacute de voir exacte-ment la mecircme chose que lors de la conception la mise agrave jour estplus rapide et plus facile

Obtenir un domaine

Ce lien vous megravene vers le gestionnaire de domaine (figure 610)Le volet de gauche permet de geacuterer vos comptes vous y ajoutezdrsquoautres utilisateurs et deacutefinissez leurs autorisations configurezvos alertes vos comptes de messagerie et vos informationspersonnelles et professionnelles

Figure 610 Gestionnaire de domaine

Dans la partie principale figure en haut un volet de mise enroute qui vous propose drsquoacheter un nouveau nom de domaine(pour 999 euro HT ou 1190 euro HT par an selon les extensions) derediriger un domaine que vous posseacutedez deacutejagrave ou de modifier lenom de domaine Office Live gratuit Celui-ci comme un nom dedomaine drsquoun site heacutebergeacute chez un FAI possegravede obligatoirementcomme fin officelivecom Vous pouvez masquer ce volet Vous


retrouvez dans le reste la partie principale les mecircmes fonctionsque celles figurant dans le volet de navigation de gauche

Redeacuteleacutegation de domaineSi vous posseacutedez deacutejagrave un nom de domaine et que vous commen-cez agrave employer Office Live Small Business la redeacuteleacutegation dedomaine sert agrave indiquer agrave votre bureau drsquoenregistrement actuel(la socieacuteteacute chargeacutee de vos enregistrements de domaines) drsquoasso-cier votre nom de domaine au nouvel heacutebergement de site et agravede nouveaux services de messagerie

Une fois votre domaine redirigeacute vers Office Live Small Busi-ness il faudra recreacuteer tous les comptes de messagerie que vousposseacutediez aupregraves de votre bureau drsquoenregistrement preacuteceacutedentsur votre nouveau compte Par exemple si votre nom dedomaine est superagencecommercialecom et votre adressedavidsuperagencecommercialecom vous pouvez alors creacuteer lemecircme compte sur votre compte Office Live Small Business Vousdevriez pouvoir acceacuteder aux messages eacutelectroniques envoyeacutes aucompte de messagerie aupregraves de votre ancien bureau drsquoenregis-trement de domaine pendant un certain temps apregraves le transfertvers Office Live Small Business

Configurer votre messagerie professionnelleCe lien ouvre la page Courrier eacutelectronique (figure 611)

Le volet de gauche est vide Dans la partie principale lrsquohabi-tuel volet de mise en route propose de creacuteer de nouveaux comp-tes de messagerie drsquoobtenir un compte de messagerie au nom devotre entreprise ou drsquoacceacuteder agrave vos messages calendrier etcontacts hors connexion agrave lrsquoaide drsquoOutlook Connector Vouspouvez masquer ce volet

Dans le bas de la fenecirctre deux cadres vous proposent de teacuteleacute-charger la messagerie instantaneacutee de Microsoft Messenger etou Outlook Connector


Figure 611 Courrier eacutelectronique

Connecteur Microsoft Office OutlookLe Connecteur Microsoft Office Outlook permet la synchronisa-tion bidirectionnelle des messages eacutelectroniques des eacuteleacutementsde calendrier (disponibles lorsque vous faites lrsquoacquisition duservice Premium Email) des contacts des tacircches et des notesentre Outlook et Office Live Small business Mail

Gracircce au Connecteur Microsoft Outlook les clients peuventacceacuteder agrave leurs messages contacts calendriers et tacircches et lesgeacuterer agrave lrsquoaide de leur propre copie de Microsoft Office OutlookVous pouvez facilement acceacuteder agrave votre messagerie eacutelectroniqueet mettre agrave jour votre calendrier vos contacts et vos tacircchesdepuis nrsquoimporte quel ordinateur doteacute drsquoune connexion agrave Inter-net utilisant Explorer 60 ou ulteacuterieur

AssistanceComme avec tout produit la qualiteacute de lrsquoassistance offerte estprimordiale surtout dans les premiers temps Tous les clients ontdroit agrave lrsquoassistance en ligne et au support via courrier eacutelectronique ils ont eacutegalement accegraves au centre de ressources et aux communauteacutes(le cas eacutecheacuteant)


En conclusion Office Live Small Business est un outil extrecircme-ment inteacuteressant qui est en mesure de vous apporter beaucoup enrassemblant divers outils et fonctionnaliteacutes et en simplifiant forte-ment leur emploi Je ne puis que vous recommander de lrsquoessayer

Contenu de votre site web

Lorsque vous creacuteez un site web il est tregraves important de reacutefleacutechiragrave votre objectif Les choses sont complegravetement diffeacuterentes selonque vous envisagiez de faire du commerce en ligne de creacuteer unpoint de communication (blog ou forum) ou de vous servir devotre site comme simple vitrine publicitaire

La creacuteation drsquoun site de vente en ligne est une chose complexequi peut neacutecessiter le recours agrave des produits speacutecialiseacutes la placemanque dans ce livre pour deacutetailler cette proceacutedure Renseignez-vous aupregraves drsquoun speacutecialiste ou de vos organisations profession-nelles

Il en va de mecircme de la creacuteation drsquoun blog ou drsquoun forum inte-ractif agrave moins de le creacuteer agrave lrsquoaide drsquoun des nombreux outils exis-tants En effet de tregraves nombreux sites permettent de creacuteerrapidement un blog ou un forum dont par exemple WindowsLive Spaces Lrsquoinconveacutenient est toutefois que lrsquoadresse est lieacutee aunom du site parent ce qui nrsquoest pas forceacutement souhaitable pourune entreprise Vous pouvez toutefois afficher le contenu devotre blog Spaces sur un site Office Live Small Business

Nous nous inteacuteresserons ici agrave la creacuteation drsquoun site classique detype statique Pour plus drsquoinformations sur drsquoautres types de siteconsultez vos organisations professionnelles

En tout premier lieu il est capital drsquoeacuteviter un site de typelaquo plaquette raquo (coordonneacutees types de produits vendus par lrsquoentre-prise mot du dirigeant) Ce type de site nrsquoattire deacutesormais guegravereles visiteurs et nrsquoa que peu de chances drsquoecirctre pris en compte parles moteurs de recherche Privileacutegiez la qualiteacute en proposant un


contenu inteacuteressant dossiers theacutematiques actualiteacute articles defond revue de presse Une mise agrave jour freacutequente est capitale

Votre site doit posseacuteder un aspect professionnel eacutevitez lesimages extraites de CD agrave bas prix freacutequentes sur le web Tenez-vous au courant des laquo tendances raquo du web en consultant reacuteguliegrave-rement des sites tregraves freacutequenteacutes pour y piocher des ideacutees

Nrsquoabusez toutefois pas des gadgets et nouvelles technologiessurtout sur la page drsquoaccueil Les animations Flash Real Playerou Quicktime ne font que ralentir le chargement de la page etpeuvent ecirctre illisibles si le visiteur ne possegravede pas le composantlogiciel (plug-in) dans la version adeacutequate Un fichier de pagedrsquoaccueil ne devrait jamais deacutepasser une taille globale drsquounecentaine de kilo-octets La page drsquoaccueil doit pouvoir se chargeren une quinzaine de secondes avec un accegraves bas deacutebit

Un site web est un eacuteleacutement essentiel de votre communication si vous souhaitez mettre en place un site hautement sophistiqueacutesa creacuteation et son actualisation sont des activiteacutes qursquoil faut envisa-ger de sous-traiter agrave un professionnel

Reacutefeacuterencement de votre site web

Une fois votre site web en place vous devez le faire connaicirctreVous pouvez tenter de le faire directement mais le mieux est desrsquoassurer de sa preacutesence dans les moteurs de recherches celaporte le nom de reacutefeacuterencement de votre site web

Mettre en place une strateacutegie de reacutefeacuterencement implique decomprendre le fonctionnement des outils de recherche ainsique les diffeacuterences entre annuaires et les moteurs de recherche bull Un annuaire recense les sites agrave lrsquoaide de fiches descriptives

comprenant en regravegle geacuteneacuterale le titre lrsquoadresse (lrsquoURL) etun bref descriptif drsquoune longueur allant le plus souvent de 15agrave 25 mots au maximum Chaque site est inscrit dans une ouplusieurs cateacutegorie(s) Lorsqursquoune requecircte par mot-cleacute est


soumise lrsquoannuaire effectue une recherche sur les occurren-ces de ce terme dans ses fiches descriptives de site et non dansle contenu des pages du site en question diffeacuterant en celafondamentalement des moteurs de recherche Les annuairesfrancophones les plus connus sont Yahoo France Nomade leGuide de Voila lrsquoannuaire de Lycos France et lrsquoOpen Direc-tory francophone

bull Un moteur de recherche fonctionne sur un systegraveme radicale-ment diffeacuterent Des robots logiciels (appeleacutes crawlers ouspiders) parcourent le Web de page en page en sauvegardant aufur et agrave mesure le contenu texte des pages rencontreacuteesLorsqursquoun internaute saisit un mot-cleacute dans le formulaireproposeacute le moteur va en rechercher les occurrences dans sonindex crsquoest-agrave-dire dans le contenu texte des pages web sauve-gardeacutees Il classe ensuite les pages par ordre de pertinenceselon un ordre et un algorithme speacutecifique Les moteurs derecherche les plus connus sont Google Bing Voilagrave et YahooSearchVous ne pouvez toutefois pas attendre que votre site soit atteint

par un ou plusieurs robots privileacutegiez toujours un reacutefeacuterence-ment manuel

Outre les sites geacuteneacuteralistes identifiez les annuaires et moteursspeacutecifiques de votre activiteacute et soumettez-leur votre site Pourretrouver ces outils de recherche theacutematiques utilisez des sitesqui les recensent Si votre site preacutesente un caractegravere reacutegionalimportant soumettez-le eacutegalement aux outils de recherchereacutegionaux franccedilais

Soumettre un site nrsquoest toutefois pas synonyme drsquoinscriptiondans les bases de donneacutees des outils de recherche Veacuterifiez reacutegu-liegraverement (tous les trimestres par exemple) la preacutesence de votresite Si vous ne deacutesirez pas effectuer ce travail tout seul vouspouvez eacuteventuellement le sous-traiter

Souvenez-vous toutefois que le meilleur critegravere drsquoun bon reacutefeacute-rencement reste la qualiteacute du contenu de votre site web Un bonreacutefeacuterencement peut attirer de nombreux visiteurs sur vos pagesmais pour les y faire rester (ou mieux encore revenir) il fautreacutepondre agrave leurs attentes Fideacuteliser un visiteur est plus rentableque de tenter drsquoen capter un nouveau


Figure 612 Page de reacutesultats de Yahoo

Figure 613 Page de reacutesultats de Bing

Suivi de la freacutequentation de votre site web

Une fois votre site web creacuteeacute et reacutefeacuterenceacute il est inteacuteressant drsquoensuivre la freacutequentation Il existe agrave cet effet plusieurs possibiliteacutes


bull Un certain nombre de FAI proposent des outils gratuits oupayants qui permettent de suivre lrsquoactiviteacute de votre site Lesinformations procureacutees par ces outils sont tregraves variables

bull Office Live Small Business propose de faccedilon standard desoutils (figure 614)

Figure 614 Outils drsquoanalyse drsquoOffice Live Small Business

bull Google via son outil Google Analytics offre un outil gratuitdrsquoune rare puissance accessible agrave lrsquoadresse httpwwwgooglecomanalyticsfr-FR (figure 615)

Figure 615 Page drsquoaccueil de Google Analytics

Chapitre 7Produits speacutecialiseacutes

ne TPE a besoin de produits plus speacutecialiseacutes comptabi-liteacute paye etc Tenir une comptabiliteacute est une obligationleacutegale Certains envisagent drsquoemployer un produit

bureautique (tableur geacuteneacuteralement) comme support de leurcomptabiliteacute crsquoest une mauvaise ideacutee Les divers logiciels decomptabiliteacute proposeacutes sur le marcheacute sont peu coucircteux (au moinspour les produits TPE) et parfaitement respectueux des normescomptables et de la leacutegislation en vigueur ce qui nrsquoa que peu dechances drsquoecirctre le cas avec une comptabiliteacute bricoleacutee sur tableur

Outre la rapiditeacute qursquoil offre par lrsquoautomatisation des calculs cetype de logiciel fiabilise votre gestion il eacutevite les erreurs deressaisie et rappelle les reacuteglementations agrave respecter Il donne enoutre agrave vos eacuteditions comptables une preacutesentation soigneacutee

Crsquoest un domaine ougrave il est capital de bien reacutefleacutechir agrave ce quivous est indispensable un produit tregraves simple permettantdrsquoexporter les donneacutees vers le produit de votre expert-comptablepeut parfois ecirctre suffisant Consultez vos organismes profession-nels pour deacutefinir avec preacutecision ce qui vous est adapteacute Les para-graphes qui suivent reprennent les caracteacuteristiques desprincipaux produits du marcheacute mais crsquoest agrave chacun de deacutefinir sesbesoins

U


Traditionnellement vous achetez un de ces produits en bouti-que ou en ligne Il se preacutesente sous la forme drsquoune boicircte quicontient un CD-ROM Il faut ensuite installer (ou faire installerpar votre revendeur) le produit Depuis quelque temps sonttoutefois apparus des services en ligne disponibles par abonne-ment Le logiciel nrsquoest alors pas installeacute sur votre ordinateur vous y acceacutedez via Internet

Diverses socieacuteteacutes proposent des produits particuliegraverementbien adapteacutes aux TPEbull Ciel (httpwwwcielcom) est le leader incontestable du

marcheacute depuis un grand nombre drsquoanneacutees et fait preuvedrsquoune expeacuterience certaine Son catalogue est riche denombreux produits parmi lesquels certains concernent plusparticuliegraverement les TPE Leur site propose des videacuteos de

Dans un environnement eacuteconomique de plus en plus concurrentiel laTPE doit se donner les moyens de prendre les bonnes deacutecisions au bonmoment informatiser sa gestion commerciale en est un des facteurs encreacuteant les conditions de mise en œuvre drsquoun poste drsquoobservation delrsquoactiviteacute actualiseacute en permanence et qui se traduira par la mise agrave dispo-sition de lrsquoentrepreneur drsquoun tableau de bord efficaceIl est drsquoailleurs remarquable que la nouvelle geacuteneacuteration de logiciels degestion geacuteneacuteralistes ou sectoriels privileacutegient largement cette notionde tableau de bord qui prend une place preacutepondeacuterante du mode defonctionnement du logiciel en devenant lrsquoeacutecran drsquoaccueil qui srsquoafficheau moment du lancement du programmeLes eacutediteurs de ces logiciels ont vraiment repenseacute ces logiciels de gestionpour faciliter leur utilisation dans les TPE sans pour cela faire de conces-sions agrave la qualiteacute des reacutesultats drsquoanalyse obtenus ces tableaux drsquoindica-teurs soutiennent sans problegraveme la comparaison avec les eacuteleacutementsstatistiques traiteacutes par des logiciels creacuteeacutes pour des PME et des PMIDonnez-vous le pouvoir de deacutecisionhellip



Avis drsquoexpert

Produits speacutecialiseacutes 147

deacutemonstration qui expliquent parfaitement bien les diffeacuterentsproduits

bull EBP (http wwwebpcomfr) est un autre des leaders desproduits destineacutes aux PME et TPE

bull SageApineacutegoce (httpwwwsageapinegocecom) srsquoadresseplutocirct aux plus grosses des TPE et petites PME

Nous allons examiner quelques produits de chaque cateacutegorieplus en deacutetail

Comptabiliteacute

Ciel Auto-entrepreneur FacileCe produit deacutedieacute au reacutegime de lrsquoauto-entrepreneur preacutesente laparticulariteacute remarquable drsquoecirctre proposeacute gratuitement Ce nrsquoenest pas moins un produit extrecircmement complet et convivial bull Facturation de professionnels ou de particuliers aussi simple-

ment que dans un traitement de texte Tous les calculs sontautomatiques

Formation et assistance

Crsquoest probablement pour ces logiciels speacutecialiseacutes qursquoune formation estla plus neacutecessaire Outre vos organismes professionnels les vendeursproposent souvent tout un systegraveme de formation afin de vouspermettre de maicirctriser facilement leurs produits Crsquoest un investisse-ment des plus rentablesLrsquoassistance sur ce type de produit est eacutegalement cruciale surtout lorsdes premiers pas lorsque le manuel ne reacutepond pas agrave vos questionsLrsquoassistance teacuteleacutephonique initiale incluse est souvent limiteacutee agrave trentejours Vous devez au-delagrave souscrire un contrat qui donne souventaccegraves agrave un tarif preacutefeacuterentiel pour les mises agrave jour Si vous envisagez quevotre logiciel de comptabiliteacute soit un vrai outil de pilotage associeacute agraveplusieurs modules compleacutementaires il est fortement conseilleacute de sous-crire un contrat drsquoassistance longue dureacutee


bull Plus de ressaisie ou de copiercoller gracircce agrave la conservationdes descriptifs et prix des articles ou prestations les plusutiliseacutes

bull Transformation en un clic des devis en factures Un clicsuppleacutementaire permet drsquoenregistrer le regraveglement tregraves simple-ment

bull Comptabiliteacute automatique gracircce agrave lrsquoenregistrement instantaneacutedes ventes dans le livre chronologique des recettes

bull Enregistrement tregraves simple des achats gracircce au formulaire desaisie guideacutee

bull Livre chronologique des recettes et registre des achats accessi-ble drsquoun simple clic

bull Chiffres cleacutes de votre activiteacute disponibles en permanence gracircceau tableau de bord inteacutegreacute (CA reacutealiseacute Top 5 clientshellip)

Figure 71 Ciel Auto-entrepreneur Facile

Cette version gratuite limite lrsquoassistance agrave trois appels teacuteleacutepho-niques dans les 90 jours suivant lrsquoachat du produit Vous pouvezpreacutefeacuterer disposer drsquoune assistance teacuteleacutephonique complegravetependant un an pour 99 euro TTC ou de cette assistance compleacuteteacuteede deux heures de formation pour 149 euro TTC


EBP Auto-entrepreneur Pratic 2010

EBP Auto-entrepreneur Pratic 2010 est proposeacute au prix de8252 euro TTC Produit aussi simple que facile agrave utiliser il prend encompte les obligations lieacutees au statut de lauto-entrepreneur mentions leacutegales TVA non applicable livre Achats-Recettescalcul automatique des charges sociales et du montant du verse-ment libeacuteratoire de lrsquoimpocirct sur le revenu

Figure 72 EBP Auto-entrepreneur Pratique 2010 la saisie des devis et factures se fait directement dans un aperccedilu du document

Ses caracteacuteristiques cleacutes sont les suivantes bull Logiciel ergonomique ndash Un assistant permet une navigation

tregraves facile dans le logiciel pour acceacuteder directement aux fonc-tionnaliteacutes voulues

bull Reacutedaction des devis et des factures avec les mentions obligatoi-res sans risque de se tromper ndash Lrsquoutilisateur peut creacuteer des devisspeacutecifiques auto-entrepreneur et les transformer en factures Ilest possible de personnaliser les documents de vente


bull Tenue des comptes aiseacutee gracircce au livre des recettes et au regis-tre des achats ndash Lrsquoutilisateur peut imprimer les documentsdeacutetailleacutes avec toutes les donneacutees

bull Suivi de lrsquoactiviteacute sur le tableau de bord ndash Possibiliteacute de reacutealiserdes statistiques par client et par produit eacutevolution du chiffredrsquoaffaires des ventes du chiffre drsquoaffaires par client etc

bull Calcul des charges agrave payer et du montant du versement libeacuteratoirede lrsquoimpocirct sur le revenu tous les mois ou tous les trimestresLe produit comprend une assistance teacuteleacutephonique de 30 jours

ainsi que le Guide pratique de lrsquoauto-entrepreneur sous forme de10 fiches theacutematiques reacutealiseacutees en partenariat avec la Feacutedeacuterationdes auto-entrepreneurs

Ciel Compta Facile et Ciel ComptaCes produits plus complets offrent tous deux une saisie guideacuteedes eacutecritures sans notion comptable une saisie simplifieacutee deseacutecritures lrsquointeacutegration automatique des eacutecritures du releveacutebancaire un tableau de bord de lrsquoactiviteacute et les journaux TVABalance Grand Livre Journaux Bilan ainsi qursquoun lien verslrsquoExpert-comptable CGA

Figure 73 Ciel Compta Facile


Figure 74 Ciel Compta

La version Compta (149 euro HT) comprend drsquoautres fonc-tionnaliteacutes absentes de la version Compta Facile (99 euro HT) gestion de plusieurs socieacuteteacutes treacutesorerie preacutevisionnelle deacuteclara-tions 2033 2050 (documents fiscaux preacuteparatoires) lettrage etrapprochement automatique eacutecheacuteancier encours et relancesclient rappel des factures agrave encaisser statistiques deacutetailleacutees etmailing

EBP Compta Pratic 2009 et Compta Classic 2009EBP Compta Pratic 2009 (59 euro HT) ne demande aucuneconnaissance en comptabiliteacute Il propose une saisie simplifieacutee desachats des ventes et de la treacutesorerie le choix du type drsquoactiviteacutes(marchandises ou production) lrsquoimport-export des eacutecritures auformat du logiciel de votre Expert-Comptable les deacuteclarations deTVA agreacuteeacutees par la DGI (CA3 CA12 et annexe 3310A) leseacuteditions comptables (Journaux Grand-Livre Balance) le Bilanet Compte de Reacutesultat (eacutetats preacuteparatoires)


Figure 75 EBP Compta Pratic 2009

La version Compta Classic 2009 (159 euro HT) plus eacutevolueacuteeajoute une saisie guideacutee avanceacutee et une comptabiliteacute analyti-que mono-axe un eacutecheacuteancier et un tableau de preacutevisions detreacutesorerie

Figure 76 EBP Compta Classic 2009


ApineacutegoceCe produit proposeacute agrave 290 euro HT dispose en standard drsquoun plancomptable drsquoautomatismes de saisie lettrage rapprochementbancaire drsquoeacuteditions comptables et deacuteclaration de TVA agreacuteeacuteesde liaison avec votre expert-comptable et drsquoune comptabiliteacuteanalytiquebudgeacutetaire

Figure 77 Plan comptable Apineacutegoce

Gestion commerciale

Ciel Facturation facile et Ciel Devis facturesCiel Facturation facile (69 euro HT) propose une gestion descontacts clients et fournisseurs une gestion des articlespresta-tions des devis factures et avoirs la gestion des regraveglementslrsquoenvoi des documents commerciaux par e-mail un tableau debord des ventes (CA margeshellip) le rapport des ventes


Figure 78 Ciel Facturation Facile

Ciel Devis factures (119 euro HT) y ajoute la prise en charge degestion de plusieurs socieacuteteacutes la gestion des prospects lrsquoimporta-tion de clients et articles la gestion de lrsquoen-cours client un histo-rique commercial par client un systegraveme drsquoagenda de mailings etde relances client un eacutecheacuteancier des statistiques deacutetailleacutees et leparameacutetrage des piegraveces commerciales

Figure 79 Ciel Devis factures


EBP Devis et factures 2009 et Gestion commerciale 2009EBP Devis et facturation Pratic 2009 (79 euro HT) est le produit leplus simple de la gamme EBP Il propose toutefois un ensemblecomplet dont des fichiers clients et articles des devis facturesavoirs regraveglements clients la gestion de la DEEE (Deacutechets drsquoeacutequi-pements eacutelectriques et eacutelectroniques) le transfert comptable versEBP Compta ou au format du logiciel de lrsquoexpert-comptable lagestion des achats des ventes des stocks et la saisie de lrsquoinventaire

Figure 710 EBP Devis et Facturation Pratic 2009

La version EBP Gestion commerciale 2009 (209 euro HT) y ajoutebons de commande et bons de livraison clients facturation HTou TTC et la gestion de cinq tarifs

EBP propose eacutegalement des packs dont le EBP Pack Economi-que Entreprise 2009 (159 euro HT) qui combine les logiciels EBPCompta Classic 2009 et EBP Devis et Facturation Pratic 2009


Paye

Ciel Paye Facile et Ciel PayeCiel Paye Facile (99 euro HT) peut geacuterer jusqursquoagrave cinq salarieacutes Ilgegravere toutes les conventions collectives la paye mensuelle ouhoraire la paye par point et inverseacutee Proposant des modegraveles debulletins de paye (cadre employeacute ACCRE) il dispose bien sucircrdrsquoun Journal et drsquoun Livre de paye drsquoeacutetats des charges sociales etLoi Fillon Il comprend en outre des eacutetats preacuteparatoires DUCS etdes eacutetats DADS papier gegravere congeacutes RTT et absences ainsi quelrsquoenvoi des eacutecritures comptables vers Ciel Compta

Ciel Paye (239 euro HT) peut geacuterer jusqursquoagrave vingt salarieacutes Cetteversion ameacutelioreacutee propose en sus la teacuteleacutedeacuteclaration des eacutetatspreacuteparatoires DUCS des ordres de virement des salaires le plan-ning mensuel des congeacutes des attestations ASSEDIC des soldesde tout compte ainsi que des modegraveles de contrat de travail cour-riers Il gegravere le Droit individuel agrave la formation (DIF)

Figure 711 Ciel Paye


EBP Paye 2009

Ce produit tregraves complet proposeacute pour 199 euro HT propose lesfonctionnaliteacutes suivantes bull Plans de paye preacute-parameacutetreacutes (association VRP hocirctel-restau-

rant garage)bull Nombreux profils proposeacutes 35 heures cadre apprenti

stagiaire CI-RMA CNE CAE contrat professionnalisationbull Possibiliteacute de creacuteer un profil agrave partir du bulletinbull Eacutetat preacuteparatoire agrave la DADSbull Gestion des congeacutes payeacutes (leacutegaux suppleacutementaires et ancien-

neteacute) sur les peacuteriodes Nminus1 et Nbull Deacuteclaration unique drsquoembauche (DUE) ndash reacutegime geacuteneacuteralbull Gestion du DIFbull Journal et livre de paye mensuels trimestriels annuels et de

date agrave datebull Eacutetat des charges (choix de la peacuteriodiciteacute) avec visualisation des

effectifsbull Export des donneacutees au format de votre logiciel de comptabi-

liteacute ou au format du logiciel de votre expert-comptable

Figure 712 EBP Paye 2009 exemple de bulletins de salaire


Remarquez bien qursquoil ne srsquoagit-lagrave que drsquoun eacutechantillonnagedes produits disponibles prenez conseil aupregraves de votre expert-comptable et de vos organisations professionnelles pour retenirle ou les produits les plus adapteacutes agrave vos besoins

Glossaireaspx Extension de fichier de page webdynamiquebmp Format graphique dit en modepoints (bit-map) non compresseacute et doncde grande tailledoc Extension de fichier du format pardeacutefaut des documents Office Worddot Extension de fichier du format demodegravele Office Wordgif Format graphique compresseacuteadapteacute aux clipartshtm html Extension de fichier de pageweb HTML (Hyper Text MarkupLanguage)iaf Fichiers de paramegravetres de comptesde messagerie (Internet Account Files)ics Format de calendrier (iCalendar)jpg Format graphique agrave excellentecompression mais dit laquo avec perte raquo aufil des enregistrements successifsmdb Extension de fichier du format pardeacutefaut des bases de donneacutees OfficeAccesstif Format graphique compresseacute sansperte (les enregistrements successifs nedeacutegradent pas lrsquoimage) de taille supeacute-rieure agrave des fichiers jpgtxt Extension de fichier du format detexte brut sans enrichissementsxls Extension de fichier du format pardeacutefaut des classeurs Excel (jusqursquoagrave Excel2007 exclus)xlsx Extension de fichier du format pardeacutefaut des classeurs Excel 2007xlt Extension de fichier du format pardeacutefaut des modegraveles Excel (jusqursquoagrave Excel2007 exclus)xltx Extension de fichier du format desclasseurs Excel 2007

zip Archive drsquoun ou de plusieursfichiers compresseacutes

Aadresse IP Lrsquoadresse reacuteseau drsquoun ordina-teur configureacute pour employer TCPIPChaque adresse IP doit ecirctre unique ausein drsquoun mecircme reacuteseau

adresse MAC Adresse unique attribueacuteepar le fabricant agrave une carte reacuteseau ouautre mateacuteriel reacuteseau

appareil mobile Un eacutequipement mobilecomme un lecteur MP3 ou MP4 un assis-tant eacutelectronique personnel (PDA) unteacuteleacutephone portable ou une machineWindows Mobile qui fonctionne de faccedilonautonome mais peut ecirctre connecteacutee agrave unordinateur Un grand nombre de cesappareils peuvent synchroniser les infor-mations avec Windows

BBIOS (Basic InputOutput System) Lemicrocode mateacuteriel exeacutecuteacute par un ordi-nateur lors de son allumage

bit (Binary digiT) Chiffre binaire Pluspetit eacuteleacutement informatique capable dene stocker que les deux valeurs 1 ou 0

boucle locale Partie du reacuteseau teacuteleacutephoni-que situeacute entre le central et lrsquoutilisateurSon entretien relevant normalement delrsquoopeacuterateur historique est sous-traiteacute agraveun opeacuterateur tiers dans le cas drsquoundeacutegroupage total

box nom geacuteneacuterique donneacute au modemADSL fourni par les fournisseurs drsquoaccegravesFait eacutegalement fonction de routeurEthernet et parfois de point drsquoaccegravesWiFi


Ccarte graphique Transforme les donneacuteesmanipuleacutees par lrsquoordinateur en imagespouvant ecirctre repreacutesenteacutees par le moni-teur videacuteo Disposant drsquoun processeurgraphique propre elles possegravedent leurpropre meacutemoire vive ou emploient cellede la carte megraverecarte reacuteseau Interface entre lrsquoordinateuret le reacuteseau La fonction drsquoune cartereacuteseau est de preacuteparer drsquoenvoyer et decontrocircler les donneacutees sur le reacuteseaucarte reacuteseau WiFi Interface entre lrsquoordi-nateur et un reacuteseau sans filCentre de seacutecuriteacute Windows Un utilitaireWindows qui permet aux utilisateursdrsquoobtenir un aperccedilu de la configurationdes diffeacuterents paramegravetres et dispositifs deseacutecuriteacutecleacute USB Terme geacuteneacuteralement employeacutepour les dispositifs de meacutemoire externede petite taille (256 Mo agrave 32 Go) connec-teacutes agrave lrsquoaide drsquoun port USBcœur Le cœur drsquoun processeur est unmicroprocesseur agrave part entiegravere unprocesseur double cœur se comportecomme deux processeurs coupleacutesaugmentant fortement la vitesse de trai-tementcommutateur (switch) Mateacuteriel reacuteseauqui concentre et filtre les donneacutees afinde les aiguiller uniquement sur les portset machines adeacutequatscore Voir cœurCourant porteur en ligne (CPL) Techno-logie qui vise agrave faire passer de lrsquoinforma-tion sur les lignes eacutelectriques gracircce agrave destechniques de modulation avanceacutees

DDDR DDR2 Type de barrettes meacutemoireavec un connecteur respectivement agrave 184et 240 contactsdeacutebit Quantiteacute drsquoinformations circulantpar uniteacute de temps Le deacutebit se mesureen kilobits par seconde (kbits) ou enmeacutegabits par seconde (Mbits)

deacutecibel (dB) Uniteacute de mesure des ratiosde puissance relative en terme de gain oude perteDHCP (Dynamic Host Configuration Proto-col) Un protocole reacuteseau qui sert agrave four-nir automatiquement des informationsdrsquoadresse IP et les deacutetails apparenteacutesdont un masque de sous-reacuteseau unepasserelle par deacutefaut et les adresses deserveurs DNSdisque dur externe Un peacuteripheacuterique quirenferme un stockage fondeacute sur undisque dur Les disques durs externessont geacuteneacuteralement connecteacutes agrave lrsquoordina-teur agrave lrsquoaide drsquoune connexion USB ouFireWireDNS (Domain Name System) Un standardreacuteseau pour la reacutesolution de noms dereacuteseau hieacuterarchiques conviviaux enadresses TCPIP geacutereacute par lrsquoICANNdongle Nom souvent donneacute agrave une cleacuteUSB autre qursquoun dispositif de meacutemoirecomme par exemple une carte WiFi ou3G USBdossier partageacute Un dossier qui a eacuteteacuteconfigureacute pour ecirctre accessible via lereacuteseau Un dossier partageacute dispose depermissions qui speacutecifient quels utilisa-teurs peuvent acceacuteder aux fichiers

Eeacuteleacutements drsquoidentification Informationsdrsquoouverture de session (dont un nomdrsquoutilisateur et un mot de passe)employeacutees pour veacuterifier lrsquoidentiteacute drsquounutilisateurEthernet Protocole de communicationpermettant agrave des ordinateurs de commu-niquer entre eux sur un reacuteseau local viades cacircbles et des cartes speacutecifiquesCaracteacuteriseacute par ses prises agrave la norme RJ45

FFAI (Fournisseur drsquoAccegraves Internet)Correspond au terme anglophone ISP(Internet Service Provider) Deacutesigne uneentreprise qui commercialise lrsquoaccegraves agraveInternet Intermeacutediaire indispensableentre un particulier et le Web

Glossaire 161

filtre anti-hameccedilonnage Un dispositifdrsquoInternet Explorer qui permet au navi-gateur web de veacuterifier automatiquementsi un site est un site de hameccedilonnageconnu Il permet eacutegalement de signalerdes sites suspects agrave Microsoftfiltre drsquoentreacutee Une regravegle du Pare-feuWindows qui deacutetermine les applicationsdrsquoun ordinateur auxquelles peuventacceacuteder drsquoautres ordinateurs de lrsquoenvi-ronnementfiltre de sortie Un paramegravetre du Pare-feu Windows qui deacutetermine les applica-tions et services de lrsquoordinateur localautoriseacutes agrave communiquer avec drsquoautresordinateurs via le reacuteseaufiltre DSL Inseacutereacute entre la prise gigogne(prise en forme de T) et un appareil teacuteleacute-phonique (teacuteleacutephone teacuteleacutecopieurmodem) le filtre seacutepare les hautesfreacutequences destineacutees au modem ADSLdes basses freacutequences destineacutees au teacuteleacute-phone (la voix)firewall Voir pare-feufirmware Voir micrologicielfreeware Contraction de laquo Free softWare raquoLogiciel gratuit ou gratuicielFTP (File Transfer Protocol) Un des proto-coles de transfert standard de fichiers surInternet

G-HGo Gigaoctet Uniteacute de mesure corres-pondant agrave un milliard drsquooctetshameccedilonnage Lrsquoacte drsquoinciter les utilisa-teurs agrave fournir des informations sensiblescomme des mots de passe ou desdonneacutees financiegraveres Les tentatives dehameccedilonnage srsquoeffectuent geacuteneacuteralementpar le biais drsquoun site web conccedilu pourressembler eacutetroitement agrave celui drsquounorganisme officiel (comme une banque)mais qui enregistre les informationstransmises dans un but frauduleux Enanglais phishingheacuteriteacute Terme appliqueacute agrave du mateacuterielancien geacuteneacuteralement non compatiblePlug and Play ou agrave un pilote ou une appli-cation ancienne Mateacuteriel et logiciels

heacuteriteacutes sont souvent source de problegrave-mesHomeplug V101 Unique standard exis-tant drsquoorigine ameacutericaine pour le CPLCrsquoest un standard qui ne concerne queles installations inteacuterieures Tous lesmateacuteriels commercialiseacutes en Francerespectent (en principe) ce standardHTTP (Hypertext Transfer Protocol) Leprincipal protocole fondeacute sur TCPIPemployeacute pour acceacuteder aux sites webHTTPS (Hypertext Transfer ProtocolSecure) Une version seacutecuriseacutee du proto-cole HTTP employeacute pour acceacuteder agrave dessites web Le protocole prend en chargelrsquoemploi du chiffrage et de certificatspour proteacuteger des donneacutees sensibleshub Voir reacutepartiteur

IIDE ou EIDE Type de disque dur reacutepon-dant agrave la norme P-ATA (Parallel AdvancedTechnology Attachment) La plupart deslecteursgraveurs de CDDVD reacutepon-dent encore agrave cette normeIMAP (Internet Message Access Protocol)Un protocole qui permet le teacuteleacutecharge-ment et la gestion des courriels Ilcomporte plusieurs ameacuteliorations parrapport agrave POP3 et est pris en charge parOffice Outlookimprimante multifonction Combine lesrocircles drsquoimprimante et de scanneur Peutgeacuteneacuteralement fonctionner sans ordina-teur comme photocopieuse Certainsmodegraveles peuvent eacutegalement servir deteacuteleacutecopieurIndice de performance Windows Unensemble de tests qui deacutetermine lesperformances du processeur de lameacutemoire des disques et de la cartegraphique de lrsquoordinateurInternet Ensemble de reacuteseaux informati-ques relieacutes entre eux par le protocole decommunication IPintranet Reacuteseau informatique priveacute agravelrsquointeacuterieur drsquoune organisation reacuteserveacute engeacuteneacuteral aux collaborateurs drsquoune mecircmeentreprise


IPv4 (Internet Protocol v4) La version stan-dard du standard IP employeacute sur lrsquoInter-net et les reacuteseaux locauxIPv6 (Internet Protocol v6) Une versionplus reacutecente du standard IP qui proposeplus drsquoespace de noms des performan-ces et une seacutecuriteacute ameacutelioreacutees ainsi quedrsquoautres fonctionnaliteacutesISP (Internet Service Provider) Fournis-seur drsquoaccegraves Internet (FAI)

K-Lkit de connexion Ensemble drsquoeacuteleacutementslivreacute par le fournisseur drsquoaccegraves Il permetdrsquoinstaller correctement la box etdrsquoouvrir la connexion InternetKo Kilo-octet Uniteacute mesurant la capa-citeacute de stockage drsquoune meacutemoire ou drsquoundisque Un octet est formeacute de 8 bits(information binaire noteacutee 0 ou 1) Unkilo-octet est eacutegal agrave 1 000 octetsLAN (Local Area Network) Voir reacuteseaulocal

Mmaliciel Logiciel malveillant susceptiblede provoquer de nombreux problegravemessystegraveme dont une baisse des performan-ces des problegravemes de fiabiliteacute et despertes de donneacutees Ce terme regroupedes produits comme les logiciels publici-taires les logiciels espions les virus et leschevaux de Troiemalware Voir malicielmateacuteriel heacuteriteacute Terme appliqueacute agrave dumateacuteriel ancien geacuteneacuteralement noncompatible Plug and PlayMbits Meacutegabits par seconde uniteacute devitesse de transmission des donneacutees1 Mbits = 1 million de bits par secondeEacutegalement eacutecrit MbpsMo Mega-octet Uniteacute de mesure repreacute-sentant un million drsquooctetsmodem MOdulateur-DEModulateurMateacuteriel qui transforme des signauxnumeacuteriques en signaux analogiques (etreacuteciproquement) pour transmission surdes cacircbles teacuteleacutephoniques

N-ONNTP (Network News Transfer Protocol)Le protocole employeacute par les serveurs degroupes de discussion pour permettreaux utilisateurs de voir et drsquoenvoyer desmessages Il est pris en charge par OfficeOutlookoctet Ensemble de huit bits Crsquoest lrsquouniteacutede mesure de taille en informatiqueemployeacutee pour les fichiers les disques etla meacutemoire vive Il est geacuteneacuteralementemployeacute ses multiples kilo-octet (Ko)meacutega-octet (Mo) giga-octet (Go) et tera-octet (To)OEM (Original Equipment Manufacturer)Logiciel vendu exclusivement avec unordinateur neuf et strictement lieacute agrave celui-ci en cas de changement dordinateur ilest interdit drsquoutiliser le logiciel venduavec le preacuteceacutedent Les logiciels OEM nepeuvent en principe pas ecirctre acheteacutesseacutepareacutement et ne peuvent ecirctrerevendus ils seraient alors consideacutereacutescomme contrefaccedilons

PPAO Publication assisteacutee par ordinateurLogiciel permettant de reacutealiser des docu-ments sophistiqueacutes allant jusqursquoagrave deslivres Plus rarement Preacutesentation assis-teacutee par ordinateur logiciel permettantde reacutealiser des diaporamas animeacutespare-feu Systegraveme de protection quiempecircche les pirates du Web de srsquointro-duire dans un microPare-feu Windows Un dispositif de seacutecu-riteacute reacuteseau Windows qui permet aux utili-sateurs de restreindre les types de traficautoriseacutesPare-feu Windows avec fonctions avan-ceacutees de seacutecuriteacute Un outil de gestion deWindows qui permet aux utilisateurs decreacuteer des regravegles avanceacutees qui controcirclentle comportement du Pare-feu WindowsPartage drsquoimprimante Une meacutethodegracircce agrave laquelle des ordinateurs quiexeacutecutent Windows Vista peuventpermettre agrave des ordinateurs distantsdrsquoenvoyer des travaux drsquoimpression via le

Glossaire 163

reacuteseau vers un peacuteripheacuterique drsquoimpres-sion connecteacute localementPartage proteacutegeacute par mot de passe Uneoption du Centre Reacuteseau et partage quipeut ecirctre employeacutee pour imposer auxutilisateurs de fournir des informationsdrsquoidentification avant drsquoacceacuteder agrave desressources partageacutees comme des fichiersdes dossiers et des imprimantesPCI (Peripheral Component Interconnect)Standard de bus local (interne) permet-tant de connecter des cartes drsquoextensionsur la carte megravere drsquoun ordinateurPCMCIA (Personal Computer MemoryCard International Association) ou PCCard Format de carte drsquoextension ultra-plat deacutedieacute aux ordinateurs portables et agravedrsquoautres peacuteripheacuteriques (comme les Live-box Freebox Neuf Box)PDA (Personal Digital Assistant) Voir assis-tant eacutelectronique personnelPDF (Portable Document Format) Unformat de fichier de plus en plusreacutepandu qui contient un documentparfaitement mis en forme (tel un modedrsquoemploi ou mecircme un livre) pouvantecirctre imprimeacute ou visualiseacute agrave lrsquoeacutecranpermissions Des paramegravetres de seacutecuriteacutequi deacutefinissent quels utilisateurs peuventse connecter agrave une ressource particuliegravere(comme un fichier ou un dossier) et lesactions qursquoils sont autoriseacutes agrave effectuer(comme lire ou modifier les donneacutees)phishing Voir hameccedilonnagePnP (Plug and Play) Se dit drsquoun peacuteripheacute-rique qursquoil suffit de brancher pour qursquoilfonctionne crsquoest-agrave-dire ne neacutecessitant niadaptation speacutecifique ni parameacutetragepoint drsquoaccegraves Un dispositif qui constituelrsquointerface entre reacuteseaux cacircbleacutes et sans filet controcircle les paramegravetres de travail enreacuteseau des reacuteseaux sans filPOP3 (Post Office Protocol version 3) Leplus classique protocole de messagerieeacutelectronique capable drsquoautres fonctionsde base comme la suppression des messa-ges sur le serveurpourriel Nom donneacute agrave un message eacutelec-tronique indeacutesirable En anglais spam

RRAM (Ramdom Access Memory) Meacutemoirevive de lrsquoordinateur Sert agrave conserverprovisoirement les donneacutees celles-cisont perdues agrave lrsquoextinction de lrsquoordina-teurreacutepartiteur (hub) eacutegalement nommeacuteconcentrateur Concentre le trafic reacuteseauprovenant de plusieurs hocirctes et reacutegeacute-negravere le signalreacuteseau local Ensemble reliant les ordina-teurs drsquoune entreprise ou drsquoune organi-sation Un reacuteseau local ou LAN (LocalArea Network) peut ecirctre filaire ou sans filreacuteseau sans fil (wireless network) Unreacuteseau dans lequel au moins deux peacuteri-pheacuteriques peuvent communiquer sansliaison filaireRotation 3D Un dispositif de lrsquointerfaceutilisateur Windows Aero qui permet auxutilisateurs de voir des aperccedilus en tempsreacuteel des fenecirctres selon un arrangement3D empileacute Vous y acceacutedez agrave lrsquoaide de lacombinaison de touches Windows + Tabrouteur Eacutequipement drsquointerconnexionde reacuteseaux informatiques permettantdrsquoassurer le routage des paquets entredeux reacuteseaux ou plus afin de deacuteterminerle chemin emprunteacute par un paquet dedonneacutees

SSAN (Stockage Area Network) Systegraveme destockage situeacute sur un reacuteseau et accessibleen principe par tous les ordinateurs dureacuteseauSATA (Serial ATA) Type de disque durplus moderne et plus performantscanneur Un peacuteripheacuterique qui permetaux utilisateurs drsquoeffectuer une copienumeacuterique drsquoun document ou drsquounephoto papierSCSI Type de disque dur plutocirct reacuteserveacuteagrave des emplois speacutecifiquesserveur Ordinateur fournissant desservices comme par exemple le stockagede donneacutees la distribution de pages webagrave drsquoautres ordinateurs sur le reacuteseau etc


SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) Unprotocole drsquoenvoi de courriels via InternetIl est pris en charge par Office OutlookSOHO (Small OfficeHome Office) Nomdonneacute agrave de petits reacuteseauxinstallationsinformatiques dans de petites structuresou pour des usages personnelsspam Voir pourrielspyware Petits programmes espionscontenus dans certains programmes Ilstransfegraverent vos donneacutees personnellesvers des reacutegies publicitaires via InternetIl existe des logiciels anti-spywareSSL (Secure Sockets Layer) Meacutecanisme deseacutecuriteacute de communications informatiquesswitch Voir commutateursystegraveme drsquoexploitation Crsquoest ce quipermet agrave votre ordinateur de communi-quer avec lrsquoexteacuterieur et drsquoexeacutecuter desprogrammes Les plus ceacutelegravebres sontWindows Linux et Mac OS

TTCPIP (Transmission Control ProtocolInternet Protocol) Protocole de communi-cation employeacute sur InternetThegraveme du Bureau Un ensemble de para-megravetres de configuration du BureauWindows qui peut ecirctre chargeacute ou enre-gistreacute pour faciliter la gestionTo Tera-octet Uniteacute de mesure corres-pondant agrave mille milliards drsquooctets

UUNC (Universal Naming Convention) Un stan-dard de meacutethode de deacutenomination pouracceacuteder aux ressources drsquoun ordinateur viale reacuteseau Un chemin UNC comprend lenom de lrsquoordinateur et un chemin drsquoaccegravesvers la ressource partageacutee Par exempleOrdinateur01DossierPartageacuteURL (Universal Ressource Locator) Uneadresse web conviviale comme httpmicrosoftfrUSB (Universal Serial Bus) Type de portinformatique permettant de connecterde multiples peacuteripheacuteriques impriman-tes appareils photos cleacutes USB disquesdurs externes etc

W-ZWiFi Norme de reacuteseau sans fil rapide etagrave moyenne porteacutee utiliseacutee pour creacuteer desreacuteseaux de micros sans la contrainte ducacircblage appeleacutee eacutegalement WiFi80211a b g ou airport (Apple) Cesystegraveme repose sur des ondes radio drsquounefreacutequence de 24 GHzWindows 7 Le dernier systegraveme drsquoexploi-tation WindowsWindows Aero Les nouveaux dispositifsde lrsquointerface utilisateur apparus avecWindows Vista Ils comprennent deseffets de transparence et la possibiliteacute denaviguer entre les fenecirctres ouvertes agravelrsquoaide des effets 3D de la carte videacuteoWindows Defender Un programme deseacutecuriteacute qui peut rechercher et supprimerles maliciels Windows Defender permeteacutegalement de geacuterer les eacuteleacutements de deacutemar-rage et les processus en cours drsquoexeacutecutionWindows Server 2008 Le systegravemedrsquoexploitation serveur actuel de Micro-softWindows Update Dispositif Microsoftqui permet un teacuteleacutechargement et lrsquoinstal-lation automatique de mises agrave jourdepuis MicrosoftWindows Vista Lrsquoavant dernier systegravemedrsquoexploitation WindowsWLAN (Wireless Local Area Network)Reacuteseau local sans fil permettant decouvrir lrsquoeacutequivalent drsquoun reacuteseau localdrsquoentreprise soit une porteacutee drsquoenvironune centaine de megravetresWorld Wide Web Toile drsquoaraigneacuteemondiale Lrsquoapplication phare drsquoInter-net permettant de consulter des pageseacutecrites en HTML (lues par un naviga-teur) ou de charger divers documentsAussi nommeacutee Web WWW ou toileZones de seacutecuriteacute Dispositif drsquoInternetExplorer qui permet de deacutefinir desoptions de seacutecuriteacute diffeacuterentes selon lasource drsquoun site web Par exemple lessites web drsquoun intranet local peuventposseacuteder des reacuteglages diffeacuterents des sitessitueacutes sur lrsquoInternet public

Index

Symbolesdot 38ics format de calendrier 99mdb 62wcinv invitation agrave une reacuteunion 110xls 56xlsx 56xlt 56xltx 56

AAccess 62Active Directory 25Adobe InDesign 57adresse

ndash eacutelectronique 71ndash eacutelectronique personnaliseacutee 127ndash IP 126ndash web 125

ADSL 16 122ndash filtre 124

Agefos PME 68AMD 7annuaire 141

ndash de recherche 142antivirus 65Apple 6application partager 112

Bbox 16Bureau partager 111

CCalendrier Windows 95

ndash abonnement 102ndash creacuteation de tacircches et de

rendez-vous 97ndash envoi drsquoinformations 99ndash publier 100

calendrier partager 102carte

ndash graphique 8ndash reacuteseau 24ndash reacuteseau WiFi 24

cheval de Troie 64Ciel 146classeur 42cleacute USB 17 24commutateur 23compte de messagerie 70 127configurer

ndash espace de collaboration Windows 107

ndash messagerie eacutelectronique 70ndash Outlook et service de

disponibiliteacute 102Connecteur Microsoft Office Outlook 139Contacts 88courrier indeacutesirable 77CPL (courant porteur en ligne) 22crawlers 142


creacuteerndash compte de messagerie

eacutelectronique 70ndash liste personnaliseacutee Excel 48ndash raccourci 43

Ddeacutegroupage 124deacutelimiteacute fichier 44disque dur 9

ndash IDE 9ndash SATA 9ndash SCSI 9

donneacutee liste de ~ 48dpi (dots per inch) 14

EEBP 147eacutecran taille 8espace de collaboration Windows 106

ndash configurer 107ndash creacuteer une reacuteunion 109ndash fin dune reacuteunion 112ndash inviter des participants 110ndash partage drsquoinformation 111ndash rejoindre une reacuteunion 110

Ethernet 20Excel 43

ndash Assistant Conversion 45ndash Assistant Importation de texte

44ndash filtre de donneacutees 50ndash graphique 44 51ndash importer des donneacutees 44ndash importer des donneacutees depuis le

Web 46ndash liste de donneacutees personnaliseacutee

48ndash modegravele 56ndash tri de donneacutees 49

FFacebook 67FAI (Fournisseur drsquoAccegraves Internet) 71

feuille de calcul 42fichier

ndash agrave largeur fixe 44ndash deacutelimiteacute 44

Flash 141formation 67 147fournisseur drsquoaccegraves agrave Internet 122freeware 32

Ggeacuterer calendriers et groupes 96Gestionnaire de serveur 25Google Analytics 144graphique 44

ndash modifier 53ndash types de 52

gratuiciel 32

Hhameccedilonnage 78Homeplug V101 22hub 23

IiCalendar format de fichier 99ICANN (Internet Corporation for Assigned Names and Numbers) 126IMAP (Internet Message Access Protocol) 73imprimante

ndash jet drsquoencre 15ndash laser 15ndash multifonction 15

Intel 7Internet Explorer 121Internet fournisseur drsquoaccegraves agrave ~ 122ISP (Internet Service Provider) Voir fournisseur drsquoaccegraves Internet

LLAN (Local Area Network) 20largeur fixe fichier agrave 44lecteurgraveur CDDVD 10Linux 10liste de donneacutees 48

Index 167

logicielndash contributif 31ndash espion 64ndash publicitaire 64

logiciel de comptabiliteacutendash EBP Auto-entrepreneur

Pratic 2010 149logiciel de gestion commerciale

ndash EBP Devis et factures et Gestion commerciale 2009 155

MMac 6meacutemoire vive 8messagerie eacutelectronique 69

ndash compte 70ndash configurer 70ndash fondeacutee sur le Web 74ndash paramegravetres avanceacutes 75ndash serveur de 71

Messenger 67Microsoft SQL Server 2005 Express 92modegravele 56modem-routeur 16moteur de recherche 142

NNIC (Network Interface Card )Voir carte reacuteseaunom de domaine

ndash obtenir 137ndash personnaliseacute 127ndash redeacuteleacutegation 138

OOEM (Original Equipment Manufacturer) 31Office Live Small Business 128

ndash analyse de la freacutequentation 144ndash inscription 130

Office Live Workspace 113ndash ajout de document 115ndash partager 116

Office Online 39 60ndash partager un calendrier 103

Office Outlookndash boicircte de dialogue Paramegravetres de

messagerie Internet 73ndash boicircte de dialogue Paramegravetres

des comptes 72ndash calendrier partager 102ndash Connecteur 139ndash Contacts 88ndash courrier indeacutesirable

(pourriel) 77ndash filtre drsquoaffichage 85ndash gestionnaire de contacts

professionnels 92ndash hameccedilonnage 78ndash personnaliser 84ndash publipostage 88ndash regravegles de messages 83

onduleur 17Open Officeorg 33open source 32

Ppare-feu Windows 66partage

ndash drsquoapplication 112ndash drsquoinformation dans lrsquoespace de

collaboration Windows 111PC 6PCI 24PCMCIA 24PDF (Portable Document Format) 42phishing Voir hameccedilonnagephotocopieuse 16piratage 31POP3 (Post Office Protocol version 3) 73PowerPoint 60preacutesentation assisteacutee par ordinateur 60processeur 7

ndash freacutequence 7publication

ndash assisteacutee par ordinateur 57ndash drsquoun calendrier 100


publipostage 59 88Publisher 57

ndash publipostage 59

QQuarkXPress 57Quicktime 141

Rraccourci creacuteer 43RAM (Random Access Memory) 8Real Player 141reacutepartiteur 23reacuteseau

ndash filaire 20ndash local 20ndash local mateacuteriel 23ndash WiFi 20

routeur 23

SSageApineacutegoce 147SAN (Stockage Area Network) 17scanneur 15seacuteparateur 45serveur de messagerie 71service dassistance 124shareware 31site web 125

ndash conception 133ndash contenu 140ndash freacutequentation suivre 143ndash heacutebergeur 126ndash reacutefeacuterencer 141

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) 74spiders 142stockage externe 16suite bureautique 33switch 23systegraveme drsquoexploitation 10

ndash serveur 11 25

Ttableur 42Toile 121TPE

ndash deacutefinition 1ndash taux drsquoeacutequipement 1

traitement de texte 33

UURL (Universal Ressource Locator) 126

Vvirus 63Voisinage immeacutediat boicircte de dialogue 108

WWeb importation de donneacutees depuis le Web 46WiFi 20Windows Defender 65Windows Live ID 103 115 131Windows Server 2008 25Windows Small Business Server 2008 26Word 34

ndash modegravele 38ndash styles 34

World Wide Web 121WSRM (Windows System Resource Manager) 25

ZZoneAlarm 66


Introduction

Chapitre 1 - Quel mateacuteriel choisir

Mac ou PC


PC portable


Chapitre 2 - Reacuteseau

Reacuteseau local



Chapitre 3 - Les logiciels



Seacutecuriteacute

Formation

Chapitre 4 - Messagerie eacutelectronique


Office Outlook

Chapitre 5 - Travail en collaboration

Calendrier


Chapitre 6 - Affirmer et promouvoir votre preacutesence sur le Web






Chapitre 7 - Produits speacutecialiseacutes13

Comptabiliteacute

Gestion commerciale

Paye

Glossaire

A

B

C

D

E

F

G-H

I

K-L

M

N-O

P

R

S

T

U

W-Z

Index

Symboles

A

B

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V

W

Z

Mise en pages ARCLEMAX

copy Dunod Paris 2009ISBN 978-2-10-054590-2


Introduction 1









Glossaire 159

Index 165

Introduction






S

2







Avis drsquoexpert

Introduction 3



Contenu de ce livre


















F





Mac ou PC














Meacutemoire vive












Disque dur



















Figure 11 Windows 7

Exemple












PC portable













Avis drsquoexpert












ModemFax












Onduleur


Stockage en ligne










J

Avis drsquoexpert


Reacuteseau local


Reacuteseau filaire








Reacuteseau 21














Reacuteseau 23









Routeur











Reacuteseau 25




Windows Server 2008











Reacuteseau 27
















D







Avis drsquoexpert

Les logiciels 31




Version OEM









Les logiciels 33











Styles




Les logiciels 35













Les logiciels 37










Les logiciels 39












Les logiciels 41











Les logiciels 43















Les logiciels 45















Les logiciels 47













Les logiciels 49




Tri de donneacutees










Les logiciels 51
















Les logiciels 53
















Les logiciels 55













Les logiciels 57











Les logiciels 59













Les logiciels 61












Les logiciels 63



Seacutecuriteacute











Les logiciels 65












Les logiciels 67

Formation





















P



Office Outlook










































Remarque







Remarque

















Hameccedilonnage












































Contacts Outlook








Remarque





































Calendrier



A











































































































































































C









Avis drsquoexpert

















Site web











Messagerie


















Gratuit


Gratuit



Gratuit









Gratuit



Gratuit



1599 euro HTan


Gratuit



Gratuit









Gratuit







































Obtenir un domaine
























































U








Avis drsquoexpert






Comptabiliteacute







































Gestion commerciale












Paye





EBP Paye 2009


























Glossaire 161











Glossaire 163









Index

























Ethernet 20Excel 43











gratuiciel 32






Index 167































routeur 23




ndash serveur 11 25









ZZoneAlarm 66


Introduction


Mac ou PC


PC portable



Reacuteseau local






Seacutecuriteacute

Formation



Office Outlook


Calendrier









Comptabiliteacute

Gestion commerciale

Paye

Glossaire

A

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G-H

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Index

Symboles

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Introduction 1









Glossaire 159

Index 165

Introduction






S

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Avis drsquoexpert

Introduction 3



Contenu de ce livre


















F





Mac ou PC














Meacutemoire vive












Disque dur



















Figure 11 Windows 7

Exemple












PC portable













Avis drsquoexpert












ModemFax












Onduleur


Stockage en ligne










J

Avis drsquoexpert


Reacuteseau local


Reacuteseau filaire








Reacuteseau 21














Reacuteseau 23









Routeur











Reacuteseau 25




Windows Server 2008











Reacuteseau 27
















D







Avis drsquoexpert

Les logiciels 31




Version OEM









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Styles




Les logiciels 35













Les logiciels 37










Les logiciels 39












Les logiciels 41











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Les logiciels 45















Les logiciels 47













Les logiciels 49




Tri de donneacutees










Les logiciels 51
















Les logiciels 53
















Les logiciels 55













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Les logiciels 61












Les logiciels 63



Seacutecuriteacute











Les logiciels 65












Les logiciels 67

Formation





















P



Office Outlook










































Remarque







Remarque

















Hameccedilonnage












































Contacts Outlook








Remarque





































Calendrier



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Site web











Messagerie


















Gratuit


Gratuit



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Gratuit



1599 euro HTan


Gratuit



Gratuit









Gratuit







































Obtenir un domaine
























































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Avis drsquoexpert






Comptabiliteacute







































Gestion commerciale












Paye





EBP Paye 2009


























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Index

























Ethernet 20Excel 43











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Index 167































routeur 23




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ZZoneAlarm 66


Introduction


Mac ou PC


PC portable



Reacuteseau local






Seacutecuriteacute

Formation



Office Outlook


Calendrier









Comptabiliteacute

Gestion commerciale

Paye

Glossaire

A

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N-O

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Index

Symboles

A

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Glossaire 159

Index 165

Introduction






S

2







Avis drsquoexpert

Introduction 3



Contenu de ce livre


















F





Mac ou PC














Meacutemoire vive












Disque dur



















Figure 11 Windows 7

Exemple












PC portable













Avis drsquoexpert












ModemFax












Onduleur


Stockage en ligne










J

Avis drsquoexpert


Reacuteseau local


Reacuteseau filaire








Reacuteseau 21














Reacuteseau 23









Routeur











Reacuteseau 25




Windows Server 2008











Reacuteseau 27
















D







Avis drsquoexpert

Les logiciels 31




Version OEM









Les logiciels 33











Styles




Les logiciels 35













Les logiciels 37










Les logiciels 39












Les logiciels 41











Les logiciels 43















Les logiciels 45















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Les logiciels 49




Tri de donneacutees










Les logiciels 51
















Les logiciels 53
















Les logiciels 55













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Les logiciels 59













Les logiciels 61












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Seacutecuriteacute











Les logiciels 65












Les logiciels 67

Formation





















P



Office Outlook










































Remarque







Remarque

















Hameccedilonnage












































Contacts Outlook








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Calendrier



A











































































































































































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Avis drsquoexpert

















Site web











Messagerie


















Gratuit


Gratuit



Gratuit









Gratuit



Gratuit



1599 euro HTan


Gratuit



Gratuit









Gratuit







































Obtenir un domaine
























































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Avis drsquoexpert






Comptabiliteacute







































Gestion commerciale












Paye





EBP Paye 2009


























Glossaire 161











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Index

























Ethernet 20Excel 43











gratuiciel 32






Index 167































routeur 23




ndash serveur 11 25









ZZoneAlarm 66


Introduction


Mac ou PC


PC portable



Reacuteseau local






Seacutecuriteacute

Formation



Office Outlook


Calendrier









Comptabiliteacute

Gestion commerciale

Paye

Glossaire

A

B

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G-H

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N-O

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Index

Symboles

A

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Q

R

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U

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Z

Introduction






S

2







Avis drsquoexpert

Introduction 3



Contenu de ce livre


















F





Mac ou PC














Meacutemoire vive












Disque dur



















Figure 11 Windows 7

Exemple












PC portable













Avis drsquoexpert












ModemFax












Onduleur


Stockage en ligne










J

Avis drsquoexpert


Reacuteseau local


Reacuteseau filaire








Reacuteseau 21














Reacuteseau 23









Routeur











Reacuteseau 25




Windows Server 2008











Reacuteseau 27
















D







Avis drsquoexpert

Les logiciels 31




Version OEM









Les logiciels 33











Styles




Les logiciels 35













Les logiciels 37










Les logiciels 39












Les logiciels 41











Les logiciels 43















Les logiciels 45















Les logiciels 47













Les logiciels 49




Tri de donneacutees










Les logiciels 51
















Les logiciels 53
















Les logiciels 55













Les logiciels 57











Les logiciels 59













Les logiciels 61












Les logiciels 63



Seacutecuriteacute











Les logiciels 65












Les logiciels 67

Formation





















P



Office Outlook










































Remarque







Remarque

















Hameccedilonnage












































Contacts Outlook








Remarque





































Calendrier



A











































































































































































C









Avis drsquoexpert

















Site web











Messagerie


















Gratuit


Gratuit



Gratuit









Gratuit



Gratuit



1599 euro HTan


Gratuit



Gratuit









Gratuit







































Obtenir un domaine
























































U








Avis drsquoexpert






Comptabiliteacute







































Gestion commerciale












Paye





EBP Paye 2009


























Glossaire 161











Glossaire 163









Index

























Ethernet 20Excel 43











gratuiciel 32






Index 167































routeur 23




ndash serveur 11 25









ZZoneAlarm 66


Introduction


Mac ou PC


PC portable



Reacuteseau local






Seacutecuriteacute

Formation



Office Outlook


Calendrier









Comptabiliteacute

Gestion commerciale

Paye

Glossaire

A

B

C

D

E

F

G-H

I

K-L

M

N-O

P

R

S

T

U

W-Z

Index

Symboles

A

B

C

D

E

F

G

H

I

L

M

N

O

P

Q

R

S

T

U

V

W

Z

2







Avis drsquoexpert

Introduction 3



Contenu de ce livre


















F





Mac ou PC














Meacutemoire vive












Disque dur



















Figure 11 Windows 7

Exemple












PC portable













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ModemFax












Onduleur


Stockage en ligne










J

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D







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Les logiciels 31




Version OEM









Les logiciels 33











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Les logiciels 35













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Les logiciels 39












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Les logiciels 53
















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Les logiciels 65












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Formation





















P



Office Outlook










































Remarque







Remarque

















Hameccedilonnage












































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Remarque





































Calendrier



A











































































































































































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Paye





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Symboles

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U

V

W

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Formation





















P



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B

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P



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A











































































































































































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