i3, progiciel de gestion d'affaire grd

Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux

ERP gestion à l’affaire adapté aux GRD Énergie

Présentation novembre 2011


Sommaire

THELYS

Le progiciel i3◦Principes◦Couverture fonctionnelle GRD◦Architecture technique et intégration


L’entreprise THELYS et la gestion d’affaires / GRD

Une « jeune » entreprise dynamique

créée par 2 associés, après 15 ans d’expériences reconnues dans les domaines

* de la mise en œuvre de Systèmes d’Information* du conseil en Organisation* du développement de Progiciels* de la gestion de Projets importants

avec une expertise fonctionnelle dans le secteur de l’Energie (EDF GDF Services notamment)

1 seul métier :Éditeur du progiciel de

gestion à l’affaire i3

Axes stratégiques :* Gestion / Pilotage* Métiers GRD* Veille technologique et R&D importante


Positionnement de

Régie du SIEDS (SEOLIS) – Niort

SICAE de la Somme et du Cambraisis

Régie du Gaz de Strasbourg (ReseauGDS)

Gestionnaires de Réseaux

de Distribution

gaz et électricité

Gestion de chantiersBTP, Métallerie, serrurerie

Énergies renouvelables

Études, fabrication, installation à l’affaire


: plus de 15 ans dans le secteur de l’énergie

Volonté forte de devenir un acteur majeurdes systèmes de gestion à l’affaire

Forte R&D

Plus de 15 ans de

collaboration avec nos

clients Régie et SICAE

Des concepts initiaux

innovants


Périmètre fonctionnel


Cartographie fonctionnelle ERP


Une solution intégrée permettant :◦ de budgéter, planifier, suivre vos affaires et vos

dossiers◦ d’enregistrer la totalité des événements et de

comptabiliser l’ensemble des coûts et revenus

◦ Suivis de programmes, d’affaires, de chantiers de travaux, de maintenance

◦ Gestion des interventions, des ressources

◦ Achats/Stocks/ Approvisionnements

◦ Facturation/Gestion commerciale clients/fournisseurs

Cartographie fonctionnelle ERP

Gestion et pilotage analytique des affaires


Intégration au cœur de votre SI


Gestion de toutes vos activités Séparation comptable Confidentialité des informations Prise en compte de la loi SRU Pilotage de vos interventions Traçabilité de vos opérations et suivi des coûts et revenus

des chantiers et de vos différentes activités, Processus de gestion pour chaque prestation de votre

catalogue Gestion des demandeurs, fournisseurs, mandataires Respect des procédures administratives et de votre

engagement qualité Vue simple et complète de vos dossiers

Soyez prêts à affronter les nouvelles exigences de votre métier


Concepts clés

Affaire

Planning

RDVInterventions

Affaire

ActivitésActivité / Programme

DevisDossier

InterlocuteursClient

Gestion documentaireCourriers / Fax / Scan

Commandes de sous-traitance

Commandes d’achats

matière/articles

Prestations internes

CataloguesFournisseur

Gestion événementielle

Suivi des coûts et revenus

Gestion budgétaire

ChiffragePrévisionnel

RéaliséFacturé

Fournisseur

• Suivi Analytique

•Tableaux de bord

•Pilotage

Suivi achatStock

Chantier

Abonné / Site / Payeur /

Initiateur

Marchés

Tâches et alertes

Articles


Annexe : Description des principaux

écrans et fonctionnalités


Ecran de gestion d’affaire

Accès direct à aux constituants

de l’affaire

Fiche de synthèse

du dossier

Synthèse financière

Accès direct par onglets aux différentes fonctions de gestion

d’affaire


L’affaire vue comme un dossier

Un ou plusieurs

devis

Pour chaque type d’ordre, des

fonctionnalités très complètes

Pour chaque chantier,

une ou plusieurs commandes d’achat/sous-

traitance


La composition des affaires est très libre:◦ N devis et N chantiers ainsi que leurs commandes aux entreprises ◦ Un devis (simple ou complexe) établi sur la base d’un chantier. Les

commandes aux entreprises peuvent être engagées selon les besoins du chantier

Une structure d’affaire souple et modulaire

◦ Un devis est découpé en plusieurs chantiers (par ouvrage)

◦ Un devis forfaitaire basé sur un chiffrage de l’affaire


Gestion documentaire complète et intégrée par affaire, tiers

Documents générés par i3 ou bien intégrés à postériori

(courriers, scan, photos, plans, etc.)


Gestion des prospects, contacts, actions commerciales et rendez-vous

Fiches contacts au formats standard Outlook, possibilité d’import/Export

Transformation aisée d’un contact en prospect puis client dans i3

Nombreuses représentations graphiques des événements liés à

l’affaire ou aux rendez-vous, interventions planifiées


Chiffrage des devis adapté aux besoinsUtilisation de bordereaux de chiffrage, de devis-types, gestion des déboursés/métrés

Nombreux utilitaires d’aides à la saisie du

chiffrage

Saisie du chiffrage détaillé par lot, phase et en définissant les

besoins de sous-traitance, achat, etc.

Formulaires de calcul paramétrables

(indicateurs financiers, gestion de marchés, etc.)


Solution complète de gestion des bordereaux:◦

Une gestion des bordereaux adaptée

• Multi-niveaux• Multi-bordereaux• Intègre les

coefficients de calcul (en point ou en valeur)

• Permet la simulation et l’historisation

• Import-export Excel


Loi SRU et réfaction

Une prise en compte des règles SRU et des règles de réfaction

grâce aux mécanismes de calculs et des formulaires paramétrables


Formulaires paramétrables pour étendre le modèle i3 à l’ensemble de vos besoins


Frais généraux et charges indirectes

Les frais généraux, et autres charges indirectes peuvent être incorporés facilement grâce aux rubriques de calcul paramétrables


Facturation client simple et adapté à vos types d’affaires

Modes de Facturation possibles :

• sur devis• sur jalon prédéfini• sur situation / avancement• en mode « comptoir »


Gestion des encours par chargé d’affairePortefeuille de dossiers suivant l’avancement


La gestion des tâches et des alertes de I3 est de type workflow. Dans le cadre d’une gestion par affaire elle permet:◦ La programmation des alertes « administratives »:

Echéance article 49, 50 par exemple Échéance prévisionnel de fin travaux Rappel de calcul fiche des immobilisations/chantier Autres alertes paramétrables par l’utilisateur

Gestion des alertes et des tâches à faire par affaire ou par responsable


La programmation des tâches: ◦« File d’attente » client◦Suivi de dossier…

Une gestion intégrée des tâches et alertes


La programmation des travaux et des bons travaux est souple et paramétrable et prend en compte la gestion par pôle ou agence.

Le module web est d’un apprentissage rapide:

Programmation des travaux intégrée


Les entreprises peuvent transmettre leurs devis estimatif par une simple feuille Excel

Remontée des devis entreprises automatisée


Suivi des réalisations (matériel, Main d’œuvre, déplacements, véhicules):

◦ En mode connecté déconnecté, par PDA ou portable pour les suivis interne des chantiers

◦ Par l’outils i3timesheet pour les temps passés

◦ Par attachement de travaux ou par remontée Excel pour les travaux entreprises

◦ Par intégration de flux paramétrable à une gestion des stock externe

Suivi exhaustif des réalisations


Saisie des temps passés(rubriques totalement paramétrables, par ressource, gestion des types d’heures, outils d’aide à la saisie)

Affectation par affaire/chantier

(gestion des types d’heures)

Gestion des feuilles de temps par service / ressource


Tableaux de bord et de pilotage personnalisés et adaptés à chaque métier


Axes analytiques principaux : ◦Activité◦Programme◦Type d’affaire◦Type et sous-type d’ordre◦Famille de rubrique de coût / revenu◦Type de temps passés ◦Catégorie de ressource◦Famille technique de matériel◦En fonction des besoins

Multi-axes d’affectation budgétaires

Nombreux axes analytiques et budgétaires


Outils d’aide à la planification

Project

• Vue GANTT par affaire• Planning de charge par

Ressource • Diagramme de PERT


Suivi des interventions par éléments du patrimoine (tronçon de réseau, postes sources)◦Indicateurs Qualité ◦Pilotage

Suivi du patrimoine


Nombreuses fonctions de paramétrage


Paramétrage des processus, alertes, affaires-types, etc.

Paramétrage clair de chaque entité et de chaque

fonction par les outils d’administration

Possibilité de restituer les paramétrage

effectués sous forme de tableaux, de liste,

d’édition ou sous forme graphique (outils

intégrés)


Editions paramétrables

Paramétrage des courriers-type, documents

administratifs, courriers, rapports

via l’outil intégré de requettage et de mise en

forme

Avec sortie sous Word, Excel ou PDF

Paramétrage simplifié au travers de vues

prédéfinies


Un peu de technique…


Architecture technique

APACHE

I3 Query

TOMCAT

Base de donnéesGestion documentaire

Windows / Linux

VMWARE

I3 Report

Internet

PC Windows / Windows Mobile

Office / Open Office

PHPJAVA

I3 PlanningI3 Nomade

Connexion directeCITRIXNavigateur Internet


Un système ouvert, évolutif et fortement paramétrable pour répondre à tous les besoins d’analyse et pilotage de présentation et de restitution d’information

Gestion documentaire

Analyses(multi-

dimensionnellesOLAP)

Productions à la demande ou prédéfinies

documents, courriers, états, tableaux de bord, etc.

i3 Query

i3 Report

Requêtesprédéfinies

Requêtesà la demande

Menus i3Impressions par entité

(affaire, tiers, chantier, bon, etc.)Raccourci

bureau Portail i3 Intégration

Portail Intranet

Modules de calculRègles métiers en

PLSQL/Oracle

Impressionsdirectes ou par Internet

(WEB)

Laser, matricielles, thermiques,

code-barres, etc.

Fax Email

Fichier interface tous formats

Dictionnairedes données


Fonctionnement en mode Réseau classique, Intranet ou Internet (full Web)Tableaux de bord accessibles sur PDA / Iphone


Principaux échanges GRD

Optimisez et simplifiez les échanges avec vos sous-traitants :• intégration des chiffrages des entreprises par chantier• alimentation automatique des avancements et des

attachements de réalisations• alimentation simplifiée des coûts de chantiers et gestion

des justificatifs, par chantier ou marché.

Simplifiez vos relations contractuelles :• Gestion des branchements clients et des

différentes interventions en phase avec les dernières réglementations

• prise en compte de la loi SRU• gestion des réfactions• édition simplifiée des différents documents

contractuels et gestion centralisée des échanges avec l'ensemble des partenaires

Gérez l'ensemble des relations avec les fournisseurs d'énergie :

* respect de la réglementation * gestion des informations contractuelles * catalogues de prestations * demandes d'interventions * planification des rendez-vous

Intégrez l'outil du GRD avec votre outil de gestion clientèle :• respect de l'obligation de séparation comptable• confidentialité des informations• intégration d'un portail d'information GRD dans

votre outil de gestion clientèle• récupération automatique des besoins clients


En fonction des besoins :◦ SI clientèle◦ SI Achats et/ou Stocks◦ SIG◦ Suivi RH◦ Comptabilité générale◦ Paye◦ etc.

Formats d’échanges divers :◦Fichiers XML◦Fichiers « plats »◦Langage SQL/Oracle◦Développements ad-

hoc

Interfaces standards ou spécifiques


Références clients GRD


Solution opérationnelle depuis mars 1998 25 utilisateurs au sein des services de suivi des achats,

facturation, gestion des stocks, suivi des chantiers et des interventions

Contact : M. Chauvet – Directeur Général - 11 rue de la République BP7 80240 ROISEL - Tél : 03 22 86 45 45

Couvre l’ensemble des activités (Branchements, Éclairage Public, Extension de Réseau, Programmes, Gestion principalement de l’électricité mais ouverture du marché avec le Gaz et l’éolien)

Gestion complète des stocks et des réapprovisionnements (multi magasins, multi sites, gestion en mode déconnecté).

Gestion « multi-entreprises » (SICAE + Régie indépendante)

SICAE DE LA SOMME ET DU CAMBRAISIS1/3


Procédure complète de gestion des achats (avec validation par visas sur certains seuils et certains articles)

Gestion par magasin sur plusieurs sites

Gestion des immobilisations sur n° de série (pour les compteurs, disjoncteurs notamment) et calcul d’amortissements comptables

Gestion budgétaire annuelle et suivi analytique des dossiers

Interface complète avec le système de gestion clientèle e-GEE (facturation de consommation de l’énergie, reprise des informations des Points de Livraison et des caractéristiques des abonnés)



Prise en compte des nouveaux bordereaux de chiffrage liés à la loi SRU (prise en compte de la réfaction, gestion des devis, acomptes, décomptes prévisionnels ou définitifs).

Gestion des interventions terrain et aide à la planification

Gestion des ressources humaines et des compétences/habilitations associées à chaque intervention

Gestion des ressources matérielles

Gestion nomade sur terminaux spécialisés et sur PDA : gestion des études sur le terrain

Gestion documentaire complète (édition par serveur d’impression, divers formats PDF, gestion d’image travaux, etc.).



Solution opérationnelle depuis 1996 30 utilisateurs simultanés au sein du service de gestion des

travaux Contact : M. Klein – Responsable du Service Informatique - 14

place des Halles 67082 Strasbourg Tél :03 88 75 20 20

Gère plus de 15 000 affaires avec i3 et plus de 2 Millions de lignes de chiffrage

Arborescence des activités sous forme de budget (développement/exploitation)

Suivi détaillé des affaires chantiers et devis, au travers d’un Workflow défini par type d’affaire

RÉSEAU GDS 1/2


Gestion complexes des devis, facturation en points (bordereaux de chiffrage par points)

Établissement des devis, émission des demandes d’acomptes

Établissement des chiffrages et prévisions de chantiers

Gestion de développements spécifiques au travers de fiches métiers (documents administratifs et techniques)

Gestion des commandes d’achat et de sous-traitance aux entreprises ; Gestion des réceptions des travaux par attachement pro forma pour les sous-traitants

Facturation des travaux (auprès des clients et des fournisseurs)

Interfaces avec la gestion commerciale (e-GEE), la comptabilité, les stocks (GENERIX) et avec le SIG

RÉSEAU GDS 2/2


Solution opérationnelle depuis 2002

30 utilisateurs au sein des différents services de gestion des travaux, services comptables et achats.

Contact possible : M. Geribhi– Responsable du Service du Développement des Réseaux - BP 310 79009 NIORT CEDEX - Tél : 05 49 09 91 31

Gestion des programmes d’investissements et de l’ensemble des dossiers d’affaires de travaux (travaux d’investissement de gestion du réseau, chantiers travaux pour le compte du Syndicat, travaux facturés clients, interventions clients, maintenance du réseau)

Gestion des travaux de renouvellement et investissement organisés par programmes

SEOLIS SIEDS ENERGIE 1/2


Prise en charge des dossiers entre services, suivant la typologie des affaires avec mise en place de processus métiers adaptés aux différentes réglementations

Gestion documentaires des dossiers

Gestion des devis (simples, complexes avec multiples coefficients), éditions chapitrées, et facturation

Suivi des chantiers, du chiffrage à la réception des travaux puis clôture (plusieurs fiches métiers personnalisées)

Automatisation des échanges avec les principaux fournisseurs référencés et intégration des devis des prestations sous-traitées dans le prévisionnel des chantiers

Plusieurs Interfaces avec le service comptabilité

Tableaux de bords divers et complets (suivi des activités, coûts de chantiers prévisionnels et réels)

SEOLIS SIEDS ENERGIE 2/2


Intégration du métier de GRD mais en gardant de fortes capacités de paramétrage pour coller aux besoins propres à chaque organisation

3 utilisateurs GRD

3 modes d’utilisation propres et

assez différents

Le même applicatif i3

dans la même version


A votre disposition pour échanger sur vos besoins et l’adéquation de la solution i3

Pour plus d’information :◦Frédéric Boudineau / Thierry Dublé◦[email protected] ◦www.i3.fr

◦Tel : 02.41.20.09.94 06.10.52.57.84

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