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Roch Minzigna GUINKO Stage TN09/Automne 20061

GUINKO Minzigna RochRESPONSABLE PEDAGOGIQUE UTT :Michel DOUSSOT

Branche : GSIT / TN09 Année : 2006/2007 Semestre : A06

A PARTIR DE L’EXISTANT, DEFINIR ET METTRE EN PLACEUN SYSTEME D’INFORMATION REPRESENTATIF DES ACTIVITES DU

SERVICE RESSOURCES HUMAINES MANAGEMENT

Ce stage s’est déroulé dans le Centre Nucléaire de Production d’Electricité (CNPE) de

DampierreenBurly du groupe Electricité De France (EDF) au sein du service

Ressources Humaines Management.

La mission était de définir et de mettre en place un système d’information représentatif

des activités du service afin de permettre une collaboration plus efficace et plus réactive

entre ses agents ses clients et ses partenaires.

Les différentes phases de travail successivement réalisées ont été :

Recenser les besoins des utilisateurs ;

Prendre connaissance du système existant ;

Effectuer un diagnostic objectif et détaillé de ce système ;

Proposer un nouveau système ;

Proposer et faire valider des axes de progrès permettant sa mise en oeuvre ;

Mettre en œuvre ces axes ;

Déployer le nouveau système et accompagner les utilisateurs dans sa prise main ;

Suivre le nouveau système afin de s’assurer de son bon fonctionnement.

EDF (Electricité De France)CNPE DE DAMPIERRE EN BURLYSUPERVISE PAR : Christophe LACH

Mise en place, Mise en oeuvre Energie Gestion de projets, Informatique Gestion Logiciels

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INTRODUCTION

1 PRESENTATION DE L’ENTREPRISE ......................................................................................6

1.1 HISTOIRE DE L’ELECTRICITE EN FRANCE .....................................................................61.2 LE GROUPE EDF........................................................................................................6

1.2.1 EDF en France ....................................................................................................6

1.2.2 ZOOM SUR LE PARC NUCLEAIRE .............................................................................7

1.2.3 EDF EN EUROPE ..................................................................................................7

1.2.4 EDF A TRAVERS LE MONDE....................................................................................8

1.2.5 LE CENTRE NUCLEAIRE DE PRODUCTION D’ELECTRICITE DE DAMPIERREEN

BURLY (CNPE) .................................................................................................................9

1.3 PLACE OCCUPEE DANS LE SERVICE ...........................................................................12

2 ETUDES PREALABLES .....................................................................................................12

2.1 DEFINITION DES BESOINS .........................................................................................122.2 FINALITE DU PROJET ................................................................................................142.3 OBJECTIFS ..............................................................................................................142.4 LES ACTEURS SYSTEME ..........................................................................................142.5 PLANNING PREVISIONNEL DU PROJET ........................................................................152.6 MODELISATION DU SYSTEME D’INFORMATION RHM EXISTANT .................................16

2.6.1 PRESENTATION DES SERVEURS (ESPACES DISQUES) ............................................16

2.6.2 PRESENTATION DES BASES DE DOCUMENTS .........................................................17

2.7 AVANTAGE DES INFRASTRUCTURES ..........................................................................182.8 DIAGNOSTIC DU SYSTEME .........................................................................................19

3 PROPOSITION DES AXES DE PROGRES ET DES SCENARIOS DE MISE EN Œ UVRE....................21

3.1 PROPOSITIONS DE MISE EN Œ UVRE DU PREMIER AXE ..................................................22

3.1.1 1ER SCENARIO : UTILISATION UNIQUE DES ESPACES SERVEUR ................................22

3.1.2 2ND SCENARIO : UTILISATION UNIQUE DES BASES DE DOCUMENTS ...........................23

3.1.3 3EME SCENARIO : UTILISATION CONJOINTE DES DISQUES ET DES BASES ..................24

3.2 DEFINITION DES REGLES DE STOCKAGE .....................................................................253.3 PROPOSITIONS DE MISE EN Œ UVRE DU SECOND AXE ..................................................26

3.3.1 CAHIER DES CHARGES FONCTIONNELS .................................................................26

3.3.2 1ER SCENARIO : DEVELOPPEMENT DU PORTAIL SOUS UN LANGAGE DE

PROGRAMMATION WEB S’APPUYANT SUR UNE BASE DE DONNEE. ........................................27

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3.3.3 2ND SCENARIO : DEVELOPPEMENT DU PORTAIL SOUS LOTUS NOTES .......................28

3.4 VALIDATION DES SCENARIOS ....................................................................................283.5 MISE EN Œ UVRE DES SCENARIOS VALIDES .................................................................31

3.5.1 MISE EN Œ UVRE DU STOCKAGE DISQUE ...............................................................31

3.5.2 MISE EN Œ UVRE DU PORTAIL D’INFORMATION........................................................31

3.5.3 L’ASPECT SECURITAIRE .......................................................................................48

4 ACCOMPAGNEMENT DES AGENTS ....................................................................................49

5 BILAN ............................................................................................................................49

5.1 LES DIFFICULTES RENCONTREES ..............................................................................50

5.1.1 PARLER EDF ......................................................................................................50

5.1.2 COMPRENDRE MON ROLE ....................................................................................51

5.1.3 AU NIVEAU TECHNIQUE ........................................................................................51

5.1.4 AU NIVEAU HUMAIN ...........................................................................................51

5.2 LES ACQUIS ...........................................................................................................525.3 CE QUI RESTE A FAIRE ..........................................................................................53

6 PLANNING REEL ..............................................................................................................53

CONCLUSION

BIBLIOGRAPHIE

ANNEXE

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REMERCIEMENTS

Tout d’abord, je tiens à remercier M. Hervé LEMOAL mon premier tuteur de stage,

M. Christophe LACH mon second tuteur de stage, Mme Annette RULLIER mon responsable

administratif, M. Olivier BOURGE chef du service RHM, Mme Martine ROUSSEAU appui

réglementaire, pour m’avoir donné l’opportunité d’intégrer le Centre Nucléaire de Production

d’Electricité de DampierreenBurly et pour m'avoir conseillé et guidé tout au long de cette

période de stage.

Je tiens également à remercier M. Jean pierre LEGROS, ainsi que tous les autres membres du

service RHM, soit : Natacha WOJCIECKOWSKI, Michel BOUCHACOURT, Bruno

DEMEURANT, Jeanlouis SANTINI, Dominique VOILLOT, José ABELLA, Sylvie

DESOUCHES, Christian ADAM, Nadine BOUSSANGE, Gérard CLOIX, Anne Frédérique

RIGAUX, Céline LETOUBLON, Jacques MALARMEY, Philipe TAILLER, Bernard GILET,

Christophe NEYROLLES, Sylviane BARILLIER pour leur aide, leur gentillesse, leur accueil,

leur soutien, leur disponibilité et leur bonne humeur au quotidien qui ont permis à ce stage de

se dérouler dans les meilleures conditions possibles.

Je remercie également de leur aide Sarah BOURGEOIS du service Relations Entreprises

etudiants, ainsi que mon tuteur de stage à l’Université de Technologie de Troyes (UTT)

Michel DOUSSOT.

Je ne pourrais achever cette partie sans remercier du plus profond de moimême mon père et

ma mère pour le soutien infini qu’ils m’accordent, je suis ici grâce à vous.

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INTRODUCTION

Dans le cadre de ma formation scolaire d’ingénieur à l’Université Technologique de

Troyes (UTT), il m’a été donné l’opportunité d’effectuer un stage professionnel en entreprise.

Cette formation étant essentiellement technique mon objectif était de trouver un stage

susceptible de toucher à tous les secteurs, et à tous les métiers. J’ai pour cela basé mes

recherches sur les systèmes d’informations qui sont à mon sens, au centre des stratégies des

grandes entreprises mondiales.

J’ai donc posé ma candidature au sein du groupe EDF (Electricité De France) et plus

précisément au Centre Nucléaire de Production d’Electricité de DampierreenBurly qui m’a

accepté et m’a proposé la mission suivante : A partir de l’existant, définir et mettre en place

un système d’information représentatif des activités du service Ressources Humaines

Management (RHM). Cette mission n’étant pas uniquement à caractère technique car

englobant un autre plan de la formation d’ingénieur qui est la gestion de projet, je l’ai

acceptée avec joie. Je devais ainsi faire en sorte que le SI de ce service réponde à une

problématique inhérente à la croissance de sa sollicitation en termes d’appui au management.

Je vais dans la suite de ce rapport, vous décrire le cadre dans lequel j’ai évolué pendant

ces vingt quatre (24) semaines, ainsi que les différents aspects de ma mission qui s’est

déroulée en mode projet.

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1 PRESENTATION DE L’ENTREPRISE

1.1 HISTOIRE DE L’ELECTRICITE EN FRANCE

Depuis sa création en 1946, Electricité de France a pour mission de produire, transporter et

distribuer l'électricité en France.

Au sortir de la Seconde Guerre Mondiale, l'urgence consistait à fournir de l'énergie au pays :

c'est le temps des grands programmes.

En 1950, la production d'électricité fournit à la nation les kilowattheures nécessaires à sa

modernisation. Une production cependant gourmande en hydrocarbures qui impose à la

France, lors du premier choc pétrolier, d'ouvrir la voie du nucléaire pour accroître son

indépendance énergétique. Aujourd'hui dotée d'un parc nucléaire, Electricité de France

diversifie son offre de services et intensifie son développement européen.

1.2 LE GROUPE EDF

1.2.1 EDF en France

Le groupe EDF dispose d'un outil industriel complet reposant sur des installations de

production d'électricité (hydraulique, thermique classique et nucléaire, énergies nouvelles),

d'un réseau de distribution ainsi que des ressources de recherchedéveloppement.

8 centrales thermiques 6 centrales hydrauliques 19 centrales nucléaires

En 2002, la production d'électricité d'EDF a progressé de 10,1%, avec une disponibilité du

parc nucléaire de 82% (+0,9%). L’hydraulique et les autres énergies renouvelables (éolien,

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solaire, géothermie, biomasse) représentent environ 9 % de la production d’EDF. L’énergie

nucléaire assure près de 86 % de la production. Son coût de production, parmi les plus bas

d’Europe, a permis à EDF de baisser régulièrement le prix du kWh.

L’énergie thermique, avec environ 5 %, joue quant à elle un rôle important dans l’équilibre du

système électrique français, puisqu’elle permet un ajustement très rapide de la production en

fonction du besoin.

1.2.2 ZOOM SUR LE PARC NUCLEAIRE

1.2.3 EDF EN EUROPE

Mondialisation, forte hausse des besoins en énergie, ouverture des marchés, mutation des

besoins des clients : l'industrie de l’électricité est entrée dans une mutation profonde.

Face à ce nouvel environnement, le groupe EDF a conçu et mis en œuvre une véritable

stratégie de croissance. Elle repose sur des investissements industriels dans les pays

émergents, sur l'élargissement de son offre d'énergie et de services via des filiales

spécialisées et sur un développement rapide au sein de son nouveau marché intérieur, le

territoire européen.

EDF exploite 58 réacteurs à eau pressurisée sur le

territoire national répartis sur 19 sites (le site de

CreysMalville est en démantèlement). En vingt

ans d'exploitation, le parc nucléaire a donné les

preuves de sa fiabilité.

Le nucléaire a libéré la France de la dépendance

pétrolière tout en limitant les rejets de polluants

(gaz carbonique, oxydes d'azote, dioxyde de

soufre) dans l'atmosphère. Sa part dans la

production d'électricité en France est passée de 8

% en 1974 à 75 % aujourd'hui.

Sites nucléaires d’EDF

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1.2.4 EDF A TRAVERS LE MONDE

Depuis l'ouverture des marchés, la compétition entre groupes énergétiques se joue à l'échelle

de l'Europe et du monde. Pour assurer son développement, le Groupe EDF a élargi son

horizon géographique et son offre de services énergétiques. A l'étranger, il possède seul ou en

partenariat, une puissance totale installée ou en cours d'installation de 32 700 MW et dessert

plus de 20 millions de clients. Il est aujourd'hui l'un des tout premiers groupes producteurs et

opérateurs d'électricité au monde. Il a déjà investi près de 11 milliards d'euros dans une

vingtaine de pays d'Europe, d'Amérique Latine, d'Afrique et d'Asie. Les investissements de

production sont répartis sur les 5 continents: 74% en Europe, 12% en Asie, 8% en Amérique

du sud, 2% en Afrique et 4% au Maghreb/MoyenOrient. En distribution, la répartition est la

suivante : 44% en Europe, 49% en Amérique latine, et 4% en Afrique et 3% au

Maghreb/MoyenOrient.

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1.2.5 LE CENTRE NUCLEAIRE DE PRODUCTION D’ELECTRICITE DE

DAMPIERREENBURLY (CNPE)

1.2.5.1 HISTORIQUE DU CNPE DE DAMPIERRE

Mai 1970 : Décret de création

Juillet 1974 : Début des travaux

1980 : Mise en service des unités de production 1 et 2.

1981 : Mise en service des unités de production 3 et 4.

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1.2.5.2 IMPLANTATION GEOGRAPHIQUE

1.2.5.3 ORGANISATION DU CNPE

Le CNPE est composé de 18 services et 4 missions autour d'une équipe de direction de 10

personnes. Son organisation est représentée en annexe.

1.2.5.4 LA SECTION INFORMATIQUE ET TELECOM

La Section informatique et télécoms joue le rôle de Maîtrise d’Ouvrage (MOA) pour la

maintenance et la gestion du système d’information du site, tant au point de vue matériel que

logiciels. Sa mission principale consiste à faire de l’appui conseil, du suivi d’affaires, et à

apporter des solutions pertinentes et adaptées à l’ensemble des problèmes pouvant provenir

des services. La MOA travaille en collaboration avec une cellule décentralisée à Nantes et une

autre de l’USO (Unité de Services de la plaque Ouest) qui réalise les gestes de maintenance

sur le parc informatique en tant que Maîtrise d’œuvre (MOE).

La centrale de Dampierre est située dans la région Centre, à

l’est du département du Loiret, sur la commune de

DampierreenBurly. Ses quatre réacteurs de 900 MW

bordent la rive droite de la Loire, à 10 kilomètres en aval de

Gien, et à 45 kilomètres en amont d’Orléans. Le site s’étend

sur 120 hectares.

Cette implantation a été choisie selon des critères

spécifiques :

La proximité de la région parisienne (besoin

énorme d’énergie).

La Loire, qui permet l’appoint nécessaire au

refroidissement des installations.

L’existence de lignes de transport haute tension en

provenance du massif central.

La centrale de Dampierre produit en moyenne chaque

année 22 milliards de kilowattheures (22 TWh), soit 5 % de

la production d’EDF et 7 fois la consommation du Loiret.CNPE de Dampierre en Burly

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1.2.5.5 LE SERVICE RHM

Le service RHM se situe en appui des agents du site sur les domaines : compétences,

ressources humaines, accompagnement du changement, affaire générale, solidarité. Il est également

responsable du service de la santé au travail, conseillé des managers du site sur ses domaines de

compétences. Le service RHM exerce un rôle de prestataire pour le CNPE. La figure suivante

représente ses domaines:

Rôles et domaines RHM

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1.3 PLACE OCCUPEE DANS LE SERVICE

Mon stage s’est déroulé au sein du service Ressource Humaine Management en tant que

consultant informatique sous la responsabilité de M. Hervé LEMOAL (ancien appui

management RHM) les deux premiers mois et de M. Christophe LACH (consultant) les quatre

derniers mois.

2 ETUDES PREALABLES

2.1 DEFINITION DES BESOINS

Les besoins des utilisateurs ont été formalisés en tenant compte de leurs interactions

avec la stratégie du service et la technologie qui est, ou qui sera mise en œuvre. Cette

interaction sur laquelle s’appui notre projet intervient dans l’accompagnement des eprojets et

est définie comme suit :

Interaction TICUtilisateursStratégie

Cela signifie que toutes mes analyses et décisions ont été fonction de ces trois variables (TIC,

Utilisateurs et Stratégie) afin d’éviter de mettre en place un Système d’Information (SI)

essentiellement technologique ou diffusionniste ou bien de ne chercher à répondre qu’aux

besoins des utilisateurs en négligeant les autres composantes. En effet la négligence ou

l’appui sur une seule variable produit la même conséquence : l’échec, car :

une gestion essentiellement technologique a pour effet une mauvaise appréhension de la

position des utilisateurs, une prise en compte partielle de la stratégie et une sous

estimation des conséquences sur l’Organisation du Travail (OT) et sur les Ressources

Humaines (RH).

TIC : Technologie de

l’Information et de la

Communication.

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une logique diffusionniste (topdown) a pour conséquence une analyse peu approfondie

des besoins, une mauvaise prise en compte du contexte et une appréhension fausse des

impacts.

Chaque variable a donc été déterminée en tenant compte des deux autres afin d’obtenir un

SI performant et accepté de tous. J’ai donc adopté une méthode cognitive qui consistait à

réaliser des entretiens avec les agents du service RHM et ceux du service informatique du

CNPE.

Ces premiers entretiens m’ont ainsi permis :

de connaître le contexte, et la stratégie du service quant à ce projet ;

d’identifier les acteurs systèmes ;

de définir la finalité et les objectifs du projet ;

d’appréhender le système existant ;

d’effectuer un diagnostic clair et objectif du système.

Constats dégagés

Lenticliège

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Une tâche de gestion de projet est intervenue à différentes étapes de la réalisation, afin de

réaliser les comptes rendus et les rapports intermédiaires.

2.2 FINALITE DU PROJET

Le futur SI devra permettre aux agents RHM une facilité de communication et une

meilleure réactivité et efficacité dans leurs activités de collaboration et de communication que

se soit entre eux ou avec les autres services.

2.3 OBJECTIFS

Les objectifs qui ont découlé des entretiens sont de deux ordres, les uns relevant du

stockage de données et les autres du partage d’information. Nous nous focaliserons ainsi donc

sur les points suivants :

Faciliter la communication intra site et intra groupe.

Permettre l’accès en temps réel pour chaque utilisateur à toute information

concernant le service RHM.

Centraliser l’information.

Assurer la sécurisation, et la cohérence des données.

2.4 Les acteurs système

Comme il a été dit plus haut, ces premiers entretiens m’ont permis de recenser les

différents acteurs du SI et cela, afin de cibler les différents rôles. Il en est ressorti que RHM

de par la nature de ses activités travaille dans la plupart des cas avec le management du CNPE

(Direction et service). Les rôles attribués sont donc fonction de ce mode de travail et de cette

organisation.

Maîtrise d’ouvrage

MOA stratégique : Elle est formée des agents RHM et du chef de projet (moi). Elle a

pour rôle de veiller à ce que le SI entre bien dans la stratégie du service.

MOA opérationnelle : Elle est formée des agents RHM, du management de certains

services clients et du chef de projet (moi même). Ce groupe d’acteurs a pour rôle de

veiller à ce que le SI réponde aux besoins de tous.

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Maîtrise d’œuvre

Je suis le chef de projet et la maîtrise d’œuvre.

Le comité

L’objectif du comité est de faire des réunions plus ou moins régulières et fréquentes tout au

long de l’avancement du projet. Un comité SI.RHM a été mis en place en coordination avec la

MOA stratégique. Il est constitué de cinq agents RHM et de moi même et a pour rôle de

guider la maîtrise d’œuvre dans l’exécution du projet. Pour cela il se réunit de façon plus ou

moins régulière selon l’avancement du projet.

2.5 PLANNING PREVISIONNEL DU PROJET

Le planning fut réalisé au tout début de ma mission environ à la fin des premiers entretiens

que j’ai effectués, ceci dit les tâches ainsi que leurs dates correspondantes présentées

constituaient les échéances idéales mais les aléas rencontrés n’ont malheureusement pas

permis de les respecter scrupuleusement. Cependant, la recherche et la volonté de respecter

ces délais ont conduit mon action pendant toute la durée du stage.d = jours

Premier planning prévisionnel

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2.6 MODELISATION DU SI RHM EXISTANT

Le mode travail du service RHM qui dans le plupart des cas repose sur du collaboratif

nécessite un partage de documents dont la plupart est édité à l’aide des logiciels Microsoft tels

que Word, Excel, PowerPoint et Adobe Acrobate. Le système d’information existant est

constitué de :

Postes microordinateurs et serveurs d’informatique de gestion (local et partagé) ;

3 bases de documents sous Lotus Notes ;

Réseau intranet.

Chaque agent du service dispose donc de ces ressources pour lui permettre d’accomplir son

travail de tous les jours. Les serveurs informatiques restent les plus utilisés pour le stockage

des fichiers. Le service RHM dispose d’un espace serveur nommé K:\rhm avec accès interdit

à toutes personnes étrangères au service.

Des études plus approfondies m’ont permis de retrouver les particularités de chaque espace de

stockage ; ces particularités sont présentées plus bas.

2.6.1 PRESENTATION DES SERVEURS (ESPACES DISQUES) DISPONIBLES

Espace local (E:)

C’est le disque dur de l’ordinateur, c’est un espace partagé entre les divers utilisateurs du

poste et non sauvegardé de manière automatique. L'utilisateur est le responsable de cet espace

et de son contenu. C’est à lui d’y gérer ses sauvegardes si nécessaire.

Espace réseau individuel (J:)

Cet espace individuel est partagé avec les administrateurs des serveurs et les gestionnaires SI

du CNPE pour en permettre la maintenance et l’optimisation. Dans cet espace l’utilisateur

(agent du site) dispose du répertoire J:\Mes_Documents. Il est le responsable de cet espace et

de son contenu. Un quota d’espace est alloué en fonction de son profil métier. Les fichiers

bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Viso, Project) sont sauvegardés quotidiennement.

Espace réseau service (K:)

Le service dispose sur cet espace d’un répertoire nommé K:\rhm. Cet espace est destiné aux

divers documents consultables par les agents du service (suivant des droits d’accès). C’est là

que les documents nécessaires au fonctionnement du service ou à disposition de plusieurs

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personnes doivent être stockés afin de limiter la duplication d’un même fichier. Les droits

d’accès individuels à tel ou tel répertoire peuvent être fixés. Tous les fichiers y sont

sauvegardés quotidiennement. Le service est le responsable du contenu de cet espace. Cet

espace est accessible à tous les agents RHM.

Espace réseau site (S:)

Découpé en services et projets, ce sont des espaces transverses crées en fonction des besoins.

Les droits d'accès sont attribués par profils métiers. L’espace S:\rhm appartient au service

RHM et était non utilisé.

Espace site temporaire (T:)

Ce répertoire spécial est accessible à tous les agents du site. Il joue le rôle de boîte postale

pour que chacun puisse échanger des fichiers notamment sans utiliser la messagerie. Non

sauvegardé il est purgé périodiquement.

2.6.2 PRESENTATION DES BASES DE DOCUMENTS

L’environnement Lotus, comprend à la fois le système de messagerie ainsi que trois bases de

documents propres au service et de multiples bases nationales. Ces bases RHM ont été mises

en place dans une seule optique de partage d’information. Les documents qui y sont stockés

sont destinés à un public particulier (Direction, chef de service, … ). Ces trois bases ne sont

différentes que par leurs contenus. La figure suivante présente un schéma simplifié du

système d’information RHM :

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Schéma simplifié de l’organisation du SI RHM

N.B. Les accès à tels ou tels bases ou disques sont attribués par profil métier. Ces accès sont

gérés par le service informatique du CNPE qui se charge de les faire appliquer par la MOE

situé à Nantes.

2.7 AVANTAGE DES INFRASTRUCTURES

Lotus Notes permet d’améliorer et d’optimiser le travail collaboratif entre utilisateurs. Il

permet la publication, la communication, la collaboration et la coordination. Son

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architecture est très pratique pour la gestion des bases et le développement par équipe. Au

niveau du développement son interface (designer) permet de créer certains éléments

notamment des objets graphiques avec des fenêtres de propriétés (les champs par

exemple). De nombreux langages, adaptés aux différents traitements à faire, peuvent être

utilisés et l’intégration des langages, dits « web » grâce au serveur Domino, permet de

faire des applications web plus ergonomiques.

Les espaces disques sont structurés en fonction des besoins du site, des services et des

agents. Chacun dispose notamment d’un espace disque pour y stocker ses fichiers

informatiques. Des droits d’accès en lecture ou en modification aux espaces de stockages

peuvent être mis en place.

L’intranet Entreprise améliore la communication interne, favorisant ainsi le travail en

groupe. Il permet une circulation immédiate et quasigratuite de l’information, ainsi les

utilisateurs autorisés accèdent facilement aux bases de documents et aux serveurs depuis

leurs postes.

2.8 DIAGNOSTIC DU SYSTEME

Ce diagnostic a été opéré grâce aux entretiens qui ont été effectués avec les acteurs

système. Ils nous ont permis de dégager trois lots d’informations. Le premier lot portait sur le

mode de travail des agents, le second sur les outils et méthodes utilisés qu’ils soient

informatiques ou non et le dernier sur le rapport agent RHM client RHM. Les constats

suivants ont été effectués :

1er lot : Mode de travail

Les nouveaux arrivants ont du mal à retrouver les informations sur le service afin de

connaître son organisation, ses activités et son rôle au sein du CNPE.

Lotus Note apparaît comme un outil complexe et difficile à maîtriser du point de vue du

stockage de données et du travail en collaboration.

Les bases de documents ne sont pas connues de tous. La plupart des agents refusent de les

utiliser par manque de connaissance des possibilités qu’offre Lotus Note et trouvent l’outil

très complexe. En conséquence les bases ne sont pas régulièrement alimentées et les

documents qui y sont ne sont pas mis à jour.

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Au fil du temps et selon les besoins et les pratiques structurelles, les arborescences des

répertoires ont évolués anarchiquement sans possibilité de contrôle par RHM. Par

conséquence, les agents pouvaient accéder aux répertoires sans restriction et selon leurs

besoins. Par exemple certains agents RHM n’avaient pas le droit d’accéder aux répertoires

de travail de leurs domaines mais accédaient par contre aux répertoires des autres

domaines.

Le stockage des données est effectué sans règles précises. Les répertoires sont crées un

peu partout. Les nouveaux arrivants à RHM mais aussi la plupart des anciens n’étant pas

informés de l’architecture des disques et des règles de stockage créent leurs répertoires

dans l’espace RHM où ils ont accès en écriture.

Les fichiers destinés aux clients sont envoyés par messagerie ce qui occupe le réseau

inutilement.

Les données se retrouvent éparpillées. Elles sont stockées soit en local (dans le J : ou/et

dans le disque dur E : du poste), soit en partagé (dans le K : ou/et dans les bases de

documents). Un document se retrouve dupliqué 3 à 4 fois voire 5 fois (dans l’espace J :,

dans le disque dur E : du poste, dans l’espace K :, dans la messagerie). Le client après

réception du courrier contenant un document le détache et le stocke dans son espace

personnel pour y avoir accès beaucoup plus rapidement. Les agents se retrouvent très

facilement à travailler sur différentes versions d’un même document.

Les documents utiles qui font objet d’une actualité sont difficilement mis en valeur par

manque de possibilités.

2nd lot : les outils utilisés

Les agents ont à leur disposition deux technologies de stockage (les espaces disque et les

bases de documents). Cela apparaît comme l’élément majeur qui les empêche d’avoir une

même logique de stockage car ils stockent où ils sont le plus à l’aise.

Les documents stockés dans les bases de documents ne peuvent plus y être modifiés

depuis la montée en version de Lotus Notes. Ce ne sont donc que des documents finis qui

peuvent y être stockés.

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3eme lot: rapport agentclient RHM

Le temps de recherche d’information est long. La recherche d’information dans les bases

de documents est longue et assez fastidieuse étant donné que les documents publiés ne

sont pas été mis en valeur.

3 PROPOSITION DES AXES DE PROGRES ET DES SCENARIOS DE MISE EN Œ UVRE

Au vu du système existant et du diagnostic qui a été dégagé nous en sommes venus à

présenter deux axes de progrès au service afin d’améliorer le mode de travail des agents, de

favoriser leur travail collaboratif et de leur permettre une ouverture facile vers l’extérieur (les

clients). Le but était de proposer aux agents un SI à leur image afin qu’ils l’acceptent et qu’ils

y trouvent une très grande utilité. Ces axes de progrès ont été proposés en réunion après

présentation du diagnostic système et doivent, dans une logique d’entreprise, solutionner les

problèmes dégagés lors du diagnostic système.

Le schéma suivant décrit les différentes étapes de réalisation du projet de l’analyse du

système à la mise en œuvre des axes de progrès :

Etapes de réalisation du projet

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LE PREMIER AXE

Il consistait non seulement à réorganiser les espaces disques (locaux et partagés) et/ou les

bases de documents mais aussi, à instaurer des règles de stockage. Ces règles devront être

connues des agents afin qu’ils demeurent dans une même logique de travail et de

collaboration.

SECOND AXE

La mise en œuvre du premier axe que nous avons qualifié de condition nécessaire mais pas

suffisante a été accompagnée d’un outil de collaboration. Ce portail d’information visait

essentiellement à regrouper une gamme d’information provenant de différentes sources sur un

écran unique. Il permettra ainsi l’échange, et le partage de compétences et servira d’interface

vers des applications EDF et des sites intra net applicatifs (permettent aux utilisateurs de

consulter ou de saisir des données), vers les différents lieux de stockage des agents RHM et

vers les clients. Il devra être représentatif des activités du service.

Pour chacun de ces axes de progrès, des scénarios de mise en œuvre ont été dégagés. Les

différents acteurs systèmes devaient homologuer un scénario par axe de progrès en se basant

comme défini précédemment sur l’interaction TIC (Technologie de l’Information et de la

Communication), stratégie du service et utilisateurs.

Nous détaillons par la suite les scénarios tels qu’ils ont été présentés à la MOA stratégique.

3.1 PROPOSITIONS DE MISE EN Œ UVRE DU PREMIER AXE

Ce premier axe relève du stockage de données. Trois scénarios ont été étudiés et sont définis

comme suit :

L’utilisation unique des espaces serveur ;

L’utilisation unique des bases de documents RHM ;

L’utilisation conjointe des espaces serveur et des bases de documents RHM.

3.1.1 1ER SCENARIO : UTILISATION UNIQUE DES ESPACES SERVEUR

Ce scénario consiste à n’utiliser que les espaces serveur comme lieu de stockage. Les trois (3)

bases de documents seront retirées. Les droits d’accès à tel ou tel répertoire disque du service

devront être clairement spécifiés et mis en place. Ils devront être explicités et respectés.

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L’avantage majeur de ce scénario réside dans le fait qu’aujourd’hui tous les agents utilisent et

maîtrisent ce mode de stockage (80% des agents n’utilisent que ce procédé). Il suffira de

définir et de faire appliquer des règles de stockage qui seront facilement acceptables et

réalisables. Ce scénario a pour seul inconvénient de pénaliser les 20% des salariés qui utilisent

la base. Les documents placés dans les bases dans une seule optique de publication seront

retirés et publiés à l’aide du portail d’information qui sera mis en place. Le tableau suivant

récapitule freins et leviers.

AVANTAGES INCONVENIENTS

§ Tous les agents RHM utilisent et

maîtrisent ce mode de stockage.

§ 80% des agents RHM n’utilisent que ce

procédé de stockage.

§ Les règles de stockage disque seront

facilement applicables

§ La présence de doublons devient du coup

peu probable car un seul outil de

stockage sera disponible (économie

d’espace)

§ Demande un changement d’habitude aux

20% des agents qui sont habitués aux

bases.

§ Tous les documents contenus dans les

différentes bases devront être retirés.

Cela demandera du temps.

3.1.2 2ND SCENARIO : UTILISATION UNIQUE DES BASES DE DOCUMENTS

Ce scénario consiste à n’utiliser que les bases de documents comme lieu de stockage. Les

espaces personnels de chaque agent sont maintenus pour le stockage des documents en phase

d’édition et des documents confidentiels. Les documents ayant atteint la phase de publication

seront placés sur l’espace serveur dédié à cela. Les agents devront recevoir une formation sur

lotus note afin qu’ils soient à l’aise sur l’outil. De plus le basculement disque vers les bases de

documents sera long et difficile étant donné que les agents travaillent en majorité sur les

espaces disque et que tous les documents y sont stockés.

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AVANTAGES INCONVENIENTS

§ Seul l’outil Lotus Note sera utilisé

(messagerie, stockage de documents,… )

ce qui correspond à la stratégie d’EDF.

§ La présence de doublons devient du coup

peu probable car un seul outil de

stockage sera disponible (économie

d’espace)

§ Tous les agents du service devront être

formés (coût de formation).

§ Les règles de stockage au niveau des

bases de documents sont plus complexes.

§ Le basculement (disque vers bases de

documents) sera très difficile et

fastidieux étant donné que 80% des

agents ne travaillent que sur les disques.

3.1.3 3EME SCENARIO : UTILISATION CONJOINTE DES DISQUES ET DES BASES

Ce scénario consiste à utiliser les espaces serveur (disques) et les bases de documents comme

lieu de stockage. La présence de doublons est beaucoup plus probable car il n’est pas toujours

évident de supprimer un document situé sur un espace disque (J :, K : ou S :… ) après l’avoir

placé dans une base de document ; il se retrouve facilement dupliqué (une copie dans la base

de document et une autre sur l’espace disque).

L’avantage dans ce scénario réside dans le fait que le système existant sera maintenu et par

conséquent le procédé de stockage des uns et des autres restera inchangé. Ceux qui travaillent

sur les disques ou/et sur les bases continueront de le faire. Les agents resteront dans une

logique de stockage différente ce qui apparaît comme un inconvénient en terme de

collaboration. Les règles de stockage seront un peu plus complexes car il faudra tenir compte

de chaque mode de stockage (disque et base de documents).

Avantages Inconvénients

§ Chacun reste dans son mode de stockage

et personne n’est pénalisé.

§ Les procédés de stockage sont différents

d’un agent à l’autre ce qui augmente la

probabilité de présence de doublons.

§ Logique de stockage différente d’un

agent à l’autre ce qui peut constituer un

frein à la collaboration

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3.2 DEFINITION DES REGLES DE STOCKAGE

Les règles définies cidessous sont valables aussi bien au niveau du stockage disque qu’au

niveau du stockage base de documents. Elles devront être connues de tous les agents RHM

afin qu’ils demeurent dans une même logique de stockage de documents. Ces règles devront

permettre de rendre stricte et ergonomique l’architecture des disques et/ou les bases de

documents. Je les ai définies comme suit :

Les agents avant toute création, publication de fichier ou de dossiers devront se poser les

questions suivantes :

§ Quoi stocker ?

§ Qui sont les destinataires?

§ Où stocker?

§ Comment stocker?

Ces questions permettront de connaître le type du fichier et les règles associées en se basant

sur les informations suivantes :

Fichier « individuel » : C’est un document professionnel qui ne doit être partagé qu’avec sa

hiérarchie. Il s’agit par exemple des documents confidentiels, administratifs … Par nature il y

a très peu de documents de ce type. Ces fichiers « individuels » sont recommandés sur les

espaces personnels J : (Ils sont automatiquement sauvegardés) ou E : (disque dur du poste).

Fichier « interne au service » : C’est un document professionnel qui est susceptible d’être

partagé par plusieurs personnes au sein du service. Ces fichiers doivent être enregistrés sur

l’espace service rhm (K:/rhm). Ils seront diffusés via le portail d’information.

Fichier « projet » ou « site » : C’est un document professionnel qui est partagé par plusieurs

personnes au sein d’un même projet ou un document professionnel de référence qui doit être

partagé par des personnes de différents services ou de différents groupe de travail. Ces

fichiers doivent être enregistrés et publiés via le portail d’information.

Fichiers « non professionnels » : c’est un fichier personnel (photos de vacances, des

enfants, associations… ). Ils ne doivent être enregistrés que sur le disque dur du poste (E :).

Si les bases de documents sont maintenues, tous les documents insérés dans l’une d’entres

elles devront être supprimés du disque pour éviter les doublons. Ils devront être collés en

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objet dans les bases afin d’en assurer la mise à jour directement sous Lotus Note. Les

droits de modification ou de lecture devront être clairement spécifiés.

En règle générale un document concernant plusieurs personnes devra être enregistré sur un

espace partagé pour :

§ éviter de multiplier l’espace disque occupé ;

§ se préserver de travailler avec différentes versions d’un même document ;

§ éviter de copier le document dans la messagerie pour le transmettre ;

§ permettre l’usage du document en l’absence d’un agent.

Chaque agent devra stocker les documents destinés aux clients dans un dossier qui sera au

minimum accessible par son binôme de travail.

3.3 PROPOSITIONS DE MISE EN Œ UVRE DU SECOND AXE

Le premier axe de progrès qui, défini précédemment comme étant une condition nécessaire

pour l’amélioration du SI RHM reste insuffisant car se pose toujours le problème de

communication. Ce second axe relève ainsi donc du partage d’information.

BUT

Le but du portail d’information sera double : Il devra d’une part être une plateforme de

communication entre les différents groupes de travail, en leur permettant à la fois d’échanger

des documents de travail et de dialoguer entre eux. D’autre part, cet outil de communication

devra également avoir une fonction de vitrine, afin de présenter les activités du service, les

actualités RHM et éventuellement les projets du service. Les intra nautes pourront également

dialoguer avec les agents RHM. Ce portail d’information devra être le plus simple possible,

ergonomique et facile à mettre à jour.

3.3.1 CAHIER DES CHARGES FONCTIONNELS

Afin de répondre aux exigences de collaboration du service, le portail sera constitué d’une

partie statique et d’une partie dynamique. Certaines fonctionnalités décrites cidessous ont été

déduites des entretiens.

La partie statique devra contenir :

Une présentation du service qui sera accompagnée d’un qui fait quoi ?

Une présentation des activités RHM.

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La partie dynamique quant à elle, sera principalement à l’usage des membres des groupes de

travail qui seront définis et devra comprendre :

Une fonctionnalité de dépôt et de partage de documents ;

Une possibilité pour le client de réagir sur un document (des statistiques seront générées

afin de permettre à RHM de s’informer sur la qualité de ses documents) ;

Une fonctionnalité de gestion des stagiaires et des intérimaires afin de permettre aux

managers de consulter les candidatures et de choisir un stagiaire en ligne ;

Un module de sondage qui permettra de recueillir des avis sur une question précise ;

Une FAQ (Foire Aux Questions) qui permettra à tous les agents de poser des questions au

service RHM ;

Un forum permettant aux différents membres de groupe de travail de communiquer entre

eux ;

Un gestionnaire de news.

C’est dans cette optique de fonctionnement que deux scénarios de mise en œuvre ont été

définis :

3.3.2 1ER SCENARIO : DEVELOPPEMENT DU PORTAIL SOUS UN LANGAGE DE

PROGRAMMATION WEB S’APPUYANT SUR UNE BASE DE DONNEE.

Un langage côté serveur (PHP, ASP… ) sera utilisé afin d’éditer les pages dynamiques du

portail ; les pages statiques seront générées par des langages de programmation tels que

HTML ou Java script... qui sont dits langages de programmation statiques.

Ce scénario va à l’encontre de la stratégie d’EDF qui est de ne pas effectuer de

développement intra site ; il reste tout de même dans la stratégie du service RHM qui est de se

démarquer de cette stratégie afin de mettre en place un SI innovant répondant aux besoins des

agents. Ce scénario qui permettra sans aucun doute de répondre aux besoins du service

nécessite le déploiement d’un serveur web qui devra être en marche 24h/24. La mise à jour du

portail pourra être facilement effectuée par des non informaticiens via des interfaces

utilisateurs et l’administration du serveur ne nécessitera pas des compétences informatiques

particulières.

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3.3.3 2ND SCENARIO : DEVELOPPEMENT DU PORTAIL SOUS LOTUS NOTES

Lotus Notes dispose du client designer qui est un outil de développement pour applications

web et qui pourrait être utilisé dans le but de développer le portail d’information du service.

Lotus Notes étant un produit sous licence, très peu de documentation sur son mode de

fonctionnement et son outil de développement est disponible sur Internet. De plus aucune

documentation technique n’est disponible sur mon lieu de travail.

L’administration et le développement d’application sur cet outil n’étant faisable que sur un

seul site (situé à Lyon) cela signifie qu’une requête de formation devra être lancée afin de me

permettre, de mieux le connaître, et de mettre en œuvre l’application de communication. Je

devrais donc effectuer un stage de 3 à 4 semaines auprès des administrateurs Lotus Notes afin

de prendre connaissance du système et des outils de développement utilisés.

3.4 VALIDATION DES SCENARIOS

Au vu de ces deux axes de progrès et des scénarios présentés pour chaque axe nous en

sommes venus à proposer à la MOA des processus de validation. L’objectif principal dans ces

propositions était de limiter le nombre de technologies utilisées au sein du service en

associant chaque scénario du premier axe de progrès à son scénario adéquat au niveau du

second axe. Nous obtenons le schéma suivant :

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Propositions des processus de validation

Cela signifie que :

Ø Si le premier scénario du premier axe de progrès est choisi le second scénario du

deuxième axe de progrès serait le plus adéquat (association I).

Ø Si le second scénario du premier axe est choisi le premier scénario du second axe serait le

plus adapté (association II).

Ø Si le troisième scénario du premier axe est choisi le premier scénario du second axe serait

le plus adéquat (association III).

Les scénarios ainsi que les trois propositions ont été présentés à la MOA stratégique en ma

présence. Après débat le choix du service s’est porté sur l’association I (1er scénario du

premier axe de progrès associé au 2nd scénario du deuxième axe de progrès). Cette validation

impliquait l’installation du serveur. J’ai donc proposé un planning prévisionnel mentionnant

1er axe de progrèsRéorganisation desdisques

2nd axe de progrèsMise en œ uvre d’unoutil decommunication

Choix ?

Espacedisqueuniquement(serveurs)

Bases dedocumentsuniquement

Espacesdisque etbases dedocuments

Choix ?

Portail sousLotus Note

Portail sousunetechnologieweb

Association I

Association II

Association III

1er 2nd 3eme 1er 2nd

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les échéances idéales de mise en œuvre de ces scénarios. Ce planning tenait compte de

l’accompagnement des agents et du suivi du futur SI.d=jours

Second planning prévisionnel

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3.5 MISE EN Œ UVRE DES SCENARIOS VALIDES

3.5.1 MISE EN Œ UVRE DU STOCKAGE DISQUE

L’espace disque dédié au service RHM (K:\rhm) n’était pas ergonomique car les dossiers et

fichiers étaient stockés sans aucune règle précise. Les répertoires des agents étaient situés un

peu partout et certains agents se retrouvaient avec plusieurs répertoires à leur nom. J’ai défini

et proposé à la MOA, une nouvelle architecture fonction du mode de travail des agents. Elle

est la suivante :

Chaque agent ne disposera que de deux répertoires : le premier contiendra ses fichiers

personnels et confidentiels, et le second les fichiers qu’il désire partager avec l’ensemble

des agents RHM. Ces deux répertoires seront respectivement situés dans le J : (cet espace

n’est accessible que par l’agent) et dans le K:\rhm (cet espace n’est accessible que par les

agents RHM). Le premier répertoire porte le code de l’agent (déjà défini avant mon

arrivée) et le second portera le prénom de l’agent suivi de sa fonction. Les documents en

mode partage seront diffusés via le portail d’information à tous les autres agents du

service et/ou aux groupes de travail.

Chaque groupe de travail RHM disposera d’un répertoire dans le disque S avec accès

restreint aux membres du groupe. Ce répertoire portera le nom du groupe (exemple :

S:\EDE). Les documents contenus dans ces répertoires seront diffusés via le portail.

3.5.2 MISE EN Œ UVRE DU PORTAIL D’INFORMATION

3.5.2.1 CHOIX TECHNOLOGIQUES

Cette partie consiste à décrire les éléments techniques qui composent l’architecture retenue,

répondant aux besoins des agents.

Mon choix s’est porté sur la plateforme Linux/Apache/PHP qui est gratuite et est dotée d’une

très grande stabilité. Les pages dynamiques utilisent les langages statiques HTML/CSS pour

la mise en page, Java script pour vérifier un formulaire avant son envoi et PHP qui vient se

connecter à une base de données afin de récupérer des données particulières. La base de

donnée qui a été définie est rapide, flexible et possède une forte protection de données ; Il

s’agit de Mysql qui est en plus dotée d’une facilité d’utilisation et d’administration. Elle a été

associée à PHP et sert à regrouper les données nécessaires au fonctionnement du portail. De

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plus cette plateforme fait partie des plus conseillées en matière de développement web. D’un

point de vue technique, ces différentes technologies ont permis de répondre aux besoins des

utilisateurs.

3.5.2.2 MISE EN OEUVRE

L’une des premières tâches à réaliser pour cette partie a été la rédaction des contenus statiques

du portail. J’ai pu m’imprégner du sujet, en recherchant des contenus et de la documentation

sur le service, et en les reformulant pour rédiger une présentation du service destinée au grand

public. Cette partie a été réalisée conjointement par certains agents et moi.

J’ai ensuite entamé la conception du portail, aussi bien au niveau de son architecture globale

que de son aspect graphique, tout en me mettant parallèlement à niveau quant aux

technologies à utiliser pour sa réalisation (PHP, Java script, CSS, HTML).

Une fois le plan du portail établi j’ai pu commencer la réalisation de ses différentes parties,

tout en réalisant la base de données, qui a évolué au fur et à mesure de l’avancement du

projet. La réalisation du portail a été subdivisée en différentes parties :

La réalisation de l’architecture du portail. Pour ce faire j’ai étudié la charte graphique

d’EDF et je l’ai retranscrite en langage ordinateur (CSS). J’ai pu ainsi définir l’ensemble

des feuilles de styles nécessaires à la mise en place du portail dans le respect des règles de

l’entreprise. Ces feuilles de styles ont été intégrées dans toutes les pages PHP.

La programmation de la partie statique du portail qui comprend la page d’accueil, et

permet de réunir les différentes fonctionnalités en assurant leur cohésion. Cette partie

comprend des menus réalisés en java script permettant d’accéder à l’ensemble du portail.

La page de présentation du service, réalisée dynamiquement, afin de permettre de

modifier aisément les informations ou d’intégrer de nouveaux domaines RHM.

Le panneau d’administration, qui permet aux utilisateurs autorisés d’accéder à la base de

données du portail et d’y opérer des modifications. Cette partie est évidemment totalement

dynamique, et permet de mettre à jour facilement toutes les informations utiles au

fonctionnement du portail.

La page de dépôt de documents, réalisée elle aussi dynamiquement, qui permet aux agents

de gérer les fichiers qu’ils souhaitent partager et sur lesquels ils travaillent. Les droits

d’accès à tel ou tel fichier sont fixés au niveau des répertoires.

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La page d’accueil des clients qui leur permet de consulter leurs documents et de réagir sur

un document précis. L’avis des clients est enregistré dans la base de données afin de

générer les statistiques qui permettront aux agents RHM d’avoir une idée sur la qualité des

documents qu’ils éditent.

Le gestionnaire d’actualités, qui permet aux agents qui ont droit de mettre à jour

rapidement les actualités affichées sur la page d’accueil.

La page de création de sondage. Elle est liée à la base de données afin de générer les

statistiques.

La FAQ qui permet aux agents du site de poser des questions aux agents RHM. Cette

FAQ est liée à la base de données.

Les forums, qui permettent aux groupes de travail de communiquer entre eux. Ces forums

seront liés avec la base de données afin d’avoir un espace réservé à chaque groupe de

travail sur le forum.

Une autre tâche, liée à la réalisation du portail, était de rédiger une documentation à

destination des administrateurs du portail, afin de leur fournir une aide à la prise en main de

toutes les fonctionnalités du portail.

Une fois l’ensemble des parties du portail réalisé, il a fallu procéder au déploiement, en

réunissant tout d’abord les différents éléments qui constituent le portail, puis en mettant en

ligne l’ensemble. Dans un premier temps, ne pouvant concevoir le portail directement sur le

matériel du service étant donné que je n’avais aucun droit en administration j’ai développé la

maquette sur mon ordinateur personnel afin de présenter le portail aux agents RHM. La

maquette a été totalement approuvée par la MOA, qui ma donné le feu vert pour continuer le

développement de l’application.

3.5.2.2.1 DESCRIPTION DES FONCTIONNALITES DU PORTAIL

D’INFORMATION

Identification des cas d’utilisation

Les cas d’utilisation représentent l’ensemble des séquences d’actions réalisées par le portail,

qui produisent un résultat observable intéressant pour un acteur particulier. Ils modélisent

le/les services rendus par le portail, expriment les interactions acteurs/système et apportent

une valeur ajoutée à l’acteur concerné.

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Authentification des utilisateurs

Chaque agent ou client RHM est tenu de s’identifier afin d’accéder à ces différentes options.

Authentification des utilisateurs

Les cas d’utilisation du portail

(Voir page suivante)

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Cela signifie que lepassage par le casd’utilisation situé àl’extrémité de la flècheest obligatoire.

Cela signifie que lepassage par le casd’utilisation situé àl’extrémité de la flècheest optionnel.

LEGENDE

Les cas d’utilisation du portail

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ILLUSTRATION DES SEQUENCES D’UTILISATION

AUTHENTIFICATION

Seuls les agents et les clients RHM pourrons être authentifiés ce qui nécessitera une gestion

des accès. Ainsi donc après lancement de l’application, l’utilisateur entre son login et son mot

de passe, le script vérifie que ces informations sont correctes et ouvre la page d’accueil de

l’agent ou du client identifié.

DEPOT DE DOCUMENTS

Seuls les agents RHM auront la possibilité de déposer un document à l’aide du portail. Selon

le mode de travail du service, les documents sont organisés par catégorie. Les documents

seront ainsi stockés suivant l’architecture suivante :

Séquences d’authentification

• Catégorie

• Sous catégorie

• Document

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La première étape pour l’agent (après authentification) sera donc de repérer la catégorie et la

sous catégorie qui correspond au document qu’il désire déposer. Il entre ensuite les

informations concernant le document (titre, description et source du document), indique s’il

s’agit d’un document qui doit apparaître sur la page d’accueil ou non, précise le niveau de

priorité et valide. L’application à son tour valide ces informations (si elles n’existent pas déjà)

et les enregistre dans la base de données. S’il s’agit d’un document d’actualité site,

l’application donne la possibilité à l’agent d’éditer la page web correspondante ; il pourra

ainsi éditer une page en HTML à l’aide d’un éditeur qui sera développé. S’il s’agit d’un

document à accès restreint l’application donne la possibilité à l’agent de choisir les groupes de

travail autorisés à lire ce document. Après tout dépôt l’auteur a la possibilité de modifier les

caractéristiques du document ou de le supprimer. Le module de recherche, permettant de

retrouver les documents correspondant à une caractéristique donnée (intitulé, date d’édition

… ) et d’afficher les documents édités par l’agent connecté permettra, d’avoir une meilleure

vision sur les documents enregistrés.

1er cas : ajout ou modification d’un document d’actualité site.

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2nd cas : ajout d’un document à accès restreint.

REAGIR SUR UN DOCUMENT

Seuls les clients (les membres des groupes de travail), auront la possibilité de réagir sur un

document. La première étape pour le client (après authentification) est de consulter le

document. Il sélectionne ensuite le bouton commenter qui lui permet de donner son avis sur le

document. Il choisit ainsi son niveau de satisfaction et entre son nom et son commentaire s’il

le désire. Ces informations sont enregistrées dans la base de données et utilisées pour générer

le graphe correspondant aux avis. Ces statistiques regroupent tous les avis enregistrés.

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GESTION DES CANDIDATURES DE STAGES

Seul l’agent RHM identifié comme étant gestionnaire des stagiaires, aura la possibilité

d’ajouter, de modifier ou de supprimer des informations sur les stages. Il pourra entrer les

caractéristiques des différentes demandes (spécialité du candidat, durée du contrat, niveau

d’étude,… ) et joindre le curriculum vitae et la lettre de motivation correspondante. Ces

informations seront validées par l’application si elles n’existent pas déjà.

Les personnes autorisées à accéder à l’espace stages auront la possibilité de faire des

recherches par durée, par spécialité, ou par niveau d’étude. Elles pourront ainsi choisir un

stagiaire en ligne et envoyer un message d’alerte au responsable des stages qui se chargera de

changer le statut du candidat en fonction des informations contenues dans le message

(accepté, en entretien,… ).

L’application donne la possibilité au responsable des candidatures de générer un fichier Excel

contenant les informations relatives à chaque candidature. Ce fichier pourra être imprimé et

utilisé à des fins d’études.

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GESTION DES REPERTOIRES

Seuls les agents RHM ont la possibilité de rapatrier leurs répertoires, de les modifier ensuite

ou de les supprimer. Cela consiste en une création de raccourci. Ces raccourcis feront partie

des informations personnelles de chaque agent.

MODULE DE SONDAGE

Seuls les agents RHM ont la possibilité de créer un sondage. La première étape lors de la

création consiste à entrer le nombre de réponses que contiendra le sondage (2, 3, 4… ) ;

l’utilisateur saisie ensuite le sujet dans une seconde étape puis valide les informations. Deux

sondages ne peuvent pas être lancés à la fois. Chaque sondage est programmé pour durer deux

semaines ; passé ce délai le sondage disparaît de la page d’accueil.

FAQ (FOIRE AUX QUESTIONS)

Elle est accessible à tous. La première étape pour l’utilisateur consiste à formuler sa question.

Il choisit ensuite le domaine RHM susceptible de répondre à son inquiétude et valide son

choix. Cette question sera transmise sous forme d’alerte au domaine concerné.

GESTION DES AGENTS, DES CLIENTS ET DES GROUPES DE TRAVAIL

Seuls le ou les administrateurs RHM auront la possibilité d’accéder à ces options. Ils

pourront ainsi renseigner la base de données via des formulaires. Chaque agent défini dans la

base de données disposera d’un login et d’un mot de passe par défaut qu’il devra changer lors

de sa première connexion sur le portail. Les groupes de travail sont définis avant les clients

étant donné qu’un client fait forcément partie d’un groupe. Chaque groupe de travail

disposera d’un mot de passe qui sera transmis par messagerie à tous les membres du groupe.

J’ai choisi de définir un mot de passe par groupe au lieu d’un mot de passe par membre de

groupe afin de simplifier la base de données. Ainsi les agents membres d’un seul groupe ne

disposeront que du mot de passe du groupe pour se connecter au portail ; les agents membres

de plusieurs groupes disposeront d’un mot de passe qui leur sera propre. Ces mots de passe

leur seront transmis par messagerie.

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3.5.2.2.2 ARCHITECTURE DU PORTAIL

Ce schéma modélise le portail RHM pour y exposer sa structure :

Architecture du portail RHM

Identification Agents RHM

Identification correcte

Identification incorrecte

Client RHMAgent RHM

AdministrateurUtilisateur standardGestionnaire des candidatures

Menu principal Menu secondaire

Menu secondaire

Gestion des candidatures Gestion des clientsGestion des groupes Gestion des agents RHM

Création de sondageGestion des documents Consulter les statistiques

Gestion des répertoires

Rejet de l'utilisateur

Ajout / Modification / Suppression

Editeur de page webAjout de document Modification / Suppression de document

Détection du format Format reconnu ( .doc, .xls, .pps, .pdf, images) calcul des mots clés

Menu fixe Sélection d'un thème

Affichage des résultatsRecherche de documents

Consultaion des documents

Saisie du loginet du mot depasse.

Identification groupe RHMIdentification client RHM

Accueil

Vérification

Ajout / Modification / Suppression

Non identifié

Consulter la FAQ Consulter les fichiers MultimédiaConnaitre RHM

Consulter les candidatures

LEGENDE

Menu de sélection

Formulaire de saisie

Affichage de résultat

Action effectuée

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3.5.2.3 QUELQUES CAPTURES D’ECRAN

Page d’accueil du portail RHM

Espace Sondage du portail RHM

Pavé des documents reçus

Résultat

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options de gestion du portail RHM et affichage du graphe des statistiques document

Page de consultation de documents pour les groupes de travail

Pourcentage desdocuments jugéssatisfaisants.

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3.5.2.4 MODELISATION DE LA BASE DE DONNEES

MODELE CONCEPTUEL DE DONNEES

Le modèle conceptuel des données (MCD) a pour but d'écrire de façon formelle les données

qui seront utilisées par le portail d’information. Le schéma suivant représente le MCD du

portail RHM.

Modèle conceptuel de données (MCD)

N.B. Toutes les tables et attributs n’ont pas été représentés par souci de clarté.

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DEFINITION DES DIFFERENTES ENTITES

ROLETABLES

Contient les documents qui sont enregistrés comme faisant partied’une actualité site. Ces documents seront affichés sur la paged’accueil du portail et resteront accessibles à tous les agents duCNPE.

Contient toutes les catégories de documents. Chaque document faitpartie d’une seule catégorie. Cette table intervient dans la gestiondes documents.

Contient l’ensemble des critiques effectuées par les clients RHM.Chaque critique ne concerne q’un seul document. Cette tableintervient dans la génération des statistiques documents.

Contient l’ensemble des documents édités par les agents RHM. Elleintervient dans la gestion des documents et permet ainsi derécupérer leur source.

Contient l’ensemble des domaines RHM. Elle intervient dans lagestion des agents.

Contient l’ensemble des groupes de travail du service. Elleintervient dans la gestion des groupes et des clients ce qui permetainsi de préciser le/les groupes de chaque client.

Actualite

Catégorie

Groupe_travail

Domaine

Document

Critique_document

ClientContient les informations nécessaires à la description des clients duservice RHM. Elle intervient donc dans leur authentification.

CandidatsElle contient l’ensemble des candidatures enregistrées. Comme sonnom l’indique, elle intervient dans la gestion des candidatures destage et d’intérims.

Agents_rhm Contient les informations nécessaires à la description des agents duservice RHM. Elle intervient donc dans leur authentification.

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Elle contient toutes les questions posées à RHM. Les réponsesdonnées par RHM y sont aussi enregistrées.

Contient tous les répertoires ajoutés via le portail par les agentsRHM. Chaque répertoire appartient à un et un seul agent. Elleintervient dans la gestion des répertoires.

Contient l’ensemble des réponses données pour un sondage précis.Elle intervient dans la génération des statistiques sondage.

Contient les réponses possibles pour un sondage précis. Elleintervient dans la création de sondage.

Contient le sondage en cours. Elle intervient dans la création desondage.

Répertoire

Question_faq

Reponse_enregistre

Reponse_sondage

Sondage

Sous_categorieContient toutes les sous catégories de documents. Chaquedocument fait partie d’une seule sous catégorie. Cette tableintervient dans la gestion des documents.

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MODELE LOGIQUE DES DONNEES

Le modèle logique des données (MLD) consiste à décrire la structure de données utilisée. Les

entités du MCD deviennent des tables ainsi que les associations non hiérarchiques Le schéma

suivant décrit le MLD du portail RHM :

Modèle logique des données (MCD)

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3.5.3 L’ASPECT SECURITAIRE

Comme cité précédemment, l’accès à tel ou tel répertoire est géré par les agents du service

informatique du CNPE. Le portail sera administré par les agents du service RHM.

Ainsi, pour des raisons de sécurité et afin que l’accès aux fichiers reste géré par le service

informatique j’ai choisi de fonctionner suivant leur logique en faisant en sorte que les

documents chargés depuis le portail et destinés à un groupe de travail précis soient placés

dans des répertoires à accès restreint aux membres du groupe de travail en question.

C’est donc dans cette logique de fonctionnement que j’ai recensé les principaux groupes de

travail RHM qui sont au nombre de trois : ED (Equipe de Direction), EDE (Equipe de

Direction Elargie) et CDS (Chef de service). L’EDE regroupe l’Equipe de Direction et les

Chef De Service.

J’ai ensuite demandé au service informatique (après validation auprès de la MOA) la création

des répertoires suivants :

EDE avec accès restreint aux membres du groupe EDE ;

ED avec accès restreint aux membres du groupe ED ;

CDS avec accès restreint aux membres du groupe CDS ;

Pour exemple un document inséré via le portail et destiné au groupe EDE sera chargé dans le

répertoire EDE. Le chargement des documents se fera donc de la manière suivante :

Mode de chargement des documents

Espace : S:\rhm

EDE

ED

CDS

Le documentest chargé dansle répertoirecorrespondantà la sélectioneffectuée.

L’utilisateur sélectionne le/lesgroupes autorisé(s) à accéderaux documents.

Formulaire d’ajout dedocument via le portail

Détection durépertoire

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4 ACCOMPAGNEMENT DES AGENTS

Le but de cette partie du projet était de mettre en place un procédé qui rapidement,

permettrait à n’importe quel utilisateur autorisé de connaître l’organisation du SI RHM, son

mode d’utilisation, et les règles associées. Cette procédure s’intègrera dans le processus

d’accueil des nouveaux arrivants et permettra aux différents utilisateurs (agents et clients

RHM) de prendre en main ce nouveau système d’information. J’ai pour cela établi les étapes

suivantes : Mettre au point et faire connaître le guide d’utilisation du SI : ce guide

explicitera clairement les règles associées à chaque procédure de stockage, et les différentes

fonctionnalités du portail. Il sera accessible en format papier auprès des agents RHM et en

format web via le portail. Chaque utilisateur pourra ainsi s’y référer en cas de besoin.

Réaliser une formation groupée des différents utilisateurs : cela consiste a

regrouper dans un premier temps les agents RHM afin de leur faire une synthèse des règles de

stockages, et de leur expliquer comment utiliser telle ou telle fonctionnalité du portail. Dans

un second temps je réunirai les clients RHM afin de leur expliquer les procédures

d’authentification, de consultation et de réaction sur les documents.

Accompagner individuellement les agents RHM dans la prise en main du SI :

cette étape consistera à former chaque agent du service en fonction de son profil métier. (Par

exemple le gestionnaire de stage devra maîtriser les procédures d’ajout, de mise à jour et de

suppression des candidatures au niveau du portail).

Former le/les agent(s) administrateurs : un agent sera désigné pour administrer le

SI. Il devra pour cela maîtriser toutes les fonctionnalités et particularités du SI (par exemple

les formulaires de gestion de la base de données au niveau du portail) et pourra

éventuellement guider les agents après mon départ. Cependant deux ou trois agents seront

formés en administration afin de garantir qu’il y ait toujours un administrateur disponible.

5 BILAN

Lors de mon entretien de stage la mission était claire : je devais améliorer le SI du service.

Pour cela, j’ai étudié et proposé à la MOA les axes de progrès du SI et les scénarios de mise

en œuvre adéquats. Ces propositions ont fait l’objet de plusieurs validations auprès de la

MOA, ce qui m’a sans doute permis de travailler sur des fonctionnalités provenant

essentiellement des acteurs, gage d’une pérennité de son utilisation. Les disques ont ainsi été

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structurés et les règles de stockage ont été définies en collaboration avec les agents RHM afin

qu’il s’y retrouvent aisément.

Quant au portail d’information, j’avais bien conscience, suite aux des entretiens, que le

scénario nécessitant l’utilisation du serveur web poserait des difficultés car l’outil de

développement (PHP) n’était utilisé que dans quelques CNPE d’EDF mais pas encore dans le

CNPE de Dampierre. Il a pourtant été validé par la MOA à l’unanimité ce qui m’a rassuré

quant à mes craintes. Ce portail qui certes, est considéré par RHM comme un outil innovant

nécessite une validation hiérarchique (au niveau national) afin d’être déployé officiellement.

J’ai pour cela tenu à modifier mon planning prévisionnel afin de reculer la période

d’implantation de cet outil de communication. Mon but était de démarrer le processus

d’installation du serveur afin de déployer une maquette d’expérimentation le plus tôt

possible ; cela devait permettre de prouver très vite l’opérationnalité et l’utilité de l’outil dans

le partage de connaissances entre RHM et les autres services. Cette modification du planning

a été validée auprès de la MOA qui a jugé cela très stratégique. Le processus d’installation a

ainsi été lancé minovembre après que, la page d’accueil du portail, l’authentification des

utilisateurs et les procédures de dépôt et de partage de documents aient été finalisées.

Ce processus qui selon le planning prédéfini ne devait durer quelques jours prend, in fine

beaucoup plus de temps (au 25 janvier le serveur dédié n’a toujours pas été mis à disposition).

J’en ai profité pour travailler sur l’ergonomie, et finaliser les autres fonctionnalités du portail

(Forum, FAQ, sondage, et dépôt de fichier multimédia) ce qui m’a permis de le rendre

opérationnel début décembre.

J’ai ainsi pu présenter à la MOA stratégique le nouveau SI RHM qui a été accepté et apprécié

à l’unanimité.

A ce jour la structuration des disques est en train de se faire en collaboration avec les agents

RHM et le portail est implanté sur un poste de travail en attendant l’installation du serveur

dédié ce qui devrait se faire dans les jours a venir.

5.1 LES DIFFICULTES RENCONTREES

5.1.1 PARLER EDF

La première difficulté rencontrée fut dans un premier temps de s’adapter au vocabulaire EDF

riche en abréviations et acronymes, que ce soit pour la nomination des services (RHM,

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SSI,… ) des groupes de travail (EDE, ED, MPL… ), des rôles des agents de façon à pouvoir

établir une communication pourvue de sens aussi bien pour moi que pour les métiers.

5.1.2 COMPRENDRE MON ROLE

Au début, j’ai eu du mal à comprendre pourquoi je dépendais du service ressources humaines

et non pas du service informatique. En effet, la nature de ma mission entrait plutôt dans les

champs d’activité du service informatique.

Mon maître de stage m’a alors rassuré en me disant que c’était voulu : pour que le SI du

service RHM soit accepté et utilisé par tous, il était préférable que je côtoie les agents au

quotidien pour mieux comprendre leurs besoins.

Ce positionnement du service RHM n’a pas facilité mes relations avec le service

informatique ; ce qui a rendu difficile ma phase d’appropriation du système existant.

5.1.3 AU NIVEAU TECHNIQUE

Après la définition des axes de progrès et leur validation j’ai aussitôt commencé la conception

du portail. Je n’avais jamais étudié le langage PHP et personne au sein du CNPE ne disposait

officiellement de compétences informatiques pour me guider dans mes démarches de

développement. J’ai donc été obligé de travailler doublement afin de développer toutes les

fonctionnalités du portail. J’ai pour cela effectué des recherches sur Internet, posé des

questions et emprunté des livres à la bibliothèque de l’UTT afin d’apprendre et de maîtriser ce

langage de programmation.

De plus l’ordinateur de travail qui m’a été accordé n’était pas administrable et aucune

machine fonctionnant sous linux n’était disponible sur le site. J’ai donc choisi de développer

le portail sur mon ordinateur personnel tout en ayant pour objectif de convaincre la MOA de

son utilité et de faire valider le portail par la suite.

5.1.4 AU NIVEAU HUMAIN

Les difficultés à ce niveau ont été présentes lors des entretiens. En effet j’ai eu du mal à :

rencontrer certains Manager car ils sont très sollicités ;

recenser les besoins des agents RHM. Ils étaient un peu réticents quant à la réorganisation

de leur système d’information car ils ne voulaient pas changer de mode de travail. La

plupart d’entre eux connaissent très peu l’outil informatique. La difficulté était de

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comprendre pourquoi est ce qu’un service Ressources Humaines Management d’une aussi

grande entreprise comme EDF ne disposait pas encore d’un portail d’information ? Il a

fallu que je convainque l’ensemble des agents (de la nécessité d’un tel outil) par les mots.

Pour cela je devais me mettre à leur niveau de connaissance informatique car certains

aspects de l’informatique qui m’apparaissaient évidents ne l’étaient pas forcément pour

eux.

5.2 LES ACQUIS

L’expérience vécue au Centre Nucléaire de Production d’Electricité de Dampierre et

particulièrement au sein de son service Ressources Humaines Management m’a permis de me

forger une solide vision et connaissance de l’organisation d’un groupe et des lignes de

conduites managériales qui en découlent. Tout ceci a été possible grâce à mon intégration au

sein des réunions de service, me permettant ainsi d’en tirer une expérience sur le management

d’équipe. De plus, ce stage m’a permis de développer un aspect déterminant, qui n’est

d’ailleurs intégré dans aucun cursus du secondaire des écoles d’ingénieurs, celui de la

communication et de la transmission du savoir, qui sont des compétences majeures et

nécessaires à l’exercice du métier d’ingénieur. Ce stage m’a également conforté dans la

gestion de projets multitâches qui demandent une organisation et une préparation préalables,

assumant les contraintes de temps, de moyens et de disponibilité des acteurs des projets.

Enfin, ce stage m’a amené à développer d’autres domaines de compétences comme la

conduite d’entretien, la gestion de projet… et m’a permis d’élargir mes connaissances en

assurant de ma propre initiative ma formation, en essayant de converger au maximum vers

une autonomie et une indépendance par rapport à l’acquisition de savoir nécessaire à la

conduite de mon projet.

J’ai pu constater que dans les grandes entreprises comme EDF tout était très structuré et

règlementé (surtout au niveau informatique), qu’il existe de nombreuses cloisons et que pour

les lever il faut se faire des alliés et disposer d’une grande capacité de conviction.

Ce travail en mode projet m’a permis de dégager les éléments indispensables et

incontournables de réussite d’un projet :

Repérer les bons acteurs du projet

Travailler avec eux

Fédérer les acteurs (faire en sorte qu’ils participent au projet)

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Communiquer sur le projet (le faire connaître, faire du reporting… )

En effet, si j’avais livré le portail sans avoir susciter de l’intérêt chez certaines personnes,

aujourd’hui, il n’aurait jamais été validé à l’unanimité et RHM ne serait pas en train d’oeuvrer

pour le déployer. En outre ce stage ma permis de maîtriser la programmation en PHP et en

java script qui étaient des langages de programmation que je ne connaissais pas.

5.3 CE QUI RESTE A FAIRE

Il est vrai que j’ai répondu aux besoins des utilisateurs mais néanmoins des points

d’amélioration peuvent être signalés au niveau du portail:

Connecter le portail RHM à la base de données nationale afin que les agents puissent

s’authentifier comme sur n’importe quel site intranet applicatif EDF (même login et

même mot de passe). Cela leur évitera de mémoriser un autre login et mot de passe (ce

qui est le cas sur le portail actuel)

Améliorer le forum intra groupe.

6 PLANNING REEL

Ce planning représente les dates exactes d’exécution des différentes tâches. d = jours

Planning réel

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CONCLUSION

Ce stage professionnel m’a permis d’aborder un aspect important de la mission d’un

ingénieur : la conduite de projet. En effet j’ai pu appréhender les différentes phases

essentielles d’un projet informatique : Analyse des lieux, diagnostic, proposition d’une

solution, validation, conception de la solution, mise en œuvre, accompagnement des

utilisateurs et suivi.

Je tiens à souligner que la confiance qui m’a été accordée et la grande autonomie que

m’a laissée le Chef de Service RHM dans la conduite de ce projet, ont développés ma

responsabilité et mon implication dans sa mise en œuvre.

Le nouveau système d’information a fait l’unanimité au sein du service. Cette réussite

est due en grande partie aux conditions dans lesquelles j’ai évolué. J’ai eu la chance d’avoir

au quotidien une ambiance de travail propice et agréable.

Enfin j’ai pu mesurer durant ce stage toute la nécessité d’une parfaite symbiose entre

aptitudes intellectuelles et capacités relationnelles ; chose que j’ai pu affiner grâce au soutien

de mes deux maîtres de stage.

Je continuerai à travailler cet aspect des choses afin de répondre pleinement aux exigences du

monde professionnel.

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BIBLIOGRAPHIE

SITES INTERNET

Site du groupe EDF : www.edf.fr

Site de développement en PHP : www.php.net

Site de développement en JAVASCRIPT : http://www.editeurjavascript.com/cours/

Site des développeurs : http://www.developpez.com

Forum de discussion informatique: http://www.commentcamarche.com

LIVRES DE LA BIBLIOTHEQUE DE L’UTT

PHP 5 Avancé

PHP4

JAVASCRIPT

INTRANET DU GROUPE EDF

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http://www.edf.fr

http://www.php.net

http://www.editeurjavascript.com/cours/

http://www.developpez.com

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ANNEXE

Signification des termes employés dans la figure cidessus :

½ : Tranche nucléaire 1 et 2

¾ : Tranche nucléaire 3 et 4

EDE : Equipe de Direction Elargie

ED : Equipe de Direction

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