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Guide pratique pourl’organisation de
l’Intercollégial de théâtre
Septembre 2015
Comment utiliser ce guide
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Vous trouverez sur le site Web (www.riasq.qc.ca) en complément de ce guide :
dans la section Nos événements:
Présentation de l’Intercollégial de théâtre Photo et biographie de votre artiste invité Historique de l’Intercollégial de théâtre Archives des éditions précédentes Photos variées
dans l’Espace membres :
Sous l’onglet Événements :
Guide d’encadrement aux événements RIASQ
Sous l’onglet Théâtre :
Droits d’auteurs - Théâtre
sous l’onglet Outils graphiques et promotionnels du RIASQ :
Petit catalogue 2015-2016 Bon de commande pour les articles promotionnels Affiche de l’Intercollégial de théâtre 2015-2016 Signature 2015-2016 Bandeau de l’Intercollégial de théâtre 2015-2016 Timeline de l’Intercollégial de théâtre 2015-2016 Vidéo promotionnelle (Reporters en spectacle 2013-2014)
sous l’onglet Adhésion et protocoles RIASQ :
Protocole de participation
dans la section Collèges hôtes – Intercollégial de théâtre :
Version électronique de ce guide (PDF et Word) Guide des envois de Intercollégial de théâtre Document de présentation du RIASQ et de Théâtre – Commanditaires régionaux Invitation à l’événement Fiche d’évaluation de l’événement Formulaire 1 – Affiche Formulaire 2 – T-shirts Collège hôte Formulaire 2 – T-shirts Collèges participants Visuel T-shirts de l’Intercollégial de théâtre Outil technique Historique des mini productions et des productions du dimanche matin Documents conception programme Logiciel – Protocole d’utilisation de l’outil de gestion Formulaire de bilan d’activité Bilan financier
Et auprès du personnel du RIASQ :
Réponse à toutes les autres questions…ou presque!
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Introduction
Ce document est le résultat du travail des animatrices et animateurs culturels qui ont déjà reçu l’Intercollégial de théâtre. L’objectif est de vous faire profiter de leur expérience et ainsi de faciliter l’organisation de votre événement
Ce guide présente un contenu aussi complet que possible. Cependant, vous resterez toujours les meilleurs juges de ce qui est pratique ou pertinent dans votre organisation.
Vos commentaires, vos suggestions et vos corrections seront grandement appréciés pour une mise à jour annuelle.
4635, 1re Avenue, bureau 225Québec (Québec) G1H 2T1Téléphone : 418 877-9220 Télécopieur : 418 948-9221Courriel : [email protected] Web : www.riasq.qc.ca
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Table des matières
I. LES ENTENTES.............................................................................................................................7Protocole 2015-2016____________________________________________________________________8Décisions prises en assemblée générale annuelle_____________________________________________11Ententes nationales____________________________________________________________________11
II. L’ORGANISATION.....................................................................................................................13Organigramme Intercollégial de théâtre____________________________________________________14Relations avec le RIASQ_________________________________________________________________15Tâches de la coordination générale________________________________________________________16Organisation de l’Intercollégial de théâtre__________________________________________________17Échéancier RIASQ / Collège hôte__________________________________________________________19Relations dans le collège________________________________________________________________21Horaire de la fin de semaine proposé Clôture à 11 h 30- Exemple________________________________22Horaire de la fin de semaine Clôture à 12 h- Exemple__________________________________________23Activités protocolaires__________________________________________________________________24L’Égrégore____________________________________________________________________________25Artiste invité__________________________________________________________________________26Entrevue avec l’artiste invité et prix de présence_____________________________________________26Rencontre des responsables des troupes___________________________________________________27Rencontre des metteurs en scène_________________________________________________________27Rencontre d’accueil - contenu____________________________________________________________28Compilation des inscriptions_____________________________________________________________30
III. FINANCEMENT ET COMMANDITES..........................................................................................31Prévisions budgétaires__________________________________________________________________32Budget - tableau_______________________________________________________________________33Commandites_________________________________________________________________________36Grille commandites - Exemple____________________________________________________________37Entente de commandites - Exemple_______________________________________________________38Lettre demande de commandites - Exemple_________________________________________________39Lettre de remerciements - Exemple________________________________________________________40
IV. DIRECTION ARTISTIQUE..........................................................................................................41Ateliers______________________________________________________________________________42Ateliers______________________________________________________________________________43Contrat de travail - Exemple_____________________________________________________________44Lettre aux responsables d’atelier - Exemple_________________________________________________45Feuille de route_______________________________________________________________________46Pochette des animateurs d’atelier_________________________________________________________46Présence obligatoire aux ateliers__________________________________________________________47Tableau des absences-Exemple___________________________________________________________47Horaire du dîner – responsable des ateliers_________________________________________________48Tableau de compilation des ateliers_______________________________________________________49Liste par atelier________________________________________________________________________50Liste par collège_______________________________________________________________________51Retour-commentaires__________________________________________________________________52Sélection des professionnels_____________________________________________________________52L’approche souhaitée___________________________________________________________________52Horaire – retour-commentaires – Exemple__________________________________________________53Fiche de renseignements – retour-commentaires_____________________________________________54Mini productions______________________________________________________________________55
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V. DIRECTION TECHNIQUE............................................................................................................56Tâches du directeur technique___________________________________________________________57Les salles_____________________________________________________________________________58Devis technique des salles_______________________________________________________________59Information technique__________________________________________________________________60Équipe technique______________________________________________________________________61Matériel technique (boîte à outils) à compléter______________________________________________61Cahier pour le régisseur_________________________________________________________________61Horaire technique de la fin de semaine - Exemple____________________________________________62Chronométrage - productions____________________________________________________________65Chronométrage – Mini productions________________________________________________________66
VI. ACCUEIL ET ANIMATION.........................................................................................................67Tâches du comité d’accueil______________________________________________________________68Bénévoles - recrutement________________________________________________________________70Formulaire d’engagement_______________________________________________________________71Documents pour l’accueil des troupes______________________________________________________72Consignes aux bénévoles________________________________________________________________73Premiers soins________________________________________________________________________74Liste d’urgence- Exemple________________________________________________________________74Locaux de dortoirs – tableau- Exemple_____________________________________________________75Horaire des douches - Exemple___________________________________________________________76Avis Dortoir- Exemple___________________________________________________________________77Menu et horaire des repas - Exemple______________________________________________________78Coupon repas_________________________________________________________________________78Billetterie____________________________________________________________________________79Laissez-passer_________________________________________________________________________79Procédure d’accueil du public____________________________________________________________81Local VIP_____________________________________________________________________________82Animation____________________________________________________________________________8320e anniversaire du RIASQ_______________________________________________________________84
VII. RELATIONS AVEC LES COLLÈGES.............................................................................................85Relations avec les collèges participants_____________________________________________________86Liste des envois_______________________________________________________________________87Documentations pour les collèges participants - Exemple______________________________________89Code de vie de la fin de semaine- Exemple__________________________________________________90Encadrement des participants- Exemple____________________________________________________91Règlements de l’Intercollégial de théâtre- Exemple___________________________________________92
VIII . Événement écoresponsable.................................................................................................93L’écoresponsabilité, qu’est-ce que c’est?____________________________________________________94Événement carboneutre ou zéro déchet____________________________________________________94Événement carboneutre_________________________________________________________________94Événement zéro déchet_________________________________________________________________95Pourquoi l’écoresponsabilité?____________________________________________________________95Outils pour faire un événement écoresponsable______________________________________________95
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IX. COMMUNICATION/INFORMATION.........................................................................................97Communication/Information_____________________________________________________________98Productions graphiques_________________________________________________________________98Promotion____________________________________________________________________________99Médias sociaux________________________________________________________________________99Publicité_____________________________________________________________________________99Événement de presse__________________________________________________________________100Site Internet_________________________________________________________________________101Photographie________________________________________________________________________101Vidéo (optionnel)_____________________________________________________________________101Devis du programme__________________________________________________________________102Reporters en spectacle_________________________________________________________________104Contrat de travail - Photographe - Exemple________________________________________________105Consignes pour le photographe__________________________________________________________106Texte d'invitation - conférence de presse - Exemple__________________________________________106Communiqué de presse du collège - Exemple_______________________________________________107
X. ÉVALUATION..........................................................................................................................109Procédure pour l’évaluation de l’Intercollégial de théâtre_____________________________________110Fiche d’évaluation____________________________________________________________________111
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I. LES ENTENTES
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Protocole 2015-2016
Collège hôte : CégeAdresse: Délégué(e) RIASQ : Téléphone : Courriel :
DATE DE L'INTERCOLLÉGIAL DE THEATRE:ÉDITION:
Le collège hôte est mandaté par le conseil d’administration du Réseau intercollégial des activités socioculturelles du Québec (RIASQ) pour assurer la tenue de L'Intercollégial de théâtre.
Pour faciliter l’organisation de cet événement, le présent protocole précise les rôles et responsabilités respectifs du collège hôte et du RIASQ. Cette démarche vise à réduire les difficultés opérationnelles tout au long du processus de réalisation.
Ce protocole n’est pas limitatif. Il constitue une base d’information organisationnelle qui sera revue et corrigée au besoin, chaque année, à la lumière des expériences vécues et des décisions de l’assemblée générale du RIASQ..
L'Intercollégial de théâtre est un événement annuel à caractère national qui s’adresse aux étudiantes et étudiants des collèges membres du RIASQ intéressés à la discipline du théâtre.
OBJECTIFS ●Promouvoir la création et l’expression théâtrale ;●Permettre aux troupes l’accès à un plus vaste public ;●Créer un forum d’échanges et de formation;●Souligner la qualité et la vitalité des réalisations étudiantes.
DESCRIPTION ●Volet Production Réaliser un événement qui permet aux établissements d’enseignement collégial de présenter les créations théâtrales de leurs étudiantes et étudiants.
●Volet FormationProgrammer des ateliers de formation offerts par des artistes professionnels dans le domaine du théâtre tels que jeu, écriture, mise en scène, scénographie, technique de scène, etc.
●Volet Animation et accueilPrévoir diverses activités favorisant l’échange entre les participantes et participants. Offrir les services d’hébergement et de restauration.
Volet EngagementFavoriser l’engagement bénévole des étudiantes et des étudiants dans toutes les facettes de l’organisation.
Favoriser la collaboration et la participation du personnel et des étudiants de différents programmes et départements du collège dans une perspective d’apprentissage pratique liée à la formation académique.
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1 - LE RIASQ EST RESPONSABLE :
1.1- Des règles de participation et des protocoles avec les collèges inscrits à l’Intercollégial de théâtre
1.2- Des ententes avec les commanditaires nationaux et des applications promotionnelles et graphiques de ces ententes
1.3- De l’image corporative et événementielle dans toutes les applications promotionnelles et graphiques
1.4- Des relations gouvernementales : représentation politique – demandes de financement
1.5- De l’organisation du concours l’Égrégore et de la lecture publique du texte gagnant
1.6- De la recherche et de l’accompagnement de la ou du porte-parole national de l’événement
1.7- Des relations et ententes avec les organismes et artistes culturels professionnels en lien avec l’événement : Centre des auteurs dramatiques (sélection de l’Égrégore, « coaching » d’écriture, mise en scène de la lecture publique), Festival du Jamais Lu (mise en lecture)
1.8- Des invitations et scénarios des activités protocolaires : lecture publique, remise du prix de l’Égrégore, cocktail, buffet, etc.
. Le déroulement des activités sera validé auprès du collège hôte
. Un nombre fixe d’invitations sera réservé au collège hôte
1.9- Des relations de presse nationale avant et sur place pendant l’événement
Le collège hôte pourra prévoir un événement régional dans le respect du calendrier de presse national. En tout temps, le RIASQ devra approuver le contenu du matériel de presse élaboré par le collège hôte.
1.10- du matériel promotionnel suivant (dont les quantités restent à définir ultérieurement):
conception et production : d’affiches conception : de la couverture du programme de l’Intercollégial conception et production : des chandails (aux frais du collège hôte) conception et production : de tout autre concept graphique en accord avec le plan de
visibilité convenu avec les partenaires nationaux
Ces outils de promotion sont produits par le RIASQ et les commanditaires nationaux y seront exclusivement représentés. Le collège hôte pourra produire un autre objet promotionnel (sur lequel apparaîtront les logos du RIASQ et du partenaire majeur) et devra au préalable en valider la possibilité auprès du RIASQ, responsable des normes graphiques des événements.
1.11- de s’assurer que le collège hôte reçoive le financement national prévu pour la réalisation de l’activité. Le montant est fixé annuellement par le conseil d’administration du RIASQ selon la répartition des dépenses et la situation financière. Les montants sont confirmés au plus tard le 1er
novembre précédent l’événement.
1.12- des dépenses directes suivantes :
Frais du comité permanent Frais d’événement reliés à l’artiste invité Relations de presse Graphisme L’Égrégore
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2 - LE COLLÈGE HÔTE EST RESPONSABLE :
2.1- Du budget
2.2- De la recherche de financement auprès des commanditaires locaux et régionaux
Toute démarche que voudrait entreprendre le collège hôte auprès d’un ministère ou d’un membre du Conseil des ministres devrait au préalable être validée par la direction générale du RIASQ.
2.3- Des communications avec les collèges inscrits à l’événement
2.4- De la logistique générale et de l’encadrement technique de l’Intercollégial de théâtre
2.5- De l’accueil, de l’hébergement et de la restauration des participantes et participants
2.6- De l’animation et des activités de formation offertes aux participantes et participants
2.7- Du bilan d’activités et financier déposé à l’assemblée générale annuelle du RIASQ
3 - CLAUSES GÉNÉRALES
3.1- Le délégué RIASQ agit automatiquement à titre de coordonnateur de l’événement. Ce dernier peut déléguer une partie de l’organisation à une autre personne, dans ce cas, le délégué RIASQ demeure responsable des relations avec le RIASQ.
3.2- Le collège hôte assistera aux réunions du comité permanent Théâtre
3.3- Le comité permanent Théâtre respectera toute décision prise par le conseil d’administration du RIASQ concernant l’Intercollégial de théâtre
3.4- Le collège hôte soumettra à la direction générale du RIASQ toute démarche en lien avec l’événement et non prévue au présent protocole
3.5- Dans toutes les actions de communication de l’événement, on identifiera :
Le RIASQ comme producteur
Le Collège hôte comme réalisateur
Desjardins comme présentateur
Le collège hôte s’engage à réaliser l'édition de l'Intercollégial de théâtre dans le respect des objectifs et règles définis au présent protocole.
Date Date
Administrateur théâtre RIASQ Délégué RIASQ du Collège
Directeur général du RIASQ
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Décisions prises en assemblée générale annuelle
2005…permettre aux collèges éloignés de plus de 8 heures de route de quitter une activité RIASQ avant la fin officielle en ayant au préalable avisé la direction du RIASQ.… que toute documentation provenant du RIASQ, de ses 4 événements nationaux, de ses 5 projets amis ou associés nous soit prioritairement acheminée par courriel.
2008…que les coûts des inscriptions individuelles au Festival intercollégial de danse et au Festival intercollégial de théâtre soient de 60 $, incluant les taxes.…qu’un collège, de façon exceptionnelle et sur approbation du RIASQ, puisse offrir un horaire avec un minimum de huit productions au lieu de dix.
2010… que les frais d’inscriptions des collèges aux événements, à compter de 2010-2011, soient les suivants : Festival intercollégial de théâtre
- Volet production 400 $ + taxes - Volet participation 275 $ + taxes
… que les frais d’inscription des étudiants aux événements, à compter de 2010-2011, passent de 60 $ à 70 $, plus taxes.…que soit modifié le nombre d’heures de route à six heures permettant aux collèges éloignés de quitter une activité RIASQ avant la fin officielle, en ayant au préalable avisé la direction du RIASQ.… de confier le mandat au conseil d’administration d’étudier la question de l’accueil du Festival à un plus grand nombre de collèges et ses modalités d’application. Le conseil devra faire un rapport lors de la prochaine Assemblée générale.
2011… de reconduire le mandat confié au conseil d’administration à l’effet de documenter les différents éléments soulevés quant au scénario retenu de tenir le Festival intercollégial de théâtre dans un ou plusieurs collèges, sans obligation d’être jumelé à l’avance avec un autre collège lors de la manifestation d’intérêt. Le conseil d’administration devra faire rapport lors de la prochaine assemblée générale annuelle.
2012…d'ajouter la clause suivante aux protocoles de participation au Festival intercollégial de danse, au Festival intercollégial de théâtre, à l'Exposition intercollégiale d'arts plastiques et à Cégeps en spectacle: «s’assurer que le sujet et la forme des numéros ou œuvres présentés dans le cadre d'un événement intercollégial correspondent aux valeurs et aux principes éducatifs véhiculés par le collège participant. En cas de litige, c'est au producteur, le RIASQ, que revient la décision finale d'accepter ou non le numéro ou l'œuvre dans son intégralité ou d'exiger des modifications».
Ententes nationales
Les ententes nationales engagent chaque membre du RIASQ
Autres partenaires nationaux : (Voir à la section commandites l’application des ententes à respecter)
Ministère de l’Éduction de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche Ministère de la Culture et des Communications Le Centre des auteurs dramatiques (CEAD)Le Jamais lu
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À TOUTES LES ÉTAPES DE L’INTERCOLLÉGIAL DE THÉÂTRE
LE RIASQ EST PRODUCTEURLE COLLÈGE EST RÉALISATEUR
DESJARDINS COMME PRÉSENTATEUR
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II. L’ORGANISATION
Organigramme Intercollégial de théâtre
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Coordination
Secrétariat(Aide à la coordination)
Communications Direction artistique Direction technique Commandites Animation
Vidéo + photos
Accueil et logistique
Salle 1 Grandes productions
Responsable de salleÉclairagisteSonorisateurMachinistes
Salle 2Grandes productions
Responsable de salleÉclairagisteSonorisateurMachinistes
Salle 3Miniproductions
Responsable de salleTechnicien
Responsablesd’ateliers
Professionnels pour les retours commentaires
Ressources matérielles
RIASQ Comité permanent
Relations avec le RIASQ
Assister aux trois réunions du comité permanent (octobre, janvier et avril)
Pour tout ce qui a trait aux articles promotionnels, votre personne-ressource est Madeleine Boulay, agente de bureau, [email protected].
Commander en ligne les articles promotionnels environ 4 semaines avant l’événement (Espace membres);
Faire valider la fabrication d’un objet promotionnel aux couleurs de l’Intercollégial de théâtre.
Pour tout ce qui a trait aux communications et au protocole, votre personne-ressource est Judy Bolduc, agente de communication, [email protected]
Fournir les informations pour l’affiche et le logo du collège (formulaire 1, disponible sur l’Espace collèges hôtes);
Commander par courriel les t-shirts avant le 11 mars 2016; Dans le cas d’un événement de presse régional, faire valider le communiqué de presse du
collège s’il y a lieu et envoyer une copie de la version finale au RIASQ; Transmettre les informations pertinentes à déposer sur le site Web du RIASQ tout au long de
l’organisation; Mettre un hyperlien vers le site Internet du RIASQ sur le site Web du collège; Transmettre les détails concernant la tenue d’un événement de presse régional, s’il y a lieu (type
d’événement, date, lieu, copie d’une pochette de presse, liste des médias présents); Envoyer à [email protected] le montage final du programme pour approbation au plus tard
une semaine avant impression; Fournir le soutien à l’organisation des discours protocolaires orchestrée par le RIASQ, à
l’ouverture, avant la lecture publique et à la fermeture de l’Intercollégial; Transmettre les photos (WeTransfer) et vidéos de l’événement; Transmettre la revue de presse après l’événement; Après la tenue de l’Intercollégial de théâtre, envoyer au RIASQ 40 exemplaires du programme.
Pour tout ce qui a trait à l’organisation, votre personne-ressource est Véronique Julien, chargée de projets, [email protected].
Faire valider chaque envoi aux collèges participants; Inscrire le RIASQ aux envois au même titre que les collèges participants; Assurer le suivi des inscriptions des collèges (aviser rapidement si désistement) et des
participants; L’informer des ententes prises avec l’artiste invité; Voir à la générale et la présentation de la lecture publique, responsabilité du RIASQ; Faciliter l’organisation de l’entrevue avec le ou la porte-parole, responsabilité du RIASQ; Inclure un atelier d’éclairage et un atelier d’écriture dramatique; Veiller à relever et à informer le RIASQ de tout manquement des collèges au protocole de
participation.
Pour tout ce qui a trait aux ministères et aux commanditaires, votre personne-ressource est Pierre Vigeant, directeur général, [email protected].
Faire valider toutes demandes d’aide financière à un ministère ou au Conseil des ministres auprès de la direction du RIASQ;
Pour tout ce qui a trait au soutien technique, votre personne-ressource est Jean Gosselin, chargé de projets-technique, [email protected].
Produire un rapport d’activités et financier (selon le modèle qui sera fourni) pour le 2 mai 2016
On reste en contact!
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418 877-9220Tâches de la coordination générale
LE DÉLÉGUÉ RIASQ AGIT AUTOMATIQUEMENT À TITRE DE COORDONNATEUR DE L’ÉVÉNEMENT. CE DERNIER PEUT DÉLÉGUER UNE PARTIE DE L’ORGANISATION À UNE AUTRE PERSONNE. DANS CE CAS, LE DÉLÉGUÉ RIASQ DEMEURE RESPONSABLE DES RELATIONS AVEC LE RIASQ.
Votre personne-ressource au RIASQ : Véronique Julien, [email protected], 418 877-9220, # 203
Relations avec le RIASQ (page précédente) Réunions du comité permanent;
Signature du protocole d’entente;
Présentation du budget;
Suivi des relations avec les collèges participants;
Suivi des ententes nationales (commandites, communications, protocole);
Lecture publique du prix de l’Égrégore;
Dépôt du bilan de l’Intercollégial de théâtre à l’assemblée générale du RIASQ.
Relations avec les collèges participants Le RIASQ procède aux inscriptions des collèges qui ont jusqu’au 1er novembre pour se retirer;
Le RIASQ est responsable de la sélection des collèges qui seront au volet PRODUCTION;
Dans les jours qui suivent le 1er novembre, le RIASQ transmet la liste officielle des collèges
inscrits aux volets PARTICIPATION et PRODUCTION;
Envoi de l’information par courriel à chaque collège inscrit au délégué RIASQ ET, s’il y a lieu, au
responsable du dossier (inscrire le RIASQ en copie conforme).
Relations dans le collège Prévoir un surplus de travail en secrétariat;
Réserver les locaux / produire les devis des salles;
Entente de sécurité;
Négociation avec la cafétéria;
Code de vie du collège;
Ménage.
Organisation de l’Intercollégial de théâtre Échéancier de travail;
Horaire de l’événement;
Gestion du budget;
Engagement du personnel;
Formation et supervision des comités;
Recrutement des bénévoles;
Obtention des permis, droits, etc.;
Signature de tous les contrats (personnes-ressources, commandites, etc.);
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Évaluation et bilan de l’Intercollégial de théâtre.
Organisation de l’Intercollégial de théâtre
ENGAGEMENT DU PERSONNEL direction artistique direction technique secrétariat personnel technique
FORMATION ET SUPERVISION DES COMITÉS
accueil / hébergement animation commandites communications technique
RECRUTEMENT ET ENCADREMENT DES BÉNÉVOLES
accueil / hébergement animation commandites communications technique
GESTION DU BUDGET
établir le budget global fixer les objectifs de recherche de financement les subventions venant du RIASQ sont versées au mois de janvier-février faire les demandes de paiement requis prévoir une petite caisse de billetterie
OBTENTION DES PERMIS, DROITS, ETC. permis de boisson pour les soirées permis de boisson pour le local VIP permis de boisson pour le cocktail après l’Égrégore (le cocktail est sous la responsabilité du
RIASQ) droits d’auteurs SOCAN pour les soirées s’il y a lieu
RÉSERVATION HÔTEL prévoir de 20 à 30 chambres selon la région transmettre l’information aux animateurs et au RIASQ qui feront leur propre réservation prévoir une navette pour les animateurs
SIGNATURE DE TOUS LES CONTRATS contrat des personnes-ressources – ateliers contrat personnes-ressources – retour-commentaires entente de commandites contrat d’artistes pour les soirées
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Organisation de l’Intercollégial de théâtre (suite)
ÉCHÉANCIER DE TRAVAIL ET HORAIRES fournir à chaque comité un échéancier et son plan de travail établir un échéancier global voir à ce que chacun ait un horaire : bénévoles, comité, etc.
INSCRIPTION – IDENTIFICATION
compiler les inscriptions faire les listes de toutes les personnes présentes à l’événement identifier chaque personne sur les lieux de l’Intercollégial (cocarde, t-shirt, etc.)
comité organisateur bénévoles technique participants accompagnateurs RIASQ personnes-ressources
ÉVALUATION ET BILAN DE L’INTERCOLLÉGIAL
distribuer le questionnaire fourni par le RIASQ compiler tous les résultats mettre les grandes conclusions au bilan de l’Intercollégial présenter le rapport à l’assemblée générale du RIASQ
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Échéancier RIASQ / Collège hôte
TÂCHES RIASQ COLLÈGEMai
Demandes de subventions MCC-MEESR X
Envoi aux collèges _ Adhésion RIASQ/Inscription à l’Intercollégial de danse X
Août
Début de la recherche de l’artiste invité X
Mise à jour du manuel d’organisation X
Octobre
1re réunion du comité permanent X X
Retourner le formulaire 1 au RIASQ (30 octobre) X
Novembre
Sélection des collèges en production X
Préparation du premier envoi X
Correction du premier envoi X
Premier envoi - 13 novembre X X
Retour des fiches d’inscription des collèges - 27 novembre X
Décembre
Préparation du 2e envoi X
Correction du 2e envoi X
2e envoi – 11 décembre X X
Préparation du logiciel d’inscription (adresse des collèges participants) X
Janvier
Choix du texte gagnant du Prix de l’Égrégore X
Préparation du 3e envoi X
Correction du 3e envoi X
Préparer le logiciel d’inscription (bio, photos, résumés d’atelier, repas, etc.) X
Février
3e envoi – 5 février X X
Mise en ligne du logiciel d’inscription X
Date limite d’inscription en ligne – 19 février X X
Date limite pour la réception des fiches d’information générale et les photos pour
le programme – 19 février
X
Compléter le formulaire pour la commande des t-shirts des collèges participants
et collège hôte
X
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Échéancier RIASQ / Collège hôte (suite)
TÂCHES RIASQ COLLÈGEMars
Date limite pour la réception des commandes des t-shirts – 4 mars X
Compléter le formulaire pour la commande des t-shirts des collèges participants
et collège hôte –
X
Remise de la commande des t-shirts à Judy – 4 mars X
Préparer le 4e envoi X
Corriger le 4e envoi X
4e envoi- 29 mars X X
Avril
Remise du scénario du protocole X
Transmettre le programme à Judy pour correction X
Impression du programme X
Générale de la lecture publique- Égrégore X
Remettre la synthèse des absences à Véronique pendant l’événement X
Mai
Retourner le formulaire de bilan d’activité au RIASQ – 2 mai X
Dernière réunion du comité permanent (bilan) – date à déterminer X X
Remerciements
Artiste invité
Formateurs
Personnes ressources pour les retours-commentaires
X
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Relations dans le collège
SECRÉTARIAT
Il y a une quantité imposante de documents à produire Négocier des heures supplémentaires s’il y a lieu
RÉSERVATION DES LOCAUX
5 salles de présentations (3 pour productions avec loges attenantes et 2 pour les mini productions). N.B. Des salles environnantes peuvent être utilisées (ex. : polyvalente, centre culturel)
1 salon VIP ouvert en tout temps pour les animateurs (la rencontre des accompagnateurs peut se faire dans ce local)
Café étudiant pour les jeunes (ouvert même la nuit si possible) 1 local de repos pour les bénévoles 1 salle pour les soirées sociales Débarcadère de décor, entrepôt Environ 15 locaux d’ateliers (certains ateliers nécessitent des locaux spécialisés, gymnases, salles
de danse, etc.) Environ 40 locaux pour les dortoirs avec clés Loge pour les comédiens de la mise en lecture Local pour le RIASQ avec clés
SÉCURITÉ
Entente pour le stationnement Entente pour l’heure du couvre-feu Entente pour les partys de fin de soirée Entente pour l’ensemble du code de vie à faire respecter dans le collège
ENTRETIEN
Entente pour l’entretien des différents sites de l’Intercollégial
CAFÉTÉRIA
Négocier environ 450 repas (le budget des repas ne devrait pas excéder 50 $ par personne) pour 2 soupers, 2 déjeuners, 1 dîner, 1 boîte à lunch, les collations dans les ateliers et un lunch de fin de soirée (si possible). Les repas doivent être servis rapidement, c.-à-d. en moins de 1 h 15. L’inscription en ligne vous permet de confirmer le nombre exact de repas.
Demander un menu végétarien et un menu standard Grâce à l’inscription en ligne vous saurez si les jeunes ont des allergies alimentaires Prévoir un système de restauration entre les repas (facultatif) ou des collations après les ateliers Prévoir les repas des bénévoles, des formateurs, de l'artiste invité et des représentants du RIASQ Prévoir un temps de repas pour les techniciens qui ne peuvent pas manger aux heures déterminées Prévoir le cocktail de l’Égrégore (50 personnes)
CODE DE VIE DU COLLÈGE
LE CODE DE VIE DU COLLÈGE EST LE CODE DE VIE DE VOTRE ÉVÉNEMENT
Réunir le premier soir tous les accompagnateurs et accompagnatrices (voir p. 27) Transmettre le code de vie Voir à l’application de ce dernier en concertation avec la sécurité du collège Mettre en place une méthode pour ne pas vendre d’alcool aux jeunes âgés de moins de 18 ans.
GESTION DES DÉCHETS Prévoir une équipe de bénévoles pour la gestion des déchets (ex. : équipe sportive)
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Horaire de la fin de semaine proposé Clôture à 11 h 30- Exemple
Heure Prod Mini Activité Cégep EndroitVendredi 15 avril 201615 h 45 à 16 h 45 Arrivée des troupes
17 h Rencontre obligatoire des accompagnateurs Salon V.I.P.
17 h - 19 h Souper Cafétéria19 h 30 Mot de bienvenue et entrevue avec l’artiste invité Salle Michel C.
20 h x Pièce du Collège d’Alma Prod. 1 Alma Salle Michel C.
22 h
x Mini 1Centre socialx Mini 2
x Mini 3x Mini 4
(Boite Noire)x Mini 5x Mini 6
22 h x Production 2 Tourellex Production 3 Salle Luc Tessier
23 h 30 - 1 h 30 Activité de fin de soirée Centre social
Samedi 16 avril 20168 h à 9 h 15 Déjeuner Cafétéria
9 h 30 à 12 h 30 Ateliers (collation vers 11 h) École Camille-Lavoie9 h 30 à 10 h 30 Rencontre avec le RIASQ – accompagnateurs et metteurs en scène Salon VIP11 h à 12 h 30 Atelier – accompagnateurs et metteurs en scène École Camille-Lavoie
12 h 30 à 14 h 30 Dîner Cafétéria15 h Égrégore Salle Michel C.
16 h 45 Cocktail de l’Égrégore Hall Michel C. ou PWD?
17 h à 18 h 30 Souper Cafétéria
19 h
x Production 4 Michel Côtéx Production 5 Tourellex Production 6 Salle Luc Tessier
x Mini 7Centre socialx Mini 8
x Mini 9
21 h 30
x Production 7 Salle Michel C.x Production 8 Tourellex Production 9 Salle Luc Tessier
x Mini 10(Boîte noire)x Mini 11
x Mini 1223 h à 2 h Party thématique Centre social
Dimanche 17 avril 20168 h - 9 h 30 Déjeuner Cafétéria
10 h x Production 10 Salle Michel C. 11 h 30 Mot de clôture Salle Michel C.
12 h Distribution des boîtes à lunch dans le hall et départ des troupes
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Horaire de la fin de semaine Clôture à 12 h- Exemple
Heure Prod Mini Activité Cégep EndroitVendredi 15 avril 201615 h 45 à 16 h 45 Arrivée des troupes
17 h Rencontre obligatoire des accompagnateurs Salon V.I.P.
17 h - 19 h Souper Cafétéria19 h 30 Mot de bienvenue et entrevue avec l’artiste invité Auditorium
20 h x Génération I (Gilbert Trudel) Ahuntsic Auditorium
21 h 45
x Musée haut, Musée bas (Jean-Michel Ribes) Saint-HyacintheAgorax La maison des damnés (Harold Gilbert) Beauce-Appalaches
x Candide (Voltaire) Vieux Montréalx Le Cid maghané (Réjean Ducharme) André-Laurendeau Salon du personnel
(Marie-Thérèse Gauthier)
x Jocelyne est en dépression (Olivier Choinière) Collège Laflèchex Guerre et révolution (collage) Rosemont
22 h x Cercles/fiction (Joël Pommerat) Sorel-Tracy Palestrex Les neiges (Michel Garneau) Montmorency Vieux gymnase
23 h 30 - 1 h 30 Activité de fin de soirée Agora
Samedi 16 avril 20168 h à 9 h 15 Déjeuner Cafétéria
9 h 30 - 12 h 30 Ateliers (collation vers 11h)9 h 30 à 10 h 30 Rencontre avec le RIASQ – accompagnateurs et metteurs en scène11 h à 12 h 30 Atelier – accompagnateurs et metteurs en scène12 h 30 – 14 h Dîner Cafétéria
14 h 30 Égrégore Auditorium16 h Cocktail de l’Égrégore Salon V.I.P.
16 h 30
x Le centre du Donjon (Kathleen Godmer) Mont-Laurier Palestrex Marius (Marcel Pagnol) Rivière-du-Loup Vieux gymnase
x Angels in America : Le millenium approche (Tony Kushner, traduction Pierre Laville, adaptation de Jean-Marc Dalphond) Édouard-Montpetit
Agorax Le médecin malgré lui (Molière) Saint-Jean-sur-Richelieu
x Le spectateur condamné à mort (Matéi Visniec) Almax La comédie des animaux (Antonine Maillet) Sém. de Sherbrooke Salon du personnel
(Marie-Thérèse-Gauthier)
x Dracula (Patrick D. Campbell) Gérald-Godinx Couples (Frédéric Blanchette) Chicoutimi
18 h - 19 h 30Souper CafétériaSouper avec l’artiste invité
20 h 30
x Depuis le temps… une histoire de théâtre (Marc Brouillette) La Pocatière Auditorium
x La visite OU Surtout, sentez-vous pas obligés de venir (Michel-Marc Bouchard) Jonquière Palestre
x L'Énéide (Olivier Kemeid) Garneau Vieux gymnase23 h à 2 h 30 Party Agora
Dimanche 17 avril 20168 h - 9 h 45 Déjeuner Cafétéria
10 h
x Un pays dont la devise est je m'oublie (Jean-Claude Germain) Cég. de Sherbrooke Salon du personnel (Marie-Thérèse-
Gauthier)x Courtes pièces et théâtre pour enfants (collage) André-Grassetx Jocelyne est en dépression (Olivier Choinière) Marie-Victorin
x Autobahn (Neil La Bute,traduction de Fanny Britt) Rimouski Auditoriumx Au bout du fil (Evelyne de la Chenelière) Joliette Palestre
12 h Mot de clôture Auditorium
12 h 30 Distribution des boîtes à lunch et départ des troupes
Guide d’organisation théâtre Page 23
Activités protocolaires
Tout ce qui a trait aux activités protocolaires est géré par le RIASQ, plus précisément par Judy Bolduc, agente de communication.
Le RIASQ invite les principaux partenaires à s’adresser aux jeunes avant la lecture publique. Ils sont ensuite conviés à un cocktail en compagnie du lauréat, de l’équipe du Jamais Lu, des metteurs en scène et des animateurs des collèges participants.
Responsabilité du collège hôte pour l’Égrégore
Préparer les billets pour les invités identifiés par le RIASQ; Réserver des sièges dans la salle pour les invités identifiés par le RIASQ; Prévoir une table d’accueil avec un bénévole pour remettre les billets VIP et accueillir nos
partenaires; Fournir un lutrin et un maître de cérémonie pour les discours qui précèdent la lecture
publique; Trouver un traiteur pour le cocktail qui suivra la mise en lecture; Fournir un local et des bénévoles pour le cocktail; Prévoir de la musique et une ambiance bistro.
Les scénarios des protocoles vous seront envoyés deux semaines avant l’événement.
Exemple de scénario pour l’Égrégore Animation Présentation du directeur général ou des affaires étudiantes du collège hôte
DG ou DSAE « Bienvenue au collège hôte de l’Intercollégial de théâtre »
Animation Présentation du représentant du commanditaire majeur
Représentant du commanditaire
« Notre entreprise, partenaire de l'éducation, salue la passion et le talent de la jeune relève québécoise »
Animation Présentation du représentant du Réseau intercollégial des activités socioculturelles du Québec, Simon Leblanc
Simon Leblanc « L’Intercollégial de théâtre s'inscrit à la programmation intercollégiale nationale du RIASQ, l'aboutissement de toute une saison culturelle dans les collèges »
Animation Présentation Metteur en scène
Metteur en scène
Lauréat
Remise du Prix de l’Égrégore au lauréat et présentation de la lecture publique (explication du processus de mise en lecture) et présentation du lauréat de l’Égrégore
« Je me rappelle encore mon tout premier Intercollégial de théâtre.
Lecture publique Par le Festival du Jamais Lu (Maximum 60 minutes)
Cocktail Salon VIP
Guide d’organisation théâtre Page 24
L’Égrégore
Tout ce qui a trait au concours de l’Égrégore est supervisé directement par le RIASQ, plus précisément par Véronique Julien.
Le concours se déroule à l’automne; Le CEAD détermine le texte gagnant en janvier; Le lauréat ou la lauréate suit un stage d’écriture avec un des membres du jury; La version finale du texte est transmise au RIASQ en mars; C’est le Jamais Lu qui engage les professionnels (metteur en scène et comédiens).
Responsabilité du collège hôte qui accueille l’Égrégore
Inscrire la distribution de la mise en lecture au programme de l’Intercollégial; Faire une publicité spécifique serait un atout; Fournir lutrins, chaises ou bancs selon les besoins de la mise en lecture; Prévoir la générale de la mise en lecture dans l’horaire de la fin de semaine (samedi de
12 h 30 à 14 h 30) Prévoir une loge et de l’eau fraîche pour les artistes; Prévoir au budget le cachet de l’éclairagiste qui sera présent lors de la générale et pendant
la mise en lecture.
Guide d’organisation théâtre Page 25
Artiste invité
Recherche
La recherche de l’artiste est menée par le collège hôte en concertation avec le RIASQ. Vous aurez à identifier les personnalités connues qui ont étudié à votre collège, sont nées ou habitent actuellement dans votre région. Ou encore, par affinité ou en lien avec le thème de l’événement, nous établissons ensemble une liste de gens à approcher.
À moins d’un lien particulier, c’est le collège hôte qui entreprend les démarches auprès des personnes visées.
Rôle et calendrier de l’artiste invité
Le rôle de l’artiste invité est médiatique et de rencontre avec les étudiants. Le premier objectif est de faciliter les échanges et les rencontres entre les étudiants et les professionnelles du milieu de la danse.
L’artiste invité : Accepte que nous utilisions sa photo et une courte biographie, le dossier de presse, le site Web, les
programmes, etc.; Participe à la conférence de presse locale et présente l’événement; Annonce son association avec la 30e édition de l’Intercollégial de théâtre sur les réseaux sociaux; Se rend disponible pour des entrevues médias, orchestrés par l’équipe des communications du
collège; est invité à dire un mot sur scène lors de l'ouverture de l’Intercollégial; assiste à des productions étudiantes selon sa convenance et sa disponibilité; participe à une entrevue sur scène le vendredi soir. À cette occasion, le RIASQ procède au tirage de
quelques livres sur la danse au choix de l’artiste invité.
Responsabilités du Collège
S’occupe des relations de presse; Assume le cachet ainsi que tous les frais de représentation (transport, hébergement, etc.); Remercie l’artiste invité en lui offrant un cadeau; Fourni la photo et la biographie de l’artiste au RIASQ ([email protected]) Fourni une copie du contrat au RIASQ ([email protected])
Entrevue avec l’artiste invité et prix de présence
Une entrevue avec l’artiste invité est organisée le vendredi soir. Cette rencontre se fait sur scène. À cette occasion, le RIASQ procède au tirage de 6 volumes de théâtre au choix du porte-parole. Ces prix de présence sont alors tirés parmi les jeunes qui y assistent.
Responsabilité du collège hôte
Faciliter l’organisation de l’entrevue (en collaboration avec le RIASQ); Engager un ou une animatrice pour l’entrevue (le RIASQ travaille avec deux animatrices d’expériences
pour ses événements, nous pouvons vous mettre en lien avec ses ressources); Faire une préentrevue avec l’artiste invité; Faire les demandes techniques pour l’installation de la rencontre (micros, tabourets, bouteilles d’eau)
Responsabilité du RIASQ
Demander à l’artiste invité ses suggestions de livres pour le tirage; Procède à l’achat; Coordonne le tirage : Billets avec les noms des jeunes pour le tirage et le texte pour le maître de
cérémonie; Prévois le tirage dans le scénario du protocole.
Guide d’organisation théâtre Page 26
Rencontre des responsables des troupes
Avant l’Intercollégial, le RIASQ enverra à chaque responsable de troupe une convocation à assister à une courte rencontre OBLIGATOIRE. Cette rencontre d’accueil est cordiale et également indispensable pour la bonne marche de l’événement. La réunion est animée par l’animateur du collège hôte.
C’est l’occasion de (voir page suivante) :
Prendre les présences; Se présenter; Présenter votre équipe (N.B. Le directeur technique et les animateurs des spectacles); Recevoir la bienvenue de l’administrateur Théâtre au nom du conseil d’administration; Rappeler le rôle et les responsabilités de l’accompagnatrice ou de l’accompagnateur; Permettre au collège hôte de passer les messages de dernières minutes; Permettre aux accompagnatrices et accompagnateurs de poser des questions s’il y a lieu; Se souhaiter « Bon Intercollégial de théâtre! ».
Rencontre des metteurs en scène
Parfois, il est proposé de tenir une rencontre des metteurs en scène au moment des ateliers du samedi matin afin de permettre les échanges entre eux.
À déterminer chaque année.
Il est aussi proposé, à l’occasion, de tenir un atelier de formation pour les metteurs en scène pendant les ateliers du samedi.
Rencontre exploratoire avec les participants
Le RIASQ tiendra une rencontre exploratoire avec quelques participants à l’Intercollégial. Chaque troupe recevra deux laissez-passer pour les étudiants intéressés à participer activement à cette rencontre.
Guide d’organisation théâtre Page 27
Rencontre d’accueil - contenu
1. Présentation des personnes présentesIdentification du responsable désigné par chaque collège et du responsable du collège hôte
2. Mot de bienvenue au nom du conseil d’administrationLe souhait du CA est de soutenir le plus possible l’animatrice ou l’animateur et son équipe qui reçoivent l’événement. Un accompagnement adéquat est gage de succès!
3. Rappel du rôle et des responsabilités de l’accompagnatrice ou l’accompagnateur Être disponible et accessible en tout temps par le collège-hôte. Avez-vous transmis vos
coordonnées : numéros de cellulaires et de chambre d’hôtel?
Avoir pris connaissance du code et des règles de vie du collège qu’il représente et du collège hôte.
Répondre de son groupe en toute situation. Qu’il s’agisse de maladie, d’accident, de respect des consignes, de bris de matériel, etc.
Informer son groupe étudiant des consignes et les faire respecter (si le responsable de l’activité est présent, l’inviter à compléter la liste des consignes) : La troupe doit participer à TOUTES les activités (repas d’accueil, spectacles, ateliers de
formation, retour-commentaires…) La consommation de drogue est formellement INTERDITE La consommation de boisson alcoolisée est permise UNIQUEMENT dans les endroits
autorisés par le collège hôte Les étudiantes et étudiants devront avoir un comportement exemplaire et de respect
envers les autres jeunes
Pour ce faire, elle ou il doit être PRÉSENT aux jeunes – au réveil / au début des ateliers et des partys / aux activités d’échanges …
Dans le cas d’un comportement jugé inadéquat, prévoir la procédure de renvoi
4. QUESTIONS?
5. Rappel• Horaire de la fin de semaine• Invitation au cocktail (samedi après la mise en lecture)
6. Merci de votre collaboration et BON INTERCOLLÉGIAL DE THÉÂTRE !SANTÉ ET MERDE AU COLLÈGE HÔTE
Note importante :
Une amende sera facturée, par le RIASQ, à tout collège qui ne respectera pas les règlements de l’événement : heure d’arrivée et de départ, accompagnement des membres de la troupe adéquat en tout temps, participation à toutes les activités et ce pour toute la durée de l’Intercollégial, respect du temps permis pour la présentation du spectacle.
Le collège participant s’est engagé à : - mandater une ou un répondant officiel non étudiant pour accompagner en tout temps les étudiantes et
étudiants aux activités;- assumer la responsabilité de l’encadrement de ses étudiants lors des événements intercollégiaux.
Tous les participants à une activité intercollégiale sont assujettis à la réglementation du collège hôte.
Il existe un guide d’encadrement à l’intention des collèges participants aux événements RIASQ.
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Logiciel d’inscription en ligne
Responsabilités du RIASQ
Tester le logiciel et faire les mises à jour nécessaires; Entrer les noms des collèges participants, des animateurs et l’adresse du collège pour
faciliter la facturation; Soutenir le collège hôte.
Responsabilités du collège hôte
Entrer les biographies et les photos des formateurs; Entrer la description des ateliers; Entrer les choix de repas; Faire le suivi des inscriptions; Faire les rappels nécessaires auprès des collèges retardataires.
N’oubliez pas d’acheminer le bilan de facturation à votre service de comptabilité! Ce bilan est disponible sur le logiciel d’inscription.
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Le protocole d’utilisation de l’outil de gestion se retrouve dans la section « Collèges hôtes – Intercollégial de théâtre » de votre « Section membres ».
Compilation des inscriptions
Il est utile de tenir un tableau général de l’information pertinente pour chacune des troupes inscrites. Les tableaux de compilation des inscriptions du logiciel en ligne est utile pour rassembler l’information nécessaire.
Nom du collègeCatégorie :
Production, miniprod., participation
Délégué(e) RIASQ 2e personne à contacter
Nombre participants
Nombre accompagnateurs
Total personnes
Titre de la pièce
ETC.
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III. FINANCEMENT ET COMMANDITES
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Prévisions budgétaires
RÉSEAU INTERCOLLÉGIAL DES ACTIVITÉS SOCIO-CULTURELLES DU QUÉBECFRAIS LIÉS AUX ÉVÉNEMENTS2015-2016 SOUS RÉSERVE D'APPROBATION PAR LE CONSEIL D'ADMINISTRATION
INTERCOLLÉGIAL DE THÉÂTRE PRÉVISIONS BUDGÉTAIRES AVEC LE RÉEL DES COLLÈGES HÔTESITEM CUMULATIF CUMULATIF ALMA RIASQ
REVENUS 2014-2015 2015-2016Frais d'inscription des collèges 38 troupes dont 10 en production 13 150 $ 11 835 $ 8 285 $ 3 550 $ Subventions MCC confirmé 3 500 $ 3 500 $ 2 450 $ 1 050 $ Subventions MESRST (25%) statu quo 2014-4015 15 728 $ 15 728 $ 11 796 $ 3 932 $ Autres subventions RIASQ - $ - $ Autres subventions C Hôte - $ Commanditaire majeur Desjardins 500 $ 500 $ Autres commandites Coopsco 1 000 $ 1 000 $ 500 $ 500 $ Contribution RIASQ 9 390 $ 5 379 $ - $ 5 379 $ Contribution du collège-hôte 19 078 $ 17 192 $ 17 192 $ - $ Contribution organismes du collège - $ Contribution du milieu 13 000 $ 15 550 $ 15 550 $ Frais d'inscriptions individuels 430 participants et accompagnateurs x 70$ 33 010 $ 30 100 $ 30 100 $ Billeterie 1 000 $ 1 000 $ Articles promotionnels 1 413 $ 2 312 $ 2 312 $ Bar 2 600 $ 3 800 $ 3 800 $ Divers - $ - $ TOTAL DES REVENUS 111 869 $ 107 896 $ 93 485 $ 14 411 $
DÉPENSESFrais des comités permanents 1 rencontre en personne 959 $ 750 $ - $ 750 $ Frais d'événement assumés par le RIASQ 3 977 $ 2 326 $ - $ 2 326 $ Frais de captation vidéo 200 $ - $ 200 $ Déplacements Belfort - $ - $ Activités de presse 150 $ - $ 150 $ Reprographie événements Pas d'affi ches 1 500 $ - $ - $ - $ Bourses - $ - $ Honoraires Relations de presse 900 $ 300 $ - $ 300 $ Honoraires formateurs + critiques 11 131 $ 8 300 $ 8 300 $ Honoraires Égrégore - $ - $ Graphisme pour les événements 3 375 $ 3 000 $ - $ 3 000 $ Spectacle Pro Danse - $ - $ Honoraires techniques 1 000 $ 800 $ - $ 800 $ Salaires et charges sociales 6 885 $ 6 885 $ - $ 6 885 $
- $ - $ Personnel pour l'événement 22 977 $ 28 835 $ 28 835 $ Services professionnels 3 750 $ 7 750 $ 7 750 $ Communications et promotion 6 337 $ 12 565 $ 12 565 $ Entretien et sécurité 4 848 $ 6 700 $ 6 700 $ Location diverses 7 030 $ 8 500 $ 8 500 $ Fournitures et approvisionnements 29 360 $ 21 500 $ 21 500 $ Immobilisations et équipements 1 542 $ 2 800 $ 2 800 $ Frais de déplacements 1 391 $ 3 950 $ 3 950 $ Autres dépenses 4 908 $ 3 200 $ 3 200 $ TOTAL DES DÉPENSES 111 870 $ 118 511 $ 104 100 $ 14 411 $
SOLDE CONSOLIDÉ (1) $ (10 615) $ (10 615) $ - $
Guide d’organisation théâtre Page 32
Budget - tableau
RAPPORT FINANCIER THÉÂTRECOLLÈGE HÔTE: ___________________________________
CATÉGORIE DESCRIPTION MONTANTREVENUS
ORGANISME Inscriptions des Collèges - RIASQ RIASQ
Inscriptions individuelles
Partie hors-concours - RIASQ N/A
Contribution Collège hôte (Service Affaires Étudiantes)
Autre : (précisez)
Autre : (précisez)
SOUS-TOTAL ORGANISME - $ SOUTIEN DES Commandite Desjardins
PARTENAIRES, Commandites locales :
MUNICIPALITÉS Municipalité :
ET AUTRES Autre : (précisez)
Autre : (précisez)
SOUS-TOTAL PARTENAIRES - $ SUBVENTIONS QUÉBEC MEESR RIASQ
GOUVERNEMENTALES QUÉBEC MCC RIASQ
QUÉBEC Autres :
QUÉBEC Autres :
CANADA :
SOUS-TOTAL GOUVERNEMENTS - $ AUTRES REVENUS Billetterie
Vente t-shirts / articles promotionnels
Autre : (précisez)
Autre : (précisez)
Bar
SOUS-TOTAL AUTRES - $ TOTAL REVENUS
- $
Guide d’organisation théâtre Page 33
Budget – tableau (suite)
CATÉGORIE DESCRIPTION MONTANTDÉPENSES
PERSONNEL Coordination (entraîneur) Direction technique
Personnel technique (son, éclairage, plateau)
Secrétariat
Autres :
Autres :
SOUS-TOTAL PERSONNEL - $
SERVICES Partie hors-concours N/APROFESSIONNELS Mise en scène
Animation
Graphisme - conception du programme
Accord de piano N/A
Droits d’auteur ou d’exécution
Artiste invité
Autres :
Autres :
SOUS-TOTAL SERVICES PROFESSIONNELS - $ COMMUNICATIONS Impression programmes et billets Placement média Photos Articles promotionnels (t-shirts, attestations, etc.) Autres : Autres : Autres : SOUS-TOTAL COMMUNICATIONS - $ ENTRETIEN ET SÉCURITÉ Entretien - Matériel et personnel Sécurité - Matériel et personnel Autres : Autres : SOUS-TOTAL ENTRETIEN ET SÉCURITÉ - $
Guide d’organisation théâtre Page 34
Budget – tableau (suite)
LOCATIONS Location de salle DIVERSES Location d’équipement - son / éclairage Location d’équipement - piano / autres instruments Location d’équipement - vidéo Location – costumes / accessoires Autres : Autres : SOUS-TOTAL LOCATIONS - $ FOURNITURES ET Restauration - jury / V.I.P. / bénévoles / artistes APPROVISIONNEMENT Hébergement Bar - permis Autres : Autres : SOUS-TOTAL FOURNITURES - $ IMMOBILISATIONS ET Aménagement ÉQUIPEMENTS Signalisation Décor Autres : Autres : SOUS-TOTAL IMMOBILISATIONS - $ DÉPLACEMENTS Déplacements : SOUS-TOTAL DÉPLACEMENTS - $ AUTRES DÉPENSES Photocopies Poste et messagerie Téléphones Autres (cadeaux, etc.) : t-shirt Autres : Dépense RIASQ (fonctionnement) SOUS-TOTAL AUTRES DÉPENSES - $
TOTAL DÉPENSES - $
SOLDE - $
Il est important de suivre la grille ci-dessus.La même vous sera transmise à l’heure du bilan.
Guide d’organisation théâtre Page 35
Commandites
Le comité de commandites assume la responsabilité de la recherche de commandites locales.
Votre personne-ressource au RIASQ : Pierre Vigeant, [email protected], 418 877-9220, poste 207.
Tâches du comité de commandites :
Évaluer les besoins en commandites
Se fixer un objectif un peu plus élevé que l'année précédente
Élaborer une grille de commandites (voir exemple page suivante)
Élaborer le dossier de commandites Lettre d’introduction Présentation de l’Intercollégial (historique, description, etc.) Présentation du ou de la porte-parole Programme de l’année précédente Grille de commandites
Établir une liste de commanditaires potentiels selon les besoins (argent ou service)…
Toute démarche que voudrait entreprendre le collège hôte auprès d’un ministère ou d’un membre du Conseil des ministres devrait au préalable être validé par la direction générale du RIASQ.
Rencontrer les commanditaires potentiels ou envoyer le dossier par la poste
Faire un suivi
Rédiger les contrats d’entente au besoin
Recueillir le matériel publicitaire et le remettre au comité communication
Faire parvenir une lettre de remerciement, une copie du programme de l’Intercollégial ou tout autre matériel promotionnel à chacun des commanditaires
Guide d’organisation théâtre Page 36
Grille commandites - Exemple
GRILLE COMMANDITES LOCALES ET RÉGIONALES
1 500 $ et plus Espace publicitaire : 1 diapositive au programme PowerPoint Parapost à votre effigie installée au Collège pendant toute la fin de semaine de l’Intercollégial.
La banderole est fournie par le commanditaire. Mention du commanditaire dans le hall d’entrée de la salle de spectacles Mention et
remerciements lors de la conférence de presse locale/régionale Mention du commanditaire sur le communiqué présentant les partenaires locaux et régionaux Mention et remerciements lors de la soirée d’ouverture ou protocolaire 4 billets pour la soirée d'ouverture de l’événement et pour la lecture publique du prix de
l'Égrégore
1 000 $ Espace publicitaire : 1 diapositive au programme PowerPoint Mention du commanditaire dans le hall d’entrée de la salle de spectacles Mention et remerciements lors de la conférence de presse locale/régionale Mention du commanditaire sur le communiqué présentant les partenaires locaux et régionaux Mention et remerciements lors de la soirée d’ouverture ou protocolaire 2 billets pour la soirée d'ouverture de l’événement et pour la lecture publique du prix de
l'Égrégore
750 $ Espace publicitaire : ½ diapositive au programme PowerPoint Mention du commanditaire dans le hall d’entrée de la salle de spectacles Mention et
remerciements lors de la conférence de presse locale/régionale Mention du commanditaire sur le communiqué présentant les partenaires locaux et régionaux Mention et remerciements lors de la soirée d’ouverture ou protocolaire 2 billets pour la soirée d'ouverture de l’événement et pour la lecture publique du prix de
l'Égrégore
300 $ Espace publicitaire : ¼ de diapositive au programme PowerPoint Mention du commanditaire dans le hall d’entrée de la salle de spectacles Mention et remerciements lors de la conférence de presse locale/régionale Mention du commanditaire sur le communiqué de presse présentant les partenaires locaux et
régionaux 2 billets pour la soirée d'ouverture de l’événement et pour la lecture publique du prix de
l'Égrégore
GRILLE NATIONALE – INTERCOLLÉGIAUX DE DANSE ET DE THÉÂTRECommanditaire majeur 10 000 $
Guide d’organisation théâtre Page 37
On ne met aucune publicité DANS les salles
Signature de l’Intercollégial de théâtre et de l’Intercollégial de danse, en partenariat avec ….; Intégration dans les communications touchant l’Intercollégial de danse et l’Intercollégial de
théâtre: Affiches, Pages couvertures des programmes; Tableau d’honneur apparaissant dans le rapport annuel et le dépliant promotionnel du RIASQ et
dans les autres programmes des événements; Tableau d’honneur à l’entrée de chacun des événements; Site Internet du RIASQ – sections Intercollégial de danse et Intercollégial de théâtre; Une page de publicité à l’endos des programmes de chacun des événements; Mention à titre de partenaire selon les ententes médias; Activités d’exploitation possibles avec les participants lors des événements; Droit d’utilisation des identités nominales et visuelle du RIASQ; Droit de premier renouvellement.
Guide d’organisation théâtre Page 38
Entente de commandites - Exemple
ENTENTE DE COMMANDITES
Dans le cadre de l’Intercollégial de théâtre, l’entente suivante intervient entre :
D’UNE PART :
Le collège Adresse :Ici représenté par :
NOM ____________________________________
ET D’AUTRE PART :
Nom du commanditaire : ________________________________________
Adresse : ____________________________________________________
Responsable : ________________________________________________
Téléphone : __________________________________________________
LES PARTIES CONVIENNENT DE CE QUI SUIT :Type de commandite __________________________________________________
Fourni en : Argent : ________________________ $
Matériel :____________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
Service :_____________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
Valeur monétaire totale de la commandite :_________________________$
Visibilité offerte : ____________________________________________
EN FOI DE QUOI les parties ont signé
à _________________________________ ce ___________________________ 2015
______________________________ ________________________________Pour le commanditaire Pour le collège hôte de l’Intercollégial
Guide d’organisation théâtre Page 39
Lettre demande de commandites - Exemple
Date
NomTitreAdresse
SUJET : Demande de commandite pour la 30e édition de l’Intercollégial de théâtre
Madame ou Monsieur,
Le Collège X a l’immense honneur de recevoir le 30e Intercollégial de théâtre au mois d’avril prochain. Monsieur-Madame X, comédien bien connu dans le milieu, agira à titre de porte-parole de ce grand événement qui, du 15 au 17 avril 2016, accueillera près de X comédiennes et comédiens provenant de X collèges du Québec.
Cette année, se joindront à nous plus d’une trentaine d’artistes professionnels du milieu du théâtre qui agiront à titre de formateurs, ressource-critiques ou performeurs. Le public sera convié aux productions étudiantes.
Avec objectif financier de près de 55 000 $, ce genre d’organisation nécessite la participation de nombreux partenaires et la recherche de financement est majeure. Permettez-moi de vous proposer de participer à la réalisation de ce projet en y contribuant financièrement, par une subvention (ou une commandite).
Vous trouverez ci-joint un dossier de présentation de l’Intercollégial (ainsi qu’une grille de commandites).
Dans l’attente d’une réponse favorable de votre part, d’ici le 15 janvier 2015, je vous prie d’agréer l’expression de mes sentiments les meilleurs.
Nom Déléguée RIASQ du CollègeCoordonnatrice du 30e Intercollégial de théâtreNom du Collège
Pièces jointes
Guide d’organisation théâtre Page 40
Lettre de remerciements - Exemple
Date
NomTitreAdresse
Madame ou Monsieur,
Le 30e Intercollégial de théâtre vient de se terminer. Les 15 au 17 avril 2016, le Collège X recevait plus de X participants provenant de X collèges à travers la province de Québec.
Pendant toute la fin de semaine, les participants ont eu droit à des ateliers de formation offerts par des professionnels du milieu du théâtre, dont ______________ et plusieurs formateurs renommés. Des activités d'animation ont aussi rassemblé les étudiants et trois spectacles ont été présentés, devant des salles pleines.
Les participants sont repartis heureux de leur séjour au Collège X et suite aux commentaires forts positifs qui nous ont été livrés, nous pouvons, sans contredit, parler d'une grande réussite !
De tels événements ne seraient possibles sans la participation de nombreux partenaires. Je tiens donc à vous remercier de votre participation au 30e Intercollégial de théâtre. Vous nous avez permis de réaliser un Intercollégial à la grandeur de nos attentes ainsi qu'à celles des participants. Vous avez donc contribué à la réussite de l'événement et je vous en suis reconnaissante.
Vous trouverez ci-joint une copie du programme du 30e Intercollégial de théâtre, où nous avons placé votre annonce. J'espère que vous avez apprécié l'ensemble des publicités qui ont mentionné votre participation. Si vous avez quelque question que ce soit au sujet de l'événement ou de notre entente de commandite, n'hésitez pas à communiquer avec moi.
Je vous prie d'agréer, Madame ou Monsieur, mes plus sincères remerciements.
NomTitre
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IV. DIRECTION ARTISTIQUE
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Ateliers
Chaque atelier de formation dure 3 h et regroupe de 15 à 20 jeunes (selon l’atelier). Il faut prévoir de 20 à 25 personnes-ressources professionnelles (60 $ / h). Certains ateliers exigent des salles particulières ou du matériel précis.
Les ateliers sont offerts seulement aux étudiants.
Programmer entre 20 à 25 ateliers. Durée de 3 heures (avec une courte pause) Ateliers obligatoires
Atelier d’éclairage Écriture dramatique
Exemples d’ateliers puisés dans les éditions précédentes
À la recherche du personnage Acteur corporel Atelier de régie Coaching vocal et d’interprétation en groupe Comédies musicales Conception et design de costumes de théâtre Costumes Création Création d’une publicité devant la caméra Création de personnages Dire un texte poétique Entre le cœur et le corps : l’intuition Improvisation Improvisation théâtrale Initiation au maquillage de scène Introduction à la mise en scène Introduction au théâtre d’ombres Jeu clownesque Jeu devant la caméra L’écriture par l’improvisation L’énergie vitale et le jeu des oppositions L’état actuel de la dramaturgie québécoise L’Éveil de la voix Le conte, c’est pas du théâtre Le personnage en mouvement Le théâtre physique Mise en scène au 21e siècle Mouvement corporel Préparation aux combats scéniques Préparation d’audition Rencontre avec le personnage Techniques d’audition Etc.
Un atelier peut être proposé pour les metteurs en scène
Guide d’organisation théâtre Page 43
Ateliers
Rédiger les contrats pour chaque personne-ressource (base 60 $ de l’heure : 180 $);
Recueillir l’information pertinente pour chaque atelier (voir feuille de route);
Déposer les informations sur le site pour l’inscription en ligne;
Doubler, s’il y a lieu, les ateliers les plus en demande;
Établir la liste des locaux nécessaires;
Établir le nombre de bénévoles nécessaires pour l’accueil les personnes-ressources (1 pour 1) et expliquer le fonctionnement des appareils;
Établir la liste des besoins en termes d’appareils, de photocopies, d’accessoires, etc.;
Faire attention aux demandes des formateurs Faire un tableau des besoins Prévoir un bénévole pour l’installation des appareils avant l’arrivée des
formateurs
Faire une liste des ateliers (ces listes seront générées automatiquement par le logiciel d’inscription). Liste par atelier avec le nom des participants pour donner aux responsables
d’ateliers. N’oubliez pas d’afficher ces listes près de la table d’information.
Prévoir de prendre la pause à l’extérieur des locaux d’ateliers (si les lieux permettent, centralisez la pause à un endroit);
Établir un horaire de rotation (entre 10 h et 11 h) pour que tous les étudiants prennent leur pause (afin d’éviter les trop longues files d’attente).
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Contrat de travail - Exemple
ANIMATEUR D’ATELIER
Entre NOM DU COLLÈGE Adresse complète : Téléphone : Télécopieur : Courriel :Représenté par :
No TPS : No TVQ : Et NOM DE LA PERSONNE Adresse complète :Téléphone : Courriel :N.A.S OU No TPS : TVQ :
Objet du contrat Offrir l’atelier « titre » dans le cadre de l’Intercollégial de théâtre Précision : (nombre de personnes minimum et maximum) L’atelier se tiendra le _____________2016, soit de 9 h 30 à 12 h 30
Conditions :
Le collège versera un cachet total de 180 $ + TPS TVQ (s’il y a lieu).Le chèque sera émis au nom de ________________ et remis au moment de l’atelier ou après l’atelier.Le dîner du samedi est offert par l’Intercollégial (à la cafétéria du Collège)
Restrictions et clauses particulières :
Le présent contrat peut être résilié s’il n’y a pas un minimum de ______ inscriptions Le contractant est considéré comme un travailleur autonome et à ce titre responsable du
paiement des taxes, impôts et redevances payables au gouvernement. Il ne sera aucunement un employé de l’institution et ne pourra jouir d’avantages sociaux de l’entreprise à titre d’employé.
Ce contrat est assujetti à toutes les lois en vigueur dans la province de Québec. Parmi celles-ci et conformément à l’article 31.1.1 de la Loi sur le ministère du Revenu (L.R.Q., c. M-31), lorsque le fournisseur est redevable d’un montant exigible en vertu d’une loi fiscale, le ministère ou l’organisme acquéreur, dans le cas où ce dernier est un organisme public tel que défini à l’article 31.1.4 de cette loi, pourra, s’il en est requis par le ministère du Revenu, transmettre à celui-ci tout ou partie du montant payable en vertu du présent contrat afin que le ministère puisse affecter en tout ou en partie ce montant au paiement de cette dette.
En foi de quoi les parties ont signé
Pour le collège hôte Date
Animatrice ou animateur d’atelier Date
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Logo du
Lettre aux responsables d’atelier - Exemple
Gatineau, 15 décembre 2015
Nom du formateur
Sujet : 30e Intercollégial de théâtreContrat d’engagement signé et informations
Bonjour,
Je tiens d’abord à vous remercier d’avoir accepté d'animer un atelier de formation lors du 30e Intercollégial de théâtre. L’événement se tiendra au Collège X les 15, 16 et 17 avril 2016 et accueillera près de X jeunes provenant de X collèges du Québec. De ce nombre, 10 troupes présenteront leur production et 15 autres en présenteront un extrait. Nous vous ferons parvenir le programme détaillé de l’événement dès qu’il sera disponible.
Cette année, se joindront à nous plus d’une vingtaine d’artistes professionnels du milieu du théâtre qui agiront à titre de formateurs ou ressources-critiques. Le public sera convié aux productions étudiantes, mais aussi à la mise en lecture de la pièce gagnante du prix de l’Égrégore.
Vous trouverez ci-joint votre contrat de travail signé. À moins que ce ne soit déjà fait, veuillez s'il vous plaît nous faire parvenir dès maintenant votre profil (courte biographie d'un ou deux paragraphes), votre descriptif d'atelier ainsi que votre photo. Le tout peut être envoyé à ____@ .qc.ca avec copie conforme à … Aussi, veuillez communiquer vos besoins pour votre atelier à notre directrice artistique.
N’hésitez pas à communiquer avec moi, au numéro ci-dessous, ou avec notre directrice artistique, madame X, au 514 000-0000, pour toute information supplémentaire.
Au plaisir de vous avoir parmi nous en avril prochain !
Nom Coordonnatrice du 30e Intercollégial de théâtreAnimation socioculturelleCollège Téléphone
Pièce jointe
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Feuille de route
Pour faire le contrat de l’animateur ou animatrice d’atelier
Bien noter les coordonnées complètes
Nom Adresse Code postal Téléphone
Vérifier si la personne est inscrite aux fins des taxes
Si oui, prendre ses numéros TPS et TVQ Sinon, prendre son numéro d’assurance sociale
Inscrire le titre de l’atelier
À quel nom faire le chèque (nom personnel ou entreprise)
Bien que ces informations soient inscrites sur le contrat, il est bon de rappeler que le nombre minimum d’inscriptions pour un atelier est de 12, sans quoi l’atelier pourrait être annulé. Le nombre maximum est fixé à 20. Vérifier si ce nombre peut-être excédé.
Demander ses besoins:
Matériel requis (DVD, caméra, etc.) Local spécifique requis (grandeur? Est-ce qu’une classe serait ok ?) Accessoires à se procurer ou accessoires que le participant doit apporter Photocopies Etc.
Demander de retourner par courriel ou courrier :
Une photo en format JPEG 300 dpi Description écrite de l’atelier incluant les exigences précises pour les
participants (tenue particulière, texte à préparer, etc.)
À moins de leur faire signer le contrat en personne, leur demander de retourner le contrat par la poste
*La liste des participants à leur atelier leur sera remise à leur arrivée le samedi matin.
Pochette des animateurs d’atelier
À remettre à l’animateur ou animatrice d’atelier Liste des participants à leur atelier (importance de la prise des présences) Plan du collège et où se situe le local de leur atelier Coupon repas Chèque T-shirt, s’il y a lieu
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Présence obligatoire aux ateliers
Les étudiants inscrits à l’Intercollégial de théâtre ont l’obligation d’assister aux ateliers de formation le samedi matin. Prévoyez de distribuer une liste pour la prise des présences à chaque formateur et demandez à un bénévole de passer chercher cette liste pendant l’atelier. Le lundi suivant votre événement, vous devez transmettre la liste des absents au RIASQ. Le personnel du RIASQ fera le suivi auprès des collèges. (Voir tableau ci-dessous)
Tableau des absences-Exemple
FORMATEUR TITRE DE L’ATELIER ABSENCES
Sarah Tremblay Le personnage en mouvement Aucune
Paul Doucet Préparation d’audition Marie Tremblay (Vieux-Montréal)
Jean Gosselin Atelier de régie Aucune
Roberto Sierra Improvisation théâtrale Aucune
Geneviève Harel Jeu devant la caméra Simon Leblond (Lionel-Groulx)
Guy Bédard Mise en scène Aucune
Johanne Julien Costumes Thomas Régis (Marie-Victorin)
Emmanuelle Trottier (Limoilou)
Michael Blais Jeu clownesque Aucune
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Horaire du dîner – responsable des ateliers
Il pourrait s’avérer utile de scinder en deux ou trois l’heure du repas afin d’éviter les trop longues files d’attente. Il faut alors commencer les premiers ateliers à une demi-heure d’intervalle.
Sinon, nous suggérons de prévoir un dîner qui peut se servir rapidement (ex. repas froid)
Chaque groupe est invité à se rendre à la cafétéria pour le dîner selon l’horaire suivant. Il est important de noter que le temps alloué pour le dîner est d’une durée de 90 minutes.
12 h :
NOM DE L’ATELIER NOM DU FORMATEUR NOMBREAtelier 1Atelier 3Atelier 4Atelier 5Atelier 14
12 h 30:
NOM DE L’ATELIER NOM DU FORMATEUR NOMBREAtelier 6Atelier 8Atelier 9Atelier 10Atelier 11
13 h :
NOM DE L’ATELIER NOM DU FORMATEUR NOMBREAtelier 2Atelier 7Atelier 12Atelier 13Atelier 15
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Tableau de compilation des ateliersOutil de travail
Titre de l'atelier Nom de la personne-ressource Local Besoins particuliersNb
participantExigences pour les
participants
* Vérifier le local VS lampes et prises** Regrouper les bureaux au fond de la classe
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***Vider la classe et entreposer les bureaux dans 3-32-191 ou 3-32-199 (selon activité #11)
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Liste par atelierOutil de travail(Ce rapport est généré par le programme informatique)
Titre de l’atelier :___________________________
NOM COLLÈGE
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
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N’oubliez pas d’afficher les listes d’atelier près de la table d’information pour consultation.
Liste par collège Outil de travail(Ce rapport est généré par le programme informatique)
Collège : _______________________Accompagnateurs :_______________________
NOM TITRE DE L’ATELIER
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
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Retour-commentaires
Le retour-commentaires consiste à ce que des professionnels du milieu théâtral et de la pédagogie assistent aux grandes productions et rencontrent chacun une troupe étudiante afin de faire avec eux un retour constructif sur leur production.
Prévoir 3 personnes-ressources attitrées à ce rôle (50 $ / heure – 2 heures par production). Il est suggéré d’offrir un montant forfaitaire
Recruter les professionnels (2 personnes) expliquer l’approche et les objectifs visés
Rédiger les contrats pour chaque personne-ressource (base 50 $ / h) Recueillir l’information pertinente pour chaque production : voir document « Fiche de
renseignements pour retour-commentaires » Établir l’horaire de travail Fournir une feuille de route (voir page 46) Fournir un laissez-passer de l’Intercollégial Donner les coupons repas nécessaires Réserver les locaux pour les rencontres Accueillir et accompagner les personnes-ressources lors de l’Intercollégial
ATTENTION : Ce ne sont pas des juges, l’Intercollégial de théâtre n’est pas un concours!
Sélection des professionnelsLes personnes doivent être :
En premier lieu, des professionnels du milieu Connues, c’est bien Mais elles doivent d’abord et avant tout avoir une solide expérience, l’Intercollégial
doit pouvoir fournir un CV pour les participants et participantes sceptiques Pédagogues en plus, c’est l’idéal, plusieurs artistes enseignent dans les
conservatoires et universités.
L’approche souhaitéeLe but est de donner un commentaire constructif. À partir des renseignements fournis pour chacune des productions :
Cerner les points positifs de la production Commenter le travail global des comédiens et comédiennes Annoter quelques aspects à travailler davantage ou à améliorer pour plus d’impact Donner un aperçu de la réception du public Avoir un mot pour les costumes, décors, accessoires
Attention de ne pas juger la mise en scène qui est souvent l’œuvre d’un professionnel.
***Le RIASQ offre un stylo lumineux à chaque personne-ressource pour les retours-commentaires.
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Horaire – retour-commentaires – Exemple
Il est suggéré de prévoir les retours-commentaires immédiatement après la pièce. Cela permet aux étudiants qui viennent de jouer sur scène de prendre quelques minutes de repos avant le démontage des décors.
Collège présentant la lecture de l’Égrégore
Personne-ressource 1
Vendredi
20 h-21 h 30 : « Le spectateur condamné à mort » présentée par le Cégep de ThetfordSalle Alfred DesrochersRencontre : 21 h 30 dans la classe 1-21-137 (au CAP : centre sportif)
22 h-23 h 30 : « Exercices de style » présentée par le Cégep de RimouskiSalle de balRencontre : 23h30 dans la classe 1-21-137 (au CAP : centre sportif)
Dimanche
10 h-11 h 30 : « G.R.A.V.E. » présentée par le Collège Gérald-GodinSalle Sir Alfred DesrochersRencontre: 11 h 30 au local 3-11-106la classe près de la Salle-Alfred Desrochers (passer par les loges)
Personne-ressource 2
Samedi
16 h 30 - 18 h :« Je t’aime » présentée par le Centre d’études en CharlevoixSalle de balRencontre : 18 h 00 à la cafétéria
20 h-21 h 30 : « Bousille et les justes » présentée par le Cégep de SherbrookeSalle Sir Alfred DesrochersRencontre : 21 h 30 à la Salle Alfred Desrochers
22 h-23 h 30 : « La tache » présentée par le Collège de RosemontSalle de balRencontre : 23 h 30 à la Palestre
Dimanche
10 h-11 h 30 : « Mourir, six scènes qui tuent » présentée par le Collège Lionel-GroulxMoulin RougeRencontre : 11 h 30 au casse-croûte
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Fiche de renseignements – retour-commentaires
Collège / Cégep :________________________________________________________
Titre :_________________________________________________________________
Auteur :_______________________________________________________________
Date et heure de présentation :____________________________________________
1. La personne responsable de la mise en scène en est-elle à sa première expérience ?Oui Non
Sinon, précisez brièvement son cheminement artistique :
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Combien d’heures de répétitions ont été consacrées à la production par semaine ? Au total ? __________________________________________________________________________
2. Quel était le budget alloué ?___________________________________________________________ $
3. Est-ce que les étudiantes et les étudiants ont passé une audition pour jouer ?Oui Non
Sinon, précisez les conditions :
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
4. Aviez-vous accès à des ressources professionnelles à un moment ou l’autre de la production ? (scénographie, régie, maquillage, etc.)
oui non
Si oui, précisez :
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
5. Combien de fois avez-vous présenté votre pièce avant l’Intercollégial ?_________________________
6. Désirez-vous apporter d’autres précisions ?
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
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Mini productions
Il est important de favoriser les discussions après les mini productions. Il est possible d’animer ces discussions pour permettre à tous de profiter de cette expérience enrichissante. Il est suggéré d’ajuster le temps des discussions selon la plage horaire dont le collège hôte dispose.
À la fin de chaque mini production, un animateur peut prendre la parole afin de diriger les discussions pour permettre à chaque troupe d’obtenir des commentaires constructifs et pertinents après la présentation de leur mini production. Les spectateurs peuvent être invités à partager leurs opinions en ce qui a trait aux extraits présentés, au jeu des comédiens, à la mise en scène, etc.
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V. DIRECTION TECHNIQUE
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Tâches du directeur technique
Votre personne-ressource au RIASQ : Jean Gosselin, [email protected], 418 877-9220, poste 202.
En termes de présentation, l’Intercollégial comprend 7 grandes productions de 1 h 30, 9 à 12 mini productions de 20 minutes et 1 lecture publique de 60 minutes. Il faut prévoir un directeur technique pour l’ensemble de l’événement, un responsable et une équipe technique de 2 à 3 techniciens pour chacune des salles.
En collaboration avec la coordination, la direction technique aura à :AVANT L’INTERCOLLÉGIAL DE THÉÂTRE
Adapter la fiche technique à faire remplir par les collèges participants; Monter le dossier « choix de salle » (devis technique de chaque salle, photos); Concevoir le dossier d’information technique; Prévoir un cahier exhaustif pour le régisseur : noms des techniciens, nom du metteur en
scène, nom de la pièce, durée de la pièce, etc. Fournir le plan des salles; Établir un plan d’éclairage pour chacune des salles; Évaluer les besoins techniques pour chaque activité;
Les 10 productions de 1 h 30 les mini productions la lecture publique les activités d’ouverture et de clôture
Faire la distribution des plateaux; Prévoir un système d’entreposage des décors; Coordonner l’équipe technique;
Former les équipes techniques pour chacune des salles Élaborer les horaires de travail des techniciens Répartir les tâches à travers l’équipe technique et les techniciens de salles Élaborer un cahier de route pour les techniciens
Louer les équipements s’il y a lieu, dans le respect du budget établi; Établir l’horaire des montages et démontages de toutes les productions; Maintenir la relation avec les collèges au niveau technique et matériel; Contacter les DT des collèges participants s’il ne peut pas répondre aux différentes
demandes des collèges; Participer à une rencontre téléphonique avec chaque collège pour s’assurer d’avoir bien
compris les demandes envoyées collèges; Prévoir une boîte à outils pour chaque salle; Prévoir un chronomètre pour chaque salle; Élaborer une feuille de route pour chaque collège qui produit.
PENDANT L’INTERCOLLÉGIAL DE THÉÂTRE Diriger les rencontres techniques pour chaque production; Superviser l’ensemble des opérations;
l’entreposage des décors suivi de l’ensemble attention aux cas spéciaux
Chronométrer le temps de montage et démontage pour chaque production et remettre les temps à la coordination du RIASQ, soit à Véronique Julien
Chronométrer le temps des min iproductions et remettre les temps à la coordination du RIASQ, soit à Véronique Julien
APRÈS L’INTERCOLLÉGIAL DE THÉÂTRE Remettre le chronométrage des pièces au RIASQ si ce n’est pas déjà fait; Voir au retour du matériel loué.
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Les salles
Les deux salles moyennes doivent contenir le nombre de spectateurs entrant dans la plus grande salle de spectacle.
Grandes productions :
Prévoir 1 grande salle de 450 places (pour tous les participants) ET 1 salle moyenne de 200 à 250 places
Chaque salle doit être équipée de :
Système de son
Système d’éclairage
Aire de jeu : un minimum de 20' X 24' avec un dégagement de plafond de 15'
Rideaux, pendrillons et fond de scène
Coulisses
Loges à proximité
Mini productions :
Prévoir 2 salles de 100 à 150 places
La salle doit être équipée de :
Système de son
Système d’éclairage
Aire de jeu : un minimum de 12’ X 20’
Rideaux, pendrillons et fond de scène
Lecture publique : Se tient dans la plus grande salle puisque tous les participants y sont conviés.
N.B. Des salles environnantes peuvent être utilisées (ex. : polyvalente, centre culturel)
Guide d’organisation théâtre Page 60
Devis technique des salles
DIMENSIONS DE LA SCÈNEAIRE DE JEU Largeur ____________
Profondeur _____________Hauteur de plafond ___________(distance entre le plancher et le spot le plus bas)
COULISSE COUR Largeur __________ X Longueur ___________ COULISSE JARDIN Largeur __________ X Longueur ___________
PORTEUSES Nombre ______________Description _____________________________
PLANCHER DE LA SCÈNE Surface ____________État d'inclinaison ________ % d'inclinaison _______
LOGE NombreSituation _____________
DÉBARCADÈRE Position ______________Accès _______________
CAPACITÉ DE LA SALLE Parterre : nombre de places ________Balcon : nombre de places _________
RÉGIE Situation _____________Accès _______________Grandeur _____________
Équipement de sonÉquipement Modèle Quantité
Console Haut-parleursLecteur CD
ÉQUIPEMENT D'ÉCLAIRAGEÉquipement Modèle Quantité
Console Dimer pak 6.24 kFresnelLeekos Par 200 et 300 watts
AUTRES NOTES IMPORTANTES :
Exemple :* Les gélatines seront disponibles selon la demande.N.B. Il est impossible de visser dans le plancher.
* Possibilité de fresnels et CD supplémentaires selon les besoins
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Information technique
Si vous n’êtes pas encore en mesure de nous fournir exactement le plan d’éclairage et la plantation de votre production, nous aimerions en avoir une idée générale afin de mieux préparer le matériel, l’équipement, etc.
LE DÉCOR Décrire brièvement la scénographie, le dispositif scénique ou les accessoires principaux :________________________________________________________________
________________________________________________________________
N.B. Le vissage au plancher n’est pas possible dans aucune des salles, ni les changements ou les ajouts de lampe.
Évaluation du temps de montage : (MAXIMUM 90 minutes) ________
Durée de la pièce : (MAXIMUM 90 minutes) ________
Évaluation du temps de démontage : (MAXIMUM 30 minutes) ________
L’ÉCLAIRAGE : Décrire les effets d’éclairage dans l’ensemble et mentionner les principaux effets spéciaux de la production________________________________________________________________
________________________________________________________________
LE SON : Avez-vous de la musique, des effets sonores? Préciser________________________________________________________________
________________________________________________________________
Prévoyez-vous d’autres besoins techniques particuliers? Spécifier ________________________________________________________________
________________________________________________________________
Pourrez-vous fournir une affiche pour l’Intercollégial? ________Distribuerez-vous un programme? _________
Compléter directement à l’ordinateur,enregistrer sous « TH-INFO-PROD-nom de votre collège » et retourner
avantLE VENDREDI X janvier [email protected]
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Équipe technique
SALLE RÉGISSEUR ÉCLAIRAGISTE SONORISATEUR PLATEAU SALLE 1 Nom :
______________
Tel :
______________
Nom :
______________
Tel :
______________
Nom :
______________
Tel :
______________
Nom :
Nom :
Nom :
SALLE 2 Nom :
______________
Tel :
______________
Nom :
______________
Tel :
______________
Nom :
______________
Tel :
______________
Nom :
Nom :
Nom :
MINI PRODUCTIONS
Nom : Nom :
Matériel technique (boîte à outils) à compléter
Chronomètre Lampe coulisses Lampe console Pinces Tape
Cahier pour le régisseur
Voici ce que l’on devrait retrouver dans le cahier à l’attention du régisseur: les noms et les coordonnées de l'équipe technique de la salle; les informations techniques de chaque collège en production dans cette salle
(TH-INFO-PROD-nom du collège); l'horaire complet des heures prévues de montage et de démontage; la feuille où il doit indiquer le temps RÉEL de montage et de démontage.
Guide d’organisation théâtre Page 63
Horaire technique de la fin de semaine - ExempleVENDREDI Salle Lise
Guèvremont Escale B-606 Salon VIP CafétériaHEURE
16h00ARRIVÉE DES TROUPES 16h15 à 17h30
16h30
17h00
SOUPER 17h à 19h
17h30
18h00 ANDRÉ-GRASSETRÉUNION DES
18h30 MontageACCOMPAGNATEURS
19h00 17h45 à 19h15
19h30 Cérémonie d'ouverture
20h00 ANDRÉ-GRASSET
Montage de la cafétéria pour karaoke 20h à 23h
20h30 SHOW LAFLÈCHE
21h00 20h à 21h Montage
21h30 Retour-commentaires 20h15 à 21h45
22h00 Démontage 21h45 à 22h15 LAFLÈCHE RIVIÈRE-DU-LOUP
22h30 SHOW RIMOUSKI
23h00 22h00 à 23h30 22h à 23h
23h30 Retour-commentaires
0h00 Démontage 23h30 à 0h00
0h30 ACTIVITÉ DE FIN DE SOIRÉEFOU DE KARAOKE
1h00 Centre d'étude, carrefour des organismes et cafétéria23h30 à 1h30
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Horaire technique de la fin de semaine – Exemple (suite)
Samedi Salle Lise Guèvremont Escale B-606 Salon VIP Cafétéria B-207
HEURE7h00 DÉJEUNER
8h00 7h à 8h15
8h30
9h00 ATELIERS DE FORMATION
10h00 8h30 à 12h30
10h30 Table discussion 10h30
12h00 Accompagnateurs et m.e.s
12h30ÉGRÉGORE Montage
12h 30 à 14h30
DÎNER 12h30 à 14h13h00
Montage du salon VIP pour le cocktail
13h3014h0014h30 ÉGRÉGORE
15h00 SHOW 14h30 à 15h30 CHICOUTIMI
15h30 GÉRALD-GODIN MontageCocktail Égrégore
15h30 à 17h0016h00 Montage 15h45 à 16h15 15h15 à 16h15
16h30 GÉRALD-GODIN CHICOUTIMI
17h00 SHOW SHOW souper techs
17h30 16h30 à 18h 16h30 à 18h Alma 17h
18h00 Retour-commentaires Démontage 18h à 18h30SOUPER
18h à 19h3018h30 Démontage 18h30 à 19h00 ALMA Retour-commentaires
19h00 Montage Chicoutimi-B207 18h30
19h30 18h30 à 19h45
20h00 ALMA VALLEYFIELD
20h30 ST-JEAN-SUR-RICHELIEU SHOW MARIE-VICTORIN
21h00 Montage 20h00 à 21h30*
21h30 20h15 à 21h45 Démontage 21h30 à 22h00
22h00 ST-JEAN-SUR-RICHELIEU Démontage et EDOUARD-MONTPETIT Retour-commentaires
22h30 SHOW montage Escale JONQUIÈRE Alma-B207 22h00
23h00 22h à 23h30 Party THETFORD
23h30 Retour-commentairesPARTY "La folie du samedi soir" à l'Escale et cafétéria
0h00 Démontage 0h00 à 0h30
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Horaire technique de la fin de semaine – Exemple (suite)Dimanche
Salle Lise Guèvremont Escale B-606 Salon VIP Cafétéria B-207
HEURE
8h00
DÉJEUNER 8h à
9h15
DÉJEUNER VIP
8h30SAINT-HYACINTHE
avec
9h00 Montage Paul Doucet
9h30 8h15 à 9h45 Démontage
10h00SAINT-HYACINTHE
du B-606 Démontage
10h30 SHOW 10h à 11h du B-207
11h00 Démontage 11h30 à 12h00
11h30 Retour-commentaires
12h00 Mot de clôture
12h30 Distribution des boîtes à lunch et départ des troupes (cafétéria)
13h00
13h30 Démontage
14h00 du salon VIP
14h30 Démontage
15h00 de l'Escale
15h30
16h00
16h30
17h00
Guide d’organisation théâtre Page 66
Guide d’organisation théâtre Page 67
Chronométrage - productions
Il est de votre responsabilité de chronométrer le temps de montage, le minutage de la pièce et le démontage. Nous vous suggérons de donner cette tâche à un bénévole et non à un technicien.
Collège ou cégep Temps de montage
1 h 30
Minutage de la pièce
(1 h 30 max.)
Démontage30 minutes
1
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3
4
5
6
7
Remettre le tableau au RIASQ à la fin de l’Intercollégial.
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Chronométrage – Mini productions
Il est de votre responsabilité de chronométrer le temps de montage, le minutage de la pièce et le démontage. Nous vous suggérons de donner cette tâche à un bénévole et non à un technicien.
Collège ou cégep Titre Montage 5 min./présentation 20 min. et démontage 5 min
Horaire Chronométrage1
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Remettre le tableau au RIASQ à la fin de l’Intercollégial.
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VI. ACCUEIL ET ANIMATION
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Tâches du comité d’accueil
Vous devez vous préparer à accueillir environ 20 troupes, soit de 200 à 250 jeunes et environ 30 accompagnateurs. Tous les jeunes sont logés dans les classes au collège et les accompagnateurs à l’hôtel. Tous les repas doivent être fournis sur place. Vous devez assurer la sécurité de tout ce beau monde !
Tâches :Général :
Recruter les bénévoles Définir le nombre de bénévoles nécessaires et les tâches à leur assigner Faire les horaires et les descriptions de tâches pour chacun des postes Informer les participants du code de vie du collège
Accueil général : 5 bénévoles
Tous les bénévoles pour l’arrivée des troupes, ensuite assurer une permanence Kiosque d’accueil / information pour toute la durée de l’Intercollégial : liste des
fonctions, matériel requis, horaire de permanence. Accueil des invités, personnes-ressources ateliers et retours commentaires
Accueil des troupes : Parrains / Marraines : 20 bénévoles (voir consignes) (1 pour 1)
Prévoir un système d’identification : des lieux, des participants, des bénévoles… Jumeler un bénévole à chacune des troupes Organiser une visite des lieux à l’arrivée Monter les pochettes d’information pour chacun des participants Diriger les jeunes vers les locaux d’ateliers le samedi matin
Accueil des formateurs : 15 bénévoles (1 pour 1)Jumeler un bénévole à chacun des formateursPréparer les locaux avant l’arrivée des formateurs (lecteur CD, télévision, etc.)Monter les pochettes d’information pour chacun des formateurs
Hébergement :
Distribution des classes aux troupes Gestion des clés (dépôt – distribution) Documentation à élaborer et à afficher dans les classes Plan de réaménagement de la salle de classe Informations pertinentes, horaires Code de vie Voir à vider les classes Voir à réaménager les classes Prévoir l’accès aux douches Prévoir un réveil pour le matin
Restauration :
Repas : Souper du vendredi Déjeuner du samedi Dîner du samedi Cocktail de l’Égrégore Souper du samedi Déjeuner du dimanche Boîte à lunch du dimanche Collations
Établir un système de contrôle : coupons, horaire Horaire des bénévoles à la cafétéria Demander si des participants ont des allergies alimentaires
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Tâches du comité d’accueil (suite)
Premiers soins : 2 bénévoles en permanence
Prévoir une trousse de premiers soins Établir une liste des numéros d’urgence Demander les numéros de chaque responsable de troupes
Accueil du public : 8 bénévoles (2 placiers, 2 comptage, 2 billetterie, 2 à l’entrée)
Établir une politique de distribution de vente des billets Ex. 5 $ par production, forfait 3 productions / 10 $ Prévente au collège avant l’événement N.B. les spectacles faits par des amateurs ne sont pas taxables selon l’Article 153 de la
Loi sur la Taxe de ventes du Québec.
Conception graphique (couleur différente pour chaque production) Demander à un élève en graphisme Inscrire dessus :
SalleDateHeureTitre de la pièceAuteur de la pièceNom de la troupe et cégep qui présenteLogo collège hôte
Impression Faire imprimer, soit au collège soit à l'imprimeur avec les programmes Déterminer le nombre de billets nécessaires pour chaque pièce. Voir avec la production
le nombre de places par salle.
Distribuer les billets aux participants, mettre les billets restants à l’entrée Réserver les billets pour les VIP, journalistes, personnes-ressources commentaires Établir les points de vente de billets à l’entrée de chaque grande production
(guichets) Prévoir une petite caisse Distribuer des programmes à l’entrée Compter les entrées Réserver les sièges VIP pour l’ouverture, la lecture publique et la clôture Limiter les allées et venues dans la salle de spectacle
Salon VIP 2 bénévoles de 18 ans et plus
Avoir un bénévole sur place en tout temps, vérifier les cocardes des gens qui entrent Aménagement du local VIP Prévoir l’identification des VIP Assurer l’entretien et l’approvisionnement du salon
Vin / bière / eau / jus / liqueur Grignotines Musique
Ne pas distribuer de boisson avant 17 h
Soirées
Aménagement de la salle Installation du bar Accueil des artistes ou DJ Prévoir un endroit pour les « insomniaques »! Pour éviter le bruit dans les dortoirs.
Équipe de nuit Couvre-feu/ Surveillance/ Ménage
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Bénévoles - recrutement
Formulaire d’inscription des bénévoles
Nom :________________________________________________________________________
Téléphone :___________________________________________________________________
Courriel :_____________________________________________________________________
Allergies : Oui Non Si oui, lesquelles : ____________________________Êtes-vous végétarien(ne)? Oui Non
DISPONIBILITÉS (précisez les heures)
Vendredi x avril : ______________________________________________________________
Samedi x avril : _______________________________________________________________
Dimanche x avril : _____________________________________________________________
INTÉRÊTS
Accueil ______________________________________________________________________
Partys (service de bar) _________________________________________________________
Décoration____________________________________________________________________
Spectacle (billetterie, placiers) ___________________________________________________
Activités (sports, jeux, etc.) _____________________________________________________
Secourisme___________________________________________________________________
COMMENTAIRES _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
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Formulaire d’engagement
INFORMATIONS GÉNÉRALES (veuillez écrire lisiblement et en lettres moulées)
Nom :No. de dossier : Concentration :1ère session au Collège : Oui Non
Courriel :Adresse :
Téléphone : ( ) OU ( )
Je désire m’inscrire à titre de bénévole pour le 30e Intercollégial de théâtre et je m’engage à :
Être présent et disponible pendant la durée du 30e Intercollégial de théâtre qui se déroulera du vendredi 15 avril à 14 h au dimanche 17 avril 2016 à 17 h, au Cégep d’Alma
Être présent aux réunions auxquelles je suis convoquée. Une réunion majeure aura lieu le _________, de 12 h 45 à 15 h 15, pour tous les bénévoles.
Assumer les responsabilités que j’accepte de prendre et ce, dans les délais prévus.
Respecter mes horaires pendant la fin de semaine du 30e Intercollégial de théâtre.
Faire preuve d’une attitude respectueuse et accueillante envers les participants.
Bien concilier mes études et mon engagement dans cette activité.
___________________________________ ________________________Signature de l’étudiant Date
AUTORISATION D’UTILISATION DE PHOTOS / IMAGES VIDÉOGRAPHIQUES OU AUTRES
Je soussigné(e), autorise par la présente le Cégep X à utiliser toute photo ou image de moi, vidéographique ou autre dans un but promotionnel ou d’information (documents publicitaires, médias, etc.).
Ainsi, je dégage le Cégep de toute responsabilité eu égard à l’utilisation des dites photographies ou images dans le cadre des fins ci-haut décrites, et ce, pour une période illimitée.
____________________________________ _______________________Signature de l’étudiant Date
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Documents pour l’accueil des troupes
POUR REMETTRE AU STAND D’ACCUEIL
QUOI À QUICocarde
Billets des pièces
Coupons repas
Horaire de la fin de semaineÀ l’accompagnateur (pour lui et chacun des participants)
Plan du Cégep
Programme
Cadeaux
T-shirts commandés avec copie du bon de commande
À l’accompagnateur seulement
Confirmation des ateliers et locaux
Horaire des repas à la cafétériaFaire un horaire vs ateliers :
11 h 30 12 h 12 h 30
Horaire d’accès aux douches
Horaire d’ouverture du stand d’accueil avertissement objets perdus ou
volés
Code de vie (règlements)
Numéro d’urgence du Collège 24 h/24h
Évaluation X nombre de participants
Feuille retour commentaire à faire remplir immédiatement pour ceux qui ne l’ont pas retournée
À l’accompagnateur (production seulement)Horaire des rencontres pour retour commentaire
Horaire des rencontres techniques pour les troupes
Plan des entrepôts
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Consignes aux bénévoles
Accueil des troupes
Rôles des bénévoles1. Accueillir le délégué (souhaiter la bienvenue)2. Expliquer :
1. Où aller, chariots disponibles2. Où sont les entrepôts (besoins?)3. Les reconduire à leurs dortoirs, avoir en main la
distribution des dortoirs 3. Expliquer :
a. Cocardes Vous devez porter votre cocarde en tout temps.Elle contient vos billets pour les différentes pièces de théâtre auxquelles vous assisterez. Elle contient le billet d’entrée pour la lecture publique.Elle contient vos repas pour la fin de semaine.Si vous la perdez, vous devrez débourser 25 $ pour vous en procurer une nouvelle.
b. Kiosque d’accueil face à la cafétéria
Dépannage et informations Horaire des spectacles et locaux des ateliers Plan du collège Premiers soins Horaire des repas à la cafétéria Objets perdus
Heures d’ouverture :Vendredi : 20 h à 1h Samedi : 8 h à 23 h Dimanche : 9 h à 11 h
Note : ne pas laisser de cadenas sur les casiers du centre sportif; tous les soirs, ils sont coupés…
c. Douches
Heures d’accès :Vendredi : 20 h à 23 h 30Samedi : 7 h à Minuit Dimanche : 7 h à 10 h 30
Avertissement : Le collège ne se tient pas responsable des objets perdus ou volés. Ne laissez aucun objet de valeur dans les dortoirs.
4. Faire une visite des lieux (stand d’information, locaux d’ateliers, cafétéria, loges et salles de spectacle, etc.)
5. Les inviter à aller souper et assister à l’ouverture officielle de l’événement6. Répondre aux questions.
Guide d’organisation théâtre Page 76
Premiers soins
2 bénévoles en permanence Avoir une trousse de premiers soins dans chacune des salles de spectacle ainsi qu’à l’accueil
Numéros à remettre aux bénévoles de la table d’accueil
Urgence (police, ambulance, etc.) : ___________________
Taxi : ___________________
Numéros de chaque responsable de troupes (voir exemple de Liste d’urgence)
Liste d’urgence- Exemple
Outil de travailAfin d’assurer la sécurité de tous, nous aimerions avoir un numéro de téléphone pour vous joindre en cas d’urgence.
CollègeAccompagnateur No de téléphone
cellulaire ou téléavertisseur
No de chambre à l’hôtel/nom de
l’hôtel
No de téléphone au lieu
d’hébergementNom Prénom
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CollègeAccompagnateur No de téléphone
cellulaire ou téléavertisseur
No de chambre à l’hôtel/nom de
l’hôtel
No de téléphone au lieu
d’hébergementNom Prénom
Locaux de dortoirs – tableau- Exemple
Outil de travail
COLLÈGE Local Signature de l’accompagnateur
Dépôt de 20 $
Retour de la clé et
des évaluations
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30Bénévoles
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Horaire des douches - Exemple
HORAIRE DES DOUCHES
VENDREDIDE 18 H À 23 H
SAMEDIDE 7 H À 23 H
DIMANCHEDE 7 H À 11 H
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Avis Dortoir- Exemple
Vous devez libérer votre salle de dortoir immédiatement après la clôture de l’Intercollégial à 13 h.
Un petit coup de main sera très apprécié. Nous demandons de
replacer les tables selon le plan qui est affiché à côté de la porte.
Mettez les chaises sur les tables pour permettre aux employés du
cégep de laver les planchers.
Merci!
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Menu et horaire des repas - Exemple
Les choix de menu doivent être déposés directement sur le site d’inscription individuelle en ligne
MENU RÉGULIER MENU VÉGÉTARIENSouper vendredi : 17 h à 19 h
SoupeLasagne à la viande
SaladeDessert
Jus, lait, liqueur
SoupeLasagne végétarienne
SaladeDessert
Jus, lait, liqueurDéjeuner samedi : 7 h 30 à 8 h 45
CéréalesRôtiesŒufs
Viande PatatesMuffinsFruits
Café, lait, jus
CéréalesRôtiesŒufs
PatatesFromageMuffinsFruits
Café, lait, jusDîner samedi : 11 h 30 à 13 h 30
SoupeBœuf bourguignon
RizLégumesDessert
Jus, lait, liqueur
SoupeTofu en sauce
RizLégumesDessert
Jus, lait, liqueurSouper samedi : 18 h à 19 h 30
SoupePizza garnie
Salade ou fritesDessert
Jus, lait, liqueur
SoupePizza végétarienne
Salade ou fritesDessert
Jus, lait, liqueurDéjeuner dimanche : 8 h à 10 h
CrêpesRôtiesŒufs
Viande PatatesFruits
Café, lait, jus
CrêpesRôtiesŒufs
FromagePatatesFruits
Café, lait, jusBoîte à lunch : 13 h
Crudité trempetteFromage
Salade de pâtes1 sandwich jambon
FruitBiscuit
Jus
Crudité trempetteFromage
Salade de pâtes1 sandwich thon
FruitBiscuit
Jus
Coupon repas
Chaque personne aura un menu imprimé à même le programme informatique, il sera donc facile pour vous de préparer les coupons repas à glisser dans les cocardes.
Guide d’organisation théâtre Page 82
Billetterie
Prix des billets :Il n’y a pas de politique pour les prix des billets pour l’Intercollégial de théâtre, par contre, voici ce que nous suggérons.
TARIFICATION (exemple) 5 $ pour une production forfait 3 productions / 10 $ 15 $ pour une passe-festival (accès à toutes les productions, y compris la
lecture publique)
Conception des billets :Billets réguliers pour chaque production
N’imprimer que le nombre de places disponibles Des sièges sont-ils condamnés pour la console technique? Y a-t-il des restrictions de vue? Enlever les sièges correspondants au nombre de passe Enlever les sièges des participants
Sur chaque billet, vous devez retrouver l’information : Salle Date Heure Titre de la pièce Auteur de la pièce Nom de la troupe et cégep qui présente Logo collège hôte
Utiliser des couleurs différentes pour chacune de productions facilite le contrôle à l’entrée.
Laissez-passer
Prévoir un système pour les gens qui ont accès à l’une ou l’autre des productions sans restriction.Joindre un programme complet de l’événement.
Faire une liste des personnes ayant un laissez-passer:
Artiste invité RIASQ (4 personnes) Personnes ayant acheté le laissez-passer
Commanditaires à qui vous aurez accordé un laissez-passer
Guide d’organisation théâtre Page 83
Aucun commanditaire ne doit apparaître sur le billet
Distribution des billets
(Dans Excel la compilation s’additionnerait d’elle-même)
Jour et date Production Salle Nb sièges dans la salle
Collège TOUS Nb de personnes
Vendredi 20 h TITRE A Salle X 250 places Collège 4 15Collège 5 12
Collège1 Collège 6 20Collège 7Collège 8Collège 9Collège 10
Etc.
Nb de passeTOTAL 425
Jour et date Production Salle Nb sièges dans la salle
Collège Nb de personnes
Vendredi 22 h TITRE B Salle Y 150 places Collège 4 15Collège 2 Collège 5 12
Collège 6 20Collège 7Collège 8
Etc.Nb de passe
TOTAL 150
Vendredi 22 h MINIS Salle W 100 places Collège mini 15Collège mini 12Collège mini 20Collège 15Collège 16
Etc.Nb de passe
TOTAL 100
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Procédure d’accueil du public
Production Bénévoles Programme VIP –sièges à réserver
Public
TITRE A Nom 1 oui □ non □Nom 2
TITRE B
TITRE C
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Local VIP
OUVERTURE VIP
Vendredi 20 avrilDe 20 h à 00 h 30
Samedi 21 avrilDe 11 h 30 à 23 h
Dimanche 22 avrilDe 10 h à 13 h 30
Consommation sur place seulement
Guide d’organisation théâtre Page 86
Animation
L’animation, c’est ce qui donne le ton, l’ambiance et votre couleur locale à l’événement. Vous devez prévoir un espace pour que les festivaliers puissent se retrouver (même la nuit si possible), un salon VIP pour les animateurs, metteurs en scène et enfin une grande salle pour les activités sociales du vendredi et samedi soir. Vous serez responsable de l’ouverture et de la fermeture de l’événement.
Il est suggéré que les deux collèges hôtes conviennent d’une même thématique pour ne pas susciter de commentaires ou de comparaison défavorables de l’un par rapport à l’autre.
Élaborer un concept d’animation ou un thème
Le concept ou le thème. Ex : médiéval Donne le ton à l’Intercollégial Permets de créer des décors. Ex entrée des salles en château Ouvre la porte à des activités intéressantes. EX : jeu de cap et d’épées Peut aussi influencer dans la transmission de l’information
Animer les activités d’accueil et de fermeture
Recruter des animateurs Superviser les textes Fournir les horaires
Organiser un party pour le samedi soir :
Disco mobile ou groupe Éclairage Aménagement
Participer au recrutement de bénévoles
Définir le nombre de bénévoles nécessaires Assigner les tâches Fournir les horaires
Prévoir un bar et organiser la vente de bières et liqueurs.
Permis de boisson (vente) Horaire de travail Logistique de contrôle de vente Aménagement
Décoration et atmosphère en lien avec le thème ou le concept
Achat de matériel Fabrication Installation
5 à 7 des bénévoles
Aménagement Animation
Guide d’organisation théâtre Page 87
20e anniversaire du RIASQ
Souligner le 20e anniversaire du RIASQ
Dans l’animation d’ouverture À la fin de l’Intercollégial lors de la fermeture Suggestion : créer un espace 20e anniversaire RIASQ. EX : photobooth avec
accessoires/costumes et arrière-plan RIASQ lors du party Inviter les étudiants à utiliser le hashtag RIASQ20 (#RIASQ20) dans leurs
publications Instagram/Facebook/Twitter Permet de faire connaître le RIASQ aux étudiants
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VII. RELATIONS AVEC LES COLLÈGES
Guide d’organisation théâtre Page 89
Relations avec les collèges participants
Guide des envois aux collèges inscritsÀ l’Intercollégial de théâtre
IL EST DE PREMIÈRE IMPORTANCE DE TOUJOURS COMMUNIQUER AVEC LE DÉLÉGUÉ RIASQ DU COLLÈGE PARTICIPANT ET NON AVEC LE METTEUR EN SCÈNE.
o Vous êtes responsable de faire votre propre mise en page;
o Nous conseillons d’utiliser la signature du 30e Intercollégial de théâtre (disponible dans l’Espace membres);
o Faire lire et corriger tous les envois par le RIASQ (prévoir environ cinq jours);
o Une fois corrigé, transmettre votre envoi au RIASQ en document séparé. Par exemple, les 5 documents du 1er envoi devront être retournés en 4 documents différents;
o Tous les envois et documents sont déposés par l’équipe du RIASQ dans l’Espace membres sous l’onglet – Événements – Intercollégial de théâtre;
o Les lettres d’introduction de tous les envois sont transmises par le collège hôte par courriel aux délégués RIASQ des collèges inscrits (le RIASQ transmet la liste officielle au 1er novembre);
o Mettre le RIASQ sur la liste de tous vos envois [email protected];
Guide d’organisation danse Page 90
o Il est suggéré de faire, entre les envois, quelques rappels pour les dates limites.
Liste des envois
1 ER ENVOI
13 NOVEMBRE 2015
VOLET PRODUCTION1. Lettre d’introduction2. Fiche d’inscription - production3. Fiche d’information technique4. Échéancier de l’Intercollégial de théâtre5. Les devis techniques des salles de production avec photos
VOLET PARTICIPATION1. Lettre d’introduction2. Fiche d’inscription- participation6. Échéancier de l’Intercollégial de théâtre3. Les devis techniques de la ou des salles de mini production
2 E ENVOI
11 DÉCEMBRE 2015
VOLET PRODUCTION1. Lettre d’introduction2. Formulaire d’information pour le programme3. Fiche retour-commentaires4. Sondage-covoiturage
VOLET MINI-PRODUCTION1. Lettre d’introduction2. Formulaire d’information pour le programme3. Sondage-covoiturage
VOLET PARTICIPATION1. Lettre d’introduction2. Formulaire d’information pour le programme3. Sondage-covoiturage
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Liste des envois (suite)
3 E ENVOI
5 FÉVRIER 2016
TOUS1. Lettre d’introduction2. ABC de participation à l’Intercollégial 3. ABC des responsables présents à l’Intercollégial4. Horaire (préliminaire) de la fin de semaine 5. Ateliers de formation offerts6. Atelier offert aux accompagnateurs et metteurs en scène7. Bon de commande des chandails de l’Intercollégial8. Procédure pour l’inscription individuelle en ligne9. Guide d’inscription individuelle en ligne pour les participants10. Fiche technique - production 11. Fiche technique – mini production
4 E ENVOI
29 MARS 2016
ANIMATEURS ET ACCOMPAGNATEURS1. Lettre d’introduction2. Dernières informations3. À prévoir pour les ateliers de formation4. Horaire officiel de la fin de semaine5. Horaire des montages, démontages et retour-commentaires6. Horaire d’arrivée des participants7. Responsabilités des collèges et des accompagnateurs
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Documentations pour les collèges participants - Exemple
À TOUS LES PARTICIPANTS
Voici tout ce qu'il faut savoir ou prévoir avant votre départ pour l’Intercollégial !
Ne pas oublier
Votre gourde pour la remplir d'eau aux abreuvoirs (comme nous sommes un collège vert, les bouteilles d'eau se feront très très rares).
De ne pas apporter d'objets de valeur. Sinon, quelques casiers seront disponibles, prévoyez un cadenas (à noter que nous ne serons pas responsables des vols).
Vos instruments de percussion, si vous en avez. Un sac de couchage, tapis de sol, oreiller et cadenas pour le vestiaire, aux douches. De lire le document « À prévoir pour les ateliers », car certains ateliers nécessitent
d'apporter certaines choses ou de prévoir une quelconque tenue vestimentaire. Votre maillot de bain, car la piscine sera accessible samedi en fin d'après-midi. De respecter le code de vie figurant dans l'ABC de l’Intercollégial qui vous a déjà été
remis par la personne responsable de votre troupe. Qu'une carte de repas perdue vous coûtera 20 $ pour son remplacement.
Dortoirs et douches
Lors de votre arrivée, nous vous remettrons la clé de votre dortoir moyennant un dépôt de 20 $ /collège. Ce dépôt vous sera remis le dimanche, avant votre départ, en échange de la clé.
À noter que c'est l'accompagnateur que nous attendons à la table d'accueil et que tous les étudiants d'un même collège doivent être arrivés pour que nous partions vers votre classe-dortoir, où nous vous expliquerons les principales consignes.
Nous tentons de libérer les classes-dortoirs pour 16 h. Elles ne seront cependant pas disponibles pour vous y installer tout de suite. Nous vous demanderons de laisser vos bagages sur le mobilier et d'empiler les chaises. Par la suite, nos équipes d'aménagement et d'entretien passeront pour rendre votre dortoir accessible. Nous préférons vous avertir qu'il est probable que certaines troupes n'aient pas accès à un local à leur arrivée. Vos bagages seront alors déposés dans un local prévu à cet effet. Soyez assurés que nous faisons tout notre possible pour remédier à cette situation.
L'horaire des douches est de 7 h à 24 h, les vendredi et samedi et de 7 h à 10 h le dimanche.
DVD souvenir
Coût du DVD souvenir : 20 $Le DVD doit être commandé et payé (argent comptant) sur place, lors de l’événement.
Spectacles ouverts au public
Tous les spectacles sont ouverts au public. Coût 5 $Information : 819 XXX-XXXXHoraire des spectacles ci-joint
Guide d’organisation danse Page 93
Code de vie de la fin de semaine- Exemple
Nous serons nombreux à célébrer le théâtre durant cette fin de semaine. Afin que tout se déroule dans l’harmonie, nous demandons la collaboration de chacun concernant le respect des consignes suivantes :
Il est interdit de fumer à l’intérieur du Collège.
Tous les participants devront avoir en tout temps, sur eux, la cocarde d’identification qui leur sera remise à l’arrivée.
Aucune consommation ou possession de drogue ne sera tolérée au Collège.
Aucune boisson ou nourriture ne devra être apportée et consommée dans les classes prévues pour l’hébergement.
Après les dernières représentations théâtrales de la soirée, un endroit sera réservé pour la consommation à un prix extrêmement compétitif. Vendredi et samedi au centre social et à la cafétéria et ce, à compter de 23 h 30.
Une « SOIRÉE GLAMOUR » est prévue pour le samedi soir. Vous devrez respecter les règles imposées par le comité d’animation.
Dans les sections du Collège où les classes-dortoirs seront installées, il y aura un couvre-feu à minuit à tous les soirs signifiant ainsi que les corridors doivent rester silencieux pour permettre un repos réparateur aux personnes le désirant.
Pour entrer au Collège, il faudra utiliser l’entrée principale, c’est-à-dire l’entrée de la Tourelle (porte 1). Le Collège fermera ses portes à 1 h. Après cette heure, il sera impossible d’y entrer.
Il est obligatoire qu’un répondant officiel, non étudiant, de chaque collège participant accompagne la troupe.
Le respect de soi, des autres et du matériel est de mise en tout temps.
BON INTERCOLLÉGIAL DE THÉÂTRE!
Guide d’organisation danse Page 94
Encadrement des participants- Exemple
L’ENCADREMENT DES PARTICIPANTS AUX ÉVÉNEMENTS DU RIASQET LA RESPONSABILITÉ DES COLLÈGES ET DES ACCOMPAGNATEURS
Les collèges participants à un évènement se doivent d’agir de façon responsable, en fonction d’un cadre réglementaire déjà existant et du code de vie énoncé par le collège hôte.
Principe :C’est toujours le collège participant, et lui seul, qui assume la responsabilité de l’encadrement de ses étudiants lors des évènements intercollégiaux.
Les responsabilités du collège participant :Divulguer adéquatement l’information relative au déroulement et aux modalités de participation à l’activité.
Les responsabilités de l’accompagnateur :Pour l’accueil : Se présenter à l’entrée principale, au XX, boul. _______. Seul le responsable se présente à l’accueil. Il doit payer 20 $ pour la clé du dortoir (argent qui lui sera remis quand il rapportera la clé le dimanche). Si votre collège achète un CD de photos ou un DVD souvenir, en faire la commande et le paiement (argent comptant) dès l'accueil.
S’assurer que tous les élèves sont arrivés et sont ensemble pour faire la visite guidée par un bénévole du collège hôte.
Participer à la rencontre obligatoire de tous les accompagnateurs, prévue à l’arrivée le vendredi, à 17 h, au salon VIP.
Voir, au besoin, au retour d’un élève dans son milieu d’origine à cause d’une situation de force majeure (exemple : maladie).
Si un élève, par son comportement, se rend responsable de contraventions aux règlements, l’accompagnateur doit l’aviser de la possibilité d’être expulsé de l’activité.
Dans le cas d’expulsion d’un élève d’âge mineur, il est plus prudent qu’un parent soit contacté par l’accompagnateur pour convenir des modalités de renvoi de l’élève.
Voir à ce que les élèves participent à l’ensemble des activités du Festival. Voir à ce que les élèves respectent les consignes (code de vie ou règlements) du
collège hôte ou ceux déterminés par le RIASQ. S’assurer que les étudiants se lèvent le matin pour assister à leur atelier. S’assurer que les étudiants quittent seulement à la toute fin de l’Intercollégial et ont
replacé correctement le mobilier de la classe-dortoir. Adopter une approche de tolérance zéro quant à la consommation de stupéfiants.
Prévoir le renvoi automatique, à ses frais, de l’élève pris en flagrant délit de consommation, de possession ou de trafic de stupéfiants.
Prendre les dispositions appropriées pour contrôler et, s’il y a lieu, réprimer les comportements perturbateurs.
Laisser aux organisateurs un numéro de cellulaire où l’accompagnateur peut être rejoint en tout temps.
Note importante :Une amende sera facturée, par le RIASQ, à tout collège qui ne respectera pas les règlements de l’Intercollégial : heure d’arrivée et de départ, accompagnement des membres de la troupe adéquat en tout temps, participation à toutes les activités et ce pour toute la durée de l’événement, respect du temps permis pour la présentation du spectacle.
Guide d’organisation danse Page 95
Règlements de l’Intercollégial de théâtre- Exemple
Nous tenons à vous rappeler que certaines règles devront être suivies.
Cégeps volet production
La production doit avoir été jouée au moins une fois avant d’être présentée à l’Intercollégial. Respecter les conditions de présentation :
Temps de montage : 1 h 30 Temps de présentation : 1 h 30 Temps de démontage : 30 minutes
Tous les cégeps
Avoir un répondant officiel autre qu’un élève durant la fin de semaine.
S’engager à participer à toutes les activités de l’événement.
S’assurer que le code de vie est bien respecté.
Inciter les élèves à être présents aux ateliers de formation.
Cégep volet miniproduction
Temps de présentation 20 minutes chronométrées maximum Temps de montage et démontage 10 minutes pour les deux étapes
Pour les volets production et mini production les temps de montage, de présentation et de démontage seront chronométrés. Selon le protocole de participation signé par les collèges, les troupes qui ne respecteront pas le temps réglementaire alloué seront pénalisées et des frais seront imposés au collège.
Participation à l’Intercollégial
Afin que l’Intercollégial de théâtre se déroule bien et soit agréable autant pour les participants et participantes que pour les organisatrices et les organisateurs, votre collaboration et celle de vos élèves sont très importantes. Nous comptons sur vous afin de faire respecter les consignes établies par le collège hôte et pour nous aider à replacer votre classe-dortoir le dimanche. Ce coup de pouce, si minime soit-il, représente beaucoup pour nous. De plus, par respect, il est primordial que les élèves se présentent aux représentations à l’heure et qu’ils ne quittent pas durant la pièce.
Problèmes particuliers
Si vos élèves éprouvent des problèmes importants de santé et autres, veuillez nous en aviser avant votre arrivée chez nous, afin que nous puissions prendre les mesures nécessaires pour éviter les désagréments.
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VIII . Événement écoresponsable
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L’écoresponsabilité, qu’est-ce que c’est?1
Un événement écoresponsable intègre le développement durable à toutes les étapes de son organisation. Il vise donc à:
Réduire les impacts négatifs de l'événement, notamment sur l'environnement (ex.:
réduction des déchets générés, des gaz à effet de serre émis, des ressources naturelles
consommées, etc.)
Augmenter les répercussions positives de l'événement (ex.: commerce local ou équitable,
entreprises d'insertion locale, accessibilité à l'événement, notamment pour les étudiants et
les OSBL, etc.)
Événement carboneutre ou zéro déchet
Un événement écoresponsable peut se fixer un objectif zéro déchet et/ou carboneutre, mais l'appellation "écoresponsable" vise également des objectifs sociaux et d'autres dimensions environnementales. Elle est donc plus englobante que l'appellation "carboneutre" ou "zéro déchet".
Un événement peut se dire écoresponsable sans se fixer d'objectif zéro déchet et/ou carboneutre, mais il ne faut pas oublier que les problématiques de déchets et de gaz à effet de serre sont des impacts majeurs d'un événement. Il est donc important de les prendre en compte dans l'organisation d'un événement écoresponsable.
Événement carboneutre
Un événement carboneutre ou zéro carbone vise à réduire l’impact de l’événement sur les changements climatiques. Au Québec, la majorité des gaz à effet de serre d’un événement intérieur proviennent du transport des participants. Un événement carboneutre se réalise en trois étapes, la première étant absolument essentielle et incontournable pour utiliser l’appellation carboneutre ou zéro carbone ;
1. Réduction des gaz à effet de serre émis, par exemple en privilégiant le transport en commun et le covoiturage, l'énergie consommée par les bâtiments et le matériel utilisé, le don ou le compostage de la nourriture restante, etc.
2. Comptabilisation des gaz à effet de serre émis à l'aide d'une grille de calcul3. Compensation des gaz à effet de serre par l'achat de crédits carbone ou la plantation
d'arbres
1 Conseil québécois des événements écoresponsable (http://www.evenementecoresponsable.com, consulté le 18 sept. 2012).Guide d’organisation théâtre Page 98
Événement zéro déchet
Un événement zéro déchet vise la réduction de l'enfouissement des déchets générés par un événement. On tente d'y appliquer le principe des 3RV-E, ce qui signifie que l'on veut respecter, dans l'ordre, les actions suivantes:
1. Réduire à la source2. Réutiliser3. Recycler4. Composter (Valoriser)5. Éliminer (Jeter)
Pourquoi l’écoresponsabilité?
Plusieurs bénéfices sont liés à l'organisation d'un événement écoresponsable, notamment:
Réduit les impacts sur l'environnement, en particulier la surconsommation de ressources ainsi que la génération de déchets et de gaz à effet de serre ;
Augmente les bénéfices pour la société, tant sur le plan local qu'international ; Contribue au rôle social de l'organisation et améliore par le fait même son image auprès
des médias, des participants et partenaires ; Facilite l'accès à des partenaires financiers ; Motive les employés et les bénévoles ; Réduit les coûts (dépend des mesures écoresponsables choisies) ; Sensibilise les participants, les fournisseurs et les partenaires ; Stimule l'offre de produits et services écoresponsables ; Facilite l'implantation d'une démarche de développement durable au sein de
l'organisation.
Outils pour faire un événement écoresponsable
Quelques outils se retrouvent sur le site Web du RIASQ :
Dans la section Collèges hôtes :Sous l’onglet Intercollégial de théâtre :
Exemples de mesures écoresponsables Lien vers le site Web du Conseil québécois des événements écoresponsables
Nous vous invitons aussi à visiter le site Web d’ENvironnement JEUnesse
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IX. COMMUNICATION/INFORMATION
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Communication/Information
Votre personne-ressource au RIASQ : Judy Bolduc, agente de communication, [email protected], 418 877-9220, poste 204
Dans toutes les actions de communication de l’événement, il est entendu que :
Le RIASQ est producteur, Le collège hôte est réalisateurDesjardins est présentateur
Productions graphiquesAffiches
La conception des affiches est sous la responsabilité du RIASQ, l’impression est de la responsabilité du collège;
Fournir l’information pour l’affiche avant le 30 octobre 2015 (voir le formulaire 1,disponible sur votre Espace membres – Section collèges hôtes);
Approuver les informations du PDF de l’affiche à la demande du RIASQ.
Invitation à l’événement Le RIASQ vous remet une invitation à l’événement en format PDF que vous pourrez
utiliser pour réaliser vos invitations par courriel (disponible dans l’Espace membres).
Programme (voir devis du programme, page 102) Les couvertures extérieures du programme sont réservées au RIASQ.
Conception de l’intérieur du programme Réserver un espace pour le mot du directeur général ou du directeur des
Services aux affaires étudiantes; Réserver un espace pour le mot de la présidente du RIASQ; Réserver un espace pour l’Égrégore; Réserver un espace pour la présentation de l’Intercollégial de théâtre : courte
description de l’Intercollégial ainsi que la liste des formateurs et des ateliers; Retours-commentaires : photos et noms des personnes qui s’en chargeront; Photos et noms des troupes; Inclure les remerciements.
T-shirtsLa conception et l’impression des t-shirts sont sous la responsabilité du RIASQ.
Commander les t-shirts au RIASQ avant le 11 mars 2016.
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PromotionInterne (radio étudiante, journal étudiant, médias sociaux, affichage électronique, etc.)
Recruter des bénévoles; Annoncer régulièrement les dates de l’Intercollégial de théâtre et les pièces
présentées; Planifier l’affichage; Concevoir la signalisation interne en lien avec l’animation; Définir le nombre de bénévoles nécessaires et les tâches à leur assigner.
Externe (si possible, selon la région) Planifier un affichage dans la ville, les écoles secondaires, les centres de
loisirs, les bibliothèques, les entrées des restaurants, les centres commerciaux, etc.
Médias sociaux
Si vous savez bien utiliser les médias sociaux (Facebook, Twitter, Flickr, blogue, You tube, etc.), ils peuvent transformer un événement en une véritable expérience interactive. En plus de donner de l’information concrète aux participants, ils permettent aux gens de se sentir inclus dans l’événement et d’agir en temps réel.
o Exemple de tweet : « Le #RIASQ en direct de l’ouverture de l’#intercotheatre au @collegealma ! ». Il faut simplement s’assurer que les hashtags (#) existent déjà et que les @ concernent le bon établissement.
La page Facebook du RIASQ est à votre disposition. Transmettre vos photos, vos vidéos et vos renseignements afin qu’ils soient diffusés au plus grand nombre de personnes avant, pendant et après la tenue de l’événement.
Recruter des étudiants comme animateurs de communauté Web. Ils diffuseront l’information, animeront vos différents sites, publieront des photos en temps réel et inciteront les internautes à participer.
Informer le RIASQ de toutes vos démarches de promotion sur les réseaux sociaux. Le RIASQ vous aidera à passer l’information via ses différents canaux de diffusion.
Créer un événement Facebook est une bonne façon de tenir informé les étudiants, mais aussi le grand public. En y insérant les informations de l’Intercollégial de théâtre, par exemple l’heure, le coût du billet (s’il y a lieu) et l’endroit, les gens verront le tout passer sur Facebook et cela suscitera l’intérêt à acheter des billets.
PublicitéFaire de la publicité dans les médias externes entraîne des coûts assez élevés. Vérifier la possibilité de commandite.
Achat d’espace publicitaire dans les hebdomadaires régionaux ou les quotidiens de votre région;
Annonce publicitaire dans les stations de radio régionales et à la télévision communautaire;
Affichage média dans les autobus, les abribus, les toilettes, etc.
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Pour l’Intercollégial de théâtre, nous vous invitons à utiliser le hashtag #intercotheatre dans vos publications. Vous pouvez aussi utiliser #RIASQ, #RIASQ20 et #rdvculturels.
Événement de presseLe collège hôte pourra prévoir un événement régional dans le respect du calendrier de presse national. En tout temps, le RIASQ devra approuver le contenu du matériel de presse élaboré par le collège hôte. Le RIASQ est disponible en tout temps pour l’organisation de votre événement de presse en collaboration avec votre service des communications.
Informer le RIASQ de la tenue de votre événement (type d’événement, date, etc.);
Réserver la salle; Réserver le matériel (lutrin, micro); Réserver un buffet :
Choisir un traiteur; Établir les besoins; Confirmer deux semaines avant l’événement.
Concevoir l’invitation (l’invitation en format PDF éditable est disponible sur votre Espace membres);
Envoyer les invitations (par la poste ou par courriel) dix jours avant la conférence de presse :
Médias locaux et régionaux; Bénévoles; Personnel du collège; Partenaires ou commanditaires; Compagnies de théâtre de la région.
Réaliser le dossier de presse/monter les pochettes : Rédiger le communiqué du collège (voir l’exemple, page 107) ou le faire rédiger par
le Service des communications de votre collège et le faire valider par le RIASQ; Monter les pochettes :
Communiqué général de l’Intercollégial (fourni par le RIASQ); Communiqué du collège hôte (validé par le RIASQ); Communiqué du gouvernement (fourni par le RIASQ); Communiqué de la Fédération des cégeps (fourni par le RIASQ); Communiqué de Desjardins (fourni par le RIASQ); Invitation à l’Intercollégial, laissez-passer ou billets.
Faire une liste des confirmations reçues. Indiquer le média, le nom et le nombre de journalistes et la présence d’un photographe ou d’un caméraman;
Faire un rappel par courriel ou par télécopieur la veille au matin de la conférence et un par téléphone le matin même;
S’assurer d’avoir un support visuel (affiches, bannières autoportantes) pendant la conférence;
Animer la conférence par une courte performance (facultatif); Prendre en note les médias présents et transmettre la liste au RIASQ; Avoir un photographe; Expédier par courrier rapide ou par courriel le dossier de presse aux médias
qui étaient absents ainsi qu’au RIASQ.
RELATIONS DE PRESSE Cibler vos relations avec les médias : essayer autant que possible de parler
ou d’envoyer l’information au journaliste ou au responsable de la section culturelle des médias;
Demander que l’Intercollégial soit mentionné dans les « Calendriers culturels » que publient la plupart des hebdomadaires régionaux, des quotidiens et les télévisions communautaires.
DEMANDES D'ENTREVUES MÉDIAS Les demandes d'entrevues avec l’artiste invité sont de votre responsabilité.
Veuillez seulement informer le RIASQ des demandes que vous recevez.REVUE DE PRESSE
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Compiler l’information diffusée dans la région : articles de journaux et liste des médias électroniques qui ont parlé de l’Intercollégial;
Transmettre la revue de presse au RIASQ.
Site Internet
Faire l’annonce sur le site Internet de votre collège que vous recevez l’Intercollégial et mettre un hyperlien vers le site Web du RIASQ : www.riasq.qc.ca/evenements/festival_theatre/;
Fournir au RIASQ de l’information, des nouvelles ou des photos de l’organisation, les ateliers offerts, l’horaire, les représentations ouvertes au public, etc. Cette page est à votre disposition, profitez-en!
Photographie
Recruter des photographes amateurs ou professionnels (deux si possible);
Ajouter la clause suivante au contrat de votre photographe (voir l’exemple de contrat, page 105):
Le photographe accorde le droit au Réseau intercollégial des activités socioculturelles du Québec (RIASQ) et à ses partenaires d’utiliser les photos prises lors de l’Intercollégial de théâtre à des fins de promotion de cet événement ou des activités du RIASQ. Le RIASQ s’engage à identifier le crédit des photos utilisées.
Prendre des photos numériques;
Couvrir les spectacles, les ateliers, le cocktail, les activités protocolaires, la rencontre avec l’artiste invité, les activités d’animation, etc.;
Immédiatement après l’Intercollégial, faire parvenir une sélection des meilleures photos (entre 50 et 150) par WeTransfer à [email protected].
Par la suite, transmettre au RIASQ un CD de toutes les photos bien identifiées avec le crédit photo (provenance du collège, nom de la troupe, etc.) dans la semaine suivant l’Intercollégial.
La semaine suivant l’Intercollégial, envoyer un CD contenant toutes les photos au collège hôte ainsi qu’au RIASQ, à l’attention de Judy Bolduc.
Vidéo (optionnel)
Il est de plus en plus courant qu’une équipe de vidéastes fasse un reportage vidéo de l’événement.
Le tournage se fait dès le vendredi; Le montage se fait dans la nuit de samedi au dimanche ou très tôt le
dimanche matin;
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La présentation se fait dans la grande salle en guise de clôture de l’événement;
La vidéo peut être vendue aux collèges participants; Transmettre un exemplaire au RIASQ qui pourra le déposer sur son
site Web.
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Devis du programme
CouvertureLe RIASQ assume la conception de la couverture qui est réservée aux commanditaires nationaux. Vous devez obligatoirement respecter l’ordre des couverts, soit :
– Couvert 1 : visuel de l’événement – Couvert 2 : publicité de Desjardins
Format du programme : 11 X 17 pliée en 4
N.B. Les couverts extérieurs (1 et 2) doivent être imprimés en couleurs. Selon votre choix et votre budget, l’intérieur peut être imprimé en noir et blanc ou en couleurs.
Intérieur du programme
Page 1 La page 1 est réservée au mot de la direction de votre collège et à celui de la présidente du RIASQ.
Contenu (fourni par le collège hôte) : ½ page du haut : - mot de la direction du collège
- signature de la personne responsable - photo de la personne responsable
Contenu (fourni par le RIASQ) : ½ page du bas : - mot de la présidente du RIASQ
- signature de la présidente du RIASQ - photo de la présidente du RIASQ
Page 2La page 2 est réservée pour votre artiste invité, vos personnes-ressources et vos formateurs.
Contenu (fourni par le collège hôte) : ½ page du haut : - mot de l’artiste invité (facultatif)
- photo de l’artiste invité avec le crédit photo
Contenu (fourni par le collège hôte) : ½ page du bas : - noms des personnes-ressources
- photos des personnes-ressources (facultatifs) - noms des formateurs- remerciements.
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Tous les documents fournis par le RIASQ pour la conception de votre programme seront disponibles dans la section « Collèges hôtes - Intercollégial de théâtre » de votre « Espace membres ». Un courriel vous sera envoyé afin de vous aviser de la disponibilité des documents.
Devis du programme (suite)
Pages 3 à 6 Contenu des autres pages intérieures (l’ordre des pages est à votre discrétion)
Présentation de l’Intercollégial de théâtreo Contenu (fourni par le RIASQ)
Présentation des troupesSuggestion : regrouper toutes les productions ensembles, même chose pour les mini productions
o Présenter les troupes en ordre de passage durant la fin de semaine;o Nom de la troupe, nom du cégep et photo;o Salle, jour et heure de la présentation de la pièce.
Prix de l’Égrégoreo Fourni par le RIASQo Texte de présentation du Prix de l’Égrégore; o Photo, nom, collège, programme d’étude du lauréat et titre de son texte ;o Texte de présentation du lauréat et de la lecture publique;
Horaire des pièces
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Le programme doit être approuvé avant l'impression. Merci de le faire parvenir par courriel à [email protected] au plus tard une semaine avant l'impression.
Après l’Intercollégial, vous devez faire parvenir 40 exemplaires du programme au RIASQ à l'attention de Judy Bolduc.
N.B. Prendre soin de ne jamais identifier le RIASQ comme commanditaire ou partenaire, le RIASQ est le producteur de l’Intercollégial de théâtre, Desjardins est présentateur. Utilisez en tout temps le terme artiste invité et non président d’honneur.
Reporters en spectacle
Reporters en spectacle est une activité qui permet aux jeunes passionnées de journalisme et des médias de couvrir les événements du RIASQ.
OBJECTIFS Permettre aux étudiants de couvrir les événements du RIASQ de façon journalistique Offrir aux étudiants une expérience concrète dans le milieu médiatique Donner une visibilité aux reportages réalisés par les étudiants
ÉTAPES Recruter des étudiants qui seraient intéressés à couvrir votre événement par un
reportage vidéo et/ou un reportage écrit. Les reportages seront diffusés par la suite dans la section Reporters en spectacle de la Fabrique culturelle de Télé-Québec ainsi qu’auprès d’autres partenaires médias (détails à venir).
Les reporters devront être connus auprès du RIASQ deux semaines avant la tenue de l’événement. Vous devrez faire parvenir au RIASQ, à l’attention de Judy Bolduc au [email protected] les documents suivants qui seront disponibles sur votre Espace membres – section collège hôte :
o Contrat signé par le(s) reporter(s)o Formulaire de cession de droits signé
Le RIASQ s’assurera par la suite de faire un suivi auprès des reporters afin de connaître leurs besoins et répondre à leurs questions.
Éléments techniques pour les reportages : Ces critères sont également énumérés dans les contrats respectifs à chacun des reporters :
Les reportages vidéo devront respecter les critères suivants : Durée de trois à cinq minutes maximum Formats des vidéos : VLC, MOV ou MP4
Les reportages écrits devront respecter les critères suivants : Texte de 2 à 3 pages (environ 500 à 1 000 mots) Joindre trois photos en bonne résolution au reportage
Les reporters devront envoyer au maximum une semaine après l’événement la version finale de leur reportage écrit ou vidéo à [email protected]. Le RIASQ se réserve le droit de demander des modifications aux reportages s’il juge le tout pertinent.
Matériel promotionnel disponible (fourni par le RIASQ) : Afin de faire la promotion de Reporters en spectacle dans votre établissement, nous avons mis à votre disposition quelques outils graphiques : Bandeau Web Invitation PDF éditable Signature
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Contrat de travail - Photographe - Exemple
EntreNOM DU COLLÈGE: Adresse complète: Téléphone : Télécopieur : Courriel : Représenté par : Et
Nom de la personne: Adresse complète: Téléphone : Courriel : N.A.S OU No TPS : TVQ :
Objet du contrat :
Être présent au minimum: le _________, de ____ à ____; le ___________, de ____ à ____; et le _________, de ____ à ____.
Assurer la couverture photographique de tout l'événement: spectacles, ateliers, cocktail dînatoire, activités protocolaires, activités d'animation, aller chercher l'ambiance et tous les aspects de l’Intercollégial. La photo numérique en 300 dpi est recommandée.
Faire parvenir dès la fin de l’Intercollégial une sélection de photos (environ 50 à 150) par Wetransfer à [email protected].
Transmettre au Collège et au RIASQ un CD de toutes les photos bien identifiées (+ crédit photo) dans la semaine suivant l’Intercollégial.
Conditions :
La photographe accorde le droit au Réseau intercollégial des activités socioculturelles du Québec (RIASQ), à ses partenaires et au Collège d'utiliser les photos prises lors de l’Intercollégial de théâtre à des fins de promotion de cet événement ou des activités du RIASQ. Le RIASQ s'engage à identifier le crédit des photos utilisées.
La photographe autorise le Collège à reproduire le CD pour des fins de vente auprès des collèges et participants.
Le Collège versera un cachet total de _____$. Le chèque sera émis au nom de ___________, à la fin du contrat. Tous les repas seront fournis par le Collège, à la cafétéria, du vendredi soir au dimanche midi.
En foi de quoi, les parties ont signé
Pour le collège hôte date
Photographe date
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(10 jours ouvrablesavant la conférence)
Consignes pour le photographe
Normes techniques pour la prise de photos :o Photos en 300 dpi;o Photos nettes et claires, le plus possible.
ATTENTION ! S’assurer de la pertinence des photos et de la qualité de ce que vous choisissez de publier.
Couvrir les grandes productions, les mini productions, les activités protocolaires, la lecture publique, les activités d’animation, la rencontre avec l’artiste invité, les reporters en spectacle, etc.;
Immédiatement après l’événement, faire parvenir une sélection de 50 à 150 photos à [email protected] via le site Wetransfer. Nous vous fournirons les informations pour déposer les photos une semaine avant l’événement.
Par la suite, transmettre au RIASQ et au collège hôte un CD de toutes les photos bien identifiées avec le crédit photo (provenance du collège, nom de la troupe, etc.) dans la semaine suivant l’Intercollégial.
Texte d'invitation - conférence de presse - Exemple
Le Collège Saint-Clin reçoit le XXe intercollégial de théâtre
qui se tiendra du 15 au 17 avril 2016.
Pour l’occasion, vous êtes cordialement invitéau dévoilement de la programmation
le mardi x mars 2016 à 10 hà la salle Conifère du Collège Saint-Clin
222, rue PaquetSaint-Clin
Des membres de la troupe de théâtre du collègevous présenteront un extrait de la pièce Le jeu de quilles
qui sera joué lors de l’Intercollégial.
R.S.V.P. avant le 6 marsà Étienne L’Anglais
418 888-8888, poste [email protected]
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Communiqué de presse du collège - Exemple
LOGO DU CÉGEP LOGO DU RIASQ OU SIGNATURE DU FESTIVAL
COMMUNIQUÉ DE PRESSEPour diffusion immédiate
Le rideau se lève surle 30e Intercollégial de théâtre
Mont-Laurier, 1er avril 2015 – Cette année, l’Intercollégial de théâtre s’arrête à Mont-Laurier. En effet, le Centre collégial de Mont-Laurier est fier d’accueillir la 30e édition de l’Intercollégial chez lui, les 17, 18 et 19 avril prochain. Près de 400 étudiantes et étudiants, de 27 troupes différentes ainsi que des professionnels du milieu, dont l’artiste invité X, envahiront les salles de spectacles pendant toute la fin de semaine.
Pour le Centre collégial de Mont-Laurier, il s’agit de la concrétisation du travail acharné du comité organisateur qui regroupe une soixantaine de bénévoles qui travaillent conjointement depuis novembre dernier pour veiller à la réussite de cet événement. L’équipe de production met, elle aussi, tout en œuvre pour faire de l’aventure une expérience formatrice et inoubliable.
Au programmePas moins de 7 productions, 11 mini productions et 15 ateliers de formation sont au programme pour la fin de semaine. Le public pourra assister à des pièces de tous les genres et de toutes les époques, allant de Shakespeare à Michel Marc Bouchard, en passant par Voltaire ou Boris Vian.
L’Intercollégial tiendra également lieu de grande première pour Sarah Berthiaume, étudiante du Collège Lionel-Groulx et gagnante du prix de l’Égrégore, concours intercollégial d’écriture dramatique. Son texte Le déluge après fera l’objet d’une lecture publique par une équipe professionnelle du Festival du Jamais Lu.
Selon Mario Thibault, directeur général, l’Intercollégial se veut unique, rassembleur et formateur autant pour ceux qui montent sur scène que pour ceux qui œuvrent dans les coulisses. « C’est un point de rencontre particulier avec des professionnels du milieu, un lieu idéal d’apprentissage, une porte ouverte sur la découverte de nouvelles pièces et de nouveaux auteurs.», précise-t-il.
La lecture publique, les mini productions et les 10 productions de théâtre sont ouvertes au grand public. Amateurs de théâtre, vous pouvez vous procurer vos billets au coût de 5 $ par production ou de 20 $ pour 5 pièces à l’entrée de la salle concernée ou encore en téléphonant au 819 623-1525, poste 10 pour réserver vos billets à l’avance.
La 30e édition de l’Intercollégial de théâtre est une production du Réseau intercollégial des activités socioculturelles du Québec (RIASQ) et une réalisation du Centre collégial de Mont-Laurier en collaboration avec les partenaires suivants : la Fondation du Centre collégial de Mont-Laurier, l'Association générale des étudiants du Centre collégial de Mont-Laurier, Radio NRJ 102,3 et IGA extra. Le Centre collégial de Mont-Laurier est un cégep membre du RIASQ.
- 30 -Source : Information :Nom Nom du délégué RIASQTitre/fonction Titre/fonctionCollège CollègeTéléphone, poste Téléphone, posteCourriel Courriel
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X. ÉVALUATION
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Procédure pour l’évaluation de l’Intercollégial de théâtre
Évaluation individuelle
L’évaluation permet au collège hôte et au RIASQ de vérifier le niveau de satisfaction des participants inscrits et d’apporter des améliorations aux tournois futurs. Pour ce faire, il est donc important que chaque participant remplisse individuellement une fiche d’évaluation.
Rôle de l’accompagnateur
L’accompagnateur de l’équipe doit récupérer les fiches complétées de chaque étudiant et les remettre au responsable du collège hôte avant de quitter. Nous vous suggérons de les récupérer en même temps que les clés des dortoirs.
Compilation des résultats
Lors du bilan final de votre événement, vous pourrez utiliser le modèle de fiche d’évaluation (p.111) et y inscrire le nombre exact de répondants pour chaque réponse. Le RIASQ se chargera de compiler les résultats en pourcentage.
Bénévoles
Puisque vous recevrez de nombreux sondages, il peut être opportun de prévoir des ressources bénévoles afin de vous permettre d’économiser du temps lors de la compilation des résultats.
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Fiche d’évaluation
Intercollégial de théâtre Provenance du répondant : ___________________________________
ProductionMini productionParticipation
Une activité RIASQ
Ateliers
Condition
Retour-commentaires
Commentaires :
Es-tu intéressé à participer aux discussions concernant l’évolution de l’Intercollégial de théâtre? Si oui, laisse-nous tes coordonnées : Nom : ________________________________ Courriel : _____________________________ Es-tu intéressé à recevoir l’infolettre du RIASQ? Oui Non Courriel : ____________________________
Merci de votre collaboration!
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Vous avez suivi un atelier, lequel ? ____________________________________________Donnez votre appréciation de :
La personne-ressource satisfaisant moyennement satisfaisant pas satisfaisant Du contenu satisfaisant moyennement satisfaisant pas satisfaisant
Est-ce votre première expérience à cet événement? Oui Non L’expérience vous a permis d’aller plus loin dans votre démarche artistique? Oui Non La rencontre était-elle à la hauteur de vos attentes? Oui Non La recommanderiez-vous à vos amis? Oui Non
Sur scène, diriez-vous que vous avez présenté dans de bonnes conditions? Oui Non Ne s’applique pas
Le retour était-il à la hauteur de vos attentes ? Oui Non Ne s’applique pas
Donnez votre appréciation de :La personne ressource satisfaisant moyennement satisfaisant pas satisfaisant
La pertinence des commentaires satisfaisant moyennement satisfaisant pas satisfaisant Qui était votre personne-ressource? __________________________________________________