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REPUBLIQUE DU BURUNDI
MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE ET DE LA LUTTE CONTRE LE SIDA
GUIDE OPERATIONNEL POUR LA MISE EN ŒUVRE DU FBP AU NIVEAU
LABORATOIRE DANS LE CADRE DU PROJET DE L’EAST AFRICAN
PUBLIC HEALTH LABORATORY NETWORKING (EAPHLN)
Ce guide est partie intégrante du manuel des procédures de mise en
œuvre du FBP du Burundi
Cellule Technique Nationale FBP
VERSION REVISEE- JUIN 2014
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Table des matières
I. INTRODUCTION .................................................................................................................................. 3
II. CONTEXTE ET JUSTIFICATION ............................................................................................................. 3
III. STRUCTURES IMPLIQUEES DANS LA MISE DU PROJET .............................................................. 3
IV. MODALITES PRATIQUES ................................................................................................................. 4
IV.1. Modalités d’évaluation .................................................................................................................. 4
IV.2. Modalités de calcul du bonus de qualité par structure ................................................................. 5
IV.3. Les fonds de démarrage ................................................................................................................. 6
IV.4. Utilisation des subsides par les structures ..................................................................................... 7
Annexes .................................................................................................................................................... 10
Annexe 1 : Tableau de répartition du budget par an et par rubrique de dépense .............................. 10
Annexe 2 : Tableau de répartition du budget global sur 4 ans par rubrique de dépenses .................. 11
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I. INTRODUCTION
Le projet East African Public Health Laboratory Networking (EAPHLN) financé par la Banque
Mondiale au niveau des cinq pays de la Communauté de l’Afrique de l’Est comporte une sous
composante Financement Basé sur la Performance. Au Burundi, les fonds prévus au titre de
cette sous composante seront utilisés pour renforcer les laboratoires satellites au projet
conformément au montage institutionnel du FBP existant comme cela est indiqué dans le
Manuel des Procédures FBP révisé, version Janvier 2014.
II. CONTEXTE ET JUSTIFICATION
Au Burundi, la composante FBP du projet EAPHLN sera mise en œuvre dans un environnement
d’une stratégie de Financement Basé sur la Performance développée à l’échelle nationale
dans le secteur de la santé. En respect au manuel des procédures FBP en vigueur, toutes les
structures y compris celles concernées par le projet EAPHLN disposent d’un plan d’action
annuel (PAA), de plans d’action semestriels (PAS) et signent un contrat de performance avec
le CPVV pour les Hôpitaux de District et avec la Direction Générale des Services de Santé et de
la Lutte contre le Sida pour les structures de niveau national (INSP et CHUK). Le PAA et les PAS
doivent contenir un chapitre spécifique qui précise les activités à développer pour porter la
qualité du laboratoire aux standards régionaux visés par les objectifs du projet EAPHLN. De
même, le contrat de performance signé par la direction de ces structures devra comporter un
ou des articles spécifiques précisant les engagements des parties signataires en rapport avec
les objectifs du projet.
III. STRUCTURES IMPLIQUEES DANS LA MISE DU PROJET
Le Projet de renforcement du réseau des laboratoires est mis en œuvre pour renforcer six
laboratoires à savoir:
� Le Laboratoire National de Référence (LNR) de l’Institut National de Santé Publique
(INSP) ;
� Le laboratoire du Centre Hospitalier Universitaire de Kamenge (CHUK) ;
� Le laboratoire de l’Hôpital de District de Muyinga ;
� Le laboratoire de l’Hôpital de District de Rumonge ;
� Le laboratoire de l’Hôpital de District de Kayanza ;
� Le laboratoire de l’Hôpital de District de Makamba.
L’appui à ces laboratoires, entre autres à travers les mécanismes du Financement Basé sur la
Performance, vise le processus de leur accréditation par l’approche de l’OMS AFRO en
partenariat avec le "Centre of Diseases Control" (CDC) d’Atlanta.
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IV. MODALITES PRATIQUES
IV.1. Modalités d’évaluation
L’évaluation des performances qualitatives des prestations des cinq laboratoires hospitaliers
(CHUK, Muyinga, Rumonge, Kayanza et Makamba) impliqués dans la mise en œuvre du projet
EAPHLN se fait à un rythme trimestriel à l’aide de la grille de contrôle pour l’accréditation des
laboratoires (critères SLIPTA). Il est à noter que l’évaluation de la qualité technique de ces
Hôpitaux (y compris la composante laboratoire) va se poursuivre comme indiqué par le
manuel des procédures du FBP.
Pour le laboratoire de l’Institut National de Santé Publique (INSP), une seule évaluation de la
qualité du laboratoire se fait une fois par trimestre à l’aide de la grille de contrôle pour
l’accréditation des laboratoires (critères SLIPTA). De ce fait, la grille d’évaluation du
laboratoire de l’INSP précédemment utilisée dans le cadre du modèle FBP au niveau national
n’est plus valable. Toutefois, les fonds investis pour les prestations dans le cadre de la gratuité
ciblée des soins sont pris en compte dans la détermination du plafond du budget de l’INSP.
Au niveau des laboratoires des Hôpitaux de Muyinga, Rumonge, Kayanza et Makamba ;
l’évaluation de la qualité des laboratoires est réalisée, selon un calendrier établi par la CT-FBP,
par les techniciens supérieurs de laboratoire formés et accrédités. Ainsi donc, l’équipe
d’évaluation est constituée de prestataires de laboratoire (d’un niveau minimum A1) qui ont
été formés sur l’évaluation à l’aide de la grille SLIPTA ainsi que des professionnels de
laboratoire du projet au niveau central.
L’évaluation des laboratoires du CHUK et de l’INSP est conduite par une équipe d’experts
laborantins du niveau national formés sur l’utilisation de la grille SLIPTA.
Au niveau des Hôpitaux (CHUK, Muyinga, Rumonge, Kayanza et Makamba), deux types de
financement peuvent être attribués selon le score obtenu :
� Un bonus de qualité en rapport avec le modèle FBP national suite à une évaluation de
la qualité réalisée en utilisant la grille d’évaluation de la qualité technique des hôpitaux
intégrant la composante laboratoire, comme indiqué dans le manuel des procédures
FBP ;
� Des subsides en rapport avec le projet EAPHLN suite à une évaluation de la qualité des
services de laboratoire à l’aide de la grille SLIPTA.
Le Laboratoire de l’INSP, non attaché à une structure hospitalière, ne bénéficie que des
subsides du projet EAPHLN à l’issue d’une évaluation de la qualité en utilisant la grille SLIPTA.
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A l’issue de l’évaluation de la qualité en utilisant la grille SLIPTA, un score de qualité (en
pourcentage) est attribué et un classement du laboratoire en se référant à « un système
d’étoiles (stars) » est réalisé. Six Catégories de classement « en étoiles (stars) » sont possibles :
� No Stars (< 55%) : entre 0 et 142 points
� 1 Star (55 à 64%) : entre 143 et 165 points
� 2 Stars (65 à 74%) : entre 166 et 191 points
� 3 Stars (75 à 84%) : entre 192 et 217 points
� 4 Stars (85 à 94%) : entre 218 et 243 points
� 5 Stars (≥ 95%) : entre 244 et 258 points.
Il est à noter que dans le cadre du projet EAHPLN, une évaluation annuelle sous régionale au
sein des cinq Pays de l’East African Community sera réalisée en utilisant la grille SLIPTA en vue
de l’accréditation des laboratoires.
IV.2. Modalités de calcul du bonus de qualité par structure
Le score de qualité obtenu à l’issue de l’évaluation utilisant la grille SLIPTA sera utilisé pour
calculer le bonus à attribuer au laboratoire de la structure évaluée. Un plafond trimestriel
pour un score de 100% a été fixé pour chaque catégorie de structures. Ce plafond a été fixé
sur base de critères permettant de: (i) dégager une enveloppe des primes de performance
pour le personnel de laboratoire équivalent à 30% de la masse salariale de ce personnel au
CHUK et à INSP et 60% dans les autres laboratoires ; (ii) disposer pour le laboratoire des frais
d’investissements pour le développement de ses activités, à l’Hôpital et à l’INSP de frais de
fonctionnement. Pour l’INSP, le remboursement du paquet d’examens de laboratoire pour les
enfants de moins de 5 ans et les femmes enceintes a été pris en compte. Ces plafonds ce
présentent comme suit:
� Le Laboratoire National de Référence de l’Institut National de Santé Publique (INSP) :
55 000 USD ;
� Le laboratoire du Centre Hospitalo-Universitaire de Kamenge : 40 000 USD chacun
� Les laboratoires des hôpitaux de district de Kayanza, Makamba, Muyinga et Rumonge :
26 000 USD par Hôpital
Vu la capacité des laboratoires de l’INSP et du CHUK et le nombre de personnel y affecté, le
plafond trimestriel a été revu à la hausse sans modifier le budget affecté à la sous composante
FBP. Cela a été possible car la sous composante FBP, initialement prévue pour 5 ans, sera
exécutée sur 4 ans.
Le plafond du laboratoire de référence nationale de l’Institut National de Santé Publique est
plus élevé pour trois raisons principales :
� Le laboratoire de l’INSP réalise des examens de laboratoire gratuits pour les enfants de
moins de 5 ans et les femmes enceintes dans le cadre de la politique nationale de
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gratuité des soins pour ces groupes cibles. Ces fonds doivent être recouvrés par l’INSP
qui ne fait plus partie de la stratégie nationale FBP au niveau des formations
sanitaires ;
� Le laboratoire de l’INSP est un laboratoire de référence nationale qui est amené à
encadrer les autres laboratoires périphériques ;
� Les Hôpitaux hébergeant les laboratoires impliqués dans le projet continuent de
bénéficier un bonus de qualité globale relatif à la stratégie FBP nationale ; ce qui n’est
pas le cas pour l’INSP
Le bonus trimestriel à accorder sera calculé en multipliant le score trimestriel obtenu (en
pourcentage) au plafond déterminé pour chaque structure.
Cependant, si un laboratoire connaît une baisse de son score de qualité et passe à une
catégorie d’étoile inférieure, le laboratoire reçoit la moitié des subsides correspondant au
score obtenu.
Un score de qualité inférieur à 50% ne donne droit à aucun bonus.
Les fonds prévus pour une année et non dépensés sont utilisés pour augmenter le plafond
de l’année suivante après analyse des facteurs sousjacents.
IV.3. Les fonds de démarrage
En vue de permettre aux laboratoires de se mettre à niveau pour la prochaine évaluation et
pour permettre d’améliorer la qualité de leurs services, il a été convenu d’octroyer un fond de
démarrage à chaque structure dès la signature du contrat dans le cadre du FBP, tout en se
conformant aux dispositions de l'accord de don. En effet le transfert de fonds au titre du FBP
s'inscrit dans la catégorie 2 qui porte sur « les Paiements au titre de contrats axés sur les
Résultats pour la Partie A.4 du Projet ».
Avant la signature du contrat de performance incluant la composante laboratoire dans le
cadre du projet, chaque structure doit avoir élaboré et transmis son PAA dont le chapitre
spécifique au développement des services de laboratoire est analysé et validé par la CT-FBP
Elargie, puis approuvé acceptable par le Projet. Ce chapitre devra contenir notamment :
(a) une analyse situationnelle, (b) les objectifs/résultats à atteindre avec les échéances, (c) les
stratégies d’amélioration des prestations, (d) les activités à mener et les responsables, (e) un
budget réaliste et source de financement précisée.
Par conséquent, le PAA dont la qualité est validée par la CT-FBP Elargie (qui forme le Groupe
Technique FBP dans le cadre du Projet) constitue le premier output à rémunérer. Un montant
équivalent à 60% du plafond trimestriel du FBP prévu pour les laboratoires des Hôpitaux de
District (Rumonge, Muyinga, Makamba, Kayanza) leur est attribué. Pour le laboratoire de
l’INSP, les fonds de démarrage représentent 37% du plafond trimestriel et pour le CHUK, ces
fonds correspondent à 51% du plafond trimestriel. Cette différence de proportion entre le
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CHUK et l’INSP est lié au fait que le plafond trimestriel de l’INSP est plus élevé que celui du
CHUK (pour l’INSP, prise en compte du remboursement du paquet gratuit pour les enfants de
moins de 5 ans et les femmes enceintes) alors que le montant de démarrage est le même
pour les deux institutions.
IV.4. Utilisation des subsides par les structures
IV.4.1. Au niveau des laboratoires intégrés dans des Hôpitaux
Au niveau des laboratoires appartenant à des Hôpitaux (CHUK, Muyinga, Rumonge, Kayanza
et Makamba), le montant obtenu après l’évaluation du laboratoire à l’aide de la grille SLIPTA
constitue une source de revenus comme tant d’autres et est géré par la Direction de l’Hôpital
qui doit par ailleurs ouvrir un sous compte bancaire pour la gestion des fonds issus du projet
EAHPLN.
Les fonds reçus du FBP laboratoire vont servir à financer les activités de renforcement de la
performance du laboratoire (dotation d’équipements, de matériels, réactifs et autres
consommables), à contribuer au fonctionnement de l’Hôpital et à motiver le personnel de
laboratoire. Pour ce faire, si pour un trimestre donné l’Hôpital reçoit un score lui permettant
d’obtenir des fonds dans le cadre du FBP Laboratoire, ces fonds seront répartis en trois
parties :
� Une enveloppe plafond trimestrielle pour les primes du personnel de laboratoire
qui ne doit pas excéder l’équivalent de 60% de la masse salariale trimestrielle nette
du personnel du service de laboratoire pour les Hôpitaux de District (Rumonge,
Muyinga, Makamba, Kayanza) et 30% pour le CHUK. Cette proportion est plus
petite pour le CHUK car les niveaux de salaire y sont plus élevés. L’attribution des
primes individuelles du personnel de laboratoire se fait selon l’outil d’indice des
formations sanitaires. Si tout le plafond n’est pas attribué au personnel, le reste de
l’enveloppe est reversée pour le fonds d’investissement du service de laboratoire ;
� Un montant pour quelques investissements du service de laboratoire : ce montant
correspond à 60% des fonds reçus après retrait de l’enveloppe des primes pour le
personnel auquel peut s’ajouter le cas échéant les fonds non répartis de
l’enveloppe des primes pour le personnel ;
� Un montant pour le fonctionnement de l’Hôpital : correspond à 40% du montant
des fonds FBP laboratoire reçus après retrait de l’enveloppe des primes pour le
personnel.
Pour éviter un double paiement, le personnel du laboratoire n’est pas concerné par le partage
des primes de performance issues de la stratégie nationale FBP au niveau de l’Hôpital. En cas
de contre-performance du service de laboratoire et si les subsides FBP/Labo de la période ne
permettent pas l’octroi des primes, le personnel concerné sera privé de primes, même si le
reste du personnel de l’Hôpital est primé. Inversement, en cas de bonne performance du
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laboratoire et de contre performance de l’Hôpital en général, le personnel de service
laboratoire sera primé même si le reste du personnel de l’Hôpital n’est pas primé.
IV.4.2. Au niveau du laboratoire de l’Institut National de Santé Publique (INSP)
L’INSP doit élaborer un plan annuel et semestriel comportant des mesures concrètes pour le
développement de sa fonction de laboratoire de référence nationale, y compris la motivation
du personnel affecté au laboratoire. Les fonds reçus du projet FBP laboratoire sont gérés par
la Direction Générale de l’INSP qui doit également ouvrir un sous compte spécifique pour la
gestion de ces fonds. Pour l’INSP, les fonds issus du projet FBP Laboratoire seront répartis en
quatre parties :
� Une partie sera utilisée pour recouvrer les fonds liés à la prise en charge gratuite des
examens de laboratoire pour les enfants de moins de 5 ans et les femmes enceintes :
cette partie a été fixée à 21 000 000 Fbu (13 725 USD) par trimestre au vu de la
moyenne des coûts des examens de laboratoire pour les enfants de moins de 5 ans
et les femmes enceintes sur une période de deux ans;
� Une enveloppe plafond trimestrielle pour les primes du personnel de laboratoire qui
ne doit pas excéder l’équivalent de 30% de la masse salariale trimestrielle nette du
personnel du service de laboratoire de l’INSP. L’attribution des primes individuelles du
personnel de laboratoire se fait selon l’outil d’indice des formations sanitaires. Si tout
le plafond n’est pas attribué au personnel, le reste de l’enveloppe est reversée pour le
fonds d’investissement du service de laboratoire;
� Un montant pour des investissements pour le développement du service de
laboratoire : ce montant correspond à 60% des fonds reçus après retrait de
l’enveloppe des primes pour le personnel et des fonds pour recouvrer les prestations
« gratuites » pour les enfants de moins de 5 ans et les femmes enceintes. A ce
montant pour les investissements du service de laboratoire peut s’ajouter le cas
échéant les fonds non répartis de l’enveloppe des primes pour le personnel ;
� Un montant pour le fonctionnement de l’INSP : correspond à 40% du montant des
fonds FBP laboratoire reçus après retrait de l’enveloppe des primes pour le
personnel et des fonds pour recouvrer les prestations gratuites pour les enfants de
moins de 5 ans et les femmes enceintes
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IV.2.3. Détermination de l’enveloppe plafond trimestrielle pour les primes de performance
du personnel de laboratoire
L’enveloppe plafond trimestrielle pour les primes de performance du personnel de laboratoire
dans les structures impliquées dans le projet est indiqué dans le tableau ci-dessous :
Institution
Masse salariale
mensuelle
nette (Fbu) (a)
Masse salariale
trimestrielle nette
(Fbu) (b)
% Enveloppe prime par
rapport masse salariale
(c)
Enveloppe plafond
trimestrielle pour primes du
personnel (Fbu) (d)=(b) *(c)
INSP 40 261 082 120 783 246 30% 36 234 974
CHUK 45 234 450 135 703 350 30% 40 711 005
Hôpital Rumonge 3 410 000 10 230 000 60% 6 138 000
Hôpital Muyinga 3 302 381 9 907 143 60% 5 944 286
Hôpital Kayanza 3 261 000 9 783 000 60% 5 869 800
Hôpital Makamba 4 898 000 14 694 000 60% 8 816 400
TOTAL 99 871 381 299 614 143
103 268 486
Source : Liste de paie du personnel de laboratoire des structures concernées
Nota bene : 1 USD=1 530 Fbu
La masse salariale du personnel est utilisée ici pour fixer, une fois pour toutes, le plafond du
montant attribuable aux primes de performance en fonction du budget disponible et des
directives en rapport avec le paiement des primes. Le plafond reste fixe même si pour le
personnel de laboratoire d’une institution la masse salariale venait à changer.
Lorsque le laboratoire reçoit lors de l’évaluation trimestrielle avec la grille SPLITA un score de
performance lui permettant d’atteindre au moins 4 étoiles, c'est-à-dire un score supérieur ou
égal à 85%, le personnel de laboratoire reçoit la totalité de l’enveloppe plafond trimestrielle
pour les primes de performance.
Lorsque le laboratoire reçoit lors de l’évaluation trimestrielle avec la grille SPLITA un score
inférieur à 85%, le personnel de laboratoire reçoit comme prime de performance l’enveloppe
plafond trimestrielle pour les primes de performance x score obtenu.
Lorsque le laboratoire atteint 5 étoiles, c'est-à-dire un score de performance supérieur ou
égal à 95%, le personnel de laboratoire reçoit en plus de la prime de performance, un bonus
spécial de performance calculé en fonction du budget disponible.
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Annexes
Annexe 1 : Tableau de répartition du budget par an et par rubrique de dépense
I. Subsides FBP Laboratoire
Score
Décembre
2012
Score
moyen
2014
Score
moyen
2015
Score
moyen
2016
Score
moyen
2017
Score
moyen sur 4
ans
Budget
2014
Budget
2015
Budget
2016
Budget
2017
Budget
total 4 ans
CHUK 32% 60% 65% 70% 75% 68% 96 000 104 000 112 000 120 000 432 000
INSP 65% 75% 80% 85% 90% 83% 165 000 176 000 187 000 198 000 726 000
Kayanza 49% 60% 65% 70% 75% 68% 62 400 67 600 72 800 78 000 280 800
Makamba 40% 55% 60% 65% 70% 63% 57 200 62 400 67 600 72 800 260 000
Muyinga 24% 50% 55% 60% 65% 58% 52 000 57 200 62 400 67 600 239 200
Rumonge 26% 50% 55% 60% 65% 58% 52 000 57 200 62 400 67 600 239 200
Sous total subsides Laboratoires 484 600 524 400 564 200 604 000 2 177 200
II. Montant au démarrage
CHUK
20 233 20 233
INSP
20 233 20 233
Kayanza
15 600 15 600
Makamba
15 600 15 600
Muyinga
15 600 15 600
Rumonge
15 600 15 600
Sous/Total montant au démarrage
102 866
TOTAL GENERAL 2 280 066
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Annexe 2 : Tableau de répartition du budget global sur 4 ans par rubrique de dépenses
Laboratoires Budget trimestriel
maximal (si score à 100%)
Budget annuel maximal
(si score à 100%)
Budget maximum pour 4
ans (si score à 100%)
Score moyen
sur 4 ans
Budget estimatif
sur 4 ans
I. Frais pour les subsides aux laboratoires
CHUK 40 000 160 000 640 000 68% 432 000
INSP 55 000 220 000 880 000 83% 726 000
Kayanza 26 000 104 000 416 000 68% 280 800
Makamba 26 000 104 000 416 000 63% 260 000
Muyinga 26 000 104 000 416 000 58% 239 200
Rumonge 26 000 104 000 416 000 58% 239 200
Sous/Total Subsides 199 000 796 000 3 184 000 2 177 200
II. Montant forfaitaire au début du Projet si PAA Validé (60% du budget trimestriel pour les Hôpitaux de District, environ 51% pour le CHUK et près de
37% pour l’INSP
CHUK 20 233 20 233
INSP 20 233 20 233
Kayanza 15 600 15 600
Makamba 15 600 15 600
Muyinga 15 600 15 600
Rumonge 15 600 15 600
Sous/Total Montant forfaitaire 102 866
TOTAL GENERAL 2 280 066