guide koha décembre 2019 - jean monnet university · 2019. 12. 9. · guide koha décembre 2019....
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Guide KOHA Décembre 2019
MODULE ACQUISITION
François Couronné
Sommaire
1 Accéder au module Acquisitions 3
2 Suivre son budget 4
3 Préparer une commande 7
Rechercher un fournisseur 7
Rechercher un panier 8
4 Saisir une commande 11
À partir d’une notice existante 12
À partir d’une notice vide 15
Gérer les suggestions 16
À partir d’une suggestion 18
Éléments financiers 20
5 Modifier une commande 21
Visualiser une ligne de commande 21
Annuler une commande 22
6 Réceptionner un colis 24
Accéder aux documents attendus 24
Exemplariser les documents 27
Fermer la facture 30
7 Suivre une ligne de commande 31
2
3
1 Accéder au module Acquisitions
Site + Login
4
2 Suivre son budget (1/4)
-Colonne Montant = montant initial alloué au poste
- Colonne Commandé = montant des commandes non réceptionnées
- Colonne Dépensé = montant des commandes réceptionnées
- Colonne Dispo = Montant – (Commandé + Dépensé)
Sur la page d’accueil du module, on trouve un
tableau récapitulatif des postes budgétaires
5
2 Suivre son budget (2/4)
Dans Koha, il y a deux niveaux :
Le budget (le père, enveloppe globale où aucune dépense n’est imputée)…
….Et les postes budgétaires ( les enfants entre lesquels se partagent
l’enveloppe globale, et sur lesquels les dépenses sont imputées).
Choisir et cliquer sur le budget
2 Suivre son budget (3/4)Le calendrier
6
7
3 Préparer une commande (1/4)
Rechercher un fournisseur
Pour chercher :
2 possibilités
8
Rechercher un panier (1/3)
3 Préparer une commande (2/4)
Liste des
fournisseurs
répondant à la
requête
Liste des paniers : - ouverts : contenant déjà des notices et
modifiables
- fermés : en attente de réception de
documents, on ne peut pas les modifier.
Ici, on ne voit pas les paniers vides ou
réceptionnés entièrement :
utilisez « Montrer tous les paniers »
9
Rechercher un panier (2/3)
3 Préparer une commande (3/4)
« Cacher les paniers reçus » laisse afficher les
paniers avec des documents en attente de réception.
10
« Cacher les paniers fermés » affiche les
paniers ouverts et donc modifiables.
Les paniers ouverts et vides, sans ligne de commande saisie,
n’apparaissent pas par défaut, pour les voir, il faut « montrer tous les
paniers »
Rechercher un panier (3/3)
3 Préparer une commande (4/4)
11
Vérifiez TOUJOURS qu’il n’existe
pas une notice pour le document
que vous voulez commander !
4 Saisir une commande (1/10) Modes d’alimentation
Seuls trois modes d’alimentation du panier sont actuellement utilisables :
A partir d’une notice existante
A partir d’une suggestion
A partir d’une nouvelle notice
Tous ces modes de commandes permettent l’alimentation automatique de
la zone 940 (Informations sur la commande) de la notice de l’ouvrage.
1 Ouvrir un nouvel onglet Recherche
2 Faire la recherche dans le catalogue.
Copier l’ISBN ou le PPN du document
identifié
4 Saisir sa commande (2/10)
A partir d’une notice existante (1/3)
4 Coller l’isbn ou le ppn dans le cadre
de recherche
3 Revenir sur l’onglet où le panier est
ouvert
12
La recherche à partir du
module acquisition ne
permet pas d’identifier
les documents avec
certitude. Il est préférable
d’utiliser le module de
recherche.
4 Saisir sa commande (3/10)
A partir d’une notice existante (2/3)
13
Il ne reste plus qu’à renseigner les
éléments financiers (voir plus loin)
Les éléments d’identification du
document sont déjà renseignés…
4 Saisir sa commande (4/10)
A partir d’une notice existante (3/3)
14
Renseigner les zones avec les
informations bibliographiques avant
de renseigner les éléments
financiers (voir plus loin)
A partir d’une notice vide
4 Saisir sa commande (5/10)
Il faut saisir l’EAN dans la case
ISBN pour permettre la
transmission des données aux
fournisseurs
La saisie se fait en majuscules, pour
plus de visibilité dans le catalogue.
Ne pas utiliser « ; », qui pose des
problèmes lors de l’envoi des
commandes aux fournisseurs.
Si la recherche dans le catalogue
ne propose pas de « notice
existante », on utilise « à partir
d’une nouvelle notice (vide) »
nom de l’éditeur
N° d’édition (2e Ed.)
15
16
A partir de la page d’accueil des
acquisitions
Gérer les Suggestions en attente
Onglet «A vérifier »
Gérer les suggestions (1/2)
4 Saisir sa commande (6/10)
17
On ne peut commander qu’à
partir d’une suggestion
acceptée !
Notes visibles sur
le compte lecteur
4 Saisir sa commande (7/10)
Gérer les suggestions (2/2)2 façons de gérer les suggestions :
1 A partir de l’onglet « en attente » en cochant
suggestions et en descendant au bas de la liste.
2 En cliquant sur le titre de la suggestion pour
l’ouvrir et accéder à l’ensemble des
informations.
18
Commander à partir d’une suggestion (1/2)
4 Saisir sa commande (8/10)
Vous pouvez uniquement commander à partir
des suggestions que vous avez acceptées
19
Après la saisie de
la commande, le
lien avec l’auteur
de la suggestion
est conservé.
Sur le compte
lecteur du
catalogue,
l’information de
la commande est
indiquée
Commander à partir d’une suggestion (2/2)
4 Saisir sa commande (9/10)
20
4 Saisir sa commande (10/10)Eléments financiers
- La quantité n’est pas toujours une zone
modifiable : on peut diminuer le nombre d’exemplaire s’il est
supérieur à 1 mais on ne peut pas augmenter la quantité.
- Budget : le champs est pré-rempli par le premier
poste de la liste.
- Ne jamais cocher prix incertain
- Paramètres par défaut définis dans la fiche
fournisseur.(Si besoin, possibilité de modifier ici).
- Zones pré-remplies lors de la saisie du prix de
vente : ne pas modifier !
- L’utilisation des statistiques est définie (ou non)
pour chaque poste budgétaire.
Elles permettent d’éditer des statistiques sur les
domaines d’acquisition ainsi que le suivi des
dépenses dans le calendrier(statistique 1) et
la provenance et les supports (statistique 2)
N’oubliez pas d’enregistrer votre saisie !
21
Possibilité de modifier ou
de supprimer une ligne de
commande tant que le
panier est ouvert
Visualiser une ligne de commande
5 Modifier une commande (1/3)
21
22
Annuler une ligne de commande du panier (1/2)
5 Modifier une commande (2/3)
Avant d’annuler une ligne de commande copier/coller les références et indiquer le
motif de l’annulation dans la zone de notes. En cas de suppression de la notice
bibliographique, l’intitulé disparait, la zone de note permet de savoir ce qui a été
annulé.
23
Annuler une ligne de commande du panier (2/2)
Vous pouvez cochez cette case si vous souhaitez
supprimer la notice bibliographique.
5 Modifier une commande (3/3)
Deux façons d’accéder à la réception des colis :
1
2
6 Réceptionner un colis (1/7)
Accéder aux documents attendus (1/3)
- A partir de la page d’accueil
des acquisitions, faire une
recherche par nom de
fournisseur. Le bouton
« réceptionner colis » est
directement accessible
- A partir de la fiche
fournisseur, dans le menu
déroulant « gestion des
commande », choisir
« réceptionner colis ».
24
Pour poursuivre la réception d’un colis
cliquer dans la colonne date du n° de
facture correspondant à votre colis.
6 Réceptionner un colis (2/7)
Accéder aux documents attendus (2/3)
Pour débuter la réception d’un nouveau colis:
- Inscrire le N° de facture dans la case « Ref fournisseur »
- Cliquer sur « Suivant ».
25
6 Réceptionner un colis (3/7)
Accéder aux documents attendus (3/3)
Cliquer sur réceptionner pour
effectuer la réception de un ou
plusieurs exemplaires attendus
Documents déjà réceptionnés pour cette facture.
Rechercher le document à
réceptionner selon le critère
de votre choix (ISBN, Titre…)
puis « filtrer » pour obtenir le
résultat
2
1
26
Exemplariser les documents(1/3)
6 Réceptionner un colis (4/7)
Vérifier le prix unitaire de
l’ouvrage et modifier le
« coût réel » si nécessaire
- Remplir les données d’exemplaire.
- Les zones obligatoires sont signalées
par une « * ».
- Attention certaines zones comportent
une valeur par défaut à modifier en
fonction votre bibliothèque.
27
ATTENTION !
- Le bouton Effacer permet de
nettoyer le formulaire des
éléments déjà remplis.
Exemplariser les documents(2/3)
6 Réceptionner un colis (5/7)
Le bouton « + » permet d’enregistrer
l’exemplaire qu’on vient de renseigner
et de lancer l’exemplarisation d’un
nouvel exemplaire.
Le bouton « enregistrer » permet de
valider la réception du ou des
exemplaire(s)
28
Exemplariser les documents(3/3)
6 Réceptionner un colis (6/7)
1 –Après la validation avec le
bouton « + » les exemplaires reçus
s’affichent au dessus du prochain
exemplaire à recevoir (si la
commande en comporte plusieurs)
2- Après l’enregistrement avec le
bouton « enregistrer », le document
qui vient d’être réceptionné est visible
dans la liste « déjà réceptionné »
29
Fermer la facture
6 Réceptionner un colis (7/7)
Une fois la réception du colis
terminée (l’ensemble des
documents de la facture sont
réceptionnés). Vous devez :
1- fermer la facture.
2 -Visualiser, renseigner et
vérifier votre facture en cliquant
sur « voir le détail ».
Renseigner la date de réception et enregistrer
30
31
7 Suivre mes lignes de commande
Rechercher un document
Le bandeau supérieur du module acquisition propose une recherche simple
par titre et/ou fournisseur. Cliquer pour la recherche avancée.
- Référence fournisseur = N° de
Facture
- Possibilité de recherche sur le statut
de la commande et notamment les
commandes supprimées.