guide eforms 2012

5/17/2018 Guide Eforms 2012 - slidepdf.com

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V2-30/01/2012

125 Quai des Chartrons-33085 Bordeaux CedexTél : 05.56.00.94.00 – Fax : [email protected] / http://penelope.2e2f.fr/

LLP EFORM 2012 - GUIDE DU CANDIDAT

LLP EFORM 2012 - GUIDE DU CANDIDAT .......................................................................... 1

I. Introduction 2

II. Principales étapes de la candidature en ligne : 3

III. Types de champs à renseigner dans le formulaire : 5

IV.A Ajout ou suppression de données 6

IV.B Tableau des mobilités 7

IV.C fonctionnalités des boutons : 9

IV.D Foire aux questions : 10



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I.Introduction

Le formulaire « eForm » vous permettra de compléter et de soumettre sous format

électronique un formulaire de demande de subvention pour certaines actions du

programme LLP.

La candidature en ligne permet 3 types d’action:

- Valider le formulaire (=> vérifier que toutes les données sont complétées et exactes).

- Soumettre la candidature en ligne.

- Imprimer le formulaire à transmettre ensuite par voie postale.

Dans l'appel à propositions 2012, le formulaire de candidature « eForm » est disponible pourles actions suivantes:

Comeniuso Bourses de formation continue Comenius 2012o Partir comme assistant Comenius 2012o Accueillir un assistant Comenius 2012o Partenariats scolaires multilatéraux Comenius 2012o Partenariats scolaires bilatéraux Comenius 2012o Visites préparatoires et séminaires de contact Comenius 2012

Grundtvigo Bourses de formation Grundtvig 2012o Partenariats éducatifs Grundtvig 2012o Visites préparatoires et séminaires de contact Grundtvig 2012

Erasmuso Visites préparatoires et séminaires de contact Erasmus 2012

Leonardo da Vincio Partenariats Leonardo da Vinci 2012o Projets de transfert d'innovation Leonardo 2012o Visites préparatoires et séminaires de contact Leonardo 2012

Le formulaire en ligne « eForm » est un document PDF. Le candidat doit donc utiliser

la version 9 minimum du programme Adobe Reader. Il est recommandé, dans tous

les cas, d'utiliser la dernière version d'Adobe Reader.

Adobe Reader est gratuit et disponible à l'adresse www.adobe.com.

Le formulaire de candidature doit être téléchargé sur le site Penelope de l’agence :

http://penelope.2e2f.fr

http://www.adobe.com/



http://penelope.2e2f.fr/






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II.Principales étapes de la candidature en ligne :

Les principales étapes de la soumission d’un formulaire de candidature « eForm » sont :

1. Télécharger le formulaire électronique de demande sous forme de fichier PDF

Sur le site Penelope http://penelope.2e2f.fr;

2. Remplir le formulaire électronique de demande (hors ligne)

a. Veuillez noter que:

b. Les champs obligatoires sont indiqués avec une bordure rouge.

c. Certains champs obligatoires ont des menus déroulants. Il vous suffit de

cliquer sur la flèche au bout de cette ligne pour voir défiler les informations.

d. Les champs en gris sont des champs déjà pré-complétés. Ils ne peuvent pas

être modifiés par le candidat.

e. Pour les champs à multiples entrées, le candidat peut supprimer ou ajouter

des lignes. OU

.

3. Pendant que vous remplissez le formulaire, vous pouvez à tout moment sauver les

données déjà complétées (bouton « Save » ou « Enregistrer »). Il est fortement

recommandé d’enregistrer le formulaire régulièrement pendant que vous leremplissez.

4. Valider le formulaire électronique de demande (hors ligne):

La validation vérifie l'exhaustivité de l'information obligatoire et que les données

renseignées sont au format correct (notamment pour les dates et les adresses

électroniques);

5. Soumettre le formulaire électronique

La soumission doit être faite en ligne (vous devez être connecté à Internet poursoumettre votre formulaire en cliquant sur le bouton « soumettre en ligne »). Le

formulaire demandera au candidat une connexion internet au site europa afin

d’envoyer les données électroniques. Le candidat doit cliquer sur autoriser pour

permettre une soumission correcte.







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Si la soumission est réussie, un tableau récapitulatif fait mention de cette

soumission en ligne, et le pied de page du formulaire y fait référence (cf capture

d’écran ci-dessous)

Si la soumission ne fonctionne pas, le candidat peut utiliser la procédure

alternative consistant à envoyer les données XML du formulaire par courriel à

l’agence.



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6. Enregistrer: Il est recommandé de sauvegarder votre formulaire PDF sur votre

ordinateur pour référence ultérieure. L’agence ne reçoit pas le document PDF et ne

peut pas le renvoyer au candidat.

7. Imprimer le formulaire soumis c’est-à-dire celui avec la référence de soumission en

pied de page (voir page précédente).

Attention à ne pas envoyer à l’agence un formulaire ou il y a écrit en pied de page

« Formulaire non soumis ».

La demande de subvention doit être signée par le représentant légal avec le tampon

de l’organisme le cas échéant.

8. Le candidat envoie par voie postale à son agence nationale et ce au plus tard à la

date d’échéance de la candidature (cachet de la poste faisant foi), prenez le soin devous référer au calendrier des dates de dépôts de candidatures sur

http://penelope.2e2f.fr/. Le candidat doit joindre les éventuelles annexes

demandées à son formulaire de candidature. Il doit se référer à la fiche-action

Penelope qui les liste. Les annexes sont aussi décrites dans le courriel reçu par le

candidat lorsqu’il fait sa demande de formulaire eForm sur le site Penelope.

III.Types de champs à renseigner dans le formulaire :

Il existe différents types de champs dans le formulaire :

1. Champs pré-complétés ou de calcul : ils apparaissent en gris et ne peuvent être

modifiés.

2. Champs obligatoires : ils apparaissent en orange avec une bordure rouge. Ils doivent

être complétés afin de pouvoir valider le formulaire.

3. Champs optionnels: ils apparaissent en jaune ou sans bordure rouge. Ils peuvent être

complétés si pertinent mais ne sont pas obligatoires.

Pour avoir un meilleur aperçu des champs obligatoires, cliquez sur le bouton “Mettre les

champs existants en surbrillance”. Les champs obligatoires apparaîtront avec une bordure






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rouge.

IV.A Ajout ou suppression de données

Deux boutons sont disponibles pour ajouter ou supprimer des lignes dans une liste.

Pour des lignes en plus, appuyez sur le bouton “+”.

Pour supprimer des lignes, appuyez sur le bouton “-“.

Pour ajouter un organisme d’accueil, cliquez sur le bouton « ajouter un organisme

d’accueil ».

Pour supprimer le dernier organisme d’accueil, il vous suffira de cliquer sur le bouton

correspondant.



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IV.B Tableau des mobilités

Vous devez indiquer la date de début d’activité (hors voyage) et précisez le nombre de jours

d’activité sur place.

En fonction du pays de destination choisi dans ce tableau, le forfait séjour sera calculé

automatiquement selon le barème des taux journaliers du pays où se déroule l’activité dans

le tableau suivant.

Les autres frais éligibles doivent être estimés sur la base de frais réels encourus.

L’agence française a plafonné ces frais de la manière suivante :

Frais de voyage + visa d’entrée : 500 € (sauf si vous venez des Pays et Territoires

d’Outre-Mer)

Attention : Pour les VISITES PREPARATOIRES, les frais de voyage ne sont plus pris

en charge, sauf pour les bénéficiaires issus des PTOM.

Si les individus résident dans un des pays et territ oires d’outremer listés dans la

Décision 2001/822/EC du Conseil ou ont un de ces territoires pour destination, les

frais de voyage réels encourus seront totalement remboursés, quelle que soit la durée

de l’activité de mobilité.

Frais d’inscriptions : 500 € (ne concernent que les Bourses de formation Grundtvig et

Comenius, et les Visites et Echanges Grundtvig)

Frais de préparation linguistique sont forfaitaires à 150 € quelle que soit la durée de

la formation (en dehors des formations en langue, des visites préparatoires et

séminaires de contact).

Une calculette budgétaire se trouve à votre disposition pour les mobilités individuelles :

http://penelope.2e2f.fr/calculette-mobilites-2012.php






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Une calculette budgétaire se trouve à votre disposition pour les visites

préparatoires et séminaires de contact :

http://penelope.2e2f.fr/calculette-VP-2012.php

La demande de subvention de décompose de la manière suivante :

1) Les frais de voyage : Il vous faudra renseigner vous-même les parties colorées en

jaune clair. Attention : Pour les VISITES PREPARATOIRES, les frais de voyage ne sont

plus pris en charge, sauf pour les bénéficiaires issus des PTOM.

2) Les frais de séjour : Le nombre de jours et le taux journalier se calculeront

automatiquement suivant les informations que vous avez renseignées

précédemment dans la candidature (nombre de jours et pays de destination). Il vous

suffira de Cliquer sur le bouton Calcul pour que le total apparaisse dans la ligne

« frais de séjour ».

Le montant total de la subvention demandée apparait dans la section H.2.

Le montant total de la subvention demandée apparait dans la section H.2.

Cliquezsur lebouton«Calcul

A renseignervous même

1

2






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IV.C fonctionnalités des boutons :

Bouton “Valid er ” : vérifie que tous les champs obligatoires ont été complétés. Si ce

n’est pas le cas, un message apparaît avec le nom du champ incomplet. Ce boutonapparaît sur chacune des pages du formulaire. Lorsque le candidat appuie sur ce

bouton, la vérification porte sur l’ensemble du formulaire.

Bouton “Soumettre en ligne” : si le formulaire est complété en entier, il sera dès lors

envoyé à une base de données centrale. Si la soumission fonctionne, l’opération est

confirmée par l’apparition d’une référence de soumission ID dans la partie

Soumission de la candidature et le pied de page du formulaire y fait également

référence.

Le bouton “ Imprimer le formulaire” permet d’imprimer le formulaire de candidature.

Imprimez le document après la soumission, pour ne pas envoyer à l’agence une

candidature non soumise.

Le bouton «envoyer un mail avec les données en pièce jointe» uniquement si la

soumission en ligne n'est pas disponible.

Pour obtenir une meilleure version de l’impression du formulaire, il est recommandé de sélectionner

l’option “réduire à la zone d’impression”, comme figuré ci-dessous.



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IV.D Foire aux questions :

Lorsque je veux valider la page, le message d’erreur « échec de la validation apparait »

Vérifiez que :

le format des dates est correct (saisir des – et non des / pour les séparateurs de

date : 31-08-2010 est correct ; 31/08/2010 ne l’est pas) toutes les rubriques dont la saisie est obligatoire ont bien été renseignées (dans

les rubriques entourées de rouge la saisie des informations est obligatoire).

le format des adresses électroniques est correct : par exemple une adresse

électronique sans @ ou finissant en .f au lieu de .fr est considérée comme

inexacte.

Je n’arrive pas à soumettre mon formulaire en ligne :

Lorsque vous cliquez sur « Soumission en ligne », une fenêtre apparaît et vous demande

si vous autorisez l’accès à ce site : sélectionnez « autoriser » pour pouvoir soumettre

votre dossier, sinon un message d’erreur apparaît.



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Si la soumission reste bloquée, vérifiez que l’ordinateur sur lequel vous travaillez n’est

pas « sécurisé » (ordinateur professionnel notamment).

Je ne parviens pas à lire les fichiers PDF alors que j’ai bien téléchargé la dernière versiond’Acrobat Reader

Si vous travaillez sur MAC et que vous avez téléchargé la dernière version d’Acrobat

Reader, cliquez dessus puis sélectionnez « utiliser cette version par défaut » pour lire des

fichiers PDF.

RAPPEL : Après la soumission, vous devez imprimer, faire signer le dossier et le renvoyer

à l’Agence (coordonnées en page 2 de l’eform.). Assurez-vous que votre dossier est bien

enregistré sur votre ordinateur car en cas de suppression ou perte, il est impossible à

l’Agence de vous le renvoyer. L’Agence reçoit uniquement les données XML de votre

candidature pour traitement informatisé, mais le PDF n’est pas transmis dans son

intégralité.

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