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© 2011 Mindjet
Guide d’utilisation de MindManager Project Jetpack
17 janvier 2011
Guide d’utilisation de MindManager Project Jetpack
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Sommaire
1 Introduction ............................................................................................................ 4
2 Avant de commencer ............................................................................................... 5
2.1 Se familiariser avec MindManager ........................................................................ 5
2.2 Revoir les modèles de gestion de projet ................................................................ 6
2.3 Où trouver de l’assistance supplémentaire ............................................................. 8
3 Gestion de projets avec MindManager ........................................................................ 9
3.1 Cohésion de l’équipe ........................................................................................... 9
3.2 Élaboration d’un plan de projet de qualité ............................................................. 9
3.3 Gestion des tâches, Gantt intégré et Microsoft Project........................................... 10
3.4 Allègement de la charge de contrôle du projet ..................................................... 10
3.5 Contrôle du projet ............................................................................................ 11
3.6 Création d’archives de projets ............................................................................ 15
4 Lancement ........................................................................................................... 16
4.1 Définition du problème ...................................................................................... 17
4.2 Plan d’activité .................................................................................................. 17
4.3 Conditions du projet ......................................................................................... 18
4.4 Dossier de décision ........................................................................................... 18
4.5 Charte du projet .............................................................................................. 19
4.6 Liste de contrôle du lancement de projet ............................................................. 20
5 Planification .......................................................................................................... 21
5.1 Portée et objectifs commerciaux du projet ........................................................... 22
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5.2 Structure de répartition du travail ...................................................................... 22
5.3 Organigramme du projet ................................................................................... 23
5.4 Plan de développement ..................................................................................... 24
6 Exécution et contrôle ............................................................................................. 25
6.1 Demande de modification .................................................................................. 26
6.2 Tableau de bord du projet ................................................................................. 26
6.3 Problèmes du projet ......................................................................................... 27
6.4 Rapport d’état du projet .................................................................................... 28
6.5 Bref rapport d’état ............................................................................................ 28
6.6 Réunion d’examen de la qualité ......................................................................... 29
6.7 Réunion du comité de direction .......................................................................... 29
7 Clôture ................................................................................................................. 30
7.1 Rapport de clôture du projet .............................................................................. 31
8 Conclusion ............................................................................................................ 32
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MindManager jette les bases de la réussite des projets, conduisant à une meilleure
satisfaction des clients, une qualité optimisée et des coûts de développement réduits.
L’utilisation de MindManager avec MindManager Project Jetpack apportera :
la cohésion au sein de l’équipe
l’élaboration d’un plan de projet de qualité
l’accès facilité aux données du projet
l’allègement de la charge de contrôle du projet
la création d’archives de projets
MindManager Project Jetpack aide à optimiser les performances du projet. Cet ensemble de
modèles montre comment utiliser MindManager selon une méthodologie de gestion de
projets. Inutile d’être un chef de projet certifié pour tirer parti de l’utilisation de
MindManager. Les chefs de projet expérimentés constateront que MindManager optimise
leur travail actuel et améliore les performances de l’équipe en termes d’efficacité, de
communication et d’organisation.
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Avant d’utiliser MindManager Project Jetpack, informez-vous sur MindManager pour pouvoir
tirer pleinement parti des avantages qu’offrent MindManager et ces modèles de gestion de
projet lorsque vous exécuterez votre projet.
Cette section présente les ressources disponibles pour apprendre à profiter pleinement de
MindManager et vous préparer à la gestion de votre prochain projet.
2.1 Se familiariser avec MindManager
Souhaitez-vous en savoir plus sur MindManager et le mapping d’informations ? Profitez des
didacticiels en ligne et des ressources du système d’aide pour vous familiariser avec toutes
les fonctionnalités qu’offre MindManager.
Accédez aux didacticiels en ligne à partir du menu Fichier. Naviguez vers la catégorie Aide
puis cliquez sur « Didacticiels supplémentaires en ligne », ou bien cliquez sur ce lien pour y
accéder directement.
Même les utilisateurs de MindManager existants peuvent bénéficier de ces didacticiels en
ligne en consultant la zone « Nouveautés de MindManager 9 ».
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Assurez-vous de bien consulter le système d’aide complet pour une meilleure
compréhension des fonctionnalités de MindManager. Vous pouvez accéder à l’aide en
ligne ou directement depuis l’application sous le menu Fichier.
Enfin, assurez-vous de jeter un coup d’œil aux 7 étapes de base du mapping avec
MindManager pour bien démarrer avec MindManager.
2.2 Revoir les modèles de gestion de projet
La méthodologie Project Management Body of Knowledge (PMBOK) est une référence
reconnue mondialement sur les fondements de la gestion de projet. Les modèles
MindManager inclus sont en corrélation directe avec cette référence. Vous le constaterez
lorsque vous commencerez à étudier chaque modèle et découvrirez rapidement de quelle
manière tous ces documents sont reliés les uns aux autres.
Tous les modèles ont été installés dans MindManager. Ils sont numérotés pour correspondre
aux sections de ce document qui décrivent le modèle et sont regroupés dans les phases
suivantes :
4 Lancement
5 Planification
6 Exécution
7 Clôture
Examinez et revoyez attentivement tous les modèles de map et l’exemple de projet fournis.
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Accédez aux modèles en sélectionnant Fichier | Nouvelle et en défilant ensuite vers les
modèles MindManager Project Jetpack.
La map Processus de projet offre un large aperçu de tous les éléments clés nécessaires à la
réussite de la programmation, du lancement et de l’exécution d’un projet. Elle peut
également faire office de référence pertinente tandis que vous vous familiarisez avec
MindManager Project Jetpack.
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2.3 Où trouver de l’assistance supplémentaire
Si vous avez besoin d’assistance supplémentaire ou d’inspiration, plusieurs ressources sont
disponibles :
Pour plus d’exemples et de modèles de mapping, assurez-vous de consulter les
ressources en ligne que constitue Maps for That, un site entièrement dédié à la
promotion et au partage des maps créées par les utilisateurs pour les utilisateurs.
Rendez-vous sur le Forum des utilisateurs Mindjet (en anglais) ou la Base de
connaissances pour voir les questions posées par les autres utilisateurs.
Mindjet met à votre entière disposition une équipe d’assistance expérimentée et bien
formée pour répondre à toutes les questions qui peuvent survenir.
o Le service à la clientèle, pour les problèmes liés aux clés de licence ou les
mises à niveau.
o L’assistance technique, idéale pour les problèmes relatifs aux produits et à
l’installation.
o D’autre part, si vous souhaitez nous faire part de vos commentaires et de vos
suggestions afin d’améliorer MindManager, n’hésitez pas à soumettre une
suggestion à tout moment.
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Cette section décrit brièvement les méthodes et les avantages de l’utilisation de
MindManager dans le cadre de votre processus de gestion de projets. MindManager Project
Jetpack utilise les meilleures pratiques des techniques de gestion de projet du PMBOK et les
associe aux atouts de MindManager pour vous aider, vous et votre équipe, à exécuter un
projet encore plus efficacement.
3.1 Cohésion de l’équipe
MindManager possède une interface visuelle simple qui facilite la documentation et le
partage d’informations pour les équipes. Exploitez le capital intellectuel de vos équipes avec
MindManager et garantissez le succès de vos projets grâce à :
l’intégration de l’expertise collective durant la planification
une meilleure implication des intervenants à travers l’implication de chacun dans
toutes les phases
La délégation de nombreuses tâches de gestion de projet aux équipes concernées à
l’aide des fonctionnalités de tâche dans MindManager.
3.2 Élaboration d’un plan de projet de qualité
MindManager est la solution idéale pour permettre aux équipes de capturer et d’affiner les
exigences et de créer des plans d’action directeurs. Il facilite une gamme complète
d’activités de planification de projet telles que :
l’établissement d’un dossier de décision pour un produit ou un service
la création d’une charte de projet
la définition de l’objectif général du projet
la création d’une structure de répartition du travail
La création et l’utilisation de modèles de map standardisés pour chaque phase du projet
améliorent la qualité des livrables et garantissent la répétabilité du processus de votre
projet.
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3.3 Gestion des tâches, Gantt intégré et Microsoft Project
L’utilisation de MindManager avec le mapping visuel, la gestion de tâches et une vue Gantt
intégrée procure aux équipes de projet une solution puissante. Microsoft Project n’est pas
un outil collaboratif et les chefs de projets trouvent souvent difficile l’extraction des tâches
principales qui nécessitent un suivi dans leur plan. Cela entraîne des complications liées aux
ressources, des dépassements en termes de temps et des surcoûts. Ces omissions peuvent
affecter considérablement l’intégrité et l’exactitude du suivi des projets.
Les fonctionnalités de tâches et Gantt de MindManager permettent l’attribution des
ressources, la détermination des dépendances et l’estimation de l’utilisation. Toutes ces
informations de tâches peuvent s’afficher en vue Gantt standard pour offrir une vue
d’ensemble du plan du projet lors de la formation de l’équipe et de la définition de la charte.
Pendant la gestion d’un projet complexe vers un niveau de détails plus élevé, toutes les
informations de tâches peuvent être directement utilisées dans Microsoft Project.
MindManager offre une fonction d’exportation très simple vers Microsoft Project en
exploitant totalement toutes les données telles que les ressources, les dépendances, les
échéances, le pourcentage d’achèvement et plus encore. Les équipes peuvent développer
les informations et les exporter vers Microsoft Project, ce qui facilite le suivi des habitudes
et des outils de travail existants et améliore la valeur pour votre équipe.
3.4 Allègement de la charge de contrôle du projet
L’art du suivi des projets consiste à identifier les déviations par rapport aux plans
initialement établis et à mettre en œuvre des actions correctives qui s’imposent. Grâce à
MindManager, les équipes de projet sont en mesure d’identifier les problèmes, d’élaborer
des plans d’action et d’exécuter rapidement ces plans.
MindManager intègre des fonctions de suivi directement dans les maps, notamment :
des icônes pour indiquer visuellement les informations principales comme l’état, les
risques, les priorités, etc.
l’intégration d’informations clés de messages électroniques et de tâches à l’aide de
requêtes Outlook pour s’assurer que tous les membres et parties prenantes de
l’équipe disposent des mêmes informations.
l’utilisation des ressources depuis MindManager, Outlook et même Sharepoint* pour
gérer la délégation et le suivi des tâches.
l’utilisation de la vue Gantt de toutes les tâches et échéances pour avoir une vue
d’ensemble sur tout le projet.
* Nécessite l’extension MindManager Explorer pour SharePoint.
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3.5 Contrôle du projet
Il est primordial qu’une certaine partie du processus soit suivie au début de l’exécution des
plans de votre projet pour faciliter :
la communication de l’état du projet
la résolution des problèmes
la gestion des changements de conditions
la gestion des réunions
MindManager Project Jetpack offre un ensemble de documents de contrôle pour vous
permettre de gérer les activités journalières de votre projet. De plus, la collecte de
documents de contrôle à la fin de votre projet vous servira de ressources importantes
lorsque vous voudrez évaluer et planifier vos futurs projets.
3.5.1 Suivi des tâches
MindManager vous permet d’assurer le suivi des informations relatives aux tâches, y
compris les dates de début et d’échéance, le pourcentage de progression, la durée et les
ressources chargées de les mener à bien.
La map Plan de développement de la phase de planification utilise les tâches qui identifient
clairement les dates de début et d’échéance, la priorité, le pourcentage de progression et
les ressources attribuées. L’utilisation des fonctionnalités d’informations de tâches de
MindManager remplit automatiquement la vue Gantt d’un aperçu complet de toutes les
tâches actuellement définies sur la map.
Facultativement, vous pouvez également exporter les informations de tâches vers
Microsoft Project afin d’utiliser les fonctionnalités avancées de gestion de projet de Project.
3.5.2 Ajout de drapeaux aux sujets
La map Tableau de bord du projet de la phase d’exécution affiche un autre scénario. Au lieu
d’assurer le suivi des tâches individuelles, les chefs de projet peuvent vouloir marquer les
livrables à l’aide de drapeaux pour indiquer leur état, facilitant ainsi le repérage des points
de conflits problématiques dans le projet. Le sujet « État actuel » ci-dessous est un bon
exemple d’utilisation d’icônes marqueurs pour spécifier
le niveau de risque. Notez l’utilisation des couleurs
comme indicateurs naturels de l’état.
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3.5.3 Filtrage d’une map
L’utilisation de marqueurs de map simplifie les recherches dans une map. Ils sont non
seulement faciles à visualiser et interpréter, mais peuvent aussi vous servir à filtrer la map
pour afficher ou masquer des marqueurs précis.
Par exemple, il est possible que ceux qui travaillent sur une forme de gestion de projet
basée sur des exceptions aient besoin de se concentrer sur les sujets à risques lors d’une
réunion d’état. Le filtrage facilite cette tâche.
Pour filtrer une map :
1. Dans l’onglet Affichage, cliquez sur Filtre et choisissez Filtre multi-critères sur
l’entête de la map.
2. Sélectionnez le drapeau ou autre marqueur sur lequel vous souhaitez vous focaliser.
3. Cliquez sur le bouton Filtre et choisissez Afficher les sujets correspondants ou
Masquer les sujets correspondants pour afficher ou masquer les sujets conformes aux
critères de filtrage spécifiés.
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L’affichage de la map est adapté en fonction du filtrage appliqué.
Pour supprimer le filtre, sélectionnez Supprimer le filtre dans l’onglet Affichage.
3.5.4 Mise en place d’un portail dédié au projet
L’un des problèmes les plus critiques auxquels tout projet doit faire face est de maintenir un
point d’accès unique aux données du projet.
MindManager facilite le regroupement et le partage des données essentielles grâce à la mise
en place d’un portail dédié au projet. Vous pouvez créer une map qui relie tous les
documents importants d’un projet, notamment toutes les informations pertinentes telles que
votre charte de projet, la méthode d’évaluation de votre réussite, votre équipe vos
coordonnées, etc. Mettez cette map sur votre réseau ou dans Microsoft SharePoint pour
permettre à tous les membres de l’équipe d’avoir une impression d’ensemble et d’accéder à
tous les détails.
La map Tableau de bord du projet dans la phase d’exécution est la seule source
d’informations naturelle du projet. Ajoutez en pièces jointes et référencez par lien
hypertexte toutes les données à cette map pour que tous les membres de l’équipe puissent
les utiliser en tant que source d’informations unique par rapport à l’état du projet.
ASTUCE : consultez la section sur l’utilisation des liens hypertexte dans l’Aide de
MindManager.
Le portail du projet peut également servir de base pour l’ordre du jour des réunions de
l’équipe ou les rapports à l’intention de la Direction.
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Durant les réunions, il est facile d’accéder à ces données et d’en examiner les détails. En les
reliant à d’autres cartes du projet (ex. : un plan de développement, les demandes de
modification, les rapports d’avancement, etc.) et à des documents, vous pouvez accéder
immédiatement aux informations importantes relatives au projet. En réduisant les sujets,
vous pouvez vous concentrer sur une vue d’ensemble du projet. Cette vue dynamique du
projet permet de garder l’équipe et les acteurs informés.
3.5.5 Efficacité des réunions de l’équipe de projet
Vous pouvez également renforcer l’efficacité des réunions de votre équipe grâce à
MindManager. C’est le support idéal pour tenir l’équipe informée, concentrée et impliquée.
MindManager est idéal pour l’exécution des types de réunions suivants :
Démarrage du projet
Identification des conditions
Résolution des problèmes
État du projet
Comité de direction
Brainstorming
Utilisez la map Tableau de bord en tant que point de départ pour toutes les réunions.
Localisez la map requise pour la réunion indiquée, telle qu’un Bref rapport d’état.
Faites un suivi de toutes les notes de réunions, les participants et les éléments d’action dans
un sujet pour que ceux-ci puissent servir de référence à tout moment pour tous les
membres de l’équipe.
Assurez-vous de relier les anciens rapports d’état, les demandes de modification, les
problèmes, etc. à votre Tableau de bord du projet pour que vous puissiez y avoir un accès
immédiat à vos anciens enregistrements.
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3.6 Création d’archives de projets
MindManager facilite la capture des leçons tirées des projets réalisés et le regroupement des
données des projets pour référence ultérieure, fournissant ainsi un ensemble de données
riche pour une planification future.
Une fois qu’un projet est terminé et que toutes les maps sont achevées, l’ensemble entier
des documents constituera la base d’un nouveau projet. Vous pouvez copier, renommer et
modifier facilement les données pour les transposer sur un nouveau projet.
Ce processus de stockage et de réutilisation de données apporte une cohérence et améliore
la qualité des projets.
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Le lancement d’un projet doit être envisagé comme un processus à cinq étapes :
Définir le problème
Élaborer un plan d’activité
Définir les conditions du projet
Développer le dossier de décision
Émettre la charte du projet
MindManager est la solution idéale pour mener à bien ce processus. Le logiciel permet aux
équipes de discuter, documenter les problèmes et les solutions, développer les plans
appropriés et de parvenir rapidement à des décisions judicieuses.
Accédez aux modèles décrits dans cette section en procédant comme suit :
1. Sélectionnez Nouvelle dans le menu Fichier.
2. Défilez jusqu’à la section MindManager Project Jetpack.
3. Sélectionnez le modèle souhaité et cliquez sur Créer.
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4.1 Définition du problème
En règle générale, un projet vise à résoudre un problème. Lorsque vous lancez un projet, la
première étape à laquelle vous et votre équipe devez procéder est de définir clairement le
problème que votre projet va résoudre. Lors de l’exécution d’une tâche manifestement
simple, cette importante étape servira de boussole pour votre projet. En cas de doute sur
une décision, reliez-la au problème que vous êtes supposé résoudre afin de prendre la
meilleure décision.
La map Définition du problème traite les sujets suivants :
Définition du problème
Options d’opportunités
Révision des opportunités
Après avoir défini le problème et revu les opportunités pour y répondre, la map Définition
du problème constituera un outil clé pour vous aider à élaborer votre Plan d’activité, définir
la Charte du projet et déterminer la Portée et les objectifs du projet.
4.2 Plan d’activité
Le Plan d’activité établit la base de votre projet. Cette map vous aide à communiquer les
raisons qui vous motivent dans l’exécution du projet.
Un bon plan d’activité vous aide à répondre aux questions pertinentes telles que :
La création du produit ou du service proposé est-elle justifiée ?
Le produit proposé est-il conforme aux besoins stratégiques de la société ?
Votre organisation dispose-t-elle de l’expertise requise pour fournir ce produit et
assurer le support qui va de pair ? Dans le cas contraire, est-il possible de se doter
de partenaires externes disposant de cette expertise ?
Avant d’investir dans l’exécution de votre projet, vous devez vous assurer que votre équipe,
notamment vos participants, sponsors et dans certains cas, vos cadres dirigeants, sont en
accord avec l’opportunité et les objectifs de votre projet. Cet accord vous aidera à faire
progresser votre projet d’une manière fluide tout au long de son exécution.
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La map Plan d’activité traite les sujets suivants :
la recherche, notamment la taille du marché, la stratégie commerciale et marketing,
le bilan financier, etc.
les objectifs financiers
le plan du projet
4.3 Conditions du projet
L’étape logique après la proposition d’un projet dans votre Plan d’activité consiste à élaborer
une description globale du produit ou du service. Cette étape repose sur les données
collectées lors de la création de la map Définition du problème.
Le degré de détail de la map dépend des besoins de l’organisation. Elle doit être
suffisamment détaillée pour permettre une estimation approximative des coûts et des délais,
mais pas au point de se substituer au document comportant la Portée et les objectifs du
projet.
La map Conditions du projet traite les sujets suivants :
Définition du problème
Opportunité choisie
Conditions de haut niveau pour le projet
La définition des conditions implique également une session de brainstorming. Les membres
de l’équipe soumettent leurs suggestions qui sont rapidement ajoutées à la map. Les
conditions formulées peuvent être établies suivant un ordre de priorité, affinées, acceptées
ou ignorées selon l’évolution de la discussion. À l’issue du processus, vous devez disposer
d’une liste de conditions qui ont résisté à l’examen attentif de l’ensemble de l’équipe.
4.4 Dossier de décision
Une fois que vous avez développé le Plan d’activité et les Conditions du projet, et avez
décidé d’avancer dans le développement de votre projet, vous aurez besoin de développer
un Dossier de décision. Le dossier de décision est utilisé pour déterminer si l’exécution du
projet décrit dans les Conditions du projet pour atteindre les objectifs dans le Plan d’activité
constitue un objectif adéquat pour votre société.
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La map Dossier de décision traite les sujets suivants :
Aperçu du projet
Alternatives considérées
Impact sur les activités
Évaluation des risques
Coûts/bénéfices
Recommandation
Cette étape requiert l’implication de toutes les personnes responsables dans votre
entreprise à considérer tous les différents aspects de votre projet. Le Dossier de décision
vous permet d’identifier et de suivre la progression de la collecte d’informations,
garantissant ainsi la capture de la sagesse collective de votre entreprise.
4.5 Charte du projet
Au fur et à mesure que vous vous dirigez vers la fin de la phase de lancement, vous aurez
besoin de créer une Charte du projet qui présente un résumé de la définition du problème,
du plan d’activité, des conditions du projet et du dossier de décision dans une map unique.
Elle constituera un outil clé dans la réalisation et la maintenance de la cohérence de l’équipe
tout au long de votre projet.
La map Charte du projet traite les sujets suivants :
Opportunité
Conditions
Aperçu de la planification
Coûts
Contraintes
Le but de la map Charte du projet consiste à ne rien répéter sur les autres maps que vous
avez développées, mais plutôt à communiquer un aperçu du projet.
ASTUCE : créez des liens hypertextes à partir des sujets principaux de votre map Charte du
projet vers les maps pertinentes que vous avez créées jusque-là.
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4.6 Liste de contrôle du lancement de projet
La map Liste de contrôle du lancement de projet vous aidera à suivre la progression tout au
long de la phase de lancement. Vous et votre équipe pourrez ainsi assurer le traitement de
toutes les étapes importantes pour démarrer correctement votre projet.
La map Liste de contrôle du lancement de projet traite les sujets suivants :
Objectifs
Portée
Contraintes
Problèmes
Planning
Dossier de décision
Approbations
Revoyez la Liste de contrôle du lancement de projet au début de la phase de lancement afin
que vous et votre équipe puissiez prendre connaissance de toutes les conditions requises
pour terminer cette phase et passer à la phase de planification.
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Une fois le projet approuvé et sa charte dûment arrêtée, la planification proprement dite de
votre projet peut commencer.
MindManager aide votre équipe à :
définir l’énoncé de la portée
créer une structure de répartition du travail (WBS)
créer un organigramme du projet
créer le plan de développement
La phase de planification établit les actifs d’exécution détaillés nécessaires à une exécution
efficace et prévisible de votre projet.
Accédez aux modèles décrits dans cette section en procédant comme suit :
1. Sélectionnez Nouvelle dans le menu Fichier.
2. Défilez jusqu’à la section MindManager Project Jetpack.
3. Sélectionnez le modèle souhaité et cliquez sur Créer.
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5.1 Portée et objectifs commerciaux du projet
Après avoir terminé la phase de lancement de votre projet, vous pouvez commencer à
planifier les détails de celui-ci. La première tâche dans la phase de planification est de
développer le document comportant la portée et les objectifs du projet.
Tout au long du processus d’achèvement de la map Portée et objectifs commerciaux du
projet, vous pouvez toujours vous référer au Dossier de décision, aux Conditions du projet
et à la Charte du projet. De plus, c’est le moment opportun pour travailler avec votre équipe
et créer ensemble ce document, en s’assurant que tous les membres puissent participer
dans le développement de ce document. Non seulement cela renforcera la cohérence de
l’équipe, mais c’est également l’occasion idéale pour démarrer un projet en tant qu’équipe.
La map Portée et objectifs commerciaux du projet est un document important qui servira
souvent de référence. Considérez-la comme une feuille de route pour vous guider dans la
prise de décisions tout au long de la progression de votre projet.
La map Portée et objectifs commerciaux du projet traite les sujets suivants :
Informations du projet
Contexte du projet
(aide à répondre à la question : « pourquoi réalisons-nous ce projet ? »)
Objectifs du projet
Portée du projet
Attentes du projet
Travailler attentivement sur cette map, en particulier dans les sections Objectifs du projet et
Portée du projet, vous aide dans la progression du développement de votre projet.
5.2 Structure de répartition du travail
La création d’une structure de répartition du travail (WBS) est l’étape la plus importante
pour la création de plans de projet de grande qualité. Sans WBS détaillée, les équipes ne
peuvent pas identifier adéquatement :
l’ensemble du travail à accomplir
la durée du projet
les ressources requises
les relations de dépendance entre les tâches
les risques
le coût réel du projet
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Commencez par diviser suffisamment les livrables du projet pour procéder à une estimation
raisonnable de la durée des tâches. Durant ce processus, votre équipe va découvrir des
tâches « cachées » requises pour mener à bien le projet.
Pour en savoir plus sur la création d’une structure de répartition de travail, consultez la
page de description de Wikipédia en anglais sur les structures de répartition du travail :
http://en.wikipedia.org/wiki/Work_breakdown_structure
Une version française abrégée de cette page peut être consultée à :
http://fr.wikipedia.org/wiki/Work_Breakdown_Structure
MindManager facilite la création d’une WBS. Au lieu de diviser le projet avec des pense-
bêtes adhésifs ou sur un tableau blanc, les équipes de projet créent la WBS à l’aide de
MindManager. Une fois développée, la WBS est opérationnelle pour créer un plan de projet
détaillé dans la map Plan de développement (plus tard dans la phase de planification).
5.3 Organigramme du projet
Un organigramme complet est primordial pour comprendre clairement la composition de
l’équipe et le rôle de chaque membre. La map Organigramme du projet vous aide à définir
votre équipe au complet avec les coordonnées, les rôles et la hiérarchie.
L’Organigramme du projet vous aide à identifier clairement les :
sponsor du projet
comité de direction
chef de projet
membres de l’équipe, notamment les responsables
du développement et du marketing
Pour obtenir un organigramme dynamique, utilisez l’intégration avec Outlook de
MindManager pour importer directement les contacts sur votre map.
ASTUCE : pour plus de détails, reportez-vous à Outlook dans le système d’aide de
MindManager.
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5.4 Plan de développement
Le Plan de développement vous aidera à avoir une planification complète basée sur
différentes phases du projet et sur la structure de répartition du travail que vous avez
identifiée plus tôt lors de la phase de planification.
La map Plan de développement traite les sujets suivants :
Lancement
Planification
Exécution (notamment les tâches basées sur les structures de répartition du travail)
Clôture
Vous pouvez alors utiliser les nombreuses fonctionnalités de gestion de projet de
MindManager, y compris l’utilisation des ressources, des graphiques Gantt et des
fonctionnalités d’identification d’échéance, pour contrôler et suivre votre progression selon
la map Plan de développement.
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Une fois les plans dûment établis et approuvés, les projets se poursuivent sur deux chemins
parallèles : l’exécution et le contrôle. L’exécution du projet inclut le travail nécessaire pour
créer les livrables. Il est mené à bien conformément au plan par les membres de l’équipe du
projet. Le contrôle du projet regroupe toutes les activités destinées à mesurer la
progression, à s’assurer que le travail est réalisé conformément à l’échéancier et aux
spécifications. Les déviations par rapport au plan imposent la mise en œuvre d’actions
correctives et les demandes de modification doivent systématiquement être approuvées.
Une fois les demandes de modification approuvées, le plan de référence doit être mis à jour
et les changements communiqués à l’équipe du projet.
Outre le suivi et la mise à jour de l’état des tâches, les équipes de projet peuvent
entreprendre un certain nombre d’étapes pour améliorer le contrôle du projet. La création
d’un portail du projet, où les membres de l’équipe peuvent localiser les données du projet à
partir d’un point d’accès unique, garantit la cohérence des efforts des équipes. Des réunions
efficaces communiquent l’état et les nouveaux développements, identifient les sujets de
discussion et créent des plans d’action pour les points importants à l’ordre du jour.
Accédez aux modèles décrits dans cette section en procédant comme suit :
1. Sélectionnez Nouvelle dans le menu Fichier.
2. Défilez jusqu’à la section MindManager Project Jetpack.
3. Sélectionnez le modèle souhaité et cliquez sur Créer.
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6.1 Demande de modification
Il est pratiquement certain que des changements vont s’opérer lors de l’exécution de votre
projet. Dans le cas où ils ne seraient pas gérés correctement, ils peuvent s’avérer être une
source de tension considérable au sein de votre équipe.
Le traitement transparent, la communication et l’accord par rapport aux modifications
apportées au plan du projet peuvent également s’avérer être un atout solide et efficace pour
une équipe. La map Demande de modification peut aider à transformer la gestion des
modifications en une compétence spécifique de votre équipe.
La map Demande de modification traite les sujets suivants :
Description et motifs de la modification
Révision de l’impact de la modification
Identification des alternatives
Recommandation et décision
Assurez-vous d’enregistrer toute demande de modification sur le répertoire de votre projet.
Vous aurez également besoin de relier la demande de modification individuelle dans votre
map Tableau de bord du projet pour avoir un accès immédiat à toutes les demandes
relatives à votre projet.
6.2 Tableau de bord du projet
La map Tableau de bord du projet vous servira d’outil central que vous utiliserez
quotidiennement pour suivre et gérer votre projet tout au long des phases de lancement,
d’exécution et de clôture de celui-ci.
Assurez-vous de mettre à jour régulièrement le Tableau de bord du projet et de le relier aux
actifs/ressources de votre projet afin d’en tirer un maximum d’avantages.
La map Tableau de bord du projet traite les sujets suivants :
Aperçu du projet
Informations du projet, notamment l’équipe, les estimations budgétaires et
l’échéancier
Structure de répartition du travail
Concentrateur de fichiers connectant votre tableau de bord aux actifs clés du projet
tels que les demandes de modification, les problèmes, les rapports d’état, etc.
État du projet
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De tous les modèles MindManager Project Jetpack, l’exploitation de la faculté de relier votre
Tableau de bord du projet à d’autres documents tels que les autres maps de projet, les
contacts Outlook ou les autres contenus dans les dossiers du projet vous aidera à réaliser
des bénéfices énormes en termes de productivité. Vous pourrez en profiter entièrement
lorsque vous stockez le contenu dans un référentiel de document partagé de manière à ce
que tous les membres de l’équipe puissent partager les avantages.
Reliez les artefacts suivants à votre tableau de bord :
Rapports d’état
Demandes de modification
Réunions du comité de direction
Problèmes
6.3 Problèmes du projet
La map Problèmes du projet vous aide à gérer les problèmes inévitables qui surviendront au
cours de l’exécution de votre projet. Cette map joue le rôle d’un concentrateur conçu pour
identifier les problèmes, résoudre les conflits potentiels qui émergent par la suite et
commencer le processus de demande de modification si la résolution du problème nécessite
l’apport d’une modification au projet.
La map Problèmes du projet traite les sujets suivants :
Consignation des problèmes (y compris les parties responsables, la résolution, etc.)
Description des problèmes
État
Résolution
Ajoutez des liens aux maps Problèmes individuelles dans le tableau de bord de votre projet
pour vous assurer que vous pouvez accéder à chaque problème identifié et à la résolution
qui y est associée.
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6.4 Rapport d’état du projet
MindManager Project Jetpack comporte deux modèles de rapports d’état.
Le Rapport d’état du projet décrit ici est un rapport d’état plus formel et plus complet pour
les interlocuteurs plus minutieux. Le Rapport d’état du projet doit avoir une occurrence
extrêmement régulière pour garantir que la cohérence dont vous avez fait preuve lors des
phases de lancement et de planification soit maintenue tout au long du projet. Le Rapport
d’état du projet crée un certain niveau de transparence qui garantit qu’aussi bien les
membres de l’équipe que les participants sont constamment informés des récentes
réalisations et conscients des risques et des problèmes non résolus.
La map Rapport d’état du projet traite les sujets suivants :
Récentes réalisations du projet
État actuel du projet
Gestion des problèmes
Tâches à venir
Vous devez envoyer des rapports d’état régulièrement tout au long du projet. Il est donc
important d’archiver les rapports individuels afin d’obtenir une archive complète du projet
pour référence ultérieure.
Assurez-vous de mettre à jour votre Tableau de bord du projet avec les liens menant à
chacun de vos rapports d’état.
6.5 Bref rapport d’état
Le Bref rapport d’état, comme son nom l’indique, est un rapport d’état moins formel,
probablement plus approprié pour la communication de l’état du projet à l’équipe. Le Bref
rapport d’état crée un certain niveau de transparence qui garantit qu’aussi bien les
membres de l’équipe que les participants sont constamment informés des récentes
réalisations et conscients des risques et des problèmes non résolus.
La map Bref rapport d’état traite les sujets suivants :
Récentes réalisations sur le projet
État actuel du projet
Tâches à venir
Assurez-vous de mettre à jour votre Tableau de bord du projet avec les liens menant à
chacun de vos rapports d’état.
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6.6 Réunion d’examen de la qualité
La réunion d’examen de la qualité doit avoir lieu de manière régulière tout au long du projet
pour s’assurer que tous les problèmes relatifs à la qualité sont identifiés et résolus
rapidement. Les réunions régulières empêchent les retards coûteux de votre projet tout en
préservant un niveau de qualité optimisé.
La map Réunion d’examen de la qualité traite les sujets suivants :
Ordre du jour de réunion
Notes de réunion sur la qualité
Gestion des exceptions
Puisqu’il s’agit d’une réunion régulière, assurez-vous d’archiver chaque map de réunion pour
conserver un enregistrement historique de vos réunions.
Vous devez également vous assurer que vous avez relié les maps de réunion individuelles à
la section Réunion d’examen de la qualité de votre Tableau de bord du projet.
6.7 Réunion du comité de direction
La map Réunion du comité de direction vous offre une structure bien organisée pour mener
les réunions sur l’état du projet avec le comité de direction. La communication et la
transparence sont des éléments essentiels dans la réussite d’un projet et l’assurance d’une
cohérence et d’une assistance de la part de vos principaux participants.
La map Réunion du comité de direction traite les sujets suivants :
Ordre du jour
Réalisations récentes
Tâches en attente
Identification/résolution des problèmes
Examen du dossier de décision
Organiser régulièrement des réunions de comité de direction tout au long du projet et
archiver les maps de réunion individuelles vous permettra de conserver un enregistrement
complet de votre projet. Cela s’avère une étape importante dans la préparation d’un futur
projet.
Reliez vos maps Réunion du comité de direction individuelles à votre Tableau de bord du
projet.
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Après avoir terminé les trois phases précédentes, vous et votre équipe pouvez maintenant
terminer le projet. La phase de clôture vous aide à achever les étapes pour clôturer
correctement votre projet.
Accédez aux modèles décrits dans cette section en procédant comme suit :
1. Sélectionnez Nouvelle dans le menu Fichier.
2. Défilez jusqu’à la section MindManager Project Jetpack.
3. Sélectionnez le modèle souhaité et cliquez sur Créer.
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7.1 Rapport de clôture du projet
Le Rapport de clôture du projet rassemble toutes les informations pertinentes sur votre
projet et les livrables que vous avez créés lors de la phase d’exécution. Ce rapport est l’outil
idéal pour informer l’équipe toute entière, les participants et les clients potentiels, et
générer une recommandation pour l’approbation du projet.
Le rapport de clôture de projet traite les sujets suivants :
Documentation
Performance/objectifs
Leçons tirées
Tâches de clôture du projet
Recommandations
Le Rapport de clôture du projet doit faire l’objet d’une révision lors de la phase de
lancement pour que l’équipe toute entière ait conscience des exigences étroitement liées à
la réussite de ce projet. Cela vous évitera les précipitations de dernière minute pour
répondre aux attentes définies dans cette map.
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MindManager Project Jetpack peut aider les chefs de projet et les équipes à profiter des
avantages de la productivité visuelle que MindManager peut offrir.
Assurez-vous de consulter les nombreuses ressources disponibles de Mindjet et autres
ressources en ligne pour en savoir plus sur les manières d’optimiser la réussite de votre
prochain projet avec MindManager.
Mindjet.com
Maps for That!
Blog Mindjet (en anglais)
Forum d’utilisateurs Mindjet (en anglais)
Groupe Yahoo! MindManager Users (en anglais)
Biggerplate