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GUIDE DE L’UTILISATEUR PORTAIL RH Gestion des absences 1 Médecins du Monde - DRH - janvier 2014

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GUIDE DE L’UTILISATEUR PORTAIL RH

Gestion des absences

1 Médecins du Monde - DRH - janvier 2014

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SOMMAIRE

• Connexion au portail RH ESPACE COLLABORATEURS • A - Saisir une demande d’absence • B - Visualiser vos demandes d’absence • C - Rappeler/annuler votre demande d’absence Etape 1 • D - Ajouter un justificatif d’absence ESPACE MANAGER • A - Valider une demande d’absence • B - Accepter une demande d’annulation d’absence Etape 1 • C - Effectuer une demande d’absence pour une personne de... • D - Visualiser le planning de mes collaborateurs • E - Consulter le solde de mes collaborateurs • F - Créer une délégation En cas d’absence, vous avez la p...

Médecins du Monde - DRH - janvier 2014 2

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• La connexion s’effectue via l’internet http://portailrh.medecinsdumonde.net

– ID utilisateur : votre matricule (n° du salarié en haut à droite sur la fiche de paye) – Mot de passe : votre matricule – Puis validez

• Lors de la première connexion, le système vous demandera de modifier votre mot de passe. C’est ce dernier qu’il faudra alors utiliser.

• J’ai oublié mon mot de passe ? Cliquez , vous recevrez un mail avec un nouveau mot de passe

• Guide de l’utilisateur

– Pour vous accompagner, nous mettons à votre disposition un guide utilisateur en 3 langues (Français, Anglais et Espagnol) que vous trouverez :

• Dans le menu de gauche • Sur l’intranet – onglet Administration RH

Connexion au portail RH

3 Médecins du Monde - DRH - janvier 2014

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Page d’accueil du portail RH

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GESTION DES ABSENCES

5 Médecins du Monde - DRH - janvier 2014

ESPACE COLLABORATEURS

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Avant toute action

• Cliquez sur « Espace personnel » dans le menu à gauche

• Par défaut « demande d’absence » est proposé. Vous pouvez commencer votre action

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1. Choisissez votre type

d’absence (CP, RTT, évènement familial…)

2. Indiquez vos dates 3. Ajoutez votre demande d’absence

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A - Saisir une demande d’absence Etape 1

Médecins du Monde - DRH - janvier 2014

NB : Vous pouvez Ajouter un commentaire ici

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Pour « enfant malade » et « évènement familial », spécifiez si demie- journée

Vérifier = valider la demande

8 Médecins du Monde - DRH - janvier 2014

Etape 2

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Etape 3

Votre responsable hiérarchique direct vous est proposé. Si vous deviez mettre un autre nom, cliquez sur « Recherche »

Soumettre = votre demande d’absence sera transmise à votre responsable hiérarchique par mail accompagnée de vos commentaires éventuels

9 Médecins du Monde - DRH - janvier 2014

A cette étape, vous pouvez simplement conserver votre demande en l’état de brouillon ou la modifier

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B - Visualiser vos demandes d’absence par liste

Vous retrouvez ici toutes vos demandes d’absence : - Soumis : demande transmise au responsable - Refusée : demande refusée par le responsable - Brouillon : demande préparée mais non transmise au

responsable

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Vous pouvez à tout moment consulter ici vos soldes

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par planning

Médecins du Monde - DRH - janvier 2014 11

1- Sélectionner la période concernée

2 - Afficher

En jaune : en cours de validation, puis une fois la demande traitée, la couleur sera modifiée en fonction du type d’évènement

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C - Rappeler/annuler votre demande d’absence Etape 1

Cliquez sur la demande d’absence concernée

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1ère cas : pour modification ou suppression avant validation du manager

Etape 1

Possibilité de rappeler votre demande d’absence pour l’annuler ou la modifier avant même que le manager ait validé la demande. Le responsable est simplement informé par mail de la modification

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1ère cas : pour modification ou suppression avant validation du manager

Etape 2

1- Supprimer ou modifier ma demande

2- Soumettre ma demande 14 Médecins du Monde - DRH - janvier 2014

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2ème cas : pour annuler votre demande d’absence déjà acceptée par le manager

Après avoir rappeler la demande concernée, possibilité d’annuler votre demande d’absence. Votre responsable sera informé par mail et devra traiter cette demande.

15 Médecins du Monde - DRH - janvier 2014

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D - Ajouter un justificatif d’absence

Date de l’évènement familial Nouveau : ajouter un justificatif en pièce jointe puis valider

Cet onglet vous permet de déposer un justificatif lorsque vous posez une absence pour évènement familial (acte de naissance, de mariage, de décès…). Lors de la saisie de l’évènement « enfant malade », le dépôt du justificatif est obligatoire pour sa prise en compte.

16 Médecins du Monde - DRH - janvier 2014

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ESPACE MANAGER

GESTION DES ABSENCES

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A - Valider une demande d’absence 2 options possibles pour valider les demandes d’absence des collaborateurs

1. Accepter la sélection : je valide les demandes d’absence en cours

2. Traiter la sélection : je valide une à une les demandes d’absence

18 Médecins du Monde - DRH - janvier 2014

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Valider une demande d’absence par traitement de la sélection

Valider : j’accepte la demande d’absence

Le salarié recevra un mail de validation de sa demande d’absence

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Valider une demande d’absence par traitement de la sélection

Refuser : refuser la demande d’absence Retourner : renvoyer la demande d’absence au collaborateur pour modification

Le salarié recevra un mail de refus ou de retour de sa demande d’absence

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B - Accepter une demande d’annulation d’absence Etape 1

1- Cliquer sur la demande

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Etape 2

1-Par défaut la décision est « accepter ».

2- Cliquer sur changer vous permet de choisir une autre décision : - refuser - retourner - Transmettre Possibilité de joindre un commentaire

3- Valider

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C - Effectuer une demande d’absence pour une personne de son équipe absente

1- Choisir le collaborateur qui doit faire l’objet de la demande

2- Puis même procédure que pour effectuer une demande d’absence : Choisir le type d’absence Choisir les dates Ajouter Vérifier Soumettre

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D - Visualiser le planning de mes collaborateurs

Je visualise collectivement le planning de mes collaborateurs

Je visualise individuellement le planning de mes collaborateurs

J’exporte le planning sous EXCEL

Je définie les dates de mon planning

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E - Consulter le solde de mes collaborateurs

Choisir le collaborateur

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F - Créer une délégation En cas d’absence, vous avez la possibilité de déléguer les validations des absences

1- Choisir le type de tâche que vous souhaitez déléguer. Par défaut, c’est demande et annulation qui est choisi

2- Choisir la personne qui sera chargée de valider. Taper les premières lettres du nom puis cliquer sur la loupe

3- Choisir la période effective de délégation (possibilité d’en choisir plusieurs)

4- Transmissible : la personne ayant reçu la délégation peut à son tour affecter la délégation lors de son absence

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