guide du porteur de la carte...

0

Guide-version n°1-07/01/2016-service achat

Guide du porteur de

la carte achat

1


SOMMAIRE

I. Présentation de la carte d’achat : ............................................................................................................................................................................................. 2

II. Périmètre d’utilisation de la carte : .......................................................................................................................................................................................... 4

III. Utilisation de la carte non conforme à la politique de l’Inserm :......................................................................................................................................... 5

1. Utilisation frauduleuse : ............................................................................................................................................................................................................ 5

2. Utilisation personnelle .............................................................................................................................................................................................................. 6

IV. Saisie dans SAFIr de l’opération d’achat effectuée : .......................................................................................................................................................... 7

1. Saisie dans SAFIr de la commande PO ....................................................................................................................................................................................... 7

V. Consulter les opérations d’achat en ligne : .......................................................................................................................................................................... 10

1. Connexion : .............................................................................................................................................................................................................................. 10

2. Référentiel ........................................................................................................................................................................................................................... 11

2. Rubrique « Suivi des activités » : ............................................................................................................................................................................................. 17

Glossaire : ...................................................................................................................................................................................................................................... 20

Foire aux questions : .................................................................................................................................................................................................................... 21

2


Introduction

Le déploiement de cartes d’achat au sein des structures Inserm a pour finalité de simplifier et d’accélérer la chaîne de dépense, depuis la commande jusqu’au paiement, l’Inserm met à la disposition de ses agents une carte bancaire courante pour les règlements sur place ou à distance des opérations d’achat.

Afin de faciliter l’utilisation de la carte, il est mis à disposition des porteurs de cartes et agents chargés de la vérification et de l’enrichissement des opérations d’achat, la première version du présent guide (07/01/2016, version n°1), rédigée par le service achat.

Le présent guide présente les modalités de consultation des opérations d’achat effectuées, leur saisie dans SAFIr, ainsi que l’enrichissement de ses dernières dans l’outil internet de la banque.

Les informations supplémentaires peuvent être obtenues en envoyant un email à cette adresse : [email protected]

3


I. Présentation de la carte d’achat

Afin de simplifier et d’accélérer la chaîne de dépense, depuis la commande jusqu’au paiement, l’Inserm met à la disposition de ses agents une carte bancaire courante pour les règlements sur place ou à distance des opérations d’achat.

Cette carte bancaire est :

- personnelle ;

- non adossée au compte en banque personnel du titula ire .

- Le plafond mensuel des dépenses par unité est de 25 000€ TTC.

- Le montant maximum par opération d’achat est de 5 000 € TTC dans la limite de 10 000 € TTC de dépenses par jour.

4


II. Périmètre d’utilisation de la carte

DEPENSES AUTORISEES DEPENSES PROHIBEES

Achats de documentation (librairie en ligne) ;

Achats relatifs aux publications scientifiques (frais de publication) ;

Frais d’inscriptions aux colloques et séminaires ;

Frais de représentation et de réception ;

Achats « de proximité » (quincaillerie, petit bricolage, petite épicerie) ;

Achats de petits montants pouvant être réalisés sur internet.

Achat de billetterie et hôtellerie (se servir des marchés Travel Planet et BSI) ; Les frais relatifs aux déplacements professionnels (taxis, restauration en mission, hôtellerie à l’étranger, frais courants engagés en mission). La carte d’affaires doit être utilisée ; Les besoins couverts par les marchés de travaux ; Les besoins couverts par les marchés nationaux, régionaux ou locaux ; Les besoins estimés d’un montant supérieur à 25 000€ TTC (respect des dispositions procédurales sur les marchés publics).

En cas d’utilisation hors périmètre, un rappel à l’ordre sera effectué par la délégation régionale. En cas de persistance dans l’utilisation incorrecte, la carte sera inactivée au moyen du module de suivi et retirée .

En cas d’interrogation sur les dépenses pouvant être effectuées via la carte achat, celles-ci pourront être adressées :

- à l’agent comptable secondaire de la délégation régionale de rattachement ; - ainsi qu’à l’adresse [email protected].

5


III. Utilisation de la carte non conforme à la poli tique de l’Inserm

1. Utilisation frauduleuse

L’opération frauduleuse est la réalisation, par un tiers au porteur, d’opérations de paiement à la suite de la perte ou du vol de la carte d’achat avant opposition. En cas de perte ou de vol de la carte d’achat, et/ou d’utilisation frauduleuse de la carte d’achat ou des données liées à son utilisation (numéro, cryptogramme…), il convient de faire opposition auprès de l’établissement bancaire aux numéros suivants :

Centre d’Opposition (disponible 24 h sur 24 et 7 jo urs sur 7) :

0825 800 305 depuis la France

+33 825 800 305 depuis l'étranger

Toute utilisation non conforme ne pourra être détectée qu’une fois l’opération litigieuse réalisée.

L’opposition doit être confirmée par un signalement au chef des services financiers/agent comptable se condaire, ainsi qu’à l’adresse [email protected] .

En cas de vol, une déclaration aux autorités de police compétentes sur le lieu du vol est également nécessaire.

Les pertes liées à l’utilisation de la carte d’achat avant opposition sont à la charge : - de l’Inserm dans la limite de 150 euros en cas de perte ou de vol de la carte d’achat ; - d’un assureur spécifique à hauteur de 7 700 € par carte en cas d’utilisation frauduleuse ; - intégralement de l’Inserm en cas en cas de faute lourde, d’imprudence de la part du porteur, d’opposition tardive ou d’utilisation par un

membre de la famille du porteur.

La carte est nominative, son utilisation par un autre collaborateur constitue une opération frauduleuse.

Les opérations effectuées après opposition sont à la charge de la banque à l’exception des opérations effectuées par le porteur lui-même et qui restent à la charge de l’Inserm. Une fois l’opposition réalisée, il est donc important de ne plus utiliser la carte ou les données liées à son utilisation (numéro, cryptogramme…) .

6


2. Utilisation personnelle

Une utilisation personnelle correspond à la réalisation d’une dépense ne satisfaisant pas un besoin exprimé par l ’Inserm . L’Inserm considère que ces dépenses correspondent alors à une utilisation abusive .

Dès la détection de l’opération, la carte sera immédiatement inactivée au moyen du module de suivi et retirée .

Une assurance spécifique est mise à la disposition de l’Inserm pour cette catégorie d’utilisation ; les dépenses indument réalisées au moyen de la carte d’achat sont alors indemnisées à hauteur d’un plafond de 11 500 € par carte.

Au cas par cas et en fonction de la nature de l’opération, des sanctions internes (disciplinaires, action personnelle de l’Agent comptable…) pourront également être envisagées.

7


IV. Saisie dans SAFIr de l’opération d’achat effect uée

1. Saisie dans SAFIr de la commande PO Une fois l’achat effectué auprès du fournisseur, le porteur de la carte procède à la saisie de la commande correspondant à l’achat dans SAFIr.

Etape 1 : Sélectionner l’onglet « commandes »

8


Etape 2 : Saisie du nom du fournisseur et du site

Le nom du fournisseur qui sera renseigné est celui de la banque BNP Paribas.

9


Etape 3 : Sélection du type de commande « carte d’a chat »

10


V. Consulter les opérations d’achat en ligne

1. Connexion Afin d’accéder à l’outil en ligne, il convient de se rendre sur le lien suivant : www.service-carte-achat.com

Les opérations d’achats effectuées avec la carte apparaissent sur l’outil de gestion en ligne à l’issue d’un délai de 3 jours.

Sur ce lien, l’identifiant et le mot de passe transmis par la BNP Paribas sont à renseigner dans les champs indiqués.

11


2. Référentiel

a. Onglet « Entreprise »

Ces trois onglets ne contiennent aucune information , les droits du porteur de carte ne sont pas suffisan ts pour les consulter.

Informations relatives à l’identité du responsable du programme dans la délégation régionale.

Onglet contenant la documentation relative au protocole d’utilisation de la carte d’achat.

L’onglet ne contient aucune information.

12


b. Enrichissement des transactions

Pour enrichir les opérations : Cliquer sur « Suivi activité » (1), puis sur « Opérations » (2), puis sur l’opération concernée (3).

Le délai d’enrichissement des opérations est de 7 j ours à compter de leur apparition sur l’outil en li gne.

1

2

3

Etat de l’enrichissement : non enrichie (icone roug e), en cours d’enrichissement (icone orange), enrichie (icone ve rte).

13


Cliquer sur « Enrichir » pour renseigner l’opération d’achat.

Renseignements relatifs à l’opération d’achat sélec tionnée.

14


Renseigner les champs indiqués.

Ne pas renseigner.

Une fois les champs renseignés, cliquer sur « Enric hir ».

Date limite d’enrichissement.

Renseigner impérativement le champ « N° de commande ».

15


c. Onglet « Centre de délégation »

Informations relative au montant annuel dont dispos e le porteur de carte.

Aucune information dans cet onglet.

16


d. Onglet « Porteur »

Ces onglets contiennent des informations relatives entre autres : au porteur de carte, au montant maximum par transaction, au monta nt mensuel autorisé, et à la date d’expiration de la carte.

Aucune information n’est disponible dans cet onglet .

Cliquer pour obtenir un récapitulatif des informati ons relatives au porteur de la carte et notamment la date d’expiration de celle-ci .

17


2. Rubrique « Suivi des activités »

Description des onglets : - « Synthèse » : information relatives au porteur d e carte ; - « Encours » : informations relatives au montant m ensuel disponible ; - « Autorisations » : opérations d’achat effectués avec leur état de validation ; - « Opérations » : opérations d’achats validées ; - « Relevés » : consulter et télécharger les relevé s d’opérations mensuel du porteur ; - « Statistiques » : résumé des opérations (montant , nombre et périodicité) effectuées par le porteur.

18


Dans « Relevés », les ROP mentionnent les opérations effectuées et validées.

Cliquez sur les noms des fichiers pour télécharger les relevés .

19


Dans « Statistiques », cliquer sur « Autres » afin d’obtenir le montant total des opérations effectuées et validées par mois .

20


Glossaire

Centre de délégation : Le terme désigne les unités.

Centre de facturation : Le terme désigne la délégation régionale.

Enrichissement des transactions : Cette rubrique permet de procéder à l’ajout des informations relatives aux opérations effectuées par carte achat.

Entreprise : Le terme désigne la délégation régionale.

Porteur : Terme désignant le porteur de carte.

Profil de carte : Rubrique relative aux plafonds annuels des montants de dépenses autorisées.

Relevé d’opérations : Document envoyé chaque mois par la banque aux délégations régionales et récapitulant l’ensemble des opérations effectuées par les porteurs de cartes achats.

Responsable de programme : Le délégué régional est identifié officiellement comme étant le responsable de programme. L’agent comptable est également responsable de programme, à ce titre ce dernier dispose des mêmes droits d’utilisation de l’outil internet destiné à la gestion du parc de cartes.

21


Foire aux questions

Dans quel délai l’enrichissement peut-il être effec tué ?

Après avoir effectué un achat, celui-ci apparaît dans l’outil en ligne dans la BNP Paribas dans un délai de 2 à 3 jours . A compté de l’apparition de l’opération dans l’outil internet, le gestionnaire dispose d’un délai de 7 jours durant lequel il peut enrichir les opérations d’achat. A l’expiration dudit délai, aucune modification ne po urra être effectuée.

Que faire en cas de dysfonctionnement de l’outil en ligne ?

En cas de dysfonctionnement, il est conseillé d’envoyer par email sa requête en détaillant la difficulté rencontrée aux adresses suivantes : [email protected], [email protected] ainsi qu’à [email protected] .

Comment faire opposition ?

En cas d’anomalie, il convient de signaler cette dernière au porteur de carte ou à l’agent comptable. Après analyse et approbation par l’un de ces derniers, une opposition à l’utilisation d’une carte s’effectue aux coordonnées suivantes :

Centre d’Opposition (disponible 24 h sur 24 et 7 jo urs sur 7) :

0825 800 305 depuis la France

+33 825 800 305 depuis l'étranger

guide du porteur de la carte...

Documents