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Guide du fournisseur sur la manière de
répondre aux avis de soumission de Loto Atlantique
Version 7 – juillet 2020
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TABLE DES MATIÈRES APERÇU ......................................................................................................................... 3
Aide et soutien ....................................................................................................................... 3
Définitions .............................................................................................................................. 3
FLUX NORMAL DES ACTIVITÉS DES FOURNISSEURS POUR ACCÉDER AUX AVIS DE SOUMISSION ET Y RÉPONDRE .................................................................... 4
Étape 1 – Inscription .............................................................................................................. 4
Étape 2 – Connexion au système et navigation ...................................................................... 4
Étape 3 – Réponse ................................................................................................................ 4
INSCRIPTION ................................................................................................................. 5
CONNEXION AU SYSTÈME ET NAVIGATION ............................................................. 8
Ouverture de session ............................................................................................................. 8
Navigation dans le système ................................................................................................... 9
RÉPONDRE À UNE DEMANDE DE SOUMISSIONS (DS) .......................................... 12
Comment trouver, consulter et télécharger les renseignements d’une DS.............................12
Comment soumettre une réponse à une DS .........................................................................14
RÉPONDRE À UNE DEMANDE DE PROPOSITIONS (DP) ........................................ 17
Comment trouver, consulter et télécharger les renseignements d’une DP.............................17
Comment soumettre une réponse à une DP .........................................................................19
RÉPONDRE AUX AUTRES TYPES D’AVIS DE SOUMISSION (DI, AO, etc.) ............ 23
ACTIONS SUPPLÉMENTAIRES DANS LE MODULE SOURCING ............................ 24
Discussions en ligne .............................................................................................................24
Confirmation d’une modification (modification publiée avant d’avoir accédé à l’avis de soumission) ...........................................................................................................................24
Confirmation d’une modification (modification publiée après avoir accédé à l’avis de soumission) ...........................................................................................................................25
Mise à jour d’une réponse .....................................................................................................28
Retrait d’une réponse ............................................................................................................29
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APERÇU
L’équipe de gestion de la chaîne d’approvisionnement de la Société des loteries de l’Atlantique utilise Oracle Sourcing, un système en ligne, pour gérer le processus de soumission.
AIDE ET SOUTIEN Si vous avez des problèmes à utiliser le système Oracle Sourcing de Loto Atlantique ou de la difficulté à vous y connecter, communiquez par courriel à l’adresse [email protected]. Afin de recevoir toutes les communications par courriel du système Oracle de Loto Atlantique, ajoutez l’adresse Workflow Mailer – [email protected] – à votre liste de destinateurs sécuritaires.
Ce symbole sert à indiquer les messages importants. Portez une attention particulière à leur contenu.
DÉFINITIONS Analyste de l’approvisionnement/Gestionnaire du sourçage et des catégories – Chaque avis de soumission pointe vers une personne-ressource de Loto Atlantique. Cette personne est responsable de tous les aspects du processus de soumission et constitue votre point de référence pour toutes vos questions ou préoccupations au cours de ce processus. Demande de propositions (DP) – Loto Atlantique a parfois besoin du savoir-faire du fournisseur en complément à sa compréhension globale des exigences pour élaborer ou peaufiner un produit ou un service final. À ces occasions, elle émet une DP accompagnée de renseignements sur le produit ou service voulu. La DP comprend également des critères d’évaluation notés, y compris le prix prédéterminé par un comité d’évaluation. Demande de soumissions (DS) – Les DS sont émises quand le produit ou le service exigé est bien défini et aisément disponible. Le prix et le respect des exigences obligatoires (s’il y a lieu) constituent le principal facteur déterminant au processus de DS. Demande de préqualifications (DPQ) – Les DPQ sont émises afin de préqualifier les fournisseurs qui pourront recevoir une DP traitant de l’avis exigé. Déclaration d’intérêt (DI) – Loto Atlantique fait un appel de DI au début du processus d’attribution afin de connaître l’intérêt de la communauté des fournisseurs à l’égard d’un éventuel projet. Appel d’offres (AO) – Les AO constituent une invitation aux fournisseurs à participer au processus d’attribution par l’entremise d’une proposition à un projet en particulier ou par une offre sur des produits à acheter. Avis de soumission – Terme générique de l’industrie pour référer aux DP, DS, DI, AO, etc. Oracle – Le nom du système utilisé par Loto Atlantique dans l’ensemble de sa société pour gérer ses renseignements financiers et de chaîne d’approvisionnement. Sourcing – Le nom du module d’Oracle utilisé pour gérer les avis de soumission (RFX). Negotiation (négociation) – Le terme utilisé dans le système oracle pour tous les avis de soumission.
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FLUX NORMAL DES ACTIVITÉS DES FOURNISSEURS POUR ACCÉDER AUX AVIS DE SOUMISSION ET Y RÉPONDRE
ÉTAPE 1 – INSCRIPTION Avant de pouvoir répondre aux avis de soumission, les fournisseurs doivent s’inscrire dans le système Oracle de Loto Atlantique. La création du compte ne doit être faite qu’une seule fois et donne ensuite accès à tous les avis de soumission disponibles et permet aux fournisseurs choisis de continuellement gérer leur compte.
ÉTAPE 2 – CONNEXION AU SYSTÈME ET NAVIGATION Une fois inscrits, les fournisseurs peuvent parcourir la liste des soumissions existantes, lire et imprimer le matériel connexe, discuter directement avec les membres de l’équipe de la chaîne d’approvisionnement sur les forums en ligne et recevoir et prendre connaissance des avis de modification.
ÉTAPE 3 – RÉPONSE Finalement, le fournisseur peut finaliser sa soumission créée et validée à transmettre à Loto Atlantique avant la clôture de l’appel d’offres.
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INSCRIPTION
L’inscription est obligatoire pour tous les fournisseurs voulant accéder aux avis de soumission de Loto Atlantique. Cliquez sur l’un des liens suivants pour commencer et suivez les consignes détaillées ci-dessous.
Anglais – https://ebs-ext.alc.ca/OA_HTML/jsp/pos/suppreg/SupplierRegister.jsp?ouid=BDB7AF1018A39E4A&lang=US
Français – https://ebs-ext.alc.ca/OA_HTML/jsp/pos/suppreg/SupplierRegister.jsp?ouid=BDB7AF1018A39E4A&lang=FRC
Remplissez (TOUT EN MAJUSCULES) tous les champs marqués d’un astérisque (*). Vous devez également inclure l’un des éléments suivants : numéro d’imposition, identifiant du contribuable ou numéro DUNS. Une fois le formulaire rempli, cliquez sur le bouton Continue (Continuer). Vous pouvez désormais ajouter des renseignements détaillés supplémentaires pour créer votre profil d’entreprise.
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Pour ajouter une adresse, cliquez sur le bouton Create (Créer) dans la rubrique Address Book (Carnet d’adresses). Le formulaire Create Address (Créer une adresse) s’affiche.
Au minimum, remplissez (EN MAJUSCULES) tous les champs marqués d’un astérisque (*). Remplissez le champ Address Name (Nom de l’adresse) identiquement au champ City Name (Nom de la ville). Cochez la case correspondante vis-à-vis du champ « RFQ Only Address (Adresse pour DP uniquement) » pour l’adresse que vous venez de saisir, puis cliquez sur le bouton Apply (Appliquer).
Vous devez saisir au moins une entrée à la section Products and Services (Produits et services) au bas de la page. Cliquez sur le bouton Create (Créer).
Cochez au moins une case dans la colonne Applicable (pertinent) correspondant aux produits et services que vous offrez. Cliquez sur le Next 10 (10 suivants) pour passer à la page suivante de la liste. Une fois tous les éléments cochés, cliquez sur le bouton Apply (Appliquer). Vous serez renvoyé au menu principal.
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Cliquez sur le bouton Submit (Soumettre).
Vous recevrez un message confirmant que la demande d’inscription de votre entreprise a été soumise.
Une fois la demande d’inscription approuvée (prévoir un délai de 24 h; lundi au vendredi), vous recevrez un courriel contenant votre nom d’utilisateur et un mot de passe temporaire.
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CONNEXION AU SYSTÈME ET NAVIGATION
OUVERTURE DE SESSION Une fois inscrits, les utilisateurs peuvent se connecter au système Oracle de Loto Atlantique pour répondre aux avis de soumission. Pour vous connecter, utilisez cet URL : https://ebs-ext.alc.ca/OA_HTML/AppsLocalLogin.jsp
Pour accéder facilement au portail ultérieurement, ajoutez ce lien à vos favoris.
Saisissez le nom d’utilisateur et le mot de passe qui vous ont été envoyés, puis cliquez sur le bouton Login (Connexion). Les mots de passe sont sensibles à la casse. Ne faites pas un copier-coller de votre mot de passe.
Vous serez invité à modifier votre mot de passe la première fois que vous ouvrirez une session dans le système.
Si vous oubliez votre nom d’utilisateur ou votre mot de passe, cliquez sur le bouton Login Assistance (Aide à la connexion) sur la page de connexion, puis suivez les instructions qui s’affichent à l’écran (prévoir un délai de 24 h; lundi au vendredi).
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Une fois connecté, vous verrez s’afficher ceci :
NAVIGATION DANS LE SYSTÈME
Il est déconseillé en tout temps d’utiliser le bouton retour de votre fureteur Web lorsque connecté au système Oracle.
La responsabilité Sourcing Supplier permet aux utilisateurs d’accéder aux appels d’offres de Loto Atlantique, de les examiner et d’y répondre (DS, DP, DI, AO, etc.).
Dans le système, les DS et les DP sont appelées RFQ et les DI et les AO, RFI : leur définition exacte est donnée dans le nom de l’avis de soumission.
Connectez-vous, puis suivez l’arborescence Sourcing Supplier > Sourcing > Sourcing Home Page (Page d’accueil de Sourcing) dans le navigateur.
Page d’accueil
Sourcing Home Page (Page d’accueil de Sourcing) est le point d’accès central à toutes vos soumissions. Vous pouvez consulter puis répondre à tous les avis de soumissions de Loto Atlantique à partir de cette page. Vous pouvez également faire le suivi des avis de soumission auxquels vous participez et gérer vos ébauches de réponse.
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A – Recherche de négociations ouvertes
Vous avez accès à tous les avis de soumission ouverts. Pour trouver l’avis de soumission que vous cherchez, utilisez l’option Search Open Negotiations (Rechercher les négociations ouvertes) en haut de la page. La méthode la plus efficace est de rechercher par Number (Numéro) plutôt que par Title (Titre) dans le menu déroulant.
B – Réponses actives et provisoires
La rubrique Active and Draft (Réponses actives et provisoires) affiche les avis de soumission auxquels vous participez soit en ayant soumis une réponse active, soit en ayant rédigé une réponse provisoire en cours. Veuillez remarquer que cette rubrique affiche uniquement les cinq dernières soumissions travaillées. Pour voir la liste complète, cliquez sur Full List (Liste complète).
• La colonne Response Status (État de la réponse) indique que vous avez soumis une réponse active pour cet avis de soumission ou que vous êtes en train de rédiger une réponse.
• Pour consulter les renseignements relatifs à l’avis de soumission, cliquez sur l’hyperlien Negotiation Number (Numéro de la négociation). Ce bouton vous permet d’accéder à la page de résumé de la négociation.
• Pour afficher votre réponse actuelle ou les renseignements provisoires, cliquez sur l’hyperlien Response Number (Numéro de la réponse). Ce bouton vous permet d’accéder à la page de détails.
C – Invitations ouvertes
La section Your Company’s Open Invitations (Invitations ouvertes de votre entreprise) de la page d’accueil répertorie les avis de soumission auxquels vous avez été invité à participer. Pour accéder à un avis de soumission, cliquez sur l’hyperlien Number (Numéro) correspondant. Ce lien vous renvoie vers la page de résumé de la négociation, sur laquelle vous pouvez effectuer
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des tâches supplémentaires telles que confirmer une participation, soumettre une réponse ou consulter l’historique des réponses.
D – Liens d’accès rapide
La rubrique Quick Links (Liens d’accès rapide) de la page d’accueil permet d’accéder facilement et directement à vos tâches les plus fréquemment effectuées. Les liens sont organisés par type de tâche et de soumission afin que vous puissiez trouver le lien de la tâche que vous souhaitez effectuer. Il vous suffit de cliquer sur le lien pour être dirigé vers la page où effectuer la tâche.
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RÉPONDRE À UNE DEMANDE DE SOUMISSIONS (DS)
COMMENT TROUVER, CONSULTER ET TÉLÉCHARGER LES RENSEIGNEMENTS D’UNE DS
Étape Marche à suivre
1. Sur la page d’accueil, recherchez les DS auxquelles vous souhaitez répondre. Dans le menu déroulant, changez la catégorie de recherche de Title (Titre) à Number (Numéro). Saisissez seulement le numéro de DS dans le champ vide et cliquez sur Go (Chercher).
2. La page Active Negotiations (Négociations actives) s’ouvre.
3. Cliquer sur l’hyperlien Number (Numéro) pour afficher les détails de la DS.
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Étape Marche à suivre
4. Vous pouvez consulter les détails de la DS à partir de cette page. Une DS comprend un Header (En-tête), des Lines (Lignes) et des Controls (contrôles).
5. À la section Requirements (Exigences), cliquez sur le lien Show All Details (Montrer tous les détails) pour dérouler et voir toutes les exigences de la DS.
6. À la section Notes and Attachments (Notes et pièces jointes), vous retrouvez des notes aux fournisseurs et des fichiers joints à la DS. Vous pourriez avoir à télécharger ces fichiers afin de les examiner ou même dans certains cas de les remplir avant de les joindre à votre réponse. Pour télécharger une pièce jointe, cliquez simplement sur l’hyperlien Title (Titre) puis ouvrez le document.
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COMMENT SOUMETTRE UNE RÉPONSE À UNE DS
La SLA recommande fortement d'utiliser Internet Explorer (IE) pour accéder à Oracle Sourcing afin de soumettre une réponse car le système fonctionne de manière optimale via
IE. Si vous utilisez Google Chrome, vous devrez peut-être effectuer des étapes supplémentaires afin de soumettre correctement une réponse. Contactez l'acheteur noté sur la demande de prix si vous avez besoin d'aide.
Étape Marche à suivre 1. Depuis la page d’accueil Active Negotiations (Négociations actives), sélectionnez
un avis de soumission puis cliquez sur le bouton Respond (Répondre) pour créer une réponse.
2. Si vous recevez un message d’avertissement indiquant que la négociation comporte des modifications, reportez-vous à la section Acknowledge an Amendment (Confirmer une modification) puis revenez à cette étape.
3. La page Create Quote (Créer un devis) s’ouvre et des renseignements s’affichent sous l’onglet Header (En-tête).
4. Cliquez sur le bouton Continue (Continuer). 5. Cliquez sur le bouton Validate (Valider) pour valider vos réponses
6. Cliquez sur le bouton Back (Précédent) pour revenir à l’onglet Header (En-tête)
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Étape Marche à suivre 7. Si vous avez des questions relativement aux DS, référez-vous aux consignes de
Online Discussions (Discussions en ligne). 8. Le cas échéant, vous pouvez saisir une petite note à l’attention de l’acheteur. 9. À tout moment, vous pouvez cliquer sur le bouton Save Draft (Enregistrer
l’ébauche) pour sauvegarder votre réponse et soit continuer à la travailler, soit y revenir plus tard.
10. Cliquez sur le bouton Add Attachments (Ajouter des pièces jointes) et utilisez cette page pour ajouté votre « RFQ Requirements and Response » (Exigences de la DP et réponse) dûment rempli, votre formulaire rempli de «Conflict of Interest» (Conflit d'intérêts) et pour fournir des renseignements ou des précisions supplémentaires sur votre réponse à l’acheteur.
11. Les Headers (En-têtes) de la rubrique Requirements (Exigences) figurent à cette même section. Le document « RFQ Requirements and Response » (Exigences de la DP et réponse) doit être téléchargé, rempli, sauvegardé puis ajouté aux pièces jointes de votre réponse.
12. Cliquez sur le bouton Continue (Continuer). 13. Cliquez sur le bouton Submit (Soumettre) pour envoyer votre réponse.
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Étape Marche à suivre
14. Vous recevrez un message de confirmation indiquant que votre réponse a été envoyée.
Étape Marche à suivre
15. Votre réponse figure maintenant dans la liste Your Active and Draft Responses (Vos réponses actives et provisoires).
Si le Response Status (État de la réponse) n’affiche pas Active (Actif), alors votre réponse n’a pas été soumise à Loto Atlantique et vous devez cliquer sur l’hyperlien Response Number (Numéro de la réponse) et suivre les étapes 10 à 12.
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RÉPONDRE À UNE DEMANDE DE PROPOSITIONS (DP)
COMMENT TROUVER, CONSULTER ET TÉLÉCHARGER LES RENSEIGNEMENTS D’UNE DP
Étape Marche à suivre
1. Sur la page d’accueil, recherchez les DP auxquelles vous souhaitez répondre. Dans le menu déroulant, changez la catégorie de recherche de Title (Titre) à Number (Numéro). Saisissez seulement le numéro de DP dans le champ vide et cliquez sur Go (Chercher).
2. La page Active Negotiations (Négociations actives) s’ouvre.
3. Cliquer sur l’hyperlien Number (Numéro) pour afficher les détails de la DP.
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Étape Marche à suivre
4. Vous pouvez consulter les détails de la DP à partir de cette page. Une DP comprend un Header (En-tête), des Lines (Lignes) et des Controls (Contrôles).
5. À la section Requirements (Exigences), cliquez sur le lien Show All Details (Montrer tous les détails) pour dérouler et voir toutes les exigences de la DP.
6. À la section Notes and Attachments (Notes et pièces jointes), vous retrouvez des notes aux fournisseurs et des fichiers joints à la DP. Vous devez télécharger certains de ces fichiers afin de les examiner ou même dans certains cas de les remplir avant de les joindre à votre réponse. Pour télécharger une pièce jointe, cliquez simplement sur l’hyperlien Title (Titre) puis ouvrez le document.
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COMMENT SOUMETTRE UNE RÉPONSE À UNE DP
La SLA recommande fortement d'utiliser Internet Explorer (IE) pour accéder à Oracle Sourcing afin de soumettre une réponse car le système fonctionne de manière optimale via
IE. Si vous utilisez Google Chrome, vous devrez peut-être effectuer des étapes supplémentaires afin de soumettre correctement une réponse. Contactez l'acheteur noté sur la demande de prix si vous avez besoin d'aide.
Étape Marche à suivre 1. Depuis la page d’accueil Active Negotiations (Négociations actives),
sélectionnez un avis de soumission puis cliquez sur le bouton Respond (Répondre) pour créer une réponse.
2. La page Create Quote (Créer un devis) s’ouvre et des renseignements s’affichent sous l’onglet Header (En-tête).
3. Si vous recevez un message d’avertissement indiquant que la négociation comporte des modifications, reportez-vous à la section Acknowledge an Amendment (Confirmer une modification) puis revenez à cette étape.
4. Cliquez sur le bouton Continue (Continuer). 5. Cliquez sur le bouton Validate (Valider) pour valider vos réponses
6. Cliquez sur le bouton Back (Précédent) pour revenir à l’onglet Header (En-tête)
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Étape Marche à suivre 7. Si vous avez des questions relativement aux DP, référez-vous aux consignes
de Online Discussions (Discussions en ligne).
8. Le cas échéant, vous pouvez saisir une petite note à l’attention de l’acheteur.
9. À tout moment, vous pouvez cliquer sur le bouton Save Draft (Enregistrer l’ébauche) pour sauvegarder votre réponse et soit continuer à la travailler, soit y revenir plus tard.
10. Cliquez sur le bouton Add Attachments (Ajouter des pièces jointes) et utilisez cette page pour fournir à l’acheteur votre document « RFP Requirements and Response » (Exigences de la DP et réponse), votre feuille de calcul des prix, un formulaire de conflits d’intérêts et tout autre document à soumettre.
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Étape Marche à suivre 11. « Requirements » (Exigences) contient les différentes rubriques Requirement
(Exigence) de la DP. Certaines exigences sont de nature informative et ne requièrent pas de réponse. Les Mandatory Requirements (Exigences obligatoires) requièrent quant à elles une réponse dans le document joint « RFP Requirements and Response » (Exigences de la DP et réponse). Les rubriques Graded Requirements (Exigences notées) seront résumées dans cette section, mais requièrent une réponse dans le document joint « RFP Requirements and Response » (Exigences de la DP et réponse). Le document « RFP Requirements and Response » (Exigences de la DP et réponse) doit être téléchargé, rempli, sauvegardé puis ajouté aux pièces jointes de votre réponse. Utilisez la fonction Expand All (Dérouler tout) dans cette section pour consulter la liste des exigences en entier. Si une rubrique Requirement (exigence) contient plus de 25 exigences, vous aurez à cliquer Next Page (Page suivante) pour toutes les voir.
12. Le Pricing Requirement (Exigence de prix) dans la DP demande que la feuille de calcul des prix en pièce jointe soit remplie : elle doit être téléchargée, remplie, sauvegardée et ajoutée aux pièces jointes à l’onglet Header (En-tête).
Remarque : La feuille de calcul des prix DOIT être protégée par un mot de passe, lequel doit être communiqué à l’acheteur par le forum Online Discussions (Discussions en ligne). Il ne faut inclure de détails tarifaires dans AUCUNE autre pièce jointe ou réponse d’exigence que la feuille de calcul des prix.
13. Cliquez sur le bouton Save Draft (Enregistrer l’ébauche). 14. Cliquez sur le bouton Continue (Continuer). 15. Cliquez sur le bouton Submit (Soumettre) pour envoyer votre réponse.
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Étape Marche à suivre 16. Vous recevrez un message de confirmation indiquant que votre réponse a été
envoyée.
Étape Marche à suivre 17. Votre réponse figure maintenant dans la liste Your Active and Draft
Responses (Vos réponses actives et provisoires).
Si le Response Status (État de la réponse) n’affiche pas Active (Actif), alors votre réponse n’a pas été soumise à Loto Atlantique et vous devez cliquer sur l’hyperlien Response Number (Numéro de la réponse) et suivre les étapes 12 à 14.
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RÉPONDRE AUX AUTRES TYPES D’AVIS DE SOUMISSION (DI, AO, ETC.)
Pour répondre à un avis de soumission autre qu’une DP ou DS, comme un appel de déclaration d’intérêt (DI) ou un appel d’offres (AO), suivez les étapes de Répondre à une demande de propositions en remplaçant le sigle « DP » par le sigle de l’avis de soumission correspondant (p. ex. DI, AO).
Veuillez noter qu’il peut y avoir ou ne pas y avoir de Pricing Requirement (Exigence de prix) [étape 9]. S’il n’y en a pas, sautez simplement cette étape.
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ACTIONS SUPPLÉMENTAIRES DANS LE MODULE SOURCING
DISCUSSIONS EN LIGNE Loto Atlantique utilise exclusivement les forums Online Discussions (Discussions en ligne) pour communiquer avec les éventuels fournisseurs au cours du processus d’attribution. Voici des instructions détaillées pour demander plus d’information ou poser des questions relatives à l’avis de soumission :
Étape Marche à suivre 1. Repérez votre réponse dans la liste Your Active and Draft Responses (Vos
réponses actives et provisoires), puis cliquez sur l’hyperlien Response Number (Numéro de la réponse).
2. Dans le menu déroulant Actions, sélectionnez Online Discussions (Discussions en ligne), puis cliquez sur le bouton Go (Aller).
3. Saisissez un objet et un message, puis cliquez sur le bouton Send (Envoyer).
4. Le message sera transmis à l’analyste de l’approvisionnement/au gestionnaire
du sourçage et des catégories et la réponse sera publiée dans le forum Online Discussions (Discussions en ligne). Si cette question concerne tous les soumissionnaires, elle sera publiée sous la forme d’une modification.
CONFIRMATION D’UNE MODIFICATION (MODIFICATION PUBLIÉE AVANT D’AVOIR ACCÉDÉ À L’AVIS
DE SOUMISSION)
Afin de rester conformes au processus d’attribution, les soumissionnaires doivent prendre connaissance des modifications en suivant les consignes détaillées suivantes.
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Étape Marche à suivre
1. Si une ou des modifications ont été apportées à l’avis de soumission avant que l’utilisateur y accède, ce message d’avertissement s’affichera.
2. Cliquez sur le bouton Yes (Oui) pour consulter la ou les modifications et
confirmer en avoir pris connaissance.
Étape Marche à suivre 3. Cochez la case « I accept.... » (J’accepte) et cliquez sur le bouton Continue
(Continuer). Répétez l’étape pour chaque modification (s’il y en a plus d’une) puis cliquez sur le bouton Acknowledge (Confirmer).
4. Ce message de confirmation s’affichera.
Cliquez sur le bouton Yes (Oui).
5. Retournez aux consignes détaillées de réponse à un avis de soumission :
CONFIRMATION D’UNE MODIFICATION (MODIFICATION PUBLIÉE APRÈS AVOIR ACCÉDÉ À L’AVIS DE SOUMISSION)
Afin de rester conformes au processus d’attribution, les soumissionnaires doivent prendre connaissance des modifications en suivant les consignes détaillées suivantes.
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Étape Marche à suivre
1. Si une modification à un avis de soumission a été apportée après que vous y ayez accédé, vous recevrez une notification dans votre Worklist (Liste de travail) et vous devriez recevoir un courriel du Workflow Mailer (Service de courriel du flux de travail) au même sujet.
2. Cliquez sur le lien Subject (Objet) de la liste de travail. Un message
d’information s’affiche.
Étape Marche à suivre 3. Cliquez sur le lien Review Changes (Passer en revue les modifications). La
page Review Changes (Passer en revue les modifications) s’ouvre. Des boutons correspondant à chaque version de l’avis de soumission s’affichent.
4. Cliquez sur le bouton View (Afficher) pour obtenir la dernière version (p. ex.
View RFQ 31,1 [Voir DS 31,1]). 5. Un message d’avertissement s’affiche : « RFQ xx,x has been amended » (La
DS xx,x a été modifiée). Cliquez sur le lien View Amendment History (Afficher l’historique des modifications).
6. Cliquez sur le bouton Acknowledge Amendments (Confirmer les modifications).
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Étape Marche à suivre 7. Si vous souhaitez que la DS vous soit adjugée, cochez la case, puis cliquez sur
le bouton Acknowledge (Confirmer).
8. Un message de confirmation s’affiche. Cliquez sur Yes (Oui).
9. S’il y a lieu, apportez les modifications nécessaires à votre réponse à un avis de soumission, puis envoyez-la. Un nouvel envoi écrasera la version précédente de votre réponse.
10. Vous pouvez également consulter le Amendment History (Historique des modifications) en tout temps pour prendre connaissance du sommaire des changements. Dans le menu déroulant Actions, sélectionnez View Amendment History (Afficher l’historique des modifications), puis cliquez sur le bouton Go (Aller).
Cliquez sur le symbole sous le bouton Review Changes (Passer en revue les modifications) pour voir les changements de l’ancienne version à la plus récente.
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MISE À JOUR D’UNE RÉPONSE Voici des instructions détaillées pour mettre à jour une réponse à un avis de soumission :
Étape Marche à suivre 1. Repérez votre réponse dans la liste Your Active and Draft Responses (Vos
réponses actives et provisoires), puis cliquez sur l’hyperlien Response Number (Numéro de la réponse).
2. Apportez les modifications nécessaires à votre réponse à votre offre,cliquez Validate (validez) et Submit (soumettez).
MISE À JOUR D’UNE RÉPONSE ACTIF Voici les instructions étape par étape pour mettre à jour une réponse active à un appel d'offres:
Étape Marche à suivre 1. Repérez votre réponse en cliquant sur le bouton Active (Actif) dans la section
Liens rapides.
2. Sélectionnez le numéro de réponse et cliquez sur le bouton Revise (Réviser)
de la barre d'actions.
3. Apportez les modifications nécessaires à votre réponse à votre offre,cliquez
Validate (validez) et Submit (soumettez).
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RETRAIT D’UNE RÉPONSE Voici des instructions détaillées pour retirer une réponse à un avis de soumission à n’importe quel moment avant la clôture du processus de soumission :
Étape Marche à suivre 1. Repérez votre réponse en cliquant sur le bouton Active (Actif) dans la section
Liens rapides.
2. Sélectionnez le numéro de réponse et cliquez sur le bouton Withdraw (Retirer)
de la barre d'actions.
3. Vous recevrez un message d’avertissement. Si vous souhaitez toujours retirer
votre devis, saisissez un motif de retrait (Withdrawal Reason), puis cliquez sur le bouton Submit (Soumettre).