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GUIDE DÉPARTEMENTAL D’UTILISATION DE SAVIA École de technologie supérieure Secrétariat général Version 2013-09-05
GUIDE DÉPARTEMENTAL D’UTILISATION DE SAVIA 2
TABLE DES MATIÈRES
1 Informations générales concernant la licence COPIBEC ............................................................................... 3
2 SAVIA ............................................................................................................................................................. 3
3 Création d’un compte départemental unique pour accéder à SAVIA .......................................................... 4
4 Rôles et responsabilités des intervenants ..................................................................................................... 4
5 Préalables à la déclaration SAVIA .................................................................................................................. 5
5.1 Exclusions à la licence COPIBEC .......................................................................................................... 5
5.2 Informations bibliographiques ........................................................................................................... 5
5.3 Quantités reproduites (tirage) ............................................................................................................ 5
6 Connexion à SAVIA ........................................................................................................................................ 6
6.1 Pour l’enseignant ................................................................................................................................ 6
6.2 Pour le personnel de soutien (secrétaires) ......................................................................................... 6
7 Déclaration SAVIA en 5 étapes ...................................................................................................................... 7
7.1 Étape 1 : Identification de l’usager d’œuvres (Identification du professeur) .................................... 8
7.2 Étape 2 : Support de reproduction et type d’œuvres......................................................................... 9
7.3 Étape 3 : Œuvre à reproduire ........................................................................................................... 10
7.4 Étape 4 : Paramètres de reproduction ............................................................................................. 11
7.5 Étape 5 : Révision de la demande ..................................................................................................... 12
7.6 Traitement final de la déclaration par COPIBEC ............................................................................... 13
8 Consultation et réutilisation de l’historique des déclarations du compte départemental ........................ 14
9 Instruction particulière pour la reproduction au Service de reprographie ................................................. 15
10 Personne ressource ..................................................................................................................................... 15
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La procédure décrite dans ce guide s’applique lors de la reproduction d’extraits des œuvres protégées par la Loi sur le
droit d’auteur qui sont sous licence de COPIBEC uniquement.
Dans le cas des œuvres exclues de la licence COPIBEC, vous devez obtenir l’autorisation de reproduire directement du
titulaire du droit d’auteur avant de procéder à la reproduction. Par ailleurs, si vous utilisez des ouvrages électroniques
disponibles à la bibliothèque de l’ÉTS, vous pouvez également vérifier auprès de ce service afin de déterminer si la
licence acquise est applicable à votre besoin de reproduction.
1 INFORMATIONS GÉNÉRALES CONCERNANT LA LICENCE COPIBEC
Voir le site de COPIBEC pour plus de détails sur les termes de la licence et la liste des exclusions : www.copibec.qc.ca sous l’onglet « Espace enseignement » et « Licence universitaire ».
Sommairement, la licence 2013-2014 permet de reproduire :
Sous forme PAPIER ou NUMÉRIQUE (sur un site de cours sécurisé) 15% de l’œuvre Un article complet (périodique ou journal) La totalité d’un chapitre n’excédant pas 20% du livre
Lors de dépassement des quantités permises, une facturation par page supplémentaire et par copie est transmise à
l’ÉTS.
2 SAVIA
Toutes les déclarations de reproduction sous licence COPIBEC doivent être réalisées directement en ligne via l’application SAVIA de COPIBEC.
IMPORTANT : Vous devez faire une déclaration par extrait reproduit et ce, à chaque session où l’information est réutilisée. SAVIA facilite le processus de déclaration, car on peut « réutiliser » une précédente déclaration pour l’appliquer à une autre session …
Le formulaire « Droit d’auteur – déclaration de reproduction » n’est plus valide et ne sera plus accepté à compter de la session d’Hiver 2014.
GUIDE DÉPARTEMENTAL D’UTILISATION DE SAVIA 4
3 CRÉATION D’UN COMPTE DÉPARTEMENTAL UNIQUE POUR ACCÉDER À SAVIA
Pour faciliter les déclarations SAVIA dans le département / service, nous avons créé un compte départemental unique à l’usage du personnel de soutien (secrétaires). Ce compte est créé par l’administrateur SAVIA.
Avantages du compte départemental unique :
Tous les personnels du groupe « secrétaires » ont accès à SAVIA et les membres de ce groupe sont mis à jour régulièrement.
Tous peuvent accéder à l’historique des déclarations et effectuer des transactions comme dupliquer et réutiliser une précédente déclaration.
Désavantages du compte départemental unique :
Vous pouvez accéder à l’application SAVIA une seule personne à la fois. Comme vous avez accès à toutes les entrées du compte départemental, une certaine « éthique » doit être
appliquée afin de ne pas modifier les données entrées par une autre personne, par exemple.
La connexion à SAVIA s’effectue avec une adresse courriel dédiée à COPIBEC et un mot de passe unique.
Liste des courriels par départements
[email protected] [email protected]
[email protected] [email protected]
[email protected] [email protected]
Votre mot de passe est :
Si vous oubliez votre mot de passe, communiquez avec l’administrateur SAVIA su Secrétariat général
Josée Guillemette (7953)
4 RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES INTERVENANTS
L’enseignant doit identifier les œuvres utilisées et s’assurer de la licence de reproduction la plus appropriée. Lui seul peut déterminer cette information. Pour s’assurer que l’extrait reproduit est soumis à la licence COPIBEC, consultez la liste des exclusions sur le site : http://copibeceducation.ca/licence-universitaire/ .
La déclaration peut être faite directement par l’enseignant qui s’inscrit lui-même à l’application SAVIA ou encore par le personnel de soutien du département / service à l’aide du compte départemental unique. Dans un tel cas,
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l’enseignant doit transmettre au personnel de soutien toutes les informations pertinentes requises pour faire la déclaration (voir les points 5.2 et 5.3).
Le Service de la reprographie valide le tirage de la reproduction papier (uniquement).
Le Secrétariat général assure le support aux usagers et le transfert de l’information validée auprès de COPIBEC.
5 PRÉALABLES À LA DÉCLARATION SAVIA
55..11 EEXXCCLLUUSSIIOONNSS ÀÀ LLAA LLIICCEENNCCEE CCOOPPIIBBEECC
Assurez-vous que l’extrait reproduit est réellement soumis à la licence COPIBEC. Consultez la liste des exclusions sur le site : http://copibeceducation.ca/licence-universitaire/
55..22 IINNFFOORRMMAATTIIOONNSS BBIIBBLLIIOOGGRRAAPPHHIIQQUUEESS
Vous devez avoir en main toute l’information bibliographique nécessaire : Nom de l’auteur Titre de l’œuvre Numéro ISBN ou ISSN Nombre total de pages de l’œuvre Détail des pages reproduites
55..33 QQUUAANNTTIITTÉÉSS RREEPPRROODDUUIITTEESS ((TTIIRRAAGGEE))
Au moment de la déclaration, vous devez connaître le nombre de reproductions requises pour la session : Papier : Vérifier auprès de l’enseignant le nombre d’étudiants inscrits au cours. Cette donnée sera
éventuellement validée par le Service de la reprographie. Numérique (ex. site Web de cours) : Vérifier auprès de l’enseignant le nombre d’étudiants inscrits au cours.
IMPORTANT : Si cette information n’est pas disponible, faites une estimation et mettre une note à la déclaration.
Nous tenterons de préciser cette information.
GUIDE DÉPARTEMENTAL D’UTILISATION DE SAVIA 6 6 CONNEXION À SAVIA
Utilisez « Accéder à mon compte » en haut à droite de la page d’accueil de COPIBEC : www.copibec.qc.ca .
66..11 PPOOUURR LL’’EENNSSEEIIGGNNAANNTT
Si l’enseignant souhaite faire les déclarations en son nom, il doit compléter une demande d’inscription pour créer son compte SAVIA. Il utilise ensuite son courriel et son mot de passe personnel pour se connecter. Lui seul connait cette information.
66..22 PPOOUURR LLEE PPEERRSSOONNNNEELL DDEE SSOOUUTTIIEENN ((SSEECCRRÉÉTTAAIIRREESS))
Le personnel de soutien utilise le courriel et le mot de passe associé au compte départemental unique pour se connecter. Ce compte a déjà été créé par l’administrateur SAVIA (voir le point 3).
GUIDE DÉPARTEMENTAL D’UTILISATION DE SAVIA 7 7 DÉCLARATION SAVIA EN 5 ÉTAPES
Cliquer sur « Autorisations particulières / Déclarations » pour débuter une déclaration.
Il est toujours possible de retourner en arrière pour effectuer une correction à une étape.
Prendre note qu’il est impossible d’enregistrer une demande en cours de saisie. Vous devez aller jusqu’au bout de la déclaration.
GUIDE DÉPARTEMENTAL D’UTILISATION DE SAVIA 8 77..11 ÉÉTTAAPPEE 11 :: IIDDEENNTTIIFFIICCAATTIIOONN DDEE LL’’UUSSAAGGEERR DD’’ŒŒUUVVRREESS ((IIDDEENNTTIIFFIICCAATTIIOONN DDUU PPRROOFFEESSSSEEUURR))
SAVIA distingue le requérant (celui qui remplit la déclaration) et l’usager d’œuvre (le professeur). Le requérant peut donc être le professeur lui-même ou une secrétaire qui utilise le compte départemental.
ATTENTION : SAVIA ne donne accès qu’aux données saisies par le requérant. C’est pourquoi nous recommandons d’utiliser le compte départemental commun au personnel de soutien pour faire une déclaration …
GUIDE DÉPARTEMENTAL D’UTILISATION DE SAVIA 9 77..22 ÉÉTTAAPPEE 22 :: SSUUPPPPOORRTT DDEE RREEPPRROODDUUCCTTIIOONN EETT TTYYPPEE DD’’ŒŒUUVVRREESS
Le support de reproduction peut être papier ou numérique. Certaines précisions sont demandées dans le cas d’une reproduction numérique.
ATTENTION : « Jurisprudence » : répondre NON.
GUIDE DÉPARTEMENTAL D’UTILISATION DE SAVIA 10 77..33 ÉÉTTAAPPEE 33 :: ŒŒUUVVRREE ÀÀ RREEPPRROODDUUIIRREE
Si l’œuvre est déjà décrite dans le répertoire de COPIBEC, il y a saisie automatique de l’information dès que vous entrez le numéro l’ISBN / ISSN. Assurez-vous toutefois qu’il s’agit du bon ouvrage …
ATTENTION : Si SAVIA ne propose pas de saisie automatique, ou propose d’autres œuvres qui ne sont pas celles utilisées par l’enseignant, saisir manuellement l’information jusqu’au bout, tel que vous l’avez, ou consultez le module de recherche avancée.
ASTUCE : Le catalogue en ligne de la Bibliothèque peut nous permettre de récupérer certaines informations manquantes dans la notice bibliographique transmise par l’enseignant …
GUIDE DÉPARTEMENTAL D’UTILISATION DE SAVIA 11 77..44 ÉÉTTAAPPEE 44 :: PPAARRAAMMÈÈTTRREESS DDEE RREEPPRROODDUUCCTTIIOONN
Il est important de préciser s’il s’agit d’une reproduction d’un chapitre entier ou des quelques pages individuelles, car la quantité permise par la licence est différente (chapitre = 20% de l’œuvre, plutôt que 15%). Lorsque le titre ou le numéro du chapitre est connu, précisez-le ou encore indiquez « chapitre non précisé ».
Si vous n’avez aucune information particulière sur les pages reproduites …
… indiquez dans le champ « Titre de l’extrait ou du chapitre » : « Indéterminé ». … complétez les champs « De » et « À » pour que le total corresponde au nombre total donné.
Vous devez indiquer le tirage (nombre de copies faites). Si vous n’avez pas cette information, indiquez « 1 » ou toute autre estimation et ajoutez une note afin que cette information soit validée ultérieurement. Le tirage papier sera validé en fin de session par le Service de la reprographie. Le tirage numérique correspond au nombre d’étudiants inscrits au cours, au moment de la
reproduction.
GUIDE DÉPARTEMENTAL D’UTILISATION DE SAVIA 12 77..55 ÉÉTTAAPPEE 55 :: RRÉÉVVIISSIIOONN DDEE LLAA DDEEMMAANNDDEE
Il s’agit de valider chacune des étapes et de soumettre la demande à COPIBEC. Chaque étape peut être modifiée.
GUIDE DÉPARTEMENTAL D’UTILISATION DE SAVIA 13 77..66 TTRRAAIITTEEMMEENNTT FFIINNAALL DDEE LLAA DDÉÉCCLLAARRAATTIIOONN PPAARR CCOOPPIIBBEECC
Vous êtes avisés automatiquement dès la soumission de votre déclaration. Votre demande peut-être : Acceptée : Reproduction conforme à la licence et sans frais supplémentaires. En acceptation : Reproduction dépassant les limites de la licence et avec frais supplémentaires.
L’administrateur SAVIA devra accepter les frais. En traitement : Demande en analyse chez COPIBEC. Refusée : Demande excessive, exclusion à la licence, etc.
L’avantage d’utiliser SAVIA est de pouvoir rechercher et réutiliser l’information déjà déclarée. Vous pouvez : Copier la déclaration : Formulaire avec champs complétés, pour faire une nouvelle demande, avec le
même document ou à une nouvelle session … Faire une nouvelle demande pour le même cours : Formulaire avec champs partiellement complétés. Faire une nouvelle demande : Formulaire vide.
GUIDE DÉPARTEMENTAL D’UTILISATION DE SAVIA 14 8 CONSULTATION ET RÉUTILISATION DE L’HISTORIQUE DES DÉCLARATIONS DU COMPTE DÉPARTEMENTAL
Comme il s’agit d’un compte unique, vous pouvez accéder à toutes les déclarations effectuées sous ce compte et réutiliser ces déclarations. Vous pouvez exporter les données des déclarations (EXCEL). Vous pouvez appliquer un « Filtre de recherche » pour repérer plus facilement la déclaration
recherchée. Par exemple : par sigle de cours, par session, par nom de professeur …
Pour réutiliser une déclaration cliquer sur le « crayon » à gauche dans le tableau.
GUIDE DÉPARTEMENTAL D’UTILISATION DE SAVIA 15 9 INSTRUCTION PARTICULIÈRE POUR LA REPRODUCTION AU SERVICE DE REPROGRAPHIE
Lorsque la reproduction est faite via le Service de la reprographie, veuillez imprimer l’autorisation SAVIA (ou produire un rapport EXCEL) et la joindre à votre réquisition. Prendre note que le formulaire « Réquisition de photocopies / Demande d’impression pour vente à la Coop » sera éventuellement modifié afin d’y inscrire le numéro de la demande SAVIA.
Pour la reproduction exécutée au département ou par l’enseignant : Aucune procédure à faire.
10 PERSONNE RESSOURCE
Pour informations supplémentaires concernant la licence COPIBEC ou l’utilisation de l’application SAVIA, veuillez
contacter : Josée Guillemette du Secrétariat général (poste 7953).