guide didactique de la directive n° relative a la
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COMMUNAUTE ECONOMIQUE ET MONETAIRE DE L’AFRIQUE CENTRALE
GUIDE DIDACTIQUE DE LA DIRECTIVE N°
RELATIVE A LA COMPTABILITE DES MATIERES
Avec l’assistance technique
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Le présent guide didactique a été élaboré avec
l’assistance du FMI et d’AFRITAC-Centre.
Le document a été réalisé par M. Roger PICARD,
expert du Fonds Monétaire International (FMI) en
finances publiques.
Il a été examiné par les membres Comité d’experts en
gestion des finances publiques des Etats membres de
la CEMAC, lors d’un atelier de validation technique
entre le 24 et le 30 juin 2020, avec l’appui d’AFRITAC-
Centre,
Cette version du guide intègre leurs propositions.
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SOMMAIRE
PRESENTATION GENERALE DE LA DIRECTIVE N° DU RELATIVE A LA COMPTABILITE
DES MATIERES _____________________________________________________________________________________ 5
A. Contexte d’adoption de la Directive. _______________________________________________________________ 5
Le cadre harmonisé des finances publiques. ______________________________________ 5
Le changement de dimension de la comptabilité des matières. ___________________ 5
La nécessité d’une Directive relative à la comptabilité des matières. _____________ 8
B. Objectifs de la Directive et du guide didactique. ___________________________________________________ 8
C. Publics cibles du guide didactique. ________________________________________________________________ 9
D. Structure de la Directive. __________________________________________________________________________ 9 PRESENTATION PAR ARTICLE DE LA DIRECTIVE N° RELATIVE A LA COMPTABILITE DES
MATIERES ________________________________________________________________________________________ 11
TITRE PREMIER – DES DISPOSITIONS GENERALES. ___________________________________________ 11
Article premier. ___________________________________________________________________ 11
Article 2. __________________________________________________________________________ 12
Article 3. __________________________________________________________________________ 16
TITRE II : ACTEURS ET ORGANISATION STRUCTURELLE DE LA GESTION DES MATIÈRES. _ 18
Chapitre 1 : Les acteurs principaux ________________________________________________________________ 18
Article 4. __________________________________________________________________________ 18
Article 5. __________________________________________________________________________ 18
Article 6. __________________________________________________________________________ 19
Article 7. __________________________________________________________________________ 20
Article 8. __________________________________________________________________________ 20
Chapitre 2 : L’organisation structurelle et les acteurs de la comptabilité des matières. ______________ 21
Article 9. __________________________________________________________________________ 21
Article 10. _________________________________________________________________________ 23
Article 11. _________________________________________________________________________ 24
Article 12. _________________________________________________________________________ 25
Article 13. _________________________________________________________________________ 25
Article 14. _________________________________________________________________________ 26
Article 15. _________________________________________________________________________ 27
Article 16. _________________________________________________________________________ 27
Article 17. _________________________________________________________________________ 28
Article 18. _________________________________________________________________________ 28
Article 19. _________________________________________________________________________ 29
Article 20. _________________________________________________________________________ 29
Chapitre 3 : La responsabilité des acteurs de la comptabilité des matières._________________________ 30
Article 21. _________________________________________________________________________ 30
Article 22. _________________________________________________________________________ 30
Article 23. _________________________________________________________________________ 31
Article 24. _________________________________________________________________________ 31
Article 25. _________________________________________________________________________ 31
TITRE III : PROCÉDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE DES MATIÈRES. ___________________ 32
Chapitre 1 : Les entrées des matières. _____________________________________________________________ 32
Article 26. _________________________________________________________________________ 32
Article 27. _________________________________________________________________________ 33
Article 28. _________________________________________________________________________ 34
Article 29. _________________________________________________________________________ 36
Article 30. _________________________________________________________________________ 36
Article 31. _________________________________________________________________________ 37
Article 32. _________________________________________________________________________ 37
Article 33. _________________________________________________________________________ 37
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Article 34. _________________________________________________________________________ 38
Article 35. _________________________________________________________________________ 39
Article 36. _________________________________________________________________________ 39
Chapitre 2 : Les mouvements internes des matières. _______________________________________________ 40
Article 37. _________________________________________________________________________ 40
Article 38. _________________________________________________________________________ 40
Article 39. _________________________________________________________________________ 41
Chapitre 3 : Les sorties des matières. ______________________________________________________________ 41
Article 40. _________________________________________________________________________ 41
Article 41. _________________________________________________________________________ 42
Article 42. _________________________________________________________________________ 43
Article 43. _________________________________________________________________________ 44
Article 44. _________________________________________________________________________ 45
TITRE IV : PROCÉDURES DE GESTION COMPTABLE DES MATIÈRES. ________________________ 46
Chapitre 1 : Les dispositions générales. ____________________________________________________________ 46
Article 45. _________________________________________________________________________ 46
Article 46. _________________________________________________________________________ 46
Article 47. _________________________________________________________________________ 47
Chapitre 2 : Les supports des mouvements comptables. ___________________________________________ 50
Article 48. _________________________________________________________________________ 51
Article 49. _________________________________________________________________________ 51
Article 50. _________________________________________________________________________ 52
Article 51. _________________________________________________________________________ 53
Chapitre 3 : Les opérations d’inventaire. ___________________________________________________________ 53
Article 52. _________________________________________________________________________ 53
Article 53. _________________________________________________________________________ 54
Article 54. _________________________________________________________________________ 55
Article 55. _________________________________________________________________________ 57
Chapitre 4 : L’organisation des liaisons avec la comptabilité générale. _____________________________ 57
Article 56. _________________________________________________________________________ 58
Article 57. _________________________________________________________________________ 61
Article 58. _________________________________________________________________________ 62
Chapitre 5 : La reddition des comptes des matières. _______________________________________________ 62
Article 59. _________________________________________________________________________ 62
Article 60. _________________________________________________________________________ 63
Article 61. _________________________________________________________________________ 63
Article 62. _________________________________________________________________________ 64
TITRE V : CONTROLE DE LA GESTION ET DE LA COMPTABILITE DES MATIÈRES. ___________ 64
Article 63. _________________________________________________________________________ 64
Article 64. _________________________________________________________________________ 65
Article 65. _________________________________________________________________________ 65
Article 66. _________________________________________________________________________ 65
Article 67. _________________________________________________________________________ 66
Article 68. _________________________________________________________________________ 66
TITRE VI : DISPOSITIONS FINALES. _____________________________________________________________ 66
Article 69. _________________________________________________________________________ 66
Article 70. _________________________________________________________________________ 67
ANNEXE – MODELES DE SUPPORTS DE LA COMPTABILITE DES MATIERES. _______________ 68
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PRESENTATION GENERALE DE LA DIRECTIVE N° DU RELATIVE A LA
COMPTABILITE DES MATIERES
Cette présentation générale est destinée à faire connaître le contexte d’adoption de la Directive, ses
objectifs et les publics cibles, sa structure.
A. Contexte d’adoption de la Directive.
Le cadre harmonisé des finances publiques.
La Directive sur la comptabilité des matières s’inscrit dans le cadre de la mise en œuvre des finances
publiques pour les Etats membres de la CEMAC, objet notamment des Directives ci-après :
Directive N° 01 /11-UEAC-190-CM-22 du 19 décembre 2011 relative aux Lois de Finances ;
Directive N° 02 /11-UEAC-190-CM-22 du 19 décembre 2011 relative au Règlement Général de
la Comptabilité Publique ;
Directive N° 03 /11-UEAC-195-CM-22 du 19 décembre 2011 relative au Plan Comptable de
l’Etat ;
Directive N° 04 /11-UEAC-190-CM-22 du 19 décembre 2011 relative à la Nomenclature Budgétaire de l’Etat.
Les Directives se réfèrent à la comptabilité des matières, notamment comme support de la comptabilité
patrimoniale et en confient la responsabilité aux ordonnateurs :
Directive sur les lois de finances - article 64 (dernier alinéa) : « En outre, l’Etat met en œuvre une comptabilité destinée à analyser les coûts des différentes actions engagées ou des services rendus dans le cadre des programmes, et une comptabilité des matières, valeurs et titres » ;
Directive sur le Règlement Général de la Comptabilité Publique (RGCP) - article 10 (dernier alinéa) sur la responsabilité de l’ordonnateur en ce domaine : « Les ordonnateurs émettent les ordres de mouvement affectant les biens et matières de l’Etat. Ils veillent, sous leur propre responsabilité, à la tenue de la comptabilité auxiliaire des matières, valeurs et titres de l’Etat et participent ainsi à la tenue de la comptabilité générale de l’Etat sous le contrôle du comptable » ;
Directive sur le RGCP - articles 79 à 81 relatifs aux biens concernés, au principe du rapprochement des données avec la comptabilité générale et au renvoi aux réglementations nationales pour définir l’organisation et le système comptables applicables à la comptabilité matières ;
Directive sur le Plan Comptable de l’Etat (PCE), notamment les articles 38 à 44 sur les règles de valorisation des actifs.
La comptabilité des matières est une comptabilité d’inventaire permanent ayant pour objet le
recensement, l’enregistrement, la valorisation et la description :
Des immobilisations incorporelles et corporelles,
Des stocks de marchandises, matières premières, fournitures et autres approvisionnements,
produits et services en cours, enregistrés au bilan de l’Etat ou des autres entités publiques,
Des fournitures et autres approvisionnements non suivis au bilan de l’Etat.
Le changement de dimension de la comptabilité des matières.
La comptabilité des matières doit répondre aux besoins des ordonnateurs en premier lieu des
ordonnateurs principaux et à la nécessité d’une présentation sincère du compte général de l’Etat et des
comptes des collectivités territoriales et entités publiques.
(i) La comptabilité des matières est un outil de gestion pour les décideurs et du processus de
contrôle interne budgétaire :
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Les ordonnateurs doivent avoir une connaissance exhaustive et précise (identification et de valorisation)
des immobilisations incorporelles et corporelles et des stocks mis à leur disposition pour satisfaire les
politiques publiques et atteindre leurs objectifs.
La connaissance de l’existant constitue ainsi un élément incontournable du contrôle interne
budgétaire (maîtrise des risques budgétaires) ; les données de la comptabilité des matières doivent
contribuer à leur prise de décision tant lors de la préparation du budget, que lors de son exécution : la
fiche individuelle d’inventaire pour chaque immobilisation et stock constitue le document de référence
en ce domaine.
Les 2 aspects du contrôle interne budgétaire Impact pour les ordonnateurs
1. La soutenabilité budgétaire :
La qualité de la programmation budgétaire : * Fiabilité de l’expression des besoins, par rapport à l’existant * Maturité des projets * AE /CP, PPM et plan d’engagement
La qualité du suivi et de l’actualisation de la programmation : consolidation du suivi de l’exécution en temps réel, afin de prendre des mesures correctrices éventuellement nécessaires
La soutenabilité de la gestion : mise à disposition des crédits au niveau déconcentré, impact sur les dépenses de fonctionnement.
1. La connaissance fine des immobilisations et stocks :
Disposer de données fiables sur les caractéristiques des immobilisations (identification et valorisation, état technique, dépenses induites de fonctionnement)
Disposer de données fiables sur les caractéristiques des stocks (identification et valorisation, consommation)
2. L’analyse pertinente de l’expression des besoins.
3. La maturité des projets : 1er aspect : dépenses d’investissement et
financement
2nd aspect : dépenses de fonctionnement induites (RH, fluides, entretien, etc.).
2. La qualité de la comptabilité budgétaire
La bonne imputation (NBE)
La régularité : respect des faits générateur (AE et CP), des procédures (visas, etc.), des pièces justificatives à produire et de la prise en charge à l’inventaire
L’exactitude et l’exhaustivité : l’enregistrement pour le montant réel sans contraction avec les recettes.
La tenue de la comptabilité des matières
En temps réel
Sur la bonne imputation budgétaire
De façon régulière, exacte et exhaustive
Ceci suppose aussi que les données puissent être consolidées en temps réel au niveau de chaque
ordonnateur principal (ministre, président d’une institution, exécutif d’une collectivité territoriale ou d’une
entité publique), mais aussi au niveau national pour l’Etat (gouvernement, ministre chargé des finances,
ministre chargé du domaine).
(ii) La comptabilité des matières est un vecteur de la sincérité de la comptabilité générale de
l’Etat et des autres entités publiques.
Elle constitue l’élément majeur de la comptabilité patrimoniale pour les immobilisations et les stocks, et
de la sincérité des comptes, conformément aux dispositions de l’article 64 (alinéa 2) de la Directive sur
les Lois de Finances :
« Les comptes de l’Etat doivent être réguliers, sincères et donner une image fidèle de
l’exécution du budget et de l’évolution du patrimoine de l’Etat. »
La comptabilité des matières détaille les mouvements en cours d’année et surtout, les soldes des comptes d’immobilisations incorporelles et corporelles, et des stocks figurant au Bilan de l’Etat.
Elle doit ainsi permettre aux comptables publics du Trésor d’assumer leur mission majeure dans le cadre de la réforme de la comptabilité générale, selon l’article 66 (dernier alinéa) de la Directive sur les Lois de finances :
« Les comptables publics sont responsables de la tenue des comptes de l’Etat dans le
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respect des principes et règles de la profession comptable. Ils s’assurent notamment de la sincérité des enregistrements comptables et du respect des procédures ».
La comptabilité des matières nécessite donc l’organisation des liaisons avec la comptabilité générale
(outils, liaisons infra annuelles, inventaire annuel, rapprochements comptables) , afin de garantir la
qualité du contrôle interne comptable et des critères de qualité comptable dont ceux impactant les
ordonnateurs :
Quelques critères du contrôle interne comptable
Impact pour les ordonnateurs
1. La régularité : Enregistrement immédiat dès le fait générateur (liquidation), sur la base des PV de réception et des pièces justificatives.
Contrôle des entrées (prestations réellement exécutées)
Enregistrement immédiat des entrées et des sorties en comptabilité-matières et dans le SI budgétaire et comptable.
2. L’exhaustivité : enregistrement de tous les biens
et absence de contraction entre les dépenses et les recettes
Exemple : les opérations financées par des bailleurs de fonds sont enregistrées en comptabilité-matières et dans le SI budgétaire et comptable pour la valeur réelle des biens, y compris pour les dons en nature
3. L’évaluation annuelle et le principe de prudence
L’inventaire annuel Le contrôle physique de l’existant La constatation des écarts La valorisation et la constatation des
dépréciations
Les normes comptables sont au cœur de la sincérité comptable du patrimoine de l’Etat et de son
évolution. Elles s’imposent aux ordonnateurs et aux comptables.
Encadré sur les normes comptables de l’Etat
Objet : définition des modalités d’enregistrement des opérations financières et comptable de l’Etat, en se référant aux normes internationales.
Contenu :
14 normes au sein de la CEMAC (guide didactique du Plan Comptable de l’Etat) , dont les normes 3 immobilisations incorporelles, 4 immobilisations corporelles, 6 stocks.
Deux parties pour chaque norme : - L’exposé des motifs : explication sur le contenu des dispositions de la norme, sur les
éventuelles spécificités de l’Etat, sur le choix opéré et sur la source de la norme (référence internationale)
- Les dispositions normatives, qui sont articulées en 4 points : champ d’application, règle de comptabilisation, évaluation, informations devant figurer dans l’état annexé.
Utilité :
Favoriser une bonne compréhension des comptes de l’Etat Favoriser la transparence des comptes de l’Etat Favoriser la comparabilité des données dans le temps et par rapport aux Etats-membres de
la CEMAC Favoriser le processus de certification des comptes
(iii) La comptabilité des matières est au cœur des missions confiées à la Cour des Comptes,
selon la Directive sur les Lois de finances (art. 73) s’agissant de la gestion budgétaire et de la
certification des comptes de l’Etat :
« En ce qui concerne l’Etat, les missions de la Cour des Comptes sont notamment les suivantes :
1. Assister le Parlement dans le contrôle de l’exécution des lois de finances. 2. Certifier la régularité, la sincérité et la fidélité du compte général de l’Etat. 3. Juger les ordonnateurs, les contrôleurs financiers et les comptables publics dans les
conditions prévues aux articles 74 à 78 de la présente directive.
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4. Contrôler la légalité financière et la conformité budgétaire de toutes les opérations de dépenses et de recettes de l’Etat. A ce titre, elle constate les irrégularités et fautes de gestion commises par les agents publics et fixe, le cas échéant, le montant du préjudice qui en résulte pour l’Etat. Elle peut en outre prononcer des sanctions.
5. Evaluer l’économie, l’efficacité et l’efficience de l’emploi des fonds publics au regard des objectifs fixés, des moyens utilisés et des résultats obtenus ainsi que la pertinence et la fiabilité des méthodes, indicateurs et données permettant de mesurer la performance des politiques et administrations publiques »
La nécessité d’une Directive relative à la comptabilité des matières.
Les réglementations actuelles des Etats membres et les modalités de tenue de la comptabilité des
matières ne répondent plus aux nouveaux objectifs de gestion budgétaire et de sincérité des comptes
de l’Etat et des entités publiques.
Les principales insuffisances portent sur la méconnaissance des immobilisations corporelles et
incorporelles, faute de recensement, d’enregistrement et de valorisation d’une part, de consolidation
des données au niveau de chaque ordonnateur principal et au niveau national, en l’absence de système
d’information, d’autre part.
Compte tenu du besoin pressant de renforcer la transparence et la crédibilité de l’information financière
et comptable dans les Etats membres, il est apparu nécessaire de compléter le cadre harmonisé de
gestion des finances, il est apparu nécessaire de compléter le cadre harmonisé de gestion des finances
publiques par une Directive spécifique sur la comptabilité des matières. Cette Directive a été adoptée
le 10 août et signée le 08 septembre 2020, par le Conseil des Ministres de la CEMAC.
Elle devra être transposée pour une mise en œuvre dans les législations nationales au plus tard, le 1er
Janvier 2024, date limite d’application des Directives sur la mise en œuvre des droits constatés et de la
certification des comptes des Etats par les Cours des Comptes.
Il convient de noter que la mise en œuvre des dispositions de la présente directive exige :
o La maîtrise de leur contenu par les acteurs et le changement culturel et opérationnel qu’elles représentent par rapport à l’existant ;
o Le déploiement d’un système d’information pour le traitement de la comptabilité des matières, faute de quoi les ordonnateurs principaux, le ministre des finances et le gouvernement ne pourront pas avoir à tout moment une situation consolidée et exacte des biens mis à disposition.
Par suite, les travaux de transposition et d’organisation structurelle et informatique de la comptabilité des matières sont à engager dès maintenant.
B. Objectifs de la Directive et du guide didactique.
La Directive relative à la comptabilité des matières poursuit les objectifs suivants :
Instaurer, au sein de la Communauté, des règles permettant une gestion rigoureuse, efficace
et transparence du patrimoine des Etats membres s’agissant des immobilisations et des stocks ;
Intégrer la gestion du patrimoine public à la gestion performante des politiques publiques et la
sincérité des comptes de l’Etat, des collectivités locales et autres entités publiques ;
Confier la responsabilité de la comptabilité des matières aux ordonnateurs principaux, dans le
cadre de la bonne gestion des fonds publics et moyens mis à leur disposition pour atteindre
leurs objectifs ;
Définir le rôle des acteurs de la comptabilité des matières ainsi que leur régime de responsabilité ;
Définir les procédures et outils de la tenue de la comptabilité des matières pour la rendre
opérationnelle et pour favoriser les liaisons et restitutions avec la comptabilité générale des
Etats et entités publiques, dont elle constitue la comptabilité auxiliaire.
Le présent guide didactique vise à :
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Assurer une information et une compréhension uniforme par tous les acteurs des concepts et
innovations introduits par la Directive, par rapport aux réglementations nationales et aux
pratiques actuelles ;
Faciliter la transposition de la directive et permettre aux administrations nationales d’anticiper
les changements qu’implique la mise en œuvre de la réforme comptable dans son ensemble ;
Fournir des éléments techniques précis sur certaines dispositions pour les rendre
opérationnelles ;
Faciliter la formation des professionnels de la comptabilité pour un meilleur pilotage de la
réforme comptable.
C. Publics cibles du guide didactique.
Ce guide s’adresse en priorité aux acteurs nationaux qui interviennent dans les procédures budgétaires,
comptables et financières de l’Etat et des entités relevant de la comptabilité publique :
Les acteurs en charge du pilotage des politiques publiques : responsables des institutions
constitutionnelles, ministres, secrétaires généraux, responsables de programme, responsables
de budget ou d’unité opérationnel de programme ;
Les ordonnateurs principaux, délégués et secondaires de l’Etat, des collectivités territoriales et
des établissements publics ;
Les comptables publics de deniers, d’ordre ou de matières de l’Etat ;
Les responsables des services financiers et les gestionnaires des biens immeubles et meubles
de l’Etat
Les responsables des institutions et corps internes chargés des contrôles, inspections et audits
publics ;
Les contrôleurs financiers.
Il s’adresse également aux intervenants externes aux administrations publiques qui sont intéressées
par la mise en œuvre des réformes budgétaires et comptables dans la CEMAC :
Parlements et leur commission des finances ;
Commission de la CEMAC ;
Cours des Comptes ;
Partenaires financiers et techniques ;
Formateurs en gestion des finances publiques ;
Différentes organisations de la société civile ;
Tout public trouvant intérêt en ce domaine.
D. Structure de la Directive.
La Directive n° relative à la comptabilité des matières se décompose en 70 articles, dont le premier
présente sa structure (cadre général) et son application aux Etats, aux collectivités territoriales et aux
établissements publics soumis aux règles de la comptabilité publique.
Suivent cinq titres :
Le titre I, qui traite des dispositions générales (art. 1 à 3) ;
Le titre II qui définit les acteurs et l’organisation de la comptabilité des matières, et se compose
de trois chapitres :
- Chapitre premier : Les acteurs principaux (art. 4 à 8)
- Chapitre 2 : L’organisation structurelle et les acteurs de la comptabilité des matières
(art. 9 à 20)
- Chapitre 3 : La responsabilité des acteurs de la comptabilité des matières (art. 21 à 25) ;
Le titre III qui précise les procédures de gestion administrative des matières, réparties en trois
chapitres :
- Chapitre premier : Les entrées des matières (art. 26 à 36)
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- Chapitre 2 : Les mouvements internes des matières (art. 37 à 39)
- Chapitre 3 : Les sorties des matières (art. 40 à 44) ;
Le titre IV qui porte sur les procédures de gestion comptable des matières, en cinq chapitres :
- Chapitre premier : Les dispositions générales (art. 45 à 47)
- Chapitre 2 : Les supports des mouvements comptables (art. 48 à 51)
- Chapitre 3 : Les opérations d’inventaire (art. 52 à 55)
- Chapitre 4 : L’organisation des liaisons avec la comptabilité générale (art. 56 à 58)
- Chapitre 5 : La reddition des comptes des matières (art. 59 à 62) ;
Le titre V qui traite du contrôle de la gestion et de la comptabilité des matières (art. 63 à 68) ;
Le titre VI qui présente les dispositions finales (art. 69 et 70).
L’annexe comporte 42 modèles de supports de la comptabilité des matières et deux documents en lien
avec la comptabilité générale de l’Etat : l’état de rapprochement comptable et le tableau synthétique sur les liaisons entre la comptabilité des matières et la comptabilité générale.
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PRESENTATION PAR ARTICLE DE LA DIRECTIVE N° RELATIVE A LA COMPTABILITE
DES MATIERES
TITRE PREMIER – DES DISPOSITIONS GENERALES.
Article premier.
La présente directive a pour objet de fixer les règles d’organisation, de gestion et de contrôle de la
comptabilité des matières. Elle détermine :
L’objet, le périmètre et la finalité de la comptabilité des matières ;
Les acteurs et l’organisation structurelle de la comptabilité des matières ;
Les procédures de gestion administrative des matières ;
Les procédures de gestion comptable des matières ;
Le contrôle de la gestion et de la comptabilité des matières.
Les dispositions de la présente directive s’appliquent aux Etats, aux collectivités territoriales et aux établissements publics soumis aux règles de la comptabilité publique.
L’article premier définit le cadre réglementaire de la comptabilité des matières s’agissant : o De son contenu (objet et périmètre) et de sa finalité (titre I) ;
o De l’organisation structurelle (titre II) ;
o Des procédures de gestion : gestion administrative (titre III) et gestion comptable (titre IV) ;
o Du contrôle de la comptabilité des matières (titre V).
Il définit le champ d’application de la comptabilité des matières à l’ensemble des administrations publiques : l’État, les collectivités territoriales et les établissements publics administratifs (nationaux ou locaux) régis par les règles de la comptabilité publique.
Cette définition est en phase avec le principe de consolidation des comptes de l’Etat et des
administrations publiques, tant dans le cadre de la norme comptable n° 2 (Etat et établissements publics
administratifs), que pour faciliter l’exercice de la surveillance multilatérale (i), l’information du public et
des bailleurs de fonds (ii), la comparaison des données dans le cadre du TOFE entre les différentes
catégories d’entités publiques au sein de chaque Etat et au niveau de la sous-région (iii).
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Article 2.
La comptabilité des matières est une comptabilité d’inventaire permanent ayant pour objet le recensement, l’enregistrement, la valorisation et la description des matières. Elle contribue à leur recensement et à leur valorisation dans le cadre de l’inventaire annuel en liaison avec les autres services de l’Etat ou des entités publiques.
Placée sous la responsabilité des ordonnateurs, elle est tenue en partie simple et décrit l’existant et les mouvements d’entrée et de sortie concernant les matières ci-après :
Les immobilisations incorporelles et corporelles ;
Les stocks de marchandises, matières premières, fournitures et autres approvisionnements,
produits en cours et finis, enregistrés au bilan de l’Etat ou des autres entités publiques ;
Les biens non suivis au bilan de l’Etat ou des autres entités publiques, car inférieurs aux seuils de signification arrêtés par chaque Etat-membre : petits matériels et mobiliers, fournitures et autres approvisionnements ;
Les biens ou objets déposés par un tiers dans un cadre règlementaire.
Ne relèvent pas de la comptabilité des matières, mais d’une règlementation spécifique :
Les deniers et valeurs assimilables aux disponibilités monétaires (valeurs, formules, timbres,
titres, tickets ou vignettes), qui sont placés sous la compétence exclusive des comptables
publics ;
Les immobilisations financières (valeurs et titres de participation et de placement), dont la
gestion incombe aux ministres chargés des finances ;
Les archives administratives.
L’article 2 confirme le rôle de l’ordonnateur tel que fixé par les articles 10 et 81 de la Directive relative au RGCP. Art 10 (al 3 et 4) de la Directive RGCP : « Les ordonnateurs émettent les ordres de mouvement affectant les biens et matières de l’Etat. Ils veillent, sous leur propre responsabilité, à la
tenue de la comptabilité auxiliaire des matières. » ; le guide didactique RGCP commente cet article : « en conséquence, le service chargé de la tenue de cette comptabilité est placé clairement sous les ordres des ordonnateurs qui en assurent la responsabilité. »
L’article 2 définit l’objet et le périmètre de la comptabilité des matières.
Il permet de préciser le contenu de l’article 64 (alinéa 3) de la Directive sur les Lois de finances, qui impose
aux Etats la « mise en œuvre d’une comptabilité des matières, valeurs et titres »1, et par suite de distinguer :
La comptabilité des matières
La comptabilité des valeurs et titres.
I - Objet : inventaire permanent des matières : entrées, sorties et existants.
(i) La comptabilité des matières doit permettre de connaître à tout moment la situation réelle et précise des biens, tant en quantité, qu’en valeur (toutes taxes comprises).
Elle se traduit par :
o Le recensement et la valorisation des biens concernés, notamment dans le cadre du bilan d’ouverture de l’Etat ;
o L’enregistrement immédiat des entrées et des sorties ; o La description des biens pour en connaître les caractéristiques, le service ou l’acteur
d’affectation des biens, et leur niveau qualitatif (très bon état ; satisfaisant ; mauvais état, etc.).
Par ailleurs, l’inventaire physique des biens - en cours d’année et obligatoirement, en fin de gestion - ponctuel permet de s’assurer de leur existence et d’apprécier leur état général (infra : art. 52 et 53) ; il est complété d’une évaluation des biens conduisant à constater les manquants et les dépréciations (infra : art. 54).
(ii) Relevant de l’ordonnateur, conformément aux articles 10 et 81 de la Directive RGCP, elle est tenue en partie simple, ce qui n’est pas contradictoire avec l’article 79 (alinéa 3) de la directive RGCP qui précise que « la comptabilité des matières, valeurs et titres est une comptabilité auxiliaire tenue en partie simple ou en partie double. »
1 Dispositions reprises aux articles 72 et 79 de la Directive RGCP.
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En effet, la comptabilité en partie double est réservée à la comptabilité des valeurs inactives, tenue par les comptables publics (voir ci-après point III), traduisant la position desdites valeurs :
VI détenues par le comptable public
Prise en charge Valeurs détenues par le
régisseur
Débit Crédit Débit Crédit Débit Crédit
Réception des VI 1000 1000
Remise de VI au régisseur 600 600
Ventes par le régisseur 500 500
Solde 400 500 100
Restitution des VI au 31/12 100 100
Solde 500 500
II - Périmètre de la comptabilité des matières :
Il convient de distinguer les matières :
Les matières qui impactent le patrimoine de l’Etat et des entités publiques et qui sont enregistrées à ce titre au Bilan (situation nette) : immobilisations corporelles et incorporelles, stocks significatifs ;
Les matières non suivies au Bilan car inférieures au seuil de signification arrêté par chaque
Etat-membre ;
Les biens ou objets déposés par un tiers dans un cadre règlementaire
1. Les biens enregistrés au bilan de l’Etat ou des entités publiques.
(i) Les immobilisations incorporelles (norme comptable n° 3) sont des actifs non monétaires, identifiables et sans substance physique détenus par l’État pour une durée supérieure à un an et susceptibles de lui générer des avantages futurs. Elles sont enregistrées en comptabilité générale dans les comptes principaux 21 du plan comptable de l’Etat et sont principalement constituées des biens ci-après :
o Frais de recherche et de développement,
o Brevets, marques de fabrique, droits d’auteur,
o Conceptions de systèmes d’organisation – progiciels acquis ou créés en interne, o Droits d’exploitation-fonds de commerce.
(ii) Les immobilisations corporelles (norme comptable n° 4) sont des actifs physiques détenus (sous contrôle) par l’État pour la production, la fourniture de biens et services, ou l’utilisation à des fins administratives et qu’il s’attend à utiliser sur une durée supérieure à un an. Elles intègrent tant les acquisitions et constructions, que les aménagements et grosses réparations qui
valorisent l’immobilisation, contrairement aux dépenses d’entretien.
Elles sont constituées des quatre catégories de biens ci-après, selon le plan comptable de l’Etat : immobilisations non produites, biens immeubles, biens meubles, équipements des forces armées et de police.
Les immobilisations non produites sont enregistrées dans les comptes principaux 22 du plan comptable de l’Etat et sont principalement constituées des biens ci-après :
- Terrains (exemples : terrains agricoles, terrains nus, terrains bâtis) - Sous-sols, gisements et carrières
- Plantations et forêts, - Plans d’eau.
Les biens immeubles sont enregistrés dans les comptes principaux 23 du plan comptable de l’Etat et sont principalement constitués des biens ci-après :
- Bâtiments administratifs à usage de bureau - Bâtiments administratifs à usage de logement (exemples : Immeubles résidentiels ou de
rapport, logements des personnels),
- Bâtiments administratifs à usage technique (exemples : bâtiments scolaires et universitaires, hôpitaux et centres de santé, bâtiments agricoles, bâtiments industriels, hangars, ateliers, bâtiments destinés au sport),
- Ouvrages, infrastructures (exemples : voies routières, voies ferrées, voies navigables, barrages, digues, pistes d’aérodrome, ports)
- Réseaux informatiques (exemples : téléphonie, câble, fibre optique).
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Les biens meubles sont des biens qui peuvent être déplacés, contrairement aux biens immeubles. Toutefois, un bien meuble rattaché à un immeuble de manière fixe constitue un immeuble par destination (exemple : coffre-fort scellé dans un mur). Les biens meubles sont enregistrés dans les comptes principaux 24 du plan comptable de l’Etat et sont principalement constitués des biens ci-après :
- Mobilier et matériel de logement et de bureau,
- Matériel informatique de bureau, - Matériel de transport de service et de fonction (exemples : automobiles, motos, mobylettes,
vélos)
- Matériel de transport en commun et de marchandises (exemples : Matériel ferroviaire, matériel fluvial ou lagunaire, matériel naval, matériel aérien),
- Matériel et outillage techniques (exemples : matériel industriel, matériel agricole, matériel médical et hospitalier, matériel d’incendie et de secours, matériel scolaire et universitaire)
- Objets de valeur, collections, œuvres d’art, - Cheptel,
- Stocks stratégiques ou d’urgence.
Remarque sur les stocks stratégiques ou d’urgence : les stocks ne sont pas destinés à servir de façon durable à l’activité de l’Etat (cf. ci-après § (iii) ; toutefois, il est possible de traiter le stock minimum à conserver comme une immobilisation.
Les équipements des forces armées et de police sont enregistrés dans les comptes principaux 25 du plan comptable de l’Etat et sont principalement constitués des biens ci-après :
- Bases militaires, - Ouvrages et infrastructures militaires,
- Mobiliers, matériels militaires et équipements, - Ouvrages et infrastructures de police, - Mobiliers, matériels et équipements de police,
- Autres équipements des forces armées et de police.
Remarque : Les immobilisations sont intégrées en comptabilité des matières lors de leur réception
et donc, de la possibilité d’une mise en service immédiate. Par suite, ne sont pas enregistrés en comptabilité des matières :
- Les décomptes relatifs aux travaux en cours,
- Les productions produites en interne mais non finalisées.
Il en est de même des stocks ci-après de produits en cours.
(iii) Les stocks (norme comptable n° 6) sont des biens acquis et détenus pour la revente, la consommation ou pour être distribués à des tiers à titre gratuit ou pour un prix symbolique. Ils ne sont pas destinés à servir de façon durable à l’activité de l’Etat. Ils sont constitués de 4 grandes catégories, selon le plan comptable de la CEMAC :
Les marchandises, qui concernent des biens acquis et détenus pour une cession en l’état ;
Les matières premières, constituées d’objets ou substances plus ou moins élaborés destinés à entrer dans la composition de produits traités ou fabriqués ;
Les autres approvisionnements, constituées principalement de matières et fournitures consommables, mais dont les stocks moyens sont significatifs et dont l’enregistrement au bilan peut être réservé à certains ministères :
- Matières consommées au premier usage ou rapidement (carburants, etc.), - Pièces de rechange et accessoires pour matériel technique et de transport (pièces
destinées à l’entretien ou à la réparation des immobilisations),
- Stocks de défense et de sécurité (munitions, stock alimentaire, stock hydrocarbure, équipements et fournitures médicaux, stock de produits pharmaceutiques, stocks de services sociaux : lits, couvertures…)
Les produits et services créés par l’Etat pour être vendus, loués ou utilisés : les produits ou services en cours, les produits ou services finis.
2. Les biens non enregistrés au bilan de l’Etat ou des entités publiques
Les biens durables de peu de valeur sont classés en charges (classe 6) et non en immobilisations
(classe 2). Des seuils unitaires de signification sont préalablement déterminés au niveau national, pour déterminer le classement des biens en immobilisations ou en charges.
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Cette démarche vaut aussi pour les stocks précités, dont des seuils sont fixés au niveau national pour n’enregistrer au bilan que les stocks significatifs (classe 3). En-dessous des seuils, les matières sont traitées comme des charges (classe 6).
Exemples de matières pouvant être classées en charges
- Frais d’alimentation, denrées alimentaires
- Intrants agricoles, produits vétérinaires
- Vaccins ou tests et autres préventions
- Médicaments et fournitures médicales
- Fournitures de bureau et technique
- Petit mobilier de bureau
- Fournitures pédagogiques et scolaires ou paquets minima des écoles
- Documentation technique, abonnements de presse, achats de livres
- Fournitures de service pour édition, impression et distribution de documents
- Petits matériels courants informatiques et bureautiques
- Frais d’habillement spécifiques aux activités des services (uniformes, tenues de travail)
L’ensemble de ces matières font l’objet d’un suivi en comptabilité des matières, selon la nomenclature spécifique de la comptabilité des matières.
3. Les biens ou objets déposés par un tiers.
Ils relèvent de la comptabilité des matières dès lors que la réglementation de l’Etat-membre confie aux
ordonnateurs leur suivi et leur conservation, et non pas aux comptables publics. Ces biens ou objets ne
sont pas enregistrés dans la comptabilité générale.
III – Exclusions de la comptabilité des matières
1. Les matières relevant de la compétence du comptable public : les deniers et les valeurs inactives.
En effet et conformément à l’article 16 de la directive RGCP, les comptables deniers et valeurs sont des personnes habilitées au maniement et à la conservation des fonds publics, des valeurs qui sont des valeurs de portefeuille, bons, traites, obligations, rentes et actions de société.
Les valeurs assimilables aux disponibilités monétaires (valeurs, formules, timbres, titres, tickets ou vignettes) sont enregistrées en comptabilité des valeurs inactives soit pour leur valeur faciale, soit pour la valeur symbolique (1 FCFA), par les comptables publics et, sous leur responsabilité, par les régisseurs de recettes auxquels ils remettent ces valeurs.
2. Les immobilisations financières (titres de participation, prêts accordés, dépôts et cautionnements) et les titres de placement à court terme sont suivis par les directions spécialisées du ministère en charge des finances et par les comptables publics assignataires.
3. Les archives administratives, qui font l’objet d’une réglementation spécifique de chaque Etat-membre.
Ces exclusions de la comptabilité des matières ne sont pas contradictoires avec l’article 79 alinéa 3 de la directive RGCP qui distingue bien les matières d’une part, les valeurs et titres, d’autre part.
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Article 3.
La comptabilité des matières est un outil essentiel de la gestion budgétaire et de la sincérité du patrimoine de l’Etat et des entités publiques.
1. La comptabilité des matières est un outil de gestion des décideurs et du contrôle interne budgétaire. Elle leur permet d’optimiser la gestion budgétaire par la connaissance précise des biens dont ils disposent, de maîtriser l’état du patrimoine mobilier et immobilier, et des stocks, en quantité et en valeur, de garantir l’effectivité et la conformité des prestations, d’éviter toute charge inutile ou, au contraire, d’anticiper les besoins d’acquisition, d’entretien ou de travaux.
2. La comptabilité des matières constitue la comptabilité auxiliaire de la comptabilité générale de l’Etat et des entités publiques. A ce titre, elle alimente la comptabilité générale, notamment les comptes d’immobilisations et de stocks figurant au bilan de l’Etat et des entités publiques .
Pour ces raisons, elle se réfère aux principes comptables édictés par la Directive relative au Plan Comptable de l’Etat et aux normes comptables applicables aux Etats membres de la CEMAC, et à leur transposition en droit interne.
L’article 3 précise la finalité de la comptabilité des matières, au cœur de la réforme des finances publiques : outil de gestion pour les décideurs (ordonnateurs, administrateurs de crédits) , outil de la comptabilité générale, pour garantir la sincérité des biens figurant au bilan de l’Etat.
I - Outil de gestion pour les décideurs.
(i) Au niveau de chaque Etat, la gestion du domaine de l’Etat et la fixation des politiques publiques y relatives imposent une connaissance exhaustive (identification et de valorisation) de tous les biens composant le domaine public et le domaine privé de l’Etat.
Le régime domanial des Etats couvre un vaste ensemble de biens, dont il convient de constater que leur traçabilité quantitative et qualitative (valorisation) n’est pas pleinement assurée par le ministère en charge du domaine de l’Etat :
o Domaine public naturel : maritime (exemples : rivages de la mer, rives des embouchures des cours
d’eau, sols et sous-sols de la mer territoriale) ; fluvial (exemples : cours d’eau, marécages, lacs, étangs,
lagunes) ; terrestre et aérien (exemples : sous-sol et espace atmosphérique situé au-dessus du
territoire de l’Etat et de la mer territoriale) ;
o Domaine public artificiel : : réseaux routiers et ferrés ; ports, aéroports et édifices publics créés et entretenus par l’Etat ; réseaux électriques et téléphoniques, etc. ;
o Domaine privé de l’Etat : biens meubles et immeubles acquis (ou construits) par l’Etat ; terrains qui supportent les édifices, constructions, ouvrages et aménagements réalisés et entretenus par l’Etat.
(ii) Chaque responsable (ordonnateur, administrateur de crédits) doit avoir à tout moment connaissance des biens mis à sa disposition pour assurer ses missions et atteindre ses objectifs, et par suite, favoriser la prise de décision lors de la préparation budgétaire et en cours d’exécution .
En effet, les moyens utilisés sont au cœur de la performance et des budgets-programmes, conformément à la Directive relative aux lois de finances :
- Article 17 (alinéa 4) : « Placés sous la responsabilité d’un responsable de programme nommé en application de l’article 60 de la présente directive, les programmes font l’objet d’une évaluation de leur efficacité, économie et efficience par les corps et institutions de contrôle, ainsi que par la Cour des Comptes » ;
- Article 50 : « Sont joints au projet de loi de règlement : …3. Les rapports annuels de performance présentant, sous le même format que les projets annuels de performance, pour chaque programme les résultats obtenus comparés aux objectifs fixés, les actions développées et les moyens utilisés, accompagnés d’indicateurs d’activité et de résultat ainsi que d’une estimation des coûts des activités ou des services rendus. »
Exemples
Lors de la préparation pluri annuelle et annuelle du budget, l’inventaire des biens permet d’apprécier s’ils répondent aux besoins actuels et futurs.
o Pour le ministère de l’éducation : les locaux d’enseignement sont-ils en phase avec l’évolution des effectifs scolaires dans les 5 ans à venir, tant sur leur superficie, que sur leur qualité (constructions en durs ou non, existence de cantines scolaires, etc.) ? Le matériel scolaire mérite-t-il d’être actualisé et/ou complété ?
o Pour le ministère de la santé : les plateaux et matériels hospitaliers, les centres territoriaux de santé, les matériels spécifiques de transport (ambulances) sont-ils identifiés de façon
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précise (aspect quantitatif et qualitatif) afin de satisfaire la politique de santé ? Doivent-ils conduire à des investissements dans un cadre pluri annuel ?
Lors de l’exécution budgétaire, l’inventaire des biens permet de donner la suite pertinente aux besoins exprimés par les gestionnaires. Exemples :
o Pour le ministère des finances : le parc automobile ou le parc des microordinateurs sur l’ensemble du ministère permettent-ils d’ores et déjà de satisfaire les besoins (quantitatifs et qualitatifs) des acteurs concernés, sans nécessité l’acquisition de nouveaux biens ? Les kilomètres parcourus par un véhicule automobile au cours de la période (trimestre, année) sont-ils conformes aux prévisions quant à la mission à accomplir par le bénéficiaire ?
o Pour le ministère de la santé : les stocks de médicaments et de vaccins font-ils l’objet d’un suivi fiable permettant d’éviter des ruptures de produits (mise en place de stocks de précaution) ou, au contraire, d’éviter des produits périmés (suite à des commandes disproportionnées) ?
II – Vecteur de la sincérité de la comptabilité générale de l’Etat.
Conformément à l’article 64 (alinéa 2) de la Directive relative aux lois de finances, « les comptes de l’Etat doivent être réguliers, sincères et donner une image fidèle de l’exécution du budget et de l’évolution du patrimoine de l’Etat. »
La comptabilité des matières constitue la comptabilité auxiliaire de la comptabilité générale pour une partie du patrimoine de l’Etat (immobilisations incorporelles et corporelles ; stocks) par la tenue de l’inventaire détaillé de ces biens (caractéristiques, quantité et valorisation).
C’est bien ce qu’expriment les articles ci-après des directives de la CEMAC : o Article 10 (alinéa 4) de la Directive RGCP : « Les ordonnateurs veillent, sous leur propre responsabilité, à
la tenue de la comptabilité auxiliaire des matières, valeurs et titres de l’Etat et participent ainsi à la tenue de la comptabilité générale de l’Etat sous le contrôle du comptable » ;
o Article 38 (alinéa 3) de la Directive PCE : « Des rapprochements contradictoires périodiques sont effectués entre les données de la comptabilité matières et celles de la comptabilité générale de l’Etat. »
Elle détaille les mouvements en cours d’année et surtout, les soldes des comptes d’immobilisations incorporelles et corporelles, et des stocks figurant au Bilan de l’Etat.
Elle constitue enfin le support de la valorisation annuelle des immobilisations (amortissements et provisions) et des stocks (provisions).
Pour ces raisons, la comptabilité des matières se réfère aux principes comptables édictés par la Directive relative au Plan Comptable de l’Etat et aux normes comptables applicables aux Etats membres de la CEMAC et à leur transposition en droit interne. Elle est placée sous le contrôle des comptables, garants de la qualité des comptes de l’Etat conformément à l’article 66 (alinéa 4) de la Directive relative aux lois des finances : « Les comptables publics sont responsables de la tenue des comptes de l’Etat dans le respect des principes et règles de la profession comptable. Ils s’assurent notamment de la sincérité des enregistrements comptables et du respect des procédures. »
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TITRE II : ACTEURS ET ORGANISATION STRUCTURELLE DE LA GESTION DES MATIÈRES.
Chapitre 1 : Les acteurs principaux
Article 4.
Trois acteurs principaux sont concernés par les données de la comptabilité des matières :
Le ministre chargé des finances ;
Le ministre chargé des domaines ;
Les ordonnateurs principaux.
Cet article indique les acteurs majeurs, directement concernés par les données de la comptabilité des matières, pour les raisons évoquées dans l’article suivant.
Il est à noter que dans certains Etats, la gestion du domaine de l’Etat peut incomber, non pas au ministre chargé des finances, mais à un ministre spécialisé.
Article 5.
Le ministre chargé des finances est responsable de la soutenabilité budgétaire des dépenses de l’Etat et de la sincérité du compte général de l’Etat, soumis à la certification de la juridiction des comptes. Il est chargé dans le domaine de la comptabilité des matières :
D’édicter la réglementation opérationnelle de la comptabilité des matières dans le respect des normes comptables de l’Etat ;
De définir les outils opérationnels de la comptabilité des matières ;
De s’assurer du respect de la réglementation et de veiller à la qualité des comptes et restitutions de la comptabilité des matières ;
D’organiser les procédures de la comptabilité des matières, pour alimenter les fichiers de la comptabilité générale devant aboutir à la production de l’état annexé du compte général du Trésor ;
De consolider les données de la comptabilité des matières pour alimenter les mouvements de l’année en comptabilité générale de l’Etat et les soldes des comptes d’immobilisations et de stocks au bilan de l’Etat.
Si la gestion du domaine de l’Etat ne lui est pas confiée, le ministre chargé des finances favorise les échanges d’informations infra-annuels et annuels entre les ordonnateurs principaux et le ministre chargé des domaines.
I - La comptabilité des matières, au cœur de l’exercice des missions confiées au ministre chargé des finances.
(i) La comptabilité des matières constitue un outil indispensable pour le ministre des finances, garant au niveau national de la soutenabilité budgétaire des investissements et des autres dépenses, conformément aux dispositions de la Directive relative aux lois de finances) :
o Lors de la préparation du budget et des premiers arbitrages (art. 52) en amont et lors des conférences budgétaires ;
o Lors de l’exécution du budget :
- Visa de l’engagement par le contrôleur financier (ou budgétaire), - Pouvoir de régulation budgétaire, qui permet au ministre des finances de programmer le
rythme de consommation des crédits, de les suspendre ou de les annuler (art. 58).
Pour apprécier la pertinence des demandes formulées par les ministères ou institutions, le ministre des finances doit fonder sa décision sur la production et l’examen d’une comptabilité des matières sincère, détaillant et décrivant l’existant. Faute d’information sur les biens existants et leurs caractéristiques, l’ordonnateur n’est pas en mesure de justifier ses besoins ; par suite, le ministre des finances ne peut y donner une suite favorable.
(ii) La comptabilité des matières est au cœur de la comptabilité patrimoniale de l’Etat et de la sincérité du compte général de l’Etat, produit par le ministre chargé des finances. Le ministre des finances doit donc s’assurer de la qualité et de l’exhaustivité des données de la comptabilité des matières, afin de favoriser la certification des comptes par la Cour des Comptes,
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chargée de « Certifier la régularité, la sincérité et la fidélité du compte général de l’Etat » (art. 73 de la Directive relative aux lois de finances). En effet, la comptabilité générale de l’Etat n’est pas probante et ne peut être certifiée si elle se traduit par une accumulation de flux, sans production d’un état détaillé des immobilisations incorporelles et corporelles, et des stocks, traduisant le suivi de chaque bien sur une fiche individuelle, donnant les caractéristiques et les résultats de l’inventaire annuel.
II - Pour ces raisons, la réglementation et le pilotage de la comptabilité des matières relèvent du ministre chargé des finances.
(i) Le ministre chargé des finances est responsable de la réglementation et de l’élaboration des outils opérationnels. Pour ce faire, cette mission est confiée à une structure dédiée au sein du ministère des finances (direction ou sous-direction), qui propose :
o Les textes réglementaires, en phase avec les documents de référence budgétaire (dont la nomenclature budgétaire) et comptable (dont le plan comptable de l’Etat et les normes comptables de l’Etat) ;
o Les outils opérationnels : système d’information, outils de la comptabilité des matières (enregistrements, suivis et restitutions), fiches méthodologiques et pratiques.
Les travaux sont conduits en association avec : o Les directions directement concernées du ministère (budget ; trésor et comptabilité publique) ; o Les ministères sectoriels pour définir les modalités de recensement, d’enregistrement
(caractéristiques des biens à documenter) et de valorisation des biens. Exemples : ministère des mines pour les gisements et mines ; ministère de l’agriculture pour les terrains agricoles, les matériels agricoles et les cheptels ; ministère de la culture pour les œuvres d’art ; ministère des travaux publics pour les réseaux routiers).
(ii) Le ministre chargé des finances est responsable du respect de la réglementation sur la comptabilité des matières et veille à la qualité des restitutions de la comptabilité des matières. Pour remplir cette mission, il s’appuie sur les structures du ministère :
o Le réseau des comptables publics qui « s’assurent de la sincérité des enregistrements comptables et du respect des procédures » de la comptabilité des matières, comme ils doivent le faire pour l’ensemble des procédures impactant la comptabilité générale (art. 66 de la Directive relative aux lois de finances) ;
o La structure précitée du ministère, chargée de la comptabilité des matières, qui coordonne et anime les opérations des comptables-matières (infra : article 16).
(iii) Le ministre chargé des finances consolide les données de la comptabilité des matières relatives aux immobilisations et aux stocks figurant au bilan de l’Etat :
o La structure précitée du ministère, chargée de la comptabilité des matières, consolide les données des comptabilités des matières des ministères et institutions (infra : articles 16 et 62),
o Le comptable national du Trésor (ACCT ou comptable d’ordre du Trésor) élabore le compte général de l’Etat et veille à la cohérence des données, entre la comptabilité générale et la comptabilité des matières.
(iv) S’il n’est pas chargé de la gestion du domaine de l’Etat, le ministre chargé des finances favorise les échanges d’informations infra-annuels et annuels sur les données des immobilisations incorporelles et corporelles, à partir de la structure précitée du ministère, chargée de la comptabilité des matières, entre les ordonnateurs principaux et le ministre chargé des domaines, compte tenu des missions incombant à ce dernier (article 6 ci-après).
Article 6.
Le ministre chargé des domaines est responsable de l’élaboration et de la mise en œuvre de la politique du Gouvernement en matière domaniale, cadastrale et foncière
Il doit avoir une connaissance précise des biens constitutifs du domaine public et privé de l’Etat par la tenue des inventaires ou sommiers des biens immobiliers et mobiliers, enrichis des données de la comptabilité générale de l’Etat.
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(i) Le ministère en charge des domaines (direction dédiée du ministère des finances ou ministère
sectoriel dédié) est responsable de l’élaboration et de la mise en œuvre de la politique du
Gouvernement en matière domaniale, cadastrale et foncière.
A ce titre, il est le plus souvent responsable : o De la gestion des domaines public et privé de l’Etat ; o De la protection des domaines public et privé de l’Etat contre toute atteinte, en liaison avec les
ministères ou institutions concernés ; o De l’acquisition et de l’expropriation des biens immobiliers au profit de l’Etat et des
établissements publics administratifs, en liaison avec les ministères, institutions ou organismes concernés ;
o De la gestion et de l’entretien du patrimoine immobilier et mobilier de l’Etat, en liaison avec les ministères ou institutions concernés ;
o De la gestion et du suivi des locations administratives ; o De la constitution et de la maîtrise des réserves foncières, avec les ministères sectoriels
compétents.
(ii) Il doit donc avoir une connaissance exhaustive du patrimoine de l’Etat, reposant sur une identification, un enregistrement détaillé et une valorisation de tous les biens composant le domaine public et le domaine privé de l’Etat. Cette connaissance repose sur la connexion du ministère en charge des domaines au système d’information de la comptabilité des ministères, afin d’enrichir ses propres fichiers.
(iii) Parallèlement, il informe tout au long de l’année la structure nationale dédiée à la comptabilité des matières du ministère des finances et les ministères sectoriels concernés, des opé rations qu’il a enregistrées et qui ne figurent pas en comptabilité des matières.
Article 7.
Les ordonnateurs principaux sont responsables de la soutenabilité budgétaire, qui doit être fondée sur la connaissance précise des biens mis à leur disposition. Ils ont par conséquent l’obligation de tenir un inventaire de ces biens et de rendre compte de leur gestion.
(i) Les ordonnateurs principaux sont responsables de la bonne gestion des crédits mis à leur disposition et par suite, de la pertinence des orientations stratégiques, comportant les moyens nécessaires à leur mise en œuvre par un chiffrage des activités (programmes) destinés à la réalisation de leurs objectifs.
Ils analysent en amont la situation existante au sein de leurs structures et définissent les perspectives d’évolution et les besoins à satisfaire.
(ii) La tenue de la comptabilité des matières (inventaire des biens) est une obligation pour les ordonnateurs ; elle constitue ainsi un vecteur de la prise de décision (prévision et exécution budgétaire). Elle participe à la qualité de la gestion des ordonnateurs, évaluée par la Cour des comptes et fondée sur l’économie, l’efficacité et l’efficience de l’emploi des fonds publics au regard des objectifs fixés, des moyens utilisés et des résultats obtenus (art. 73.5 de la Directive relative aux Lois de finances).
Article 8.
Les membres du gouvernement, les présidents des institutions ainsi que les représentants légaux des collectivités territoriales et des établissements publics soumis aux règles de la comptabilité publique sont les ordonnateurs principaux des matières.
Ils peuvent déléguer ce pouvoir à des agents soumis à leur autorité hiérarchique directe.
Cet article rappelle les personnes assumant les fonctions de ordonnateurs principaux et leur pouvoir de délégation :
o Ministres et les Hautes Autorités responsables des institutions constitutionnelles (art. 59 al. 2 de la Directive relative aux lois de finances) ;
o Représentants légaux des établissements publics : directeurs des établissements publics administratifs nationaux (art. 94 de la Directive RGCP) ;
o Représentants légaux des collectivités territoriales et des établissements publics administratifs locaux, définis par la réglementation de chaque Etat.
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Chapitre 2 : L’organisation structurelle et les acteurs de la comptabilité des matières.
L’organisation structurelle
Article 9.
L’organisation de la comptabilité des matières de l’Etat et des entités publiques est fondée sur les principes suivants :
1. La déconcentration de la comptabilité des matières, en vue de la rapprocher du fait générateur et des ordonnateurs, ainsi que de leurs services gestionnaires ;
2. L’exhaustivité de l’enregistrement des opérations portant sur la gestion des matières, en vue de la connaissance du patrimoine public ;
3. La nomenclature harmonisée des comptes entre la comptabilité des matières et la comptabilité générale, fondée sur le plan comptable détaillé de l’Etat ou de l’entité publique ;
4. La consolidation des comptes des matières de l’Etat au niveau de chaque ministère et institution et au niveau national ;
5. Un système d’information intégré et partagé :
Au niveau de chaque ministère, institution et entité publique : entre l’ordonnateur principal et les ordonnateurs délégués et secondaires, le comptable-matières central et les comptables-matières, les comptables du Trésor et les contrôleurs financiers assignataires ;
Au niveau national : pour consolidation et consultation au profit de la structure nationale en charge de la comptabilité-matières et de la structure produisant le compte général de l’Etat au sein du ministère en charge des finances, et pour consultation par le ministère en charge des domaines et par la Cour des Comptes.
Cet article fixe les principes généraux de l’organisation structurelle de la comptabilité des matières.
1. Principe de la déconcentration
(i) Etant au service des ordonnateurs, la comptabilité des matières doit être assurée auprès de ceux-ci, ce qui implique :
o La présence d’un comptable-matières auprès de chaque ordonnateur principal ; o La présence de comptables-matières auprès des ordonnateurs délégués et secondaires, au
niveau central et au niveau déconcentré.
(ii) Sur ce dernier aspect, il convient d’insister sur l’efficience de l’organisation
La comptabilité des matières doit couvrir la totalité des services déconcentrés, ce qui ne signifie pas pour des raisons de coût financier et de besoin de compétences, que tout ordonnateur secondaire puisse bénéficier d’un comptable-matières présent physiquement auprès de lui ; un réseau de comptables-matières peut être organisé pour assurer l’inventaire permanent des biens, à partir d’un système d’information opérationnel.
Exemples : - si une région est dotée de 20 services déconcentrés de l’Etat, il peut être envisagé d’implanter 5 comptables-matières qui assureront leurs missions pour l’ensemble des ordonnateurs secondaires de la région, voire même un seul comptable-matières si les enjeux et le volume des opérations le justifient ; - de même, un seul comptable-matières peut être installé au niveau départemental pour l’ensemble des ordonnateurs secondaires du département, voire même aucun pour tenir compte du faible volume d’opérations.
2. Principe de l’enregistrement exhaustif des opérations.
(i) Ce principe est conforme aux principes édictés par la Directive relative au plan comptable de l’Etat pour avoir une description sincère du patrimoine de l’Etat, notamment des immobilisations et des stocks :
o La constatation des droits et obligations (art. 6), ce qui signifie que les biens sont pris en compte en comptabilité des matières, dès la constatation du fait générateur des entrées et des sorties, sans qu’il soit tenu compte des flux financiers y relatifs ;
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o La transparence (art. 12), qui impose une description régulière et sincère des biens, conformément aux normes comptables des Etats et aux procédures édictées pour la comptabilité des matières ;
o La sécurité, de pérennité et d’irréversibilité de l’information comptable (art. 14), ce qui signifie que les données de la comptabilité des matières doivent être bien conservées, disponibles pour être mises à disposition en temps opportun.
(ii) Au-delà de la sauvegarde des données comptables, le respect de ce principe est au cœur de la sauvegarde physique des biens.
L’absence de traçabilité en comptabilité des matières constitue un risque majeur de soustraction d’un bien. Exemple : véhicule automobile remis à titre gratuit par un bailleur de fonds. Le bien n’est pas enregistré en comptabilité générale, ni en comptabilité des matières au motif que le bien est techniquement amorti ; or, ce bien est toujours en état d’utilisation et reste la propriété de l’Etat. Il doit donc figurer dans le patrimoine de l’Etat (y compris pour une valeur nette de 0).
3. Le principe de l’harmonisation des nomenclatures.
La comptabilité des matières constitue la comptabilité auxiliaire de la comptabilité générale.
Il s’ensuit que pour favoriser les rapprochements comptables pour les comptes d’immobilisations (classe 2) et de stocks (classe 3) en cours d’année et en fin de gestion, la nomenclature de la comptabilité des matières doit comporter notamment la codification économique, correspondant aux comptes à 4 chiffres, pour le moins, du plan comptable de l’Etat.
L’article 32 de la présente directive précise la codification des biens.
4. Le principe de la consolidation des comptes des matières de l’Etat au niveau national
C’est le corollaire du principe de déconcentration.
La consolidation vise à permettre aux ordonnateurs principaux et au gouvernement d’avoir à tout moment une connaissance précise des immobilisations et des stocks, pour favoriser les prises de décision :
o Au niveau de chaque ministère ou institution : par la consolidation des données de l’ensemble des comptabilités des matières tenues au niveau central et au niveau déconcentré ;
o Au niveau de l’Etat : par la consolidation des données des comptabilités des matières des ministères et des institutions.
Cette consolidation suppose que l’ensemble des comptabilités des matières respectent la nomenclature précitée (point 3).
Elle favorise les rapprochements avec les données de la comptabilité générale, tenue par :
o Le comptable chargé du ministère ou de l’institution ; o Le comptable national centralisateur (agent comptable central du Trésor), chargé de produire
le compte général de l’Etat.
5. Le principe d’un système d’information intégré et partagé.
(i) La mise en œuvre d’un système d’information pertinent, soit intégré au système d’information budgétaire et comptable, soit individualisé mais connecté au précédent système d’information, est un pré requis à la tenue d’une véritable comptabilité des matières pour les raisons ci-après :
o Le volume des opérations à traiter et à conserver, pour les rendre disponibles à tout moment ; o Les caractéristiques de chaque catégorie de bien à intégrer, pour favoriser les actes de gestion
des ordonnateurs ; o La mise en œuvre de l’organisation déconcentrée ; o La nécessité d’une consolidation des données au niveau de chaque ministère (ou institution)
et au niveau national.
(ii) Le système d’information de la comptabilité des matières doit être partagé par tous les acteurs des processus budgétaires et comptables, dans le respect des habilitations et profils :
o Les ordonnateurs, administrateurs de crédits et comptables-matières ; o Les contrôleurs financiers et comptables publics assignataires pour consultation des données ; o Les structures nationales de consolidation (comptabilité des matières et comptabilité
générale) ; o Les Cours des Comptes, dans le cadre de leurs missions de contrôle : contrôle de la gestion
des ordonnateurs et certification des comptes de l’Etat.
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Article 10.
Pour l’Etat, l’organisation structurelle répond aux principes ci-après :
1. Les comptables-matières sont chargés de la comptabilité des matières pour le compte des ordonnateurs et placés sous leur responsabilité.
2. Les comptables-matières sont positionnés :
Au niveau de chaque ministère, institution ou entité publique : le comptables-matières central ;
Au niveau des directions de l’administration centrale, des services déconcentrés et des représentations des Etats à l’étranger : les comptables-matières. Leur implantation est fixée par chaque Etat-membre.
3. Les ordonnateurs principaux produisent le compte des matières de leur ministère, institution ou entité publique, préparé par le comptable-matières central. Ils en garantissent la qualité.
4. Le comptable-matières national, positionné au sein du ministère des finances, est un comptable d’ordre, chargé de produire le compte consolidé des matières de l’Etat par catégorie d’immobilisations et de stocks figurant au bilan de l’Etat.
L’article 10 définit les responsabilités des ordonnateurs et des comptables-matières et concrétise pour l’Etat la mise en œuvre des principes de déconcentration et de consolidation de la comptabilité des matières.
I - Les ordonnateurs sont responsables de la qualité de la comptabilité des matières.
(i) Cet article précise à cet effet que la comptabilité des matières est tenue par un comptable-matières, pour le compte et sous la responsabilité de l’ordonnateur. Il est conforme à :
o L’article 10 de la Directive relative au RGCP : « Ils veillent, sous leur propre responsabilité, à la tenue de la comptabilité auxiliaire des matières » ;
o L’article 73 de la Directive relative aux Lois des finances, qui traite de la responsabilité des ordonnateurs, objet d’un jugement de la Cour des Comptes. La Cour des Comptes contrôle les résultats des programmes et en mesure leur efficacité (évaluation des résultats obtenus par rapport aux buts fixés), leur économie (évaluation des moyens et des coûts) et leur efficience (évaluation des résultats obtenus par rapport aux moyens mis en œuvre).
(ii) Pour cette raison, le compte des matières du ministère (ou de l’institution), préparé par le comptable-matières, est produit par l’ordonnateur principal.
L’ordonnateur principal veille par suite à la qualité de la comptabilité des matières, tant pour ses propres besoins (exactitude des données en temps réel) que pour les impératifs des contrôles exercés par la Cour des Comptes (contrôle de gestion et contrôle de la comptabilité).
II - L’organisation structurelle de la comptabilité des matières relève de chaque Etat membre.
Elle doit traduire la mise en œuvre des principes de déconcentration et de consolidation, avec
le souci de veiller à la maîtrise des coûts du dispositif.
(i) Le comptable-matières central est positionné auprès de chaque ordonnateur principal.
Pour l’Etat, il peut être rattaché soit au cabinet du ministre ou auprès du secrétariat général du ministère, soit au sein de la direction des ressources, en charge des finances. Il élabore le compte des matières pour l’ensemble du ministère et de ses services déconcentrés.
(ii) Le nombre d’implantation des comptables-matières au sein de l’administration centrale et des services déconcentrés est fonction des enjeux financiers et du nombre d’opérations à traiter ; un
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comptable-matières peut être affecté sur plusieurs entités : deux (ou plusieurs) directions au sein de l’administration centrale et surtout, au niveau régional ou départemental. De même, le comptable-matières auprès de chaque représentation diplomatique à l’étranger ne nécessite pas un poste à temps complet. L’intéressé peut se voir confier d’autres missions.
(iii) La consolidation nationale des comptabilités des matières est confiée à un comptable-matières national.
Il s’agit d’un comptable d’ordre, qui n’exécute pas d’opérations comptables. Il consolide les données des comptabilités-matières au niveau national, via le système d’information partagé. Il est positionné auprès du ministre chargé des finances, compte tenu de ses missions relatives à la soutenabilité et au contrôle budgétaire, d’une part, de la sincérité des comptes de l’Etat, d’autre part. Il est souhaitable que cette fonction soit exercée par la structure nationale chargé de réglementer, de piloter et de contrôler la comptabilité des matières.
Les acteurs
Article 11.
Les ordonnateurs et les comptables-matières sont responsables de la bonne gestion, de la garde, de l’entretien et de la conservation des biens mis à leur disposition.
Les fonctions d’ordonnateur sont incompatibles avec celles des comptables-matières.
Les conjoints, les ascendants, descendants et collatéraux directs des ordonnateurs ne peuvent être comptables-matières des organismes auprès desquels ces ordonnateurs exercent leurs fonctions.
(i) Outre la qualité de la comptabilité des matières, la bonne gestion des biens mis à leur disposition incombe aux ordonnateurs.
Elle se traduit par les aspects évoqués supra quant à la soutenabilité budgétaire (prévisions et décision d’engagement), mais dans le cadre de cet article :
o A la sécurité des biens, et donc aux mesures faisant obstacles à leur disparition frauduleuse ; o A l’entretien et à la conservation des biens, pour favoriser la continuité de leur fonctionnement
et pour éviter toute dégradation intempestive ou liée à l’usure du temps.
Ces dispositions se traduisent sous trois aspects : o La traçabilité des opérations : acquisitions ou constructions, réhabilitation, suivi des dépenses
d’entretien (si demande spécifique de l’ordonnateur), cessions ou autres motifs de sortie des biens du patrimoine ;
o La garde et la conservation des biens, confiés aux magasiniers placés sous leur responsabilité ;
o La garde et la conservation des biens, affectés au comptable-matières pour les besoins de son service.
Le non-respect de cette mesure peut constituer une faute de gestion, dans le cadre de l’article 75 de la Directive relative aux Lois de finances ; « violation des règles relatives à la gestion des biens appartenant à l’Etat et aux autres organismes publics. »
(ii) Les dispositions relatives aux incompatibilités des fonctions d’ordonnateur des matières et de
comptable des matières visent à éviter tout risque de conflit d’intérêts et de collusion.
Elles s’inscrivent aussi dans le fait que les ordonnateurs ne peuvent directement exercer les missions
qui leur sont confiées, et que, dès lors, ils délèguent leur exercice à des personnes qu’ils ont habilitées.
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Les incompatibilités de fonctions sont étendues pour les raisons précitées aux conjoints, ascendants et
descendants d’ordonnateur qui ne peuvent être nommés comptables-matières d’un organisme public
auprès duquel l’ordonnateur exerce ses fonctions.
Elles s’appliquent aussi aux conjoints, ascendants et ascendants d’un comptable-matières, qui ne
peuvent pas être ordonnateurs d’un organisme public auprès duquel le comptable-matières exerce
ses fonctions.
Article 12.
Les comptables-matières sont chargés, sous la responsabilité des ordonnateurs, d’exécuter leurs ordres relatifs aux entrées, mouvements internes et sorties des matières et de tenir la comptabilité des matières
(i) L’article 12 confirme la responsabilité des ordonnateurs dans la gestion des biens mis à leur disposition et à la traduction en comptabilité des matières des ordres qu’ils formulent.
Le comptable-matières est placé sous l’autorité de l’ordonnateur dont il est chargé d’exécuter les ordres d’entrée ou de sortie des biens.
Les mouvements de matières qu’ordonnent les ordonnateurs engagent leur responsabilité personnelle. Ils ont l’obligation d’en répondre en cas d’irrégularité.
Cet article est conforme à la Directive relative au RGCP : o Article 10 (alinéas 3 et 4) : « Les ordonnateurs émettent les ordres de mouvement affectant les biens
et matières de l’Etat. »
o Article 81 : « La comptabilité des matières est tenue par des agents habilités par l’ordonnateur. Ces derniers sont responsables des mouvements qu’ils ordonnent sur les éléments du patrimoine ».
(ii) L’article 12 sous-entend que les comptables-matières sont les seuls intervenants habilités à
tenir la comptabilité des matières, conformément à l’article 81 précité de la Directive relative au
RGCP, ce qui ne fait pas obstacle à ce qu’ils délèguent leur pouvoir à des agents placés sous leur
autorité.
Article 13.
Les comptables-matières sont nommés par les ordonnateurs, selon les dispositions propres à chaque Etat. Toutefois, le ministre chargé des finances donne son avis sur la nomination des comptables-matières centraux des ministères ou des institutions.
Le régime juridique applicable aux comptables-matières relève de la réglementation de chaque Etat.
I - Principe : la nomination du comptable-matières incombe à l’ordonnateur.
L’article 13 est en phase avec :
o L’article 81 précité de la Directive relative au RGCP : « La comptabilité des matières est tenue par des agents habilités par l’ordonnateur » ;
o La responsabilité de gestion incombant à l’ordonnateur et par suite, le pouvoir qui lui est donné de pouvoir nommer les comptables-matières, à même de satisfaire une tenue de qualité de la comptabilité des matières.
Il - Le besoin de compétences expertes.
(i) Le contenu enrichi de la comptabilité des matières pour répondre aux besoins de la gestion budgétaire et de la sincérité des comptes de l’Etat (immobilisations et stocks) impose des compétences fortes des comptables-matières, en premier lieu des comptables-matières centraux : maîtrise des principes budgétaires, de la nomenclature budgétaire, des normes comptables de l’Etat relatives aux immobilisations et aux stocks, des opérations relatives au bilan d’ouverture ; maîtrise de l’organisation et des principes de la comptabilité des matières.
Pour ces raisons, la nomination des comptables-matières centraux de l’Etat par les ordonnateurs principaux (ministres ou présidents des institutions) est soumise à l’avis du ministre chargé des finances.
Pour les autres comptables-matières de l’Etat, les modalités de nomination relèvent de la réglementation de chaque Etat. Les Etats peuvent envisager :
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o La nomination de tous les comptables-matières par les ordonnateurs principaux, avec ou sans proposition des ordonnateurs délégués ou secondaires concernés ;
o La nomination des comptables-matières par les ordonnateurs délégués ou secondaires, après avis du comptable-matières central, qui doit veiller à l’aptitude de l’intéressé à exercer lesdites fonctions.
(ii) Sans préjuger d’un statut particulier ou d’un corps des comptables-matières, le régime juridique relève de la réglementation nationale de chaque Etat, les données ci-après devraient être prises en compte :
o Le besoin d’une formation initiale, notamment dans les Ecoles nationales d’administration et de la magistrature (agents des catégories A et B) et d’actions de formation continue, tenant compte des évolutions juridiques, techniques et informatiques de la comptabilité des matières ;
o Le niveau hiérarchique des comptables-matières centraux, fonction de la complexité et du volume des opérations à traiter (exemples : un pharmacien pour le suivi des vaccins et produits pharmaceutiques ; agents de catégorie A pouvant avoir le rang de sous-directeur au sein du ministère de la défense) ;
o Les autres comptables-matières, placés auprès des ordonnateurs délégués ou secondaires, doivent bénéficier d’un niveau de formation comptable pouvant leur permettre de participer à l’organisation et à la tenue de la comptabilité des matières. Ils relèvent de la catégorie A ou de la catégorie B, selon le volume et les enjeux des opérations à traiter.
Article 14.
Le comptable-matières central assure la gestion comptable des matières qui lui sont confiées.
Il assure la consolidation des comptes des matières du ministère, institution ou entité publique et établit le compte des matières de l’entité concernée pour le compte de l’ordonnateur principal.
Il anime, coordonne et contrôle les activités des comptables-matières qui lui sont rattachés et centralise toutes leurs opérations.
Il alerte les ordonnateurs sur les défaillances et manquements de leurs comptabilités et propose le cas échéant des mesures correctives.
L’article 14 précise les trois missions principales relevant du comptable-matières central :
I - La gestion comptable des matières qui lui sont confiées
(i) Ce point reprend les dispositions de l’article 12 supra : le comptable-matières central doit exécuter les ordres de l’ordonnateur principal, relatifs aux entrées et sorties des matières et doit tenir la comptabilité des matières. Les modalités d’exécution de cette mission sont explicitées infra au titre III (Les procédures de gestion administrative des matières) et au titre IV (Les procédures de gestion comptable des matières).
(ii) Le comptable-matières central peut avoir l’exclusivité du suivi en comptabilité des matières des immeubles bâtis et non bâtis du ministère, de l’institution ou de l’entité publique, compte tenu de leur importance et de leur spécificité. Dans ce cas, le suivi de ces biens ne relève pas des autres comptables-matières, même si sur le plan budgétaire, les opérations (acquisitions, constructions, dépenses de réhabilitation) sont déconcentrées. Il peut aussi en être de même pour les biens incorporels et d’autres biens corporels qui, par nature, relèvent de la compétence d’un ou deux ordonnateurs (gisements, ouvrages, infrastructures, œuvres d’art, etc).
II - La consolidation de l’ensemble des matières relevant du ministère et le pilotage fonctionnel de l’ensemble des comptables-matières.
(i) Pour avoir une vision exhaustive des biens mis à sa disposition, l’ordonnateur principal a besoin d’une
consolidation des données pour l’ensemble de ses services (au niveau central et pour les services
déconcentrés). Les données sont consolidées en temps réel par le système d’information partagé ; à défaut de système d’information pleinement opérationnel, les opérations des comptables-matières sont centralisées périodiquement (au moins, une fois par mois) dans la comptabilité du comptable-matières central auquel ils sont rattachés.
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(ii) L’ordonnateur principal doit veiller à la qualité des données de la comptabilité-matières. Il s’appuie à cet effet sur le comptable-matières central, chargé de piloter l’ensemble des comptables-matières ; ces derniers relèvent du comptable-matières central sur le plan fonctionnel.
Ainsi, le comptable- matières central doit animer et coordonner les comptables-matières par des actions de communication et de formation, de contrôle de la qualité de leurs opérations, lors de la consolidation des données par la production si nécessaire des pièces justificatives ; il veille à ce titre à l’application des règles et procédures comptables relatives à la gestion de la comptabilité des matières.
Le comptable-matières central sera considéré comme responsable de leurs opérations dès lors que les irrégularités commises par les comptables-matières sont facilitées par le manque ou l’insuffisance des contrôles du comptable-matières central.
Pour cette raison, il alerte les ordonnateurs sur les défaillances et manquements de leurs comptabilités et propose le cas échéant des mesures correctives.
III – L’élaboration du compte des matières de l’ordonnateur principal.
L’ordonnateur principal a l’obligation de produire chaque année, au titre de sa gestion, le compte des matières (supra article 10 et infra article 61).
L’élaboration du compte des matières relève du comptable-matières central.
Article 15.
Les autres comptables-matières assurent la gestion comptable des matières qui leur sont confiées. Leurs opérations sont consolidées par le comptable-matières central dont ils dépendent.
(i) Les comptables-matières tiennent la comptabilité des matières des ordonnateurs délégués et des ordonnateurs secondaires. Cette comptabilité est simplifiée par rapport à celle du comptable-matières central, car ils n’ont pas à élaborer le compte des matières. Ils enrichissent la comptabilité des matières relevant de l’ordonnateur principal par l’enregistrement des mouvements d’entrée et de sortie dans le système d’information partagé ; la traçabilité des opérations permet aussi d’identifier et recenser les mouvements relevant de chaque ordonnateur secondaire ou délégué.
(ii) Comme indiqué à l’article 14 précédent, les opérations de la comptabilité des matières sont consolidées au niveau du comptable-matières central.
Article 16.
Le comptable-matières national, structure dédiée au sein du ministère des finances, est un comptable d’ordre, chargé de consolider les opérations des comptables-matières centraux dont les données alimentent les fichiers des comptables publics de rattachement utilisés pour la production du compte général de l’Etat, dont l’état annexé.
Il est aussi chargé de former, de coordonner et d’animer l’ensemble des comptables-matières.
(i) Le ministre des finances produit chaque année le compte national des matières, traduisant les mouvements de l’année et la situation en fin de gestion des comptes d’immobilisations incorporelles et corporelles, et des stocks. Le contenu est précisé par la présente directive (infra article 62). La constitution du compte national des matières relève du comptable-matières national, rattaché au ministre chargé des finances (supra article 10).
(ii) Le comptable national des matières est un comptable d’ordre, qui n’exécute pas d’opérations comptables, mais consolide les données des comptabilités-matières au niveau national, via le système d’information partagé. Il doit veiller à la qualité des données de la comptabilité-matières, produites par les comptables-matières centraux.
Pour ce faire : o Il anime et coordonne les comptables-matières centraux par des actions de communication et
de formation ; o Il veille à l’application des règles et procédures comptables relatives à la gestion de la
comptabilité des matières ;
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o Il contrôle la qualité de leurs opérations comptables, lors de la consolidation des données, par rapprochement avec les données de la balance générale des comptes de l’Etat.
Article 17.
Les autres acteurs qui interviennent dans la comptabilité des matières sont :
Le magasinier ;
Le détenteur des matières ;
L’utilisateur final des matières.
Cet article énumère les autres intervenants, dont les responsabilités sont précisées dans les articles suivants.
Schéma sur les autres acteurs de la comptabilité des matières
Article 18.
Le magasinier est le gardien des biens meubles (mobilier, matériel, autres biens meubles) et des stocks de fournitures et approvisionnements entreposés dans les magasins dont la gestion lui est confiée.
Le magasinier suit les mouvements physiques et en valeur d’entrée et de sortie, à travers des fiches de stocks. Il tient le fichier des matières et conserve les pièces justificatives des mouvements d’entrée et de sortie.
Cette fonction peut être exercée directement par le comptable-matières ou être confiée à un agent, ayant les qualités requises. Dans ce dernier cas, le magasinier est rattaché au comptable-matières à qui il rend compte.
Le magasinier est nommé par l’ordonnateur, après avis conforme du comptable-matières.
Sa responsabilité est engagée dès sa prise de fonctions et installation par l’ordonnateur et le comptable-matières, se traduisant par un procès-verbal de recensement physique et d’évaluation des biens stockés.
Les fonctions d’ordonnateurs sont incompatibles avec celles de magasinier des matiè res.
Les conjoints, les ascendants, descendants et collatéraux directs des ordonnateurs et des comptables-matières ne peuvent être magasiniers des matières des organismes auprès desquels les ordonnateurs et les comptables-matières exercent leurs fonctions.
L’article 18 définit les fonctions et responsabilités des magasiniers, les modalités de nomination et les incompatibilités.
(i) Mission et responsabilités.
Le magasinier réceptionne et stocke les biens dans le magasin (entrepôt, local, chambre forte, chambre réfrigérée, etc.) qui lui est affecté. Il en garantit la sécurité et en assure un suivi sur les fiches de stocks qui permettent de tracer les mouvements (entrées et sorties).
Il participe aussi à la gestion des stocks pour éviter tout risque de rupture et veille, pour les biens concernés, au respect du stock de précaution (stock minimal) ; il informe le comptable des matières et l’ordonnateur du niveau de stocks pour éviter la survenance des risques précités.
(ii) Modalités de nomination.
Ils sont nommés par les ordonnateurs, après avis des comptables-matières auprès desquels ils sont rattachés et auxquels ils rendent compte.
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Compte tenu des enjeux financiers variant selon le type de biens suivis en stocks (exemples : vaccins et produits pharmaceutiques ; stocks de munitions ; marchandises ; approvisionnements), chaque Etat
fixe la qualité experte et le niveau hiérarchique du magasinier ;
Par ailleurs, le comptable-matières peut exercer la fonction de magasinier pour des raisons d’efficience lorsque ses propres charges de travail le permettent.
(iii) Incompatibilités.
Les fonctions de magasiniers sont incompatibles avec celles d’ordonnateur pour éviter tout risque de
conflit d’intérêts et de collusion. Les incompatibilités de fonctions sont étendues pour les mêmes raisons
aux conjoints, ascendants et descendants de l’ordonnateur ou du comptable-matières qui ne peuvent
être nommés magasiniers d’une entité publique auprès de laquelle l’ordonnateur des matières ou le
comptable-matières exercent leurs fonctions.
Article 19.
Les immobilisations corporelles sont sous la garde et la conservation des responsables des services détenteurs et des agents détenteurs.
Le détenteur justifie l’entrée ou la sortie de l’immobilisation corporelle par la signature de la fiche-détenteur de matières, tenue par le comptable-matières, à l’exception des immeubles bâtis et non bâtis qui sont mis à disposition par l’ordonnateur principal.
Le détenteur des matières transmet au comptable-matières de la structure dont il relève, une situation des matières détenues, au moins une fois par an, dans le cadre de l’inventaire annuel.
Il est tenu d’informer, sans délai, le comptable-matières des vols, pertes, avaries, destructions et autres altérations des biens.
Les biens relevant des stocks (marchandises ; matières premières ; approvisionnements en carburants, fournitures de bureau, etc.) sont considérés comme consommés dès leur remise au service destinataire ; ce point est traité à l’article suivant.
(i) Par contre, les immobilisations corporelles et les biens durables non enregistrés au bilan 2 sont placées sous la responsabilité du service ou de l’agent destinataire du bien, dénommé détenteur. Cette affectation fait l’objet d’une décision de l’ordonnateur se traduisant par l’établissement d’un ordre d’affectation des matières (cf. supra article 38).
Il appartient au détenteur de le gérer avec efficience et de prendre toute mesure de sauvegarde et de sécurité, en accord avec l’ordonnateur. Exemple : affectation d’un véhicule de transport à un agent ou à un service et suivi de l’utilisation effective (kilomètres parcourus au cours de la période ; consommation en énergie ; réparations et frais d’entretien).
(ii) Cette responsabilité prend effet à compter de la remise effective du bien, qui se traduit par la signature de la fiche de détenteur par le comptable-matières et le détenteur (cf. supra article 38). Cette fiche n’est pas établie pour les immeubles bâtis et non bâtis, ils sont mis à la disposition des services par l’ordonnateur principal. Les enjeux financiers et la spécificité de ces biens conduisent à confier le suivi en comptabilité des matières au comptable-matières central.
(iii) Les détenteurs rendent compte à l’ordonnateur via le comptable-matières : o Lors de l’inventaire annuel ou de tout inventaire infra annuel sollicité par l’ordonnateur ou le
comptable-matières ; o Lors de tout vol, toute perte, avarie, destruction et autre altération des biens.
Article 20.
L’utilisateur final des matières et fournitures consommables est le service ou agent de l’Etat ou de toute entité publique, qui les utilise.
Comme indiqué précédemment, les biens relevant des stocks (marchandises ; matières premières ; approvisionnements en carburants, fournitures de bureau, etc.) sont considérés comme consommés
dès leur sortie de magasin avec remise au service destinataire ou à l’agent concerné, utilisateur final. Les besoins que le service (ou l’agent) exprime, doivent répondre à une bonne gestion des ressources publiques et éviter toute surconsommation.
2 Dont le montant est inférieur aux seuils de signification fixés par chaque Etat-membre.
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Chapitre 3 : La responsabilité des acteurs de la comptabilité des matières.
Article 21.
La responsabilité des ordonnateurs et des comptables-matières est engagée par tous les faits de gestion dont ils ne peuvent justifier la régularité, conformément aux dispositions des articles 74 à 76 de la Directive relative aux lois de finances, sans préjudice des sanctions pouvant être infligées par les juridictions civiles ou pénales.
Cette responsabilité s’étend à tous les acteurs : magasiniers, détenteurs et utilisateurs de matières.
(i) Compte tenu des enjeux budgétaires, comptables et financiers que représentent les immobilisations et les stocks, l’article pose le principe de la responsabilité de tous les acteurs concernés pour faute de gestion. Il concerne donc les ordonnateurs et comptables-matières, les magasiniers, détenteurs et utilisateurs des matières.
(ii) Ces sanctions portent en premier lieu sur les fautes de gestion énumérées à l’article 75 de la directive relative aux lois de finances. Elles concernent notamment :
o La violation des règles relatives à la gestion des biens appartenant à l’Etat et aux autres organismes publics ;
o Le fait, pour toute personne dans l’exercice de ses fonctions ou attributions, de causer un préjudice grave à l’Etat ou à un organisme public, par des agissements manifestement incompatibles avec les intérêts de l’Etat ou de l’organisme, par des carences graves dans les contrôles qui lui incombaient ou par des omissions ou négligences répétées dans son rôle de direction ;
o Les négligences graves ou répétées dans la gestion du budget ;
o L’imprévoyance caractérisée résultant de la consommation des crédits pour des dépenses d’intérêt secondaire au détriment des dépenses indispensables et prioritaires du service ;
o La mise en œuvre de moyens manifestement disproportionnés ou inadaptés aux ob jectifs poursuivis par le service.
(iii) En outre, la responsabilité civile pour préjudice causé à autrui dans l’exercice des fonctions ou la responsabilité pénale pour crimes ou délits peuvent être engagées à l’encontre des intéressés. Leurs modalités sont fixées par la réglementation de chaque Etat.
(iv) En règle générale, la responsabilité des ministres et présidents d’institutions pour des fautes commises dans l’exercice de leurs fonctions est encadrée par chaque réglementation nationale.
Article 22.
La responsabilité des ordonnateurs et des comptables-matières prend effet à compter de leur nomination et de leur prise de fonction effective.
La prise de fonction se traduit par un inventaire détaillé des biens mis à leur disposition et placés sous leur responsabilité, produit par le système d’information de la comptabilité des matières. Ils font l’objet d’un rapprochement organisé par sondage avec les biens existants.
Ces opérations sont réalisées par une commission ad hoc, qui produit un procès-verbal d’installation, comportant en annexe l’inventaire précité et documente les éventuelles observations, liées aux rapprochements avec les biens existants.
La composition de la commission est fixée par chaque Etat-membre ; elle comprend notamment les ordonnateurs et comptables-matières entrants et sortants.
La prise de fonction de l’ordonnateur ou du comptable-matières constitue le point de départ de leur responsabilité respective quant aux biens mis à la disposition de leur entité.
Il est donc important que cette démarche soit documentée par la production de l’inventaire des biens, produit par le système d’information, et soit organisée par une commission ad hoc composée notamment des ordonnateurs et comptables-matières entrants et sortants :
o L’inventaire des biens est préparé et signé par le comptable et l’ordonnateur, en fonctions avant l’installation du nouvel ordonnateur ou du nouveau comptable ;
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o Le procès-verbal d’installation, précisant notamment les pièces produites lors de l’installation et les biens faisant l’objet d’un contrôle par sondage (voir modèle en annexe). Ce document est signé par l’ensemble des membres de la commission.
Article 23.
Les actes de nomination et les procès-verbaux d’installation des ordonnateurs et des comptables-matières sont transmis par les ordonnateurs principaux au ministre chargé des finances, à la diligence des comptables-matières centraux, pour information du comptable-matières national, des contrôleurs financiers et des comptables publics assignataires.
Cet article est conforme à l’accréditation des ordonnateurs prévue à l’article 6 de la Directive sur le règlement général de la comptabilité publique. L’accréditation est documentée par la production de l’acte de nomination et le spécimen de signature.
Elle trouve aussi sa traduction pour les comptables-matières.
L’ordonnateur et le comptable-matières transmettent ces documents et le procès-verbal d’installation :
o Au comptable-matières national, chargé du pilotage national de la comptabilité des matières ;
o Au contrôleur financier de l’entité concernée ;
o Au comptable du Trésor assignataire, qui va s’assurer de l’exactitude des données de l’inventaire avec celles de la comptabilité générale.
Article 24.
Tout ordonnateur entrant et tout comptable-matières entrant disposent d’un délai de six mois à compter de leur installation pour formuler des réserves motivées à l’encontre de la gestion de leur prédécesseur.
L’ordonnateur principal adresse les réserves formulées au ministre chargé des finances, dans le cadre de la tenue de la comptabilité générale de l’Etat.
La procédure d’installation prévue à l’article 22 ne permet pas à l’ordonnateur entrant ou au comptable-matières entrant de s’assurer de la parfaite tenue de la comptabilité-matières, de la cohérence de ses données avec les biens existants et avec la comptabilité générale.
Comme indiqué, seul un contrôle des existants est organisé par sondage.
Il est donc donné un délai de 6 mois à tout ordonnateur entrant (principal, délégué ou secondaire) et à tout comptable-matières entrant pour effectuer les contrôles et formuler des réserves, de façon documentée.
Les réserves font l’objet d’un examen de l’ordonnateur principal, lorsqu’elles sont émises par le comptable-matières central entrant, par tout ordonnateur délégué ou secondaire entrant, et par tout comptable-matières entrant.
Elles sont transmises au ministre chargé des finances par l’ordonnateur principal, à l’appui de ses observations.
Article 25.
Il est interdit à toute personne non pourvue d’un titre légal d’exercer les fonctions d’ordonnateur ou de comptable-matières.
Le titre légal résulte de la nomination et de l’accréditation des intéressés, ainsi que de leurs préposés respectifs.
Cet article est conforme à l’article 6 de la Directive relative au RGCP.
Seuls les ordonnateurs et comptables-matières, dûment nommés et accrédités, et leurs préposés respectifs, peuvent intervenir sur la gestion des biens pour les premiers et sur la tenue de la comptabilité-matières pour les seconds. Les personnes non habilitées encourent des poursuites et sanctions judiciaires et administratives.
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TITRE III : PROCÉDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE DES MATIÈRES.
Tableau relatif aux immobilisations corporelles et aux stocks suivis au bilan, et aux biens durables et
stocks non suivis au bilan :
Entrées
Mouvements internes
Sorties temporaires
Sorties définitives
Terrains et assimilés
OUI
NON NON
OUI
Biens immeubles (bâtiments, infrastructures, ouvrages, réseaux)
Biens meubles (mobilier, matériel, matériel de transport, objets de valeur, cheptel, etc.)
OUI OUI
Stocks de matières consomptibles (consommées au premier usage)
NON NON
Stocks de matières non consomptibles (marchandises, matières premières, pièces de rechange, etc.)
OUI NON
Biens meubles durables non suivis au bilan (faible valeur)
OUI OUI
Chapitre 1 : Les entrées des matières.
Article 26.
Les entrées des matières se traduisent tant en comptabilité des matières, qu’en comptabilité générale de l’Etat et de tous les organismes soumis aux règles de la comptabilité publique, sur la base des droits constatés et du fait générateur que constitue la réception ou la mise à disposition des biens. Elles ont lieu dans les cas suivants :
Lors de l’intégration des immobilisations et des stocks au titre du bilan d’ouverture, par le dossier d’ouverture, comportant les fiches individuelles d’inventaire ;
Lors de leur acquisition, construction ou grosses réparations, par le procès-verbal de réception accompagné du bon de livraison et de la facture ou du décompte pour les marchés de travaux ;
Lors de la réception de dons et legs, justifiée par la convention ou la décision d’octroi, acceptée par les autorités compétentes, accompagnée du procès-verbal de remise du don ou legs ;
Lors de la production de biens en interne, justifiée par le certificat administratif (état de comptabilité analytique) de production du bien ;
Lors de la réception des immobilisations transférées par une autre structure, sur la base du procès-verbal de remise des biens durables à une autre structure publique ;
Lors de la régularisation des excédents de matières, suite à un inventaire physique, à l’appui d’un certificat administratif signé par l’ordonnateur et le comptable-matières.
Les biens ou objets déposés par un tiers dans le cadre de la réglementation sont constatés en comptabilité des matières dès leur dépôt, qui se traduit par une fiche de suivi des biens en attente et en transit. Ils ne sont pas enregistrés en comptabilité générale.
(i) L’article 26 indique les entrées de biens hors bilan d’ouverture. Pour le bilan d’ouverture, il convient de se référer infra aux commentaires de l’article 28.
S’agissant des entrées hors bilan d’ouverture, la liquidation (constatation et certification du service fait) constitue le fait générateur de la comptabilité générale et de la comptabilité des matières.
Conformément à l’article 50 de la Directive relative au RGCP : « la liquidation a pour objet de vérifier la réalité de la dette et d'arrêter le montant de la dépense. Elle ne peut être faite qu'au vu des titres et pièces offrant la preuve des droits acquis par les créanciers.
En ce qui concerne notamment les fournitures, services et travaux, ces titres et pièces sont constitués par les marchés, les mémoires ou factures en original détaillant les livraisons, services ou travaux effectués et les procès-verbaux de réception ou certificats de service fait signés par les ordonnateurs et éventuellement par les responsables des services techniques dans le cadre de la réglementation propre à l'Etat. »
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(ii) En l’espèce, l’article 26 de la présente directive liste les pièces justificatives de l’entrée des biens (modèles en annexe) :
o Le procès-verbal de réception des acquisitions ou constructions, ou transfert de biens (y compris les biens reclassés), accompagné des pièces justificatives habituellement retenues par les réglementations nationales ;
o Le procès-verbal de remise des dons et legs, lors de la réception des biens ;
o Le certificat administratif (état de comptabilité analytique) de production du bien en interne (détail infra article 28). L’ordonnateur doit produire ce document au comptable du Trésor en fin de chaque exercice ; toutefois, les données ne sont pas enregistrées en comptabilité des matières tant que le bien n’est pas finalisé et mis en service ;
o Le procès-verbal de remise des biens durables à une autre structure publique, lors de la réception des immobilisations transférées par une autre structure (se référer infra article 42) ;
o En cas d’excédent constaté lors de l’inventaire ou à tout autre moment, qui correspond à l’existence d’une matière qui n’a pas été enregistrée par le comptable-matières, il est établi un certificat administratif de régularisation, signé par le comptable-matières, le magasinier (si bien en magasin) et l’ordonnateur-matières. Ce certificat permet l’enregistrement de cet excédent par le comptable-matières dans la comptabilité.
(iii) Il convient d’observer que pour veiller à la cohérence des données de la comptabilité des matières avec la comptabilité générale, l’ordonnateur (ou son représentant) doit annoter le document certifié de la référence au n° de prise en charge à l’inventaire (comptabilité des matières), comme le précise l’article 26 de la Directive relative au RGCP. Selon cet article, le contrôle du comptable public porte en matière de patrimoine sur « la prise en charge à l’inventaire des actifs financiers et non financiers acquis » ; il s’assure à cet effet de la « production du certificat de prise en charge à l’inventaire ».
(iv) Les biens ou objets déposés par un tiers dans le cadre de la réglementation sont constatés en comptabilité des matières dès leur dépôt, qui se traduit par une fiche de suivi des biens en attente et en transit (modèle en annexe). Ils ne sont pas enregistrés en comptabilité générale.
Article 27.
La livraison des matières doit faire l’objet d’une réception organisée par la réglementation de chaque Etat et être conforme au code des marchés publics.
Toute livraison supérieure à un montant fixé par la réglementation nationale est réalisée par une commission de réception, réunissant notamment l’ordonnateur ou son représentant, le comptable -matières et si besoin, un expert pour des matières spécifiques.
La réception est effectuée, au vu des pièces précitées à l’article 26.
La réception des matières consiste à s’assurer de la conformité (respect des spécificités et des quantités) des matières livrées par rapport à la commande (bon de commande, marché public, convention, etc.).
Elle doit être rigoureuse pour des raisons de sécurité des biens et pour éviter tout risque de collusion avec l’entreprise ou l’organisme remettant le bien.
Elle peut être confiée à une commission de réception, dont la composition est fixée par chaque réglementation nationale, et qui peut varier selon la nature du bien. Elle comprend notamment l’ordonnateur ou son représentant, le comptable-matières et si besoin, un expert pour des matières spécifiques (exemples : un médecin ou un pharmacien pour s’assurer du respect des spécificités du produit pharmaceutique ou du vaccin, un ingénieur des services de l’Etat pour veiller au respect des normes et procédures lors de la réception d’une infrastructure portuaire).
Une pré-réception peut être assurée par les compétences expertes des directions techniques, ayant participé à la définition des spécifications requises.
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Article 28.
La valeur d’entrée des matières dans le patrimoine de l’Etat et de tout autre organisme public est faite au coût historique ou à la valeur d’origine correspondant :
Au coût réel d’acquisition ou de construction, pour les matières concernées ;
À la valeur d’apport, pour les matières reçues en dotation ;
À la valeur vénale ou valeur actuelle, pour les matières acquises à titre gratuit ;
Au coût de production, pour les immobilisations créées par l’organisme public pour lui-même.
Toutefois, les biens dits spécifiques qui ne peuvent être cédés et n’ont pas d’équivalents sur le marché sont enregistrés au franc symbolique. Au sein de chaque Etat, le ministre chargé des finances arrête la liste des biens spécifiques, en liaison avec le ministre chargé des domaines et les ministères sectoriels concernés. Le ministre chargé des finances fixe le dispositif organisationnel du bilan d’ouverture pour les immobilisations et stocks significatifs existants, dans le cadre des normes comptables de l’Etat. .
1. Valorisation des biens hors bilan d’ouverture
(i) L’article 28 se réfère au principe de valorisation édicté par l’article 39 de la Directive relative au PCE : « Les actifs sont valorisés sur la base du coût historique, conformément au Système comptable OHADA. »
Nature de l’opération Valeur d’entrée
Acquisition, construction Coût d’acquisition ou de construction
Biens reçus en dotation Valeur d’apport
Biens acquis à titre gratuit Coût d’acquisition ou de construction par le donateur
A défaut de connaissance du coût d’acquisition ou de construction : valeur vénale ou coût de remplacement déprécié
Biens créés en interne Coût de production
Le coût d’acquisition (ou de construction) est constitué du prix d’achat (ou de construction) y compris les droits de douane et taxes non récupérables, et de tous les frais directement attribuables engagés pour mettre l’actif en état de marche en vue de l’utilisation prévue ; toutes les remises et rabais commerciaux sont déduits dans le calcul du prix d’achat. Font notamment partie des frais accessoires à additionner au prix d’achat :
o Les frais d’expropriation (parfois appelés « indemnités de déguerpissement ») ou toute autre indemnisation ;
o Les coûts de déblaiement, remblaiement et de préparation du site ; o Les frais initiaux de livraison et de manutention ; o Les frais d’installation ; o Les honoraires de professionnels tels qu’architectes et ingénieurs ; o Les frais d’études engagés durant la phase d’acquisition ; o Le prix des appareils, équipements et installations qui font partie intégrante des ouvrages : ces
installations perdent leur qualité de « biens mobiles » pour devenir des immeubles par destination une fois fixées et mises en place. Il peut s’agir d’équipements médicaux spécialisés dont l’architecture de l’infrastructure hospitalière construite en même temps a été adaptée à dessein, de ponts mobiles ou d’éléments élévateurs installés à demeure dans un garage automobile, d’éléments d’infrastructure sportive (gradins d’un stade) ou culturelle (scène ou décor inamovible), d’ascenseur dans un bâtiment à usage de bureau ou de logement, d’éléments de décoration d’un bâtiment (exemple : statues) pour lesquels la construction a spécifiquement réservé des emplacements.
En revanche, ne sont pas un élément du coût d’acquisition des immobilisations corporelles , les frais financiers, les frais administratifs et autres frais généraux, à moins qu’ils ne puissent être spécifiquement attribués à l’acquisition de l’actif ou à la mise en état de fonctionnement de l’actif. De même, les frais de démarrage et les frais similaires de pré exploitation n’entrent pas dans le coût d’un actif, sauf s’ils sont nécessaires pour mettre l’actif en état de fonctionnement.
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La valeur d’apport des biens remis à titre de dotation ou de transfert correspond à leur valeur nette comptable, composée de la valeur brute et des amortissements ou provisions.
La valeur vénale (ou valeur actuelle ou valeur de marché) désigne le prix auquel un bien peut être vendu d'après le marché ; elle se fixe en prenant en compte la valeur de biens similaires qui ont été vendus. En l’absence de valeur de marché directement observable, le coût de remplacement déprécié est retenu qui correspond :
o Soit à la valeur d’estimation similaire pour des biens ayant un potentiel de services identiques,
o Soit à la valeur de reconstruction à neuf, diminuée du coût de remise en état.
Le coût de production pour les biens produits en interne est constitué des charges pouvant être raisonnablement rattachées à la production du bien ou du service :
o Les charges directes qu'il est possible d'affecter, sans calcul intermédiaire, au coût d'un bien ou d'un service déterminé (matières et fournitures consommés, coût de la main d’œuvre directe : salaires et charges sociales),
o Les charges indirectes qui peuvent raisonnablement y être rattachées (part des charges
administratives générales, part de l’énergie électrique consommée, part des amortissements des ateliers et des locaux mis à disposition pour la production du bien, etc.).
(ii) Les biens acquis en devises sont valorisées conformément à l’article 42 de la Directive relative au PCE : « Les biens acquis en devises sont comptabilisés en francs CFA par conversion de leur coût en devises sur la base du cours de change à la date de la comptabilisation ».
La différence de change entre la date d’entrée dans le patrimoine (immobilisations ; stocks enregistrés au bilan) ou de la constatation de la charge (dépenses de fonctionnement : stocks non enregistrés au bilan) et la date de règlement s’analyse comme une perte ou gain de change.
Exemple : acquisition d’un véhicule de transport de service et de fonction pour 85 500 dollars américains.
Au jour de la transaction, la valeur d’acquisition correspond à 49 700 000 FCFA. Elle correspond au montant à enregistrer en comptabilité des matières et en comptabilité générale.
(ii) A la date de règlement, le cours de change a évolué : le montant à régler correspond à 50 000 000 FCFA, d’où une perte de change de 300 000 FCFA. La perte de change est sans effet en comptabilité des matières ; elle ne modifie pas la valeur du bien enregistrée lors de l’entrée dans le patrimoine, mais impacte la dette vis-à-vis du fournisseur.
Schémas en comptabilité générale :
D 243X C
Au jour de l’entrée dans le patrimoine 49 700 000
Règlement
Constatation de la perte de change
D 4024 C D 512X C D 676 C
49 700 000
50 000 000 50 000 000
300 000 300 000
243X Matériel de transport de service et de fonction / 4024 Fournisseurs d’investissement : 512X BCEAO/676 Perte de change
2. Valorisation des biens lors du bilan d’ouverture
(i) Les biens corporels et incorporels acquis avant la date de sa mise en vigueur sont inventoriés, immatriculés, valorisés et enregistrés en comptabilité (article 38 de la directive relative au plan comptable de l’Etat).
Les travaux du bilan d’ouverture sont à organiser par les ministères en charge des finances (dont les DGTCP et la direction chargée de la comptabilité des matières), en liaison avec les ministères en charge des domaines et les ministères sectoriels directement concernés :
o Pour recenser et identifier les immobilisations incorporelles et corporelles ;
o Pour les valoriser ;
o Pour les enregistrer en comptabilité des matières et en comptabilité générale.
Les biens entrés font l’objet d’un dossier d’ouverture, qui comporte une fiche sur la méthodologie et le périmètre retenu, le fichier informatisé du bilan d’ouverture constitué de l’ensemble des fiches individuelles d’inventaire des immobilisations et des stocks. Le dossier d’ouverture est transmis au comptable du Trésor à l’appui d’un ordre non budgétaire.
La valeur d’entrée intègre la dépréciation irréversible liée au temps et l’usage du bien (amortissement) ou la dépréciation réversible (provision).
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Nature de l’opération Valeur d’entrée
Cas général (coût connu) Coût d’acquisition ou de construction
Règles particulières si coût d’acquisition ou de construction inconnu ou non significatif
Terrains et parc immobilier non spécifique Valeur de marché ou à dire d’expert (commission d’évaluation)
Infrastructures routières et ouvrages d’art Coût de remplacement déprécié
Œuvres d’art, biens à caractère historique et culturel historiques
Valeur symbolique, sauf si possibilité de déterminer le coût du marché
Terrains spécifiques pour lesquels il n’existe pas de valeur marchande directement observable (landes, plages, dunes, étangs, lacs, etc.)
Valeur symbolique
Exemple : intégration d’un immeuble bâti à usage de bureau, acquis en N-10. Coût historique : 10 000 000 000 / Amortissement sur 50 ans / Montant des amortissements sur 10 ans (10 000 000 000 / 50 X 10) =2 000 000 000
En comptabilité générale D 231X C
Au jour de l’entrée dans le patrimoine 10 000 000 000
Constatation des amortissements
D 1013 C D 283X C
10 000 000 000
2 000 000 000 2 000 000 000
231X Bâtiments administratifs à usage de bureau / 1013 Comptes d’intégration des immeubles/ 283X Amortissement des immeubles
Article 29.
Les extensions, réhabilitations et grosses réparations des biens immeubles constituent des dépenses d’investissement. Elles suivent et valorisent les biens concernés, déjà entrés dans le patrimoine de l’Etat ou de l’entité publique.
Les dépenses courantes d’entretien et de maintenance constituent par contre des charges de l’exercice, n’enrichissant pas le patrimoine.
Cet article fait référence aussi aux normes de la comptabilité générale.
Les dépenses ultérieures sur les biens sont comptabilisées dans les immobilisations corporelles si elles améliorent leur performance ou leur durée de vie. A défaut, il s’agit de dépenses d’entretien ou de maintenance comptabilisées parmi les charges.
Exemples :
- pour les immeubles bâtis : le fait de repeindre les pièces intérieures constituent une charge de fonctionnement ; le ravalement, l’extension des bâtiments ou le changement de to itures sont des dépenses d’investissement ;
- pour la voirie : le bouchage de trous constitue une charge de fonctionnement. L’élargissement de la voirie ou le revêtement conséquent de la voirie sur toute sa largeur sont des dépenses d’investissement.
Les dépenses ultérieures d’immobilisations conduisent à réviser en conséquence le plan d’amortissement, puisque la valeur et la durée d’utilisation varient.
Article 30.
Tout mouvement d’entrée de matières est effectué en exécution d’un ordre d’entrée préparé par le comptable-matières, signé par l’ordonnateur. Il est contresigné par le comptable-matières.
L’ordre d’entrée fait l'objet d'un enregistrement par le comptable-matières sur les fiches d’inventaire d’immobilisations ou de stocks.
Pour les biens déposés en magasin (biens meubles, fournitures et matières stockées), l’ordre d’entrée est aussi signé par le magasinier et fait l’objet d’un enregistrement sur ses fiches de stocks.
Le comptable-matières doit respecter les règles d’imputation comptable découlant du plan comptable et des normes comptables de l’Etat, des seuils de signification fixés par chaque Etat -membre pour les immobilisations et les stocks.
(i) Sur la base des pièces justificatives relatives à la liquidation (supra article 26), l’ordonnateur donne l’ordre d’entrée en comptabilité des matières.
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Ce document est préparé par le comptable-matières ; il est signé par l’ordonnateur pour valoir ordre d’entrée (modèle joint en annexe), puis contresigné par le comptable-matières et par le magasinier pour les biens déposés en magasin.
(ii) L’ordre d’entrée est enregistré immédiatement sur la fiche d’inventaire d’immobilisation ou de stock (infra article 48) ; cette saisie impacte directement dans le système d’information le journal et le grand livre des comptes des matières.
(iii) Le comptable-matières doit respecter les règles d’imputation en comptabilité générale fixées par le référentiel de la comptabilité générale de l’Etat.
Article 31.
Les immobilisations incorporelles et corporelles font l’objet d’une codification.
En outre, les biens meubles sont estampillés, pour les identifier et les sécuriser.
L’article 31 pose un double principe : o La codification de toutes les immobilisations incorporelles et corporelles ; o L’estampillage réservé aux biens meubles (se référer pour le contenu : supra article 2)
Article 32.
La codification consiste à identifier chaque immobilisation sur la base d’un numéro appelé « code », qui permet de distinguer les biens par nature et le service destinataire.
La codification permet d'identifier à tout moment les biens meubles et immeubles appartenant à l’Etat
et aux autres entités publiques. Elle garantit la traçabilité du bien et permet avec l’estampillage
l’exercice des contrôles infra annuels et de l’inventa ire annuel.
Article 33.
Le code regroupe pour chaque Etat ou entité publique les données ci-après :
1. La nature du bien : le compte de la nomenclature détaillée du plan comptable de l’Etat ;
2. Le numéro d’immatriculation, comportant :
L’année d’acquisition ;
Le numéro d’ordre d’enregistrement à l’inventaire ;
La destination administrative : code du ministère, de l’institution ou de l’entité publique et de l’unité administrative d’affectation (catégorie de service et situation géographique).
1. Les immobilisations figurant au Bilan
La codification doit permettre à tout moment :
(i) D’identifier les données relatives à chaque ordonnateur, et donc leur impact sur leur gestion : soutenabilité budgétaire et efficience (optimisation des biens mis à leur disposition, dans le cadre des politiques publiques leur incombant). La codification intègre ainsi la classification administrative et par programme de la nomenclature budgétaire de l’Etat (NBE) ; La codification des directions nationales et de leurs sous-directions est intégrée dans la partie du chapitre portant sur la « localité ». Les 4 caractères non utilisés de la nomenclature budgétaire pour les administrations centrales peuvent être répartis comme suit : les deux premiers pour codifier la direction nationale, les deux suivants pour codifier ses sous-directions.
(ii) D’avoir une vision du patrimoine en comptabilité générale, par nature économique des biens (référence à la nomenclature du PCE) tant au niveau de chaque ministère, institution ou entité publique, qu’au niveau national, par la consolidation des données. La codification favorise ainsi les rapprochements avec la comptabilité générale.
La nomenclature économique se situe au niveau des comptes PCE à 5 chiffres, par exemple pour les bâtiments administratifs à usage technique (compte 2331)
23311 Bâtiments destinés aux hôpitaux et autres centres de Santé
23312 Bâtiments destinés à des salles de classe et autres locaux destinés à l’enseignement
23313 Bâtiments destinés aux centres sociaux, culturels ou de loisirs, etc.
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La nomenclature des matières peut compléter la nomenclature économique pour préciser à un niveau plus fin les produits concernés.
La codification peut ainsi comporter 27 caractères (si la nomenclature spécifique des matières se traduit par 5 caractères).
Remarque concernant l’achat par lot de meubles : Les meubles faisant l’objet d’une même facture (exemple d’acquisition : 2 tables et 10 chaises) peuvent être répertoriés sous une fiche d’inventaire unique avec la même codification, qui sera estampillée sur chaque bien ; la fiche d’inventaire comportera le nombre de chaises et le nombre de tables.
2. Biens meubles durables non suivis au Bilan
Les biens concernés (essentiellement, les petits matériels et mobiliers) font l’objet d’une codification
qui permet
D’identifier l’ordonnateur, le comptable-matières et le magasiner concernés ;
D’identifier la nature du bien, à partir de la nomenclature des matières. La codification peut comporter 19 caractères, dont ceux relatifs aux comptables-matières et magasinier sont définis par la Direction Nationale en charge de la comptabilité des matières avec les ministères, institutions et entités publiques :
Article 34.
L’estampillage consiste à inscrire ou à marquer physiquement un numéro d’enregistrement sur un matériel ou mobilier afin de faciliter son identification.
Le numéro affecté à chaque matériel ou mobilier doit être mentionné de façon lisible et indélébile sur une partie de la matière. Il peut se concrétiser par l’apposition d’un code barre.
Pour les véhicules de transport, l’estampillage correspond aux données de la plaque d’immatriculation et du numéro de châssis.
L’estampillage consiste à inscrire ou à marquer physiquement un numéro d’enregistrement sur un matériel ou mobilier afin de faciliter son identification et sa conservation.
Le numéro affecté au matériel ou mobilier doit être mentionné de façon lisible et indélébile sur une partie de la matière, par le comptable-matières ou son représentant. ; il peut se concrétiser par l’apposition d’un code barre.
Le numéro d’enregistrement (ou le code barre) doit permettre de faire le lien avec la fiche d’inventaire du bien.
Pour les véhicules de transport, l’estampillage correspond aux données de la plaque d’immatriculation et du numéro de châssis.
Il ne parait pas pertinent d’estampiller les bâtiments, qui comme les terrains, bénéficient d’une référence cadastrale.
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Article 35.
Les matières stockées dans les magasins concernent des biens acquis ou produits, en instance d’affectation, de consommation ou de vente. Elles sont constituées :
Des mobiliers et matériels, suivis au bilan, mais momentanément non affectés.
Des marchandises, matières premières, fournitures et approvisionnements, produits en cours et finis qui, compte tenu de leur enjeu financier, sont enregistrés au bilan dans les comptes de stocks (classe 3) ;
Des fournitures et approvisionnements, petits outillages, mobiliers et matériels qui, compte
tenu de leur faible montant ne sont pas enregistrés au bilan. Les fournitures et
approvisionnements sont considérés comme des matières consommées dès leur sortie des
magasins.
L’article 35 précise les biens qui peuvent être stockés dans les magasins, sous la responsabilité du magasinier :
o Les mobiliers et matériels enregistrés dans le patrimoine de l’Etat (compte 24 au bilan), qui ne sont pas affectés à un service ;
o Les biens qui doivent être enregistrés dans le patrimoine de l’Etat ou de l’entité publique (comptes 31 à 35 du Bilan) : se référer pour le détail à l’article 2 de la présente directive ;
o Les matières de faible montant, qui ne sont pas intégrés au patrimoine de l’Etat compte tenu de leur faible montant ; ils sont considérés comme consommés dès leur sortie du magasin, mais font l’objet de l’inventaire en fin d’année (infra article 54) auprès des services bénéficiaires.
Le ministre chargé des finances (direction générale du Trésor) détermine les seuils ou principes de non-enregistrement au bilan des biens précités. Exemples :
o Seuil de 500 000 FCFA pour enregistrer un bien meuble au bilan de l’Etat (immobilisation corporelle). Ce seuil peut être plus ou moins élevé selon les Etats ;
o Principes :
- Enregistrement au bilan d’un lot de matières (chaises) supérieur à 500 000 FCFA, alors que chaque unité est inférieure à ce seuil ;
- Définition de la grosse réparation : dépenses qui modifient substantiellement les biens ou leurs performances (élargissement ou revêtement conséquent de la voirie, et non pas simplement le bouchage de trous).
Article 36.
Les stocks significatifs enregistrés au bilan font l’objet de la même codification que celle des immobilisations.
La codification des autres stocks se réfère à la nomenclature des matières de chaque Etat.
Pour les besoins spécifiques (vaccins, médicaments, etc.), les codifications précitées peuvent être complétées en comptabilité des matières par un code fixé par le ministère (institution ou entité publique concerné(e), favorisant un suivi à un niveau plus fin.
Le local prévu pour recevoir les matières doit respecter les normes devant en garantir l’intégrité et la sécurité.
(i) L’article 36 précise la modalité de codification des stocks :
o Identique à celle des immobilisations (supra article 33) pour les stocks significatifs enregistrés dans les comptes 31 à 35 du bilan ;
o Simplifiée pour les matières non enregistrées au patrimoine de l’Etat : la codification est fondée sur la nomenclature des matières ou sur des codifications spécifiques (vaccins, médicaments, etc.).
(ii) Cet article insiste aussi sur le fait que si le magasinier est responsable de la garde et de la sécurité des biens qui lui sont confiés, il importe que les locaux réservés aux magasins soient sécurisés.
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Chapitre 2 : Les mouvements internes des matières.
Article 37.
Les opérations de mouvements internes se situent à l’intérieur d’un même ministère, institution ou entité publique. Elles ne concernent ni les matières consomptibles, ni les immeubles bâtis et non bâtis.
Elles concernent les mouvements suivants :
L’affectation des matières ;
La mutation des matières.
Ces opérations n’impactent ni la comptabilité des matières, ni la comptabilité générale de l’Etat.
(i) L’article 37 définit les mouvements internes des matières comme étant ceux effectués au sein d’une même structure : ministère, institution, entité publique (établissement public ou collectivité territoriale). La matière reste sous la responsabilité du même ordonnateur principal (ministre, président de l’institution, président ou directeur de l’établissement public, chef de l’exécutif de la collectivité territoriale).
(ii) Les mouvements de matières consomptibles (consommées au premier usage) au sein d’un même ministère, institution ou entité publique constituent :
o Des sorties définitives par la partie remettante, exécutées selon les modalités fixées par les articles 41 et 42 de la présente directive ;
o Une entrée pour la partie bénéficiaire, avec un traitement conforme à l’article 30 de la présente directive.
(iii) Les immeubles bâtis et non bâtis ne font pas l’objet de mouvements internes. Ces biens sont mis à disposition des directions et services déconcentrés par l’ordonnateur principal (supra article 19) ; les directions et services veillent à la bonne utilisation de ces biens. Compte tenu de leur importance et de leur spécificité, les immeubles bâtis et non bâtis du ministère, de l’institution ou de l’entité publique font l’objet d’une tenue exclusive en comptabilité des matières par le comptable-matières central.
(iv) Les mouvements internes concernent essentiellement les biens meubles (mobiliers et matériels) et des stocks non consomptibles (marchandises, matières premières, pièces de rechange, etc.). Ils se traduisent de deux façons : l’affectation de matières (infra article 38), la mutation des matières (infra article 39).
(v) Restant au sein de la même structure, les mouvements internes n’impactent pas le patrimoine de la structure ; par suite, la comptabilité générale n’est pas mouvementée pour ces opérations.
Article 38.
L’affectation des matières consiste en un mouvement des matières, allant du comptable -matières ou du magasinier, pour les matériels et mobiliers en magasin, vers un détenteur des matières.
Toute affectation de matières donne lieu à l’établissement :
D’un ordre d’affectation des matières, signé par l’ordonnateur, contresigné par le comptable-matières et, le cas échéant, par le magasinier, si les biens sont détenus en magasin ;
D’une fiche de détenteur, signée par le comptable-matières et le détenteur, pour justifier sa remise effective.
Lorsque les biens sont restitués au comptable-matières, la fiche de détenteur est signée par le comptable-matières et le détenteur remettant.
(i) L’affectation des matières consiste en un mouvement des matières allant : o Du comptable matières vers le bénéficiaire du bien ;
o Du magasinier, pour les matériels et mobiliers en magasin, vers le bénéficiaire du bien. (ii) Toute affectation de matières donne lieu à l’établissement :
D’un ordre d’affectation des matières (modèle joint en annexe), signé par l’ordonnateur, contresigné par le comptable-matières et le magasinier pour les biens en magasin ;
D’une fiche de détenteur (modèle joint en annexe) signé par le comptable-matières et le détenteur, pour justifier sa remise effective.
(iii) Lorsque les biens sont restitués au comptable-matières, la fiche de détenteur est signée par le comptable-matières et le détenteur remettant.
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Article 39.
La mutation de matières s’effectue entre deux ordonnateurs délégués ou secondaires d’un même ministère, institution ou entité publique.
L’opération de mutation donne lieu à l’établissement d’un ordre de mutation des matières signé par l’ordonnateur, et contresigné par le comptable-matières.
Par ailleurs, elle est documentée sur la fiche de détenteur, signée par les comptables-matières des deux ordonnateurs, le détenteur remettant et le nouveau détenteur. Lorsque les biens sont restitués au comptable-matières, la fiche de détenteur est signée par les comptable-matières et le détenteur remettant.
(i) Lorsqu’un service désire obtenir une cession d’un bien relevant d’un autre service, il adresse une
demande au service détenteur du bien. L’ordonnateur concerné en étudie la pertinence et en cas
d’accord, la transmet à son comptable-matières.
(ii) L’opération de mutation donne lieu à l’établissement :
D’un ordre de mutation des matières (modèle joint en annexe) signé par l’ordonnateur, et
contresigné par le comptable-matières ;
D’une fiche de détenteur (modèle joint en annexe) signée par les comptables-matières des deux ordonnateurs, le détenteur remettant et le nouveau détenteur.
(iii) Dès lors que la codification du bien comporte la référence à la classification administrative de la NBE (nomenclature budgétaire de l’Etat), le comptable-matières bénéficiaire modifie la codification de la fiche d’inventaire (classification administrative, partie chapitre : service et localisation).
(iv) Si les biens sont restitués au comptable-matières, la fiche de détenteur est signée par le comptable-
matières et le détenteur remettant. Par suite, il est édité un exemplaire de l’ordre d’affectation ou de
l’ordre de mutation et de la fiche de détenteur par signataire de ces documents.
Les comptables-matières opèrent les opérations inverses à celles précitées lors de la remise du bien.
Chapitre 3 : Les sorties des matières.
1. Les sorties temporaires
Article 40.
Les sorties temporaires de biens concernent des biens durables, autres que les immeubles bâtis et non bâtis. Elles sont générées par :
Les besoins temporaires de biens meubles par un service ;
Les réparations des matières ;
Les locations et prêts de matières ;
Les autres motifs de sortie temporaire.
Les opérations de sortie temporaire de matières donnent lieu à l’établissement d’un ordre de sortie temporaire signé par l’ordonnateur, contresigné par le comptable-matières, le magasinier pour les biens en magasin, et par le destinataire à titre temporaire. Les locations et prêts de matières sont justifiés en outre par une convention avec les bénéficiaires.
L’ordre de sortie temporaire et la restitution du bien peuvent faire l'objet d’une information sur la fiche d’inventaire des immobilisations.
Les sorties temporaires n’impactent pas ni la comptabilité des matières, ni la comptabilité générale.
(i) Les sorties temporaires de biens concernent des biens meubles durables, enregistrés à l’actif du bilan ou considérées comme une charge, compte tenu de leur faible montant. Elles sont générées principalement par :
o Les besoins temporaires de biens meubles par un service (exemple : mise à disposition temporaire d’un ordinateur portable) ;
o Les réparations des biens meubles ; o Les locations et prêts de biens meubles, car les biens concernés restent la propriété du prêteur.
Les sorties temporaires se comprennent comme pouvant être réalisées : o Hors ministère, institution ou entité publique ; o A l’intérieur de chaque ministère, institution ou entité publique.
42
(ii) L’opération de sortie temps donne lieu à l’établissement d’un ordre de sortie temporaire (modèle joint en annexe), sur la base :
De la fiche de demande ponctuelle de biens meubles (modèle joint en annexe) établie et signée par l’agent ou le responsable du service qui sollicite du matériel pour les besoins temporaires du service ;
Du dossier de réparation envisagée, produit par le détenteur du bien ; De la convention de location ou de prêt ; Ou pour tout autre motif dument documenté.
L’ordre de sortie temporaire est préparé par le comptable-matières ; il est signé par l’ordonnateur pour valoir ordre d’entrée, puis contresigné par le comptable-matières et par le magasinier pour les biens déposés en magasin. Il est signé par le destinataire pour valoir acceptation de la remise temporaire. (iii) La restitution du bien fait l’objet d’une signature par le remettant, le comptable-matières et le magasinier (si bien remis en magasin), sur le cadre du bon de sortie temporaire réservé à la restitution. Les réserves éventuelles quant à la qualité du bien restitué sont documentées dans la partie « observations ».
(iv) Les biens concernés restent la propriété ou sous le contrôle de la partie remettante ; il s’ensuit que la comptabilité générale n’est pas mouvementée pour ces opérations.
(v) La sortie temporaire du bien et sa restitution font l’objet d’une simple information sur les fiches individuelles des biens, sans impact sur les registres comptables des matières (livre-journal, grand livre et balance des comptes des matières).
(v) Les ordres de sortie temporaire signés par les bénéficiaires doivent être rapprochés de la fiche d’inventaire des biens concernés, lors de l’inventaire physique infra annuel ou annuel, pour justifier leur absence momentanée.
2. Les sorties définitives
Article 41.
(1) Les sorties définitives des immobilisations et des biens durables non enregistrés au bilan sont générées, par :
Les cessions des biens : vente ou cession gratuite ; transfert entre administrations publiques (ministères, institutions, autres entités publiques) ; biens remis en concession et placés sous le contrôle des concessionnaires ;
L’absence du bien, dûment constatée : perte, vol ou disparition ;
La destruction ou la démolition avec ou sans récupération de pièces.
(2) Les sorties définitives des stocks sont générées par :
La consommation des stocks de matières (marchandises, matières premières, autres approvisionnements). Ces matières sont considérées comme consommées dès leur sortie définitive du magasin et autre lieu de stockage, leur perte ou dès leur date de péremption ;
La vente de stocks de produits finis ou leur intégration en immobilisation, pour ceux faisant l’objet d’une utilisation en interne ou de location.
(3) Les sorties des immobilisations et des stocks figurant au bilan sont enregistrées en comptabilité
générale de l’Etat et des entités publiques et en comptabilité des matières. Les autres matières ne
sont enregistrées qu’en comptabilité des matières.
(4) Les biens ou objets, déposés par un tiers dans le cadre de la réglementation, se traduisent en
sortie définitive en comptabilité des matières, lors de leur restitution aux déposants..
(i) Les sorties définitives des biens sont générées :
Pour les immobilisations et les biens durables non enregistrés au bilan, par :
o Les cessions des biens : vente ; transfert entre structures publiques (ministères, institutions, autres entités publiques) ; biens remis en concession (dès lors que le contrôle des biens incombe au concessionnaire) ;
o L’absence du bien, dûment constatée : perte, vol ou disparition ; o La destruction ou démolition avec ou sans récupération de pièces,
Pour les stocks, par :
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o La consommation des stocks de matières (marchandises, matières premières, autres
approvisionnements). Ces matières sont considérées comme consommées :
- Dès leur sortie du magasin et autre lieu de stockage,
- Dès leur perte,
- Ou dès leur date de péremption (médicaments, vaccins, denrées alimentaires,
etc.) ;
o La vente de stocks de produits finis ou leur intégration en immobilisations, pour ceux
faisant l’objet d’une utilisation en interne ou de location.
Pour les biens ou objets déposés par un tiers, lors de leur restitution aux déposants ; la sortie
en comptabilité des matières est justifiée par la fiche de suivi des biens en attente et en transit, signée par le déposant, le comptable-matières et le magasinier.
(ii) Les sorties définitives se traduisent en comptabilité des matières, mais aussi en comptabilité générale pour l’administration qui détenait ce bien. Le transfert entre ministères (ou institutions) ne modifie pas le patrimoine de l’Etat. Toutefois, il traduit une sortie pour le ministère (ou institution) remettant (e) et une entrée pour le ministère (ou institution) bénéficiaire ; en comptabilité auxiliaire de la CGE, il y a donc un changement de codification et de structure responsable.
Article 42.
Les opérations de sortie définitive de matières donnent lieu à l’établissement d’un ordre de sortie définitive de matières, signé par l’ordonnateur, contresigné par le comptable-matières, et, le cas échéant, par le magasinier pour les biens en magasin.
L’ordre de sortie définitive fait l'objet d'un enregistrement en comptabilité des matières, via la fiche d’inventaire d’immobilisations ou de stocks.
Il est signé pour justification par le bénéficiaire s’agissant de la consommation de matières.
En dehors de la consommation des matières, la sortie définitive est justifiée par :
Le procès-verbal de péremption ;
Le procès-verbal de remise des biens durables à une autre administration publique ou à un concessionnaire ;
Le procès-verbal de vente ou de cession à titre gratuit ;
Le procès-verbal de perte, disparition ou régularisation des manquants ;
Le procès-verbal de destruction ou de démolition, avec ou sans récupération de pièces.
(i) Les opérations de sortie définitive de matières donnent lieu à l’établissement d’un ordre de sortie
définitive de matières (modèle joint en annexe), préparé par le comptable-matières, signé par
l’ordonnateur, contresigné par le comptable-matières, et, le cas échéant, par le magasinier pour les
biens en magasin. Il est signé pour justification par le bénéficiaire.
(ii) L’ordre de sortie définitive est accompagné des procès-verbaux (modèles joints en annexe) :
- PV de péremption, - PV de remise d’un bien durable à une autre administration publique ou à un concessionnaire, - PV de remise d’un bien, suite à une vente ou à une cession à titre gratuit (y compris pour les
biens reclassés), - PV de perte, vol, disparition ou régularisation des manquants, - PV de destruction ou démolition avec ou sans récupération de pièces.
Les denrées et matières périssables (médicaments, vaccins, denrées alimentaires, etc.) font l’objet d’un procès-verbal de péremption, traduisant leur destruction ; ce document est signé par le magasinier et le comptable-matières, et par un expert technique ou scientifique interne, désigné par l’ordonnateur pour les matières spécifiques.
Le procès-verbal de remise des biens durables à une autre structure publique ou à un concessionnaire constate la sortie définitive des immobilisations mises à la disposition d’un concessionnaire ou d’une structure. Le transfert définitif d’une immobilisation entre structures publiques se traduit par une entrée de biens chez le ministère (ou institution) bénéficiaire, tant en comptabilité des matières, qu’en comptabilité générale de l’Etat.
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Le procès-verbal de remise des biens suite à une vente ou à une cession gratuite constate la sortie définitive des biens, suite à la décision de la commission et de la convention pouvant être signée avec l’acquéreur. Il permet l’enregistrement comptable, des immobilisations cédées par l’entité publique cédante et la réception par l’acquéreur. Il est signé par l’ordonnateur principal et le comptable-matières central, et par l’acquéreur.
Le procès-verbal de perte est établi pour toute perte ou disparition, avarie, incendie, vol pour constater
les manquants suite à l’inventaire annuel ou à un contrôle en cours d’année.
Le détenteur ou le magasinier informe l’ordonnateur et le comptable-matières de la perte du bien ; le
comptable-matières établit un état descriptif du bien perdu à l’appui de la fiche individuelle du bien, le
transmet à l’ordonnateur, qui peut convoquer une commission chargée de statuer sur les
responsabilités éventuelles des détenteurs ou utilisateurs effectifs, et de dresser le procès-verbal de
perte signé par tous ses membres.
En cas de vol, perte ou disparition, le procès-verbal peut être établi par la commission sur la base du
constat établi par un officier de police judiciaire compétent.
Le procès-verbal de destruction ou de démolition justifie la sortie définitive du bien et permet au
comptable-matières d’enregistrer la sortie en comptabilité des matières. Il est complété des données y
relative, en cas de récupération de pièces (reclassement). L’opération de destruction ou démolition est
constatée par une commission mise en place dans les conditions réglementaires.
La récupération des pièces se traduit par une entrée de la matière pour l’ordonnateur bénéficiaire sous une nouvelle codification, tenant compte de la nature du bien. Il fait l’objet d’un PV de remise du bien au service bénéficiaire, à partir de l’ordre de sortie signé par la partie cédante et par la partie bénéficiaire.
Article 43.
A leur sortie du magasin ou à l’inventaire, les matières interchangeables sont évaluées, soit en considérant que la première entrée est la première sortie, soit au coût moyen pondéré.
Cette disposition reprend les termes de l’article 41 de Directive relative au PCE.
(i) Les matières interchangeables (fongibles) désignent des biens (des matières ou des marchandises) qu'on ne peut pas individualiser ; ils présentent la même nature et les mêmes caractéristiques. Lors de la sortie d’un bien fongible, le magasinier ne peut identifier la date d’entrée de ce bien . Par contre, ne sont pas fongibles les biens conditionnés par exemple sous emballage portant une ou plusieurs indications permettant de les individualiser (cas de médicaments ou de produits pharmaceutiques).
(ii) La directive précitée retient deux modes de comptabilisation, laissée à l’appréciation de l’ordonnateur, mais qui ne peut plus être ensuite modifiée sauf justification dûment documentée dans l’état annexé (du compte général de l’Etat).
La méthode du premier entré, premier sorti, aussi désignée par son acronyme PEPS ou leurs équivalents en anglais First In, First Out ou FIFO consiste à considérer que les premiers biens entrés en magasin sont sortis les premiers. Exemple : Le 20 janvier N, sortie de 150 unités ; elle concerne par principe les biens en stocks au 1 janvier N (200). Le 25 janvier, sortie de 70 unités. Selon la même logique, elle porte donc sur les 50 unités du stock restant du 1er janvier et sur 20 unités des biens entrés le 10 janvier N.
Date Mouvements Stocks
Quantité Prix Valeur Quantité Prix Valeur
01/01/N
200 10 2 000
10/01/N +100 15 1 500 300
3 500
20/01/N -150 10 1 500 50 100
10 15
500 1 500
25/01/N -50 - 20
10 15
500 300
80 15 1 200
La méthode du coût unitaire moyen pondéré (CUMP) permet de calculer le coût unitaire moyen d’un produit à l’occasion de chaque entrée en stock, à chaque sortie ou en fin de période.
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Exemple : Le 10/01 N : entrée de 100 unités acquises pour 1500 ; le stock quantitatif est de 300, compte tenu du stock initial. Le coût moyen pondéré correspond à la valeur totale (2 000 + 1500 = 3 500) divisé par le stock en quantité (300), soit 11,66.
Le 20 janvier N, sortie de 150 unités ; ces sorties sont valorisées au CUMP de 11, 66. Le nouveau stock est de 150 en quantité pour une valeur de 1751 (3500-1749) ; d’où un CUMP de 11,67 (1751/150).
Le 25 janvier, sortie de 70 unités. Selon la même logique, la sortie est constatée au dernier CUMP connu (11,67). Le nouveau stock est de 80 en quantité pour une valeur de 933 (1751-817)) ; d’où un CUMP de 11,66 (933/80).
Date Mouvements Stocks
Quantité Prix Valeur Quantité Prix Valeur
01/01/N 200 10 2 000
10/01/N +100 15 1 500 300 11,66 3 500
20/01/N -150 11,66 1 749 150 11,67 1 751
25/01/N -70 11,67 817
(arrondi de 816,9)
80 11,66 933
Article 44.
La proposition de réforme des matières intervient chaque fois que les matières ne sont plus susceptibles d’emploi ou de réemploi, ou que leur degré d’altération ou d’usure le justifie.
La réforme est constatée par un procès-verbal qui indique la destination des biens reformés : vente, destruction ou démolition avec ou sans récupération de pièces.
Les modalités juridiques de réforme des matières sont fixées par les réglementations nationales.
(i) La proposition de réforme des matières intervient chaque fois que les matières ne sont plus susceptibles d’emploi ou de réemploi, ou que leur degré d’altération ou d’usure le justifie. Cette procédure doit être encadrée, au sein de chaque Etat, pour éviter toute dérive frauduleuse (exemple : sortie d’un véhicule automobile non justifiée, car il n’est pas hors d’usage).
Pour cette raison, un procès-verbal de réforme du bien (modèle joint en annexe) doit être dressé par une commission :
o Pour constater la nécessité de réformer le bien ; o Pour préciser la suite concrète à donner : vente du bien, destruction ou démolition du bien avec
ou sans récupération de pièces. La commission peut estimer la valeur de la vente ou des pièces récupérées.
(ii) La réglementation de chaque Etat-membre fixe les dispositifs à respecter lorsque les biens sont destinés à être vendus. Les mobiliers et matériels réformés et destinés à la vente peuvent ainsi être remis au comptable-matières de la recette des domaines ; Il s’ensuit une sortie définitive pour le comptable-matières déposant et une entrée pour le comptable-matières de la recette des domaines, justifiée par le procès-verbal de remise du bien au receveur des domaines (modèle joint en annexe).
(iii) Tant que le bien n’est pas vendu, démoli ou détruit, il reste sous la garde du ministère concerné (ou de l’institution ou de l’entité publique) ou du receveur des domaines.
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TITRE IV : PROCÉDURES DE GESTION COMPTABLE DES MATIÈRES.
Chapitre 1 : Les dispositions générales.
Trois points sont abordés dans le chapitre 1 : l’exercice comptable (art. 45), les principes de tenue de
la comptabilité des matières (art. 46), les livres comptables (art. 47).
Article 45.
L’exercice comptable retenu pour la tenue et l’arrêt des comptes de la comptabilité des matières couvre l’année civile qui s’étend du 1er janvier au 31 décembre.
L’article 45 traduit la cohérence de la comptabilité des matières avec l’exécution budgétaire et la comptabilité générale, dont elle constitue la comptabilité auxiliaire. Il est en effet conforme :
o A l’article 10 (alinéa 2) de la Directive relative aux lois de finances : « L’exercice budgétaire s’étend sur une année civile. »
o A l’article 7 de la Directive relative au PCE : « Le compte général de l’Etat comprenant la balance générale et les états financiers est arrêté à la fin de chaque exercice…L’exercice coïncide avec l’année civile. »
Article 46.
Les supports comptables sont un ensemble de livres et documents obligatoires permettant d’enregistrer au jour le jour et de façon chronologique tous les mouvements de la comptabilité des matières.
La tenue de ces supports doit être organisée de façon à permettre :
L’enregistrement de toutes les opérations ;
La disponibilité de l’information comptable ;
La production de la balance de la comptabilité des matières ;
La connaissance de la situation actuelle des biens ;
Le contrôle de l’exactitude des données ainsi que des procédures de traitement ;
Le contrôle interne comptable à travers la cohérence entre les données de la comptabilité
des matières et celles de la comptabilité budgétaire et de la comptabilité générale.
La tenue de la comptabilité des matières respecte les principes généraux de toute comptabilité :
(i) Elle doit garantir sa sincérité, dont son exhaustivité, ce qui conduit :
o A constater immédiatement les entrées et des sorties au jour le jour ; o Pour la valeur exacte ; o A partir des pièces justificatives (infra articles 50 et 51).
(ii) Elle doit être disponible à tout moment, pour favoriser l’information des décideurs et l’organisation des contrôles. La disponibilité de l’information comptable, fondée sur un outil informatique performant, suppose le respect : o De la traçabilité et de la sécurité des données (référence des opérations ; conservation des
opérations et des pièces justificatives) ; o De la consolidation immédiate des données au niveau des ordonnateurs principaux, via les
comptables-matières centraux.
(iii) Elle doit être l’outil de contrôle interne de la comptabilité budgétaire et de la comptabilité générale :
o Par des procédures de traitement fiables et respectées, garantes de l’exactitude et de la justification des données ;
o Par des dispositifs permettant de s’assurer de la cohérence des données : - Avec la comptabilité budgétaire, de façon infra annuelle lors de la production du rapport
trimestriel d’exécution budgétaire (infra art. 59) et lors de la production du compte des matières à la Cour des Comptes, à sa demande, lors du contrôle de gestion (infra art. 61) ;
- Avec la comptabilité générale, lors des rapprochements infra annuels et en fin d’exercice (infra article 57).
47
Article 47.
Tout comptable-matières est tenu d’enregistrer dans le système d’information les faits de gestion, dès leur réalisation et de façon chronologique. L’enregistrement sur les fiches d’inventaire d’immobilisations et de stocks impacte automatiquement les registres de la comptabilité des matières :
Le livre-journal ;
Le grand livre des comptes ;
Des registres auxiliaires destinés, le cas échéant, à présenter des développements propres à chaque nature d’opération.
Le comptable-matières central produit à l’ordonnateur principal la balance des comptes des matières, issue du grand livre des comptes matières :
Obligatoirement, dans le cadre de la reddition trimestrielle et annuelle des comptes des matières ;
À tout moment, sur demande de l’ordonnateur.
I - Deux principes à respecter :
o L’enregistrement immédiat en comptabilité des matières des ordres d’entrée et de sortie des biens ;
o Cet enregistrement est effectué directement sur le support de suivi des biens : la fiche individuelle des immobilisations ou des stocks en magasin (infra article 49). Il impacte automatiquement dans le système d’information les registres de la comptabilité des matières : livre-journal, grand-livre des comptes et éventuellement, les registres auxiliaires à présenter des développements propres à chaque nature d’opération.
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II - Les immobilisations et les stocks figurant au Bilan.
(i) Le livre-journal de la comptabilité des matières enregistre de façon chronologique, au jour le jour, l’ensemble des mouvements concernés. Le livre-journal est arrêté obligatoirement en fin d’année, mais aussi de façon infra annuelle, chaque mois, et lors de tout contrôle.
Pour tenir compte des spécificités des deux grandes catégories de matières, il est proposé de créer :
o Un livre-journal pour les immobilisations :
o Un livre journal pour les stocks qui pourra être scindé en 2 volets, l’un pour l’enregistrement des mouvements des stocks significatifs enregistrés au bilan de l’Etat, l’autre pour l’enregistrement des fournitures et autres approvisionnements, les plus nombreux.
(ii) Le livre-journal de l’inventaire annuel (infra article 54) permet de tracer les dotations aux
amortissements et aux provisions, et les reprises sur provisions, qui sont entrées sur chaque fiche
d’inventaire d’immobilisation et de stock.
(iii) Le grand livre des comptes des matières est issu du système d’information des matières.
Il retrace la ventilation des opérations selon le plan comptable de l’Etat (ou de l’entité publique) si besoin, décliné à un niveau plus fin pour répondre aux besoins de l’ordonnateur principal. Il se compose d’une fiche par compte d’imputation (4 ou 5 chiffres) du plan comptable de l’Etat ou à un niveau plus fin, comme indiqué.
Il reprend ligne par ligne les fiches d’inventaire des immobilisations et des stocks suivis au Bilan par compte PCE à 4 ou 5 chiffres, mais uniquement pour les entrées et pour les sorties définitives, et pour les dépréciations annuelles ; les mouvements internes et les sorties provisoires n’affectent pas le volume des biens gérés par la structure et n’impactent pas la comptabilité générale de l’Etat.
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Il alimente automatiquement la balance des comptes des matières, qui favorise les rapprochements
des données du comptable-matières central avec le comptable public principal assignataire. Il peut
être produit (de préférence sous format dématérialisé) en tant que de besoin au niveau inférieur
entre les comptables-matières et les comptables du trésor, à l’appui de la balance des comptes-
matières.
(iv) Les comptables-matières centraux produisent aux ordonnateurs principaux la balance des comptes des matières pour l’ensemble du ministère, de l’institution ou de l’entité publique.
Ce document fait apparaître pour chaque compte le cumul depuis l’ouverture de l’exercice des mouvements (entrées et sorties) et le solde à la date considérée ; il reprend de façon synthétique les données du grand livre des comptes, une ligne par compte d’imputation à 4 ou 5 chiffres du plan comptable de l’Etat.
La balance des comptes des matières est le document de référence pour le rapprochement des données avec celles de la comptabilité générale tenue par le comptable public assignataire.
Pour cette raison, elle est certifiée (signée) par l’ordonnateur principal (ou son représentant) et le comptable-matières central.
Il en est de même des registres comptables (journal-général et grand-livre des comptes), dont les totaux doivent correspondre à ceux de la balance des comptes (infra article 57) :
o Pour les mouvements de l’année, en brut, s’agissant du livre-journal ;
o Pour l’ensemble des données (balance d’entrée, mouvements de l’année et solde en fin de période), s’agissant du grand livre des comptes.
La balance des comptes des matières est obligatoirement produite par l’ordonnateur principal, chaque trimestre, au ministre chargé des finances (comptable-matières national : infra article 59) et dans le cadre de la reddition des comptes (infra article 61). III - Les matières ne figurant pas au Bilan.
(i) Le livre-journal des matières enregistre automatiquement de façon chronologique dans l’année,
au jour le jour, l’ensemble des mouvements. Il est arrêté obligatoirement en fin d’année, mais aussi de
façon infra annuelle, chaque mois, et lors de tout contrôle.
(ii) Pour les matières non suivies au bilan, le grand livre des comptes des matières reprend ligne
par ligne les fiches d’inventaire par nature de matières, selon la nomenclature des matières :
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Il est produit par le SI au niveau de chaque comptable-matières pour les besoins de l’ordonnateur dont il dépend et consolidé par le comptable-matières central. Modèle :
(iii) La balance des comptes des matières reprend le grand livre des comptes des matières non
suivies au bilan : 1 ligne par catégorie de matières, selon la nomenclature des matières. Elle est établie par le SI au niveau de chaque comptable-matières pour les besoins de l’ordonnateur dont il dépend et consolidée par le comptable-matières central pour les besoins de l’ordonnateur principal. Modèle :
IV – Les registres auxiliaires
Ils permettent de présenter des développements d’opérations spécifiques, notamment les biens en transit ou en attente, ou les immeubles bâtis loués. La compilation des fiches d’attente et de transit (supra art. 26) constitue le registre auxiliaire en ce
domaine ; il en est de même des fiches des immeubles bâtis loués (infra art. 49).
Chapitre 2 : Les supports des mouvements comptables.
Trois grandes catégories de supports sont précisées dans ce chapitre : les supports d’inventaire des
biens, comportant notamment la fiche individuelle d’inventaire des biens (art. 48 et 49) ; les ordres de
l’ordonnateur relatifs aux entrées, mouvements internes et sorties des biens (art. 50) ; les pièces
justificatives (art. 51).
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Article 48.
Les supports d’inventaire des matières sont :
La fiche individuelle d’inventaire des matières (immobilisations, stocks, matières en magasin non enregistrées au bilan) ;
La fiche de détenteur des matières ;
Le procès-verbal de passation de service entre ordonnateurs ou entre comptables-matières ;
Les supports de l’inventaire annuel.
L’article 48 précise les supports permettant d’inventorier les biens. Ils convient d’en distinguer trois catégories :
o Les fiches individuelles d’inventaire des immobilisations et des stocks, qui relèvent des comptables-matières pour le compte des ordonnateurs (infra article 49). Elles sont au cœur de la comptabilité des matières pour le suivi des biens concernés ;
o Les fiches de détenteur des biens, lors de leur affectation ou de leur mutation. Elles engagent la responsabilité des détenteurs (supra articles 37 à 39) ;
o Les fiches relatives à l’inventaire des biens : - Soit lors de l’installation d’un ordonnateur ou d’un comptable-matières (supra article 22) ; - Soit lors de l’inventaire annuel obligatoire (infra article 55).
L’inventaire annuel fait l’objet des articles 52 et suivants.
Article 49.
L’inventaire permanent fait obligation au comptable-matières de tenir à jour et de façon régulière : :
Les fiches d’inventaire des immobilisations incorporelles et immobilisations corporelles ;
Les fiches d’inventaire des stocks des matières.
Le contenu des fiches d’inventaire et de stock doit être exhaustif et pertinent pour favoriser la gestion optimale et la prise de décision. Il est fixé par circulaire du ministre chargé des finances.
Il doit comporter au minimum les informations ci-après :
Pour les immobilisations corporelles et incorporelles : le code, les dates et coûts d’entrée, le service bénéficiaire, les données sur les dépréciations (amortissements ou provisions) ; les dates, natures et valeurs de sortie ;
Pour les biens stockés en magasin : le code, les dates d’entrée et de sortie, les valeurs unitaires et globales d’entrée et de sortie, la nature de la sortie, les provisions pour dépréciations des stocks figurant au bilan.
Par ailleurs, les immeubles bâtis loués par l’Etat (ou l’entité publique) pour ses propres besoins, doit faire l’objet d’une fiche d’inventaire.
(i) L’ensemble des fiches d’inventaire des immobilisations et des stocks constitue le support de l’inventaire permanent qui est au cœur de la gestion budgétaire et comptable de l’Etat et des entités publiques :
o Il permet aux ordonnateurs d’avoir une connaissance précise des biens mis à leur disposition pour leur permettre de remplir les missions qui leur sont dévolues, pour améliorer leur stratégie de gestion patrimoniale et prendre les décisions budgétaires qui s’imposent (acquisitions, extensions, réhabilitations, dépenses d’entretien…au contraire, de ne pas engager de dépenses compte tenu de l’existant, qui répond à leurs besoins) ;
o Il détaille les immobilisations et les stocks et contribue ainsi à l’image fidèle et complète de la situation patrimoniale de l’Etat de des entités publiques, et donc, à la sincérité du bilan.
(ii) Les fiches individuelles d'immobilisation et de stocks (modèles joints en annexe) ont pour objet de suivre chaque bien individuellement, et d’y porter les éléments affectant la vie du bien. Elles sont intégrées dans le système d’information de la comptabilité des matières.
Elles comportent un minimum de données, nécessaires à la valorisation et au suivi du patrimoine de l’Etat et des entités publiques pour les immobilisations et stocks figurant au Bilan :
o Le code,
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o Le service bénéficiaire, o Les dates et coûts d’entrée, o Les données sur les dépréciations (amortissements ou provisions), o Les dates, natures et valeurs de sortie définitive,
Et pour les matières non suivies au bilan (biens de faible valeur stockés en magasin) : o Le code, o Les dates d’entrée et de sortie, o Les valeurs unitaires et globales d’entrée et de sortie, o La nature de la sortie, les provisions pour dépréciations
Leur contenu doit être exhaustif et pertinent pour favoriser la gestion optimale et la prise de décision.
Les données précitées peuvent être complétées en tant que de besoin par les ordonnateurs, pour leurs
besoins spécifiques de gestion.
Exemple de compléments pour un immeuble bâti : o Situation géographique, adresse
o N° cadastral ou n° de matricule donné par le service des Domaines
o Situation juridique (sur terrain de l’Etat, sur terrain d’autrui…)
o Principale nature du bâtiment : à usage de bureaux, à usage de logement, à usage technique (centre de
santé, bâtiment scolaire, etc.)
o Nombre de pièces, nombre de classes, nombre de plateaux et de chambres (hôpitaux), etc.
o Superficie
o État du bâtiment : bon, acceptable, dégradé, etc.
o Occupant : administration (direction, service), locataire, etc.
o Modalités d’entrée (acquisition, expropriation, don, travaux réalisés par l’Etat pour lui -même, bien mis à
disposition, travaux de réhabilitation, extension…).
Exemple de compléments pour les véhicules automobiles : o Type de véhicule (marque et catégorie) o Source d’énergie o N° immatriculation o N° châssis o Etat du véhicule : neuf, bon, moyen, hors usage…kilométrage o Ministère et service bénéficiaire o Agent bénéficiaire o Prestataire, date et coût des grosses réparations.
Dès lors, la saisie des caractéristiques et des mouvements de chaque bien des opérations sur les fiches individuelles d’inventaire s’impose aux comptables-matières et aux magasiniers pour les matières dont ils sont chargés.
La tenue des fiches d’inventaire ne fait pas obstacle aux documents spécifiques de suivi du patrimoine par le service des domaines et le service du cadastre de chaque Etat. Ces documents (sommiers des immeubles non bâtis, sommiers des immeubles bâtis, fichier national des concessions, fichier national des baux, fichier national du parc automobile…fichiers cadastraux, etc.) doivent être maintenus car ils répondent aux besoins propres des administrations nationales en charge des domaines et en charge du cadastre.
(iii) Par ailleurs, les biens loués par l’Etat (ou l’entité publique) pour ses propres besoins doivent faire l’objet d’une fiche individuelle (modèle joint en annexe) ; ils ne figurent pas au bilan de l’Etat ou de l’entité publique, mais ils constituent un bien pour l’exercice de la mission. Il convient donc de suivre la vie du bien, dès sa location : données physiques (cf. infra les données des immeubles bâtis), loyers annuels, dépenses d’entretien, etc.
Article 50.
Les supports des mouvements de matières sont constitués :
Des ordres d’entrée et de sortie définitive des matières ;
Des ordres de sortie temporaire des matières ;
Des ordres d’affectation et de mutation des matières.
L’article 50 confirme les supports des mouvements de matières, c’est-à-dire de la décision de l’ordonnateur :
o Les ordres d’entrée (supra article 30) et les ordres de sortie définitive (supra article 42) o Les ordres de sortie temporaire (supra article 40) o Les ordres d’affectation (supra article 38) et les ordres de mutation (supra article 39).
53
Article 51.
Les supports des mouvements de matières sont accompagnés des pièces justificatives de la comptabilité budgétaire et de la comptabilité générale ci-après :
Le procès-verbal de réception, à l’appui du bordereau de livraison et de la facture ou du décompte des travaux ou des prestations ;
Le procès-verbal de réception des dons et legs ;
Le certificat administratif (état de comptabilité analytique) de production du bien pour soi-même ;
Le procès-verbal de remise des matières à une autre administration publique, à un concessionnaire ;
Le procès-verbal de péremption ;
Le procès-verbal de perte, disparition ou régularisation des manquants ;
Le certificat administratif de régularisation d’excédent ;
Le procès-verbal de réforme ;
Le procès-verbal de vente ou de cession à titre gratuit ;
Le procès-verbal de destruction ou de démolition, avec ou sans récupération de pièces.
L’article 51 reprend les principales pièces à joindre aux supports des mouvements de matière : o Le procès-verbal de réception (supra art. 26) ; o Le procès-verbal de réception des dons et legs ;
o Le certificat administratif (état de comptabilité analytique) de production du bien pour soi-même
(supra art. 26) ;
o Le procès-verbal de remise des biens durables à une autre administration publique, à un
concessionnaire (supra art. 42) ;
o Le procès-verbal de péremption (supra art. 42) ;
o Le procès-verbal de perte, disparition ou régularisation des manquants (supra art. 42) ;
o Le certificat administratif de régularisation d’excédent (supra art. 26) ;
o Le procès-verbal de réforme (supra art. 44) ;
o Le procès-verbal de vente ou de cession à titre gratuit (supra art. 42) ;
o Le procès-verbal de destruction ou de démolition, avec ou sans récupération de pièces (supra art. 42).
Chapitre 3 : Les opérations d’inventaire.
Le chapitre 3 traite les opérations d’inventaire sous trois angles : l’inventaire infra annuel (art. 52),
l’inventaire annuel avec sa double approche de contrôle de l’existence des biens (art. 53) et de leur
valorisation annuelle (art. 54). L’ensemble du dispositif se concrétise par la production de données
documentant le dossier d’inventaire annuel, relevant du comptable public (art. 55).
Article 52.
Le comptable-matières doit, périodiquement, procéder à un inventaire tournant des matières, en vue de vérifier la concordance entre l’existant physique des matières et la comptabilité des matières .
L’inventaire tournant consiste en un comptage physique d’une partie des matières, effectué de façon périodique et par rotation, de sorte que chaque catégorie de matières soit recensée au moins une fois au cours de l’exercice.
(i) L’article 52 se réfère à l’inventaire physique des biens (immobilisations et stocks) en cours d’année. Il vise à s’assurer de l’existence des biens et de la cohérence avec les données de la comptabilité des matières ; il permet ainsi de constater les pertes ou disparitions, les avaries ou inversement, les excédents par rapport à la comptabilité des matières. Les écarts sont alors enregistrés en comptabilité des matières.
(ii) Compte tenu du volume des biens à contrôler qui exige beaucoup de temps et de moyens humains, l’inventaire en cours d’année vise aussi à préparer, planifier et organiser l’inventaire annuel (art. 53).
54
L’inventaire tournant consiste à organiser le contrôle des biens afin de s’assurer que chaque catégorie de biens soit recensée à ce titre en cours d’année. Cette opération porte en cours d’année sur les stocks et les biens meubles et de façon exceptionnelle, les immeubles. Les stocks sont contrôlés régulièrement par les magasiniers, pour éviter toute rupture de stock ; ils font par ailleurs l’objet d’inventaires infra annuels organisés par l’ordonnateur et le comptable-matières avec le magasinier, et si besoin d’une tierce personne désignée par l’ordonnateur. De même, les biens meubles (principalement : le mobilier, le matériel de bureau et le matériel informatique, le matériel de transport) font l’objet d’un inventaire tournant, sous la responsabilité du comptable-matières, associant les ordonnateurs (ou leurs représentants) et les détenteurs des biens.
(iii) L’inventaire physique donne lieu à l’établissement d’un état de contrôle physique des biens (modèle joint en annexe) signé par les participants :
Article 53.
Le comptable public assignataire, responsable de la qualité de l’information comptable, participe à l’inventaire annuel, au sein d’un comité mis en place par l’ordonnateur principal, associant le contrôleur financier et le comptable-matières central. L’inventaire annuel comporte deux volets : la reconnaissance physique des biens et leur valorisation annuelle.
A la fin de chaque exercice, l’ordonnateur doit organiser , avec le comptable-matières, l’inventaire physique des biens qui vise à s’assurer de leur existence et à apprécier leur état général.
Les travaux d’inventaire physique des matières se traduisent par :
Le contrôle physique des immobilisations incorporelles et corporelles et le comptage physique des matières stockées ;
Le rapprochement des résultats de l’inventaire physique avec la comptabilité des matières ;
L’établissement d’un état de contrôle physique des biens, partie du dossier d’inventaire,
faisant ressortir la concordance entre l’inventaire physique et les soldes comptables. En cas
d’écart entre le solde comptable et l’existant physique, le comptable-matières procède au
réajustement comptable nécessaire.
(i) Le caractère obligatoire de l’inventaire en fin d’exercice est conforme à la Directive relative au RGCP (art. 79) : « Des inventaires et comptes d’emploi sont établis à date fixe et à l’occasion des contrôles effectués par les organes habilités ».
(ii) Le comptable public, responsable de la qualité de l’information comptable , est obligatoirement membre du comité mis en place par l’ordonnateur principal. Ce comité qui associe par ailleurs le contrôleur financier et le comptable-matières central, arrête la méthodologie des travaux d’inventaire notamment pour les immobilisations et les stocks figurant au bilan, et veille à leur bonne exécution ; il fixe par ailleurs les dotations aux provisions et les reprises sur provisions pour chaque bien concerné (cf. article 54 ci-après).
(ii) L’inventaire physique annuel des biens est organisé par l’ordonnateur principal et le comptable -matières central. Les travaux associent les ordonnateurs délégués ou secondaires et les comptables-matières, mais aussi les détenteurs de biens.
(iii) Les travaux intègrent les inventaires infra annuels précités des stocks et biens meubles, qui peuvent aussi, pour certains d’entre eux, faire l’objet d’un contrôle physique en fin d’exercice ; ils sont complétés de l’inventaire spécifique des immobilisations incorporelles et des immobilisations corporelles autres que les meubles.
(iv) L’inventaire physique des stocks et biens meubles en fin d’exercice se traduit par la production du dernier état de contrôle de ces biens.
55
Article 54.
L’inventaire physique annuel est complété de l’évaluation des biens, qui se traduit par la constatation des dépréciations (amortissements ou provisions) et des reprises de provisions :
Pour les immobilisations amortissables, le taux d’amortissement est arrêté dès l’entrée de
l’immobilisation sur la base du tableau d’amortissement produit à l’ordonnateur par le
comptable public de rattachement Il est intégré dans la fiche d’inventaire de l’immobilisation,
en vue de la passation des écritures en fin d’exercice et de leur intégration automatique dans
le bilan de l’Etat et des entités publiques et de l’état annexé ;
Pour les immobilisations et pour les stocks figurant au bilan, les dotations aux provisions pour dépréciation significative et les reprises de provisions sont arrêtées par une commission composée de l’ordonnateur principal (ou de son représentant), du comp table-matières central, du contrôleur financier concerné et du comptable du Trésor assignataire, d’un ingénieur ou spécialiste concerné par le bien à provisionner.
Les opérations d’inventaire sont enregistrées en comptabilité générale et sur les fiches d’ inventaire d’immobilisations et de stocks
I- Les principes à respecter.
(i) L’article 54 est conforme à la Directive relative au PCE (article 40) : « L’actif et le passif de l’Etat sont évalués en fin d’exercice à leurs valeurs actuelles. La valeur de chaque élément d’actif ou de passif en fin d’exercice est comparée à sa valeur au bilan en début d’exercice ou à sa valeur d’entrée au bilan s’il y est entré au cours de l’exercice. Si la valeur de fin d’exercice est inférieure à la valeur d’entrée, une dépréciation est constatée sous la forme d’un amortissement ou d’une provision selon qu’elle est jugée définitive ou non ».
(ii) Les dépréciations des immobilisations et des stocks sont des opérations comptables non budgétaires (article 31 de la Directive relative au PCE). Elles doivent être enregistrées sur les fiches individuelles d’inventaires afin d’avoir la situation précise du bien.
(iii) L’organisation de l’évaluation annuelle des biens est arrêtée par l’ordonnateur principal et le comptable-matières central, avec le comptable du Trésor chargé du ministère, de l’institution ou de l’entité publique, le contrôleur financier et pour les biens spécifiques, un ingénieur ou un expert de l’entité publique.
II - Les amortissements.
(i) L’amortissement concerne les immobilisations qui se déprécient de façon certaine et irréversible avec le temps, l’usage ou en raison du changement des techniques, de l’évolution des marchés ou de toutes autres causes. Sauf exception, les biens sont amortis linéairement sur leur durée probable d’utilisation (art. 33 de la Directive relative au PCE), à compter de leur mise en service.
(ii) Le tableau d’amortissement est arrêté par le ministre chargé des finances et s’impose à tous les
acteurs. Toutefois, lorsque la durée fait l’objet d’une fourchette, le taux d’amortissement est arrêté par
l’ordonnateur principal et le comptable du Trésor assignataire. Exemple de tableau récapitulatif des amortissements usuels des immobilisations corporelles Durée Taux
222 - Gisements (exploités) Fonction de la durée d’exploitation
223 - Plantations (productrice de revenus) Fonction de la durée d’exploitation 231/232/233 - Bâtiments administratifs Entre 20 et 50 ans De 2 à 5%
234/235 Ouvrages et infrastructures Entre 20 et 50 ans De 2 à 5%
236 - Réseaux informatiques :
Réseau simple à l’intérieur d’un bâtiment
Réseau complexe intérieur à un seul bâtiment
Réseau externe
5 ans 10 ans
Entre 10 à 15 ans
20% 10%
De 6,7 et 10%
241 - Mobilier et matériel (logement/bureau) :
Mobilier
Matériel de bureau
Matériel
10 ans
Entre 5 et 10 ans Entre 7 et 10 ans
10%
De 10 à 20% De 10 à 14%
242 - Matériel informatique de bureau 3 ans 33,33%
243/245 - Matériel de transport
Matériel automobile
Matériel ferroviaire
Aéronefs et navires (approche par composants)
5 ans 20 ans
20% 5%
244 - Matériel et outillage technique Entre 5 et 10 ans De 10 à 20% 248 - Cheptel de rapport (période d’utilité)
251 - Bases militaires
56
252 - Ouvrages et infrastructures militaires Entre 20 et 50 ans De 2 à 5%
253 - Mobiliers, matériels militaires et équipement (1) Référence aux comptes 243, 244 et 245 (2) A définir avec le Ministère de la Défense
L’amortissement annuel est égal au quotient du coût d’acquisition (ou valeur d’origine) par la durée
probable d’utilisation exprimée en année.
Exemple : Le 1er octobre de l’année N, l’Etat acquiert un bâtiment administratif de bureaux. Coût d’acquisition : 120.000.000 000 FCFA. Durée probable d’utilisation prévue (30 ans). Le plan d’amortissement du bâtiment se présente comme suit :
Exercice Coût d’acquisition Annuités Cumul des annuités Valeur Comptable nette
N N+1 N+2
… N+28 N+29
120 000 000 000 120 000 000 000 120 000 000 000
… 120 000 000 000 120 000 000 000
1 000 000 000 4 000 000 000 4 000 000 000
… 4 000 000 000 3 000 000 000
1 000 000 000 5 000 000 000 9 000 000 000
… 117 000 000 000 120 000 000 000
119 000 000 000 115 000 000 000 111 000 000 000
… 3 000 000 000
0
Remarque : Un bien totalement amorti reste au bilan, dès lors qu’il continue à être utilisé et qu’il ne fait
pas l’objet de la procédure de réforme.
(iii) Sur le plan pratique, le système d’information de la comptabilité des matières doit calculer
automatiquement les dotations annuelles, sur la base des taux d’amortissement de chaque bien.
Il doit produire à cet effet l’état des dotations aux amortissements de l’année (modèle joint en
annexe), par compte d’imputation à 4 ou 5 chiffres du PCE, avec à l’intérieur une ligne par fiche
d’immobilisation.
A partir de ce document, le comptable du Trésor assignataire et le comptable-matières central
s’assurent par sondage du respect des taux.
Après ce contrôle, les données sont validées dans le système d’information de la comptabilité des
matières par le comptable-matières central.
Sur la base de l’état des dotations aux amortissements, le comptable du Trésor assignataire enregistre
les dotations aux amortissements en comptabilité générale par compte d’imputation à 4 chiffres du PCE.
Exemple : Dotation aux amortissements des matériels de transport de service et de fonction
D 6843X C D 2843X C
Dotation de l’année 500 000 500 000
684X Dotations aux amortissements des biens meubles-matériel de transport de service et de fonction 2843X Amortissements du matériel de transport de service et de fonction
II - Les provisions pour dépréciation des immobilisations et des stocks.
(i) Une provision pour dépréciation des immobilisations est constatée, lorsque l’immobilisation ne se
déprécie pas avec le temps, mais peut voir sa valeur amoindrie de façon probable en raison
d’événements dont les effets sont jugés réversibles (article 34 de la Directive relative au PCE).
La dotation aux provisions pour dépréciation concerne principalement les immobilisations non
amortissables (exemples : immobilisations incorporelles, terrains, œuvres d’art), mais peut aussi
concerner les biens amortissables lorsque la perte potentielle de valeur est supérieure aux
amortissements constatés.
La dépréciation n’est constatée que si son montant est significatif et pour le moins supérieur à 10%
de sa valeur comptable.
A la clôture de chaque exercice, la dépréciation est réajustée à la hausse ou à la baisse en fonction de
la valeur estimée du bien.
(ii) Seuls les stocks figurant au bilan (classe 3 du PCE) peuvent faire l’objet d’une dépréciation. Celle-
ci ne relève pas de l’amortissement, il n’y a pas d’usure lié au temps, mais d’une provision pour
dépréciation, selon les principes précités sur les immobilisations : évaluation annuelle, montant
significatif.
(iii) Compte tenu de tous les paramètres précités et de la nécessité d’une évaluation fiable, la Directive édicte le principe du recours à une commission en charge de ces opérations. Cette commission est composée de l’ordonnateur principal et du comptable-matières central, du comptable du Trésor chargé du ministère (de l’institution ou de l’entité publique), du contrôleur financier et pour les biens spécifiques, d’un ingénieur ou d’un expert de l’entité publique.
57
Sur le plan pratique, la commission arrête pour chaque bien concerné le montant de la provision pour
dépréciation des immobilisations et des stocks et récapitule les données sur un procès-verbal des
provisions pour dépréciations des immobilisations et des stocks (modèle joint en annexe) :
o Les données du procès-verbal sont enregistrées sur les fiches d’inventaire des immobilisations et des stocks concernées ;
o Le système d’information de la comptabilité des matières établit l’état des dotations et reprises des provisions de l’année (modèle joint en annexe), par compte d’imputation à 4 chiffres du PCE, avec à l’intérieur une ligne par fiche d’immobilisation et de stock.
Sur la base du procès-verbal et de l’état informatisé, le comptable du Trésor assignataire enregistre les
dotations et les reprises en comptabilité générale :
D 692X C D 3811 C
1. Dotation de l’année aux provisions pour la marchandise A 5 000 5 000
692X Dotations aux provisions pour dépréciation des stocks- marchandises / 3811 Provisions pour dépréciation des marchandises
D 791X C D 2914X C
2. Reprise sur provisions des droits d’exploitation du fonds de commerce 791X Reprises sur provisions pour dépréciation des immobilisations
20 000 20 000
2914X Provisions des immobilisations incorporelles-Droits d’exploitation du fonds de commerce
Article 55.
Le contenu du dossier d’inventaire annuel est fixé par la réglementation de chaque Etat. Il intègre les données relatives aux immobilisations et stocks figurant au bilan.
(i) Le contenu précis du dossier d’inventaire est arrêté par le ministre chargé des finances. Il intègre
les données relatives aux immobilisations et stocks figurant au bilan ; il constitue ainsi le support majeur
de la justification des comptes des classes 2 et 3 du Bilan de l’Etat, et donc, de leur sincérité.
(ii) Il devrait comporter deux types de documents :
Une fiche synthétique portant sur l’organisation retenue de l’inventaire avec le comptable public assignataire, sur la méthodologie de calcul des dépréciations et sur l’évolution en valeur des immobilisations en cours d’année (entrées, sorties) pouvant être accompagnée de commentaires sur des aspects significatifs quant à la gestion budgétaire ;
Les données comptables issues du système d’information de la comptabilité des matières, notamment la balance des comptes des matières, la justification des opérations d’inventaire et sous format informatisé, le grand livre des comptes des matières et les fiches d’inventaire des immobilisations et des stocks.
Chapitre 4 : L’organisation des liaisons avec la comptabilité générale.
Le chapitre 4 porte sur les types de liaisons avec la comptabilité générale :
o L’enregistrement en comptabilité générale des entrées et des sorties définitives des
immobilisations et des stocks (art. 56),
o Les rapprochements trimestriels et en fin d’exercice entre la balance des comptes des matières
de l’ordonnateur principal et la balance générale des comptes relevant du comptable du Trésor
assignataire (art. 57) ;
o L’enregistrement des opérations d’inventaire en comptabilité générale (art. 58).
Le tableau joint en annexe synthétise par nature d’opérations les liaisons comptables entre les comptables-matières et les comptables du Trésor assignataires :
o Mouvements de l’année, qui induisent la production d’un ordre d’entrée ou de sortie définitive en comptabilité générale : entrées des immobilisations et des stocks, sorties définitives des immobilisations et des stocks.
o Contrôles de cohérence infra annuels, qui se traduisent par la production d’un état de
rapprochement entre la comptabilité des matières et la comptabilité générale.
58
o Inventaire annuel et arrêté des comptes, qui se concrétisent notamment par l’état des dotations
aux amortissements de l’année, de l’état des dotations et reprises des provisions de l’année, de
la balance des comptes des matières, de l’état de rapprochement comptable.
Article 56.
Les entrées et sorties définitives des immobilisations et stocks figurant au bilan doivent se traduire
en comptabilité générale selon le dispositif ci-après.
1. Les entrées des biens sont enregistrées par l’ordonnateur dans le système d’information
budgétaire et comptable, dès la liquidation. Elles font l’objet d’un ordre d’entrée en comptabilité
générale comportant le numéro de prise en charge à l’inventaire, transmis par l’ordonnateur au
comptable assignataire du Trésor, à l’appui des pièces justificatives.
2. Les sorties définitives des biens font l’objet d’un ordre de sortie en comptabilité générale, joint aux documents ci-après produits par les ordonnateurs au comptable assignataire du Trésor :
Lors de la vente du bien : le titre de recettes, le procès-verbal de vente suite à la mise du bien et un exemplaire de la fiche individuelle d’inventaire du bien concerné ;
Pour les autres motifs de sortie définitive : les procès-verbaux prévus à l’article 42 de la présente directive, accompagnés d’un exemplaire de la fiche individuelle d’inventaire du bien concerné.
Les sorties définitives se traduisent en comptabilité générale par un ajustement et un apurement des amortissements et par une reprise des provisions.
L’article 56 précise les pièces à produire au comptable du Trésor assignataire pour qu’il puisse valider les mouvements (entrées, sorties définitives) dans la comptabilité générale.
I – Les entrées des matières en comptabilité générale.
Remarques préalables :
1. Toutes les entrées au Bilan font l’objet d’en ordre d’entrée en comptabilité générale (modèles
joints en annexe) préparé par le comptable-matières, signé avec l’ordonnateur et produit au comptable du Trésor assignataire à l’appui pièces justificatives des entrées.
Le comptable du Trésor en restitue un exemplaire au comptable matières, après visa et validation de la durée ou du taux d’amortissement pour les biens amortissables.
A la réception du document, le comptable-matières intègre le taux d’amortissement sur la fiche d’inventaire, via le système d’information.
2. Les opérations du bilan d’ouverture sont traitées supra art. 28 : elles font l’objet d’un ordre non budgétaire de l’ordonnateur, accompagné du dossier du bilan d’ouverture (fiche sur la méthodologie et le périmètre retenu, fichier informatisé du bilan d’ouverture constitué de l’ensemble des fiches individuelles d’inventaire des immobilisations et des stocks).
(i) Les acquisitions, constructions et grosses réparations des immobilisations
Ces opérations sont enregistrées en comptabilité générale dès la liquidation par l’ordonnateur.
Les pièces justificatives sont celles jointes à l’ordonnance ou mandat de paiement, telles que prévues par la réglementation de chaque Etat et qui s’imposent à toutes les parties.
Ce dispositif s’applique :
o Aux opérations financées partiellement ou en totalité par les bailleurs de fonds : les biens concernés font l’objet d’une ordonnance ou d’un mandat de paiement, accompagné des pièces justificatives, pour leur valeur totale, avec en contrepartie la constatation du don (recette budgétaire, faisant l’objet d’un titre de recette) ou de l’emprunt (opération de trésorerie) ;
o Aux dons et legs en nature, qui se concrétisent aussi par une ordonnance ou d’un mandat de paiement, accompagné des pièces justificatives, pour leur valeur totale, avec en contrepartie la constatation du don ou legs (recette budgétaire, faisant l’objet d’un titre de recette).
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(ii) Les immobilisations produites par l’Etat (ou l’entité publique) en interne.
Ces opérations sont enregistrées en comptabilité générale dès la liquidation par l’ordonnateur, justifiée par un exemplaire du certificat administratif de production du bien (modèle supra art. 26).
En comptabilité générale, ces immobilisations se traduisent par une entrée en classe 2 avec en contrepartie un produit permettant de neutraliser les charges constatées en classe 6 correspondant au montant du certificat administratif.
Exemple : extension réalisée en interne d’un bâtiment administratif à usage de bureaux. Tout au long de l’année N, les dépenses sont comptabilisées dans les comptes de la classe 6. En fin de gestion, elles sont comptabilisées en investissement par un compte de produit de contrepartie (7612) En fin d’année N, l’ajout est toujours en phase de construction pour un coût estimé à 5 000 000. Au cours de l’année N+1, le bien est mis en service, après 3 000 000 de travaux complémentaires en interne. Remarque : Il peut être créé un compte d’immobilisations en cours de terminaison 9 qui s’ajoute au compte d’imputation à 4 ou 5 chiffres et un compte 76 Production immobilisée, enregistrant la production du bien.
D 231X9 C D 7621 C D 231X C
Fin d’année N 5 000 000 5 000 000 Année N+1
Dépenses complémentaires 3 000 000 3 000 000 Mise en service 8 000 000 8 000 000
231X9 Bâtiments administratifs à usage de bureaux – Immobilisations en cours 7612 Production immobilisée - immobilisations corporelles. Bâtiments / 231X Bâtiments administratifs à usage de bureaux
Rappel : Les biens sont intégrés en comptabilité des matières lors de leur réception. Par suite, les constructions ou travaux en cours ou productions en cours ne figurent pas dans la comptabilité des matières, jusqu’à leur réception « définitive ». (iii) Les acquisitions de marchandises, matières premières et approvisionnements
1. les biens enregistrés dans les comptes de stocks (classe 3) font l’objet de deux écritures en comptabilité générale :
o L’écriture constatant la charge dans les comptes dédiés (60XX achats de biens), lors de la liquidation, avec validation par le comptable du Trésor : débit 60XX achats de biens / crédit 40XX Fournisseurs achats de biens). Les pièces justificatives sont celles jointes à l’ordonnance
ou mandat de paiement, telles que prévues par la réglementation de chaque Etat ;
o Une écriture mouvemente le compte de stock correspondant (classe 3), passé par le comptable du Trésor assignataire sur la base de l’ordre d’entrée en comptabilité générale du stock, produit par l’ordonnateur :
Exemple : acquisition de matières premières pour 50 000 D 6012 C D 4011 C
1. Liquidation validée par le comptable. 50 000 50 000
D 32XX C D 6032 C
2. Constatation du stock. 50 000 50 000
6012 A c h a t s d e m a t i è r e s p r e m i è r e / 4011 fournisseurs, dettes en comptes - achats de biens 32XX Stocks de matières premières / 6032 Variation des stocks de matières premières
2. Les marchandises, matières premières et approvisionnements non enregistrés au bilan dans les comptes de la classe 3 font l’objet d’une seule écriture, constatant la charge dans les comptes dédiés (60XX achats de biens), comme indiqué au point 1. Elles ne donnent pas lieu à un ordre d’enregistrement en comptabilité générale. II – Les sorties définitives des matières en comptabilité générale.
Remarque préalable : Toutes les sorties définitives du patrimoine (Bilan) font l’objet d’un ordre de sortie en comptabilité générale (modèles joints en annexe) préparé par le comptable-matières, signé avec l’ordonnateur et produit au comptable du Trésor assignataire à l’appui pièces justificatives des sorties définitives.
(i) Les sorties d’immobilisations
Elles portent sur les opérations énoncées à l’article 41 de la présente directive : L’ordonnateur en informe le comptable du Trésor assignataire, en produisant les pièces justificatives énumérées à l’article 42 de la présente directive, avec l’ordre de sortie en comptabilité générale.
Cas des immobilisations amortissables
Le comptable du Trésor assignataire vérifie le dossier, calcule la dotation aux amortissements pour la période qui court du 1er janvier à la date de sortie du bien. Il enregistre les écritures en comptabilité générale :
60
Vente au 01/07 N+4 d’une immobilisation corporelle acquise pour 1 500 000 en N. Le prix de cession est de 1 300 000 ; les amortissements s’élèvent à 112 500 au 31/12 N+3 ; la dotation aux amortissements pour la période du 01/01 au 30/06 N+4 est de 15 000.
a) Constatation du prix de cession D 4141 C D 754 C D 512X BEAC C
Constatation de la créance au 01/07 N+4 1 300 000 1 300 000 Enregistrement de l’encaissement 1 300 000 1 300 000
4141 Redevables, cessions d’actif, année courante / 754 Recettes exceptionnelles – Produits de cessions des immobilisations
b) Constatation de la sortie du bien D 23XX C D 282XX C D 683X C D 6542 C
Situation au 1er janvier N+4 1 500 000 112 500 Dotation complémentaire aux amortissements 15 000 15 000 Sortie de l’actif 1 500 000 127 500 1 372 500
23XX Immeubles / 282XX Amortissements des immeubles / 683X Dotations aux amortissements des immeubles / 6542 Valeur comptable des immobilisations corporelles cédées
Exemple d’un autre cas de sortie, hors vente : Constatation de la sortie du bien
D 23XX C D 282XX C D 683X C D 6542 C
Situation au 1er janvier N+4 1 500 000 112 500 Dotation aux amortissements 15 000 15 000 Sortie de l’actif 1 500 000 127 500 1 372 500
Le comptable des matières met à jour la fiche d’inventaire, via le système d’information : enregistrement de la dotation complémentaire et constatation de la sortie définitive du bien.
Cas des immobilisations provisionnées Le comptable du Trésor assignataire vérifie le dossier, effectue la reprise des provisions et constate la sortie du bien en comptabilité générale.
Exemple d’une vente
Vente au 01/07 N+4 d’une immobilisation incorporelle de 500 000. Le prix de cession est de 600 000 ; les provisions au 31/12 N+3 sont de 50 000.
a) Constatation du prix de cession D 4141 C D 754 C D 512X BEAC C
Constatation de la créance au 01/07 N+4 600 000 600 000 Enregistrement de l’encaissement 600 000 600 000
4141 Redevables, cessions d’actif, année courante / 754 Recettes exceptionnelles – Produits de cessions des immobilisations
b) Constatation de la sortie du bien D 23XX C D 291X C D 7911 C D 6541 C
Situation au 1er janvier N+4 500 000 50 000 Reprise des provisions 50 000 50 000 Sortie de l’actif 500 000 500 000
23XX Immeubles / 291X Provisions des immobilisations incorporelles / 7911 Reprises sur provisions pour dépréciations des immobilisations incorporelles
6542 Valeur comptable des immobilisations incorporelles cédées
Il en informe le comptable-matières via un exemplaire de l’ordre de sortie définitive. Le comptable des matières met à jour la fiche d’inventaire, via le système d’information : enregistrement de la reprise de provisions et constatation de la sortie définitive du bien.
(iii) Les sorties définitives de marchandises, matières premières et approvisionnements
1. Les marchandises, matières premières et approvisionnements non enregistrés au bilan dans les comptes de la classe 3 sont considérées comme consommées en comptabilité générale dès leur acquisition.
2. Les marchandises, matières premières et approvisionnements enregistrés au bilan dans les comptes
de la classe 3 font l’objet de sorties définitives dans les cas énoncés à l’article 41 de la présente directive.
L’ordonnateur en informe le comptable du Trésor assignataire, en produisant l’ordre de sortie définitive en comptabilité générale, les pièces justificatives énumérées à l’article 42.
Le comptable du Trésor assignataire vérifie le dossier, effectue la reprise des provisions et constate la sortie du bien en comptabilité générale.
Exemple : vente au 01/07 N+2 d’un stock de marchandises acquis pour 150 000 en N ; le prix de cession est de 145 000. Ce stock avait fait l’objet d’une provision pour 20 000.
a) Constatation du prix de cession D 4141 C D 701 C D 512X BEAC C
Constatation de la créance au 01/07 N+2 145 000 145 000 Enregistrement de l’encaissement 145 000 145 000
4141 Redevables, cessions d’actif, année courante / 701X Vente de produits
b) Constatation de la sortie du stock D 31XX C D 381X C D 7921 C D 6031 C
Situation au 1er janvier N+2 150 000 20 000
Au 01/07 N+2 : - Reprise des provisions 20 000 20 000 - Sortie de l’actif 150 000 150 000
31XX Stocks de marchandises / 381X Provisions pour dépréciation des marchandises
7921 Reprise sur provisions pour dépréciation des stocks de marchandises / 6031 Variation des stocks de marchandises
61
Exemple : consommation de matières premières pour 5 000 au cours de la période
D 32XX C D 6032 C
Situation du stock 50 000
Consommation au cours de la période : : - Sortie 5 000 5 000
32XX Stocks de matières premières / 6032 Variation des stocks de matières premières
Article 57.
Des rapprochements contradictoires trimestriels et annuels sont effectués entre les données de la comptabilité des matières et celles de la comptabilité générale, issues du système d’information. Ils s’inscrivent dans le cadre du dispositif de contrôle interne comptable et ne font pas obstacle à l’organisation de contrôles spécifiques, en fonction des risques identifiés, tout au long de la gestion .
Les données de la balance des comptes des matières et celles de la comptabilité générale sont rapprochées au sein de chaque ministère, institution et entité publique. En cas de désaccord et après pointage avec les fiches d’inventaire du bien, les écarts doivent être immédiatement régularisés dans la comptabilité en cause (comptabilité des matières, comptabilité générale).
Le rapprochement trimestriel et annuel des données fait l’objet d’un état de rapprochement, signé par le comptable-matières central et le comptable du Trésor assignataire. Tout écart non régularisé doit être précisé sur ce document.
Par ailleurs, les rapprochements comptables sont effectués mensuellement au niveau de chaque comptable-matières et comptable public assignataire, pour identifier et régulariser immédiatement les écarts. Ils font l’objet de l’état précité.
(i) Au-delà des mouvements (entrées et sorties définitives) impactant la comptabilité générale, il
convient que des rapprochements soient effectués périodiquement entre la comptabilité des matières
et la comptabilité générale.
Il convient ici de rappeler que la comptabilité des matières doit être cohérente avec la comptabilité
générale dont elle nourrit les mouvements en cours d’année et les soldes par catégorie de bien
(immobilisation ou stock).
(ii) Pour le moins, le rapprochement des données doit s’effectuer au niveau de chaque ministère,
institution ou entité publique, à partir de la balance des comptes des matières et de la balance générale
des comptes :
o Au moins chaque trimestre, pour traiter immédiatement les écarts éventuels sans attendre la
fin de l’exercice et pour garantir la qualité des informations à produire à l’appui du rapport
trimestriel d’exécution des dépenses budgétaires (infra art. 59) .
o En fin d’exercice, pour donner le détail des immobilisations et des stocks enregistrés au bilan
de l’Etat et des autres entités publiques (infra art. 62).
(iii) Cette opération se traduit par la production d’un état de rapprochement (modèle joint en annexe)
signé par le comptable-matières central et le comptable du Trésor assignataire, faisant apparaître les
écarts éventuels. Ces écarts doivent être régularisés, après recherches, dans les comptabilités
concernées (comptabilité des matières ou comptabilité générale).
(iv) Les rapprochement des données comptables entre le comptable-matières central et le comptable
du Trésor du ministère (de l’institution ou de l’entité publique), font l’objet d’une organisation en amont.
Chaque ordonnateur (délégué ou secondaire) rapproche ses mouvements d’entrée et de sortie
définitive des matières avec le comptable du Trésor chargé de ses opérations. Ce dispositif peut être
organisé chaque mois.
62
Article 58.
L’inventaire annuel physique des biens relève de la compétence des ordonnateurs et des comptables-matières. Toutefois, les opérations impactent la qualité budgétaire, l’exactitude et la sincérité du patrimoine de l’Etat des entités publiques, et donc de la comptabilité générale.
A cet effet, les ordonnateurs principaux doivent transmettre aux contrôleurs financiers et aux comptables du Trésor les données relatives à la valorisation des immobilisations et des stocks figurant au bilan :
Les contrôleurs financiers s’assurent de l’exactitude budgétaire ;
Les comptables principaux du Trésor assignataires vérifient le respect des normes comptables et l’exactitude des données. Ils enregistrent les dotations aux amortissements, les dotations ou reprises de provisions pour dépréciation en comptabilité générale, ainsi que les charges constatées d’avance.
(i) L’article 58 précise la nécessité d’enrichir le dossier d’inventaire annuel, relevant du comptable
public, des données relatives aux immobilisations et aux stocks.
(ii) Le contrôleur financier s’assure de l’exactitude budgétaire des données.
(iii) La production du dossier d’inventaire annuel au comptable du Trésor assignataire permet à ce
dernier :
o De vérifier l’exactitude des données comptables ;
o De s’assurer du respect des normes comptables notamment quant aux dotations aux amortissements et aux provisions et quant aux charges constatées d’avance.
Il est notamment composé de l’état des dotations aux amortissements de l’année, de l’état des dotations et reprises des provisions de l’année, de la balance des comptes des matières, de l’état de rapprochement comptable
(iv) Dans un environnement informatisé et partagé, le comptable du Trésor et le contrôleur financier
peuvent consulter à tout moment les données de la comptabilité des matières.
Chapitre 5 : La reddition des comptes des matières.
Le chapitre 5 porte sur la reddition des comptes des matières par les ordonnateurs principaux, de façon
trimestrielle et annuelle, et du compte consolidé des matières à la clôture de l’exercice par le comptable-
matières national pour le compte du ministre chargé des finances.
Article 59.
La reddition trimestrielle des comptes des matières se traduit par la production de la balance trimestrielle des comptes des matières en annexe du rapport trimestriel d’exécution budgétaire, par les ordonnateurs principaux.
Les ordonnateurs principaux transmettent au comptable-matières national dans les 15 jours suivant la fin du trimestre, la balance trimestrielle des comptes des matières et l’état précité de rapprochement comptable.
La production de la balance trimestrielle des comptes des matières revêt un double objet.
(i) 1er objet : étayer les données du rapport trimestriel d’exécution budgétaire à produire par les
ordonnateurs principaux au ministre chargé des finances, dans le cadre de l’article 70 de la Directive
relative aux lois de finances : « Le Gouvernement transmet au Parlement, à titre d’information et aux
fins de contrôle, des rapports trimestriels sur l’exécution du budget, en recettes comme en dépenses
et sur l’application de la loi de finances ».
Les données de la balance trimestrielle permettent d’apprécier notamment les acquisitions,
constructions ou dons en nature au cours de la période et les sorties de biens. Les éléments les plus
significatifs sont explicités dans le rapport trimestriel et être complétés des engagements de dépenses
devant se traduire par un service fait au cours des prochains trimestres.
(ii) 2nd objet : favoriser le pilotage par le comptable-matières national (supra art. 16) et la qualité
du compte consolidé des matières au niveau national (infra art. 62).
Le contrôle des balances trimestrielles des comptes des matières et des états de concordance transmis
par les ordonnateurs principaux permet au comptable-matières national de veiller à la qualité des
63
données et de s’assurer de la régularisation des discordances éventuelles avec la comptabilité
générale.
Article 60.
A la clôture de l’exercice, deux catégories de comptes des matières sont produites :
Le compte des matières des ordonnateurs principaux ;
Le compte consolidé des matières au niveau national.
L’article 60 traduit la responsabilité incombant aux deux acteurs majeurs de la comptabilité des
matières :
o Le compte des matières annuel peut être produit à la Cour des Comptes à sa demande, lors du contrôle de gestion de l’ordonnateur (infra art. 61) ;
o Le comptable-matières national, auprès du ministre chargé des finances, pour la production du compte consolidé des matières, dans le cadre du compte général de l’Etat (infra art. 62).
Article 61.
Le compte des matières de chaque ordonnateur principal est préparé par le comptable-matières central.
Il est conservé en l’état par l’ordonnateur principal pour être produit à la Cour des Comptes, à sa demande, lors du contrôle de gestion.
Le contenu du compte des matières est fixé par la réglementation nationale.
(i) Le compte des matières n’est produit que par l’ordonnateur principal. Les ordonnateurs délégués
ou secondaires enrichissent les données de la comptabilité des matières, via leurs comptables-
matières, dans le système d’information et leur qualité fait l’objet de contrôles infra annuels et en fin
d’exercice ; ils n’ont donc pas à produire un compte des matières.
(ii) L’élaboration du compte des matières incombe au comptable-matières central. Il doit ête composé
de deux types de documents :
o Les documents justifiant l’exercice des fonctions, et donc de leur responsabilité en ce
domaine : les procès-verbaux d’installation de l’ordonnateur principal et du comptable-
matières ;
o Les documents justifiant les mouvements de l’année et la situation en fin d’exercice : balance
générale des comptes des matières ; grand livre des comptes des matières, fiches
d’inventaires et des stocks ; état de concordance de fin d’exercice, signé avec le comptable du
Trésor, entre les données de la comptabilité des matières et celles de la comptabilité générale ;
pièces justificatives des mouvements d’entrée et de sortie ; dossier de l’inventaire annuel ;
(iii) Le compte des matières est à produire à la demande de la Cour des comptes ; pour cette raison, il
est conservé par l’ordonnateur (via le comptable-matières), sous format dématérialisé pour les
données les plus volumineuses (fiches d’inventaire et grand livre des comptes des matières).
Ceci étant, la Cour des comptes est libre d’exiger la production annuelle systématique des comptes
des matières, dans tel ou tel Etat, ou pour toute ou partie des ordonnateurs principaux.
Elle a aussi tout pouvoir pour les consulter sur place, en sus des données dont elle a connaissance
par sa connexion au système d’information de la comptabilité des matières.
64
Article 62.
Le compte consolidé des matières est produit par le comptable-matières national. Il est composé :
- De la balance consolidée des comptes des matières ; - Du grand livre consolidé des comptes des matières, sous format dématérialisé.
- La balance consolidée et les états de rapprochement comptable signés par les comptables-matières centraux et les comptables du Trésor assignataires sont transmis au comptable du Trésor chargé de la production du compte général de l’Etat.
La balance consolidée et les états de rapprochement comptable signés par les comptables-matières centraux et les comptables du Trésor assignataires sont transmis au comptable du Trésor chargé de la production du compte général de l’Etat.
Le compte consolidé des matières est conservé par le comptable-matières national pour être produit à la Cour des Comptes, à sa demande.
Les données des dossiers d’inventaire permettent d’enrichir l’état annexé, partie intégrante du compte général de l’Etat.
(i) Le compte consolidé des matières est produit par le comptable d’ordre, positionné auprès du
ministre des finances : le comptable-matières national.
(II) Il a pour finalité de garantir la sincérité des données de la comptabilité générale. Pour cette raison,
Il est composé des données comptables consolidées au niveau national et produites par le système
d’information de la comptabilité des matières : balance consolidée des comptes des matières, grand
livre consolidé des comptes des matières.
(iii) La balance consolidé des comptes des matières, signée par le comptable-matières national, et les
états de concordance comptable sont transmis au comptable du Trésor, chargé d ’élaborer le compte
général de l’Etat (ACCT, le plus souvent). Le grand livre des comptes des matières est conservé sous
format informatisé par le comptable-matières national.
(iv) Comme indiqué (supra art. 58), chaque ordonnateur principal transmet le dossier de l’inventaire annuel au contrôleur financier et au comptable du Trésor assignataire. Un exemplaire est conservé par le comptable assignataire du Trésor pour justification des opérations.
Le comptable-matières national et le comptable du Trésor (ACCT) chargé de l’élaboration du compte général de l’Etat, peuvent en prendre connaissance sur place dans le cadre des contrôles qui leur incombent (infra art. 66) ou en solliciter l’envoi, et enrichir en tant que de besoin, l’état annexé, partie intégrante du compte général de l’Etat.
(v) Comme les comptes des matières des comptables principaux, le compte consolidé des matières
est conservé par le comptable-matières national. Il sera produit en réponse à une demande de la Cour
des Comptes, notamment dans le cadre de son pouvoir de certification des comptes.
TITRE V : CONTROLE DE LA GESTION ET DE LA COMPTABILITE DES MATIÈRES.
Article 63.
Sans préjudice des pouvoirs du Parlement, les opérations de la comptabilité des matières qui relèvent par nature de l’exécution du budget et de la sincérité des comptes de l’Etat et des entités publiques, sont soumises à un double contrôle, administratif et juridictionnel.
Cet article renvoie à l’article 69 de la Directive relative aux Lois de finances et à l’article 83 de la Directive
relative au RGCP.
(i) Le contrôle parlementaire relève du pouvoir législatif selon les réglementations de chaque Etat ; il
porte notamment sur l’examen du projet de loi de finances et l’exécution budgétaire, et sur l’approbation
des comptes. La comptabilité des matières constitue un élément de l’exécution budgétaire et de la
justification des comptes de l’Etat.
(ii) Le contrôle administratif et le contrôle juridictionnel, qui font partie des bonnes pratiques
internationales font l’objet des articles ci-après
65
Article 64.
Le contrôle administratif comprend le contrôle hiérarchique, le contrôle interne, le contrô le par l’intermédiaire les inspections et corps de contrôle, le contrôle financier et comptable.
Cet article reprend les dispositions de la l’article 71 de la Directive relative aux lois de finances qui
précisent les trois composantes du contrôle administratif :
(i) Le contrôle hiérarchique qui relève de l’autorité supérieure, se traduit notamment par la diffusion
d’instruction, le contrôle de leur exécution et le pouvoir de sanction.
(ii) Le contrôle interne est mis en place au sein de chaque unité de travail (art. 65 ci-après).
(iii) Les inspections et corps de contrôle sont chargés, pour le compte du gouvernement, d’un ministre
ou de l’entité publique de contrôler le bon fonctionnement des services. Les modalités d’intervention
relèvent de la réglementation de chaque Etat.
(iv) Le contrôle financier et comptable (articles 61 à 63 de la Directive relative aux Lois de finances)
incombe au ministre chargé des finances. S’agissant de la comptabilité des matières, il fait l’objet de
l’article 66 ci-après.
Article 65.
Les ordonnateurs et les comptables-matières sont responsables de la mise en œuvre du contrôle interne et donc, de la qualité de la comptabilité des matières. Ils mettent en œuvre les procédures à respecter par les divers acteurs qui interviennent en ce domaine au sein de leur structure, et en contrôlent le respect.
Le contrôle interne est un processus intégrant l’ensemble des acteurs de l’unité de travail, afin de donner une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs qui lui sont fixés, notamment la réalisation et l'optimisation des opérations, la fiabilité des informations financières et de gestion, la conformité aux lois et aux réglementations en vigueur.
A cet effet, les ordonnateurs et comptables-matières mettent en œuvre les procédures et s’assurent
avec les acteurs de leur respect et de leur efficacité, pour répondre aux objectifs de cette comptabilité :
élément de la soutenabilité budgétaire et de la qualité budgétaire, d’une part, justification des données
de la comptabilité générale, d’autre part.
Article 66.
Le ministre des finances est chargé du contrôle organique de la comptabilité des matières.
A cet effet, la structure nationale en charge de la comptabilité des matières, qui exerce notamment les fonctions de comptable-matières national, assure le contrôle méthodologique et le contrôle de la gestion des matières, sur pièces et sur place si nécessaire.
La direction générale en charge de la production du compte général de l’Etat veille, avec la structure nationale précitée, à la qualité de la comptabilité des matières de l’Etat.
(i) L’article 66 se situe dans la logique de l’article 5 de la présente Directive, qui rappelle la
responsabilité spécifique du ministre chargé des finances :
o Quant à la soutenabilité budgétaire des dépenses de l’Etat et de la sincérité du compte général
de l’Etat, soumis à la certification de la juridiction des comptes ;
o Quant à l’élaboration de la réglementation de la comptabilité des matières et à s’assurer de
son respect ;
o Quant à la consolidation des données de la comptabilité des matières, à l’origine des
mouvements de l’année en comptabilité générale, s’agissant surtout des comptes
d’immobilisations et de stocks enregistrés au bilan.
(ii) Pour cette raison, le ministre chargé des finances effectue le contrôle et l’animation de la
comptabilité des matières à partir de ses structures spécialisées :
66
o La structure nationale en charge de la comptabilité des matières, qui exerce aussi la fonction
de comptable-matières national, lors de la reddition trimestrielle et annuelle des comptes (infra
art. 59) et dans un cadre plus large, lors de contrôle sur place si nécessaire ;
o La direction du budget et les contrôleurs financiers ou budgétaires qui s’assurent de la
soutenabilité budgétaire, lors de la préparation de la loi de finances et lors de son exécution ;
o La direction du Trésor et de la comptabilité publique et son réseau comptable (ACCT,
comptables principaux et secondaires) qui, conformément à l’article 66 de la Directive sur les
Lois de finances, « doivent s’assurer de la sincérité des enregistrements comptables et du
respect des procédures ». A ce titre, les comptables du Trésor veillent au respect des règles
comptables, dans le cadre de l’organisation des liaisons avec la comptabilité générale (infra
art. 56 à 58) et de la production des documents par le comptable-matières national (infra art.
62).
Article 67.
La Cour des Comptes de chaque Etat-membre examine la comptabilité des matières dans le cadre de son pouvoir de contrôle de l’exécution budgétaire par les ordonnateurs et de la certification du compte général de l’Etat.
L’article 67 vaut application des articles 72 et 73 de la Directive relative aux lois des finances, quant à
aux missions des Cours des Comptes :
o Assister le Parlement dans le contrôle de l’exécution des lois de finances.
o Certifier la régularité, la sincérité et la fidélité du compte général de l’Etat.
o Juger les ordonnateurs, les contrôleurs financiers et les comptables publics dans les conditions prévues aux articles 74 à 78 de la directive relative aux lois de finances
o Contrôler la légalité financière et la conformité budgétaire de toutes les opérations de dépenses et de recettes de l’Etat. A ce titre, elle constate les irrégularités et fautes de gestion commises par les agents publics et fixe, le cas échéant, le montant du préjudice qui en résulte pour l’Etat. Elle peut en outre prononcer des sanctions.
o Evaluer l’économie, l’efficacité et l’efficience de l’emploi des fonds publics au regard des objectifs fixés, des moyens utilisés et des résultats obtenus ainsi que la pertinence et la fiabilité des méthodes, indicateurs et données permettant de mesurer la performance des politiques et administrations publiques.
Article 68.
Les acteurs impliqués dans la gestion de la comptabilité des matières sont tenus de fournir tous renseignements et toutes justifications qui leur sont demandés par les différents organes de contrôles administratif, parlementaire et juridictionnel.
Il s’agit de l’application d’un principe général qui s’impose à tout agent public : répondre à toute
demande formulée par les autorités parlementaires, administratives et juridictionnelles.
L’absence de réponse peut être sanctionnée selon la réglementation de chaque Etat-membre.
TITRE VI : DISPOSITIONS FINALES.
Article 69.
Les dispositions de la présente directive devront être transposées dans le droit national des États Membres et mises en œuvre au plus tard 1er janvier 2024 date limite d’application des Directives sur la mise en œuvre des droits constatés et de la certification des comptes des Etats par les Cours des Comptes.
La mise en œuvre des dispositions de la présente directive exige :
o La maîtrise de leur contenu par les acteurs et le changement culturel et opérationnel qu’elles représentent par rapport à l’existant ;
67
o Le déploiement d’un système d’information pour le traitement de la comptabilité des matières et d’une organisation structurelle efficiente, faute de quoi les ordonnateurs principaux, le ministre des finances et le gouvernement ne pourront pas avoir à tout moment une situation consolidée et exacte des biens mis à disposition pour l’exercice de leurs missions et comme outil de prise de décision.
La comptabilité des matières constitue un outil majeur de la gestion pour les ordonnateurs et le vecteur de la comptabilité patrimoniale pour les immobilisations incorporelles et les stocks. Elle doit donc pouvoir être déployée dans sa plénitude, au plus tard le 1er janvier 2024, date limite
d’application des Directives sur la déconcentration de la fonction d’ordonnateur principal (art. 59 de la
Directive relative aux Lois de finances) et de la certification des comptes de l’Etat par les Cours des
Comptes (art. 78 de la Directive relative au RGCP). Il s’agit d’une date limite qui ne fait donc pas
obstacle à son application dès le 1er janvier 2022 pour les Etats-membres qui le souhaitent et à même
de satisfaire les prérequis précités.
Article 70.
La présente directive, qui entre en vigueur à compter de sa date de signature, sera publiée au Bulletin Officiel de la Communauté et, à la diligence des autorités nationales, aux Journaux Officiels des Etats membres.
68
ANNEXE – MODELES DE SUPPORTS DE LA COMPTABILITE DES MATIERES.
I - INSTALLATION DES ORDONNATEURS ET DES COMPTABLES-MATIERES (article 22)
PV d’installation
II - LES ENTREES DES MATIERES
Les pièces justificatives (article 26)
PV de réception des acquisitions ou constructions, ou transferts de biens
PV de remise des dons et legs
Certificat de production de biens en interne
Certificat administratif de régularisation d’excédent
Fiche de suivi des biens en attente et en transit
Les ordres d’entrée (article 30)
Ordre d’entrée hors bilan d’ouverture
Ordre d’entrée lors du bilan d’ouverture
II - LES MOUVEMENTS INTERNES DES MATIERES (articles 38 et 39)
Les ordres d’affectation et de mutation des matières
Les fiches de détenteur
Fiche de détenteur pour une affectation Fiche de détenteur pour une mutation
III - LES SORTIES DES MATIERES
Les sorties temporaires (article 40)
Fiche de demande ponctuelle de biens meubles
Ordre de sortie temporaire
Les sorties définitives
1. L’ordre de sortie définitive (article 42)
2. Les pièces justificatives : procès-verbaux (article 42)
PV de péremption
PV de remise des biens durables à une autre structure publique ou à un concessionnaire
PV de remise des biens suite à une vente ou à une cession gratuite
PV de perte
3. La réforme des biens (article 44)
PV de réforme
PV de remise de biens au receveur des domaines
PV de destruction ou démolition
IV - LES FICHES D’INVENTAIRE (article 49)
Fiche d’inventaire d’un immeuble bâti, lors du bilan d’ouverture
Fiche d’inventaire d’un matériel de transport
Fiche d’inventaire du stock de produits pharmaceutique
Fiche d’inventaire d’un stock de biens fongibles non enregistrées au bilan
Fiche d’un immeuble bâti en location
V - LES REGISTRES COMPTABLES (article 47) Livre journal des immobilisations Livre journal des stocks Grand livre des comptes matières de la comptabilité des matières (biens suivis au bilan)
Grand livre des comptes matières de la comptabilité des matières (biens suivis au bilan)
Balance des comptes-matières (biens suivis au bilan)
Balance des comptes-matières (biens non suivis au bilan)
69
VI - L’INVENTAIRE ANNUEL
Contrôle physique des biens (article 52) : Etat de contrôle physique des biens
Valorisation annuelle des biens (article 54)
1. Procès-verbal des provisions pour dépréciation : PV des provisions pour dépréciations 2. Etats annuels des dotations aux amortissements et aux provisions : livre-journal de l’inventaire annuel
Etat des dotations aux amortissements de l’année
Etat des dotations aux provisions de l’année VI - L’ORGANISATION DES LIAISONS AVEC LA COMPTABILITE GENERALE
Les ordres d’entrée et de sortie en comptabilité générale (article 56)
1. L’ordre d’entrée et l’ordre de sortie en comptabilité générale des immobilisations
Ordre d’entrée en comptabilité générale des immobilisations
Ordre de sortie en comptabilité générale des immobilisations
2. L’ordre d’entrée et de sortie en comptabilité générale des stocks
L’état de rapprochement entre les données de la comptabilité des matières et de la comptabilité générale
Tableau synthétique sur les liaisons entre la comptabilité des matières et la comptabilité générale
70
I - INSTALLATION DES ORDONNATEURS ET DES COMPTABLES-MATIERES (article 22) Modèle de procès-verbal d’installation
II - LES ENTREES DES MATIERES
Les pièces justificatives (article 26)
Modèle de procès-verbal de réception des acquisitions ou constructions, ou transferts de biens (y compris les biens reclassés)
Modèle de procès-verbal de remise des dons et legs, lors de la réception des biens
71
Modèle de certificat de production de biens en interne
Modèle de certificat administratif de régularisation d’excédent
Modèle de fiche de suivi des biens en attente et en transit
72
Les ordres d’entrée (article 30)
Modèle d’ordre d’entrée hors bilan d’ouverture
Modèle d’ordre d’entrée lors du bilan d’ouverture
II - LES MOUVEMENTS INTERNES DES MATIERES (articles 38 et 39)
Les ordres d’affectation et de mutation des matières
Modèle d’ordre d’affectation et de mutation de matières
73
Les fiches de détenteur
Modèle de fiche de détenteur pour une affectation
Modèle de fiche de détenteur pour une mutation
III - LES SORTIES DES MATIERES
Les sorties temporaires (article 40)
Modèle de fiche de demande ponctuelle de biens meubles
74
Modèle d’ordre de sortie temporaire
Les sorties définitives
1. L’ordre de sortie définitive (article 42) : il vaut pour tous les biens, figurant au bilan ou non. Dans ce dernier cas, la colonne « dépréciations » n’est pas servie.
Modèle d’ordre de sortie définitive
75
2. Les pièces justificatives : procès-verbaux (article 42)
Modèle de procès-verbal de péremption
Modèle de procès-verbal de remise des biens durables à une autre structure publique ou à un concessionnaire
Modèle de procès-verbal de remise des biens suite à une vente ou à une cession gratuite
Modèle de procès-verbal de perte
76
3. La réforme des biens (article 44)
Modèle de procès-verbal de réforme
Modèle de procès-verbal de remise de biens au receveur des domaines
Modèle de procès-verbal de destruction ou démolition
77
IV - LES FICHES D’INVENTAIRE (article 49)
Modèle de fiche d’inventaire d’un immeuble bâti, lors du bilan d’ouverture
Cas de l’intégration d’un immeuble bâti à usage de bureau, acquis en N -10. Coût historique : 10 000 000 000 / Amortissement sur 50 ans / Montant des amortissements sur 10 ans (10 000 000 000 / 50 X 10) =2 000 000 000.
Modèle de fiche d’inventaire d’un matériel de transport
Modèle de fiche d’inventaire du stock de produits pharmaceutique
78
Modèle de fiche d’inventaire d’un stock de biens fongibles non enregistrées au bilan
(i) Premier entré – premier sorti : les articles les plus anciens sont sortis les premiers et les plus récents restent en stock.
(ii) Coût moyen pondéré : coût moyen à chaque entrée ou à chaque sortie
Modèle de fiche d’un immeuble bâti en location
79
V – LES REGISTRES COMPTABLES (article 47)
Livre-journal des immobilisations
Livre-journal des stocks
Grand livre des comptes matières de la comptabilité des matières (biens suivis au bilan)
Grand livre des comptes matières de la comptabilité des matières (biens non suivis au bilan)
80
Balance des comptes-matières (biens suivis au bilan)
Balance des comptes-matières (biens non suivis au bilan)
81
V - L’INVENTAIRE ANNUEL
Contrôle physique des biens (article 52)
Modèle d’état de contrôle physique des biens
Valorisation annuelle des biens (article 54)
1. Procès-verbal des provisions pour dépréciation
Modèle de procès-verbal des provisions pour dépréciations
2. Etats annuels des dotations aux amortissements et aux provisions : livre-journal de l’inventaire annuel
Modèle d’état des dotations aux amortissements de l’année
Modèle d’état des dotations aux provisions de l’année
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VI - L’ORGANISATION DES LIAISONS AVEC LA COMPTABILITE GENERALE
Les ordres d’entrée et de sortie en comptabilité générale (article 56)
1. L’ordre d’entrée et l’ordre de sortie en comptabilité générale des immobilisations
Modèle d’ordre d’entrée en comptabilité générale des immobilisations
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Modèle d’ordre de sortie en comptabilité générale des immobilisations
2. L’ordre d’entrée et de sortie en comptabilité générale des stocks
Modèle d’ordre d’entrée et de sortie en comptabilité générale des stocks
L’état de rapprochement entre les données de la comptabilité des matières et de la comptabilité générale
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Tableau synthétique sur les liaisons entre la comptabilité des matières et la comptabilité générale Pièces à produire au comptable du Trésor Rôle du comptable du Trésor
MOUVEMENTS DE L’ANNEE
I - Entrées des immobilisations et des stocks
Immobilisations
o Opérations budgétaires :
1. Acquisitions
2. Dons en nature (si budgétés)
Remarque : Les immobilisations en cours ne sont pas enregistrées en comptabilité des matières
o Opérations d’ordre non budgétaires
- Le bilan d’ouverture
- Les immobilisations produites en interne
- Les immobilisations transférées par une
structure, à titre gratuit
- Les dons ou legs en nature (si non budgétés)
Remarque : Les immobilisations produites en interne et non finalisées ne sont enregistrées en comptabilité des matières.
1. Ordonnance de paiement + pièces justificatives réglementaires, + ordre (entrée) d’enregistrement en comptabilité générale, avec mention du n° de prise en charge à l’inventaire Remarque : le dossier d’ordonnance avec le PV de réception définitive justifie le transfert de l’immobilisation en cours au compte d’immobilisation définitif.
5. Intégration la durée d’amortissement dans le SI de la comptabilité des matières. 1. Copie des fiches individuelles d’inventaire des biens et ordre (entrée) d’enregistrement en comptabilité générale.
+ Dossier du bilan d’ouverture
+ Certificat de production du bien
+ Procès-verbal de remise du bien
+ Procès-verbal de remise du don ou legs en nature
5. Intégration d’amortissement dans le SI de la comptabilité des matières de la durée d’amortissement
2. Contrôle et prise en charge de l’ordonnance (valant validation du service fait en comptabilité générale) : 3. Validation de la durée d’amortissement
4. Transmission au comptable-matières d’une copie de l’ordre d’enregistrement en comptabilité générale, comportant la durée d’amortissement 2. Contrôle des pièces :
Visa de l’ordre d’entrée en comptabilité générale
Enregistrement en comptabilité générale 3. Validation la durée d’amortissement 4. Transmission au comptable-matières d’une copie de l’ordre d’enregistrement en comptabilité générale, comportant la durée d’amortissement
Stocks (classe 3)
o Opérations budgétaires : acquisitions, dons en nature (si budgétés)
o Opérations d’ordre non budgétaire : le bilan d’ouverture, stocks de produits en interne, stocks transférés à titre gratuit par une autre structure, dons et legs.
Remarque : Les stocks de produits en cours ne sont pas enregistrés en comptabilité des matières
1. Ordonnance de paiement + pièces justificatives réglementaires : pour la justification des charges (compte 60XX) + l’ordre (entrée) d’enregistrement en comptabilité générale 1. Copie des fiches individuelles d’inventaire des biens et ordre (entrée) d’enregistrement en comptabilité générale (cf. immobilisations)
2. Contrôle et prise en charge de l’ordonnance (valant validation du service fait en comptabilité générale)
3. Visa de l’ordre d’enregistrement en comptabilité générale et enregistrement en comptabilité générale 2 et 3 : idem
Biens corporels durables (non suivis en classe 2) Stocks (non suivis en classe 3) : acquisitions
1. Ordonnance de paiement + pièces justificatives réglementaires : pour la justification des charges (compte 60XX)
2. Contrôle et prise en charge de l’ordonnance (valant validation du service fait en comptabilité générale)
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Pièces à produire au comptable du Trésor Rôle du comptable du Trésor
II - Sorties définitives des immobilisations et des stocks
Immobilisations : o Vente : opération budgétaire (prix de cession) et
non budgétaire (sortie de l’actif)
Opérations non budgétaires :
- Transfert gratuit à une autre structure publique - Remise d’un bien en concession (sans droit de
contrôle) - Perte, vol ou disparition - Destruction ou démolition
1. Titre de recette + pièces justificatives + ordre (sortie) d’enregistrement en comptabilité générale 5. Mise à jour de la fiche d’inventaire dans le SI de la comptabilité des matières (à partir de l’ordre transmis par le comptable assignataire) 1. Ordre (sortie) d’enregistrement en comptabilité générale
+ Procès-verbal de remise de biens + Procès-verbal de remise de biens + Procès-verbal de perte, vol ou disparition + Procès-verbal de destruction ou démolition
5. Mise à jour de la fiche d’inventaire dans le SI de la comptabilité des matières (à partir de l’ordre transmis par le comptable assignataire)
2. Constatation du prix de cession ! contrôle et prise en charge du titre
3. Sortie de l’actif : visa de l’ordre d’enregistrement en comptabilité générale et enregistrement en comptabilité générale : ajustement des dépréciations (amort. ; prov.) et constatation de la sortie de l’actif
4. Transmission d’une copie de l’ordre précité au comptable-matières 2. Contrôle des pièces 3. Sortie de l’actif : visa de l’ordre d’enregistrement en comptabilité générale et enregistrement en comptabilité générale : ajuster les dépréciations (amort. ; prov.) et constater la sortie de l’actif 4. Transmission d’une copie de l’ordre précité au comptable-matières
Stocks (classe 3) o Vente : opération budgétaire (prix de cession) et
non budgétaire (sortie de l’actif)
- Opérations non budgétaires : consommation, péremption, cession, etc.
1. Titres de recette + pièces justificatives + ordre (sortie) d’enregistrement en comptabilité générale 5. Mise à jour de la fiche d’inventaire dans le SI de la comptabilité des matières (à partir de l’ordre transmis par le comptable assignataire) 1. Ordre (sortie) d’enregistrement en comptabilité générale + procès-verbaux relatifs à la nature de sortie 4. Mise à jour de la fiche d’inventaire dans le SI de la comptabilité des matières
2. Constatation du prix de cession : contrôle et prise en charge du titre 3. Sortie de l’actif : Visa de l’ordre d’enregistrement en comptabilité générale et enregistrement en comptabilité générale : reprise des provisions et constatation de la sortie de l’actif 4. Transmission d’une copie de l’ordre précité au comptable-matières
2. Sortie de l’actif : cf. ventes de stocks 3. Transmission d’une copie de l’ordre précité au comptable-matières
Biens corporels durables (non suivis en classe 2) Stocks (non suivis en classe 3)
Aucune opération en comptabilité générale
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Dispositif
CONTRÔLES DE COHERENCE INFRA ANNUELS
Rapprochements mensuels des données entre les comptables-matières et les comptables du Trésor assignataires Rapprochements trimestriels des données entre le comptable-matières central et le comptable du Trésor assignataire
1. Pointage des données entre :
- La balance des comptes des matières - La balance des comptes du comptable du Trésor
2. Etablissement de l’état de rapprochement et régularisation des écarts éventuels 1. Pointage des données entre :
- La balance des comptes des matières de l’ordonnateur principal - La balance générale des comptes du comptable du Trésor
2. Régularisation des écarts éventuels
3. Etablissement de l’état de concordance
INVENTAIRE ANNUEL ET ARRÊTÉ DES COMPTES
Evaluation annuelle des immobilisations et constatation des dépréciations :
o Organisation
- Dotations aux amortissements des immobilisations
- Dotations et reprises sur provisions pour dépréciation des immobilisations et des stocks
1. Organisation de l’inventaire annuel arrêté en commun (ordonnateur principal, comptable -matières central, comptable du Trésor) 2. Pour les amortissements : contrôle du respect du tableau-type arrêté en commun par l’ordonnateur principal et le comptable du Trésor assignataire. 3. Pour les provisions : évaluation par une commission (ordonnateur principal, comptable -matières, comptable du Trésor, contrôleur financier, ingénieur ou expert)
1. Etat informatisé des dotations de l’année aux amortissements par compte élémentaire du PCE (4 ou 5 chiffres)
2. Réception de l’état et contrôle par sondage du respect du taux d’amortissement (fiches d’inventaire informatisées).
3. Visa de l’état, valant pièce justificative de l’enregistrement en comptabilité générale
1. Etat informatisé des dotations et reprises sur provisions par compte élémentaire du PCE (4 ou 5 chiffres)
2. Procès-verbal des provisions pour dépréciations des immobilisations et des stocks
3. Rapprochement des deux documents
4. Visa des deux documents, valant pièces justificatives de l’enregistrement en comptabilité générale
Arrêté des comptes
1. Balance des comptes des matières
2. Rapprochement avec la balance générale des comptes.
3. Production de l’état de rapprochement comptable