guide des durées de conservation des documents - juillet

L’acheteur face à l’archivage Guide méthodologique des durées de conservation

des archives A l’exclusion des documents issus des activités « métier » des

organismes de Sécurité sociale

Année 2012

Observatoire de l’Achat Guide méthodologique des durées de conservation des archives – Edition 2012

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Table des matières

page

PREAMBULE ........................................................................................................................................................................................................................................................................... 4

LE CONTEXTE LEGAL DE LA GESTION DES ARCHIVES ..................................................................................................... 9 1.1 Définition légale des archives ................................................................................................................................................... 10

1.2 Reconnaissance légale de l’écrit électronique depuis 2000 ..................................................................................... 11

1.3 Réglementation sur la protection des données personnelles .................................................................................. 12

LES GRANDS TYPES DE DUREES DE CONSERVATION ................................................................................................... 13

INDEX ALPHABETIQUE DES TYPES ET FAMILLES DE DOCUMEN TS ................................................. 17 3.1 Les documents relatifs au personnel .................................................................................................................................... 22

3.2 Les documents relatifs aux finances, à la comptabilité et à l’audit ........................................................................ 25

3.3 Les documents relatifs aux bâtiments, équipements, prestations de service.................................................. 28

3.4 Les documents relatifs aux relations avec l’extérieur ................................................................................................... 31

3.5 Les documents de direction et de gestion ......................................................................................................................... 34

ANNEXES ................................................................................................................................................................................................................................................................................... 37 4.1 Réglementation relative à la gestion des archives ........................................................................................................ 39

4.2 Principaux articles de Codes (durées) ................................................................................................................................. 43

4.3 Autres textes réglementaires .................................................................................................................................................... 55

4.4 Glossaire ............................................................................................................................................................................................. 60


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PREAMBULE

CONTENU DU GUIDE

Ce guide recense les textes de référence relatifs aux durées de conservation des archives : Codes de lois, autres textes réglementaires dont les circulaires.

Il présente d’abord le cadre général de l’archivage, avec la définition légale des archives, le fait que depuis l’an 2000, les documents électroniques peuvent avoir la même valeur que les documents papier, et enfin la réglementation sur la protection des données personnelles qui impose la destruction de certains documents.

Les durées de conservation s’appliquant aux différentes familles de documents produits et gérés par les organismes de Sécurité sociale (hors métier) sont ensuite présentées en 5 chapitres thématiques :

1. les documents relatifs au personnel,

2. les documents relatifs aux finances, à la comptabilité et à l’audit,

3. les documents liés aux bâtiments, équipements, prestations de service,

4. les documents relatifs aux relations avec l’extérieur,

5. les documents de direction et de gestion.

Pour chaque chapitre, le lecteur trouvera :

� 10 grandes familles de documents avec les durées de conservation associées et leur motivation,

� le renvoi aux références réglementaires détaillées en annexe,

� quelques conseils méthodologiques.

Les types de documents relevant de chaque famille sont précisés et repris dans l’index.


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POURQUOI CE GUIDE

En 2010, l’Observatoire de l’Achat a lancé auprès des organismes de Sécurité sociale une enquête intitulée « L’acheteur face à l’archivage ». 45% des 527 organismes consultés ont répondu. Ce score met en évidence le fait que si l’archivage n’est pas un sujet majeur ni porteur, il préoccupe néanmoins de nombreux organismes. Les deux principales préoccupations des répondants au questionnaire d’enquête étaient le besoin de place de stockage et les difficultés liées à la connaissance et à l’application des règles de conservation et de destruction des documents archivés.

À côté des documents « métier » qui ne sont pas visés par le présent guide, les archives relatives aux personnels, à la comptabilité, aux marchés, aux contentieux, aux projets, etc. représentent :

� environ 0,6 mètres linéaires de nouveaux dossiers papier par an et par agent,

� environ 5 mètres linéaires d’archives papier en stock par agent (stockage sur place ou chez un prestataire). La moitié de ces chiffres est constituée par des documents comptables1.

L’enquête a mis en évidence que les pratiques des organismes en matière de durées de conservation étaient très hétérogènes, comme l’indique le tableau ci-dessous :

Catégorie de documents

Durées pratiquées dans les organismes de Sécurité s ociale en 2010

Dossiers du personnel

Le plus souvent : à vie, mais aussi : 10 ans, 15 ans, 25 ans, 30 ans, jusqu'à la fin du contrat de travail de l’agent, 30 ans après le départ de l’agent, 43 ans, 90 ans ; 90 ans à compter de la naissance de l’agent

Dossiers bulletins de paie

Le plus souvent : durée de conservation alignée sur celle des dossiers de personnel : 50 ans, 10 ans, mais aussi : 5 ans après la date de notification d'approbation des comptes

Dossiers comptables

Le plus souvent : 5 ans après l’approbation des comptes (50 cas) ou 10 ans, mais aussi : 6, 7 ou 8 ans, illimité

Dossiers marchés publics

Dans la moitié des cas : 10 ans; mais aussi : 10 ans après un point de départ identifié (durée du marché, réception des travaux, etc.) 30 ans pour les marchés de travaux et 5 ans pour les autres, 3 ans après la fin du marché ; 5 ans ; 8 ans, illimité

Dossiers contentieux (tous types de contentieux)

Le plus souvent : 5 et 30 ans (« 5 ans ou 30 ans après le jugement »), mais aussi : 3 ans après clôture du dossier, 6 ans après clôture 7 ans pour les indus et 30 ans pour les admissions en non-valeur 10 ans, 13 ans pour les dossiers recours contre tiers durée de vie de la victime, 25 ans, illimité

1Le recours aux technologies numériques pour la production, la consultation et la conservation des documents depuis une décennie n’a pas encore réduit de manière significative les volumes d’archives papier (impression de documents numériques, numérisation avec conservation des documents papier).


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Ces différences de pratiques ont plusieurs explications :

� le fait que la réglementation en vigueur ne comporte pas de manière explicite et exhaustive les durées de conservation de tous les types de documents gérés par les organismes,

� le classement des documents en dossiers ou en séries chronologiques a un impact sur la faisabilité de destruction des documents périmés : en effet, si des documents à durée de conservation courte sont classés dans un dossier avec des documents à durée de conservation longue, on aligne en général la conservation de l’ensemble du dossier sur la durée la plus longue, le tri étant fastidieux et aléatoire,

� le risque attaché à la conservation ou à la destruction des archives peut être apprécié différemment d’un organisme à l’autre, selon sa propre histoire et les incidents auxquels il a dû faire face,

� la place de stockage disponible (on garde volontiers plus longtemps quand on a la place).

Ce guide a pour but :

� de regrouper dans un même document de référence les règles à appliquer en matière de conservation d’archives,

� de les présenter de manière simple et opérationnelle.


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COMMENT UTILISER CE GUIDE DES DUREES DE CONSERVATION DES ARCHIVES

Ce qu’il faut savoir

� tous les documents émis ou reçus par les organismes de Sécurité sociale ne sont pas cités dans les Codes de loi ; certains intitulés de documents sont libres et leur valeur de conservation est liée à leur contenu,

� la loi comporte quelques règles bien strictes concernant la durée de conservation des documents et surtout les délais de prescription dans différents domaines de la vie administrative, économique et sociale : prescription civile, commerciale, contrôle des comptes, environnementale, pénale, etc,

� une exigence légale n’est pas toujours suffisante pour valider la durée de conservation archivistique des documents, c’est-à-dire le temps pendant lequel il est réellement souhaitable de les conserver,

� par exemple : la loi dit que l’employeur a l’obligation de conserver le double des bulletins de salaire de ses employés pendant 5 ans, durée minimum correspondant au délai de prescription en matière de rémunération, mais elle ne dit pas que ce double doit être détruit ensuite ! Et de fait, au-delà de cette obligation légale, les bulletins de salaire sont généralement conservés et utilisés pendant beaucoup plus de temps pour aider à l’établissement des droits à la retraite des salariés. Pourtant cet aspect d’usage réel des archives peut évoluer : si les bulletins de salaires des années 1960 et 1970 sont très utilisés à la constitution des dossiers de retraite, les données des bulletins de salaires des années 2000 sont aujourd’hui mieux conservées dans les bases de données des caisses de retraites.

� parfois les textes de référence peuvent sembler contradictoires ; cela vient du fait qu’un document peut relever de plusieurs textes : délai de prescription commerciale (5 ans), délai de prescription de contrôle des comptes (10 ans) et délai de prescription environnementale (30 ans) par exemple. C’est dans ce cas la durée la plus longue qui doit s’appliquer.

Ce qu’il faut faire

Une bonne gestion des durées de conservation des archives repose sur deux actions essentielles :

1. connaître les grandes lignes de la réglementation sur le sujet (voir les chapitres suivants et le détail des textes en annexe),

2. transposer ces règles à son existant : « est-ce que mes dossiers correspondent bien aux documents visés par la réglementation ? » et évaluer le risque d’un non archivage, ou d’une conservation trop courte ou trop longue. Cette analyse peut conduire à adopter un autre système de classement et d’archivage des documents afin d’appliquer plus facilement les durées de conservation conformes aux règles en vigueur.


9

LE CONTEXTE LEGAL

DE LA GESTION

DES ARCHIVES

1

Définition légale des archives

Reconnaissance légale de l’écrit électronique depuis 2000

Réglementation sur la protection des données personnelles


10

1.1 Définition légale des archives

La définition légale des archives est la suivante (voir REF-01) :

Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. La conservation des archives est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche. Code du patrimoine (articles L211-1 et L211-2).

Les archives des organismes de Sécurité sociale sont des archives publiques et sont soumises à ce titre au contrôle scientifique et technique exercé par le Service interministériel des Archives de France. Il s’ensuit notamment que toute élimination (destruction) d’archives est soumise au visa de l’administration des Archives. Pour les établissements nationaux, le contrôle est exercé par le chef de la mission des Archives nationales au sein du ministère de la Santé ; pour les organismes locaux, c’est le directeur des Archives départementales qui est compétent.

Les Archives de France publient régulièrement des circulaires sur le tri et la conservation des documents d’archives publiques, par secteur d’activité ou type d’organisme (voir les circulaires interministérielles mentionnées au chapitre 11.3). Il convient de mentionner deux circulaires dédiées aux organismes de Sécurité sociale :

� l’instruction ministérielle AD-2000-01 du 12 janvier 2000 relative à la « Conservation, traitement et communication des archives historiques des organismes de Sécurité sociale : introduction et « tableaux de tri et de conservation des archives historiques des organismes de Sécurité sociale », indiquant notamment les critères de tri des documents à conserver définitivement à titre historique (création des CRAH, Centres Régionaux d’Archives Historiques),

� l’instruction DGP/SIAF/2011/012 du 29 juin 2011 relative au « Tri et conservation des archives des juridictions spécialisées en matière de Sécurité sociale (tribunaux des affaires de Sécurité sociale, tribunaux du contentieux de l'incapacité, cour nationale de l’incapacité et de la tarification de l’assurance des accidents du travail) ».


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1.2 Reconnaissance légale de l’écrit électronique depuis 2000

La loi n°2000-230 du 13 mars 2000 sur la signature électronique a modifié le Code civil qui dit aujourd’hui (voir REF-03) :

Article 1316-1 - L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité.

Article 1316-3 - L'écrit sur support électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier.

Il s’agit bien sûr ici des documents électroniques natifs (produits électroniquement) et non des documents numérisés (scannés).

Les documents électroniques natifs sont par exemple : les données des bases de données comptables qui ne sont plus imprimées mais validées électroniquement, les factures EDI (electronic data interchange), les réponses aux appels d’offre reçus électroniquement conformément au Code des marchés, les relevés bancaires édités uniquement sous forme de fichier PDF, les messages électroniques échangés avec les employés ou avec les prestataires, tout document télétransmis avec une valeur d’original.

Depuis 2000 et pour quelques années encore, tout organisme (comme toute entreprise) doit gérer et archiver des documents sur les deux supports légalement valides que sont le papier ou l’électronique selon les documents considérés et les processus mis en œuvre. Il faut donc bien distinguer les originaux « papier » dont on fait une copie numérique et les originaux électroniques dont on fait une impression papier pour les lire plus aisément (cette impression n’est qu’une copie). Ceci dit, il est possible :

� dans certaines conditions, de numériser (scanner) des documents papier et de détruire ce papier si :

a) ce papier est lui-même une copie et non un original,

b) la qualité et la sécurité des opérations de numérisation sont telles qu’elles peuvent convaincre un juge que cette copie numérique est fidèle à l’original et durable.

À cet égard on peut citer :

– la norme NF Z42-013 sur la conservation sécurisée des documents électroniques,

– la circulaire DITN/DPACI/RES/2005/001 de la direction des Archives de France sur les modalités de délivrance du visa d'élimination des documents papier transférés sur support numérique ou micrographique.

Toutefois, le livre des procédures fiscales dit clairement qu’une facture émise électroniquement doit être conservée sous sa forme électronique originale pendant au moins trois ans (REF-25).

� d’imprimer des courriers électroniques, des documents bureautiques ou des extraits de bases de données, et de les classer dans un dossier papier, faute de disposer d’un système d’archivage approprié.


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1.3 Réglementation sur la protection des données personnelles

La réglementation française sur la protection des données personnelles a une incidence sur l’archivage et les durées de conservation. Deux dispositions sont à prendre en compte :

1. confidentialité des données personnelles : la loi n°78-17du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, plus connue sous le nom de loi informatique et libertés, complétée entre autres par la loi n°2004- 801du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel : les fichiers de données à caractère personnel doivent être déclarés à la CNIL (Commission nationale informatique et libertés) et ne doivent pas être conservées au-delà de la finalité de leur traitement. Ainsi, la CNIL précise-t-elle qu’en matière de recrutement, « la durée de conservation des informations ne devrait pas excéder deux ans après le dernier contact avec la personne concernée » (voir REF-10).

2. caractère privé des messages électroniques : les courriels sont, sauf mentions contraires, considérés légalement comme des correspondances privées ; or, la messagerie électronique est aujourd’hui très utilisée dans l’exercice des activités professionnelles ; l’archivage et la destruction des courriels doivent être traités avec beaucoup d’attention (voir REF-06, REF-07 et REF-08).


13

LES GRANDS TYPES

DE DUREES

DE CONSERVATION

2


14

Les durées de conservation des archives découlent de trois sources principales :

1. les obligations légales qui permettent à l’administration de contrôler le fonctionnement des services, des entreprises et des particuliers, pour la défense des intérêts de tous,

Exemple : Les documents susceptibles d’être réclamés lors d’un contrôle administratif ou fiscal.

2. les délais de prescription des actions en justice (5, 10, 30 ans…) qui conduisent à conserver pendant une période appropriée les documents et informations constituant la trace des activités et responsabilités et permettant ainsi aux parties de prouver leur droit (ce qui a été dit, fait et su, mais aussi ce qui n’a pas été dit, ni fait, ni su),

Exemples :

� Les contrats et leurs avenants. � Parfois un simple courrier qui peut témoigner des faits.

Les durées de conservation se gèrent en général à l’année civile, sauf dans le cas de documents très volumineux gérés sur de courtes périodes (ex : justificatifs des remboursements sociaux, non traités dans ce guide). Bien évidemment, la date projetée de destruction tient compte du point de départ du calcul du délai (clôture de l’exercice comptable, réception de travaux, fin d’affaire, résiliation de contrat, etc.)

Les délais de prescription aident à définir une durée de conservation archivistique pour la série des documents ayant part à l’action visée ; en cas de contentieux, la prescription est interrompue ou suspendue pour le dossier en cause, et non pour l’ensemble de la série, sauf si c’est la gestion de l’organisme et non le contenu particulier d’un dossier qui est incriminé.

Un dossier ayant fait l’objet d’un contentieux change de statut et la nouvelle durée qui s’applique est celle du dossier contentieux.

La loi n°2008-561 du 17 juin 2008 portant réduction de la prescription civile a introduit d’importantes modifications dans les durées de conservation des archives : la prescription commune est aujourd’hui de cinq ans au lieu de trente auparavant (voir REF-12).

3. les risques de non-disponibilité de documents porteurs de mémoire et de savoir-faire : des documents utiles après 3, 5 ou 10 ans qui feront défaut s’ils n’ont pas été archivés ou s’ils ont été détruits trop tôt, ou encore s’ils ont été mal classés et qu’on ne sait pas retrouver et qu’il faut reconstituer. Cela peut représenter une perte de temps et un coût non négligeables.

Exemples :

� Des documents techniques (plans d’un immeuble). � Des rapports ou comptes rendus de réunion de direction ou « métier » :

réflexions, décisions, documentation de référence, etc. À terme, une partie de tous ces documents est conservée à titre définitif comme archives historiques.

Le tableau ci-dessous présente les grands types de durées selon les principales sources réglementaires. À noter l’importance du point de départ de la durée. En effet, si dans un certain nombre de cas, la durée réglementaire court à compter de la date du document et est alors aussi celle de l’événement (ex : procès-verbal d’élection), la durée se calcule le plus souvent à partir d’un élément extérieur ou d’un événement ultérieur dont la date n’est pas forcément connue (résiliation d’un contrat, naissance ou décès d’une personne…).

Tableau des principales durées de conservation des documents archivés, au terme de la réglementation f rançaise


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INDEX ALPHABETIQUE

DES TYPES ET FAMILLES DE

DOCUMENTS

3

Les documents relatifs au personnel

Les documents relatifs aux finances, à la comptabilité, à l’audit

Les documents relatifs aux bâtiments, équipements, prestations de service

Les documents relatifs aux relations avec l’extérieur

Les documents de direction et de gestion


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A Acte d’acquisition, BES-01

Arrêt maladie, PER-02, PER 05

Assurance (police d’), DIR-07

Attestation de compétences, PER-01

Attestation de présence à une formation, PER-09

Avis d’appel public à la concurrence, BES-04

B Bail, BES-02

Balance comptable annuelle, FIN-01

Balance comptable mensuelle, FIN-10

Bon de commande, FiN-02

Bon de livraison, FIN-02

Bulletin de paie, PER-04

C CCTP, BES-05

CE, DIR-02

CHSCT, DIR-02

Circulaires ministérielles, EXT-01

Circulaires préfectorales, EXT-01

Compte annuel, FIN-03

Compte rendu des instances de direction, DIR-04

Comptes, FIN-01

Conseil d’administration (procès-verbal), DIR-01

Contrat de partenariat, EXT-07

Contrat de travail, PER-01

Contrôle technique des installations (rapport de), BES-03

Convention de formation d’un agent, PER-09

Convention de partenariat, EXT-07

Conventions de formation avec des organismes, PER-08

Correspondance avec les avocats, DIR-10

Correspondance de fonds avec les autorités de tutelle ou de contrôle, EXT-03

Correspondance de forme avec les autorités de tutelle ou de contrôle, EXT-04

Correspondances avec le public (hors dossiers métier), EXT-10

Créances irrécouvrables, FIN-07

Curriculum vitae, PER-10


19

D Décisions disciplinaires, PER-01

Décisions honorifiques, PER-01

Délégués du personnel, DIR-02

Demande de congés, PER-05

Devis, FIN-02

Diplôme, PER-01

Dossier d’intervention ultérieure sur l’ouvrage (DIUO), BES-07

Document unique d’évaluation des risques professionnels, EXT-02

Documents fiscaux, FIN-08

Documents préparatoires, DIR-06

Documents relatifs aux recrutements, PER-10

Dossier ouvrage exécuté (DOE), BES-06

Dossier d’accident du travail, PER-02

Dossier de carrière des agents, PER-01

Dossier de consultation des entreprises, BES-04

Dossier de participation à des manifestations extérieures, EXT-08

Dossier de recrutement, PER-10

Dossier de retraite des agents, PER-03

Dossier de sinistre avec dommage corporel, DIR-08

Dossier de sinistre sans dommage corporel, DIR-09

Dossier de subvention, FIN-06

Dossier du personnel, PER-01

Dossier médical, PER-02

E Élections paritaires, DIR-03

Enquêtes statistiques (réponse à des), EXT-05

Entretien de recrutement, PER-10

Entretien individuel de carrière, PER-06

F Factures, FIN-02

Factures détaillées de téléphone, BES-10

Feuille d’émargement de formation, PER-09

Fiche d’inscription à une formation, PER-09

G Grand livre comptable, FIN-01


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I Immobilisation (justificatifs d’), FIN-04

Instances paritaires (procès-verbal), DIR-02

J Journal de comptabilité, FIN-01

M Manifestations extérieures (dossier de participation), EXT-08

Marchés de construction immobilière, BES-05

Marchés de fournitures et services, BES 07

Marchés de prestations intellectuelles, BES-08

Marchés de travaux d’entretien ou de maintenance de bâtiments, BES -06

N Notes de direction courantes, DIR-05

Notes de service, DIR-05

Notes des autorités de tutelle ou de contrôle, EXT-01

O Offre d’entreprises non retenues, BES-04

Opposition sur salaire, PER-07

Permis de construire, BES-05

P Pièces justificatives de la comptabilité, FIN-02

Plan de formation, PER-08

Planning des absences du personnel, PER-05

Plans de propriété immobilière, BES-01

Police d’assurance, DIR-07

Procès-verbal de réception de travaux, BES-05

Procès-verbal des instances paritaires, DIR-02

Procès-verbal du conseil d’administration, DIR-01

Programme de formation, PER-08

Publication émise à destination du public, EXT-09

Publication reçue, EXT-06


21

Q Quittance de loyer, BES-02

R Rapport annuel, EXT-02

Rapport d’audit, FIN-09

Rapport de contrôle technique des installations, BES-03

Reçu pour solde de tout compte, PER-01

Registre de sécurité, BES-03

Relevé de compte bancaire, FIN-05

S Sécurité (registre de), BES-03

Sinistre avec dommage corporel (dossier de), DIR-08

Sinistre sans dommage corporel (dossier de), DIR-09

Solde de tout compte, PER-01

Statistiques annuelles, EXT-02

Subvention (dossier de), FIN-06

T Titre de propriété immobilière, BES-01

V Versions intermédiaires, DIR-06


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3.1 Les documents relatifs au personnel

Ce chapitre concerne les documents relatifs à la gestion de la carrière des agents, à la gestion courante du personnel, à la paie, à la formation et au recrutement.

PER-01 Documents Dossiers de carrière des agents (dossiers nominatifs)

• contrat de travail et avenant(s) • décision portant une incidence financière • attestations de compétence (diplôme) • reçu pour solde de tout compte • décisions disciplinaires, honorifiques

Durée 90 ans à compter de la naissance de l'agent

> Source : REF-50 et REF-51

Commentaire Cette durée de conservation est particulièrement difficile à appliquer dans la mesure où les dossiers d’agents sont en général classés par date de départ et non par date de naissance ; dans ce cas, sous réserve de l’accord des Archives départementales, il pourra être mis en œuvre une règle équivalente du type 30 ou 50 ans après le départ de l’agent (selon l’âge à laquelle l’agent est parti)

PER-02 Documents Dossiers de médecine du travail et d’accident du tr avail (dossiers nominatifs)

• arrêt maladie de plus de 21 jours Durée 90 ans à compter de la naissance de l'agent ou

50 ans à partir de la date de clôture du dossier > Source : REF-51 et REF-54

Commentaire Le délai de 50 ans correspond au risque en matière de maladie professionnelle (exposition des agents à des agents mutagènes, cancérogènes ou toxiques), risque a priori très faible pour un travail de bureau, sauf s’il est lié aux locaux de travail eux-mêmes

PER-03 Documents Dossiers de retraite des agents (dossiers nominatifs)

• tout document collecté ou établi dans le cadre de l’établissement des droits à la retraite d’un salarié

Durée 90 ans à compter de la naissance de l'agent


Commentaire Cette durée de conservation peut être convertie en nombre d’année à compter de la clôture du dossier « retraite », soit, pour tenir compte des départs anticipés, environ 40 ans


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PER-04 Documents Bulletins de paie • autres appellations : bulletin de salaire, feuille de paie

• éléments variables Durée 5 ans (légal) ou 50 ans (utile)

> Source : REF-18, REF-19 et REF-21 Commentaire La durée légale est une durée minimum basée sur le délai de

prescription des réclamations en matière de paiement. Il est recommandé de conserver les bulletins de salaires plusieurs décennies dans la mesure où ils comportent des éléments susceptibles d’être utiles à la gestion des droits à la retraite

PER-05 Documents Documents de gestion courante des agents • planning des absences

• demande de congés • arrêt maladie de moins de 21 jours

Durée 5 ans

> Source : REF-12, REF-18

Commentaire Par analogie avec la durée légale minimum de conservation des bulletins de salaire, basée sur le délai de prescription des réclamations en matière de paiement

PER-06 Documents Documents de gestion des compétences

• supports d’entretiens individuels Durée 5 ans

> Source : REF-12, REF-18

Commentaire Voir PER-05

PER-07 Documents Documents de nature contentieuse • opposition sur salaire Durée 10 ans après la fin du contentieux

> Source : pas de source spécifique

Commentaire Par analogie avec la durée de 10 ans en matière comptable, et dans le domaine pénal (voir REF-43)

PER-08 Documents Document s d’ organisation de la formation continue • plan de formation, programme

• conventions avec l’organisme de formation Durée 10 ans après la fin d’effet des conventions


Commentaire Durée alignée sur la durée de conservation des pièces justificatives de comptabilité


24

PER-09 Documents Dossiers de formation continue (dossiers nominatifs)

• fiches d’inscriptions • convention • attestation de présence, feuille d’émargement

Durée 6 ans

> Source : REF-20(validité DIF)

Commentaire Si les formations sont diplômantes ou certifiantes, les attestations de compétence doivent être classées dans le dossier de carrière On peut prolonger cette durée à 10 ans sans conséquences

PER-10 Documents Documents traçant le processus de recrutement • liste nominative de candidats

• convocation • curriculum vitae • fiche d’entretien

Durée 2 ans

> Source : REF-10

Commentaire Recommandation CNIL. Les documents majeurs relatifs aux personnes recrutées sont classés dans le dossier de carrière

Ce qu'il faut retenir

Les documents relatifs au personnel concernent essentiellement :

� la carrière � la paie


25

3.2 Les documents relatifs aux finances, à la comp tabilité et à l’audit

Ce chapitre concerne tous les documents touchant aux finances de l’organisme.

FIN-01 Documents Livres et journaux comptables • grand livre, journaux

• balances annuelles • comptes auxiliaires

Durée 10 ans

> Source : REF-24, REF-25, REF-29, REF-30 et REF-55

Commentaire Le délai de prescription fiscal de 6 ans est inclus dans la durée de conservation de 10 ans pour la comptabilité

FIN-02 Documents Pièces justificatives de comptabilité • devis, bon de commande

• facture • bon de livraison (le cas échéant)

Durée 10 ans


Commentaire Justificatifs indissociables des livres et journaux en cas d’audit Voir FIN-01

FIN-03 Documents Bilan et rapport financier • avec leurs annexes Durée 10 ans


Commentaire Le bilan et le rapport financier ont une valeur de traçabilité de la vie de l’organisme qui va au-delà de 10 ans Documents de valeur historique

FIN-04 Documents Justificatifs d'immobilisations • liste (registre)

• dossier par immobilisation Durée 10 ans après la fin d’immobilisation

> Source : REF-24, REF-29, REF-30

Commentaire L’aspect le plus délicat ici est de gérer le point de départ de la durée. Toutefois, cette famille de documents (immobilisations de plus de cinq ans du moins) représente un faible volume


26

FIN-05 Documents Relevés de compte bancaire • chrono des relevés de compte décadaires ou mensuels Durée 5 ans


Commentaire La durée peut être étendue à 10 ans si l’on considère que les relevés bancaires sont des justificatifs comptables (FIN-02). Il peut suffire de conserver comme justificatif comptable le relevé du dernier mois de l’année et de supprimer après 5 ans le chrono de tous les relevés A noter que les relevés sont de plus en plus fournis par les banques sous forme numérique (format PDF) et qu’ils doivent dès lors être conservés de manière électronique

FIN-06 Documents Dossiers de subventions • subventions d’investissement et de fonctionnement Durée 10 ans

> Source : REF-24, REF-29, REF-30 et REF-55

Commentaire Aligné sur le délai comptable.

FIN-07 Documents Créances irrécouvrables • admissions en non-valeur Durée 10 ans


Commentaire Aligné sur le délai comptable (voir FIN-01 et FIN-02)

FIN-08 Documents Documents de nature purement fiscale • taxes locales Durée 6 ans


Commentaire Délai de 6 ans pour le contrôle des impôts

FIN-09 Documents Rapports d'audit • rapport

• réponse au rapport Durée 10 ans


Commentaire Aligné sur le délai comptable REF-24 et REF-55


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FIN-10 Documents Documents intermédiaires de comptabilité • balances mensuelles Durée 3 ans

> Source : REF-26

Commentaire Aligné sur le délai fiscal minimal


En matière de comptabilité, le délai majeur est de 10 ans à compter de la fin de l’exercice comptable.


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3.3 Les documents relatifs aux bâtiments, équipeme nts, prestations de service

Ce chapitre concerne les documents relatifs à l’immobilier, aux travaux, aux prestations de service de toutes natures.

BES-01 Documents Titres de propriété immobilière

• actes d’acquisition • plans et descriptifs associés

Durée 30 ans à compter de la cession

> Source : REF-15

Commentaire Documents de valeur historique

BES-02 Documents Baux de location • bail

• quittance Durée 5 ans


Commentaire Pour le contrat (bail), la durée s’entend après la fin de validité. Si on considère que le bail est une pièce justificative de la comptabilité de l’ordonnateur, voir FIN-02

BES-03 Documents Documents relatifs au contrôle de la sécurité dans l’établissement

• registre de sécurité • documents d’organisation des exercices de sécurité • rapport de contrôle technique des installations

Durée 5 ans

> Source : REF-47

Commentaire Disposition du Code du travail

BES-04 Documents Documents de consultation des entreprises/fournisse urs • avis d’appel public à la concurrence

• dossier de consultation des entreprises • offres non retenues

Durée 5 ans

> Source : REF-29, REF-30, REF-48 et REF-56

Commentaire Nota bene : les offres transmises sous forme numérique doivent être conservées électroniquement


29

BES-05 Documents Marchés de construction immobilière et gros travaux (touchant au bâti)

• dossier de permis de construire • plans descriptifs techniques • PV de réception des travaux

Durée 30 ans


Commentaire Aligné sur la durée de conservation des titres de propriété et sur le délai de prescription en matière environnementale. Utilité technique pendant la durée de vie du bâtiment

BES-06 Documents Marchés de travaux d’entretien ou de maintenance et pièces d’exécution

• contrat/marché • PV de réception des travaux

Durée 10 ans à compter de la fin des travaux

> Source : REF-11, REF-29, REF-30, REF-43, REF-55

Commentaire Garantie décennale

BES-07 Documents Marchés de fournitures et services • contrat/marché

• bon de commande • bon de livraison de marchandise, attestations de service

fait, documents livrés Durée 5 ans ou 10 ans

> Source : REF-12, REF-23, REF-29, REF-30, REF-43, REF-55 et REF-59

Commentaire Aspect commercial (5 ans) ou aspect comptabilité et travaux (10 ans)

BES-08 Documents Marchés de prestation intellectuelle • contrat

• livrables Durée 70 ans à compter de la date de décès de l’auteur

> Source : REF-41

Commentaire Principe de respect de la propriété intellectuelle ; s’applique aux prestations spécifiant le caractère intellectuel de la prestation et les droits afférents (chercheur, auteur, artiste…). Le délai légal est difficile à appliquer au plan opérationnel mais le volume correspondant à ces documents est faible et les rares documents concernés sont susceptibles d’avoir par ailleurs une valeur historique

BES-09 Documents Documents intermédiaires de gestion des fournisseurs

• documentation • projets

Durée 3 ans


Commentaire Aligné sur le délai de prescription en matière de délit REF-44, pour prévenir tout besoin de traçabilité


30

BES-10 Documents Documents de suivi des prestations télécom • factures détaillées de téléphone Durée 1 an

> Source : REF-34

Commentaire Ces documents ne sont pas des justificatifs de comptabilité

Ce qu'il faut retenir Trois grandes durées pour les équipements :

� 30 ans pour l’immobilier � 10 ans pour la garantie décennale et la valeur

comptable � 5 ans pour l’aspect commercial et la passation

des marchés


31

3.4 Les documents relatifs aux relations avec l’ex térieur

Ce chapitre concerne les documents relatifs aux relations de l’organisme avec les autorités de tutelle, et également aux relations avec des partenaires extérieurs et avec le public en général.

EXT-01 Documents Règles applicables en provenance des autorités de t utelle et de contrôle

• circulaires • notes

Durée 5 après la fin de validité

> Source : pas de source spécifique.

Commentaire Aligné sur le délai de prescription général REF-12

EXT-02 Documents Rapports remis aux autorité s de tutelle • statistiques annuelles

• rapport d’activité • document unique d'évaluation des risques professionnels

Durée 10 ans


Commentaire Durée inspirée à la fois du délai comptable REF-24 et de la durée pénale la plus longue REF-43 Ces documents synthétiques ont par ailleurs une valeur de mémoire historique

EXT-03 Documents Correspondance de fond avec les autorités de tutell e et de contrôle

• courrier papier ou électronique • documents joints

Durée 10 ans


Commentaire Aligné sur le délai de prescription en matière de crime et sur le délai de contrôle administratif maximal REF-43 Documents de valeur historique

EXT-04 Documents Correspondance de forme avec les autorités de tutel le et de contrôle

• courrier papier ou électronique • documents joints

Durée 3 ans


Commentaire Aligné sur le délai de prescription en matière de délit REF-44, pour prévenir tout besoin de traçabilité


32

EXT-05 Documents Réponses à des enquêtes nationales • questionnaire d’enquête et documentation associée

• correspondance Durée 3 ans


Commentaire Aligné sur le délai de prescription en matière de délit (REF-44), pour prévenir tout besoin de traçabilité

EXT-06 Documents Publications reçues • publications de l’Ucanss, des caisses nationales, du

ministère • publications des mutuelles

Durée 5 ans


Commentaire Aligné sur le délai de prescription général (REF-12)

EXT-07 Documents Documents de partenariat • contrat, convention

• correspondance Durée 5 ans après la fin du partenariat

> Source : REF-12, REF-23 et REF-43

Commentaire Durée rattachée au délai commercial et à la prescription civile générale

EXT-08 Documents Dossiers de participation à des manifestations exté rieures • programme

• support intervention Durée 5 ans



EXT-09 Documents Publications de l’organisme à destination du public • brochures

• affiches • pages web

Durée 5 ans


Commentaire Aligné sur le délai de prescription général (REF-12). Documents de valeur historique


33

EXT-10 Documents Correspondance diverse avec le public (hors dossier s métier)

• courrier papier ou électronique Durée 5 ans




Les documents qui engagent la responsabilité de l’organisme se rattachent aux durées de responsabilités de 3 et 10 ans (inspirées du Code pénal).

Les autres documents sont rattachés à la durée de prescription du Code civil (5 ans)


34

3.5 Les documents de direction et de gestion

Ce chapitre concerne les documents relatifs aux instances, aux organes de décision et à l’organisation générale. DIR-01 Documents Procès -verbaux du conseil d’administration

• registres Durée 10 ans après la suppression de l’organisme

> Source : REF-43

Commentaire Documents de valeur historique

DIR-02 Documents Procès -verbaux des instances paritaires • CE, CHSCT, délégués du personnel Durée 20 ans

> Source : REF-44

Commentaire La référence réglementaire renvoie au délai pénal relatif aux délits ; les pratiques sont diverses mais on peut recommander une durée de 20 ans, prenant en compte le besoin d’avoir un historique des débats et décisions

DIR-03 Documents Elections paritaires • candidature

• liste d’émargement • PV d’élection

Durée 6 ans

> Source : REF-44

Commentaire La référence renvoi au délai pénal relatif aux délits (ancien délit d’entrave) ; la pratique observée le plus souvent est de doubler en portant à 6 ans par mesure de précaution (conservation de deux mandats)

DIR-04 Documents Comptes rendus des instances de direction • comité de direction

• comités spécifiques Durée 10 ans


Commentaire Aligné sur le délai de prescription en matière de crime REF-43 et sur le délai comptable REF-24 Documents de valeur historique

DIR-05 Documents Notes de direction courantes • notes d’information Durée 5 ans




35

DIR-06 Documents Documents préparatoires des documents officiels san s rôle de pièce justificative.

• versions intermédiaires Durée 3 ans


Commentaire Aligné sur le délai de prescription en matière de délit REF-44

DIR-07 Documents Polices d’assurance • police

• conditions générales Durée 2 ans

> Source : REF-33

Commentaire Si on considère que le bail est une pièce justificative de la comptabilité de l’ordonnateur, voir FIN-02

DIR-08 Documents Dossier de sinistre avec dommage corporel

• constats, pièces justificatives • correspondance

Durée 10 ans

> Source : REF-14

Commentaire Nota bene : à compter de la consolidation du dommage

DIR-09 Documents Dossier de sinistre sans dommage corporel

• constats, pièces justificatives • correspondance

Durée 5 ans



DIR-10 Documents Correspondance avec les avocats

• courrier papier et électronique Durée 5 ans après la fin de la mission

> Source : REF-13

Commentaire Type de document précisément visé par le Code civil


Les documents qui tracent le fonctionnement de l’organisme obéissent à diverses durées légales (2, 5, 6, 10 ans) ou des durées d’utilité interne.


37

ANNEXES

4

Réglementation relative à la gestion des archives

Principaux articles de Codes (durées)

Autres textes réglementaires (durées)

Glossaire


38

Détail des textes

L’ensemble des textes cités dans cette annexe sont numérotés de 1 à 60, précédé des trois lettres REF pour « Référence ». Ce numéro (REF-01, REF-02…) est utilisé dans le corps du guide pour faciliter l’utilisation de l’annexe.

Les textes sont répartis en trois parties :

1. les articles des Codes de loi ne spécifiant pas de durée mais créant une obligation pour l’archivage

2. les articles des Codes de loi spécifiant une durée

3. les autres références réglementaires spécifiant une durée

Chaque référence se présente sous forme d’un petit tableau comportant différentes zones d’information. Exemple :

Les Codes cités dans les pages suivantes sont consultables en ligne sur legifrance.gouv.fr


39

4.1 Réglementation relative à la gestion des archi ves

4.1.1 L’administration des Archives

REF-01 Code du Patrimoine, articles L211-1, L211-2

Article L211-1 - Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. Article L211-2 : - La conservation des archives est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche.

Modifié par la loi n°2008-696 du 15 juillet 2008

REF-02 Code du patrimoine, articles L212-2, L212-3, L212-4

Article L212-2 - A l'expiration de leur période d'utilisation courante, les archives publiques autres que celles mentionnées à l'article L.212-3 font l'objet d'une sélection pour séparer les documents à conserver des documents dépourvus d'utilité administrative ou d'intérêt historique ou scientifique, destinés à l'élimination. La liste des documents ou catégories de documents d estinés à l'éliminat ion ainsi que les conditions de leur élimination sont f ixées par accord entre l'autorité qui les a produits ou reçus et l'adminis tration des archives. Article L212-3 - Lorsque les archives publiques comportent des données à caractère personnel collectées dans le cadre de traitements régis par la loi n°78- 17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, ces données font l'objet, à l'expiration de la durée prévue au 5° de l'article 6 de ladite loi , d'une sélection pour déterminer les données destinées à être conservées et celles, dépourvues d'utilité administrative ou d'intérêt scientifique, statistique ou historique, destinées à être éliminées. Les catégories de données destinées à l'élimination ainsi que les conditions de cette élimination sont fixées par accord entre l'autorité qui a produit ou reçu ces données et l'administration des archives. Article L212-4 - I. Les archives publiques qui, à l'issue de la sélection prévue aux articles L212-2 et L212-3, sont destinées à être conservées sont versées dans un service public d'archives dans des conditions fixées par décret en Conseil d'État. Ce décret détermine les cas où, par dérogation aux dispositions qui précèdent, l'administration des archives laisse le soin de la conservation des documents d'archives produits ou reçus par certaines administrations ou certains organismes aux services compétents de ces administrations ou organismes lorsqu'ils présentent des conditions satisfaisantes de conservation, de sécurité, de communication et d'accès des documents. Il fixe les conditions de la coopération entre l'administration des archives et ces administrations ou organismes.

Modifié par la loi n°2008-696 du 15 juillet 2008

� Concerne les procédures de destruction des archives publiques, voir

chapitre 3.1.


40

4.1.2 L’écrit électronique

REF-03 Code civil, article 1316

Article 1316-1 - L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous rés erve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'i l soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intég rité. Article 1316-2 - Lorsque la loi n'a pas fixé d'autres principes, et à défaut de convention valable entre les parties, le juge règle les conflits de preuve littérale en déterminant par tous moyens le titre le plus vraisemblable, quel qu'en soit le support. Article 1316-3 - L'écrit sur support électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier. Article 1316-4 - La signature nécessaire à la perfection d'un acte juridique identifie celui qui l'appose. Elle manifeste le consentement des parties aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l'authenticité à l'acte. Lorsqu'elle est électronique, elle consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d'État.

Créé par la loi n°2000-230 du 13 mars 2000 - art. 1 à 4


Article 1348 - Les règles ci-dessus [exigence d’une preuve par écrit] reçoivent encore exception lorsque l'obligation est née d'un quasi-contrat, d'un délit ou d'un quasi-délit, ou lorsque l'une des parties, soit n'a pas eu la possibilité matérielle ou morale de se procurer une preuve littérale de l'acte juridique, soit a perdu le titre qui lui servait de preuve littérale, par suite d'un cas fortuit ou d'une force majeure. Elles reçoivent aussi exception lorsqu'une partie ou le dépositaire n'a pas conservé le titre original et présente une copie qui en est la reproduction non seulement fidèle mais aussi durable . Est réputée durable toute reproduction indélébile de l'original qui entraîne une modification irréversible du support.

Modifié par la loi n°80-525 du 12 juillet 1980, art. 7 v. init.

REF-05 Code civil, article 1369-4

Titre III - Chapitre VII : Des contrats sous forme électronique . Section 2 : De la conclusion d'un contrat sous forme électronique. Article 1369-4 - Quiconque propose, à titre professionnel, par voie électronique, la fourniture de biens ou la prestation de services, met à disposition les conditions contractuelles applicables d'une manière qui permette leur conservation et leur reproduction. Sans préjudice des conditions de validité mentionnées dans l'offre, son auteur reste engagé par elle tant qu'elle est accessible par voie électronique de son fait. […] 4° En cas d'archivage du contrat, les modalités de cet archivage par l'auteur de l'offre et les conditions d'accès au contrat archivé ; […] Article 1369-7 : Une lettre simple relative à la conclusion ou à l'exécution d'un contrat peut être envoyée par courrier électronique. L'apposition de la date d'expédition résulte d'un procédé électronique dont la fiabilité est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsqu'il satisfait à des exigences fixées par décret en Conseil d'État.

Créé par Ordonnance 2005-674 2005-06-16 art. 1 I, III


41

4.1.3 Les données personnelles

REF-06 Loi du 10 juillet 1991, article 1

Article 1 - Le secret des correspondances émises par la voie de s communications électroniques est garanti par la loi . Il ne peut être porté atteinte à ce secret que par l'autorité publique, dans les seuls cas de nécessité d'intérêt public prévus par la loi et dans les limites fixées par celle-ci.

Loi n° 91- 646 du 10 juillet 1991 relative au secret des correspondances émises par la voie des communications électroniques, modifiée par la loi n°2004-669 du 9 juillet 2004 - art. 125

REF-07 Code pénal, articles 226-15, 226-20

Article 226-15 - Le fait, commis de mauvaise foi, d'ouvrir, de supprimer, de retarder ou de détourner des correspondances arrivées ou non à destination et adressées à des tiers, ou d'en prendre frauduleusement connaissance, est puni d'un an d'emprisonnement et de 45000 euros d'amende. Est puni des mêmes peines le fait, commis de mauvaise foi, d'intercepter, de détourner, d'utiliser ou de divulguer des correspondances émises, transmises ou reçues par la voie des télécommunications ou de procéder à l'installation d'appareils conçus pour réaliser de telles interceptions. Article 226-20 - Le fait de conserver des données à caractère personnel au-delà de la durée prévue par la loi ou le règlement, par la demande d'autorisation ou d'avis, ou par la déclaration préalable adressée à la Commission nationale de l'informatique et des libertés, est puni de cinq ans d'emprisonnement et de 300 000 Euros d'amende, sauf si cette conservation est effectuée à des fins historiques, statistiques ou scientifiques dans les conditions prévues par la loi. Est puni des mêmes peines le fait, hors les cas prévus par la loi, de traiter à des fins autres qu'historiques, statistiques ou scientifiques des données à caractère personnel conservées au-delà de la durée mentionnée au premier alinéa.

LIVRE II : Des crimes et délits contre les personnes. TITRE II : Des atteintes à la personne humaine. CHAPITRE VI : Des atteintes à la personnalité. Section 4 : De l'atteinte au secret et Section 5 : Des atteintes aux droits de la personne résultant des fichiers ou des traitements informatiques.

REF-08 Code pénal, article 432-9

Article 432-9 - Le fait, par une personne dépositaire de l'autorité publique ou chargée d'une mission de service public, agissant dans l'exercice ou à l'occasion de l'exercice de ses fonctions ou de sa mission, d'ordonner, de commettre ou de faciliter, hors les cas prévus par la loi, le détournement, la suppression ou l'ouverture de correspondances ou la révélation du contenu de ces correspondances , est puni de trois ans d'emprisonnement et de 45 000 euros d'amende. Est puni des mêmes peines le fait, par une personne visée à l'alinéa précédent ou un agent d'un exploitant de réseaux ouverts au public de communications électroniques ou d'un fournisseur de services de télécommunications, agissant dans l'exercice de ses fonctions, d'ordonner, de commettre ou de faciliter, hors les cas prévus par la loi, l'interception ou le détournement des correspondances émises, transmises ou reçues par la voie des télécommunications, l'utilisation ou la divulgation de leur contenu.

Modifié par la loi n°2004-669 du 9 juillet 2004 - art. 121


42

REF-09 Loi du 6 janvier 1978, article 6

Article 6 - Un traitement ne peut porter que sur des données à caractère personnel qui satisfont aux conditions suivantes : 1° Les données sont collectées et traitées de maniè re loyale et licite ; 2° Elles sont collectées pour des finalités détermi nées, explicites et légitimes et ne sont pas traitées ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités. Toutefois, un traitement ultérieur de données à des fins statistiques ou à des fins de recherche scientifique ou historique est considéré comme compatible avec les finalités initiales de la collecte des données, s’il est réalisé dans le respect des principes et des procédures prévus au présent chapitre, au chapitre IV et à la section 1 du chapitre V ainsi qu’aux chapitres IX et X et s’il n’est pas utilisé pour prendre des décisions à l’égard des personnes concernées ; 3° Elles sont adéquates, pertinentes et non excessi ves au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées et de leurs traitements ultérieurs ; 4° Elles sont exactes, complètes et, si nécessaire, mises à jour ; les mesures appropriées doivent être prises pour que les données inexactes ou incomplètes au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées ou traitées soient effacées ou rectifiées ; 5° Elles sont conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées.

Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 dite Informatique et libertés

REF-10 CNIL. Délibération du 21 mars 2002

La Commission recommande que le candidat ayant fait l'objet d'une procédure de recrutement, que cette dernière ait abouti ou non, soit informé de la durée pendant laquelle les informations le concernant seront conservées et du droit dont il dispose d'en demander, à tout moment, la suppression. En tout état de cause, la durée de conservation des informations ne devrait pas excéder deux ans après le dernier contact avec la personne concernée.

Délibération n° 02- 017 du 21 mars 2002 portant adoption d'une recommandation relative à la collecte et au traitement d'informations nominatives lors d'opérations de recrutement (abroge et remplace la recommandation 85-44 du 15 octobre 1985.

� Concerne les documents des rubriques PER-10


43

4.2 Principaux articles de Codes (durées)


[construction d'un ouvrage] Article 1792-2 - La présomption de responsabilité établie par l'article 1792 s'étend également aux dommages qui affectent la solidité des éléments d'équipement d'un ouvrage, mais seulement lorsque ceux-ci font indissociablement corps avec les ouvrages de viabilité, de fondation, d'ossature, de clos ou de couvert.

Un élément d'équipement est considéré comme formant indissociablement corps avec l'un des ouvrages de viabilité, de fondation, d'ossature, de clos ou de couvert lorsque sa dépose, son démontage ou son remplacement ne peut s'effectuer sans détérioration ou enlèvement de matière de cet ouvrage.

Article 1792-3 - Les autres éléments d'équipement de l'ouvrage font l'objet d'une garantie de bon fonctionnement d'une durée minimale de deux ans à compter de sa réception.

Article 1792-4-1 - Toute personne physique ou morale dont la responsabilité peut être engagée en vertu des articles 1792 à 1792-4 du présent Code est déchargée des responsabilités et garanties pesant sur elle, en application des articles 1792 à 1792-2, après dix ans à compter de la réception des travaux ou, en application de l'article 1792-3, à l'expiration du délai visé à cet article. Article 1792-4-2 - Les actions en responsabilité dirigées contre un sous-traitant en raison de dommages affectant un ouvrage ou des éléments d'équipement d'un ouvrage mentionnés aux articles 1792 et 1792-2 se prescrivent par dix ans à compter de la réception des travaux et, pour les dommages affectant ceux des éléments d'équipement de l'ouvrage mentionnés à l'article 1792-3, par deux ans à compter de cette même réception. Article 1792-4-3 - En dehors des actions régies par les articles 1792-3, 1792-4-1 et 1792-4-2, les actions en responsabilité dirigées contre les constructeurs désignés aux articles 1792 et 1792-1 et leurs sous-traitants se prescrivent par dix ans à compter de la réception des travaux. Article 1792-6 -La réception est l'acte par lequel le maître de l'ouvrage déclare accepter l'ouvrage avec ou sans réserves. Elle intervient à la demande de la partie la plus diligente, soit à l'amiable, soit à défaut judiciairement. Elle est, en tout état de cause, prononcée contradictoirement. La garantie de parfait achèvement, à laquelle l'entrepreneur est tenu pendant un délai d'un an, à compter de la réception, s'étend à la réparation de tous les désordres signalés par le maître de l'ouvrage, soit au moyen de réserves mentionnées au procès-verbal de réception, soit par voie de notification écrite pour ceux révélés postérieurement à la réception. Les délais nécessaires à l'exécution des travaux de réparation sont fixés d'un commun accord par le maître de l'ouvrage et l'entrepreneur concerné. En l'absence d'un tel accord ou en cas d'inexécution dans le délai fixé, les travaux peuvent, après mise en demeure restée infructueuse, être exécutés aux frais et risques de l'entrepreneur défaillant. L'exécution des travaux exigés au titre de la garantie de parfait achèvement est constatée d'un commun accord, ou, à défaut, judiciairement. La garantie ne s'étend pas aux travaux nécessaires pour remédier aux effets de l'usure normale ou de l'usage.

NB : Les documents relevant du délai de 2 ans sont le plus souvent inclus dans des dossiers relevant globalement de la prescription décennale.

� Concerne les documents des rubriques BES-06


44


Article 2224 - Les actions personnelles ou mobilières se prescrivent par cinq ans à compter du jour où le titulaire d'un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l'exercer.

Prescription extinctive ; loi n°2008-561 du 17 ju in 2008

� Concerne les documents des rubriques PER-05, PER-06, BES-02, BES-07, EXT-01, EXT-06, EXT-07, EXT-08, EXT-09, EXT-10, DIR-05, DIR-09


Article 2225 - L'action en responsabilité dirigée contre les personnes ayant représenté ou assisté les parties en justice, y compris à raison de la perte ou de la destruction des pièces qui leur ont été confiées, se prescrit par cinq ans à compter de la Fin de leur mission.


� Concerne les documents des rubriques DIR-10


Article 2226 - L'action en responsabilité née à raison d'un événement ayant entraîné un dommage corporel , engagée par la victime directe ou indirecte des préjudices qui en résultent, se prescrit par dix ans à compter de la date de la consolidation du dommage initial ou aggravé. Toutefois, en cas de préjudice causé par des tortures ou des actes de barbarie, ou par des violences ou des agressions sexuelles commises contre un mineur, l'action en responsabilité civile est prescrite par vingt ans.




Article 2227 - Le droit de propriété est imprescriptible. Sous cette réserve, les actions réelles immobilières se prescrivent par tre nte ans à compter du jour où le titulaire d'un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l'exercer.

Prescription extinctive

� Concerne les documents des rubriques BES-01, BES-05


Article 2232 - Le report du point de départ, la suspension ou l'interruption de la prescription ne peut avoir pour effet de porter le délai de la prescription extinctive au-delà de vingt ans à compter du jour de la naissance du droit. Le premier alinéa n'est pas applicable dans les cas mentionnés aux articles 2226, 2227, 2233 et 2236, au premier alinéa de l'article 2241 et à l'article 2244. Il ne s'applique pas non plus aux actions relatives à l'état des personnes.

Prescription extinctive


45


Article 2272 - Le délai de prescription requis pour acquérir la propriété immobilière est de trente ans . Toutefois, celui qui acquiert de bonne foi et par juste titre un immeuble en prescrit la propriété par dix ans.

Prescription acquisitive

REF-18 Code du travail, article L3243-2

Article L3243-2 - Lors du paiement du salaire , l'employeur remet aux personnes mentionnées à l'article L3243-1 une pièce justificative dite bulletin de paie. Avec l'accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité des données. Il ne peut exiger aucune formalité de signature ou d'émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin. Les mentions devant figurer sur le bulletin ou y être annexées sont déterminées par décret en Conseil d'État. Article L3243-4 - L'employeur conserve un double des bulletins de pai e des salariés ou les bulletins de paie remis aux salarié s sous forme électronique pendant cinq ans.

Modifié par la loi n°2009-526 du 12 mai 2009 - art. 26. La loi n°2009- 526 sur le bulletin de paie électronique a été publiée le 12/05/2009 et permet à l'employeur de remettre à ses salariés un bulletin de paie sous forme électronique.

� Concerne les documents des rubriques PER-04, PER-05, PER-06


Article L3245-1 - L'action en paiement ou en répétition du salaire se prescrit par cinq ans conformément à l'article 2224 du Code civil.

Modifié par la loi n°2009-526 du 12 mai 2009 - ar t. 26



Article L6323-5 - Les droits acquis annuellement au titre du droit individuel à la formation peuvent être cumulés sur une durée de six ans . Au terme de cette durée et à défaut de son utilisation en tout ou partie, le droit individuel à la formation reste plafonné à cent vingt heures. Ce plafond s'applique également aux salariés à temps partiel, quel que soit le nombre d'années cumulées, sur la base des droits annuels acquis à due proportion du temps.



46

REF-21 Code de la Sécurité sociale, article L243-12

Article L243-12 - Les agents des organismes de Sécurité sociale mentionnés aux articles L114-10 et L243-7 peuvent, à tout moment, exiger des employeurs soumis à leur contrôle la communication des doubles des bulletins de paie mentionnés au dernier alinéa de l'article L143-3 du Code du travail. Ces doubles sont conservés par l'employeur pendant cinq ans .


REF-22 Code de la santé publique, article R1112-7

Article R1112-7 - Les informations concernant la santé des patients sont soit conservées au sein des établissements de santé qui les ont constituées, soit déposées par ces établissements auprès d'un hébergeur agréé en application des dispositions à l'article L1111-8. Le directeur de l'établissement veille à ce que toutes dispositions soient prises pour assurer la garde et la confidentialité des informations ainsi conservées ou hébergées. Le dossier médical mentionné à l'article R1112-2 est conservé pendant une durée de vingt ans à compter de la date du dernier séjour de s on titulaire dans l'établissement ou de la dernière consultation externe en son sein. Lorsqu'en application des dispositions qui précèdent, la durée de conservation d'un dossier s'achève avant le vingt-huitième anniversaire de son titulaire, la conservation du dossier est prorogée jusqu'à cette date. Dans tous les cas, si la personne titulaire du dossier décède moins de dix ans après son dernier passage dans l'établissement, le dossier est conservé pendant une durée de dix ans à compter de la date du décès. Ces délais sont suspendus par l'introduction de tout recours gracieux ou contentieux tendant à mettre en cause la responsabilité médicale de l'établissement de santé ou de professionnels de santé à raison de leurs interventions au sein de l'établissement. A l'issue du délai de conservation mentionné à l'alinéa précédent et après, le cas échéant, restitution à l'établissement de santé des données ayant fait l'objet d'un hébergement en application de l'article L1111-8, le dossier médical peut être éliminé. La décision d'élimination est prise par le directeur de l'établissement après avis du médecin responsable de l'information médicale. Dans les établissements publics de santé et les établissements de santé privés participant à l'exécution du service public hospitalier, cette élimination est en outre subordonnée au visa de l'administration des archives, qui détermine ceux de ces dossiers dont elle entend assurer la conservation indéfinie pour des raisons d'intérêt scientifique, statistique ou historique.

Chapitre II : Personnes accueillies dans les établissements de santé. Modifié par le décret n°2006-6 du 4 janvier 2006 - art. 2

REF-23 Code de commerce, article L110-4

Article L110-4 - I.- Les obligations nées à l'occasion de leur commerce entre commerçants ou entre commerçants et non- commerçants se prescrivent par cinq ans si elles ne sont pas soumises à des prescriptions spéciales plus courtes. […]

De l'acte de commerce, modifié par la loi n°2008-56 1 du 17 juin 2008 - art. 15

� Concerne les documents des rubriques BES-07, EXT-07, FIN-05


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REF-24 Code de commerce, article L123-22

Article L123-22 - Les documents comptables sont établis en euros et en langue française. Les documents comptables et les pièces justificativ es sont conservés pendant dix ans. Les documents comptables relatifs à l'enregistrement des opérations et à l'inventaire sont établis et tenus sans blanc ni altération d'aucune sorte, dans des conditions fixées par décret en Conseil d'État.

Modifié par la loi n°2003-7 du 3 janvier 2003 - a rt. 50

� Concerne les documents des rubriques FIN-01, FIN-02, FIN-03,

FIN-04, FIN-06, FIN-07, FIN-09, EXT-02, DIR-04

REF-25 Livre des procédures fiscales, articles L102B, L102 C

Article L102 B I. Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de six ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis. Sans préjudice des dispositions du premier alinéa, lorsque les livres, registres, documents ou pièces mentionnés au premier alinéa sont établis ou reçus sur support informatique, ils doivent être c onservés sous cette forme pendant une durée au moins égale au délai prévu au premier alinéa de l'article L169. Les pièces justificatives d'origine relatives à des opérations ouvrant droit à une déduction en matière de taxes sur le chiffre d'affaires sont conservées pendant le délai prévu au premier alinéa. Le registre des opérations mentionné au 9 de l'article 298 sexdecies F est conservé pendant dix ans à compter du 31 décembre de l'année de l'opération. II. Lorsqu'ils ne sont pas déjà visés au I, les informations, données ou traitements soumis au contrôle prévu au deuxième alinéa de l'article L13 doivent être conservés sur support informatique jusqu'à l'expiration du délai prévu au premier alinéa de l'article L169. La documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements doit être conservée jusqu'à l'expiration de la troisième année suivant celle à laquelle elle se rapporte. Article L102 C - Pour l'application des dispositions de l'article L102 B, les factures émises par les assujettis ou, en leur nom et pour leur compte, par leur client ou par un tiers, ainsi que toutes les factures qu'ils ont reçues, doivent être stockées sur le territoire français , lorsque ce stockage n'est pas effectué par voie électronique garantissant un accès immédiat, complet et en ligne aux données concernées. Les assujettis ne peuvent stocker les factures transmises par voie électronique dans un pays non lié à la France par une convention prévoyant une assistance mutuelle ainsi qu'un droit d'accès en ligne immédiat, le téléchargement et l'utilisation de l'ensemble des données concernées. Les assujettis sont tenus de déclarer, en même temps que leur déclaration de résultats ou de bénéfices, le lieu de stockage de leurs factures ainsi que toute modification de ce lieu lorsque celui-ci est situé hors de France.


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Les autorités compétentes des États membres de la Communauté européenne ont un droit d'accès par voie électronique, de téléchargement et d'utilisation des factures stockées sur le territoire français par ou pour le compte d'un assujetti relevant de leur juridiction, dans les limites fixées par la réglementation de l'État d'établissement de l'assujetti et dans la mesure où cela est nécessaire aux fins de contrôle. Tout assujetti stockant ses factures par voie électronique sur le territoire français s'assure que l'administration a, à des fins de contrôle, un accès en ligne permettant le téléchargement et l'utilisation des données stockées. Un décret en Conseil d'État détermine et fixe les conditions et modalités d'application du présent article.

Titre II : Le contrôle de l'impôt - Obligation et délais de conservation des documents � Concerne les documents des rubriques FIN-01, FIN-02, FIN-03

REF-26 Livre des procédures fiscales, article L169

Article L169 - Pour l'impôt sur le revenu et l'impôt sur les sociétés, le droit de reprise de l'administration des impôts s'exerce jus qu'à la fin de la troisième année qui suit celle au titre de laquelle l'imposition est due. Par exception aux dispositions du premier alinéa, le droit de reprise de l'administration, pour les revenus imposables selon un régime réel dans les catégories des bénéfices industriels et commerciaux, des bénéfices non commerciaux et des bénéfices agricoles, s'exerce jusqu'à la fin de la deuxième année qui suit celle au titre de laquelle l'imposition est due, lorsque le contribuable est adhérent d'un centre de gestion agréé ou d'une association agréée, pour les périodes au titre desquelles le service des impôts des entreprises a reçu une copie du compte rendu de mission prévu aux articles 1649 quater E et 1649 quater H du Code général des impôts. Cette réduction de délai ne s'applique pas aux adhérents pour lesquels des manquements délibérés auront été établis sur les périodes d'imposition non prescrites. Par exception aux dispositions du premier alinéa, le droit de reprise de l'administration s'exerce jusqu'à la fin de la dixième année qui suit celle au titre de laquelle l'imposition est due, lorsque le contribuable exerce une activité occulte. L'activité occulte est réputée exercée lorsque le contribuable n'a pas déposé dans le délai légal les déclarations qu'il était tenu de souscrire et soit n'a pas fait connaître son activité à un centre de formalités des entreprises ou au greffe du tribunal de commerce, soit s'est livré à une activité illicite (2). Le droit de reprise mentionné au deuxième alinéa ne s'applique qu'aux seules catégories de revenus que le contribuable n'a pas fait figurer dans une quelconque des déclarations qu'il a déposées dans le délai légal. Il ne s'applique pas lorsque des revenus ou plus-values ont été déclarés dans une catégorie autre que celle dans laquelle ils doivent être imposés. Le droit de reprise de l'administration s'exerce jusqu'à la fin de la dixième année qui suit celle au titre de laquelle l'imposition est due, lorsque les obligations déclaratives prévues aux articles 123 bis, 209 B, 1649 A et 1649 AA du même Code n'ont pas été respectées et concernent un État ou un territoire qui n'a pas conclu avec la France une convention d'assistance administrative en vue de lutter contre la fraude et l'évasion fiscales permettant l'accès aux renseignements bancaires. Ce droit de reprise concerne les seuls revenus ou bénéfices afférents aux obligations déclaratives qui n'ont pas été respectées.


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Le droit de reprise de l'administration s'exerce jusqu'à la fin de la dixième année qui suit celle au titre de laquelle l'imposition est due, lorsque l'administration a dressé un procès-verbal de flagrance fiscale dans les conditions prévues à l'article L16-0 BA, au titre d'une année postérieure. Si le déficit d'ensemble ou la moins-value nette à long terme d'ensemble subis par un groupe mentionné à l'article 223 A du Code général des impôts sont imputés dans les conditions prévues aux articles 223 C et 223 D dudit Code sur le résultat d'ensemble ou la plus-value nette à long terme d'ensemble réalisés au titre de l'un des exercices clos au cours de la période mentionnée au premier alinéa, les résultats et les plus-values ou moins-values nettes à long terme réalisés par les sociétés de ce groupe et qui ont concouru à la détermination de ce déficit ou de cette moins-value peuvent être remis en cause à hauteur du montant du déficit ou de la moins-value ainsi imputés, nonobstant les dispositions prévues au premier alinéa. Si le groupe a cessé d'exister, les règles définies au sixième (1) alinéa demeurent applicables au déficit ou à la moins-value nette à long terme définis au cinquième alinéa de l'article 223 S du Code général des impôts.

Titre II : Le contrôle de l'impôt - Les délais de prescription. Modifié par la loi n°2009-1674 du 30 décembre 2009 - art. 18

� Concerne les documents des rubriques FIN-08, FIN-10


Article L170 - Même si les délais de reprise prévus à l'article L169 sont écoulés, les omissions ou insuffisances d'imposition révélées par une instance devant les tribunaux ou par une réclamation contentieuse peuvent être réparées par l'administration des impôts jusqu'à la fin de l'année suivant celle de la décision qui a clos l'instance et, au plus tard, jusqu'à la Fin de la dixième année qui suit celle au titre de laquelle l'imposition est due.

Titre II : Le contrôle de l'impôt - Les délais de prescription. Modifié par la loi n°89-935 du 29 décembre 1989 art. 104 I, II Finance s pour 1990 et par la loi n°89-936 du 29 décembre 1989 - art. 104


Article L186 - Lorsqu'il n'est pas expressément prévu de délai de prescription plus court ou plus long, le droit de reprise de l'administration s'exerce jusqu'à l'expiration de la sixième année suivant celle du fait générateur de l'impôt.

Titre II : Le contrôle de l'impôt - Les délais de prescription.

� Concerne les documents des rubriques FIN-08


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REF-29 Code des juridictions financières, article L131-2

Article L131-2 - La Cour des comptes juge les comptes que lui rendent les personnes qu'elle a déclarées comptables de fait. Elle n'a pas juridiction sur les ordonnateurs, sauf sur ceux qu'elle a déclarés comptables de fait. Les personnes que la Cour des comptes a déclarées comptables de fait sont tenues de lui produire leurs comptes dans le délai qu'elle impartit. L'action en déclaration de gestion de fait est prescrite pour l es actes constitutifs de gestion de fait commis plus de dix ans avant la date à laquelle la Cour des comptes en est saisie.

� Concerne les documents des rubriques FIN-01, FIN-02, FIN-03, FIN-04,

FIN-06, BES-04, BES-06, BES-07


Article L231-3 - La chambre régionale des comptes juge les comptes que lui rendent les personnes qu'elle a déclarées comptables de fait. Elle n'a pas juridiction sur les ordonnateurs, sauf ceux qu'elle a déclarés comptables de fait. Les personnes que la chambre régionale des comptes a déclarées comptables de fait sont tenues de lui produire leurs comptes dans le délai qu'elle leur impartit. L'action en déclaration de gestion de fait est pres crite pour les actes constitutifs de gestion de fait commis plus d e dix ans avant la date à laquelle la chambre régionale des comptes en est saisie.


FIN-06, BES-04, BES-06, BES-07


Article L314-2 - La Cour ne peut être saisie après l'expiration d'un délai de cinq années révolues à compter du jour où aura été commis le fait de nature à donner lieu à l'application des sanctions prévues par le présent titre.

REF-32 Code de la consommation, article L134-2

Article L134-2 - Lorsque le contrat est conclu par voie électronique et qu'il porte sur une somme égale ou supérieure à un montant fixé par décret, le contractant professionnel assure la conservation de l'écrit qui le constate pendant un délai déterminé par ce même décret et en garantit à tout moment l'accès à son cocontractant si celui-ci en fait la demande.

Titre III : Conditions générales des contrats. Créé par la loi n°2004- 575 du 21 juin 2004 - art. 27. Le décret n° 2005- 137 du 16 février 2005 a également fixé le montant à 120 euros et le délai à dix ans à compter de la conclusion du contrat lorsque la livraison du bien ou l'exécution de la prestation est immédiate.


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REF-33 Code des assurances, article 114-1

Article 114-1 - Toutes actions dérivant d'un contrat d'assurance sont prescrites par deux ans à compter de l'événement qui y donne naissance. Toutefois, ce délai ne court : 1° En cas de réticence, omission, déclaration fausse ou inexacte sur le risque couru, que du jour où l'assureur en a eu connaissance ; 2° En cas de sinistre, que du jour où les intéressés en ont eu connaissance, s'ils prouvent qu'ils l'ont ignoré jusque-là. Quand l'action de l'assuré contre l'assureur a pour cause le recours d'un tiers, le délai de la prescription ne court que du jour où ce tiers a exercé une action en justice contre l'assuré ou a été indemnisé par ce dernier. La prescription est portée à dix ans dans les contrats d'assurance sur la vie lorsque le bénéficiaire est une personne distincte du souscripteur et, dans les contrats d'assurance contre les accidents atteignant les personnes, lorsque les bénéficiaires sont les ayants droit de l'assuré décédé. Pour les contrats d'assurance sur la vie, nonobstant les dispositions du 2°, les actions du bénéficiaire sont prescrites au plus tard trente ans à compter du décès de l'assuré.


REF-34 Code des postes et des communications électroniques , article L10

Article L10 - Les actions en responsabilité pour avaries, pertes ou retards engagées au titre des articles L7 et L8 sont prescrites dans le délai d’un an à compter du lendemain du jour du dépôt de l'envoi.


REF-35 Code général de la propriété des personnes publique s, article L2122-6

Article L2122-6 - Le titulaire d'une autorisation d'occupation temporaire du domaine public de l'État a, sauf prescription contraire de son titre, un droit réel sur les ouvrages, constructions et installations de caractère immobilier qu'il réalise pour l'exercice d'une activité autorisée par ce titre. Ce droit réel confère à son titulaire, pour la durée de l'autorisation et dans les conditions et les limites précisées dans le présent paragraphe, les prérogatives et obligations du propriétaire. Le titre fixe la durée de l'autorisation, en fonction de la nature de l'activité et de celle des ouvrages autorisés, et compte tenu de l'importance de ces derniers, sans pouvoir excéder soixante-dix ans .

REF-36 Code général de la propriété des personnes publique s, articles L2321-4 , L2321-5

Article L2321-4 - Les produits et redevances du domaine public ou privé d'une personne publique mentionnée à l'article L1 se prescrivent par cinq ans , quel que soit leur mode de fixation. Cette prescription commence à courir à compter de la date à laquelle les produits et redevances sont devenus exigibles. Article L2321-5 - L'action en restitution des produits et redevances de toute nature du domaine de l'État, des départements, des communes et des établissements publics dotés d'un comptable public est soumise à la prescription quadriennale des créances prévue par la loi n° 68- 1250 du 31 décembre 1968.


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REF-37 Code général de la propriété des personnes publique s, article L2323-8

Article L2323-8 - Les comptables publics chargés de recouvrer les produits, redevances et sommes de toute nature, mentionnés à l'article L2321-1, qui n'ont diligenté aucune poursuite contre un débiteur retardataire pendant quatre années consécutives à partir du jour de l'émission du titre de perception mentionné à l'article L2323-1, perdent leur recours et sont déchus de tout droit et de toute action contre ce débiteur. Le délai de quatre ans mentionné au premier alinéa est interrompu par tous actes comportant reconnaissance de la part du débiteur ou par tous actes interruptifs de prescription.

REF-38 Code de l'environnement, article L152-1

Article L152-1 - Les obligations financières liées à la réparation des dommages causés à l'environnement par les installations, travaux, ouvrages et activités régis par le présent Code se prescrivent par trente ans à compter du fait générateur du dommage.

Titre V : Dispositions financières : Actions en réparation. Créé par la loi n°2008-561 du 17 juin 2008 - art. 14.


REF-39 Code des douanes, article 64A-1

Article 64 A - 1. En aucun cas, les administrations de l'État, les départements et les communes, ainsi que les entreprises concédées par l'État, les départements et les communes, de même que tous les établissements ou organismes quelconques soumis au contrôle de l'autorité administrative ainsi que les organismes et caisses de Sécurité sociale et les organismes gestionnaires du régime d'assurance-chômage , ne peuvent opposer le secret professionnel aux agents des douanes ayant au moins le grade de contrôleur qui, pour établir les impôts institués par les lois existantes, leur demandent communication des documents de service qu'ils détiennent, quel qu'en soit le support. […]

Pouvoirs des agents des douanes : Droit de communication de l'administration des finances. Modifié par la loi n°2004- 1485 du 30 décembre 2004 art. 91 C Finances rectificatives pour 2004

REF-40 Code des douanes, article 65

Article 65 - 1° Les agents des douanes ayant au mo ins le grade de contrôleur peuvent exiger la communication des papiers et documents de toute nature relatifs aux opérations intéressant leur service, quel qu'en soit le support ; [a) dans les gares de chemin de fer (lettres de voiture, factures, feuilles de chargement, livres, registres, etc.) ; b) dans les locaux des compagnies de navigation maritimes et fluviales et chez les armateurs, consignataires et courtiers maritimes (manifestes de fret, connaissements, billets de bord, avis d'expédition, ordres de livraison, etc.) ; […] j) et, en général, chez toutes les personnes physiques ou morales directement ou indirectement intéressées à des opérations régulières ou irrégulières relevant de la compétence du service des douanes. 3° Les divers documents par les intéressés pendant un délai de trois ans visés au 1° du présent article doivent être conservés , à compter de la date d'envoi des colis, pour les expéditeurs, et à compter de la date de leur réception, pour les destinataires.

Pouvoirs des agents des douanes : Droit de communication particulier à l'administration des douanes. Modifié par la loi n°2007-1824 du 25 décembre 2007 - art. 62


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REF-41 Code de la propriété intellectuelle, article L123-1

Article L123-1 - L'auteur jouit, sa vie durant, du droit exclusif d'exploiter son œuvre sous quelque forme que ce soit et d'en tirer un profit pécuniaire. Au décès de l'auteur, ce droit persiste au bénéfice de ses ayants droit pendant l'année civile en cours et les soixante-dix années qui suivent.

Article L123-3 - Pour les œuvres pseudonymes, anonymes ou collectives, la durée du droit exclusif est de soixante-dix années à compter du 1er janvier de l'année civile suivant celle où l'œuvre a été publiée. La date de publication est déterminée par tout mode de preuve de droit commun, et notamment par le dépôt légal. Au cas où une œuvre pseudonyme, anonyme ou collective est publiée de manière échelonnée, le délai court à compter du 1er janvier de l'année civile qui suit la date à laquelle chaque élément a été publié. Lorsque le ou les auteurs d'œuvres anonymes ou pseudonymes se sont fait connaître, la durée du droit exclusif est celle prévue aux articles L123-1 ou L123-2.

Pouvoirs des agents des douanes : Droit de communication particulier à l'administration des douanes. Modifié par la loi n°2007-1824 du 25 décembre 2007 - art. 62


REF-42 Code pénal, article 441-4

Article 441-4 - Le faux commis dans une écriture publique ou authentique ou dans un enregistrement ordonné par l'autorité publique est puni de dix ans d'emprisonnement et de 150 000 euros d'amende. L'usage du faux mentionné à l'alinéa qui précède est puni des mêmes peines. Les peines sont portées à quinze ans de réclusion criminelle et à 225 000 euros d'amende lorsque le faux ou l'usage de faux est commis par une personne dépositaire de l'autorité publique ou chargée d'une mission de service public agissant dans l'exercice de ses fonctions ou de sa mission.

Modifié par Ordonnance n°2000-916 du 19 septembre 2 000 - art. 3. Attention, cet article n’indique pas de durée de prescription ; c’est celle de l’article 7 du Code de procédure pénale qui s’applique (dix ans).

REF-43 Code de procédure pénale, article 7

Article 7 - En matière de crime et sous réserve des dispositions de l'article 213-5 du Code pénal, l'action publique se prescrit par dix années révolues à compter du jour où le crime a été commis si, dans cet intervalle, il n'a été fait aucun acte d'instruction ou de poursuite. S'il en a été effectué dans cet intervalle, elle ne se prescrit qu'après dix années révolues à compter du dernier acte. Il en est ainsi même à l'égard des personnes qui ne seraient pas impliquées dans cet acte d'instruction ou de poursuite. Le délai de prescription de l'action publique des crimes mentionnés à l'article 706-47 du présent Code et le crime prévu par l'article 222-10 du Code pénal, lorsqu'ils sont commis sur des mineurs, est de vingt ans et ne commence à courir qu'à partir de la majorité de ces derniers.

� Concerne les documents des rubriques BES-06, BES-07, DIR-01,

DIR-04, EXT-02, EXT-03, EXT-07, PER-07


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Article 8 - En matière de délit , la prescription de l'action publique est de trois années révolues ; elle s'accomplit selon les distinctions spécifiées à l'article précédent. Le délai de prescription de l'action publique des délits mentionnés à l'article 706-47 et commis contre des mineurs est de dix ans ; celui des délits prévus par les articles 222-12, 222-30 et 227-26 du Code pénal est de vingt ans ; ces délais ne commencent à courir qu'à partir de la majorité de la victime. Le délai de prescription de l'action publique des délits mentionnés aux articles 223-15-2, 311-3, 311-4, 313-1, 313-2, 314-1, 314-2, 314-3, 314-6 et 321-1 du Code pénal, commis à l'encontre d'une personne vulnérable du fait de son âge, d'une maladie, d'une infirmité, d'une déficience physique ou psychique ou de son état de grossesse, court à compter du jour où l'infraction apparaît à la victime dans des conditions permettant l'exercice de l'action publique.

� Concerne les documents des rubriques BES-09, EXT-04, EXT-05,

DIR-02, DIR-03, DIR-06,


Article 9 - En matière de contravention , la prescription de l'action publique est d'une année révolue ; elle s'accomplit selon les distinctions spécifiées à l'article 7.


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4.3 Autres textes réglementaires (durées)

REF-46 Code de l'action sociale et des familles, article D 247-6

Article D247-6 - Le système d'information conserve pendant une durée de trois ans les informations relatives aux enregistre ments et interrogations dont il fait l'objet, en précisant la qualité de la personne ou autorité ayant procédé à l'opération. Ces informations peuvent donner lieu à des exploitations statistiques.

REF-47 Code du travail, article D4711-3

Article D4711-3 - Sauf dispositions particulières, l'employeur conserve les documents concernant les observations et mises en demeure de l'inspection du travail ainsi que ceux concernant les vérifications et contrôles mis à la charge des employeurs au titre de la santé et de la sécurité au travail des cinq dernières années et, en tout état de cause, ceux des deux derniers contrôles ou vérifications. Il conserve, pendant la même durée, les copies des déclarations d'accidents du travail déclarés à la caisse primaire d'assurance maladie.

Modifié par le décret n°2009-289 du 13 mars 2009 - art. 4


REF-48 Circulaire du Premier ministre du 30 décembre 1998

… relative à la procédure de passation des marchés publics : la durée de conservation des dossiers présentés par les entreprises soumissionnaires qui n’ont pas été retenues le délai minimal prescrit pour la conservation des dossiers de soumission présentés par les entreprises non retenues dans le cadre des procédures de passation des marchés publics est désormais fixé à cinq ans à compter de la notification du marché à l’entreprise retenue.

Circulaire du 30 décembre 1998 relative à la procédure de passation des marchés publics (Journal Officiel du 31 décembre 1998)


REF-49 Circulaire du Premier ministre du 2 novembre 2001

La présente circulaire a pour objet de rappeler les principales dispositions que les administrations , autres que celles relevant des ministres des affaires étrangères et de la défense, doivent mettre en œuvre pour organiser en leur sein les fonctions d'archivage. Elle précise également les modalités selon lesquelles les services de la direction des Archives de France contrôlent le respect des règles d'archivage par les services versants.

Circulaire du 2 novembre 2001 relative à la gestion des archives dans les services et établissements publics de l’État (Journal Officiel du 4 novembre 2001)


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REF-50 Circulaire du ministre de la Culture et de la Fonct ion publique du 20 octobre 1993

Durée d’utilité administrative du dossier de carrière et du dossier d'accident du travail ou de maladie professionnelle (sauf cas particuliers signalés) : 90 ans à compter de la date de naissance

Circulaire FP/3 n° 1821 du 20 octobre 1993 relative aux instructions pour le versement, le tri et la conservation des dossiers de personnel, du ministre de la culture et de la francophonie et du ministre de la fonction publique publiée au Bulletin officiel des services du Premier ministre

� Concerne les documents des rubriques PER-01, PER-03

REF-51 Circulaire AD 95-1 du 27 janvier 1995

Tri et conservation des dossiers de personnel des services déconcentrés de l’État et des collectivités territoriales. Cette instruction repose sur trois principes majeurs : − elle définit cinq catégories de dossiers de personnel, relevant d’un traitement archivistique différencié : le dossier de carrière, tenu pour chaque agent par le service chargé de la gestion du personnel, le dossier administratif, tenu par le service d’affectation de l’agent, le dossier comptable, le dossier de pension et, s’il y a lieu, le dossier d’accident du travail ou de maladie professionnelle ; − elle fixe, pour les dossiers de carrière et les dossiers d’accident du travail ou de maladie professionnelle, une durée d’utilité administrative uniforme de 90 ans à compter de la naissance ; − elle prescrit la destruction pure et simple, au terme de la durée d’utilité administrative, de tous les dossiers autres que le dossier de carrière.

Circulaire du ministre de la culture et de la francophonie aux préfets (directeurs des archives départementales).

� Concerne les documents des rubriques PER-01, PER-02, PER-03

REF-52 Instruction ministérielle AD-2000-01 du 12 janvier 2000

Conservation, traitement et communication des archives historiques des organismes de Sécurité sociale : introduction et « tableaux de tri et de conservation des archives historiques des organismes de Sécurité sociale ». Les dispositions avancées dans ce tableau ne concernent que les archives à conserver indéfiniment en raison de leur intérêt au regard de l’histoire, soit intégralement, soit à titre d'échantillons soit à titre de spécimens.[…] Il convient, en outre, de rappeler que toute destruction d'archives, quel que soit le lieu de conservation des archives (dans les organismes eux-mêmes ou dans un centre régional d'archives de la Sécurité sociale) est interdite sans le visa du directeur des Archives départementales (décret n°79 -1037 du 3 décembre 1979, article 16) et doit être accompagnée de l'établissement d'un bordereau d'élimination et d'un procès-verbal de destruction (voir annexe II).

Circulaire conjointe du ministre de la Culture et de la communication (Direction des Archives de France) et du ministre de l'Emploi et de la solidarité (Direction de la Sécurité sociale). Il s’agit essentiellement des archives « métier ».


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REF-53 Instruction DGP/SIAF/2011/012 du 29 juin 2011

Tri et conservation des archives des juridictions spécialisées en matière d e Sécurité sociale (tribunaux des affaires de Sécurité sociale, tribunaux du contentieux de l'incapacité, cour nationale de l’incapacité et de la tarification de l’assurance des accidents du travail).

Circulaire conjointe du ministre du Travail, de l’Emploi et de la Santé et du ministre de la Culture et de la Communication Il s’agit essentiellement des archives « métier ».

REF-54 Instruction ministérielle DAF/DPACI/RES/2007/008 du 22 mars 2007

Durée d’utilité administrative particulière à certains dossiers individuels médicaux constitués par la médecine du travail : « Le Code de la santé publique, modifié par le décret n° 2006- 6 du 4 janvier 2006 entré en vigueur le 5 janvier 2007, modifie les durées d’utilité administrative des dossiers médicaux individuels en vigueur jusque-là pour les ramener à vingt ans (cas général. Cf. référence c).La question du statut des dossiers constitués par des médecins exerçant dans des cadres autres que les établissements publics de santé a été posée à la fois par des établissements de santé et par des services d’archives. Selon leur statut, ces dossiers sont susceptibles d’avoir des DUA et des sorts finaux différents. La pratique amalgame les dossiers créés par des professionnels de santé, quel que soit leur cadre d’exercice, aux dossiers médicaux décrits par le Code de la santé publique. Cela concerne notamment les dossiers produits dans les centres municipaux de santé, la médecine du travail. Les délais prescrits par le texte cité en référence a), modifié par le décret n° 2006-6 du 4 janvier 2006 et commentés dans le texte de référence c), s’appliquent donc à ces dossiers. Cependant dans le cas des dossiers médicaux individuels constitués par la méd ecine du travail , une disposition particulière du Code du travail est susceptible de prolonger cette DUA : l’article cité en référence b) prévoit en effet que les dossiers médicaux individuels des agents exposés à des agents cancérogènes, mutagènes ou toxiques pour la reproduction, constitués par les médecins du travail, doivent être conservés durant au moins cinquante ans à compter de la cessation de l’exposition » .


REF-55 Instruction ministérielle DAF/DPACI/RES/2008/008 du 5 mai 2008

Durée d'utilité administrative des documents comptables détenus par les ordonnateurs Le risque de gestion de fait impose de prolonger la durée de conservation par l'ordonnateur jusqu'à échéance de la prescription décennale . Le Code des juridictions financières, dans sa rédaction issue de la loi n°2001-1248 du 21 décembre 2001 relative aux chambres régionales des comptes et à la Cour des comptes, a ramené de 30 à 10 ans la prescription pour déclaration de gestion de fait. Dans ce cas, l'ordonnateur est déclaré comptable de fait, et la prescription de 6 ans mentionnée au 1) s'applique. En outre, dans la mesure où les documents comptables d'un ordonnateur, même non déclaré gestionnaire de fait, peuvent être requis dans le cadre d'un jugement de comptabilité de fait, il est recommandé d'appliquer ce délai maximal de prescription décennale à toutes les comptabilités d'ordonnateur, et ce quelle qu'en soit l'origine, État, collectivités territoriales, établissements publics, au nom du principe d'égalité.


FIN-06, FIN-07, FIN-09, BES-02, BES-06, BES-07


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REF-56 Instruction ministérielle DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009

Tri et conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales. Les offres non retenues doivent être conservées 5 a ns si le marché est passé avec des fonds strictement français (fonds propres de la collectivité, subventions d’une autre collectivité ou de l’État, mécénat éventuel) mais si tout ou partie du financement provient de l’Union européenne , les documents y compris les offres non retenues, doivent être conservés 3 ans à compter de la clôture – totale ou partielle – du programme dans le cadre duquel a été versée la subvention.


REF-57 Instruction du 24 janvier 2006 relative au contrôle des comptabilités informatisées

Procédures garantissant la conservation. Il est préconisé de mettre en place une procédure d'archivage pour figer l'ensemble des informations dont la conservation est obligatoire. C'est lors de la clôture de l'exercice ou de la période comptable que la procédure d'archivage doit intervenir (PCG art. 420-6)

Une procédure d'archivage vise les objectifs suivants :

• donner date certaine aux documents et données pour l’exercice comptable et fiscal);

• copier sur support informatique pérenne ces documents et données, de manière à permettre leur exploitation indépendamment du système (formats de fichiers de type TXT ou CSV, par exemple)

• Cette procédure génère un fichier « archives », tout en conservant les mêmes données dans le système informatique courant.

Périodicité de la procédure d’archivage. La périodicité de l'archivage doit être annuelle, car liée à la clôture de l'exercice. La réalisation d'archivages mensuels ou trimestriels peut constituer une sécurité supplémentaire. L'archivage portera sur l'ensemble des fichiers des données comptables immatérielles, les livres comptables obligatoires et les pièces justificatives immatérielles d'origine, créées par le système de traitement.

Archivage des pièces justificatives. L'archivage des pièces justificatives et des données justificatives garantira la mise à disposition des documents et données justifiant les écritures comptables et les déclarations. […] L'archivage doit permettre la reconstitution de la facture avec l'intégralité des éléments existant lors de sa création.

Source : Bulletin Officiel des Impôts 13L – 1 – 06 (n° 12 du 24 janvier 2006) Cette instruction ne revient pas sur les durées de conservation qui sont connues par ailleurs mais elle peut aider à la mise en place de procédures dématérialisées.


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REF-58 Note de la direction générale de Pôle emploi du 3 août 2010

« Note technique sur le tri et la conservation des archives des structures territoriales de Pôle emploi ».

Ce texte ne concerne pas les organismes de Sécurité sociale mais il peut constituer un élément de benchmark car il détaille les typologies documentaires non métier dont beaucoup sont communes à tout organisme public. Disponible en ligne sur le site du Service interministériel des Archives de France

REF-59 Dématérialisation des marchés publics. Guide pratiq ue, ministère de l'Économie, direction des affaires juridiques, 2010

Chapitre 11. L’ARCHIVAGE DES MARCHÉS DÉMATÉRIALISÉS Pour décider de la DUA (durée d’utilité administrative) des dossiers de marchés, l'administration concernée et le service des archives tiennent compte du temps pendant lequel le document conserve un intérêt juridique ou pratique (valeur primaire de l’archive). A l’issue de cette durée, l’intérêt patrimonial de certaines archives (intérêt historique, scientifique, sociologique, architectural…) justifie leur conservation définitive et leur versement dans un service public d’archives. Les autres archives sont éliminées conformément à la procédure classique (visa, bordereau d’élimination ou de versement). 11.1.2. Qu’en est-il pour l’archivage des marchés ? Les DUA sont différentes selon les types de documents. L’instruction DAF/DGCT en date du 28 août 2009 relative au tri et à la conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales et structures intercommunales contient un chapitre 6 sur les marchés publics, qui peut s’appliquer aux marchés passés par les services de l’État :

• à 10 ans , délai justifié soit par le délai de la garantie décennale du constructeur, soit par les délais de prescription des faux en écriture publique

• à 5 ans : pour les documents relatifs à la publicité (DCE), aux offres non retenues (à réduire à 3 ans à compter de la clôture du programme pour les fonds européens) ; aux procédures infructueuses suivies ou non d’une nouvelle consultation, aux dossiers des entreprises et aux accusés de réception notifiant le caractère infructueux de la consultation et aux procédures sans suite.

La preuve de la présence du virus informatique est à conserver . Le virus lui-même ne doit jamais être conservé pour des raisons de sécurité. Si la détection a lieu lors de la phase de passation du contrat, un délai de conservation de cinq ans du document descriptif précité est conseillé.


REF-60 Circulaire conjointe ministère du Budget / ministèr e des Affaires sociales - direction de la Sécurité sociale, 16 août 1994

Ce texte porte la « Nature et durée de conservation des pièces justificatives gestion budgétaire »

L’article D253-43 du Code de la Sécurité sociale cité par cette circulaire et relatif au délai de conservation des documents comptables non techniques a été abrogé en juin 2008


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4.4 Glossaire

Archives courantes et intermédiaires : expression qui désigne l’ensemble des documents qu’il convient de conserver et qui se trouvent stockés physiquement dans le bureau (archives courantes) ou qui sont stockés dans un local dédié ou chez un prestataire (archives intermédiaires - intermédiaires entre l’âge courante et l’âge historique des archives).

Archives historiques : documents qui sont conservés sans limitation de durée en raison de leur valeur historique. La valeur historique des archives est évaluée à la fin de leur durée réglementaire de conservation ou plus tôt lorsque les documents ne sont pas confidentiels ; certains documents sériels ne sont pas conservés intégralement mais échantillonnés (les archives historiques ne représentent que quelques pourcents de l’ensemble des documents produits).

Code de loi : recueil des lois et autres textes réglementaires relatifs à un domaine de la vie administrative, économique ou sociale. Il existe environ 70 Codes en France.

Copie de consultation : copie numérique d’un document papier dans le simple but de pouvoir le consulter plus facilement. Une même copie numérique peut servir à la fois de copie de sécurité et de copie de consultation.

Copie de sécurité : copie numérique d’un document papier dans le but de constituer une sauvegarde de l’original en cas de perte accidentelle ou de situation d’urgence.

Copie de substitution : copie numérique d’un document papier qui est détruit après l’opération de numérisation, la copie numérique prenant le rôle de document de référence unique, valant original. Le scan de substitution est utilisé pour des documents qui ne sont pas signés, ou des documents qui sont déjà des copies, ou encore des documents pour lesquels l’absence de l’original présente un risque faible.

Délai de prescription : laps de temps au-delà duquel il n’est plus possible de faire valoir un droit ou de mener une action en justice.

Destruction : action de supprimer définitivement un document arrivé à échéance de conservation et ne présentant pas d’intérêt historique. La destruction des documents engageants doit être sécurisée (déchiquetage pour le papier, impossibilité de reconstituer les données pour les documents numériques).

Document engageant : tout document, papier ou électronique, qui a un impact juridique ou financier, sur la vie et l’activité de l’établissement. Ce sont tous les documents émis par l’établissement vers l’extérieur, mais aussi les documents reçus qui justifient l’action entreprise ainsi que les documents internes (décisions, comptes rendus) dès lors qu’ils servent de base à une action effectuée au nom de l’établissement. Ne font pas partie des documents engageants les documents de travail internes et les versions intermédiaires qui ne sont pas utiles à la traçabilité des décisions.

Durée d’utilité administrative : expression figurant dans les circulaires de l’administration des Archives de France, abrégée en « DUA » et décrite ainsi : « durée légale ou pratique pendant laquelle un document est susceptible d'être utilisé par le service producteur ou son successeur, au terme de laquelle est appliquée la décision concernant son traitement final. Le document ne peut être détruit pendant cette période qui constitue sa durée minimale de conservation » (source : Dictionnaire de terminologie archivistique, Direction des archives de France, 2002). Voir durée de conservation.


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Durée de conservation : nombre d’années pendant lequel le document doit être conservé ; cette durée part soit de la date du document, soit d’un événement ultérieur qu’il convient de gérer (ex : 5 ans après la FIN-du contrat) ; cette durée doit toujours être motivée par une référence réglementaire ou, à défaut, une décision interne.

Durée de rétention : expression incorrecte utilisée parfois pour les archives électroniques (sous l’influence de l’anglais) ; l’expression correcte est « durée de conservation ».

Période de rétention : voir durée de rétention.

Sort final : devenir d’un document à échéance de sa durée de conservation, en général destruction ou transfert aux archives historiques (Archives nationales ou Archives départementales).

Support de référence : support et format du document qui, du fait du type de signature ou par convention, fera autorité si l’on doit produire ce document dans le cadre d’un audit, d’un contentieux. Ce sera en général le papier ou un fichier PDF. On peut également convenir que certains documents sont conservés sur les deux supports.

Versement d’archives : action opérationnelle de transférer des archives à un prestataire extérieur ou à un service d’archives public. Cet acte transfère la responsabilité de la conservation matérielle vers l’entreprise ou le service destinataire mais l’organisme producteur reste responsable de ses archives tant que leur durée réglementaire n’est pas échue (cas d’audit, contentieux…) et tant qu’il n’a pas décidé formellement de les détruire. La date de versement n’intervient pas dans la durée de conservation qui est liée à la date de validation des documents ou à leur date de fin de validité.

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