guide démarrage v1004-2110

1 © GlobalSoft SARL 2004.

GUIDE DE DEMARRAGE V1004

Guide de démarrage



SSOOMMMMAAIIRREE

1 INSTALLATION / PRISE EN MAIN DU PROGRAMME .............................................. 4 1.1 OUTIL DE RECHERCHE ........................................................................................ 4 1.2 ENTETE DE COLONNE ......................................................................................... 5 1.3 PRESENTATION DE PAGE ..................................................................................... 6

2 GESTION – BACK OFFICE .............................................................................. 7 2.1 CAISSE DU JOUR ............................................................................................... 8

2.1.1 Résultat / CA ........................................................................................................... 8 2.1.2 Liste des opérations ................................................................................................. 9 2.1.3 Analyse Articles ....................................................................................................... 9 2.1.4 Analyse réglements .................................................................................................. 9 2.1.5 Analyse TVA ............................................................................................................ 9 2.1.6 Analyse CA par ensembles ........................................................................................ 9 2.1.7 Analyse CA autres critères ........................................................................................ 9 2.1.8 Clôture ................................................................................................................... 9

2.2 RESULTATS ET STATISTIQUES ........................................................................... 10 2.3 ARTICLES ....................................................................................................... 11

2.3.1 Edition des Articles : .............................................................................................. 11 2.3.2 Gestion des articles ................................................................................................ 13

2.4 INVENTAIRE ................................................................................................... 15 2.5 TAILLES ET COULEURS ..................................................................................... 17

2.5.1 Grille des tailles, Couleurs et Saisons ....................................................................... 17 2.6 REFERENCEMENT ............................................................................................ 18 2.7 FOURNISSEURS ............................................................................................... 19

2.7.1 Fournisseurs .......................................................................................................... 19 2.7.2 Familles fournisseurs .............................................................................................. 19 2.7.3 Commandes .......................................................................................................... 20 2.7.4 Liste des réceptions et liste des retours ................................................................... 23

2.8 CLIENTS ........................................................................................................ 24 2.8.1 Familles ................................................................................................................ 24 2.8.2 Gestion des clients / Mailing (SMS & Papier) ............................................................. 25

2.9 VENDEURS ..................................................................................................... 27 2.9.1 Créer, Modifier, Effacer .......................................................................................... 27

2.10 PARAMETRES ............................................................................................... 28 2.11 OPTIONS .................................................................................................... 29 2.12 ENVIRONNEMENT ......................................................................................... 30

2.12.1 Périphériques : ...................................................................................................... 30 2.12.2 Réseau ou Monoposte ............................................................................................ 31 2.12.3 Importation & Exportation ...................................................................................... 32



2.12.4 Sauvegardes ......................................................................................................... 33

3 CAISSE – FRONT OFFICE ............................................................................. 34 3.1 ENCAISSEMENT ............................................................................................... 36 3.2 REPRISE – ECHANGE (REMBOURSEMENT OU AVOIR) ............................................. 38 3.3 GESTION DES TICKETS ..................................................................................... 39



11 IINNSSTTAALLLLAATTIIOONN // PPRRIISSEE EENN MMAAIINN DDUU PPRROOGGRRAAMMMMEE Insérez le CD rom et laissez vous guider par l’assistant d’installation. Nous vous conseillons de procéder à l’installation par défaut et de ne pas modifier les chemins. Lors de chaque lancement du produit, une fenêtre s’affiche vous donnant la version du produit, le numéro de licence et son bénéficiaire. Pour activer la licence, cliquez sur Activation licence puis entrez la société ainsi que le code d’activation fourni par GlobalPOS lors de la demande d’activation de votre produit. Si vous ne possédez pas ce code, pour l’obtenir renvoyez votre demande incluse dans la boite du logiciel à GlobalPOS. Pour lancer le programme de caisse, cliquez sur démarrer. Un grand nombre de principes de fonctionnement et d’outils sont utilisés dans plusieurs parties du logiciel. Nous vous proposons de vous familiariser rapidement avec ces éléments.

11..11 OOUUTTIILL DDEE RREECCHHEERRCCHHEE On retrouve principalement cet outil au centre des pages. Il fait office de séparateur entre deux parties.

1- cliquez sur le bouton « Affichez tout » pour indiquer sur quel champ s’effectue la recherche. Une fenêtre s’ouvre vous proposant les champs disponibles.

Double-cliquez sur le champ de recherche. Une fois sélectionné, il apparaît dans le bouton de sélection comme base de recherche.

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2- Affinez votre recherche en indiquant la condition de recherche :

3- Indiquez le mot recherché dans le cadre à droite de la condition. puis tapez sur la touche entrée de votre clavier. Le résultat de votre recherche apparaît dans le tableau se trouvant selon les cas, sur ou sous l’outil de recherche. 4- Dans certains cas, vous avez la possibilité d’affiner votre recherche sur des critères déjà définis dans le logiciel. Par exemple : si vous effectuez une recherche sur les articles, le critère de recherche est la FAMILLE, vous pouvez choisir une famille dans la liste des familles déclarées dans le partie référencement et cela en cliquant sur le bouton « choisir » qui vous affichera les listes des critères disponibles.

11..22 EENNTTEETTEE DDEE CCOOLLOONNNNEE Toutes les entêtes de colonne sont dynamiques. Cela vous permet de classer les données dans l’ordre croissant ou décroissant en un seul click. Il vous suffit de cliquer sur l’entête pour effectuer le classement. En cliquant de nouveau sur l’entête concernée, vous changer l’ordre de présentation. Cette fonction est très appréciable lors de la recherche d’un élément dans une liste.

= recherche la valeur exacte

= recherche la valeur qui commence par

= recherche la valeur qui contient cet élément



11..33 PPRREESSEENNTTAATTIIOONN DDEE PPAAGGEE Pour permettre une prise en main rapide du logiciel, une grande partie des interfaces reprennent la même présentation

1- MENU avec les sous parties 2- Les fonctions 3- Le résumé de l’élément sélectionné dans la liste

POINTS IMPORTANS A CONFIGURER LORS DE LA PREMIERE UTILISATION :

• Paramètres : Règlements, TVA, Tarifs et Remises (cf. page 28) • Options : Interface vente, Paramètres Périphériques, Ticket (entête et

pied de ticket) et chèque (si utilisation d’une imprimante chèque) (cf. page 29)

2

1

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22 GGEESSTTIIOONN –– BBAACCKK OOFFFFIICCEE

Nous nous trouvons dans l’espace permettant de préparer, configurer et analyser l’encaissement. L’ensemble des éléments inhérents aux articles, clients, modes de paiement, paramétrages divers s’effectue à partir de cette partie. Tout au long de la présentation des différents composants, vous verrez l’importance et le rôle du back office dans la gestion de votre activité.



22..11 CCAAIISSSSEE DDUU JJOOUURR La caisse du jour vous permet de prendre connaissance des données liées à l’activité de la journée. Ces informations sont disponibles seulement avant la clôture de la journée. Vous pouvez imprimer ces données sur format A4 ou ticket, en cliquant sur les boutons « Imprimer A4 ou Ticket » à droite de votre écran. Chaque fin de journée, il est important de clôturer. Cette étape vous permet de bien associer les chiffres par journée d’activité. Un fois la caisse du jour clôturée, vous retrouverez les données dans la partie « Résultats et statistiques ».

22..11 ..11 RRééssuu ll ttaatt // CCAA

Résultats : Chiffre d’Affaire HT, TTC, TVA collectée, marge HT. Opérations : nombre d’opérations ainsi que le nombre d’articles vendus. Statistiques : Panier moyen TTC, Article moyen TTC, Indice de vente (nombre d’article moyen par ticket = au nombre d’articles vendus divisé par le nombre de tickets) Fréquentation : Valeurs disponibles seulement lors de l’installation de cellule de comptage. Cela permet d’apprécier la fréquentation d’une boutique.



22..11 ..22 LL ii ss ttee ddeess ooppéérraatt iioonnss

Consultation de l’ensemble des opérations de la journée, il est possible de réimprimer l’ensemble des tickets de la journée : cliquer sur « Imprimer Opérations ». Pour imprimer un seul ticket de votre journée aller dans « Gestion des tickets » à partir de l’interface de caisse.

22..11 ..33 AAnnaa llyyssee AArr tt ii cc ll eess

Nombre de ventes par articles, avec Chiffre d’Affaire HT et TTC, prix moyen de vente et marge dégagée.

22..11 ..44 AAnnaa llyyssee rréégg lleemmeennttss

Avant de clôturer votre caisse, consultez la ventilation des règlements. Le regroupement se fait sur : Nom Type Devise Nombre et Montant.

22..11 ..55 AAnnaa llyyssee TTVVAA

Ventilation des TVA déclarées dans le logiciel.

22..11 ..66 AAnnaa llyyssee CCAA ppaarr eennsseemmbblleess

Consultez la Marge HT, Chiffre d’Affaire HT, TTC, prix de vente moyen TTC ainsi que le nombre de ventes en unité par Rayons, Familles et Sous-Familles.

22..11 ..77 AAnnaa llyyssee CCAA aauutt rreess cc rr ii ttèèrreess

Consultez la Marge HT, CA HT, CA TTC, prix de vente moyen TTC ainsi que le nombre de ventes en unité par :

- Tranches d’heure : Segmentation du CA par tranche d’heure, vous permettant de mieux apprécier les moments de la journée les plus importants.

- Raisons d’achat : L’identification lors de l’encaissement des raisons d’achat, vous permet de mieux quantifier la retombée de vos actions marketing.

- Vendeurs : L’identification du vendeur dans le processus de vente, vous permet de connaître la ventilation de CA par vendeur.

- Fournisseurs : Connaître les fournisseurs qui génèrent le plus de Chiffre d’Affaire et de marge.

- Familles clients Si vous avez mis en place une segmentation de votre client par famille, vous pourrez apprécier le CA de chaque segment clients (Configuration famille client page XX)

Dans la version taille/couleur, les données sont segmentées par tailles, couleurs et saisons.

22..11 ..88 CCllôôttuurree

En fin de journée, et après vérification de votre caisse, ne pas oublier de clôturer sa caisse. Après la clôture, il n’est plus possible de faire des avoirs ou des ventes sur la journée clôturée. Lors de la clôture de caisse un état détaillé est imprimé. Une fois votre caisse clôturée, vous pouvez consulter vos résultats dans GESTION RESULTATS ET STATISTIQUES.



22..22 RREESSUULLTTAATTSS EETT SSTTAATTIISSTTIIQQUUEESS Le menu résultats et statistiques vous permet d’apprécier vos résultats en sélectionnant une période. Il est possible de sélectionner : Une recherche de date à date, en indiquant la date de début et la date de fin. La semaine en cours, en cliquant sur le bouton « En cours » dans l’espace N° SEMAINE ou en indiquant le numéro de la semaine. Le mois en cours ou un mois précis, en cliquant sur le bouton MOIS. L’année en cours ou une année antérieure, en cliquant sur le bouton « EXERCICE » Puis cliquez sur « ANALYSER ».

La segmentation des données est identique à l’espace caisse du jour. Seule différence, nous avons une segmentation par journée en cliquant sur « Liste de journées ». Possibilité d’imprimer la liste des journées au format A4 en cliquant « Imprimer A4 » puis sélectionnez le type de document dans la liste proposée.



22..33 AARRTTIICCLLEESS Deux zones sont présentes : Edition & Gestion des articles

22..33 ..11 EEdd ii tt iioonn ddeess AArr tt ii cc ll eess ::

Fonctions proposées:

• CREER : Création d’un article. • MODIFIER : Modification de la fiche article. • COPIER : Copie de l’article sélectionné. • CREATION MULTIPLE : fonction permettant de créer rapidement des articles ayant différentes tailles et couleurs, très appréciée pour une activité textile. A chaque création d’article, un code-barres est automatiquement généré. Si l’article possède son propre code-barres, cliquez dans la case code code-barres puis scanner le. Lors de la création d’un article, vous pouvez renseigner un grand nombre de champs permettant de gérer plus finement tous les éléments liés à l’article. Pour chaque tarif vous pouvez saisir : Coefficient, Marge en valeur, Prix HT, TVA, prix TTC. Une fois un élément renseigné, les autres se calculent automatiquement.



Possibilité de gérer 3 tarifs différents. Ces derniers peuvent être sélectionnés lors de l’encaissement en cliquant sur le bouton « Tarif et remise ». Exemple de création d’un article : Cliquez sur le bouton « Créer », la nouvelle fiche article s’ouvre.

1- Renseignez obligatoirement la désignation, sans cela, la fiche ne pourra être enregistrée. 2- Lié l’article à son fournisseur. Cela vous permettra de faire ressortir des statistiques liées aux

fournisseurs. 3- Indiquez votre prix d’achat ainsi que la TVA liée. 4- Vous avez la possibilité de renseigner vos frais d’approche afin de calculer automatiquement

votre prix de revient. 5- Complétez soit votre coefficient, soit votre marge, soit votre prix de vente final et les autres

éléments se calculent automatiquement. 6- Puis validez pour enregistrer l’article.

P.A.M.P = Prix d’Achat Moyen Pondéré – Il se calcule à partir du prix d’achat indiqué lors de la réception de votre commande. C.M.U.P = Coût Moyen Unitaire Pondéré – Il se calcule à partir du prix d’achat et frais d’approche indiqués lors de la réception de votre commande.



22..33 ..22 GGeesstt iioonn ddeess aarr tt ii cc ll eess

Dans cet espace, vous pouvez gérer toutes les actions de masse à effectuer sur des articles existants.

La page se divise en deux parties, le tableau du haut représente l’ensemble des articles et le tableau du bas reprend les articles sélectionnés pour effectuer des actions. Pour sélectionner un article, cliquez sur ce dernier puis cliquez sur le bouton « Ajouter » ; l’article s’ajoute dans la liste des articles à modifier. Si vous souhaitez effectuer une action sur tous les articles, cliquez directement sur le bouton « Ajouter tout ». De même, si vous souhaitez sortir un article de la liste des articles sélectionnés, cliquez sur l’article concerné puis sur le bouton « Enlever ». Enfin entre les deux tableaux, vous disposez de l’outil de recherche (cf. page 4) vous permettant d’affiner la sélection des articles concernés. Une fois la liste d’articles constituée, vous pouvez réaliser des actions par rapport aux différentes fonctions disponibles dans cet espace.



1. Référencement : fonctions permettant d’attribuer ou de changer les champs liés au référencement :

2. Fonctions : fonctions permettant d’attribuer ou de changer les champs liés aux articles et conditions diverses :

3. Etiquettes : fonctions donnant la possibilité d’imprimer les étiquettes des articles. Deux possibilités :

4. Exporter : exportation des articles selon un format d’export déclaré dans la partie environnement (cf. page 32)

Indiquez le nombre souhaité

Selon quantité en stock

Mise à zéro des stocks



22..44 IINNVVEENNTTAAIIRREE

GlobalPOS Retail vous permet de gérer efficacement vos inventaires. Sa gestion complète et souple vous offre la possibilité d’en réaliser quelque soit votre fonctionnement. Vous pouvez ainsi gérer plusieurs inventaires en même temps, gérer des inventaires tournants, inventorier uniquement les articles d’une sous-famille, d’une famille, d’un rayon, d’un fournisseur ou les articles de votre choix. Il existe 2 solutions bien distinctes pour effectuer vos inventaires : 1 – Inventaire manuel 2 – Inventaire avec Terminal GlobalPOS Inventaire. (Nécessite un Terminal Pocket avec code-barre et le module GlobalPOS Inventaire) Procédure pour un inventaire « Manuel » : 1 – Créez un inventaire, nommez-le et sélectionnez tous les articles concernés par cet inventaire. 2 – Imprimez votre cadencier de comptage en cliquant sur le bouton « Imprimer Comptage ». Ceci imprimera la liste des articles de l’inventaire avec leur stock théorique. Vous pouvez maintenant procéder au comptage manuel de votre stock en spécifiant sur votre cadencier dans les cases prévues à cet effet, le nombre réel d’article en stock. 3 – Saisissez vos stocks réels à l’aide de votre cadencier en cliquant sur le bouton « Saisir » Vous pouvez ainsi visualiser vos écarts de stocks.



4 – Intégrer votre inventaire saisi en cliquant sur le bouton « Intégrer ». Cela mettra à jour votre stock et votre inventaire sera archivé. Vous pourrez à tout moment le consulter et visualiser à nouveau les écarts et leurs valorisations. Procédure pour un inventaire « Terminal GlobalPOS Inventaire » : 1 – Créez un inventaire, nommez-le et sélectionnez tous les articles concernés par cet inventaire. 2 – Envoyez votre inventaire à votre terminal GlobalPOS Inventaire. Votre terminal doit être connecté à votre caisse. 3 – Scannez les code-barres de vos articles en stock avec votre terminal 4 – Réceptionnez votre inventaire comptabilisé de votre terminal en cliquant sur « recevoir ». Votre terminal doit être connecté à votre caisse. 5 – Vous pouvez visualiser et encore modifier l’inventaire reçu en cliquant sur « Voir / Modifier » 6 – Intégrez votre inventaire saisi en cliquant sur le bouton « Intégrer ». Cela mettra à jour votre stock et votre inventaire sera archivé, vous pourrez à tout moment le consulter et visualiser à nouveau les écarts et leur valorisation



22..55 TTAAIILLLLEESS EETT CCOOUULLEEUURRSS

22..55 ..11 GGrr ii ll ll ee ddeess ttaa ii ll ll eess ,, CCoouu lleeuurrss ee tt SSaa ii ssoonnss

Création des différentes grilles de tailles disponibles pour les articles. Création des couleurs ainsi que des saisons. NB : la saison peut être utilisée pour d’autres activités que le textile, de même que les tailles et couleurs. Il est nécessaire d’activer l’option taille/couleur dans l’espace Option – Options générales si vous souhaitez décliner les articles par taille/couleur automatique. (cf. page 17)



22..66 RREEFFEERREENNCCEEMMEENNTT

Segmentez vos produits en rayons, familles et sous-familles. Cette action vous permettra de mieux identifier les groupes de produits dans vos résultats et statistiques. Pour une utilisation du logiciel en mode tactile, cette étape est nécessaire afin de faciliter la recherche des articles lors de l’encaissement. Hiérarchie de segmentation :

1. Déclaration des Rayons : identification par libellé ou code rayon 2. Déclaration des Familles : identification par libellé ou code famille, liaison à un rayon 3. Déclaration des Sous-familles : identification par libellé ou code sous-famille, liaison à une

famille (non obligatoire)



22..77 FFOOUURRNNIISSSSEEUURRSS

22..77 ..11 FFoouurrnn ii sssseeuurrss

Création d’un fournisseur : Afin d’effectuer des commandes de marchandises, il est nécessaire de créer un fournisseur. De plus, vos fournisseurs ressortiront au niveau des résultats et statistiques, vous permettant ainsi d’apprécier vos fournisseurs en terme de CA et marge dégagée.

22..77 ..22 FFaammii ll ll eess ffoouurrnn ii sssseeuurrss

Création des familles fournisseurs. Il est intéressant de regrouper les fournisseurs en famille donnant au niveau des statistiques une approche supplémentaire d’analyse.



22..77 ..33 CCoommmmaannddeess

Création d’un commande : Cliquez du le bouton « Créer »

Liste des commandes en cours



1. Sélectionnez le fournisseur concerné 2. Cliquez sur l’article à commander : l’article apparaît dans la partie centrale. Les

valeurs de PA, Frais d’approche et TVA sont celle de la fiche article. Il est possible à ce niveau de modifier ces valeurs pour cette commande. Cette modification ne change pas les données de la fiche article, elles sont uniquement valables pour la commande concernée. Les données qui ressortent au niveau de ces différentes conditions sont celles indiquées dans la fiche artiche. Il vous est possible de les modifier directement si changement. Prix d’achat, Frais d’approche (important pour calculer le prix de revient de l’article.), TVA

3. Indiquez la quantité puis cliquez sur le bouton « Ajouter » L’article s’ajoute aux autres produits commandés.

4. Un fois la commande finalisée, cliquez sur le bouton « Valider » Alerte des stocks en rupture : GlobalPOS Retail est en mesure de vous alerter sur vos stocks en rupture. Pour cela, vous devez spécifier dans les fiches des articles concernés les valeurs adéquates, en indiquant dans la case « Stock Minimum » votre seuil minimum. Dès que le stock réel d’un article sera inférieur à ce seuil, il sera considéré en rupture.

Sélection fournisseur

Sélection article

Conditions de commande article

Liste des articles relatifs à la commande

1

2

3



Dans la grille des articles à commander, la dernière colonne vous indique pour chaque article s’il est en rupture (=OUI). Proposition de quantité à commander (réassort) : GlobalPOS Retail est en mesure de vous proposer pour chaque article, une quantité idéale à commander. Pour cela, vous devez spécifier dans les fiches des articles concernés les valeurs adéquates, en indiquant dans la case « Stock Maximum » votre seuil maximum de marchandise en stock (ainsi votre stock réel ne dépassera jamais cette valeur), et en indiquant dans la case « conditionnement » le conditionnement pour cet article chez votre fournisseur (soit 1, si possibilité de commande de l’article à l’unité, soit toute autre valeur correspondant au nombre d’unité dans le conditionnement). Exemple : Vous avez un article « Crayon à bille », son seuil de rupture est fixé à 50 unités en stock (case Stock Minimum = 50), son stock réel est égal à 40 unités (case Stock = 40), son seuil maximum de marchandise en stock est égal à 80 (case Stock Maximum = 80) et son conditionnement chez le fournisseur est égal à 6 (case Conditionnement = 6), boite comprenant 6 crayons par exemple. Ainsi :

- Dans les articles en commande, le crayon à bille apparaîtra en RUPTURE. - La quantité théorique à commander sera égale à 40 (Stock maximum – Stock, 80-40=40). - La quantité proposée sera égale à 36, ce qui fait 6 boites de 6 crayons chacune.

(quantité réelle = valeur entière de la quantité théorique à commander / conditionnement) Calcul des PAMP et CMUP : (PAMP : Prix d’achat moyen unitaire pondéré, CMUP : Coût moyen unitaire pondéré) Lorsque vous réceptionnez vos articles (réception de commande), vous validez définitivement l’entrée de votre marchandise en stock. C’est lors de cette phase que GlobalPOS Retail calculera vos PAMP et CMUP par rapport aux prix d’achat et aux frais d’approche des articles de votre commande. De ce fait avant toute réception de commande, vous pouvez à tout moment modifier ou corriger vos conditions d’achat de vos articles dans les commandes, ceci n’aura aucune incidence sur vos PAMP et CMUP. Une fois votre réception de commande faite, vos valeurs de PAMP et CMUP seront mises à jour, ainsi si vous avez des variations de vos conditions d’achat, les valeurs de votre stock seront toujours justes. Exemple :

Pour votre article crayon à bille vous avez précédemment réceptionné une première commande de 80 unités en stock avec un prix d’achat unitaire de 0.50 € HT. Votre PAMP était donc égal à 0.50 € HT. Nous réceptionnons notre commande de 36 unités, notre prix d’achat unitaire est de 0.45 € HT, ainsi notre PAMP sera égal à 0.48 € HT ((80 * 0.50€ + 36 * 0.45€) / 80+36).



22..77 ..44 LL ii ss ttee ddeess rréécceepptt iioonnss eett ll ii ss ttee ddeess rreettoouurrss

Consultation de la liste des réceptions de marchandise, ainsi que la liste des retours fournisseurs. Pour réceptionner une commande, cliquez sur la commande concernée puis cliquez sur le bouton « Réceptionner » La présentation est la même que lors de la commande. La page est divisée en deux, en haut les articles en commande et en bas les articles réceptionnés. Entre les deux, ressortent les données de l’article sélectionné afin d’indiquer les quantités réceptionnées. Le reliquat est géré, permettant ainsi de faire des réceptions partielles de commande.

Imprimer : en sélectionnant la réception, vous pouvez en cliquant sur « imprimer », visualiser le détail de votre réception et l’imprimer sur une imprimante A4. Imprimer étiquettes : imprimez les étiquettes liés aux articles et quantités réceptionnés.



22..88 CCLLIIEENNTTSS

Au sein de cet espace, vous gérez l’ensemble des activités liées à vos clients. Pour effectuer une action sur un client existant, cliquez sur le nom du client puis sur l’action souhaitée. Vous pouvez consulter toutes les habitudes d’achat de vos clients. Pour accéder à ces informations, sélectionnez le client, puis cliquez sur le bouton « Historique ». Les données disponibles sont :

• Historique des opérations • Cumul des achats • Historique des achats • Historique des règlements

22..88 ..11 FFaammii ll ll eess

Vous avez la possibilité de segmenter vos clients par famille client. Pour cela, vous allez dans Familles clients et déclarez vos différentes familles. Pour associer un client à une famille, allez dans la fiche client et sélectionnez la famille souhaitée.

Résumé de la fiche client



Cette segmentation vous permettra au niveau des résultats et statistiques d’identifier la marge, le CA, le nombre de ticket par famille client.

22..88 ..22 GGeesstt iioonn ddeess cc ll ii eennttss // MMaa ii ll iinngg ((SSMMSS && PPaapp iieerr))

La page se divise en deux parties, le tableau du haut représente l’ensemble des clients et le tableau du bas reprend les clients sélectionnés pour effectuer des actions. Pour sélectionner un client, cliquez sur ce dernier puis sur le bouton « Ajouter » ; de là, le client s’ajoute dans la liste des clients. Si vous souhaitez effectuer une action sur tous les clients, cliquez directement sur le bouton « Ajouter tout ». De même, si vous souhaitez sortir un article de la liste, cliquez sur l’article concerné puis sur le bouton « Enlever ». Une fois la liste clients constituée, vous pouvez réaliser des actions par rapport aux différentes fonctions disponibles dans cet espace.

1. Imprimer : visualisez et imprimez la liste client solde avoir, la liste client solde, Mailing client

2. Exporter : exportation de votre fichier client à partir du format déclaré dans la partie environnement (cf. page 32)

3. Mailing SMS : interface de composition SMS



Saisissez votre message, tout en le personnalisant en insérant la civilité, le nom et le prénom des clients. Une fois le contenu du message établi, cliquez sur le bouton « Envoyer » et le SMS partira directement sur le portable des clients sélectionnés précédemment.



22..99 VVEENNDDEEUURRSS

22..99 ..11 CCrrééeerr ,, MMoodd ii ff iieerr ,, EE ff ffaacceerr

Il est important de déclarer vos vendeurs. Cette action vous permettra de suivre les ventes faites par vos vendeurs et de mieux apprécier leurs résultats. Ventilation du CA par vendeur.



22..1100 PPAARRAAMMEETTRREESS

Dans cet espace, vous déclarez les éléments relatifs à l’étape d’encaissement. Afin d’optimiser votre gestion, il est important de bien configurer avec précision ces paramètres.

1. Règlements : Création des différents types de règlement 2. TVA : déclaration des TVA utilisées aussi bien en achat qu’en vente 3. Devises : L’euro est déclaré par défaut. Il vous est possible de déclarer plusieurs devises 4. Civilités : Création de civilité afin de personnaliser votre mailing aussi bien papier que SMS 5. Localités : Plus de 39 000 codes postaux français sont déclarés dans le logiciel. 6. Tarifs et remises : possibilité de gérer jusqu à 3 tarifs et différents types de remise selon le

tarif sélectionné et le taux de remise en %. 7. Raisons d’achat : afin de suivre vos opérations marketing et apprécier les retombées au

niveau du CA, il est intéressant d’identifier les raisons d’achats. 8. Critères de réservation : identifiez les raisons de réservation. 9. Motifs Retrait/Dépôt : suivez les entrées et sorties de caisse.



22..1111 OOPPTTIIOONNSS

Les options vous permettent de personnaliser votre fonctionnement.

1. Options générales : activez la gestion Taille/Couleur 2. Options vente : organisez et déterminez votre processus de vente obligatoire

exemple : 1-identifiez le vendeur, 2-indiquez la raison d’achat, 3-sélection du tarif et remise 3. Options gestion : paramétrez les éléments de gestion, exemple la TVA sur achat 4. Options système : définissez les éléments du système 5. Interface vente : personnalisez et organisez votre interface de vente, disposez les boutons à

votre guise. 6. Paramètres périphériques : Configurez le message de l’afficheur client ainsi que l’entête et le

pied de vos tickets 7. Paramètres chèque : selon votre imprimante, calibrez l’impression de vos chèques ainsi que

le libellé d’impression.



22..1122 EENNVVIIRROONNNNEEMMEENNTT

22..1122 ..11 PPéérr iipphhéérr iiqquueess ::

Déclarez les périphériques utilisés. Deux possibilités de déclarer les périphériques : A/ Soit en déclarant vous même le périphérique en cliquant sur « Ajouter » et sélectionnez le type de périphérique souhaité dans la liste proposée. B/ Soit en utilisant les drivers GlobalPOS, mis à disposition sur votre CD-ROM dans le répertoire Drivers. Cliquez sur « Ajouter un pilote » se trouvant à droite du tableau des périphériques. De là, votre périphérique s’installe tout seul sans aucune intervention de votre part. Si le driver (en point GSD) du périphérique souhaité ne se trouve pas sur le CD-ROM, consultez notre site internet www.globalpos.fr.



22..1122 ..22 RRéésseeaauu oouu MMoonnooppooss ttee

A l’installation, votre logiciel est configuré en version monoposte. Pour changer le type de fonctionnement, cliquez sur le mode souhaité.



3 fonctionnements possibles : - Monoposte, le logiciel utilise le répertoire Magasin installé sur le PC en local. - Serveur, le répertoire Magasin devient le répertoire de référence pour les autres caisses. - Client, la caisse accède aux données sur le serveur. Important pour modifier la localisation du dossier magasin, pensez à cliquer sur « Déconnexion ». Une fois, la modification effectuée, cliquez sur « Reconnexion ».

22..1122 ..33 IImmppoorr ttaatt iioonn && EExxppoorr ttaatt iioonn

A/ Créez le fichier en indiquant quel type de données vous souhaitez manipuler.

B/ Configuration du fichier



C/ Définissez le nom, le répertoire d’origine ou de stockage et le format du fichier, puis cliquez sur « suivant ». D/ Pour l’importation : lier les données aux champs de correspondance. Pour l’exportation : sélectionnez les champs à exporter selon l’origine des données. E/ Valider l’opération Lancement de l’importation : Sélectionnez le fichier en cliquant sur le nom puis cliquez sur « Importer » à droite du tableau. La procédure d’importation est lancée. Une fois terminée, le résultat de l’importation est indiqué avec le nombre d’articles créés ainsi que ceux modifiés. Lancement de l’exportation : La fonction exportation se trouve dans les différents parties du logiciel. Par exemple dans la gestion article, vous pouvez exporter vos articles à partir des formats d’exportation créer dans cette partie.

22..1122 ..44 SSaauuvveeggaarrddeess

Afin de sécuriser vos données, il est nécessaire de créer des sauvegardes. Plusieurs sauvegardes peuvent être établies avec des paramètres et des déclenchements automatisés.

Lors de la souscription au service GlobalPOS Security, (sécurisation de données à distance), il est nécessaire d’indiquer «OUI » afin de s’associer le fichier de sauvegarde à l’envoi de GlobalPOS Security.



33 CCAAIISSSSEE –– FFRROONNTT OOFFFFIICC EE

o Pavé numérique : vous pouvez saisir une remise en %, un prix de vente. Tapez la valeur puis cliquez sur le bouton « remise » ou « prix ». La valeur s’affiche dans la case concernée se trouvant au dessus du pavé numérique. Enfin cliquez sur le client concerné.

o Pavé de fonctions : Effacer Ticket : Supprimer le ticket en cours. Effacer ligne : Supprimer de la ligne sélectionnée. (Exemple cliquez sur la ligne puis sur le bouton « effacer ligne » Vendeur : Choix du vendeur. Raison d’achat : Choix de la raison d’achat. Gestion des tickets : accès à l’ensemble des tickets de la journée, y compris les tickets en attentes. Tarif et remise : Choix du tarif 1 2 ou 3.

Client sélectionnéVendeur sélectionné

Raison d’achat identifiée

Accès aux fonctions secondaires

Les onglets



Commande : Création d’une commande client. Devis : Création d’un devis client. Réservation : réservation d’un article. Dépôt caisse : Dépôt d’espèces dans votre caisse. Retrait caisse : Retrait d’espèces dans votre caisse. Dépôt client : Dépôt d’une somme sur le compte d’un client. Retrait client : Retrait lié aux sommes déposées sur le compte client. Reprise : Reprise d’un article client, remboursement ou émission d’un avoir. Client : Recherche d’un client. Recherche article : Recherche d’un article. Tactile : Accès aux touches rapides articles. En attente : Mise en attente du ticket

o Fonctions secondaires : Accès aux fonctions secondaires. o Total : Total du ticket de caisse, passage sur l’interface d’encaissement.

o Gestion : Accès à l’interface de gestion. o Surveillance : Accès aux cameras vidéo de la boutique.

LES ONGLET

1. ONGLET CLIENT

Vous pouvez à partir de cet onglet, rechercher un client dans la liste en utilisant l’outil de recherche. Pour sélectionner un client, double cliquez sur le nom présent dans la liste. Si le client n’existe pas, créez la fiche d’un nouveau client en cliquant sur « Créer client »

2. ONGLET RECHERCHE ARTICLE : sur le même principe que pour les clients, vous disposez de la liste articles et vous pouvez affiner votre recherche en utilisant l’outil de recherche.

3. ONGLET TACTILE : approche tactile du logiciel avec une segmentation par Rayons, Familles, Articles.



33..11 EENNCCAAIISSSSEEMMEENNTT 1. Sélectionnez le vendeur en cliquant sur le bouton « vendeur ». Une fenêtre s’ouvre avec la liste

des vendeurs existant puis double cliquez sur le vendeur concerné.

2. Choisissez le client dans l’onglet client. Etape importante, vous permettant de suivre les habitudes de consommation de vos clients.

3. Sélectionnez les articles, avec le scanner ou au tactile à partir de la liste articles. Etape suite, Deux scénarios : Premier scénario, le client a oublié de prendre un article, mise en attente de son ticket afin de servir le client suivant. Pour mettre en attente un ticket, cliquez sur le bouton « Mise en attente ». Le rappel du ticket en attente s’effectue dans la partie « gestion des tickets » (cf. page 39) Deuxième scénario, Règlement du client : 4. Bouton « TOTAL » pour passer au règlement 5. Interface de règlement :



Sélectionnez le mode de règlement, en cliquant le type de règlement souhaité. (CB Espèce Chèque …) Possibilité d’effectuer du multi mode de règlement : Saisissez le montant sur le pavé numérique puis cliquez sur le moyen de règlement. Si l’intégralité du montant n’est pas réglé, le montant restant apparaît automatique dans la zone montant sous le pavé numérique. Saisissez le nouveau moyen de règlement du montant restant. Une fois les modes de règlement identifiés, pour valider l’opération plusieurs possibilités s’offrent à vous :

1. Valider sans imprimer un ticket : bouton « Valider » 2. Valider avec impression d’un ticket : bouton « Valider + Ticket »

Les différents moyens de règlement

Paramétrable (cf. page 29) Multi règlement

Information relative à compte client

Différentes validations

Zone Montant



3. Valider avec impression d’une facture : bouton « Valider + Facture » Une fenêtre s’ouvre vous proposant différents types de format de facture : Facture particulier – Facture société

4. Mise en attente du ticket « En attente » (cf. page 39- Gestion des tickets) 5. Retour, vous permet de revenir à l’interface de caisse

Encaissement terminé, client suivant !!! Astuce – Rendu Monnaie : si le montant à régler est 120 € et que votre client vous donne un billet de 200 €, le logiciel vous calcule le montant à rendre. Pour cela, indiquez 200 sur le pavé numérique, cliquez sur Espèce. Le montant à rendre apparaît dans la zone montant puis cliquez sur espèce pour indiquer le rendu monnaie.

33..22 RREEPPRRIISSEE –– EECCHHAANNGGEE ((RREEMMBBOOUURRSSEEMMEENNTT OOUU AAVVOOIIRR)) 1/ Choix du vendeur : Touche VENDEUR 2/ Choix du client (Le sélectionner si existant, le créer si nouveau client) : CLIENT 3/ Sélection de l’article : soit avec votre douchette laser, soit à partir de la liste articles 4/ REPRISE 5/ Choix A Remboursement : ESPECE (Remboursement en espèce) Choix B Emission d’un Avoir : AVOIR Attention il est obligatoire de saisir le client pour faire un avoir. 6/ VALIDER ASTUCE : Si un client souhaite échange son article avec la même mais dans une taille ou couleur différente, vous pouvez suivre le schéma suivant : 1/ Choix du vendeur : Touche VENDEUR 2/ Choix du client (Le sélectionner si existant, le créer si nouveau client) : CLIENT 3/ A - article retourné : taper 1 sur le pavé numérique puis – et ensuite biper l’article (L’article apparaît en –1) 4/ B - article pris : biper l’article (L’article apparaît normalement) 5/ TOTAL 6/ La somme à régler est égal à Zéro. 7/ VALIDER Manipulation déconseillée car cela ne permet pas de suivre facilement les flux de marchandises entrée et sortie lors des ventes.



33..33 GGEESSTTIIOONN DDEESS TTIICCKKEETTSS A partir de l’interface caisse, cliquez sur « gestion des tickets ». Vous trouverez dans cet espace, toutes les opérations liées à la gestion des tickets, tickets en attentes, commandes, réservation, devis.

Fonctions liées aux opérations : Annuler : fonction d’annulation d’opération. Cette action apparaît dans la liste des opérations ticket. Annuler + Rééditer : fonction permettant dans le cas où il y a une erreur sur le ticket par exemple erreur de mode de règlement, d’annuler et rééditer l’opération. Imprimer ticket sans prix : fonction intéressante pour joindre un ticket de caisse dans le cas d’un cadeau afin de permettre à la personne d’échanger l’article. Pour les tickets en attente, les commandes, réservations et devis, vous pouvez rappeler les éléments afin de les transformer en vente ; bouton « Rappeler ». Une fois rappelé, vous finalisez la vente comme un encaissement normal.

Sélectionnez le type d’opération souhaité

Résumé du ticket sélectionné

guide démarrage v1004-2110

Documents