guide de negociation

BONNES PRATIQUES DACHAT

LART DE BIEN NEGOCIER

Fiche ngociation CNRS Avril 2010 1

SOMMAIRE

1. POURQUOI NGOCIER ? 3

2. LE CADRE RGLEMENTAIRE 4

a - Quand peut-on ngocier ? 4

b - Qui peut ngocier ? 5

c - Le contenu de la publicit 6

d - Les principes gnraux pour russir une bonne ngociation 7

e - Les lments de la ngociation 8

3. LA PRPARATION DE LA NGOCIATION 9

a - Les objectifs de la ngociation 9

b - La stratgie de ngociation 10

c - Lvaluation des rapports de force entre lacheteur et le vendeur 12

d - Les techniques dinfluence 13

4. LENTRETIEN DE NGOCIATION 14

a - La coordination de lquipe charge de ngocier 14

b - La prise de contact 15

c - Le recueil dinformation 16

d - Lajustement 17

e - Les erreurs ne pas commettre 18 Annexes 16


1. Pourquoi ngocier ? La ngociation permet dadapter, en temps rel, les offres des fournisseurs la demande de lutilisateur. Au terme de ce dispositif, lacheteur devra choisir le produit correspondant au juste besoin. La ngociation sappuie sur une volont relle des participants vouloir un accord de type gagnant/gagnant alors que le marchandage vise faire baisser artificiellement le prix de la prestation sans tenir compte de la diversit des propositions techniques. Le recours la ngociation est recommand et cela doit sapprcier au regard des enjeux, du contexte et de la nature achats.


2. Le cadre rglementaire

a - Quand peut-on ngocier ? La ngociation peut avoir libre cours dans le cadre des procdures de march adaptes. Les acheteurs peuvent recourir la procdure dite adapte pour tous les achats de fournitures, et de services dont le montant est infrieur au seuil de 125 000 HT et 4 845 000 HT pour les achats de travaux. Concernant les Directeurs dunit, ils ne peuvent avoir recours la procdure de march adapte que pour les besoins de leur unit en fournitures et services et travaux dun montant infrieur au seuil de 125 000 HT. Pour plus de dtails sur les aspects rglementaires de lachat au CNRS, consulter le guide de lachat lattention des directeurs dunits (intranet achat, rubrique guide de lacheteur). Pour les marchs en procdure adapte, lacheteur est libre, sous rserve de respecter des principes fondamentaux de la commande publique, de choisir le mode de ngociation le plus pertinent.


b - Qui peut ngocier ? Les situations sont trs diffrentes suivant les units et services du CNRS. Tantt, les utilisateurs ngocient directement avec les fournisseurs, tantt ils le font avec les acheteurs. Il est toutefois recommand de confier lactivit achats un ou des personnels bien identifis dans lunit ou le service, voire de rpartir cette activit entre plusieurs personnes selon les domaines dachat. La russite de la ngociation dpend largement des changes entre les personnes. Lorsque les enjeux le justifient, il est important de privilgier une ngociation en binme acheteur / utilisateur.


c - Le contenu de la publicit Les modalits de recours la ngociation doivent tre prcises, si elle a lieu, dans le contenu de la publicit. La publicit doit tre suffisamment prcise pour que les candidats prennent immdiatement connaissance de lensemble des rgles de la consultation :

9 Intitul de la consultation 9 Caractristiques (y compris le montant ou volume estim) 9 Critres de slection des offres 9 Modalits de participation 9 Contacts 9 Informations complmentaires (modalits dexcution du march,

droulement de la ngociation,) Il convient de prciser, en fonction des enjeux et de la nature des achats, les conditions dans lesquelles se drouleront la ngociation et ventuellement les entretiens de ngociation pour tous les candidats :

9 Lordre du jour avec la liste des questions et complments dinformation 9 Le profil des personnes qui devront assister la ngociation (responsable

commercial, technique, juridique, ) 9 La dure de lentretien

Dans certains cas, pour ne pas avoir grer un nombre trop important de ngociations, lacheteur pourra tre amener indiquer quil ne ngociera quavec les 3 ou 4 entreprises prsentant les offres conomiquement les plus intressantes. Afin doptimiser la mise en concurrence et de scuriser sa procdure, il est recommand, pour publier ses avis de publicit, dutiliser lapplication PUMA partir du seuil de 20 000 HT (cf. guide de lachat lattention des directeurs dunit). Cette application est intgre dans le portail NOUBA, lui-mme accessible depuis lintranet des achats. En rappel, les dispositifs rglementaires mettre en uvre dans le cadre dune ngociation figurent en annexe 1.


d - Les principes gnraux pour russir une bonne ngociation

La ngociation peut conduire faire voluer le projet initial sous rserve que les principes fondamentaux de la commande publique ne soient pas remis en question. Les principes respecter sont les suivants : galit de traitement des candidats : 9 Diffuser les mmes documents et dans les mmes dlais aux candidats la

ngociation 9 Exiger des lments permettant de comparer les propositions (exemple : prix

nets et remises dgressives) 9 laborer des documents explicites pour favoriser la mise en concurrence 9 Ne pas conduire des ngociations dans un sens qui soit favorable un

candidat Confidentialit des offres : 9 Ne pas rcuprer les lments dun fournisseur pour les donner un autre

candidat

Transparence des procdures : 9 Disposer dun support de publicit adapt au montant du march et ses

caractristiques 9 Informer tous les candidats de la manire dont vont se drouler les

ngociations et adapter les caractristiques en fonction de limportance de lachat effectuer : ordre du jour, liste des participants, dure, questions prparer, documents requis, ...

Traabilit des procdures : 9 Disposer de tous les lments de la procdure et documents changs avec

les candidats pour justifier du respect des principes fondamentaux de la commande publique

9 Courriers, mails, fax envoys tous les candidats 9 Fiches de ngociation (exemple en annexe 2) 9 Propositions et complments dinformation transmis par les entreprises 9 Tableaux danalyse et rapport de synthse


e - Les lments de la ngociation Durant la ngociation, lacheteur peut tre amen prciser certains points du cahier des charges et les entreprises qui sen seraient cartes ont alors la possibilit de remettre une nouvelle proposition. La discussion sur la valeur technique permet un rajustement des offres pour viter que des prestations ne puissent tre surqualifies ou sous qualifies. Il est fondamental de pouvoir ngocier sur lensemble des lments pour ajuster les propositions des fournisseurs au juste besoin. Quelques exemples dlments de ngociation : La qualit : mthodologie, performance dune machine, fiabilit dun matriel,

dure de vie dune imprimante, ...

Les dlais de livraison : il sagit dtre livr dans les dlais indiqus dans la consultation et dans les meilleures conditions.

Les pnalits de retard : les entreprises vont dterminer le montant que cela

reprsente et le rpercuter sur le prix de la prestation.

La garantie et le SAV viennent complter le critre de qualit et dassistance. Les enjeux de cette clause sont essentiellement financiers.

Les capacits de production ou de stockage chez le fournisseur. Une commande importante ne doit pas reprsenter de difficults pour le fournisseur. Dans le cas contraire, cela se peut se traduire par un retard de livraison ou par des livraisons partielles.

Le prix : bien quil soit dterminant dans la ngociation, il ne reprsente pas

forcment le critre le plus important. Il sagit de ne pas se limiter au seul prix propos par le fournisseur et danalyser les composantes de cot de la prestation (exemple : un taux de remise nest pas suffisant pour juger de la pertinence de la proposition. Dans ce cas il faudra prendre en compte le prix net du produit acheter).

Les comptences techniques : les utilisateurs exigent de plus en plus dassistance technique et donc de comptences sur les produits quils achtent. Il ne faut pas seulement assurer la mise disposition du matriel mais galement prendre en compte la maintenance et la formation.

La dure du contrat : elle permet des volumes plus important pour le fournisseur

ce qui se traduit par de meilleures conditions tarifaires.


3. La prparation de la ngociation

a - Les objectifs de la ngociation Avant toute ngociation, lacheteur doit fixer des objectifs quil considre comme indispensables la satisfaction des utilisateurs. Lacheteur pourra les reporter sur une fiche de ngociation (cf. annexe 2) et dcider, en fonction de la ralisation des objectifs, de poursuivre ou non les entretiens avec les fournisseurs. A lissue des ngociations, la fiche sera signe par lensemble des participants la ngociation et conserve dans le dossier de consultation. Le niveau des objectifs sera fonction : des conditions dexcution du prcdent march (nature et frquence des

litiges, mcontentement des utilisateurs, ) pour sassurer de la pertinence de loffre du fournisseur ;

des lments obtenus lissue de lanalyse comparative des offres. Il sagit didentifier la meilleure performance pour chacun des critres de choix et de lutiliser comme levier de ngociation ;

des lments de comparaison avec dautres acheteurs ; du niveau de connaissance du march fournisseur.

Ces objectifs doivent tre ralistes et raisonnables au regard de ce que peuvent proposer les fournisseurs.


b - La stratgie de ngociation Il sagit dtablir les points sur lesquels lacheteur peut faire des concessions au vendeur et de les classer sur une chelle de 1 3 en fonction de leur importance.

(1) : Lacheteur ne cdera pas sur ce point (2) : Ce point est sujet discussion (3) : Les marges de manuvre sont confortables, il peut mme cder.

Lacheteur abordera les points ngocier par ordre de difficult. Cela correspond en grande partie la hirarchie des critres de choix. Or, dans une ngociation, il faudra envisager de descendre un niveau plus fin de sous critres. La deuxime tape consiste dterminer les positions du vendeur sur les points discuter. Cette notion est fondamentale. En effet, sil ny a pas de concessions, il ny a pas de ngociation. Savoir faire des concessions nimplique pas quil faut tre le premier les faire. Vous devez donc inciter le vendeur cder le premier tout en lui faisant comprendre que vous ne serez pas aussi intransigeant sur les autres points. La stratgie de ngociation dpendra de litinraire choisi c'est--dire lordre de passage des concessions. Lacheteur doit sinterroger sur la meilleure manire de raliser ses objectifs et denvisager les contre-stratgies qui risquent de lui tre opposes.

Protagonistes

Acheteur

Priorits

1

2

3

1

IV

II

V

2

II

III

II

V

ende

ur

3

I

II

V

Protagonistes

Acheteur

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1

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IV

II

V

2

II

III

II

V

ende

ur

3

I

II

V


Zones dchange : Zone I : ngociation facile puisque le vendeur est dispos faire des

concessions et que lacheteur ne peut pas cder Zone II : ngociation possible car lun des interlocuteurs est ouvert une

discussion ventuelle en fonction de la position de lautre Zone III : Cest une zone de troc o les 2 parties sont disposes discuter Zone IV : Point de blocage Zone V : Cest un lment sur lequel lacheteur peut cder facilement et quil

utilisera comme un joker en cas de situation de blocage Exemple : Vous avez lanc une consultation pour le renouvellement des formations de bureautique. Le march est trs concurrentiel et les offres sont particulirement intressantes. Vous devez prparer la ngociation avec un des principaux prestataires du march et pour ce faire, vous avez affect chacun des critres de choix un coefficient de priorisation des concessions.

Analyse comparative des offres lissue de la consultation Code Acheteur Vendeur

Mthodologie et pdagogie a 2 2

Dlai de mise en place b 1 3

Prix c 1 1

Qulait des intervenants d 3 3 Droulement de la ngociation : b, a, d et c.

Vendeur

Acheteur

d b 3

a 2

c 1

3 2 1

Joker

Point de blocage

Lacheteur peut sortir son joker pour dbloquer la situation. Il montre ainsi sa volont de parvenir un compromis et met le fournisseur en situation de devoir faire son tour une concession.


c - Lvaluation des rapports de force entre lacheteur et le vendeur

Lacheteur est en position favorable quand :

9 Le volume dachat demand reprsente une fraction importante du CA du fournisseur (entre 1,5 et 20%) 9 Le potentiel de croissance des besoins est important 9 Il est leader sur le march des achats 9 Les produits sont normaliss et quil est possible de faire jouer la concurrence 9 Il possde une information complte de loffre des fournisseurs et que ses besoins sont clairement identifis 9 Lentreprise veut dvelopper la clientle publique

Le fournisseur est en position favorable quand :

9 Les besoins concernent un segment dactivit technologique. La concurrence est limite et les fournisseurs peuvent imposer une pression sur les prix et les dlais 9 Il est en situation de monosource (exemple : consommables pour imprimantes) 9 Il entretient des relations privilgies avec les utilisateurs lui permettant dinfluencer la rdaction du CDC 9 Il a tabli une dpendance technique (exemple : mise en place dun outil de gestion informatique)


d - Les techniques dinfluence Il sagit dun ensemble de procds que lacheteur pourra utiliser ponctuellement durant le droulement de la ngociation. Demander plus pour obtenir moins Il sagit davoir une exigence dont on sait quelle ne pourra tre satisfaite par le fournisseur. Lacheteur note le refus de son interlocuteur en mettant en vidence que cela reprsente une relle concession de sa part. Lorsque lacheteur prsentera une nouvelle requte, infrieure la premire, le vendeur sera sensible cet effort et ne pourra refuser une seconde fois. Lultimatum Le principe vise mettre la pression sur son interlocuteur pour lobliger dcider dans lurgence. Le silence Cette tactique sutilise lorsque lacheteur estime ne pas tre satisfait par les rponses du vendeur. Ce dernier va devoir dvelopper son propos et donner plus dinformation lacheteur, en esprant que cela lui permette de revenir dans la ngociation. Le principe de raret Lacheteur va insister sur le caractre exceptionnel de ce dossier et argumenter auprs du vendeur pour dmontrer quil ne peut rater cette affaire. Le principe de similarit Il sagit de prendre dfaut son interlocuteur en lui indiquant que les exigences demandes par lacheteur nont rien dexceptionnelles puisque dautres concurrents sont capables de proposer des prestations similaires. Distraire pour mieux influencer Ici, lacheteur se trouve dans une situation inconfortable et il tentera de faire diversion pour dtourner lattention de son interlocuteur. Le doigt dans lengrenage Le vendeur peut adopter un raisonnement pour justifier de son refus mais il ne peut faire machine arrire de peur de perdre la face. Lacheteur pourra alors tre tent de lamener poursuivre dans cette voix soit pour dmontrer lincohrence de ses propos soit pour obtenir un maximum de concession de sa part. Le bluff Il sagit dune pratique haut risque. Le vendeur peut prendre au mot lacheteur et mettre ce dernier dans une situation trs inconfortable.


4. Lentretien de ngociation

a - La coordination de lquipe charge de ngocier

Lors des ngociations, il nest pas question quil y ait dsaccord entre les membres de lquipe. Il est donc primordial de runir lensemble de lquipe pour prparer la ngociation, quitte organiser des runions prparatoires pour prciser qui fait quoi.

ROLES RESPONSABILITES Le leader Conduit les ngociations

Met en scne les autres membres de lquipe

Le Gentil Fait preuve de sympathie et de comprhension avec lquipe adverse Endort lquipe adverse dans une fausse scurit pour les amener donner plus dinformations

Le Mchant Suspend les ngociations quand cela savre ncessaire Dmonte systmatiquement tout argument avanc par lquipe adverse Intimide et dstabilise lquipe adverse

LInflexible Retarde la progression des ngociations Permet aux autres de se rtracter pour des propositions mises la lgre

LObservateur Suggre des mthodes ou des tactiques permettant de sortir dune impasse Empche la discussion de scarter du sujet de dpart Relve les incohrences de la partie adverse


b - La prise de contact Pendant cette phase, les acteurs vont prendre contact et structurer le climat de la ngociation. Les premiers contacts, la poigne de main, le regard, les marques de respect, de courtoisie, la proposition dun caf, lchange de cartes de visite ont une influence sur lambiance de la ngociation. Pendant cette phase, vous allez devoir observer votre interlocuteur, noter ses comportements, ses ractions ou changements dattitude, faire preuve dune coute attentive en tant dcontracte pour ne pas introduire danxit dans la ngociation.


c - Le recueil dinformation Cette phase va servir rduire les incertitudes, expliciter lobjet de la ngociation, prendre connaissance des positions et demandes de la partie adverse et valuer les rapports de force. Les ngociateurs vont couter, poser des questions, reformuler, dvelopper leur argumentation, rappeler les objectifs, lister les points difficiles du projet, Cette phase est assez longue car les ngociateurs argumentent leurs propositions. A ce stade, lacheteur est incapable dvaluer les marges de manuvre de son interlocuteur. Il va devoir utiliser diffrentes techniques pour lamener dvelopper son propos et pratiquer tantt lcoute active, tantt le questionnement. Le principe est dexplorer toutes les pistes avant de dmarrer lchange entre les parties. La formulation des questions 9 Ouvertes pour permettre son interlocuteur de dvelopper son argumentation 9 Fermes pour lamener faire un choix

La reformulation littrale (reprendre les mots ou expressions du fournisseur) ou interprtative. Cela permet : 9 Dindiquer que lacheteur est lcoute de son interlocuteur 9 Sassurer quil a bien compris les propos du fournisseur

Le rsum pour valider et acter certains points durant la ngociation.

La qualit des informations recueillies dpend bien souvent de la qualit des questions poses. Quelques principes respecter : Privilgier les questions ouvertes aux questions fermes, Questions ouvertes mais prcises et facilement comprhensibles par le

vendeur, Prenez votre temps et laisser votre interlocuteur le temps de sexprimer, Faites prciser ce que vous ne comprenez pas.


d - Lajustement A ce stade, tout est affaire dquilibre et de dosage. Vous atteindrez vos objectifs si vous accordez des concessions. Le grand principe de la ngociation est : de donner quelque chose qui a peu dimportance pour vous et qui est

important pour le vendeur afin, dobtenir quelque chose qui a beaucoup dimportance pour vous et qui a peu

dimportance pour le vendeur. Il sagit pour lacheteur dtablir les points sur lesquels il peut faire des concessions et de les classer par ordre dimportance. Cette hirarchie sera le fil conducteur de lacheteur pendant la ngociation (Cf. stratgie de ngociation).



e - Les erreurs ne pas commettre Ne rien concder si le vendeur campe sur ses positions. Ayez le courage de

lever la sance. Cela prsente lavantage de calmer la tension, de refroidir les esprits et de permettre de demander conseil.

Ne pas reprendre une ngociation en partant directement du point de blocage Ecouter et faire parler votre interlocuteur, vous dcouvrirez peut-tre des

points inexploits. Utiliser le conditionnel pour tester les diffrentes possibilits qui soffrent

vous tout en vous permettant de revenir dessus. Ne pas indiquer votre budget achat ou votre prix objectif car votre interlocuteur

naurait alors plus aucune raison de baisser son offre tarifaire Ne pas ngocier en ordre dispers car votre interlocuteur aura tendance

privilgier le propos qui lui sera le plus favorable Les interactions qui existent entre ces critres ne peuvent tre dissocies du

prix de la prestation. Il est donc capital de pouvoir ngocier sur lensemble de ces critres. Matriser ses motions pour ne pas montrer que vous avez atteints vos objectifs

Savoir faire preuve de fermet et de souplesse dans la ngociation

Annexe 1 : Rappels des dispositifs rglementaires dans le cadre dune ngociation

Catgories* Seuils

en HT Publicit Mode de consultation Pices conserver en cas de recours la ngociation

Fournitures

Services

Travaux***

De 0 20 000 Aucune publicit obligatoire

Pas d'obligation de mise en concurrence Consultation par courrier, par fax, par mail

Aucune obligation (ventuellement les devis, le formulaire d'accompagnement du choix d'une offre conomiquement avantageuse et la copie du bon de commande pour les achats les plus importants)

Fournitures

Services

Travaux** (peinture et revtement de sol

CVC recloisonnement et modification des installations terminales lectriques et distribution d'alimentation)

De 20 000 125 000

Publicit obligatoire adapte :

PUMA (recommand),

Ou presse spcialise, Journal dannonces lgales

Mise en concurrence obligatoire pour les marchs concurrentiels

Copie de la publicit Copie de la lettre ou du dossier de consultation Rponses des candidats quel que soit le support (courrier, courriel, fax) Echanges du CNRS avec les candidats sur la ngociation, les demandes de prcisions et de complments

dinformation Document de synthse prsentant lanalyse comparative des offres des candidats Formulaire daccompagnement du choix dune offre conomiquement avantageuse Notification au titulaire : courrier, lettre de commande, bon de commande, courriel ou fax de confirmation Pices contractuelles du march : devis+bon de commande, devis+march, march complexe Pice prsentant le rejet de loffre aux candidats non retenus : courrier, courriel ou fax de rejet

* Les rgles prsentes ici sont celles applicables aux directeurs dunits.

** Le directeur dunit est PRM pour les marchs de travaux dentretien dont le besoin est infrieur un montant de 125 000 HT et qui ne porte pas sur linfrastructure du btiment, ni sur les installations techniques et les rseaux primaires en place. Avant tout lancement de projet, se rapprocher du service logistique et service achats de la dlgation rgionale.


Annexe 2 : Exemple de fiche de prparation et de suivi de la ngociation

Nom de l'entreprise :Liste des personnes de l'entreprise ayant particip la ngociation

Observations../.. ../.. ../.. ../..

Qualit

Dlais

Prix

Garantie

Observations

Signature des participants au terme des entretentiens de ngociation :

Critres de choix Conditions initiales de la ObjectifsDates de ngociation


1. Pourquoi ngocier?2. Le cadre rglementairea - Quand peut-on ngocier?b - Qui peut ngocier?c - Le contenu de la publicitd - Les principes gnraux pour russir une bonne ngociation e - Les lments de la ngociation3. La prparation de la ngociationa - Les objectifs de la ngociationb - La stratgie de ngociationc - Lvaluation des rapports de force entre lacheteur et le vendeur d - Les techniques dinfluence4. Lentretien de ngociationa - La coordination de lquipe charge de ngocierb - La prise de contactc - Le recueil dinformationd - Lajustemente - Les erreurs ne pas commettre

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