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EMC® Documentum®

TaskSpaceVersion 6.5 Service Pack 1

Guide de l’utilisateur

Réf. 300-008-169 A01

EMC Computers Systems France55 avenue des Champs Pierreux Immeuble « Le Capitole »

TSA 20003 92729 Nanterre Cedex France1-508-435-1000www.emc2.fr

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Date de publication : décembre 2008

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Table des matières

Préface ............................................................................................................................ 9

Chapitre 1 Présentation de TaskSpace ..................................................................... 11Présentation de TaskSpace........................................................................... 11Utilisateurs de TaskSpace ............................................................................ 13Démarrage de l’interface utilisateur ............................................................. 14Onglets de TaskSpace.................................................................................. 16

Dossier, onglet........................................................................................ 17Onglet de liste de tâches.......................................................................... 17Rechercher, onglet .................................................................................. 18Onglet de processus................................................................................ 18Onglet Gestion des files d’attente ............................................................. 18Onglet Administration............................................................................ 18Onglet Configuration.............................................................................. 19Onglet Liste des instances de processus.................................................... 19Tableau de bord, onglet........................................................................... 19Onglet Éléments ouverts ......................................................................... 19

Configuration des préférences ..................................................................... 19Configuration de l’acquisition automatique de la tâche suivante ............... 21Suppression des références enregistrées ................................................... 21Configuration des invites de confirmation................................................ 21Configuration de l’affectation des numéros de version .............................. 22Configuration de la réutilisation d’une fenêtre contextuelle ....................... 22Configuration de l’aperçu des documents................................................. 23Configuration de la fusion de documents ................................................. 23Configuration de la modification de page................................................. 24

Sortie de l’interface utilisateur ..................................................................... 24

Chapitre 2 Utilisation d’un onglet de dossier .............................................................. 27

Chapitre 3 Gestion des tâches .................................................................................. 31Démarrage d’un processus .......................................................................... 31

Utilisation d’un onglet de processus pour démarrer un processus.............. 32Recherche et démarrage d’un processus ................................................... 32Recherche d’un objet et démarrage d’un processus ................................... 33Achèvement du lancement de processus .................................................. 34

Traitement des tâches.................................................................................. 35Recherche de tâches................................................................................ 36Traitement d’une tâche............................................................................ 36

Définition de la disponibilité du workflow ................................................... 37

Chapitre 4 Utilisation d’un onglet de recherche .......................................................... 39Recherche d’informations............................................................................ 39Utilisation d’un jeu de résultats de recherche................................................ 40

Guide de l’utilisateur d’EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1 3

Table des matières

Utilisation des documents ....................................................................... 41Affichage de documents à partir d’un jeu de résultats derecherche ........................................................................................... 41Modification de documents à partir d’un jeu de résultats derecherche ........................................................................................... 42Fusion de plusieurs documents ........................................................... 43Réorganisation de pages ..................................................................... 45Suppression de pages ......................................................................... 46Insertion de pages .............................................................................. 48Extraction de pages............................................................................. 50Exportation de documents depuis un jeu de résultats derecherche ........................................................................................... 51Exportation au format CSV à partir d’un jeu de résultats derecherche ........................................................................................... 52Affichage de versions de document à partir d’un jeu derésultats de recherche ......................................................................... 53Téléchargement d’un fichier en tant que nouvelle versiond’un document................................................................................... 54Affichage des formats associés d’un document ..................................... 55Importation de formats associés .......................................................... 56Suppression de formats associés .......................................................... 57Exportation d’un format associé .......................................................... 58Génération d’un nouveau format associé.............................................. 59

Utilisation des dossiers ........................................................................... 60

Chapitre 5 Utilisation de l’onglet Éléments ouverts ..................................................... 61Utilisation d’un afficheur de document ........................................................ 61Utilisation des dossiers et des documents..................................................... 62

Actions du menu contextuel des sous-dossiers ......................................... 64Actions du menu contextuel des documents............................................. 65Boutons d’actions des documents ............................................................ 67Actions supplémentaires......................................................................... 68Création de dossiers ............................................................................... 69Importation de dossiers et de documents ................................................. 70

Fonctions d’importation supplémentaires ............................................ 71Présentation des annotations de PDF ....................................................... 71Ajout de commentaires à un document PDF............................................. 72Affichage des commentaires dans un document PDF ................................ 73

Utilisation des activités de tâche .................................................................. 73Fermeture de tous les éléments ouverts ........................................................ 74

Chapitre 6 Utilisation de liens URL dans des e-mails .................................................. 75Utilisation de l’option Envoyer par e-mail en tant que lien dansTaskSpace .................................................................................................. 75

Navigateur requis pour l’option Envoyer par e-mail en tant quelien ........................................................................................................ 75

Envoi de liens URL TaskSpace par e-mail ..................................................... 76Ouverture de documents et de dossiers TaskSpace depuis un e-mail .............. 76

Chapitre 7 Utilisation des fonctions de collaboration ................................................... 79Discussions ................................................................................................ 79

Activation de discussions ........................................................................ 80Affichage, ajout et modification de commentaires ..................................... 80Suppression de commentaires ................................................................. 82

Calendriers ................................................................................................ 82

4 Guide de l’utilisateur d’EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1

Table des matières

Création de calendriers ........................................................................... 82Affichage de calendriers.......................................................................... 84Création et modification des événements de calendrier ............................. 84

Espaces ...................................................................................................... 88

Glossaire ........................................................................................................................ 91


Table des matières

Liste des figures

Figure 1. Barre d’onglets de TaskSpace........................................................................... 17Figure 2. Page Préférences............................................................................................. 20Figure 3. Exemple d’onglet de dossier dans TaskSpace .................................................... 29Figure 4. Exemple d’onglet de liste de tâches dans TaskSpace .......................................... 36Figure 5. Exemple d’onglet de recherche dans TaskSpace ................................................ 40Figure 6. Exemple d’arborescence de dossiers dans TaskSpace......................................... 63Figure 7. Affichage d’activité de tâche dans TaskSpace .................................................... 74Figure 8. Onglet Éléments ouverts de TaskSpace............................................................. 74Figure 9. Boîte de dialogue Discussion ........................................................................... 81Figure 10. Boîte de dialogue Nouveau calendrier.............................................................. 83Figure 11. Boîte de dialogue Nouvel événement de calendrier........................................... 85


Table des matières

Liste des tableaux

Tableau 1. Utilisateurs de TaskSpace ................................................................................ 13Tableau 2. Variables d’URL de TaskSpace......................................................................... 14Tableau 3. Champs destinés à la création d’événements de calendrier ................................ 85Tableau 4. Options du programme dans l’onglet Récurrence ............................................. 87


Table des matières


Préface

Ce guide de l’utilisateur explique comment utiliser EMCDocumentum TaskSpace (avec les paramètrespar défaut) pour gérer des tâches, pour créer, extraire, afficher et gérer des dossiers et des documents,et pour rechercher des informations. TaskSpace étend les fonctions de Documentum WDK.

Public ciblé

Ce guide a été écrit à l’attention des utilisateurs du logiciel TaskSpace, comme décrit àla section Utilisateurs de TaskSpace, page 13. La documentation complète concernantle logiciel TaskSpace comprend les documents suivants :• Notes de mise à jour de Documentum TaskSpace• Guide de déploiement de Documentum TaskSpace• Guide de configuration de Documentum TaskSpace• Guide de l’utilisateur de Documentum TaskSpace• Notes de mise à jour de Documentum Document Image Services• Guide de déploiement de Documentum Document Image Services• Guide de développement de Documentum Document Image Services

Historique des révisions

Les modifications suivantes ont été apportées à ce document :


Préface

Historique des révisions

Date de révision Description

Décembre 2008 Publication initiale


Chapitre 1

Présentation de TaskSpace

TaskSpace est une application client de type navigateur essentiellement utilisée pour le traitement detâches et l’extraction de documents, qui fait partie de l’offre de gestion des contenus transactionnelsd’EMC Documentum. Les rubriques suivantes fournissent une présentation de TaskSpace et desinformations de base sur son utilisation :• Présentation de TaskSpace, page 11• Utilisateurs de TaskSpace, page 13• Démarrage de l’interface utilisateur, page 14• Onglets de TaskSpace, page 16• Configuration des préférences, page 19• Sortie de l’interface utilisateur, page 24


Le logiciel TaskSpace est une interface utilisateur prête à l’emploi et hautementconfigurable, optimisée pour le traitement d’un volume important de tâches etl’extraction de documents. Cette interface utilisateur est améliorée par la disponibilitéd’un afficheur intégré et d’un accès au référentiel et aux services de gestion de contenud’EMC Documentum au sein d’une application de navigateur standard.

Les fonctions spécifiques de TaskSpace sont notamment les suivantes :• Fonction de création et de mise en page via EMC Documentum Forms Builder : Cet outil

se base sur le framework du composant EMC Documentum Web DevelopmentKit et offre la possibilité de concevoir des interfaces utilisateur permettant auxspécialistes de l’information d’interagir avec les workflows, les processus métier etla récupération de documents.

• Administration : Les administrateurs peuvent maintenir des composants TaskSpace,définir des rôles pour les utilisateurs, associer des applications aux documents etdossiers et appliquer la sécurité à ces derniers.



• Intégrations de la gestion des processus métiers : EMC Documentum Process Suitecapitalise sur la possibilité de définir, d’exécuter, de surveiller et d’optimiser lesprocessus métier dans les organisations, systèmes et applications.

• Affichage de documents : Les utilisateurs peuvent consulter des documents etdes images à l’aide d’un afficheur de document, tel qu’Adobe Acrobat Reader,Documentum PDF Annotation Services (PAS), Daeja ViewOne Pro, IGC Brava! ouHigh Fidelity Forms. Les utilisateurs peuvent annoter des documents et des imagesà l’aide de PAS, Daeja ViewOne Pro ou IGC Brava!.

• Récupération d’informations : Les données et les documents peuvent être extraits pouraccéder aux requêtes des clients et les traiter. L’extraction des informations peuts’effectuer via des recherches de métadonnées ou en parcourant les dossiers etcatégories du référentiel.

Utilisation de TaskSpace :

La procédure suivante fournit une brève présentation de l’utilisation de TaskSpace etindique où trouver des informations dans ce guide :

1. Connexion à TaskSpace. Pour plus d’instructions, reportez-vous à la sectionDémarrage de l’interface utilisateur, page 14. La partie de TaskSpace qui s’affiche enpremier dépend de la configuration de votre rôle (pour des informations complètessur la configuration des rôles d’utilisateur, reportez-vous au Guide de configuration deDocumentum TaskSpace) :• Si votre rôle est administratif, vous pouvez voir tous les onglets et toutes les

zones de TaskSpace.• Sinon, vous ne pouvez voir que les onglets et les zones de TaskSpace liés aux

tâches qui vous sont affectées.2. Si votre rôle est administratif, vous devrez peut-être effectuer une grande variété

d’actions administratives, telles que la configuration de TaskSpace, la gestiondes utilisateurs et des rôles et la gestion des files d’attente de tâches. Pour plusd’instructions, reportez-vous au Guide de configuration de Documentum TaskSpace.

3. Si des tâches vous sont affectées, vous devez démarrer un processus, puis exécuterces tâches. Pour plus d’instructions, reportez-vous à la section Chapitre 3, Gestiondes tâches.

4. Pendant le traitement des tâches, ou en plus du traitement de ces tâches, vous devrezpeut-être créer des dossiers ou des documents. Pour les instructions complètesconcernant la création de dossiers, reportez-vous à la section Création de dossiers,page 69.

5. Après la création des dossiers et des documents, vous pouvez effectuer les actionssuivantes :• Vous pouvez rechercher des dossiers, des documents ou des clients. Pour plus

d’instructions, reportez-vous à la section Chapitre 4, Utilisation d’un ongletde recherche.



• Vous pouvez effectuer des opérations de gestion de dossiers et de documents,par exemple, déplacer des documents et modifier un document dans sonapplication native. Pour plus d’instructions, reportez-vous aux sections Chapitre2, Utilisation d’un onglet de dossier et Utilisation des dossiers et des documents,page 62.

• Vous pouvez parcourir, annoter, imprimer et exporter des documents et despages dans l’afficheur d’image. Pour plus d’instructions, reportez-vous à lasection Utilisation d’un afficheur de document, page 61.

6. Si vous utilisez des fonctions de collaboration, vous pouvez entreprendre les actionssuivantes :• vous pouvez afficher et ajouter des commentaires sur des documents et des

dossiers ; Pour plus d’instructions, reportez-vous à la section Discussions, page79.

• vous pouvez afficher des calendriers, faire apparaître et ajouter des événementsde calendrier ; Pour plus d’instructions, reportez-vous à la section Calendriers,page 82.

• vous pouvez afficher des espaces. Pour plus d’instructions, reportez-vous àla section Espaces, page 88.

Remarque : Les fonctions de collaboration sont disponibles uniquement lorsquel’application Documentum Collaboration Edition (DCE) est activée. L’applicationDCE requiert une licence individuelle et est activée lors de la configuration de lalicence dans l’administrateur de Documentum.

Utilisateurs de TaskSpace

Cette section décrit certains utilisateurs classiques de TaskSpace.

Tableau 1. Utilisateurs de TaskSpace

Utilisateurs Description

Concepteursd’applications

Utilisateurs qui sont formés à la configuration du système,mais qui n’ont pas nécessairement d’expérience en matière deprogrammation Java.

Développeurs Utilisateurs responsables du développement et de la maintenancedes applications d’imagerie de documents sur la plate-formeDocumentum.



Utilisateurs Description

Administrateurs Utilisateurs responsables de l’administration et de la maintenancede l’application TaskSpace.

Utilisateurs Tout utilisateur final, y compris les représentants du ServiceClients, les développeurs de tâches ou les propriétaires de tâches.

Démarrage de l’interface utilisateurPour démarrer l’interface utilisateur et se connecter :

1. Ouvrez un navigateur pris en charge. Pour obtenir la liste des navigateurs pris encharge, reportez-vous aux Notes de mise à jour de Documentum TaskSpace.

2. Accédez à l’interface utilisateur TaskSpace à l’adresse URL suivante :http://nom_serveur:numéro_port/nom_déploiement?appname=nom_appLe tableau Tableau 2, page 14 explique chaque variable de cette URL :

Tableau 2. Variables d’URL de TaskSpace

Variable d’URL Explication

nom_serveur Nom de l’ordinateur sur lequel TaskSpace est installé.

numéro_port Port sur lequel le serveur d’applications écoute lesconnexions.

nom_déploiement Répertoire virtuel créé pendant l’installation.

nom_app Nom d’une application TaskSpace.

Remarque : Si vous accédez à l’interface utilisateur TaskSpace pour la première fois,omettez le point d’interrogation et tout ce qui suit.

La page de connexion s’affiche.



3. Sur la page de connexion de TaskSpace, sélectionnez un référentiel et saisissez votrenom de connexion et votre mot de passe.

4. Pour que la page de connexion se rappelle automatiquement de ces informations,sélectionnez l’optionMémoriser mes références de connexion.Conseil : Une fois connecté, vous pouvez afficher ou supprimer vos références deconnexion mémorisées en cliquant sur Préférences.

5. Pour saisir un nom de domaine Microsoft Windows NT, cliquez sur Plus d’optionset saisissez-le.

6. Pour sélectionner la langue du texte de l’interface utilisateur TaskSpace, cliquez surPlus d’options et sélectionnez la langue voulue.

7. Pour vous connecter au référentiel avec un serveur particulier, cliquez sur Plusd’options et sélectionnez ce serveur dans la zone de liste Serveur. La valeur pardéfaut est Tout serveur en cours d’exécution.

8. Pour utiliser les fonctions d’accessibilité, cliquez sur Plus d’options et cochez la caseAutres options d’accessibilité.Le mode d’accessibilité propose une navigation linéaire, une navigation par onglets,des listes à la place des menus et du texte descriptif complémentaire.

9. Pour changer de mot de passe, procédez comme suit :Remarque : Si votre organisation utilise le protocole LDAP (Lightweight DirectoryAccess Protocol), vous ne pouvez pas changer de mot de passe sur la page deconnexion de TaskSpace. Demandez à votre administrateur système commentchanger de mot de passe.

a. Cliquez sur Plus d’options.

b. Cliquez sur Changer de mot de passe.

c. Saisissez votre mot de passe actuel et votre nouveau mot de passe.



d. Cliquez sur Appliquer.

10. Cliquez sur Connexion. Le logiciel TaskSpace détermine l’appartenance aux rôlesde votre compte utilisateur et lesquels de ces rôles ont été configurés pour uneutilisation dans l’interface utilisateur TaskSpace.• Si votre compte de connexion est membre d’un seul rôle, l’interface utilisateur

TaskSpace s’affiche. Les éléments d’interface disponibles dépendent de votrerôle.

• Si votre compte de connexion est membre de plusieurs rôles, vous êtes invitéà sélectionner un rôle. De plus, si votre compte est membre d’un rôle qui estlui-même membre d’un autre rôle, le rôle hérité apparaît également dans laliste, sous réserve qu’il ait été configuré pour une utilisation dans l’interfaceutilisateur TaskSpace.

11. Si vous y êtes invité, sélectionnez un rôle et cliquez sur Sélectionner.L’interface utilisateur TaskSpace s’affiche. Les éléments d’interface disponiblesdépendent du rôle que vous avez sélectionné.

Remarque : Après la connexion, vous pouvez choisir un autre rôle en le sélectionnantdans la zone de liste de la barre supérieure. L’interface change alors pour refléter lenouveau rôle.

Onglets de TaskSpace

Les fonctions de TaskSpace sont organisées en onglets. Chaque onglet comporte unebarre inférieure. La barre inférieure peut contenir un ou plusieurs boutons, vouspermettant d’effectuer diverses actions, en fonction du contexte et de vos autorisations.L’interface TaskSpace comporte également une barre supérieure. La barre supérieurecontient une barre d’onglets, une zone de recherche, une liste de sélection de rôle,un bouton Préférences, un bouton Déconnecter, un bouton d’aide et un bouton



d’information. La barre d’onglets vous permet de naviguer d’un onglet de TaskSpace àun autre. La disponibilité de chaque onglet dépend de vos autorisations.

Les types d’onglet suivants sont disponibles dans TaskSpace :• Dossier, onglet, page 17• Onglet de liste de tâches, page 17• Rechercher, onglet, page 18• Onglet de processus, page 18• Onglet Gestion des files d’attente, page 18• Onglet Administration, page 18• Onglet Configuration, page 19• Onglet Liste des instances de processus, page 19• Tableau de bord, onglet, page 19• Onglet Éléments ouverts, page 19Figure 1. Barre d’onglets de TaskSpace

Dossier, onglet

Un onglet de dossier permet aux utilisateurs de rechercher et d’afficher des dossiers etdes documents. Il permet également de rechercher et de lancer des processus.

Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Chapitre 2, Utilisation d’un ongletde dossier.

Onglet de liste de tâches

En fonction de votre rôle, un onglet de liste de tâches peut s’afficher sous la formed’une liste ou d’un navigateur. Si votre rôle ne vous permet de voir qu’une seule filed’attente, l’onglet de liste de tâches présente la liste des tâches associées à cette filed’attente. Si votre rôle vous permet de voir plusieurs files d’attente, l’onglet de liste detâches présente une arborescence des files d’attente et la liste des tâches associées à lafile d’attente sélectionnée.

Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Chapitre 3, Gestion des tâches.



Rechercher, onglet

Un onglet de recherche comprend une zone de saisie des critères de recherche et unezone de liste des résultats de recherche qu’il est possible de faire défiler. En fonction devos autorisations, vous pouvez rechercher des documents, des dossiers, ainsi que desdocuments dans les dossiers, les tâches, les files d’attente et les processus. L’élément quevous choisissez de rechercher détermine les champs de saisie de critères et les en-têtes decolonne des résultats. Vous avez le choix de masquer ou d’afficher les colonnes.

Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Chapitre 4, Utilisation d’un ongletde recherche.

Onglet de processus

Un onglet de processus répertorie tous les processus disponibles pour l’utilisateurconnecté et permet de démarrer le processus sélectionné. Pour plus d’informations,reportez-vous à la section Démarrage d’un processus, page 31.

Onglet Gestion des files d’attente

En fonction de la configuration de votre rôle, vous pouvez voir l’onglet Gestion desfiles d’attente. Cet onglet vous permet d’affecter un utilisateur à une file d’attente, deconfigurer la définition des compétences des utilisateurs, de réaffecter le travail d’unutilisateur à un autre, de modifier les priorités des éléments de travail d’une file d’attente,de modifier les compétences requises pour un élément de travail ou d’exécuter desrapports. L’onglet Gestion des files d’attente vous permet également de regrouper desfiles d’attente par catégorie ou de vérifier si certaines files d’attente sont en retard. Pourplus de détails sur l’utilisation de l’onglet Gestion des files d’attente, reportez-vous auGuide de configuration de Documentum TaskSpace.

Onglet Administration

En fonction de la configuration de votre rôle, vous pouvez voir l’onglet Administration.Cet onglet permet aux concepteurs d’applications de gérer des utilisateurs et des rôles.Pour plus de détails sur l’utilisation de l’onglet Administration, reportez-vous au Guidede configuration de Documentum TaskSpace.



Onglet Configuration

En fonction de la configuration de votre rôle, vous pouvez voir l’onglet Configuration.Cet onglet permet aux concepteurs d’applications de configurer certains éléments. Pourplus de détails sur l’utilisation de l’onglet Configuration, reportez-vous au Guide deconfiguration de Documentum TaskSpace.

Onglet Liste des instances de processus

En fonction de la configuration de votre rôle, vous pouvez voir l’onglet Liste desinstances de processus. Cet onglet vous permet de rechercher des processus. Pour plusde détails sur l’utilisation de l’onglet Liste des instances de processus, reportez-vous auGuide de configuration de Documentum TaskSpace.

Tableau de bord, onglet

En fonction de la configuration de votre rôle, vous pouvez voir un onglet de tableaude bord. Un onglet de tableau de bord permet aux administrateurs de surveillerles performances des processus concernant le référentiel. Pour plus de détails surl’utilisation d’un onglet de tableau de bord, reportez-vous au Guide de configuration deDocumentum TaskSpace.

Onglet Éléments ouverts

L’onglet Éléments ouverts affiche tous les éléments ouverts ou lancés dans TaskSpace etcomprend l’affichage des documents et l’achèvement des tâches.

Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Chapitre 5, Utilisation de l’ongletÉléments ouverts.

Configuration des préférences

La page Préférences vous permet de contrôler les paramètres d’utilisateur suivants :• Configuration de l’acquisition automatique de la tâche suivante , page 21• Suppression des références enregistrées, page 21• Configuration des invites de confirmation, page 21



• Configuration de l’affectation des numéros de version, page 22• Configuration de la réutilisation d’une fenêtre contextuelle, page 22• Configuration de l’aperçu des documents, page 23• Configuration de la fusion de documents, page 23• Configuration de la modification de page, page 24Pour afficher la page Préférences, cliquez sur Préférences dans la barre supérieure del’interface utilisateur TaskSpace, à côté du bouton Déconnecter.

Figure 2. Page Préférences

Les paramètres définis à la page Préférences sont enregistrés dans les cookies de votrenavigateur, par conséquent, ces paramètres s’appliquent à toutes les applicationsTaskSpace et à tous les utilisateurs qui utilisent le même navigateur sur le mêmeordinateur.



Configuration de l’acquisition automatique de la tâchesuivante

Par défaut, lorsque vous achevez une tâche, vous pouvez choisir la tâche à acquérirensuite. Lorsque ce paramètre est activé, une fois que vous avez achevé une tâcheaffectée, la tâche suivante de votre file d’attente vous est automatiquement affectée.

Pour définir cette préférence :

1. À la page Préférences, cliquez sur la case à cocher en regard de Passer à la tâchesuivante automatiquement pour activer/désactiver le paramètre. Si la case estcochée, le paramètre est activé. Si elle est décochée, le paramètre est désactivé.

2. Lorsque vous avez fini de modifier vos préférences, cliquez sur OK.

Suppression des références enregistrées

Si vous avez précédemment choisi d’enregistrer les références à la page de connexionTaskSpace (à l’aide de l’option Mémoriser mes références de connexion pour la prochainefois), vous pouvez utiliser la page Préférences pour supprimer les références enregistrées.


1. À la page Préférences, cliquez sur Supprimer en regard des informations deréférence enregistrées. La page Supprimer les références enregistrées s’affiche etvous demande de confirmer la suppression des références enregistrées.

2. Cliquez sur OK. La page Préférences s’affiche à nouveau et les informations deréférence enregistrées y sont supprimées.


Configuration des invites de confirmation

Par défaut, lorsque vous essayez de supprimer un élément de l’onglet Configuration deTaskSpace, une invite s’affiche et vous demande une confirmation. L’invite vous proposed’ignorer cette page de confirmation à l’avenir : Ne plus afficher ce message. Si vousvoulez rétablir une des pages de confirmation, la page Préférences vous permet de lefaire.




1. À la page Préférences, sous Invites de confirmation, sélectionnez les éléments pourlesquels vous voulez des invites de confirmation. Les éléments que vous pouvezsélectionner correspondent aux nœuds de l’onglet Configuration : Composant(s),Processus, Onglet(s), Rôle(s), Tableau(x) de bord et Action(s).


Configuration de l’affectation des numéros de version

Lorsque vous modifiez le contenu d’un document et que vous consignez de nouveaucelui-ci, TaskSpace lui affecte un nouveau numéro de version. Vous pouvez spécifier sicette version doit être une version majeure ou une version mineure. Par exemple, si ledocument en cours correspond à la version 1.4, la version mineure suivante sera 1.5, etla version majeure suivante 2.0.


1. À la page Préférences, sousMise à jour du contenu du document, deux optionssont disponibles.

2. Sélectionnez une option :• Pour faire du document consigné une version mineure, sélectionnez Version

mineure.• Pour faire du document consigné une version majeure, sélectionnez Version

majeure.3. Lorsque vous avez fini de modifier vos préférences, cliquez sur OK.

Configuration de la réutilisation d’une fenêtrecontextuelle

Votre administrateur peut avoir configuré l’affichage des documents de telle sortequ’une fenêtre distincte (une fenêtre contextuelle) s’ouvre lorsqu’un document estouvert. Vous pouvez indiquer si ces fenêtres contextuelles doivent être réutilisées pourles documents suivants.


1. À la page Préférences, sous Gestion des fenêtres, deux options sont disponibles.

2. Sélectionnez une option :



• Pour réutiliser la fenêtre contextuelle, sélectionnez Charger le document dans lafenêtre ouverte, en remplaçant son contenu.

• Pour afficher une nouvelle fenêtre contextuelle à chaque fois, sélectionnezCharger le document dans une nouvelle fenêtre.


Configuration de l’aperçu des documents

Lorsque vous affichez une vue de dossier qui contient un aperçu d’un document,le document peut être affiché en ligne ou dans une fenêtre contextuelle, selon vospréférences.


1. À la page Préférences, sous Aperçu du document, sélectionnez l’une des optionssuivantes :• Afficher le document en ligne• Afficher le document dans une fenêtre contextuelleSi vous choisissez d’afficher le document dans une fenêtre contextuelle, des optionssupplémentaires s’affichent.

2. Si vous choisissez d’afficher le document dans une fenêtre contextuelle, modifiez lesparamètres de fenêtre contextuelle en fonction de vos besoins :• Pour spécifier la taille de la fenêtre contextuelle, saisissez des valeurs en pixels

dans les zones Largeur et Hauteur.• Pour spécifier l’emplacement de la fenêtre contextuelle sur votre écran,

sélectionnez En haut à gauche, En haut à droite, Centrer, En bas à gauche, Enbas à droite ou Position exacte dans la zone de liste.

• Si vous choisissez Position exacte, saisissez le nombre de pixels dans les zones Xet Y afin de définir précisément l’alignement de la fenêtre sur votre écran.


Configuration de la fusion de documents

Par défaut, lorsque la fusion de deux documents est terminée, une boîte de dialogue deconfirmation s’affiche. Si vous cochez cette case, le système terminera la fusion sansafficher d’autres boîtes de dialogue de confirmation. Si vous ne cochez pas cette case, laboîte de dialogue de confirmation continuera de s’afficher.




1. À la page Préférences, cliquez sur la case à cocher en regard de Données pardéfaut pour la confirmation de la fusion des documents pour activer/désactiverle paramètre. Si la case est cochée, le paramètre est activé. Si elle est décochée, leparamètre est désactivé.


Configuration de la modification de page

Par défaut, lorsque des modifications ont été apportées aux pages d’un document, uneboîte de dialogue de confirmation s’affiche. Si vous cochez l’une de ces cases, le systèmeterminera ce type de modification de page sans afficher d’autres boîtes de dialogue deconfirmation. Si vous ne cochez pas ces cases, les boîtes de dialogue de confirmationcontinueront de s’afficher.


1. À la page Préférences, cochez les cases en regard des quatre options dansModification de page pour activer/désactiver les paramètres. Si une case est cochée,le paramètre est activé. Si une case est décochée, le paramètre est désactivé.


Sortie de l’interface utilisateur

La procédure suivante explique comment se déconnecter de TaskSpace et quitterl’interface utilisateur.

Pour se déconnecter de TaskSpace :

1. Assurez-vous que le travail en cours d’exécution dans TaskSpace est achevé et queles modifications ont été enregistrées, si nécessaire.



2. Cliquez surDéconnecter dans la barre supérieure de l’interface utilisateur. Une pageTaskSpace s’affiche et indique que vous vous êtes déconnecté.


Chapitre 2

Utilisation d’un onglet de dossier

Le nom et les fonctions exacts de l’onglet peuvent varier selon la configuration initiale de l’ongleteffectuée par l’administrateur système ou le concepteur d’applications. La fonction principale del’onglet de dossier correspond à la gestion des dossiers dans l’interface d’affichage de dossiers sousl’onglet Éléments ouverts (reportez-vous à la section Utilisation des dossiers et des documents, page62 pour plus de détails sur la fonction d’affichage de dossiers standard). Cependant, l’onglet dedossier est configuré pour s’ouvrir à un emplacement de dossier fixe par défaut.

En fonction des paramètres de configuration de votre onglet de dossier, le type des éléments affichéspeut varier. Outre des dossiers et des documents, vous pouvez également voir des processus, auquelcas vous pourrez afficher, sélectionner et démarrer un processus à partir d’un onglet de dossier.Pour plus de détails sur le démarrage d’un processus, reportez-vous à la section Démarrage d’unprocessus, page 31.

Selon vos paramètres de configuration et votre licence, vous pourrez peut-être accéder également àdes fonctions de collaboration dans un onglet de dossier. Pour plus d’informations, reportez-vous àla section Chapitre 7, Utilisation des fonctions de collaboration.

Un onglet de dossier peut également comporter des boutons d’action. La disponibilité de certainsboutons d’action varie en fonction des paramètres de configuration que vous avez définis pour votreonglet. Les boutons d’action pouvant être inclus sont les suivants :• Importer ouvre une page d’importation de fichier permettant de sélectionner un ou plusieurs

documents à importer dans le dossier sélectionné. Vous ne pouvez sélectionner qu’un seul dossierpour l’importation de documents. Pour les instructions complètes concernant l’importation dedossiers ou de documents, reportez-vous à la section Importation de dossiers et de documents,page 70.

• Nouveau dossier crée un nouveau dossier sous le dossier sélectionné. Vous ne pouvezsélectionner qu’un seul dossier pour la création de dossier. Pour les instructions complètesconcernant la création de dossiers, reportez-vous à la section Création de dossiers, page 69.



• Modifier permet de modifier le document dans son application native, puis d’enregistrer cesmodifications dans le référentiel. Par exemple, si le document est un document Microsoft Word, ilsera téléchargé et ouvert dans Microsoft Word.

Remarque : Si vous sélectionnez un formulaire Web, TaskSpace affiche le document dans l’ongletÉléments ouverts en mode édition et le verrouille.

Si vous sélectionnez un formulaire haute fidélité, TaskSpace l’affiche dans une vue de documentspécifique (DefaultHiFiDocView), qui contient uniquement l’afficheur, en mode édition, maisne le verrouille pas.

• Ouvrir ouvre le document dans l’afficheur de document en mode lecture seule ou en modeédition si l’utilisateur dispose des autorisations appropriées.

Remarque : Si vous sélectionnez un formulaire Web, TaskSpace affiche le document dans l’ongletÉléments ouverts avec la vue de document standard et ne le verrouille pas.

Si vous sélectionnez un formulaire haute fidélité, TaskSpace affiche le document dans l’ongletÉléments ouverts avec la vue de document standard et ne le verrouille pas.

• Afficher ouvre le document en mode lecture seule dans l’afficheur de document ou dans unefenêtre contextuelle.

Remarque : Si vous sélectionnez un formulaire Web, TaskSpace affiche le document dans l’ongletÉléments ouverts en mode lecture seule et ne le verrouille pas.

Si vous sélectionnez un formulaire haute fidélité, TaskSpace l’affiche dans une vue de documentspécifique (DefaultHiFiDocView), qui contient uniquement l’afficheur, en mode lecture seule,mais ne le verrouillepas.

Un document peut être affiché en ligne ou dans une fenêtre contextuelle (selon la configurationdéfinie pour votre onglet) simplement en le sélectionnant. Utilisez la flèche vers la gauche ou la flèchevers la droite pour développer ou réduire l’affichage du document.

La figure suivante illustre un exemple d’onglet de dossier :



Figure 3. Exemple d’onglet de dossier dans TaskSpace


Chapitre 3

Gestion des tâches

Si des modèles de processus ont été créés et installés dans Documentum Business Process Manager(BPM) pour votre référentiel et mis en œuvre dans votre application TaskSpace, vous serez peut-êtreamené à gérer des tâches. Les processus peuvent être lancés de plusieurs façons. Une fois qu’unprocessus a été lancé, l’accès aux tâches associées s’effectue à partir d’un onglet de tâche ou de listede tâches (le nom exact des onglets peut varier suivant la configuration spécifique du système). Lesactivités de tâche sont ensuite affichées sous l’onglet Éléments ouverts.• Démarrage d’un processus, page 31• Traitement des tâches, page 35• Définition de la disponibilité du workflow, page 37

Démarrage d’un processus

Selon la configuration de l’application TaskSpace, vous pouvez lancer les processus enutilisant les méthodes suivantes :• Utilisation d’un onglet de processus pour rechercher un processus et le démarrer.

Pour plus d’instructions, reportez-vous à la section Utilisation d’un onglet deprocessus pour démarrer un processus, page 32.

• Utilisation d’un onglet de dossier ou de recherche pour trouver un processus etle démarrer. Pour plus d’instructions, reportez-vous à la section Recherche etdémarrage d’un processus, page 32.

• Utilisation d’un onglet de dossier ou de recherche pour trouver un objet et démarrerun processus pour traiter cet objet. Pour plus d’instructions, reportez-vous à lasection Recherche d’un objet et démarrage d’un processus, page 33.


Gestion des tâches

Utilisation d’un onglet de processus pour démarrer unprocessus

Vous pouvez démarrer un processus à partir d’un onglet de processus. Un onglet deprocessus contient la liste des processus installés. Cette liste indique la version et lepropriétaire de chaque processus.

Pour démarrer un processus :

1. Dans TaskSpace, ouvrez un onglet de processus. (Le nom exact de l’onglet peutvarier en fonction de la configuration.) L’onglet de processus répertorie tous lesprocessus installés dans le référentiel.

2. Sélectionnez un processus et cliquez surDémarrer le processus. La page qui s’afficheensuite peut varier selon la configuration. Pour plus d’instructions, reportez-vous àla section Achèvement du lancement de processus, page 34.

Recherche et démarrage d’un processus

Vous pouvez démarrer un processus à partir d’un onglet de recherche ou de dossier.


1. Dans TaskSpace, ouvrez un onglet de recherche ou de dossier. (Le nom exact del’onglet peut varier en fonction de la configuration.) Si nécessaire, recherchez leprocessus à démarrer ou naviguez jusqu’à lui.


Gestion des tâches

2. Sélectionnez le processus. Cliquez dessus avec le bouton droit et sélectionnezDémarrer. La page qui s’affiche ensuite peut varier selon la configuration. Pour plusd’instructions, reportez-vous à la section Achèvement du lancement de processus,page 34.

Recherche d’un objet et démarrage d’un processus

Vous pouvez utiliser un onglet de dossier ou de recherche pour trouver un objet etdémarrer un processus pour traiter cet objet.


1. Dans TaskSpace, ouvrez un onglet de recherche ou de dossier. (Le nom exact del’onglet peut varier en fonction de la configuration.) Si nécessaire, recherchez l’objetpour lequel vous voulez démarrer un processus ou naviguez jusqu’à lui.

2. Sélectionnez l’objet. Cliquez dessus avec le bouton droit et sélectionnez Lancer lapièce jointe. La page Lancer le workflow s’affiche.


Gestion des tâches

3. Sélectionnez un processus et cliquez sur OK. La page qui s’affiche ensuite peutvarier selon la configuration. Pour plus d’instructions, reportez-vous à la sectionAchèvement du lancement de processus, page 34.

Achèvement du lancement de processus

Par défaut, lorsque vous lancez un processus, une page Lancer le workflow : Infoapparaît avec deux onglets : 1. Infos et 2. Commentaires. Cependant, si le processus quevous sélectionnez a été associé à un modèle de lancement de processus Forms Builder,la page qui s’affiche peut être différente. Cette section explique comment achever lelancement de processus à l’aide de la page Lancer le workflow par défaut.

Pour achever le lancement de processus :

1. Dans l’onglet 1. Infos, saisissez une description.

2. Si vous souhaitez ajouter une pièce jointe, cliquez sur Ajouter sous l’onglet 1. Infoségalement.

a. Pour localiser les fichiers que vous souhaitez joindre, cliquez sur l’ongletapproprié, puis recherchez les fichiers sous cet onglet. La navigation dans les


Gestion des tâches

onglets correspondant aux nœuds du référentiel s’effectue de la même manièreque celle dans les nœuds du référentiel. Sélectionnez les fichiers à joindre.

b. Cliquez sur OK en bas de la page.

c. Lorsque vous joignez un fichier comportant des liens vers d’autres fichiers,vous pouvez choisir d’ajouter les fichiers liés en sélectionnant Ajouterautomatiquement les objets liés.

d. Pour supprimer un fichier joint, cliquez sur Supprimer.

3. Cliquez sur Suivant. L’onglet 2. Commentaires s’affiche. Si vous souhaitez ajouterun commentaire, cliquez sur Ajouter des commentaires.

a. À la page Ajouter un commentaire, saisissez vos commentaires dans le champCommentaire.

b. Sélectionnez les utilisateurs auxquels adresser le commentaire :• Pour les destinataires suivants Ceci envoie le commentaire à tous les autres

utilisateurs du workflow.• Pour le(s) destinataire(s) suivant(s) seulement. Ceci envoie le commentaire

uniquement aux utilisateurs recevant l’affectation de tâche suivante dansle workflow.

c. Cliquez sur OK.

4. Cliquez sur Terminer.Le processus a été lancé. Pour afficher et lancer les tâches associées au processus, vousdevez ouvrir un onglet de liste de tâches. Pour plus d’informations sur le traitement destâches, reportez-vous à la section Traitement des tâches, page 35.

Traitement des tâches

Le traitement des tâches peut impliquer une gamme d’activités nécessitant un ouplusieurs onglets dans TaskSpace. Cette section décrit une façon assez générique detraiter une tâche. De nombreux facteurs de processus sont sujets à des paramètres deconfiguration et des éléments de conception spécifiques et cette section ne peut parconséquent pas contenir de détails spécifiques de votre mise en œuvre de TaskSpace.

Au départ, l’accès aux tâches s’effectue à partir d’un onglet de liste de tâches, où vouspouvez rechercher des tâches, les trier et commencer à les traiter, comme décrit dans lessections suivantes :• Recherche de tâches, page 36• Traitement d’une tâche, page 36


Gestion des tâches

Recherche de tâches

La partie supérieure d’un onglet de liste de tâches contient les champs de recherchepermettant de localiser des tâches. La disponibilité de certains champs spécifiques varieen fonction de la configuration du système, mais peut vous permettre d’effectuer desrecherches par état, priorité, expéditeur et date. Cependant, lorsque vous ouvrez l’ongletpour la première fois, il est possible que les tâches actuelles qui vous sont affectées soientdéjà répertoriées sans que vous ayez à effectuer une recherche au préalable.

Pour rechercher des tâches :

1. Ouvrez un onglet de liste de tâches.

2. Saisissez des valeurs dans un ou plusieurs champs de recherche situés dans la partiesupérieure de l’onglet.

3. Cliquez surOK ou sur Rechercher. Les résultats de recherche s’affichent dans la listedes tâches située en dessous des champs de recherche.

La figure suivante illustre un exemple d’onglet de liste de tâches :

Figure 4. Exemple d’onglet de liste de tâches dans TaskSpace

Traitement d’une tâche

Le traitement d’une tâche implique d’achever les activités associées, lesquelles peuventvarier en fonction de la conception spécifique du processus et du workflow.


Gestion des tâches

Pour traiter une tâche :

1. Ouvrez un onglet de liste de tâches.

2. Si l’arborescence est disponible et si vous devez utiliser une autre liste de tâches quecelle par défaut, développez le nœud Boîte de réception et sélectionnez une autreliste de tâches.

3. Si nécessaire, recherchez une tâche pour localiser la tâche à traiter.

4. Effectuez l’une des opérations suivantes :• Cliquez sur Obtenir la tâche suivante.• Dans la liste des tâches, sélectionnez une tâche latente, cliquez dessus avec le

bouton droit, puis sélectionnez Afficher.La page des activités de la tâche sélectionnée s’affiche sous l’onglet Éléments ouverts.

5. En fonction de la configuration, des autorisations basées sur les rôles et des élémentsde conception du workflow, diverses actions peuvent être disponibles pour travaillersur la tâche sélectionnée et l’achever, y compris (sans que cela soit limitatif) :• Afficher et indexer un document• Joindre un ou plusieurs documents• Saisir des informations ou ajouter des commentaires• Créer un dossier• Rejeter ou réaffecter la tâche

6. Pour achever la tâche, cliquez sur Envoyer, Transférer ou Terminer, selon le boutonqui s’affiche.

Beaucoup d’autres actions peuvent être disponibles (telles que les opérations d’affichaged’images, l’annotation et l’exportation) en fonction de la configuration et des autorisationsde l’utilisateur basées sur les rôles. Pour plus d’informations, reportez-vous à la sectionChapitre 5, Utilisation de l’onglet Éléments ouverts.

Selon vos paramètres de configuration et votre licence, vous pourrez peut-être accéderégalement à des fonctions de collaboration lorsqu’un document ou un dossier estsélectionné dans la liste des pièces jointes d’une tâche. Pour plus d’informations,reportez-vous à la section Chapitre 7, Utilisation des fonctions de collaboration.

Définition de la disponibilité du workflow

Sous un onglet de liste de tâches, vous pouvez indiquer que vous êtes indisponiblevia l’état de votre boîte de réception et spécifier un délégué. Votre état peut passer dedisponible à indisponible et inversement. Par défaut, votre état est défini sur disponible.Pour passer à l’état indisponible :


Gestion des tâches

Pour faire passer le workflow à l’état indisponible :

1. Sous un onglet de liste de tâches, ouvrez votre boîte de réception et cliquez sur le lienJe suis disponible en haut de la zone de recherche de tâche. La page Disponibilitédu Workflow s’affiche.

2. À la pageDisponibilité du Workflow, cochez la case en regard de l’option Je ne suisactuellement pas disponible.

3. Cliquez surModifier. La page Sélectionner un utilisateur s’affiche et répertorieles utilisateurs de TaskSpace.

4. Sélectionnez l’utilisateur auquel vous voulez que vos tâches soient transférées, puiscliquez sur OK. La page Disponibilité du Workflow réapparaît en affichant le nomd’utilisateur sélectionné.

5. Cliquez sur OK pour revenir à l’onglet de liste de tâches. Le lien indique maintenantJe ne suis actuellement pas disponible.

Pour repasser à l’état disponible :

Pour faire repasser le workflow à l’état disponible :

1. Sous un onglet de liste de tâches, ouvrez votre boîte de réception et cliquez sur lelien Je ne suis actuellement pas disponible en haut de la zone de recherche detâche. La page Disponibilité du Workflow s’affiche.

2. Désélectionnez l’option Je ne suis actuellement pas disponible, puis cliquez surOK.Sous l’onglet de liste de tâches, le lien indique maintenant Je suis disponible.


Chapitre 4

Utilisation d’un onglet de recherche

Vous pouvez rechercher divers types d’informations à l’aide d’un onglet de recherche. Le nom exactde l’onglet peut varier selon les paramètres spécifiques de la configuration du système.• Recherche d’informations, page 39• Utilisation d’un jeu de résultats de recherche, page 40

Recherche d’informations

Le but principal d’un onglet de recherche est de rechercher des types d’informations, ycompris des documents, dossiers, processus et tâches, selon la configuration spécifiquede TaskSpace.

Pour rechercher des informations en utilisant un onglet de recherche :

1. Ouvrez l’onglet de recherche que vous voulez utiliser.

2. Sous l’onglet de recherche, sélectionnez le type spécifique d’informations que vousrecherchez dans la liste déroulante Rechercher. Un composant de recherche s’affiche,qui comporte divers champs de recherche selon le type d’informations sélectionné.

3. Saisissez des critères de recherche dans les champs prévus à cet effet.

4. Cliquez sur Rechercher ou appuyez sur Entrée. Un jeu de résultats de recherches’affiche. Pour plus d’instructions, reportez-vous à la section Utilisation d’un jeu derésultats de recherche, page 40.

Remarque : Si vos critères de recherche contiennent un signe pourcentage (%) ouun tiret de soulignement (_), vous devez faire précéder ces caractères d’un caractèred’échappement. Par défaut, le caractère d’échappement défini est une barre obliqueinverse (\), mais ce paramètre peut être modifié lors de la configuration de formulaireinitiale, par conséquent, vous devez vérifier auprès de votre administrateur systèmequel est le caractère d’échappement correct. Par exemple, en utilisant le caractère



d’échappement par défaut, si vous recherchez “Mon_Fichier%Documents”, vous devezsaisir “Mon\_Fichier\%Documents” comme critère de recherche.

Utilisation d’un jeu de résultats de recherche

Cette section explique ce que vous pouvez faire avec un jeu de résultats de recherche,par exemple, afficher des documents ou visualiser des dossiers. Pour plus de détails,consultez les sections suivantes :• Utilisation des documents, page 41• Utilisation des dossiers, page 60Il est également possible de lancer un processus à partir d’un jeu de résultats derecherche, si la recherche a été configurée pour renvoyer des processus. Pour plusd’informations sur le lancement d’un processus, reportez-vous à la section Démarraged’un processus, page 31.

En fonction des paramètres de configuration et de la licence, vous pouvez égalementavoir accès à des fonctions de collaboration sur un onglet de recherche. Pour desinformations plus détaillées, reportez-vous à la section Chapitre 7, Utilisation desfonctions de collaboration.

La figure suivante illustre un exemple d’onglet de recherche :

Figure 5. Exemple d’onglet de recherche dans TaskSpace



Utilisation des documents

Les activités suivantes sont disponibles pour les documents renvoyés dans un jeu derésultats de recherche :• Affichage de documents à partir d’un jeu de résultats de recherche, page 41• Modification de documents à partir d’un jeu de résultats de recherche, page 42• Fusion de plusieurs documents, page 43• Réorganisation de pages, page 45• Suppression de pages, page 46• Insertion de pages, page 48• Extraction de pages, page 50• Exportation de documents depuis un jeu de résultats de recherche, page 51• Exportation au format CSV à partir d’un jeu de résultats de recherche, page 52• Affichage de versions de document à partir d’un jeu de résultats de recherche,

page 53• Téléchargement d’un fichier en tant que nouvelle version d’un document, page 54• Affichage des formats associés d’un document, page 55• Importation de formats associés, page 56• Suppression de formats associés, page 57• Exportation d’un format associé, page 58• Génération d’un nouveau format associé, page 59

Affichage de documents à partir d’un jeu de résultats de recherche

Les documents renvoyés dans un jeu de résultats de recherche peuvent être facilementaffichés sous l’onglet Éléments ouverts à l’aide d’un afficheur de document configuré.

Pour afficher un document répertorié dans un jeu de résultats derecherche :

1. Dans le jeu de résultats, sélectionnez le document à afficher. Cliquez dessus avecle bouton droit, puis sélectionnez Ouvrir ou Afficher. Vous pouvez égalementsélectionner le document, puis cliquer sur Ouvrir ou Afficher.

a. Ouvrir ouvre le document dans l’afficheur de document en mode lecture seuleou en mode édition si l’utilisateur dispose des autorisations appropriées.

Remarque : Si vous sélectionnez un formulaire Web, TaskSpace affiche ledocument dans l’onglet Éléments ouverts en mode d’affichage standard sansle verrouiller.



Si vous sélectionnez un formulaire d’impression, TaskSpace affiche le documentdans l’onglet Éléments ouverts en mode d’affichage standard sans le verrouiller.

b. Afficher ouvre le document en mode lecture seule dans l’afficheur de documentou dans une fenêtre contextuelle.

Remarque : Si vous sélectionnez un formulaire Web, TaskSpace affiche ledocument dans l’onglet Éléments ouverts en lecture seule sans le verrouiller.

Si vous sélectionnez un formulaire d’impression, TaskSpace affiche ledocument dans l’onglet Éléments ouverts en mode d’affichage spécial(DefaultHiFiDocView), qui inclut l’afficheur uniquement, en lecture seule, maissans le verrouiller.

2. Lorsque vous avez fini de consulter le document, fermez-le en cliquant sur l’icône defermeture de l’onglet Éléments ouverts.

Pour plus d’instructions concernant l’affichage des documents, reportez-vous à la sectionUtilisation d’un afficheur de document, page 61.

Modification de documents à partir d’un jeu de résultats derecherche

Diverses modifications peuvent être effectuées selon le type de document, le typed’afficheur de document utilisé et la configuration du système.

Pour modifier un document répertorié dans un jeu de résultats derecherche :

1. Dans le jeu de résultats, sélectionnez le document à modifier. Cliquez dessus avecle bouton droit, puis sélectionnezModifier ou Ouvrir. Vous pouvez égalementsélectionner le document, puis cliquer surModifier ou Ouvrir.

a. Ouvrir ouvre le document dans l’afficheur de document en mode lecture seuleou en mode édition si l’utilisateur dispose des autorisations appropriées. Si ledocument est ouvert en mode édition, vous pouvez le modifier en ajoutant oumodifiant des annotations ou en modifiant ses attributs ou ses propriétés. Pourplus d’instructions concernant la modification des documents dans l’afficheur dedocument, reportez-vous à la section Utilisation d’un afficheur de document,page 61

b. Modifier ouvre le document dans son application native où il peut êtremodifié avant d’être enregistré dans le référentiel. Le document est égalementautomatiquement retiré pour empêcher d’autres utilisateurs de le modifiersimultanément. Par exemple, si le document est un document Microsoft Word, ilsera téléchargé et ouvert dans Microsoft Word.



Remarque : Si vous sélectionnez un formulaire Web, TaskSpace affiche ledocument dans l’onglet Éléments ouverts en tant que formulaire modifiable etle verrouille.

Si vous sélectionnez un formulaire d’impression, TaskSpace affiche le documenten mode d’affichage spécial (DefaultHiFiDocView), qui inclut l’afficheuruniquement, et en tant que formulaire modifiable, mais sans le verrouiller.

2. Lorsque les modifications sont terminées, cliquez sur Enregistrer pour enregistrerles modifications apportées au document.

Fusion de plusieurs documents

Au moins deux documents TIFF ou PDF peuvent être fusionnés en un seul document.

Remarque : Vous devez disposer de l’autorisation permettant de générer des versionsde document, les documents ne peuvent pas être verrouillés, et votre afficheur doit êtrecompatible pour que cette fonction puisse être utilisée dans TaskSpace.

Pour fusionner deux ou plusieurs documents :

1. Dans le jeu de résultats, sélectionnez un ou plusieurs documents et cliquez dessusavec le bouton droit.

2. Sélectionnez Fusionner des documents. La prévisualisation des documentss’effectue sur l’écran Aperçu de documents à fusionner, à partir duquel il estpossible de modifier leur affichage dans le nouveau document en les sélectionnant eten utilisant les flèches pour les déplacer vers le haut ou vers le bas. Les documentspeuvent être ajoutés à la fusion ou en être retirés en utilisant les boutons plus/moins.



3. Lorsque l’ordre des documents vous convient, cliquez sur Fusionner. La boîte dedialogue Fusionner des documents apparaît.

4. Choisissez de conserver ou supprimer les documents d’origine.

5. Choisissez d’utiliser les métadonnées du premier document ou aucune métadonnée.



6. Choisissez un nom, un type de document et un emplacement pour le nouveaudocument.

7. Ajoutez des commentaires, le cas échéant.

8. Cliquez sur OK.

Remarque : Si vous utilisez PAS, cette option n’est pas disponible. Si vous utilisez unautre afficheur et que votre document a déjà été annoté à l’aide de PAS, les annotationsexistantes seront perdues si vous choisissez de créer une nouvelle version du document.

Réorganisation de pages

Il est possible de modifier un document en réorganisant l’une ou plusieurs de ces pages.


Pour réorganiser les pages d’un document :

1. Dans le jeu de résultats, sélectionnez un document et cliquez dessus avec le boutondroit.

2. Sélectionnez Pages. Le document s’affiche sur l’écranModification de page, dans levolet de gauche duquel figure une liste des pages du document.

3. Sélectionnez une ou plusieurs page(s) dans le volet de gauche et utilisez les flèchespour effectuer la réorganisation.

4. Cliquez sur Enregistrer. La boîte de dialogueModification de page s’affiche.



5. Choisissez de remplacer la version actuelle ou de créer une nouvelle version dudocument qui est modifié, puis cliquez sur OK.

Remarque : Si vous utilisez PAS, cette option n’est pas disponible. Si vous utilisezun autre afficheur et que votre document a déjà été annoté à l’aide de PAS, lesannotations existantes seront perdues si vous choisissez de créer une nouvelleversion du document.

Suppression de pages

Il est possible de modifier un document en supprimant une ou plusieurs pages.


Pour supprimer les pages d’un document :





3. Sélectionnez la ou les page(s) à supprimer dans le volet de gauche.

4. Cliquez sur Supprimer. La boîte de dialogueModification de page s’affiche.

5. Choisissez de remplacer la version actuelle ou de créer une nouvelle version dudocument en cours de modification.


6. Ajoutez un commentaire, le cas échéant.

7. Cliquez sur OK.



Insertion de pages

Il est possible de modifier un document en insérant une ou plusieurs pages.


Pour insérer une page dans un document :



3. Sélectionnez la page dans le volet de gauche à l’endroit où la ou les page(s) serontinsérées.

4. Cliquez sur Insérer. La boîte de dialogue Sélection de document apparaît.



5. Sélectionnez le document à insérer et cliquez sur OK. La boîte de dialogue Insérerpage(s) apparaît.

6. Choisissez de remplacer la version actuelle ou de créer une nouvelle version dudocument en cours de modification, et spécifiez si la ou les page(s) insérée(s) doiventprécéder ou suivre la page sélectionnée dans le document d’origine.





8. Cliquez sur OK.

Remarque : Les annotations sur le document sélectionné ne seront pas déplacées dans ledocument d’origine avec les pages insérées.

Extraction de pages

Un document peut être modifié en extrayant une ou plusieurs page(s) et en créant unnouveau document à partir de ces pages.


Pour extraire des pages d’un document :



3. Sélectionnez dans le volet de gauche les pages à extraire.

4. Cliquez sur Extraire. La boîte de dialogue Extraire page(s) apparaît.



5. Indiquez si la page extraite doit être supprimée ou non et choisissez de remplacerla version actuelle ou de créer une nouvelle version du document en cours demodification.


6. Choisissez d’utiliser les métadonnées du premier document ou aucune métadonnée.


8. Cliquez sur OK.

Remarque : Les annotations sur le document modifié ne seront pas déplacées dans lenouveau document avec les pages extraites.

Exportation de documents depuis un jeu de résultats de recherche

Les documents peuvent être exportés à partir d’un jeu de résultats de recherche enprocédant comme suit.

Pour exporter un ou plusieurs documents répertoriés dans un jeu derésultats de recherche ou un dossier :

1. Dans le jeu de résultats, sélectionnez le document à exporter. Cliquez dessus avec lebouton droit et sélectionnez Exporter. Vous pouvez également sélectionner un ouplusieurs documents dans le jeu de résultats, puis cliquer sur Exporter. Une pagestandard Sélectionner un dossier s’affiche.



2. Sélectionnez un dossier de destination, puis cliquez sur OK pour acheverl’exportation.

Exportation au format CSV à partir d’un jeu de résultats derecherche

Lorsque vous exportez les valeurs des propriétés des éléments dans une liste donnée,les informations sont enregistrées dans un fichier .csv qui s’ouvre dans l’application pardéfaut associée aux fichiers .csv.

Pour effectuer une exportation au format CSV à partir d’un jeu de résultatsde recherche ou d’un dossier :

1. Dans le jeu de résultats, sélectionnez le document à exporter au format CSV. Cliquezdessus avec le bouton droit et sélectionnez Exporter au format CSV. La boîte dedialogue Exporter un contenu au format CSV s’affiche.

2. Sélectionnez les colonnes souhaitées et utilisez les boutons de direction pour lesdéplacer vers le volet Colonnes sélectionnées et les trier dans l’ordre approprié. Uneboîte de dialogue Téléchargement de fichier s’affiche.

3. Cliquez sur Ouvrir pour afficher le document (vous devrez peut-être cliquer surRechercher pour rechercher le programme à utiliser pour afficher le fichier). Cliquezsur Enregistrer pour enregistrer le fichier sur le système. Une boîte de dialogue



standard Enregistrer le fichier s’affiche. Naviguez jusqu’au dossier où voussouhaitez enregistrer le fichier et cliquez sur Enregistrer.

4. Cliquez sur Ouvrir ou Ouvrir le dossier pour afficher le fichier ou le dossier là oùil est enregistré (vous devrez peut-être cliquer sur Rechercher pour rechercher leprogramme à utiliser pour afficher le fichier). Cliquez sur Fermer pour terminerle processus Exporter au format CSV.

5. Vous

Remarque : Si les colonnes exportées contiennent des caractères spéciaux qui nes’affichent pas correctement dans Microsoft Excel, enregistrez et fermez le fichier, puisutilisez l’option de menu Données > Données externes > Importer des données pourimporter le fichier au format .csv.

Affichage de versions de document à partir d’un jeu de résultats derecherche

Vous pouvez accéder à des versions de document à partir du jeu de résultats derecherche ou de l’onglet de dossier. Dans la liste de versions de document, l’utilisateurpeut exécuter toutes les fonctions standard (par exemple, modification, affichage, retrait)sur une version de document particulière.

Pour afficher les versions d’un document à partir d’un jeu de résultats derecherche :

1. Depuis le jeu de résultats, sélectionnez le document. Cliquez avec le bouton droit surle document, puis sélectionnez Afficher > Versions. La boîte de dialogue Liste deversions s’affiche.



2. Pour exécuter des actions sur le document, cliquez dessus avec le bouton droit etsélectionnez l’action appropriée dans le menu contextuel.

Remarque : Pour qu’une version précédente devienne la version en cours, retirez-la puisconsignez-la à nouveau en tant que nouvelle version.

Téléchargement d’un fichier en tant que nouvelle version d’undocument

Un document peut être téléchargé à partir du système de fichiers local pour être utilisécomme nouvelle version d’un document existant et retiré.

Pour télécharger un document à partir d’un jeu de résultats de recherche oud’un dossier :

1. Depuis le jeu de résultats, cliquez avec le bouton droit sur le document retiré etsélectionnez Charger depuis le système de fichiers. La boîte de dialogue Chargerdepuis le système de fichiers s’affiche.



2. Cliquez sur le bouton Parcourir pour appeler une boîte de dialogue de sélection defichier standard, choisissez le fichier à télécharger et cliquez sur OK.

Affichage des formats associés d’un document

Un format associé est une représentation en lecture seule d’un document qui diffère decelle du document d’origine, par exemple, pour la langue, le format ou la résolution.TaskSpace prend en charge plusieurs formats associés d’un document, que vous pouvezafficher.

Pour afficher les formats associés d’un document :

1. Dans le jeu de résultats, cliquez avec le bouton droit sur un document et sélectionnezAfficher > Formats associés. La boîte de dialogue Formats associés s’affiche. Ellecontient la liste de tous les formats associés de ce document.



2. Pour afficher un format associé spécifique, cliquez dessus avec le bouton droit etsélectionnez Afficher. Le format associé du document apparaît dans un afficheurde document.

Importation de formats associés

Les nouveaux formats associés d’un document peuvent être importés à l’aide deTaskSpace.

Pour importer un nouveau format associé d’un document :

1. Dans le jeu de résultats, cliquez avec le bouton droit sur un document et sélectionnezImporter le format associé. La boîte de dialogue Importer le format associé s’affiche.



2. Saisissez le chemin et le nom du document à importer comme nouveau formatassocié du document que vous avez sélectionné ou cliquez sur Parcourir pour yaccéder.

3. Dans le menu déroulant, sélectionnez le type de format pour le nouveau formatassocié.

4. Cliquez sur OK.

Suppression de formats associés

Les formats associés d’un document peuvent être supprimés à l’aide de TaskSpace.

Pour supprimer un format associé d’un document :




2. Cliquez avec le bouton droit sur le format associé à supprimer et sélectionnezSupprimer.

3. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Formats associés.

Exportation d’un format associé

Les formats associés d’un document peuvent être exportés sur le système de fichiers local.

Pour exporter un format associé d’un document :




2. Cliquez avec le bouton droit sur le format associé à exporter et sélectionnez Exporter.

3. Choisissez l’emplacement sur le système de fichiers local où le document doit êtreexporté et cliquez sur OK.


Génération d’un nouveau format associé

Si Content Transformation Services est installé, TaskSpace peut générer un format associéPDF ou HTML d’un document en le transformant à partir de son format d’origine.

Pour générer un format associé :




2. Cliquez avec le bouton droit sur le format associé à transformer et sélectionnezTransformer > PDF ou Transformer > HTML, selon le format que vous souhaitezgénérer.


Utilisation des dossiers

Lorsqu’un dossier apparaît dans un jeu de résultats de recherche, il peut être ouvert soiten double-cliquant dessus, soit en cliquant dessus avec le bouton droit et en sélectionnantOuvrir. Le dossier et son contenu s’affichent sous l’onglet Éléments ouverts dans unearborescence de dossiers. Pour plus de détails sur l’utilisation des dossiers sous l’ongletÉléments ouverts, reportez-vous à la section Utilisation des dossiers et des documents,page 62.


Chapitre 5

Utilisation de l’onglet Éléments ouverts

Ce chapitre décrit les fonctions disponibles sous l’onglet Éléments ouverts, où sont affichés leséléments ouverts à partir d’autres onglets. Les fonctions suivantes sont disponibles :• Utilisation d’un afficheur de document, page 61• Utilisation des dossiers et des documents, page 62• Utilisation des activités de tâche, page 73• Fermeture de tous les éléments ouverts, page 74

Utilisation d’un afficheur de document

Lorsqu’un utilisateur choisit d’ouvrir ou d’afficher un document dans TaskSpace, celui-cis’affiche sous l’onglet Éléments ouverts en utilisant l’afficheur configuré pour le typede fichier du document. Cependant, si l’utilisateur choisit d’afficher un document etqu’aucun afficheur n’est configuré pour le type de fichier de ce document, celui-ci s’ouvredans son application native. Les afficheurs de document suivants sont pris en charge :• IGC Brava!, qui prend en charge les fichiers BMP, EMF, GIF, JPEG, PCX, PDF, PNG,

TIFF, TXT et d’autres types de fichier• Daeja ViewOne Pro, qui prend en charge les fichiers GIF, JPEG, PDF, TIFF et d’autres

types de fichier• Adobe Acrobat Reader, qui prend en charge les fichiers PDF• Documentum PDF Annotation Services (PAS), qui prend en charge les fichiers PDF• OpenOffice, qui prend en charge les fichiers OpenOffice Writer (ODT), tels que les

instances de modèle de formulaire haute fidélité• Navigateur, qui prend en charge les formats GIF, JPEG, PDF, PNG et, lors de

l’utilisation d’Internet Explorer, les formats MS OfficeLes afficheurs IGC Brava!, Daeja et PAS prennent tous en charge la création et l’affichaged’annotations, mais Adobe Acrobat Reader 7.0, OpenOffice et le Navigateur nepermettent pas la manipulation d’annotations.



Remarque : Lors de l’utilisation de l’afficheur OpenOffice, il se peut qu’une boîte dedialogue Internet Explorer – Avertissement de sécurité s’affiche chaque fois que vousessaierez d’ouvrir un document. Si vous ne souhaitez plus voir cet avertissements’afficher, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Plus d’options.

2. Choisissez Toujours installer le logiciel à partir “d’EMC Corporation”.

3. Cliquez sur Installer.

Pour utiliser l’afficheur OpenOffice, vous devez disposer des autorisations nécessairesafin d’installer le logiciel. Contactez votre administrateur système si vous avez desquestions.

La majeure partie des fonctions impliquées dans l’utilisation d’un afficheur sous l’ongletÉléments ouverts est fournie via l’afficheur lui-même, comme la création et l’affichagedes annotations ou l’impression des documents, par conséquent, vous devez consulter ladocumentation de l’afficheur utilisé pour plus d’informations.

Lorsqu’un document renvoyé dans un jeu de résultats est ouvert dans un afficheursous l’onglet Éléments ouverts, les boutons d’action suivants peuvent être disponibles àl’ouverture du document en mode édition (si l’utilisateur dispose des autorisations demodification) à l’aide d’un des afficheurs pris en charge :• Enregistrer enregistre les modifications apportées au document.• Enregistrer et fermer enregistre les modifications apportées au document et ferme

l’afficheur de document.• Annuler annule les modifications apportées au document et ferme l’afficheur de

document.

Remarque : Les boutons disponibles dépendent de la configuration du système etpeuvent ne pas toujours être présents. Il est aussi possible que des boutons autres queceux répertoriés ici soient affichés.

En fonction des paramètres de configuration et de la licence, vous pouvez égalementavoir accès à des fonctions de collaboration lors de l’affichage d’un document. Pourdes informations plus détaillées, reportez-vous à la section Chapitre 7, Utilisation desfonctions de collaboration.

Utilisation des dossiers et des documents

Lorsqu’un dossier est ouvert à partir d’un jeu de résultats de recherche, il s’affichesous l’onglet Éléments ouvert en tant que dossier racine de l’arborescence de dossiers.Lorsque vous sélectionnez le dossier racine dans l’arborescence de dossiers, le contenu dece dernier s’affiche dans l’autre volet. Lorsque vous double-cliquez sur un sous-dossier



dans la liste des contenus du dossier, l’arborescence de dossiers est actualisée. Desinformations supplémentaires concernant le dossier racine s’affichent au-dessus del’arborescence de dossiers, qu’un utilisateur peut modifier selon les autorisations de sonrôle et la configuration spécifique.

Il peut également y avoir un ou plusieurs champs permettant de saisir des termes derecherche afin d’extraire différents dossiers et documents sans revenir à l’onglet derecherche. Le niveau de détail du contenu de la liste de contenus peut être spécifié àl’aide de la zone de liste Afficher, en sélectionnant l’une des options suivantes :• Documents affiche tous les documents du dossier racine.• Documents et sous-dossiers affiche tous les documents et tous les sous-dossiers

du dossier racine.• Documents et documents des sous-dossiers affiche tous les documents et tous les

documents des sous-dossiers du dossier racine.• Documents, sous-dossiers et documents des sous-dossiers affiche tous les

documents, tous les sous-dossiers et tous les documents des sous-dossiers du dossierracine.

La figure suivante illustre une arborescence de dossiers sous l’onglet Éléments ouverts :

Figure 6. Exemple d’arborescence de dossiers dans TaskSpace

Des actions supplémentaires sont disponibles pour les sous-dossiers ou les documentsen cliquant avec le bouton droit sur un élément et en sélectionnant une action dans lemenu contextuel, ou en cliquant sur l’un des boutons d’action situés sous l’arborescencedes dossiers, comme expliqué dans les sections suivantes :• Actions du menu contextuel des sous-dossiers, page 64• Actions du menu contextuel des documents, page 65



• Boutons d’actions des documents, page 67• Actions supplémentaires, page 68• Création de dossiers, page 69• Importation de dossiers et de documents, page 70• Présentation des annotations de PDF, page 71• Ajout de commentaires à un document PDF, page 72• Affichage des commentaires dans un document PDF, page 73

Actions du menu contextuel des sous-dossiers

Les actions suivantes du menu contextuel sont disponibles pour les sous-dossiers :• Ouvrir ouvre le dossier sous l’onglet Éléments ouverts. Vous ne pouvez sélectionner

qu’un seul dossier pour cette action.• Activer la discussion active la fonction de discussion, qui permet aux utilisateurs

d’afficher, d’ajouter et de supprimer des commentaires associés au sous-dossiersélectionné. Pour désactiver cette fonction, sélectionnez Désactiver la discussion.Pour tout renseignement sur les fonctions de collaboration, reportez-vous à la sectionChapitre 7, Utilisation des fonctions de collaboration.

• Créer un calendrier permet de créer un nouvel objet de calendrier. Pour toutrenseignement sur les fonctions de collaboration, reportez-vous à la section Chapitre7, Utilisation des fonctions de collaboration.

• Propriétés affiche les propriétés du dossier. Vous ne pouvez sélectionner qu’unseul dossier pour cette action.

• Supprimer supprime le dossier sélectionné. L’utilisateur est invité à supprimer lessous-dossiers ou les versions. Si le dossier a été copié dans un autre répertoire, ledossier copié reste intact.

• Ajouter au presse-papiers ajoute le dossier sélectionné au presse-papiers pour qu’ilpuisse être collé ou déplacé dans un autre dossier.

• L’option Envoyer par e-mail en tant que lien génère un lien URL vers desdossiers sélectionnés et ouvre Microsoft Office Outlook grâce au lien URL inséréautomatiquement dans le corps du message. Les destinataires de l’e-mail peuventcliquer sur le lien URL afin de se connecter directement à TaskSpace et ouvrir ledossier en tant qu’élément ouvert.



• L’optionGérer les droits et Modifier le profil IRM du dossier permet à l’utilisateurde protéger un dossier de sorte qu’un document importé dans un dossier soitprotégé automatiquement. Les documents existants dans le dossier avant l’activationde la protection ne sont pas convertis automatiquement. Vous devez protéger cesdocuments manuellement. Cette option est activée lorsque l’application IRM estinstallée dans le référentiel et est activée pour TaskSpace. Pour de plus amplesinformations sur la configuration et l’application de profils à des dossiers, consultezla documentation sur IRM.

Actions du menu contextuel des documents

Les actions suivantes du menu contextuel sont disponibles pour les documents :• Modifier ouvre le document dans son application native où il peut être modifié avant

d’être enregistré dans le référentiel. Le document est également automatiquementretiré pour empêcher d’autres utilisateurs de le modifier simultanément. Parexemple, si le document est un document Microsoft Word, il sera téléchargé et ouvertdans Microsoft Word. Vous ne pouvez modifier qu’un seul document à la fois.

• Ouvrir ouvre le document dans l’afficheur de document en mode lecture seule ou enmode édition si l’utilisateur dispose des autorisations appropriées. Si le documentest ouvert en mode édition, vous pouvez le modifier en ajoutant ou modifiant desannotations ou en modifiant ses attributs ou ses propriétés.



• Afficher ouvre le document dans l’afficheur de document ou dans une fenêtrecontextuelle, en mode lecture seule sous l’onglet Éléments ouverts. Le documents’ouvre dans l’afficheur configuré pour son type de fichier. Cependant, si l’utilisateurchoisit d’afficher un document et qu’aucun afficheur n’est configuré pour le type defichier de ce document, celui-ci s’ouvre en mode lecture seule dans son applicationnative.

Remarque : Si le format de fichier d’un document n’est pas mappé à unafficheur intégré, TaskSpace répond alors aux actions entreprises par l’utilisateurconformément aux méthodes expliquées ci-dessous :

— Modifier : le document est contrôlé, téléchargé sur l’ordinateur de l’utilisateur etutilise l’association de shell pour ouvrir et modifier le document. Le formulaired’affichage du document ne s’affiche pas.

— Ouvrir : le formulaire d’affichage du document s’affiche dans TaskSpace et lemessage suivant apparaît : Aucun afficheur n’est affecté à ce format de fichier.L’utilisateur peut afficher ou mettre à jour des attributs de document mais il nepeut pas afficher, modifier ou annoter le contenu du document car l’afficheur neprend pas tous les formats en charge.

— Afficher : le document est téléchargé vers l’ordinateur de l’utilisateur et utilisel’association de shell pour ouvrir et afficher le document. Le formulaired’affichage du document ne s’affiche pas.

• Retirer verrouille le document. Lorsqu’un document a été retiré, une icône en formede clé s’affiche en regard du nom du fichier. Le menu contextuel comporte ensuiteégalement des options permettant de consigner le document, ce qui enregistre lesmodifications et déverrouille le document, ou d’annuler le retrait du document, cequi déverrouille le document sans enregistrer les modifications.

• Importer le format associé permet d’importer un nouveau format associé dudocument dans un format différent à partir du système de fichiers local.

• L’option Envoyer par e-mail en tant que lien génère un lien URL vers certainsdocuments et dossiers sélectionnés, puis ouvre Microsoft Office Outlook grâce aulien URL inséré automatiquement dans le corps du message. Les destinataires del’e-mail peuvent cliquer sur le lien URL afin de se connecter directement à TaskSpaceet ouvrent le document en tant qu’élément ouvert.

• Activer la discussion active la fonction de discussion, qui permet aux utilisateursd’afficher, d’ajouter et de supprimer des commentaires associés au sous-dossiersélectionné. Pour désactiver cette fonction, sélectionnez Désactiver la discussion.Pour tout renseignement sur les fonctions de collaboration, reportez-vous à la sectionChapitre 7, Utilisation des fonctions de collaboration.

• Exporter ouvre une page standard Sélectionner un dossier, dans laquelle vous pouvezsélectionner un dossier de destination et cliquer sur OK afin d’achever l’exportation.

• Pages permet de modifier un document via la réorganisation, l’insertion, l’extractionou la suppression d’une ou de plusieurs pages.



• Fusionner des documents permet de fusionner au moins deux documents dansun document.

• Matérialiser permet de transformer un objet léger dématérialisé en objet matérialisé.

Pour de plus amples informations sur la matérialisation et les SysObjects légers,consultez le Guide du développeur de Documentum High-Volume Server.

• Dématérialiser transforme un objet matérialisé en objet léger dématérialisé.

Pour de plus amples informations sur la dématérialisation et les SysObjects légers,consultez leGuide du développeur de Documentum High-Volume Server.

• Propriétés affiche les propriétés du document. Vous ne pouvez sélectionner qu’unseul document pour cette action.

• Supprimer supprime le document sélectionné.• Ajouter au presse-papiers ajoute le document sélectionné au presse-papiers pour

qu’il puisse être collé ou déplacé dans un autre dossier.• Exporter au format CSV ouvre une série de boîtes de dialogue qui guident

l’utilisateur pour l’exécution des étapes permettant de créer un fichier CSV encolonnes à partir du document sélectionné.

• Gestion des droits > Modifier le profil IRM permet à l’utilisateur de protéger undocument. Le format de fichier du document doit être pris en charge par IRM. Cetteoption est disponible lorsque l’application IRM est installée dans le référentiel et estactivée pour TaskSpace. Pour de plus amples informations sur la configuration etl’application de profils à des documents, consultez la documentation sur IRM.

• Afficher > Versions ouvre une boîte de dialogue fournissant des informations surtoutes les versions du document sélectionné.

• Afficher > Formats associés ouvre une boîte de dialogue fournissant desinformations sur tous les formats associés du document sélectionné.

• Afficher > Discussion ouvre une boîte de dialogue permettant d’afficher, d’ajouteret de supprimer des commentaires associés au document sélectionné. Pour toutrenseignement sur les fonctions de collaboration, reportez-vous à la section Chapitre7, Utilisation des fonctions de collaboration.

Boutons d’actions des documents

Les boutons suivants sont disponibles pour effectuer des actions sur les documents :• Modifier ouvre le document dans son application native où il peut être modifié avant

d’être enregistré dans le référentiel. Le document est également automatiquementretiré pour empêcher d’autres utilisateurs de le modifier simultanément. Parexemple, si le document est un document Microsoft Word, il sera téléchargé et ouvertdans Microsoft Word. Vous ne pouvez modifier qu’un seul document à la fois.



• Ouvrir ouvre le document dans l’afficheur de document en mode lecture seule ou enmode édition si l’utilisateur dispose des autorisations appropriées. Si le documentest ouvert en mode édition, vous pouvez le modifier en ajoutant ou modifiant desannotations ou en modifiant ses attributs ou ses propriétés.

• Afficher ouvre le document dans l’afficheur de document ou dans une fenêtrecontextuelle, en mode lecture seule sous l’onglet Éléments ouverts. Le documents’ouvre dans l’afficheur configuré pour son type de fichier. Cependant, si l’utilisateurchoisit d’afficher un document et qu’aucun afficheur n’est configuré pour le type defichier de ce document, celui-ci s’ouvre en mode lecture seule dans son applicationnative.

• Exporter ouvre une page standard Sélectionner un dossier, dans laquelle vous pouvezsélectionner un dossier de destination et cliquer sur OK afin d’achever l’exportation.

Actions supplémentaires

Lorsque vous utilisez des dossiers et des documents, des actions supplémentaires sontdisponibles en cliquant sur le bouton Actions supplémentaires, qui affiche ensuite unmenu contextuel contenant les fonctions suivantes :• Importer ouvre une page Importer : Sélection de fichier afin de sélectionner un

ou plusieurs dossiers ou documents à importer dans le dossier sélectionné. Pourles instructions complètes concernant l’importation de dossiers ou de documents,reportez-vous à la section Importation de dossiers et de documents, page 70.

Remarque : Si vous utilisez la boîte de dialogue Importation TaskSpace, vous nepouvez importer ni dossiers, ni document unique, ni plusieurs documents.

• Créer un dossier crée un nouveau dossier sous le dossier sélectionné. Pour lesinstructions complètes concernant la création de dossiers, reportez-vous à la sectionCréation de dossiers, page 69.

• Créer un document crée un nouveau document, d’un type de votre choix oupréconfiguré. Vous pouvez également choisir le dossier de destination du documentou en utiliser un ayant été préconfiguré.

• Créer un formulaire autorise la création dynamique d’un formulaire, d’un type devotre choix ou d’un type préconfiguré. Vous pouvez également choisir le dossier dedestination du document ou en utiliser un ayant été préconfiguré.

• Créer un formulaire haute fidélité autorise la création dynamique d’un formulairehaute fidélité, d’un type de votre choix ou d’un type préconfiguré. Vous pouvezégalement choisir le dossier de destination du document ou en utiliser un ayantété préconfiguré.

• Créer un calendrier permet de créer un nouvel objet de calendrier. Pour toutrenseignement sur les fonctions de collaboration, reportez-vous à la section Chapitre7, Utilisation des fonctions de collaboration.



• Les éléments suivants du menu contextuel Actions supplémentaires ne sontdisponibles qu’une fois que vous avez sélectionné Ajouter au presse-papiers dans lemenu contextuel d’un sous-dossier ou d’un document :

— Déplacer ici déplace le dossier ou le document du presse-papiers vers le dossiernouvellement sélectionné.

— Copier ici copie le dossier ou le document du presse-papiers dans le dossiernouvellement sélectionné.

— Lier ici ajoute un lien vers le dossier ou le document du presse-papiers dansle dossier nouvellement sélectionné.

— Afficher le presse-papiers ouvre la page Presse-papiers, qui répertorie leséléments figurant actuellement dans le presse-papiers.

Création de dossiers

Cette section explique comment créer un dossier.

Pour créer un dossier :

1. Cliquez sur Nouveau Dossier ou sélectionnez Nouveau Dossier dans un menucontextuel sous un onglet de dossier ou l’onglet Éléments ouverts. La pageNouveau dossier : Créer apparaît avec les onglets suivants : 1. Créer, 2. Infos et3. Autorisations.

2. Sous l’onglet 1. Créer, vous devez saisir le nom du nouveau dossier et sélectionner untype. Par défaut, le type est déjà défini sur Dossier (dm_folder), qui est généralementle type à sélectionner. Cliquez sur Suivant pour accéder à l’onglet 2. Infos ou cliquezsur Terminer pour accepter les valeurs par défaut spécifiées sous les onglets 2. Infoset 3. Autorisations et terminer la création du dossier.

3. Sous l’onglet 2. Infos :

a. Le nom de dossier saisi sous l’onglet précédent s’affiche et vous pouvezéventuellement saisir également un titre et un sujet.

b. Pour saisir des mots-clés pour le dossier, cliquez surModifier en regard del’étiquetteMots-clés.

c. Le champ Nom du propriétaire indique par défaut le nom de l’utilisateur actuel.Pour modifier le nom du propriétaire, cliquez surModifier.

d. Pour afficher plus de propriétés pour le dossier, cliquez sur Afficher plus.

e. Cliquez sur Suivant pour accéder à l’onglet 3. Autorisations ou cliquez surTerminer pour accepter les valeurs par défaut spécifiées sous l’onglet 3.Autorisations et terminer la création du dossier.



4. Sous l’onglet 3. Autorisations, vous pouvez afficher et spécifier divers typesd’autorisation pour le nouveau dossier, comme suit :

a. Les valeurs d’autorisation par défaut pour le dossier sont affichées dans lechamp Autorisations actuelles. Pour modifier ces valeurs d’autorisation,cliquez sur Rechercher en regard de l’option Afficher d’autres autorisations degroupe/d’utilisateur.

b. Le champ Nom du jeu d’autorisations affiche le nom du jeu d’autorisations pardéfaut. Pour sélectionner un autre jeu d’autorisations, cliquez sur Sélectionner.

c. Le champ Description affiche le nom du jeu d’autorisations et le champPropriétaire, le nom affiché dans le champ Nom du propriétaire de l’ongletprécédent.

d. Des sélections supplémentaires peuvent également être faites pour desgroupes obligatoires, un ensemble de groupes obligatoire, les autorisations desutilisateurs et des groupes et des restrictions.

e. Lorsque vous avez effectué toutes les sélections voulues, cliquez sur Terminerpour créer le dossier.

Importation de dossiers et de documents

Cette section explique comment importer des dossiers et des documents.

Pour importer des dossiers et des documents :

1. Cliquez sur Importer ou sélectionnez Importer dans un menu contextuel sous unonglet de dossier ou l’onglet Éléments ouverts. La page Importer : Sélection defichier apparaît.

2. Cliquer sur Ajouter des fichiers ou Ajouter des dossiers pour ouvrir une pagestandard Sélectionner des fichiers afin de rechercher les documents ou dossiers àimporter. Lorsque les documents ou les dossiers ont été sélectionnés, cliquez surOKdans la page Sélectionner des fichiers. La page Sélectionner des fichiers se ferme etles éléments sélectionnés s’affichent dans la fenêtre Fichiers/dossiers sélectionnés dela page Importer : Sélection de fichier. Si vous souhaitez supprimer un documentou un dossier de la fenêtre Fichiers/dossiers sélectionnés, sélectionnez le documentou le dossier et cliquez sur Supprimer.

3. Lorsque tous les dossiers et documents que vous voulez importer sont répertoriésdans la fenêtre Fichiers/dossiers sélectionnés, cliquez sur Suivant ou sur Terminer :• Si vous cliquez sur Suivant, la page Importer : Définition d’objet s’affiche pour

le premier document ou dossier à importer.



• Si vous cliquez sur Terminer, vous pouvez sauter l’affichage de la page Importer :Définition d’objet pour chaque document ou dossier sélectionné à importer. Àla place, un message s’affiche, vous demandant de confirmer que vous souhaitezappliquer vos modifications à tous les fichiers restants. Cliquez sur Continuer.

4. Sur la page Importer : Définition d’objet (si vous avez cliqué sur Suivant àl’étape 3), les champs affichent le nom du fichier, le type de fichier, le format, l’ID ducycle de vie et l’état actuel du premier fichier à importer. Ces champs peuvent êtremodifiés si nécessaire. Si vous avez sélectionné plusieurs fichiers à importer, vouspouvez afficher les informations du fichier suivant en cliquant sur Suivant.

5. Cliquez sur Terminer sur la page Importer : Sélection de fichier pour achever leprocessus d’importation.

Fonctions d’importation supplémentaires

Selon votre configuration spécifique, vous pouvez ajouter ou modifier des informationssupplémentaires concernant les fichiers que vous importez. Il se peut également quevous puissiez afficher les fichiers pendant l’importation.

Présentation des annotations de PDF

Si votre organisation a installé et configuré PAS, vous pouvez enregistrer descommentaires créés dans Adobe Acrobat ou Reader dans un référentiel. Vous pouvezégalement afficher et saisir des commentaires dans des PDF directement à partir deTaskSpace.

Remarque : Les utilisateurs qui souhaitent afficher plusieurs documents PDF ou formatsassociés simultanément peuvent le faire à l’aide d’Adobe Reader 7. Les utilisateursd’Adobe Reader 8 ou d’Adobe Acrobat 8 ne peuvent ouvrir qu’un seul document à lafois pour faire des annotations.

Les commentaires sont associés à une version spécifique d’un document. Si un documentchange de version, les commentaires de la version précédente migrent vers la nouvelleversion.

Exemple : si vous retirez une version ACTUELLE 1.0 d’un document et qu’un deuxièmeutilisateur y ajoute des commentaires, ceux-ci sont associés à la version 1.0. Si vousconsignez la version et lui donnez le numéro 1.1, lorsque vous afficherez la version 1.1EN COURS, vous ne verrez pas les commentaires de la version 1.0.

Remarque : Si vous apportez des modifications aux pages en utilisant PAS commeafficheur et que vous choisissez de créer une nouvelle version du document à partir de



la boîte de dialogue Confirmation de la modification de page, toutes les annotationsexistantes seront perdues.

Pour plus d’instructions concernant le déploiement de PDF Annotation Services,reportez-vous au Guide de déploiement de Documentum PDF Annotation Services. Pourutiliser PDF Annotation Services, vous devez configurer TaskSpace de façon à ce qu’ilouvre PDF Annotation Services lorsque vous consultez un fichier PDF. Pour plusd’instructions, reportez-vous à la section .

Ajout de commentaires à un document PDF

Pour ajouter des commentaires à un document PDF :

1. Naviguez jusqu’à un document PDF.

2. Sélectionnez le document et cliquez sur Afficher. Selon la configuration du systèmeet du navigateur, une page de connexion peut s’afficher.

3. Si la page de connexion s’affiche, indiquez un mot de passe et cliquez sur Connexion.Le PDF s’ouvre en lecture seule dans une fenêtre distincte, avec ses commentaires.Si vous utilisez Internet Explorer, le navigateur ouvre également une page viergesupplémentaire. Pour éviter ceci, dans Internet Explorer, sélectionnez l’option demenu Outils > Options Internet, puis l’onglet Avancé et vérifiez que l’optionRéutiliser les fenêtres pour lancer des raccourcis est cochée.

4. Pour ajouter des commentaires, utilisez les commandes Acrobat. Pour plusd’informations, consultez votre documentation Acrobat.

5. Pour enregistrer vos commentaires dans le référentiel, cliquez sur le bouton Envoyeret recevoir des commentaires dans Adobe.Les commentaires qui sont enregistrés dans un référentiel sont au format Acrobat.XFDF.



Affichage des commentaires dans un document PDF

Pour afficher les commentaires dans un document PDF :

1. Naviguez jusqu’à un document PDF.

2. Sélectionnez le document et cliquez sur Afficher. Selon la configuration du systèmeet du navigateur, une page de connexion peut s’afficher.

3. Si la page de connexion s’affiche, indiquez un mot de passe et cliquez sur Connexion.Le PDF s’ouvre dans une fenêtre distincte, avec ses commentaires.Si vous utilisez Internet Explorer, le navigateur ouvre également une page viergesupplémentaire. Pour éviter ceci, dans Internet Explorer, sélectionnez l’option demenu Outils > Options Internet, puis l’onglet Avancé et vérifiez que l’optionRéutiliser les fenêtres pour lancer des raccourcis est cochée.

Utilisation des activités de tâche

Lorsque vous utilisez des tâches à partir d’un onglet de liste de tâches, la sélection d’unetâche puis la sélection de l’option Afficher dans le menu contextuel permet d’ouvrirl’activité de tâche. Les actions disponibles ou obligatoires pour achever l’activité de tâchepeuvent varier selon le processus spécifique et la configuration de la tâche. Pour plusd’informations, reportez-vous à la section Traitement d’une tâche, page 36.

Vous disposez d’au moins une méthode pour fermer une activité de tâche. Vous pouveztoujours fermer une activité de tâche ouverte en cliquant sur l’icône de fermeture (X)sous l’onglet d’activité de tâche. Cela ferme l’activité de tâche sans valider ni enregistreraucune modification.



Figure 7. Affichage d’activité de tâche dans TaskSpace

Si l’onglet d’activité de tâche comporte un bouton Fermer, la configuration de ce boutonpeut varier. Cependant, sous l’onglet d’activité de tâche par défaut, le bouton Fermervalide et enregistre les données avant de fermer l’activité de tâche.

Fermeture de tous les éléments ouverts

Vous pouvez fermer tous les éléments ouverts en cliquant sur l’icône de fermeture (X)de l’onglet Éléments ouverts. Cela ferme tous les éléments ouverts sans valider nienregistrer aucune modification.

Figure 8. Onglet Éléments ouverts de TaskSpace


Chapitre 6

Utilisation de liens URL dans dese-mails

Ce chapitre aborde les sujets suivants :• Utilisation de l’option Envoyer par e-mail en tant que lien dans TaskSpace, page 75• Envoi de liens URL TaskSpace par e-mail, page 76• Ouverture de documents et de dossiers TaskSpace depuis un e-mail, page 76

Utilisation de l’option Envoyer par e-mail entant que lien dans TaskSpace

Utilisez l’option Envoyer par e-mail en tant que lien pour générer un lien URL vers certainsdocuments ou dossiers, et ouvrir Microsoft Office Outlook via le lien URL inséré dansle corps d’un e-mail. Les destinataires de l’e-mail peuvent cliquer sur le lien URL afinde se connecter directement à TaskSpace et ouvrir le document ou le dossier en tantqu’élément ouvert.

Remarque : Un lien URL généré par Webtop n’ouvre pas un onglet Éléments ouvertsdans TaskSpace.

Navigateur requis pour l’option Envoyer par e-mail entant que lien

Microsoft Office Outlook, le logiciel de client de messagerie électronique, doit êtreinstallé sur l’ordinateur client qui exécute le navigateur Web.

De plus, l’option de programme de courrier électronique du navigateur doit être définiesur Microsoft Office Outlook. Une fois Outlook installé, procédez comme suit :


Utilisation de liens URL dans des e-mails

1. Accédez aux Options Internet du navigateur.

2. Cliquez sur l’onglet Programmes.

3. SélectionnezMicrosoft Office Outlook pour le programme de courrier électronique.

Envoi de liens URL TaskSpace par e-mail

Vous pouvez envoyer par e-mail des liens URL vers certains documents ou dossiers. Sivous sélectionnez plusieurs documents ou dossiers, TaskSpace génère un lien URL pourchaque objet sélectionné et les insère dans un message électronique.

Pour envoyer des liens URL TaskSpace par e-mail

1. Dans TaskSpace, ouvrez un onglet de recherche, de dossier ou de tâche. (Le nomexact de l’onglet peut varier en fonction de la configuration.)

2. Sélectionnez les documents ou dossiers pour lesquels vous souhaitez créer des liensURL.

3. Cliquez avec le bouton droit et sélectionnez Envoyer par e-mail en tant que lien....

4. Microsoft Office Outlook s’ouvre et affiche les liens URL pour les documents oudossiers sélectionnés.

5. Saisissez les adresses e-mail des destinataires et envoyez l’e-mail.

Ouverture de documents et de dossiersTaskSpace depuis un e-mail

Lorsque vous recevez un e-mail contenant un lien URL TaskSpace, le lien pointe vers undocument ou dossier spécifique dans l’application TaskSpace.

Pour ouvrir des documents et dossiers TaskSpace depuis un e-mail :

1. Ouvrez Microsoft Office Outlook et accédez à l’e-mail qui contient le lien URLTaskSpace.

2. Cliquez sur le lien URL.Le système ouvre un nouveau navigateur Web. Si l’e-mail contient plusieurs liensURL, cliquez sur chaque lien URL. Un nouveau navigateur Web s’ouvre à chaquefois. Tous les navigateurs ouverts partagent la même session HTTP. Le derniernavigateur ouvert est le navigateur actif.



3. Si nécessaire, saisissez votre ID de connexion TaskSpace. Pour consulter lesinstructions complètes de connexion à TaskSpace, reportez-vous à la sectionDémarrage de l’interface utilisateur, page 14.• Si vous n’êtes pas connecté au référentiel dans lequel se trouve le document ou le

dossier, le système affiche l’invite de connexion à TaskSpace.• Si vous êtes connecté au référentiel, le système n’affiche pas l’invite de connexion

à TaskSpace à moins que vous ne basculiez vers un autre référentiel.TaskSpace authentifie les informations de connexion de l’utilisateur à l’applicationspécifiée, puis ouvre le document ou le dossier dans l’onglet Éléments ouverts.Pour ouvrir les documents, TaskSpace utilise l’afficheur configuré pour le type dedocument en question. Si aucun afficheur n’est configuré, TaskSpace affiche lemessage Aucun afficheur désigné pour gérer ce format de fichier. Pour plus d’informationssur les afficheurs de document, reportez-vous à la section Chapitre 5, Utilisationde l’onglet Éléments ouverts.


Chapitre 7

Utilisation des fonctions decollaboration

Les fonctions de collaboration permettent aux utilisateurs de partager des informations et des idéessur des éléments, tels que des dossiers et des documents, dans TaskSpace. Ces fonctions permettentnotamment de partager des commentaires sur une discussion, de configurer des calendriers ainsi quedes événements de calendrier et d’afficher des espaces comme l’expliquent les sections suivantes :• Discussions, page 79• Calendriers, page 82• Espaces, page 88

Remarque : Les fonctions de collaboration requièrent une licence individuelle ; il est possible qu’ellessoient indisponibles selon la configuration définie de TaskSpace.

Discussions

Les discussions sont des threads de commentaire en ligne qui facilitent la collaborationrelative à des sujets particuliers. Par exemple, une équipe de gestion des dossiers peutse servir des discussions pour échanger des remarques et des informations relatives ausujet lorsqu’elle travaille sur un dossier. Si la fonction de discussion est activée pourun élément (document, dossier, etc.), des commentaires peuvent être affichés, ajoutés,modifiés ou supprimés par les utilisateurs de TaskSpace.

Les sections suivantes expliquent comment utiliser les discussions :• Activation de discussions, page 80• Affichage, ajout et modification de commentaires, page 80• Suppression de commentaires, page 82


Utilisation des fonctions de collaboration

Activation de discussions

Pour permettre aux utilisateurs d’afficher, ajouter ou modifier des commentaires sur unélément, la fonction de discussion doit être activée. Pour ce faire, vous devez d’abordsélectionner l’objet souhaité dans la :• liste des résultats de recherche dans un onglet de recherche ;• liste de dossiers ou documents dans un onglet de dossier ;• liste de pièces jointes dans un onglet de tâche.Ensuite, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’objet sélectionné pour ouvrir lemenu contextuel et sélectionnez l’option Activer la discussion.

La fonction de discussion (une fois activée) peut être désactivée en suivant la mêmeméthode mais au lieu de sélectionner l’option mentionnée précédemment, choisissezl’option Désactiver la discussion dans le menu contextuel.

Affichage, ajout et modification de commentaires

Après l’activation de la fonction de discussion, les utilisateurs (disposant desautorisations nécessaires) peuvent afficher, ajouter ou modifier des commentaires relatifsà l’objet sélectionné.

Les utilisateurs peuvent ouvrir la boîte de dialogue Discussion pour afficher lescommentaires en suivant l’une des méthodes suivantes :• Sélectionnez l’objet souhaité dans la liste d’un onglet de recherche ou de dossier

ou dans la liste de pièces jointes d’un onglet de tâche. Ensuite, sélectionnezl’option Afficher Discussion dans le menu contextuel.

• Cliquez sur l’icône de discussion dans la colonne État de la rubrique pour l’objetsouhaité de la liste.

Remarque : L’icône de discussion s’affiche après l’ajout d’un premier commentairesur un objet.

• Cliquez sur l’option Discuter lorsque les informations d’un document ou d’undossier s’affichent.

Après l’affichage de la boîte de dialogue Discussion, les utilisateurs peuvent ajouter,modifier ou répondre aux commentaires en suivant les instructions suivantes.



Figure 9. Boîte de dialogue Discussion

Pour ajouter un commentaire à une discussion :

1. Ouvrez la boîte de dialogue Discussion pour l’objet choisi.

2. Dans la discussion et sous le dernier commentaire, cliquez sur l’option Ajouterun commentaire.

3. Saisissez le titre (obligatoire) et le corps (facultatif) de votre commentaire.

4. Cliquez sur OK. Votre commentaire s’affiche sous le dernier commentaire affiché.

Pour répondre à un commentaire spécifique :

1. Affichez la boîte de dialogue Discussion pour l’objet choisi.

2. En regard du titre du commentaire auquel vous souhaitez répondre, cliquez sur .

3. Dans la fenêtre de l’éditeur de texte, indiquez le titre et le corps de votre commentaire.Vos commentaires apparaissent sous le commentaire auquel vous répondez.

Pour modifier un commentaire :


2. En regard du titre du commentaire que vous avez ajouté, cliquez sur .



3. Dans la fenêtre de l’éditeur de texte, indiquez le titre et/ou le corps de votrecommentaire.

4. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.À moins de disposer de droits d’accès administratifs, vous pouvez uniquement modifiervos commentaires.

Suppression de commentaires

L’utilisateur qui ajoute un commentaire à la discussion est la seule personne à pouvoirle supprimer. Lorsque vous supprimez un commentaire, toute réponse à celui-ci estégalement supprimée, quelles que soient les autorisations dont vous disposez sur lui.

Pour supprimer un commentaire


2. En regard du titre du commentaire ajouté que vous souhaitez désormais supprimer,cliquez sur . Un message s’affiche et vous demande de confirmer la suppressiondu commentaire.

3. Cliquez sur OK. Le commentaire est supprimé de la discussion.

Calendriers

Les calendriers vous permettent d’organiser, de suivre et de planifier des événements.Les utilisateurs de TaskSpace (disposant des droits nécessaires) peuvent créer et afficherdes calendriers pour un dossier ou une armoire ; ils peuvent ensuite créer et afficher desévénements de calendrier comme l’expliquent les sections suivantes :• Création de calendriers, page 82• Affichage de calendriers, page 84• Création et modification des événements de calendrier, page 84

Création de calendriers

Les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires peuvent créer des calendrierspour un dossier ou une armoire. Après la création d’un calendrier, les utilisateurspeuvent créer des événements de calendrier.



Pour créer un calendrier :

1. Accédez à l’emplacement du calendrier. Les calendriers peuvent être créés à partird’une liste de dossiers dans un onglet de dossier ou de recherche ou à partir d’uneliste de pièces jointes dans un onglet de tâche.

2. Sélectionnez le dossier ou l’armoire pour lequel ou laquelle vous souhaitez créer uncalendrier, puis :• pour un onglet de dossier, cliquez avec le bouton droit de la souris,

sélectionnez ensuite l’option Créer un calendrier·ou·cliquez·sur·l’option Actionssupplémentaires et sélectionnez l’option Créer un calendrier dans le menucontextuel ;

• pour un onglet de recherche, cliquez avec le bouton droit de la souris etsélectionnez l’option Créer un calendrier ;

• pour une liste de pièces jointes dans un onglet de tâche, cliquez avec le boutondroit de la souris et sélectionnez l’option Créer un calendrier.

La boîte de dialogue Nouveau calendrier s’affiche et contient trois onglets : Créer,Informations et Autorisations. Vous devez obligatoirement saisir le nom ducalendrier. Les autres informations sont facultatives.

Figure 10. Boîte de dialogue Nouveau calendrier

3. Dans l’ongletCréer, saisissez un nom de calendrier dans le champNom. Vous pouvezéventuellement entrer une description du calendrier dans le champ Description.



4. Cliquez sur le bouton Suivant dans l’onglet Informations pour continuer ou cliquezsur le bouton Terminer pour créer le calendrier sans entrer aucune autre information.

5. (Facultatif) Dans l’onglet Informations, saisissez des informations complémentairesrelatives au calendrier comme le titre et l’objet. Ensuite, cliquez sur le bouton Suivantdans l’onglet Autorisations pour continuer ou cliquez sur le bouton Terminer pourcréer le calendrier sans entrer aucune autre information.

6. (Facultatif) Dans l’onglet Autorisations, vous pouvez afficher les informations surles autorisations et définir des droits ainsi que des restrictions supplémentairesrelatifs aux autorisations du calendrier. Ensuite, cliquez sur le bouton Précédentpour revenir à l’onglet Informations ou cliquez sur le bouton Terminer pour créerle calendrier.

Affichage de calendriers

Les utilisateurs peuvent afficher un objet de calendrier en suivant l’une des méthodessuivantes :• Sélectionnez l’objet de calendrier souhaité depuis une liste dans un onglet de

recherche, de dossier, ou depuis une liste de pièces jointes dans un onglet de tâche.Ensuite, sélectionnez l’option Ouvrir dans le menu contextuel.

• Cliquez sur Ouvrir lorsqu’un objet de calendrier est sélectionné dans une vue decontenu de dossier.

• Cliquez sur un objet de calendrier dans une vue en arborescence.Lorsqu’un objet de calendrier est ouvert et affiché, tous les événements créés pour lecalendrier sélectionné sont visibles.

Création et modification des événements de calendrier

Les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires peuvent créer et modifier desévénements de calendrier.

Pour créer un événement de calendrier :

1. Affichez l’objet de calendrier souhaité depuis un onglet de recherche, de dossierou depuis une liste de pièces jointes dans un onglet de tâche (pour obtenirdes instructions sur l’affichage des objets de calendrier, consultez Affichagede calendriers, page 84). Ensuite, sélectionnez l’option Créer un événementde calendrier dans le menu contextuel Actions supplémentaires. La boîte dedialogue Nouvel événement de calendrier s’affiche et contient trois onglets : Créer,



Récurrence et Autorisations. Vous devez obligatoirement saisir un nom ainsi que ladate et l’heure de début pour le calendrier. Les autres informations sont facultatives.

Figure 11. Boîte de dialogue Nouvel événement de calendrier

2. Dans l’onglet Créer, saisissez les informations dans les champs correspondantscomme indiqué ci-dessous :

Tableau 3. Champs destinés à la création d’événements de calendrier

Champ Description

Nom (obligatoire) Saisissez le nom du nouvel événement. Si vous activez lacase à cocher Envoyer un e-mail quand j’aurai terminé, lenom de l’événement s’affiche dans le champ Objet situé dansl’en-tête de l’e-mail.

Date de début(obligatoire)

Choisissez la date de début de l’événement.



Champ Description

Heure de début(obligatoirelorsque la caseÉvénement surtoute la journéen’est pas cochée)

Indiquez l’heure à laquelle l’événement commence.

Journée entière Cochez cette case si l’événement durera toute la journée.

Date de fin(obligatoire)

Choisissez la date de fin de l’événement.

Heure de fin(obligatoirelorsque lacase Événementsur toute lajournée n’est pascochée)

Indiquez l’heure à laquelle l’événement finit.

Organisateur(obligatoire)

Sélectionnez le nom de l’utilisateur qui organise l’événements’il est différent de l’utilisateur (par défaut) qui le crée. Sivous activez la case à cocher Envoyer un e-mail quandj’aurai terminé, le nom de l’organisateur s’affiche dans lechamp Cc : situé dans l’en-tête de l’e-mail.

Liste desparticipants

Sélectionnez les noms des utilisateurs assistant à l’événement.Si vous activez la case à cocher Envoyer un e-mail quandj’aurai terminé, les noms mentionnés précédemments’affichent en tant que destinataires dans le champ À : situédans l’en-tête de l’e-mail.

Emplacement Indique le lieu où se déroule l’événement.

Remarques Saisissez les informations relatives à l’événement (facultatif).Si vous activez la case à cocher Envoyer un e-mail quandj’aurai terminé, ces notes apparaissent après le texte pardéfaut dans le corps de l’e-mail envoyé aux destinataires. Letexte par défaut de l’e-mail est le suivant :

You are invited to the following meeting:

Topic: meeting name Date: recurrence pattern

or start date, time, duration Location:

location

Envoyer un e-mailquand j’auraiterminé

Cochez cette case si vous souhaitez envoyer des notificationsélectroniques aux participants à propos de l’événement.



3. Cliquez sur le bouton Suivant dans l’onglet Récurrence pour continuer ou cliquezsur le bouton Terminer pour créer l’événement de calendrier sans entrer aucuneautre information.

4. (Facultatif) Dans l’onglet Récurrence, saisissez des informations supplémentaires surle calendrier comme le programme et la durée.

Tableau 4. Options du programme dans l’onglet Récurrence

Option duprogramme

Options supplémentaires

Aucune Aucune

Une fois par jour Vous pouvez affiner la sélection en choisissant l’option Tousles jours pour préciser si l’événement a lieu tous les jours.

Une fois par semaine Vous pouvez affiner la sélection en choisissantl’option Toutes les semaines pour préciser si l’événementa lieu toutes les semaines.

Vous pouvez également sélectionner le jour de la semaine.Le jour de la semaine correspondant à la date de début estchoisi par défaut.

Une fois par mois Vous pouvez affiner la sélection en choisissant l’option Tousles mois pour préciser si l’événement a lieu tous les mois.

Vous pouvez également indiquer le jour du mois ensélectionnant une valeur pour l’option Aujourd’huiou vous pouvez sélectionner l’option Les deuxième etquatrième et préciser un jour de la semaine.

Une fois par an Aucun. l’événement se répète une fois par an à la mêmedate.

Pour les options de durée, vous pouvez préciser :• le nombre d’occurrences en sélectionnant l’option Occurrences et en saisissant

une valeur ;• une date de fin en sélectionnant l’option Date de fin et en saisissant une date.• La durée de l’événement est illimitée si vous sélectionnez l’option Illimité.Ensuite, cliquez sur le bouton Suivant dans l’onglet Autorisations pour continuerou cliquez sur le bouton Terminer pour créer l’événement de calendrier sans entreraucune autre information.

5. (Facultatif) Dans l’onglet Autorisations, vous pouvez afficher les informations surles autorisations et définir des droits ainsi que des restrictions supplémentairesrelatifs aux autorisations d’événement de calendrier. Ensuite, cliquez sur



le bouton Précédent pour revenir à l’onglet Informations ou cliquez sur lebouton Terminer pour créer l’événement de calendrier.

Pour modifier un événement de calendrier :

1. Affichez l’objet de calendrier souhaité depuis un onglet de recherche, de dossierou depuis une liste de pièces jointes dans un onglet de tâche (pour obtenir desinstructions sur l’affichage des objets de calendrier, consultez Affichage decalendriers, page 84).

2. Sélectionnez l’événement de calendrier souhaité et suivez l’une des méthodessuivantes :• Cliquez sur l’optionModifier ou Ouvrir.• Cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez l’optionModifier

ou Ouvrir dans le menu contextuel.La boîte de dialogue Propriétés s’affiche pour l’événement de calendrier sélectionné.

3. Modifiez l’événement de calendrier selon vos besoins et cliquez sur OK pourenregistrer les modifications et fermer la boîte de dialogue.

Espaces

Les espaces sont des lieux de travail virtuels au sein desquels les interactions de groupeont lieu. Les espaces ont des membres et l’appartenance est associée à la fois auxprocessus et au contenu de l’espace. Les objets d’un espace sont régis par cet espace(c’est-à-dire que leurs autorisations sont déterminées par l’espace) et les non-membres nepeuvent pas y accéder.

TaskSpace affiche les espaces mais ne peut pas les créer. Cependant, les espaces créésdans Webtop ou une autre application WDK par les utilisateurs du référentiel quidisposent des autorisations nécessaires peuvent s’afficher dans TaskSpace. Les créateurset les propriétaires de l’espace, ainsi que les gestionnaires des utilisateurs, gèrent laliste des membres d’un espace.

Les utilisateurs de TaskSpace disposant des autorisations nécessaires peuvent afficher unespace grâce à l’une des méthodes suivantes :• Sélectionnez un objet d’espace dans un onglet de dossier, de tâche ou depuis une liste

de pièces jointes dans un onglet de tâche et cliquez sur Ouvrir.• Cliquez deux fois sur un objet d’espace dans un onglet de dossier.• Sélectionnez un nœud d’espace dans la vue en arborescence de l’onglet de dossier.



L’objet d’espace est alors ouvert et affiché dans l’onglet Éléments ouverts. Pour deplus amples informations sur les espaces, notamment sur la création d’un espace dansWebtop, consultez le Guide de l’utilisateur de Webtop.


Glossaire

ACLUne ACL est une liste des entrées de contrôle des accès qui définit les autorisations etles restrictions d’accès appliquées aux objets pour lesquels l’ACL est valable. ChaqueSysObject a une ACL associée (et seulement une). Lorsque la sécurité du référentiel estactivée, un utilisateur tentant d’accéder à un SysObject, tel qu’un document, doit êtrepropriétaire de cet objet ou avoir l’autorisation d’y accéder par le biais d’une entréedans l’ACL. Si aucune condition n’est vraie, l’utilisateur ne peut pas accéder à cet objet.(Notez qu’un utilisateur dispose toujours au moins d’un accès en lecture aux objetsqu’il possède.)

Acrobat ReaderAfficheur d’image de document disponible auprès d’Adobe.

ACSAccelerated Content Server

Bouton d’actionBouton qui déclenche une activité système lorsqu’on clique dessus.

Onglet AdministrationOnglet de TaskSpace fournissant les fonctions de gestion des utilisateurs et des rôles.

AdministrateursUtilisateurs responsables de l’administration des applications TaskSpace.

AnnotationNotation graphique, textuelle ou commentaire sur un document. Les annotations sontutilisées pour marquer, commenter, ou mettre en évidence le contenu du document sansmodifier réellement le contenu du document d’origine. Les utilisateurs peuvent afficher,modifier ou créer leurs propres annotations. Avec l’autorisation appropriée, ils peuventégalement afficher les annotations d’autres utilisateurs.

Service d’annotationService permettant à des utilisateurs d’extraire, enregistrer et manipuler des annotations.

Concepteurs d’applicationsUtilisateurs formés à la configuration des applications TaskSpace.

BOCSBranch Office Caching Server (Serveur de cache de succursale)


Glossaire

Brava!Afficheur d’image de document disponible auprès d’IGC.

Diffusion d’octets en continuProcessus de livraison d’un document entier graduellement afin qu’il puisse êtreaffiché avant l’achèvement du transfert. Cette fonction fait généralement référenceau mécanisme utilisé par Adobe Acrobat Reader. Le service des pages constitue uneoptimisation d’extraction de document plus flexible.

Application enfantApplication TaskSpace basée sur (créée à partir de) une autre application TaskSpace. Uneapplication hérite de tous les paramètres de configuration de son application parent. Denouveaux composants, onglets ou rôles peuvent être ajoutés ou créés pour la nouvelleapplication. Les modifications apportées à l’application enfant n’ont aucun effet surl’application parent.

ComposantModèle créé dans Forms Builder et ajouté à une application TaskSpace.

Service de configurationService définissant et extrayant les paramètres de configuration de Document ImageServices. Ces paramètres incluent les configurations basées sur le système, lesconfigurations basées sur le rôle et les configurations spécifiques de chaque utilisateur.

Onglet ConfigurationOnglet de TaskSpace fournissant les fonctions de configuration de composants,processus, onglets, rôles et autres paramètres d’application.

Tableau de bordInterface, créée dans Business Activity Monitor (BAM) ou TaskSpace, comportant desindicateurs visuels pour le contrôle des performances des processus.

Composant tableau de bordTableau de bord qui a été ajouté à une application TaskSpace pour le contrôle desperformances des processus.

Onglet de tableau de bordOnglet de TaskSpace qui affiche un ou plusieurs composants tableau de bord pour lecontrôle des performances des processus.

DFCDocumentum Foundation Classes

Mise en cache distribuéeFonctions requises pour réduire le temps nécessaire à l’extraction de documents sur unréseau, particulièrement importantes pour les environnements de travail distribuéstels que les succursales.

DocumentUn ou plusieurs fichiers dotés des mêmes métadonnées. Un document peut être unélément contenu dans un dossier. Il peut être de tout type, tel qu’une image ou un texte.


Glossaire

Document Image ServicesDocument Image Services offre la prise en charge de documents orientés image et estconçu pour prendre en charge une vaste gamme d’afficheurs d’image de document.Ses fonctions incluent le service des pages, les annotations et l’utilisation avec ou sansTaskSpace.

Afficheur d’image de documentComposant permettant la présentation de documents et d’images pour les formatsd’images de documents tels que TIFF et PDF. L’afficheur peut s’afficher en ligne ou dansune fenêtre distincte. Les afficheurs pris en charge sont Adobe Acrobat Reader, PAS,High Fidelity Forms, Daeja ViewOne Pro et IGC Brava!.

Vue de documentVue contenant un modèle de vue de document. Affiche généralement une image et desmétadonnées. Cette vue apparaît lorsqu’un utilisateur affiche un document.

Modèle de vue de documentModèle nécessaire pour afficher un document dans TaskSpace. Le modèle de vuede document inclut les métadonnées de document et un afficheur d’image qui affichel’image correspondante. Le concepteur d’application configure les modèles de vue dedocument dans Forms Builder.

DossierCollection de plusieurs documents connexes affichés dans TaskSpace. (Voir égalementmodèle de contenu de dossier et modèle d’informations de dossier.)

Modèle de contenu de dossierModèle répertoriant le contenu d’un dossier. Le concepteur d’application configure lesmodèles de contenu de dossier dans Forms Builder.

Modèle d’informations de dossierModèle fournissant des informations sur un dossier. Le concepteur d’applicationconfigure les modèles d’informations de dossier dans Forms Builder.

Onglet de dossierOnglet de TaskSpace présentant des métadonnées de dossier, une arborescence dedossiers et une liste de contenus où les utilisateurs peuvent accéder aux dossiers,sous-dossiers, documents et processus disponibles qu’ils ont l’autorisation de lancer. Leconcepteur d’application peut créer un onglet de dossier dans TaskSpace.

Vue de dossierVue contenant un modèle de contenu de dossier et un modèle d’informations de dossier.Présente généralement des métadonnées de dossier, une arborescence de dossiers etune liste de contenus où les utilisateurs peuvent accéder aux dossiers, sous-dossiers,documents et processus disponibles qu’ils ont l’autorisation de lancer. Cette vue apparaîtlorsqu’un utilisateur affiche un dossier.

Modèles de formulaire haute fidélitéModèles de formulaire affichant des formulaires électroniques riches qui ressemblentexactement à leurs équivalents papier. Les utilisateurs finaux peuvent les remplir en


Glossaire

ligne ou hors connexion. Pour les formulaires remplis électroniquement mais envoyésur support papier ou par télécopie, les formulaires haute fidélité prennent en charge lagénération de code à barres pour les données d’identification clé.

High Fidelity FormsAfficheur d’image de document utilisé dans TaskSpace pour l’affichage des fichiers ODT.Cet afficheur prend en charge les fichiers OpenOffice Writer (ODT), tels que les instancesde modèle de formulaire haute fidélité.

Raccourci clavierCommande de clavier utilisée à la place d’une option de menu ou d’un bouton pourexécuter une action dans TaskSpace.

ImageTerme générique faisant référence à une représentation électronique d’informations, ycompris les documents ERM (Enterprise Report Management), les images numérisées(raster) et les dessins de CAO (vecteurs).

Boîte de réceptionListe de tâches d’un seul utilisateur. Zone spécifique d’un utilisateur qui répertorie lestâches qui lui sont actuellement affectées.

HéritageAcquisition de paramètres de configuration à partir d’une application parent. (Voirégalement application enfant.)

Modèle de lancement de processusVoir modèle d’initiation de processus.

Onglet Éléments ouvertsOnglet de TaskSpace créé dynamiquement lorsqu’un utilisateur choisir d’afficher undossier ou un document ou d’accéder à une tâche.

Service des pagesFonction fournissant des performances améliorées en renvoyant les pages une à unepour les formats TIFF et PDF, permettant aux afficheurs pris en charge d’afficher lapremière page pendant que le téléchargement du reste du document se poursuit. (Leservice des pages ne s’applique pas aux fichiers PDF sécurisés.)

PASEMC Documentum PDF Annotation Services (PAS) intègre les fonctions de révision etde commentaire d’Adobe dans la plate-forme Documentum. PDF Annotation Servicesfonctionne avec Adobe Acrobat et Adobe Portable Document Format (PDF). L’intégritéet la sécurité des documents sont préservées tout au long des processus de balisage, derévision et d’approbation.

ProcessusProcessus métier défini dans Process Builder.


Glossaire

Modèle d’initiation de processusModèle permettant à l’utilisateur de fournir des informations pour l’initiation (lelancement) d’un processus. Le concepteur d’application configure les modèlesd’initiation de processus dans Forms Builder.

Onglet de processusOnglet de TaskSpace fournissant une liste de processus métiers disponibles dans laquelleles administrateurs peuvent sélectionner un processus à démarrer.

File d’attenteListe de tâches multiutilisateurs.

Onglet Gestion des files d’attenteOnglet de TaskSpace permettant à un administrateur de gérer des files d’attente.La gestion des files d’attente inclut l’affectation d’utilisateurs aux files d’attente, laconfiguration de la définition des jeux de compétences pour un groupe d’utilisateurs, lamodification de l’affectation des éléments de travail d’une file d’attente et la modificationde la priorité des éléments de travail d’une file d’attente.

RôleGroupe contenant les utilisateurs et les groupes qui sont affectés à des tâches particulièresau sein d’un domaine d’application client.

SBOService-based Business Object (Objet métier à base de service)

Onglet de rechercheOnglet de TaskSpace permettant aux utilisateurs de rechercher des données dansle référentiel. Le concepteur d’application peut créer un onglet de recherche dansTaskSpace.

Modèle de rechercheModèle fournissant à l’utilisateur les champs appropriés pour l’exécution d’unerecherche d’un type particulier : client, document ou tâche par exemple. Si l’onglet derecherche est configuré pour afficher plusieurs modèles de recherche, la zone Rechercheraffiche les modèles disponibles. Le concepteur d’application configure les modèles derecherche dans Forms Builder.

Touche de raccourciVoir raccourci clavier.

Types d’ongletÀ des fins de création de nouveaux onglets dans TaskSpace, les types d’onglet sontles suivants : recherche, liste de tâches, processus, dossier, gestion des files d’attente,administration et configuration. (Voir également Onglet Éléments ouverts.)

OngletÉlément de navigation permettant le basculement d’une interface vers une autre dansTaskSpace.


Glossaire

TâcheInstance d’une activité, définie comme faisant partie d’un processus dans Process Builder.

Liste des tâchesListe des tâches d’un processus particulier. Une liste de tâches peut être une boîte deréception (liste des tâches d’un utilisateur unique) ou une file d’attente (liste des tâchesmultiutilisateurs).

Onglet de liste de tâchesOnglet de TaskSpace contenant une ou plusieurs listes de tâches (boîtes de réceptionou files d’attente). Le concepteur d’application peut créer un onglet de liste de tâchesdans TaskSpace.

Modèle de liste des tâchesModèle affichant une liste de tâches pour un utilisateur unique ou une file d’attentede travail dans TaskSpace. Le concepteur d’application configure les modèles de listedes tâches dans Forms Builder.

Modèle de tâcheModèle apparaissant dans une vue de tâche pour présenter les tâches dans TaskSpace. Lemodèle de tâche peut être configuré pour afficher la vue de tâche standard ou une vuede tâche contenant une vue de document intégrée. Le concepteur d’application configureles modèles de tâche dans Forms Builder.

Vue de tâcheVue contenant unmodèle de tâche. Affiche généralement tous les éléments nécessaires autraitement d’une tâche : données de processus, instructions de la tâche, sous-composantde document et une ligne de boutons d’action pour le traitement de la tâche. Cette vues’affiche lorsqu’un utilisateur accède à une tâche.

TaskSpaceInterface utilisateur de type navigateur optimisée pour le traitement de tâches etl’extraction de documents.

Application TaskSpaceCompilation de composants, onglets, rôles et autres objets avec des paramètres deconfiguration spécifiques. L’installation de TaskSpace fournit une application de base,également nommée TaskSpace. Vous pouvez créer et configurer de nouvelles applicationsà partir de celle-ci ou d’autres applications. Ces applications en tant que groupe sonttoutes considérées comme des applications TaskSpace, mais individuellement chacunepossède un nom affecté par l’utilisateur. (Voir également application enfant.)

Composant d’application TaskSpaceModèle créé dans Forms Builder et ajouté à une application TaskSpace.

TCMTransactional Content Management (Gestion des contenus transactionnels)

ModèleObjet de Forms Builder incluant les modules nécessaires à la création d’un composantqui sera affiché dans TaskSpace. Les types de modèle sont généralement les suivants


Glossaire

: recherche, affichage de document, informations de dossier, contenu de dossier,lancement de processus, liste des tâches et tâche.

MiniaturePetite représentation d’une image ou d’un document (fait partie des options del’afficheur).

UCFUnified Client Facilities

UtilisateurTout utilisateur de l’application TaskSpace. Les utilisateurs peuvent inclure les membresdu Service Clients, les processeurs de tâches, les lanceurs de processus, etc.

ViewOne ProAfficheur d’image de document disponible auprès de Daeja.

AfficheurVoir Afficheur d’image de document.

WDKWeb Development Kit


Glossaire


Index

Aactions du menu contextuel des

documents, 65actions du menu contextuel des

sous-dossiers, 64activation de discussions, 80activités de tâche

sous l’onglet Éléments ouverts, 73affectation des numéros de version

configuration, 22affichage de calendriers, 84affichage de discussions, 80affichage des documents, 61

à partir du jeu de résultats derecherche, 41

affichage des versions de documentà partir du jeu de résultats de

recherche, 53affichage d’espaces, 88affichage du document dans une fenêtre

contextuelle dans la vue de dossier, 23affichage du document en ligne dans la

vue de dossier, 23afficheur de document

utilisation, 61annotations

création et affichage, 62

Bboutons d’actions des documents, 67

Ccalendriers

affichage, 84création, 82

Calendriers, 82commentaires

ajout, 81modification dans les discussions, 81

réponse dans les discussions, 81suppression dans les discussions, 82

confirmation de suppression, invite, 21création de calendriers, 82création de dossiers, 69création d’événements de calendrier, 84création et affichage d’annotations

à partir de l’afficheur d’image, 62

Ddéconnexion de TaskSpace, 24démarrage

interface utilisateur TaskSpace, 14démarrage d’un processus, 31désactivation de discussions, 80discussions

activation, 80affichage, 80ajout de commentaires, 81désactivation, 80généralités, 79modification de commentaires, 81réponse aux commentaires, 81suppression de commentaires, 82

disponibilité du workflow, paramètre depréférence, 37

documentimpression à partir de l’afficheur

d’image, 62documents

importation, 70protection, 67

documents PDFaffichage des commentaires, 73ajout de commentaires, 72annotation, 71

domaines, connexion à, 15Dossier, onglet, 17dossiers

création, 69


Index

importation, 70utilisation à partir du jeu de résultats

de recherche, 60dossiers et documents

utilisation, 62dossiers, protection, 67

EÉléments ouverts, onglet

utilisation, 61enregistrement

document, 62espaces

affichage, 88événements de calendrier

création, 84modification, 84

exportation au format CSVà partir d’un jeu de résultats de

recherche, 52exportation de documents


exportation d’un format associéà partir d’un jeu de résultats de

recherche, 58extraction de pages

à partir des résultats de recherche, 50

Ffenêtre contextuelle

configuration de la réutilisation, 22fermeture

activité de tâche, 73document, 62tous les éléments ouverts, 74

fonctions de collaborationutilisation, 79

fusion de plusieurs documentsà partir d’un jeu de résultats de

recherche, 43

Ggénération d’un format associé

à partir d’un jeu de résultats derecherche, 59

Gestion des tâches, 31

Iimportation de documents, 70

affichage de documents, 71importation de dossiers, 70 à 71importation d’un format associé

à partir d’un jeu de résultats derecherche, 55 à 56

impression des documentsà partir de l’afficheur d’image, 62

Information Rights Management(IRM), 67

interface utilisateurdémarrage, 14

invite de confirmation, 21

Jjeu de résultats de recherche

utilisation, 40

Llangues

choix à la connexion, 15LDAP

changer de mot de passe, 15liens URL

envoi, 76ouverture, 76

Lightweight Directory Access Protocol,voir LDAP

Liste des tâches, onglet, 17

Mmode d’accessibilité

sélection, 15modèle de processus

démarrage, 31modification des documents


modification d’événements decalendrier, 84

mots de passe, changement, 15

OOnglet Administration, 18Onglet Configuration, 19Onglet de dossier


Index

utilisation, 27onglet Éléments ouverts

liens URL, 76Onglet Éléments ouverts, 19Onglet Gestion des files d’attente, 18Onglet Liste des instances de

processus, 19onglets

TaskSpace, 16option Envoyer par e-mail en tant que

lien, 75

Ppasser à la tâche suivante

automatiquement, 21préférences

disponibilité du workflow, 37Préférences, 19présentation de TaskSpace, 11processus

démarrage, 31

Qquitter TaskSpace, 24

Rrecherche

tâches, 36recherche d’informations, 39Rechercher, onglet, 18

utilisation, 39références de connexion

suppression des référencesenregistrées, 21

références enregistréessuppression, 21

référentielconnexion à TaskSpace, 14mode d’accessibilité à TaskSpace, 15

réorganisation des pages d’un documentà partir des résultats d’une

recherche, 45réutilisation d’une fenêtre contextuelle,

configuration, 22

Ssessions, mode d’accessibilité, 15

suppressionréférences enregistrées, 21

suppression de pagesà partir des résultats de recherche, 46,

48suppression d’un format associé

à partir d’un jeu de résultats derecherche, 57

suppression, invite de confirmation, 21

TTableau de bord, onglet, 19tâche

passer à la suivanteautomatiquement, 21

recherche, 36traitement, 36

tâchestraitement, 35

Tâchesgestion, 31

TaskSpaceprésentation, 11sortie ou déconnexion, 24utilisateurs, 13

TaskSpace, onglets, 16téléchargement d’un document en tant

que nouvelle versionà partir du jeu de résultats de

recherche, 54traitement des tâches, 35traitement d’une tâche, 36

Uutilisateurs, 13utilisation des documents


utilisation des dossiersà partir du jeu de résultats de

recherche, 60

Vvue de dossier, affichage du document, 23


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