guide de la business intelligence pour utilisateur métier

Guide de la BI pour l’utilisateur métierNe faites plus de choix au hasard, prenez des décisions éclairées

CITO ResearchTell Us a Question.

AOÛT 2010

Financé par QlikView

Table des matières

Introduction 1

Tableaux de bord classiques : la fin d’un long processus de BI 2

Les tableaux de bord dynamiques : le début de la découverte 4

Les caractéristiques des tableaux de bord dynamiques 8

L’impact des tableaux de bord dynamiques 10

QlikView : la réserve de tableaux de bord dynamiques 11

1QlikViewGuide de la BI pour l’utilisateur métier

Ne faites plus de choix au hasard, prenez des décisions éclairéesCITO ResearchTell Us a Question.

Introduction

Les systèmes de BI ont souffert pendant de nombreuses années de l’idée qu’il est pos-sible de prévoir à l’avance les besoins d’informations des utilisateurs professionnels. La plupart des réponses renvoyées par les systèmes de BI sont prédéterminées. Les données sont extraites de plusieurs sources, consolidées dans un entrepôt de données, puis pré-calculées pour obtenir des réponses. Au final, vous obtenez un tableau de bord ou des rapports contenant les éléments recherchés. Les ventes réalisées dans chaque région sont un exemple. Cependant, une fois les données présentées, de nouvelles questions surgissent invariablement. Si les ventes sont en baisse dans l’ouest, vous devez chercher pourquoi. Vous devez consulter les ventes par commercial et par produit. Cependant, le tableau de bord ou le rapport ne peut que vous montrer ce que vous avez demandé à l’origine. Si vous voulez poser des questions supplémentaires, ou consulter de nouvelles informations, vous devez vous adresser au service informatique et lui demander d’ajouter exactement ce dont vous avez besoin au tableau de bord ou au rapport.

Vous avez en fait besoin d’un tableau de bord qui permet de poser n’importe quelle question et d’y répondre directement. En d’autres termes, si vous pensez à quelque chose, vous devriez pouvoir le faire. Cela permettrait de responsabiliser les utilisa-teurs professionnels et engendrerait de profonds changements pour les entreprises. Contrairement aux tableaux de bord classiques, ces nouveaux tableaux de bord sont sans cesse ajustés pour répondre aux besoins immédiats. Au lieu de transmettre les informations à l’utilisateur métier d’une manière prédéterminée, un tableau de bord idéal permettrait aux utilisateurs d’extraire spontanément les informations sur le mo-dèle d’un processus d’analyse conversationnel.

Ces tableaux de bord dynamiques sont à l’opposé des systèmes de BI prédéterminés. Ce sont des outils puissants, capables d’accéder aux informations et de les manipuler. Les tableaux de bord dynamiques s’adaptent facilement afin de vous permettre de découvrir et d’explorer de nouveaux territoires rapidement et à coût réduit. Utilisés au maximum de leurs capacités, ils permettent de retrouver des causes premières, d’identifier des indicateurs clés, puis de les partager avec le reste de l’entreprise. Cela peut augmenter la responsabilité en exposant les conséquences de la prise de déci-sion et en permettant aux employés d’adapter le processus de développement en fonction de leurs propres besoins. Lorsque cela se produit, les entreprises arrêtent de faire des choix au hasard et commencent à prendre des décisions éclairées.



Ce rapport explique pourquoi les tableaux de bord classiques ne permettent pas de répondre aux besoins des utilisateurs métier. Il examine également les différences entre les tableaux de bord dynamiques et leurs anciennes versions. Il analyse la mé-thode qui permet aux utilisateurs professionnels d’obtenir de meilleures informations afin de garantir une meilleure réussite.

Tableaux de bord classiques : la fin d’un long processus de BILes tableaux de bords classiques ressemblent à des photos sous verre : ils sont parfaits à contempler occasionnellement, mais rien de plus. Un tableau de bord qui n’évolue pas est un tableau de bord qui n’est pas utilisé. Ce type de tableau de bord peut uniquement vous dire ce pour quoi il a été conçu. Par conséquent il est rapidement dépassé. Il de-vient obsolète avant même d’être disponible, car les conditions auront changé entre la demande et la livraison du produit fini. Le principal défaut de ces tableaux de bord (en de-hors du fait qu’ils sont figés), est l’intervention nécessaire du service informatique. Malgré leur bonne volonté, et en raison de leur manque de ressources, les membres du service informatique ne peuvent parvenir à gérer les métriques réelles qui changent trop rapide-

ment. Cela provoque alors un fossé entre les besoins des utilisateurs et les capacités de leurs tableaux de bord. Les efforts de correction se heurtent inévitablement aux politiques internes, aux coûts trop élevés et à une incapa-cité à justifier le retour sur investissement. Lorsque vous utilisez une feuille de calcul, vous ne demandez pas l’au-torisation à quelqu’un d’autre pour modifier quelque chose. Cependant, c’est exactement ce que vous devez faire avec la plupart des tableaux de bord classiques.

Figure 1. Les tableaux de bord classiques peuvent représenter une voie sans issue

Les étapes se répètent jusqu'à ce que tout le monde réalise qu'il s'agit d'un processus inutile et qui n'apporte pas de réelles informations.

L'utilisateur a une question

...mais, ce processus prend beaucoup de temps. Les informations ne sont désormais plus pertinentes ou importantes pour l'entreprise.

Les tableaux de bord font ce pour quoi ils ont été prévus, rien de plus.

Les tableaux de bord repré-sentent la �n d'un proces-sus, et non le début.

L'utilisateur demande des modi�cations...

Le service informa-tique inclut la réponse dans un tableau de bord...



Au final, les tableaux de bord sont victimes de la dynamique « transmettre plutôt qu’extraire » établie entre la business intelligence et les utilisateurs. Dans la plupart des entreprises, les systèmes de BI transmettent un ensemble de rapports (certains sous forme de tableaux de bord) aux utilisateurs, concernant les ventes réalisées dans chaque région par exemple. Ces informations sont, sans aucun doute, très utiles, mais elles suscitent toujours plus de questions, comme la raison pour laquelle l’Amérique du Nord n’atteint pas ses prévisions. Malheureusement, les utilisateurs métier n’ont pas la possibilité de poser de nouvelles questions, ni d’examiner les données selon leurs besoins. Les informations ne leur permettent pas de progresser mais le doute les envahit. Sans les informations nécessaires, ils ne disposent pas de toutes les informa-tions et finissent souvent par faire des choix au hasard.

Basés sur le service informatique.

La création du tableau de bord représente la fin du processus.

Les tableaux de bord utilisent un processus descendant et centralisé.

Les tableaux de bord ont pour objectif d’afficher une source prédéfinie unique considérée comme la « vérité ».

Les tableaux de bord affichent des indicateurs clés de performances et des fiches d’évaluation récapitulatifs.

Les tableaux de bord évoluent au fil du temps, en semaines ou mois.

Les tableaux de bord peuvent être analysés dans une direction préalablement définie

Tableaux de bord classiques Tableaux de bord dynamiques

Basés sur les utilisateurs.

La création du tableau de bord représente le début du processus car les utilisateurs pour-ront répondre eux-mêmes à des questions auxquelles ils n’ont même pas encore pensé.

Les tableaux de bord utilisent un processus ascendant décentralisé.

Les tableaux de bord permettent aux utili-sateurs de déterminer les éléments à la fois réels et importants pour leur travail.

Les tableaux de bord affichent des mé-triques opérationnelles et des indicateurs clés.

Les tableaux de bord évoluent au fil du temps, en heures ou en jours.

Les tableaux de bord peuvent être analysés selon les demandes.



Les tableaux de bord dynamiques : le début de la découverte

Les utilisateurs métier ne cesseront de faire des choix au hasard et ne commenceront à prendre des décisions éclairées que lorsqu’ils pourront tirer le flux d’informations vers eux, en posant eux-mêmes des questions au lieu d’attendre que les personnes du service infor-matique, déjà débordées, ne le fassent à leur place. À ce moment-là, ils pourront répondre instantanément à leurs propres questions, et non après quelques semaines ou mois. Pour la première fois, ils disposent de tous les éléments et de l’autorisation pour les utiliser. Le triomphe de l’exploitation par les utilisateurs face à la transmission par les systèmes de BI permet de dépasser les limites d’une technologie et d’outils dépassés et d’entamer la révolution des systèmes de BI.

La solution repose dans un tableau de bord dynamique.

Contrairement à ses prédécesseurs, le tableau de bord dynamique permet aux utilisateurs d’effectuer les actions suivantes :

n Poser des questions et y répondre seul, sans recourir à des requêtes, ni un intermé-diaire du service informatique.

n Ajouter de nouvelles sources de données sans limite et à tout moment, dans n’im-porte quelle combinaison requise pour la tâche en cours.

n Obtenir rapidement des réponses, presque instantanément. N’attendez plus pour exécuter vos rapports.

n Modifier seuls la configuration du tableau de bord à la volée, sans l’assistance du service informatique.

n Partager leur tableau de bord avec d’autres utilisateurs. Pourquoi créer de nou-veaux indicateurs clés de performance et métriques s’il est impossible de les partager ?

Comme son nom l’indique, un tableau de bord dynamique est vivant ; il change, évolue et s’améliore au fil du temps. C’est important. En effet, il est rare d’obtenir ce que l’on veut du premier coup. Les tableaux de bord classiques se sont révélés si inutiles parce qu’ils ne mesurent que ce qui peut être mesuré, et non ce qui devrait être mesuré selon les instruc-tions de l’utilisateur. Ce n’est pas le processus qui importe ici ; c’est ce qu’il se passe avant et après, ou les inexplicables corrélations entre le processus et un aspect apparemment aléatoire de votre entreprise. Vous ne trouvez ces corrélations qu’après deux, trois, quatre, voire cinq essais, généralement à la suite d’un examen minutieux des données.



Par exemple, la création d’un tableau de bord dynamique pour les achats d’une entreprise a montré une quantité inhabituelle d’achats chez un même fournisseur. Il s’agissait en réa-lité de vol. Ce qui à l’origine n’était qu’un tableau de bord des achats s’est révélé être un outil de détection de fraudes.

Les tableaux de bord dynamiques permettent de résoudre le principal problème des sys-tèmes de BI. Les systèmes de BI classiques ont la réponse uniquement à des inconnues connues (des métriques communes et fiables telles que les ventes et les clients par région) mais ils n’ont pas la réponse à des inconnues inconnues (les questions que vous n’avez pas pensé à poser). Le premier élément représente les KPI (indicateurs clés de performance) ; le second représente l’endroit où se trouvent les informations. Un tableau de bord dyna-mique peut être modifié à la demande de l’utilisateur. Lorsque vous démarrez une analyse dans une certaine direction, un tableau de bord dynamique vous permet de suivre des pistes, tel un journaliste d’investigation.

C’est également un catalogue de connaissances. Il conserve les découvertes sous forme de nouvelles métriques pouvant être transmises à toute l’entreprise. Les tableaux de bord dynamiques inversent le modèle de BI classique. Au lieu d’être transmises aux utilisateurs depuis le niveau supérieur, les meilleures pratiques proviennent du niveau inférieur, ou de manière latérale, depuis d’autres départements. C’est un outil destiné à rassembler les enseignements retenus par vos meilleurs employés et à les utiliser pour harmoniser les performances de tous vers le haut.

Les tableaux de bord dynamiques changent le comportement de leurs utilisateurs. Les utilisateurs responsables d’un processus ne sont plus limités à la simple lecture des rap-ports longtemps après les faits ; ils peuvent observer par eux-mêmes en temps réel, ce qui leur permet d’intervenir et d’effectuer des modifications, d’éliminer les éléments inutiles, de réparer ce qui a été endommagé, etc. Cette visibilité accrue crée une boucle de retour qui permet d’aboutir à une amélioration continue. Les itérations continues du tableau de bord reflètent les améliorations répétées du processus sous-jacent.

Cela est dû au fait que les tableaux de bord dynamiques sont construits, élaborés et amé-liorés par les personnes qui les utilisent et non par le service informatique. Les utilisa-teurs possèdent tous les outils nécessaires pour accomplir une tâche donnée, contrôler un processus ou prendre une décision. Contrairement aux tableaux de bord classiques, qui obligent généralement les utilisateurs à changer sans cesse d’application, examiner minutieusement des rapports et des feuilles de calcul pour obtenir une vue globale de la situation, un tableau de bord dynamique a plus de chance d’intégrer toutes les informa-tions nécessaires au même endroit.



Les tableaux de bord dynamiques sont également personnalisés par les utilisateurs mo-tivés eux-mêmes. La valeur d’un tableau de bord dynamique est définie par les utilisa-teurs. Ces derniers apportent leurs propres données et compréhension pour la prise en charge des problèmes. Beaucoup d’entreprises qui utilisent des tableaux de bord dyna-miques ne disposent pas d’un service informatique. Les utilisateurs expérimentés aident les débutants qui apprennent rapidement à se débrouiller seuls.

En ce sens, nous pouvons dire que les tableaux de bord dynamiques sont conversation-nels. Vous posez des questions, vous recevez des réponses, vous les analysez, vous posez d’autres questions, puis vous dialoguez avec vos données. Vous demandez tout d’abord à voir les dix principaux fournisseurs. Vous remarquez alors une entreprise inconnue.

Dashboard do what they were planned to do, but not any-thing more

Dashboards are the end of a process, not the beginning

Step 1: The user has an ideaStep 2: The user assembles a dash-board from scratch or starting with an existing oneStep 3: The user makes changes (Go back to Step 2)Repeat steps 2 to 3 until the dash-board is providing what the business needs.The result: Dashboards are the begin-ning of a simple, user-directed process of discovery that continues until the right information is found.]

L'utilisateur crée un tableau de bord à partir de zéro ou à partir d'un tableau de bord déjà existant.

Les tableaux de bord dynamiques représentent le début d'un processus de découverte simple et dirigé par l'utilisateur qui ne s'achève que lorsque les informations appropriées ont été trouvées.

L'utilisateur a une question

L'utilisateur répète le cycle de modi�cation jusqu'à ce que le tableau de bord fournisse les éléments dont l'entreprise a besoin.

Il e�ectue des modi�cations

Figure 2. Les tableaux de bord dynamiques sont toujours dirigés par l’utilisateur



Vous regardez ce qui y est acheté. Cela n’a pas de sens. Boum ! Vous avez détecté une fraude ou une anomalie. Les tableaux de bord classiques rejouent les mêmes conversa-tions encore et encore et constituent au mieux un monologue.

Une feuille de calcul équivaut-elle à un tableau de bord dyna-mique ?

À première vue, une feuille de calcul équivaut à un tableau de bord dynamique. Les feuilles de calcul possèdent la plupart des propriétés des tableaux de bord dy-namiques en termes de capacité des utilisateurs à manipuler directement les don-nées et à contrôler la configuration. Elles ont longtemps constitué des solutions de dernier recours pour les responsables frustrés par des rapports de BI tous prêts et cherchant désespérément des informations cachées dans les données. Cepen-dant, les feuilles de calcul ne sont pas adaptées pour la réalisation et le suivi d’as-sociations entre différentes tables de données. Ce sont généralement des tables bidimensionnelles rigides composées de lignes et de colonnes. La création d’une connexion entre deux ensembles de données revient à les associer au sein d’une table plus importante. Les feuilles de calcul sont difficiles à mettre à jour et com-plexes à utiliser pour consolider un grand nombre d’informations. De plus, elles contiennent rarement la totalité des informations. Lorsque c’est le cas, c’est seule-ment pendant une période très brève. Elles limitent également la capacité de l’uti-lisateur à répondre à ses propres questions. L’interface de la feuille de calcul a peu évolué depuis sa mise en place, il y a près de 30 ans, et elle continue de brouiller l’esprit des profanes. Le tableau de bord dynamique est à la fois simple et intuitif, ce qui a largement contribué à son adoption. En ce sens, nous ne pouvons pas dire qu’une feuille de calcul équivaut à un tableau de bord dynamique. Les feuilles de calcul deviennent des îlots d’informations en elles-mêmes, proposant plusieurs versions de la vérité. L’ajout infini de dimensions, autrement dit, de nouvelles tables d’informations, dans une feuille de calcul est difficile, comparé à la facilité avec laquelle les nouvelles informations sont ajoutées dans un tableau de bord dynamique. Les feuilles de calcul ne sont pas des tableaux de bord dynamiques. Cependant, elles ont permis pendant longtemps de remplacer les systèmes de BI classiques.



Les caractéristiques des tableaux de bord dyna-miques

Quels sont les éléments nécessaires à la construction d’un tableau de bord dyna-mique ? Quelles sont les compétences requises et quels savoir-faire techniques sont nécessaires pour réaliser ce rêve (aujourd’hui vieux de 30 ans) ? La bonne nouvelle, c’est que la technologie existe déjà. Les tableaux de bord classiques ont été conçus à une époque à laquelle l’univers informatique était limité : des processeurs lents, un espace de stockage restreint et une mémoire coûteuse. Le but était alors de four-nir un ensemble de réponses prédéterminé. Mais aujourd’hui tout a changé. Grâce aux cycles répétés de la loi de Moore1, le prix de la mémoire a baissé et la puissance du matériel a augmenté de manière exponentielle. Le nombre de cœurs 64 bits sur un processeur Intel double tous les huit mois tandis que le coût par gigaoctet des mémoires à semi-conducteurs s’effondre. Il est aujourd’hui possible de charger des bases de données entières dans des mémoires pour effectuer des analyses instanta-nées « en mémoire », un procédé qui était autrefois hors de prix. Les applications de BI classiques ne reflètent pas cela. Leur architecture a été conçue pour gérer les goulots d’étranglement des ressources ; aujourd’hui, c’est le système de BI lui-même qui repré-sente le goulot d’étranglement.

À quoi ressemble un tableau de bord dynamique une fois les obstacles techniques les plus décourageants supprimés ? Il permet au moins d'effectuer les actions suivantes :

n Poser des questions et y répondre sans l'aide d'autres personnes. Cela requiert une interface totalement intuitive, basée sur le « pointer et cliquer ». Ses conven-tions font plus penser à des applications Google ou Apple qu'à des feuilles de calcul ou des tableaux de bord classiques, étant donné que ces deux exemples ont créé des applications conviviales disposant d'un grand nombre de fonctionnalités et ayant été largement adoptées.

n Profiter des avantages du processus de la BI : le stockage des données dans des entrepôts de données. Un nouveau système est nécessaire pour extraire les don-nées des entrepôts de données, les charger dans les serveurs des tableaux de bord dynamiques et les actualiser en temps-réel.

1 Formulée par Gordon Moore, le co-fondateur d’Intel, la Loi de Moore définit que la puissance informatique, mesurée par le nombre de transistors pouvant être efficacement placés sur un circuit intégré, double tous les deux ans.



n Ajouter des ensembles de données aux données examinées et effectuer des associations. L'un des défauts de la BI, c'est qu'elle est programmée pour produire des rapports à partir des mêmes ensembles de données encore et encore. Pour-quoi ? Parce que l'ajout de nouveaux ensembles de données nécessite des jointures SQL minutieuses ainsi que des requêtes et sous-requêtes élaborées. Des manuels entiers sont consacrés à la rédaction de meilleures requêtes. L'ajout d'une table à un tableau de bord dynamique doit être simple. Le système doit proposer de l'aide.

n Faire des associations automatiquement et permettre aux utilisateurs de définir ces associations pour eux-mêmes et de consolider toutes les données en mémoire. Cette approche associative en mémoire est plus rapide et plus simple que la join-ture manuelle d'ensembles de données éparpillés sur plusieurs serveurs.

n Définir des agrégats. Les agrégats tels que les comptes, les sommes, les moyennes, les médianes et toutes les autres fonctions statistiques, ainsi que les résultats des équations, peuvent être combinés à la volée dans le but de créer des métriques personnalisées pouvant être enregistrées, puis réappliquées.

n Créer des visualisations. Un tableau de bord dynamique ne propose pas une simple vue statique mais contient des dizaines d'histogrammes, de tables, de graphiques et d'autres visualisations dynamiques. Lorsque vous créez un histo-gramme, puis modifiez les données sélectionnées, l'histogramme doit changer en temps réel. Vous pouvez observer le comportement des agrégats lorsque vous manipulez les données.

n Partager les tableaux de bord que vous avez créés. Ils peuvent être virtualisés, dupliqués et réassemblés pour partager un tableau de bord, une visualisation d'histogramme intelligente, voire une toute nouvelle métrique créée suite à de nombreux essais.



L’impact des tableaux de bord dynamiquesUne entreprise soudainement équipée de tableaux de bord dynamiques dispose-rait des informations nécessaires pour aboutir immédiatement à des changements bénéfiques. Les tableaux de bord dynamiques permettent de relancer un processus naturel d’amélioration continue. Les essais permettent de mieux comprendre les pro-cessus commerciaux. Vous avez accès à de véritables indicateurs clés expérimentés par les personnes importantes de votre entreprise. Les métriques erronées finissent par ne plus être utilisées. Vous pouvez consulter les résultats sur des sites tels que KPI-Library.com, où plus de 4 100 indicateurs clés de performances et références ont été ajoutés par des contributeurs. La création des indicateurs clés de performances n’est plus seulement réservée aux analystes ou aux cadres supérieurs.

Un cercle vertueux se créé au fil du temps. Ces tableaux de bord sont des prototypes, qui sont améliorés et partagés par les utilisateurs individuels, il n’est plus nécessaire que le service informatique les gère. Au fur et à mesure que la vitesse et la simplicité de configuration augmentent, le coût de l’implémentation diminue et le retour sur investissement (ROI) augmente en conséquence. La vitesse d’adaptation prend une importance capitale. Le retour sur investissement sera à la fois rapide et important proportionnellement au nombre de personnes qui les utilisent et si elles le font ra-pidement. Plus le prix des tableaux de bord dynamiques devient abordable et leur utilisation est simplifiée, plus ils deviennent populaires. Les utilisateurs espèrent ainsi découvrir davantage d’indicateurs clés et des informations auparavant inaccessibles.

Le cercle vertueux s’accélère. Les ressources qui étaient auparavant transmises aux utilisateurs par un comité central sont maintenant récupérées par les utilisateurs eux-mêmes. Ils comprennent mieux comment les déployer et apprécient mieux leurs avantages. Au final, la notion de business intelligence est renversée : Elle concerne essentiellement la découverte, et non la transmission de données. Elle part de la base pour aller vers le haut et non le contraire. Les outils permettant d’aboutir à des inno-vations sont accessibles à tous et non seulement aux experts.

Les meilleures métriques ne permettent pas de prédire l’avenir et les tableaux de bord ne peuvent pas diriger votre entreprise à votre place. Cependant, la visibilité qu’ils of-frent vous permet de ne plus faire de choix au hasard et de prendre des décisions en toute connaissance de cause. Vous pouvez exploiter ce savoir comme bon vous semble.



QlikView : la réserve de tableaux de bord dyna-miquesQlikView est un nouveau type de logiciel de business intelligence qui vous permet de ne plus faire des choix au hasard et de prendre des décisions plus rapidement et intelli-gemment. L’objectif de QlikView est simple : fournir des outils pour accéder à un tableau de bord dynamique, aider les utilisateurs à explorer et visualiser les données leur per-mettant de trouver eux-mêmes les réponses et favoriser l’innovation. QlikView consi-dère qu’une vue alternative de la business intelligence peut se résumer en trois étapes :

n Consolidation : identifier les ensembles de données liés, mapper les associations qui existent entre ces ensembles et les charger dans la mémoire.

n Recherche : explorer les données à l'aide de « listes de sélection » qui proposent les valeurs uniques de chaque champ et qui peuvent être mises en surbrillance et agrégées. Les informations incluses et celles exclues des critères de sélection sont affichées et mises à jour instantanément.

n Visualisation : des cartes, des histogrammes et des graphiques associés peuvent être créés et mis à jour instantanément.

QlikView a pour objectif d'augmenter vos chances de faire de véritables découvertes et diminue considérablement la charge de travail :

n Pas de requêtes SQL, pas d'intermédiaire. Vous cliquez pour sélectionner les données et cliquez de nouveau pour les désélectionner.

n Affichage des données qui correspondent et de celles qui ne correspondent pas. Vous pouvez voir ce qui est mis en évidence et ce qui ne l'est pas. Vous pouvez voir quelles données sont exclues et observer ce qui se passe lorsque vous les associez.

n Pas d'attente. Les réponses sont juste devant vous.

CITO Research

CITO Research est une source d’informations, d’analyses, de recherches et de connais-sances pour les DSI, les directeurs techniques et les professionnels informatiques et autres. CITO Research consulte son public pour saisir les dernières tendances en ma-tière de technologie. Celles-ci sont récupérées, analysées et transmises de manière élaborée pour aider les utilisateurs à résoudre les problèmes épineux des entreprises.

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