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Manuel Réf. : manuel_admi_Administration.docx

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MANUEL

ADMINISTRATION ET PARAMETRAGES


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MODULE ADMINISTRATION

1. INTRODUCTION

Ce document recense et présente la méthodologie associée aux fonctionnalités du module « Administration » du logiciel CapiLog. Les captures d’écran illustrant chacun des chapitres de la notice peuvent différer de votre propre affichage, en fonction de votre paramétrage et de votre version. Cependant le principe exposé demeure identique.

2. ADMINISTRATION GENERALE DE LA BASE

2.1. MODIFIER LES STATUTS D’UN TRAVAIL


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2.2. EFFACER UNE LIGNE DE POINTAGE

2.3. EFFACER UNE LIGNE DE TRANSACTION

2.4. INITIALISER L’INVENTAIRE


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3. APPLICATION CAPIGO

Vous permet de gérer les transferts de données entre CapiLog (version PC) et CapiGo (version mobile)

3.1. SYNCHRONISATION DES INTERVENTIONS

3.2. SYNCHRONISATION DES ARTICLES SUITE A INVENTAIRE


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3.3. PARAMETRAGE DES CHAMPS

4. IMPORT / EXPORT DE DONNEES

4.1. IMPORT DE DONNEES : CAPICHARGE

4.1.1. PREPARATION DES DONNEES

1. Conversion du fichier Excel : ouvrir votre fichier Excel


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2. Modification du format : cliquer sur « Fichier / Enregistrer sous »

3. Choix du format : modifier le type de fichier en choisissant le format suivant : Texte (séparateur : tabulation) ou CSV (séparateur : tabulation). Votre fichier Excel est maintenant au bon format.

4.1.2. IMPORT DES DONNEES DU FICHIER EXCEL DANS CAPILOG

1. Aller dans « Paramétrage et administration » puis cliquer sur « Administration » et « Importer

des données » ( ) en face de CapiCharge.

2. Choisir le module sur lequel vous souhaitez importer des données et cliquer sur l’icône correspondante :

3. Ouverture et chargement du fichier : cliquer sur « Parcourir » et choisir votre fichier dans la

fenêtre qui apparaît. Cliquer ensuite sur le bouton « Charger ». Un aperçu du contenu de votre fichier s’affiche :


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Cliquer sur « Suite » ( ) pour passer à l’étape suivante.

4. Affectation des données : indiquer dans quelle colonne se trouvent les données à importer.

Lorsque toutes les affectations sont faites, cliquer sur « Suite » ( ) :

Une page de validation apparaît puis il faut cliquer sur « Importer » ( ) pour lancer l’import. L’importation des données est faite. Les données sont bloquées pendant 1 heure, durant ce temps si

vous voulez annuler l’import cliquer sur le bouton situé sur la page initiale de l’import des données.


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Spécificités par module : Module préventifs :

Pour l’import de préventifs, si vous souhaitez indiquer le mode, voici la correspondance à indiquer dans votre fichier : 0 = Mode réalisation 1 = Mode génération

Module équipements : Pour l’import d’équipements, il n’est pas possible de recouper simultanément sur 3 niveaux. Si vous devez importer des arborescences sur 3 niveaux et plus, le mieux est d’insérer des codes sur les niveaux et de faire les imports par rapports aux codes.

4.2. EXPORT DE DONNEES : CAPIEXTRACT

1. Aller dans « Paramétrage et administration » puis cliquer sur « Administration » et « Exporter des

données sous Excel » ( ) en face de CapiExtract.

2. Choisir le module sur lequel vous souhaitez exporter des données et cliquer sur l’icône correspondante :

3. Sélection des données à exporter : cocher les cases à exporter sous Excel :


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Exemple : Sur le module TRAVAUX, on extrait :

Titre Responsable Équipements Commentaires

4. Indiquer les filtres éventuels Exemple : sélectionner le responsable Martin Gérard. On retrouvera dans le tableau Excel les données ne concernant que le responsable Martin Gérard.

5. Export des données sous Excel : cliquer sur « Export » ( ). Vos données sont exportées.


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5. SUPPRESSION DE DONNEES

5.1. LISTE DES DONNEES SUPPRIMABLES

5.2. PRINCIPE DE SUPPRESSION DES DONNEES

Vous pouvez supprimer un élément en cliquant sur sa croix dans la colonne de droite : la croix devient alors rouge et vous pouvez cliquer dessus pour valider la suppression de la ligne.

Liste des éléments Suppression d’un élément

Note : certaines lignes n’ont pas de croix car elles ont des liaisons avec d’autres modules (symbolisées par un point dans la colonne correspondant à la liaison). Tant qu’un élément possède une liaison, il n’est pas possible de le supprimer.


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6. AUTRES ACTIONS

6.1. OPERATIONS SUR LA BASE DE DONNEES Les différentes opérations que vous pouvez réaliser automatiquement sur la base de données sont listées ci-dessous :


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6.2. ARCHIVES PDF Permet de retrouver tous les documents PDF archivés par modules.

7. BACK UP : SAUVEGARDE DES DONNEES

8. ARCHIVAGE DE DONNEES

8.1. ARCHIVAGE DES INTERVENTIONS Permet d’archiver des interventions terminées afin qu’elles n’apparaissent plus dans la liste. Pour archiver une intervention, indiquer la date jusqu’à laquelle vous souhaitez archiver les

interventions, et lancer l’archivage en cliquant sur le bouton « Archiver tout » ( ). Cela vous permet par exemple d’archiver toutes les interventions de l’année précédente.


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Vous pouvez retrouver les interventions archivées en allant dans le module « Historique des Interventions ».

8.2. ARCHIVAGE DES AUTRES ELEMENTS

Permet d’archiver les éléments afin qu’ils n’apparaissent plus dans les listes. Pour archiver un élément, cliquer sur la case de droite correspondant à cet élément puis cliquer sur le

bouton « Actualiser » ( ). Vous pouvez retrouver les éléments archivés en choisissant « Désarchivage » dans la liste déroulante située au-dessus du tableau. Pour désarchiver un élément, cliquer sur la case de droite correspondant à cet élément puis cliquer sur

le bouton « Actualiser » ( ).

9. ACTIVATION Permet de recevoir une copie des mots de passe utilisateurs


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10. BLOCAGE DE DONNEES

Permet de bloquer les éléments afin qu’ils n’apparaissent plus dans les listes. Exemple : vous ne voulez plus qu’une nature apparaisse dans la liste, vous pouvez ainsi choisir de la bloquer (nous vous conseillons de la bloquer plutôt que de la supprimer car sinon vous allez perdre cette information sur les interventions qui étaient associées à cette nature).

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