ginette gareau directrice adjointe, registrariat école polytechnique

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Pratiques en matière de suivis relatifs aux pièces requises pour l’inscription des étudiants. Ginette Gareau Directrice adjointe, Registrariat École Polytechnique. Contenu de la présentation. Polytechnique en bref Mission partagée – en partenariat Évolution de notre démarche - PowerPoint PPT Presentation

TRANSCRIPT

  • Ginette GareauDirectrice adjointe, Registrariatcole PolytechniquePratiques en matire de suivis relatifs aux pices requises pour linscription des tudiants

  • Contenu de la prsentationPolytechnique en brefMission partage en partenariatvolution de notre dmarcheProjet de dveloppement*

  • Polytechnique en brefDonnes au trimestre dhiver 2010

  • Polytechnique en brefCLIENTLE TUDIANTE : RPARTITION*

    Graph1

    0.74

    0.17

    0.09

    Colonne1

    3e cycle9%

    Feuil1

    Colonne1

    1er cycle74%

    2e cycle17%

    3e cycle9%

    Pour redimensionner la plage de donnes du graphique, faites glisser le coin infrieur droit de la plage.

  • Polytechnique en brefProgrammes dchanges*

  • *Mission partageLe rle du Bureau des tudiants trangers (Service aux tudiants) :accueil et informationencadrement, conseil et facilitateur collecte des pices requises (CAQ, permis dtudes)des nouveaux tudiants pour dpt au Registrariat

    Le rle du Registrariat :rception et saisie des pices aux dossiers de ltudiantcontrle et suividsinscription, le cas chantrpondant auprs du MELS et de la vrification externe

  • *En partenariatActivits daccueil organises par le Bureau des tudiants trangers (Service aux tudiants).

    Communication rgulire lensemble des tudiants trangers pour leur offrir aide et conseil pour le renouvellement de leurs papiers dimmigration.

    Collaboration troite entre les deux services pour tenter de rgulariser les dossiers problmatiquesafin dviter dans la mesure du possible la dsinscription de ltudiant.

  • *volution de notre dmarcheIl y a quelques annes :

    Requte pour identifier les tudiants dont les papiers taient manquants ou arrivaient chance.

    Courriel de rappel aux tudiants avec date butoir ultime pour dposer leurs documents.

    Blocage informatique des dossiers toujours en erreur.

    Suivi personnalis par le Registrariat et le Bureau des tudiants trangers.

    La majorit des cas se rglaient ultimement dans les 90 jours prvus pour le rtablissement de statut.

  • *volution de notre dmarche Depuis les deux dernires annes :

    Les rgles se sont resserres et il nest plus possible pour ltudiant en rtablissement de statut de poursuivre ses tudes, malgr quil ait fourni la preuve de ses dmarches pour le renouvellement de son permis.

    Ce resserrement a un impact significatif pour les tudiants et nous oblige revoir nos oprations de suivi.

    Annulations dinscription en 2009-2010 (dont plusieurs en milieu de trimestre) : 19

  • *volution de notre dmarcheRvision rcente du processus :

    Mise sur pied dun calendrier doprations et transmission de courriels cibls :courriel de prvention (4 mois avant les dates dexpiration des CAQ ou permis dtudes)courriel de rappel (2 mois avant les dates dexpiration)courriel avisant du blocage informatique aux tudiants dont les dossiers sont toujours sans preuve de renouvellement (2 semaines avant les dates dexpiration)dblocage et dernier avertissement avant lannulation de linscription (dernire semaine avant la date dexpiration)

    Tous ces suivis sont faits manuellement laide de requtes ce qui engendre beaucoup de vrification.

  • *Projet de dveloppementSelon les statistiques du MICC, un total de 992 CAQ a t dlivr pour Polytechnique en 2009. On peut en dduire le mme nombre pour les permis dtudes.

    Le suivi est complexifi pour plusieurs raisons : dates dexpiration du CAQ et du permis dtudes diffrentes; problmatique du cycle dtudes lors de changement de programme (passage matrise-doctorat, ); expiration des pices en cours de trimestre,

    Le suivi manuel est de plus en plus difficile, particulirement lorsquil repose sur une trs petite quipe. Pour y remdier, ou du moins en diminuer les impacts, nous sommes actuellement en discussion pour mettre sur pied un projet pilote laide de la plateforme de gestion documentaire Alfresco.

  • Questions

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