Découvrez comment l'efficacité des petites entreprises a évolué lorsque nous nous sommes associés à la société de gestion de documents OptoSweden

Gestion tactile des factures pour des PME plus productives - CrossState ScanClientNX

Comment les petites entreprises gagnent du temps et de l'argent grâce à une gestion électronique rationalisée et abordable de leurs factures

Le problème

En général, les solutions de numérisation de factures sont inutilement complexes. Entre travail manuel coûteux et fastidieux, et manque de nouveaux supports ou de technologies compatibles, la plupart des petites entreprises sont contraintes d'utiliser des produits inadaptés. Il en résulte un processus inefficace et difficile à gérer, qui n'est satisfaisant ni pour les entreprises ni pour leurs clients. Les employés doivent consacrer leur temps à la saisie manuelle et répétitive de données plutôt qu'à d'autres tâches plus valorisantes. Les questions que les PME se posent alors sont souvent les suivantes : comment simplifier le travail ? Plus important encore, comment accéder à des solutions adaptées à un prix abordable ? Comment assurer l'évolutivité de la solution ?

La solution

OptoSweden a développé une solution pratique à ce problème en automatisant, numérisant et rationalisant les flux documentaires. Son nom : CrossState ScanClientNX. La solution permet la gestion électronique des factures sur le cloud. Les utilisateurs peuvent numériser des factures papier afin d'extraire et de traiter les données pertinentes. Grâce à cette solution de bout en bout, des numérisations de haute qualité sont envoyées directement vers la composante CrossState Cloud du système. La solution extrait, interprète et vérifie toutes les informations utiles au traitement des factures, et s'intègre au système financier ou système ERP des entreprises.

Co-création technologique

Forts de plus de 20 ans de collaboration avec notre partenaire OptoSweden, un fournisseur de premier plan de solutions de traitement automatique des documents, nous savons ce qui peut faciliter la vie de nos clients. L'introduction du fi-7300NX et du logiciel NX Manager a été essentielle pour permettre à OptoSweden d'intégrer facilement les caractéristiques nécessaires à sa technologie et de co-créer sa solution d'amélioration de l'efficacité, CrossState ScanClientNX.

Pour conserver leur compétitivité, les PME ont besoin du même niveau d'automatisation, d'efficacité et de sécurité que les autres entreprises. Grâce à CrossState ScanClientNX, la nouvelle solution intuitive d'OptoSweden, c'est à la fois possible et abordable. Nous avons fait équipe avec OptoSweden pour permettre aux PME d'adapter leur architecture de numérisation rapidement, efficacement et de manière sécurisée à l'aide de CrossState ScanClientNX, une solution basée sur le logiciel NX Manager et le scanner fi-7300NX. Voici comment.

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« Ensemble, nous aidons les PME à optimiser leurs procédés de gestion des factures à l'aide d'une infrastructure cloud rapide et sécurisée afin qu'elles puissent se concentrer sur le développement de leur activité. »Mike Nelson, vice-président principal, PFU (EMEA) Limited - Une société Fujitsu

Avantages

• Utilisation facilitée : les utilisateurs peuvent voir les fonctions qu'ils ontpersonnalisées sur l'écran LCD tactile du scanner.

• Le pilotage basé sur un serveur permet d'attribuer les autorisations d'accèset d'effectuer les mises à jour à distance, ce qui se traduit par des gains de temps et d'argent.

• Connectivité sans fil : les utilisateurs peuvent numériser les données,y accéder et les traiter sur leurs appareils intelligents.

• Images de haute qualité : pour une plus grande précision que celleprocurée par les photocopieuses standard.

• Réduction des goulots d'étranglement : plus besoin d'attendre que desappareils multifonctions partagés terminent leurs tirages.

• Rationalisation des processus : les documents numérisés sont acheminésdirectement à destination (par exemple CrossState eVoyce) sans étapes supplémentaires.

• Fiabilité de la séparation des documents et de la suppression des pagesblanches pour des résultats uniformes.

• Gestion centralisée des tâches en temps réel. Gérez et contrôlez chaquescanner connecté via une interface Web  idéale pour les entreprises internationales ou à plusieurs sites.

• CrossState ScanClientNX peut également être intégré à de nombreux systèmes financiers ou métier, notamment SAP, Microsoft Dynamics etJeeves.

Le résultat

Grâce à ces avantages, la mise en œuvre des nouveaux flux documentaires n'a jamais été aussi simple et aussi rapide. À l'aide du scanner, il est désormais possible de numériser des factures et de les transférer correctement en un seul clic, que ce soit vers une adresse électronique, un document PDF ou la plateforme cloud sécurisée d'OptoSweden. Cette approche répond au besoin qu'ont les entreprises d'accomplir plus en moins de temps. Cette efficacité renforcée par CrossState ScanClientNX offre un impact remarquable sur la productivité du client.

La précision est impérative et indispensable pour le traitement des factures et des données client. CrossState ScanClientNX offre une précision OCR inégalée afin d'éliminer les goulots d'étranglement et les pertes de revenu qui découlent souvent des erreurs humaines lors de la saisie manuelle de données.

OptoSweden s'est également efforcé de faciliter l'implémentation de la solution pour les entreprises. Le processus correspondant permet de déployer et gérer plus facilement le système en interne, pour une mise en service plus rapide. Avec cette approche, il est souvent possible de diviser le coût d'une solution par deux. Les entreprises suédoises dépensant en moyenne de 50 à 500 SEK pour le traitement d'une seule facture de fournisseur, les économies peuvent rapidement devenir conséquentes.