Diapositive 1Établissement:CH William Morey
Définition
Qui
Quand
Combien
Combien de documents, nombre de personnes
Où
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III. Résultats obtenus
IV. Difficultés rencontrées
V. Succès rencontrés
VII. Autres actions envisagées
Conclusion,contributeurs,remerciements.
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2:Rappel:bonnes pratiques d’efficience
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Attentes initiales de l’établissement
Optimiser le fonctionnement du BO suite aux résultats du Benchmarking d’octobre 2007
Projet d’Établissement qui prévoit une augmentation de l’activité médicale, arrivée de nouveaux praticiens : 4 en 2009
Prise en compte des évolutions des activités (chirurgie ambulatoire:05.01.09)
Perspective du Nouvel Hôpital du Chalonnais
Optimiser le fonctionnement du BO suite aux
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1) Avoir des instances de management efficaces
2) Pour maitriser les 5 processus de gestion:planification,programmation,supervision du jour J,tableau de bord et rétroaction
3) Et en préciser les règles de fonctionnement dans un document de référence: »la charte du bloc opératoire »(révision annuelle)
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Points clés du diagnostic
Un chef de bloc & un coordonnateur médical mal définis dans leurs missions.
Un conseil de bloc trop large:difficultés à prendre des décisions.
Une commission des utilisateurs du bloc non formalisée & peu efficace
Un processus de planification opératoire inadapté & à revoir
Absence de critères définis (TVO, Taux de débordement…) pour le suivi de l’activité par le conseil de bloc
Une charte de bloc à actualiser pour une meilleure définition du fonctionnement du BO
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3) Etablir un règlement intérieur=charte du bloc opératoire
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Action 1:réajuster les Instances de pilotage du BO
Constat sept. 08: Un conseil de bloc trop large et difficultés à prendre des décisions
Objectif : instances efficaces et opérationnelles
Mise en place depuis janvier 2009: Conseil de BO, Commission des Utilisateurs, Chef de BO, cadre régulateur IADE, Coordonateur Médical et cellule de supervision
Création de fiches de poste, réunion mensuelle du conseil de BO programmée jusqu’en juillet 09
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Commentaires
« Un cadre n’est pas celui qui fait,ni celui qui fait faire,mais celui qui organise les conditions pour que cela puisse se faire. »
Chef de bloc=gestionnaire professionnel des soins=spécificité & autorité propre.
Cadre régulateur=cadre IADE=assure un rééquilibrage dans la prise de décisions=reconnais la spécificité des IADE & la coordination de leur activité en dehors du seul bloc opératoire.
Chef de pole=autorité indépendante des responsables du BO=position transversale
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Action 2 : gestion: planification
Définir le nombre de salles ouvertes par spécialité(TVO), et les heures d’ouverture=dépropriétarisation des salles=densifier l’activité en diminuant le nb de salles ouvertes=optimisation budjetaire
Mise en place d’une nouvelle planification adaptée à l’activité,tenant compte des absences des opérateurs et permettant d’intégrer de nouveaux praticiens dès le 05 janvier 2009
Validée par la commission des utilisateurs:04.12.08 & CME;16.12.08
Augmentation du taux d’occupation de 48% à 73%
Taux de débordement contenu autour de 8%
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Mise en place du logiciel IPOP, formalisation de la réunion de programmation:validation du programme anticipé par la cellule de supervision, Création d’une fiche descriptive ajouts,formalisation de la procédure de vérification du programme opératoire
Formation au logiciel IPOP et début de paramétrage(en cours)
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Action 4:supervision
A J-1:ordonnancement du programme prévu (définitif) du jour J:seuls le chef de bloc & le cadre régulateurs sont habilités:règles écrites (affectation des patients dans les salles & ordre de passage selon les contraintes)
Le jour J:réguler pour faire face aux aléas:cadre régulateur:règles spécifiques de prise en charge des urgences & fiche de poste coordinateur médical
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Action 5: suivi de l’activité (tableau de bord)=enregistrement & rétroaction
Difficulté initiale : des indicateurs d’activité non définis
Meilleure connaissance de notre activité et son évolution(indicateurs mensuels organisationnels de pilotage)
Mise en routine de la saisie, starting bloc en continu et analyse des résultats par le conseil de BO=rétroaction
Le plus : obtenir indicateurs mensuels de productivité « structure »(nb actes CCAM,nb ICR),& « ressources »(personnel,ARE…)selon possibilités informatiques
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6
8
8
8
8
7h30/16h
?
?
IBODE + IDE (FF) [ dont 1 poste en sté]
15 (15)
15,2 (15)
11,5 (12)
11,3 (12)
Commentaires résultats productivité
À effectif ETP réel=en dh 1 IBODE sté+1 IADE mat+récup,CA,et maladies
+26,4% d’ICR en 1a
+30% productivité IBODE en 1a
+45% productivité IADE en 1a
= flux devenu très tendu!!…
Difficulté initiale:Charte de BO datant de 1997 et non opérationnelle
Charte de BO intégrant déjà les modifications validée(instances: Conseil Exécutif 07.10.08;planification:CME 16.12.08), reconnue et opérationnelle
Fin: programmation, enregistrement, rétroaction : terminée (Avril 2009)
Validation prévue en Commission des utilisateurs le 15 Juin 2009 # 85 pages
Adressée par intranet à tous avant la séance
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IV:Difficultés rencontrées
Communication : difficultés de tous les contributeurs à se familiariser avec le langage et les outils proposés (réunions d’information)
Composition du Conseil de BO : appui sur les textes réglementaires(changement culturel)
Fonctionnement du conseil de BO: place dans le pole.
positionnement du chef de BO
Saisie des données en continu : nouvelle feuille de bordereau de saisie (réunions d’information)
Intégration d’un système informatique global :
Sensibilisation et aide du service informatique
Jonglage avec des logiciels différents(STARTINGBLOC,IPOP,GESTAC…) & peut compatibles entre eux
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Difficulté sur les TVO
« droit »d’utilisation=temps de mise à disposition d’1 salle+le personnel (2 IBODE+1 IADE) pour une spécialité
1)Normalement:  augmentation activité = augmentation TVO = augmentation du personnel = augmente la taille du gâteau
2)Plan de Retour à l’Equilibre=le nombre de personnel max fixe le volume max horaire des TVO = le même gâteau est à répartir en fonction des activités des spécialités
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V:Succès rencontrés
Conseil de BO fonctionnel et opérationnel : 2 opérateurs 2 anesthésistes , cela permet plus de diversité et d’échanges
Chef de BO reconnu et respecté : rôle bien défini par une fiche de mission diffusée, président du conseil de BO
Possibilité d’intégrer de nouveaux praticiens et d’implanter de nouvelles activités à personnel constant
Chiffres traduisant bien le vécu de l’activité du BO (tableau de bord légitime traduisant l’activité) : faire vivre le suivi d’activité et prendre des décisions.
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Fiches de fonction et fiches de poste
Charte de Bloc
Conseil de bloc qui se réunit une fois par mois : membres différents de ceux qui ont participé au projet MEAH
Analyse de l’activité en conseil de BO
Mise à jour de la planification tous les 6 mois en fonction de l’activité(commission des utilisateurs)
Vigilance : une instance ou quelqu’un doit avoir une vigilance sur le fonctionnement (inscription dans la fonction du conseil de BO, rôle du chef de pole)
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En obtenir les indicateurs de productivité
Intégration des 4 nouveaux praticiens dans les TVO actuels de spécialités(déjà fait en Mars pour 2: com. utilisateurs:15.06.09)
Mise en route check-list de chirurgie OMS pour le 01.01.10 (HAS:06.03.09)
Valider & mettre en route la procédure d’identification des patients(09.06.09)
Préparer la transition avec le BO du nouvel hôpital (nombre de salles à personnel constant)
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Fiches de fonction et fiches de poste
Charte de Bloc
Conseil de bloc qui se réunit une fois par mois : membres différents de ceux qui ont participé au projet MEAH
Analyse de l’activité en conseil de BO
Mise à jour de la planification tous les 6 mois en fonction de l’activité(commission des utilisateurs)
Vigilance : une instance ou quelqu’un doit avoir une vigilance sur le fonctionnement (inscription dans la fonction du conseil de BO, rôle du chef de pole)
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Un chef de bloc reconnu
Un conseil de bloc resserré et apte à prendre des décisions dans un cadre précis
Une commission des utilisateurs du bloc ouverte et représentative des acteurs et des activités
Une charte de bloc actualisée , validée et opérationnelle
Suivi mensuel de l’activité du BO en conseil de bloc à partir d’un tableau de bord organisationnel définis & accepté
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Le facteur humain au bloc opératoire:Dr J.Y.Bousigue(neurochirurgien):l’effet néfaste des jeux de pouvoir
« Au bloc,il y a un gros problème de management .Les jeux de pouvoir l’emportent sur le travail en réseau. Les médecins doivent apprendre à travailler en équipe,et non tout seuls .Il faut redéfinir les métiers du bloc et instaurer un management classique comme dans n’importe quelle entreprise. La bataille immédiate se joue sur l’organisation. Il ne s’agit pas que le patient soit mort avec des protocoles nickels » Le quotidien du médecin:20.03.09
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Contributeurs
Groupe projet : Chef projet : Dr RACLE médecin anesthésiste réanimateur, Dr COURTIOL chirurgien, M.C CHAIZE Coordonnateur des soins, D.SOGORB IADE Cadre de santé
Membres du conseil de BO : F.VITTON Cadre Chef de Bloc, Dr MARIOTTE médecin anesthésiste réanimateur, Dr GAUDRAY médecin anesthésiste réanimateur, Dr BRACHET chirurgien, Dr NOBLOT chirurgien gynécologue, B.VINCENT secrétaire
Membres Conseil Exécutif, CME, CTE, Copil
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REMERCIEMENTS
Mr Dominique Talandier Meah
Mr Jean-Marie Lequin Co-Crea
Mr Jonathan Krief Adopale
& tout le personnel du BO du CHWM !!!
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Vous remercie pour votre attention