gestion des dossiers mÉtiers actifs
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GESTION DES DOSSIERS MÉTIERS ACTIFS
Gestion de dossiers vivants : …et si l’externalisation pouvait vous faire gagner en efficacité?
Documation - 27 mars 2014
Xavier BERLOTY, Directeur Général Santiago FERRER, Directeur département Conseil
Gestion des dossiers vivants, et si l’externalisation pouvait vous faire gagner en efficacité ? | Atelier Documation 27 mars 2014
Gestion des dossiers vivants, et si l’externalisation pouvait vous faire gagner en efficacité ? | Atelier Documation 27 mars 2014
Gestion des dossiers vivants, et si l’externalisation pouvait vous faire gagner en efficacité ? | Atelier Documation 27 mars 2014
1. La gestion des dossiers, un sujet pour tous,…
2. …comprenant des enjeux multiples…
3. …généralement mal cernés par nos organisations,…
4. …ouvre des perspectives d’économie et de gain en efficacité
GESTION DES DOSSIERS MÉTIERS ACTIFS
Définition & enjeux
Documation - 27 mars 2014
Gestion des dossiers vivants, et si l’externalisation pouvait vous faire gagner en efficacité ? | Atelier Documation 27 mars 2014
Définition : dossier métier actif ou dossier vivant
Ensemble de documents, structurés ou pas, regroupés par unité de gestion et répondant à une activité dans l’organisation…
… souvent rangé dans des classeurs, dossiers suspendus, répertoires informatiques…
…. nécessitant un accès et/ou des mises à jour (pour consultation, ajout de pièces) fréquent (jusqu’à plusieurs fois par mois)
Exemples : Fonctions Supports: RH : dossiers salariés Relation commerciale : dossiers
clients SAV : dossiers techniques & appels Recouvrement : dossiers
contentieux
Dossiers métiers : Médical : dossiers patients Banque : dossiers de crédits
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Quelle organisation pour la gestion des dossiers ?
Ou est mon document, il est
introuvable ?
Que fait mon dossier sur TON
bureau ?
Qui a emprunté ce
dossier, j’en ai besoin?
Pourquoi ce document se trouve dans le mauvais dossier ?
Ou sont rangés ces dossiers, quel
bureau, quel serveur ?
Comment retrouver l’ensemble des pièces de
mon dossier, moitié papier, moitié électronique ?
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La gestion de dossier : une réalité double
Gestion du contenu informationnel :
Processus métier de l’organisation
Gestion des unités d’œuvre, supports d’information :
Traitement documentaire (indexation, structuration,…) Logistique du dossier (ajout, mise à jour, emprunt,…)
Dossier métier actif
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Cycle de vie simplifié d’un dossier & sa gestion
Produire
Physique
numérique
Regrouper
Consulter
Mettre à jour
Accéder
Ajouter Classer
PRODUCTION UTILITE COURANTE UTILITE PONCTUELLE SORT FINAL
Archiver Détruire
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Problématiques & enjeux
Durée vie des dossiers
Nombre de gestionnaires
Variété des supports &
formats
Fréquence d’accès
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Problématiques & enjeux
Espace pour ranger & prix du m2
Contrainte des immeubles de grandes hauteur
Taux de remplissage, évolutivité des serveurs & gestion des sauvegardes
Temps moyen (et urgence) pour accéder à un document & coûts du travail
Nombre de Dossiers
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La logistique - traitement documentaire des dossiers
- Valeur Ajoutée ? Compétence métier spécifique ?
Economie
Performance
Gestion des dossiers vivants, et si l’externalisation pouvait vous faire gagner en efficacité ? | Atelier Documation 27 mars 2014
Externalisation : Combattre les idées reçues
Mes documents sont toujours disponibles
Mon organisation
fonctionne, et c’est très bien
ainsi
Mes équipes peuvent gérer les
dossiers en interne (coûts cachés)
J’accède beaucoup plus vite à mes dossiers s’ils sont chez moi, surtout
en cas d’urgence Je suis sur de toujours retrouver
mes dossiers
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Quelques chiffres clés
Interne
Les employés passent de 20% à 40 % de leur temps à rechercher manuellement des documents (source Coopers and Lybrand)
En entreprise, il faut en moyenne 18 mn pour retrouver un document (source Gartner)
Un collaborateur a besoin en moyenne de
2 armoires pour ranger ses dossiers
=> soit 12 à 15 mètre linéaire
Le Prix du m2 de bureau en IDF est en moyenne compris entre 150€ et 600€ /an
Externalisation Performance & économie
Un collaborateur Locarchives réalise jusqu’à
200 recherches par jour => soit 2 à 3 mn par recherche
1 recherche coute de 1 à 2€
La conservation coute moins de 20€ / mètre linéaire / an
Les recherches sont livrées entre 3h et 24h selon urgence (engagement contractuel)
GESTION DES DOSSIERS MÉTIERS ACTIFS
Cas clients : du bénéfice de l’externalisation
Documation - 27 mars 2014
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Cas 1 : dossiers RH, entreprise publique
Cartographie des besoins : regrouper les dossiers sur 1 seul site pour
Les sécuriser physiquement Harmoniser les procédures de traitement et de gestion documentaire Améliorer leur confidentialité (accès à l’information) Homogénéiser le contenu (complétude) Garantir les délais d’accès toute France
Nombre de dossiersNombre de
Mouvements
> 200 000 > 450 000 /an
LES VOLUMES
90% = ajout de pièces
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Cas 1 : dossiers RH, entreprise publique
Solution Locarchives Entrée
Enregistrement unitaire des dossiers Contrôle systématique du contenu (complétude)
Dossier sur rayonnages pour fluidifier les accès Versement, ajout de pièces, sortie/réintégration Engagement de restitution physique : entre 3h et 24h
EDI entre le SI métier et le SI Locarchives Fiabilité des demandes Traçabilité de chaque mouvement
Contrainte de délais pour le démarrage : 10 jours • 2 opérations de collectes régionales : 30 camions • dossiers à indexer et entreposer : > 90 000
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Cas 2 : dossiers d’audit, cabinet conseil et expertise comptable
Cartographie des besoins : mise en place d’une Clear desk policy
Optimiser l’espace : plus de stockage en bureau Sécuriser physiquement l’accès aux dossiers Tracer les mouvements, de la production à l’archivage Accessibilité & réactivité renforcées : de 1h à 1 journée
selon cycle de vie du dossier
Versement nouveaux dossiers
Nombre de Mouvements
40 000 / an > 400 /jour (> 100 000 /an)
LES VOLUMES
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Cas 2 : dossiers d’audit, cabinet conseil et expertise comptable
Solution Locarchives
Définition d’un nouveau process de gestion documentaire et traitement des dossiers avant mise en place de la solution
Accompagnement au changement avec les équipes clients 1 seule interface utilisateur pour suivre les dossiers, quelque soit le cycle de vie du
dossier Prestation chez le client
Armoire sécurisée -
Dossiers en création Disponibilité immédiate Gérés par
consultant / associé
Salle dossiers vivants -
Dossiers en cours Disponibilité sous
1h00 Administration
Locarchives
Salle Archives
- Dossiers finalisés Disponibilité sous
½ à 1 journée Externalisation
Locarchives
PRODUCTION UTILITE COURANTE UTILITE PONCTUELLE SORT FINAL
Gestion des dossiers vivants, et si l’externalisation pouvait vous faire gagner en efficacité ? | Atelier Documation 27 mars 2014
Cas 3 : dossiers d’assurance, spécialiste prévoyance
Cartographie des besoins : unifier la gestion des dossiers hybrides
Simplifier : une entrée unique quelque soit le format Homogénéiser et accélérer l’accès à l’information : Un accès sous format
numérique
Sécuriser : Conservation des dossiers à vocation probatoire Maitriser les coûts de mise en place et de gestion
Reprise de fonds papier 'très actif'
Nouveau flux numérique'peu actif'
> 30 000 dossiers > 7 000 dossiers/an
LES VOLUMES
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Cas 3 : dossiers d’assurance, spécialiste prévoyance
Solution Locarchives : gestion hybrides des dossiers
Stockage des images dans notre SAE
Conservation en archive intermédiaire dès que dossiers numérisés (optimisation des coûts)
Accès sécurisé quelque soit le format via le portail DEXTO
Reprise du stock de dossiers
Contrôle de complétude à l’entrée Entreposage dossiers physiques en rayonnages ‘accès direct’
Numérisation des dossiers au fil des demandes - Restitution format électronique - Constitution progressif du fond en numérique (économie)
Flux courant : hybride
Intégration des flux électroniques
Reconstitution des dossiers par numérisation des documents papier
Gestion des dossiers vivants, et si l’externalisation pouvait vous faire gagner en efficacité ? | Atelier Documation 27 mars 2014
Quelques questions clés ?
Quantitatifs
Combien de dossiers avons-nous ?
Quel place cela nous prend-il ?
Combien de temps nous faut-il en moyenne pour retrouver un dossier
Quelle est la fréquence d’accès à nos dossiers ?
Qualitatif
Tous mes documents ont-ils la même valeur ?
Nécessitent-ils tous les mêmes traitements ?
Ont-ils tous les mêmes degré d’urgence ?
Est-ce que je sais toujours ou sont les dossiers ?
Suis-je certain que mes dossiers sont complets ?
Gestion des dossiers vivants, et si l’externalisation pouvait vous faire gagner en efficacité ? | Atelier Documation 27 mars 2014
Et vous, ou en êtes-vous dans la gestion de vos dossiers vivants?
Analyse résultats enquête satisfaction 2014
Merci pour votre attention
Xavier BERLOTY, Directeur Général Santiago FERRER, Directeur département Conseil 01 49 33 78 81 [email protected] www.locarchives.fr
Documation - stand C26