gestion de l'inventaire et des %c3%a9quipements

COLE POLYTECHNIQUE FDRALE DE LAUSANNE

Gestion de linventaire et des quipements

Projet INVENTAIRE Concept dtaill

Auteurs : N. Vuillme, EPFL P. Broillet, Adelante J. Gruber, Adelante Date de diffusion : 29.11.2005

Projet INVENTAIRE - Concept gnral

Gestion de l'inventaire et des quipements

Informations sur le documentMandant : Description : Version : Statut : Classification : Distribution : Date dimpression : 17 mai 2006 Fichier : Conception_INVENTAIRE_V02.doc cole polytechnique fdrale de Lausanne Document de conception gnrale du projet INVENTAIRE 02 [En travail / Libr] [Confidentiel / Interne / Non classifi]

Contrle des modificationsDate Version Responsable Description

06.07.05 23.11.05

01 02

N. Vuillme N. Vuillme

Cration du document Modification du document

Vrification / librationDate Version Responsable Fonction Remarque

29.11.05

02

N. Vuillme

Chef de projet



Table des matires1. 2. 3. MANAGEMENT SUMMARY ......................................................................................................... 1 INTRODUCTION ............................................................................................................................. 3 2.1 Contexte actuel ......................................................................................................................... 3 OBJECTIFS ET MISSION............................................................................................................... 4 3.1 Dfinition de la mission............................................................................................................ 4 3.2 Objectifs du projet .................................................................................................................... 5 3.2.1 Premire tape............................................................................................................ 5 3.2.2 Deuxime tape .......................................................................................................... 5 CADRAGE DU PROJET.................................................................................................................. 5 ANALYSE DE RISQUE ET GAINS ATTENDUS ......................................................................... 6 FACTEURS CLES DE SUCCES ..................................................................................................... 7 CONCEPTION GENERALE DE LINVENTAIRE ...................................................................... 8 7.1 Catgories dquipements inventorier ................................................................................... 9 7.2 Description des processus cibles ............................................................................................ 10 7.2.1 Cration de fiche dinventaire.................................................................................. 10 7.2.2 Modification et transfert dinventaire ...................................................................... 12 7.2.3 Inventaire tournant................................................................................................... 14 7.2.4 Sortie d'inventaire actif ............................................................................................ 16 7.2.5 Bourse d'change...................................................................................................... 17 7.2.6 Liquidation d'inventaire ........................................................................................... 19 7.2.7 Gestion des immobilisations..................................................................................... 19 7.2.8 Recensement initial................................................................................................... 19 7.2.9 Gestion du mobilier .................................................................................................. 20 7.3 Donnes de base ..................................................................................................................... 21 7.3.1 Fiche quipement...................................................................................................... 22 7.3.2 Numros d'inventaire................................................................................................ 23 7.3.3 Caractristiques ....................................................................................................... 23 7.3.4 Classe ....................................................................................................................... 23 7.4 Structures organisationnelles SAP.......................................................................................... 24 7.5 Analyse de couverture des fonctionnalits par SAP R/3 ........................................................ 25 7.6 Intgration avec les autres domaines ...................................................................................... 27 7.6.1 Les achats ................................................................................................................. 27 7.6.2 Les immobilisations .................................................................................................. 27 7.7 Interfaces utilisateurs.............................................................................................................. 27 7.8 Reporting et analyses.............................................................................................................. 28 7.8.1 Analyse de lhistorique des modifications ................................................................ 29 7.8.2 Monitoring de la bourse dchanges ........................................................................ 29 7.8.3 cran de monitoring des crations de fiches............................................................ 30 7.8.4 carts reprs lors de linventaire tournant ............................................................ 31 7.8.5 Listes permettant la correspondance entre fiches quipements et immobilisations . 34 7.9 Solution de saisie mobile ........................................................................................................ 35 7.10 Autorisations........................................................................................................................... 35 7.11 Tests........................................................................................................................................ 36 7.12 Impacts sur lorganisation ...................................................................................................... 36 7.12.1 Les responsables d'inventaire par unit ................................................................... 37 7.12.2 Responsable d'inventaire facult .............................................................................. 38 7.12.3 Les spcialistes d'inventaire ..................................................................................... 38 7.12.4 Le coordinateur central d'inventaire ........................................................................ 38 7.12.5 Les quipes de prise dinventaire ............................................................................. 39 7.12.6 Le comit stratgique dinventaire ........................................................................... 39

4. 5. 6. 7.



7.13 8.

Phase de transition entre lancien et le nouveau systme ....................................................... 40

ANNEXES ........................................................................................................................................ 40 8.1 Annexe 9 Inventaires ........................................................................................................... 41 8.1.1 Ecrans Inventaire ..................................................................................................... 41 8.1.2 Donnes de base ....................................................................................................... 48 8.1.3 Classification et caractristique ............................................................................... 49 8.1.4 Les statuts ................................................................................................................. 53 8.1.5 Organisation et gestion des inventaires ................................................................... 53 8.1.6 Bourse d'change...................................................................................................... 57 8.2 Annexe 13 Cahier des charges pour solution mobiles......................................................... 59 8.2.1 Introduction .............................................................................................................. 59 8.2.2 Contexte.................................................................................................................... 59 8.2.3 Primtre .................................................................................................................. 60 8.2.4 Processus et flux ....................................................................................................... 61 8.2.5 Besoins...................................................................................................................... 62 8.2.6 Lecteur...................................................................................................................... 64 8.2.7 L'identifiant............................................................................................................... 66 8.2.8 Applicatif informatique............................................................................................. 67 8.2.9 Remarques ................................................................................................................ 67 8.2.10 Contacts.................................................................................................................... 67 8.3 Annexe 14 Flux Solution composer .................................................................................... 69 8.3.1 Introduction .............................................................................................................. 69 8.3.2 Flux........................................................................................................................... 69



1. Management summaryCe concept constitue l'aboutissement d'une premire tape du dploiement d'un outil informatique universel soutenant la gestion des achats et des inventaires l'EPFL. Cet outil est une composante essentielle du projet Do-It, regroupant diffrents projets dont l'objectif est l'amlioration de la chane d'approvisionnement de l'Ecole. Ce document dfinit les lignes directrices d'une gestion des inventaires en dcrivant: Les objectifs et le cadre du projet Les processus de gestion des inventaires L'intgration de la gestion des inventaires aux modules SAP dj en activit L'intgration d'EBP de la gestion des inventaires dans l'environnement de l'EPFL Equipements IT, audiovisuels et reprographie Equipement scientifiques Matriel d'exploitation et de construction Mobilier

Le document concerne les types d'quipement suivants:

Les trois premiers types d'inventaire feront l'objet d'une solution commune, au contraire de la gestion du mobilier qui demande une solution plus lgre et souple. Le but du projet est d'introduire, pour toute l'Ecole, une gestion des inventaires dans le cadre du projet Do-It. Le processus de gestion des inventaires, outre qu'il sera directement li au processus d'achat doit tenir compte de la gestion des immobilisations. Il devra intgrer les fonctionnalits couvertes par UOTS (quipements IT) et ALPHA (quipements scientifiques), ainsi que les applications dcentralises de gestion des inventaires de l'Ecole. Les bnfices attendus par la mise en d'une gestion des inventaires sont les suivants: Un traitement uniforme et standardis des inventaires bas sur une application unique autorisera un rattachement un concept global de logistique. Cette application unique permettra l'arrt de plusieurs applications dont certaines deviennent obsoltes et coteuses. L'outil permettra une visualisation des engagements ds que la commande aura t confirme. La consolidation des donnes occasionnera une transparence et une fiabilit des informations. L'application permettra une lutte plus efficace contre les vols et les applications dtournes. La bourse d'change aura un effet positif concernant la valorisation du matriel obsolte.

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Afin d'assurer le succs du projet, il est ncessaire de matriser les risques inhrents ce type de projets et en particulier les risques lis aux dlais, aux interfaces, la reprise des donnes et au reporting, au sein de l'EPFL. Un tel projet ncessite des mesures organisationnelles importantes. Le succs de l'application de ces mesures implique une information et une communication soigne au sein de l'EPFL. La mise en place du datawarehouse de SAP (BW) autorisera des reporting et des analyses dtailles ou globales en fonction des besoins. Cet outil est dj oprationnel. Les analyses concernant la gestion des inventaires porteront sur les causes de sortie d'inventaire, la gestion de la bourse d'change, les carts gnrs lors de la prise d'inventaire, ainsi que les analyses portant sur les units, le type d'quipement ou encore les immobilisations. Ce point est appel un fort dveloppement dans une priode succdant le dmarrage de l'application.

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2. IntroductionCe document de conception gnrale est destin aux membres du projet Do-It et en particulier aux personnes impliques dans le projet "Gestion de l'inventaire et des quipements". Il est complmentaire au document de conception "Concept Gestion des achats et des inventaires IT Concept gnral" qui est appel une diffusion plus large. Le prsent document se veut plus succinct et plus direct. Ce document a t ralis avec l'aide de la socit Adelante qui a apport son soutien et son exprience la ralisation de ce concept.

2.1 Contexte actuelEn septembre 2004, les rsultats d'un audit men par Ernst&Young sur mandat de l'EPFL ont t livrs. Ce mandat traitait le thme "Organisation des Achats et Processus de Sourcing". Cette tude a permis d'identifier les besoins principaux suivants: Simplification Transparence Traabilit conomies Vision des engagements

Selon l'tude Ernst&Young la structure et les processus des achats et la gestion de l'inventaire peuvent tre qualifis ainsi: Les cots ne sont pas contrls de faon optimale Plusieurs processus d'achats cohabitent Plusieurs supports informatiques diffrents sont utiliss Les fournisseurs sont peu mis sous pression L'inventaire est gr de manire htroclite et disperse Les analyses et le reporting au niveau des achats sont difficiles Un besoin de gestion des achats est mis en vidence par l'audit d'Ernst&Young

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Suivant les recommandations de laudit, la Direction de l'EPFL a dcid de revoir des processus d'achats et d'inventaires afin de: Amliorer la situation actuelle en termes d'efficacit et de contrle Optimiser, faciliter et acclrer la communication lie aux achats Simplifier et standardiser le travail des units de l'EPFL Le projet Do-It a ainsi t cr. Il est constitu de plusieurs sous-projets dont: Mise en place d'un systme d'information "e-procurement" Mise en place d'une gestion cohrente de l'inventaire et des quipements Ces deux sous-projets sont lis et dpendants l'un de l'autre. A ce niveau, la rsolution de problmes implique souvent une solution globale. Le sous-projet "Gestion de l'Inventaire et des Equipements" fait l'objet du prsent document.

3. Objectifs et mission3.1 Dfinition de la missionLa mission telle qu'elle a t dfinie dans le cadre du projet Do-It s'articule autour des points suivants: Dfinition, proposition et mise en place dune mthodologie de gestion des inventaires Mise en place de moyens d'identification, de localisation et de valorisation d'objets de diffrentes natures Mise en place d'un contrle priodique et d'un suivi des inventaires Mise en place d'une procdure de sortie d'inventaire des objets

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3.2 Objectifs du projetLes objectifs du projet peuvent tre dcomposs en deux tapes. 3.2.1 Premire tape Grer l'inventaire par un suivi des flux d'quipements (cration, modification, sortie) Assurer la cohrence avec le processus de e-procurement Mettre en place un processus de cration d'quipements inventorier Mettre en place un processus de recensement des quipements Mettre en place un processus de mise au rebut de lquipement Prendre en compte les besoins spcifiques des utilisateurs (VP/facults/units/services/) en termes de gestion des inventaires Proposer une structure et une procdure du suivi et du contrle de l'inventaire Assurer la cohrence avec la gestion des immobilisations Tenir compte dune utilisation future de la gestion de la maintenance 3.2.2 Deuxime tape Grer les quipements durant toute leur dure de vie en terme de o Planification d'entretien et de remplacement (maintenance) o Suivi des cots et des interventions (maintenance) o Scurit (intgration avec le projet EHS) o Disponibilit d'quipement (prt, utilisation multiple, etc.) Cette deuxime tape n'est pas prise en compte dans ce document.

4. Cadrage du projetLe cadrage du projet fait lobjet du document Projet INVENTAIRE - Gestion de linventaire et des quipements - Document de Cadrage .

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5. Analyse de risque et gains attendusUn recensement des risques lies au projet et par rapport l'environnement rencontr est illustr dans la Figure 1.

Uniformisation des directives Mise en place d'une procdure de recensement dlicate Ingrence au niveau des utilisateurs Processus absent Travail supplmentaire Rsistance au changement relle Pas de volont de changer les acquits La qualit des donnes de base est primordiale Organisation et processus lis aux inventaires revoir Le risque important au niveau du DII Besoins spcifiques nombreux et particuliers Actuellement, beaucoup d'applications informatiques diffrentes Intgration avec les autres projets obligatoire

Traitement uniforme, homogne, standardis des inventaires Economies Utilisation dune application unique Valorisation de linformation Connaissance et fiabilit de linventaire Dsactivation applications redondantes Rattachement un concept global de logistique Perspectives de dveloppement importantes (ex. entretien) Valorisation du matriel obsolte Lutte contres les vols et utilisations dtournes

Risques

Gains attendusProjet inventaireFigure 1

La situation ne prsente pas de risques particuliers, autres que ceux lis la mise en place de tout projet. Toutefois, le poids mis sur les gains attendus et par consquent les bnfices sont importants.

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6. Facteurs cls de succsLes facteurs cl de succs du projet sont classiques. Ils sont constitus de : Respect du planning Respect des objectifs Engagement et soutien de la direction Communication et information Disponibilit de lquipe projet Esprit dquipe Capacit dcisionnelle de lquipe projet Formation de lquipe projet Intgration avec les projets connexes

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7. Conception gnrale de linventaireLe projet de mise en place d'un nouvel outil d'achat IT fait partie d'une rflexion plus globale concernant les approvisionnements de l'EPFL. La gestion des inventaires est un processus sensible intgr cette dmarche. Pour une question de cohrence, le projet de gestion des inventaires doit tre synchronis avec la partie approvisionnement. Une gestion russie de l'inventaire passe par une intgration de la cration des fiches d'inventaires au flux de l'approvisionnement. Pour rappel, les gains attendus d'un outil de gestion des inventaires sont les suivants: Utilisation d'une application unique Traitement uniforme homogne et standardis des inventaires Rattachement un concept global de logistique Valorisation de l'information Consolidation des donnes Connaissance et fiabilit de l'inventaire Lutte contre les vols ou utilisations dtournes Valorisation du matriel obsolte Dsactivation des applications informatiques redondantes Perspectives de dveloppement importantes tel que la gestion de l'entretien

Les diffrents processus lis la gestion de l'inventaire sont illustrs la Figure 2. Ils seront dtaills dans les paragraphes qui suivent.Scnario dinventaire

Commande

Inventaire

Traitement des factures

Rception marchandise

Entre de factures

Cration fiche dinventaire

Gestion des immobilisations

Modification dinventaire

Sortie dinventaire actif

Liquidation dinventaire

Inventaire tournant

Bourse dchange

Transfert inventaire

Gestion de limmobilisation

Figure 2

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La garantie de la pertinence des donnes au cours du temps est un point sensible du projet. Un inventaire crdible est tributaire d'un contrle priodique, fiable et efficace. Le processus "Inventaire tournant" est conu pour rpondre cette attente. Au niveau de l'cole, ce processus est nouveau pour les facults et les services centraux. Le projet de gestion des inventaires implique une refonte des directives de gestion des biens et inventaires. En effet, un processus unique de gestion des inventaires pour tous les types d'quipements et pour toute l'EPFL ncessite une uniformisation de ces directives. De plus, certaines limites financires devront tre rajustes.

7.1 Catgories dquipements inventorierLe primtre des quipements inventorier est le suivant: 1. Parc informatique IT Audiovisuel Reprographie 2. quipements scientifiques 3. Intendance et mobilier Mobilier de labo Mobilier de bureau 4. Matriel d'exploitation et construction Pour diffrencier ces quipements, quatre catgories dquipements sont cres dans le systme, repres par les chiffres indiqus ci-dessus. Les processus dcrits ci-dessous visent les quipements IT, les quipements scientifiques, le matriel de construction et d'exploitation, l'exception du mobilier. En effet, le mobilier est un type d'quipement particulier dans la mesure o la problmatique pose diffre des autres catgories d'quipement. Ce point sera dvelopp au paragraphe 7.2.8.

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7.2 Description des processus ciblesIssus du scnario inventaire, les macro-processus cibles suivants ont t identifis (Figure 3).

Cration de fiche d'inventaire

Processus de commande Sortie de fiche d'inventaire Modification de fiche d'inventaire

Figure 3

7.2.1 Cration de fiche dinventaire Ce processus a pour but de crer une fiche dinventaire lors de lacquisition dun nouvel quipement soumis inventaire et didentifier cet quipement. La cration de la fiche d'inventaire est intgre au flux d'approvisionnement en cas d'achat. Une fiche d'inventaire peut faire l'objet d'une cration spontane en cas de reprise d'inventaire ou d'inventaire tournant. Un modle de fiche d'inventaire figure en annexe 9. 7.2.1.1 Intgration au flux d'approvisionnement Lors de l'enregistrement de la commande, l'oprateur se verra proposer un cran lui permettant de dsigner les postes de commandes ncessitant la cration d'une fiche d'inventaire. Ce dclenchement manuel du processus se justifie par la difficult d'automatiser les mcanismes de dclenchements bass sur la catgorie d'article et les montants. Le montant n'est plus un critre absolu et systmatique, en particulier pour les quipements IT : le prix d'une imprimante peut tre infrieur 200 Frs, mais elle ncessitera un accs au rseau et une gestion de son toner. Ces deux raisons justifient une gestion d'inventaire, au contraire de son prix.

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Dans ce contexte, la communication des directives concernant les inventaires ainsi que leur respect sont fondamentaux. Des outils de reporting permettront de vrifier la fiabilit des processus mis en place. La procdure de rception de marchandises est obligatoire pour les biens qui doivent tre inventoris. La cration de la fiche dinventaire pourra se faire directement dans le cas dune rception effectue par le responsable d'inventaire ou fera l'objet d'un workflow l'attention du responsable d'inventaire, si ce n'est pas le cas. L'quipement doit tre identifi par une tiquette sur laquelle figure le numro d'inventaire. Cette opration peut se faire ds la rception marchandise, mais au plus tard, avant la validation technique, par le responsable d'inventaire. Ces tiquettes porteront un logo EPFL pour faciliter leur identification. L'annexe 13 dfinit l'utilisation des tiquettes. Certains quipements n'appartiennent pas l'EPFL et doivent tre inventoris car ils bnficient d'une infrastructure. Il s'agit essentiellement d'ordinateurs privs, connects sur le rseau et par consquent, ncessitant ainsi d'tre rpertoris. Ces quipements seront identifis par une tiquette sans logo EPFL. Une validation technique est un processus simple permettant de dbloquer la facture, par exemple dans le cas d'essais d'homologation, de contrle des spcifications ou de performance pouvant prendre du temps. Un workflow sera lanc au moment de la saisie de la facture l'attention du responsable d'inventaire qui validera et dbloquera la facture. La Figure 4 illustre le flux de cration d'quipement.

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Cration fiches d'inventaire

AcheteurProcessus de commande

Liste choix en pop up

Gestionnaire inventaire

N srie, localisation

Systme EBP Interface webRception marchandise oui Inventaire ? non oui

Workflow resp inventairenon Resp. inventaire

Accred

Cat. produit Inventaire ? non Validation de la commande

Choix des postes => Inventaire

Workflow validation

Cration fiche d'inventaire oui Processus semi auto. cration

Validation de la commande

non Dlgation oui Dlgu resp. inventaire

Rception marchandise

Identification quipement Complment Fiche d'inventaire Validation technique Livr. Interne Mise dispo

ReportingPoste de commande Catgorie de produit Montant Cration fiche d'inventaire Premier n fiche d'inventaire Date de cration

Processus de rception Processus facturation

Processus facturation

Figure 4

7.2.1.2 Cration volontaire Il est prvu de pouvoir crer volontairement une fiche d'inventaire lorsque l'acquisition d'un quipement n'est pas lie un processus d'achat. Il peut s'agir de transfert, de donation, de reprise d'inventaire unique (quipement achet hors flux) ou plus large chelle (intgration d'un labo externe), ou dune correction suite un inventaire tournant. L'utilisateur accdera directement l'cran de cration de fiche d'inventaire.

7.2.2 Modification et transfert dinventaire La modification d'une fiche d'inventaire est un processus important car il permet de maintenir la pertinence des donnes au fur et mesure des changements. Les vnements dclenchant une procdure de modification d'inventaire sont : Modification spontane Modification suite un inventaire tournant Sortie d'inventaire actif Mise en bourse d'change Sortie de bourse d'change (ractivation).

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Le processus de modification doit tre rapide et simple. Trois cas de figure se prsentent. 1) Transfert d'quipement Un transfert d'quipement a lieu lorsqu'un objet est dplac. Si ce dplacement occasionne un changement de centre de cot responsable, ce dernier devra tre modifi manuellement. Un contrle l'enregistrement de la modification signalera (mais ne bloquera pas l'enregistrement) les incohrences entre le local et le centre de cot. Une procdure automatique a t envisage, sans tre retenue car trop absolue. En effet, un quipement peut tre entrepos dans un local n'ayant pas de lien avec le centre de cot responsable de cet quipement (par exemple les quipements entreposs dans des locaux communs, tels les photocopieuses, les serveurs,). Ces oprations seront effectues par le responsable d'inventaire de l'unit l'origine du transfert. Dans la mesure o une fiche immobilisation est rattache la fiche d'quipement, un workflow sera activ destination du SF afin d'effectuer les modifications ncessaires. 2) Modification technique Une modification technique d'quipement est essentiellement lie des modifications de caractristiques de l'objet ou ses donnes de base faisant l'objet d'une description en annexe 9. En principe, les donnes de localisation et de centre de cots ne sont pas touches. Si tel devait tre le cas et qu'une fiche immobilisation est lie, le service financier sera averti par workflow afin de prendre les dispositions ncessaires. 3) Modification de masse Une procdure de modification des donnes en masse (par batch) permet d'effectuer une modification rapidement. Les deux premiers cas de figure font l'objet d'une mme procdure et des mmes crans, alors que les modifications suite un inventaire tournant peuvent tre saisies en masse. Des modifications de masse spontanes pourront tre faites par les spcialistes du CC SAP, sur demande. La modification d'quipement est dcrite la Figure 5.

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Institut / laboAnnonce spontane Sortie d'inventaire Inventaire tournant

DITBourse d'change

SFAnnonce spontane

formulaireEnregistrement de l'annonce Envoi au responsable d'inventaire Traitement des carts d'inventaire

Envoi au SF Gestion des immos

BSP

Modification de la fiche d'inventaire

Transfert de proprit Modif localisation

non

Lien avec une immo ? oui Modification du non centre de cots ? oui

Fin

workflowFin

non

Figure 5

7.2.3 Inventaire tournant L'efficacit des recensements d'inventaire constitue la cl de la bonne tenue des inventaires dans le temps. En effet, un outil de gestion d'inventaire parfaitement adapt est, terme, inutile si le processus de recensement d'inventaire est inefficace. La crdibilit d'une gestion d'inventaire s'appuie sur la bonne tenue des recensements. La technique des inventaires tournants a t retenue par rapport un recensement fixe et global ncessitant la fermeture de l'EPFL (ventuellement de facult, voire d'instituts) la manire des magasins de grandes surfaces aprs le 24 dcembre. Un procd plus moderne et plus souple ayant donn de bons rsultats a t choisi. Il s'agit d'effectuer des inventaires tournants, institut par institut (ou labo par labo, suivant la taille), tals sur une anne. La technique de recensement par inventaire tournant a prouv son efficacit, mais ncessite une organisation et un suivi rigoureux de la procdure mise en place. La frquence d'inventaire sera adapte en fonction des bons rsultats du contrle (inventaire 100% en cas de mauvais rsultats pour une facult ou un institut, contrle statistique en cas de bons rsultats). La prise d'inventaire ncessite une quipe restreinte dimensionne en fonction de la frquence des inventaires, mais dont le travail est

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planifi sur une anne. Cette quipe peut tre constitue de travailleurs temporaires tels que des tudiants. De manire gnrale, les inventaires tournants seront effectus par une quipe de quelques personnes contrlant l'inventaire sur place. Les quipements inventoris seront identifiables par une tiquette code-barres sur laquelle figure un numro d'inventaire unique. La lecture (local, quipement) par code-barres et le traitement en masse de ces informations (immdiatement ou a posteriori) sont des outils qui permettent de rendre la prise d'inventaire plus rapide et plus efficace. Des informations plus dtailles concernant ces lecteurs figurent en annexe 13. La liste d'inventaire sera ensuite adapte la situation et corrige afin de correspondre la ralit. La dtection d'un quipement sans tiquette doit tre traite avec le responsable d'inventaire afin d'tablir s'il s'agit d'une erreur rectifier ou si l'objet est usage priv ne ncessitant pas d'intervention. Il traitera la liste des carts et ditera le reporting final. La planification des inventaires tournants sera effectue par le coordinateur des inventaires qui dirigera galement l'quipe de prise d'inventaire. Le processus d'inventaire tournant est schmatis la Figure 6.DITPlanification et annonce des inventaires tournants par institut Liste des labos / instituts traiter Ajustement et mise jour des donnes

Institut / labo

Liste saisie inventaire

Saisie de l'inventaire tournant Equipe externe / facult Gnration des carts/manquants Traitement des quip. sup. Recherche des manquants Correction des donnes Concertation pour les carts non-traits

Affectation des statuts

Reporting pour service centraux

Reporting pour Facult

Figure 6

Dans le cas des inventaires IT, la procdure peut tre allge. En effet, des outils informatiques permettent d'interroger le rseau et ainsi de dterminer et d'identifier les quipements prsents. Il nest alors plus ncessaire de se dplacer et le parc informatique est connu tout moment. Cette situation idale est tempre par les contraintes suivantes:

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Les quipements inventoris doivent tre connects au rseau. Par exemple, les crans ne seront donc pas dtects. Les quipements doivent pouvoir tre identifis de manire quivoque. Le logiciel permettant d'effectuer ce travail doit pouvoir fonctionner dans un environnement htrogne comme l'EPFL (PC, Mac, Windows, Unix, Linux,). Le logiciel doit tre accept par la communaut. Une prise d'inventaire classique sera toujours ncessaire, mais elle pourra se faire moins souvent (tous les 3 ans, la place de tous les ans, par exemple).

Dans les faits, l'inventaire par le rseau n'vitera pas un dplacement dans les locaux pour localiser les crans ainsi que les autres quipements. Pour ces raisons, l'inventaire par le rseau ne sera pas dploy en tant que solution globale. Toutefois, cette approche sera dveloppe pour rpondre des besoins spcifiques. 7.2.4 Sortie d'inventaire actif La sortie d'inventaire actif consiste sortir un quipement de l'inventaire d'une unit pour des raisons d'obsolescence, de perte, de vol, de renouvellement, etc. Ce processus doit galement tre simple et rapide. Le service financier doit tre averti par workflow si une fiche immobilisation est rattache la fiche d'quipement. Si l'quipement peut encore tre utilis, il sera gr au niveau de la bourse d'change (dcrit ci-dessous). Dans le cas contraire, un processus de liquidation d'inventaire achvera le cycle de vie de l'quipement. Ces oprations seront effectues par le responsable d'inventaire de l'unit ou de l'institut. Le processus de sortie d'inventaire est illustr la Figure 7.

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Institut / laboRenouvellement Inventaire tournant Obsolescence Panne irrparable Vol / perte Autres

En utilisation Renouvellement Obsolescence Dprdation Divers Bourse d'change Vente Donation Elimination Perte Vol Reprise fournisseur Bourse d'change Oui

Dclenchement du processus

Service financier

BSP

Blocage de l'quipement

Affectation du statut de sortie

Bourse d'change ? Non

WorkflowLien avec une immo ? Non Lancement dues processus de liquidation Oui Traitement de l'immo

Perte et vol

Vente donation

Reprise fournisseur

Destruction

Figure 7

7.2.5 Bourse d'change Un des objectifs principaux du projet de gestion des inventaires consiste optimiser l'utilisation des ressources et de favoriser l'change d'quipements. La gestion des inventaires l'aide d'un outil centralis va favoriser la transparence et l'accessibilit des donnes. Un autre aspect est la mise sur pied d'une bourse d'change facilitant la circulation d'quipements et par consquent, leur valorisation. Lorsqu'une unit cherche se sparer d'un quipement pour cause d'obsolescence, cet objet sera sorti de l'inventaire actif de l'unit afin de figurer dans une liste intitule "bourse d'change" et gre par le coordinateur d'inventaire. Cet quipement, susceptible d'intresser un autre utilisateur de l'EPFL, pourra ainsi tre transfr dans une nouvelle unit et figurer son actif. Si cet quipement n'intresse personne dans un laps de temps donn par le coordinateur central d'inventaire, il le retirera de la bourse d'change en vue d'une procdure de sortie d'inventaire correspondant la dernire tape du cycle de vie de cet quipement. Les oprations permettant de grer ces diffrentes phases doivent tre les plus simples et rapides possibles. Tout est pilot par le statut de l'objet d'inventaire, sa localisation et le centre de cot auquel il est rattach. Toutes ces donnes sont modifiables aisment par le processus de modification d'quipement. La Figure 8 illustre les deux tapes (mise en bourse d'change et recherche d'quipement) de la gestion de la bourse d'change, ainsi que la fonction de monitoring.

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Sortie d'inventaire actif

Bourse d'change

Institut / labo

DIT

ou le responsable d'inventaire central, gestionnaire de la bourse d'change

Recherche d'un quipement dans la bourse d'change

Monitoring priodique de la bourse

Contact tl/mail au gestionnaire de la bourse Liquidation d'inventaire ? oui Accord ? non oui non

Fin

Ractivation de l'quipement Modification des statuts

Processus de liquidation

Fin

Processus de transfert

Vente donation Reprise fournisseur

Destruction

Figure 8

Le recyclage des quipements IT fait l'objet d'une directive intitule "Directive concernant le recyclage du vieux matriel IT de l'EPFL". Cette directive, se trouvant en annexe 9, dcrit une succession d'tapes et de conditions. La prise en compte de ces tapes et de ces conditions dans le processus de gestion de bourse d'change ncessiterait la mise en place de plusieurs statuts provisoires et l'utilisation d'un workflow complexe afin de tenir compte des diffrentes conditions. La gestion de la bourse d'change deviendrait lourde et complique. De plus, la bourse d'change fonctionnera pour tous les quipements de l'EPFL. Elle doit donc tre simple et efficace. La bourse d'change gre par SAP ne pourra pas prendre en compte directement ladite directive. Deux solutions se profilent : La directive (directive concernant le recyclage du vieux matriel IT l'EPFL) est modifie et simplifie. Le fonctionnement de la bourse d'change respecterait alors implicitement la nouvelle directive. La directive n'est pas modifie. Le fonctionnement de la bourse d'change ne permettrait pas de contrle ou de blocage. Le respect de cette directive serait la charge des utilisateurs de la bourse d'change. Des analyses a posteriori sont toujours possibles. Un choix sera effectu parmi ces deux options lors de la phase de ralisation du projet.

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7.2.6 Liquidation d'inventaire La liquidation d'inventaire correspond la sortie de l'objet du primtre de l'EPFL, autrement dit, la fin du cycle de vie de l'objet. Les vnements l'origine d'une liquidation d'inventaire sont les suivants: Perte et vol Vente externe et donation Reprise de l'quipement par un fournisseur Destruction et limination Autres.

La traabilit des vnements ayant occasionn la liquidation est assure par la gestion des statuts dans la fiche de l'quipement (dclenchement du processus de modification de fiche d'quipement). Certains vnements ncessiteront de lancer d'autres procdures, hors SAP (par exemple, en cas de vol, annonce la police et l'assurance). Dans cette optique, ces procdures doivent tre adaptes et mises jour, dans le cadre du projet. 7.2.7 Gestion des immobilisations La fiche immobilisation traite l'aspect financier d'un bien. Elle est gre uniquement par les collaborateurs du service financier, alors qu'une fiche d'inventaire concerne l'aspect technique de l'objet, administre par un responsable d'inventaire. Une liaison entre une fiche d'inventaire et une fiche immobilisation est possible et logique. Toutefois, elle n'est pas systmatique : un objet de faible valeur ne fait pas l'objet d'une immobilisation, alors que son inventorisation se justifie pour des considrations techniques; une immobilisation peut prendre en compte plusieurs objets d'inventaire. Une fiche d'inventaire n'est donc pas systmatiquement lie une fiche immobilisation, alors que l'inverse est presque toujours le cas. De plus, plusieurs fiches d'inventaire peuvent tre rattaches une immobilisation, l'inverse tant impossible. 7.2.8 Recensement initial Ce processus a pour objectif de rpertorier les quipements existants et en place et de leur crer une fiche dinventaire. Cette cration se fait partir de la rcupration des bases de donnes existantes et dun recensement initial sur le terrain. Si un inventaire localis sous format lectronique existe (par exemple UOTS, dans certains cas ou une base de donnes locale), il peut servir de base et tre remont dans SAP. Les donnes existantes sont transmises aux instituts / laboratoires pour correction et nettoyage. Le recensement physique des quipements prsents dans chaque local est alors effectu : un numro dinventaire est attribu chaque quipement existant. Une fiche quipement est cre pour chaque quipement identifi sur le terrain. Les donnes corriges sont remontes dans le mandant de Qualit dans les fiches quipements puis valides par les facults concernes et le DIT dans le cadre des quipements IT, avant dtre transfres dans le systme productif.

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Dans la mesure du possible, il s'agira lors de ce recensement initial d'inventorier toutes les catgories d'quipement en mme temps, afin d'viter plusieurs passages. Cela signifie que l'application et l'organisation est susceptible d'assumer cette charge.

CCSAPExtraire la liste des immobilisations

DIT

Institut / labo

Service financier

Prparation des donnes

Justification: Les donnes du CF/CC ne sont pas fiables dans UOTS (changements) En principe, le n de commande pourra tre rcupr

Extraction et synthse donnes UOTS Transmission des donnes UOTS aux institut / labo Correction inventaire Equipe externe / facult Attribution d'un n inventaire Etiquetage

Si possible, un numro de srie (fabricant) un numro de commande

Les donnes sont remontes dans le mandant Qualit Les donnes sont vrifies / valides par le DIT / facults Les donnes sont remontes dans le mandant Production L'institut / labo gre les donnes dans SAP Liste fiche d'inventaire et fiche immo => rconciliation

Figure 9

7.2.9 Gestion du mobilier Le mobilier se diffrencie des autres catgories d'quipement par les points suivants: Sa valeur unitaire est faible. La motivation pour les facults pour grer l'inventaire du mobilier est trs faible, l'intrt est nul. L'identification de mobilier au niveau du local ne se justifie pas, le centre de cot suffit (une localisation d'une chaise au niveau d'un local fait que tout dplacement de cette chaise vers un autre local impliquerait une modification de fiche d'quipement). Le contrle de l'inventaire du mobilier doit tre rapide et lger. Le dploiement de l'inventaire en ce qui concerne le mobilier n'est pas prioritaire par rapport aux quipements IT et scientifiques. L'importance globale du mobilier justifie la tenue d'un inventaire un niveau de centre de cot. Les considrations ci-dessus tendent montrer qu'une tenue d'inventaire au niveau de l'objet (une chaise, une fiche d'quipement) ne se justifie pas.

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Quelques possibilits existent: 1) Fiches d'inventaire par local ou centre de cot Une fiche d'inventaire est tablie pour un local (ou pour un centre de cot). Le mobilier inventorier constitue des caractristiques pour lesquelles il s'agit d'y joindre un nombre correspondant la quantit de cet quipement dans le local. Le processus de saisie d'inventaire serait diffrent du processus valable pour les autres types d'quipement. Les fiches d'quipement par locaux engendreraient environ 10'000 fiches, alors que des fiches d'quipement par centre de cot seraient constitues de beaucoup de caractristiques. De plus les transferts d'quipement d'une unit l'autre seraient dlicats. 2) Gestion de stock Le mobilier fait dj l'objet d'une gestion de stock, hors SAP. L'intgration de la gestion de stock dans SAP est prvue dans une phase ultrieure. L'ide est de grer l'inventaire des quipements en se basant sur cette gestion de stock. Chaque centre de cot est un magasin (d'en-cours). Il y a transfert entre le magasin principal et les magasins d'en-cours (et vice versa). L'inventaire d'un centre de cot est connu par le biais de l'tat de son stock. La gestion est trs lgre et repose essentiellement sur les mouvements de stock effectus par le responsable du stock central, dj actif. En revanche, ce processus ncessite de la cration de fiches article pour le mobilier (par exemple, une fiche article par type de chaise). Au total, il ne faudrait pas dpasser la centaine d'articles. L'inventaire tournant se ferait en comptant les mmes quipements se rapportant une fiche. Pour cela, le preneur d'inventaire disposerait d'un catalogue des quipements mobilier avec photos et codes-barres et il saisirait le nombre par magasin (i.e. par centre de cots). L'intgration du mobilier dans la gestion de l'inventaire tant prvue aprs l'inventaire IT et quipement scientifique, ce processus n'est pas encore fig. Toutefois, le deuxime scnario est fortement envisag.

7.3 Donnes de baseLes donnes utiles la gestion des inventaires sont celles de la fiche d'quipement. Elles sont de trois types: 1) Les donnes de base 2) Les caractristiques, organises par classes 3) Les statuts de la fiche d'quipement. Les donnes de base permettent de grer des informations gnrales telles que la dsignation de l'quipement, des donnes propres au fabricant comme le numro de srie, des donnes de localisation de l'quipement, ou encore des donnes comptables. Les caractristiques permettent de grer des donnes propres au type d'quipement. La gestion des caractristiques s'appuie sur les classes et la hirarchie de classe. En plus d'organiser et de filtrer les caractristiques en fonction du type d'quipement, la classification permet d'organiser les quipements en fonction de leur type, facilitant la recherche et le reporting. Les quipements utiliseront des classes techniques, permettant

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une description plus dtaille, et des classes reporting, rpertoriant des donnes utiles pour les analyses. Les dtails concernant les donnes de base, la classification et les caractristiques, ainsi que les statuts de la fiche quipement figurent en annexe 9. Il sera possible de joindre la fiche article des documents bass sur le principe de la gestion documentaire (DMS). Un historique de modification des donnes permettra d'assurer un suivi des modifications de la fiche quipement. Les fiches quipements pourront tre gres directement dans SAP R/3. Afin d'amliorer l'ergonomie des crans et afin de permettre un accs web, plus confortable aux utilisateurs, un dveloppement est ralis afin de dvelopper l'interface entre le web et SAP R/3. 7.3.1 Fiche quipement Les fiches quipement contiennent, individuellement, toutes les donnes concernant lquipement, qui sont ncessaires linventaire. Ces donnes sont : Donnes gnrales (N dinventaire, poids, ) Un numro d'inventaire : une fiche quipement correspond un numro dinventaire donn Donnes dachat (Date, valeur dacquisition, ...) Donnes concernant le fabricant (Fabricant, anne de construction, ...) Donnes de localisation (division, local, ..) Donnes comptables (centre de cots, n dimmo) Donnes de garantie fournisseur (dbut, fin de garantie) Structure (hirarchie dquipements) Caractristiques techniques (classification, cf. 6.3.3 et 6.3.4) Documents lis.

Dans len-tte de la fiche dquipement sont en outre renseigns la catgorie de lquipement (cf 7.2), ainsi que les statuts de lquipement (indiquant si lquipement est en cours dutilisation ou sil a t sorti de linventaire).

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Deux sries de statuts sont cres pour grer respectivement les causes de sortie et les types de sortie dinventaire actif. Ces statuts sont les suivants : 0001 En utilisation 0002 Renouvellement 0003 Obsolescence 0004 Dprdation 0005 Divers 0006 Bourse dchanges 0007 Vente 0008 Donation 0009 limination 0010 Perte 0011 Vol 0012 Reprise fournisseur Une fiche quipement correspond un numro dinventaire donn. L'historique des modifications sera enregistr pour les donnes de base et pour les caractristiques. Cet historique sera accessible par SAP R3 en entier et par BW, l'exception des caractristiques techniques. 7.3.2 Numros d'inventaire Le numro d'inventaire sera unique pour chaque quipement. Les moyens de classement et d'identification proposs par SAP tant larges, une numrotation non significative est approprie. Le processus d'identification des quipements est dlocalis, soit lors de l'identification sur site (recensement initial ou inventaire tournant), soit lors de l'opration de rception marchandise (processus achat). Une solution conomique et fiable permettant de s'affranchir de cette contrainte consiste distribuer des rouleaux d'tiquettes avec un numro unique pr-imprim et vitant de se doter d'imprimantes d'tiquettes. 7.3.3 Caractristiques Une fonctionnalit offerte par SAP R/3 qui sera utilise dans le cadre de linventaire est la gestion des caractristiques. Elle permet aux utilisateurs daffecter chaque quipement des caractristiques, et de leur attribuer une valeur. Fonctionnellement, deux types de caractristiques peuvent tre distingus : les caractristiques techniques permettront de qualifier l'quipement alors que les caractristiques de reporting seront utilises dans le cadre d'analyses. En annexe figure le dtail des caractristiques. 7.3.4 Classe Les caractristiques peuvent tre nombreuses et certaines sont spcifiques un type d'quipement (par exemple, la caractristique de rsolution d'un cran est inutile pour un serveur). Les classes, organises hirarchiquement permettent de regrouper les caractristiques et de les affecter des quipements partageant un point commun. La hirarchie de classes cre dans le systme d'information s'est inspire de la classification standardise "eCl@ss" (www.eclass.de). Les classes proposes par ce

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systme sont nombreuses et varies, elles ne seront pas toutes reprises : les classes conserves dans le systme correspondront toutes des objets dinventaire existant effectivement lEPFL. Les caractristiques techniques seront rattaches une hirarchie de classe technique, alors que les caractristiques de reporting feront rfrence la classe reporting. Les caractristiques reporting tant moins nombreuses et surtout universelles, une hirarchie de classe reporting n'est pas ncessaire. La cration de classes et de caractristiques sera possible respectivement partir des transactions CL02 et CT04. Ce travail sera effectu par l'quipe CCSAP en attendant de pouvoir tre assum par le spcialiste d'inventaire. L'annexe 9 contient le dtail de la classification.

7.4 Structures organisationnelles SAPLe projet inventaire ne ncessite pas de cration de structure organisationnelle particulire. Les structures organisationnelles du systme productif seront utilises. Le fonctionnement de l'ERP est assur par le CCSAP, compos de 8 personnes, dont une est ddie aux inventaires. La Figure 10 ainsi que la Figure 11 schmatisent l'architecture en place.Frontend Environment Middleware ComponentsLDAP Oracle Database i-moniteurs

mySAP.com ComponentsBac sable EBP SRM3.0 SRM-Server 4.0

R/3 Core ComponentsBac sable R/3 4.7

BW Components

EBT101

TST340

DEV ITS

DEV Catalog BugsEye 4.0

DEV BC

Dveloppement EBP SRM4.0 SRM-Server 5.0 avec SP 7 EBD100

Dveloppement R/3 4.7

Dveloppement BW 3.1

DEV100

BWT100

QAS ITS

QAS Catalog

QAS BC

Assurance de qualit EBP SRM4.0 SRM-Server 5.0 avec SP 7 EBQ100

Assurance de qualit R/3 4.7

Assurance de qualit BW 3.1

QAS340

BWQ100

Production EBP Prod ITS Prod Catalog Prod BC SRM4.0 SRM-Server 5.0

Production R/3 4.7

Production BW 3.1

EBP???

PRD340

BWP100

Figure 10

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Bac sable

Dveloppement sapebpd1ITS 6.20 PL17 IPC 4.0, SP7 (9163) BugsEye 4.0 (50000) SAPBC 4.7 (5555) 128.178.59.9 Windows 2003

Qualit sapebpq1ITS 6.20 PL17 IPC 4.0, SP7 (9163) BugsEye 4.0 (50000) 128.178.59.?? Windows 2003

Production sapebpp1ITS 6.20 PL17 IPC 4.0, SP7 (9163) BugsEye 4.0 (50000) 128.178.59.?? Windows 2003

sapbcq1SAPBC 4.7 128.178.59.? Windows 2003

sapbcp1SAPBC 4.7 128.178.59.?? Windows 2003

scxsapebp sipc30EBT100 SRM3.0 / EBP 4.0 (83) ITS 6.10 (84) IPC 4.0, SP4 (9163) BugsEye 4.0 (50000) SRM4.0 / SRM-Server 5.0 128.178.59.169 Windows 2003 128.178.59.34 Windows 2003 SRM4.0 / SRM-Server 5.0 128.178.59.?? Windows 2003

sapebpp3SRM4.0 / SRM-Server 5.0 128.178.59.?? Windows 2003

sapebpd3EBD100 EBD400

sapebpq2EBQ100

sapebpp2EBP100 SRM4.0 / SRM-Server 5.0 128.178.59.? Windows 2003

Figure 11

7.5 Analyse de couverture des fonctionnalits par SAP R/3

Couverture SAP Fonctionnalits cibles Gestion des quipements Fiche inventaire Module SAP 100% Partielle Pas couvert Remarques

PM

Arborescence de fiches Attributs techniques

PM PM, CA

Mutations / PM localisation /attributs techniques Documentation PM,CA (photos, instructions, etc)

Intgration avec la gestion des immobilisations du module FI (Finances) Hirarchisation de fiches inventaires Attribution de caractristiques techniques via une arborescence de classification (ECLASS) Actualisation de linventaire

Possibilit de lier des documents divers une fiche dinventaire

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Couverture SAP Fonctionnalits cibles Module SAP 100% Partielle Pas couvert Remarques Suivi des garanties pour les quipements achets ou rviss Suivi du cycle de vie de lquipement Recherche transparente pour les utilisateurs pour un partage optimis des ressources.

Garanties / PM contrats / licences Gestion des statuts Recherche dquipement PM PM, CA

Analyse et reporting Liste des PM, BW quipements Ecarts d'inventaire spcifique Analyses statistiques Historique Analyses ABC Fonctionnalits techniques Interface avec EBP Identification des quipements par code barre/RFID Le choix de la technologie dpendra du type dquipement, de son utilisation et de son environnement. Cration, modification et sortie dinventaire Via un PDA pour le premier recensement et linventaire tournant

Analyse des diffrences entre inventaire thorique et rel

PM, BW PM PM, BW

Workflow Saisie mobile

WF

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7.6 Intgration avec les autres domaines7.6.1 Les achats Une intgration est ncessaire avec le processus achat. Le processus de cration d'une fiche d'inventaire est amorc au moment de la saisie de la fiche d'inventaire. Idalement, le processus de cration de fiche d'inventaire devrait tre entirement automatis en fonction de la catgorie de produit et du montant. Or, le processus d'achat fonctionnera avec des catalogues externes, grs par les fournisseurs. En particulier, les catgories de produits dpendront essentiellement du fournisseur. Si un fournisseur gre dans la mme catgorie de produit (par exemple quipement informatique) des cbles et des serveurs, la catgorie de produit ne permettra pas de distinguer les biens ncessitant la cration d'une fiche d'inventaire. De plus, le montant n'est pas (ou plus) un critre fiable permettant la dtermination d'une cration de fiche d'inventaire, selon les explications du paragraphe 7.2.1.1. Par consquent, un choix manuel lors de la saisie de la commande, activant la cration de fiche d'inventaire est la seule solution applicable. Des contrles pourront tre faits a posteriori. Le processus de cration est amorc lors de la commande, il dmarre rellement lors de la rception marchandise. 7.6.2 Les immobilisations Les fiches d'inventaires et les immobilisations concernent les mmes objets, avec un point de vue et des critres diffrents. La fiche d'inventaire est une vue technique et administrative de l'quipement, alors que l'immobilisation considre uniquement l'aspect financier, li aux amortissements. Fonctionnellement, une immobilisation dpend de la fiche d'inventaire. Si un quipement est transfr ou dtruit, l'immobilisation doit tenir compte de ces changements. Les immobilisations sont gres uniquement par le SF. Ce dernier doit donc tre averti en cas de modifications de fiche d'inventaire, tels quun transfert au niveau de centres de cots ou un changement de statut. Un workflow l'attention du SF sera dclench lors de modifications concernant le centre de cots ou le statut.

7.7 Interfaces utilisateursDans le cadre du dploiement de SAP l'EPFL, l'accent est mis sur la facilit d'utilisation des transactions et l'ergonomie des crans. Cela s'est traduit par le dveloppement de l'infocentre le dploiement d'EBP et de BW. En dehors de spcialistes, la plupart des utilisateurs communiquent avec SAP via une interface web, vitant ainsi le dploiement et la maintenance d'un SAP Gui sur les machines des utilisateurs n'est pas ncessaire. L'outil de gestion des inventaires suit cette philosophie. Les transactions SAP de base pour la gestion des inventaires sont transcrites dans une interface web dfinie par BSP (business server pages) adaptes aux besoins. La plupart des analyses et du reporting

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seront effectues sous BW, alors que certaines analyses spcifiques seront accessibles uniquement par SAP, par des SAPQuery. Une interface web spcifique sera dveloppe (en principe par BSP) pour grer les traitements d'cart d'inventaire selon un processus dcrit plus loin.

7.8 Reporting et analysesUn des atouts majeurs de la mise en place de linventaire dans le systme SAP R/3 est de pouvoir restituer en un temps minimal les informations voulues concernant les quipements. Ceci permet : de tracer effectivement le cycle de vie des quipements lEPFL, didentifier les tapes critiques des processus

Les besoins de reporting identifis par processus sont rcapituls dans le tableau suivant :Flux Cration de fiche Transfert / modification de fiche Sortie d'inventaire Bourse d'changes Besoins Vrifier que des fiches d'inventaires ont bien t cres pour tous les biens qui ncessitent d'entrer dans l'inventaire Suivre le bon enregistrement des transferts par les utilisateurs Tracer le nombre de transferts d'quipements Analyser les causes de sortie d'inventaire par institut, ainsi que les types de sortie d'inventaire Grer les quipements prsents dans la bourse d'changes pour liminer rgulirement les quipements qui s'y trouvent depuis trop longtemps Mesurer "l'efficacit" de la bourse (ie. le taux d'quipements rcuprs) Mesurer l'avancement de l'inventaire tournant par rapport au calendrier Mesurer la ncessit de cet inventaire, ie. le nombre d'carts qu'il permet de reprer Mesurer l'efficacit de cet inventaire, ie. le taux d'carts qu'il permet de traiter, et le temps ncessaire Mesurer l'avancement de la reprise des donnes Faire correspondre les fiches quipements avec les fiches immos existantes R3 x x x BSP BW

x

Inventaire tournant

x

Reprise initiale

x

Afin de rpondre ces besoins, plusieurs crans de reporting seront utiliss. Chacun de ces crans comprend : Des critres de slection Des donnes afficher Des critres de tri.

Les indicateurs ncessaires aux analyses seront calculs sur la base des donnes fournies par ces crans.

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7.8.1 Analyse de lhistorique des modifications Une analyse dveloppe dans BW permettra de faire une recherche dans lhistorique des modifications de statuts et de locaux, et ainsi de faire des analyses des sorties dinventaire actif. Cette analyse pourra tre faite en utilisant toutes les donnes de base, ainsi que les caractristiques et les statuts, comme critres. La flexibilit sera donc totale, et cet outil permettra de tracer entirement la vie dun quipement. partir de cet cran, des indicateurs pourront tre calculs sur la base des mmes critres, et permettront de rcapituler les sorties dquipements, comme sur lexemple suivant :Catgorie d'quipements : Local : Centre de cots : Date : Cause de sortie Type de sortie 0006Bourse d'changes

1 PB 01 1555 01.01.2003 0003

0004Dprdation

PB 11 31.12.2003 0005Divers

0002

Renouvellement Obsolesence

0007Vente

0008Donation

0009Elimination

0010Perte

0011Vol

0012Reprise fournisseur

25 27.17% 0 0.00% 0 0.00% 4 4.35% 0 0.00% 0 0.00% 0 0.00% 29 31.52%

0 0.00% 0 0.00% 0 0.00% 0 0.00% 0 0.00% 0 0.00% 0 0.00% 0 0.00%

1 1.09% 0 0.00% 0.00% 14 15.22% 1 1.09% 0 0.00% 0 0.00% 16 17.39%

33 35.87% 0 0.00% 0 0.00% 12 13.04% 0 0.00% 0 0.00% 2 2.17% 47 51.09%

59 64.13% 0 0.00% 0 0.00% 30 32.61% 1 1.09% 0 0.00% 2 2.17% 92 100.00%

Ce tableau correspond une synthse de lhistorique des modifications de statuts. Il affiche, selon les critres slectionns, le nombre et le pourcentage dquipements sortis, par cause de sortie et type de sortie, pour chacun des locaux slectionns. 7.8.2 Monitoring de la bourse dchanges 7.8.2.1 Liquidation priodique des quipements se trouvant en bourse dchanges Le gestionnaire de la bourse dchanges a besoin dun cran qui lui permet de faire le bilan des quipements qui sy trouvent, par local, en fonction des dates o ils y sont entrs. Il utilise pour cela les listes prcdentes, rcapitulant les sorties dinventaire actif, tant donn que la mise en bourse dchanges est un type de sortie dinventaire actif. Depuis ces listes, il peut utiliser le lien vers les listes dquipements concerns, et mme faire des modifications en masse (par exemple si tous les quipements sont restitus au fournisseur, vendus, etc).

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7.8.2.2 Indicateurs dvaluation de la bourse dchanges Pour valuer lefficacit de la bourse dchanges, les indicateurs suivants sont ncessaires, et devront tre calculs grce au systme BW : - Ratio de sorties par type de sortie (liquidations et ractivations d'quipement pour transfert), sur une priode donne. Il sagit donc, sur la priode demande, de fournir le nombre dquipements ayant chang de statut et dont lancien statut tait 0006, pour chaque nouveau statut de ces quipements. - volution priodique du nombre dquipements prsents dans la bourse (ie. Ayant le statut 0006) par catgorie dquipement / facult. - Nombre dentres et sorties de la bourse, par facult, durant une priode donne. Le nombre dentres dans la bourse est fourni par lcran prsent en 6.8.2, auquel il faut joindre le nombre dquipements ayant chang de statut durant la mme priode et dont lancien statut est 0006. - Temps moyen et maximal pass dans la bourse dchanges. 7.8.3 cran de monitoring des crations de fiches Afin de rechercher tous les quipements pour lesquels une fiche dquipement aurait d tre cre et ne la pas t, un statut de cration sera gr dans la table spcifique contenant les postes de commande et les donnes ncessaires la cration de fiche dinventaire. Ce statut permettra de contrler si : Aucune fiche dinventaire na t demande Une fiche a t demande mais pas encore cre Une fiche a t cre.

Cette table contiendra aussi le centre de cots correspondant. Ainsi, le responsable dinventaire facult pourra faire une recherche des quipements pour lesquels aucune fiche dinventaire na t demande, et ceux pour lesquels une fiche a t demande mais pas cre, afin de grer le processus de cration de fiches. Cette recherche seffectuera grce un SAP Query.

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7.8.4 carts reprs lors de linventaire tournant 7.8.4.1 Liste de traitement des carts 7.8.4.1.1 Dchargement des donnes dinventaire Durant linventaire, linventoriste a saisi sur son appareil les units quil a traites, avec une srie de locaux avec les quipements quils contiennent. Lors du dchargement, les donnes transmises SAP dans une table spcifique sont les suivantes : - Identifiant de linventoriste - Local - N dquipement - Date et heure de linventaire. 7.8.4.1.2 Affichage des carts Lors de son lancement, la transaction identifie lutilisateur (le responsable dinventaire dunit), et affiche tous les carts dinventaire le concernant (le responsable d'inventaire est dtermin par l'application ACCRED, l'outil de gestion des accrditations de l'Ecole). Cette liste aura l'allure suivante et sera accessible par le web.

Figure 12

Sur la gauche de lcran se trouve un navigateur lui permettant de naviguer entre les diffrentes units dont il doit traiter les carts dinventaire. Pour chacune de ces units, une icne lui permet de connatre ltat du traitement des carts : - Nouveaux carts, non traits - carts en cours de traitement Lorsque lintgralit des carts dune unit a t traite, celle-ci disparat de laffichage. Les donnes correspondantes sont alors effaces de la table o elles taient stockes, et

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sont transfres dans une table d historique de traitements des carts dinventaire , o elles restent pendant un laps de temps dtermin avant dtre effaces automatiquement. Le responsable dinventaire facult a accs au mme cran, pour les units qui le concernent, mais seulement en affichage. Il peut aussi consulter lhistorique des inventaires, ie. les units pour lesquelles les carts ont t traits intgralement (ces units sont repres par une icne particulire dans la colonne de gauche). Pour chaque prise dinventaire, les carts sont affichs dans la liste ALV : - quipements se trouvant thoriquement dans le local trait mais ny tant pas t trouvs, - quipements se trouvant dans le local trait mais devant thoriquement tre ailleurs. Ces quipements sont uniquement ceux ayant un statut 0001 (en utilisation) ou 0006 (en bourse dchanges). Tous les autres quipements sont ignors lors de laffichage des carts. Il sagit en ralit de tous les carts que le responsable dinventaire dunit devra traiter. Un bouton lui permet dafficher les quipements pour lesquels aucun cart nest constat, cest--dire ceux se trouvant effectivement dans leur local thorique, et ceux ayant des statuts de sortie dinventaire (statuts autres que 0001 et 0006). Lorsquils sont affichs, un bouton permet de les masquer. Les quipements pour lesquels le local thorique et le local observ sont identiques sont reprs par un point vert, les carts sont reprs par un point rouge. 7.8.4.1.3 Traitement des carts partir de la liste des carts, lutilisateur (i.e. le responsable dinventaire dunit) a les possibilits suivantes : Transfert, quipement par quipement, vers le local constat En arrire-plan : modification du local, et criture de la date dinventaire dans la caractristique correspondante, pour chaque quipement concern. Cette validation fonctionne si aucun autre local ni nouveau statut nont t saisis. Ceci fonctionne pour tous les quipements dont un local constat est affich (i.e. quipements sans cart, et quipements qui auraient d se trouver dans un autre local). Pour les autres quipements, un avertissement saffiche, ils doivent tre traits au cas par cas en saisissant puis validant un nouveau local ou statut. Transfert en masse vers le local constat en arrire-plan : modification du local, et criture de la date dinventaire dans la caractristique correspondante, pour tous les quipements dont un local constat est affich (i.e. quipements sans cart, et quipements qui auraient d se trouver dans un autre local).

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Ceci fonctionne pour tous les quipements dont un local constat est affich (i.e. quipements sans cart, et quipements qui auraient d se trouver dans un autre local). Pour les autres quipements, un avertissement saffiche, ils doivent tre traits au cas par cas en saisissant puis validant un nouveau local ou statut. Saisie dun autre local que le local constat, quipement par quipement en arrire-plan : modification du local, et criture de la date dinventaire dans la caractristique correspondante, pour chaque quipement concern. Saisie dun nouveau statut, quipement par quipement. en arrire-plan : modification du statut, et criture de la date dinventaire dans la caractristique correspondante, pour chaque quipement concern.

Une icne particulire permet de reprer les quipements pour lesquels le traitement a t effectu (quils fussent des quipements pour lesquels un cart avait t constat ou non). Ces quipements sont encore modifiables tant que lutilisateur na pas cliqu sur le bouton enregistrer les modifications . Une fois les modifications enregistres, elles sont dfinitives (licne de reprage des modifications reste nanmoins). Chacun des carts doit tre trait dune de ces manires : - Soit validation dun nouveau local, - Soit apposition du statut 0007, 0008, 0009, 0010, 0011 ou 0012, sans saisie dun local. Une fois que lutilisateur a trait tous les carts dont il a lexplication (soit par transfert dquipement, soit par sortie dinventaire actif), il doit contacter les personnes adquates (responsable dinventaire facult, responsables dunit, etc.) pour prendre des dcisions concernant les carts quil na pas su traiter (quipements perdus/vols, vendus ou transfrs sans quil en ait t inform, etc.). Les carts dune unit restent affichs sur sa liste tant que tous les carts de cette unit nont pas encore t traits : il a le devoir de traiter entirement les carts par lune des deux manires prsentes ci-dessus. Une fois le traitement des carts dune unit termin, les donnes correspondantes sont effaces de la table o elles taient stockes, et sont transfres dans une table d historique de traitements des carts dinventaire , contenant les donnes (locaux et statuts) thoriques avant linventaire, les locaux relevs lors de linventaire, et les modifications effectues par le responsable dinventaire dunit. Lors du dernier enregistrement, les donnes disparaissent de laffichage du responsable dinventaire dunit, et un e-mail est envoy au responsable dinventaire facult pour linviter venir consulter lhistorique des modifications qui ont t faites.

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7.8.4.2 Indicateurs de tenue de linventaire Ces indicateurs permettent de mesurer le nombre dcarts reprs lors de linventaire, cest--dire si linventaire est bien gr ou non. terme, ces indicateurs pourront tre utiliss pour adapter au besoin la frquence de linventaire tournant, afin se focaliser sur les domaines critiques. Ils seront tous calculs dans le systme BW. Ratio : Nombre d'carts / nombre d'quipements traits, pour chaque local. Ratio : Nombre de fiches dont la localisation n'tait pas renseigne / nombre d'quipements traits. Ratio : Nombre de transferts enregistrs par annonces spontanes / nombre de transferts reprs lors de l'inventaire tournant. Pour calculer cet indicateur, les transferts enregistrs par annonces spontanes seront retrouvs dans le systme grce lhistorique. Ces ratios seront dvelopps dans une deuxime phase, lorsque les listes et analyses de base seront stabilises. D'autres besoins sont susceptibles d'apparatre aprs un certain temps de fonctionnement. 7.8.4.3 Indicateurs de performance de linventaire tournant Ces indicateurs, eux, ont pour objectif de mesurer lefficacit de linventaire tournant. Ils permettent donc de mesurer dans quelle mesure linventaire tournant pallie aux imperfections de la gestion de linventaire, et avec quel cot. Indicateur : Taux de locaux traits Ratio : Temps ncessaire par institut, par catgorie d'quipement (pour mesurer la dure d'une campagne). Ratio : Nombre d'carts traits / nombre d'carts, par local. Ce ratio peut tre calcul suite aux saisies de nouvelles localisations faites sur la liste dcarts (cf. 7.8.4.1). Ces ratios seront galement dvelopps dans une deuxime phase, pour les mme raisons que celles dveloppes au paragraphe ci-dessus. 7.8.5 Listes permettant immobilisations la correspondance entre fiches quipements et

Lors de la reprise initiale dinventaire, la correspondance entre les fiches dquipements cres et les fiches dimmobilisations existantes ne pourra se faire que manuellement. En effet, il ny a aucun critre suffisamment fiable actuellement dans les fiches dimmobilisations.

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Cette correspondance se fera grce la comparaison des deux listes suivantes : Liste dquipements (dite via la transaction IH08) Liste dimmobilisations, diter selon les critres suivants : Donnes afficher Centre de cots N dinventaire Date de cration Dsignation Prix dachat Critres de tri Centre de cots N dinventaire Date de cration Dsignation Prix dachat

Critres de recherche Centre de cots N dinventaire Date de cration Dsignation Prix dachat

Cette liste dimmobilisations pourra tre affiche grce un Query sur la table ANLA.

7.9 Solution de saisie mobileLe contrle d'inventaire est une opration contraignante et longue. Un moyen de s'affranchir de ces contraintes consiste utiliser au mieux la technologie actuelle. L'identification des quipements l'aide d'une tiquette code-barre et l'utilisation de lecteurs mobiles permet une optimisation du temps consacr l'inventaire. Ce choix est dtaill en annexe 13. La technologie RFID est intressante et progresse rapidement. Toutefois, elle ne semble pas assez mre pour supplanter le code-barres dans le cadre d'une utilisation d'inventaire. Malgr tout, le dveloppement de cette technologie doit tre observ et un environnement de test doit pouvoir tre actif.

7.10 AutorisationsL'utilisateur, mme s'il n'accde pas directement SAP, devra possder un compte utilisateur R/3. Autrement dit, un collaborateur ne pourra pas avoir accs aux donnes d'inventaire sans tre dclars dans SAP, respectivement BW. A l'heure actuelle, les accs SAP sont grs indpendamment dans Accred, l'outil de gestion des accrditations permettant l'accs aux diffrentes applications informatiques de l'Ecole. Toutefois, Accred sera utilis pour grer les profils des responsables d'inventaire dans les units.

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7.11 TestsUne phase de test est prvue afin de valider, au niveau de l'outil, les diffrents processus relatifs la gestion des inventaires. Il s'agira de crer, modifier, archiver une fiche d'quipement ainsi que de vrifier le fonctionnement de la bourse d'change. Les tests s'effectueront en 2 phases: 1. Contrle des flux et fonctionnement sur R3 2. Contrle des flux et fonctionnement partir de l'application web La pertinence des listes, des reportings et des analyses doit tre vrifie afin de contrler l'exactitude de la restitution de l'information. Les flux inverses, dans le cas d'annulation doivent tre tests, ainsi que le fonctionnement des workflow. Les tests concernant les processus seront programms en se basant sur un CATT (Computer Aided Tested Tool). Il sera ainsi possible de reproduire exactement le mme schma de test. Cette approche est intressante pour le dveloppement et la validation, mais galement en cas de monte de version ou de modifications du standard.

7.12 Impacts sur lorganisationLa tenue jour dun inventaire ncessite une dfinition claire des responsabilits afin de continuer grer les quipements aprs leur mise linventaire. Ces responsabilits doivent tre attribues dans le cadre de lorganisation existante des collaborateurs exerant dj, partiellement ou totalement, ces fonctions. Une structure doit tre mise en place afin de fdrer ces fonctions. Dans la suite du paragraphe, les services centraux sont assimils une facult. Cette organisation se base sur : Un coordinateur central d'inventaire Des responsables dinventaire par facult Des responsables dinventaire par unit Des spcialistes inventaire, responsable dune catgorie dquipements Une quipe de "prise dinventaire"

Une grande autonomie est laisse aux Facults. En effet: La fonction "responsable d'inventaire facult" est compatible avec diffrents rles (resp. financier, logistique, administratif) Un "responsable d'inventaire unit" peut tre actif au niveau laboratoire ou institut et tre en charge d'une ou plusieurs familles d'quipement Les Facults sont libres de raliser la prise d'inventaire elles-mmes ou de faire appel l'quipe "prise d'inventaire"

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L'opration de prise d'inventaire peut tre ralise entirement par l'unit ou dlgue l'quipe "prise d'inventaire" Le schma suivant illustre cette organisation :

Responsables des inventaires par FacultsResp financier Resp logistique 11resp. d'inventaire 11resp. d'inventaire 1resp. d'inventaire resp. d'inventaire parresp. d'inventaire 1 institut / unit parresp. d'inventaire par institut ////unit parinstitut unit unit par institut /unit parinstitut unit institut

STI Famille d'achatSpcialiste inventaire IT, Audiovisuel, Reprographie Spcialiste inventaire intendance et mobilier

SB

IC

SV

ENAC

CdH CdM

Serv.centraux

Coordinateur central d'inventaire Equipe "prise d'inventaire"

Spcialiste inventaire Equip. scientifiques

Spcialiste inventaire Mat. exploitation et construction

Figure 13

7.12.1 Les responsables d'inventaire par unit Les responsables dinventaire unit grent linventaire pour une unit organisationnelle donne. Ils se chargent du suivi et de la mise jour (cration, modification, sortie dinventaire) de linventaire de cette unit. Chaque facult, chaque institut doit dterminer un, ou plusieurs responsables de son inventaire. Selon le besoin et l'organisation de la facult, il est recommand de dfinir des responsables dinventaire par unit (dans le cadre de gros labo, par exemple).

Figure 14

Le systme d'information grera un seul profil de responsable d'inventaire, il pourra y en avoir plusieurs par units. La spcialisation par catgorie d'quipement est organisationnelle uniquement. La gestion de ce profil se fera dans ACCRED o un

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nouveau droit (droit inventaire) sera cr. Ainsi, la gestion de ce profil se fera par le processus d'accrditation. Les facults devront dfinir le primtre de responsabilit de chaque responsable dinventaire (i.e. quelles catgories dquipements sont sous sa responsabilit). 7.12.2 Responsable d'inventaire facult Le responsable dinventaire de la facult doit avoir un profil tant financier que logistique. Ce responsable doit mettre sur pied une structure garantissant la gestion des inventaires jusquau niveau des units. Il doit galement: Faire le suivi des inventaires au niveau facult Contrler le patrimoine Rapporter la direction de facult Rapporter au contrle de gestion. Consulter la bourse d'change Assister l'quipe de "prise d'inventaire"

Cette fonction peut tre assigne au responsable financier ou logistique de la facult. 7.12.3 Les spcialistes d'inventaire Un spcialiste d'inventaire par catgorie dquipement est une personne de rfrence pour les questions pratiques concernant linventaire. Elle se charge des actions ponctuelles ncessaires sur linventaire, et participe au comit stratgique dinventaire. Les spcialistes dinventaire rapportent au coordinateur central d'inventaire. 7.12.4 Le coordinateur central d'inventaire Le coordinateur central d'inventaire a un rle cl. Il est le responsable de linventaire pour toute lEPFL. Ses rles sont les suivants : Animation du comit stratgique inventaire Planification et suivi des inventaires tournants Responsable des quipes de prise d'inventaire Responsable du reporting et du monitoring destination du et de la VPPL Gestion de la bourse d'change Cohrence des donnes de base Suivi du workflow Contrle de gestion facults Gestion des actifs

Ce coordinateur est appuy par la VPPL pour les questions suivantes :

Le schma suivant synthtise le rle de chacun pour linventaire :

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FacultsCOLEPOLYTECHNIQUE FDRALEDELAUSANNE

Gestion des actifsResponsables des inventaires par FacultsResp financier Resp logistique 11resp. d'inventaire 11resp. d'inventaire 1resp. d'inventaire resp. d'inventaire parresp. d'inventaire 1 institut / unit parresp. d'inventaire par institut ////unit parinstitut unit unit par institut /unit parinstitut unit institut

Direction EPFL

STI Famille d'achatSpcialiste inventaire IT, Audiovisuel, Reprographie Spcialiste inventaire intendance et mobilier

SB

IC

SV

ENAC

CdH CdM

Serv.centraux

Suivi des actifs

Coordinateur central d'inventaire Equipe "prise d'inventaire"

Spcialiste inventaire Equip. scientifiques

Spcialiste inventaire Mat. exploitation et construction

Appui

Figure 15

7.12.5 Les quipes de prise dinventaire Ces quipes sont indpendantes des diffrents responsables dinventaire. Elles sont polyvalentes, composes de personnes nayant aucune connaissance particulire concernant linventaire. Dans la mesure du possible, des tudiants seront engags pour constituer des quipes. 7.12.6 Le comit stratgique dinventaire Ce comit, pilot par le coordinateur central d'inventaire, runit diffrents responsables de linventaire : Les spcialistes inventaires de manire trimestrielle Le contrle de gestion et la VPPL de manire semestrielle Un reprsentant de la VPPL Occasionnellement, les responsables dinventaire facult.

Ce comit stratgique a deux grands objectifs : Discussion et mise en place d'une stratgie et d'une politique en matire d'inventaire Dcharge de la gestion des actifs => contrle de gestion

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7.13 Phase de transition entre lancien et le nouveau systmeLa phase de transition entre le nouveau et l'ancien systme doit tenir compte des exigences suivantes: La mise en place d'une gestion des inventaires doit tre en phase avec la ralisation du projet achat Les donnes sont de qualit trs variable en fonction de la politique et de l'historique des instituts, pour une mme catgorie d'quipement. Certains inventaires pourront tre remonts dans SAP, alors que pour d'autres, il s'agira de faire l'opration entirement manuellement. Les donnes remontes dans SAP seront des donnes actives. Il est hors de question de charger des "archives". Les donnes remontes dans SAP devront tre de bonne qualit. La chasse aux donnes primes sera faite.

8. AnnexesUn complment d'informations au document "concept gnral" se trouvent dans les annexes listes ci-dessous. Ces annexes sont partages avec le document de conception gnrale du projet Do-It, ce qui explique la numrotation.

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8.1 Annexe 9 Inventaires8.1.1 Ecrans Inventaire La gestion des inventaires se base sur des crans SAP R/3 standard. Afin de fournir une meilleure rgonomie aux utilisateurs et pour viter de devoir grer l'installation d'une interface utilisateur SAP sur les machines, une interface web est dveloppe. Les crans deux types d'interface sont reprsents ci-dessous. Le prsent document a pour but de donner une information gnrale et un aperu des diffrents crans utiles lors de la cration d'une commande. Un manuel de formation sera labor dans une phase ultrieure du projet.

8.1.1.1 Ecrans web Ecran permettant de dfinir le nombre de fiches crer et de slectionner le modle. Les donnes de la commande utilses pour les quipement s'afficheront.

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Cet cran illustre la recherche d'un quipement (par exemple la recherche d'un modle) en se basant sur la classification et les caractristiques techniques.

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L'cran de saisie des donnes de base.

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L'cran de saisie des caractristiques techniques et de reporting.

8.1.1.2 Ecrans SAP Les crans SAP comportent les mmes informations, selon une organisation diffrente. L'onglet gnralit, contenant des donnes de base et sur le fabricant. L'onglet localisation, regroupeant le local, le code ABC (permet l'utilisateur de lclasser les inventaires par importance), la zon de tri, une zone libre.

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L'onglet organisation regroupe essentiellement les donnes financires.

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L'onglet structure permet de grer une hirarchie d'quipement.

L'onglet caractristiques technique remonte les informations techniques, ainsi que des informations utiles pour le reporting.

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Cet onglet permet de retrouver des documents annexes tels que des hplans, de mode d'emploi ou des photos.

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8.1.2 Donnes de base 8.1.2.1 Donnes de base Les donnes de base utiles la gestion des fiches d'quipement sont les suivantes: Donnes de base gnrales Donnes de base comptables Valeur acquisition Centre de cot propritaire Immobilisation Localisation (base de donnes "locaux") Hirarchie d'quipement Dbut garantie (par dfaut, date du jour) Fin garantie Date de premption Date et dlai de rsiliation Date et texte d'alarme Date et nature de service Dsignation N inventaire (1) Poids Dbut de mise en service (par dfaut, date du jour) Fabricant (liste choix code + zone libre) Dsignation type N de srie fabricant

Donnes d'organisation

Donnes de garantie et gestion des vnements

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8.1.3 Classification et caractristique La classification technique prvue pour fiches d'inventaire IT est illustre ci-dessous. A chaque classe est rattache un certain nombre de caractristiques. Les caractristiques et dans une moindre mesure les classes sont des donnes aisment modulable. Il est techniquement facile de les faire voluer en fonction des besoins des utilisateurs. De plus des outils de gestion en masse de caractristiques s'avrent tre trs efficaces pour modifier une grande quantit de fiche. L'aspect modulable des caractristiques font que ces dernires ne sont pas encore figes ce stade du projet. Pour la mme raison, elles sont susceptibles d'voluer passablement en fonction des besoins des utilisateurs. La configuration ci-dessous constitue donc un tat prvalant cette tape du projet. Quelques caractristiques seront rattaches la classe