Garantir la continuité de service

pour garantir la continuité de paiement

logo exægis

Le marché informatique et des technologies mute à grande vitesse, tant pour l’offre que la demande.

Les entreprises externalisent une part croissante de leurs besoins, qu’ils soient matériels ou immatériels, auprès de prestataires de services qui adaptent leurs offres en mode abonné ou redevances, voire « as a service ».

Des solutions de plus en plus intégrées voient le jour. Elles sont bâties autour d’un noyau de matériels et de logiciels constitués de contrats de location incluant des services récurrents.

Par ailleurs, de récentes jurisprudences ont cassé des contrats de location, dont les clients avaient interrompu le paiement, sur la base d’un service défaillant, que ce service ait été inclus dans le contrat ou souscrit à part du contrat de location, dans un contrat de services.

Les bailleurs et/ou les loueurs doivent tenir compte des risques de performance et techniques concernant l’exécution du contrat par le prestataire, tant sur le plan de la qualité de la prestation délivrée, que sur la pérennité du prestataire dans un contexte d’évolution de la jurisprudence.

exægis garantit le bon dénouement de la prestation aux bailleurs et aux loueurs en se portant garant du prestataire.

Quand le vent du changement se lève, les uns construisent des murs, les autres des moulins à vent.

Proverbe chinois

exægis, un concept unique sur le marché

2 / 8

logo exægis

Les 4 livrets du Manuel Back-Up Services

Livret i Analyse des risques du prestataire

Étude de risques

Livret ii Informations à collecter auprès du prestataire et contrats de substitution de moyens

Engagements du prestataire vers exægis mandaté par le bailleur

Livret iii Protocoles de transition

Mode opératoire et délai de la continuité de service du prestataire sécurisé

Livret iv Prestataires de secours retenus

Étude de coûts / délais / qualification et conventions de la solution

Les valeurs d’exægis

Elles renforcent la cohésion et forgent la réalité de la stratégie d’exægis au quotidien :

• Esprit d’équipe et Engagement

• Intégrité et Ethique

• Indépendance et Impartialité

• Rigueur et Ingéniosité

exægis, une réponse forte et exclusive aux évolutions du marché

Le métier d’exægis consiste à encadrer les risques de performance, techniques et opérationnels dans le cadre de ces nouveaux contrats de financement. exægis garantit la continuité de service des prestataires pour garantir la continuité de paiement des clients finaux.

exægis intervient pour sécuriser :

- les offres financées « as a Service » (Software, Infrastructure, Back up , téléphone),

- les redevances d’infogérance d’infrastructure,

- les contrats de location intégrant des prestations de services dont l’exécution dépend d’un prestataire (télécoms, géolocalisation, sécurité, bornes interactives, machine to machine).

exægis assiste ainsi les bailleurs, les loueurs et les fonds d’investissements dans l’encadrement de ces risques techniques et les accompagne dans l’optimisation de la valeur ajoutée apportée à leurs partenaires.

exægis : 4 domaines d’interventions pour 4 prestations

1/ ÉvaLUation

L’évaluation et la surveillance du prestataire sur le plan financier et opérationnel avec la remise d’un rapport d’audit.• executive summary• rapport détaillé d’analyse financière et d’analyse opérationnelle• notation du partenaire 2/ SUrveiLLance

La surveillance des niveaux de services délivrés par le prestataire dans le cadre des opérations financées avec l’envoi d’un rapport électronique mensuel par mail et extranet : la « watch letter »• veille internet • veille Bodacc• veille exægis (prestataire et prestations)

3/ SÉcUriSation

La construction d’une solution de secours, adaptée à la prestation et au prestataire sécurisé avec le manuel de sécurisation du prestataire : le « Manuel de Back-Up Services » (MBUS), composé de 4 livrets et mis à jour annuellement durant toute la durée des contrats financés

4/ tranSition

En cas de liquidation judiciaire ou de défaut de qualité structurelle, la garantie contractuelle par exaegis de la reprise de la prestation et de son transfert vers un nouveau prestataire

3 / 8

Particulièrement pertinent pour les organisations réalisant un chiffre d’affaires inférieur à 15 M d’€, le modèle d’évaluation d’exægis s’appuie sur un audit in situ.

L’audit, une phase préalable incontournable

La phase d’audit est clé dans l’appréhension des risques et la sélection des partenaires et prestataires.

Développé exclusivement dans la perspective de mesurer la pérennité financière et la capacité opérationnelle d’un prestataire, l’audit d’exægis est basé sur une méthodologie d’analyse exclusive et réalisé sur le site du prestataire, s’appuyant sur :

Une analyse financière de l’entreprise à court et moyen terme réalisée par un analyste financier,

Une analyse opérationnelle construite à partir de référentiels exigeants et des meilleures pratiques du marché ; celle-ci est obtenue sur la base d’entretiens réalisés dans les locaux du prestataire,

Un accord de confidentialité de 5 ans conclu avec le prestataire pour lui apporter le confort nécessaire à la transparence des échanges et documents durant l’audit. Cet accord autorise une communication avec le bailleur désigné.

Des critères d’exigence pour un gage de performance entrepreneuriale

4 / 8

c1

C1

c3

C2

c3

C3

b1

B1

b2

B2

b3

B3

a1

A1

a2

A2

a3

A3

RISQUE OPÉRATIONNEL

RIS

QU

E F

INA

NC

IER

2 modéré1 faible 3 fort

B-b

mod

éré

A-a

fai

ble

C-c

for

t

logo exægis

Notation exægis Définition Probabilité de défaut

A Entreprise Très solide

• Grande entreprise nationale ou multinationale, typiquement cotée en bourse• Structure financière et niveau de liquidité très bons

Aucun / très faible risque de pertes

a Solide • Grande et moyenne entreprise ayant une certaine ancienneté (>/= 3 ans). • Structure financière solide et bon niveau de liquidité

Risque de pertes faible

B Moyen • Tout type d’entreprise ayant une certaine ancienneté (>/= 3 ans). • Structure financière relativement saine et trésorerie souple

Risque de pertes moyen

b Médiocre (à surveiller)

• Tout type d’entreprise ayant une certaine ancienneté (>/= 18 mois) ou jeune entreprise reprenant un fond de commerce déjà existante ou adossée à un groupe.

• Structure financière médiocre et limitée – dépendance financière assez élevée (banques, actionnaires)

Risque de pertes supérieur à la moyenne

C Fragile • Entreprise de création récente ou entreprise en difficulté (marché, financier, gestion)• Performances très faibles, récurrentes ou soudaines• Structure financière limitée – forte dépendance financière (banques, actionnaires) –

trésorerie tendue

Risque de pertes accru

c Très fragile • Entreprise en grande difficulté (marché, financier, gestion) OU au bord du dépôt de bilan

• Structure financière très limitée – totale dépendance financière (banques, actionnaires) – trésorerie tendue (prorogations voire impayés)

Risque de pertes élevé

X Défaillant • Entreprise défaillante

* virtuabilité : capacité de sécuriser le prestataire et de lui trouver des prestataires de substitution.

Phase 2 : l’analyse opérationnelle

Les entreprises sont classées selon le risque opérationnel obtenu :• Risque opérationnel faible • Risque opérationnel modéré• Risque opérationnel fort

La méthodologie d’audit comporte 7 chapitres d’analyse recensant 100 points d’attention, complétés par un indice de confiance et de « virtuabilité* » du prestataire :§1 - Commerce et relation client§2 - Production des services§3 - Ressources humaines§4 - Amélioration de la qualité§5 - Encadrement des risques techniques §6 - Transferts de services (intégration et réversibilité)§7 - Modèle économique – Gestion, pilotage et management

Ce système de mesure opérationnel fait l’objet de contrôles réguliers et d’une amélioration permanente.

En complément de cette notation, une analyse et une mesure des coûts récurrents peuvent être menées pour établir, ou valider, la justesse des montants des prélèvements pour compte du prestataire à effectuer durant la vie du contrat.

Phase 3 : le rapport d’audit

Le croisement du risque opérationnel et du risque financier établit un profil de risque d’entreprise.

L’analyse financière et l’analyse opérationnelle sont restituées dans un rapport d’Audit, pouvant donner lieu à des recommandations et à une proposition de sécurisation.

Phase 1 : l’analyse financière

Les entreprises sont évaluées selon une notation de « A » à « c » des risques de défaillance :• Risques faibles : A, a• Risques moyens : B, b• Risque élevés : C,c

StruCture Du rAPPort D’AuDit

Méthodologie d’évaluation • Profil d’analyse de risquesexecutive Summary • Présentation du prestataire,

du dirigeant, des produits • Analyse financière • Analyse opérationnelle • Notation • Recommandations • Propositionsrésultats détaillés d’audit • Analyse financière • Analyse opérationnelleAnnexes

5 / 8

L’audit exægis permet aux prestataires bénéficiaires d’avoir un état des lieux des meilleures pratiques opérationnelles et de mettre en œuvre des plans d’action pour améliorer leurs opérations.

Cet audit, réalisé en totale indépendance et impartialité par les consultants exægis, dispose à présent de son label : trUXt.

Enrichissez votre politique de gestion des risques partenaires et vos procédures d’agrément, en exigeant le label TRUXT

6 / 8

c1

C1

c3

C2

c3

C3

b1

B1

b2

B2

b3

B3

a1

A1

a2

A2

a3

A3

RISQUE OPÉRATIONNEL

RIS

QU

E F

INA

NC

IER

2 modéré1 faible 3 fort

B-b

mod

éré

A-a

fai

ble

C-c

for

t

COMITÉ DE LABELLISATION

Back Testing

Évolutions des référentiels

Retour d’expériences

Audits réalisés

Comité opérationnel

Comité stratégique

TRUXT, un label de qualité entrepreneuriale

Baptisé TRUXT, exægis lance son label à destination des organisations au CA de moins de 15 M€.

Ce label a pour objectif d’apporter une reconnaissance immédiate aux petites et moyennes entreprises, prestataires informatiques et technologiques, qui présentent une pérennité financière et démontrent une bonne capacité opérationnelle.

Son nom, combinaison de « Trust », confiance en anglais, et du « X » d’exægis, incarne et symbolise la solidité et la pérennité du prestataire.

Ce label permet aux bénéficiaires de donner à leurs prospects, clients et partenaires financiers une visibilité sur la qualité et la pérennité de leur organisation selon les deux axes de mesure de l’audit exægis : financier et opérationnel.

Ce label, accordé pour 3 ans aux prestataires ayant obtenu une notation de classes [A,a, B,b ; 1, 2], est accompagné d’une charte de labellisation et bénéficie d’un suivi annuel.

Jusqu’ici réservé aux prestataires présentés par les bailleurs en vue de sécuriser leurs opérations, ce label s’adresse aujourd’hui à tous prestataires réalisant un chiffre d’affaires de moins de 15 M€.

Le comité de labellisation

La méthodologie de la notation opérationnelle fait l’objet d’un contrôle et d’une amélioration permanente, sous la responsabilité d’un comité opérationnel de suivi. Ce comité se réunit deux fois par an et mène les actions suivantes :

• Retour d’expérience des audits effectués durant la période précédente

• Analyse des points d’attention : compléments, ajouts et retraits

• Modèle de maturité associé : complément et qualification

• Etablissement de best practices recensés par type de prestations

De façon à valider le modèle, un comité stratégique garantit la méthodologie et l’évolution du modèle. Des modifications majeures peuvent être apportées sur une base annuelle pour améliorer la pertinence de l’évaluation : ajouts et retraits de points d’attention, évolution du modèle de maturité associé, etc.

Ce comité stratégique est composé de personnalités indépendantes d’exægis, exerçant des responsabilités importantes au sein du marché des services informatiques et financiers.

intégrer la reconnaissancedu label trUXt dans vosprocédures d’agrémentspartenaires, c’est :

• Améliorer la connaissance de votre partenaire

• Bénéficier de l’analyse d’un acteur indépendant

• Identifier son profil de risque

• Sécuriser directement auprès d’exægis selon la grille en vigueur les contrats souscrits avec les partenaires

7 / 8

exægis6, boulevard Alfred Nobel37 540 Saint-Cyr-sur-LoireTél. : 02 47 87 10 19Fax : 02 47 54 26 80contact@exaegis.com

www.exaegis.comlogo exægis