Gala Ensem

Demande de partenariat du Bureau des

Arts

Art’naqueurs.

L’association culturelle étudiante de

l’ENSEM.

Sommaire

I. Présentation de l’école

II. Présentation de l’association 1. L’association 2. Les membres

III. Le Gala, la consécration

1. Présentation de l’évènement 2. Budget prévisionnel 3. Dépenses 4. Recettes 5. Annexe

IV. Activités contribuant au financement du Gala

1. Vente de produits Delpeyrat 2. Vente de chocolats de Noël 3. Soirées étudiantes

V. Nos autres activités

1. Visite de Nancy 2. Le Mag’Art’zine 3. Théâtre inter-écoles

VI. L’évènement vous intéresse ?

VII. Le mot de la fin

Présentation de l’école :

L’Ecole Nationale Supérieure d’électricité et de Mécanique forme depuis 113 ans des ingénieurs généralistes possédant de solides connaissances dans les domaines de l’énergie mais aussi dans les sciences de l’information.

Les ingénieurs ENSEM sont appréciés des entreprises et cela n’en est pas moins pour plus des 7'000 anciens diplômés de cette école. Compte tenu des 4'000 ingénieurs en activité et des partenariats de longue date avec de grands groupes industriels, le rayonnement de l’ENSEM n’est plus à prouver.

L’ENSEM fait également partie du collégium ingénieur de l’Université de Lorraine. Notre appartenance à ce collégium regroupant les 10 écoles d’ingénieurs de Lorraine est un atout certain lors d’un éventuel partenariat. En effet, plusieurs soirées par an, organisées par les différentes associations de l’école, s’adressent à tous les étudiants de l’Université de Lorraine.

Présentation de l’association

1. L’association

Le Bureau des Arts (BDA) de l’ENSEM est une association à but non lucratif qui promulgue la culture au sein de l’école. Son développement nous apparaît comme primordial car les élèves de l’école sortent majoritairement de classes préparatoires où la charge de travail laisse peu de temps libre à la culture. De plus, la prédominance de l’école étant scientifique, l’art n’y est pas présent dans les cursus.

C’est donc pour parer à cela que le BDA a été fondé. Notre action consiste donc à favoriser l’accès à toute activité artistique. Notre rôle permet alors aux élèves de se rapprocher des manifestations culturelles de la ville de Nancy en leur proposant des tarifs avantageux.

En outre, la mission principale du BDA, et non des moindres, est l’organisation intégrale du Gala de l’école. Cet évènement à la fois marquant et prestigieux permet à la fois de féliciter les jeunes diplômés pour leur réussite mais aussi de réunir Professeurs et Anciens de l’ENSEM.

Le BDA organise également des soirées étudiantes afin de créer une vie étudiante palpitante, enrichissante et intrinsèque à la vie associative de notre école. Tout au long de l’année, nous mettons également en place divers activités et projets. Cela dans le but de faire vivre notre école et de proposer aux étudiants des activités extra-scolaires à moindre coût, mais également de financer une partie du gala.

2. Les membres

Secrétaire Paul Bulteau

Président Vice-présidente

Florian COUTROT Marion MAURA

Trésorier Vice-trésorière

Victor AUZOUX Marie CECCONI

Responsables Culture

Gauthier SALESSY Raphaël CHAVAND

Responsables Communication

Chloé BAUDIN Claire GREGOIRE Nicolas GARRES

Responsables Partenariats

Thomas BARRACO Dustyn NAYA Maxime RABALLAND

Responsables Evènementiels

Sébastien DECOOL Hélèna ERUSSARD Morgan PAILLARD

Le Gala, la consécration

1. Présentation de l’évènement

Le Gala de l’ENSEM est l’évènement phare de l’année scolaire. Il existe depuis près d’un siècle. Organisé par le Bureau des Arts, il a pour but de réunir nouvelles et anciennes promotions dans un cadre des plus prestigieux. Chaque année, et depuis des décennies, il suit la remise des diplômes et permet de rendre hommage à la promotion fraîchement diplômée. Cette soirée permet également de souder la communauté ENSEM qui fait la force de l’école. Ainsi, au cours de cette soirée, des contacts professionnels peuvent se créer et de vieilles amitiés être préservées. Tout ceci se déroule dans un cadre des plus chics puisqu’il s’agit d’une soirée à thème élégante.

Le Gala rassemble chaque année entre 400 et 500 personnes, c’est pourquoi nous nous devons d’organiser cet évènement très tôt afin de nous assurer de son bon déroulement.

Cette année, il aura lieu le 6 février 2016 à l’espace culturel NEC de Marly (57). Les convives pourront se restaurer autour d’un buffet à volonté que nous préparerons nous-mêmes. En ce qui concerne les rafraîchissements, champagne, bières, cocktails avec et sans alcool seront également proposés à la vente.

Afin d’amener les invités sur les lieux, nous mettrons des navettes à disposition. Il s’agira de cars qui partiront du centre-ville de Nancy et de l’école. Cela permet d’éviter à un maximum de personnes de prendre le volant en sortant du Gala.

Par ailleurs, pour que la soirée se déroule en toute sécurité, un poste de secours sera installé et des vigiles seront également présents. C’est tout particulièrement pour financer ce type de sécurité que nous sollicitons une aide de votre part. Vous pourrez trouver les devis et contrats en annexe.

Les tarifs en vigueur seront pour cette soirée :

26€ pour les étudiants ENSEM 31€ pour les anciens, le personnel de l’école et les gens extérieurs 21€ pour les cotisants de l’Association des Anciens de l’ENSEM (la différence nous est

remboursée par l’association) 36€ sur place

Cette soirée est donc très importante, ce qui fait que la direction de l’école est très exigeante envers nous. Faire partie du BDA est une réelle expérience qui implique une grande responsabilité pour nous.

Du fait de son prestige et de son importance, cet évènement est très coûteux. Afin de le financer, nous organisons divers projets au cours de l’année et nous n’avons de cesse de chercher des partenaires financiers. Mais nous avons également besoin de votre aide, c’est pour cela que nous requérons des subventions.

2. Budget prévisionnel

Nous avons réalisé un budget prévisionnel du Gala à l’aide des bilans des années précédentes

mais aussi en apportant nos idées et estimations. Il a été réalisé avec le plus de sérieux possible.

Selon nos estimations, ce budget est à l’équilibre mais il compte sur l’apport des subventions de la part de nos partenaires. De plus, recevoir davantage de subventions que prévu nous permettrait d’obtenir davantage de libertés et de flexibilité dans la réalisation de notre projet. Nous savons d’ailleurs que, s’agissant de subventions, il est fort probable que divers imprévus nous fassent dépasser ce budget.

L’utilisation de ces subventions seront bien entendus justifiées, factures et rapport à l’appui. Le montant des provisions que le BDA est en mesure de fournir pour la soirée provient de divers évènements que nous organisons tout au long de l’année.

3. Dépenses

4. Recettes

5. Annexe

Recettes Dépenses

Entrées 13500

Boisson/Nourriture 8000 10900

Salle/Gestion 6000

Décoration 3050

Transport 2300

Animation 2700

Technique 3650

Autres 500

Subventions/Sponsoring 7600

TOTAL 29100 29100

Activités contribuant au

financement du Gala

1. Vente de produits Delpeyrat

Afin de financer notre projet, nous organisons tout au long de l’année diverses activités lucratives. Parmi celles-ci figurent notre partenariat avec l’usine Delpeyrat (Landes 40), laquelle nous permet de proposer des produits destockés défiant toute concurrence à notre école.

2. Vente de chocolats de Noël

Nous proposons également la vente de chocolats Jeff de

Bruges. Notre partenaire nous fournit des assortiments de

chocolats au moment des fêtes que nous revendons aux

étudiants et enseignants de l’ENSEM contre une petite commission.’

3. Soirées étudiantes

Entre les mois de septembre et de janvier, nous organisons deux soirées étudiantes. La première à lieu au sein du foyer de notre école et nous pourrons espérer faire des bénéfices sur la vente des boissons. Cette soirée est donc de faible ampleur.

La deuxième soirée que nous organisons prendra lieu au bar 915 Kaffe situé rue St Dizier à Nancy. L’entrée sera payante (3€) et la totalité des recettes nous est reversée. Pour cette soirée, nous pouvons espérer accueillir jusqu’à 450 personnes. Ce qui fait de cette soirée notre principale source de profits.

Nos autres activités

1. Visite de Nancy

Le lundi 7 septembre dernier, nous avons convié les nouveaux étudiants de 1ère année à une visite de Nancy. Nous voulions leur faire découvrir la ville de manière « intelligente », c’est pourquoi nous leur avons montrés les lieux utiles tels que la rue des restaurants, les centres commerciaux, les lieux culturels, mais aussi les endroits où notre vie étudiante nous conduit fréquemment.

Nous leur avons ainsi fait découvrir la fameuse place Stanislas mais également la cathédrale, la basilique St Epvre, la porte de la Craffe, le parc de la pépinière… C’est sous la direction d’une guide et de notre professeur de communication que nous nous sommes préparés pour cette sortie.

2. Le Mag’Art’zine

Ce magazine vise à promouvoir les différents domaines culturels. L'objectif est de proposer une gamme diversifiée et accessible d'activités culturelles, mais aussi de faciliter l'appréhension de certains domaines classiques parfois délaissés par les jeunes tels que la littérature, le théâtre, l'opéra ou la musique. Au sommaire donc : une sélection de films, séries, livres, pièces de théâtre, opéras et concerts susceptibles de plaire à tous, critiques légères et humoristiques à l'appui.

Nous proposons également à nos partenaires l’insertion de pages de publicité entre les articles. Celles-ci offrent une réelle visibilité de part le support matériel que constitue le Mag’.

En effet, contrairement aux mails ou accroches sur internet, le Mag’ perdurera au sein de l’Ecole dans des endroits où il est susceptible d’être lu (cafétéria, salles d’attentes…) et relu… Car son aspect humoristique bien ancré dans la vie de l’Ecole en fait un objet symbolique qui sera consulté bien des années plus tard.

3. Théâtre inter-écoles

Cette année, les BDA des différentes écoles de Nancy et du campus ont souhaité mettre en place des cours de théâtre d’improvisation. Cela s’est fait en partenariat avec l’ENSAIA, l’ENSIC ainsi que ENSG, nous avons alors voulu partager une activité avec ces écoles. Une cotisation est alors demandée aux participants permettant d’engager un professeur.

L’évènement vous intéresse ?

Nous mettons à disposition de nos partenaires un vaste ensemble de solutions pour mettre en valeur notre association.

Pour s’adapter à vos moyens, nous vous proposons quatre formules (Bronze, Argent, Or & Platine) réunissant différentes prestations. Nous restons bien évidemment ouverts à toute proposition de variantes de nos formules. Celles-ci ne sont qu’à titre indicatif.

Vous pouvez également devenir notre partenaire en nous prêtant du matériel, en pratiquant des réductions sur vos prestations, en distribuant des goodies lors du Gala…

Prestations Bronze Argent Or Platine Titane Logo sur les affiches ✓ ✓ ✓ ✓ ✓

Logo sur les programmes du Gala ✓ ✓ ✓ ✓ ✓

Présentation sur le programme ¼ page ½ page ½ page ½ page

Logo sur les billets du Gala ✓ ✓ ✓ ✓

Logo et liens sur le site du BDA ✓ ✓ ✓ ✓

Logo sur les écrans de l'école ✓ ✓ ✓

Banderolles / Flammes dans la salle ✓ ✓ ✓

Spot publicitaire lors du Gala ✓ ✓

Stand lors du Gala ✓ ✓

Présentation dans notre Mag'Art'zine ✓(1) ✓(1) ✓(1) ✓(1) ✓

Invitation(s) au Gala 1 2 2

Tarifs 150 € 250 € 400 € 600 € 650 €

(1) : Possibilité d’adapter la formule avec une majoration de 100€ sur le tarif initial

Le mot de la fin

Nous vous remercions de l’intérêt que vous nous avez porté en lisant ce dossier et nous espérons vivement vous avoir convaincu car nous avons besoin de vous pour développer ce projet de Gala.

Si vous souhaiter en savoir davantage sur nous, nous vous invitons à consulter notre site internet ; http://bda.ensem.inpl-nancy.fr/content/index.php

Bien à vous,

Les Art’naqueurs.

Contact :

Dustyn Naya (dustyn.naya9@etu.univ-lorraine.fr) 85 boulevard Jean Jaurès – 54000 Nancy