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Forprev : gérer les formateurs – octobre 2016 www.forprev.fr Gérer les formateurs Ce document traite de la gestion des formateurs dans Forprev : comment les rattacher aux entités habilitées, aux entités associées, comment leur affecter des droits. Il s’adresse principalement aux CEH (correspondants d’entité habilité) qui possèdent l’ensemble des droits concernant les formateurs. Le CEH peut déléguer une partie de ces droits aux CEA (correspondants d’entité associée) et aux assistantes d’établissement. L’enregistrement des formateurs par le CEH est nécessaire pour ouvrir des sessions sur Forprev. 3 étapes doivent être réalisées : 1. Déclaration des qualifications : enregistrement du formateur dans Forprev. Cette étape permet de créer le numéro Forprev et de générer les numéros de certificat Forprev 2. Référencement des formateurs : rattachement des formateurs à l’entité habilitée. 3. Rattacher / détacher formateurs : affectation des formateurs aux habilitations et aux entités associées. 1 - Déclarer une qualification sur l’honneur pour un formateur La déclaration sur l’honneur est une procédure de confiance qui permet d’attester qu’un formateur possède bien une qualification. Cette action vise à reprendre l’existant et à créer les comptes des formateurs dans Forprev. Elle s’applique donc à un formateur qui ne possède pas encore de compte Forprev. Cette procédure n’est réalisable qu’une fois pour un formateur et une qualification. Lorsque le formateur suit un recyclage enregistré dans Forprev, un nouveau numéro de certificat est généré, il faut alors référencer ce nouveau certificat. Seuls les correspondants habilitation entité (CEH) peuvent déclarer des qualifications sur l’honneur. Référentiels > Formateurs > Déclarer une qualification L’écran « Rechercher pour déclarer qualification sur l’honneur » s’affiche.

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Page 1: Forprev - gérer les formateurs · Formateur rattaché : l’organisme de formation rattache le formateur à son habilitation et à ses entités associées. Référentiels > Formateurs

Forprev : gérer les formateurs – octobre 2016     

   www.forprev.fr 

Gérer les formateurs Ce document traite de  la gestion des  formateurs dans Forprev : comment  les rattacher aux entités 

habilitées, aux entités associées, comment leur affecter des droits. 

Il s’adresse principalement aux CEH (correspondants d’entité habilité) qui possèdent l’ensemble des 

droits  concernant  les  formateurs.  Le  CEH  peut  déléguer  une  partie  de  ces  droits  aux  CEA 

(correspondants d’entité associée) et aux assistantes d’établissement. 

 

L’enregistrement des formateurs par le CEH est nécessaire pour ouvrir des sessions sur Forprev.   

3 étapes doivent être réalisées :  

1. Déclaration des qualifications : enregistrement du formateur dans Forprev. Cette étape permet de 

créer le numéro Forprev et de générer les numéros de certificat Forprev 

2. Référencement des formateurs : rattachement des formateurs à l’entité habilitée. 

3.  Rattacher /  détacher  formateurs :  affectation  des  formateurs  aux  habilitations  et  aux  entités 

associées. 

1 - Déclarer une qualification sur l’honneur pour un formateur

La déclaration sur l’honneur est une procédure de confiance qui permet d’attester qu’un formateur 

possède bien une qualification. Cette action vise à  reprendre  l’existant et à créer  les comptes des 

formateurs dans Forprev. Elle s’applique donc à un formateur qui ne possède pas encore de compte 

Forprev. 

Cette  procédure  n’est  réalisable  qu’une  fois  pour  un  formateur  et  une  qualification.  Lorsque  le 

formateur suit un recyclage enregistré dans Forprev, un nouveau numéro de certificat est généré, il 

faut alors référencer ce nouveau certificat. 

Seuls les correspondants habilitation entité (CEH) peuvent déclarer des qualifications sur l’honneur.  

Référentiels > Formateurs > Déclarer une qualification

 

L’écran « Rechercher pour déclarer qualification sur l’honneur » s’affiche. 

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2 types de recherches peuvent être réalisés par « N° Forprev » ou par « Nom », « Prénom » et « Date 

de naissance ». 

Rechercher par « N° Forprev »

Saisir le « N° Forprev » de l’individu s’il est connu, sinon voir Rechercher par nom, prénom et date de 

naissance, page suivante. 

 

Les  champs  « Civilité »,  « Nom »,  « Prénom »  et  « Date  de  naissance »  se  désactivent.  

Cliquez sur   pour lancer la recherche. 

 

 

 

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Le résultat de la recherche s’affiche dans le tableau, cliquez sur la ligne pour la sélectionner. 

 

Lorsque  la  ligne est sélectionnée, cliquer sur  pour afficher  le détail de  l’individu. 

Accéder maintenant à la partie Ajouter la qualification (3 pages plus bas). 

 

Rechercher par nom, prénom et date de naissance

Si  le numéro  Forprev n’est pas  connu,  il  est possible d’effectuer une  recherche  en  combinant  les 

« Nom », « Prénom » et « Date de naissance ».  

 

Cliquez ensuite sur    

=> 2 cas possibles :  

 

 

 

 

 

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Cas 1 : l’individu est trouvé. 

 

Cliquez sur la ligne de résultat pour la sélectionner. 

 

Lorsque  la  ligne  est  sélectionnée,  cliquez  sur  .  La  page  « Détail  de  l’individu » 

s’affiche, accédez maintenant à la partie Ajouter la qualification (2 pages plus bas). 

Cas 2 : le message « Aucun résultat » s’affiche au‐dessus du tableau de résultats. 

 

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Saisir le champ « Civilité » puis cliquez sur  .   

La page « Détail de l’individu » s’affiche. 

 

Complétez le champ « Adresse mail », puis ajouter la ou les qualifications du formateur (cf. Ajouter la 

qualification). 

 Bien saisir l’adresse mail du formateur, il faut qu’il puisse accéder à ses données. 

Ajouter la qualification

Lorsque les informations d’identification du formateur sont saisies (« Civilité », « Nom », « Prénom », 

« Date de naissance » et « Adresse mail »), ajoutez la ou les qualifications. 

 

Cliquez sur  , les champs « Qualification », « Date de délivrance » « Date fin 

validité » et « Justificatif présenté » s’activent. 

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Sélectionnez dans  la  liste déroulante  la « Qualification » dont dispose  le formateur.  Il sera possible 

par la suite d’enregistrer d’autres qualifications du formateur.   

La « Date de délivrance » est  la date de  la dernière formation du formateur  (initiale ou recyclage). 

Saisir la date de fin de validité de la qualification dans le champ « Date fin validité ».    

Dans  le  champ  « Justificatif  présenté »,  précisez  le  justificatif  de  la  qualification  déclarée  sur 

l’honneur. 

 Il est possible de saisir directement les dates en respectant le format : JJ/MM/AAAA. 

 

Lorsque ces quatre champs sont renseignés, cliquez sur  . 

2 cas possibles :  

Cas 1 : affichage du message : « Le formateur possède déjà la qualification ‐ Il vous suffit de le 

référencer pour cette qualification ». 

 

La qualification est déjà enregistrée. Elle n’est pas visible car  il s’agit d’une donnée personnelle du 

formateur, accéder à la partie  

, pour réaliser le référencement du formateur.  

Cas 2  : aucun message,  l’enregistrement de  la qualification a été pris en compte. Les  informations 

saisies sont affichées dans le tableau. 

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Saisir une seconde qualification pour ce formateur

Si le formateur possède d’autres qualifications, cliquez sur  . 

 

Renseignez les champs « Qualification », « Date de délivrance » « Date fin validité » et « Justificatif 

présenté », puis cliquez sur  . 

Enregistrer les données saisies

  Vérifiez  l’exactitude  des  informations  saisies  avant  l’enregistrement,  celles‐ci  ne  seront  plus 

modifiables après. Seul l’enregistrement d’autres qualifications restera possible. 

Lorsque  toutes  les  informations  sur  le  formateur  sont  saisies,  cliquez  sur  . 

La fenêtre « Edition effectuée » s’ouvre. 

 

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Cliquez sur le lien du ou des documents pour les télécharger.   

Une fois les documents téléchargés, cliquez sur  . 

 

Confirmez  la  fermeture  de  la  fenêtre  en  cliquant  sur    (le  certificat  est  accessible  depuis  le 

compte du formateur ou directement depuis cette page). 

 

Le numéro Forprev du formateur et son numéro de certificat sont générés, il reçoit ses identifiants 

de connexion sur sa boite mail. 

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2 - Référencer un formateur

Référencer un  formateur permet de  l’ajouter à  la  liste de ses  formateurs suite à  la présentation 

d’un certificat Forprev. Un formateur non référencé ne pourra pas travailler pour l’organisme. 

Cette procédure s’applique donc à un formateur qui possède déjà un numéro FORPREV, ce numéro 

ayant été soit déclaré par un autre organisme de formation, soit déclaré sur l’honneur. 

Si la qualification du formateur à référencer a été déclarée par un autre organisme, il est nécessaire 

que  le formateur fournisse : son numéro Forprev, son N° de certificat Forprev et  la date de fin de 

validité  de  son  certificat.  Toutes  ces  informations  sont  disponibles  sur  le  certificat  Forprev  du 

formateur. 

Si  le  formateur  a  suivi  une  session  de  recyclage  enregistrée  dans  Forprev,  il  faut  référencer  le 

nouveau certificat généré fourni par le formateur. 

Seuls les correspondants habilitation entité (CEH) peuvent référencer des formateurs. 

Référencer  un  formateur  nécessite  de  posséder  son  n°  Forprev.  Si  le  formateur  n’est  pas 

enregistré dans Forprev,  il faut effectuer  la procédure de déclaration sur l’honneur (cf. 1 ‐ Déclarer 

une qualification sur l’honneur pour un formateur). 

Référentiels -> Formateurs -> Référencer formateur

  

La recherche des  formateurs en vue d’un référencement se  fait par « N° Forprev », depuis  la page 

« Référencer un formateur ». 

 

Saisir le « N° Forprev », cliquez sur  puis sélectionnez le formateur dans le tableau 

de résultats. 

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La page « Détail de l’individu » s’affiche. 

   

Cliquez sur  pour commencer le référencement. 

 

Les champs « Domaine/Niveau » et « Qualification » s’activent. 

Domaine/Niveau

Sélectionnez le domaine/niveau pour lequel le formateur pourra dispenser des formations. 

 Ne pas renseigner le domaine/niveau de la qualification du formateur, mais bien celui pour lequel 

il dispensera des formations. 

Exemple : pour un formateur possédant un certificat SST niveau 2 (Formateur SST) et dispensant des formations SST niveau 1 (Acteur SST), sélectionner SST niveau 1 (Acteur SST).

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Qualification

Sélectionnez la qualification dont dispose le formateur. 

Exemple : pour un formateur possédant un certificat SST niveau 2 (Formateur SST) et dispensant des formations SST niveau 1 (Acteur SST), sélectionner Certificat de formateur SST.

 

Le bouton  , les champs « N° de certificat » et « Date fin validité » s’activent. 

N° de certificat/Date de fin validité

=> 2 cas possibles :  

Cas 1 : un autre organisme a enregistré la qualification de ce formateur. Renseignez les champs « N° 

de certificat » et « Date fin validité » avec  les  informations qui se trouvent sur  le certificat Forprev 

du formateur (qui doit être transmis par  le formateur). Puis cliquez sur   puis sur 

Cas 2 : si c’est vous qui avez déclaré la qualification sur l’honneur du formateur, alors  

cliquez sur  . 

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Affichage du message :  

 

Confirmez l’action en cliquant sur  . 

Les champs « N° de certificat » et « Date fin validité » sont renseignés automatiquement. 

Lorsque tous les champs sont renseignés, cliquez sur   puis sur 

 pour finaliser le référencement. 

 

Référencer une autre qualification

Pour référencer une autre qualification cliquez sur  . 

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3 - Rattacher/détacher formateurs

Le CEH vient de référencer des formateurs, c’est‐à‐dire de leur donner la possibilité de travailler 

pour son organisme de formation. Il reste à les affecter aux habilitations et, s’il en existe, aux 

différentes entités associées. Le CEH peut, éventuellement, leur donner le droit de déclarer eux‐

mêmes leurs propres sessions de formation. 

Un formateur est, par défaut, rattaché uniquement à l’entité habilitée. Il faut explicitement le 

rattacher aux entités associées si l’on souhaite qu’il puisse assurer des sessions de formation pour 

ces entités associées. 

Référentiels >Formateurs > Rattacher/détacher formateurs

 

La page « Liste des formateurs rattachés à une habilitation » permet de :  

- rattacher/détacher des formateurs,  

- paramétrer les droits des formateurs à déclarer des sessions,  

- déclarer un formateur référent par habilitation. 

Seuls les correspondants habilitation entité (CEH) et les correspondants entité associée (CEA) qui en 

possèdent  l’autorisation peuvent  rattacher des  formateurs et paramétrer  leur droit à déclarer des 

sessions.   

Seuls les correspondants habilitation entité (CEH) peuvent enregistrer des formateurs référents. 

 

Sélectionnez une habilitation dans le champ « Habilitation ».   

S’il  existe  un  nombre  important  d’entités  pour  cette  habilitation,  sélectionnez  l’entité  recherchée 

dans le menu déroulant « Entité associée ».   

S’il  existe  un  nombre  important  de  formateurs  pour  cette  habilitation,  sélectionnez  le  formateur 

recherché dans le menu déroulant « Formateur ».   

Appliquez les filtres sélectionnés en cliquant sur  . 

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Cochez  la  case  « Rattaché »  pour  rattacher  le  formateur  à  une  habilitation  afin  de  lui  permettre 

d’animer des  sessions des  stages de  l’habilitation du domaine/niveau  concerné. Décochez  la  case 

pour effectuer  l’opération  inverse. Lorsqu’un  formateur n’est plus  rattaché à une habilitation pour 

une entité, il n’est plus possible de le rattacher à des sessions pour cette entité. 

Cochez la case « Déclarer session » pour donner au formateur le droit de déclarer des sessions pour 

l’habilitation sélectionnée. Décochez la case pour effectuer l’opération inverse. 

Cochez la case « Référent » pour que le formateur devienne le formateur‐référent de l’habilitation. Il 

faut un formateur‐référent par habilitation, et un seul. 

Cliquez sur . 

Exemple :

 

Ce formateur peut être rattaché aux sessions des 4 premières entités, mais ne peut l’être pour la dernière entité. Le formateur peut déclarer lui-même les sessions des trois premières entités mais ne le peut pas pour les deux dernières entités. Ce sera au CEH de le faire. Il s’agit du formateur référent pour cette habilitation.

Sélectionner une habilitation

Sélectionner un formateur si leur nombre est important Rattacher/Détacher le formateur à une session

Donner/Supprimer le droit au formateur de déclarer une session

Sélectionner une entité associée

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Accéder à la liste des formateurs référencés

La page « Liste des formateurs référencés » permet de consulter la liste des formateurs référencés, 

savoir s’ils sont rattachés, référents ou si leur référencement est à jour.  

Formateur  référencé :  l’organisme de  formation vérifie  l’authenticité du  certificat dans Forprev et 

peut rattacher ce formateur à son habilitation. 

Formateur  rattaché :  l’organisme  de  formation  rattache  le  formateur  à  son  habilitation  et  à  ses 

entités associées. 

 

Référentiels > Formateurs > Formateurs référencés

 

La page « Liste des formateurs référencés » s’affiche. 

 

Pour  afficher  les  informations  d’un  formateur  en  particulier,  sélectionnez  un  formateur  dans  le 

champ « Formateur » puis cliquez sur  . 

Pour afficher l’ensemble des formateurs, cliquez directement sur  . 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Liste des formateurs référencés

Le formateur rattaché à une 

habilitation peut animer les 

sessions des stages de ce 

domaine/niveau  

La qualification déclarée 

pour le formateur est 

valide ou non 

Obligation d’un 

formateur référent par 

habilitation 

Habilitation 

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Forprev : gérer les formateurs – octobre 2016     

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Dans la colonne « Valide », 3 données peuvent s’afficher :  

  Le référencement du formateur est valide. 

 

Le  référencement du  formateur arrive à échéance dans moins d’un mois.  Il  faut que  le 

formateur suive un  recyclage et  référencer  la nouvelle qualification obtenue  suite à ce 

recyclage dès que possible. 

 Le référencement du formateur est échu.  Il faut que  le formateur suive un recyclage et 

référencer la nouvelle qualification obtenue suite à ce recyclage dès que possible. 

 

Dans les 2 derniers cas (« obsolète dans un mois » ou « obsolète ») le formateur peut néanmoins 

toujours déclarer et clôturer des sessions.