formation office 2003 (1) word 2003 patrick quinio topsoft Édition novembre 2008
TRANSCRIPT
FORMATION Office 2003 (1)WORD 2003
Patrick QUINIO
TOPSOFT
Édition novembre 2008
SOMMAIRE
• Création d ’un document
• Présentation des outils de mise en page
• Utilisation des tableaux
• Correction du texte
• Publipostage
• Créer un modèle
• Personnaliser Word et gérer les fichiers
Création d ’un documentCliquer sur nouveau document
Ou cliquer sur Fichier
Cliquer sur nouveau document
Choisir un modèle
Ou choisir un type de modèle
Choisir un modèle
Enregistrer un documentCliquer sur Fichier Cliquer sur enregistrer Ou cliquer sur enregistrer sous
Donner un nom pour ce nouveau fichier
Présentation des outils de mise en page
• Mise en page– Marges– En tête et pied de page
• Formatage du texte– Justification, polices
• Styles– Sommaire automatique
• Insertion d ’objets (images, données)
Mise en page
Cliquer sur Fichier
Cliquer sur Mise en page
Régler les marges
Préciser l’orientation de la page
Position de la reliure
Important en cas de recto verso
Cliquer sur Papier
Sélectionner le format du papier(A4 par défaut)
Cliquer sur Disposition
Configurer les en-tête et pied de page
En tête et pied de pageCliquer sur Affichage
Tout ce qui sera inséré dans cette zone apparaîtra sur toutes les pages du document ou de la section suivant les options.
Formatage du texte
Police de caractères
Grandeur de la police Style de police: - Gras - Italique - Souligné
Alignement: - Gauche - Centré - Droite - Justifié
Couleur de la police
Barre de menu
Barres d ’outils
Barres d’état
EditionGrace à ces boutons vous pouvez annuler une
ou plusieurs de vos actions ou les rétablir
Styles
• Un style définit les caractéristiques d ’un titre, sous-titre, paragraphe etc…
• On peut utiliser des styles prédéfinis ou créer ses propres styles.
• L ’intérêt de l ’utilisation d ’un style est de gagner du temps dans la mise en page d ’un document et d ’avoir une homogénéité dans leur présentation.
Styles (caractères)
Style de paragraphe
Sur Style mise en forme
Pour un style personnalisé cliquer sur Format
Cliquer sur nouveauNommer le Style
cliquer sur Format
Cliquer sur Police
Choisir la Police de caractère
Choisir le style
Choisir la taille
Choisir les options
Style de paragraphe
Sur Style mise en forme
Pour un style personnalisé cliquer sur Format
Cliquer sur nouveauNommer le Style
cliquer sur Format
Styles(paragraphe)
Cliquer sur Paragraphe
Choisir l’alignement du texte par rapport aux bords de la page
Choisir la hierarchie (titre, sous-titre etc…) important pour faire un sommaire automatique
Fixer la position du texte par rapport aux
bordsFixer la position du paragraphe par rapport aux précédents et
suivants
Cliquer sur enchainements
Options pour éviter qu’une phrase ou un
mot soit coupé par un saut de page ou un saut
de ligne
Styles(Tabulation)
cliquer sur Formatcliquer sur Tabulations
Styles(Bordures)
cliquer sur Formatcliquer sur Bordures
Choisissez le style de lignes
Choisissez la couleur de lignesChoisissez l’épaisseur de
lignes
Personnaliser l’encadrement
pour chaque coté
Cliquer sur option
Préciser la distance séparant le texte des
bordures
Styles(Langue)
cliquer sur Formatcliquer sur
Langue
Choisir la langue utilisée pour ce
paragraphe
Styles(Cadre)
cliquer sur Cadre
cliquer sur Format
Choisir la position du texte par rapport à un
cadre(ce peut-être une photo ou un autre paragraphe
encadré)
Styles(Numérotation)
cliquer sur Numérotation
cliquer sur Format
Détermine le style d’une liste ici des
numéros
Détermine le style d’une liste ici des
puces
cliquer sur Numéro ou des
lettres
cliquer sur hiérarchisation
Détermine le hiérarchisation
des listes imbriquées
cliquer sur Style de liste
Choisir un style de liste
Styles()
cliquer sur Format
cliquer sur Touches de raccourci…
Choisir les combinaisons de touches que vous
voulez pour accéder
directement au style choisi
Sommaire automatiqueCliquer sur Insertion
Cliquer sur Référence puis tables et index
Sélectionner un modèle de style de MenuSélectionner le nombre de niveau (Titre, sous-titre, etc…) à afficher dans la table des matières
Précisions sur la présentation du Menu
Cliquer sur option
Cocher cette case pour avoir un menu à partir des styles
Préciser le nom des styles par niveau de titre, sous titre etc…
Si vous avez sélectionner tout le texte du document avant ceci est automatique
Cocher la case niveaux hiérarchiques
Insertion d ’objets
• Un objet peut être un dessin, une photo, un graphique, en règle générale il s ’agit d ’un élément qui a été créé par un autre logiciel.
• Le fait de double cliquer sur un objet ouvre le logiciel qui l ’a créé (s’il est disponible) pour en permettre la modification.
Insertion d ’objetsCliquer sur Insertion
Cliquer sur Images clipart ou A partir du fichier, un scanner,
etc… pour une photo
Cliquer sur Formes automatiques
Choisir la forme désirée
Cliquer sur WordArt Choisir un modèleCliquer sur Organigramme
Cliquer sur Insérer une forme
Remplir les cases
Insertion d ’objets
Cliquer sur graphiques
Créer un graphique à partir d’une feuille de données Word ou à partir
d’un document Excel
Insertion d ’objets
Cliquer sur Diagramme
Choisir le type de DiagrammeCliquer sur OK
Lien hypertexte
• Un lien hypertexte permet en cliquant dessus d’aller directement dans une autre partie du document, dans un autre document, ou même (si vous êtes connecté) dans un document internet ou intranet.
• Un intranet fonctionne comme internet mais dans un réseau privé(au sein d’une entreprise par exemple).
Lien hypertexte
Cliquer sur Lien hypertexte
Selectionner le texte qui va donner le
lienSélectionner le fichier cible du lien
Utilisation des tableaux
• Création et modification d ’un tableau
• Additionner les données d ’un tableau
• Tri dans un tableau
Création d ’un tableau
Cliquer sur l’icône tableau
Faire glisser la souris en
maintenant le bouton gauche enfoncé pour
obtenir le nombre de case
désirées
Modification d ’un tableauPour regrouper 2
cases en une seule
Sélectionner les 2 cases avec la sourisOu en appuyant sur la touche
(maj.)
Cliquer sur tableau et fusionner les cellules
Formules de tableau
Pour obtenir le montant total formule = B2*C2
Cliquer sur tableau et formule
Remplir la formule et cliquer sur OK
Aditionner les cellules
Pour additionner les valeurs de la colonne D cliquer sur cette case
Cliquer Tableau, FormuleSum (above) pour une colonneSum(left) pour une ligne si les
données sont à gauche.
Trier les données d’un tableau
Sélectionner les lignes à trier
Cliquer sur tableau, Trier
Sélectionner la colonne du premier critère de tri
Indiquer l’ordre de tri
Correction du texte
• Correction d ’orthographe et grammaticale.
Correction d ’orthographe et grammaticaleCorrection automatique
Cliquer sur Outil, option de correction automatique
Cocher les options qui vous
intéressent
Forcer la correction
Cliquer sur icône
Nota: pour corriger une parti du texte
sélectionner la partie à corriger et cliquer sur l’icône
Publipostage
• Le publipostage ou « mailing » est une méthode pour envoyer la même lettre à plusieurs personne mais en les personnalisant de façon automatique à partir d ’un fichier de données
• Vous devez pour cela avoir un fichier avec les données dont vous avez besoin.
Publipostage
• Vous pouvez avoir vos données dans une base de données type Access ou SQL.
• Vos données peuvent êtres aussi dans une feuille Excel
• Ou encore dans une feuille de donnée Word.• Vos sources de données sont accessibles par le
dossier spécialisé « Mes sources de données »
PublipostageCliquer sur Outil, lettre et
publipostage, fusion et publipostage
Choisir lettre si vous faite un envoie postal
Choisir message électronique si faite un envoie
par mailSuivre les étapes en
cliquant sur suivante
MrNous sommes heureux de vous annoncer que vous avez gagné
Choisir le document
Suivre les étapes en
cliquant sur suivante
Publipostage
Cliquer sur Parcourir
Sélectionner une source de données
Ou créer une nouvelle source
Pour une source à partir d ’un document
office cliquer sur DSN ODBC
Puis sur suivantSélectionner à quel
programme appartiennent vos données
Cliquer sur suivantPour selectionner le fichier contenant la
source
Publipostage
Lorsque la liste des données s’affiche vous
pouvez sélectionner tout ou une partie des données
de la sourceCliquer sur suivantCliquer OK
Publipostage
Vous écrivez maintenant votre lettre mais lorsque voulez mettre une info correspondant à une
personne par exemple le prénom
Cliquer sur autres élémentsChoisir prénom
Puis insérer
«Prénom»
Le champ « Prénom » s’affiche
Cliquer pour fermer le fenêtre
Cliquer sur suivant
Cliquer sur suivant
Le premier prénom de la source de donnée
s’affiche
Ici se trouve la barre d’icône de PublipostageUtiliser ces boutons
pour faire défiler les données
Ou encore ces boutons
Cliquer ici pour imprimer
Ou encore ce boutonSi c’est un envoie par messagerie internet
cliquer sur ce bouton
Créer un modèle
• Qu ’est ce qu ’un modèle– Un modèle est un document de base dans lequel
figure tout les paramètres communs à ce type de document. Par exemple, l ’entête, le pied de page, le style etc…
• Pour créer un modèle– Préparer un document type puis l ’enregistrer
au format .DOT
Créer un modèle
Cliquer sur Fichier
Cliquer sur Enregistrer sous
Cliquer sur la flèche Type de fichier
Cliquer sur Modèle de document
Taper le nom du fichier
Cliquer sur Enregistrer
Personnaliser Word
Cliquer sur outils, personnaliser
Sélectionner la ou les barres d’outils dont vous avez besoin
Pour ajouter un outil à une barre cliquer sur Commandes
Pour modifiier l’image du bouton cliquer avec le bouton droit
Cliquer sur la commande à rajouter, maintenir le bouton enfoncé glisser la commande sur la barre d ’outil à modifier et lâcher le bouton à
l ’emplacement désiré
Cliquer sur modifier l’image du bouton puis sur l’icône que vous voulez