formation 5 - réception de commande
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Anne JEZIORSKI et Benoît MAUGE, Pharmaciens PAH
Lundi 25 janvier 2010 1
La Réception de commande
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Présentation
La réception de commande et son rangement sont des étapes importantes dans la gestion du local pharmacie.
Il ne suffit pas de ranger les produits à leurs emplacements: Plusieurs étapes de vérification sont nécessaires, Des précautions particulières sont à prendre Des documents spécifiques doivent être établis.
Une Méthode correctement établie et standardisée est indispensable
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Seul le responsable du local doit réceptionner la commande: il en a les compétences et les connaissances
La réception est à la fois Qualitative (apparence des produits, état général) et Quantitative (qtés facturées = qtés livrées)
Caractéristiques de la réception
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Une commande peut-être livrée directement au local ou à prendre à la Pharmacie d'Approvisionnement.
Dans tous les cas, elle est systématiquement accompagnée d'un duplicata du carnet de commande/livraison.
Le duplicata est à conserver, il est utile en cas de litige.
Caractéristiques de la réception
selon le type de commande
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La chaine du froid
En quoi consiste le maintien de la chaine du froid? C'est maintenir une température réfrigérée
nécessaire à la bonne activité du médicament, depuis sa fabrication au laboratoire jusqu'à son administration chez le patient.
Quelque soit le nombre d'intermédiaires, de transporteurs, la chaine du froid doit être maintenue afin de conserver l'intégrité du médicament et sa bonne efficacité.
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Pour quels produits?Pour les produits dont la température de conservation est
déterminée; les conditions de stockage sont précisées sur l'emballage:
Au congélateur: - 18°C à - 5°C Au réfrigérateur: + 2°C à + 8°C Au frais: + 8°C à + 15°C (pièce climatisée)
Par quels moyens? Glacière et pain de glace par exemple
La chaine du froid
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Vous allez chercher votre commande directement chez
le fournisseur
Le carnet de commande/livraison est validé « livrée ». Les produits sont préparés et facturés. Avez-vous prévu des outils pour le transport?
Lesquels? Glacière et pain de glace Cartons
Comment optimiser les conditions de transport? Continuité de la chaine du froid Bien caler les produits dans les cartons,
attention aux produits fragiles (flacons en verre...)
Protéger les cartons du soleil et de la pluie.
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La réception
Contient-elle des produits de priorité spécifique?
Comment l'organiser? Nécessite-t-elle la présence de certains
documents de gestion? Quelles sont les informations importantes à
retenir et/ou à noter?
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Le Protocole à appliquer:
1. Dès la livraison de la commande, RANGER LES PRODUITS SENSIBLES À LA CHALEUR au réfrigérateur.
2. Préparer les documents de gestion nécessaires à la bonne réception de la commande sur la table de travail:
Le carnet de commande/livraison toutes les fiches de stocks
3. Réceptionner la commande au niveau de la « zone de réception », sur les palettes prévues à cet effet.
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La Réception
4.À partir du duplicata du Carnet de Commande/Livraison, prendre les produits un à un au niveau des palettes de réception.
Remarque: lors de l'ouverture des cartons, s'assurer de l'absence de souillures sur les emballages (flacons brisés...)
Commencer par les produits en grandes quantités ou encombrants.
5.Poser ces mêmes produits sur la table de travail et vérifier leur intégrité, leur bonne qualité (Analyse Qualitative).
6.Compter le nombre de produits livrés .7.Vérifier que les produits commandés correspondent aux
produits livrés (Analyse Quantitative).
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La Réception
8. Indiquer la date de péremption sur les boites du produit.
9. Indiquer sur la fiche de stock la date de péremption ET le n° de lot du produit reçu ainsi que la quantité livrée.
Remarque: ne pas hésiter à une créer de nouvelles fiches de stock (produits nouveaux, nouvelle présentation..) !
Si pour un produit, il y a différents n° de lot et/ou dates de péremption : créer sur la fiche de stock autant de lignes de réception que de n° de lot et/ou date de péremption différents.
10. Une fois les vérifications faites et le stock mis à jour, le produit doit être rangé à son emplacement sur l'étagère devant son étiquette de position, tout en respectant la règle du F.E.F.O : « Premier périmé, Premier sorti ».
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La Réception
11. Prendre ensuite le produit suivant et procéder de la même façon en reprenant les étapes 5), 6), 7), 8), 9), et 10).
12. En cas de rupture, le noter sur le cahier journalier de sortie.
13. Vérifier et mettre à jour les prix d'achat et si nécessaire créer une nouvelle étiquette de position avec le nouveau prix de vente, de même si modification de la présentation.
14. Classer les duplicatas du carnet de commande/livraison ensemble dans une pochette distincte.
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En cas d'anomalies
Les diférents types d'anomalies: Produits manquants ou livrés en quantité
supérieure à la commande. Produits périmés Produits endommagés et de mauvaise qualité. Non respect de la chaine du froid
Toutes constatations doit être rédigée sur un formulaire de réclamation et doit être rapporté au superviseur qui appliquera les mesures en vigueur.
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Ne pas oublier de prendre en compte les répercussions des anomalies constatées sur le stock lors de la commande suivante...
(Afin de limiter les risques de rupture / sur-stock)
En cas d'anomalies
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Conclusion
La bonne réception de la commande permet d'optimiser la gestion du local pharmacie:
Réduire les pertes liées à un sur-stock ou à la présence de produits périmés
Gain de temps Maintien de l'ordre dans le local